第一篇：商務禮儀之九：商業(yè)文書禮儀

商務禮儀之九：商業(yè)文書禮儀

總的來說，常用的商業(yè)文書可以歸總為：對公的公文函件、一般的企業(yè)公文、對內(nèi)的工作報告、單位上的會議紀錄、展示說明的材料以及商務往來郵件。我們就這六種比較常用的文書，略述如下。對公的公文函件

對公的公文函件就是所謂的政府公文，常見于各種報章雜志上的有：令、決定、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。其寫作格式以《國家行政機關公文處理辦法》為依據(jù)撰寫，由各級單位所行文使用。一般企業(yè)如果是對公的業(yè)務很多，對于這類形態(tài)的公文格式還是需要留意學習。

由于經(jīng)常使用的文種過多，所以在撰寫這類文書之前，可能對于某些性質(zhì)和用途相類似的文件，需要仔細推敲，絕對不能出錯，比方說：條例、規(guī)定與辦法之間的區(qū)別；決定與命令的區(qū)別；指示與命令的區(qū)別；批復與指示的區(qū)別；通報與通知的區(qū)別；通報與處分決定的區(qū)別；通告與公告的區(qū)別等。

商業(yè)文書實際上來源于許多對公的文件，因此如果想要把真正的文書寫作搞好，首要工作其實是要學習公文寫作。公文寫作里面許多詞語的運用都是很考究的，必須仔細推敲。舉例來說，公文常用的稱謂詞有：

第一人稱：我（本）辦（部、所、院、校、委、站??）

第二人稱：你（貴）處（館、委、處、辦??）

第三人稱：該單位（部門、系、院、所、局??）、他、他們

公文常用的語言包括：

常用的開頭詞：根據(jù)、據(jù)、近查、最近、自、自從、為、為了、由于、關于、按照、遵照、隨著、現(xiàn)將、當前、目前；

常用的引敘詞：前接、近接、現(xiàn)接、當經(jīng)、前經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、并經(jīng)、悉、敬悉、驚悉、近悉、喜悉、欣悉、特（現(xiàn)）通知（通報、批示、批復、報告）如下

常用的表態(tài)詞：應、應當、似應、責成、同意、擬同意、擬不同意、準予備案、請即試行、遵照執(zhí)行、即將下達、現(xiàn)予公布；

常用的詢問詞：妥否、是否妥當、是否可行、如無不當、如無不妥；

常用的綜合詞：為此、據(jù)此、綜上所述、鑒此、總之、總而言之；

常用的表達目的詞：批示、批復、示復、函復、函告、告知、周知、批轉(zhuǎn)、下達、遵照辦理、參照執(zhí)行；

常用的結(jié)尾詞：特此報告、現(xiàn)予公布、為荷、為要、為盼、是荷、貫徹執(zhí)行、將??報告給我們。

這些在企業(yè)公文寫作里面，也經(jīng)常必須使用的，寫作者必須仔細把相關的詞匯記錄下來，才不會出錯，也才能合乎禮儀規(guī)范。一般企業(yè)公文

企業(yè)公文的要項也并不簡單，實際說起來可以分為下列這些種類：公司決定、公司公告、公司通告、公司通報、公司報告、公司請示、公司批復、公司意見、公司函、公司會議紀要、商務信函、商務計劃、總結(jié)、講話稿等。

無論寫作何種公文，請注意寫作應該尊重三段式的寫法，并且在主題的欄目里，要能簡單扼要地寫出關鍵詞，每段文字請盡量以不要超過三至四行寫完為原則，不要過于冗長，如果有敘述性質(zhì)的數(shù)據(jù)，應該以附件的方式呈現(xiàn)。寫公文以前，應該先與各單位口頭溝通，取得一致性的協(xié)議后，再行層層通報。

公文雖然說只有文字，但是在公文背后所隱藏的現(xiàn)實，才是需要捉摸透的東西。因此，在我們下筆寫公文的時候應斟字酌句，對公文的內(nèi)容與形式進行必要的核實，確保其能夠通過各單位的審核而不出錯。

對內(nèi)的工作報告

工作報告是每個上班族都會使用到的商業(yè)文書，它包括：情況報告、專題報告、綜合報告、答復報告、自查報告等多種形式。

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。它屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。綜合性報告是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高；專題性報告則是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。

撰寫工作報告時，最忌諱的就是把自己的問題推諉給他人。比方說，在寫述職報告這種工作報告中總結(jié)性報告的時候，與一般報告不一樣的是，述職報告特別強調(diào)個人性，對隸屬工作范疇、親身經(jīng)歷或者督查的材料必須確認真實可靠。這就要在寫作上更多地采用敘述性的表達方式，如果其中夾雜了對其它人的影射或詆毀，那就失去了立場和禮儀。

除了文字報告之外，口頭報告也是也有其特定的格式用語，其最大特征即為：準確、明晰、簡練?？陬^報告的語言受發(fā)言的本身性質(zhì)影響，必須能夠拉近講話者和聽眾的心理距離，因此，演講稿應更為大眾化與口語化，主題句基本的層次也應力求客觀，準確反映演講稿中心內(nèi)容的本質(zhì)真實和客觀特色。

單位上的會議紀錄

會議紀錄是根據(jù)會議資料、文件以及其它有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項，并要求有關單位（或部門）執(zhí)行的一種文體。按照會議性質(zhì)來分，會議紀錄大致有辦公會議紀錄、專題會議紀錄、協(xié)調(diào)會議紀錄、座談會議紀錄等。

初次撰寫會議紀錄的人，可以采用錄音設備錄起來慢慢聽。經(jīng)驗豐富之后，就可以用筆記本電腦，進行同步記錄。會議記錄的長度應保持在1000字以內(nèi)，最好能讓與會者在五分鐘內(nèi)閱讀完畢。會議記錄必須在會議結(jié)束后72小時內(nèi)完成，經(jīng)主管確認后分發(fā)給與會者。會議記錄的寫法有很多種，如：

敘述法：就像是敘述一件事情的平鋪直敘法。

辯言式：彷佛是雙方交戰(zhàn)時各持己見的敘述法。

結(jié)論式：寫出會議最后的結(jié)論。

行動式：寫出會后大家所要采取的行動方案。綱領式：寫出會議的摘要。

會議紀錄一般可分為兩大部分：其一，會議概況。包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等；其二，中心內(nèi)容。即反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。其寫作要點有九項：

第一，要抓重點紀錄：開會時間很長，講的話雖然多，并不是每個字都寫下來，而是把要點記下來。

第二，分出何者是事實，何者為意見。雙方各執(zhí)一辭的時候，可能會有言語上的沖突或不同的意見，這時就要能分辨他們真正的意思。

第三，要懂得選擇：有些你來我往的言詞，可能含有一些情緒性的說法；這時候?qū)懠o錄的人，就要選擇非情緒的說法。

第四，挑出有問題的灰色地帶：寫作會議記錄的時候，總會遇見三方會談的問題，可能會意見很模糊，這一類不能具體的意見不要列入。

第五，要很專注：擔任會議記錄的人，必須全神貫注，特別是不能用錄音機的時候，更要專心一意地聽出問題來。

第六，根據(jù)議程紀錄：事前可以把會議議程準備一份放在手邊，根據(jù)議程的先后來紀錄會比較完整。

第七，記下發(fā)話人的姓名：如果對于與會者并不熟悉，秘書要先在開會以前，先與與會者交換名片，確實了解其姓名頭銜。

第八，聽一段記一段：寫會議記錄時，專心一意地先聽一段再用文字寫出這一段的結(jié)論，而不必贅述其討論的過程。

第九，事先復習前期會議紀錄：對于前次會議的紀錄必須先研讀一次，看看前面都討論了些甚么事情，產(chǎn)生怎樣的問題。

會議記錄的撰寫，無論用何種格式都必須能抓住重點，避免錯誤, 也需要注意禮儀規(guī)范，請注意下列規(guī)范：

·用最簡短的文字及句子完成會議紀錄。

·用最直接的要點述說。

·避免批評性字眼。

·避免別人看不懂的辭語。

·運用紀錄性口吻，而非直接引用與會者的話。

·盡量避免提到人名。

展示說明的材料

展示說明的材料，有人稱為投影片或是PowerPoint(PPT)，其實制作的過程就是商業(yè)文書。因為在制作成為投影片以前，每個人都得要先制作成為word的形式，然后才轉(zhuǎn)制成為投影片。所以我們必須遵守制作的原則。

