第一篇：管理文秘重點(diǎn)

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一、名詞解釋

1、騎邊章是指除應(yīng)由當(dāng)事人蓋落款章，所在單位蓋證見(jiàn)章外，還必須將該材料多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開(kāi)，從首頁(yè)至末頁(yè)騎頁(yè)邊加蓋一完整公章，以證明該材料各頁(yè)是同時(shí)形成的，避免日后改易之弊。

2、騎縫章，就是蓋章時(shí)要壓到邊縫。普通公章蓋章時(shí)要求“騎年壓月”，但騎縫章要求“騎縫”，即，公章要均勻蓋壓在兩頁(yè)可折疊紙的中縫上，一半留作存根，另一半持作憑證，驗(yàn)證時(shí)，兩半相對(duì)，公章應(yīng)完整、合一。

3、secretary agency秘書(shū)機(jī)構(gòu)指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書(shū)工作的部門(mén)。

4、secretary秘書(shū)，是具備專業(yè)技能職務(wù)資格，圍繞著領(lǐng)導(dǎo)層或個(gè)人進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的輔助決策和管理，幫助組織或個(gè)人實(shí)現(xiàn)效能最大化的管理類應(yīng)用型人才。

5、open office開(kāi)放式辦公室也是如同開(kāi)放式廚房一樣，沒(méi)有門(mén)，沒(méi)有隔斷，沒(méi)有阻礙與其他空間練成一線，成為一個(gè)整體。靈活隔斷的大空間辦公空間形式。

6、closed office封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室，是指分隔成若干帶有門(mén)、窗的獨(dú)立的小房間的辦公室結(jié)構(gòu)，每個(gè)房間給一或幾個(gè)人使用，帶有辦公桌等相應(yīng)設(shè)備。

7、三截腿是指女士在穿半截裙子的時(shí)候，穿半截襪子，襪子和裙子中間露一段腿肚子，結(jié)果導(dǎo)致裙子一截，襪子一節(jié)，腿肚子一截。

8、French cuffs法式襯衫 使用專門(mén)的袖扣的襯衫袖口款式

9、The Windsor Knot溫莎結(jié)因溫莎公爵而得名的領(lǐng)帶結(jié)，是最正統(tǒng)的領(lǐng)系法，打出的結(jié)成正三角形，飽滿有力，適合搭配寬領(lǐng)襯衫，用于出席正式場(chǎng)合。

10、The four-in-hand Knot四手結(jié)，通過(guò)四個(gè)步驟就能完成打結(jié)，故名為“四手結(jié)”，它是最便捷的領(lǐng)帶系法，適合寬度較窄的領(lǐng)帶，搭配窄領(lǐng)襯衫，風(fēng)格休閑，適用于普通場(chǎng)合。

11、color wheel色環(huán)又稱色輪，是種按照色相把色彩排列的呈現(xiàn)方式。

12、etiquette 禮儀是在人際交往中，以一定的約定俗成的程序方式來(lái)表現(xiàn)的律己敬人的過(guò)程，涉及穿著、交往、溝通、情商等方面的內(nèi)容。

13、文書(shū)是指能表達(dá)某種意思，用于處理各種事務(wù)，并具有一定體式的書(shū)面材料。

14、公文是指能表達(dá)某種意思，用于處理公共事務(wù)，其體式由國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的文書(shū)。

15、letter of introduction介紹信是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位派人到其他單位聯(lián)系工作、了解情況或參加各種社會(huì)活動(dòng)時(shí)用的函件。

16、辦公室的空間管理是指組織為節(jié)省成本，有效地利用空間，縮短工作流程，迅速處理信息，提供良好工作環(huán)境，并促進(jìn)秘書(shū)與其他工作人員的溝通與協(xié)調(diào)所作的辦公室內(nèi)的布置。

二、簡(jiǎn)答題

1、簡(jiǎn)述接聽(tīng)電話的程序。

(1）主動(dòng)報(bào)出自己公司名稱，姓名、職務(wù)(2)詢問(wèn)對(duì)方公司名稱，姓名、職務(wù)(3)詳細(xì)記錄通話內(nèi)容

(4）復(fù)述通話內(nèi)容，以便得到確認(rèn)(5)整理記錄，提出擬辦意見(jiàn)(6)呈送上司批閱

2、簡(jiǎn)述撥打電話的程序。

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(1)準(zhǔn)備通話提綱(2)核查電話號(hào)碼(3)撥出電話

(4)問(wèn)候并自我介紹(5)確認(rèn)對(duì)方(6)陳述內(nèi)容(7)復(fù)述內(nèi)容(8)道別掛機(jī)(9)整理記錄

3、簡(jiǎn)述男士西裝著裝的“三個(gè)三原則”。

(1)三色原則 ：全身色系不得超過(guò)三色

(2)三一定律原則：鞋子、腰帶、公文包顏色最好一致

（3）三個(gè)錯(cuò)誤不能犯：袖口商標(biāo)剪掉，襪子不匹配，襯衫和領(lǐng)帶不匹配

4、簡(jiǎn)述選擇禮品的注意事項(xiàng)。

（1）選購(gòu)禮品要投人喜好和需要（2）因人施禮(3)禮品要有意義(4)送禮物要輕重得當(dāng)

（5）要選購(gòu)受贈(zèng)者沒(méi)有或缺少、具有文化特色或地方特色的禮物。（6）要側(cè)重禮品的精神價(jià)值和紀(jì)念意義（7）注重禮品的包裝

5、簡(jiǎn)述香水噴灑的方法。

（1）不同濃度的香水，噴灑的方法也不一樣，香精以點(diǎn)，香水以線，淡香水以面

(2)讓噴霧器據(jù)身體約10~20公分，噴出武裝香水，噴灑范圍越慣越好，隨后立于香霧中五分鐘;或?qū)⑾闼蚩罩写蠓秶鷩姙ⅲ缓舐哌^(guò)香霧。(3)香精以點(diǎn)擦拭或小范圍噴灑于脈搏跳動(dòng)處

(4)香水避免噴在白色衣服上，不要直接對(duì)著皮膚噴灑

6、簡(jiǎn)述開(kāi)放式辦公室與封閉式辦公室的優(yōu)缺點(diǎn)（1）開(kāi)放式辦公室

優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省空間，空氣流通，共同采光好；辦公位置可依據(jù)工作需要移動(dòng)；人員之間聯(lián)系方便。

缺點(diǎn)：難于進(jìn)行機(jī)密的工作，文秘人員很難找到自己的私人空間；難以集中注意力，噪音較大。開(kāi)放式辦公室適合對(duì)內(nèi)保密性不強(qiáng)、安全要求不高的的工作都可以采用開(kāi)放式辦公室，如客服、行政部門(mén)等。

（2）封閉式辦公室

優(yōu)點(diǎn)：有獨(dú)自的工作空間，互不干擾。

缺點(diǎn)：聯(lián)系溝通不便，空間比較浪費(fèi)，很難監(jiān)督文秘人員的工作狀況。傳統(tǒng)辦公形式，適合具保密性質(zhì)的部門(mén)。

7、簡(jiǎn)述一頓標(biāo)準(zhǔn)的中式大餐上菜順序。(1)先上冷盤(pán)(2)熱炒(3)主菜(4)點(diǎn)心和湯(5)餐后甜品(6)果盤(pán)

8、辦公室環(huán)境主要包括哪些？

第一、辦公室的空間環(huán)境，系指房屋建筑與分配，辦公空間的大小，家

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具的布置；

第二、辦公室的視覺(jué)環(huán)境，它包括色彩，光線；

第三、辦公室的聽(tīng)覺(jué)環(huán)境，指辦公室所處的有益或無(wú)益聲音；

第四、辦公室的空氣環(huán)境，指由生理空氣因素（濕度，溫度，空氣流通與凈化）造成的辦公室的整個(gè)氣氛；

第五、辦公室的健康與安全環(huán)境。

9、簡(jiǎn)述新形勢(shì)下辦公室工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”

（1）從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀劃策。（2）從單純收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。（3）從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。（4）從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)

10、簡(jiǎn)述值班工作的主要任務(wù)。

（1）承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)——積極主動(dòng)并匯報(bào)（2）負(fù)責(zé)信息傳遞——準(zhǔn)確記錄、及時(shí)反饋(3）負(fù)責(zé)工作接待——熱情接待、酌情處理

（4)處理突發(fā)事件—先詢問(wèn)清楚事實(shí)，立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)聽(tīng)取指示，來(lái)不及匯報(bào)應(yīng)先采取應(yīng)急措施，事后匯報(bào)（5）掌握領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)行蹤

（6）做好值班記錄 電話記錄、接待記錄、值班日志

三、填空

1國(guó)內(nèi)公章有三種圖案，縣以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位有 國(guó)徽；黨的各級(jí)機(jī)關(guān)印章刊有 黨徽 企事業(yè)單位公章則有 五角星。2安全管理重點(diǎn)是防

