第一篇：關(guān)于公司公文規(guī)范管理的通知

XXXXX有限公司文件

XXXXXXXX Co.,LTD

□□□〔2011〕□□號簽發(fā)人：

關(guān)于公司公文規(guī)范管理的通知

各部門：

為提高公文處理的質(zhì)量和效率，規(guī)范公司經(jīng)營管理類文件，現(xiàn)將公文規(guī)范管理相關(guān)要求通知如下：

一、部門級文件由各部門起草，部門經(jīng)理審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，部門自行印發(fā)。部門自行存檔后，向總經(jīng)辦備案一份。公司級文件和對外文件一律交由總經(jīng)辦統(tǒng)一印發(fā)。

二、根據(jù)公司實際，確行公文種類有：決定、通報、通知、通告、報告、函、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、意見十種。內(nèi)部行文的字體統(tǒng)一規(guī)定：紅頭文件標(biāo)題用一號宋體加粗；正文用三號仿宋體。其他內(nèi)部文件標(biāo)題用二號宋體加粗，正文用4號宋體。具體格式、行文規(guī)則、收發(fā)文辦理等參照《公文管理制度》，詳見附件。

三、鑒于公司通知運用情況居多，特公布通知標(biāo)準(zhǔn)格式（后附），望參照執(zhí)行。本通知自2011年3月1日起施行。

附件： 1.《公文管理制度》

2.XX公司公文主題詞表

3.通知標(biāo)準(zhǔn)格式

二〇一一年二月二十五日

主題詞：文秘工作 公文 管理 通知

抄送：總經(jīng)辦。存檔：1份共?。?份編寫：審核：

—1—

第二篇：公司公文管理規(guī)范

文章標(biāo)題：公司公文管理規(guī)范

根據(jù)山東省辦公廳魯政辦明電[2005]88號《關(guān)于規(guī)范向省政府報送公文的通知》和集團公司×××號《印發(fā)和》規(guī)定，為進一步規(guī)范公司公文管理，切實增強公文管理的時效性、正確性和嚴(yán)肅性，不斷提高各類公文編制、簽發(fā)的質(zhì)量，便于各類情況信息的及時上傳下達、溝通反饋，減少隨意性，避免因多頭報送、越級報送

等不規(guī)范行為造成工作延誤，文秘部落結(jié)合近期公司公文管理中發(fā)現(xiàn)的一些問題，現(xiàn)就公司公文管理做如下規(guī)定，望各單位認真貫徹執(zhí)行。

一、公司內(nèi)部行文

（一）辦公室自擬公文

1、公司領(lǐng)導(dǎo)和辦公室安排的材料，辦公室承接人為材料編制的第一責(zé)任人，負責(zé)督辦審核、校對、印制、下發(fā)或上報的全過程。

2、公文初稿形成后，填寫公文發(fā)文稿紙（寫明文件名稱、主題詞、發(fā)文范圍、份數(shù)、擬稿部門、主送、抄送部門等），送交辦公室主任或分管副主任審閱，并簽署核稿意見。

3、公文初稿經(jīng)辦公室主任或分管副主任審核并交擬稿人修改后，呈報公司領(lǐng)導(dǎo)會稿、簽發(fā)。

4、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由秘書組進行登記、編號，送交打印室印制，按規(guī)定印發(fā)或上報、上掛電子平臺、存檔。

5、擬稿人凡不按規(guī)定程序行文，造成的一切后果由擬稿人按辦公室規(guī)定自行承擔(dān)責(zé)任。

（二）各部門、各單位自擬公文

1、各部門、各單位將打印好的公文初稿送交辦公室，由辦公室承辦人初步審查后，提出修改意見并填寫公文發(fā)文稿紙（同“辦公室自擬公文”第二條），送交辦公室分管負責(zé)人審閱及簽署核稿意見。

2、公文初稿經(jīng)辦公室分管副主任審核后，交公文擬稿部門、單位修改，由其簽署擬稿人，公文文稿起草部門、單位為該公文的第一責(zé)任人，負責(zé)督辦公文審核、校對、印制、下發(fā)或上報的全過程，辦公室承辦人為連帶責(zé)任人。

3、擬稿部門、單位將審核、修改后的文稿呈報公司領(lǐng)導(dǎo)會稿、簽發(fā)。

4、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由秘書組進行登記、編號，由擬稿人送交打印室印制并校對，按規(guī)定印發(fā)或上報，辦公室承辦人負責(zé)上掛電子平臺、存檔。