編寫展示材料的時候，首先要應考慮自己的目的是什么？是介紹組織及發(fā)展，還是對多推廣的計劃、項目或活動進行說明；是推薦新上市的產(chǎn)品，還是爭取資金支持等。

其次，在起草材料大綱時，需注意兩件事：

第一，絕對不能將word檔案直接貼在PowerPoint里面，而必須遵守七的原則(Rule of Seven),也就是每頁不能超過七個要點，每個要點盡量不要超過七個字。

第二，不可隨意使用網(wǎng)絡上的文字或圖片，因為這可能會違反著作權的原則，抄襲與嫖竊不但是違法而且更是最不合禮儀的行為。

商務往來郵件

當今社會，最常用的商業(yè)文書就是電子郵件（E-mail）了。由于郵件的往來是通過網(wǎng)絡完成的，所以我們更要注重網(wǎng)絡世界的禮節(jié)，保持尊重他人的態(tài)度，尊重他人的隱私權，不窺探他人計算機里的文件；尊重他人的著作權，不擅自復制他人享有著作權的作品。

在國際上，對于E-mail的寫作有“7C”要求：

其一，完整（Completeness）。完整說明信件的主題、相關信息、要求、期限等，將收信人需要的所有信息包括在信文內(nèi)。不論表達技巧，文章結(jié)構(gòu)如何，完整說明發(fā)送郵件的原因最為重要。因此，完整也是這七項原則中，最重要且不可或缺的一項重點。

其二，具體（Concreteness）。不要使用容易造成誤會的字匯，盡量用一些通用的字匯辭藻。如：“盡速處理回復”應該用“請于三月一日中午前回復”來表述，讓收信人有可依據(jù)的行動的方向，才是具體的信件用語。

其三，簡明（Conciseness）。E-mail的溝通環(huán)境就像面對面對話，因此，文字用語宜采簡短易懂者；不需要的贅語贅詞應予以刪除；如果要使用縮寫字，也應該采用一般網(wǎng)絡通用的縮寫文字，才不會讓收信人不明所以，還得回信請你說明。

其四，正確（Correctness）。內(nèi)文的用字和標點符號、引經(jīng)據(jù)典的情境選擇、案例的引用說明等，應該要正確謹慎，以免貽笑大方。

其五，禮貌（Courtesy）。E-mail的寫作風格與應用格式較具彈性，因此，禮貌用語也偏向簡單非正式。但是一封信件給收信人的感覺，就是發(fā)信者為自己塑造的形象，所以，在用語上也應該注意，不可失禮。

其六，整潔（Clearness）。E-mail信件必須注意斷句，換行位置，因為收信人的屏幕有大有小，如果像傳統(tǒng)書信一般，一行到底才換行，會讓讀信者覺得很累，另一個原因則是因為收信系統(tǒng)環(huán)境設定不同，過長的句子會在中間斷掉，影響文章分配，使章節(jié)段落看來凌亂不堪。況且E-mail內(nèi)容通常簡短數(shù)句，一行到底，會讓人覺得過于空洞。

其七，體貼（Consideration）。文章結(jié)束前，對收信人表達關心或感謝之意。對長輩或?qū)W(wǎng)絡用語不熟悉者，更應該多加協(xié)助，多多使用對方較易理解的用語。

至于E-mail字段的使用禮儀要點, 則需要注意下列幾點：

第一，稱謂（Salutation）不可以太隨性。E-mail的傳遞速度與傳統(tǒng)書信往的返效能差異極大，使用電子郵件傳遞信息的雙方，可以像日常對話般一來一回交談，因此，電子郵件的稱呼也變得草率得多。同輩之間、親朋好友或同事間可以直呼其名；對長輩或上級，最好使用頭銜加上姓氏，如：趙老師、吳總經(jīng)理、Mr.Smith等（見表1）。

第二，信尾客套語簡明。E-mail常用的英文信尾客套語為：“Thanks”、“BR(或Regards)”、“Cheers”、“Good Luck”，而非一般信函中的“Sincerely yours”、“Yourstruly”或“Bestregards”等。特別要注意的是，即使是中文書寫的E-mail，像“即頌”、“商祈”這類信尾頌候語一般都已被簡短的英文客套語所取代。

第四，多多使用附件。在E-mail的傳送過程中，由于郵件發(fā)送者用來寫作、發(fā)送、儲存、下載和接收的軟硬件可能與接受者完全不同，所以，兩者看到的郵件也并不一樣。因此，一些過于復雜的內(nèi)容、圖

表、數(shù)據(jù)以及其它備注資料，可以以附件的方式發(fā)出，以方便閱讀，避免內(nèi)文顯示差異的問題。

第五，設計感十足的簽名檔。E-mail應用發(fā)達的同時，也代表人與人之間的見面次數(shù)銳減，因此交換名片，搜集客戶資料的最佳途徑變成Email。如果一封信件沒有簽名檔，那么收信人無法搜集到完整的資料，也無法對發(fā)信人有基本認識。因此，在簽名檔中加上詳細的聯(lián)絡數(shù)據(jù)，再附上一張照片，從現(xiàn)在開始留給收信人一個知禮專業(yè)的好印象吧！

總而言之，學好商業(yè)文書寫作，還要靠我們在實踐中不斷提高知識力，漢代恒寬說要“厚其基而求其高”；宋代蘇軾說要“博觀而約取，厚積而薄發(fā)”；清代唐甄說要“積多則神”。只要功夫深，鐵杵也能磨成針。

第二篇：商務禮儀之商務文書禮儀

商務禮儀之商務文書禮儀

禮儀文書的概念：禮儀文書:現(xiàn)代社交禮儀中一種基本的應用方式。在社會生活的交往中人與人之間、人與組織之間、組織與組織之間用來調(diào)整、改善和發(fā)展相互關系的書面文字就是禮儀文書。

