第一篇：管理文秘整合

1、管理文秘定義：文秘人員或部門協(xié)助領(lǐng)導部門收集信息，出謀劃策，協(xié)調(diào)關(guān)系，處理事務(wù)，以促使領(lǐng)導工作更有成效的一系列輔助管理活動。

2、歷史：經(jīng)歷了一個由物及人的演變過程（宮中秘藏之書、官職：管理文書、政務(wù)輔助）

3、角色定位：信息樞紐、輔佐輔助、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、高效優(yōu)化

4、工作實務(wù)：日常實務(wù)管理、接待事務(wù)、會議管理、行政事務(wù)管理、文件管理、公關(guān)管理

5、管理文秘機構(gòu)的設(shè)置程序：確定組織架構(gòu)、明確各部門具體職能、分配人員、制定規(guī)章

6、秘書機構(gòu)設(shè)置原則：效能最大化原則；適應(yīng)工作需求原則；分級管理，職、權(quán)、責分明統(tǒng)一原則；機構(gòu)統(tǒng)一、相對穩(wěn)定的原則。機構(gòu)職能：參謀助手；后勤保障；文書辦理；信息管理；協(xié)調(diào)公關(guān)；保密職能；不管部。結(jié)構(gòu)模式：因人分設(shè)、單一制模式結(jié)構(gòu)；因事分設(shè)制；混合分設(shè)制。

7、溝通的特點：非權(quán)力支配性、非職責限定性、確定地位性、認同疏導性

8、溝通的原則：可信賴性、一致性、內(nèi)容有意義有價值有針對性、明確性、連貫性、渠道要用現(xiàn)實社會已存在的渠道傳播信息、接收者的接收能力

9、協(xié)調(diào)的作用：有利于緩解工作中發(fā)生的矛盾、消除誤會、平衡各種關(guān)系、營造融洽人際關(guān)系方法：一公文協(xié)調(diào)：傳閱文件，抄送信息；擬文稿、討論磋商，文件會簽，正式行文；二信息協(xié)調(diào)：提供信息，統(tǒng)一認識；三面談協(xié)調(diào)：面談協(xié)商、口頭匯報；四會議協(xié)調(diào)：重在統(tǒng)一思想認識、解決具體問題。步驟程序：摸清情況、找出癥結(jié)、提擬方案、反復磋商、督促落實、檢查反饋

10、制訂工作計劃的程序：明確工作內(nèi)容、設(shè)定工作目標、細分工作、擬訂工作計劃

11、值班管理的具體工作：編制值班表、安排值班工作、做好值班記錄、做好交接班工作

12、印章的使用程序：用印申請、用印簽批、用印登機、正確用印、用印監(jiān)督

13、辦公資產(chǎn)的購置：采購申請、選擇供應(yīng)商、訂購、接收辦公資源

14、調(diào)查研究的含義：指人們在社會實踐中，對客觀的實際情況進行了解和分析研究，以認識其本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的一種自覺的行動。調(diào)研的原則：實事求是、實踐性、科學性、綜合性、創(chuàng)新性

15、調(diào)研的程序：準備階段：確定調(diào)研課題，明確調(diào)研任務(wù)，制訂調(diào)研計劃；調(diào)查階段：獲得被調(diào)查地區(qū)、單位、個人的支持協(xié)助，熟悉被調(diào)查者及他們的生活環(huán)境，采取適當有效的調(diào)查方式和具體方法；研究階段：整理、分類、統(tǒng)計、分析；總結(jié)階段：寫報告、投入實踐、總結(jié)評估

16、信息管理工作的基本原則：價值性、時效性、層次性、針對性、全面系統(tǒng)

17、秘書信息工作程序：收集、整理加工、傳遞、存儲、反饋、開發(fā)利用

18、督查工作含義：是對領(lǐng)導機關(guān)重要決策或工作部署的貫徹執(zhí)行情況，以及各級領(lǐng)導同志批示交辦事項的辦理情況進行督促檢查的工作。方法：確定項目、檢查催辦、情況審理、結(jié)果反饋 基本要求：緊扣中心，突出重點；注重實效，確保質(zhì)量；盡職盡責，有查必果；舉一反三，擴大效果；著力促進各級領(lǐng)導改進工作。

19、檔案管理的內(nèi)容：檔案收集、整理、檢索、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用。原則：統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理是我國檔案工作的組織原則；維護檔案的完整與安全是檔案管理的基本要求；便于社會各方面的利用是檔案工作的根本。

20、信訪：指公民、法人或其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、專訪等形式，向各級人民政府、縣級以上人民政府工作部門反映情況，提出建議、意見或投訴請求，依法由有關(guān)行政機關(guān)處理的活動。信訪工作：指負責處理人民來信和接待人民來訪的具體工作，信訪工作是黨和國家機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位的一項長期的群眾性的政治工作?；驹瓌t：依法處理、實事求是、民主集中制、維護當事人民主權(quán)利、堅持“分級負責、歸口辦理”原則。工作程序：閱信、接訪或接聽舉報電話；登記；呈報閱批；信訪案件辦理；辦結(jié)審結(jié)；回復回訪；反映情況；統(tǒng)計分析；立卷歸檔。

21、公文管理：是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作

22、公文撰寫原則：符合黨和國家的方針政策、忠實機關(guān)制文的基本意圖、堅持實事求是的務(wù)實精神、具備嚴謹迅速的撰擬風格。

第二篇：管理文秘

秘書的定義: 1.秘書是一種廣泛的社會職業(yè)和必須具備一定專業(yè)能力的專業(yè)職務(wù)。2.秘書工作的業(yè)務(wù)范圍是針對領(lǐng)導及與領(lǐng)導相關(guān)的各項工作，核心是“領(lǐng)導意圖及決策”。

