第一篇：招商接待流程

一、接待

1、準(zhǔn)備工作

1）、以良好的形象和服務(wù)態(tài)度建立客戶對招商人員良好的第一印象，進(jìn)而由招商人員這一窗口開始樹立對樓盤的信心，使客戶感覺賓至如歸。

2）、掌握樓盤自身的素質(zhì)、（項目及樓層分布情況設(shè)備實施的完善情況）周邊樓盤的情況以及所處的環(huán)境。熟悉及理解租賃資料，確立租賃信心。

3）、熟悉并遵守現(xiàn)場的管理和公司的規(guī)章制度。

4）、租賃資料和工具的準(zhǔn)備，例如：資料夾、計算器、名片、簽字筆、鉛筆、工裝、工牌等；必備的租賃工具放在適當(dāng)位置，方便取用。如筆不可隨意放在衣襟處，可卡在資料夾封面或放于衣袋內(nèi)，計算器、名片及派發(fā)給客戶的租賃資料（招商手冊，建筑物樓層平面圖）放于資料夾內(nèi)。

2、接待規(guī)范

招商人員在接待桌前，當(dāng)客戶進(jìn)入大廈時，應(yīng)要求門衛(wèi)進(jìn)行好登記手續(xù)，方便知道是什么公司，和了解該公司的情況和電話號碼。為以后電話聯(lián)系和拜訪做準(zhǔn)備。招商人員側(cè)手夾資料夾，近門側(cè)手拉門，臉帶微笑，主動迎上前去對客戶說：“歡迎光臨”，請教客戶姓名，伸右手指引客戶進(jìn)入，客戶內(nèi)側(cè)走，招商人員在外圍帶動，同時其他招商人員及時補位。

3、樓盤情況

1）、模型介紹

指引客戶到模型旁，介紹外圍情況，現(xiàn)在所處的地理位置在哪里，方向方位，樓盤位置、路名、周邊建筑物、附近配套設(shè)施、公交網(wǎng)絡(luò)等等；介紹完，指引客戶到樓盤實地介紹（本階段為了體現(xiàn)大廈的人氣，建議在上樓看房時征求一下客戶對數(shù)字樓層有沒有特別的需求。），已出租及自用部分不方便帶客戶看的樓層，盡可能的要回避。重點的眼見為實，推薦優(yōu)點，結(jié)合現(xiàn)場實景，人文景觀，揚長避短，強化大廈優(yōu)勢和周邊配套，要注意工地現(xiàn)場的安全。

2）、基本要素介紹

大廈占地規(guī)模、層高、大廈配套設(shè)施、開發(fā)商、建筑單位、物業(yè)顧問單位、面積、起價、均價、建筑風(fēng)格風(fēng)水、同時詢問客戶需求，了解客戶想法。

3）、參觀樣板房、示范單位（可以帶客戶參觀高科辦公室以顯示我司實力重點突出“示范”性，指引客戶如何二次裝修，辦公家私如何布局，間隔開間如何改動等等。

4、洽談

帶客戶到洽談桌，讓客戶背對門，最好面對模型效果圖，同時其他招商人員應(yīng)及時倒水，詢問客戶有無這方面的意向，傾聽客戶對大廈的整體印象，了解客戶需求及公司規(guī)模情況，給以合理化的建議等。

5）、送客

客戶起身時，恭迎客戶下次到現(xiàn)場做指導(dǎo)，并送客戶到門外，目送遠(yuǎn)去。

6）、及時填寫來人條，并做好登記。

二、現(xiàn)場的基本動作

寫字樓招商，現(xiàn)場接待是主戰(zhàn)場。如何將產(chǎn)品盡可能快地、盡可能全面地被客戶接受，招商人員的基本動作是關(guān)鍵。下面，我們按照招商流程，將幾個最基本的招商動作及其注意事項作詳細(xì)介紹。

（一）接聽電話

1、基本動作

（1）接聽電話態(tài)度和藹、語言親切。一般先主動問候“您好！松日高科，請問有什么可以幫到您”，而后開始交談。

（2）通常，客戶在電話中會問及價格（租金、空調(diào)費、管理費、電費、水費等）地點、周遍配套、能否注冊、免租期多長時間等方面的問題。招商人員應(yīng)揚長避短，在回答時應(yīng)將產(chǎn)品的亮點巧妙地溶入。在介紹中談及價格時不得提周邊樓盤名稱及價格，可以介紹科技園中區(qū)整體的租金水平，如果客戶對本大廈滿意可以建議見面談或者經(jīng)授權(quán)上門拜訪客戶商談相關(guān)事宜。

（3）在與客戶交談中，設(shè)法取得我們想要的資訊。

第一要件：客戶的姓名、目前辦公地址、聯(lián)系電話個人背景等。

第二要件：客戶能夠接受的價格、面積、等對產(chǎn)品具體要求的資訊。

（4）最好的做法是，直接約請客戶來現(xiàn)場看樓或者協(xié)商相關(guān)事宜。

（5）馬上將資訊記錄來電登記表上。

2、注意事項

（1）當(dāng)正式接到求租者第一個電話開始，應(yīng)統(tǒng)一說詞。

（2）電話接聽時，盡量由被回答轉(zhuǎn)為主動介紹，主動詢問。

（3）約請客戶應(yīng)明確具體時間和地點，并且告訴他，你將專程等候。

（4）應(yīng)將客戶來電信息及時整理歸納，與現(xiàn)場經(jīng)理，廣告制作人員充分溝通交流。

（二）迎接客戶

1、基本動作

（1）客戶進(jìn)門，每一個看見的招商人員都應(yīng)主動招呼問候，提醒其他人員注意。

（2）招商人員立即上前，熱情接待。

（3）幫助客戶收拾雨具，放置衣帽等細(xì)節(jié)動作。

2、注意事項

（1）招商人員應(yīng)儀表端正，態(tài)度親切。

（2）接待客戶或一人，或一主一付，以二人為限，絕對不要超過三人。

（3）若不是真正客戶，應(yīng)照樣提供一份資料，作簡潔而又熱情的招待。

（4）未有客戶時，應(yīng)注意現(xiàn)場整潔各個人儀表，以隨時給客戶良好印象。

（三）介紹產(chǎn)品

1、基本動作

（1）交換名片，相互介紹，了解客戶的個人資訊情況。

（2）按照招商現(xiàn)場已經(jīng)規(guī)劃好的招商動線，配合燈箱，模型，看樣板等招商道具，自然而又突出重點地介紹產(chǎn)品地段、環(huán)境、交通、生活機能，產(chǎn)品機能等重點，著重于突出大廈所處位置和科技園的特色和優(yōu)勢。

2、注意事項

（1）此時側(cè)重強調(diào)本大廈和高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)園的整體優(yōu)勢點。

