第一篇：住房公積金檔案管理操作

住房公積金檔案管理操作規(guī)范

目 錄

第一章 總 則---------------------------6 第二章 文書類檔案管理--------------------12 第三章第四章第五章第六章第七章第八章第九章第十章

-歸集檔案管理----------------22-貸款檔案管理----------------51-提取檔案管理----------------59 科技類檔案管理---------------------65 會計類檔案管理---------------------72 特種載體檔案管理-------------------84 檔案綜合管理-----------------------100 附 件-----------------------------121 業(yè)務(wù)類 業(yè)務(wù)類 業(yè)務(wù)類

住房公積金檔案管理操作規(guī)范

第一章 總 則

為規(guī)范住房公積金檔案管理，提升檔案管理水平，根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，對我市住房公積金檔案的收存、移交、整理、裝訂、系統(tǒng)錄入、歸檔、修改及查詢等具體工作制定以下操作管理規(guī)范。

一、編寫原則

住房公積金檔案管理是一項集專業(yè)性、綜合性、安全性、保密性為一體的重要工作，在檔案部門或上級住房公積金監(jiān)管部門未出臺有關(guān)住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)前，本管理規(guī)范只是根據(jù)我市住房公積金業(yè)務(wù)管理需求和新開發(fā)的《住房公積金檔案管理子系統(tǒng)》特點，在遵循國家檔案局制定的一系列檔案管理規(guī)范（或管理辦法、規(guī)則，下同）的基礎(chǔ)上，對我市的住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理制訂較為詳細(xì)的規(guī)范。

本次編制檔案管理操作規(guī)程遵循以下原則：

㈠一是國家檔案部門已制定具體規(guī)定，一律按國家檔案規(guī)定執(zhí)行。如對文書類、會計類、科技類及特種載體類檔案，除了對上述檔案的收集、移交、系統(tǒng)錄入等操作過程作具體規(guī)定外，其整理、裝訂、歸檔等統(tǒng)一執(zhí)行國家檔案管理規(guī)定；

㈡二是結(jié)合我市實際，對住房公積金業(yè)務(wù)類檔案的日常管理作出具體規(guī)定，在制訂具體規(guī)定時，能參照檔案部門有關(guān)規(guī)定的，盡量參照執(zhí)行。對于參照部分，本規(guī)范只作提示，不詳細(xì)表述。

二、引用標(biāo)準(zhǔn)

㈠ 文件類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)：《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)-歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）及《歸檔文件整理工作務(wù)實》（見檔案部門下發(fā)文件）。

㈡其他綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)：包括《會計檔案管理辦法》在內(nèi)的國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（見浙江省檔案[2002年7月]編制的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)匯集》）

㈢業(yè)務(wù)類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)按以下規(guī)定執(zhí)行： ⒈住房公積金管理中心檔案管理暫行規(guī)定； ⒉住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理實施細(xì)則；

⒊住房公積金管理中心檔案分類示意圖（見附件1-1）； ⒋住房公積金管理中心文件材料歸檔范圍及保管期表（見附件1-2）；

⒌住房公積金檔案的日常管理需嚴(yán)格遵循的綜合檔案管理12項制度；

⒍檔案管理人員需遵循檔案工作的3項管理職責(zé)。

三、綜合檔案分類

經(jīng)市檔案局（受省檔案局委托）對我市住房公積金檔案管理

省級目標(biāo)達(dá)標(biāo)驗收時認(rèn)定，住房公積金管理機構(gòu)的綜合檔案按以下規(guī)定分類：

㈠ 文書類。

㈡業(yè)務(wù)類。下設(shè)歸集、貸款和提取3個二類明細(xì)： ⒈ 歸集類。為每個繳存單位設(shè)立1個案卷號，按年連續(xù)跟蹤歸檔，直至該繳存單位注銷或解散為止。

⒉提取類。按月按提取單位整理歸檔。

⒊貸款類。下設(shè)個人貸款檔案、綜合貸款檔案2個三類明細(xì)，其中個人貸款檔案根據(jù)收存檔案性質(zhì)按“同一歸檔號兩地存放”原則管理。

㈢科技類。下設(shè)基建、設(shè)備2個二類明細(xì)；

㈣會計類。下設(shè)住房公積金會計、工會會計和管理經(jīng)費會計3個二類明細(xì)；

㈤特種載體類。下設(shè)照片、錄音錄像、實物和光盤4個二類明細(xì)，其中實物又分權(quán)證類和榮譽類；光盤又分業(yè)務(wù)光盤和綜合光盤。

四、檔案管理子系統(tǒng)功能介紹

根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市住房公積金管理特點，市公積金中心設(shè)計開發(fā)了《住房公積金檔案管理子系統(tǒng)》（以下簡稱“檔案管理系統(tǒng)”），作為《住房公積金管理系統(tǒng)》的組成部分，用于各類檔案整理后的信息錄入、歸檔、查詢等管理，該子系統(tǒng)具有以下特點。

㈠系統(tǒng)管理更專業(yè)。檔案管理系統(tǒng)根據(jù)住房公積金綜合檔案

管理要求分類設(shè)臵，整個系統(tǒng)分文書類、業(yè)務(wù)類、科技類、會計類、特種載體類及綜合管理6大類（見《住房公積金綜合檔案管理系統(tǒng)分類示意圖》）進(jìn)行管理，并根據(jù)不同業(yè)務(wù)的需要，在大類下分設(shè)不同小類，根據(jù)本單位工作特點，重點突出住房公積金的業(yè)務(wù)檔案管理。

㈡實物查詢更方便。在綜合管理中設(shè)臵了庫房管理，以庫房內(nèi)檔案柜安臵平面圖為基礎(chǔ)（見《市公積金中心綜合檔案室密集型柜分布平面圖》，附件1-2），采用輸入具體柜號才能歸檔的方式，將每份檔案落實到具體檔案柜，有利于檔案保管的安全性和有序性，方便檔案的查詢與開發(fā)利用。

㈢信息共享更充分。檔案管理系統(tǒng)作為公積金管理系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，具有與業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息共享功能，歸檔資料主要采用手工輸入案卷目錄及部分卷內(nèi)目錄方式，在輸入時，充分利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)有關(guān)貸款、提取信息，減少了信息的輸入量，特別是減少了文字輸入，加快了錄入速度。

㈣風(fēng)險防范更全面。為加強貸款風(fēng)險防范，在個人貸款檔案管理中增加對普通貸款及重要憑證信息的復(fù)核，特別是對期房樓盤竣工后未及時收存抵押權(quán)證的催收信息，即能進(jìn)一步促進(jìn)貸款系統(tǒng)信息的準(zhǔn)確性，又能促使期房抵押早日落實，有效地防范貸款風(fēng)險。

㈤系統(tǒng)設(shè)計更超前。根據(jù)檔案管理要求，新檔案管理系統(tǒng)增加了文書類與市檔案局相關(guān)模塊的接口，以及數(shù)據(jù)的導(dǎo)出（txt，xls）；增加了對老系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)出、導(dǎo)入與銜接功能；還增加了

瀏覽功能，為今后文書或其他檔案掃描作準(zhǔn)備，只要能取得系統(tǒng)硬件支持，可直接通過系統(tǒng)瀏覽歸檔資料，省去了查閱紙質(zhì)資料的麻煩。

五、文件材料的歸檔范圍及保管期限說明

㈠ 單位文書材料的明細(xì)歸檔范圍應(yīng)參考經(jīng)市檔案局批準(zhǔn)的本單位《文件材料歸檔范圍及保管期表》（見附件1-2，下同）中文書材料的明細(xì)歸檔范圍及保管期限；

㈡ 住房公積金業(yè)務(wù)材料的歸檔范圍需根據(jù)本規(guī)范各章節(jié)中規(guī)定的應(yīng)收存資料執(zhí)行，各類業(yè)務(wù)資料的保管期限參照《文件材料歸檔范圍及保管期表》中規(guī)定的保管期限執(zhí)行。

根據(jù)《住房公積金業(yè)務(wù)受理收存資料范圍暫行規(guī)定》（湖公積金發(fā)[2008]14號）要求，本檔案管理規(guī)范中進(jìn)一步明確了各類業(yè)務(wù)檔案的收存對象，三縣分中心、南潯區(qū)管理部、市直屬業(yè)務(wù)部在按規(guī)定收存的基礎(chǔ)上，也可結(jié)合本地管理需要，少量增加其他資料。

第二章 文書類檔案管理

文書類檔案管理是指根據(jù)《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)-歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）》要求，對本單位應(yīng)歸檔的文件、統(tǒng)計等紙質(zhì)資料進(jìn)行收存、移交、整理、裝訂、系統(tǒng)錄入、歸檔等具體的日常管理。

一、文書檔案的收存范圍

文書類檔案分文書及統(tǒng)計兩塊。㈠ 文書檔案的主要收存范圍

1.上級監(jiān)管部門下發(fā)的有關(guān)住房公積金管理的文件； 2.當(dāng)?shù)攸h委、政府下發(fā)的與本單位工作有關(guān)的文件； ⒊ 單位下發(fā)或制定的有關(guān)住房公積金管理辦法、實施細(xì)則、具體規(guī)定等文件；

⒋單位與有關(guān)業(yè)務(wù)單位簽訂的合同、協(xié)議等；

⒌單位黨、政、工、團(tuán)、協(xié)會在工作中形成的文件材料； ⒍單位日常工作中形成的各類總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、決定、決議、通報及目標(biāo)考核、規(guī)章制度等文件材料；

⒎單位有關(guān)人事管理、職工專業(yè)技術(shù)職稱評定、年終考評、職工培訓(xùn)等形成的文件材料；

⒏單位有關(guān)安全保衛(wèi)、綜合治理、行政管理等文件材料； ⒐單位大事記、組織沿革；

⒑單位下屬部門有關(guān)黨群工件文件、材料； ⒒人民來信及處理、答復(fù)材料；

⒓非隸屬部門下發(fā)的需參照執(zhí)行的文件、材料等； ⒔單位編印的簡報、通訊等；

⒕下屬分支機構(gòu)或派出機構(gòu)有關(guān)業(yè)務(wù)管理形成的文件材料等。

以上僅為收存的主要文件，具體見《文件材料歸檔范圍及保管期表-文書類》（見附件1-2，下同）所注明的歸檔范圍。

文件檔案由辦公室負(fù)責(zé)收存，辦公室需確定專人承擔(dān)文件的

收發(fā)工作，做好文件收發(fā)登記工作。

㈡ 統(tǒng)計檔案的主要收存范圍

⒈上級監(jiān)管部門要求報送的有關(guān)住房公積金歸集、使用的各類統(tǒng)計月報、季報、年報與年報說明；

⒉當(dāng)?shù)亟y(tǒng)計部門要求報送的勞動工資報表及其他有關(guān)報表； ⒊市公積金中心設(shè)計并要求報送的有關(guān)住房公積金歸集、使用年度計劃表、住房公積金年度財務(wù)收支預(yù)算表、住房公積金度年度歸集、使用計算執(zhí)行情況表、住房公積金年度財務(wù)收支決算表、住房公積金制度擴面進(jìn)展情況統(tǒng)計表，其他有關(guān)住房公積金管理方面的統(tǒng)計報表；

⒋各縣分中心、區(qū)管理部、直屬業(yè)務(wù)部、各管理科室自行設(shè)計的各類輔助性統(tǒng)計報表。

統(tǒng)計報表由單位的統(tǒng)計部門或負(fù)責(zé)統(tǒng)計的工作人員負(fù)責(zé)收存，各科室、各部門設(shè)計或產(chǎn)生的報表要及時送達(dá)統(tǒng)計部門或統(tǒng)計人員保管。

二、文書類檔案的預(yù)立卷

預(yù)立卷指負(fù)責(zé)收存文件檔案的部門或工作人員對收存的資料進(jìn)行清理，并將應(yīng)當(dāng)移交檔案室歸檔的資料進(jìn)行整理，編制《文件檔案移交清冊》，已建立文件收發(fā)制度的單位（或部門）也可根據(jù)收發(fā)文件簿進(jìn)行預(yù)立案，用收發(fā)簿替代《文件檔案移交清冊》。負(fù)責(zé)文件檔案和統(tǒng)計報表檔案收存的部門應(yīng)當(dāng)于次年3月底前完成預(yù)立卷工作。

三、文書類檔案的移交

文書類檔案應(yīng)在次年3月底前移交檔案室，檔案室人員在清點實物無誤的基礎(chǔ)上，在《文件檔案移交清冊》上簽字認(rèn)可。

四、文書類檔案的整理

根據(jù)檔案管理部門對文書類整理歸檔不同時期的要求，檔案管理系統(tǒng)將文書類人為地分為“歸檔文件級”及“文書文件級”兩類。

㈠ 歸檔文件級的整理

指從2004年起，檔案室接受移交的文書資料后，及時按新規(guī)定對文書資料進(jìn)行整理，并以件為單位裝訂，裝訂時可根據(jù)文件的厚溥程度，選擇用縫紉機縫合或采取“3孔1線”法裝訂，裝訂后要以文件的保管時間（即永久、長期、短期）為順序各編制一個流水號。

㈡ 文書類檔案的保管期限

文書類檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案部門有關(guān)規(guī)定，根據(jù)文書內(nèi)容，分為永久、長期和短期三塊，每塊都以收發(fā)文件時間按序編制單獨的案卷號。

㈢文書類管理系統(tǒng)操作

進(jìn)入“檔案管理系統(tǒng)-文件類-歸檔文件級管理”窗口，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：

⒈目錄信息錄入：點擊外窗口的“增加”，跳出內(nèi)窗口的“文書歸檔文件新增”窗口，根據(jù)提示輸入歸檔文件信息。該窗口中如“年度”、“題名”、“文件編號”、“形成時間”等內(nèi)容必須錄入，不能為空；有些內(nèi)容可根據(jù)文件形成情況選擇是否錄入，如“問題”、“附注”、“備注”、“組織機構(gòu)”、“附件”等。

提示：其中“瀏覽”窗口是指對掃描后的文件進(jìn)行查看，在文件未實行掃描前，此功能不發(fā)揮作用。

⒉文件歸檔：根據(jù)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計，文件歸檔分逐筆歸檔和批量歸檔兩種，逐筆歸檔指在錄入文書的同時輸入確定柜號，敲“回車”完成；批量歸檔指完成每年文件錄入后，點擊上方“批量歸檔”欄，選擇需要歸檔的資料，輸入確定柜號一次性歸檔。

⒊案卷目錄打?。和ㄟ^外窗口右方要素搜索需要打印的文件，點擊“全選”-“打印”，完成打印工作。

⒋ 信息查詢與修改：將需要查詢的文件要素，輸入外窗口右邊相應(yīng)框內(nèi)，屏幕根據(jù)輸入要素顯示相關(guān)內(nèi)容，如在右邊“年度”中輸入“2005”，“回車”，屏幕即顯示2005年度所有文件；如在右邊“保管期限”中輸入“長期”，屏幕即顯示所有長期保管文件。查看文件，應(yīng)先選擇需要查看的文件，點擊上方“查看（修改）”欄，屏幕顯示該文件的具體要素、存放柜號等，即可查找；如要修改文件，按上述方式操作，對需要修改的文件進(jìn)行修改后保存。