3.秘書工作的定位是輔助、協(xié)調(diào)、參謀，是領(lǐng)導進行各項事務(wù)處理、決策、執(zhí)行的助手。

4.秘書活動的基本方式是綜合處理各項事務(wù)并進行相關(guān)的信息管理。管理文秘的內(nèi)涵: 1.管理文秘體現(xiàn)了秘書學與管理學的緊密聯(lián)系。秘書學與管理學的交叉關(guān)聯(lián)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）秘書工作的主要實施范圍是圍繞著組織和決策的管理展開的，秘書工作的定位、目標以及績效的考評都與管理學密切相關(guān)，現(xiàn)代秘書工作愈來愈能夠體現(xiàn)出管理科學的基本內(nèi)涵。1

（2）秘書工作中輔助領(lǐng)導所進行的各項管理事務(wù)的實踐又在實際操作中升華了管理科學的理論、實現(xiàn)了管理方法的探究，對培養(yǎng)和塑造新型的專業(yè)管理人才起著重要作用。正因為如此，從事秘書工作的很多人，經(jīng)過多年的磨礪，最終走向了領(lǐng)導和管理的崗位。

（3）從國際秘書職業(yè)發(fā)展的趨勢來看，秘書職業(yè)自身的發(fā)展也體現(xiàn)了秘書與管理科學緊密的關(guān)聯(lián)性。

（4）除了具體的工作實踐與管理科學的密切關(guān)聯(lián)，秘書工作的特性要求從業(yè)人員要具備較強的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘書學中的秘書內(nèi)涵可以這樣定位： 現(xiàn)代意義上的秘書，是具備專業(yè)技能職務(wù)資格、圍繞著領(lǐng)導層或個人進行各項事務(wù)的輔助決策和管理，幫助組織或個人實現(xiàn)“效能最大化”的管理類應(yīng)用型技術(shù)人才2。

中國的秘書職業(yè)化的步伐還顯得過于緩慢。這種局面的造成主要在于以下幾個方面:（1）傳統(tǒng)對于秘書職業(yè)認知偏見的影響持續(xù)存在（2）秘書職業(yè)不穩(wěn)定，職業(yè)化發(fā)展緩慢

（3）秘書從業(yè)機制亟待轉(zhuǎn)型

（4）傳統(tǒng)的秘書教育理論與實踐脫節(jié)，難以培養(yǎng)出與國際接軌的新型復合型、創(chuàng)新型的綜合秘書和涉外秘書人才，秘書職業(yè)教育模式亟待改革。中國管理秘書的職業(yè)發(fā)展趨向：

1.進行秘書職業(yè)的全新角色定位，實現(xiàn)秘書職業(yè)應(yīng)有的功能價值。2.改革人才培養(yǎng)模式，強化創(chuàng)新型思維意識，切實培養(yǎng)符合國際秘書職業(yè)需求的高級秘書人才

3.嚴格秘書職業(yè)準入制度，提高秘書整體從業(yè)素質(zhì)，加強秘書職業(yè)化建設(shè)

4.更新秘書從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)，增加國際文化、國際經(jīng)濟政治和外語的強化學習和訓練，并提高辦公自動化的技能，向著專業(yè)化和智能化的方向發(fā)展。當前管理秘書的主要類型

按照秘書的來源與服務(wù)對象可以分為公務(wù)秘書和私人秘書。

按照秘書的工作性質(zhì)劃分，可分為黨政秘書，企業(yè)秘書、商務(wù)秘書等。

按照秘書的業(yè)務(wù)內(nèi)容可以分為各級領(lǐng)導的行政秘書、法律、教育、醫(yī)學等各類專業(yè)秘書、文書處理和保管的機要秘書、負責總務(wù)后勤工作的事務(wù)秘書還有負責來信來訪工作的信訪秘書、從事口頭或者書面外文翻譯工作的外文秘書、負責各級各類會議的承辦、組織和協(xié)調(diào)的會議秘書等。

依據(jù)管理秘書在工作中的角色定位，具體工作中所承擔的工作實務(wù)主要有以下幾個部分：

（一）日常事務(wù)管理：

（二）接待事務(wù)，（三）會議管理

（四）行政事務(wù)管理

（五）文件管理，（六）公關(guān)管理

根據(jù)管理秘書學的研究對象的不斷發(fā)展，具體研究內(nèi)容也發(fā)生了變化，概括來看，主要有以下七個方面：

（一）更加注重了管理科學在秘書學中的應(yīng)用和發(fā)展研究。

（二）更加關(guān)注秘書學實踐中的經(jīng)驗對管理科學的推動和完善作用的研究。

（三）更加關(guān)注管理秘書學較傳統(tǒng)秘書學的新發(fā)展研究。

（四）更加注重在現(xiàn)代市場經(jīng)濟體制下管理秘書學新特色的研究。

（五）更加關(guān)注并研究在全球化視野下管理秘書行業(yè)標準及職業(yè)化的國際發(fā)展新趨勢。

（六）更加關(guān)注管理秘書各項具體實務(wù)的精細化、標準化、規(guī)范化發(fā)展研究。

（七）更加關(guān)注新形勢下管理秘書人才模式培養(yǎng)機制的創(chuàng)新研究。

秘書機構(gòu):就是通常我們所說的秘書工作部門，是指在各級各類社會組織中為領(lǐng)導機構(gòu)和領(lǐng)導者輔助管理、處理綜合事務(wù)的綜合辦公機構(gòu)，是黨、政領(lǐng)導機關(guān)和企事業(yè)單位等各種社會組織都需要的重要職能部門。秘書機構(gòu)設(shè)置的原則