商務社交文書禮儀

第一節(jié) 邀請書與請柬

一、邀請書

（一）邀請書的概念與范例

邀請書是行政機關、企事業(yè)單位、社會團體或個人邀請有關單位或人員出席重要會議、典禮或重要活動所用的禮儀書信。邀請書又稱邀請信或邀請函。范例（ppt）

（二）邀請書的基本知識

1．邀請書的作用

邀請書是機關、企事業(yè)單位經(jīng)常使用的一種文 體。它除有邀請作用外，還有提供信息、聯(lián)絡情感等 作用。

2．邀請書的特點

1）禮儀性

2）明達性

3）書面性

（三）邀請書的結(jié)構(gòu)與寫法

邀請書通常由標題、稱呼、正文和落款四部分組成。

1．標題

一般有以下幾種寫法：一是單獨由文種名稱組 成；二是由事由和文種名稱組成；三是由發(fā)文機關、事由和文種名稱組成。

2．稱呼

頂格寫明邀請對象。

3．正文

邀請書的正文包括開頭、主體和結(jié)尾三個部分。1）開頭。一般要交待會議或活動的由來、目的或意 義，有的先作簡單問候，再交待緣由。

2）主體。要寫明會議或活動的內(nèi)容、時間、地點、方式以及希望邀請對象承擔的工作等。事項要寫得清 楚、周詳，若內(nèi)容較多，可分條列出。

3）結(jié)尾。要寫上禮貌性的結(jié)語，如“懇請光臨”、“恭候光臨”、“敬請蒞臨指導”等禮貌用語。4．落款

署上發(fā)文單位名稱或發(fā)文者姓名和發(fā)文日期。邀 請單位還應加蓋公章，以求慎重。

（四）邀請書的寫作注意事項

1）內(nèi)容要周詳

2）措辭要得體

3）發(fā)送要提前

二、請柬

（一）請柬的概念與范例

請柬，又稱請?zhí)?，是機關、團體或個人邀請有關人員參加會議、慶典、婚宴壽筵或其他重要活動時發(fā)出的、制作精美的禮儀文書。范例（ppt）

（二）請柬的基本知識

1．請柬的特點。請柬的特點主要是：禮節(jié)的莊重

性、內(nèi)容的告知性、制作的精美性。

2．請柬的種類。根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，請柬可以分為集

會慶典請柬、婚嫁慶賀請柬和日常應酬請柬三種基本類型。

3．請柬與邀請書的區(qū)別。請柬與邀請書相比，都具有“邀請”的作用，同樣具有莊重性和禮儀性的特點，但存在以下幾點區(qū)別：

1）邀請書的使用范圍比請柬廣泛；

2）邀請書的內(nèi)容比請柬復雜，信息容量更大；

3）邀請書的措辭及制作比請柬更樸實。

（三）請柬的結(jié)構(gòu)與寫法

請柬一般分為封面和封里兩部分。

1．封面。封面寫上“請柬”或“請?zhí)眱勺?，它相當于請柬的標題，可橫寫或豎寫，要字體美觀、醒目，周圍有吉祥、喜慶的裝飾畫面。

2．封里。封里一般由稱呼、正文、結(jié)語、落款等幾部分組成，有的還加上附言。

1）稱呼。頂格書寫被邀請單位（或個人）的名稱，姓名后要加稱謂。

2）正文。即請柬的主體，另起行左（或上）空兩字寫明活動的內(nèi)容。

3）結(jié)語。結(jié)尾處寫上“敬請光臨”、“恭候光臨（指導）”、“請撥冗光臨”、“順致崇高的敬意”等禮貌用語。

4）落款。在正文右下角寫上邀請單位（或個人）的名稱和請柬發(fā)出日期。

5）附言。如果是邀請客人觀看文藝演出或其他表演，要在落款下一行左空兩格后注明“附××券×張”等。

（四）請柬的寫作注意事項

1）內(nèi)容準確無誤

2）措辭簡潔得體

3）制作精美大方

4）發(fā)送適合時機

第二節(jié) 聘書

一、聘書的概念與范例

聘書是“聘請書”或“聘任書”的簡稱。它一般指機關、團體、企事業(yè)單位聘請某些有專業(yè)特長或有威望的人完成某項任務或擔任某項職務時所發(fā)的邀請性質(zhì)的專用書信。范例（ppt）

二、聘書的基本知識

1．聘書的特點

1）聘任性

2）合約性

2．聘書的種類

聘書按內(nèi)容分，可分為崗位聘書、職稱聘書和榮 譽聘書等。

按形式分，可分為書信式聘書和表格式聘書。

三、聘書的結(jié)構(gòu)與寫法

完整的聘書的格式一般由標題、編號、稱謂、正文、結(jié)尾和落款幾部分構(gòu)成。

（一）標題

聘書的標題往往是在正中寫上“聘書”或“聘請書”字樣。

（二）編號

為方便管理，一般在“聘書”字樣右下方注明編號，如“××聘字〔200×〕×號”。

（三）稱謂

一般另行頂格書寫受聘者的姓名，后加稱呼，稱呼后加冒號。有的沒有稱謂，直接在正文中寫明受聘人的姓名、稱呼。常見的印制好的聘書則大都在第一行空兩格寫“茲聘請××??”。

（四）正文

聘書的正文一般要求包括以下內(nèi)容：

1．交待聘請的原因和聘請擔任的工作及所擔任的職務；

2．寫明聘任期限；

3．說明聘任待遇。此外，有的聘書還寫上對被聘者的希望。

（五）結(jié)尾

聘書的結(jié)尾一般在正文下一行空兩格書寫

“此聘”等字樣，后面不加標點符號。也可用表

示敬意和祝頌的結(jié)束用語，如“此致”、“敬禮”。

（六）落款

落款要署上發(fā)文單位名稱或單位領導的姓名、職務，并署上發(fā)文日期，同時要加蓋公章。

四、聘書的寫作注意事項

1．內(nèi)容清楚，形式莊重。

2．表達準確，篇幅短小。

第三節(jié) 賀信與賀詞

一、賀信

（一）賀信的概念與范例

賀信是機關、團體、單位向取得重大成就、有突出成績或喜慶之事的有關單位或人員表示祝賀或慶賀的一種禮儀文書。范例（ppt）

（二）賀信的基本知識

1．賀信的特點

1）祝賀性

2）公開性

3）真摯性

2．賀信的種類

根據(jù)賀信內(nèi)容的不同，可分為慶祝性賀信、會議性賀信、慶賀性賀信和對新任職者的賀信。

（三）賀信的結(jié)構(gòu)與寫法

賀信的結(jié)構(gòu)一般由標題、稱謂、正文和落款組成。

1．標題。賀信的標題多用“賀信”或“祝賀信”標出。也可由

祝賀單位和文種構(gòu)成，如《××省人民政府賀信》。

2．稱謂。另起行頂格書寫受賀單位或個人稱呼，稱呼后加冒號。祝賀個人的賀信，可在姓名前加“親愛的”、“尊敬的”等修飾語。

3．正文。賀信的正文內(nèi)容主要包括以下幾個方面。

? 開頭 ? 主體 ? 結(jié)尾

（四）賀信的寫作注意事項 1）內(nèi)容齊備，評價中肯。2）感情充沛，鼓舞人心。3）簡潔明快，篇幅短小。

二、賀詞

（一）概念與范例

某一單位、團體要舉行重大的會議，發(fā)請柬邀請兄弟單位前來參加會議。應邀單位派出的代表在這會議上所說的表示祝賀的話，就稱為賀詞。范例（ppt）

（二）賀詞的基本知識

1．賀詞的特點

1）直陳性

2）鼓舞性

2．賀詞的種類

賀詞的運用極廣，按內(nèi)容可分為節(jié)日賀詞、會議賀詞、開業(yè)典禮賀詞、生日賀詞、事業(yè)賀詞、畢業(yè)賀詞、婚禮賀詞等。

（三）賀詞的結(jié)構(gòu)與寫法

? 賀詞一般包括標題、稱呼、正文和落款等幾部分。

? 賀詞的標題、稱呼與落款和賀信相同，而其正文一般在1 000字以內(nèi)把話寫完，表示幾層意思，每層意思為一個段落。

（四）賀詞的寫作注意事項

1）用語熱情、真摯

2）篇幅精悍、短小

第四節(jié) 歡迎詞與歡送詞

一、歡迎詞

（一）歡迎詞的概念與范例

歡迎詞是國家機關工作單位在舉行隆重慶典、大型集會、歡迎儀式或宴會上，主人對來賓的來臨表示熱烈歡迎而使用的演講稿。在歡迎宴會上使用的歡迎詞也稱為祝酒詞。

范例（ppt）

（二）歡迎詞的基本知識

1．歡迎詞的特點

1）歡愉性

2）親切性

3）口語性

2．歡迎詞的種類

? 根據(jù)場合，可分為現(xiàn)場講演歡迎詞和報刊發(fā)表歡迎詞；

? 根據(jù)社交的公關性質(zhì)，可分私人交往歡迎詞和公事往來歡迎詞。

（三）歡迎詞的結(jié)構(gòu)與寫法

歡迎詞一般由標題、稱謂、正文和落款四部分組成。1．標題

歡迎詞的標題一般由致詞人、致詞場合和文種三要素構(gòu)成；也可由致詞場合和文種兩要素構(gòu)成，還可以單獨由文種構(gòu)成。在首行正中寫標題。

2．稱謂

稱謂要有敬辭并寫全稱，如果賓客來自不同的方面，稱謂更要周全。3．正文

歡迎詞正文的寫法根據(jù)具體情況而定，一般由開 頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。

1）開頭。包括“歡迎”和“問候”。

2）主體。包括“回顧”和“介紹”。

3）結(jié)尾。包括“展望”和“期待”。

4．落款

在正文右下方署上致詞者身份、姓名及成文日 期。這部分也可在標題下注明。

（四）歡迎詞的寫作注意事項

1）了解對象，有針對性。

2）感情真摯，有感染力。

3）措辭得體，篇幅簡短。

二、歡送詞

（一）歡送詞的概念與范例

歡送詞，是在歡送集會或歡送儀式上，對即將離別的團體或個人表示歡送、惜別和祝愿的致詞。在歡送宴會上表示歡送之意的致詞同樣也可稱為祝酒詞。范例（ppt）

（二）歡送詞的基本知識

1．歡送詞的種類

歡送的情況很多：或是歡送訪問成功即將離去的來訪賓客；或歡送學習或工作任務完成后將離去的學者、科研工作者；或歡送即將去另一個地方、另一個單位的同事；或歡送剛畢業(yè)將離?？缛肷鐣膶W生；或歡送出國留學、工作的親人、朋友或同事；等等。所以，歡送詞也有多種。2．歡送詞的特點