火、防

盜、防止

意外。

3、目前國(guó)際上公認(rèn)的著裝標(biāo)準(zhǔn)TPO原則，即

Time時(shí)間

原則，Place地點(diǎn)

原則，Object目的 原則。

4、見(jiàn)到客人的第一時(shí)間，應(yīng)馬上做出3S動(dòng)作表情，即：

stand up站起來(lái)、smile 微笑、see注視對(duì)方。

5、印刷式介紹信一般都由 持出聯(lián)

和

存根 兩部分組成。

6、領(lǐng)帶的面料以

真絲

為最優(yōu)。國(guó)外以

意大利的領(lǐng)帶最為出名，國(guó)內(nèi)則要數(shù)上海的領(lǐng)帶了。

7、排列桌次的具體講究有三：以面門(mén)

右為尊、以面門(mén) 遠(yuǎn)為尊、以面門(mén)

居中

為尊。

8、斟酒的姿勢(shì)要端正，應(yīng)站在客人身后

右 側(cè)，身體應(yīng)當(dāng)做到既不要緊靠客人，也不能離的太遠(yuǎn)。

9、中餐宴會(huì)上席次安排的具體規(guī)則：面門(mén)為主、主賓居 右、次賓居 左。10秘書(shū)人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分為 機(jī)關(guān) 秘書(shū)、企業(yè) 秘書(shū)、私人秘書(shū)。

11、上下轎車(chē)的先后順序通常為：尊長(zhǎng)、來(lái)賓

先上后下

，秘書(shū)或其他陪同人員

先下后上

12圓形公章的規(guī)格有明確規(guī)定，國(guó)務(wù)院的公章，直徑為6 厘米；省、部級(jí)政府機(jī)關(guān)的公章，直徑為5 厘米。

13在我國(guó)，行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén)的級(jí)別就是機(jī)關(guān)直屬下級(jí)。省部級(jí)以上行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén)絕大多數(shù)稱“辦公廳地級(jí)以下（包括地級(jí)）一般稱辦公室

14商界女士在正式場(chǎng)合的著裝以裙裝 為佳，在所有適合商界女士在正式場(chǎng)合所穿的裙式服裝中，套裙 是名列首位的選擇。

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15、確定主席臺(tái)首排人員身份高低依次為①②③④⑤，安排座次應(yīng)該為：⑤③①②④。

四、判斷 1)判斷1

1、打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，要等鈴聲響了二三聲后再掛。（×）

2、可以用餐巾布擦拭餐具。（×）

3、“秘書(shū)”一詞東漢最初是指管理秘藏圖書(shū)的官府。（×）

4、秘書(shū)沒(méi)有責(zé)任辦理會(huì)后反饋工作。（×）

5、一般天花板用白色，墻壁用淡色，地板可以深一些。（√）

6、袖口可以用在所有的袖口襯衫上。（×）

7、記者招待會(huì)適宜在周末舉行。（×）

8、封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間。（×）

9、握手時(shí)一般男士先伸手了，女士才能與之相握。（×）

10、回族信仰伊斯蘭教，因此形成了他們所特有的生活習(xí)俗與方式。（√）

11、信息交換應(yīng)考慮本組織的利益。（×）

12、經(jīng)理辦公會(huì)屬工作例會(huì)，是非決策性會(huì)議。（×）

13、秘書(shū)對(duì)職責(zé)范圍以外的事項(xiàng)也可以表態(tài)。（×）

14、會(huì)議紀(jì)要和一般公文一樣，不能設(shè)正副標(biāo)題。（×）

15、會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。（√）

16、開(kāi)放式辦公室的缺點(diǎn)是聯(lián)系溝通不便。（×）

17、印章是單位組織權(quán)力的象征和職責(zé)的標(biāo)志。（√）

18、電話鈴一響就應(yīng)該接聽(tīng)電話。（×）

19、在會(huì)議工作中，分發(fā)重要文件一般要編號(hào)、登記。（√）20、會(huì)議的規(guī)模與主題的不同，不應(yīng)影響到會(huì)場(chǎng)的布局和擺放。（×）

21、安排領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動(dòng)不是辦公室的一項(xiàng)經(jīng)常性任務(wù)。（×）

22、朝鮮族自古就有尊老愛(ài)幼、禮貌待人的優(yōu)良傳統(tǒng)。（√）

23、介紹時(shí)的規(guī)范做法是先介紹來(lái)訪者，再介紹自己公司的人。（×）

24、公司法規(guī)定，公司的經(jīng)理由董事會(huì)聘任或解聘。（√）

25、檔案檢查工作是指存儲(chǔ)檔案信息的過(guò)程。（×）

26、秘書(shū)應(yīng)協(xié)助會(huì)議服務(wù)人員做好會(huì)議的值班、保密工作。（√）2)判斷2

1、中餐宴席進(jìn)餐伊始，服務(wù)員送上的第一道濕毛巾是擦手的，不要用它去擦臉。（√）

2、穆斯林通常不吃豬肉，并且不喝酒。（√）

3、向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)用函。（√）

4、辦公室的美化設(shè)計(jì)要與整個(gè)單位的性質(zhì)或企業(yè)文化相適應(yīng)。（√）

5、根據(jù)合同法的規(guī)定，承諾須與要約的內(nèi)容保持一致，承諾的形式一般與要約形式相同。（√）

6、秘書(shū)的職業(yè)道德是秘書(shū)的職業(yè)活動(dòng)中的行為規(guī)范。（√）

7、在準(zhǔn)備會(huì)議文件時(shí)，秘書(shū)應(yīng)向有關(guān)部門(mén)或個(gè)人搜集材料。（√）

8、會(huì)場(chǎng)的周邊環(huán)境是選擇會(huì)場(chǎng)要考慮的重要因素之一。（√）

9、秘書(shū)身份特殊，工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，應(yīng)管理其他員工。（×）

10、完全記錄法就是要求對(duì)講話內(nèi)容作一字不差的記錄。（√）3）判斷3

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1、決定的事項(xiàng)有時(shí)可省略，決定緣由卻不能省略。（×）

2、公文用印要求是上應(yīng)壓正文，下應(yīng)騎年蓋月。（×）

3、會(huì)議所需用品可以根據(jù)需要隨時(shí)決定購(gòu)買(mǎi)，無(wú)需開(kāi)列清單。（×）

4、會(huì)議期間的文書(shū)工作主要包括文件的分發(fā)和清退工作。（×）

5、在不同的場(chǎng)合商務(wù)人員選擇不同的服裝，以此來(lái)體現(xiàn)自己的身份、教養(yǎng)與品位。（√）

6、主席臺(tái)席位視人數(shù)可設(shè)一排或多排，第一排席位應(yīng)為偶數(shù)。（×）

7、要根據(jù)來(lái)賓的要求和本單位實(shí)際情況，做好咨詢工作。（√）

8、對(duì)于不涉及多方，或者雖涉及多方但不宜或不必以會(huì)議方式協(xié)調(diào)的問(wèn)題，可以用面商協(xié)調(diào)法。（√）

9、如果來(lái)訪者均未預(yù)約，則將來(lái)訪者的目的的緊急、重要程度傳達(dá)上司，由上司做出決定。（√）

10、一般來(lái)說(shuō)，一桌菜最好是有葷有素，有冷有熱，盡量做到全面。（√）

11、曹操設(shè)“秘書(shū)令”是我國(guó)歷史上第一次出現(xiàn)于現(xiàn)代秘書(shū)內(nèi)涵相仿的古代秘書(shū)官職。（√）

12、男士三粒鈕或多粒鈕西裝都應(yīng)扣中間那粒。（×）

13、女性的服裝比男性更具個(gè)性的特色，合體、合意的服飾將增添女士的自信。（√）

14、素養(yǎng)是后天的、綜合的，它看不見(jiàn)，摸不著，卻體現(xiàn)在每個(gè)人的行為規(guī)范中，成為人的一個(gè)外在標(biāo)簽。(√）

15、判斷下句中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否正確：“既要實(shí)事求是，又要異想天開(kāi)”，這本身就是一個(gè)科加詩(shī)意的論題。(√）

16、在介紹兩個(gè)人相互認(rèn)識(shí)時(shí)，一般應(yīng)遵循的順序是：“先尊后卑”，“女士?jī)?yōu)先”。(√）

17、上龍蝦、雞、水果時(shí)，會(huì)送上一只小小水盂，其中飄著檸檬片或玫瑰花瓣，它是飲料。（×）

18、男士雙排扣西裝適合較健碩者，紐扣應(yīng)全不扣上。（×）

19、布置主席臺(tái)時(shí)，前、后排可根據(jù)需要安排通欄或分欄式。（×）20、女士穿裙子應(yīng)當(dāng)配長(zhǎng)筒絲襪或連褲襪，肉色、黑色最為常用。（√）