（2）將自己的熱忱與誠懇推銷給客戶，努力與其建立相互信任的關(guān)系。

（3）通過交談?wù)_把握客戶的真實需求，并據(jù)此迅速制定應(yīng)對策略。

（4）當(dāng)客戶超過一人時，注意區(qū)分其中的決策者，把握他們相互的關(guān)系。

（四）意向洽談

1、基本動作

（1）倒茶寒暄，引導(dǎo)客戶在招商桌前入座。

（2）在客戶未主動表態(tài)時，應(yīng)該立刻主動地選擇一個單位作試探性介紹。

（3）根據(jù)客戶所喜歡的單元，在肯定的基礎(chǔ)上，作更詳盡的說明。

（4）針對客戶的疑惑點，加以相關(guān)解釋，幫助其逐一克服租賃障礙。

（5）適時制造現(xiàn)場氣氛，強化其租賃欲望。

（6）在客戶對產(chǎn)品有70%的認(rèn)可度的基礎(chǔ)上，設(shè)法說服他簽訂租賃意向書并交納定金。

2、注意事項

（1）入座時，注意將客戶安置在一個視野愉悅的便于控制的空間范圍內(nèi)。

（2）個人的招商資料和招商工具應(yīng)準(zhǔn)備齊全，隨時應(yīng)對客戶的需要。

（3）了解客戶的真正需求，了解客戶的主要問題點。

（4）注意與現(xiàn)場同仁的交流與配合，讓現(xiàn)場經(jīng)理知道客戶在看哪一層或者哪個單位。

（5）注意判斷客戶的誠意，租賃能力和意向概率。

（6）現(xiàn)場氣氛營造應(yīng)該自然親切，掌握火候。

（7）對產(chǎn)品的解釋不應(yīng)有夸大，虛構(gòu)的成分。

（8）不是職權(quán)范圍內(nèi)的承諾應(yīng)報現(xiàn)場經(jīng)理通過。

（五）帶看現(xiàn)場

1、基本動作

（1）結(jié)合工地現(xiàn)況和周邊特征，邊走邊介紹。

（2）按照建筑物平面圖，讓客戶切實感覺自己所遷入的感覺。

（3）盡量多說，讓客戶紿終為你所吸引。

2、注意事項

（1）帶看工地的路線應(yīng)事先規(guī)劃好，注意沿線的整潔與安全。

（2）囑咐客戶帶好安全帽及其他隨身所帶物品。

（六）暫未成交

1、基本動作

（1）將招商手冊等資料備齊一份給客戶，讓其仔細(xì)考慮或代為傳播。

（2）再次告訴客戶聯(lián)系方式和聯(lián)系電話，承諾為其作義務(wù)租賃咨詢。

（3）對有意的客戶再次約定看樓時間。

（4）送客至大門或電梯間。

2、注意事項

（1）暫未成交或未成交的客戶依舊是客戶，招商人員都應(yīng)態(tài)度親切，采取相應(yīng)的補救措施。

（2）及時分析暫未成交或未成交的真正原因，記錄在案。

（3）對暫未成交或未成交的原因，報告現(xiàn)場經(jīng)理，視具體情況，采取相應(yīng)的補救措施。

（七）填寫客戶資料表

1、基本動作

（1）無論成交與否，每接待完一組客戶后，立刻填寫客戶追蹤表。

（2）填寫的重點：

A、客戶的聯(lián)絡(luò)方式和個人資訊。

B、客戶對產(chǎn)品的要求條件。

C、成交或未成交的真正原因。（價格或是結(jié)構(gòu)不適合客戶）

（2）根據(jù)客戶成交的可能性，將其分類為：A、很有希望，B、有希望，C、一般這三個等級，以便日后有重點的追蹤訪詢。

2、注意事項

（1）客戶資料表應(yīng)認(rèn)真填寫，越詳盡越好。

（2）客戶資料表是招商人員的聚寶盆，應(yīng)妥善保存。

（3）客戶等級應(yīng)視具體情況，進(jìn)行階段調(diào)整。

（4）每天或每周，應(yīng)由部門經(jīng)理定時招開工作會議，依客戶資料表檢討招商情況，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。

（八）客戶追蹤

1、基本動作

（1）繁忙間隙，依客戶等級與之聯(lián)系，并隨時向?qū)０缚陬^報告。

（2）對于A、B等級的客戶，招商人員應(yīng)列為重點對象，保持密切聯(lián)系，調(diào)動一切可能，努力說服。

（3）將每一次追蹤情況詳細(xì)記錄在案，便于日后分析判斷。

（4）無論最后是否成交，都要婉轉(zhuǎn)要求客戶幫忙介紹客戶。

2、注意事項

（1）追蹤客戶要注意切入話題的選擇，勿造成銷售不暢，死硬推銷的形象。

（2）追蹤客戶要注意時間的間隔，一般以二、三天為宜（視具體的情況，由招商人員自定。）。

（3）注意追蹤方式的變化：打電話、寄資料、發(fā)信息。以德高望重拜訪，邀請參加各類活動等等。

（4）二人或二人以上與同一客戶有聯(lián)系時，應(yīng)該相互通氣，統(tǒng)一立場、協(xié)調(diào)行動。

（九）成交收定

1、基本動作

（1）客戶決定租賃時。

（2）恭喜客戶。

（3）視具體情況，收取客戶小定金或大定金到財務(wù)，并告訴客戶對租賃雙方的行為約束。

（4）從柜臺領(lǐng)取租賃協(xié)議書，詳細(xì)解釋租賃協(xié)議書填寫的各項條款和內(nèi)容。

A、租賃保證金欄內(nèi)填寫的各項條款和內(nèi)容；

B、定金欄內(nèi)填寫實收金額，若所收的定金為票據(jù)時，填寫票據(jù)的詳細(xì)資料；

C、若是小定金，與客戶約定大定金補足日期及時應(yīng)補金額，填寫于租賃協(xié)議上；

D、與客戶約定簽約的日期及簽約金額，填寫于租賃協(xié)議上；

E、其他內(nèi)容依租賃協(xié)議的格式如實填寫。

（5）請客戶、經(jīng)辦招商人員、部門經(jīng)理、財務(wù)四方簽名確認(rèn)。

（6）將定單第二聯(lián)（客戶聯(lián)備案）交客戶收執(zhí)，并告訴客戶于補足或簽約時將其帶來。

（7）確定定金補足或簽約日，并詳細(xì)告訴客戶各種注意事項和所需要帶齊各類證件。

（8）再次恭喜客戶。

（9）送客戶至大門外或電梯間。

2、注意事項

（1）與部門經(jīng)理和其他招商人員密切配合，制造并維持現(xiàn)場氣氛。

（2）正式定單的格式一般一式三聯(lián):客戶聯(lián)、公司聯(lián)、財務(wù)聯(lián)。

（3）注意各聯(lián)各自應(yīng)該所被持有的對象。

（4）當(dāng)客戶對某樓層單位稍有興趣或決定租賃但末帶足足夠的金額時，鼓勵支付小定金是一個行之有效的辦法。

（5）小定金金額不在于多，三五佰至幾千元均可，其主要目地是使客戶牽掛我們的大廈。

（6）小定金保留日期一般以一天為限，時間長短和是否退還。可視租賃狀況自行掌握。

（7）定金（大定金）為合約的一部分，若雙方任一方無故毀約，都將按合同約定承擔(dān)違約責(zé)任。

（8）定金收取金額的下限為1000元，上限為房屋一個月租金款的10%。原則上定金金額多多益善，以確保客戶最終簽約成交。

（9）定金保留日期一般以15天為限，具體情況可自行掌握，但過了時限，定金沒收。

（10）小定金或大定金的簽約日之間的時間間隔應(yīng)可能地短，以防各種節(jié)外生枝的情況發(fā)生。

（11）租金價格或其他附加條件，應(yīng)報部門經(jīng)理同意備案。

（12）定單填寫完后，再仔細(xì)檢查樓層單元、面積、定金等是否正確。

（13）收取的定金確實點收。

（十）定金補足

1、基本動作

（1）定金欄內(nèi)填寫實收補足金額。

（2）再次確定簽約日期，將簽約日期和簽約金填寫于定單上。

（3）若重新開定單，大定單依據(jù)小定單的內(nèi)容來填寫。

（4）詳細(xì)告訴客戶簽約的的各種注意事項和所需帶齊的各證件。

（5）恭喜客戶，送至大門或電梯間。

2、注意事項

（1）在約定補足日前，再次與客戶聯(lián)系，確定日期并作好準(zhǔn)備。

（2）填寫完后，再次檢查戶別、面積、總價（月租金和2個月的租賃保證金）、定金等是否正確。

（3）將詳細(xì)情況向現(xiàn)場經(jīng)理匯報備案。

（十一）簽訂合約

1、基本動作

（1）恭喜客戶選擇我們的大廈。

（2）驗證身份證原證，審核其租賃資格。（身分證、營業(yè)執(zhí)照、法人證明書、法人證明委托書等）

（3）領(lǐng)取檔案袋,填寫簽約小貼士(客戶姓名、身份證號、地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、房號、付款方式及金額)

