第一篇：根據(jù)高校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范以及去

根據(jù)《高校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以及去其他兄弟院?？疾鞂W(xué)習(xí)，結(jié)合我校工作實際，分部門制定以下檔案歸檔參考范圍。

附件：各部門檔案材料歸檔范圍（參考范圍）

各部門檔案材料歸檔范圍

一、黨委機關(guān)

黨辦工作

1、上級黨委重要文件

2、學(xué)院黨委及黨委工作部下發(fā)的文件

3、黨委會議記錄、紀(jì)要、重要工作會議材料

4、學(xué)院黨委和上級黨委調(diào)研、檢查、巡視工作形成的材料

5、黨委書記、副書記在學(xué)院內(nèi)的重要講話組織工作

1、上級黨委組織部文件

2、組織部發(fā)文、工作計劃、工作總結(jié)

3、本校組織機構(gòu)調(diào)整工作的報告、決定、批復(fù)、通知等材料

4、黨員發(fā)展等專題黨委會議記錄、紀(jì)要

5、落實政策的有關(guān)材料

6、副處級以上干部名冊 宣傳工作

1、上級關(guān)于宣傳、學(xué)生思想政治工作的文件

2、學(xué)院宣傳工作計劃、決定、報告、通知、總結(jié)

3、教職工、學(xué)生政治思想工作動態(tài)及調(diào)查、校報、院刊工作

l、上級有關(guān)出版工作的文件

2、工作計劃、工作總結(jié)、報告、規(guī)章制度

3、編輯出版工作規(guī)章制度

4、《遼寧理工職業(yè)學(xué)院》校報

5、《遼寧理工職業(yè)學(xué)院》季刊

二、紀(jì)委

1、上級紀(jì)委關(guān)于紀(jì)檢工作的文件

2、紀(jì)委工作計劃、報告、總結(jié)、規(guī)章制度

3、學(xué)院紀(jì)委重要會議記錄

4、紀(jì)委工作調(diào)查材料

5、紀(jì)委工作重要統(tǒng)計材料

6、群眾來信來訪及處理意見

三、團委

6、出版的請示與批復(fù)

7、審稿意見材料

8、出版通知單

9、其它重要材料 統(tǒng)計材料

4、理論學(xué)習(xí)材料

5、宣傳工作及其他重要材料

6、反映本院重大活動的剪報、光盤、照片及實物材料

7、黨支部、支部委員改選工作的報告、審批材料

8、各黨支部、支部委員名冊

9、黨員名冊

10、組織部牽頭的重大活動材料

11、黨校工作材料 稿和參加上級會議發(fā)言稿

6、黨代會材料

7、黨支部報黨委的工作總結(jié)、工作計劃、報告、請示

8、黨支部會議記錄、統(tǒng)計表、調(diào)查材料、獎勵材料

1、上級關(guān)于共青團工作的文件

2、團委工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度

3、團代會、學(xué)代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言和大會通過的文件）

4、表彰、獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員材料

5、團干部名冊

6、重要團會會議記錄

7、學(xué)生會文件、材料

8、團委組織本校學(xué)生參與的各種學(xué)會、社團有關(guān)材料

9、團委牽頭進行重大活動的有關(guān)材料

10、社團活動材料

11、勤工儉學(xué)、科技創(chuàng)新活動材料

12、社會實踐有關(guān)材料

13、各類活動形成的有價值的聲像材料

四、工會

1、上級關(guān)于工會工作的文件

2、工會工作計劃、工作總結(jié)

3、教代會、職代會有關(guān)文件材料（通知、名單、報告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言、重要提案及處理情況等

五、校辦

1、需要歸檔的上級文件

2、學(xué)校下發(fā)的文件

3、院長辦公會議記錄、紀(jì)要

4、全院性的工作會議、座談會文件

5、學(xué)院評估材料

6、院領(lǐng)導(dǎo)在會上的重要講話和參加校外重

文件）

4、工會表彰先進的材料、名單

5、工會會員代表大會有關(guān)文件材料

6、基層工會干部名冊、會員名冊

要會議的發(fā)言稿

7、本院的大事記、年鑒等材料

8、校史材料

9、各部門工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、紀(jì)要等重要材料

六、人事處

l、上級有關(guān)人事工作的文件

2、人事工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度

3、人事工作重要會議記錄、調(diào)查材料

4、教職工動態(tài)月報(1)教職工變動一覽表(2)教職工統(tǒng)計表

(3)教職工人員結(jié)構(gòu)變化表(4)臨時工變動一覽表

5、師資培養(yǎng)、進修工作安排、計劃、規(guī)定、總結(jié)

6、人事統(tǒng)計報表

七、教務(wù)處、考試中心、督導(dǎo)處

1、教學(xué)綜合

(1)上級有關(guān)教學(xué)工作的重要文件(2)工作計劃、報告、總結(jié)(3)本部門發(fā)文

(4)教學(xué)工作的重要會議記錄、規(guī)章制度

(5)教學(xué)工作的調(diào)研報告、簡報(6)教學(xué)檢查材料、評估材料(7)教學(xué)優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料

2、學(xué)科、專業(yè)與實驗室建設(shè)

(1)上級關(guān)于學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實驗室建設(shè)