21、主方宴請(qǐng)外賓，一般采用酒會(huì)、自助餐等形式。（×）

22、英美國(guó)家的人通常不吃寵物、稀有動(dòng)物、動(dòng)物內(nèi)臟、動(dòng)物的頭部和腳爪。(√）

23、企業(yè)財(cái)產(chǎn)的所有權(quán)屬于投資者，企業(yè)擁有一切出資者投資形成的全部法人財(cái)產(chǎn)權(quán)。所以，出資者所有權(quán)與法人財(cái)產(chǎn)權(quán)是不可分離的。（×）

24、新時(shí)期秘書(shū)要具有創(chuàng)新精神，大膽地試，大膽地闖。如果總是考慮上級(jí)的意見(jiàn)和員工的要求工作，就不能有突破性的進(jìn)展。（×）

五、選擇 1）選擇1

1、被譽(yù)為“中國(guó)政治小說(shuō)第一人”是 周梅森。

2、參加自助餐會(huì)，應(yīng)遵循“ 多次少取 ”的原則。

3、秘書(shū)是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)。

4、西方國(guó)家通常忌諱“ 13 ”這個(gè)數(shù)。

5、一般都應(yīng)安排迎送人員陪同乘客，陪同時(shí)應(yīng)請(qǐng)賓客坐在主人的右側(cè)

6、同色搭配 是指色彩相同，通過(guò)明度有層次變化相互搭配造成和諧效果

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7、對(duì)信于值班期間所發(fā)生的重要情況和所獲得的重要息 秘書(shū)人員要及時(shí)報(bào)告

8、主色搭配是指選定一種起主導(dǎo)作用的基調(diào)和主色，配其他色造成相互陪襯、相映成趣之效。

9、按照風(fēng)俗習(xí)慣，德國(guó)人忌送 郁金香

10、秘書(shū)工作的根本性質(zhì)是 輔助管理。

11、般說(shuō)來(lái)，工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫是15~20度。

12、一般來(lái)講，辦公室最適宜的濕度為40%~60%。

13、按行文關(guān)系分，報(bào)告屬于上行文。

14、“大塊頭”的人必須打比較寬的領(lǐng)帶。

15、按照風(fēng)俗習(xí)慣，英國(guó)人忌送黃玫瑰。

16、有中國(guó)官場(chǎng)文學(xué)第一人之美稱的是王躍文。

17、正式場(chǎng)合女性文秘人員是絕對(duì)不能穿 涼鞋的。2）選擇2

18、會(huì)見(jiàn)時(shí)應(yīng)遵循主 左客 右 ”的原則。

19、簽字桌后放置兩張椅子作為雙方簽字人座位應(yīng)主左客右。

20、不用印色，利用壓力凹凸成形的印章叫

鋼印

。21、專用章 是指企業(yè)為開(kāi)展某一類專門(mén)性業(yè)務(wù)而使用的印章。

22、領(lǐng)帶夾一般夾在襯衫的第四、五粒紐扣之間為宜。

23、介紹信上應(yīng)加蓋企業(yè)公章，分別在右下方日期欄和存根線上加蓋 騎縫章 方為有效。

24、會(huì)場(chǎng)的大小要根據(jù)會(huì)議的 規(guī)模 而定。

25、我國(guó)機(jī)關(guān)單位的公章一律為 正圓形。

26、引見(jiàn)時(shí)文秘人員應(yīng)走在來(lái)客

左前方一尺處，并隨時(shí)轉(zhuǎn)頭注意客人，引導(dǎo)方向。

27、領(lǐng)導(dǎo)意圖 是秘書(shū)活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度。

28、下列各組文種中，條例、辦法、章程 組同屬于工作規(guī)約文書(shū)。

29、信息的搜集、加工、傳遞和存儲(chǔ)工作就是

信息工作。

30、我國(guó)將國(guó)家秘密的等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，其中機(jī)密 重要的國(guó)家秘密。

31、辦公室布局應(yīng)該是 領(lǐng)導(dǎo)的辦公室靠里面。

32、輔助性 是秘書(shū)活動(dòng)的性質(zhì)，即秘書(shū)活動(dòng)區(qū)別于其他職業(yè)活動(dòng)的本質(zhì)屬性。

33、大中型會(huì)議安排在會(huì)議廳 長(zhǎng)方形會(huì)議廳比 扇形 的效果更好。

34、公務(wù)秘書(shū)

就是在國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有或集體企事業(yè)單位，以及官方社團(tuán)中擔(dān)任秘書(shū)工作的公職人員。

35、以下哪個(gè)不屬于黨政秘書(shū)工作 國(guó)有大型企業(yè)機(jī)關(guān)。

36、按性質(zhì)作用分，會(huì)議紀(jì)要屬于

記錄性 公文。

37、能表達(dá)某種意思，用于處理公共事務(wù)，其體式由國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的文書(shū)被稱為公文。

38、下列各種文種中，計(jì)劃 總結(jié) 調(diào)查報(bào)告 組同屬于事務(wù)文書(shū)。

39、主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右；由前至后的順序依次排列。

40、私人秘書(shū)，就是在私營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)、民辦社團(tuán)、專業(yè)戶和個(gè)體戶，以及社會(huì)各界名流那里擔(dān)任秘書(shū)工作的雇傭人員。

第二篇：管理文秘

秘書(shū)的定義: 1.秘書(shū)是一種廣泛的社會(huì)職業(yè)和必須具備一定專業(yè)能力的專業(yè)職務(wù)。2.秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)范圍是針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及與領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的各項(xiàng)工作，核心是“領(lǐng)導(dǎo)意圖及決策”。

3.秘書(shū)工作的定位是輔助、協(xié)調(diào)、參謀，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)處理、決策、執(zhí)行的助手。

4.秘書(shū)活動(dòng)的基本方式是綜合處理各項(xiàng)事務(wù)并進(jìn)行相關(guān)的信息管理。管理文秘的內(nèi)涵: 1.管理文秘體現(xiàn)了秘書(shū)學(xué)與管理學(xué)的緊密聯(lián)系。秘書(shū)學(xué)與管理學(xué)的交叉關(guān)聯(lián)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）秘書(shū)工作的主要實(shí)施范圍是圍繞著組織和決策的管理展開(kāi)的，秘書(shū)工作的定位、目標(biāo)以及績(jī)效的考評(píng)都與管理學(xué)密切相關(guān)，現(xiàn)代秘書(shū)工作愈來(lái)愈能夠體現(xiàn)出管理科學(xué)的基本內(nèi)涵。1

（2）秘書(shū)工作中輔助領(lǐng)導(dǎo)所進(jìn)行的各項(xiàng)管理事務(wù)的實(shí)踐又在實(shí)際操作中升華了管理科學(xué)的理論、實(shí)現(xiàn)了管理方法的探究，對(duì)培養(yǎng)和塑造新型的專業(yè)管理人才起著重要作用。正因?yàn)槿绱?，從事秘?shū)工作的很多人，經(jīng)過(guò)多年的磨礪，最終走向了領(lǐng)導(dǎo)和管理的崗位。

（3）從國(guó)際秘書(shū)職業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)看，秘書(shū)職業(yè)自身的發(fā)展也體現(xiàn)了秘書(shū)與管理科學(xué)緊密的關(guān)聯(lián)性。

（4）除了具體的工作實(shí)踐與管理科學(xué)的密切關(guān)聯(lián)，秘書(shū)工作的特性要求從業(yè)人員要具備較強(qiáng)的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘書(shū)學(xué)中的秘書(shū)內(nèi)涵可以這樣定位： 現(xiàn)代意義上的秘書(shū)，是具備專業(yè)技能職務(wù)資格、圍繞著領(lǐng)導(dǎo)層或個(gè)人進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的輔助決策和管理，幫助組織或個(gè)人實(shí)現(xiàn)“效能最大化”的管理類應(yīng)用型技術(shù)人才2。

中國(guó)的秘書(shū)職業(yè)化的步伐還顯得過(guò)于緩慢。這種局面的造成主要在于以下幾個(gè)方面:（1）傳統(tǒng)對(duì)于秘書(shū)職業(yè)認(rèn)知偏見(jiàn)的影響持續(xù)存在（2）秘書(shū)職業(yè)不穩(wěn)定，職業(yè)化發(fā)展緩慢

（3）秘書(shū)從業(yè)機(jī)制亟待轉(zhuǎn)型

（4）傳統(tǒng)的秘書(shū)教育理論與實(shí)踐脫節(jié)，難以培養(yǎng)出與國(guó)際接軌的新型復(fù)合型、創(chuàng)新型的綜合秘書(shū)和涉外秘書(shū)人才，秘書(shū)職業(yè)教育模式亟待改革。中國(guó)管理秘書(shū)的職業(yè)發(fā)展趨向：