㈣ 文書文件級資料歸檔。

指在2003年以前，根據(jù)檔案部門規(guī)定，文書類按年份、問題（如按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理等）及保管期限分類裝訂組卷，每年按永久、長期、短期順序排列，編制一個流水號再進(jìn)行系統(tǒng)錄入。

⒈ 文書檔案錄入。進(jìn)入“檔案管理系統(tǒng)-文件類-文書文件級”窗口（與歸檔級文書基本相同，不另顯示），點擊上方的“增加”欄，跳出“文書文件增加”，根據(jù)窗口內(nèi)容要求，錄入有關(guān)內(nèi)容，逐步完成后點擊“保存”，將已錄入文件保存。

⒉產(chǎn)生案卷目錄、歸檔、查詢。此窗口案卷目錄歸檔、打印、查詢、修改等功能與“歸檔文件級”基本相同，不詳細(xì)展開。⒊說明。此窗口的“增加信息”功能使用至2003年為止，從2004年起，文書類按新方法整理裝訂，并輸入到“歸檔文件級”類內(nèi)，此窗口的主要功能為查詢調(diào)檔。

五、需要事項

文書類檔案主要著重于日常文件資料的收集完整性，特別是涉及到有關(guān)本單位的人事管理、勞動工資、各類統(tǒng)計資料的收集，都將成為若干年后需要利用的重要資料，公積金中心各科室、部門必須重視對各類文書類資料的收集工作，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，才能滿足今后查詢、利用的需要。

第三章 業(yè)務(wù)類-歸集檔案管理

歸集類檔案是指公積金中心在受理住房公積金繳存單位的賬戶設(shè)立、人員變動、繳存額變更等業(yè)務(wù)時留存或系統(tǒng)產(chǎn)生的紙質(zhì)資料。

一、歸集類檔案的收存范圍

歸集檔案由承辦公積金業(yè)務(wù)的窗口（以下簡稱“窗口”）和歸集管理部門負(fù)責(zé)收存。在受理公積金業(yè)務(wù)中，凡單位新設(shè)立賬戶或發(fā)生人員、繳存額變動時，應(yīng)按規(guī)定收存相關(guān)資料加上在處理賬戶設(shè)立或變更業(yè)務(wù)時系統(tǒng)產(chǎn)生的紙質(zhì)憑證一起作為歸集類檔案。在受理各項歸集業(yè)務(wù)時應(yīng)當(dāng)收存的資料：

㈠單位辦理繳存登記：

⒈《住房公積金單位繳存登記表》； ⒉《住房公積金匯繳結(jié)算方式協(xié)議書》； ⒊ 單位營業(yè)執(zhí)照或單位設(shè)立登記文件復(fù)印件； ⒋組織機構(gòu)代碼復(fù)印件。㈡ 個人賬戶設(shè)立：

⒈《住房公積金職工賬戶設(shè)立登記表》；

⒉開戶職工身份證明復(fù)印件（粘貼在職工賬戶登記表上）； ⒊系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證；

㈢個人賬戶同城轉(zhuǎn)移(含同姓名合并): ⒈《住房公積金同城轉(zhuǎn)移通知書》；

⒉ 轉(zhuǎn)移職工需補繳住房公積金的，加收《住房公積金繳存額度調(diào)整或補繳清冊》；

⒊系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。㈣單位繳存信息變更

《住房公積金單位變更繳存登記表》，變更銀行賬戶的，加收《住房公積金匯繳結(jié)算方式協(xié)議書》。

㈤個人繳存信息變更

⒈《住房公積金個人賬戶基本信息更改申請表》； ⒉個人姓名變更的，加收本人身份證復(fù)印件。㈥ 單位賬戶注銷

⒈《住房公積金單位注銷繳存登記審批表》；

⒉ 單位提供的符合單位賬戶注銷條件的有效證明，如單位撤銷、解散、終止經(jīng)營或破產(chǎn)文件的復(fù)印件。

㈦ 個人補繳

⒈《住房公積金職工補繳清冊》；

⒉ 屬一次性補繳的，加收《住房補貼發(fā)放清冊》； ⒊系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。㈧個人賬戶封存

⒈《住房公積金封存通知書》；

⒉符合個人賬戶封存條件的有效證明； ⒊系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。㈨ 個人賬戶異地轉(zhuǎn)移

⒈《住房公積金異地轉(zhuǎn)移通知書》；

⒉轉(zhuǎn)入方住房公積金管理中心出具的個人賬戶設(shè)立證明（本市下屬縣、區(qū)除外）；

⒊ 轉(zhuǎn)出人身份證復(fù)印件； ⒋系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。

㈩個人賬戶轉(zhuǎn)入公積金中心設(shè)立的“委托管理賬戶” ⒈《住房公積金個人托管賬戶清冊》； ⒉轉(zhuǎn)入職工的身份證復(fù)印件； ⒊符合轉(zhuǎn)入托管賬戶條件的證明； ⒋系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。(十一)個人賬戶注銷

⒈符合個人賬戶注銷條件的證明復(fù)印件;⒉系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證（如職工辦理提取時注銷個人賬戶的，則需要系統(tǒng)產(chǎn)生《單位匯繳變更匯總表》及個人賬戶注銷明細(xì)表，收存到歸集資料中歸檔）。

(十二)個人賬戶啟封 ⒈《住房公積金啟封通知書》； ⒉系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。(十三)繳存額度調(diào)整

⒈ 年度調(diào)整時收存:《住房公積金單位繳存額度調(diào)整審批

表》和《職工繳存額年度調(diào)整清冊》，開展年度驗審的，加收《住房公積金年度驗審表》。

⒉日常調(diào)整時收存：《住房公積金繳存額度調(diào)整或職工補繳清冊》和系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證；經(jīng)審批的，加收《住房公積金繳存、提取業(yè)務(wù)報批單》。

(十四)單位降低繳存比例

⒈《住房公積金降低繳存比例審批表》； ⒉單位要求降低繳存比例報告；

⒊職工代表大會或工會通過的同意降低住房公積金繳存比例決議或報告；

⒋單位上年（或上季）財務(wù)報表復(fù)印件。(十五)單位緩繳住房公積金 ⒈《住房公積金緩繳審批表》； ⒉單位要求緩繳住房公積金的報告；

⒊職工代表大會或工會通過的同意緩繳住房公積金的決議或報告；

⒋單位上年（或上季）財務(wù)報表復(fù)印件。(十六)個人免繳住房公積金

⒈《住房公積金職工免繳審批表》或免繳職工清冊（清冊中應(yīng)包括職工工資收入證明、個人免繳申請等內(nèi)容）；

⒉系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。(十七)補充住房公積金

⒈《補充住房公積金繳存審批表》；

⒉單位要求繳存補充住房公積金的報告；

⒊單位重大事項決策文件或上級主管部門同意繳存補充住房公積金文件；

⒋《職工繳存補充住房公積金清冊》； ⒌系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。(十八)個人賬戶凍結(jié)

⒈司法部門出具的個人賬戶凍結(jié)通知或法律文件復(fù)印件;⒉系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)憑證。

二、歸集類檔案的收存

歸集類檔案是真實反映每個繳存單位賬戶設(shè)立、繳存人員變動、繳存額變動的紙質(zhì)憑證，是住房公積金的重要業(yè)務(wù)檔案，在日常收存歸集類資料時需做到以下事項。

㈠ 資料收集完整

首先要保證資料收集的完整性，除特殊變更業(yè)務(wù)外，原則上要求產(chǎn)生1筆歸集業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)留存3份資料：一是單位填寫的公積金業(yè)務(wù)變更表；二是用以證明此項業(yè)務(wù)變更的依據(jù)證明（如人員封存，需提供解除勞動合同或退休等證明）；三系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)時產(chǎn)生的紙質(zhì)憑證。總之，每個單位發(fā)生人員、繳存額變更，至少須收存1份紙質(zhì)資料放在單位檔案盒內(nèi)，以備單位查詢。

提示：由于在辦理個人銷戶提取業(yè)務(wù)時，將提取人提供的資料留存在提取資料中，無法準(zhǔn)確反映單位的人員銷戶情況，可采取通過系統(tǒng)打印《單位變更匯總表》及銷戶人員明細(xì)表，納入歸集資料中歸檔保管。對以前年度系統(tǒng)未產(chǎn)生《單位變更匯總表》 的，可將系統(tǒng)產(chǎn)生的個人提取憑證的上聯(lián)《結(jié)息憑證》（在此表上注明“×××因×××原因銷戶提取”），作為單位人員減少的憑證，納入歸集資料保管。

㈡ 避免重復(fù)收存

歸集資料的收集涉及到全市所有單位，收集量特別大，如某個業(yè)務(wù)中增加1份資料，意味著全年要增加幾千份資料，因此，在收集完整的基礎(chǔ)上也要避免無為的多收資料，特別是不要與會計憑證（或附件）重復(fù)，凡會計憑證（或附件）已保留的，歸集資料不需重復(fù)收存。

㈢及時整理裝訂

歸集業(yè)務(wù)資料主要是在窗口受理業(yè)務(wù)時產(chǎn)生的，窗口人員需對收存的歸集資料及時進(jìn)行整理裝訂，為方便整理，應(yīng)將日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的歸集資料與提取資料分別存放，月末，根據(jù)發(fā)生變更業(yè)務(wù)的單位編號從前到后按序排列后裝訂成冊。

歸集管理業(yè)務(wù)部門也需注意日常歸集資料的收存，并按年或按類進(jìn)行裝訂，避免遺失。

三、歸集類檔案的預(yù)立卷與移交

歸集資料由窗口或歸集管理部門收存后保管至次年3月，在次年3月底前完成歸集資料的預(yù)立案（即編制歸集資料移交清冊）移交檔案室。公積金業(yè)務(wù)窗口或歸集管理部門要確定專人（即兼職檔案員）負(fù)責(zé)歸集資料的收存、保管與預(yù)立案工作，移交時，檔案室接收人員在清點實物無誤的基礎(chǔ)上，雙方簽字認(rèn)可。

四、歸集類檔案的整理裝訂

㈠ 確定每個繳存單位的宗卷號，按單位立卷分檔管理 根據(jù)市檔案局多次要求，從使用新檔案管理系統(tǒng)起，住房公積金歸集檔案將按每個單位、每年立卷建檔保管，此方法的最大好處是查檔方便，能夠完整清楚地反映每個單位從在公積金中心設(shè)立賬戶繳存公積金起到撤銷該單位賬戶的若干年中，單位人員、繳存額的變化。

為方便歸檔與查詢，檔案系統(tǒng)先按序確定每個單位的案卷號，此案卷號將跟隨單位使用到撤銷單位賬戶止，不得更改。

㈡ 按年分單位分類整理

先將一年中的歸集資料按單位分類整理，將每個單位一年中發(fā)生歸集業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的資料全部歸并在一起，再根據(jù)賬戶設(shè)立、日常業(yè)務(wù)變更、特殊業(yè)務(wù)三塊內(nèi)容分別整理成件，填寫《件內(nèi)目錄》，《件內(nèi)目錄》分以下三種：

⒈《單位賬戶設(shè)立登記件內(nèi)目錄》（見附件3-1）

此件內(nèi)目錄專用于新開戶單位資料歸檔，應(yīng)將規(guī)定收存的新開戶資料按件內(nèi)目錄內(nèi)容排列，并將小于A4紙型的資料粘貼在A4紙上并標(biāo)上頁碼號，附在此目錄后面，再粘上件皮成為獨立件。

⒉《單位（或個人）繳存業(yè)務(wù)變更件內(nèi)目錄》（見附件3-2）此件內(nèi)目錄用途最廣，除單位辦理新設(shè)立賬戶、降低或提高繳存比例等特殊業(yè)務(wù)外，其他所有繳存變更業(yè)務(wù)產(chǎn)生的資料均以此目錄所列內(nèi)容按順序粘貼整理，標(biāo)上頁碼號，附在此目錄后面，粘上件皮后裝訂成件，如單位業(yè)務(wù)量較大，可分別裝訂若干件，每件附此目錄、件皮并標(biāo)明件號。

⒊《單位降低或增加繳存基數(shù)件內(nèi)目錄》（見附件3-3）此件內(nèi)目錄專項用于單位降低繳存比例、申請緩繳等特殊業(yè)務(wù)的資料歸檔，可按發(fā)生業(yè)務(wù)按序粘貼整理、標(biāo)上頁碼，附在此目錄后面，粘上件皮后裝訂成件。

㈢ 立卷

⒈每個單位一年立1卷，將單位當(dāng)年發(fā)生的變更業(yè)務(wù)件合并成一卷,面上附卷皮（見附件3-4）

⒉卷皮上應(yīng)當(dāng)注明發(fā)生業(yè)務(wù)變更的單位名稱、單位賬號（即編號）、歸集業(yè)務(wù)類專用的案卷號、產(chǎn)生案卷年度、案卷所包含頁碼、件數(shù)等要素。

⒊如一個單位當(dāng)年發(fā)生的變更業(yè)務(wù)較多，收存的資料裝訂1件太厚，可分訂幾件，并按序在案卷號后面編上件號，如件皮中案卷號為5-2，即此件是案卷號為5號的繳存單位當(dāng)年發(fā)生的第2件歸集檔案。

五、歸集類檔案的系統(tǒng)錄入

進(jìn)入“檔案管理系統(tǒng)-業(yè)務(wù)類-歸集資料管理”窗口，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：

⒈錄入：點擊外窗口上方“增加”欄，跳出“歸集資料增加”框，輸入“年度”及“單位編號”，回車，跳出內(nèi)窗口的“住房公積金歸集業(yè)務(wù)案卷目錄”，系統(tǒng)已根據(jù)單位編號自動產(chǎn)生“分類號”、“案卷號”、“單位名稱”、“年度”、“期限”及備注欄目中的“單位編號”等信息。操作員則需根據(jù)件皮注明的件號，在右上方“累計件號”中輸入最終件號，并輸入該卷的“頁數(shù)”、存放“柜號”（也可批量歸檔）后回車結(jié)束。

⒉ 打印：當(dāng)一年中所有歸集資料全部輸入完成后，點擊“全選”、“打印”后，打印當(dāng)年案卷目錄，見下圖。

⒊ 查詢與修改：點擊“單位歸集資料”窗口右上方，輸入需查詢檔案的“年度”或“案卷號”或“單位編號”，回車，即可顯示需要查詢的檔案，根據(jù)存放柜號查找實物；如需修改，則根據(jù)修改內(nèi)容選中后，點擊上方“修改”，完成需要修改的內(nèi)容，回車保存。

⒋案卷號查詢：按歸集檔案保管要求，系統(tǒng)自動產(chǎn)生每個單位的案卷號（根據(jù)單位編號按順產(chǎn)生），需要了解單位案卷號，可進(jìn)入“單位歸集資料”窗口，點擊右上方“單位案卷號”，輸入單位編號，系統(tǒng)即跳出該單位的案卷號、檔案存放柜號（需提前確定后輸入）、單位人數(shù)等信息。

