第一篇：內(nèi)包？還是外包？——對(duì)檔案數(shù)字化工作的思考

內(nèi)包？還是外包？ ——對(duì)檔案數(shù)字化工作的思考

吳雁平

摘要：本文從資金、質(zhì)量、安全和保密、人員素質(zhì)、熟悉館藏等方面對(duì)檔案數(shù)字化工作“外包”與“內(nèi)包”的利弊進(jìn)行分析。外包并沒有絕對(duì)明顯的優(yōu)勢(shì)，內(nèi)包有其特有的優(yōu)勢(shì)，立足于自身能力的提高才是檔案數(shù)字化工作問題的解決之道。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 外包 內(nèi)包

隨著信息時(shí)代的到來，檔案工作也不得不匯入到信息化的潮流中。檔案信息化建設(shè)的重中之重是檔案信息資源建設(shè)，而檔案數(shù)字化加工則是檔案信息資源建設(shè)的重頭戲。面對(duì)數(shù)量龐大的檔案目錄輸入和檔案原文掃描的檔案數(shù)字化工作，許多人認(rèn)為：“在當(dāng)前社會(huì)分工日益細(xì)化、專業(yè)化程度日益增強(qiáng)、數(shù)字化技術(shù)更新快速的大背景下，檔案部門完全依靠自身力量完成館藏檔案的數(shù)字化工作已愈發(fā)顯得效率低下，且力不從心。”“實(shí)行檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包”，“這樣既可以省時(shí)省力，又可以保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量與成效。”[1]“現(xiàn)在檔案業(yè)務(wù)外包已成為一種趨勢(shì)，據(jù)我所知，僅在北京就有20多家這樣的公司做這樣的項(xiàng)目?！盵2]我省也有許多家這樣的外包公司，我省也有不少檔案館選擇了檔案數(shù)字化加工外包。外包真的就能省時(shí)省力，保證質(zhì)量與成效嗎？“內(nèi)包”，就是靠檔案館自身的力量來對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，就沒有優(yōu)勢(shì)可言嗎？這個(gè)問題值得我們分析研究思考。1河南省檔案數(shù)字化外包情況 據(jù)筆者參加的國家檔案局2010年科研項(xiàng)目《河南省三級(jí)綜合檔案館檔案安全保障體系現(xiàn)狀調(diào)查》，在2010年對(duì)我省的24個(gè)檔案館的檔案數(shù)字化加工形式調(diào)查，其中5個(gè)外包，16個(gè)不是，3個(gè)不知道。又據(jù)我省檔案局2011年調(diào)研統(tǒng)計(jì)“在檔案數(shù)字化加工形式方面，全省18個(gè)省轄市和158個(gè)縣區(qū)檔案館中，共有7個(gè)地市級(jí)檔案館和60個(gè)縣區(qū)級(jí)檔案館選擇了自行加工，分別占開展全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)總數(shù)的38.9%和63%；共12個(gè)地市級(jí)檔案館和17個(gè)縣區(qū)級(jí)檔案館選擇外包形式，分別占66.7%和18%。”也就是“在加工形式上，三分之二檔案館選擇了外包形式的加工，三分之一的檔案館選擇了自行加工。”[3]從這兩組調(diào)查數(shù)據(jù)看，我省的檔案數(shù)字化加工的趨勢(shì)是越來越多的檔案館選擇了外包。而且外包的規(guī)模也越來越大，我省最大數(shù)額的一次外包是鄭州市檔案館2011年7月鄭州市數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目的中標(biāo)，其中第二標(biāo)段鄭州市數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目軟件采購（軟件和數(shù)字化加工部分），中標(biāo)金額為538萬元。[4] 2檔案數(shù)字化加工“外包”與“內(nèi)包”利弊分析

“業(yè)務(wù)外包，又稱為業(yè)務(wù)委外，是一種創(chuàng)新的企業(yè)經(jīng)營管理方法，20世紀(jì)80年代源于工業(yè)企業(yè)，主要是通過委托外部企業(yè)或團(tuán)體提供本來應(yīng)該由組織內(nèi)部操作完成的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)和服務(wù)，以達(dá)到降低成本、節(jié)省時(shí)間、提高效率和改進(jìn)質(zhì)量的效果。通過業(yè)務(wù)外包，可以集中精力更有效地完成組織的核心業(yè)務(wù)和追求更高的任務(wù)目標(biāo)。”[5] “外包”就是將檔案數(shù)字化加工外包給專業(yè)公司進(jìn)行檔案數(shù)字化加工?！皟?nèi)包”就是靠檔案館自身的力量來對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。檔案數(shù)字化加工有其特殊性，檔案館工作也有其特殊性，外包能不能到達(dá)到降低成本、節(jié)省時(shí)間、提高效率和改進(jìn)質(zhì)量的效果，還應(yīng)做具體的分析。