1.進(jìn)行秘書(shū)職業(yè)的全新角色定位，實(shí)現(xiàn)秘書(shū)職業(yè)應(yīng)有的功能價(jià)值。2.改革人才培養(yǎng)模式，強(qiáng)化創(chuàng)新型思維意識(shí)，切實(shí)培養(yǎng)符合國(guó)際秘書(shū)職業(yè)需求的高級(jí)秘書(shū)人才

3.嚴(yán)格秘書(shū)職業(yè)準(zhǔn)入制度，提高秘書(shū)整體從業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)秘書(shū)職業(yè)化建設(shè)

4.更新秘書(shū)從業(yè)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，增加國(guó)際文化、國(guó)際經(jīng)濟(jì)政治和外語(yǔ)的強(qiáng)化學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，并提高辦公自動(dòng)化的技能，向著專業(yè)化和智能化的方向發(fā)展。當(dāng)前管理秘書(shū)的主要類型

按照秘書(shū)的來(lái)源與服務(wù)對(duì)象可以分為公務(wù)秘書(shū)和私人秘書(shū)。

按照秘書(shū)的工作性質(zhì)劃分，可分為黨政秘書(shū)，企業(yè)秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)等。

按照秘書(shū)的業(yè)務(wù)內(nèi)容可以分為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的行政秘書(shū)、法律、教育、醫(yī)學(xué)等各類專業(yè)秘書(shū)、文書(shū)處理和保管的機(jī)要秘書(shū)、負(fù)責(zé)總務(wù)后勤工作的事務(wù)秘書(shū)還有負(fù)責(zé)來(lái)信來(lái)訪工作的信訪秘書(shū)、從事口頭或者書(shū)面外文翻譯工作的外文秘書(shū)、負(fù)責(zé)各級(jí)各類會(huì)議的承辦、組織和協(xié)調(diào)的會(huì)議秘書(shū)等。

依據(jù)管理秘書(shū)在工作中的角色定位，具體工作中所承擔(dān)的工作實(shí)務(wù)主要有以下幾個(gè)部分：

（一）日常事務(wù)管理：

（二）接待事務(wù)，（三）會(huì)議管理

（四）行政事務(wù)管理

（五）文件管理，（六）公關(guān)管理

根據(jù)管理秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象的不斷發(fā)展，具體研究?jī)?nèi)容也發(fā)生了變化，概括來(lái)看，主要有以下七個(gè)方面：

（一）更加注重了管理科學(xué)在秘書(shū)學(xué)中的應(yīng)用和發(fā)展研究。

（二）更加關(guān)注秘書(shū)學(xué)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)對(duì)管理科學(xué)的推動(dòng)和完善作用的研究。

（三）更加關(guān)注管理秘書(shū)學(xué)較傳統(tǒng)秘書(shū)學(xué)的新發(fā)展研究。

（四）更加注重在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下管理秘書(shū)學(xué)新特色的研究。

（五）更加關(guān)注并研究在全球化視野下管理秘書(shū)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及職業(yè)化的國(guó)際發(fā)展新趨勢(shì)。

（六）更加關(guān)注管理秘書(shū)各項(xiàng)具體實(shí)務(wù)的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展研究。

（七）更加關(guān)注新形勢(shì)下管理秘書(shū)人才模式培養(yǎng)機(jī)制的創(chuàng)新研究。

秘書(shū)機(jī)構(gòu):就是通常我們所說(shuō)的秘書(shū)工作部門(mén)，是指在各級(jí)各類社會(huì)組織中為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)者輔助管理、處理綜合事務(wù)的綜合辦公機(jī)構(gòu)，是黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位等各種社會(huì)組織都需要的重要職能部門(mén)。秘書(shū)機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則

1.效能最大化原則

堅(jiān)持效能最大化原則，應(yīng)該做到：

（1）科學(xué)分工（2）層次合理（3）優(yōu)化結(jié)構(gòu)（4）配置合理

2.適應(yīng)工作需求的原則

3.分級(jí)管理、職、權(quán)、責(zé)分明統(tǒng)一原則 4.機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、相對(duì)穩(wěn)定的原則

秘書(shū)機(jī)構(gòu)的分類

1.按工作時(shí)間分為常設(shè)性的秘書(shū)機(jī)構(gòu)和臨時(shí)性的秘書(shū)機(jī)構(gòu) 2.按社會(huì)性質(zhì)分為公務(wù)秘書(shū)機(jī)構(gòu)和私人秘書(shū)機(jī)構(gòu)

3.按服務(wù)對(duì)象來(lái)分為群體服務(wù)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)和為個(gè)人服務(wù)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)

管理文秘機(jī)構(gòu)的性質(zhì)

(一)輔助性

（二）綜合性(三)中樞性

（四）機(jī)要性

（五）服務(wù)性

（六）封閉性

管理文秘機(jī)構(gòu)的職能：

（一）參謀助手

（二）后勤保障

（三）文書(shū)辦理

（四）信息管理

（五）協(xié)調(diào)公關(guān) 文秘管理機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)模式

(一)因人分設(shè)、單一制模式結(jié)構(gòu)

因人分設(shè)、單一制模式結(jié)構(gòu)，主要是按照主要領(lǐng)導(dǎo)者和分管領(lǐng)導(dǎo)者的分工而設(shè)置的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，工作任務(wù)通常對(duì)應(yīng)的秘書(shū)工作部門(mén)承擔(dān)，即該領(lǐng)導(dǎo)的各類工作的輔助均由一個(gè)秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)。有利于領(lǐng)導(dǎo)分工工作的需要，其不足之處在于增加了管理層次，同時(shí)文秘人員業(yè)務(wù)繁雜，難以專精，有時(shí)因臨時(shí)工作多而產(chǎn)生忙亂現(xiàn)象。(二)因事分設(shè)制

因事分設(shè)制，即根據(jù)秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)范圍而分設(shè)相應(yīng)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，即通過(guò)各自的業(yè)務(wù)活動(dòng)，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作。如各辦公部門(mén)中的秘書(shū)處(科)、文書(shū)處（科）、信息處(科)、督查處(科)、信訪處(科)、調(diào)研處(科)等秘書(shū)機(jī)構(gòu)，就分別負(fù)責(zé)文字工作、文書(shū)工作、信息工作、督查工作、信訪工作、調(diào)研工作等秘書(shū)業(yè)務(wù)。因事分設(shè)制便于秘書(shū)機(jī)構(gòu)的科學(xué)化管理，有利于秘書(shū)工作的規(guī)范化建設(shè)，有助于秘書(shū)工作質(zhì)量的提高，其不足之處在于，不便于直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。容易發(fā)生協(xié)調(diào)不當(dāng)、工作失調(diào)的局面。

(三)混合分設(shè)制

混合分設(shè)制，即因人分設(shè)制和因事分設(shè)制二者兼之的組織模式通常有綜合制二層結(jié)構(gòu)模式，業(yè)務(wù)繁多的組織有的還設(shè)置為綜合制三層結(jié)構(gòu)模式。如某些辦公部門(mén)中，同時(shí)設(shè)有秘書(shū)一處(科)、秘書(shū)二處(科)、秘書(shū)三處(科)??綜合處(科)、信息處(科)、信訪處(科)、調(diào)研處(科)、接待處(科)???；旌戏衷O(shè)制既便于為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，又便于為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。其不足之處在于輔助服務(wù)的重點(diǎn)不突出，工作內(nèi)容易于相互交叉和重復(fù)。文秘管理機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系

（一）平行獨(dú)立

（二）業(yè)務(wù)合作

（三）規(guī)范指導(dǎo)

管理文秘的素質(zhì)

一、政治素質(zhì)

政治素質(zhì)是文秘人員素質(zhì)體系的核心，是文秘人員為人處世的根基。包括道德修養(yǎng)和職業(yè)修養(yǎng)兩大部分。

二、知識(shí)素質(zhì)

（一）基礎(chǔ)知識(shí)?；A(chǔ)知識(shí)是指作為一個(gè)文秘所必須具備的最基本的知識(shí)?；A(chǔ)知識(shí)越扎實(shí)、豐富，文秘的潛力發(fā)揮就越大。文秘的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括自然科學(xué)知識(shí)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)兩方面。

（二）專業(yè)知識(shí)

文秘人員的專業(yè)知識(shí)同樣可分為兩大部分。一是文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，二是文秘人員所在行業(yè)的專業(yè)知識(shí)。

（三）完備的輔助知識(shí)

輔助知識(shí)既不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣具有“根基”作用，也不同于專業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用。它對(duì)文秘人員的作用是豐富頭腦、開(kāi)闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。文秘人員需掌握的輔助知識(shí)主要包括：1.管理學(xué)知識(shí)。2.公共關(guān)系學(xué)知識(shí)。3.心理學(xué)知識(shí)。4.經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)。5.人際關(guān)系學(xué)知識(shí)。