（4）出示租賃合同示范合同文本，逐條解釋合同的主要條款。

A、雙方法人的姓名或名稱；

B、房地產(chǎn)的坐落、面積、四周范圍；

C、土地所有權(quán)性質(zhì)；

D、房地產(chǎn)規(guī)劃使用性質(zhì)；

E、違約責(zé)任；

K、爭議的解決方式。

（5）合同錄入、提交。

（6）簽約成交，并按合同規(guī)定收取首月租金和租賃保證金，同時相應(yīng)抵扣已付定金。

（7）將定單收回，交回財務(wù)。

（8）打印合同，客戶先簽字。后續(xù)我司相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或法人簽字。

（9）登記備案，辦理工商注冊手續(xù)等。

2、注意事項

（1）示范合同文本應(yīng)事先準(zhǔn)備好。

（2）事先分析簽約時間可發(fā)生的問題，向部門經(jīng)理報告，研究解決的辦法。

（3）簽約時，如客戶有問題無法說服，匯報經(jīng)理研究解決的辦法。

（4）簽合同一定要其法人簽名或者出據(jù)法人證明書或者法人授權(quán)委托書簽名、蓋章。

（5）由他人代理簽約，法人給予代理人的委托書需經(jīng)過公證。

（6）解釋合同條款時，在情感上應(yīng)側(cè)重于客戶的立場，讓其有認(rèn)同感。

（7）簽約后的合同，應(yīng)迅速房屋租賃管理所登記備案。

（8）簽約后的客戶，應(yīng)始終與保持接觸，幫助解決各種問題并讓其介紹客戶。

（9）及時檢討簽約情況，若有問題，應(yīng)采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。

第二篇：招商接待流程

一、接待

1、準(zhǔn)備工作 1）、以良好的形象和服務(wù)態(tài)度建立客戶對招商人員良好的第一印象，進(jìn)而由招商人員這一窗口開始樹立對夜市的信心，使客戶感覺賓至如歸。2）、掌握夜市自身的素質(zhì)、（項目及攤位分布情況設(shè)備實施的完善情況）周邊夜市的情況以及所處的環(huán)境。熟悉及理解租賃資料，確立租賃信心。3）、熟悉并遵守現(xiàn)場的管理和公司的規(guī)章制度。4）、租賃資料和工具的準(zhǔn)備，例如：資料夾、計算器、名片、簽字筆、鉛筆、工裝、工牌等；必備的租賃工具放在適當(dāng)位置，方便取用。如筆不可隨意放在衣襟處，可卡在資料夾封面或放于衣袋內(nèi)，計算器、名片及派發(fā)給客戶的租賃資料（招商手冊，夜市攤位平面圖）放于資料夾內(nèi)。

2、接待規(guī)范

招商人員在接待桌前，當(dāng)客戶進(jìn)入招商處，應(yīng)進(jìn)行好登記手續(xù)，為以后電話聯(lián)系和拜訪做準(zhǔn)備。招商人員側(cè)手夾資料夾，3、夜市情況 1）、攤位介紹

指引客戶到攤位平面圖，介紹周圍情況，現(xiàn)在所處的地理位置在哪里，方向方位，夜市位置、路名、周邊建筑物、附近配套設(shè)施、公交網(wǎng)絡(luò)等等；介紹完，指引客戶到夜市實地介紹，推薦優(yōu)點，結(jié)合現(xiàn)場實景，人文景觀，揚長避短，強化夜市優(yōu)勢和周邊配套。

二、現(xiàn)場的基本動作

夜市招商，現(xiàn)場接待是主戰(zhàn)場。如何將產(chǎn)品盡可能快地、盡可能全面地被客戶接受，招商人員的基本動作是關(guān)鍵。下面，我們按照招商流程，將幾個最基本的招商動作及其注意事項作詳細(xì)介紹。

（一）接聽電話

1、基本動作

（1）接聽電話態(tài)度和藹、語言親切。一般先主動問候“您好！請問有什么可以幫到您”，而后開始交談。

（2）通常，客戶在電話中會問及價格（租金、管理費、電費、水費等）地點、周遍配套、招商人員應(yīng)揚長避短，在回答時應(yīng)將產(chǎn)品的亮點巧妙地溶入。（3）在與客戶交談中，設(shè)法取得我們想要的資訊。

第一要件：客戶的姓名、目前辦公地址、聯(lián)系電話個人背景等。第二要件：客戶能夠接受的價格、面積、等對產(chǎn)品具體要求的資訊。（4）最好的做法是，直接約請客戶來現(xiàn)場看或者協(xié)商相關(guān)事宜。（5）馬上將資訊記錄來電登記表上。

2、注意事項

（1）當(dāng)正式接到求租者第一個電話開始，應(yīng)統(tǒng)一說詞。（2）電話接聽時，盡量由被回答轉(zhuǎn)為主動介紹，主動詢問。

（3）約請客戶應(yīng)明確具體時間和地點，并且告訴他，你將專程等候。（4）將自己的熱忱與誠懇推銷給客戶，努力與其建立相互信任的關(guān)系。（5）通過交談?wù)_把握客戶的真實需求，并據(jù)此迅速制定應(yīng)對策略。（6）當(dāng)客戶超過一人時，注意區(qū)分其中的決策者，把握他們相互的關(guān)系。

（二）意向洽談

1、基本動作

（1）倒茶寒暄，引導(dǎo)客戶在招商桌前入座。（2）在客戶未主動表態(tài)時，應(yīng)該立刻主動地選擇一個單位作試探性介紹。（3）根據(jù)客戶所喜歡的攤位，在肯定的基礎(chǔ)上，作更詳盡的說明。（4）針對客戶的疑惑點，加以相關(guān)解釋，幫助其逐一克服租賃障礙。（5）適時制造現(xiàn)場氣氛，強化其租賃欲望。

（6）在客戶對產(chǎn)品有70%的認(rèn)可度的基礎(chǔ)上，設(shè)法說服他簽訂租賃意向書并交納定金。

（三）帶看現(xiàn)場

1、基本動作

（1）結(jié)合現(xiàn)況和周邊特征，邊走邊介紹。

（2）按照建筑物平面圖，讓客戶切實感覺自己所遷入的感覺。（3）盡量多說，讓客戶紿終為你所吸引。

2、注意事項

（1）帶看的路線應(yīng)事先規(guī)劃好，注意沿線的整潔與安全。

（四）暫未成交

1、基本動作

（1）將招商手冊等資料備齊一份給客戶，讓其仔細(xì)考慮或代為傳播。（2）再次告訴客戶聯(lián)系方式和聯(lián)系電話，承諾為其作義務(wù)租賃咨詢。（3）對有意的客戶再次約定時間。