六、注意事項

將歸集資料按單位整理裝訂成卷，以單位建檔案盒保管是公

積金中心業(yè)務(wù)檔案管理的重點改革之一，工作量大，專業(yè)性強，應(yīng)注意并重視以下事項：

㈠ 檔案盒與存放柜的確定。按檔案局要求，應(yīng)當(dāng)根據(jù)案卷號事先編制開戶單位檔案盒，原則上要求一個單位編放1個檔案盒，考慮到公積金中心檔案柜較少，難于放臵幾千個單位檔案盒，加上大部分繳存單位每年發(fā)生的變更業(yè)務(wù)較少，容易造成檔案盒空臵，因此可根據(jù)單位規(guī)模，采用1個或多個單位合并放臵，將幾個規(guī)模較少單位的歸集資料按序放在同一檔案盒中，在盒面上表明單位編號從××××號-××××號，案卷號從××××號-××××號，即可節(jié)約存放面積還便于尋找。開始放臵時，每個檔案柜中留有一定空間，便于今后增加檔案盒。

㈡ 進(jìn)行科學(xué)有序的分類整理。調(diào)整歸集檔案的裝訂方式后，做好整理與裝訂工作很重要。從理論上講，包括單位年度調(diào)整繳存額在內(nèi)，一年中所有單位都會產(chǎn)生資料需要歸檔，要求檔案人員先按年將歸集類資料按單位整理，對收存的不到A4面積的資料還應(yīng)粘貼在A4白紙上（可兩張粘在一張白紙上，但頁碼分別編），再按內(nèi)容分別不同的三個宗件，填寫“件內(nèi)目錄”，附上件皮，進(jìn)行裝訂。裝訂可根據(jù)每件的頁數(shù)選擇兩種方式：一是參照文書類裝訂，用縫紉機縫好后粘上件皮，此方法適用于頁數(shù)少的宗件；二是采用“三孔一線”法裝訂，此方法適用于頁數(shù)較多的宗件。

第四章 業(yè)務(wù)類-貸款類檔案管理

貸款類檔案是指公積金中心在開展公積金個人住房貸款業(yè)務(wù)中形成的紙質(zhì)材料，根據(jù)收存對象不同，貸款檔案分為個人貸款檔案、樓盤管理檔案和個人貸款貼息檔案三塊。

一、個人貸款檔案管理

個人貸款檔案是公積金中心重要的業(yè)務(wù)檔案之一，也是貸后風(fēng)險管理中不可缺少的重要依據(jù)，個人住房貸款檔案又分普通檔案和重要檔案（僅指收存的《房屋他項權(quán)證》及《貸款綜合保險單正本》）。

㈠ 個人貸款資料的收存范圍

個人貸款資料分初次收存和再次收存兩部分，初次收存是指在貸款受理、發(fā)放時產(chǎn)生的資料，窗口受理人員在受理貸款業(yè)務(wù)時，需按規(guī)定收存借款人提供的資料和貸款辦理過程中產(chǎn)生的資料，裝入一般檔案袋中保管；再次收存是指在貸后管理期間不斷產(chǎn)生的資料，包括借款人在貸款期間發(fā)生提前部分還貸或其他需要變更借款合同等行為，需要收存用于證明借款合同發(fā)生變更或補充行為所產(chǎn)生的資料等，根據(jù)《住房公積金個人住房貸款管理實施細(xì)則》規(guī)定，具體收存范圍如下。

⒈在受理公積金貸款時應(yīng)當(dāng)收存的資料

⑴ 個人資料：借款申請人及配偶的身份證明、戶籍證明和婚姻證明復(fù)印件，以共有產(chǎn)權(quán)住房申請貸款的，加收共有產(chǎn)權(quán)人及配偶的身份證明、戶籍證明（如不能證明親屬關(guān)系的，加收親屬關(guān)系證明）和婚姻證明復(fù)印件。

⑵證明發(fā)生購、建房行為，根據(jù)不同行為收存不同資料。

⒈ 購商品房貸款：經(jīng)房地產(chǎn)管理部門備案的（已取消備案的縣區(qū)除外）商品房銷售合同原件、不低于規(guī)定比例的首付款稅務(wù)憑證復(fù)印件。

② 購二手房貸款：房屋評估單原件（已實行未經(jīng)評估即可納稅的縣區(qū)除外）和經(jīng)房地產(chǎn)管理部門登記（不實行登記的縣區(qū)除外）的二手房買賣合同原件、契稅證及土地使用權(quán)證復(fù)印件。

⒊自建、翻建或大修住房貸款：房屋評估單原件、有關(guān)部門同意建造、翻建或大修房屋的批準(zhǔn)文件、房屋所有權(quán)證和土地使用權(quán)證復(fù)印件。

⒋購拆遷安臵房貸款：拆遷安臵協(xié)議、不低于規(guī)定比例的首付款有效憑證。

⒌轉(zhuǎn)公積金貸款收存：貸款所購房屋所有權(quán)證、房屋契稅證、土地使用權(quán)證復(fù)印件，銀行個人住房借款合同（包括抵押合同）、銀行提供的申請轉(zhuǎn)貸日前一年的還貸記錄。

⑶ 受理貸款申請時收存：《公積金貸款申請審批表》、《借款合同》、《面談記錄》；二手房貸款的，加收買賣雙方在貸款受理現(xiàn)場簽訂的《買賣雙方付款協(xié)議書》；臵換貸款的，加收借款人、開發(fā)商、銀行與中心簽訂的《臵換貸款協(xié)議書》；以共有產(chǎn)權(quán)房貸款的，加收《產(chǎn)權(quán)份額劃分及持證人聲明》；未婚的，加收《未婚聲明書》；未再婚的，加收《未再婚聲明書》；組合貸款的，加收《組合貸款聯(lián)系函》。

⒉貸款發(fā)放時應(yīng)當(dāng)收存的資料

《委托轉(zhuǎn)賬扣款授權(quán)書》，期房貸款的，收存借款人、開發(fā)

商與中心簽訂的《貸款保證合同》；組合貸款的，加收《組合貸款確認(rèn)函》。

⒊重要憑證的收存

房屋他項權(quán)證（現(xiàn)房與二手房在貸款發(fā)放時收存、期房在房屋竣工3至6個月內(nèi)收存）、貸款綜合保險單（由個人自愿購買）。

⒋提前還貸時應(yīng)當(dāng)收存的資料

《提前歸還住房公積金貸款申請審批表》、《借款補充合同》、借款人婚前購房貸款，配偶首次提取沖還部分貸款時，收存婚姻證明、配偶身份證復(fù)印件。

⒌借款合同變更時應(yīng)當(dāng)收存的資料

《個人住房貸款變更申請審批表》、《借款變更合同》、用于證實借款變更原因的證明復(fù)印件。

⒍貸后管理中可能收存的資料

發(fā)生貸款逾期的，收存《貸款催收通知書》、貸款催收調(diào)查記錄；處臵逾期貸款的，收存司法訴訟中產(chǎn)生的法律文本及其他需要收存的資料。

⒎還清貸款時應(yīng)當(dāng)收存的資料

《提前歸還住房公積金貸款申請審批表》、銀行出具的《貸款還清證明》、檔案室出具的《同意撤銷貸款抵押登記證明》。

㈡ 注意事項

⒈受理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的購、建、修住房的貸款業(yè)務(wù)收存上述資料。

⒉除《商品房購房合同》、《房屋買賣評估單》外，其他要求

借款人提供的資料均為復(fù)印件，受理人員應(yīng)當(dāng)在與原件核對無誤的情況下，在收存的復(fù)印件上加蓋《與原件核對無誤》印章，確保收存資料的真實性。

㈢個人貸款資料的保管與移交

個人貸款資料需分別普通資料和重要資料采取不同的保管和移交方式。

⒈ 普通資料的保管與移交。受理人員在收件時應(yīng)當(dāng)將收存的資料裝入一般檔案袋內(nèi)保管，為便于尋找，貸款放發(fā)前可根據(jù)受理時間、劃款銀行等因素排列保管；劃款后可根據(jù)劃款時間或借款合同編號按序排列保管。業(yè)務(wù)窗口要重視個人貸款普通資料的收存與保管，資料需放臵在能夠加鎖的柜子或抽屜中，確定專人（即兼職檔案員）負(fù)責(zé)保管，責(zé)任到人，防止貸款資料遺失。

為防范貸款風(fēng)險，個人貸款普通資料原則上實行“一月一交”，即在下月初，窗口兼職檔案員編制《移交清冊》，連同實物一起交檔案室，檔案室專管員在清點實物無誤的基礎(chǔ)上，雙方簽字認(rèn)可。

⒉重要檔案的保管與移交。重要檔案的保管與移交應(yīng)當(dāng)視同現(xiàn)金管理，抵押權(quán)證分兩種方式收存與移交。

⑴現(xiàn)房貸款抵押權(quán)證?，F(xiàn)房貸款抵押權(quán)證（包括二手房）由窗口結(jié)算人員在劃款前收存，結(jié)算人員應(yīng)當(dāng)先收存抵押權(quán)證后辦理劃款手續(xù)，即時將抵押權(quán)證號碼輸入《貸款管理系統(tǒng)-個人貸款信息》中，下班前編制《重要憑證移交清冊》，連同抵押權(quán)證一起移交到檔案室，重要檔案專管員清點、核對抵押權(quán)證，移交

雙方在清冊上簽字。

⑵ 期房貸款抵押權(quán)證。對期房貸款抵押權(quán)證，采取由經(jīng)審核的售房單位提供貸款擔(dān)保，先發(fā)放貸款后收存抵押權(quán)證，按規(guī)定，期房貸款抵押權(quán)證需在購房合同注明的房屋竣工3個月后分批收存入庫（即收到一批即時移交，收存期房抵押權(quán)證管理制度另訂）。負(fù)責(zé)期房抵押權(quán)證收存的工作人員應(yīng)當(dāng)及時將收到的抵押權(quán)證號碼輸入系統(tǒng)的個人貸款信息，并編制《重要憑證移交清冊》，連同抵押權(quán)證一起移交檔案室，重要檔案專管員清點、核對抵押權(quán)證，移交雙方在清冊上簽字。

㈣ 重要檔案的復(fù)核

為確保重要檔案收存及系統(tǒng)信息的錄入無誤，重要檔案專管員負(fù)有對收到的重要檔案進(jìn)行系統(tǒng)復(fù)核的責(zé)任。

專管員通過“檔案管理系統(tǒng)-業(yè)務(wù)類-貸款資料管理-個人貸款資料歸檔”進(jìn)行核對，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：

⒈系統(tǒng)操作：在外窗口的右方輸入借款合同編號，系統(tǒng)顯示該借款人基本情況，點擊外窗口上方的“核對”欄目，跳出內(nèi)窗口，檔案專管員根據(jù)收到的《房屋他項權(quán)證》所載明的“抵押人姓名”、“房屋他項權(quán)證編號”、“借款合同編號”等信息與系統(tǒng)內(nèi)信息進(jìn)行核對，無誤后，點擊“核對”回車，系統(tǒng)即可顯示《已核對》，表明收存的重要檔案已經(jīng)檔案專管員核對。

⒉重要提示：重要檔案核對是對收存的貸款抵押資產(chǎn)的復(fù)核，特別重要，專管員必須在收到重要檔案的當(dāng)天或次日上午完成系統(tǒng)核對工作。如在核對中發(fā)現(xiàn)窗口人員輸入信息有誤，應(yīng)立即發(fā)出《重要檔案信息更正單》(見附件4-1)，交貸款業(yè)務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)信息更正，更正后及時將更正單返回檔案室，檔案專管

員再次進(jìn)行系統(tǒng)復(fù)核，直至準(zhǔn)確。

㈤普通貸款檔案整理

⒈填制《住房公積金個人貸款卷內(nèi)目錄》（見附件4-2）此卷內(nèi)目錄所標(biāo)明內(nèi)容為貸款發(fā)放時應(yīng)當(dāng)收存的資料，需根據(jù)目錄注明內(nèi)容順序進(jìn)行整理、對小于16K紙型的資料應(yīng)當(dāng)粘貼在16K紙上，并編上頁碼，放臵在檔案袋內(nèi)。貸款期間產(chǎn)生的檔案需及時放入袋內(nèi)，并按序添加到卷內(nèi)目錄中，如卷內(nèi)目錄不夠填寫時，需增加空白目錄。

⒉實行專用檔案袋保管

因個人貸款期限較長，一般在5年-30年之間，在漫長的貸款期間，會因調(diào)整貸款利率、部分提前還貸或可能產(chǎn)生的逾期貸款處理等原因，事后增加資料較多，經(jīng)市檔案局同意，改變原來先采用“三孔一線”裝訂，后期增加時再拆開重訂，反復(fù)多次的做法，采取將每筆貸款產(chǎn)生的檔案先根據(jù)《個人住房公積金貸款卷內(nèi)目錄》所列內(nèi)容按序整理、并加蓋頁碼章，裝入專用的貸款檔案袋內(nèi)（見附件4-3），在袋面填寫借款合同編號、借款人姓名、案卷號等內(nèi)容，再將多個檔案袋放入專用檔案盒內(nèi)保存。

㈥重要檔案的整理

重要檔案同樣按每筆貸款裝1個專用的重要檔案袋保管，檔案專管員收到重要檔案，先完成系統(tǒng)復(fù)核，將重要檔案裝入特制的重要憑證檔案袋（見附件4-4）內(nèi)，并在袋面填寫借款合同編號、抵押人姓名、抵押權(quán)證編號等內(nèi)容，再將多個檔案袋放入專用檔案盒內(nèi)保存。

㈦個人貸款檔案的立卷

為加強貸款檔案管理，采取每筆貸款檔案“編制1個案卷號、放臵2個庫房”的方式，即1筆貸款的普通檔案與重要檔案同為1個案卷號，普通檔案放臵在普通庫房內(nèi)，重要憑證放臵在重要庫房內(nèi)。

因重要憑證采取即時入庫，一般情況下，其入庫時間均早于普通貸款檔案，因此，重要檔案在入庫時先不要編制案卷號，以借款合同編號按序放臵，待普通貸款檔案整理并編制案卷號后，再對重要檔案的案卷號進(jìn)行補編。

㈧系統(tǒng)操作

進(jìn)入“檔案管理-業(yè)務(wù)類-貸款資料管理-個人貸款資料歸檔”窗口，此外窗口的主要功能為“普通柜號輸入”、“貸款信息輸入”、“重要柜號輸入”、“保存并歸檔”等。（以下為兩個窗口重疊）：

⒈進(jìn)入系統(tǒng)：在外窗口右上方輸入借款合同編號，回車，跳出“貸款資料歸檔”內(nèi)窗口；

⒉ 輸入普通資料信息：先輸入確定的“普通柜號”（如事先不能確定放臵的柜號，在此可不輸入，今后啟動“批量歸檔”功能，進(jìn)行集中歸檔），系統(tǒng)自動跳出該檔案的“案卷號”，再輸入實際頁數(shù)；