三、心理素質(zhì)

心理素質(zhì)是在生理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，通過(guò)后天環(huán)境和教育的作用形成并發(fā)展起來(lái)的，與人的學(xué)習(xí)和生活實(shí)踐密切聯(lián)系的心理品質(zhì)的綜合表現(xiàn)。健康的心理素質(zhì)是指?jìng)€(gè)體能在各種環(huán)境中都能保持一種良好的心理狀態(tài)。心理健康的目標(biāo)就是能夠隨環(huán)境變化而及時(shí)調(diào)節(jié)心理結(jié)構(gòu)，對(duì)社會(huì)做出積極的反應(yīng)，達(dá)到同外界的平衡，從而培養(yǎng)符合需要的健全的人格。

四、健康素質(zhì)

健康素質(zhì)不僅包括沒(méi)有疾病或不虛弱的傳統(tǒng)意識(shí)，而且內(nèi)含身體的、精神的健康和社會(huì)幸福的完美狀態(tài)。它既是一種人的自然屬性，更是一種社會(huì)屬性，是一個(gè)囊括軀體健康、心理健康、社會(huì)適應(yīng)良好和道德健康的統(tǒng)一指標(biāo)體系。這四個(gè)方面相輔相成，不可分割，互相影響，互相促進(jìn)。

管理文秘的能力

一、善于與領(lǐng)導(dǎo)相處的能力

二、洞察力

三、統(tǒng)籌能力

四、應(yīng)變能力

五、社交公關(guān)能力

六、工作本身所要求的各種必備能力

（一）口頭表達(dá)能力.1.說(shuō)話要有真實(shí)性。2.說(shuō)話要有實(shí)用性。3.說(shuō)話要有針對(duì)性。5.說(shuō)話要有規(guī)范性。6.說(shuō)話要有藝術(shù)性。

（二）文字表達(dá)能力

（三）輔助決策的能力

（四）實(shí)用技術(shù)操作能力

處理好文秘與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系應(yīng)遵守以下原則：

1.服從而不盲從的原則。服從于領(lǐng)導(dǎo)這一原則應(yīng)該大力提倡，善于服從，巧于服從更不應(yīng)忽視。這就需要掌握服從的技巧和藝術(shù)：

第一，對(duì)有明顯缺陷的領(lǐng)導(dǎo)，積極配合其工作是上策。但服從不是盲從，有不同的看法和意見(jiàn)要善于提出，供領(lǐng)導(dǎo)參考。

第二，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)確實(shí)有難度，其他同事畏手畏腳時(shí)，要有勇氣出來(lái)承擔(dān)，顯示你的膽略，勇氣及能力。

第三，主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)，很多領(lǐng)導(dǎo)并不希望通過(guò)單純的發(fā)號(hào)施令來(lái)推動(dòng)下屬開(kāi)展工作。

2.尊重而不庸俗的原則。

3.主動(dòng)工作而不“越位”的原則。4.多做實(shí)事，少露鋒芒的原則。學(xué)會(huì)與各種性格類型的領(lǐng)導(dǎo)相處: 1.與自信型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處。自信型性格的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己充滿信心，凡事都認(rèn)為字跡能做好，相信自己的能力。這樣的人做事有膽量、有沖勁，不拍失敗，具有不屈不撓的精神。文秘與自信型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處，必須完成領(lǐng)導(dǎo)計(jì)劃和布置好的工作，這樣才能獲得領(lǐng)導(dǎo)的滿意。如果領(lǐng)導(dǎo)剛愎自用，文秘人員則應(yīng)盡快調(diào)整心態(tài)，以努力與其適應(yīng)，否則，應(yīng)立即放棄這份工作。

2.與優(yōu)柔寡斷型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處。優(yōu)柔寡斷性格的領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為凡事得三思而后行，對(duì)事情的前因后果以及成敗得失希望能考慮周全，做到萬(wàn)無(wú)一失。遇到這樣的領(lǐng)導(dǎo)，文秘有兩種選擇：一是適應(yīng)其性格特征，二是影響其性格特征，幫助其下決心，果斷決策。文秘人員應(yīng)將具體工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、風(fēng)險(xiǎn)回報(bào)匯報(bào)清楚，并備好各種可選方案，這樣既幫助了領(lǐng)導(dǎo)，也成就了自己。

3.與細(xì)心穩(wěn)重型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處。細(xì)心穩(wěn)重型性格的領(lǐng)導(dǎo)通常注意細(xì)節(jié)，看重過(guò)程又看重結(jié)果，考慮問(wèn)題細(xì)心周到，觀察問(wèn)題仔細(xì)認(rèn)真。同樣，細(xì)心穩(wěn)重型的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)待下屬也很細(xì)致體貼，他不喜歡下屬冒險(xiǎn)，喜歡沉穩(wěn)性格的下屬。面對(duì)細(xì)心穩(wěn)重型性格的領(lǐng)導(dǎo)，文秘人員應(yīng)表現(xiàn)出其沉穩(wěn)老練的一面，凡事要形成成熟的方案后再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，切忌不成熟的建議。

4.與粗獷型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處。粗獷型性格的領(lǐng)導(dǎo)辦事果斷豪爽，不拘于小節(jié)。粗獷型性格的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)朋友和下屬講究緣分，看重義氣，做事雷厲風(fēng)行。面對(duì)粗獷型性格的領(lǐng)導(dǎo)，文秘人員不要有太多的書(shū)生氣，你必須盡力使自己向領(lǐng)導(dǎo)的處事作風(fēng)看起，依照領(lǐng)導(dǎo)吩咐的意思辦事。

5.與實(shí)干型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處。實(shí)干型性格的領(lǐng)導(dǎo)相信工作是做出來(lái)的，因此，他認(rèn)為必須建立最適當(dāng)?shù)墓ぷ鞒绦騺?lái)保證工作效率。這樣的領(lǐng)導(dǎo)必然是重制度、重考核、重業(yè)績(jī)、重獎(jiǎng)勵(lì)的人。面對(duì)實(shí)干型性格的領(lǐng)導(dǎo)，文秘人員在工作中必須腳踏實(shí)地、一絲不茍，同時(shí)要掌握各種工作技能并充分利用各種機(jī)會(huì)彰顯自身實(shí)力。在實(shí)干型領(lǐng)導(dǎo)看來(lái)，成功就是成功，失敗就是失敗，將事情辦糟了就是你的無(wú)能。在社交時(shí)應(yīng)遵循以下原則：

一是互酬原則。二是開(kāi)放原則。三是真誠(chéng)原則.最后是互利性的原則。應(yīng)變能力:是指人在外界事物發(fā)生改變時(shí)，所做出的反應(yīng)，可能是本能的，也可能是經(jīng)過(guò)深入思考過(guò)程后，所做出的決策。

統(tǒng)籌能力:是指洞察事物、工作謀劃、整合協(xié)調(diào)和創(chuàng)造性思維等方面的能力。素質(zhì):是指一個(gè)人在政治思想、工作作風(fēng)、道德品質(zhì)和知識(shí)技能等方面經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期鍛煉和學(xué)習(xí)所形成的，在日常工作和生活中經(jīng)常起作用的基本條件或內(nèi)在因素。人的素質(zhì)具有較為穩(wěn)定的屬性，能對(duì)人的各種行為起到長(zhǎng)期的、持續(xù)的影響作用。

心理素質(zhì):是在生理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，通過(guò)后天環(huán)境和教育的作用形成并發(fā)展起來(lái)的，與人的學(xué)習(xí)和生活實(shí)踐密切聯(lián)系的心理品質(zhì)的綜合表現(xiàn)。個(gè)人形象 : 儀態(tài) : 社交禮儀: 饋贈(zèng):

復(fù)議思考題

1．個(gè)人形象主要包括哪幾方面內(nèi)容？ 2．著裝時(shí)一般遵循哪些原則？ 3.社交禮儀的內(nèi)容主要包括哪幾方面？ 4．請(qǐng)簡(jiǎn)述社交禮儀的原則。

第三篇：管理文秘

春學(xué)期《管理文秘》學(xué)習(xí)資料 1 1．公文的結(jié)構(gòu)，要把握好哪些環(huán)節(jié)？其一般組成要素是什么？ 答：一般認(rèn)為，主要是這樣四對(duì)八個(gè)環(huán)節(jié)：層次和段落、過(guò)渡和照應(yīng)、主次和詳略、開(kāi)頭和結(jié)尾。公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。