2.1資金方面。檔案部門是比較“窮”的部門，就是經(jīng)濟(jì)條件好的地區(qū)，大部分檔案部門仍是相對(duì)比較“窮”的部門。經(jīng)費(fèi)仍然是有限的。但是，外包是靠資金做支撐后盾的，沒有資金外包就難以為繼。而且一旦外包，尤其是大規(guī)模地外包后，就會(huì)患上外包“依賴癥”，使你不得不繼續(xù)外包。這是因?yàn)?，外包不?huì)給檔案館的工作人員帶來任何信息化素養(yǎng)的提高，你對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描儀的熟悉和操作水平?jīng)]有得到任何鍛煉，對(duì)軟硬件的熟悉和應(yīng)用也沒有任何進(jìn)步，還是無法自己加工，依然會(huì)依仗外包。檔案數(shù)字化加工不是一天兩天一年兩年的事，也不是外包一次兩次就解決的問題，檔案數(shù)字化加工是一個(gè)長(zhǎng)期的問題。外包還會(huì)使檔案館深陷缺乏資金的泥潭。就以一個(gè)市級(jí)檔案館為例，一般館藏檔案在15萬卷至20萬卷之間。最少需要數(shù)字化檔案15萬卷，按每卷平均15份文件計(jì)算，需要輸入目錄225萬條，以每條0.15元計(jì)算，需資金33.75萬元。按每卷平均100頁計(jì)算，需要掃描1500萬頁，以每頁0.3元計(jì)算，需資金450萬元，兩項(xiàng)合計(jì)483.75萬元。這只是輸入目錄和掃描的加工費(fèi)用，如果要做全文檢索加工，費(fèi)用最少是這一費(fèi)用的兩倍。這只是按照文書檔案來計(jì)算的，如果是像公證、婚姻、退伍軍人等民生檔案，目錄的條目會(huì)更多。而這也只是現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化加工的費(fèi)用。在各單位保存的20年的需進(jìn)館檔案也還同樣有一個(gè)數(shù)字化加工的問題，同樣也需要費(fèi)用，這筆費(fèi)用也不是小數(shù)。還有今后10年產(chǎn)生的檔案，也有一個(gè)數(shù)字化的問題，因?yàn)椋F(xiàn)在各單位產(chǎn)生的所謂電子文件，實(shí)際上并非真正意義上的電子文件，真正意義上的電子文件應(yīng)該是電子公文，它是一種格式電子文件，這樣的電子公文不用再掃描再全文數(shù)字化處理，這樣的電子公文普及到地市一級(jí)所有的進(jìn)館單位，應(yīng)該是10年以后的事。即便是普及格式電子公文了，還有大量的非電子公文文件，如會(huì)議記錄等等也還需要數(shù)字化加工。即便是一些單位會(huì)進(jìn)行數(shù)字化加工，但仍然會(huì)有許多單位的檔案需要檔案館加工。所以對(duì)檔案館來說檔案數(shù)字化加工是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，如果是外包，資金投入是驚人的。如果是內(nèi)包，很顯然，節(jié)約的資金也是驚人的。僅用外包所需資金的零頭購買計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化硬件設(shè)備，就能使檔案館的的硬件設(shè)備上一個(gè)很高的檔次。

外包顯然大大地增加了檔案館的運(yùn)行成本和數(shù)字檔案館建設(shè)成本，把有限的資金大部分投入到檔案數(shù)字化外包上，尤其是經(jīng)濟(jì)條件不太好的地區(qū)的一些檔案館，可以說是勒緊褲帶傾囊而出，很明顯是得不償失。還有的檔案館連購買計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化硬件設(shè)備都不舍得，卻把有限的資金都投入到外包上，更是偏離了檔案信息化的方向，而且是不可持續(xù)發(fā)展的。