5、嚴(yán)禁各部門、各單位不經(jīng)辦公室審核直接將公文文稿報送公司領(lǐng)導(dǎo)或其它如多頭報送、越級報送、代擬發(fā)文稿紙、自編公文文號等違規(guī)行為，否則由此引發(fā)的一切后果由本部門、本單位自行承擔(dān)責(zé)任。

（三）呈報公司領(lǐng)導(dǎo)公文

1、除公司領(lǐng)導(dǎo)明確要求直接報送其本人和確需直接報送的文件外，各部門、各單位一律不得將公文直接報送公司領(lǐng)導(dǎo)特別是主要領(lǐng)導(dǎo)個人，應(yīng)按程序?qū)M報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱或簽發(fā)的公文先報送至公司辦公室，由辦公室呈報公司領(lǐng)導(dǎo)閱示。

2、所報送公文內(nèi)容力求簡潔扼要、準(zhǔn)確無誤，所用紙型、字號要符合規(guī)定，附件正確齊全，請示類和情況報告類公文要分開報送，情況報告類公文不得夾帶請示事項。

3、嚴(yán)格控制報送公司領(lǐng)導(dǎo)公文的數(shù)量，凡屬本部門、本單位職責(zé)范圍的事項和可協(xié)商解決的問題，盡量自行解決，向公司領(lǐng)導(dǎo)報送的請示類公文不能只提問題，還要提出可行性強的參考意見和解決方案。

二、呈報上級部門公文

向集團公司及以上部門、單位報送的各類公文，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后方可上報，具體程序參照本管理規(guī)范第一項“公司內(nèi)部行文”規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁未經(jīng)簽發(fā)私自上報行為，三、公司電子辦公系統(tǒng)行文

（一）公文按規(guī)定程序由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、印制完畢后，需要在電子辦公系統(tǒng)發(fā)布的，由承辦人通知信息中心辦理。

（二）辦公室信息中心管理人員為公司電子辦公系統(tǒng)的技術(shù)和安全支持責(zé)任人，負責(zé)電子辦公系統(tǒng)服務(wù)器的管理及系統(tǒng)維護，確保服務(wù)器安全運轉(zhuǎn)和網(wǎng)絡(luò)安全，保證辦公系統(tǒng)使用正常。

（三）嚴(yán)禁信息中心管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)私自將公文上掛辦公平臺或發(fā)生公文漏掛、錯掛等事件，否則由此引發(fā)的一切后果由其按辦公室規(guī)定自行承擔(dān)責(zé)任。

四、集團公司電子辦公系統(tǒng)公文接收

集團公司辦公系統(tǒng)文件的收發(fā)實行專人負責(zé)、值班秘書聯(lián)責(zé)制度，接收公文后及時進行打印、登記、轉(zhuǎn)送文書按規(guī)定辦理，及時與集團公司信息中心聯(lián)系，保證辦公系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，堅決杜絕公文漏收、錯收等事件發(fā)生，否則由此引發(fā)的一切后果由責(zé)任人按辦公室規(guī)定自行承擔(dān)責(zé)任。

本公文管理規(guī)范自下發(fā)之日起實行。

二00五年九月二十

《公司公文管理規(guī)范》來源于xiexiebang.com，歡迎閱讀公司公文管理規(guī)范。

第三篇：規(guī)范公文格式通知

晉城市坤達煤化磁材有限公司

關(guān)于進一步規(guī)范和統(tǒng)一公文格式的通知

為進一步規(guī)范和加強公文處理工作，確保公司各類文件資料格式統(tǒng)一、嚴(yán)肅、規(guī)范、整潔，依據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、結(jié)合我公司公文處理工作實際，現(xiàn)就進一步規(guī)范和統(tǒng)一行文格式有關(guān)事宜通知如下：

一、標(biāo)題。

（一）標(biāo)題由“發(fā)文機關(guān)名稱+公文主要內(nèi)容+文種”組成，公司對外統(tǒng)一用“晉城市坤達煤化磁材有限公司”名稱（特殊情況例外），公司內(nèi)部各部室行文可用簡稱，如“坤達公司生產(chǎn)部”；標(biāo)題應(yīng)力求簡明扼要，用2號宋體字，可一行或多行居中排布；回行時，應(yīng)注意詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