1.效能最大化原則

堅持效能最大化原則，應(yīng)該做到：

（1）科學分工（2）層次合理（3）優(yōu)化結(jié)構(gòu)（4）配置合理

2.適應(yīng)工作需求的原則

3.分級管理、職、權(quán)、責分明統(tǒng)一原則 4.機構(gòu)統(tǒng)一、相對穩(wěn)定的原則

秘書機構(gòu)的分類

1.按工作時間分為常設(shè)性的秘書機構(gòu)和臨時性的秘書機構(gòu) 2.按社會性質(zhì)分為公務(wù)秘書機構(gòu)和私人秘書機構(gòu)

3.按服務(wù)對象來分為群體服務(wù)的秘書機構(gòu)和為個人服務(wù)的秘書機構(gòu)

管理文秘機構(gòu)的性質(zhì)

(一)輔助性

（二）綜合性(三)中樞性

（四）機要性

（五）服務(wù)性

（六）封閉性

管理文秘機構(gòu)的職能：

（一）參謀助手

（二）后勤保障

（三）文書辦理

（四）信息管理

（五）協(xié)調(diào)公關(guān) 文秘管理機構(gòu)的結(jié)構(gòu)模式

(一)因人分設(shè)、單一制模式結(jié)構(gòu)

因人分設(shè)、單一制模式結(jié)構(gòu)，主要是按照主要領(lǐng)導者和分管領(lǐng)導者的分工而設(shè)置的秘書機構(gòu)，工作任務(wù)通常對應(yīng)的秘書工作部門承擔，即該領(lǐng)導的各類工作的輔助均由一個秘書部門負責。有利于領(lǐng)導分工工作的需要，其不足之處在于增加了管理層次，同時文秘人員業(yè)務(wù)繁雜，難以專精，有時因臨時工作多而產(chǎn)生忙亂現(xiàn)象。(二)因事分設(shè)制

因事分設(shè)制，即根據(jù)秘書工作的業(yè)務(wù)范圍而分設(shè)相應(yīng)的秘書機構(gòu)，即通過各自的業(yè)務(wù)活動，輔助領(lǐng)導工作和機關(guān)工作。如各辦公部門中的秘書處(科)、文書處（科）、信息處(科)、督查處(科)、信訪處(科)、調(diào)研處(科)等秘書機構(gòu)，就分別負責文字工作、文書工作、信息工作、督查工作、信訪工作、調(diào)研工作等秘書業(yè)務(wù)。因事分設(shè)制便于秘書機構(gòu)的科學化管理，有利于秘書工作的規(guī)范化建設(shè)，有助于秘書工作質(zhì)量的提高，其不足之處在于，不便于直接為領(lǐng)導工作服務(wù)。容易發(fā)生協(xié)調(diào)不當、工作失調(diào)的局面。

(三)混合分設(shè)制

混合分設(shè)制，即因人分設(shè)制和因事分設(shè)制二者兼之的組織模式通常有綜合制二層結(jié)構(gòu)模式，業(yè)務(wù)繁多的組織有的還設(shè)置為綜合制三層結(jié)構(gòu)模式。如某些辦公部門中，同時設(shè)有秘書一處(科)、秘書二處(科)、秘書三處(科)??綜合處(科)、信息處(科)、信訪處(科)、調(diào)研處(科)、接待處(科)???；旌戏衷O(shè)制既便于為領(lǐng)導工作服務(wù)，又便于為機關(guān)工作服務(wù)。其不足之處在于輔助服務(wù)的重點不突出，工作內(nèi)容易于相互交叉和重復。文秘管理機構(gòu)之間的關(guān)系

（一）平行獨立

（二）業(yè)務(wù)合作

（三）規(guī)范指導

管理文秘的素質(zhì)

一、政治素質(zhì)

政治素質(zhì)是文秘人員素質(zhì)體系的核心，是文秘人員為人處世的根基。包括道德修養(yǎng)和職業(yè)修養(yǎng)兩大部分。

二、知識素質(zhì)

（一）基礎(chǔ)知識?；A(chǔ)知識是指作為一個文秘所必須具備的最基本的知識?；A(chǔ)知識越扎實、豐富，文秘的潛力發(fā)揮就越大。文秘的基礎(chǔ)知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。

（二）專業(yè)知識

文秘人員的專業(yè)知識同樣可分為兩大部分。一是文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識，二是文秘人員所在行業(yè)的專業(yè)知識。

（三）完備的輔助知識

輔助知識既不像基礎(chǔ)知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業(yè)知識那樣起“標志”作用。它對文秘人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。文秘人員需掌握的輔助知識主要包括：1.管理學知識。2.公共關(guān)系學知識。3.心理學知識。4.經(jīng)濟學知識。5.人際關(guān)系學知識。

三、心理素質(zhì)

心理素質(zhì)是在生理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，通過后天環(huán)境和教育的作用形成并發(fā)展起來的，與人的學習和生活實踐密切聯(lián)系的心理品質(zhì)的綜合表現(xiàn)。健康的心理素質(zhì)是指個體能在各種環(huán)境中都能保持一種良好的心理狀態(tài)。心理健康的目標就是能夠隨環(huán)境變化而及時調(diào)節(jié)心理結(jié)構(gòu)，對社會做出積極的反應(yīng)，達到同外界的平衡，從而培養(yǎng)符合需要的健全的人格。

四、健康素質(zhì)

健康素質(zhì)不僅包括沒有疾病或不虛弱的傳統(tǒng)意識，而且內(nèi)含身體的、精神的健康和社會幸福的完美狀態(tài)。它既是一種人的自然屬性，更是一種社會屬性，是一個囊括軀體健康、心理健康、社會適應(yīng)良好和道德健康的統(tǒng)一指標體系。這四個方面相輔相成，不可分割，互相影響，互相促進。

