第一篇：管理文秘復(fù)習(xí)整理筆記

管理文秘復(fù)習(xí)資料（1）

第一章

文秘管理概述

管理的四要素：（1）組織（2）目標(biāo)（3）資源（4）效率 1.文秘的涵義

何謂文秘？要弄清文秘的含義，需要將“文秘”、“秘書”、“文書”三個(gè)詞比較分析一下。

國外的秘書設(shè)置是源于18世紀(jì)資產(chǎn)階級(jí)革命時(shí)期。

三種含義：一是職位與職業(yè)（JOB），二是具有這種職位，從事這一職業(yè)的人員（PERSON），三是指一種官員，也可以翻譯為書記、大臣、部長等。

秘書（secretary)作為一種職業(yè)，最早產(chǎn)生于法國資產(chǎn)階級(jí)大革命中，著名的領(lǐng)袖羅伯斯庇爾。第二節(jié)

文秘管理的特性和作用

一、特性1.政治性2.輔助性3.被動(dòng)性4.隱匿性5.事務(wù)性

一、文秘管理的一般規(guī)律

1.文秘管理活動(dòng)的發(fā)展是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和組織規(guī)模的發(fā)展而發(fā)展的 2.文秘管理活動(dòng)的運(yùn)行核心是領(lǐng)導(dǎo)者的活動(dòng)需求

3.文秘管理活動(dòng)的基本矛盾是輔助管理的“需求”與“供給”之間的對(duì)立統(tǒng)一

4.文秘管理活動(dòng)的績效最終體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)工作的績效上 5.文秘管理活動(dòng)是文秘人員與組織環(huán)境相互影響的過程

二、管理文秘發(fā)展的四個(gè)趨勢

社會(huì)化

專業(yè)化（深刻理解）

現(xiàn)代化（深刻理解）

女性化 第二章

文秘管理的職能 第二節(jié)

參謀職能

二、文秘人員參謀職能的內(nèi)容和要求

1.領(lǐng)導(dǎo)決策中的參謀作用2.領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的參謀作用3.領(lǐng)導(dǎo)日常工作中的參謀作用

2.領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的參謀作用

（1）調(diào)查研究和信息工作中的參謀作用（2）會(huì)務(wù)工作中的參謀作用（3）協(xié)調(diào)工作中的參謀作用（4）公務(wù)活動(dòng)中的參謀作用（5）信訪活動(dòng)中的參謀作用

三、善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

1.了解領(lǐng)導(dǎo)性格特征及其需求2.掌握領(lǐng)會(huì)意圖的原則和方法3.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖做好參謀工作 第三章

管理文秘主體

一、文秘人員的基本素養(yǎng)

1.思想政治素質(zhì)（1）政治素質(zhì)（2）思想觀念（3）職業(yè)道德 2.智能結(jié)構(gòu)

（1）知識(shí)結(jié)構(gòu)（基礎(chǔ)知識(shí)，相關(guān)知識(shí)，專業(yè)知識(shí)）（2）智力結(jié)構(gòu)觀察力（注意力，記憶力，思維力，想象力）（3）能力結(jié)構(gòu)

a表達(dá)能力（文字表達(dá)能力、口頭表達(dá)能力、身勢表達(dá)能力）b調(diào)研

1能力

c交往能力 d管理能力e辦事能力f操作能力 3.心理素質(zhì)

影響因素為：（1）負(fù)擔(dān)過重；（2）輿論壓力；（3）關(guān)系復(fù)雜 文秘人員從以下幾個(gè)方面提高自己的心理素養(yǎng)：（1）樂觀、幽默，克服緊張心理（2）自信、堅(jiān)韌，加強(qiáng)心理挫折防治（3）向上、競爭，防止嫉妒心理

二、個(gè)人途徑

外因是變化的條件，內(nèi)因是變化的依據(jù)。

1.要勤于學(xué)習(xí)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)；2.巧于思維，強(qiáng)化認(rèn)識(shí)能力； 3.要善于修養(yǎng)，優(yōu)化心理素質(zhì)；4.要勇于實(shí)踐，不斷總結(jié)提高。第四章

文秘管理機(jī)構(gòu)

第二節(jié)

文秘管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則

一、按需設(shè)置原則

二、精干優(yōu)化原則

三、層次幅度原則

四、首長負(fù)責(zé)制原則

五、職、權(quán)、責(zé)統(tǒng)一原則

六、管理回路原則

一、文秘管理機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)模式

1.單一制結(jié)構(gòu)模式2.分設(shè)制結(jié)構(gòu)模式3.綜合制結(jié)構(gòu)模式 第五章

協(xié)調(diào)工作 協(xié)調(diào)的組成要素：

a協(xié)調(diào)者：協(xié)調(diào)主體，這是參加并控制協(xié)調(diào)過程的人員。

b協(xié)調(diào)對(duì)象：這是協(xié)調(diào)過程中受控制的當(dāng)事人或組織，即協(xié)調(diào)客體。c協(xié)調(diào)背景：即構(gòu)成協(xié)調(diào)活動(dòng)的原因、條件和時(shí)機(jī)，包括領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)協(xié)調(diào)活動(dòng)的指示、意見、要求和用意。

d協(xié)調(diào)目標(biāo)：協(xié)調(diào)活動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)，也是協(xié)調(diào)活動(dòng)的歸宿，更是協(xié)調(diào)活動(dòng)的導(dǎo)向和動(dòng)力。

二、協(xié)調(diào)的方法 基本的協(xié)調(diào)方法：

（1）行政方法：就是秘書人員依靠行政組織，通過行政渠道，動(dòng)用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。

（2）經(jīng)濟(jì)方法：就是秘書人員依靠經(jīng)濟(jì)規(guī)律，動(dòng)用經(jīng)濟(jì)手段和經(jīng)濟(jì)形式進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。

（3）法律方法：就是秘書人員依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)，動(dòng)用經(jīng)濟(jì)法和行政法等手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。

（4）疏導(dǎo)方法：就是秘書人員依靠思想教育，運(yùn)用各種疏導(dǎo)性措施進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。

具體的協(xié)調(diào)方法：聯(lián)席會(huì)議法、聯(lián)合行文法、現(xiàn)場辦公法、非正式溝通法、感情投資法等等。第六章 秘書的調(diào)查研究

三、秘書調(diào)查研究的特點(diǎn)

（一）很強(qiáng)的針對(duì)性

（二）內(nèi)容和方法的多樣性

（三）一定的突擊性

（四）嚴(yán)格的科學(xué)性

四、秘書調(diào)查研究的內(nèi)容

（一）政策性調(diào)研：了解調(diào)查對(duì)象對(duì)有關(guān)法律、法規(guī)、制度等的制定

管理文秘復(fù)習(xí)資料（1）

貫徹情況，了解法律、法規(guī)貫徹落實(shí)情況,為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門政策的貫徹、實(shí)施和落實(shí)提供重要的依據(jù)和反饋信息

（二）基本情況調(diào)研：通過對(duì)各機(jī)關(guān)、單位的基本情況的調(diào)查, 了解情況，以減少工作的被動(dòng)性，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。

第七章

信息工作

一、文秘管理部門信息工作的特點(diǎn)和意義 1.準(zhǔn)確性2.及時(shí)性3.全面性4.適用性 第八章 信訪工作

5.1.3 信訪工作的作用

1、聯(lián)系群眾的橋梁。

2、信息反饋的窗口。

3、集納智慧的渠道。

4、民主監(jiān)督的有效途徑。5、調(diào)節(jié)矛盾的緩沖器。

六、處理信訪問題的程序和要求

處理人民群眾來信來訪的基本方法是：綜合反映，分別處理。綜合反映，就是對(duì)群眾來信來訪中所反映的各種問題，進(jìn)行具體分析，綜合研究，從現(xiàn)象到本質(zhì)，從個(gè)別到一般，由此及彼，舉一反三，從中發(fā)現(xiàn)帶有苗頭性、傾向性、普遍性的問題，經(jīng)過加工整理，供領(lǐng)導(dǎo)在決策和指導(dǎo)工作時(shí)作參考依據(jù)。分別處理，就是根據(jù)黨和國家的政策、法令、規(guī)定、制度，對(duì)群眾反映的應(yīng)當(dāng)解決、也能夠解決的問題，區(qū)別不同情況進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚?。這兩種方法互相交替、配合使用，不可偏廢。