7、在職教職工名冊

8、教職工年度考核、職級變動、專業(yè)技術(shù)與技術(shù)等級變動匯總材料

9、職工評定專業(yè)技術(shù)職稱、工人技術(shù)等級材料及上級批復(fù)材料

10、授予榮譽稱號（申請審批表、匯總表及證書復(fù)印件等）

11、教職工校內(nèi)調(diào)動材料

12、教職工錄用、調(diào)入、調(diào)出材料

13、重要信訪及處理材料 的文件

(2)專業(yè)、實驗室論證、評估、申報、審批材料

(8)非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進修班材料

3、學(xué)籍管理(1)學(xué)生成績總冊

(3)重點學(xué)科、專業(yè)、實驗室建設(shè)材料(4)學(xué)科、專業(yè)、實驗建設(shè)統(tǒng)計報表

(2)學(xué)籍變更材料（升學(xué)、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）(3)學(xué)生處分材料

4、課堂教學(xué)與教學(xué)實踐(1)各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱(2)課程建設(shè)要求及校歷表、課表(3)各專業(yè)課程試題庫(4)典型教案、重要備課記錄

5、教材

(1)自編、主編教材

(2)各專業(yè)使用教材目錄(3)自編主編教學(xué)指導(dǎo)書、實習(xí)指導(dǎo)書、習(xí)題集等

八、學(xué)生處

一、行政綜合材料

1、上級有關(guān)學(xué)生管理工作的文件

2、學(xué)生處發(fā)文

3、工作計劃、報告、總結(jié)、規(guī)章制度

4、學(xué)生管理工作重要會議記錄

二、學(xué)籍管理

1、新生入學(xué)登記表

2、在校生名冊

3、學(xué)生學(xué)籍變更材料（休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）

九、招生辦

1、上級有關(guān)招生工作文件

2、學(xué)院招生工作計劃、報告、總結(jié)

3、招生來源計劃

十、就業(yè)指導(dǎo)處

1、上級關(guān)于畢業(yè)就業(yè)工作的文件

2、學(xué)院畢業(yè)生工作計劃、簡報、總結(jié)

3、畢業(yè)生審批、派遣名冊

十一、財務(wù)處

1、財務(wù)綜合類

(1)上級有關(guān)財務(wù)會計工作的文件

(2)學(xué)院財務(wù)管理規(guī)定、計劃、總結(jié)、請示、批復(fù)等文件

(3)會計檔案移交保管清冊(4)會計檔案銷毀清冊

2、財會檔案

(1)會計報表(2)會計憑證(3)會計帳本

4、畢業(yè)生供需統(tǒng)計、計劃、就業(yè)協(xié)議書

5、畢業(yè)生學(xué)歷注冊名單

6、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)商和信息反饋材料

4、新生錄取名冊

5、學(xué)生學(xué)籍卡

6、招生簡章、招生工作總結(jié)

4、學(xué)生獎勵材料（獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進班級）

5、學(xué)生處分材料

6、學(xué)生畢業(yè)合影照片

5、學(xué)生軍訓(xùn)材料

6、學(xué)生思想政治工作典型調(diào)查材料

7、學(xué)生思想政治工作統(tǒng)計材料(5)教學(xué)實習(xí)計劃、總結(jié)及有關(guān)材料(6)社會調(diào)查、社會實踐計劃、總結(jié)及有關(guān)材料(4)工資清冊

十二、資產(chǎn)處、后勤處

l、資產(chǎn)管理綜合材料

(1)上級有關(guān)儀器設(shè)備、國有資產(chǎn)政策、業(yè)務(wù)管理等工作的文件

(2)學(xué)院儀器、設(shè)備管理的規(guī)章制度(3)學(xué)院資產(chǎn)管理工作計劃、工作總結(jié)、報告

(4)資產(chǎn)管理工作會議記錄、紀(jì)要(5)儀器設(shè)備購置計劃、報告及經(jīng)費分配方案

(6)本院儀器設(shè)備移交清冊及設(shè)備儀器報廢、調(diào)撥報告和批復(fù)

(7)儀器設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合統(tǒng)計材料

2、儀器設(shè)備項目

十三、保衛(wèi)處

I、上級有關(guān)武裝保衛(wèi)、消防、人防、民兵工作的文件

2、學(xué)院保衛(wèi)工作計劃、報告、總結(jié)、規(guī)章制度

3、調(diào)查材料、統(tǒng)計報表

4、案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上

十四、監(jiān)察處

1、上級有關(guān)監(jiān)察工作的文件

2、學(xué)院監(jiān)察工作方面的規(guī)章制度

3、監(jiān)察工作計劃、總結(jié)、調(diào)查報告等材料

十五、圖書館

1、上級關(guān)于圖書工作的文件

2、圖書管理工作的規(guī)章制度

3、圖書工作的計劃、報告、總結(jié)

4、圖書發(fā)展概況、規(guī)劃

5、圖書藏品目錄

6、圖書統(tǒng)計材料及統(tǒng)計年報

7、圖書館與校外交流材料 級的批復(fù)、判決書

5、案件的平反、復(fù)查處理結(jié)論及上級的批復(fù)材料

6、要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作

7、安全穩(wěn)定、突發(fā)事件處理工作的重要材料

(1)申購報告、計劃，論證報告(2)上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示(3)定購合同（復(fù)印件）和會談紀(jì)要、記錄等

(4)開箱記錄及裝箱單

(5)安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單

(6)驗收報告及文件材料(7)索賠來往函件及結(jié)果文件(8)設(shè)備說明書及全套隨機文件材料(9)使用、檢修、故障事故記錄(10)重大事故的調(diào)查分析及處理意見

十六、科研處

1、行政、科技管理工作文件材料(1)上級關(guān)于科研工作的文件

(2)學(xué)院科研工作總結(jié)、報告、規(guī)章制度

(3)學(xué)院科研計劃管理、成果管理、經(jīng)費管理文件材料(4)申報科學(xué)基金及有關(guān)批復(fù)(5)科研統(tǒng)計材料(6)學(xué)術(shù)活動材料