2、注意事項

（1）暫未成交或未成交的客戶依舊是客戶，招商人員都應(yīng)態(tài)度親切，采取相應(yīng)的補救措施。（2）及時分析暫未成交或未成交的真正原因，記錄在案。

（3）對暫未成交或未成交的原因，報告現(xiàn)場經(jīng)理，視具體情況，采取相應(yīng)的補救措施。

（五）填寫客戶資料表

1、基本動作

（1）無論成交與否，每接待完一組客戶后，立刻填寫客戶追蹤表。（2）填寫的重點：

A、客戶的聯(lián)絡(luò)方式和個人資訊。B、客戶對產(chǎn)品的要求條件。C、成交或未成交的真正原因。（價格或是結(jié)構(gòu)不適合客戶）

（2）根據(jù)客戶成交的可能性，將其分類為：A、很有希望，B、有希望，C、一般這三個等級，以便日后有重點的追蹤訪詢。

2、注意事項

（1）客戶資料表應(yīng)認(rèn)真填寫，越詳盡越好。

（2）客戶資料表是招商人員的聚寶盆，應(yīng)妥善保存。（3）客戶等級應(yīng)視具體情況，進(jìn)行階段調(diào)整。

（4）每天或每周，應(yīng)由部門經(jīng)理定時招開工作會議，依客戶資料表檢討招商情況，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。

（九）成交收定

1、基本動作

（1）客戶決定租賃時。（2）恭喜客戶。

（3）視具體情況，收取客戶小定金或大定金到財務(wù)，并告訴客戶對租賃雙方的行為約束。（4）從柜臺領(lǐng)取租賃協(xié)議書，詳細(xì)解釋租賃協(xié)議書填寫的各項條款和內(nèi)容。A、租賃保證金欄內(nèi)填寫的各項條款和內(nèi)容； B、定金欄內(nèi)填寫實收金額，若所收的定金為票據(jù)時，填寫票據(jù)的詳細(xì)資料； C、若是小定金，與客戶約定大定金補足日期及時應(yīng)補金額，填寫于租賃協(xié)議上； D、與客戶約定簽約的日期及簽約金額，填寫于租賃協(xié)議上； E、其他內(nèi)容依租賃協(xié)議的格式如實填寫。

（5）請客戶、經(jīng)辦招商人員、部門經(jīng)理、財務(wù)四方簽名確認(rèn)。

（6）將定單第二聯(lián)（客戶聯(lián)備案）交客戶收執(zhí)，并告訴客戶于補足或簽約時將其帶來。（7）確定定金補足或簽約日，并詳細(xì)告訴客戶各種注意事項和所需要帶齊各類證件。

2、注意事項

（1）與部門經(jīng)理和其他招商人員密切配合，制造并維持現(xiàn)場氣氛。（2）正式定單的格式一般一式三聯(lián):客戶聯(lián)、公司聯(lián)、財務(wù)聯(lián)。（3）注意各聯(lián)各自應(yīng)該所被持有的對象。

（4）當(dāng)客戶對某樓層單位稍有興趣或決定租賃但末帶足足夠的金額時，鼓勵支付小定金是一個行之有效的辦法。

（5）小定金金額不在于多，三五佰至幾千元均可，其主要目地是使客戶牽掛我們的夜市。（6）小定金保留日期一般以一天為限，時間長短和是否退還。可視租賃狀況自行掌握。（7）定金（大定金）為合約的一部分，若雙方任一方無故毀約，都將按合同約定承擔(dān)違約責(zé)任。

（8）定金收取金額的下限為1000元，上限為房屋一個月租金款的10%。原則上定金金額多多益善，以確?？蛻糇罱K簽約成交。

（9）定金保留日期一般以15天為限，具體情況可自行掌握，但過了時限，定金沒收。（10）小定金或大定金的簽約日之間的時間間隔應(yīng)可能地短，以防各種節(jié)外生枝的情況發(fā)生。（11）租金價格或其他附加條件，應(yīng)報部門經(jīng)理同意備案。

（12）定單填寫完后，再仔細(xì)檢查樓層單元、面積、定金等是否正確。（13）收取的定金確實點收。

（十）定金補足

1、基本動作

（1）定金欄內(nèi)填寫實收補足金額。

（2）再次確定簽約日期，將簽約日期和簽約金填寫于定單上。（3）若重新開定單，大定單依據(jù)小定單的內(nèi)容來填寫。

（4）詳細(xì)告訴客戶簽約的的各種注意事項和所需帶齊的各證件。

2、注意事項

（1）在約定補足日前，再次與客戶聯(lián)系，確定日期并作好準(zhǔn)備。（2）填寫完后，再次檢查戶別、面積、總價（月租金和租賃保證金）、定金等是否正確。（3）將詳細(xì)情況向現(xiàn)場經(jīng)理匯報備案。

（十一）簽訂合約

1、基本動作

（1）驗證身份證原證，審核其租賃資格。（身分證、營業(yè)執(zhí)照等）

（3）領(lǐng)取檔案袋,填寫簽約小貼士(客戶姓名、身份證號、地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、攤位號、付款方式及金額)（4）出示租賃合同示范合同文本，逐條解釋合同的主要條款。A、雙方法人的姓名或名稱； B、違約責(zé)任；

C、爭議的解決方式。（5）合同錄入、提交。（6）簽約成交，并按合同規(guī)定收取首月租金和租賃保證金，同時相應(yīng)抵扣已付定金。（7）將定單收回，交回財務(wù)。

（8）打印合同，客戶先簽字。后續(xù)我司相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或法人簽字。（9）登記備案，辦理工商注冊手續(xù)等。

2、注意事項

（1）示范合同文本應(yīng)事先準(zhǔn)備好。

（2）事先分析簽約時間可發(fā)生的問題，向部門經(jīng)理報告，研究解決的辦法。（3）簽約時，如客戶有問題無法說服，匯報經(jīng)理研究解決的辦法。

（4）簽合同一定要其法人簽名或者出據(jù)法人證明書或者法人授權(quán)委托書簽名、蓋章。（5）由他人代理簽約，法人給予代理人的委托書需經(jīng)過公證。

（6）解釋合同條款時，在情感上應(yīng)側(cè)重于客戶的立場，讓其有認(rèn)同感。（7）簽約后的合同，應(yīng)迅速房屋租賃管理所登記備案。

（8）簽約后的客戶，應(yīng)始終與保持接觸，幫助解決各種問題并讓其介紹客戶。（9）及時檢討簽約情況，若有問題，應(yīng)采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。

第三篇：大型招商會議組織接待流程實施辦法

大型招商會議組織接待流程實施辦法

大型招商會議（簡稱“會議）是一種重要的商務(wù)活動，作為重要的交流形式，會議能夠通過面對面交流、身體語言的溝通，使所有參會人員對交流的信息能夠做出更全面的理解，會議提供雙向的交流機會，可以提問、回答、討論等等，要開好會議，會議的組織、會議與活動的組織流程及實施是一個非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。第一?/p>

會前籌備

會前籌備：是會議和活動舉辦前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備工作是會議成敗的關(guān)鍵因素，會前籌備包括：

一、大型招商會議時間的確定

確定大型招商會議時間要考慮單位的工作任務(wù)周期，選在周末的時候，大家相對不太忙，爭取應(yīng)參加會的人員都能夠參加。為使大型招商會議有充分的準(zhǔn)備，一般至少給出2-5周的時間提前讓參與活動的人了解活動的安排。因此，大型招商會議時間的確定是一個非常重要的決策，要盡早進(jìn)行。