下面分別就處理來信、接待來訪、辦理案件、三個(gè)部分介紹處理信訪問題的具體方法和要求：

（一）、處理來信

處理來信的基本要求是：及時(shí)拆封準(zhǔn)確交辦，妥善處理，做到件件有著落，事事有結(jié)果。

處理來信來訪的程序

信訪工作的程序，根據(jù)信訪的具體形式，可分為處理來信程序和接待走訪程序。

1.處理來信的程序

處理來信的程序可分為:拆信—— 閱讀—— 登記—— 辦理（包括報(bào)告、轉(zhuǎn)辦、承辦、催 辦、查辦）—— 答復(fù)（存查）。

2.接待走訪的程序

接待走訪程序可分為:登記—— 歸口—— 接談—— 辦理（歸口辦理、當(dāng)面辦理、介紹去有關(guān)單位辦理）。

（1）認(rèn)真登記歸口

任何走訪群眾都須履行登記手續(xù)，信訪部門通常在來訪者登記后還需由接待人員作初步交談，根據(jù)走訪者反映問題的內(nèi)容和性質(zhì)，介紹走訪者去具體部門歸口詳談。

2）善于接待談話

3分門別類辦理

通過談話后，信訪工作人員要根據(jù)走訪者陳述的情況和要求,按照“分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口處理”原則，用口頭介紹或開介紹信的形式,介紹走訪人到各有關(guān)單位、部門聯(lián)系處理;或以發(fā)函形式，將走訪者反映的問題函

2告有關(guān)地方和部門處理;一些可以當(dāng)面答復(fù)的問題，應(yīng)按照政策和法律的規(guī)定當(dāng)即明確答復(fù)，解釋走訪人提出的問題或疑問。

（二）、接待來訪

接待來訪的基本要求是：熱情接待，認(rèn)真聽記，恰當(dāng)處理，耐心教育，維護(hù)秩序。

1、熱情接待。凡是人民群眾來訪，都要先迎接，后問好，再讓坐，然后請(qǐng)問姓名和單位。這是來訪接待的5個(gè)具體程序。接待要講文明，懂禮貌。

2、來訪登記。應(yīng)依次問準(zhǔn)姓名、年齡、單位反映的主要問題等。對(duì)于有一定文化程度的來訪人員登記表發(fā)給本人填寫，然后由接待人員復(fù)核。住址以及反映主要的問題等。

3、認(rèn)真接談。接談?dòng)?個(gè)具體程序：一要集中精力傾聽來訪人的申訴；二要眼疾手快地做好記錄；三要耐心地進(jìn)行必要的詢問；四要明確告訴來訪人員要對(duì)反映情況的真實(shí)性負(fù)責(zé)；五要復(fù)述記錄的主要內(nèi)容；六要征求來訪人對(duì)記錄的意見；七要向來訪人索要書面材料；八要共同確認(rèn)來訪人反映的內(nèi)容摘要。總之，接談的任務(wù)是聽明情況，查明事實(shí)真相，問清要求解決的問題和提出的具體要求。

4、恰當(dāng)處理。就是對(duì)來訪群眾反映的問題作出符合黨和國家政策法規(guī)的處理，滿足群眾的正當(dāng)要求。具體要求是：

1）能當(dāng)即答復(fù)解決的應(yīng)予以答復(fù)解決。

2）應(yīng)由所在地領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和單位處理的，可通過電話向有關(guān) 單位進(jìn)行初步核對(duì)，弄清有關(guān)情況，酌情處理。

3）比較重要的、典型的問題，可及時(shí)整理材料或編寫“來訪簡報(bào)”，送領(lǐng)導(dǎo)批辦。

4）來訪群眾要求合理，政策允許，應(yīng)該解決而長期得不到解決的問題，可交辦或直接調(diào)查，查明情況后，督促有關(guān)單位處理。需要與有關(guān)部門共同研究處理的，應(yīng)聯(lián)系安排，組織落實(shí)，并動(dòng)員來訪群眾回原單位，等待處理結(jié)果，以免盲目亂跑，勞民傷財(cái)。

5）來訪群眾留下的申訴材料，需要轉(zhuǎn)辦的，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)辦。有關(guān)身份證明或其他證件，看后退還來訪人，必要時(shí)可請(qǐng)來訪人將有關(guān)證件復(fù)制一份留下，以便在送閱材料時(shí)附上，供領(lǐng)導(dǎo)判斷處理。

5、立案。對(duì)于來訪群眾反映的重要問題，應(yīng)根據(jù)立案標(biāo)準(zhǔn)立案查處。

6、回訪?；卦L的過程，就是調(diào)查研究，解決問題，了結(jié)案件的過程?；卦L的重點(diǎn)，一般應(yīng)放在問題已恰當(dāng)處理而本人思想不通的人身上，以便有針對(duì)性地做好疏通引導(dǎo)工作。

（三）、辦理信訪案件的基本程序

1、立案交辦。就是受理信訪的部門立案，將信訪問題函交有關(guān)部門或單位辦理，并要求匯報(bào)處理結(jié)果。屬于下列情形之一者應(yīng)立案交辦：

1）重要的或長期頂著拖著不辦的申訴，待解決的問題；

2）需要了解的重要情況和問題；

3）對(duì)嚴(yán)重違法亂紀(jì)或黨內(nèi)不正之風(fēng)問題的檢舉揭發(fā)；

4）對(duì)嚴(yán)重壓制民主和打擊報(bào)復(fù)事件的投訴；

5）對(duì)黨的各項(xiàng)方針政策陽奉陰違、不貫徹執(zhí)行的人和事的檢舉揭

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發(fā)；

6）領(lǐng)導(dǎo)批示或上級(jí)交辦的問題。

凡立案交辦并要求報(bào)告處理結(jié)果的信訪問題都應(yīng)填寫信訪登記表，發(fā)文通知承辦單位，限期查處，報(bào)告結(jié)果。

2、直接查處。凡是屬于本級(jí)職責(zé)范圍內(nèi)的信訪案件和其他不宜轉(zhuǎn)交下級(jí)機(jī)關(guān)或單位辦理的案件，立案機(jī)關(guān)應(yīng)直接派人調(diào)查處理。有時(shí)，為加快辦案進(jìn)度，提高辦案質(zhì)量，領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)包干負(fù)責(zé)承辦信訪案件。具體方法是“三定三包”(定辦案單位、定辦案人員、定結(jié)案時(shí)間；包調(diào)查、包處理、包做思想工作)，做到包一案、查一案、結(jié)一案、了一案。

3、結(jié)案和上報(bào)。結(jié)案是從受理到查處全部過程的終結(jié)。結(jié)案的標(biāo)準(zhǔn)是：事實(shí)清楚，結(jié)論正確，符合政策，手續(xù)完備，并有申訴者的意見。對(duì)于負(fù)責(zé)同志批辦和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)交辦并要求報(bào)告處理結(jié)果的信訪問題，都要及時(shí)上報(bào)。

4、督促和檢查。這是使信訪案件件件有著落、事事有結(jié)果的重要措施。特別對(duì)交辦的信訪案件，更應(yīng)加強(qiáng)督促檢查。應(yīng)重點(diǎn)抓好以下幾個(gè)方面的問題：一是抓逾期不報(bào)的信訪積案；二是抓報(bào)而不結(jié)的信訪要案；三是抓結(jié)而不報(bào)的信訪老案；四是抓久辦不決的信訪難案。催辦也是信訪部門督促、檢查處理信訪問題的主要方法。

第九章

會(huì)務(wù)工作

三、會(huì)議的作用

（1）會(huì)議是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具。（2）會(huì)議是實(shí)行決策的必要手段。

（3）會(huì)議是貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動(dòng)的有效方法。第二節(jié)

會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容

一、會(huì)前準(zhǔn)備工作

1.安排議題，確定步驟2.擬定與會(huì)人員范圍或名單3.辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)

4.發(fā)會(huì)議通知5.準(zhǔn)備會(huì)議文件6.選擇和布置會(huì)場7.辦妥后勤服務(wù)事宜

二、會(huì)間服務(wù)工作

1.做好會(huì)議簽到工作2.掌握會(huì)議進(jìn)展情況，做好上下聯(lián)絡(luò)工作3.做好會(huì)議中的文字工作

4.做好安全保衛(wèi)工作5.其他服務(wù)性工作 三、會(huì)后處理工作

會(huì)后處理工作主要有兩種情況：一是會(huì)場以外的事務(wù)性工作，二是政務(wù)性工作。事務(wù)性工作主要包括與會(huì)人員的派送、財(cái)務(wù)決算、會(huì)場清理、物品清點(diǎn)等。其中尤其重要的是與會(huì)人員的返程工作。文秘人員要預(yù)先登記好送客的車輛，提前將與會(huì)人員送到車站、碼頭或機(jī)場，做到笑臉相迎，熱情道別，使與會(huì)人員心情舒暢，愉快地踏上歸程。