2、科研項目材料 ? 科研準(zhǔn)備階段

(1)開題報告與課題論證材料(2)任務(wù)書、合同書、協(xié)議書(3)課題研究計劃、設(shè)計

(4)計劃執(zhí)行情況、計劃調(diào)整或撤銷報告(5)課題投資和預(yù)決算材料 ? 研究實驗階段

(1)實驗、測試、觀測、考察的原始記錄

(2)數(shù)據(jù)處理材料，包括計算機處理材料(如程序設(shè)計說明、框圖、計算結(jié)果)(3)研究工作階段小結(jié)、年度報告(4)配套的聲像材料

(5)樣品、標(biāo)本等實物的目錄 ? 總結(jié)鑒定階段(1)研究報告、研制報告(2)論文專著(3)專家評審意見

(4)鑒定會材料（鑒定代表名單、會議記錄、鑒定意見）(5)鑒定證書(6)推廣應(yīng)用意見(7)課題工作總結(jié) ? 申報獎勵階段(1)科研成果登記表(2)科研成果報告表

(3)科研成果獎勵申報與審批材料

(4)科研成果獲獎材料（獎狀、證書）影印件(5)專利申請書或證書影印件 ? 推廣應(yīng)用階段(1)轉(zhuǎn)讓合同書、協(xié)議書(2)生產(chǎn)定型鑒定材料

(3)成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見(4)推廣應(yīng)用方案及實施情況(5)擴大試生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件(6)對外學(xué)術(shù)交流材料(7)成果宣傳報道材料

十七、基建處

1、綜合材料

（1）上級有關(guān)基建工作的文件（2）基建工作規(guī)章制度（3）基建工作計劃、總結(jié)（4）水、電、氣管道分布圖

2、可行性研究

（1）項目建議書及批復(fù)（2）可行性研究報告、項目評估（3）環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告（4）設(shè)計任務(wù)書及計劃任務(wù)書

3、設(shè)計基礎(chǔ)

（1）工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告 物

地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖 錄

樣及說明

（3）水文、氣象、地震等其它設(shè)計基礎(chǔ)材料

4、設(shè)計文件

（1）初步設(shè)計（3）施工圖設(shè)計（5）設(shè)計計算書（7）總體規(guī)劃設(shè)計

5、工程管理文件

（1）征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、件

補償協(xié)議書

（3）施工執(zhí)照、產(chǎn)權(quán)證書 水

6、施工

（1）土地施工文件（3）電氣、儀表安裝施工文件

7、竣工驗收

（1）竣工驗收報告（3）質(zhì)量評審材料

8、基建財務(wù)、器材管理

（1）財務(wù)計劃、年度計劃（3）主要材料消耗、器材管理 2）地形、地貌控制點建筑物、構(gòu)筑及重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記2）技術(shù)設(shè)計

4）技術(shù)秘密材料、專利文件 6）關(guān)鍵技術(shù)實驗 8）設(shè)計評價、鑒定及審批 2）承包合同、協(xié)議書、招、投標(biāo)文4）環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書 2）設(shè)備及管線安裝施工文件（2）全部竣工圖紙（4）竣工驗收會議決議文件（2）工程概算、預(yù)算、決算（4）交付使用的固定資產(chǎn)

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第二篇：企業(yè)檔案工作規(guī)范

企業(yè)檔案工作規(guī)范

DA／T 42—2009(國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實施)1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB／T 9705 文書檔案案卷格式 GB／T 11821 照片檔案管理規(guī)范

GB／T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB／T 17678.1 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 GB／T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范 DA／T 1 檔案工作基本術(shù)語 DA／T 12 全宗卷規(guī)范 DA／T 13 檔號編制規(guī)則

DA／T 15 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范 DA／T 22 歸檔文件整理規(guī)則

DA/ T 28 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 DA/T 32 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 DA/T 43 縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 JGJ 25 檔案館建筑設(shè)計規(guī)范

ISO 15489.1 信息與文獻一文件管理：通則 IS0 15489.2 信息與文獻一文件管理：指南

3術(shù)語和定義

DA／T 1—2000 確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1 企業(yè)檔案business records

企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。3.2 企業(yè)檔案工作business records management 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。3.3 電子檔案electronic records

具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。3.4 檔案信息化archival informationization

運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。

4檔案工作總則

4.1 企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。

4.2 企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

4.3 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

4.4 企業(yè)應(yīng)維護檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。

5檔案工作組織 5.1 組織系統(tǒng)建設(shè) 5.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責(zé)人，確定檔案部門的負責(zé)人。5.1.2 檔案機構(gòu)設(shè)置

企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，或指定負責(zé)檔案工作的機構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。5.1.3 檔案人員配備

企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定。5.1.4 檔案工作體系

企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。5.2企業(yè)管理職責(zé)

5.2.1 企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。

5.2.2 企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目負責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進行考核。5.2.3 企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

5.2.4 企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應(yīng)依照檔發(fā)字[1998]6號文件的要求進行，其他企業(yè)可參照。

5.2.5 企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。5.3企業(yè)部門職責(zé)

5.3.1 企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責(zé)人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責(zé)。5.3.2 企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負責(zé)。

5.3.3 專兼職檔案人員應(yīng)負責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責(zé)。5.3.4 企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責(zé)任，見ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和檔發(fā)[2002]5號文件要求。5.4檔案部門職責(zé)

5.4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。

5.4.2 負責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。5.4.3 指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

5.4.4 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位(包括派出機構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè))的檔案工作。5.4.5 依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。5.5檔案人員要求

5.5.1 檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。

5.5.2 檔案部門負責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。5.5.3 檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識水平。5.5.4 檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

6檔案工作制度 6.1 工作規(guī)章

6.1.1明確企業(yè)文件形成、歸檔責(zé)任。企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求。