1）惜別性

2）即席性

3）口語性

（三）歡送詞的結(jié)構(gòu)與寫法

歡送詞一般包括標題、稱謂、正文和落款四個部分。1．標題。歡送詞的標題有以下三種形式：

1）全稱式標題。即由“致詞人+歡送場合+文種”構(gòu)成，如《總書記在歡送×××主席儀式上的致詞》、《×××在新兵入伍儀式上的歡送詞》。

2）省略式標題。即由“歡送場合+文種”構(gòu)成，如《在中師畢業(yè)生畢業(yè)典禮上的歡送詞》。

3）文種式標題。只寫文種，如《歡送詞》。

2．稱謂。另起一行頂格書寫。稱謂分為兩種：一種是寫上賓客個人的姓名、職務或尊稱；另一種用泛稱。

3．正文。歡送詞的正文一般由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。

1）開頭。交代致詞人以什么身份或代表誰致詞，并向離別者表達歡送、感謝、惜別之情。

2）主體。回顧雙方交往的經(jīng)歷及產(chǎn)生的積極意義，并且預見今后的發(fā)展、表示真誠合作的態(tài)度等。

3）結(jié)尾。再次向離別者表示惜別之情，提出再度交往的期望，并表達良好祝愿。

4．落款。在正文右下方寫上致詞者的職務、姓名和日期。這部分也可以在標題下注明。

（四）歡送詞的寫作注意事項

1）惜別貴“真”

2）用語有“度”

3）篇幅貴“短”

第五節(jié) 慰問信與表揚信

一、慰問信

（一）慰問概念與范例

慰問信是以組織或個人的名義，向有關單位或個人表示安慰、問候、關懷、致意的專用書信。它是在他人處于特殊的情況下（如戰(zhàn)爭、自然災害、事故等），或在節(jié)假日，向?qū)Ψ奖硎締柡?、關心。范例（ppt）

（二）慰問信的基本知識

1．慰問信的特點

慰問信具有發(fā)文的公開性、情感的溝通性和采用書信體的格式的特點。

2．慰問信的種類

1）對作出貢獻的集體或個人的慰問。

2）對遭受困難或蒙受損失的單位或個人的慰問。

3）節(jié)日慰問。

（三）慰問信的結(jié)構(gòu)與寫法

慰問信通常由標題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款五部分構(gòu)成。

1．標題。慰問信的標題通常由以下三種方式構(gòu)成。

1）單獨由文種名稱組成，如《慰問信》。

2）由慰問對象和文種名共同組成，如《給抗洪部隊 的慰問信》。

3）由慰問雙方和文種名共同組成，如《朱德致抗美援朝將士的慰問信》。

2．稱謂。慰問信的開頭要頂格寫上受文者的名稱或姓名稱呼。

3．正文。慰問信的正文要另起一行，空兩格寫慰問的內(nèi)容。一般要求寫出下列內(nèi)容：

1）發(fā)文目的；

2）慰問緣由或慰問事項。4．結(jié)尾。慰問信的結(jié)尾表示共同的愿望和決心，接著另起一行空兩格寫祝愿的話，如“祝你們?nèi)〉酶蟮某煽儭薄ⅰ白９?jié)日愉快”等等，但不得連寫在上文末尾。5．落款。慰問信的落款要署上發(fā)文單位名稱或發(fā)文個人姓名，并在署名右下方署上成文日期，如果是單位名稱，須加蓋公章。

（四）慰問信的寫作注意事項

1）感情真摯，深切關懷。

2）明確對象，有的放矢。

3）行文簡潔，篇幅短小。

二、表揚信

（一）表揚信的概念與范例

表揚信是正面表彰某單位、組織或個人的先進思想、風格、事跡的專用書信。

范例（ppt）

（二）表揚信的基本知識

1．表揚信的特點

表揚信具有正面性、及時性的特點。

2．表揚信的種類

表揚信有兩種類型，一是以單位或團體的名義表彰先進，一是群眾之間的互相表揚。前者可在授獎大會上由領導宣讀，也可登報和廣播；后者可直接將表揚信寄給被表揚人或所屬單位，也可寄給報社或廣播電臺、電視臺，或用大紅紙抄出張貼。

（三）表揚信的結(jié)構(gòu)與寫法

表揚信通常由標題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款五部分構(gòu)成。

1．標題。一般而言，表揚信的標題單獨由文種名稱“表揚信”組成。位置在第一行正中。

2．稱謂。表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人的表揚信，應在姓名之后加上“同志”、“先生”等字樣，后邊加冒號。

3．正文。表揚信的正文的內(nèi)容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內(nèi)。

1）交代表揚的理由。

2）指出行為的意義。

4．結(jié)尾。該部分要提出對對方的表揚，或者向?qū)Ψ降膯挝惶岢鼋ㄗh，希望對×××給予表揚。

5．落款。表揚信的落款應寫明發(fā)文單位名稱或個人姓名，并在右下方注明成文日期。

（四）表揚信的寫作注意事項

1）敘事要實事求是。

2）要用事實說理。

3）語氣要熱情、懇切，文字要樸素、精練，篇幅要短小精悍。

第六節(jié) 申請書與求職信

一、申請書

（一）申請書的概念與范例

申請書是個人、單位、集體向組織、領導表達愿望、提出請求，要求批準或幫助解決問題的專用書信。范例（ppt）

（二）申請書的基本知識

1．申請書的特點

它有請求性和單一性的特點。

2．申請書的種類

? 按內(nèi)容分，申請書分為入黨申請書、入團申請書、入會申請書、開業(yè)申請書、調(diào)動申請書、專利申請書等；

? 按申請者分，申請書可分為個人申請和單位申請等。

（三）申請書的結(jié)構(gòu)與寫法

申請書包括標題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款等幾部分組成。1．標題。申請書的標題主要有兩種寫法。1）直接寫“申請書”三字，例如《申請書》。

2）“申請書”前加上內(nèi)容，如《入黨申請書》、《開業(yè)申請書》。2．稱謂。頂格寫明接受申請書的單位、組織或有關領導。

3．正文。申請書的正文內(nèi)容主要包括申請事項、申請理由和申請態(tài)度三部分。

1）申請事項。申請事項應寫得簡明扼要，不宜寫得太長。

2）申請理由。

3）申請態(tài)度。申請書一般需表達自己的申請被批準后的態(tài)度和決心。4．結(jié)尾。結(jié)尾寫上“此致”、“敬禮”等祝頌語。5．落款。落款處署上“申請人”三字及姓名，在署名下行署上時間。