政務(wù)性工作主要包括：（1）編寫會(huì)議紀(jì)要（2）整理會(huì)議文檔（3）搞好新聞報(bào)道 第十章

商務(wù)禮儀概述

3第四節(jié)

商務(wù)禮儀的基本特征 規(guī)范性

繼承性

差異性

發(fā)展性 第五節(jié)

商務(wù)禮儀的基本原則

相互尊重原則

誠實(shí)守信原則

對(duì)等原則

適度原則

寬容原則

自律原則

第二篇：文秘筆記

擬訂會(huì)議議程、日程

(一)會(huì)議議程和會(huì)議日程的含義及作用

1.會(huì)議議程的內(nèi)容

會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排。大中型會(huì)議的議程一般安排如下：開幕式;領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭;領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告;分組討論：大會(huì)發(fā)言;參觀或其他活動(dòng);會(huì)議總結(jié)，宣讀決議;閉幕式。

2.會(huì)議日程的內(nèi)容

會(huì)議日程就是根據(jù)議程作出逐日的具體安排，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

3.會(huì)議議程和日程的作用

通過了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問題、會(huì)議順序計(jì)劃，獲得有效信息。

(二)會(huì)議議程的制定程序

會(huì)議議程的制定程序是：明確目標(biāo)和參加者一安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間一確定每一項(xiàng)議程一決定會(huì)議討論形式一決定會(huì)議決策的方式。

(三)會(huì)議日程的編制方法

(1)制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

(2)制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、餐飲安排。

(3)宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后再安排討論的問題。(4)盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

(5)保密性較強(qiáng)的議題一般放在后面。

(四)注意事項(xiàng)

1.會(huì)議議程和會(huì)議日程的區(qū)別

會(huì)議議程和會(huì)議日程的功能不同，議程的編制應(yīng)在前，且一旦確定，就不應(yīng)再變。會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇到一些變化，可相應(yīng)調(diào)整。

2.會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議

如果有特殊原因需要研究臨時(shí)動(dòng)議，要和與會(huì)代表、相關(guān)人士解釋清楚，盡量節(jié)省時(shí)間，控制好節(jié)奏，提高效率。

提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

(一)會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

會(huì)議地點(diǎn)的選擇，要綜合考慮多種因素，主要應(yīng)考慮下列因素：

(1)交通便利;

(2)會(huì)場的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符;

(3)場地要有良好的設(shè)備配置;

(4)場地應(yīng)不受外界干擾;

(5)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所;

(6)場地租借的成本必須合理。

(二)會(huì)議場地選擇的工作程序

會(huì)議場地選擇的工作程序是：確定會(huì)議目的與形態(tài)→了解會(huì)議的實(shí)質(zhì)需求和與會(huì)者的期望→確定會(huì)議場地→對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)→簽訂書面合同。

(三)注意事項(xiàng)

1.廣泛收集會(huì)議地點(diǎn)的信息

2.實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)有：

(1)會(huì)見能作決策的人，有利于解決以后可能出現(xiàn)的問題;

(2)只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀;

(3)不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店;

(4)不要帶家屬同行參觀;

(5)要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況;

(6)要考慮是否以另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。

布置會(huì)場和安排座次

(一)會(huì)場整體布局安排

1.會(huì)場整體布局的要求會(huì)議整體布局的要求是：

(1)莊重、美觀、舒適;

(2)會(huì)場的整體格局要根據(jù)會(huì)議的 性質(zhì)和形式，營造出和諧的氛圍;

(3)中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心;

(4)小型會(huì)場要注意集中和方便。

2.會(huì)場整體布局安排

會(huì)場整體布局的方法：

(1)確定會(huì)場形式;

(2)合理擺放桌椅;

(3)布置附屬性設(shè)備。

(二)主席臺(tái)的座次和場內(nèi)座次安排

1.主席臺(tái)座次和場內(nèi)座次的要求

主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免主持人同與會(huì)人員背向的現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。

2.主席臺(tái)的座次和場內(nèi)座次安排

(1)安排主席臺(tái)的座次

會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：

1)依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2)為工作便利起見，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。3)主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4)在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

(2)安排場內(nèi)其他人員的座次

1)小型會(huì)場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座;反之為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門的位置。

2)中大型會(huì)場內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是以參會(huì)人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是以各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

③左右排列法。是以參會(huì)人員的姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序、以會(huì)場主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

發(fā)布會(huì)議信息

(一)會(huì)議信息的內(nèi)容和分類

1.會(huì)議信息的內(nèi)容

會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法;會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人;會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程;與會(huì)者的信息;會(huì)議報(bào)送的交流信息;會(huì)議記錄和紀(jì)要的內(nèi)容;會(huì)議宣傳報(bào)道的內(nèi)容;會(huì)議決議的內(nèi)容。

2.會(huì)議信息的分類

會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

(二)發(fā)布會(huì)議信息的工作程序

發(fā)布會(huì)議信息的工作程序是：傳遞會(huì)議通知信息→分發(fā)傳遞會(huì)議文件→溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況。

安排會(huì)議食宿

1.會(huì)議餐飲的常識(shí)

(1)餐飲安排的原則是讓出席者吃好而又不浪費(fèi)。

(2)就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，但必須照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，還要照顧南北不同出席者的口味。

(3)秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

(4)座位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡圖，標(biāo)出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2.安排會(huì)議餐飲

(1)根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

(2)就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。

(4)事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口，品種多。

(6)事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

(7)給因開會(huì)或搞服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

(8)做好飲水、飲料供應(yīng)的工作。

3.會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

(1)早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

(2)會(huì)場休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物選擇既要考慮營養(yǎng)和健康，又要考慮出席者的口味特點(diǎn)。

(5)招待會(huì)。招待會(huì)應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

(二)會(huì)議住宿的常識(shí)和工作程序

1.會(huì)議住宿的常識(shí)

(1)要提前編制住房方案;

(2)長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧;

(3)具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員的職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排;

(4)有時(shí)還要按地區(qū)集中分配，便于討論;

(5)不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合與會(huì)人員具體情況列出住宿表;

(6)報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2.安排會(huì)議住宿

要點(diǎn)：

(1)安排方式的選擇;

(2)預(yù)定會(huì)議住宿的程序;

(3)確定會(huì)議住宿的程序。

3.會(huì)議房間的分配

(1)如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按與會(huì)者的職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房。一般情況下，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)者的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

(2)年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

(3)注意盡量不要把漢族與會(huì)者和有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一個(gè)房間。

(4)可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

(5)預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余 邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

(一)會(huì)議嘉賓的類型和要求

1.會(huì)議嘉賓的類型

會(huì)議嘉賓的類型包括：

(1)組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員;

(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方;

(3)社會(huì)名流和影視明星;

(4)對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2.嘉賓邀請(qǐng)的要求

會(huì)議嘉賓邀請(qǐng)的要求有：

(1)要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場;

(2)要發(fā)出正式邀請(qǐng)函;

(3)要做到有禮貌;

(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系;

(5)對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能遵守“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則;

(6)嘉賓人數(shù)不宜過多。

(二)邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓的工作程序

(1)在邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓方面，要開會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請(qǐng)嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作得精美。

(3)要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

(4)在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

(一)會(huì)議資料的類型和準(zhǔn)備

1.會(huì)議資料的類型

(1)來賓資料：會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料。

(2)會(huì)議資料：開會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。

(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

2.會(huì)議資料的準(zhǔn)備

(1)來賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。

(2)會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

(3)溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

(二)會(huì)議用品的類型和準(zhǔn)備

1.會(huì)議用品的類型

(1)必備用品和設(shè)備是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。

1)會(huì)場內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)

備，以及必要的安全設(shè)施等。

2)常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

(2)特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議所需的用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備有張貼畫、花卉、充氣模型、巨型屏幕、展臺(tái)展板、簽字用具等。

2.會(huì)議用品的準(zhǔn)備

(1)檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。

(2)檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，要準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外來人參加會(huì)議，要擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

(5)在每人座位前擺放紙筆。

(6)多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

(7)如果有選舉、表決的議程，需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備;如果有表彰的議程，還需準(zhǔn)備好獎(jiǎng)勵(lì)用品。

(8)會(huì)期較長的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

(9)如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。安排會(huì)議禮儀服務(wù)

(一)會(huì)議禮儀的種類

會(huì)議禮儀包括：通用禮儀、主持人禮儀、會(huì)議發(fā)言者禮儀、會(huì)議參加者禮儀。其中會(huì)議的通用禮儀又包括：會(huì)議文書禮儀、迎送禮儀、參會(huì)禮儀、服務(wù)禮儀。

(二)安排會(huì)議禮儀服務(wù)的工作程序

1.選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員

2.分解工作程序

3.培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

培訓(xùn)的內(nèi)容包括：

(1)對(duì)會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn);