6.1.2 制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。

6.1.3 建立檔案工作責(zé)任追究制度。對相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。

6.1.4 制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。6.2管理制度

6.2.1 文件歸檔制度。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。

6.2.2 檔案保管制度。應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(出)庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé)。6.2.3 檔案鑒定銷毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時間等要求。6.2.4 檔案統(tǒng)計制度。應(yīng)明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。

6.2.5 檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查(借)閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查(借)閱檔案的要求。

6.2.6 檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。6.2.7 電子檔案管理制度。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。

6.2.8檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。6.3業(yè)務(wù)規(guī)范

6.3.1 文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。

6.3.2 檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識、類目范圍。

6.3.3 文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對應(yīng)的保管期限。6.3.4 特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。

7檔案業(yè)務(wù)工作

7.1 企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動

7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的有機組成部分，應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制。7.1.2 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，負責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

7.1.3 企業(yè)下達項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應(yīng)同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結(jié)應(yīng)同時做好項目文件歸檔交接。7.2文件的形成、積累

7.2.1 文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

7.2.2 文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管。

7.3文件整理與歸檔 7.3.1 文件整理 文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯(lián)系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應(yīng)分別符合GB 9705、DA／T

22、GB／T 11822、財會字[1998]32號、勞力字[1992]33號等標(biāo)準(zhǔn)及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合GB／T 11821、DA／T

15、GB／T 18894、DA／T 32等標(biāo)準(zhǔn)的要求。7.3.2 文件歸檔范圍

7.3.2.1 企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)[2004]4號文件要求。

7.3.2.2 歸檔文件的主要來源有：

——本企業(yè)形成的文件；

——本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。

7.3.2.3 企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA／T 28；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)活動的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務(wù)編制。7.3.3文件歸檔時間

7.3.3.1 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

7.3.3.2 科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。

7.3.3.3 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

7.3.3.4 會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

7.3.3.5 電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。7.3.3.6 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。

7.3.3.7 更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。7.3.4 文件歸檔要求

7.3.4.1 企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。

7.3.4.2 歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機、復(fù)印機、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。

7.3.4.3 歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。

7.3.4.4 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

7.3.4.5 歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。7.3.4.6 兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

7.3.4.7 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》(見附錄B表B.1)。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責(zé)人審核簽字。7.4檔案收集工作 7.4.1 文件歸檔的交接

7.4.1.1 文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。7.4.1.2 檔案部門接收時應(yīng)認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。

7.4.2 檔案與資料的收集

7.4.2.1 企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案。7.4.2.2 企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。7.4.2.3 企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。

7.4.2.4 企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。7.4.2.5 企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。7.5檔案整理工作

7.5.1 檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。7.5.2 分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。

7.5.3 類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。7.5.4 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。7.5.5 根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見DA／T 13。

7.5.6 檔號可采用“[全宗號—]分類號(或項目代號或目錄號)—案卷號(或件號或盤、盒、張?zhí)?”([ ]表示可選)結(jié)構(gòu)。

全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。7.5.7 紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號。

互見號是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號。7.5.8 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

7.5.9 檔案部門應(yīng)對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見DA／T 12。7.6檔案保管工作

7.6.1 檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。

7.6.2 檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。7.6.3 庫房管理

7.6.3.1 庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能(見JGJ 25)。

7.6.3.2 庫房溫、濕度應(yīng)符合JGJ

25、GB／T 18894和DA／T 15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記(登記表參見附錄B表B.2)。

7.6.3.3 庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。

7.6.3.4 庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。7.7檔案鑒定工作

7.7.1 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

7.7.2 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。

7.7.3 檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》。

7.7.4 永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。

7.7.5 定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。

7.7.6 企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊(參見附錄B表B.3)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。7.8檔案統(tǒng)計工作

7.8.1 檔案部門應(yīng)及時、準(zhǔn)確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表。

7.8.2 建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館(室)藏情況；入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。7.8.3 檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性。7.9檔案利用工作

7.9.1 檔案部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務(wù)。

7.9.2 企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批?！?/p>

7.9.3 利用檔案應(yīng)按規(guī)定進行登記(借閱登記表參見附錄B表B.4)。利用效果突出的宜進行登記(利用效果登記表參見附錄B表B.5)。

7.9.4 可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。

7.9.5 企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。7.9.6 企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。

7.9.7 企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。7.9.8 企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。

8檔案信息化建設(shè)

8.1 檔案信息化目標(biāo)與原則

8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。8.1.2 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。8.2電子文件的歸檔

8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。

8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。

8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB／T18894第6章。8.2.4 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB／T 17678.1和GB／T 18894。

8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

8.2.6 文件形成部門應(yīng)負責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。8.3傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA／T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA／T 43的要求。8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA／T 32的附錄B。

數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。8.4電子檔案的保管

8.4.1 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。

8.4.2 電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA／T 32的附錄C，保管要求見GB／T 18894的9.4。

8.4.3 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。8.4.4 存儲在脫機載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合GB／T 18894中9.8的相關(guān)規(guī)定。對確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。8.5檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

8.5.1 企業(yè)應(yīng)建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。

8.5.2 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

8.5.3 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。8.5.4 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。8.5.5 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。

8.5.6 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。8.6檔案管理系統(tǒng)軟件

8.6.1 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。

8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

9檔案工作設(shè)施設(shè)備 9.1 檔案庫房

9.1.1檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。

9.1.2 檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。9.1.3 檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲空間。

設(shè)置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應(yīng)符合JGJ 25的要求，庫房一般應(yīng)滿足日后20年檔案存儲需要。9.2業(yè)務(wù)技術(shù)用房