二、大型招商會議議程的安排

大型招商會議議程是會議要討論的項目列表，大型招商會議的目的就是在對這些項目進(jìn)行溝通，因此議程是整個會議方案的靈魂，是大型招商會議是否能夠成功的關(guān)鍵。因此，議程是整個大型招商會議籌備前需要最早確定的事情之一。

大型招商會議通常的內(nèi)容包括：企業(yè)概況、企業(yè)文化、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)趨勢、市場分析、技術(shù)介紹、成功案例、推廣方案（營銷策略或模式）、合作前景、合作優(yōu)勢、公司支持、合作方式及費用、合作流程、盈利分析、權(quán)益分配、代理商感言、商戶感言等。

在制訂議程的時候，要根據(jù)工作需要、預(yù)算等因素來考慮選擇哪些內(nèi)容是一定需要的，哪些內(nèi)容是備選的，哪些項目是全體人員參與，哪些項目是部分人員參與。

三、大型招商會議的三類相關(guān)人員

大型招商會議通常有三類相關(guān)人員：

1、領(lǐng)導(dǎo)小組、2、籌備與接待人員

3、參會人員（嘉賓和員工）。

1、領(lǐng)導(dǎo)小組

領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項的決策人，包括會議時間、議程、邀請人員、地點等等，為整個會議定下基調(diào)；

2、籌備與接待

籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供大型招商會議籌備的具體細(xì)節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在大型招商會會議過程中進(jìn)行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔(dān)會議成敗重要責(zé)任的人員，一個會大型招商會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。①精心策劃

要做好每一項接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動。這就要求我們接待人員必須具備較高素質(zhì)，樹立強烈的責(zé)任意識，作為一項政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。

在接到接待任務(wù)時，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習(xí)慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎(chǔ)。根據(jù)這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、會議（會見）、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。然后報請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。②規(guī)范運作

每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。

在接待過程中，要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。細(xì)節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應(yīng)變措施。這就要求接待人員加強靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損企業(yè)形象的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現(xiàn)“零失誤”。

籌備與接待人員要有明確的職責(zé)分工，①要設(shè)定一個負(fù)責(zé)人；②要有人專門負(fù)責(zé)日程安排及與各部門協(xié)調(diào)；③要有人專門負(fù)責(zé)聯(lián)系場地、布置會場；④有人專門負(fù)責(zé)餐飲及外地趕來參會人員的住宿、參觀安排；⑤要有人專門負(fù)責(zé)設(shè)計招商與其他活動；⑥要有專人負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的接待事宜，等等。③參加人員

會義要邀請哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？其他分公司領(lǐng)導(dǎo)人員邀請嗎？外地分公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請嗎？主管部門的領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者是否邀請？等等，都要想周全了。

在制訂參會人員名單的時候，有這樣一個原則：“寧拉一群，不拉一人”，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應(yīng)該邀請，不然會傷害未被邀請的人的感情。

3、制定接待程序，落實各項細(xì)節(jié)：

在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要代理等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備和制定接待計劃。

(1)、根據(jù)來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。

(2)、根據(jù)來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。

(3)、詳細(xì)了解酒店及酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價格等告知領(lǐng)導(dǎo)，提供分析及使用建議，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇酒店。(4)、客人抵達(dá)前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。

(5)、做好接待前的準(zhǔn)備工作，根據(jù)來賓身份預(yù)定房間，會客室（會議室），確定接待人員，相關(guān)資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。

(6)、提前召開有關(guān)部門協(xié)調(diào)會，明確任務(wù)分工，落實到人（會議記錄、照相、攝像）(7)、領(lǐng)導(dǎo)審批接待計劃，申請接待費用。

5、安排食宿

（1）、提前辦理好住房手續(xù)（房間號應(yīng)盡量避免帶4或其他不吉利的數(shù)字），將房卡拿到，以便使客人抵達(dá)賓館后，能快速領(lǐng)取鑰匙進(jìn)入房間。

（2）、熟知房間數(shù)量及類型（標(biāo)準(zhǔn)間、商務(wù)房、工作人員房間）及同行卡?？腿擞梅浚?各種類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層房間號），工作人員用房數(shù)量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務(wù)）。同行卡可隨乘車號一同發(fā)放，也可以在前往下榻賓館的途中發(fā)放。同行卡可以使來賓清楚自己所住的房間，也便于來賓入住客房后相互之間聯(lián)系。（3）、房間布置：客人抵達(dá)前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時檢查房間內(nèi)設(shè)施是否能正常使用，按照要求為房間配水果(需每天更換)。

（4）、根據(jù)來賓職務(wù)、性別、習(xí)慣、年齡安排房間。貴賓客人有專人引領(lǐng)至房間。安排房間的原則：根據(jù)不同層次安排不同規(guī)格的房間。

（5）、根據(jù)來賓的生活習(xí)慣、飲食愛好、民族特點，結(jié)合本地飲食特色定餐。要求餐廳整潔、環(huán)境舒適、干凈衛(wèi)生、食品價廉物美。

（6）、根據(jù)接待的不同檔次菜品、酒水可請客人點或預(yù)先點好。所用餐具必須要求做好消毒工作，并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。（7）、宴請時根據(jù)需要安排打印席卡。（8）、逐一落實各項細(xì)節(jié)。

6、接待車輛

（1）、接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔車。駕駛員必須有極強的責(zé)任心，駕駛經(jīng)驗豐富、服務(wù)態(tài)度好，有一定的接待經(jīng)驗和禮儀知識。

（2）、用車接客時，應(yīng)主動打開（右側(cè)）車門，以手示意請客人上車（小車后排右側(cè)為主，后排左側(cè)為次，司機右側(cè)由隨從人員乘坐）下車時，接待人應(yīng)先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時，由隨同人員開門并站在車門后側(cè)以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。

（3）、根據(jù)來賓和迎送人員的人數(shù)，以及行李數(shù)量安排車輛。乘車座位安排應(yīng)適當(dāng)寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。如果來賓行李數(shù)量較多，應(yīng)該安排專門的行李車。如果是車隊行進(jìn)，出發(fā)前應(yīng)明確行車順序，并通知有關(guān)人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時間及地點，以免行進(jìn)中發(fā)生錯位。每臺車都將有明顯的標(biāo)志 — 號碼；每臺車安排一名陪同人員，負(fù)責(zé)提醒客人保持乘坐同一輛車，并在每次上車前統(tǒng)計人數(shù)；

（4）、現(xiàn)場實施過程中，嚴(yán)格按照事先制定的接待計劃，實施并執(zhí)行； 如有任何特殊情況改變行程，應(yīng)及時通知相關(guān)人員和司機。（5）、根據(jù)來賓的其他需要安排相應(yīng)車輛進(jìn)行服務(wù)。

（6）、如果來賓 人數(shù)較多，為了在接站時避免混亂，應(yīng)事先排定乘車號和住房號，并打印成表格。在來賓抵達(dá)時，將乘車表格發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號。同時，也便于接待人員清點每輛車上的人數(shù)。

四、大型招商會議日程范文

大型招商會議日程，是大型招商會議開始前要發(fā)放的關(guān)于大型招商會議安排的重要文檔，讓所有參會人員了解會議的地址、詳細(xì)內(nèi)容及時間安排，因此，大型招商會議日程是非常關(guān)鍵的應(yīng)用文，在這里提供一個集團(tuán)使用的日程模板供大家參考。