(2)對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn);

(3)對(duì)會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識(shí)培訓(xùn)。

4.準(zhǔn)備服裝用具

5.禮儀執(zhí)行

檢查會(huì)議常用的視聽設(shè)備

(一)會(huì)議常用的視聽設(shè)備

會(huì)議常用的視聽設(shè)備有多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

(二)檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備的工作程序

1.確定工作人員的職責(zé)

2.預(yù)演和檢查會(huì)場視聽設(shè)備

即在需要使用視聽設(shè)備的會(huì)議之前，對(duì)燈光調(diào)整和幻燈片放映等進(jìn)行預(yù)演，以確保相關(guān)人員都清楚地知道操作的過程。通過預(yù)演，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)有些幻燈片需要重新制作或修理，或者講臺(tái)、燈光、投影機(jī)等需要重新布置等問題。

(三)注意事項(xiàng)

(1)會(huì)議承辦者應(yīng)在會(huì)前向設(shè)備供應(yīng)商明確詢問具體的解決程序。

(2)在會(huì)議召開前由專門人員負(fù)責(zé)檢查所有設(shè)備。

(3)會(huì)議檢查人員應(yīng)該有一個(gè)可以請(qǐng)求緊急幫助的電話號(hào)碼，以便與相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。

(4)應(yīng)該在會(huì)場準(zhǔn)備一些備用的設(shè)備(如燈泡)。

(5)發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障要及時(shí)請(qǐng)有關(guān)的公司和專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)派人修理。

(6)有些設(shè)備在出現(xiàn)故障時(shí)修理起來比較費(fèi)時(shí)，這時(shí)最好更換新設(shè)備，等到會(huì)議結(jié)束后再對(duì)其進(jìn)行修理。

第三篇：管理文秘

秘書的定義: 1.秘書是一種廣泛的社會(huì)職業(yè)和必須具備一定專業(yè)能力的專業(yè)職務(wù)。2.秘書工作的業(yè)務(wù)范圍是針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及與領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的各項(xiàng)工作，核心是“領(lǐng)導(dǎo)意圖及決策”。

3.秘書工作的定位是輔助、協(xié)調(diào)、參謀，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)處理、決策、執(zhí)行的助手。

4.秘書活動(dòng)的基本方式是綜合處理各項(xiàng)事務(wù)并進(jìn)行相關(guān)的信息管理。管理文秘的內(nèi)涵: 1.管理文秘體現(xiàn)了秘書學(xué)與管理學(xué)的緊密聯(lián)系。秘書學(xué)與管理學(xué)的交叉關(guān)聯(lián)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）秘書工作的主要實(shí)施范圍是圍繞著組織和決策的管理展開的，秘書工作的定位、目標(biāo)以及績效的考評(píng)都與管理學(xué)密切相關(guān)，現(xiàn)代秘書工作愈來愈能夠體現(xiàn)出管理科學(xué)的基本內(nèi)涵。1

（2）秘書工作中輔助領(lǐng)導(dǎo)所進(jìn)行的各項(xiàng)管理事務(wù)的實(shí)踐又在實(shí)際操作中升華了管理科學(xué)的理論、實(shí)現(xiàn)了管理方法的探究，對(duì)培養(yǎng)和塑造新型的專業(yè)管理人才起著重要作用。正因?yàn)槿绱?，從事秘書工作的很多人，?jīng)過多年的磨礪，最終走向了領(lǐng)導(dǎo)和管理的崗位。

（3）從國際秘書職業(yè)發(fā)展的趨勢來看，秘書職業(yè)自身的發(fā)展也體現(xiàn)了秘書與管理科學(xué)緊密的關(guān)聯(lián)性。

（4）除了具體的工作實(shí)踐與管理科學(xué)的密切關(guān)聯(lián)，秘書工作的特性要求從業(yè)人員要具備較強(qiáng)的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘書學(xué)中的秘書內(nèi)涵可以這樣定位： 現(xiàn)代意義上的秘書，是具備專業(yè)技能職務(wù)資格、圍繞著領(lǐng)導(dǎo)層或個(gè)人進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的輔助決策和管理，幫助組織或個(gè)人實(shí)現(xiàn)“效能最大化”的管理類應(yīng)用型技術(shù)人才2。

中國的秘書職業(yè)化的步伐還顯得過于緩慢。這種局面的造成主要在于以下幾個(gè)方面:（1）傳統(tǒng)對(duì)于秘書職業(yè)認(rèn)知偏見的影響持續(xù)存在（2）秘書職業(yè)不穩(wěn)定，職業(yè)化發(fā)展緩慢

（3）秘書從業(yè)機(jī)制亟待轉(zhuǎn)型

（4）傳統(tǒng)的秘書教育理論與實(shí)踐脫節(jié)，難以培養(yǎng)出與國際接軌的新型復(fù)合型、創(chuàng)新型的綜合秘書和涉外秘書人才，秘書職業(yè)教育模式亟待改革。中國管理秘書的職業(yè)發(fā)展趨向：

1.進(jìn)行秘書職業(yè)的全新角色定位，實(shí)現(xiàn)秘書職業(yè)應(yīng)有的功能價(jià)值。2.改革人才培養(yǎng)模式，強(qiáng)化創(chuàng)新型思維意識(shí)，切實(shí)培養(yǎng)符合國際秘書職業(yè)需求的高級(jí)秘書人才

3.嚴(yán)格秘書職業(yè)準(zhǔn)入制度，提高秘書整體從業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)秘書職業(yè)化建設(shè)

4.更新秘書從業(yè)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，增加國際文化、國際經(jīng)濟(jì)政治和外語的強(qiáng)化學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，并提高辦公自動(dòng)化的技能，向著專業(yè)化和智能化的方向發(fā)展。當(dāng)前管理秘書的主要類型

按照秘書的來源與服務(wù)對(duì)象可以分為公務(wù)秘書和私人秘書。

按照秘書的工作性質(zhì)劃分，可分為黨政秘書，企業(yè)秘書、商務(wù)秘書等。

按照秘書的業(yè)務(wù)內(nèi)容可以分為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的行政秘書、法律、教育、醫(yī)學(xué)等各類專業(yè)秘書、文書處理和保管的機(jī)要秘書、負(fù)責(zé)總務(wù)后勤工作的事務(wù)秘書還有負(fù)責(zé)來信來訪工作的信訪秘書、從事口頭或者書面外文翻譯工作的外文秘書、負(fù)責(zé)各級(jí)各類會(huì)議的承辦、組織和協(xié)調(diào)的會(huì)議秘書等。

依據(jù)管理秘書在工作中的角色定位，具體工作中所承擔(dān)的工作實(shí)務(wù)主要有以下幾個(gè)部分：

（一）日常事務(wù)管理：

（二）接待事務(wù)，（三）會(huì)議管理

（四）行政事務(wù)管理

（五）文件管理，（六）公關(guān)管理

根據(jù)管理秘書學(xué)的研究對(duì)象的不斷發(fā)展，具體研究內(nèi)容也發(fā)生了變化，概括來看，主要有以下七個(gè)方面：

（一）更加注重了管理科學(xué)在秘書學(xué)中的應(yīng)用和發(fā)展研究。

（二）更加關(guān)注秘書學(xué)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)對(duì)管理科學(xué)的推動(dòng)和完善作用的研究。

（三）更加關(guān)注管理秘書學(xué)較傳統(tǒng)秘書學(xué)的新發(fā)展研究。

（四）更加注重在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)體制下管理秘書學(xué)新特色的研究。

（五）更加關(guān)注并研究在全球化視野下管理秘書行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及職業(yè)化的國際發(fā)展新趨勢。

（六）更加關(guān)注管理秘書各項(xiàng)具體實(shí)務(wù)的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展研究。

（七）更加關(guān)注新形勢下管理秘書人才模式培養(yǎng)機(jī)制的創(chuàng)新研究。

秘書機(jī)構(gòu):就是通常我們所說的秘書工作部門，是指在各級(jí)各類社會(huì)組織中為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)者輔助管理、處理綜合事務(wù)的綜合辦公機(jī)構(gòu)，是黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位等各種社會(huì)組織都需要的重要職能部門。秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則

1.效能最大化原則

堅(jiān)持效能最大化原則，應(yīng)該做到：

（1）科學(xué)分工（2）層次合理（3）優(yōu)化結(jié)構(gòu)（4）配置合理

2.適應(yīng)工作需求的原則

3.分級(jí)管理、職、權(quán)、責(zé)分明統(tǒng)一原則 4.機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、相對(duì)穩(wěn)定的原則