（四）申請書的寫作注意事項

? 申請的事項要寫清楚、具體，涉及到的數(shù)據(jù)要準確無誤；

? 申請理由要充分、合理，實事求是，不能虛夸和杜撰，否則難以得到批準；

? 語言要準確、簡潔，態(tài)度要誠懇、樸實。

二、求職信

（一）求職信的概念與范例

求職信是謀職者與用人單位初次聯(lián)系時反映自己求職意向的專用書信。范例（ppt）

（二）求職信的基本知識

1．求職信的種類

求職信包括自薦信和應聘信。

2．求職信的特點

求職信具有自薦性、真實性和語言禮貌得體 的特點。

（三）求職信的結(jié)構(gòu)與寫法

求職信的基本格式包括標題、稱謂、正文、祝語、署名和時間、附件等幾部分。

1．標題

求職信的標題一般以“求職信”三字為標題，居于首行正中。

2．稱謂

按一般書信格式寫上收信者單位名稱或個人姓名，在求職信第二行頂格書寫，要禮貌得體，力求恰當。3．正文

求職信正文內(nèi)容包括表態(tài)求職、自我推介和希望要求等三部分。

4．祝語

求職信的祝語大多使用較為親切的富人情味的話語。

5．署名和時間

6．附件

求職信一般附帶各種附件，如簡歷、畢業(yè)證復印件、專著目錄、論文篇目、獲獎證書復印件等。

（四）求職信的寫作注意事項

? 求職信內(nèi)容須實事求是，客觀評價；

? 不必過于謙恭，也不能狂妄自大； ? 語言簡潔明了，禮貌得體。

第七節(jié) 建議書與倡議書

一、建議書

（一）建議書的概念與范例

建議書是指個人、單位或集體向有關單位或上級機關和領導，就某項工作提出某種建議時使用的一種常用書信。

范例（ppt）

（二）建議書的基本知識

1．建議書的特點。建議書具有建設性特點。

2．建議書的種類。

? 按建議者分，建議書可分為個人遞交的建議書、單位遞交的建議書和集體遞交的建議書。

（三）建議書的結(jié)構(gòu)與寫法

建議書通常由標題、稱謂、正文、結(jié)語和落款等幾部分組成。

1．標題。建議書的標題一般有兩種寫法。

1）首行中間寫“建議書”三字。

2）寫建議內(nèi)容加“建議”或“建議書”。

2．稱謂。寫收信人的姓名或單位名稱，格式與一般書信相同。

3．正文。建議書的正文內(nèi)容主要包括建議原因、建議事項及提出希望三部分組成。

4．結(jié)語。通常在正文后特意寫上結(jié)束語，以示謙遜得體，結(jié)束語通常用“以上建議恭請考慮”、“呈××審核”等等。

5．落款。落款處署上建議單位或個人姓名及成文時間。

（四）建議書的注意事項

1）建議書要具體明確，有針對性。

2）建議書要把握好分寸，實事求是，不提過高要求，所提的建議經(jīng)過努力必須是切實可行的。

3）建議書的語言要精練、準確，篇幅一般不宜太長，不宜有過多的分析和論證。

二、倡議書

（一）倡議書的概念與范例

倡議書是公開提倡某種做法，倡導某種活動，鼓動他人響應的一種專用書信。范例（ppt）

（二）倡議書的基本知識

1．倡議書的種類 ? 從發(fā)文角度分，倡議書分為個人倡議書和集體倡議書；

? 從傳播角度分，倡議書有傳單式倡議書、張貼式倡議書和廣播式倡議書等。

2．倡議書的特點

1）廣泛性

2）鼓動性

（三）倡議書的結(jié)構(gòu)與寫法

倡議書由標題、稱謂、正文、署名和時間等部分構(gòu)成。

1．標題

倡議書標題通常只寫“倡議書”三字，例如《倡議書》，另外還可以由倡議內(nèi)容和文種名共同組成，如《給電子游戲迷的一封倡議書》。

2．稱謂

有明確倡議對象的，寫上倡議對象的名稱，如“廣大青少年朋友們”、“廣大的婦女同胞們”，若范圍很廣，也可省略稱謂。3．正文

1）倡議的背景和目的。

2）倡議事項。

3）決心和希望。4．署名和時間

在正文右下方寫明倡議者單位、集體或個人的名稱或姓名，并署上日期。

（四）寫作注意事項

1）內(nèi)容可行。

2）理由充分。

3）措辭得體。

商務危機文書禮儀

商務危機的概念

生產(chǎn)過剩的經(jīng)濟危機在商品流通領域中的集中反映。它主要表現(xiàn)為商品銷售極端困難、商品價格下跌、商店紛紛倒閉等等。其實，這也就是資本主義周期性的生產(chǎn)過剩經(jīng)濟危機。馬克思和恩格斯在《共產(chǎn)黨宣言》中最初把它稱為商業(yè)危機。

商務危機文書禮儀有哪些 危機信息報告書 危機事件報告書 公告

對外聲明 危機事務交涉函

新聞稿

具體文書禮儀

危機信息和危機事件報告書

從理論上說，這類報告只起到一個組織內(nèi)部及時傳遞信息的作用，規(guī)定的要素雖然不少（如必須寫明報告時間、報告人、所屬部門、信息或事件概況等等），寫作上卻并無多大難度，只要用簡約的文字，把有關細膩或事件闡述清楚就可以了，比較容易掌握。關鍵在于，這類報告不像其他文案，其撰寫人員可以有較為充裕的事件精雕細琢、慢慢修改，而必須當即擬就，馬上呈送，以便組織的危機管理機構(gòu)及時采取應對措施。所以，在許多情況下，這列報告文字的撰寫者不一定是專職的公共關系人員，而往往是其他相關人員，如果這些人員能及時擬出報告文字，或擬出的報告文字要素不全、信息不清，則這一社會組織也許因此而錯失了防范和處理危機事件的最佳時機。

有鑒于此，一些在危機管理方面比較規(guī)范的社會組織往往實現(xiàn)試機號集中格式化的報告文書本，供有關人員實際操作時應用。

危機事務交涉函

在危機食物的具體處理過程中，一個社會組織有時需要通過函件的形式，與有關方面進行交涉。這類函件，不妨稱之為危機事務交涉函。危機事務交涉函，其實就是公函的一種。

XX報社：

本月X日貴報在X版的刊發(fā)的投訴文章，存在著嚴重歪曲事實的傾向，極大的傷寒了本公司的形象和聲譽，影響了本公司產(chǎn)品的正常銷售，本公司特發(fā)此函，提出嚴正交涉。本公司是地方政府重點扶持的企業(yè)，所生產(chǎn)的產(chǎn)品一直暢銷時常，有著及其良好的聲譽。貴報的不當行為，無意識對地方經(jīng)秩序的破壞。本公司強烈要求，貴報立即刊登“更正啟事”，消除不良影響。否則，本公司將采取有關法律行動，以討回公道。

……

撰寫特點

1.注意公關禮儀，充分尊重對方。

2.首先表明歡迎對方對本組織進行監(jiān)督的態(tài)度。3.簡要說明有關情況，讓對方了解事實真相。

4.擅作自我批評，用于承擔自己一方的責任。

5.如果對方工作有失誤，則應把對方某些工作人員的行為與對方整個組織的行為區(qū)別開來，以避免雙方組織之間的對立，拉近彼此間的關系。

6.不要求對方做什么或不做甚，但可以委婉的提出某種建議。

商務儀式文書禮儀

一、致詞——是指表達情感和適應禮節(jié)的需要而在特定的儀式上發(fā)表的禮儀性講話，統(tǒng)稱為“致詞”。

1、致詞類別

主要包括以下幾種文體：

（1）歡迎詞，即在迎接賓客的儀式上或會議開始時，主人對客人的到來表示熱烈歡迎的講話。（2）歡送詞，即在送往賓客的儀式上或會議結(jié)束時主人對客人的離去表示熱烈歡送的講話。

（3）祝酒詞，是在喜慶宴會或外賓招待會上，主人以酒為媒介向賓客表示良好祝愿的講話。

（4）答謝詞，是賓客對主人的熱情接待表示感謝的講話。

（5）告別詞，是客人對主人的盛情接待和熱情歡迎表示感謝的講話。

2、致詞的格式：

（1）稱謂。人名要用全名，一般冠以“尊敬的”、“親愛的”等禮節(jié)性修飾用詞，姓名后加上頭銜或“先生”、“女士”這類稱呼語。（2）開頭。表達情意，交代出致詞人身份。

（3）主體。這是致詞的中心部分。主要是回顧彼此間的友好交流、合作的情況及工作上所取得的成效。

（4）結(jié)尾。再次表示歡迎、歡送或感謝，也可寫一些祝愿和希望之類的話。

3、致詞的寫作要求

（1）表達情感要真誠，不過分夸張，不堆砌過多的客套、應酬之語，避免給人以虛偽之感；

（2）注意表達的感情色彩，做到不卑不亢，既熱情有禮，又不媚俗輕??；

（3）文字力求簡潔明白，篇幅簡短；

（4）語言要雅俗共賞。力求簡明生動，有條理性。

二、悼詞

1、概念和特點

悼詞是緬懷逝者，寄托哀思的禮儀文體。

悼詞的情感濃烈、沉重，一般用于逝者的遺體告別儀式上，由具備一定社會職務或德高望重者或與逝者有親厚關系的人員當眾宣讀。

2、悼詞的格式

標題 通常只在居中寫上“悼詞”二字，為表正式也可在之前加上具體的人名，如“在××同志追悼會上的悼詞”。

正文 標題下一行空兩格開始書寫。通常以“今天，我們懷著沉痛的心情深切悼念××同志”作為開頭，然后，介紹逝者的姓名、身份，去世的時間、地點、原因，終年多少歲，之后要簡要回顧逝者的一生，并對其事跡和優(yōu)秀品質(zhì)予以充分的肯定，對逝者的逝世表示惋惜并勉勵后人。