（二）個人上報材料標(biāo)題由“材料主要內(nèi)容+文種”組成，署名在標(biāo)題下方，由“部室+個人”組成，用3號楷體字，居中排列。

二、正文。

位于主送機關(guān)下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字。1

三、附件。

附件說明，應(yīng)在正文下空1行左空2字、用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號，冒號后標(biāo)識附件順序號和附件名稱。附件順序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點符號，如回行應(yīng)與上行文件附件名稱文字齊平。附件應(yīng)另頁全文打印，與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時依順序標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。

四、日期時間。

成文日期時間用中文數(shù)字將年月日標(biāo)全，“零”寫為“〇”。

五、印章。

公司對外行文應(yīng)加蓋公司印章，內(nèi)部各部室行文應(yīng)加蓋各部室印章，內(nèi)部各部室制發(fā)的文件資料在落款處不署制文部室名稱，只標(biāo)識成文日期，并加蓋印章。成文日期右空4字，加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

六、文檔編輯。

統(tǒng)一使用Word文檔編輯。

七、頁面設(shè)置

在Word文檔編輯狀態(tài)下，選擇“文件”→“頁面設(shè)置”，然后按如下操作完成頁面設(shè)置：

（一）頁邊距。上：選擇“3.4厘米”，下：選擇“3.0厘米”，左：選擇“2.6厘米”，右：選擇“2.5厘米”。

（二）紙張。在“紙張大小”欄目下選擇“A4（210×297mm）”。

（三）版式。在“頁眉和頁腳”欄目下，頁眉：選擇“1.5厘米”，頁腳：選擇“2.4厘米”。

（四）文檔網(wǎng)格。在“網(wǎng)格”欄目下，選擇“指定行和字符網(wǎng)格”。在“字符”欄目下，每行提示（1—30）選擇“28”；提示（1—46）選擇“44”。在“行”欄目下，選擇每頁：“22”。點擊“確定”完成操作。

八、頁碼設(shè)置

在Word文檔編輯狀態(tài)下，選擇“插入”→“頁碼”→在“位置”欄目下，選擇“頁面底端（頁腳）”→在“對齊方式”欄目下，選擇“居中”→點擊“格式”，在數(shù)字格式欄目中選擇“1，2，3，” →“確定”。

九、印刷格式

公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（210mm×297mm），頁數(shù)少在左側(cè)中間裝訂，多頁采用活頁或其他方式裝訂。文字從左向右橫排。正文用3號仿宋體字。公文中如有小標(biāo)題可用3號加粗防宋體字或黑體字。

十、電子郵件。

（一）發(fā)送電子郵件應(yīng)寫明主題，主題由“發(fā)文部室（個人）+主要內(nèi)容+文種”組成。

（二）電子郵件附件名稱應(yīng)與電子郵件主題相同。

以上格式規(guī)定適用于公司對外發(fā)文和各部室、車間及個人上報工作計劃、總結(jié)、報告、請示、匯報。

各部門各車間要認真進行自檢自查，嚴(yán)格執(zhí)行本通知規(guī)定，進一步規(guī)范行文格式。辦公室將不定期對此項工作進行檢查，對行文格式不規(guī)范的部門車間和個人，將予以通報，并在當(dāng)月績效考核中扣除3-10分。

二○○九年二月十七日

第四篇：《公文管理規(guī)范》

《公文管理規(guī)范》的操作指引第1號

--關(guān)于公文審核與流轉(zhuǎn)指引編號：ZY-YW-001版號：A/0

第一條 目的:為了明確公文審核意見填寫要求，加強公文傳遞過程管理，并提高公文

審批效率，作為《公文管理規(guī)范》的補充。

第二條 適用范圍:適用于集團所有公文的呈批過程的傳遞、審核及管理。

第三條 公文的呈批要求：

（一）公文應(yīng)寫明審批的相關(guān)部門；

（二）公文審核不得越級或越權(quán)審批；

（三）公文呈批需引用公司規(guī)定的表格。

第四條 公文的擬定要求：

（一）為提升公文的審批效率，各項文件呈批前，發(fā)起部門應(yīng)盡量通過事前溝通的方

式與相關(guān)部門達成一致，再發(fā)起公文呈批，以減少公文呈批過程中因反復(fù)修改造成時間流失。

第五條 公文審核的重點：

（一）審核人員應(yīng)對文件內(nèi)容的完整性、規(guī)范性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、建議/方案的合理性