秘書機(jī)構(gòu)的分類

1.按工作時(shí)間分為常設(shè)性的秘書機(jī)構(gòu)和臨時(shí)性的秘書機(jī)構(gòu) 2.按社會(huì)性質(zhì)分為公務(wù)秘書機(jī)構(gòu)和私人秘書機(jī)構(gòu)

3.按服務(wù)對(duì)象來分為群體服務(wù)的秘書機(jī)構(gòu)和為個(gè)人服務(wù)的秘書機(jī)構(gòu)

管理文秘機(jī)構(gòu)的性質(zhì)

(一)輔助性

（二）綜合性(三)中樞性

（四）機(jī)要性

（五）服務(wù)性

（六）封閉性

管理文秘機(jī)構(gòu)的職能：

（一）參謀助手

（二）后勤保障

（三）文書辦理

（四）信息管理

（五）協(xié)調(diào)公關(guān) 文秘管理機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)模式

(一)因人分設(shè)、單一制模式結(jié)構(gòu)

因人分設(shè)、單一制模式結(jié)構(gòu)，主要是按照主要領(lǐng)導(dǎo)者和分管領(lǐng)導(dǎo)者的分工而設(shè)置的秘書機(jī)構(gòu)，工作任務(wù)通常對(duì)應(yīng)的秘書工作部門承擔(dān)，即該領(lǐng)導(dǎo)的各類工作的輔助均由一個(gè)秘書部門負(fù)責(zé)。有利于領(lǐng)導(dǎo)分工工作的需要，其不足之處在于增加了管理層次，同時(shí)文秘人員業(yè)務(wù)繁雜，難以專精，有時(shí)因臨時(shí)工作多而產(chǎn)生忙亂現(xiàn)象。(二)因事分設(shè)制

因事分設(shè)制，即根據(jù)秘書工作的業(yè)務(wù)范圍而分設(shè)相應(yīng)的秘書機(jī)構(gòu)，即通過各自的業(yè)務(wù)活動(dòng)，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作。如各辦公部門中的秘書處(科)、文書處（科）、信息處(科)、督查處(科)、信訪處(科)、調(diào)研處(科)等秘書機(jī)構(gòu)，就分別負(fù)責(zé)文字工作、文書工作、信息工作、督查工作、信訪工作、調(diào)研工作等秘書業(yè)務(wù)。因事分設(shè)制便于秘書機(jī)構(gòu)的科學(xué)化管理，有利于秘書工作的規(guī)范化建設(shè)，有助于秘書工作質(zhì)量的提高，其不足之處在于，不便于直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。容易發(fā)生協(xié)調(diào)不當(dāng)、工作失調(diào)的局面。

(三)混合分設(shè)制

混合分設(shè)制，即因人分設(shè)制和因事分設(shè)制二者兼之的組織模式通常有綜合制二層結(jié)構(gòu)模式，業(yè)務(wù)繁多的組織有的還設(shè)置為綜合制三層結(jié)構(gòu)模式。如某些辦公部門中，同時(shí)設(shè)有秘書一處(科)、秘書二處(科)、秘書三處(科)??綜合處(科)、信息處(科)、信訪處(科)、調(diào)研處(科)、接待處(科)??。混合分設(shè)制既便于為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，又便于為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。其不足之處在于輔助服務(wù)的重點(diǎn)不突出，工作內(nèi)容易于相互交叉和重復(fù)。文秘管理機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系

（一）平行獨(dú)立

（二）業(yè)務(wù)合作

（三）規(guī)范指導(dǎo)

管理文秘的素質(zhì)

一、政治素質(zhì)

政治素質(zhì)是文秘人員素質(zhì)體系的核心，是文秘人員為人處世的根基。包括道德修養(yǎng)和職業(yè)修養(yǎng)兩大部分。

二、知識(shí)素質(zhì)

（一）基礎(chǔ)知識(shí)?；A(chǔ)知識(shí)是指作為一個(gè)文秘所必須具備的最基本的知識(shí)?；A(chǔ)知識(shí)越扎實(shí)、豐富，文秘的潛力發(fā)揮就越大。文秘的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括自然科學(xué)知識(shí)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)兩方面。

（二）專業(yè)知識(shí)

文秘人員的專業(yè)知識(shí)同樣可分為兩大部分。一是文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，二是文秘人員所在行業(yè)的專業(yè)知識(shí)。

（三）完備的輔助知識(shí)

輔助知識(shí)既不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣具有“根基”作用，也不同于專業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用。它對(duì)文秘人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。文秘人員需掌握的輔助知識(shí)主要包括：1.管理學(xué)知識(shí)。2.公共關(guān)系學(xué)知識(shí)。3.心理學(xué)知識(shí)。4.經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)。5.人際關(guān)系學(xué)知識(shí)。

三、心理素質(zhì)

心理素質(zhì)是在生理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，通過后天環(huán)境和教育的作用形成并發(fā)展起來的，與人的學(xué)習(xí)和生活實(shí)踐密切聯(lián)系的心理品質(zhì)的綜合表現(xiàn)。健康的心理素質(zhì)是指個(gè)體能在各種環(huán)境中都能保持一種良好的心理狀態(tài)。心理健康的目標(biāo)就是能夠隨環(huán)境變化而及時(shí)調(diào)節(jié)心理結(jié)構(gòu)，對(duì)社會(huì)做出積極的反應(yīng)，達(dá)到同外界的平衡，從而培養(yǎng)符合需要的健全的人格。

四、健康素質(zhì)

健康素質(zhì)不僅包括沒有疾病或不虛弱的傳統(tǒng)意識(shí)，而且內(nèi)含身體的、精神的健康和社會(huì)幸福的完美狀態(tài)。它既是一種人的自然屬性，更是一種社會(huì)屬性，是一個(gè)囊括軀體健康、心理健康、社會(huì)適應(yīng)良好和道德健康的統(tǒng)一指標(biāo)體系。這四個(gè)方面相輔相成，不可分割，互相影響，互相促進(jìn)。

管理文秘的能力

一、善于與領(lǐng)導(dǎo)相處的能力

二、洞察力

三、統(tǒng)籌能力

四、應(yīng)變能力

五、社交公關(guān)能力

六、工作本身所要求的各種必備能力

（一）口頭表達(dá)能力.1.說話要有真實(shí)性。2.說話要有實(shí)用性。3.說話要有針對(duì)性。5.說話要有規(guī)范性。6.說話要有藝術(shù)性。

（二）文字表達(dá)能力

（三）輔助決策的能力

（四）實(shí)用技術(shù)操作能力

處理好文秘與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系應(yīng)遵守以下原則：

1.服從而不盲從的原則。服從于領(lǐng)導(dǎo)這一原則應(yīng)該大力提倡，善于服從，巧于服從更不應(yīng)忽視。這就需要掌握服從的技巧和藝術(shù)：

第一，對(duì)有明顯缺陷的領(lǐng)導(dǎo)，積極配合其工作是上策。但服從不是盲從，有不同的看法和意見要善于提出，供領(lǐng)導(dǎo)參考。

第二，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)確實(shí)有難度，其他同事畏手畏腳時(shí)，要有勇氣出來承擔(dān)，顯示你的膽略，勇氣及能力。

第三，主動(dòng)爭取領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)，很多領(lǐng)導(dǎo)并不希望通過單純的發(fā)號(hào)施令來推動(dòng)下屬開展工作。

2.尊重而不庸俗的原則。

3.主動(dòng)工作而不“越位”的原則。4.多做實(shí)事，少露鋒芒的原則。學(xué)會(huì)與各種性格類型的領(lǐng)導(dǎo)相處: 1.與自信型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處。自信型性格的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己充滿信心，凡事都認(rèn)為字跡能做好，相信自己的能力。這樣的人做事有膽量、有沖勁，不拍失敗，具有不屈不撓的精神。文秘與自信型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處，必須完成領(lǐng)導(dǎo)計(jì)劃和布置好的工作，這樣才能獲得領(lǐng)導(dǎo)的滿意。如果領(lǐng)導(dǎo)剛愎自用，文秘人員則應(yīng)盡快調(diào)整心態(tài)，以努力與其適應(yīng)，否則，應(yīng)立即放棄這份工作。

2.與優(yōu)柔寡斷型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處。優(yōu)柔寡斷性格的領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為凡事得三思而后行，對(duì)事情的前因后果以及成敗得失希望能考慮周全，做到萬無一失。遇到這樣的領(lǐng)導(dǎo)，文秘有兩種選擇：一是適應(yīng)其性格特征，二是影響其性格特征，幫助其下決心，果斷決策。文秘人員應(yīng)將具體工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、風(fēng)險(xiǎn)回報(bào)匯報(bào)清楚，并備好各種可選方案，這樣既幫助了領(lǐng)導(dǎo)，也成就了自己。