結(jié)尾。通常用“xx同志安息吧”作為結(jié)尾。如果逝者生前貢獻突出，也可用“××同志永垂不朽”等作為結(jié)尾。

寫作要點 

1.真實的、可靠的材料。

2.正面的、中肯的、實事求是的。3.用語質(zhì)樸莊重，表達的情感必須真摯誠懇，在宣讀中能給逝者親屬以慰藉，給參加追悼會的其他人員以鼓舞。

第三篇：商業(yè)文書的撰制禮儀

商業(yè)文書的撰制禮儀.txt生活是一張千瘡百孔的網(wǎng)，它把所有激情的水都漏光了。寂寞就是你說話時沒人在聽，有人在聽時你卻沒話說了！商業(yè)文書的撰制禮儀

商業(yè)場合要十分注意禮節(jié)，一旦失禮或施禮不當，往往會導致不良后果。

因此，用于這種交往的文書，必須注意把握事物的聯(lián)系與區(qū)別，分清是縱向

聯(lián)系還是橫向聯(lián)系，長幼有序，上下級有別，親疏不同，有 “禮”有“節(jié)”。

商業(yè)文書的撰制雖說不如行政公文那樣要求嚴格，但也有其約定俗成的格式和特定的語言文字表達要求。以語言為例，有的趨于典雅，有的崇尚樸

實，撰寫時要按照特定的格式與要求行文，不宜隨意標 “新”。

商業(yè)文書的種類很多，常用的有如下幾種：

一是用于邀約、聘用的，如請柬、聘書等。

二是用于喜慶祝賀的，如賀信、賀電、祝詞等。

三是用于慰問的，如慰問信、慰問電等。

四是用于迎送、答謝的，如歡迎詞、歡送詞、答謝詞等。

五是用于哀喪吊唁的，如悼詞、唁電等。

請柬與聘書

一、請柬

請柬又稱請?zhí)?，是為請客而發(fā)出的一種憑證。

機關單位舉行的比較隆重的慶典，企業(yè)開張以及其他重要活動、私人的婚宴、壽慶等喜事，往往使用請柬而不用一般的信函。請柬的內(nèi)容雖然比較

簡單，但它比普通信函更具有莊重的特點。

請柬在外觀形式上和文字表述上都有特定的要求。

外觀要求美觀、悅目。封面寫 “請柬”或“請?zhí)倍郑由蠄D案裝飾，燙金，給人以隆重、喜慶之感。

表述要求準確、清晰。正文寫明事由、時間、地點（有的需寫明席位）、人名等。最后寫 “恭候光臨”或“順致敬意”之類的祝愿語，落款寫明主辦

單位或個人名稱、發(fā)出請柬的時間。

請柬的語氣要在準確的基礎上求典雅、得體。例如不能把 “敬備茶點”

寫成 “有茶點招待”；不能把“恭候光臨”寫成“請您出席”等等。

此外，制發(fā)請柬還要注意掌握發(fā)送時間。太早，可能被遺忘；太晚，貽

誤時機。

二、聘書

聘書，又稱聘請書，是用人單位簽發(fā)給受聘者的證件或證明書。

聘書一旦簽發(fā)和被接受，對雙方都有行政約束力，雙方都要信守聘書上

寫明的任務和待遇，不能隨意失約、違約。

聘書的封面或標題要寫明 “聘書”或“聘請書”字樣，字用美術體或仿

宋體，給人以鮮明、醒目之感。

正文以極概括的語言，寫明聘用目的、被聘請人的姓名、聘用職務（有的要寫明具體任務）、聘用時間、待遇等。要注意防止出現(xiàn)職責或待遇不明的現(xiàn)象，以免引起不必要的爭端。

文尾通常用 “此聘”二字收束，有的寫表示敬意的話。

落款用全稱，注明發(fā)聘書時間，加蓋公章，有的還寫上主管領導的姓名，以示鄭重。

歡迎詞、歡送詞與答謝詞

歡迎詞是在迎接賓客的儀式上或在會議開始時，主人對賓客或會議代表的到來，表示熱烈歡迎的講話稿。

歡送詞是在送別賓客的儀式或會議結(jié)束時，主人對賓客或會議代表的離 去表示熱情歡送的講話稿。

答謝詞是賓客對主人的熱情接待表示感謝的講話稿。

歡迎詞、歡送詞和答謝詞，在公共禮儀交往中起著重要的作用。它們的 主要作用，在于制造和諧的氣氛，交流主客之間的感情，以達到相互尊重，友好相處，以誠相待的目的。

歡迎詞、歡送詞和答謝詞的共同特點，一是稱謂使用敬詞。如人名要全 稱，國際友人常在姓名之前冠以“尊敬的”、“親愛的”詞語，或加”先生”、” 女士”稱呼；國內(nèi)一般用 “同志”。在整篇講話稿中都應該體現(xiàn)禮貌待人，相互尊重的氣氛，切忌運用不禮貌的粗俗語言。二是有真情實感，不能虛情 假意。三是堅持原則，委婉表態(tài)。在歡送詞或答謝詞中常常遇到有原則分歧 的問題，這時既要堅持原則，又不能傷害友人，只能就有分歧的問題運用合 適的詞語委婉的表態(tài)。四是篇幅要簡短，語言要精練、明快、熱情、友好。切忌篇幅冗長，語言拖沓。

歡迎詞、歡送詞和答謝詞的內(nèi)容與友好往來的意義、作用、目的相一致。其篇章結(jié)構(gòu)一般由標題、正文組成。

標題。一般有兩種表達形式：一是只寫 “歡迎詞”、“歡送詞”或“答 謝詞”；二是由致詞人姓名、職務和會議名稱組成。如 《廣東省省長××× 在中國會計學會、香港會計師公會聯(lián)合舉辦的 “投資問題研討會”上的歡迎 詞》。

正文。由稱謂、開頭、主體、結(jié)語四部分組成。稱謂，根據(jù)不同的對象，運用不同的稱呼。開頭主要寫致詞人以什么身份，代表誰，對誰（什么人）表示歡迎或歡送或感謝之類的話語，以表達致詞人的感情。主體部分寫致詞 的中心內(nèi)容?；?qū)懸饬x、作用；或?qū)憣τ押猛鶃淼幕仡櫍换驅(qū)戇^去合作的成 就以及對此活動的希望等等。結(jié)語一般寫祝愿之類的話。要注意的是不要講 對方忌諱的內(nèi)容，以免引起不快。

賀詞、賀電與賀信

賀詞（祝詞）、賀電、賀信是對喜慶之事、喜慶之日進行慶賀的應用文 文種。所謂喜慶之事，主要指在財經(jīng)工作中取得成績，科研中取得重大突破，生產(chǎn)經(jīng)營中傳來捷報等等可喜可慶之事。所謂喜慶之日主要是指重要領導 人、先進人物的壽辰、重大節(jié)日等可喜可慶之時日。當面慶賀為之賀詞（祝 詞）；如果距離較遠，則用賀信；為了快速和表示莊重，則用賀電。

賀詞、賀電、賀信可用于私人之間，也可用于單位之間，還可用于國家 之間或政黨與政黨之間；國內(nèi)單位的上下級之間、平行單位之間都可以運用 賀詞、賀電、賀信表示相互祝賀。

賀詞、賀電、賀信的共同特點，一是表示慶賀，并有較為強烈的感情色 彩。也就是說在文章之中要感情飽滿、充沛、熱情、真摯，給人以鼓舞、希 望、褒揚之感。當然，在頌揚對方的事跡或評價功績時，應恰如其分，否則 將使對方感到不安。其二是語言簡練，篇幅不宜過長。

賀詞（祝詞）、賀電、賀信的內(nèi)容一般要寫清祝賀的理由，即向誰祝賀、祝賀什么、為什么要祝賀等內(nèi)容。如果對節(jié)日或重大紀念活動的祝賀，往往

還要向被祝賀者提出新的希望和要求。

結(jié)構(gòu)一般由標題、正文兩部分組成。

標題。有的只寫誰的賀詞、賀電、賀信，如 《中共中央、國務院賀電》； 有的則用誰致誰的賀信、賀電、賀詞形式表示，如 《國務委員王丙乾致全國 財政法制工作會議的賀信》；還有的標題用 “什么會議的召開誰的賀電”的 形式表示。