大型招商會議日程與會議議程的主要區(qū)別是：是否有具體的時間安排。會議議程是在會議前期準(zhǔn)備過程中，讓會議及活動的參加人員了解會議項目的文件，在會前發(fā)放，讓相關(guān)的參會人員進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。大型招商會議日程與議程的內(nèi)容相似，但有更加詳細(xì)的會議地址、會議內(nèi)容的具體時間安排。

五、會議管理_會議預(yù)算的5項內(nèi)容

會議預(yù)算是會議管理與策劃的重要內(nèi)容之一，會議籌備期間的各個環(huán)節(jié)都會影響會議經(jīng)費預(yù)算，因此，籌備時，會議預(yù)算要進(jìn)行精心核算，籌備人員應(yīng)及時將會議預(yù)算范本或會議預(yù)算報告上報會議領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策用好會議預(yù)算。會議預(yù)算包括以下6項內(nèi)容：

1、交通費用

交通費用可以細(xì)分為：

①出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

②會議期間交通費用：主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。

③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、場地費用

具體可細(xì)分為：

①會議場地租金：通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

②會議設(shè)施租賃費用：此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備（一般都自帶）等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

③會場布置費用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。

④其他場地費用：這些費用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂、媒介服務(wù)等，可視會議需要進(jìn)行采購。

對于這些單項服務(wù)支持，籌辦者應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議

3、住宿費用

正常的住宿費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房水果、鮮花提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的在會議的食品飲料安排中，已有詳細(xì)介紹。

茶點基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。

正餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算，而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用）

5、其他娛樂、演出、參觀、旅游項目費用

會議室、住宿費用中可能含一部分娛樂項目的費用，會議期間可以利用，但有些項目需要根據(jù)活動安排另行準(zhǔn)備預(yù)算。

6、雜費

雜費是指會議與活動過程中，產(chǎn)生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通?？梢栽跁?wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。

六、會議物品采購清單與采購人員安排

在會議的三類相關(guān)人員中，會議籌備人員往往還要負(fù)責(zé)所有會議相關(guān)物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進(jìn)行得有條不紊，且不會產(chǎn)生遺漏。

會議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項內(nèi)容：

1、會議場地租用，可參考：會議地點的選擇

會議地點的選擇與會議議程、參會人員、預(yù)算密切相關(guān)。會議場所的費用，通常在整個預(yù)算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個重要的事情。

如果公司內(nèi)部有合適的地點選擇，會議地點可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場地與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點開會可以節(jié)省費用，適合于中、小型招商會議與活動。

由外部的服務(wù)商提供的會議場地，通常有三類地點：①賓館、酒店、②會議中心、③飯店這幾類場所。①賓館、酒店

許多賓館有專門接待商務(wù)會議的業(yè)務(wù)，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。②會議中心

會議中心屬于專業(yè)從事會議服務(wù)的場所，通常有適合各種規(guī)模的會議室；有專業(yè)的會議相關(guān)設(shè)施；精通會務(wù)服務(wù)的服務(wù)人員；大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服務(wù)。③飯店

飯店有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務(wù)。

會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議場地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點就很重要了，不然，等大隊人馬過去開會時，才發(fā)現(xiàn)地點與想象的不一樣就來不及了。

如果由于各種原因無法親自去踩點，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設(shè)施等級?？梢酝ㄟ^16個項目評估會議地點。

1、住宿預(yù)訂

2、車輛使用及租賃安排

3、票務(wù)預(yù)訂提供機構(gòu)選擇

4、音像輔助設(shè)備租賃

5、會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標(biāo)、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。

會場布置雖然是個細(xì)節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告給會議領(lǐng)導(dǎo)小組來審批。會場布置總體要求：

會場布置要與會議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會議內(nèi)容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴(yán)謹(jǐn)商務(wù)的等等。

會議場所的室外布置——會議場所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：

1、主會標(biāo)

2、歡迎拱門、條幅

3、彩球、鮮花、氦氣球

4、地毯

5、展架、易拉寶、廣告板

6、引導(dǎo)牌

7、燈箱

8、簽到臺

9、休息座椅等

會議場所的室內(nèi)布置——會議場所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：

1、會標(biāo)、背景板

2、主席臺、聽眾席、演講臺的布置

3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾

4、音像輔助設(shè)備

5、燈光、電源設(shè)備

6、茶點

7、禮品、獎品、紀(jì)念品、演出道具采購清單

8、餐飲、水果、飲用瓶裝水等

9、接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品

10、會議相關(guān)印刷品需要提前確實內(nèi)容，提供印刷服務(wù)供應(yīng)商，以確保在會議召開前印刷完成。會議相關(guān)的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料等

11、與會議相關(guān)的其他物品

各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應(yīng)商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)不到要求、送貨不及時、售后服務(wù)跟不上等問題

七、請柬、邀請函的7項信息

有些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內(nèi)容為被邀請者提供了會議的相關(guān)信息，為了讓被邀請者了解會議信息，請柬與邀請函的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。請柬與邀請函具備的7項信息：

1、活動類型

2、活動日期、時間 與會期

3、會議邀請者與被邀請者

4、會議地點

5、是否需要回復(fù)

6、提供的餐飲

7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等

請柬與邀請函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議，請柬與邀請函的預(yù)算越高；對有回復(fù)要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復(fù)要及時登記，以便統(tǒng)計精確的人數(shù)，人數(shù)在預(yù)定餐飲、住宿等項時，非常重要，也與會議的預(yù)算密切相關(guān)。

第二章

會議地點的選擇

會議地點的選擇是屬于會前籌備的一部分，但單獨作為一節(jié)來講，是因為會議地點選擇的非常重要，甚至是影響會議成敗的關(guān)鍵因素，參會人員對會議感受、會議預(yù)算都與會議地點的選擇關(guān)系密切。

一、會議地點評估的幾個項目

在選擇會議地點后，要對會議場地進(jìn)行評估，可參考如下幾個項目：

1、會議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費

2、停車場

3、安全情況、保安服務(wù)質(zhì)量

4、電信聯(lián)絡(luò)便利性

5、裝修與外觀

6、清潔程度

7、大堂、衛(wèi)生間裝修、設(shè)施、清潔

8、食品、茶點（可參考：會議的食品飲料安排）

9、餐飲服務(wù)水平

10、工作人員表現(xiàn)

11、服務(wù)水平

12、供暖、空調(diào)、照明設(shè)施

13、住宿設(shè)施

14、音像輔助設(shè)備

15、休閑設(shè)施

16、其他設(shè)施與服務(wù)

以上項目最好能列個表，逐項按好、中、差打分。在會議籌備階段，先選擇2-3個備選地點，逐一列出其優(yōu)劣，提交會議的領(lǐng)導(dǎo)小組決定最終的會議地址，以將保障會議地點與會議要求相符合。

會議座位安排，如何安排會議座位是會議籌備人員不能忽略的一個細(xì)節(jié)，會議室座位安排既要保證所有的參會人員能夠看到和聽到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會議座位安排禮儀。

二、會議的食品飲料安排

會議籌備過程中，一定要事先確定各類用餐的次數(shù)，把每次用餐都考慮周全，并確定所有用餐的時間、提供者、菜單與費用。

安排食品飲料時，需要了解是否有特別飲食要求的參會人員，如素食或清真食品。會議的食品飲料有兩類：

1、茶點

茶點包括會中茶點、咖啡、茶，在會議期間提供。茶點的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

可以放在會議室內(nèi)的桌上供參會人員享用，也可以放在會議室外部，由參會人員外出休息時享用，具體提供時間、種類、數(shù)量、服務(wù)要求，需事前則會議籌辦人員與會議場所提供商協(xié)商。