管理文秘的能力

一、善于與領(lǐng)導相處的能力

二、洞察力

三、統(tǒng)籌能力

四、應(yīng)變能力

五、社交公關(guān)能力

六、工作本身所要求的各種必備能力

（一）口頭表達能力.1.說話要有真實性。2.說話要有實用性。3.說話要有針對性。5.說話要有規(guī)范性。6.說話要有藝術(shù)性。

（二）文字表達能力

（三）輔助決策的能力

（四）實用技術(shù)操作能力

處理好文秘與領(lǐng)導關(guān)系應(yīng)遵守以下原則：

1.服從而不盲從的原則。服從于領(lǐng)導這一原則應(yīng)該大力提倡，善于服從，巧于服從更不應(yīng)忽視。這就需要掌握服從的技巧和藝術(shù)：

第一，對有明顯缺陷的領(lǐng)導，積極配合其工作是上策。但服從不是盲從，有不同的看法和意見要善于提出，供領(lǐng)導參考。

第二，當領(lǐng)導交代的任務(wù)確實有難度，其他同事畏手畏腳時，要有勇氣出來承擔，顯示你的膽略，勇氣及能力。

第三，主動爭取領(lǐng)導的領(lǐng)導，很多領(lǐng)導并不希望通過單純的發(fā)號施令來推動下屬開展工作。

2.尊重而不庸俗的原則。

3.主動工作而不“越位”的原則。4.多做實事，少露鋒芒的原則。學會與各種性格類型的領(lǐng)導相處: 1.與自信型性格的領(lǐng)導相處。自信型性格的領(lǐng)導對自己充滿信心，凡事都認為字跡能做好，相信自己的能力。這樣的人做事有膽量、有沖勁，不拍失敗，具有不屈不撓的精神。文秘與自信型性格的領(lǐng)導相處，必須完成領(lǐng)導計劃和布置好的工作，這樣才能獲得領(lǐng)導的滿意。如果領(lǐng)導剛愎自用，文秘人員則應(yīng)盡快調(diào)整心態(tài)，以努力與其適應(yīng)，否則，應(yīng)立即放棄這份工作。

2.與優(yōu)柔寡斷型性格的領(lǐng)導相處。優(yōu)柔寡斷性格的領(lǐng)導，認為凡事得三思而后行，對事情的前因后果以及成敗得失希望能考慮周全，做到萬無一失。遇到這樣的領(lǐng)導，文秘有兩種選擇：一是適應(yīng)其性格特征，二是影響其性格特征，幫助其下決心，果斷決策。文秘人員應(yīng)將具體工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、風險回報匯報清楚，并備好各種可選方案，這樣既幫助了領(lǐng)導，也成就了自己。

3.與細心穩(wěn)重型性格的領(lǐng)導相處。細心穩(wěn)重型性格的領(lǐng)導通常注意細節(jié)，看重過程又看重結(jié)果，考慮問題細心周到，觀察問題仔細認真。同樣，細心穩(wěn)重型的領(lǐng)導對待下屬也很細致體貼，他不喜歡下屬冒險，喜歡沉穩(wěn)性格的下屬。面對細心穩(wěn)重型性格的領(lǐng)導，文秘人員應(yīng)表現(xiàn)出其沉穩(wěn)老練的一面，凡事要形成成熟的方案后再向領(lǐng)導匯報，切忌不成熟的建議。

4.與粗獷型性格的領(lǐng)導相處。粗獷型性格的領(lǐng)導辦事果斷豪爽，不拘于小節(jié)。粗獷型性格的領(lǐng)導對朋友和下屬講究緣分，看重義氣，做事雷厲風行。面對粗獷型性格的領(lǐng)導，文秘人員不要有太多的書生氣，你必須盡力使自己向領(lǐng)導的處事作風看起，依照領(lǐng)導吩咐的意思辦事。

5.與實干型性格的領(lǐng)導相處。實干型性格的領(lǐng)導相信工作是做出來的，因此，他認為必須建立最適當?shù)墓ぷ鞒绦騺肀ＷC工作效率。這樣的領(lǐng)導必然是重制度、重考核、重業(yè)績、重獎勵的人。面對實干型性格的領(lǐng)導，文秘人員在工作中必須腳踏實地、一絲不茍，同時要掌握各種工作技能并充分利用各種機會彰顯自身實力。在實干型領(lǐng)導看來，成功就是成功，失敗就是失敗，將事情辦糟了就是你的無能。在社交時應(yīng)遵循以下原則：

一是互酬原則。二是開放原則。三是真誠原則.最后是互利性的原則。應(yīng)變能力:是指人在外界事物發(fā)生改變時，所做出的反應(yīng)，可能是本能的，也可能是經(jīng)過深入思考過程后，所做出的決策。

統(tǒng)籌能力:是指洞察事物、工作謀劃、整合協(xié)調(diào)和創(chuàng)造性思維等方面的能力。素質(zhì):是指一個人在政治思想、工作作風、道德品質(zhì)和知識技能等方面經(jīng)過長期鍛煉和學習所形成的，在日常工作和生活中經(jīng)常起作用的基本條件或內(nèi)在因素。人的素質(zhì)具有較為穩(wěn)定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續(xù)的影響作用。

心理素質(zhì):是在生理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，通過后天環(huán)境和教育的作用形成并發(fā)展起來的，與人的學習和生活實踐密切聯(lián)系的心理品質(zhì)的綜合表現(xiàn)。個人形象 : 儀態(tài) : 社交禮儀: 饋贈:

復議思考題

1．個人形象主要包括哪幾方面內(nèi)容？ 2．著裝時一般遵循哪些原則？ 3.社交禮儀的內(nèi)容主要包括哪幾方面？ 4．請簡述社交禮儀的原則。

第三篇：管理文秘

春學期《管理文秘》學習資料 1 1．公文的結(jié)構(gòu)，要把握好哪些環(huán)節(jié)？其一般組成要素是什么？ 答：一般認為，主要是這樣四對八個環(huán)節(jié)：層次和段落、過渡和照應(yīng)、主次和詳略、開頭和結(jié)尾。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。

2．公文的層次和段落的含義是什么？ 答：(一)層次。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時也可以等于段)的結(jié)構(gòu)單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標志，如章程、條例等法規(guī)類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來構(gòu)成，清晰地顯現(xiàn)出層次來。它也可以沒有明確的外部標志，但人們在閱讀時，仍然能夠區(qū)分出來，因為不同層次承擔著文章內(nèi)容展開的不同步驟。層次是結(jié)構(gòu)諸環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)。結(jié)構(gòu)的完整性和嚴密性，主要通過層次安排得以實現(xiàn)。公文層次的兩種基本形態(tài)。公文的層次安排，有兩種基本形態(tài)，一種是并列式，一種是遞進式。開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現(xiàn)并列形態(tài)，就是呈現(xiàn)遞進形態(tài)。對事物幾個不同側(cè)面的考察，對事件發(fā)生的幾種不同原因的分析，對法規(guī)中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。如果是從事物的表象逐步深入去探索其本質(zhì)，每一個深化的階段就形成一個層次，各層次之間就是遞進形態(tài)。從原因出發(fā)推導結(jié)果，或者反過來從結(jié)果出發(fā)尋找原因，也會有步步深入的過程，也是遞進形態(tài)。另外，文章在偏重于記述事件或過程時，按照事實發(fā)生的先后順序表述，事件的階段性也必然會形成層次，各層之間也屬于遞進形態(tài)。

(二)段落。段落的含義和作用。段落就是我們平時所說的自然段，它是小于層次(有時也會有一個段落自成一個層次的情況)大于句子的結(jié)構(gòu)單位。它有著段首空兩字，段尾另起行的外部標志。段落的劃分使文章的結(jié)構(gòu)更明晰、醒目。古人寫文章不分段落，給閱讀造成的障礙是顯而易見的。

3．劃分段落的注意事項有哪些？ 答：對于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點：首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務(wù)，只能有一個中心話題，只能有一個中心思想。一個層次也是如此。對于一個段落而言，當然要遵循相同的原則。除過渡段承上啟下，內(nèi)容可以不單一外，意義段都不應(yīng)違背這一原則。其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結(jié)構(gòu)的嚴重失誤。其三，段落安排要長短適度。段落多長才合適？這并沒有統(tǒng)一的標準。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內(nèi)容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切割的七零八碎的，讀者也難以接受。一般地說，長到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長度。但特殊情況可以例外。還要注意長短標準的統(tǒng)一問題。有人寫文章，思路連貫性強，段落較長；有人寫文章，思路跳躍性強，段落較短，只要在一篇文章中前后統(tǒng)一，這都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一個標準，形成了文章前后風格的不一，那就是缺陷了，必須防止。

4．什么叫過渡？它們的作用是什么？過度的方式有哪些？ 答：（1）過渡的含義和作用。過渡就是在段落之間、層次之間進行銜接的形式或手段。依照我們前面講過的層次和段落的理論，文章是由若干“板塊”構(gòu)成的。那么，在板塊與板塊之間，必然會有一些縫隙，使文氣不能順暢地通達。這樣，作者就必須在板塊之間鋪路搭橋，以便文氣暢達，前后文渾然一體。用于承前啟后的形式和手段，就是過渡。公文在總論(或總述)與分論(或分述)之間，一般需要過渡；分論(或分述)之間，有時也需要過渡。

（2）過渡的方式。渡的方式有三種。一是過渡段，二是過渡句，三是關(guān)聯(lián)詞語。如果前后文內(nèi)容差異較大，要安排一個段落承上啟下，這個段落就叫過渡段。過渡段不是獨立的意義段，主要功能不是表達意義，而是完成內(nèi)容的轉(zhuǎn)換。過渡句或出現(xiàn)在上層上段末尾用以“啟下”，或出現(xiàn)在下層下段開頭用以“承上”用關(guān)聯(lián)詞語過渡，常用的詞語是“因此”、“但是”、“然而”、“總之”、“綜上所述”等等，一般出現(xiàn)在下層或下段起首。

第四篇：管理文秘

1、秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實施提供服務(wù)的人員。

2、商務(wù)秘書是指在各類從事商務(wù)活動的組織中，協(xié)助投資者、經(jīng)營者、企業(yè)管理者處理各種商務(wù)性事務(wù)，負責組織行政事務(wù)處理，并輔助上司做好決策工作和信息工作，擔負上司的近身參謀、助手和工作伙伴的的工作人員。

3、商務(wù)秘書的等級及職業(yè)能力要求（P3）

初級商務(wù)秘書商務(wù)秘書高級商務(wù)秘書

4、商務(wù)秘書的角色定位

(1)商務(wù)秘書是領(lǐng)導的助手（2）商務(wù)秘書是企業(yè)工作的樞紐橋梁(3)商務(wù)秘書是企業(yè)的信息庫（4）

商務(wù)秘書是個配角

5、秘書該如何處理領(lǐng)導人之間的矛盾？

(1)認真觀察分析。在工作中，秘書應(yīng)該注意觀察，了解領(lǐng)導班子成員之間的矛盾，并分析其原因，做

到心中有數(shù)。

(2)采取相應(yīng)對策。①消極回避②保持中立③積極溝通協(xié)調(diào)