正文。一般由稱謂、開頭、主體和結(jié)尾幾部分組成。稱謂，則是寫接受 祝賀的單位或個人的稱呼。開頭，即用簡練的詞語寫出祝賀的理由，并表示 祝賀。主體部分主要寫祝賀的內(nèi)容，如對成績的贊揚，對功績的歌頌以及對 取得成就的評價等。結(jié)尾，主要寫祝愿、鼓勵、希望和要求方面的內(nèi)容。慰問信與慰問電

慰問信、慰問電是指以組織或個人的名義，向有關集體或個人表示撫慰、問候和鼓勵的書信或電報。

慰問信、慰問電的種類較多，常用的大致有 3種：

（一）重大節(jié)日、紀念日，組織上給本單位職工、勞動模范或離退休干 部的慰問信電。

（二）給做出重要貢獻的集體或個人的慰問信電。

（三）給遭遇意外災禍，蒙受損失、造成困難的集體或個人的慰問信電。慰問信通過郵政傳遞，篇幅較長，慰問電更加講求時效，要通過電報拍 發(fā)，文字精煉，篇幅更為簡短。這是二者的不同點。如屬于以組織名義發(fā)出 的信電，內(nèi)容又帶有公開性，還可以登報、廣播。這是二者的共同點。此外，它們的篇幅結(jié)構(gòu)形式也大體相同。

1.標題。通常寫 “慰問信”或“慰問電”三字；有的寫“×××致×× ×的慰問信”，如 《云南省人民政府致云南前線三軍的慰問信》；有的標題 揭示內(nèi)容，如 《給春節(jié)期間堅守生產(chǎn)崗位的職工及其家屬的慰問信》。

2.開頭。說明致信、致電的原因或背景，隨之表示誠懇、親切的問候。如 1981年9 月1O 日中共中央、國務院 《給陜西災區(qū)人民的慰問電》：“你 省繼 7 月中旬漢中地區(qū)遭受洪水災害后，最近2O 多天來，漢中、關中以及陜 南的一些地區(qū)又連降暴雨，引起山洪暴發(fā)，山坡滑塌，江河泛濫成災??國 家和人民財產(chǎn)遭受很大損失。黨中央、國務院對此深為關切，特向你們表示 親切慰問?！?/p>

3.主體。要注意因人因事而異，防止模式化。有的重在頌揚先進事跡、先進思想，如上述給職工的慰問信，著重表揚他們放棄春節(jié)團聚機會，“為 我國一項重點建設工程趕制成套優(yōu)質(zhì)設備”而 “緊張戰(zhàn)斗在生產(chǎn)第一線”的 動人事跡；并稱贊他們的家屬 “還把餃子送到車間并幫助工廠做些力所能及 的事”。

4.結(jié)尾。寫精神上、物質(zhì)上給予支持的決心和行動，鼓舞受信受電人再 接再厲，繼續(xù)前進。如上述給災區(qū)人民的慰問電結(jié)尾說： “黨中央、國務院 時刻關懷著你們，并決定盡可能從資金、物資上給以支援?！毕Ｍ銈?“繼 續(xù)發(fā)揚自力更生、艱苦奮斗、英勇頑強的革命精神”，“奪取抗災斗爭的更 大勝利”。

寫好慰問信電固然要依據(jù)一定的格式，但更重要的是要了解、熟悉對方 的處境與心情，力求把話說到人家的心坎上。建國前夕，民主人士柳亞子先

生心里有些想法，他呈請毛主席： “安得南征施捷報，分湖便是子陵灘”，說是等南下大軍解放浙江分湖的捷報傳來之后，他想回老家定居。毛主席看 出他心里有些牢騷，便寫了一首 《七律》贈給他。詩中回顧相互之間的交往

和情誼。其中后4 句是： “牢騷太盛防腸斷，風物長宜放眼量。莫道昆明池 水淺，觀魚勝過富春江?！眲裎克叛畚磥?，留在北京共商國是比回老家 要好。這使柳先生深受感動，表示“昌言吾拜心肝赤”、“躬耕原不戀吳江”。

第四篇：禮儀文書

第五章禮儀文書

第一節(jié)禮儀文書的分類

禮儀文書是為禮儀目的或在禮儀場合使用的文書。在這里，我們指的是禮儀方面的外交文書和對外文書。

禮儀文書，應當準確、適當?shù)乇磉_出禮儀上要求，根據(jù)不同的時機和對象，力求把文電寫得恰如其分、恰到好處。有時候，還可根據(jù)具體情況寫進一定的實質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書達到更好的效果。文書中涉及的時間、地點和其他有關資料，均應經(jīng)過核對，做到翔實可靠。不應把禮儀文書僅僅視為“應景文章”，簡單抄襲套用現(xiàn)成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文書。

一、賀函、賀電

在國家獨立、國慶日、建軍節(jié)等節(jié)日，領導人就任、國王登基，建交日周年、友好條約簽訂周年，友好城市建立日、國際會議開幕日、重大工程竣工日等，各國領導人、有關部門、有關團體的負責人，可視相互關系的情況，向?qū)Ψ降南鄳藛T表示祝賀。

賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國家領導人、外長、駐外使節(jié)一般采用外交函件、外交電報或正式照會的方式發(fā)送賀函、賀電。領導人的賀電可通過有關駐外使館轉(zhuǎn)遞，也可通過電報局或經(jīng)電傳直接拍發(fā)。其他部門或群眾團體負責人可用對外函件或?qū)ν怆妶?，直接發(fā)送?，F(xiàn)略舉數(shù)例：

二、感謝信、感謝電和感謝公告

在訪問某國結(jié)束的時、在收到賀信或慰問信的時候、在收到友人饋贈或得到支援和協(xié)助的時候，應當向?qū)Ψ奖硎局x意?？梢詫懶呕蛑码姳硎靖兄x，有時候，也可以采取公告的方式致謝。舉例如下：

三、邀請函、邀請電和復件

邀請的內(nèi)容十分廣泛：邀請外賓參加各種性質(zhì)不同的集會、慶?；顒?、或典禮；邀請外賓來我國進行友好訪問、考察訪問或講學；邀請外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會，等等。邀請函、邀請電既要表達邀請的盛情，有時還要就活動的時間、方式、費用等有關事項作出必要的說明，以便相互間達成一致和諒解也可另行專門協(xié)商）。

四、慰問函、慰問電

遇有天災或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國家的政府、有關組織或友好人士，常致函、致電有關國家的政府、有關組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問。舉例如下：

五、唁函、唁電

唁函、唁電可視情況發(fā)給相應的機關、團體、或死者的親屬，也可發(fā)給治喪機構(gòu)。舉例如下：

例1：外交電報，吊唁總理逝世

X X X（首都名稱）

X X X國代總理X X X閣下：

驚悉X X X國總理X X X閣下不幸逝世。X X X總理曾為中X關系的發(fā)展做出了有益的貢獻。我代表中國政府和中國人民向X X X國政府和人民表示深切的哀悼，并對X X X總理的家屬表示誠摯的慰問。

中華人民共和國國務院總理X X X

一九X X年X月X日于北京

六、國書、全權證書、授權證書、委任書等

國書是國家元首為了派遣或召回使節(jié)向接受國元首發(fā)出的正式文書，分為派遣國書和召回國書兩種。目前，由于禮節(jié)的簡化，在外交實踐中，已可將召回國書合并于派遣國書之中。我國即采取此種做法。

全權證書，是授予代表以全權，由其代表國家或政府進行談判、簽署條約、協(xié)定，或出席國際會議的證件。全權證書由政府首腦或外交部長簽署。授權證書，是政府部門首長指派代表，代表本部門進行談判、簽署條約性文件或出席國際會議所出具的證件，由政府有關部門首長簽署。領事任命書和領事證書，是關于領事職務的證件。

委任書，是委派國家特例或政府特使，參加駐在國特定活動的證件，由國家元首簽署。委托書，是委托駐外使節(jié)代表政府部門簽署協(xié)議的證件，由政府有關部門首長簽署。

以上都是進行有關外交活動的必備證書。舉例如下：

七、有關禮儀事項的通知等

有關禮儀事項的通知，例如使節(jié)的到離任，某些禮儀程序的安排、某些禮儀程序的安排、某些有關禮儀的規(guī)定等等，可以使用照會、函件、備忘錄、通告等各種方式通知有關機關或個人。