3.與細(xì)心穩(wěn)重型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處。細(xì)心穩(wěn)重型性格的領(lǐng)導(dǎo)通常注意細(xì)節(jié)，看重過程又看重結(jié)果，考慮問題細(xì)心周到，觀察問題仔細(xì)認(rèn)真。同樣，細(xì)心穩(wěn)重型的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)待下屬也很細(xì)致體貼，他不喜歡下屬冒險(xiǎn)，喜歡沉穩(wěn)性格的下屬。面對(duì)細(xì)心穩(wěn)重型性格的領(lǐng)導(dǎo)，文秘人員應(yīng)表現(xiàn)出其沉穩(wěn)老練的一面，凡事要形成成熟的方案后再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，切忌不成熟的建議。

4.與粗獷型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處。粗獷型性格的領(lǐng)導(dǎo)辦事果斷豪爽，不拘于小節(jié)。粗獷型性格的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)朋友和下屬講究緣分，看重義氣，做事雷厲風(fēng)行。面對(duì)粗獷型性格的領(lǐng)導(dǎo)，文秘人員不要有太多的書生氣，你必須盡力使自己向領(lǐng)導(dǎo)的處事作風(fēng)看起，依照領(lǐng)導(dǎo)吩咐的意思辦事。

5.與實(shí)干型性格的領(lǐng)導(dǎo)相處。實(shí)干型性格的領(lǐng)導(dǎo)相信工作是做出來的，因此，他認(rèn)為必須建立最適當(dāng)?shù)墓ぷ鞒绦騺肀ＷC工作效率。這樣的領(lǐng)導(dǎo)必然是重制度、重考核、重業(yè)績、重獎(jiǎng)勵(lì)的人。面對(duì)實(shí)干型性格的領(lǐng)導(dǎo)，文秘人員在工作中必須腳踏實(shí)地、一絲不茍，同時(shí)要掌握各種工作技能并充分利用各種機(jī)會(huì)彰顯自身實(shí)力。在實(shí)干型領(lǐng)導(dǎo)看來，成功就是成功，失敗就是失敗，將事情辦糟了就是你的無能。在社交時(shí)應(yīng)遵循以下原則：

一是互酬原則。二是開放原則。三是真誠原則.最后是互利性的原則。應(yīng)變能力:是指人在外界事物發(fā)生改變時(shí)，所做出的反應(yīng)，可能是本能的，也可能是經(jīng)過深入思考過程后，所做出的決策。

統(tǒng)籌能力:是指洞察事物、工作謀劃、整合協(xié)調(diào)和創(chuàng)造性思維等方面的能力。素質(zhì):是指一個(gè)人在政治思想、工作作風(fēng)、道德品質(zhì)和知識(shí)技能等方面經(jīng)過長期鍛煉和學(xué)習(xí)所形成的，在日常工作和生活中經(jīng)常起作用的基本條件或內(nèi)在因素。人的素質(zhì)具有較為穩(wěn)定的屬性，能對(duì)人的各種行為起到長期的、持續(xù)的影響作用。

心理素質(zhì):是在生理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，通過后天環(huán)境和教育的作用形成并發(fā)展起來的，與人的學(xué)習(xí)和生活實(shí)踐密切聯(lián)系的心理品質(zhì)的綜合表現(xiàn)。個(gè)人形象 : 儀態(tài) : 社交禮儀: 饋贈(zèng):

復(fù)議思考題

1．個(gè)人形象主要包括哪幾方面內(nèi)容？ 2．著裝時(shí)一般遵循哪些原則？ 3.社交禮儀的內(nèi)容主要包括哪幾方面？ 4．請(qǐng)簡述社交禮儀的原則。

第四篇：管理文秘

春學(xué)期《管理文秘》學(xué)習(xí)資料 1 1．公文的結(jié)構(gòu)，要把握好哪些環(huán)節(jié)？其一般組成要素是什么？ 答：一般認(rèn)為，主要是這樣四對(duì)八個(gè)環(huán)節(jié)：層次和段落、過渡和照應(yīng)、主次和詳略、開頭和結(jié)尾。公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。

2．公文的層次和段落的含義是什么？ 答：(一)層次。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時(shí)也可以等于段)的結(jié)構(gòu)單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標(biāo)志，如章程、條例等法規(guī)類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來構(gòu)成，清晰地顯現(xiàn)出層次來。它也可以沒有明確的外部標(biāo)志，但人們?cè)陂喿x時(shí)，仍然能夠區(qū)分出來，因?yàn)椴煌瑢哟纬袚?dān)著文章內(nèi)容展開的不同步驟。層次是結(jié)構(gòu)諸環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)。結(jié)構(gòu)的完整性和嚴(yán)密性，主要通過層次安排得以實(shí)現(xiàn)。公文層次的兩種基本形態(tài)。公文的層次安排，有兩種基本形態(tài)，一種是并列式，一種是遞進(jìn)式。開頭通常是總述或總論，它自成一個(gè)層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現(xiàn)并列形態(tài)，就是呈現(xiàn)遞進(jìn)形態(tài)。對(duì)事物幾個(gè)不同側(cè)面的考察，對(duì)事件發(fā)生的幾種不同原因的分析，對(duì)法規(guī)中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。如果是從事物的表象逐步深入去探索其本質(zhì)，每一個(gè)深化的階段就形成一個(gè)層次，各層次之間就是遞進(jìn)形態(tài)。從原因出發(fā)推導(dǎo)結(jié)果，或者反過來從結(jié)果出發(fā)尋找原因，也會(huì)有步步深入的過程，也是遞進(jìn)形態(tài)。另外，文章在偏重于記述事件或過程時(shí)，按照事實(shí)發(fā)生的先后順序表述，事件的階段性也必然會(huì)形成層次，各層之間也屬于遞進(jìn)形態(tài)。

(二)段落。段落的含義和作用。段落就是我們平時(shí)所說的自然段，它是小于層次(有時(shí)也會(huì)有一個(gè)段落自成一個(gè)層次的情況)大于句子的結(jié)構(gòu)單位。它有著段首空兩字，段尾另起行的外部標(biāo)志。段落的劃分使文章的結(jié)構(gòu)更明晰、醒目。古人寫文章不分段落，給閱讀造成的障礙是顯而易見的。

3．劃分段落的注意事項(xiàng)有哪些？ 答：對(duì)于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點(diǎn)：首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務(wù)，只能有一個(gè)中心話題，只能有一個(gè)中心思想。一個(gè)層次也是如此。對(duì)于一個(gè)段落而言，當(dāng)然要遵循相同的原則。除過渡段承上啟下，內(nèi)容可以不單一外，意義段都不應(yīng)違背這一原則。其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達(dá)完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結(jié)構(gòu)的嚴(yán)重失誤。其三，段落安排要長短適度。段落多長才合適？這并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內(nèi)容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切割的七零八碎的，讀者也難以接受。一般地說，長到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長度。但特殊情況可以例外。還要注意長短標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一問題。有人寫文章，思路連貫性強(qiáng)，段落較長；有人寫文章，思路跳躍性強(qiáng)，段落較短，只要在一篇文章中前后統(tǒng)一，這都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，形成了文章前后風(fēng)格的不一，那就是缺陷了，必須防止。

4．什么叫過渡？它們的作用是什么？過度的方式有哪些？ 答：（1）過渡的含義和作用。過渡就是在段落之間、層次之間進(jìn)行銜接的形式或手段。依照我們前面講過的層次和段落的理論，文章是由若干“板塊”構(gòu)成的。那么，在板塊與板塊之間，必然會(huì)有一些縫隙，使文氣不能順暢地通達(dá)。這樣，作者就必須在板塊之間鋪路搭橋，以便文氣暢達(dá)，前后文渾然一體。用于承前啟后的形式和手段，就是過渡。公文在總論(或總述)與分論(或分述)之間，一般需要過渡；分論(或分述)之間，有時(shí)也需要過渡。

（2）過渡的方式。渡的方式有三種。一是過渡段，二是過渡句，三是關(guān)聯(lián)詞語。如果前后文內(nèi)容差異較大，要安排一個(gè)段落承上啟下，這個(gè)段落就叫過渡段。過渡段不是獨(dú)立的意義段，主要功能不是表達(dá)意義，而是完成內(nèi)容的轉(zhuǎn)換。過渡句或出現(xiàn)在上層上段末尾用以“啟下”，或出現(xiàn)在下層下段開頭用以“承上”用關(guān)聯(lián)詞語過渡，常用的詞語是“因此”、“但是”、“然而”、“總之”、“綜上所述”等等，一般出現(xiàn)在下層或下段起首。