2．公文的層次和段落的含義是什么？ 答：(一)層次。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時(shí)也可以等于段)的結(jié)構(gòu)單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標(biāo)志，如章程、條例等法規(guī)類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來(lái)構(gòu)成，清晰地顯現(xiàn)出層次來(lái)。它也可以沒(méi)有明確的外部標(biāo)志，但人們?cè)陂喿x時(shí)，仍然能夠區(qū)分出來(lái)，因?yàn)椴煌瑢哟纬袚?dān)著文章內(nèi)容展開(kāi)的不同步驟。層次是結(jié)構(gòu)諸環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)。結(jié)構(gòu)的完整性和嚴(yán)密性，主要通過(guò)層次安排得以實(shí)現(xiàn)。公文層次的兩種基本形態(tài)。公文的層次安排，有兩種基本形態(tài)，一種是并列式，一種是遞進(jìn)式。開(kāi)頭通常是總述或總論，它自成一個(gè)層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現(xiàn)并列形態(tài)，就是呈現(xiàn)遞進(jìn)形態(tài)。對(duì)事物幾個(gè)不同側(cè)面的考察，對(duì)事件發(fā)生的幾種不同原因的分析，對(duì)法規(guī)中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。如果是從事物的表象逐步深入去探索其本質(zhì)，每一個(gè)深化的階段就形成一個(gè)層次，各層次之間就是遞進(jìn)形態(tài)。從原因出發(fā)推導(dǎo)結(jié)果，或者反過(guò)來(lái)從結(jié)果出發(fā)尋找原因，也會(huì)有步步深入的過(guò)程，也是遞進(jìn)形態(tài)。另外，文章在偏重于記述事件或過(guò)程時(shí)，按照事實(shí)發(fā)生的先后順序表述，事件的階段性也必然會(huì)形成層次，各層之間也屬于遞進(jìn)形態(tài)。

(二)段落。段落的含義和作用。段落就是我們平時(shí)所說(shuō)的自然段，它是小于層次(有時(shí)也會(huì)有一個(gè)段落自成一個(gè)層次的情況)大于句子的結(jié)構(gòu)單位。它有著段首空兩字，段尾另起行的外部標(biāo)志。段落的劃分使文章的結(jié)構(gòu)更明晰、醒目。古人寫(xiě)文章不分段落，給閱讀造成的障礙是顯而易見(jiàn)的。

3．劃分段落的注意事項(xiàng)有哪些？ 答：對(duì)于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點(diǎn)：首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務(wù)，只能有一個(gè)中心話題，只能有一個(gè)中心思想。一個(gè)層次也是如此。對(duì)于一個(gè)段落而言，當(dāng)然要遵循相同的原則。除過(guò)渡段承上啟下，內(nèi)容可以不單一外，意義段都不應(yīng)違背這一原則。其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒(méi)有表達(dá)完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結(jié)構(gòu)的嚴(yán)重失誤。其三，段落安排要長(zhǎng)短適度。段落多長(zhǎng)才合適？這并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內(nèi)容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切割的七零八碎的，讀者也難以接受。一般地說(shuō)，長(zhǎng)到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長(zhǎng)度。但特殊情況可以例外。還要注意長(zhǎng)短標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一問(wèn)題。有人寫(xiě)文章，思路連貫性強(qiáng)，段落較長(zhǎng)；有人寫(xiě)文章，思路跳躍性強(qiáng)，段落較短，只要在一篇文章中前后統(tǒng)一，這都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，形成了文章前后風(fēng)格的不一，那就是缺陷了，必須防止。

4．什么叫過(guò)渡？它們的作用是什么？過(guò)度的方式有哪些？ 答：（1）過(guò)渡的含義和作用。過(guò)渡就是在段落之間、層次之間進(jìn)行銜接的形式或手段。依照我們前面講過(guò)的層次和段落的理論，文章是由若干“板塊”構(gòu)成的。那么，在板塊與板塊之間，必然會(huì)有一些縫隙，使文氣不能順暢地通達(dá)。這樣，作者就必須在板塊之間鋪路搭橋，以便文氣暢達(dá)，前后文渾然一體。用于承前啟后的形式和手段，就是過(guò)渡。公文在總論(或總述)與分論(或分述)之間，一般需要過(guò)渡；分論(或分述)之間，有時(shí)也需要過(guò)渡。

（2）過(guò)渡的方式。渡的方式有三種。一是過(guò)渡段，二是過(guò)渡句，三是關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)。如果前后文內(nèi)容差異較大，要安排一個(gè)段落承上啟下，這個(gè)段落就叫過(guò)渡段。過(guò)渡段不是獨(dú)立的意義段，主要功能不是表達(dá)意義，而是完成內(nèi)容的轉(zhuǎn)換。過(guò)渡句或出現(xiàn)在上層上段末尾用以“啟下”，或出現(xiàn)在下層下段開(kāi)頭用以“承上”用關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)過(guò)渡，常用的詞語(yǔ)是“因此”、“但是”、“然而”、“總之”、“綜上所述”等等，一般出現(xiàn)在下層或下段起首。

第四篇：管理文秘

1、秘書(shū)是專門(mén)從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。

2、商務(wù)秘書(shū)是指在各類從事商務(wù)活動(dòng)的組織中，協(xié)助投資者、經(jīng)營(yíng)者、企業(yè)管理者處理各種商務(wù)性事務(wù)，負(fù)責(zé)組織行政事務(wù)處理，并輔助上司做好決策工作和信息工作，擔(dān)負(fù)上司的近身參謀、助手和工作伙伴的的工作人員。

3、商務(wù)秘書(shū)的等級(jí)及職業(yè)能力要求（P3）

初級(jí)商務(wù)秘書(shū)商務(wù)秘書(shū)高級(jí)商務(wù)秘書(shū)

4、商務(wù)秘書(shū)的角色定位

(1)商務(wù)秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的助手（2）商務(wù)秘書(shū)是企業(yè)工作的樞紐橋梁(3)商務(wù)秘書(shū)是企業(yè)的信息庫(kù)（4）

商務(wù)秘書(shū)是個(gè)配角

5、秘書(shū)該如何處理領(lǐng)導(dǎo)人之間的矛盾？

(1)認(rèn)真觀察分析。在工作中，秘書(shū)應(yīng)該注意觀察，了解領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間的矛盾，并分析其原因，做

到心中有數(shù)。

(2)采取相應(yīng)對(duì)策。①消極回避②保持中立③積極溝通協(xié)調(diào)

6、商務(wù)秘書(shū)怎樣與不同個(gè)性的領(lǐng)導(dǎo)人相處？

(1)與思想周全型領(lǐng)導(dǎo)人相處。給這種領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)秘書(shū)，只要兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、扎扎實(shí)實(shí)做好自己的本職工作，不需要用更多的精力考慮協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系。

(2)與主觀自信型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書(shū)要注意協(xié)調(diào)自己的心態(tài)，多給領(lǐng)導(dǎo)人提供客觀真實(shí)的情況，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，提醒領(lǐng)導(dǎo)人別犯主觀主義錯(cuò)誤。

(3)與安全保守型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書(shū)做事要很小心，要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，同時(shí)多幫助領(lǐng)導(dǎo)人搜集資料，幫助他周密思考，安全決策。

(4)與優(yōu)柔寡斷型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書(shū)不能心生不滿而陽(yáng)奉陰違，而要盡量地向這樣的領(lǐng)導(dǎo)人提供更多的可供決策參考的資料，盡可能幫其克服優(yōu)柔寡斷的缺點(diǎn)，幫其盡快決策。

(5)與性格粗獷型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書(shū)作計(jì)劃時(shí)更應(yīng)該細(xì)心周全，以彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)人的粗心。

(6)與感情細(xì)膩型領(lǐng)導(dǎo)人相處。與這種領(lǐng)導(dǎo)人共事，商務(wù)秘書(shū)也得細(xì)心周全，不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)人想的細(xì)，自己反而粗心。

7、商務(wù)秘書(shū)職能是指領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)根據(jù)目標(biāo)和工作需要明確賦予商務(wù)秘書(shū)的職責(zé)與權(quán)限，是商務(wù)秘書(shū)活

動(dòng)的任務(wù)、職責(zé)、作用和效能的統(tǒng)稱。

8、協(xié)助管理的特點(diǎn)

（1）管理的綜合性（2）管理的間接性(3)管理的非常規(guī)性

9、商務(wù)秘書(shū)如何做好協(xié)助管理工作？

（1）計(jì)劃中的商務(wù)秘書(shū)工作。①搜集信息資料②推動(dòng)部門(mén)計(jì)劃③擬制綜合計(jì)劃

（2）指揮中的商務(wù)秘書(shū)工作。①傳達(dá)上級(jí)指令② 調(diào)查下級(jí)反映③協(xié)調(diào)指揮活動(dòng)

（3）控制中的商務(wù)秘書(shū)工作。①擬制控制標(biāo)準(zhǔn)②獲取偏差信息③協(xié)助糾正偏差

10、職業(yè)素養(yǎng)是指從事某一職業(yè)的人所應(yīng)具備的職業(yè)特點(diǎn)的素質(zhì)與修養(yǎng)。

11、商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)道德修養(yǎng)包括哪些內(nèi)容?