⒊確定重要柜號：如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)已顯示《他項權(quán)證》號碼或《保險單》號碼的，證明重要檔案已先入庫，即應(yīng)輸入確定的“重要柜號”，如系統(tǒng)中未顯示《他項權(quán)證》號碼的，則表示該貸款為期房貸款，抵押物尚未落實，不能輸入“重要柜號”，待以后收到時，經(jīng)核對后再歸檔；

⒋系統(tǒng)歸檔：完成輸入后，點擊“保存”，系統(tǒng)會提示先作

“普通檔案保存”，再作“重要檔案保存”，如沒有“他項權(quán)證”號碼的，系統(tǒng)會提示“須輸入他項權(quán)證號”，再作重要資料保存。

⒌提示1：重要檔案包括《他項權(quán)證》及《保險單正本》，如已收到，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)顯示兩份資料的號碼，由于以前有些分中心未輸入過《保險單正本》號碼，目前只能以《他項權(quán)證》號碼作為進(jìn)入“重要柜號”的依據(jù)，以后如發(fā)生貸款保險業(yè)務(wù)的，在收存保險單正本時，需輸入保險單正本編號。

提示2：為確保抵押物收存無誤，從使用新系統(tǒng)起，各檔案管理部門需對收存的《他項權(quán)證》進(jìn)行系統(tǒng)核對，必須當(dāng)“貸款資料歸檔”外窗口反映的《他項權(quán)證》號旁顯示（已核對）后方能歸檔，如發(fā)現(xiàn)未顯示（已核對）的《他項權(quán)證》出現(xiàn)，應(yīng)及時查找原因。

提示3：檔案歸檔系統(tǒng)對個人貸款資料的歸檔，設(shè)計了“單件”與“批量”兩個功能，此內(nèi)窗口為“單件”資料歸檔，即在輸入信息時，每筆資料已輸入確定的存放柜號，經(jīng)提示，點擊“歸檔”后即完成每件貸款資料的歸檔，如重要憑證未收存入庫，可先完成普通資料的歸檔處理。

⒍系統(tǒng)增加“個人貸款管理”功能。鑒于個人貸款檔案管理的重要性與特殊性，在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計時，除設(shè)計了“檔案資料歸檔”模塊外，另增加了“個人貸款資料管理”模塊進(jìn)行貸款檔案的后期管理，此模塊的主要功能包括“批量歸檔”、“打印案卷目錄”、“系統(tǒng)信息修改”、“系統(tǒng)信息刪除”、“搜索未入庫的他項權(quán)證”等。（見下圖）

⒎批量資料歸檔：如在輸入貸款資料時，無法確定要存放的柜號，可在上一窗口中先保存信息，在此窗口中對已輸信息進(jìn)行“批量歸檔”。即當(dāng)一年的貸款資料通過“貸款資料歸檔”窗口完成輸入后，進(jìn)入此窗口，在“年度”欄目內(nèi)輸入已輸入資料年度，窗口即反映當(dāng)年已存入的全部個人貸款資料，點擊“全選”再點擊“批量歸檔”，跳出內(nèi)窗口（見上圖），輸入已確定的“普通柜號”或“重要柜號”，系統(tǒng)可進(jìn)行批量歸檔。

8.打印案卷目錄：當(dāng)完成資料輸入、歸檔后，可打印案卷目錄，進(jìn)入此外窗口，在“年度”欄目內(nèi)輸入已輸入資料年度，窗口即反映當(dāng)年已存入的全部個人貸款資料，占擊“選中”再點擊“打印”，可完成案卷目錄打印。

⒐系統(tǒng)信息修改：指對已輸入的資料內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)改動，可進(jìn)入此外模塊，在右上方“搜索變更信息”中輸入任意1個尋找要素，外窗口即跳出需要調(diào)用的資料，點擊“修改”，對調(diào)出的資料進(jìn)行修改。

⒑系統(tǒng)信息刪除：指對已輸入的資料進(jìn)行刪除，可進(jìn)入此外窗口，在右上方“搜索變更信息”中輸入任意1個尋找要素，外窗口即跳出需要調(diào)用的資料，點擊“刪除”，即可完成。

⑾搜索未收到他項權(quán)證：指對已發(fā)放貸款的抵押物進(jìn)行跟蹤，是本模塊中的重要功能。見下圖（下圖為兩窗口重疊）

⒈點擊外窗口“搜索未收他項權(quán)證”，跳出內(nèi)窗口，在內(nèi)窗

口右方輸入搜索要素（如需搜索1個樓盤未收他項權(quán)證，應(yīng)輸入該樓盤編號或樓盤名稱；如需搜索單個借款人的他項權(quán)證，應(yīng)輸入該借款人姓名或借款合同編號），內(nèi)窗口即顯示搜索內(nèi)容，點擊“打印”，即可完成。

⒉此功能主要用于與與窗口核對未收存他項權(quán)證，雖然貸款窗口負(fù)責(zé)期房管理人員也能通過貸款管理系統(tǒng)“搜索未收他項權(quán)證”，但與此模塊功能不同，此模塊所搜索到的未收他項權(quán)證是指未經(jīng)過檔案部門（已核對）的他項權(quán)證。窗口貸款管理人員在按月填報“期房樓盤未收存他項權(quán)證月報表”時，需經(jīng)檔案室核準(zhǔn)，檔案室應(yīng)通過此模塊查詢核對無誤后簽名認(rèn)可。

㈨ 還清貸款后的檔案管理。

當(dāng)借款人還清貸款時，檔案室根據(jù)銀行出具的《住房公積金貸款還清證明》（見附件4-5）將《房屋他項權(quán)證》和《貸款綜合保險單正本》返還借款人，并要求借款人在收到重要檔案時，出具收到重要檔案書面證明（也可在銀行出具的《貸款還清證明》的空白處寫上“已收到房屋他項權(quán)證和保險單正本各1份”，并簽上收件人姓名與收件時間）。銀行出具的《貸款還清憑證》應(yīng)當(dāng)作為該貸款檔案收存的最后1份資料。檔案室需對已還清貸款檔案作如下處理：

⒈返還重要檔案。將重要檔案返還給原借款人，取得原借款人書面簽收后，檔案室完成重要檔案的保管責(zé)任。

⒉出具《同意撤銷房屋抵押登記證明》（見附件4-6）交原借款人，告知其持《房屋產(chǎn)權(quán)證》與《房屋他項權(quán)證》到房地產(chǎn)管

理部門撤銷所購建房屋的抵押登記。

⒊整理普通貸款檔案。將銀行出具的《貸款還清憑證》及其他資料放入普通檔案袋內(nèi)，做好卷內(nèi)目錄補充登記。

⒋輸入還清貸款信息。進(jìn)入“檔案管理-業(yè)務(wù)類-貸款資料管理-個人貸款資料管理”模塊，在右上方輸入已還清借款合同編號（或借款人姓名），搜索到該借款保存項目，在該檔案的“備注”欄內(nèi)輸入貸款還清信息。

㈩注意事項

鑒于個人貸款資料管理的重要性，在日常管理中需注意以下事項。

⒈《房屋他項權(quán)證》的及時移交與核對?！斗课菟棛?quán)證》的及時移交關(guān)系到貸款窗口與檔案室的協(xié)調(diào)配合，貸款窗口收到《房屋他項權(quán)證》后，須及時完成系統(tǒng)信息錄入，并于當(dāng)天下班前移交檔案室，移交時需編制《重要憑證移交清冊》，雙方簽字認(rèn)可。檔案室需確定重要檔案專管員負(fù)責(zé)對重要檔案的日常管理，專管員收到《房屋他項權(quán)證》后，須及時通過《檔案管理系統(tǒng)》進(jìn)行核對，再整理入袋存放到重要庫房。

⒉對未收到《房屋他項權(quán)證》的及時催收。檔案室負(fù)有對《房屋他項權(quán)證》的核對、保管與催收責(zé)任，按規(guī)定，期房貸款發(fā)放后，須在購房合同確定竣工之日的3個月以內(nèi)（可根據(jù)實際適當(dāng)放寬，但最遲不得超出6個月）收存《房屋他項權(quán)證》。檔案室應(yīng)當(dāng)及時搜索、打印未收到的《房屋他項權(quán)證》名冊，與貸款管理部門核對，督促貸款部門將《房屋他項權(quán)證》及時收存入庫。

同時，檔案系統(tǒng)產(chǎn)生的未收到《房屋他項權(quán)證》也是對貸款業(yè)務(wù)部門貸后管理考核的重要依據(jù)。

⒊加強期房貸款樓盤編號管理，準(zhǔn)確使用期房樓盤編號。為加強期房貸款的樓盤編號管理，要求系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確區(qū)分不同樓盤，特別是準(zhǔn)確區(qū)分同一開發(fā)商、同一小區(qū)中不同期開發(fā)的樓盤的抵押權(quán)證回收工作。就要求貸款管理部門（包括貸款業(yè)務(wù)窗口）必須對通過審批準(zhǔn)予貸款的期房樓盤實行“編號管理”，并根據(jù)每個樓盤竣工時間的不同，分別給予一個編號。如區(qū)開發(fā)的“麗陽景苑1期”編號為“20060015”；“麗陽景苑2期”編號為“20060016”。實行期樓盤編號管理還能提高系統(tǒng)搜索速度，在利用系統(tǒng)相應(yīng)模塊搜索“未收到他項權(quán)證”時，如能準(zhǔn)確輸入需搜索的樓盤編號，系統(tǒng)能在幾秒鐘時間顯示，反之，輸入樓盤名稱查找，系統(tǒng)需要一定時間進(jìn)行搜索后方能顯示。

本管理規(guī)范使用后，各縣分中心貸款業(yè)務(wù)部門需加強期房樓盤編號管理，對所有期房樓盤實行編號管理，便于準(zhǔn)確區(qū)分不同樓盤，及時反映各樓盤貸款后的他項權(quán)證歸檔情況。

⒋落實貸款還清后的抵押物返還記錄。當(dāng)借款人還清貸款時，檔案室需將《房屋他項權(quán)證》和《貸款綜合保險單正本》返還借款人，當(dāng)兩份重要檔案返還借款人后，檔案室對該借款人的重要檔案保管工作即告結(jié)束。為落實返還職責(zé)，避免引起不必要的糾紛，要求借款人在收到重要檔案時，須出具書面證明也可在銀行出具的《貸款還清證明》的空白處寫上“已收到房屋他項權(quán)證和保險單正本各1份”，并簽上收件人姓名，《貸款還清憑證》

作為該貸款檔案收存的最后1份檔案。

⒌規(guī)范已還清貸款的系統(tǒng)輸入。為確保今后打印《還清貸款銷毀檔案清冊》的準(zhǔn)確性，還清貸款信息輸入需統(tǒng)一按（年份4位+月份2位+日期2位+還清）輸入，如借款合同編號為2005110120125的借款人于2007年4月11日還清貸款，需進(jìn)入系統(tǒng)，在其個人貸款資料的“備注”欄目中輸入“2007-04-11還清”。

在系統(tǒng)輸入貸款還清信息的同時，要對個人貸款檔案的“卷宗目錄”進(jìn)行注銷，即在“卷內(nèi)目錄”的“備注”欄目中注明“××××年××月××日還清貸款”，用于備查。

二、貸款樓盤檔案管理

貸款樓盤檔案管理指公積金中心在對發(fā)放商品房貸款時，對開發(fā)樓盤進(jìn)行立案、審批、貸款發(fā)放、落實抵押物、結(jié)案等管理過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)資料的日常管理。按樓盤形狀區(qū)分，可分為現(xiàn)房樓盤檔案管理和期房樓盤檔案管理。

㈠期房樓盤檔案管理

期房樓盤檔案管理指對公積金中心對預(yù)售商品房樓盤發(fā)放貸款管理中所產(chǎn)生的紙質(zhì)資料的日常管理。在發(fā)放期房貸款時，因用于抵押的住房尚未竣工，只能采取由該樓盤開發(fā)商提供擔(dān)保形式，因此需對提供擔(dān)保的開發(fā)商的擔(dān)保資質(zhì)、樓盤開發(fā)建設(shè)等情況進(jìn)行立案與審核，完整地收存期房樓盤資料對于了解期房樓盤開發(fā)情況、明確開發(fā)商擔(dān)保行為、防范期房貸款風(fēng)險起到十分重要的作用，也是樓盤檔案管理的重點。

⒈樓盤資料收存。期房樓盤資料由貸款管理部門負(fù)責(zé)收存，貸款管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)市公積金中心《關(guān)于加強預(yù)售樓盤發(fā)放公積金個人住房貸款管理若干問題的規(guī)定》（湖公積金發(fā)[2005]12號）要求，在受理開發(fā)商關(guān)于期房樓盤要求發(fā)放公積金個人住房貸款業(yè)務(wù)時收取相關(guān)資料，同時還要收存在對樓盤進(jìn)行立案審核及受理貸款后產(chǎn)生的資料。根據(jù)貸款資料時間區(qū)分，樓盤管理資料可分為貸款受理前收存和貸款受理后收存兩塊，具體收存資料如下：

⑴《預(yù)售樓盤發(fā)放公積金貸款申請審批表》；

⑵開發(fā)企業(yè)與公積金中心簽訂的《預(yù)售樓盤發(fā)放公積金個人住房貸款合作協(xié)議；》；

⑶貸款管理部門簽發(fā)的《同意配套公積金貸款和提供期間擔(dān)保的通知》；

⑷開發(fā)企業(yè)出具的《要求對期房樓盤發(fā)放公積金個人住房貸款并提供期間擔(dān)保的報告》；

⑸《營業(yè)執(zhí)照》復(fù)印件； ⑹組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件； ⑺《房地產(chǎn)資質(zhì)證書》復(fù)印件； ⑻《建設(shè)規(guī)劃用地許可證》復(fù)印件； ⑼《建筑工程施工許可證》復(fù)印件； ⑽《建筑施工許可證》復(fù)印件；

⑾《開發(fā)土地使用權(quán)證》復(fù)印件，如土地使用權(quán)已抵押給銀行的，加收《土地抵押權(quán)證》復(fù)印件；

⑿《新編門牌使用批準(zhǔn)書》復(fù)印件； ⒀《商品房預(yù)售許可證》復(fù)印件；

⒁開發(fā)企業(yè)提供的《公司股東會議對擔(dān)保事項的認(rèn)可決議》； ⒂開發(fā)公司章程；

⒃開發(fā)公司及在當(dāng)?shù)赝顿Y企業(yè)、承銷企業(yè)建立住房公積金制度證明；

⒄開發(fā)企業(yè)年度或季度財務(wù)報表：

⒅商業(yè)銀行已提供個人住房貸款的，需提供開發(fā)企業(yè)在銀行的貸款開戶許可證、貸款卡復(fù)印件；

⒆開發(fā)企業(yè)在各銀行開設(shè)的結(jié)算賬號； ⒇有關(guān)部門出具的樓盤施工進(jìn)度證明；

(21)貸款管理部門現(xiàn)場查看情況說明及同意放貸通知;(22)房地產(chǎn)管理部門出具的《商品房綜合驗收通知書》或《建設(shè)工程竣工驗收備案證明書》；