第五篇：禮儀文書

禮儀文書是為禮儀目的或在禮儀場合使用的文書。在這里，我們指的是禮儀方面的外交文書和對外文書。

禮儀文書，應當準確、適當?shù)乇磉_出禮儀上要求，根據(jù)不同的時機和對象，力求把文電寫得恰如其分、恰到好處。有時候，還可根據(jù)具體情況寫進一定的實質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書達到更好的效果。文書中涉及的時間、地點和其他有關資料，均應經(jīng)過核對，做到翔實可靠。不應把禮儀文書僅僅視為“應景文章”，簡單抄襲套用現(xiàn)成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文書。

一、賀函、賀電

在國家獨立、國慶日、建軍節(jié)等節(jié)日，領導人就任、國王登基，建交日周年、友好條約簽訂周年，友好城市建立日、國際會議開幕日、重大工程竣工日等，各國領導人、有關部門、有關團體的負責人，可視相互關系的情況，向?qū)Ψ降南鄳藛T表示祝賀。

賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國家領導人、外長、駐外使節(jié)一般采用外交函件、外交電報或正式照會的方式發(fā)送賀函、賀電。領導人的賀電可通過有關駐外使館轉(zhuǎn)遞，也可通過電報局或經(jīng)電傳直接拍發(fā)。其他部門或群眾團體負責人可用對外函件或?qū)ν怆妶?，直接發(fā)送。現(xiàn)略舉數(shù)例：

二、感謝信、感謝電和感謝公告

在訪問某國結(jié)束的時、在收到賀信或慰問信的時候、在收到友人饋贈或得到支援和協(xié)助的時候，應當向?qū)Ψ奖硎局x意。可以寫信或致電表示感謝，有時候，也可以采取公告的方式致謝。舉例如下：

三、邀請函、邀請電和復件

邀請的內(nèi)容十分廣泛：邀請外賓參加各種性質(zhì)不同的集會、慶?；顒?、或典禮；邀請外賓來我國進行友好訪問、考察訪問或講學；邀請外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會，等等。邀請函、邀請電既要表達邀請的盛情，有時還要就活動的時間、方式、費用等有關事項作出必要的說明，以便相互間達成一致和諒解也可另行專門協(xié)商）。

四、慰問函、慰問電

遇有天災或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國家的政府、有關組織或友好人士，常致函、致電有關國家的政府、有關組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問。舉例如下：

五、唁函、唁電

唁函、唁電可視情況發(fā)給相應的機關、團體、或死者的親屬，也可發(fā)給治喪機構(gòu)。舉例如下：

例1：外交電報，吊唁總理逝世

XXX（首都名稱）

XXX國代總理XXX閣下：

驚悉XXX國總理XXX閣下不幸逝世。XXX總理曾為中X關系的發(fā)展做出了有益的貢獻。我代表中國政府和中國人民向XXX國政府和人民表示深切的哀悼，并對XXX總理的家屬表示誠摯的慰問。

中華人民共和國國務院總理XXX

一九XX年X月X日于北京

六、國書、全權證書、授權證書、委任書等

國書是國家元首為了派遣或召回使節(jié)向接受國元首發(fā)出的正式文書，分為派遣國書和召回國書兩種。目前，由于禮節(jié)的簡化，在外交實踐中，已可將召回國書合并于派遣國書之中。我國即采取此種做法。

全權證書，是授予代表以全權，由其代表國家或政府進行談判、簽署條約、協(xié)定，或出席國際會議的證件。全權證書由政府首腦或外交部長簽署。授權證書，是政府部門首長指派代表，代表本部門進行談判、簽署條約性文件或出席國際會議所出具的證件，由政府有關部門首長簽署。領事任命書和領事證書，是關于領事職務的證件。

委任書，是委派國家特例或政府特使，參加駐在國特定活動的證件，由國家元首簽署。委托書，是委托駐外使節(jié)代表政府部門簽署協(xié)議的證件，由政府有關部門首長簽署。

以上都是進行有關外交活動的必備證書。舉例如下：

七、有關禮儀事項的通知等

有關禮儀事項的通知，例如使節(jié)的到離任，某些禮儀程序的安排、某些禮儀程序的安排、某些有關禮儀的規(guī)定等等，可以使用照會、函件、備忘錄、通告等各種方式通知有關機關或個人。

在使用有關禮儀的文書電報時，應注意以下事項：

1．文電中的外國國名，應使用全稱，同一國名如出現(xiàn)數(shù)次，至少首次應用全稱。如習慣用簡稱，可使用正式簡稱。某些特殊國家，如多米尼加共和國、多米尼加聯(lián)邦等，不可使用簡稱。文中的單位名稱，第一次亦應使用全稱。對方的職銜、姓名在作為抬頭出現(xiàn)時，亦要用全稱。

2．文書格式要合乎規(guī)范，不要用錯。非外交機構(gòu)一般不使用照會的格式，可使用對外函件進行交往。人稱要與文書格式相適應并前后統(tǒng)一。例如，普通照會一般只用第三人稱，但不注意時容易出現(xiàn)“貴方”、“我方”等稱呼，造成混亂不清。簽署者與受文者要相適應。人對人，單位對單位。如系人對人，雙方身份要相當。

3．文書中對人的稱呼要合乎禮儀習慣。

致意語的用法亦要取決于不同場合與習慣。例如，外交照會開頭時，常有“向XXX致意并榮幸地……”的引文，在一般對外函件中不使用。在吊唁、慰問等信函中不要用“榮幸地……”等詞句。文尾的致意語，向外交部或大使館發(fā)照會可用“順致崇高的敬意”；向全代辦處發(fā)的照會不用“最”字。非外交機關使用對外文書，可視不同的發(fā)文和受文者選用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最親切的問候”、“順致敬意”、“順致問候”等。

4．關于譯文。對外文書應以中文為正本，必要時，附以外文譯文。譯文本，應用不帶機關銜的白紙，并在右上角注明“譯文”字樣。譯文應考慮外文的慣用格式，不應套用中文格式。我駐外機構(gòu)，在外文水平有把握、有力量的情況下，凡純屬一般事務性的函可只用外文（指駐在國文字或通用的外國文字）；對申請簽證、身份證及一般外交人員的調(diào)職、離任等普通照會，亦可只用外文。

5．對外文書的打印位置要適當。抬頭處，受文人的職銜、姓名和稱呼應在第一行頂格排列（如排不下，也可將職銜單列一行不加標點，而把姓名稱呼另排一行），然后再下一行前面空一格續(xù)排行文。如文書較短，不宜把文字都擠在信紙的上半部分，而要留足夠的天頭，使文件美觀大方。

蓋章的位置要適當，一般以騎年壓月，上大下?。ㄈ鐜盏挠≌拢瑖諔跈C關銜之上）為宜。

6．要有嚴密的校對制度。如發(fā)現(xiàn)文書、函件等有錯字或格式不對，均應重新打印，不得涂改。

7．用紙要合乎規(guī)定。

8．收發(fā)文應有簽收手續(xù)，收到涉外文書應及時處理，不要延誤。

在禮儀社交場合，除了必須處理和運用好文書電報以外，對名片的使用也應當給以重視。名片之所以在現(xiàn)代社會中得到廣泛的應用，因為它使用起來簡便、靈活、雅俗均可，能適應現(xiàn)代社會人際交往十分頻繁的需要。

名片現(xiàn)在已遠遠不只是相互通報姓名的工具，它可以用來表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、饋贈以至吊唁等多種禮節(jié)。為了表示不同的禮節(jié)，可以在名片左下角用小寫字母寫上法文的含義；也可以在外片上，用通用的文字寫上簡短的字句。

幾種國際上通用的法文縮寫是：

1．敬賀p.f.(pourfelicitation)

2．謹唁p.c.(pourcondoleance)

3．謹謝p.r.(pourremerciement)

4．介紹p.p.(pourpresentation)

5．辭行p.p.c.(pourprendreconge)

6．恭賀新年p.f.n.a.(pourfeliciterlenouvelan)(大小寫均可)

7．謹贈，不用縮寫字母，而是在姓名上方寫上Avecsescompliments(或者用英文Withthecomplimentsof…)

現(xiàn)在人們?nèi)找嬷v究名片的印制。當然，印制精美、考究的名片，會惹人喜愛；但印制樸素大方的名片，只要運用得當，仍會獲得人們的重視和尊重。