6、商務(wù)秘書怎樣與不同個性的領(lǐng)導人相處？

(1)與思想周全型領(lǐng)導人相處。給這種領(lǐng)導人當秘書，只要兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、扎扎實實做好自己的本職工作，不需要用更多的精力考慮協(xié)調(diào)與領(lǐng)導人的關(guān)系。

(2)與主觀自信型領(lǐng)導人相處。商務(wù)秘書要注意協(xié)調(diào)自己的心態(tài)，多給領(lǐng)導人提供客觀真實的情況，在適當?shù)臅r候，提醒領(lǐng)導人別犯主觀主義錯誤。

(3)與安全保守型領(lǐng)導人相處。商務(wù)秘書做事要很小心，要認真領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，同時多幫助領(lǐng)導人搜集資料，幫助他周密思考，安全決策。

(4)與優(yōu)柔寡斷型領(lǐng)導人相處。商務(wù)秘書不能心生不滿而陽奉陰違，而要盡量地向這樣的領(lǐng)導人提供更多的可供決策參考的資料，盡可能幫其克服優(yōu)柔寡斷的缺點，幫其盡快決策。

(5)與性格粗獷型領(lǐng)導人相處。商務(wù)秘書作計劃時更應(yīng)該細心周全，以彌補領(lǐng)導人的粗心。

(6)與感情細膩型領(lǐng)導人相處。與這種領(lǐng)導人共事，商務(wù)秘書也得細心周全，不能因為領(lǐng)導人想的細，自己反而粗心。

7、商務(wù)秘書職能是指領(lǐng)導或者上級根據(jù)目標和工作需要明確賦予商務(wù)秘書的職責與權(quán)限，是商務(wù)秘書活

動的任務(wù)、職責、作用和效能的統(tǒng)稱。

8、協(xié)助管理的特點

（1）管理的綜合性（2）管理的間接性(3)管理的非常規(guī)性

9、商務(wù)秘書如何做好協(xié)助管理工作？

（1）計劃中的商務(wù)秘書工作。①搜集信息資料②推動部門計劃③擬制綜合計劃

（2）指揮中的商務(wù)秘書工作。①傳達上級指令② 調(diào)查下級反映③協(xié)調(diào)指揮活動

（3）控制中的商務(wù)秘書工作。①擬制控制標準②獲取偏差信息③協(xié)助糾正偏差

10、職業(yè)素養(yǎng)是指從事某一職業(yè)的人所應(yīng)具備的職業(yè)特點的素質(zhì)與修養(yǎng)。

11、商務(wù)秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)包括哪些內(nèi)容?

(1)忠于職守，熱愛本職（2）服從領(lǐng)導，當好參謀（3）埋頭苦干，任勞任怨（4）謙虛謹慎，熱情服務(wù)（5）實

事求是，勇于創(chuàng)新（6）遵紀守法，廉潔奉公(7)恪守信用，嚴守機密

12、商務(wù)秘書應(yīng)當具備怎樣的知識結(jié)構(gòu)？

（1）基礎(chǔ)知識。商務(wù)秘書應(yīng)當重點掌握漢語知識、一般自然科學知識和外語知識。

（2）專業(yè)知識。①行業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識②秘書工作專業(yè)知（秘書學知識、文書學和檔案學知識、辦公自

動化知識）

（3）相關(guān)知識。①管理方面的知識②法律方面的知識③經(jīng)濟方面的知識 ④金融方面的知識⑤財稅方面的知識

商務(wù)秘書除了秘書專業(yè)工作以外，還肩負很多管理層面的工作，這就需要掌握與秘書工作相關(guān)的其他知識，這些知識有助于商務(wù)秘書更有效的開展工作，提高工作效率，這些商務(wù)秘書應(yīng)當掌握的知

識涉及諸多知識門類，它們相互聯(lián)系、相互作用，通過商務(wù)秘書自身努力，達到有機統(tǒng)一，成為一個較為理想的知識結(jié)構(gòu)模式，發(fā)揮出知識要素的整體效應(yīng)，更好的為秘書工作服務(wù)。

13、影響商務(wù)秘書工作的不良心理有哪些，該如何克服？

不良心理（1）緊張心理（2）自負心理（3）煩躁心理（4）壓抑心理（5）依賴心理

（6）攀比心理（7）嫉妒心理（8）虛榮心理

克服方法(1)進入角色，形成并強化秘書角色意識。①高度的責任意識②正確的服務(wù)意識 ③積極的參與意識 ④清醒的原則意識 ⑤強烈的公關(guān)意識

(2)加強自我修養(yǎng)，形成正確的自我意識。(3)在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，加強心理品質(zhì)修養(yǎng)。

14、辦公室日常事務(wù)工作的特點服務(wù)性 輔助性復雜性 政策性時效性

15、時間調(diào)度安排。如何有效地調(diào)度工作時間，應(yīng)當注意一下幾個方面；(p91)

（1）時間安排的從屬性 必須與組織運轉(zhuǎn)的各個程序，各個環(huán)節(jié)的需要保持一致，與上司的工作進程協(xié)調(diào)統(tǒng)一