(23)中心貸款管理部門出具的樓盤期房貸款的房屋抵押權(quán)證已全部收存歸檔證明（檔案室需在經(jīng)過系統(tǒng)“未搜索他項權(quán)證”搜索后，在系統(tǒng)顯示該樓盤所有權(quán)證已收存的情況下，在此證明上注明“此樓盤的抵押權(quán)證已全部入檔”并簽上經(jīng)辦人姓名、日期）；

(24)其他需要收存的資料。

以上⑴-⒆應(yīng)當(dāng)在與開發(fā)商簽訂期房貸款合作協(xié)議時,受理樓盤貸款申請前收存；(20)-(21)應(yīng)當(dāng)在同意發(fā)放期房貸款時收存；(22)在樓盤竣工時收存；(23)在樓盤期房抵押權(quán)證全部收存

入檔,退還保證金時收存。

⒉期房貸款資料的保管與移交。年度內(nèi)收取的期房貸款樓盤資料由貸款管理部門（或業(yè)務(wù)窗口，下同）負(fù)責(zé)保管，可用普通檔案袋保存，1個樓盤放臵1個檔案袋。為方便對樓盤回收他項權(quán)證管理，需區(qū)分同一小區(qū)內(nèi)樓盤的不同開發(fā)時間，如1個小區(qū)的樓盤分兩期開發(fā)，開發(fā)商已分兩次向公積金中心提出要求發(fā)放貸款申請，檔案收存時應(yīng)當(dāng)放臵在兩個檔案袋，及時輸入貸款管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)產(chǎn)生樓盤編號（即1個開發(fā)公司編號不變、按樓盤不同開發(fā)與立案時間編排2個樓盤號），貸款管理部門需在次年3月底前將樓盤資料移交到檔案室，移交時需編制《貸款樓盤資料移交》，雙方需在《移交清冊》上簽字認(rèn)可。

⒊期房貸款資料的整理與裝訂。由于期房樓盤資料于次年3月底前移交檔案室，但大部分樓盤不會在移交前竣工并全部回收抵押權(quán)證，因此，移交后會陸續(xù)產(chǎn)生部分資料，如施工監(jiān)理部門出具證明可發(fā)放貸款的《樓盤施工進(jìn)度證明》、房管部門出具的證明可辦理房屋權(quán)證的《樓盤綜合驗收通知書》、中心貸款管理部門出具的證明該樓盤期房抵押物全部落實，可解除開發(fā)商擔(dān)保責(zé)任《期房貸款抵押權(quán)證全部落實證明》等。貸款管理部門負(fù)有對該樓盤移交后資料的收存并按月逐份移交檔案室，并于抵押物全部入庫后，出具《期房貸款抵押權(quán)證全部落實證明》交檔案室，證明此樓盤期房貸款管理檔案已全部收集完整。

期房樓盤貸款資料按“1個樓盤裝訂1卷”的原則進(jìn)行整理與裝訂，由于存在資料陸續(xù)增加的原因，檔案室可按以下兩種方

式整理裝訂：

⑴ 如該樓盤資料已全部收齊（即《期房貸款抵押權(quán)證全部落實證明》已收到），可在填寫《樓盤資料卷內(nèi)目錄》（見附件4-7）的基礎(chǔ)上完成裝訂。

⑵ 如該樓盤資料尚未收齊，可將先收到的資料整理并填寫《樓盤資料卷內(nèi)目錄》后，用夾子夾緊，待資料收齊后再裝訂。

⒋樓盤資料保管時間：30年。

⒌檔案管理系統(tǒng)操作。樓盤信息的錄入與打印分窗口管理。樓盤信息的錄入。進(jìn)入“檔案管理-業(yè)務(wù)類-貸款資料管理-貸款綜合管理-貸款樓盤管理”，跳出下圖（下圖為兩窗口重疊）:

⑴進(jìn)入內(nèi)窗口。點擊外窗口“增加”，跳出1小方格，在小

方格中輸入“年度”及“樓盤名稱”，即跳出“貸款樓盤信息增加”窗口。

⑵輸入信息。輸入確定的放臵柜號，系統(tǒng)自動產(chǎn)生案卷號（需與卷面案卷號一致，也可以根據(jù)系統(tǒng)產(chǎn)生的案卷增補到卷皮上），如公積金中心以下文形式同意該樓盤發(fā)放公積金個人貸款，已產(chǎn)生文件編號的話，可輸入文號，也可不輸），輸入收存資料和實際頁數(shù)，在“題名”欄目中可輸入是現(xiàn)房樓盤還是期房樓盤。輸入信息后點擊“保存”后完成。

提示：當(dāng)點擊外窗口“增加”，跳出1小方格，需在小方格中輸入“年度”及“樓盤名稱”后跳出“貸款樓盤信息增加”窗口。如輸入的樓盤名稱中一個字段與貸款系統(tǒng)不同，系統(tǒng)無法搜索，不能給予準(zhǔn)確的樓盤編號或開發(fā)公司編號，此時需對樓盤名稱進(jìn)行修改，直至與貸款系統(tǒng)相同，窗口跳出樓盤編號為止。

⑶樓盤查詢。進(jìn)入外窗口，在右方輸入對應(yīng)的“樓盤編號”或“案卷號”或“年度”，系統(tǒng)可顯示要查詢的貸款樓盤內(nèi)容，可根據(jù)存放柜號找到紙質(zhì)檔案，查看具體資料。

⑷樓盤信息修改。進(jìn)入外窗口，在右方輸入對應(yīng)的“樓盤編號”或“案卷號”或“年度”，系統(tǒng)可顯示要查詢的貸款樓盤內(nèi)容，選中需要修改的信息，點擊后進(jìn)行修改。

⑸樓盤信息刪除。進(jìn)入外窗口，在右方輸入對應(yīng)的“樓盤編號”或“案卷號”或“年度”，系統(tǒng)可顯示要查詢的貸款樓盤內(nèi)容，選中需要刪除的信息，點擊后刪除。

案卷目錄打印放在后面與貸款貼息資料合并操作。

⑹注意事項。期房樓盤管理直接關(guān)系到公積金個人貸款資產(chǎn)的安全，在期房貸款抵押權(quán)證未全部收存入庫前，存在著隨時會與期房貸款擔(dān)保人-開發(fā)商發(fā)生仲裁或訴訟的可能性，且在抵押權(quán)證未全部入庫前，要常調(diào)檔查閱樓盤資料，需重視以下問題：

A、保證貸款樓盤資料的完整性與真實性。貸款管理部門在收存期房貸款樓盤資料時，要與開發(fā)商提供的原件進(jìn)行核對，并在收存的復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”。并根據(jù)不同時間收存資料，如發(fā)放貸款前，需取得施工進(jìn)度證明；達(dá)到購房合同確定的竣工時，需收存樓盤竣工綜合驗收通知書；抵押權(quán)證全部收存后出具證明等，檔案室需加強配合，在收到貸款管理部門移交的單份資料時，應(yīng)當(dāng)及時放入并做好卷內(nèi)目錄登記。

B、規(guī)范樓盤名稱的輸入。新的檔案管理系統(tǒng)已實現(xiàn)對整個住房公積金業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的信息共享，貸款管理部門要規(guī)范首次樓盤名稱的輸入，首次樓盤名稱的規(guī)范輸入即反映在所有該樓盤貸款戶的借款合同上，也關(guān)系到檔案室在錄入檔案時樓盤信息能否匹配。

C、重視對未裝訂樓盤檔案的入庫保管?？紤]到樓盤檔案后期陸續(xù)有資料放入，對收存的資料可暫不裝訂，但一是要登記好“卷內(nèi)目錄”，二是要用夾子夾緊放入檔案盒內(nèi)，避免資料遺失。

㈡現(xiàn)房樓盤檔案管理。

現(xiàn)房樓盤檔案管理指在期房銷售時未提供公積金貸款支持的樓盤，在通過綜合驗收并可即時辦理房屋產(chǎn)權(quán)證、土地使用權(quán)證時要求提供公積金貸款時，按規(guī)定所提供的紙質(zhì)資料的管理。

按現(xiàn)房商品房貸款規(guī)定，需在取得房屋他項權(quán)證后才可辦理劃款，對現(xiàn)房樓盤申請公積金貸款所提供的資料可作備案管理。

⒈現(xiàn)房樓盤資料的收存?，F(xiàn)房樓盤資料由貸款管理部門負(fù)責(zé)收存，根據(jù)《住房公積金管理中心關(guān)于健全現(xiàn)住商品房公積金貸款備案制度的具體規(guī)定》（湖公積金發(fā)[2006]5號），需收存下列資料：

⑴開發(fā)商《關(guān)于要求對所開發(fā)的現(xiàn)住商品房提供公積金個人住房貸款的報告》；

⑵房管部門出具的《開發(fā)樓盤項目綜合竣工驗收通知單》或《建設(shè)工程竣工驗收備案證明書》：

⑶民政部門出具的《新編門牌使用批準(zhǔn)書》； ⑷房管部門出具的《商品房預(yù)售許可證》；

⑸土管部門出具的《土地使用證》。

⑹公積金中心貸款管理部門《關(guān)于同意發(fā)放現(xiàn)住商品房公積金貸款通知書》。

貸款管理部門在收到上述資料后，應(yīng)當(dāng)將資料進(jìn)行整理，并及時輸入貸款管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動產(chǎn)生樓盤編號。

⒉現(xiàn)房樓盤資料的移交。年度內(nèi)收存的現(xiàn)房樓盤資料由貸款管理部門保管，并對資料進(jìn)行予立案（即編制資料移交清冊），于次年3月底前將資料移交給檔案室，雙方在《移交清冊》上簽字認(rèn)可。

⒊現(xiàn)房樓盤資料的裝訂?，F(xiàn)房樓盤資料采取按“1個樓盤裝訂1卷”的原則進(jìn)行，在整理樓盤資料的基礎(chǔ)上，面上復(fù)蓋卷皮，并給予每個樓盤1個案卷號。在入庫時，可將多個樓盤檔案放臵在1個檔案盒內(nèi)，進(jìn)行保管。

⒋現(xiàn)房樓盤檔案的保管時間。30年（因貸款資料未設(shè)立短期保管，全部為30年期）。

⒌檔案管理系統(tǒng)操作。與期房樓盤檔案管理系統(tǒng)操作相同，不再詳細(xì)展開。

㈢ 貼息貸款檔案管理

貼息貸款檔案是指公積金中心在開展對低收入公積金貸款家庭進(jìn)行貸款利息補貼時產(chǎn)生的需收存的紙質(zhì)資料。

⒈貼息貸款資料的收存。貼息貸款資料由負(fù)責(zé)貼息貸款工作的部門收存，根據(jù)住房公積金管理委員會辦公室《關(guān)于開展住房公積金貸款貼息試點工作的實施意見》，需收存下列資料：

⑴《住房公積金貸款貼息申請審批表》；

⑵享受貼息的借款人（以下簡稱“借款人”）及其配偶身份證明、婚姻證明、戶籍證明（或居留證明）復(fù)印件；

⑶授權(quán)銀行按月扣劃貸款卡折復(fù)印件； ⑷住房公積金借款合同； ⑸其他需要歸檔的資料。

（為減輕公積金中心歸檔量，部分證明資料如已收存到個人貸款資料中，可不需重復(fù)收存）

貼息管理部門在收存以上資料的復(fù)印件時應(yīng)當(dāng)與原件核對，并加蓋“與原件核對無誤”印章。

⒉貼息貸款資料的移交。收存的貼息貸款資料由貼息貸款管

理部門負(fù)責(zé)保管，并于次年3月底前將貼息貸款資料按借款合同序號排列、產(chǎn)生《貼息貸款資料移交清冊》后移交檔案室。雙方需在《貼息貸款資料移交清冊》上簽字認(rèn)可。

⒊貼息貸款資料的整理與裝訂。貼息貸款資料參照提取類資料裝訂，即按借款合同序號排列后多份合在一起并附打印的《卷內(nèi)目錄》及卷皮進(jìn)行裝訂。

⒋貼息貸款資料的保管期限。30年。

⒌貼息貸款管理系統(tǒng)操作。貼息貸款分為“卷內(nèi)目錄”的產(chǎn)生與打印，“案卷目錄”的產(chǎn)生及打印“案卷目錄”兩個不同窗口管理。

⑴進(jìn)入“檔案管理-業(yè)務(wù)類-貸款資料管理-貸款綜合管理-貸款貼息管理”，見下圖（下圖為兩窗口重疊）

A、增加卷內(nèi)目錄。點擊上方“增加卷內(nèi)目錄”，跳出“貼息查詢-數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)”小方格，輸入收存資料的日期（至年月，如200610）、享受貼息對象的借款合同編號，回車，屏幕即顯示“卷內(nèi)目錄”中的一條信息，再輸入此份資料的實際頁號，回車或點擊“確定”均可保存。連續(xù)操作多次，產(chǎn)生完整的“卷內(nèi)目錄”。

B、增加“案卷目錄”信息。點擊“產(chǎn)生案卷目錄”，回車，跳出“貼息卷目錄增加”（見下圖），輸入確定的存放柜號，即可保存。

C、卷內(nèi)目錄打印。當(dāng)完成一卷的“卷內(nèi)目錄”輸入并隨即完成“案卷目錄”信息的補充輸入后，即可打印“卷內(nèi)目錄”。點擊上方“卷內(nèi)目錄打印”，系統(tǒng)即顯示全卷目錄，點擊“打印”后完成。圖上方“案卷目錄管理”指對已輸入的案卷目錄進(jìn)行“修改”或“刪除”處理，可根據(jù)實際需要點擊進(jìn)入后進(jìn)行操作。

提示：為了及時利用卷內(nèi)目錄信息，貼息貸款資料采取“每產(chǎn)生1個卷內(nèi)目錄即輸入1筆案卷目錄”的操作方式。如操作人在輸入“卷內(nèi)目錄”后忘了及時輸入一條“案卷目錄”信息，在打印“卷內(nèi)目錄”時，系統(tǒng)會及時提醒，要求先補輸入“案卷目錄”信息，再進(jìn)行“卷內(nèi)目錄”打印。

⒍案卷目錄打印。因樓盤管理與貸款貼息管理同為一類，因

此案卷目錄合并在一起打印。具體做法是先完成樓盤資料與貸款貼息資料的整理、貸款貼息卷內(nèi)目錄的輸入，再逐筆產(chǎn)生貸款貼息案卷目錄，輸入樓盤案卷目錄，并將樓盤管理案卷目錄跟在每年貸款貼息資料后面，形成完整的綜合貸款管理“案卷目錄”。