9.2.1 業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實際需要。9.2.2 企業(yè)可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。9.3閱覽及陳列室

閱覽室應(yīng)鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。

陳列室(展覽室)宜設(shè)置在適于觀覽的場所。9.4檔案裝具

9.4.1 檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。有條件的可采用密集架。

9.4.2 各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和GB／T 11821的要求。9.5保護設(shè)備

9.5.1 檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施。9.5.2 根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設(shè)備。9.5.3 有條件的企業(yè)應(yīng)配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調(diào)控、監(jiān)控等設(shè)備。9.6技術(shù)設(shè)備

9.6.1 配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設(shè)備。

9.6.2 配備檔案修復(fù)、利用需要的數(shù)碼照相機、攝像機、復(fù)印機、閱讀機等設(shè)備。9.6.3 配備信息化管理需要的計算機、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。

9.6.4 根據(jù)需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機、縮微機等設(shè)備。

第三篇：檔案數(shù)字化流程與規(guī)范

檔案數(shù)字化流程與規(guī)范

一、檔案接收

檔案接收概述：

檔案接收是數(shù)字化加工流程的第一步。為了保證檔案接收過程中，檔案數(shù)目無誤，檔案實體的安全，接收時要對檔案資料進行詳細登記，建立電子/紙質(zhì)接收登記和入庫登記本，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記，記錄資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等狀況，對所接收的檔案資料進行兩人以上交叉核對、檢查，與客戶進行書面交接并簽字確認(rèn)。

實體記錄：檔案的物理位置（庫排架位置）、檔案的數(shù)量，檔案年代、全宗號、案卷號、目錄號、檔號、存放箱號等信息。

針對接收檔案形成檔案管理臺賬，保持檔案的完整性。

準(zhǔn)備檔案箱，按批次接收檔案，并填寫記錄清單，雙方簽字確認(rèn)。質(zhì)量管理措施：根據(jù)用戶的電子或紙質(zhì)的檔案目錄清單與我方的下架接收清單進行比對。如發(fā)現(xiàn)有誤，打印出勘誤表由客戶簽字確認(rèn)。

接收客戶檔案的電子目錄文件、光盤等。

二、檔案整理

檔案整理概述：

在圖像掃描數(shù)字化加工之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行基本整理，包括盒內(nèi)文件排序、標(biāo)盒流水號、記錄檔案物理狀況、拆除裝訂物，編寫頁碼、做好前期基本整理工作，確保檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。

檔案整理流程：

1.對每盒檔案的文件順序按照統(tǒng)一的規(guī)則進行排列，具體的排列順序由本單位客戶提供標(biāo)準(zhǔn)；

2.盒內(nèi)文件順序排列好后，對每頁檔案進行編頁，一盒一個大流水號，采用2B鉛筆統(tǒng)一編在檔案的右上角，背面有字的編在頁面的左上角；

3.檔案拆裝：根據(jù)采購方的檔案分類對檔案進行起訂、去除金屬裝訂物，排序的工作，核對檔案的資料順序和記錄檔案的物理狀況（紙張狀況、照片頁、圖表頁），包括資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等狀況，建立電子/紙質(zhì)檔案資料分類接收清單和出庫登記本，拆訂整理好的檔案用夾子夾起，以防錯亂,裝訂的標(biāo)準(zhǔn)是左對齊、下對齊。

4.檔案修復(fù)：有破損的地方在備考表中注明，對于卷邊或邊緣破損嚴(yán)重的檔案、過于窄小的文件頁，用宣紙在檔案四周加邊或接邊，并按照裱補原則，先加長邊，后加短邊；對于多份文件粘連得情況，采用干揭法小心揭開；對于粘連嚴(yán)重、無法分開的則登記，不在分開。

5.對于裝訂成冊、不便拆裝的文件，可直接采用專業(yè)的PS7000不拆卷掃描儀直接掃描。這樣即可以保證不拆除檔案文件，又可以保證圖像的清晰與完整。

6.對整理完成的文件進行詳細登記，形成“檔案整理記錄清單”，提交客戶，以備查驗。7.檔案整理清單表單（整理人、、盒號、卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)、破損情況、備注）

三、目錄著錄（案卷目錄、卷內(nèi)目錄）

傳統(tǒng)組卷目錄著錄分為：案卷目錄與卷內(nèi)目錄。簡化組卷目錄著錄分為：卷內(nèi)目錄 案卷目錄與卷內(nèi)目錄簡述：

案卷目錄:要體現(xiàn)出本案卷內(nèi)所有文件的主題，也就是概括本案卷內(nèi)所有文件的中心思想。

卷內(nèi)目錄:與案卷目錄不同，卷內(nèi)目錄要反映的內(nèi)容是每一件的文件

主題。著錄項目: 案卷目錄:、檔號、全宗號、目錄號、案卷題名、起止日期、頁數(shù)、件數(shù)、等字段

卷內(nèi)目錄:、全宗號、目錄號、檔號、件號、文號、文件題名、文件日期、頁數(shù)、等字段

著錄軟件：著錄軟件著錄方式為兩錄一校。（即兩個人著錄同樣的數(shù)據(jù)，校對時用軟件對比兩個人的數(shù)據(jù)是否一致）

兩錄一校（著錄軟件）： 由于檔案的數(shù)量較多，導(dǎo)致檔案目錄也不斷增加。為了防止在檔案錄入后生成的電子目錄數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)出現(xiàn)不必要的錯誤或不規(guī)范，利用我公司兩錄一校目錄錄入質(zhì)量管理軟件，對檔案錄入進行準(zhǔn)確性的質(zhì)檢。即兩個人著錄同一內(nèi)容的目錄，由軟件進行自動對比，如有錯誤自動返紅顯示，第三個人與原檔案文件對照進行更改。