(2)時間安排的機動性要按照組織活動中隨機發(fā)生的事，靈活調(diào)整自己的工作時間

(3)時間安排的自主性要在被動中求主動，在從屬于組織管理和領(lǐng)導活動需要的同時，注意時間安排的主動性

16、計劃的制定：

(1)明確計劃工作的具體任務(wù)和要求，明確每一個時期的中心任務(wù)和工作重點。

(2)明確計劃工作的宗旨、目標和戰(zhàn)略，并論證可行性。

(3)規(guī)定計劃中各項工作的開始和完成的進度，以便進行有效的控制，對能力及資源進行平衡。

(4)規(guī)定計劃的實施地點或場所，通過了解計劃實施的環(huán)境和限制，做到合理安排計劃實施的空間組織和布局。

17、接聽或者撥打電話應(yīng)注意的問題（可能為多選）p9318、如何做好值班工作的管理？

值班工作的職責(1)受理本單位的信息聯(lián)系，保障信息暢通(2)做好通知、接洽、聯(lián)絡(luò)工作(3)承辦領(lǐng)

導交辦的緊急事務(wù)(4)處理或者協(xié)調(diào)處理突發(fā)事件

值班工作的基本要求(1)堅守崗位 起好問事處工作(2)做好分流工作(3)做好信息的匯總、儲存

19、調(diào)查研究，簡稱調(diào)研。就是人們在實踐中，通過一定的途徑和方法，對特定客觀事物進行有意識的探

索和把握，從而獲得關(guān)于客觀事物規(guī)律性的認識的活動過程。

20、調(diào)查研究的內(nèi)容

(1)基本情況調(diào)研(2)輔助決策調(diào)研(3)指導工作調(diào)研(4)臨時性專題調(diào)研

21、開展調(diào)查研究有哪些環(huán)節(jié)

準備階段 ①明確目的，確定課題②確定范圍對象，熟悉相關(guān)情況③制定計劃，組合隊伍

調(diào)查階段 ①搜集資料要全面、可靠 ②追根刨底，深入挖掘 ③做好筆記，手腦并用

研究總結(jié)階段①整理研究材料②起草報告③回顧總結(jié)

22、調(diào)查研究報告，是對客觀實際進行深入、周密的調(diào)查研究和分析綜合后，寫成的一種反映調(diào)查研究成果的書面報告。

23、會議是有組織有領(lǐng)導地商議事情的集會。

24、會議的構(gòu)成要素：

內(nèi)容要素（會議指導思想、會議主題、會議目的、會議任務(wù)）

程序要素（會前組織準備、會中協(xié)調(diào)服務(wù)、會后落實反饋）

形式要素（會議名稱、會議地點、會議方式）

25、會議預(yù)案的內(nèi)容：

1、確定會議名稱

2、確定會議的規(guī)模和規(guī)格

3、確定會議時間與會期

4、確定與會

人員

5、選擇會場

6、會場布置

7、擬定會議議題、議程和日程

8、擬制會議文件

9、擬制會議用品

10、擬訂會議的后勤保障

11、制定會議票證

12、會議經(jīng)費預(yù)算

26、會前準備工作：

1、制定會議議案

2、組建會議籌備機構(gòu)

3、印發(fā)會議通知

4、會前檢查

27、會見組織服務(wù)工作：組織簽到、引導就座、會議服務(wù)工作、安排會議發(fā)言、做好會議記錄、編寫會議

簡報

28、信息收集的范圍有本企業(yè)信息、國際市場信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國際金融信息、法律政策信息、交際活動信息

29、如何進行信息篩選和校核

信息篩選的方法：留意標題剪裁、復印摘記標記說明(注明日期、出處)

信息篩選的程序：看來源看題目看內(nèi)容決定存舍

信息篩選應(yīng)注意的問題（p157）

信息校核的方法：溯源法比較法核對法邏輯法調(diào)查法數(shù)理統(tǒng)計法

30、信息加工是指對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得事物發(fā)生、發(fā)展、變化的高層次信

息。

31、信息加工的方法：匯集法歸納法縱深法連橫法濃縮法 轉(zhuǎn)換法圖表法

32、公文是各級各類機關(guān)、團體和企事業(yè)單位在公務(wù)活動中形成和使用的書面文字材料。

33、平行公文是指發(fā)往同一組織系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)中與自己平級的單位，或者發(fā)往與自己無任何領(lǐng)導隸屬關(guān)

系或業(yè)務(wù)指導關(guān)系的其他任何單位的公文。

34、平行關(guān)系是指發(fā)文單位和收文單位之間的信件往來關(guān)系，它是根據(jù)行文單位所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系

及其職權(quán)范圍來確定的。包括隸屬關(guān)系（行政隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)隸屬關(guān)系）和非隸屬關(guān)系（1、同一系統(tǒng)同級單位或不同系統(tǒng)的同級單位、部門之間的關(guān)系

2、不同系統(tǒng)的非同級單位、部門之間的關(guān)系）。

35、發(fā)文處理程序：交擬——擬稿——審核——會稿——簽發(fā)——編號——復核——繕印——校對——用

印——發(fā)文登記——封發(fā)

36、收文處理程序：簽收——拆封——收文登記——審核——擬辦——傳閱——承辦——催辦——查辦—

—留注

37、擬稿時應(yīng)當注意的問題：

1、符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定

2、情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短

3、公文文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)與主送單位的行文關(guān)系確定

4、擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度

5、人名、地名、數(shù)字、引文準確

6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”

7、應(yīng)當使用國家法定劑量單位8如果文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先使用全稱并注明簡稱

9、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分層次結(jié)構(gòu)序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字都應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字。