2、正餐

正餐分為午餐、晚餐、早餐。午餐因會議通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性質(zhì)，以安排自助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會議程序的一部分，擁有較正式的規(guī)格，期間可能會安排領(lǐng)導(dǎo)講話、用餐人員相互敬酒等環(huán)節(jié)；早餐除非是安排好的早餐會，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費用包含在住宿費用中，在預(yù)定住宿時，要與住宿提供者協(xié)商早餐的安排。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：

1、內(nèi)部食堂；

2、外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；

3、會議或住宿場所提供；

4、自行采購，有些茶點、飲料可自行采購。

三、音像輔助設(shè)備

安排任何會議與活動，都應(yīng)該事先確定是否需要在會議室使用音像輔助設(shè)備，由于音像輔助設(shè)備能夠表現(xiàn)事先準(zhǔn)備的內(nèi)容，會議室設(shè)備是否準(zhǔn)備妥當(dāng)會影響會議的效果，所以，使用音像輔助設(shè)備有以下幾個優(yōu)點：①可事先準(zhǔn)備圖片與圖表，便于觀眾理解演講的內(nèi)容；②運用音像輔助設(shè)備能夠顯示專業(yè)的演講與報告水平；③音像輔助設(shè)備可顯示現(xiàn)場書寫的內(nèi)容，方便與觀眾溝通；④幫助觀眾集中精力聽講與討論，而不需要做筆記。

會議常用的音像輔助設(shè)備有以下7類：

1、白板

白板通常能在上面進(jìn)行書寫的鐵制大塊白板，可反復(fù)擦除上面的筆跡，也可以用磁吸將紙張粘在上面展示內(nèi)容，因此，在準(zhǔn)備白板的同時，要準(zhǔn)備白板筆、板擦、磁吸（也叫磁釘、磁扣、磁粒、磁貼）、大張的白板紙、打印紙等。

2、計算機

有些演講人不方便攜帶筆記本電腦，可將其演講、展示的內(nèi)容事先拷貝到會議室的計算機中，用計算機演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、圖表，甚至是動畫、視頻內(nèi)容，使演講內(nèi)容更形象，便于理解。所以，計算機也是會議室常備的音像輔助設(shè)備之一。

3、投影儀

投影儀可以把計算機屏幕上的內(nèi)容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于會議室的重要設(shè)備。

在準(zhǔn)備計算機及投影儀的時候，一定要準(zhǔn)備好相應(yīng)的電源設(shè)備，并為突然停電的意外事故做好準(zhǔn)備。

4、畫架、活動掛圖

畫架上面可掛多層白板紙，方便在會計過程中，由主持人、演講人、報告人記下與會人員的討論過程、重要觀點，畫架也可以用白板代替。

5、展板

展板是便攜式的圖板，展示會議相關(guān)的內(nèi)容或宣傳信息，由會議組織者事前準(zhǔn)備好，擺放在會議室相關(guān)位置。

6、音響設(shè)備

視會議室的大小及演講者的需要，提供麥克風(fēng)、音箱等，必要的音響設(shè)備。

7、其他設(shè)置

會議時，要使用何種音像輔助設(shè)備需事先與演講人、報告人進(jìn)行溝通，并按他們的要求準(zhǔn)備。如果會議場地沒有足夠的音像輔助設(shè)備，就需要會議籌備人員通過其他方式，如租賃、借用，事先事先在會議場地布置好。第三章

會議過程控制

一、會議接待的2點注意事項

會議接待是參會人員對會議評估的重要要點之一，會議接待是整個會議過程中重要的一個環(huán)節(jié)，會議接待方案準(zhǔn)備、會議接待禮儀、會議接待注意事項，也是學(xué)習(xí)組織、籌備一個會議的重要內(nèi)容，對于大型招商會議，應(yīng)該準(zhǔn)備專門的會議接待方案。

會議接待中要注意的事項為：

1、妥當(dāng)安排接待人員

會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結(jié)束的時候，都有接待人員為參會者提供服務(wù)。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要準(zhǔn)備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕谩?/p>

對會議接待人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使他們熟悉會議的日程安排、會議場地情況、意外情況處理辦法案等。

2、充足準(zhǔn)備接待資料

在接待處應(yīng)該準(zhǔn)備充足的接待資料，一方面保證每個參會人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個人領(lǐng)到的資料都是全面的。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：

1、胸卡或吊牌

2、參會人員名單

3、參會人員登記表、簽到表

4、辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本

5、會議日程

6、關(guān)于會議地點、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息

7、會議相關(guān)印刷品

8、會議評估反饋表

9、其他會議信息

為每個參會人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領(lǐng)取。會議接待前注意了這2個問題后，會議的接待就能圓滿地進(jìn)行。

二、會議意外事件處理、意外事件處理預(yù)案

會議過程千頭萬緒，方方面面的事情很多，參會的人員較多，組織者要對會議過程進(jìn)行控制，需要制定意外事件處理預(yù)案以應(yīng)對會議過程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對性地制定意外事件處理預(yù)案呢？

會議前詳細(xì)的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會發(fā)生，以下幾個方面最有可能出現(xiàn)問題：

1、人員

會議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會因為生病、其他重要事項而無法出席會議，或者因為交通問題，而無法準(zhǔn)時到達(dá)會議現(xiàn)場。

處理預(yù)案：

1、為每個重要角色準(zhǔn)備后備人選；

2、會議前與他們聯(lián)系，以確保無缺席情況出現(xiàn)，安排會議接待人員及時反饋交通、天氣變化；

3、及時調(diào)整會議日程，例如增加提問時間，以應(yīng)對某個發(fā)言人的缺席。

2、場地

會議場地可能會出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預(yù)定的會議室無法按時提供；為參會人員預(yù)訂的客房不足；會議場地的設(shè)備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障等；停車場不足，等等。

處理預(yù)案：大型會議的場地出現(xiàn)意外，最難處理，因為會議通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會人員已經(jīng)匯集過來了，很難準(zhǔn)備一個備選地點，因此，會議場地在選擇時，一定要選擇有信譽的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時提供備選場地，或者是備選日程安排。

3、音像輔助設(shè)備

音像輔助設(shè)備也較易出現(xiàn)問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。

處理預(yù)案：在會議籌備時，一定要了解會議的音像輔助設(shè)備的狀況，保障設(shè)備能夠運轉(zhuǎn)，確保能及時找到設(shè)備維護(hù)的人員或服務(wù)商，必要的情況下，要準(zhǔn)備備選設(shè)備。組織者在參會時，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。

4、會議資料

會議資料可能會出現(xiàn)短缺；或者因為復(fù)印設(shè)備、打印設(shè)備的故障而無法按時按量提供；會議相關(guān)印刷品的供應(yīng)商，可能無法按時將資料送達(dá)等等。

處理預(yù)案：要事先了解會議場地附近能夠提供資料打印、復(fù)印的場所；會議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時無法解決，要及時向參會人員進(jìn)行解釋，并說明能夠提供資料的時間或備選方法。

5、其他意外情況

其他可能存在的問題，如參會人數(shù)不足，或超過預(yù)期；突發(fā)安全事故，等等。第四章

會議總結(jié)