四、檔案掃描規(guī)范及分工

(1).操作掃描儀人員：

1.檔案掃描：文書檔案采用200分辨率、照片檔案使用600分辨率進行掃描（分辨率也稱DPI）,掃描圖像分為彩色儲格式為：JPEG。

2.圖紙掃描：主要分為工程與基建圖紙，掃描圖紙有兩種方式：

a.利用專業(yè)的寬幅圖紙掃描儀對需要掃描的圖紙進行加工。

b.利用普通掃描儀對需要掃描的圖紙進行多頁掃描，在圖像處理時將多頁圖像拼接，還原為原圖紙樣式。

3.圖像掃描文件夾建立方式從根目錄開始依次為：全宗號-、期限、件號。在件號的文件夾內(nèi)保存該件每一頁的掃描圖像。圖像與件號命名：不足5位前面用0補齊，如圖像：00001.jpg、件號：00001。

注意事項：

1.掃描完成后的圖像應(yīng)避免出現(xiàn)掃缺、漏掃、掃重等情況。2.掃描時要將文件放端正、壓平再掃。

3.掃描時適時掌握掀蓋、放紙、拿紙等流程，防止掀蓋過早造成文件掃缺。

4.掃描尺寸分為A4、A3兩種形式，如特殊紙張超出A4掃描范圍，可用A3尺寸進行掃描。

5.掃描時仔細對應(yīng)文件頁碼編排順序，如發(fā)現(xiàn)編錯頁、編漏頁等情況，及時交給整改人員進行修改。

6.掃描完成后的電子圖像要放在與檔案實體檔號相對應(yīng)的文件夾內(nèi)進行存儲，文件夾內(nèi)的圖像絕不能有“張冠李戴”的現(xiàn)象產(chǎn)生。

(2)圖像處理人員： 圖像處理概述：圖像處理主要是針對掃描完成后的電子圖像進行加工處理，利用圖像處理軟件可對掃描后的電子圖像進行旋轉(zhuǎn)、糾斜、剪邊、裁切、去躁等處理，還具有局部加粗、減淡等功能，處理完成后的圖像要求居中、清晰、端正，無其它干擾信息。

1.圖像處理時要求保留頁面全部內(nèi)容(包括頁面內(nèi)容與頁碼)。2.每一頁圖像都需要旋轉(zhuǎn)為正常閱讀視角。

3.對角度傾斜的圖像進行糾斜，糾正后即可進行下一步操作(不能影響圖像清晰度)。對角度傾斜且需要旋轉(zhuǎn)的圖像進行操作時，要先糾斜后旋轉(zhuǎn)。4.圖像周圍不能有過多的白邊，如果白邊過多影響美觀必須進行裁取為合適的頁面大小，如A4大小就得按A4大小的比例進行裁取。

5.彩色圖像處理時如遇圖像邊緣有字，字比較貼邊，要留出（1~2）毫米白邊（如圖像邊緣無字，則不需留邊）。

6.圖像的大小(像素)要基本一致。

(3)圖像質(zhì)檢人員（可讓掛接人員用時進行）

經(jīng)過掃描、圖像處理后的電子圖像，質(zhì)檢員就可以進行圖像終檢，圖像終檢是圖像掃描與圖像處理最終的一次質(zhì)量檢驗，也是特別精細的一道工序。要做一名優(yōu)秀的質(zhì)檢員必須具備過硬的專業(yè)知識、豐富的實際操作經(jīng)驗、較強的責(zé)任心才能把質(zhì)檢工作做好。圖像終檢方法：利用ACDSee 及柯達映像軟件對處理完成的圖像進行逐頁質(zhì)檢，該工序主要針對圖像處理后的數(shù)據(jù)進行核對、質(zhì)檢，終檢主要對圖像處理后的電子圖像進行質(zhì)量檢查，（包括圖像是否清晰、版面是否居中、是否傾斜、是否扭曲、是否完整等），如遇不合格圖像要返回到處理人員手中進行返工處理（并詳細記錄錯誤率），返工完成后質(zhì)檢人員要對返工后的圖像進行再次質(zhì)檢，直到該圖像合格為止。

(4)掛接人員（終檢）掛接：將錄入完成的成品目錄導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中，通過數(shù)據(jù)掛接軟件或其他工具將其與質(zhì)檢完成的掃描圖像進行掛接，來實現(xiàn)目錄與圖像的一一對應(yīng)關(guān)系。以方便各單位、各部門通過檔案管理系統(tǒng)對加工檔案進行正確、快速的查詢與檢索。

終檢：在掛接的同時核對掃描的頁數(shù)與目錄頁數(shù)與文件的目錄是否一致，如不一致需對與原件進行校對并修改。

五、刻盤

將最終掛入前的掃描圖像的目錄及圖像一起刻入光盤。

第四篇：高校檔案規(guī)范管理達標(biāo)升級工作方案

為進一步促進我校檔案工作科學(xué)化規(guī)范化管理，更有效地積累、保護和利用檔案資源，更好地為學(xué)校事業(yè)科學(xué)發(fā)展服務(wù)、為實現(xiàn)“二次崛起”發(fā)展目標(biāo)服務(wù)，根據(jù)國家檔案法、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和省、市檔案局檔案工作規(guī)范管理達標(biāo)升級的有關(guān)文件通知精神，現(xiàn)結(jié)合我校檔案工作現(xiàn)狀實際，制定如下工作方案。

一、指導(dǎo)思想和工作目標(biāo)