38、商務(wù)秘書協(xié)調(diào)工作的特征和內(nèi)容

特征：從屬性廣泛性政策性中介性溝通性

內(nèi)容：從協(xié)調(diào)的對象劃分

(1)（重點）協(xié)調(diào)本組織與上級領(lǐng)導部門間的關(guān)系。商務(wù)秘書既要使本組織能正確及時地貫徹落實上

級領(lǐng)導的意 圖又要使上級及時全面的了解本組織的真實情況，從而使本組織和上級領(lǐng)導保持協(xié)調(diào)一致。

(2)協(xié)調(diào)本組織領(lǐng)導間的關(guān)系

(3)（重點）協(xié)調(diào)本組織上下級關(guān)系。商務(wù)秘書要傾聽下級部門的意見和要求，及時地為科學制定政

策提供現(xiàn)實的參考依據(jù)，并注意了解解決方案可能出現(xiàn)的疏漏和偏差，及時向領(lǐng)導部門匯報。同時，在下級部門對決策意圖尚未充分了解時，商務(wù)秘書有責任座必要的解釋和宣傳，提高其執(zhí)行決策的主動性和積極性。

(4)協(xié)調(diào)本組織各部門間的關(guān)系

(5)協(xié)調(diào)本組織員工間的關(guān)系

從協(xié)調(diào)的內(nèi)容劃分

(1)決策協(xié)調(diào)（2）政策協(xié)調(diào)（3）計劃協(xié)調(diào)（4）事務(wù)協(xié)調(diào)(5)關(guān)系協(xié)調(diào)

39、接待禮儀(可能有案例分析)p21640、接待工作的原則

(1)內(nèi)賓接待工作原則。①熱情周到，以禮相待②互相尊重 ③簡樸大方 ④遵守政策法規(guī)

⑤對等對口

(2)外賓接待工作原則。①平等原則 ②對口原則 ③節(jié)約原則 ④周到原則 ⑤保密原則

⑥對外宣傳原則（遵守政策 實事求是，防止片面 注意對象，加強針對性 內(nèi)外有別，注意分寸）

41、談判是人們?yōu)榱藚f(xié)調(diào)彼此之間的關(guān)系，滿足各自的需要，通過協(xié)商而爭取達到意見一致的行為和過程。

商務(wù)談判：指不同的經(jīng)濟實體各方為了自身的經(jīng)濟利益和滿足對方的需要，通過溝通、協(xié)商、妥協(xié)、合作、策略等各種方式，把可能的商機確定下來的過程

42、談判的要素：談判主體談判客體談判目的談判行為

43、談判前的準備(可能為簡答和論述)p230

(1)信息準備

1、信息準備的內(nèi)容（對方資料、談判環(huán)境資料、競爭對手資料）

2、信息資料的搜集與整理（信息資料的搜集、信息資料的整理加工）

3、信息資料的傳遞與保密（談判信息的傳遞、談判信息的保密）

（2）組織準備

1、談判小組的規(guī)模

2、談判小組的結(jié)構(gòu)

3、談判小組負責人

談判前怎樣搜集資料：檢索調(diào)研法、直接觀察法、專題詢問法

44、談判工作設(shè)計與實施(p235)

(1)擬定談判計劃(2)談判工作過程

45、會見是指雙方會晤，常被用于聯(lián)絡(luò)感情增進友誼。

會談是指雙方或多方就某些正式或重大的經(jīng)濟、技術(shù)和其他共同關(guān)心或感興趣的問題交

流情況、交換意見，達成共識或交易。

46、會見會談活動如何安排？P24247、怎樣組織一次言宴請？P24848、企業(yè)招聘商務(wù)秘書應(yīng)注意什么問題？P27249、求職者應(yīng)聘商務(wù)秘書應(yīng)事先做哪些準備？P275

第五篇：管理文秘

一． 簡答題（5*6=30）

（1）請簡要指出商務(wù)秘書工作的特點。

答案：一具有商務(wù)性的特點；二具有融合性的特點；三具有從屬性的特

點；四具有繁雜性的特點；五具有辛苦性的特點；六具有機要性的特點。

（2）請簡要寫出商務(wù)秘書服飾禮儀的“六忌”內(nèi)容。

答案：一忌過于雜亂；二忌過于艷麗；三忌過于暴露；四忌過于透視；

五忌過于短?。涣蛇^于緊身。

（3）請簡要列出商務(wù)秘書保密工作堅持的原則。

答案：1.積極防范；2.突出重點；3.有保有效；4.內(nèi)外有別。

（4）請簡要寫出會議的安全保衛(wèi)工作涉及的內(nèi)容。

答案：1.對會議的安全保衛(wèi)工作（人身安全、財物安全、文件安全

等）；2.嚴格檢查會場安全；3.做好衛(wèi)生防疫工作；4.做好交通

安全和出行安全工作。

(5)請簡要羅列秘書做好接待工作的一般性要求。

答案：1.要誠懇熱情；2.要講究禮儀；3.要周到細致；4.要按章辦事；

5.要務(wù)實勤儉；6.要保守秘密。

(6)請簡要列出秘書與領(lǐng)導層相處應(yīng)把握的原則。

答案：1.明確職責、單向請示的原則；2.公道正派，按章辦事的原則；

3.不分親疏，一視同仁的原則；4.保持一致，維護團結(jié)的原則；

5.有主有次，突出重點的原則。

情景題（2*10=20）

（1）在一次會議中秘書小李要為議會人員安排座次，參加本次會議的有：公

司王董事，張總經(jīng)理，孫副總，朱主任，職工代表小張，會議室左手邊為正門，請問小李因按照怎樣的商務(wù)禮儀安排座次？

答案：按照進門的左手起依次為：左手為尊，依次排序為最佳排序作為。

（2）周秘書在辦公司和某客戶通話過程中，另一電話又響起，那請問周秘書

遇到像這樣的情況胡，應(yīng)怎樣處理較為合適？

答案：周秘書接通電話后，應(yīng)先向?qū)Ψ秸f清楚自己正在與別人通話，請對方稍后再來電，或者等自己的回電，并且再另行通話時應(yīng)向?qū)Ψ奖硎緦Σ黄鹱屇玫攘说鹊那敢庹Z言。