會議記錄與會議紀(jì)要，同樣作為會議情況的記錄方式，會議紀(jì)要與會議記錄有什么不同呢？

一、會議記錄格式的2個部分

會議記錄對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議記錄工作，寫好會議記錄是會議組織者的一項重要工作。會議記錄怎么寫？本文提供會議記錄的范文與會議記錄格式供參考。會議記錄格式包括3個部分：

1、會議組織情況

要求寫明：會議名稱、會議時間、會議地點、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。

2、會議過程及發(fā)言內(nèi)容

記錄會議的實際過程，有時候會與《會議日程》的安排不同，需要通過會議記錄記錄下來。

對于發(fā)言的內(nèi)容，可以詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言；也可以摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內(nèi)容，多用于一般性會議。

除發(fā)言外，會議記錄還應(yīng)忠實記錄會議上的有關(guān)動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時加入的環(huán)節(jié)、會議的中斷、休息以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。

會議記錄還要將會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄。

二、會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別

會議紀(jì)要對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議紀(jì)要工作，寫好會議紀(jì)要是會議組織者的一項重要工作。會議紀(jì)要怎么寫？本文提供會議紀(jì)要范文與會議紀(jì)要格式供參考，并說明會議紀(jì)要與會議記錄的不同。

會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀(jì)實性和指導(dǎo)性的文件。會議紀(jì)要與會議記錄的主要區(qū)別有2點：

1、性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。

2、功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔，而會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

第四篇：接待流程

接待流程

第一步：迎客——寒暄

新顧客接待流程及話術(shù)：

A． 迎客：看見顧客進(jìn)門，小跑步主動上前迎接顧客，要面帶微笑說：“您好，歡迎光臨唐米美容”。

B． 請坐：站在顧客的側(cè)前方說：“您這邊請，您請坐”。C． 自我介紹并問是通過什么途徑來到店的：“您好，張小姐，我是唐米美容師，我叫XX，請問您是怎么知道我們美容院的？”

D． 問稱呼：先贊美再問稱呼（從顧客的發(fā)型，服侍，妝容，氣質(zhì)等進(jìn)行夸獎）：“您的發(fā)型很漂亮，這個顏色很適合您，請問怎么稱呼您呢？” E． 送茶：望著顧客微笑著說：“請稍等，我為您倒茶，請問您是喝茶還是溫開水”。一手托杯底一手扶著杯子輕放到顧客面前的桌面上，微笑著說：“您請喝茶”。

F． 讓顧客產(chǎn)生信任感及親切感：帶顧客參觀美容院，并詳細(xì)介紹每個房間及功能區(qū)，是增加顧客信任感及親切感的最佳方法：“張小姐，您是第一次來我們美容院，我先帶您周圍參觀一下，您請這邊請，這臺儀器叫（魔力天使儀）是我們歐潔蔓公司自己專項研發(fā)的，它用于做面部護(hù)理和身體護(hù)理，效果非常的棒，我們這里的顧客每個人都喜歡，這邊是我們的SPA貴賓房…….第二步：滿足顧客需求：體驗

進(jìn)入服務(wù)區(qū)：張小姐，我 現(xiàn)在幫您做的是我們歐潔蔓的皇牌項目——瑜伽面部拔經(jīng)。第一次帶您服務(wù)，不知道什么樣的力度比較適合您，所以在做的過程中，我們力度過大或者過輕，請您直接告訴我，我及時調(diào)整。希望我今天的服務(wù)，能讓您滿意。為了讓您感受到它的價值，所以在操作的過程中我會一一向您介紹、講解我們的這個項目，希望您不要嫌我煩。敷面膜的時候，是皮膚吸收的黃金時段，所以面膜的時候我不會打擾您，讓您好好休息。

第五篇：接待流程

接待工作流程

為進(jìn)一步提高接待效率，規(guī)范接待業(yè)務(wù)程序，特制定接待辦接待工作流程。

一、客情批辦流程

1.接到客情后，確定來訪人員名單、職務(wù)、到達(dá)時間、來訪目的及日程安排。

2.填寫接待通知單，上午11:30之前、下午5:00之前報辦公室存檔備案。

二、客情承辦流程

（一）接待準(zhǔn)備

1.客情確認(rèn)。接到通知后，接待員要及時與對口負(fù)責(zé)人確認(rèn)客人到達(dá)時間、人數(shù)和到達(dá)方式，是否需要接送如接站接機，并按接待工作規(guī)范準(zhǔn)備車輛迎接。

2.活動確認(rèn)。與負(fù)責(zé)人對接接待要求，如是否安排敬酒或演出相關(guān)事宜，準(zhǔn)備好銀碗、哈達(dá)。

3.宴請準(zhǔn)備。確定參加宴請人員名單、職務(wù)及排序，確認(rèn)我方參加宴請的人員名單，制作座簽和客情提示卡。及時與酒店聯(lián)系安排好飯菜和雅間，如有其他需求及時準(zhǔn)備菜單、節(jié)目單，并聯(lián)系烏蘭牧騎做好演出準(zhǔn)備。

4.大型接待務(wù)必通知食品藥品監(jiān)督管理局派相關(guān)人員做好監(jiān)督工作。

5.提前告知負(fù)責(zé)人用餐地點，檢查雅間餐廳、衛(wèi)生間設(shè)備設(shè)施及

衛(wèi)生情況。

6.如有參觀、考察時需提前熟悉線路，如需沿途布警，聯(lián)系開道車輛做好準(zhǔn)備。線路如有限高桿，需提前聯(lián)系相關(guān)人員處理。

7.參觀考察點上提前聯(lián)系解說員做好解說準(zhǔn)備。

8.制作接待手冊。

（二）接待流程

1.小型接待提前1小時到達(dá)接待地點，大型接待提前一個半小時到達(dá)接待地點。對接飯菜、煙酒相關(guān)事宜。

2.擺放客情提示卡、座簽，認(rèn)真核對，名單順序如有變化，及時調(diào)整。

3.提前半小時告知酒店起涼菜。

4.宴請過程中，密切注意客人用餐情況，及時反饋并作出調(diào)整。

5.接待時間保持在40-50分鐘結(jié)束。

（三）宴會布置

1.根據(jù)要求設(shè)計演出舞臺、發(fā)言席、主副桌鮮花擺放。

2.與對接負(fù)責(zé)人確定LED屏幕顯示的宴會主題。

3.準(zhǔn)備宴會開始前宣傳片的播放并調(diào)試。

4.領(lǐng)導(dǎo)致辭前準(zhǔn)備紅酒，并安排專人負(fù)責(zé)。

5.對接主持人及致辭領(lǐng)導(dǎo)。

三、接待后的處理

1.接待完后，認(rèn)真核對本次接待的消費明細(xì)，確認(rèn)無誤后給酒店開結(jié)算單。

2.填寫接待賓客審批單，報對口副主任、主任審批。

3.錄入接待系統(tǒng)，接待完畢。

注：1.此期受訓(xùn)人員為政府接待辦的服務(wù)專員，主要負(fù)責(zé)省部級領(lǐng)導(dǎo)到所在地參加會議期間的全程安排及接待。此批人員為已在接待辦有過工作經(jīng)驗的本科學(xué)歷大學(xué)生，素質(zhì)較高，希望通過此次培訓(xùn)能夠提高服務(wù)理念，規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，掌握禮儀規(guī)范。

2，培訓(xùn)期間：計劃為10月20日—11月5日，共10—15天，根據(jù)培訓(xùn)計劃及教學(xué)需求制定。

3，課時費：每天上午三小時（8:30—11:30），下午二小時（14:00—16:00）100元/小時。（適當(dāng)可請一兩個好的專業(yè)講師。課時費可上浮。