進(jìn)入“檔案管理-業(yè)務(wù)類-貸款資料管理-貸款綜合管理-貸款樓盤、貼息案卷打印”，跳出下圖：

⑴在右邊輸入需要打印的樓盤、貸款貼息資料的相關(guān)年度或其他要素，窗口顯示與之相關(guān)聯(lián)的信息；

⑵點擊“全選”-“打印”，即進(jìn)入“貸款樓盤、貼息案卷目錄打印”，打印后裝訂成冊。

⒎期房樓盤資料與貸款貼息資料歸檔。將打印后的《樓盤、

第二篇：住房公積金操作流程

一、住房公積金繳存

1、住房公積金繳存比例

職工和單位住房公積金的繳存比例均不得低于職工上一月平均工資的5%，不高于12%。

目前中拓公司住房公積金繳存比例：單位6%，職工6%

二、住房公積金提取

1、提取辦理流程

2、提取住房公積金所需證明材料

三、住房公積金貸款

1、貸款辦理流程

2、貸款發(fā)放對象

無房或現(xiàn)有人均住房建筑面積低于全市城市人均住房建筑面積的住房公積金繳存職工家庭，購買普通自住房并提出貸款申請的。

3、提交資料

（1）借款申請書

（2）借款人（已婚者還需要提供配偶的）身份證、戶口本或其他有限居留證件

（3）借款人穩(wěn)定收入證明（4）借款人現(xiàn)有子女情況證明

（5）房地產(chǎn)管理部門出具的現(xiàn)有住房情況證明

（6）購買商品住房的需提供： 商品房買賣合同；首付款證明（7）購買二手住房的需提供

房地產(chǎn)買賣契約；房地產(chǎn)交易完稅憑證；首付款證明

4、貸款期限和利率

住房公積金貸款期限由管理中心與借款人商定，但最長期限不超過二十年，且貸款期限屆滿時借款人年齡不得超過法定退休年齡五年。

貸款期限在一年以內(nèi)（含一年）的，實行到期一次還本付息，利隨本清；貸款期限在一年以上的按月歸還貸款本息。

住房公積金貸款利率按國家規(guī)定的住房公積金貸款利率標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（購買第二套住房的貸款利率上浮10%）。貸款期限在一年以內(nèi)（含一年），實行合同利率，遇法定利率調(diào)整，不分段計息，貸款期限在一年以上的，遇法定利率調(diào)整，于次年一月一日開始按調(diào)整后的貸款利率檔次執(zhí)行。

5、貸款額度

住房公積金的貸款額度是依據(jù)借款人夫妻雙方住房公積金的繳存情況、房子價格、家庭收入等情況綜合確定。

市城區(qū)住房公積金單筆貸款的最高額度是30萬元，各縣區(qū)住房公積金單筆貸款的最高額度是25萬元。

6、貸款償還

住房公積金貸款本息歸還實行按月等額本息還款方式。等額本

息還款方式是借款人在貸款期間內(nèi)每月以相等的額度償還貸款本息，是一種均衡的還款方式。貸款期間，借款人可以部分提前還貸或一次性提前還清，部分提前還貸每次金額不得低于5000元。

7、辦理時限

申請資料齊全，審核時限不超過3個工作日；符合貸款發(fā)放條件的，抵押登記后簽發(fā)借款通知書時限不超過5個工作日。

第三篇：操作貴陽住房公積金

貴陽市住房公積金網(wǎng)上營業(yè)廳 單位用戶業(yè)務(wù)辦理操作手冊

*此操作手冊分共為匯補繳、查詢、業(yè)務(wù)憑證打印、信息變更四

個部分。

*所有導(dǎo)盤的模板在主菜單【下載管理】中進(jìn)行下載。（建議將下載好的模板（EXCEL表格）的文件名改為按具體業(yè)務(wù)類型的名稱，便于以后查找）。

*單位主管用戶首次登陸的用戶要進(jìn)行操作員的分配（只需首次登陸進(jìn)行分配，一旦操作成功再次登陸則不需進(jìn)行此操作），具

體步驟如下：

1、在主操作界面中點擊【操作員分配】。

2、點擊【新建】。

3、“經(jīng)辦人”、“角色”這兩項點選下拉菜單后選擇相應(yīng)的人員；UKey操作員號填寫999999。填寫完整后點【新增】注：如果單位設(shè)立了復(fù)核員的要按角色分別設(shè)置（新增兩次）。

一、匯補繳

1、個人開戶（新增職工）。說明：為職工新開設(shè)公積金繳交賬戶。

1》逐筆開戶。（注：逐筆開戶針對本單位當(dāng)月新增職工人數(shù)不是很多的情況使用比較便捷。）在主菜單中點擊【個人賬戶管理】，在【個人開戶】中點選【逐筆開戶】。

帶*號為必填項（紅框標(biāo)注），必須填入對應(yīng)的信息，月繳額（藍(lán)框標(biāo)注）的信息雖然也為必須，但不必手動輸入。

填入信息完畢，點【擊添】加按鈕，將數(shù)據(jù)添加到展示列表中。

在操作列表中，可以刪除添加的數(shù)據(jù)

逐筆開戶目前只能添加單個用戶，添加用戶后點擊下一步，跳轉(zhuǎn)到確

認(rèn)頁面

確認(rèn)開戶信息無誤后點【提交審核】進(jìn)入下一步操作

狀態(tài)欄中顯示處理結(jié)果。如果有職工之前在貴陽市公積金中心開設(shè)了

賬戶的，系統(tǒng)在這一步就會出現(xiàn)下圖紅框中的提示。（這是逐筆開戶較為常見的錯誤原因）

2》導(dǎo)盤開戶。（注：導(dǎo)盤開戶針對本單位當(dāng)月新增職工人數(shù)比較多的情況適用會很便捷）在主菜單

中點擊【個人賬戶管理】，在【個人開戶】中點選【導(dǎo)盤開戶】?！?/p>

→進(jìn)入導(dǎo)盤開戶界面。

點擊【上傳文件】。找到已編輯好的導(dǎo)盤文件點選后點擊【上傳文件】。

導(dǎo)盤格式按照“職工姓名 身份證號 工資基數(shù) 手機號”的順序來填

寫。

在系統(tǒng)提示“文件:新開戶.xls上傳成功”后點擊【下一步】。

進(jìn)入確認(rèn)頁面信息確認(rèn)后，提交處理，與逐筆類似（審核或不審核流程）。跳轉(zhuǎn)到結(jié)果頁面。

系統(tǒng)提示輸入正確后點【提交】

結(jié)果信息頁面中【狀態(tài)】一欄如出現(xiàn)下圖紅框的提示時可將【批次號】

復(fù)制，進(jìn)入【業(yè)務(wù)查詢】中的【批量業(yè)務(wù)結(jié)果查詢】，粘貼批次號可查詢此

筆導(dǎo)盤業(yè)務(wù)成功與否。

結(jié)果信息處理頁面中的【失敗原因】欄會羅列出此次導(dǎo)盤業(yè)務(wù)中出現(xiàn)

職工已開戶的信息。

（將鼠標(biāo)移動至【失敗原因】右側(cè)的白色橫框中不需點擊會自動顯示）

在【批量業(yè)務(wù)結(jié)果查詢】界面查詢此次導(dǎo)盤業(yè)務(wù)的處理結(jié)果。

點擊查看失敗原因

2、職工注銷（零余額銷戶）。

說明：賬戶余額為0且為封存狀態(tài)的職工才能做銷戶操作。

如果不確定職工賬戶，可以通過個人信息查詢按鈕，查詢個人信息。

注意【賬戶狀態(tài)】欄和【賬戶余額】

【封存狀態(tài)】的賬戶才能做職工銷戶。

3、個人賬戶合并

進(jìn)入個人賬戶合并界面

息查詢按鈕，進(jìn)行查詢操作。

輸入賬號回顯操作員工，不確認(rèn)賬號可以通過個人信

注：只能是本單位同一個職工同時有兩個不同賬戶時才能做合戶操作。

4、封存/啟封

1》逐筆。進(jìn)入【逐筆封存/啟封】界面

輸入賬號回顯操作職工，不確認(rèn)賬號可以通過【查詢個人信息】

按鈕，進(jìn)行查詢操作。

在【逐筆封存/啟封】的列表中可以添加多個用戶，但是注意，列表中的賬戶狀態(tài)應(yīng)該一樣，即同一批用戶只能同時做【封存】

操作或者同時做【啟封】操作。在已添加的職工列表中可以點選【刪除】

進(jìn)入確認(rèn)頁面，確認(rèn)職工信息無誤后點擊【提交】

選“是”提交處理

復(fù)制批次號，到【業(yè)務(wù)查詢】、【批量業(yè)務(wù)結(jié)果查詢】查詢處

理結(jié)果。

系統(tǒng)會顯示此筆業(yè)務(wù)是否成功

2》導(dǎo)盤。進(jìn)入導(dǎo)盤界面

與導(dǎo)盤開戶類似，注意文件格式。

注意業(yè)務(wù)類型

提示輸入正確后點【提交】

系統(tǒng)提示操作結(jié)果

5、啟封/封存撤銷。進(jìn)入封存/啟封界面。

輸入起止日期（注：不能跨月）；勾選要撤銷的具體業(yè)務(wù)然后

點擊【撤銷】按鈕。

6、基數(shù)調(diào)整。

1》逐筆。進(jìn)入逐筆基數(shù)調(diào)整頁面，錄入調(diào)整后基數(shù)，【下一步】繼續(xù)。

注：輸入基數(shù)后月繳額會自動返顯；基數(shù)調(diào)整支持添加多條數(shù)

據(jù)

同樣提供【刪除】功能

核對信息無誤后點【提交】

如果是添加多筆業(yè)務(wù)的。同樣在【業(yè)務(wù)查詢】、【批量業(yè)務(wù)結(jié)

果查詢】查詢處理結(jié)果

2》導(dǎo)盤調(diào)基。與開戶導(dǎo)盤類似，注意文件格式。

找到編輯好的導(dǎo)盤文件

上傳成功后點擊【下一步】

系統(tǒng)核對基數(shù)與月繳額是否相符；職工身份證信息是否正確

將錯誤信息修改后再次提交

查詢處理結(jié)果的方法與其他導(dǎo)盤業(yè)務(wù)一致

7、轉(zhuǎn)移

1》轉(zhuǎn)出。說明：轉(zhuǎn)出是將本單位下的職工轉(zhuǎn)移到其他單位下，轉(zhuǎn)入單位不能是本單位，且轉(zhuǎn)出職工狀態(tài)應(yīng)為封存狀態(tài)。轉(zhuǎn)出功能可分為以下兩次

方式。

1*逐筆。輸入轉(zhuǎn)入單位賬號，返顯成功后點擊下一步進(jìn)入添加轉(zhuǎn)移職工頁面

添加轉(zhuǎn)移職工時可以通過職工賬號進(jìn)行查詢，也可以通過【查詢個人信息】按鈕查詢本單位下職工信息。

選擇一個用戶點擊確認(rèn)按鈕，將用戶信息返顯到前面的文本框中

確認(rèn)數(shù)據(jù)無誤后，點擊【下一步】按鈕，數(shù)據(jù)將提交到匯總表格，可供用戶查看轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)是否正確。

查詢處理結(jié)果

說明：查看轉(zhuǎn)出結(jié)果界面只是提供現(xiàn)階段處理數(shù)據(jù)的結(jié)果。當(dāng)本單位

是需要復(fù)核的時候，數(shù)據(jù)是提交到本單位復(fù)核員用戶下，只有復(fù)核員用戶通過本系統(tǒng)將數(shù)

據(jù)進(jìn)行復(fù)核后數(shù)據(jù)才會生效。

2*導(dǎo)盤。進(jìn)入導(dǎo)盤轉(zhuǎn)移界面，輸入轉(zhuǎn)出單位賬號。

找到編輯好的轉(zhuǎn)出導(dǎo)盤文件

核對信息無誤后點擊【提交】

查詢處理結(jié)果

如果失敗，查看原因

8、單位繳存比例調(diào)整。

進(jìn)入單位繳存比例調(diào)整頁面。選擇調(diào)整比例，只能調(diào)高，不能調(diào)低，點擊下一步繼續(xù)。

*提交成功后需來前臺進(jìn)行【確認(rèn)加載】后才能執(zhí)行新的繳交比例

9、匯繳。進(jìn)入【我要匯繳】界面，核對本月匯繳金額無誤后點下一步。

***注：按鈕【下一步】只有在匯繳金額

核對無誤后才點擊，一旦點擊【下一步】就會將本月的匯繳金額進(jìn)行核定。（在沒繳費的情況下可

以撤銷）

如辦理了簽約的客戶可以在線上直接進(jìn)行繳費的操作。點選

【是】進(jìn)行下一步繳費的操作

繳費方式選擇【委托收款】，將已核定好的匯繳條目點成藍(lán)色，然后點選【繳款】

輸入UKEY密碼，點擊【確定】進(jìn)行繳費

如果沒有簽約的客戶將本月繳交金額核定好后可在線下匯繳 匯繳金額到賬后，這筆核定的業(yè)務(wù)會自動消失

在此頁面點擊【打印繳款單】，可自行打印《貴陽市住房公積

金匯繳繳款通知書》（有電子章）

匯繳撤銷。進(jìn)入?yún)R繳撤銷界面，輸入起止年月進(jìn)行查詢。

查詢到該筆已核定的業(yè)務(wù)后點擊【撤銷】按鈕進(jìn)行撤銷。

10、補繳。進(jìn)入補繳界面。將帶“*”的欄目填寫完整，點擊【添加】

核對補繳信息

信息無誤后點擊【下一步】

如果上傳的數(shù)據(jù)有誤，系統(tǒng)會如下的提示。點擊【查看補繳詳細(xì)】或

者【下載錯誤信息】進(jìn)行查看

系統(tǒng)會提示具體錯誤信息，更正后再次導(dǎo)入

辦理了簽約扣款的用戶可以在【我要補繳】界面中找到剛才做 的補繳業(yè)務(wù)，勾選要繳款的人員名單進(jìn)行繳款。（可點擊【全選】）如果沒有辦理簽約扣款的用戶做到這一步就可以在線下進(jìn)行繳款了

在此頁面點擊【打印繳款提示單】，可自行打印《貴陽市住房公積金補繳繳款通知書》（有電子章）

輸入UKEY密碼進(jìn)行扣款

補繳撤銷。進(jìn)入【補繳撤銷】界面。點選起止年月，查詢到需要撤銷的業(yè)務(wù)、勾選后點擊【撤銷】

如果單位設(shè)置了“復(fù)核員”角色，在“操作員”做完具體業(yè)

務(wù)后提交“復(fù)核員”審核

下圖是在復(fù)核員角色界面中看到的提示信息。點擊列表查看具

體業(yè)務(wù)信息。

審核同意后點擊【審核】

如審核不通過點擊【拒絕】，并注明原因。

系統(tǒng)提示拒絕成功

當(dāng)收到拒絕信息后，“操作員”界面中會有如下提示

點擊查看具體信息

了解具體信息后，可將該條提示刪除

提示刪除成功

二、查詢功能

1、轉(zhuǎn)入查詢。說明：轉(zhuǎn)入查詢是查詢一個時間段內(nèi)轉(zhuǎn)入到本

單位下的職工信息。

選擇起止時間，點【提交】進(jìn)行查詢

2、交易進(jìn)度查詢。說明：查詢一個時間段內(nèi)所有做過的業(yè)務(wù)