(1)忠于職守，熱愛(ài)本職（2）服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀（3）埋頭苦干，任勞任怨（4）謙虛謹(jǐn)慎，熱情服務(wù)（5）實(shí)

事求是，勇于創(chuàng)新（6）遵紀(jì)守法，廉潔奉公(7)恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密

12、商務(wù)秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具備怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)？

（1）基礎(chǔ)知識(shí)。商務(wù)秘書(shū)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)掌握漢語(yǔ)知識(shí)、一般自然科學(xué)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。

（2）專業(yè)知識(shí)。①行業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)②秘書(shū)工作專業(yè)知（秘書(shū)學(xué)知識(shí)、文書(shū)學(xué)和檔案學(xué)知識(shí)、辦公自

動(dòng)化知識(shí)）

（3）相關(guān)知識(shí)。①管理方面的知識(shí)②法律方面的知識(shí)③經(jīng)濟(jì)方面的知識(shí) ④金融方面的知識(shí)⑤財(cái)稅方面的知識(shí)

商務(wù)秘書(shū)除了秘書(shū)專業(yè)工作以外，還肩負(fù)很多管理層面的工作，這就需要掌握與秘書(shū)工作相關(guān)的其他知識(shí)，這些知識(shí)有助于商務(wù)秘書(shū)更有效的開(kāi)展工作，提高工作效率，這些商務(wù)秘書(shū)應(yīng)當(dāng)掌握的知

識(shí)涉及諸多知識(shí)門(mén)類，它們相互聯(lián)系、相互作用，通過(guò)商務(wù)秘書(shū)自身努力，達(dá)到有機(jī)統(tǒng)一，成為一個(gè)較為理想的知識(shí)結(jié)構(gòu)模式，發(fā)揮出知識(shí)要素的整體效應(yīng)，更好的為秘書(shū)工作服務(wù)。

13、影響商務(wù)秘書(shū)工作的不良心理有哪些，該如何克服？

不良心理（1）緊張心理（2）自負(fù)心理（3）煩躁心理（4）壓抑心理（5）依賴心理

（6）攀比心理（7）嫉妒心理（8）虛榮心理

克服方法(1)進(jìn)入角色，形成并強(qiáng)化秘書(shū)角色意識(shí)。①高度的責(zé)任意識(shí)②正確的服務(wù)意識(shí) ③積極的參與意識(shí) ④清醒的原則意識(shí) ⑤強(qiáng)烈的公關(guān)意識(shí)

(2)加強(qiáng)自我修養(yǎng)，形成正確的自我意識(shí)。(3)在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)心理品質(zhì)修養(yǎng)。

14、辦公室日常事務(wù)工作的特點(diǎn)服務(wù)性 輔助性復(fù)雜性 政策性時(shí)效性

15、時(shí)間調(diào)度安排。如何有效地調(diào)度工作時(shí)間，應(yīng)當(dāng)注意一下幾個(gè)方面；(p91)

（1）時(shí)間安排的從屬性 必須與組織運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)程序，各個(gè)環(huán)節(jié)的需要保持一致，與上司的工作進(jìn)程協(xié)調(diào)統(tǒng)一

(2)時(shí)間安排的機(jī)動(dòng)性要按照組織活動(dòng)中隨機(jī)發(fā)生的事，靈活調(diào)整自己的工作時(shí)間

(3)時(shí)間安排的自主性要在被動(dòng)中求主動(dòng)，在從屬于組織管理和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需要的同時(shí)，注意時(shí)間安排的主動(dòng)性

16、計(jì)劃的制定：

(1)明確計(jì)劃工作的具體任務(wù)和要求，明確每一個(gè)時(shí)期的中心任務(wù)和工作重點(diǎn)。

(2)明確計(jì)劃工作的宗旨、目標(biāo)和戰(zhàn)略，并論證可行性。

(3)規(guī)定計(jì)劃中各項(xiàng)工作的開(kāi)始和完成的進(jìn)度，以便進(jìn)行有效的控制，對(duì)能力及資源進(jìn)行平衡。

(4)規(guī)定計(jì)劃的實(shí)施地點(diǎn)或場(chǎng)所，通過(guò)了解計(jì)劃實(shí)施的環(huán)境和限制，做到合理安排計(jì)劃實(shí)施的空間組織和布局。

17、接聽(tīng)或者撥打電話應(yīng)注意的問(wèn)題（可能為多選）p9318、如何做好值班工作的管理？

值班工作的職責(zé)(1)受理本單位的信息聯(lián)系，保障信息暢通(2)做好通知、接洽、聯(lián)絡(luò)工作(3)承辦領(lǐng)

導(dǎo)交辦的緊急事務(wù)(4)處理或者協(xié)調(diào)處理突發(fā)事件

值班工作的基本要求(1)堅(jiān)守崗位 起好問(wèn)事處工作(2)做好分流工作(3)做好信息的匯總、儲(chǔ)存

19、調(diào)查研究，簡(jiǎn)稱調(diào)研。就是人們?cè)趯?shí)踐中，通過(guò)一定的途徑和方法，對(duì)特定客觀事物進(jìn)行有意識(shí)的探

索和把握，從而獲得關(guān)于客觀事物規(guī)律性的認(rèn)識(shí)的活動(dòng)過(guò)程。

20、調(diào)查研究的內(nèi)容

(1)基本情況調(diào)研(2)輔助決策調(diào)研(3)指導(dǎo)工作調(diào)研(4)臨時(shí)性專題調(diào)研

21、開(kāi)展調(diào)查研究有哪些環(huán)節(jié)

準(zhǔn)備階段 ①明確目的，確定課題②確定范圍對(duì)象，熟悉相關(guān)情況③制定計(jì)劃，組合隊(duì)伍

調(diào)查階段 ①搜集資料要全面、可靠 ②追根刨底，深入挖掘 ③做好筆記，手腦并用

研究總結(jié)階段①整理研究材料②起草報(bào)告③回顧總結(jié)

22、調(diào)查研究報(bào)告，是對(duì)客觀實(shí)際進(jìn)行深入、周密的調(diào)查研究和分析綜合后，寫(xiě)成的一種反映調(diào)查研究成果的書(shū)面報(bào)告。

23、會(huì)議是有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)。

24、會(huì)議的構(gòu)成要素：

內(nèi)容要素（會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議主題、會(huì)議目的、會(huì)議任務(wù)）

程序要素（會(huì)前組織準(zhǔn)備、會(huì)中協(xié)調(diào)服務(wù)、會(huì)后落實(shí)反饋）

形式要素（會(huì)議名稱、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議方式）

25、會(huì)議預(yù)案的內(nèi)容：

1、確定會(huì)議名稱

2、確定會(huì)議的規(guī)模和規(guī)格

3、確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期

4、確定與會(huì)

人員

5、選擇會(huì)場(chǎng)

6、會(huì)場(chǎng)布置

7、擬定會(huì)議議題、議程和日程

8、擬制會(huì)議文件

9、擬制會(huì)議用品

10、擬訂會(huì)議的后勤保障

11、制定會(huì)議票證

12、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

26、會(huì)前準(zhǔn)備工作：

1、制定會(huì)議議案

2、組建會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)

3、印發(fā)會(huì)議通知

4、會(huì)前檢查

27、會(huì)見(jiàn)組織服務(wù)工作：組織簽到、引導(dǎo)就座、會(huì)議服務(wù)工作、安排會(huì)議發(fā)言、做好會(huì)議記錄、編寫(xiě)會(huì)議

簡(jiǎn)報(bào)

28、信息收集的范圍有本企業(yè)信息、國(guó)際市場(chǎng)信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國(guó)際金融信息、法律政策信息、交際活動(dòng)信息

29、如何進(jìn)行信息篩選和校核

信息篩選的方法：留意標(biāo)題剪裁、復(fù)印摘記標(biāo)記說(shuō)明(注明日期、出處)

信息篩選的程序：看來(lái)源看題目看內(nèi)容決定存舍

信息篩選應(yīng)注意的問(wèn)題（p157）

信息校核的方法：溯源法比較法核對(duì)法邏輯法調(diào)查法數(shù)理統(tǒng)計(jì)法

30、信息加工是指對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得事物發(fā)生、發(fā)展、變化的高層次信

息。

31、信息加工的方法：匯集法歸納法縱深法連橫法濃縮法 轉(zhuǎn)換法圖表法

32、公文是各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的書(shū)面文字材料。

33、平行公文是指發(fā)往同一組織系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)中與自己平級(jí)的單位，或者發(fā)往與自己無(wú)任何領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)

系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的其他任何單位的公文。

34、平行關(guān)系是指發(fā)文單位和收文單位之間的信件往來(lái)關(guān)系，它是根據(jù)行文單位所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系