等進行審核。考慮公文的內(nèi)容是否合法、是否符合公司規(guī)定要求。

（二）公文審核應(yīng)把握重點，審核人應(yīng)仔細閱讀文件內(nèi)容，并出具審核意見。對涉及

權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、糾紛處理、金額及計算公式、收（付）款條件等，以及將作為長期執(zhí)行的方案、費用標(biāo)準(zhǔn)等，須進行重點審閱。

第六條 公文的審核要求：

（一）審核人應(yīng)特別關(guān)注文件中各項金額是否真實、合理，有無出現(xiàn)筆誤，是否與其

他文件沖突，文件中不同段落的同一事項金額前后是否一致，大小寫金額是否一致。

（二）審核人應(yīng)對文件內(nèi)容涉及的法律風(fēng)險進行預(yù)測與評估，對公文內(nèi)容有關(guān)的法律

法規(guī)不了解時，應(yīng)主動征詢法律事務(wù)部的意見，再填寫自已的審核意見。

（三）各審核人應(yīng)了解公文審核失誤自身負有一定的責(zé)任，因此簽署審核意見應(yīng)清晰、明確，盡量避免出現(xiàn)簡單的“按規(guī)定執(zhí)行”或“請XX部門審批”等模糊意見。

（四）在填寫審核審見后，須簽署本人姓名及審核日期；只簽署姓名不簽署審核意見

時，表示審核人已同意所簽署文件的內(nèi)容。

（五）中間環(huán)節(jié)的審核人應(yīng)仔細審閱前面各審核人的意見，再提出自已的審核意見；

當(dāng)前面的審核意見不清晰或不完整時，審核人有權(quán)利、有義務(wù)建議前面的審核人補充填寫意見。

（六）終審人認為前面的各專業(yè)意見不足以支持形成終審意見時，終審人有權(quán)退回前

《公文管理規(guī)范》的操作指引第1號

--關(guān)于公文審核與流轉(zhuǎn)指引編號：ZY-YW-001版號：A/0

面的審核人，要求相關(guān)人員寫明意見。

第七條 其他要求：

（一）為了防止文件流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)丟失，公文呈批人需參照《公文管理規(guī)范》建立《文

件傳遞登記表》，由收文部門簽名和填寫收文日期，以利于追溯。

（二）各部門、各分管領(lǐng)導(dǎo)對于需簽署意見的公文，原則上應(yīng)在一個工作日內(nèi)提供意見。

（三）文件在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)丟失時，若是公司內(nèi)部文件，則公文呈報部門需立即重新

提報相同的文件再次呈批；若是外來文件，公文呈報部門需與外部單位溝通盡快取得相同文件再行呈批。

第八條 附件

參見《公文管理規(guī)范》規(guī)定的表單。

第五篇：公文格式管理規(guī)范

公文格式管理規(guī)范

版本:編制：

審核：

企管部復(fù)審： 批準(zhǔn)：

1、目的為規(guī)范公司日常公文管理行為，充分體現(xiàn)公司標(biāo)準(zhǔn)化公文服務(wù)形象，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。

2、適用范圍

本制度適用于公司所有中心、部門的呈、收、發(fā)文管理。

3、名詞解釋

無

4、文件執(zhí)行者

4.1由行政管理部負責(zé)本制度的制訂、監(jiān)督、執(zhí)行和完善，并落實本制度培訓(xùn)；

4.2中心、部門：按公司統(tǒng)一規(guī)定的格式及發(fā)文的權(quán)限自行發(fā)文，所發(fā)文件以月為單位交行政管理部備案且接受其督導(dǎo)。

5、正文

5.1公文種類：

⑴ 【命令】：適用于公布公司的行政法規(guī)及規(guī)章制度；宣布施行重大強制性的行政措施；嘉獎有關(guān)部門及人員。

⑵ 【決定】：適用于對公司重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

⑶ 【公告】：適用于向公司全員宣布重要事項或者法定事項。

⑷ 【通告】：適用于向公司一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。

⑸ 【通知】：適用于批轉(zhuǎn)下級部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文，傳達要求下級部門辦理和需要有關(guān)部門、人員周知或者執(zhí)行的事項，任免人員等。

⑹ 【通報】：適用于表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。⑺ 【報告】：適用于向上級部門、領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級部門、領(lǐng)導(dǎo)的詢問。