日志。

3、批量業(yè)務(wù)結(jié)果查詢。說明：如果使用”批次號“進(jìn)行查詢，結(jié)果就只顯示此筆業(yè)務(wù)（批量）的具體信息。如果不輸入“批

次號”

顯示的結(jié)果就為一個時間段內(nèi)所有的業(yè)務(wù)。

4、委托扣款查詢。說明：查詢線上繳費是否成功?？蛇x擇

【業(yè)務(wù)類型】

5、單位基本情況查詢

6、月繳存一覽表。說明：可精確查詢具體某一個月的繳交

人員信息。

7、職工信息查詢。說明：如果【個人賬號】和【賬戶狀態(tài)】不做具體選擇，點擊【單位職工信息下載】所下載的為該單位所有職工的信息（包括正常、封存、注銷狀態(tài)）。【導(dǎo)出列表數(shù)據(jù)】所下載的信息為該頁顯示的數(shù)據(jù)（如下圖，共有4頁，要想下載全部4頁的信息，就要在每一頁的當(dāng)前頁面下點擊【導(dǎo)出列表數(shù)據(jù)】）

8、單位流水賬查詢

9、個人流水賬查詢。輸入職工賬號進(jìn)行查詢。

第四篇：住房公積金管理中心檔案管理規(guī)定

住房公積金管理中心檔案管理制度

住房公積金檔案是加強住房公積金管理，制定有關(guān)政策和反映管理工作情況的重要依據(jù)，為了做到資料完整，數(shù)字準(zhǔn)確，真實反映客觀現(xiàn)狀，根據(jù)相關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合中心實際，特制定本規(guī)定： 歸檔范圍：凡是反映本中心各項政治、業(yè)務(wù)、資金活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍,具體包括文件檔案、會計檔案、固定資產(chǎn)檔案、繳存檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案、聲像檔案、支取檔案、貸款檔案等。負(fù)責(zé)歸檔的部門：文件材料檔案由綜合科負(fù)責(zé)；會計檔案、固定資產(chǎn)檔案由會計科負(fù)責(zé)；繳存檔案、計算機數(shù)據(jù)、聲像檔案由歸集科負(fù)責(zé)；支取檔案由辦事處負(fù)責(zé)，貸款檔案由貸款科負(fù)責(zé)。檔案歸檔基本要求：本中心所屬科室、辦事處及工作人員，對應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向檔案室移交，集中管理。向檔案室移交檔案的科室，對其檔案中不宜開放的部分提出限制意見。歸檔手續(xù)

4.1、移交檔案應(yīng)裝訂立卷后，移交檔案室；

4.2、對接收的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊封裝，如需要重新拆卷，應(yīng)與經(jīng)辦人共同整理；

4.3、各項管理工作中形成的文件材料均應(yīng)裝訂立卷后方可移交檔案室；

4.4、歸檔份數(shù)為一份。5 移交手續(xù)

文件、財務(wù)及各項管理工作中形成的文件及材料，在移交歸檔時，均應(yīng)由移交部門負(fù)責(zé)填寫移交清冊一式兩份，由移交部門移交人和檔案管理接收人簽字蓋章，交接雙方各存一份。歸檔時間

6.1、會計檔案應(yīng)在會計月度終了整理立卷，保管一月后向檔案室移交，檔案室于第二年7月份向局檔案館移交上一會計檔案；

6.2、各項管理工作中形成的文件材料，一般在形成次月歸檔，歸檔前由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，送檔案室歸檔。查閱制度

7.1、中心業(yè)務(wù)人員因工作需要查閱檔案資料，應(yīng)填寫“查閱登記表”，由檔案室提供查閱；

7.2、其他單位需查閱檔案資料，應(yīng)填寫“查閱登記表”，由綜合科負(fù)責(zé)人同意后方可查閱；

7.3、查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫“查閱登記表”，并經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)或會計科負(fù)責(zé)人同意后，由檔案室提供查閱，必要時由會計科人員協(xié)助檔案室查閱；

7.4、檔案原則上不對個人開放，遇特殊情況，須經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)同意后，由檔案管理人員陪同查閱；

7.5、檔案資料需在檔案室內(nèi)查閱，不得攜出室外；

7.6、檔案資料一般不予復(fù)印，如遇特殊情況需要復(fù)印，須經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)同意后，由檔案管理人員予以復(fù)??； 7.7、使用者要保護(hù)檔案，不得撕毀、折疊、涂改、污損檔案和在檔案上做任何記號，對違者按有關(guān)規(guī)定處理。借閱制度

8.1、借用范圍：中心業(yè)務(wù)人員因工作需要，需要查閱檔案者； 8.2、借用檔案手續(xù)：中心業(yè)務(wù)人員借用檔案，應(yīng)填寫“借閱登記表”，由綜合科負(fù)責(zé)人同意后方可借閱；

8.3、借期不能過長，最長不能超過三天，到期不能歸還的，應(yīng)到檔案室說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)；

8.4、借閱檔案者，應(yīng)對檔案的完整和安全負(fù)責(zé)，不能中途轉(zhuǎn)借和私自復(fù)制，不得遺失、拆散、調(diào)換、抽取、污損檔案；

8.5、檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真清點和檢查歸還檔案、文件狀況，并辦好歸檔注銷手續(xù)。庫房管理制度

9.1、庫房內(nèi)檔案的管理要做到安全、規(guī)范，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放,以防止檔案毀損、散失和泄密；認(rèn)真做好防盜、防火、防潮、防光、防蟲、防鼠工作；

9.2、庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，不準(zhǔn)存放易燃、易爆物品； 9.3、庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行大掃除；

9.4、無關(guān)人員不準(zhǔn)擅自進(jìn)入庫房，檔案庫房的門窗非工作時間必須嚴(yán)密關(guān)鎖，下班前進(jìn)行檢查。檔案保密制度

10.1、檔案工作人員要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密的規(guī)定，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，忠于職守，時刻保持高度警惕，確保檔案材料的保密和安全；

10.2、借閱秘密以上的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，需要摘錄的，應(yīng)記錄在保密本上；

10.3、檔案管理人員應(yīng)以身作則，嚴(yán)于律已，除工作需要外，不得向任何人談?wù)摵托孤稒n案機密。

第五篇：住房公積金操作流程

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住房公積金操作流程

[導(dǎo)讀] 房地產(chǎn)法是指對房地產(chǎn)關(guān)系進(jìn)行調(diào)整的所有的法律、法規(guī)、條例等的總稱。在處理房地產(chǎn)糾紛時必須按照房地產(chǎn)法律進(jìn)行。

遇到房地產(chǎn)糾紛怎么辦？如何依據(jù)房地產(chǎn)法律維護(hù)自己合法的房地產(chǎn)權(quán)益？本文為您做了如下介紹：

一、住房公積金的繳存

住房公積金的繳交，是以單位為單位進(jìn)行的。代理網(wǎng)點不受理個人住房公積金的繳交業(yè)務(wù)。以單位為單位繳交的住房公積金，是以匯繳的方式進(jìn)行的。所謂匯繳，是指單位從工資中扣出職工個人住房公積金后連同單位補助部分，在發(fā)放工資之日起5日內(nèi)一并交繳到代辦網(wǎng)點。由網(wǎng)點計入職工住房公積金賬戶。

單位住房公積金的首次（開戶）匯繳步驟如下：

單位填寫“住房公積金單位開戶登記表”。（見表1此表一式二聯(lián)）單位填寫“住房公積金匯繳清冊”（見表2此表一式二聯(lián)）單位填寫“住房公積金匯繳書”（見表3此表一式三聯(lián)）

單位開據(jù)與“住房公積金匯繳書”相應(yīng)金額的轉(zhuǎn)賬支票或現(xiàn)金。并購

法律咨詢s.yingle.com

贏了網(wǎng)s.yingle.com 辦單位和個人住房公積金查詢卡。

操作員收到單位交來的票據(jù)，經(jīng)核對準(zhǔn)確無誤后將表

1、表

2、第一聯(lián)，表3第一、二聯(lián)蓋“銀行受理憑證專用章” 和經(jīng)辦人私章，交給匯交單位作記賬憑證。

等轉(zhuǎn)賬支票款項到我中心指定賬戶后（以到帳的進(jìn)賬單為準(zhǔn)），操作員應(yīng)把表

1、表2第二聯(lián)，表3第三聯(lián)聯(lián)同進(jìn)賬單放置一起，作為記賬憑證的附件，將此單位公積金記入計算機單位賬戶。

單位開戶操作；進(jìn)入單位賬戶管理——單位開戶——輸入有關(guān)信息后保存，提示“開戶成功”。

個人開戶操作；進(jìn)入個人賬戶管理——個人開戶——輸入有關(guān)信息后保存，提示“開戶成功”。

進(jìn)行單位或個人開戶時，操作員應(yīng)根據(jù)單位購買的公積金查詢卡號輸入單位或個人編號。

單位住房公積金沒有變更時按以下步驟進(jìn)行：

由單位填寫“住房公積金匯繳書”，并開據(jù)與之相應(yīng)金額的轉(zhuǎn)帳支票或現(xiàn)金一起交來。

操作員收到票據(jù)后，進(jìn)入單位賬戶管理——單個單位信息查詢——要與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫核對該單位公積金繳至月份、人數(shù)、月繳額。確認(rèn)正確無誤后，由操作員在“住房公積金匯繳書”第一、二聯(lián)蓋“銀行受理憑證專用章”和經(jīng)辦人私章。交給匯繳單位作單位記賬憑證。等轉(zhuǎn)賬支票款項到我中心指定賬戶內(nèi)（以到帳的進(jìn)賬單為準(zhǔn)），操作員應(yīng)把“住房公積金匯繳書”第三聯(lián)連同進(jìn)賬單放置一起，作為記賬

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贏了網(wǎng)s.yingle.com 憑證附件，將此單位住房公積金記入計算機單位賬戶。

單位正常繳存；進(jìn)入賬務(wù)管理——錄入進(jìn)賬單——新增事務(wù)——根據(jù)進(jìn)賬單輸入有關(guān)信息后保存。提示“保存成功”。進(jìn)入單位繳存——輸入單位編號——繳交性質(zhì)（正常）——保存——事務(wù)平衡檢查。事務(wù)平衡后，此業(yè)務(wù)記賬完畢。

二、住房公積金的匯繳變更

1、封存；單位對因職工調(diào)離、退休、死亡、終止勞動關(guān)系、停薪留職等不繳交住房公積金的人員，應(yīng)與當(dāng)月單位匯繳時進(jìn)行封存。

2、啟封；單位新調(diào)入職工或前階段因故封存后須重新繳交的人員，應(yīng)與當(dāng)月單位匯繳公積金時進(jìn)行啟封。

3、個人開戶；新參加工作的職工從參加工作的第二個月開始繳存住房公積金。單位為其新增開戶。操作同上。以上三種情況須填寫“住房公積金匯繳變更清冊”。

單位如匯繳時有人員變更按以下步驟進(jìn)行；

1、由單位填寫“住房公積金匯（補）繳書”、“住房公積金匯繳變更清冊”（見表4一式二聯(lián)）并開據(jù)與之相應(yīng)金額的轉(zhuǎn)帳支票或現(xiàn)金一起交來。

2、操作員收到票據(jù)后，核對“住房公積金匯（補）繳書”進(jìn)入單位賬戶管理——單個單位信息查詢——要與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫核對該單位公

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贏了網(wǎng)s.yingle.com 積金繳至月份、人數(shù)、月繳額。

3、核對“住房公積金匯繳變更清冊”，新增加人數(shù)、月繳額，啟封人數(shù)、月繳額，封存人數(shù)、月繳額。

4、確認(rèn)正確無誤后，由操作員在“住房公積金匯（補）繳書”第一、二“銀行受理憑證專用章” “住房公積金匯繳變更清冊”第一聯(lián)蓋“銀行受理憑證專用章”章和經(jīng)辦人私章。交給匯繳單位作單位記賬憑證。

5、等轉(zhuǎn)賬支票款項到我中心指定賬戶內(nèi)（以到帳的進(jìn)賬單為準(zhǔn)），操作員應(yīng)把“住房公積金匯（補）繳書”第三聯(lián)、“住房公積金匯繳變更清冊”第二聯(lián)連同進(jìn)賬單放置一起，作為記賬憑證附件，將此單位公積金計入計算機單位賬戶。操作同上。

三、住房公積金補繳

1、個人公積金補繳

單位新增加職工未按時匯繳、漏繳住房公積金或從其它分中心和管理部轉(zhuǎn)入時，應(yīng)為職工進(jìn)行個人補繳。

2、單位整體公積金補繳

對虧損或效益不好的單位，經(jīng)單位職工代表大會通過，報中心批準(zhǔn)后可以辦理緩繳或降低交繳比例。待緩繳到期或單位經(jīng)濟效益好轉(zhuǎn)后，單位應(yīng)為職工補繳所欠繳的公積金。

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贏了網(wǎng)s.yingle.com 住房公積金個人補繳按以下步驟進(jìn)行

由單位填寫“住房公積金匯（補）繳書”、“住房公積金補繳清冊”（見表5一式二聯(lián)）并開據(jù)與之相應(yīng)金額的轉(zhuǎn)帳支票或現(xiàn)金一起交來。

操作員收到票據(jù)后要與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫核對；

ａ、核對“住房公積金匯（補）書”補繳人數(shù)、補繳金額。B、核對“住房公積金補繳清冊”每個人的補繳金額、補繳總額。

3、確認(rèn)正確無誤后，由操作員在“住房公積金匯繳書”第一、二聯(lián)“住房公積金補繳清冊”第一聯(lián)蓋“銀行受理憑證專用章” 和經(jīng)辦人私章，交給匯繳單位作單位記賬憑證。

4、等轉(zhuǎn)賬支票款項到我中心指定賬戶內(nèi)（以到帳的進(jìn)賬單為準(zhǔn)），操作員應(yīng)把“住房公積金匯繳書”第三聯(lián)、“住房公積金補繳清冊”第二聯(lián)連同進(jìn)賬單放置一起，作為記賬憑證附件，將此單位公積金補繳記入計算機單位賬戶。

個人補交操作；進(jìn)入賬務(wù)管理——錄入進(jìn)賬單——新增事務(wù)——根據(jù)進(jìn)賬單輸入有關(guān)信息后保存，提示“保存成功”。進(jìn)入個人繳存——輸入單位編號——輸入個人編號——補交金額——保存——單個人補交完畢，重復(fù)輸入個人編號補交其它人員。所有要補的人都做完補交后做事務(wù)平衡檢查。事務(wù)平衡后，此筆業(yè)務(wù)記賬完畢。