及其職權(quán)范圍來(lái)確定的。包括隸屬關(guān)系（行政隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)隸屬關(guān)系）和非隸屬關(guān)系（1、同一系統(tǒng)同級(jí)單位或不同系統(tǒng)的同級(jí)單位、部門(mén)之間的關(guān)系

2、不同系統(tǒng)的非同級(jí)單位、部門(mén)之間的關(guān)系）。

35、發(fā)文處理程序：交擬——擬稿——審核——會(huì)稿——簽發(fā)——編號(hào)——復(fù)核——繕印——校對(duì)——用

印——發(fā)文登記——封發(fā)

36、收文處理程序：簽收——拆封——收文登記——審核——擬辦——傳閱——承辦——催辦——查辦—

—留注

37、擬稿時(shí)應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題：

1、符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定

2、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短

3、公文文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)與主送單位的行文關(guān)系確定

4、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度

5、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確

6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”

7、應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定劑量單位8如果文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先使用全稱并注明簡(jiǎn)稱

9、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分層次結(jié)構(gòu)序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字都應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

38、商務(wù)秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的特征和內(nèi)容

特征：從屬性廣泛性政策性中介性溝通性

內(nèi)容：從協(xié)調(diào)的對(duì)象劃分

(1)（重點(diǎn)）協(xié)調(diào)本組織與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)間的關(guān)系。商務(wù)秘書(shū)既要使本組織能正確及時(shí)地貫徹落實(shí)上

級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意 圖又要使上級(jí)及時(shí)全面的了解本組織的真實(shí)情況，從而使本組織和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)保持協(xié)調(diào)一致。

(2)協(xié)調(diào)本組織領(lǐng)導(dǎo)間的關(guān)系

(3)（重點(diǎn)）協(xié)調(diào)本組織上下級(jí)關(guān)系。商務(wù)秘書(shū)要傾聽(tīng)下級(jí)部門(mén)的意見(jiàn)和要求，及時(shí)地為科學(xué)制定政

策提供現(xiàn)實(shí)的參考依據(jù)，并注意了解解決方案可能出現(xiàn)的疏漏和偏差，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)匯報(bào)。同時(shí)，在下級(jí)部門(mén)對(duì)決策意圖尚未充分了解時(shí)，商務(wù)秘書(shū)有責(zé)任座必要的解釋和宣傳，提高其執(zhí)行決策的主動(dòng)性和積極性。

(4)協(xié)調(diào)本組織各部門(mén)間的關(guān)系

(5)協(xié)調(diào)本組織員工間的關(guān)系

從協(xié)調(diào)的內(nèi)容劃分

(1)決策協(xié)調(diào)（2）政策協(xié)調(diào)（3）計(jì)劃協(xié)調(diào)（4）事務(wù)協(xié)調(diào)(5)關(guān)系協(xié)調(diào)

39、接待禮儀(可能有案例分析)p21640、接待工作的原則

(1)內(nèi)賓接待工作原則。①熱情周到，以禮相待②互相尊重 ③簡(jiǎn)樸大方 ④遵守政策法規(guī)

⑤對(duì)等對(duì)口

(2)外賓接待工作原則。①平等原則 ②對(duì)口原則 ③節(jié)約原則 ④周到原則 ⑤保密原則

⑥對(duì)外宣傳原則（遵守政策 實(shí)事求是，防止片面 注意對(duì)象，加強(qiáng)針對(duì)性 內(nèi)外有別，注意分寸）

41、談判是人們?yōu)榱藚f(xié)調(diào)彼此之間的關(guān)系，滿足各自的需要，通過(guò)協(xié)商而爭(zhēng)取達(dá)到意見(jiàn)一致的行為和過(guò)程。

商務(wù)談判：指不同的經(jīng)濟(jì)實(shí)體各方為了自身的經(jīng)濟(jì)利益和滿足對(duì)方的需要，通過(guò)溝通、協(xié)商、妥協(xié)、合作、策略等各種方式，把可能的商機(jī)確定下來(lái)的過(guò)程

42、談判的要素：談判主體談判客體談判目的談判行為

43、談判前的準(zhǔn)備(可能為簡(jiǎn)答和論述)p230

(1)信息準(zhǔn)備

1、信息準(zhǔn)備的內(nèi)容（對(duì)方資料、談判環(huán)境資料、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料）

2、信息資料的搜集與整理（信息資料的搜集、信息資料的整理加工）

3、信息資料的傳遞與保密（談判信息的傳遞、談判信息的保密）

（2）組織準(zhǔn)備

1、談判小組的規(guī)模

2、談判小組的結(jié)構(gòu)

3、談判小組負(fù)責(zé)人

談判前怎樣搜集資料：檢索調(diào)研法、直接觀察法、專題詢問(wèn)法

44、談判工作設(shè)計(jì)與實(shí)施(p235)

(1)擬定談判計(jì)劃(2)談判工作過(guò)程

45、會(huì)見(jiàn)是指雙方會(huì)晤，常被用于聯(lián)絡(luò)感情增進(jìn)友誼。

會(huì)談是指雙方或多方就某些正式或重大的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)和其他共同關(guān)心或感興趣的問(wèn)題交

流情況、交換意見(jiàn)，達(dá)成共識(shí)或交易。

46、會(huì)見(jiàn)會(huì)談活動(dòng)如何安排？P24247、怎樣組織一次言宴請(qǐng)？P24848、企業(yè)招聘商務(wù)秘書(shū)應(yīng)注意什么問(wèn)題？P27249、求職者應(yīng)聘商務(wù)秘書(shū)應(yīng)事先做哪些準(zhǔn)備？P275

第五篇：管理文秘

一． 簡(jiǎn)答題（5*6=30）

（1）請(qǐng)簡(jiǎn)要指出商務(wù)秘書(shū)工作的特點(diǎn)。

答案：一具有商務(wù)性的特點(diǎn)；二具有融合性的特點(diǎn)；三具有從屬性的特

點(diǎn)；四具有繁雜性的特點(diǎn)；五具有辛苦性的特點(diǎn)；六具有機(jī)要性的特點(diǎn)。

（2）請(qǐng)簡(jiǎn)要寫(xiě)出商務(wù)秘書(shū)服飾禮儀的“六忌”內(nèi)容。

答案：一忌過(guò)于雜亂；二忌過(guò)于艷麗；三忌過(guò)于暴露；四忌過(guò)于透視；

五忌過(guò)于短?。涣蛇^(guò)于緊身。

（3）請(qǐng)簡(jiǎn)要列出商務(wù)秘書(shū)保密工作堅(jiān)持的原則。

答案：1.積極防范；2.突出重點(diǎn)；3.有保有效；4.內(nèi)外有別。

（4）請(qǐng)簡(jiǎn)要寫(xiě)出會(huì)議的安全保衛(wèi)工作涉及的內(nèi)容。

答案：1.對(duì)會(huì)議的安全保衛(wèi)工作（人身安全、財(cái)物安全、文件安全

等）；2.嚴(yán)格檢查會(huì)場(chǎng)安全；3.做好衛(wèi)生防疫工作；4.做好交通

安全和出行安全工作。

(5)請(qǐng)簡(jiǎn)要羅列秘書(shū)做好接待工作的一般性要求。

答案：1.要誠(chéng)懇熱情；2.要講究禮儀；3.要周到細(xì)致；4.要按章辦事；

5.要?jiǎng)?wù)實(shí)勤儉；6.要保守秘密。

(6)請(qǐng)簡(jiǎn)要列出秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)層相處應(yīng)把握的原則。

答案：1.明確職責(zé)、單向請(qǐng)示的原則；2.公道正派，按章辦事的原則；

3.不分親疏，一視同仁的原則；4.保持一致，維護(hù)團(tuán)結(jié)的原則；

5.有主有次，突出重點(diǎn)的原則。

情景題（2*10=20）

（1）在一次會(huì)議中秘書(shū)小李要為議會(huì)人員安排座次，參加本次會(huì)議的有：公

司王董事，張總經(jīng)理，孫副總，朱主任，職工代表小張，會(huì)議室左手邊為正門(mén)，請(qǐng)問(wèn)小李因按照怎樣的商務(wù)禮儀安排座次？

答案：按照進(jìn)門(mén)的左手起依次為：左手為尊，依次排序?yàn)樽罴雅判蜃鳛椤?/p>

（2）周秘書(shū)在辦公司和某客戶通話過(guò)程中，另一電話又響起，那請(qǐng)問(wèn)周秘書(shū)

遇到像這樣的情況胡，應(yīng)怎樣處理較為合適？

答案：周秘書(shū)接通電話后，應(yīng)先向?qū)Ψ秸f(shuō)清楚自己正在與別人通話，請(qǐng)對(duì)方稍后再來(lái)電，或者等自己的回電，并且再另行通話時(shí)應(yīng)向?qū)Ψ奖硎緦?duì)不起讓您久等了等的歉意語(yǔ)言。