⑻ 【請示】：適用于向上級部門、領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)。

⑼ 【函】：適用于不相隸屬部門之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主

管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

⑽ 【會議紀(jì)要】：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

5.2公文格式

5.2.1公文格式一般包括：標(biāo)題、單位（部門稱呼）、正文、主送、抄送、附件、種類、發(fā)文時間、公文字號等。

5.2.2公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點符號。

5.2.3發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；中心聯(lián)合行文，以最后一個簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

5.2.4擬文均以A4紙型/WORD文檔/固定LOGO/種類規(guī)范等要求進行（不含WORD、EXCEL格式以附件形式插入的內(nèi)容）。

5.3公文發(fā)布

5.3.1通知、通報、通告、公告等按（附件一）【通知類標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.3.2請示、報告等按（附件二）【請示類標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.3.3會議紀(jì)要按（附件三）【會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.3.4規(guī)章制度類公文按（附件四）【制度類標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.3.5外部信函/傳真按（附件五）【外部信函/傳真標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.3.6 紅頭文件類公文按（附件六）【紅頭文件標(biāo)準(zhǔn)格式】及要求擬文。

5.3.7演示類文件按（附件七）【演示類文件標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.4字體規(guī)范

5.4.1公文原則上均采用宋體（演示類除外），即：標(biāo)題為小二號（加粗），主題為小四號，落款為小四號（加粗）。

5.4.2公文行距均采用固定值，公文設(shè)臵值均建議采用22-24磅之間。

5.4.3公文的撰寫，文字一律從左至右橫排，正文中的數(shù)字均以漢字格式書寫（文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比除外）。

5.5公文編號

具體內(nèi)容按照（附件九）【各中心、部門文件編號一覽表】原則進行。例如：行政管理部2010年03月份第一號通知類文件編號格式為：大[2010]行管通字03001號。詳細分解為：大（即大同通訊簡稱）+中括號（即[]）+年份（即2010年）+行管（即行政管理部簡稱）+通字（即通知類簡稱）+03001號（即03月份第01號文件）。

5.6保密等級：

5.6.1公文保密等級均以公司《檔案管理制度》之規(guī)定條款為準(zhǔn)。

5.6.2III級：屬絕密類公文，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件，如投資計劃、措施、經(jīng)營戰(zhàn)略、規(guī)劃、項目等文件，原則上限制在公司副總裁級別以上和相關(guān)工作人員范圍內(nèi)；絕密類公文一般由總裁（或其它被授權(quán)人）指定知密范圍。

5.6.3II級：屬機密類公文，公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況和技術(shù)資料、銷售資料、供應(yīng)商資料、客戶資料等文件，原則上限制在公司中心總監(jiān)級以上和相關(guān)工作人員范圍內(nèi)，由公文主管中心總監(jiān)授權(quán)知密范圍。

5.6.4I級：屬秘密類公文，公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息，由文件簽發(fā)人標(biāo)明密級，并確定保密期限，保密期限內(nèi)由公文主管部門經(jīng)理授權(quán)知密范圍，保密期限屆滿，自行解密。

5.7公文審批流程及管理規(guī)定

5.7.1通知類發(fā)布性文件統(tǒng)一由部門名義擬文，中心或部門助理對格式和編號把關(guān)，由部門經(jīng)理審核，中心總監(jiān)審批；涉及需其它中心會簽的文件，相關(guān)部門經(jīng)理/中心總監(jiān)會簽。

5.7.2請示類文件遵循逐級遞簽原則, 統(tǒng)一由部門名義擬文，中心總監(jiān)審核，相關(guān)中心總監(jiān)批示，需報副總裁或總裁批示的，均以最終批示內(nèi)容為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

5.7.3合同類文件主要以公司制定的合同審批流程及專業(yè)法律意見為參考依據(jù)。

5.7.4普通類申請表原則上均根據(jù)各申請表所標(biāo)識的審批權(quán)限逐級審批。

5.7.5人事異動審批權(quán)限根據(jù)人力資源發(fā)展中心公布的【員工異動管理制度】相關(guān)條款執(zhí)行。

5.8公文發(fā)行

5.8.1行政管理部屬唯一代表公司公共事務(wù)類公文發(fā)布部門，凡屬休假、授權(quán)、停電、網(wǎng)絡(luò)故障、公告等范疇的通知/通告類公文均由行政管理部負責(zé)發(fā)布。