住房公積金單位補繳按以下步驟進(jìn)行

對單位職工補繳的公積金金額每月不相等的，可按個人公積金補繳步

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贏了網(wǎng)s.yingle.com 驟進(jìn)行收票。

對補繳月份過多，每月補繳的人數(shù)、金額相等的，可按單位住房公積金沒有變更步驟進(jìn)行收票?！白》抗e金匯繳書”可以填寫一份，匯繳月份填**年**月至**年**月。

對補繳月份過多，每月補繳的人數(shù)、金額不相等的，可按單位住房公積金有變更的步驟進(jìn)行收票。“住房公積金匯繳書”要分開填寫，有變化的月份要填寫“住房公積金匯繳變更清冊”。

4、單位補繳操作；進(jìn)入賬務(wù)管理——錄入進(jìn)賬單——新增事務(wù)——根據(jù)進(jìn)賬單輸入有關(guān)信息后保存，提示“保存成功”。進(jìn)入單位繳存——輸入單位編號——繳交性質(zhì)（補繳）——輸入補繳月數(shù)——更改繳至月份——繳交額計算——保存——事務(wù)平衡檢查。事務(wù)平衡后，此業(yè)務(wù)記賬完畢。

四、住房公積金的轉(zhuǎn)移

住房公積金隨著職工工資關(guān)系的轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移。職工變動工作單位時，其住房公積金本息將轉(zhuǎn)入新調(diào)入單位住房公金賬號內(nèi)，職工住房公積金賬戶不變。轉(zhuǎn)移時個人狀態(tài)應(yīng)為封存。

住房公積金個人（內(nèi)部）轉(zhuǎn)移按以下步驟進(jìn)行：

職工調(diào)出單位時，調(diào)出單位應(yīng)填寫“住房公積金轉(zhuǎn)移通知書”（見表6一式五聯(lián)），并在第二、五聯(lián)蓋轉(zhuǎn)出單位財務(wù)章，由單位送到網(wǎng)點。網(wǎng)點操作員收到“住房公積金轉(zhuǎn)移通知書”經(jīng)核對無誤后，輸入計算

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贏了網(wǎng)s.yingle.com 機，計算機自動將該職工賬戶由原單位轉(zhuǎn)入新的工作單位，其個人賬號不變。

轉(zhuǎn)移操作；進(jìn)入個人賬戶管理——個人轉(zhuǎn)移——輸入有關(guān)信息——轉(zhuǎn)移。提示“轉(zhuǎn)移成功”。

操作員在“住房公積金轉(zhuǎn)移通知書”第一、四聯(lián)蓋“銀行受理憑證專用章”和經(jīng)辦人私章。其中第一聯(lián)轉(zhuǎn)出單位作付款憑證，第四聯(lián)轉(zhuǎn)入單位收款憑證。第二、三、五聯(lián)操作員蓋私章留存，日結(jié)后裝訂憑證。轉(zhuǎn)入單位根據(jù)收到的“住房公積金轉(zhuǎn)移通知書”填寫“住房公積金匯繳變更清冊”，并在職工轉(zhuǎn)入后下一個月由新單位為其代交住房公積金。

住房公積金個人（分中心、管理部之間）轉(zhuǎn)移按以下步驟進(jìn)行： 職工調(diào)出單位時，調(diào)出單位應(yīng)填寫“住房公積金轉(zhuǎn)移通知書”（見表6一式五聯(lián)），并在第二、五聯(lián)蓋轉(zhuǎn)出單位財務(wù)章，由單位送到網(wǎng)點。網(wǎng)點操作員收到“住房公積金轉(zhuǎn)移通知書”經(jīng)核對無誤后，應(yīng)按個人銷戶處理。

轉(zhuǎn)移操作；進(jìn)入賬務(wù)管理——支取憑證打印——新增批次號——單位編號——新增個人支取憑證——個人編號——支取原因調(diào)離——保存——打印。

操作員在“住房公積金轉(zhuǎn)移通知書”第一聯(lián)蓋“銀行受理憑證專用章”和經(jīng)辦人私章。將“住房公積金轉(zhuǎn)移通知書”一至五聯(lián)和打印的支取

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贏了網(wǎng)s.yingle.com 憑證交與單位，由單位到管理部開據(jù)與支取憑證相應(yīng)金額的轉(zhuǎn)賬支票。

管理部留“住房公積金轉(zhuǎn)移通知書”第五聯(lián)和一聯(lián)支取憑證，交與操作員記賬。

轉(zhuǎn)移記賬操作；進(jìn)入賬務(wù)管理——錄入進(jìn)賬單——新增事務(wù)——根據(jù)進(jìn)賬單輸入有關(guān)信息后保存。提示“保存成功”。進(jìn)入個人支取/銷戶——批次號——保存后提示“支取或銷戶成功”。事務(wù)平衡檢查。事務(wù)平衡后，此業(yè)務(wù)計賬完畢。

轉(zhuǎn)入管理部收到轉(zhuǎn)移款項后，操作員按個人補繳操作。在“住房公積金轉(zhuǎn)移通知書”第四聯(lián)蓋“銀行受理憑證專用章” 和經(jīng)辦人私章，交給轉(zhuǎn)入單位作記賬憑證。

五、住房公積金基數(shù)調(diào)整

職工住房公積金的月繳存額為職工本人上一工資乘以職工住房公積金的繳存比例。目前鄭州市住房公積金的繳存比例，事業(yè)單位為個人和單位各繳8％，企業(yè)單位為個人和單位各繳8％-10％。虧損或效益不好的單位，經(jīng)中心批準(zhǔn)后，比例可為2％—5％。

根據(jù)住房公積金管理規(guī)定，在職工的工資有變動的基礎(chǔ)上，單位應(yīng)在每年的七月份對職工住房公積金進(jìn)行基數(shù)調(diào)整。基數(shù)每年只能調(diào)整一次。

住房公積金基數(shù)調(diào)整以下步驟進(jìn)行

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1、每年七月由單位填寫“住房公積金匯（補）繳書”、“住房公積金基數(shù)調(diào)整表”（見表7一式二聯(lián)）并開據(jù)與之相應(yīng)金額的轉(zhuǎn)帳支票或現(xiàn)金一起交到網(wǎng)點。

2、操作員收到票據(jù)后要與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫單位帳核對； ａ、核對“住房公積金匯書”繳至月份、人數(shù)、月繳額。B、核對“住房公積金基數(shù)調(diào)整表”人數(shù)、個人月繳額。

3、確認(rèn)正確無誤后，由操作員在“住房公積金匯（補）繳書”第一、二聯(lián)，“住房公積金基數(shù)調(diào)整表”第一聯(lián)蓋“銀行受理憑證專用章” 和經(jīng)辦人私章，交給匯繳單位作記賬憑證。

等轉(zhuǎn)賬支票款項到我中心指定賬戶內(nèi)（以到帳的進(jìn)賬單為準(zhǔn)），操作員應(yīng)把“住房公積金匯繳書”第三聯(lián)“住房公積金基數(shù)調(diào)整表”第二聯(lián)連同進(jìn)賬單放置一起，作為記賬憑證附件，將此單位公積金計入計算機單位賬戶。

六、住房公積金的支取與銷戶

職工有下列情形之一的，可以提取職工住房公積賬戶內(nèi)的存儲余額： 購買、建造、翻建、大修自住住房的： 離休、退休的：

完全喪失勞動能力，并與單位終止勞動關(guān)系的； 出國定居的； 償還購房貸款本息的；

房租超出家庭工資收入的規(guī)定比例的。

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贏了網(wǎng)s.yingle.com 依照前款第1、5、6項規(guī)定，可支取部分職工住房公積金。符合2、3、4項規(guī)定，提取職工住房公積金的，應(yīng)當(dāng)同時注銷職工住房公積金賬戶。注銷職工公積金時須是封存狀態(tài)。

職工購買商品房或非本單位集資房且沒有房產(chǎn)證的填寫“申請支取住房公積金審批表”（見表9此表一式四聯(lián)）。其它情況填寫“住房公積金支取申請表”（見表8此表一式四聯(lián)）。

住房公積金支取按以下步驟進(jìn)行

由職工向單位申請，并提供本人支取手續(xù)。

由單位對職工支取條件進(jìn)行審核，并填寫相關(guān)表格到管理部審批，審核支取相關(guān)手續(xù)齊全后簽署意見。

操作員打印支取人員清單；進(jìn)入賬務(wù)管理——支取憑證打印——新增批次號——單位編號——新增個人支取憑證——輸入個人編號——支取原因——保存打印。（這時個人賬戶金額未減）。由單位根據(jù)打印單金額填入表格。

打印“住房公積金本金支取單”；進(jìn)入賬務(wù)管理——打印支取單——支取批次號——查詢——保存——生成支取單——打印。單位經(jīng)辦人簽字和身份證號。

“住房公積金本金支取單”（見表10一式四聯(lián)）、“住房公積金利息支取單”（見表11一式五聯(lián)）。兩表第一聯(lián)、“住房公積金支取利息單”第五聯(lián)蓋“銀行受理憑證專用章”和經(jīng)辦人私章后交單位記賬。

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贏了網(wǎng)s.yingle.com 操作員留存一聯(lián)支取表，“住房公積金本金支取單”、“住房公積金利息支取單”留第四聯(lián)，連同打印的支取人員清單一聯(lián)，放置一起作為原始票據(jù)。

支取單位憑支取表二聯(lián)，“住房公積金本金支取單”“住房公積金利息支取單”第二、三聯(lián)到網(wǎng)點出納柜提取現(xiàn)金。

網(wǎng)點出納柜留存支取表二聯(lián)，“住房公積金本金支取單”、“住房公積金利息支取單”第二聯(lián)?！白》抗e金本金支取單”、“住房公積金利息支取單”第三聯(lián)蓋章后反公積金操作員記賬。

操作員收到“住房公積金本金支取單”、“住房公積金利息支取單”第三聯(lián)后，連同原留存的票據(jù)作記賬憑證記入公積金系統(tǒng)帳。支取及銷戶記賬；

a． 進(jìn)入賬務(wù)管理——錄入進(jìn)賬單——新增事務(wù)。這時不b． 錄入下面的信息，c． 只要記住新增的事務(wù)號。

d． 進(jìn)入賬務(wù)管理——個人支取/銷戶——錄入a所生成的事務(wù)號——批次號——保存后提示支取或銷戶成功。

e． 注意當(dāng)天所有的現(xiàn)金支取都用a所生成的事業(yè)號遂筆記賬。f． 每天一天的支取業(yè)務(wù)結(jié)束后，g． 操作員根據(jù)“資金匯劃憑證”錄入進(jìn)賬單。

h． 進(jìn)入賬務(wù)管理——錄入進(jìn)賬單——這時不i． 要新增事務(wù)，j． 在未登賬事務(wù)號內(nèi)錄入a所產(chǎn)生的事務(wù)號——根據(jù)“資金匯劃憑證”錄入金額和相關(guān)信息——保存。提示保存成功。

k． 做事務(wù)平衡檢查。事務(wù)平衡后，l． 當(dāng)天所有的支取、銷戶記賬

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贏了網(wǎng)s.yingle.com 完成。此時個人賬戶金額減少。

七、住房公積金單位賬號合并

公積金繳交單位經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)同意，該單位集體歸并、轉(zhuǎn)移到其他單位的。由單位經(jīng)辦人帶有關(guān)證明前來辦理賬號合并。

八、住房公積金個人賬號合并

職工因工作調(diào)動，原單位未及時為其辦理住房公積金轉(zhuǎn)移手續(xù)，調(diào)入單位又為其開個一個公積金賬戶。后經(jīng)轉(zhuǎn)移造成一個職工有兩個或兩個以上的住房公積金賬號。應(yīng)有現(xiàn)所在單位出據(jù)證明，操作員方可將兩個或多個賬號作合并。

九、托管

托管就是把職工的住房公積金，由單位賬戶上轉(zhuǎn)移到住房公積金管理中心指定的賬戶上，由中心統(tǒng)一管理（中心托管戶賬號90005001，此賬戶不包括縣、市管理部）。

單位解散或破產(chǎn)的，應(yīng)由原單位或者清算組織統(tǒng)一為職工辦理托管手續(xù)。

辦理托管手續(xù)時須填寫“離職人員住房公積金托管登記表”（此表一式二份見表12），須帶單位破產(chǎn)、解散相關(guān)的原始文件和復(fù)印件，個人的身份證復(fù)印件。

須辦理托管的職工應(yīng)有個人住房公積金查詢卡。

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贏了網(wǎng)s.yingle.com 如托管對象找到新的工作單位并開始正常繳存住房公積金，托管人員憑查詢卡和身份證到住房公積金管理中心申請辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)。如托管人員在托管其間到退休年齡或須辦理購房支取的，由托管人員憑查詢卡和身份證到中心提出申請，批準(zhǔn)后到網(wǎng)點辦理支取。一般托管人員的支取按銷戶操作。

十、網(wǎng)點日結(jié)

每天一天的工作結(jié)束時，操作員將當(dāng)天所記賬按借方、貸方分別相加，使其與日結(jié)單相符。

十一、住房公積金繳存和支取應(yīng)注意的事項

為避免單位多繳或少繳住房公積金，住房公積金一般采取倒進(jìn)賬的方式進(jìn)行歸集。

單位辦理住房公積金繳存和支取業(yè)務(wù)時，必須進(jìn)行總分明細(xì)核對，確保繳存與支取金額能分配單位職工名下。

住房公積金繳存基數(shù)每年七月份調(diào)整后，在一年內(nèi)原則上不作個別調(diào)整，一定一年。

錄入單位公積金繳交時一定要注意匯繳月份是不是當(dāng)前月份，是當(dāng)前月份的按正常繳交記賬，否則按單位補繳記賬。

單位和個人信息要做修改時，一定要有單位開據(jù)的證明并蓋單位章

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十二、住房公積金查詢卡

中心將統(tǒng)一制作統(tǒng)一管理住房公積金查詢磁卡，由各網(wǎng)點代售。單位須購買磁卡方能開戶。

網(wǎng)點給購卡單位開據(jù)收據(jù)，收據(jù)一式三聯(lián)。中心、網(wǎng)點、單位各一聯(lián)。收據(jù)由中心統(tǒng)一印制。

購卡單位憑收據(jù)到中心更換發(fā)票（一般十元以上開發(fā)票）。網(wǎng)點每月月底憑收據(jù)到中心結(jié)算當(dāng)月銷卡款項。

在經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)行業(yè)成為人們關(guān)注的焦點，巧顧房產(chǎn)糾紛欄目為您介紹了處理房地產(chǎn)糾紛的方法和相關(guān)的房地產(chǎn)法律，希望對您處理房地產(chǎn)糾紛有所幫助。

在房產(chǎn)糾紛中，要依照房地產(chǎn)法律來處理，巧顧房產(chǎn)糾紛欄目為您介紹了房產(chǎn)糾紛的相關(guān)法律知識，包括房產(chǎn)買賣、房屋租賃和房屋中介等，另外還有房屋拆遷和租賃合同范本等知識的介紹。

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