以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《湖北省檔案管理條例》等為法律依據(jù)，把檔案達標(biāo)升級工作與學(xué)校干部能力作風(fēng)建設(shè)年活動緊密結(jié)合起來，進一步提高全校檔案意識和專兼職人員的檔案業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，建立健全檔案工作規(guī)章制度，理順體制機制，夯實基礎(chǔ)，對照標(biāo)準(zhǔn)，狠抓薄弱環(huán)節(jié)，積極爭取省市檔案局指導(dǎo)和支持，虛心請教，多方取經(jīng)，力爭在底前實現(xiàn)aa級檔案工作規(guī)范管理達標(biāo)；然后再用2-3年的時間實現(xiàn)aaa級達標(biāo)，從而實現(xiàn)我校檔案工作的高起點跨越式發(fā)展目標(biāo)。

二、aa級達標(biāo)工作的實施步驟和主要任務(wù)

嚴(yán)格對照《高等學(xué)校檔案管理辦法》和達標(biāo)升級標(biāo)準(zhǔn)，實事求是地分析我校檔案工作的現(xiàn)狀與實際，針對存在的薄弱環(huán)節(jié)，我校aa級達標(biāo)工作原則上按照以下具體步驟組織實施：

（一）加大檔案材料的收集力度，進一步豐富館藏，大幅度提高館藏數(shù)量。

1、原擬設(shè)檔案分室的教務(wù)處、繼教學(xué)院等單位和部門，除12個二級學(xué)院和理工學(xué)院外，現(xiàn)一律視作檔案集中統(tǒng)一管理體制下的立卷歸檔單位部門，對過去所保存檔案中的凡屬學(xué)校立卷歸檔范圍的材料要全部重新整理并移交進館。

2、科研處所保存的科研檔案材料，按項目結(jié)題原則進行立卷歸檔，凡已結(jié)題的科研項目檔案材料要全部整理并移交進館。

3、對各二級學(xué)院成立前后所形成的屬于應(yīng)歸檔范圍的五類檔案材料，尤其是歷屆畢業(yè)生學(xué)籍卡片、成績總表、學(xué)位照及畢業(yè)集體照等要抓緊催交，要在本二級學(xué)院檔案檢查驗收中完成整理并移交進館。

4、組織機關(guān)各職能部門對－五年間形成的應(yīng)歸檔文件材料進行一次全面清理和移交，以彌補已上架的這幾年檔案類目和材料的不全。

5、完成已收集進館的零散文件材料的立卷歸檔工作。

責(zé)任人：材料收集整理組，張本琴負責(zé)督促指導(dǎo)，館內(nèi)其他同志和全校專兼職檔案員配合執(zhí)行。完成時間：本學(xué)期寒假之前。

（二）加大檔案整理力度，進一步提高檔案整理業(yè)務(wù)質(zhì)量，使已上架的近5年檔案案卷達到整理規(guī)范要求。

1、按照試行“三合一制度”，區(qū)分類目、保存價值和保存期限，對新補進館的文書檔案材料進行規(guī)范化立卷歸檔，與原已上架的相關(guān)案卷重新整合，重新排架，編制檢索工具。

責(zé)任人：材料收集整理組、相關(guān)部門兼職檔案員、學(xué)工助理配合，鑒定與督導(dǎo)組參與。完成時間：12月－5月。

2、按照各類專業(yè)檔案整理規(guī)范要求，完成對已進館的基建檔案、會計檔案、科研檔案和聲像檔案的規(guī)范整理立卷，編制檢索工具。

責(zé)任人：材料收集整理組，鑒定與督導(dǎo)組參與。完成時間：5月之前。

3、組織力量補充編寫至今的每年館藏檔案全宗說明（全宗介紹），會同校辦補充整理襄樊學(xué)院合并組建以來每年大事記。

責(zé)任人：檔案編研組，鑒定與督導(dǎo)組參與。完成時間：6月。

4、完成檔案工作文件制度修訂制訂，匯編成冊，印發(fā)全校。

責(zé)任人：檔案編研組，完成時間：上半年。

5、會同組織人事部門做好副處副高以上干部教師檔案整理備檢工作。

責(zé)任人：胡鵬飛、唐甜甜，完成時間：10月之前。

（三）啟動電子掃描和計算機著錄工作，以招投標(biāo)方式引進市場專業(yè)公司，把近5年產(chǎn)生的適宜永久保存的文書檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄錄入檔案管理軟件系統(tǒng)，并對部分紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，有選擇地實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

責(zé)任人：電子著錄組，各單位各部門檔案員和學(xué)工助理等配合，完成時間：10月之前。

三、aa級達標(biāo)的相關(guān)準(zhǔn)備工作

（一）將檔案aa達標(biāo)工作作為重要工作，列入學(xué)校黨政工作要點，提高檔案工作在目標(biāo)責(zé)任考核中的分值權(quán)重。

（二）成立學(xué)校檔案達標(biāo)升級工作領(lǐng)導(dǎo)小組，其成員如下：

組長：李儒壽

副組長：李文學(xué)

成員：檔案館、網(wǎng)絡(luò)中心負責(zé)人，各單位各部門分管領(lǐng)導(dǎo)，達標(biāo)工作督導(dǎo)員。

領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室和工作專班，負責(zé)組織實施達標(biāo)升級的具體工作。