5.8.2各中心、部門凡屬上述范疇的公文均應(yīng)初步擬文并發(fā)送或知會到總部前臺（含涉及上述相關(guān)公文的批復(fù)件），由前臺文員編輯文檔格式后統(tǒng)一發(fā)布。

5.8.3企業(yè)管理部屬唯一代表公司“制度、流程”的公文發(fā)布部門，相關(guān)中心、部門擬制的制度、流程審批完畢后均須統(tǒng)一交由企業(yè)管理部編號發(fā)文。

5.8.4公司級重要文件、通知由總裁辦公室統(tǒng)一發(fā)布。

5.8.5除上述指定部門外，其它通知公告、政策資源、業(yè)務(wù)信息等各類發(fā)文均以所屬中心、部門名義發(fā)布，科室無任何發(fā)文權(quán)限。

5.9公文管理

5.9.1為便于公司文件的管理與查閱，各中心、部門應(yīng)設(shè)定專門的文件收發(fā)人，文件收發(fā)人將按程序批準(zhǔn)后的各類公文發(fā)布給特定的收文對象并存檔，以月為單位交至行政管理部。

5.9.2 各中心、部門文件收發(fā)員每月5號前（遇周末則順延一天）應(yīng)將所有公文原稿及電子版本歸類整理送至行政管理部存檔（按時間順序依次整理成目錄），有領(lǐng)導(dǎo)批示的，應(yīng)附批復(fù)件。

5.9.3屬于密級文件，各管理人員須用獨立的文件夾書面裝訂，并妥善保管，確保其相關(guān)規(guī)定的保密性。

5.9.4公文日常瀏覽：公共事務(wù)類、制度流程類公文屬必讀文件；其它類公文原則上屬選擇性瀏覽范疇。

5.9.5為提高工作效率，在公司“OA辦公系統(tǒng)”進行公文流轉(zhuǎn)時，文件發(fā)起人必須將會簽流程標(biāo)注在備注欄中，讓所有會簽人清晰明白會簽后下一步直接流轉(zhuǎn)至哪位會簽者，以避免每次文件流回到發(fā)起人，浪費時間和資源。

5.10公文檢查

行政管理部將不定期對有關(guān)部門的文件（含郵件發(fā)文）進行檢查，如發(fā)現(xiàn)下列情況的將予以處理或處罰。

5.10.1公司下發(fā)的文件、通知如在保存期內(nèi)發(fā)現(xiàn)遺失現(xiàn)象，每缺少一份文件將處以文件收發(fā)員50元之罰款。

5.10.2隨意擺放保密文件或?qū)⒈Ｃ茑]件公開，經(jīng)查實后將予以責(zé)任人每次

100元的處罰，連續(xù)兩次違反者給予降職或開除處理。

5.10.3保密文件如經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)缺少頁數(shù)的現(xiàn)象，每缺少1頁對責(zé)任人罰款100元。

5.10.4崗位異動人員須將其責(zé)任保管的文件及部門、中心郵箱有關(guān)資料與交接責(zé)任人完全移交后，經(jīng)雙方簽字認可,否則，交接責(zé)任人將承擔(dān)因此引致的全部責(zé)任。

5.10.5發(fā)布類公文如出現(xiàn)格式不符、錯字、別字、標(biāo)點符號使用明顯不正確或字句表述嚴(yán)重不清晰者，對部門或中心負責(zé)人給予50元/次處罰。

5.10.6擬文部門未經(jīng)部門或中心簽字批準(zhǔn)自行發(fā)文的，對發(fā)文人罰款100元/次。

5.10.7凡違反5.8中5.8.1、5.8.2、5.8.3、5.8.4、5.8.5之規(guī)定情形的，對發(fā)文人罰款50元/次。

5.10.8為提高公司“OA辦公系統(tǒng)”速度，公文發(fā)起人要及時“結(jié)束”自己公文流轉(zhuǎn)中已批復(fù)返回的文件，如在檢查中發(fā)現(xiàn)已批復(fù)文件滯留一周以上的，給予文件發(fā)起者50元/次處罰。

5.0 附件舉例

附件一：【通知類標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件二：【請示類標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件三：【會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件四：【規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件五：【外部信函/傳真標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件六：【紅頭文件標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件七：【PPT文件標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件八：【各中心、部門文件編號一覽表】