第五篇：管理文秘

1、秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。

2、商務(wù)秘書是指在各類從事商務(wù)活動(dòng)的組織中，協(xié)助投資者、經(jīng)營者、企業(yè)管理者處理各種商務(wù)性事務(wù)，負(fù)責(zé)組織行政事務(wù)處理，并輔助上司做好決策工作和信息工作，擔(dān)負(fù)上司的近身參謀、助手和工作伙伴的的工作人員。

3、商務(wù)秘書的等級(jí)及職業(yè)能力要求（P3）

初級(jí)商務(wù)秘書商務(wù)秘書高級(jí)商務(wù)秘書

4、商務(wù)秘書的角色定位

(1)商務(wù)秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手（2）商務(wù)秘書是企業(yè)工作的樞紐橋梁(3)商務(wù)秘書是企業(yè)的信息庫（4）

商務(wù)秘書是個(gè)配角

5、秘書該如何處理領(lǐng)導(dǎo)人之間的矛盾？

(1)認(rèn)真觀察分析。在工作中，秘書應(yīng)該注意觀察，了解領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間的矛盾，并分析其原因，做

到心中有數(shù)。

(2)采取相應(yīng)對(duì)策。①消極回避②保持中立③積極溝通協(xié)調(diào)

6、商務(wù)秘書怎樣與不同個(gè)性的領(lǐng)導(dǎo)人相處？

(1)與思想周全型領(lǐng)導(dǎo)人相處。給這種領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)秘書，只要兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、扎扎實(shí)實(shí)做好自己的本職工作，不需要用更多的精力考慮協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系。

(2)與主觀自信型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書要注意協(xié)調(diào)自己的心態(tài)，多給領(lǐng)導(dǎo)人提供客觀真實(shí)的情況，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，提醒領(lǐng)導(dǎo)人別犯主觀主義錯(cuò)誤。

(3)與安全保守型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書做事要很小心，要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，同時(shí)多幫助領(lǐng)導(dǎo)人搜集資料，幫助他周密思考，安全決策。

(4)與優(yōu)柔寡斷型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書不能心生不滿而陽奉陰違，而要盡量地向這樣的領(lǐng)導(dǎo)人提供更多的可供決策參考的資料，盡可能幫其克服優(yōu)柔寡斷的缺點(diǎn)，幫其盡快決策。

(5)與性格粗獷型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書作計(jì)劃時(shí)更應(yīng)該細(xì)心周全，以彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)人的粗心。

(6)與感情細(xì)膩型領(lǐng)導(dǎo)人相處。與這種領(lǐng)導(dǎo)人共事，商務(wù)秘書也得細(xì)心周全，不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)人想的細(xì)，自己反而粗心。

7、商務(wù)秘書職能是指領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)根據(jù)目標(biāo)和工作需要明確賦予商務(wù)秘書的職責(zé)與權(quán)限，是商務(wù)秘書活

動(dòng)的任務(wù)、職責(zé)、作用和效能的統(tǒng)稱。

8、協(xié)助管理的特點(diǎn)

（1）管理的綜合性（2）管理的間接性(3)管理的非常規(guī)性

9、商務(wù)秘書如何做好協(xié)助管理工作？

（1）計(jì)劃中的商務(wù)秘書工作。①搜集信息資料②推動(dòng)部門計(jì)劃③擬制綜合計(jì)劃

（2）指揮中的商務(wù)秘書工作。①傳達(dá)上級(jí)指令② 調(diào)查下級(jí)反映③協(xié)調(diào)指揮活動(dòng)

（3）控制中的商務(wù)秘書工作。①擬制控制標(biāo)準(zhǔn)②獲取偏差信息③協(xié)助糾正偏差

10、職業(yè)素養(yǎng)是指從事某一職業(yè)的人所應(yīng)具備的職業(yè)特點(diǎn)的素質(zhì)與修養(yǎng)。

11、商務(wù)秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)包括哪些內(nèi)容?

(1)忠于職守，熱愛本職（2）服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀（3）埋頭苦干，任勞任怨（4）謙虛謹(jǐn)慎，熱情服務(wù)（5）實(shí)

事求是，勇于創(chuàng)新（6）遵紀(jì)守法，廉潔奉公(7)恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密

12、商務(wù)秘書應(yīng)當(dāng)具備怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)？

（1）基礎(chǔ)知識(shí)。商務(wù)秘書應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)掌握漢語知識(shí)、一般自然科學(xué)知識(shí)和外語知識(shí)。

（2）專業(yè)知識(shí)。①行業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)②秘書工作專業(yè)知（秘書學(xué)知識(shí)、文書學(xué)和檔案學(xué)知識(shí)、辦公自

動(dòng)化知識(shí)）

（3）相關(guān)知識(shí)。①管理方面的知識(shí)②法律方面的知識(shí)③經(jīng)濟(jì)方面的知識(shí) ④金融方面的知識(shí)⑤財(cái)稅方面的知識(shí)

商務(wù)秘書除了秘書專業(yè)工作以外，還肩負(fù)很多管理層面的工作，這就需要掌握與秘書工作相關(guān)的其他知識(shí)，這些知識(shí)有助于商務(wù)秘書更有效的開展工作，提高工作效率，這些商務(wù)秘書應(yīng)當(dāng)掌握的知

識(shí)涉及諸多知識(shí)門類，它們相互聯(lián)系、相互作用，通過商務(wù)秘書自身努力，達(dá)到有機(jī)統(tǒng)一，成為一個(gè)較為理想的知識(shí)結(jié)構(gòu)模式，發(fā)揮出知識(shí)要素的整體效應(yīng)，更好的為秘書工作服務(wù)。

13、影響商務(wù)秘書工作的不良心理有哪些，該如何克服？

不良心理（1）緊張心理（2）自負(fù)心理（3）煩躁心理（4）壓抑心理（5）依賴心理

（6）攀比心理（7）嫉妒心理（8）虛榮心理

克服方法(1)進(jìn)入角色，形成并強(qiáng)化秘書角色意識(shí)。①高度的責(zé)任意識(shí)②正確的服務(wù)意識(shí) ③積極的參與意識(shí) ④清醒的原則意識(shí) ⑤強(qiáng)烈的公關(guān)意識(shí)

(2)加強(qiáng)自我修養(yǎng)，形成正確的自我意識(shí)。(3)在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)心理品質(zhì)修養(yǎng)。

14、辦公室日常事務(wù)工作的特點(diǎn)服務(wù)性 輔助性復(fù)雜性 政策性時(shí)效性

15、時(shí)間調(diào)度安排。如何有效地調(diào)度工作時(shí)間，應(yīng)當(dāng)注意一下幾個(gè)方面；(p91)

（1）時(shí)間安排的從屬性 必須與組織運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)程序，各個(gè)環(huán)節(jié)的需要保持一致，與上司的工作進(jìn)程協(xié)調(diào)統(tǒng)一

(2)時(shí)間安排的機(jī)動(dòng)性要按照組織活動(dòng)中隨機(jī)發(fā)生的事，靈活調(diào)整自己的工作時(shí)間

(3)時(shí)間安排的自主性要在被動(dòng)中求主動(dòng)，在從屬于組織管理和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需要的同時(shí)，注意時(shí)間安排的主動(dòng)性

16、計(jì)劃的制定：

(1)明確計(jì)劃工作的具體任務(wù)和要求，明確每一個(gè)時(shí)期的中心任務(wù)和工作重點(diǎn)。

(2)明確計(jì)劃工作的宗旨、目標(biāo)和戰(zhàn)略，并論證可行性。

(3)規(guī)定計(jì)劃中各項(xiàng)工作的開始和完成的進(jìn)度，以便進(jìn)行有效的控制，對(duì)能力及資源進(jìn)行平衡。

(4)規(guī)定計(jì)劃的實(shí)施地點(diǎn)或場所，通過了解計(jì)劃實(shí)施的環(huán)境和限制，做到合理安排計(jì)劃實(shí)施的空間組織和布局。

17、接聽或者撥打電話應(yīng)注意的問題（可能為多選）p9318、如何做好值班工作的管理？

值班工作的職責(zé)(1)受理本單位的信息聯(lián)系，保障信息暢通(2)做好通知、接洽、聯(lián)絡(luò)工作(3)承辦領(lǐng)

導(dǎo)交辦的緊急事務(wù)(4)處理或者協(xié)調(diào)處理突發(fā)事件

值班工作的基本要求(1)堅(jiān)守崗位 起好問事處工作(2)做好分流工作(3)做好信息的匯總、儲(chǔ)存

19、調(diào)查研究，簡稱調(diào)研。就是人們?cè)趯?shí)踐中，通過一定的途徑和方法，對(duì)特定客觀事物進(jìn)行有意識(shí)的探