辦公室主任：熊華山（兼）

收集整理組：廖文勝胡鵬飛梁小玲唐甜甜姚胐朏

章勇陳媛冷鮮慧馬陸杰許嫚嫚

楊茜毛竹弋兵馬可

電子著錄組：郭自龍胡鵬飛潘虎祝睿

檔案編研組：熊華山廖文勝姚胐朏

鑒定與督導(dǎo)組：劉萬君熊華山張本琴黃文

（三）調(diào)整和確定檔案工作網(wǎng)絡(luò)，重新明確各單位部門分管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員。并按照國家有關(guān)檔案法規(guī)，出臺相關(guān)政策，讓條件允許的二級學(xué)院設(shè)置檔案員專崗，兼職從事資料員工作，可參加檔案系列職稱評聘，享受相關(guān)待遇。學(xué)校機關(guān)相關(guān)職能部門可視崗位工作實際情況設(shè)置檔案員專崗，以利調(diào)動其工作積極性。

（四）適時召開全校檔案規(guī)范管理達標(biāo)升級工作動員會。

（五）以引進和調(diào)配方式為檔案館增加檔案信息計算機管理和檔案編研方面的本碩以上學(xué)歷專業(yè)人才各1名。

（六）以招投標(biāo)方式引進市場專業(yè)公司，對已立卷歸檔的案卷進行數(shù)字化處理，相應(yīng)購買網(wǎng)絡(luò)版高校檔案管理軟件，配置專用服務(wù)器和公共查詢終端。

（七）為館舍區(qū)域走廊安裝防盜門，現(xiàn)庫房安裝內(nèi)置防盜窗網(wǎng)。

（八）適時邀請省市檔案局領(lǐng)導(dǎo)和專家來校指導(dǎo)。

（九）在完成上述軟硬件備檢工作基礎(chǔ)上進行校內(nèi)自查自評，撰寫自評報告，向省市檔案局提出檢查驗收申請。

四、幾點要求

實現(xiàn)檔案達標(biāo)升級是深入貫徹落實《高等學(xué)校檔案管理辦法》的切實有效舉措，是全面提升學(xué)校綜合管理水平、建設(shè)全國知名的有較高水平的教學(xué)型大學(xué)的需要，也是切實提高我校檔案業(yè)務(wù)工作水平，實現(xiàn)檔案工作高起點跨越式發(fā)展的重要舉措。另一方面，順利實現(xiàn)檔案達標(biāo)升級也可以給全校教職工帶來切實的經(jīng)濟實惠。

檔案達標(biāo)升級是一個系統(tǒng)工程，從現(xiàn)在到明年底只有一年的時間，任務(wù)艱巨，困難很多。全校上下必須統(tǒng)一思想，凝聚共識，拿出迎接教育部本科教學(xué)工作水平評估的精神和勁頭，增強責(zé)任意識，勇于攻堅克難，扎實做好各項準(zhǔn)備工作，確保順利達標(biāo)。全校各單位部門都要高度重視檔案升級達標(biāo)工作，主要負責(zé)同志和分管領(lǐng)導(dǎo)要親自過問，親自協(xié)調(diào)。

（一）按照本方案規(guī)定需收集、整理的檔案資料，各單位各部門要不折不扣地按時移交檔案館。凡因檔案資料移交不及時、不完整而發(fā)生遺失、損毀、泄密等問題，要追究相關(guān)單位和部門及相關(guān)人員責(zé)任。

（二）在收集整理工作開始之前，各單位各部門應(yīng)摸清家底，制定詳細的計劃，分整理，按時完成。對整理過程中的業(yè)務(wù)技術(shù)問題，檔案館要及時提供指導(dǎo)和咨詢。

（三）實行檔案達標(biāo)升級工作進展情況通報和問責(zé)制度。

（四）檔案達標(biāo)升級工作領(lǐng)導(dǎo)小組和專班成員、專職督導(dǎo)員要切實履行職責(zé)，認(rèn)真做好檔案的收集歸檔鑒定工作，確保有價值的檔案材料收集完整和整理規(guī)范。

第五篇：文書工作與檔案工作

文書工作與檔案工作

一、教學(xué)目標(biāo)

1．知識和技能目標(biāo)：

理解文書與檔案工作的特征，掌握文書與檔案工作的內(nèi)容和一體化操作的步驟。

2．操作技能目標(biāo)：

能進行“一體化”操作。

3．情感目標(biāo)：

通過對文檔工作內(nèi)容的學(xué)習(xí)，使學(xué)生建立起對本專業(yè)學(xué)習(xí)的興趣和感情。

二、教學(xué)重點：掌握一體化操作的步驟。

（1）登記時便對文件進行分類；

（2）處理文件時便進行價值鑒別；

（3）建立立卷類目，隨時立卷；

（4）標(biāo)引檔號、分類號、主題詞；

（5）注錄文件特征。

三、教學(xué)難點：理解一體化的概念。

四、教學(xué)策略：自主學(xué)習(xí)和協(xié)作學(xué)習(xí)、探究學(xué)習(xí)相結(jié)合。

五、課時安排：2 課時(45 分鐘×2)。

六、教學(xué)環(huán)境：多媒體電教室。

七、授課過程：

一、導(dǎo)課

通過一段錄像介紹文書與檔案工作，由此引入新課。（播放錄像）

二、講授新課

（一）、文書工作與檔案工作的特征

1．服務(wù)性插入圖片展示

2．政治性

3．管理性提問：試比較班級管理工作與

（二）、文書檔案工作的不同之處

文書工作與檔案工作的內(nèi)容：用幻片展示

閱讀內(nèi)容，用表格形式體現(xiàn)文書與檔案工作內(nèi)容插入表格（原文件）

（三）、文檔一體化用幻燈片例舉實

1．文檔一體化的概念提問：文檔一體化是否是將文書與檔案工作合二為一？

2．文檔一體化的操作步驟用錄像展示列舉生活中的一體化現(xiàn)象學(xué)生參與

三、課堂訓(xùn)練

讓學(xué)生描述文檔一體化的概念

四、課堂小結(jié)

五、布置作業(yè)