索和把握，從而獲得關(guān)于客觀事物規(guī)律性的認(rèn)識(shí)的活動(dòng)過程。

20、調(diào)查研究的內(nèi)容

(1)基本情況調(diào)研(2)輔助決策調(diào)研(3)指導(dǎo)工作調(diào)研(4)臨時(shí)性專題調(diào)研

21、開展調(diào)查研究有哪些環(huán)節(jié)

準(zhǔn)備階段 ①明確目的，確定課題②確定范圍對(duì)象，熟悉相關(guān)情況③制定計(jì)劃，組合隊(duì)伍

調(diào)查階段 ①搜集資料要全面、可靠 ②追根刨底，深入挖掘 ③做好筆記，手腦并用

研究總結(jié)階段①整理研究材料②起草報(bào)告③回顧總結(jié)

22、調(diào)查研究報(bào)告，是對(duì)客觀實(shí)際進(jìn)行深入、周密的調(diào)查研究和分析綜合后，寫成的一種反映調(diào)查研究成果的書面報(bào)告。

23、會(huì)議是有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)。

24、會(huì)議的構(gòu)成要素：

內(nèi)容要素（會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議主題、會(huì)議目的、會(huì)議任務(wù)）

程序要素（會(huì)前組織準(zhǔn)備、會(huì)中協(xié)調(diào)服務(wù)、會(huì)后落實(shí)反饋）

形式要素（會(huì)議名稱、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議方式）

25、會(huì)議預(yù)案的內(nèi)容：

1、確定會(huì)議名稱

2、確定會(huì)議的規(guī)模和規(guī)格

3、確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期

4、確定與會(huì)

人員

5、選擇會(huì)場

6、會(huì)場布置

7、擬定會(huì)議議題、議程和日程

8、擬制會(huì)議文件

9、擬制會(huì)議用品

10、擬訂會(huì)議的后勤保障

11、制定會(huì)議票證

12、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

26、會(huì)前準(zhǔn)備工作：

1、制定會(huì)議議案

2、組建會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)

3、印發(fā)會(huì)議通知

4、會(huì)前檢查

27、會(huì)見組織服務(wù)工作：組織簽到、引導(dǎo)就座、會(huì)議服務(wù)工作、安排會(huì)議發(fā)言、做好會(huì)議記錄、編寫會(huì)議

簡報(bào)

28、信息收集的范圍有本企業(yè)信息、國際市場信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國際金融信息、法律政策信息、交際活動(dòng)信息

29、如何進(jìn)行信息篩選和校核

信息篩選的方法：留意標(biāo)題剪裁、復(fù)印摘記標(biāo)記說明(注明日期、出處)

信息篩選的程序：看來源看題目看內(nèi)容決定存舍

信息篩選應(yīng)注意的問題（p157）

信息校核的方法：溯源法比較法核對(duì)法邏輯法調(diào)查法數(shù)理統(tǒng)計(jì)法

30、信息加工是指對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得事物發(fā)生、發(fā)展、變化的高層次信

息。

31、信息加工的方法：匯集法歸納法縱深法連橫法濃縮法 轉(zhuǎn)換法圖表法

32、公文是各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的書面文字材料。

33、平行公文是指發(fā)往同一組織系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)中與自己平級(jí)的單位，或者發(fā)往與自己無任何領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)

系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的其他任何單位的公文。

34、平行關(guān)系是指發(fā)文單位和收文單位之間的信件往來關(guān)系，它是根據(jù)行文單位所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系

及其職權(quán)范圍來確定的。包括隸屬關(guān)系（行政隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)隸屬關(guān)系）和非隸屬關(guān)系（1、同一系統(tǒng)同級(jí)單位或不同系統(tǒng)的同級(jí)單位、部門之間的關(guān)系

2、不同系統(tǒng)的非同級(jí)單位、部門之間的關(guān)系）。

35、發(fā)文處理程序：交擬——擬稿——審核——會(huì)稿——簽發(fā)——編號(hào)——復(fù)核——繕印——校對(duì)——用

印——發(fā)文登記——封發(fā)

36、收文處理程序：簽收——拆封——收文登記——審核——擬辦——傳閱——承辦——催辦——查辦—

—留注

37、擬稿時(shí)應(yīng)當(dāng)注意的問題：

1、符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定

2、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短

3、公文文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)與主送單位的行文關(guān)系確定

4、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度

5、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確

6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”

7、應(yīng)當(dāng)使用國家法定劑量單位8如果文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先使用全稱并注明簡稱

9、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分層次結(jié)構(gòu)序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字都應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

38、商務(wù)秘書協(xié)調(diào)工作的特征和內(nèi)容

特征：從屬性廣泛性政策性中介性溝通性

內(nèi)容：從協(xié)調(diào)的對(duì)象劃分

(1)（重點(diǎn)）協(xié)調(diào)本組織與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的關(guān)系。商務(wù)秘書既要使本組織能正確及時(shí)地貫徹落實(shí)上

級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意 圖又要使上級(jí)及時(shí)全面的了解本組織的真實(shí)情況，從而使本組織和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)保持協(xié)調(diào)一致。

(2)協(xié)調(diào)本組織領(lǐng)導(dǎo)間的關(guān)系

(3)（重點(diǎn)）協(xié)調(diào)本組織上下級(jí)關(guān)系。商務(wù)秘書要傾聽下級(jí)部門的意見和要求，及時(shí)地為科學(xué)制定政

策提供現(xiàn)實(shí)的參考依據(jù)，并注意了解解決方案可能出現(xiàn)的疏漏和偏差，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)部門匯報(bào)。同時(shí)，在下級(jí)部門對(duì)決策意圖尚未充分了解時(shí)，商務(wù)秘書有責(zé)任座必要的解釋和宣傳，提高其執(zhí)行決策的主動(dòng)性和積極性。

(4)協(xié)調(diào)本組織各部門間的關(guān)系

(5)協(xié)調(diào)本組織員工間的關(guān)系

從協(xié)調(diào)的內(nèi)容劃分

(1)決策協(xié)調(diào)（2）政策協(xié)調(diào)（3）計(jì)劃協(xié)調(diào)（4）事務(wù)協(xié)調(diào)(5)關(guān)系協(xié)調(diào)

39、接待禮儀(可能有案例分析)p21640、接待工作的原則

(1)內(nèi)賓接待工作原則。①熱情周到，以禮相待②互相尊重 ③簡樸大方 ④遵守政策法規(guī)

⑤對(duì)等對(duì)口

(2)外賓接待工作原則。①平等原則 ②對(duì)口原則 ③節(jié)約原則 ④周到原則 ⑤保密原則

⑥對(duì)外宣傳原則（遵守政策 實(shí)事求是，防止片面 注意對(duì)象，加強(qiáng)針對(duì)性 內(nèi)外有別，注意分寸）

41、談判是人們?yōu)榱藚f(xié)調(diào)彼此之間的關(guān)系，滿足各自的需要，通過協(xié)商而爭取達(dá)到意見一致的行為和過程。

商務(wù)談判：指不同的經(jīng)濟(jì)實(shí)體各方為了自身的經(jīng)濟(jì)利益和滿足對(duì)方的需要，通過溝通、協(xié)商、妥協(xié)、合作、策略等各種方式，把可能的商機(jī)確定下來的過程

42、談判的要素：談判主體談判客體談判目的談判行為

43、談判前的準(zhǔn)備(可能為簡答和論述)p230

(1)信息準(zhǔn)備

1、信息準(zhǔn)備的內(nèi)容（對(duì)方資料、談判環(huán)境資料、競爭對(duì)手資料）

2、信息資料的搜集與整理（信息資料的搜集、信息資料的整理加工）

3、信息資料的傳遞與保密（談判信息的傳遞、談判信息的保密）

（2）組織準(zhǔn)備

1、談判小組的規(guī)模

2、談判小組的結(jié)構(gòu)

3、談判小組負(fù)責(zé)人

談判前怎樣搜集資料：檢索調(diào)研法、直接觀察法、專題詢問法

44、談判工作設(shè)計(jì)與實(shí)施(p235)

(1)擬定談判計(jì)劃(2)談判工作過程

45、會(huì)見是指雙方會(huì)晤，常被用于聯(lián)絡(luò)感情增進(jìn)友誼。

會(huì)談是指雙方或多方就某些正式或重大的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)和其他共同關(guān)心或感興趣的問題交

流情況、交換意見，達(dá)成共識(shí)或交易。

46、會(huì)見會(huì)談活動(dòng)如何安排？P24247、怎樣組織一次言宴請(qǐng)？P24848、企業(yè)招聘商務(wù)秘書應(yīng)注意什么問題？P27249、求職者應(yīng)聘商務(wù)秘書應(yīng)事先做哪些準(zhǔn)備？P275