2.2質(zhì)量方面。不能說外包不能保證加工質(zhì)量，但是，要保證加工質(zhì)量，措施就是加大對(duì)外包監(jiān)管力度。而問題的關(guān)鍵在于，外包公司不管是大公司還是小作坊都是商業(yè)行為，他們追求的是速度和數(shù)量，而不是質(zhì)量。外包公司“并不是像很多人看到的那樣：檔案業(yè)務(wù)外包公司的實(shí)力很強(qiáng)、人員素質(zhì)也非常高。我所在公司在我沒去之時(shí)僅有幾個(gè)人是檔案專業(yè)的學(xué)生，其余的都是?？茖W(xué)生，而且還不是檔案專業(yè)的。”[6]即便是有檔案專業(yè)背景的，也大都是新畢業(yè)的學(xué)生，他們對(duì)檔案的熟悉仍需要一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間。為了降低成本，有的甚至招的加工人員不是大學(xué)生，這就不易保證加工質(zhì)量。要保證檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，唯一的選擇就是檔案館加大檢查的力度，最好是做到百分之百地檢查。然而，檔案的數(shù)字化加工，不論是檔案目錄輸入還是掃描，都有其特殊性，它們的質(zhì)量依賴于原檔案整理的質(zhì)量，并不是照原檔案目錄一字不差地錄入就可以保證質(zhì)量，如果原來的目錄就有差錯(cuò)，則必須查看檔案原件才能校對(duì)糾正。而且由于歷史的原因，手工目錄中掉字、錯(cuò)字、省略的現(xiàn)象特別多。掃描檔案也同樣有問題，檔案中也存在不少有目錄沒有檔案文件的、有檔案文件沒有目錄的、少頁的、錯(cuò)裝的等等現(xiàn)象。對(duì)于這些問題，必須有一定檔案工作經(jīng)驗(yàn)的人才能看出來，對(duì)于外包公司的加工人員來說他們基本上看不出來。這樣要保證質(zhì)量就必須百分之百地檢查，而百分之百地檢查則需要檔案館投入相當(dāng)大的人力才能做到，基本上跟自己做一遍差不多。如果是做全文數(shù)據(jù)庫，那么檢查的工作量同樣基本上跟自己做一遍差不多。建立全文數(shù)據(jù)庫的方式就兩種，一種是手工錄入，一種是掃描后通過OCR進(jìn)行文字轉(zhuǎn)換識(shí)別，但是，OCR的識(shí)別率一般在95%，這也只是針對(duì)清晰的文字規(guī)范的掃描件來說的。不論是那種方式都有差錯(cuò)，因此，檢查校對(duì)必須是百分之百，而且，改好后，仍然需要再校對(duì)，如果不能達(dá)到100%的正確，就會(huì)影響查全率和查準(zhǔn)率，如果這兩條達(dá)不到，檔案信息化的優(yōu)勢(shì)就體現(xiàn)不出來。還有像民國檔案、革命歷史檔案以及建國初期的檔案的數(shù)字化加工，這些檔案大都是繁體字，外包公司雇的人員多是年輕人，對(duì)繁體字都不認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案文件的行文方式、文種等更是摸不著頭腦。對(duì)這些檔案數(shù)字化加工情況，不論是檔案目錄加工還是掃描加工還是全文數(shù)字化加工，其檢查沒有三遍五遍是很難達(dá)到質(zhì)量要求的。檔案館人員檢查的工作量可能會(huì)比自己做一遍更費(fèi)功夫。如果檔案館一定要認(rèn)真地嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，那么一般的外包結(jié)局，不是“雙贏”而是“雙輸”。外包公司由于頻繁地返工，增加了成本，基本不賺錢甚至賠錢。對(duì)于檔案館來說，投入了大量的人力檢查，比自己做還費(fèi)工費(fèi)時(shí)，還得搭上外包加工費(fèi)。很顯然外包既沒有降低成本，也沒有節(jié)省時(shí)間，更沒有提高效率和改進(jìn)質(zhì)量。也就不可能集中精力更有效地完成組織的核心業(yè)務(wù)和追求更高的任務(wù)目標(biāo)。

內(nèi)包自己加工，質(zhì)量問題相對(duì)于外包要好得多，這里除了檔案館人員有熟悉的檔案專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)外，還有檔案館人員對(duì)檔案工作責(zé)任心。即便是最不負(fù)責(zé)任的檔案人員也比外包人員做的好，因?yàn)樵谕獍藛T眼里只有速度和數(shù)量的概念。

2.3安全和保密方面。如果是內(nèi)包自己加工，只要遵守檔案館的各項(xiàng)管理制度，基本不存在檔案數(shù)字化加工的安全和保密問題。由于是內(nèi)包自己加工，就杜絕了加工數(shù)據(jù)不在自己的計(jì)算機(jī)硬盤內(nèi)、或被用優(yōu)盤考走等不安全和有可能泄密的途徑，保證了檔案數(shù)字化加工數(shù)據(jù)的安全和保密。對(duì)于外包來說，檔案數(shù)字化加工的安全和保密問題就成了一個(gè)非常重要的問題。要做到外包檔案數(shù)字化加工的安全和保密，除了選擇可靠的外包公司和簽訂安全保密協(xié)議外，檔案館要提供計(jì)算機(jī)、掃描儀及存儲(chǔ)設(shè)備、加工場(chǎng)地，還要在加工場(chǎng)地安裝監(jiān)控設(shè)備，檔案館還要派人員實(shí)施全過程直接監(jiān)管，只要有外包人員在，檔案館監(jiān)管人員就不能離開工作場(chǎng)地。這樣無形之中又增加了加工成本。如果是使用外包公司的設(shè)備，在完成檔案數(shù)字化加工任務(wù)后，檔案館還必須與保密行政管理部門檢查外包公司所用設(shè)備中是否有信息留存，對(duì)于有信息留存的，必須清除信息并做安全技術(shù)處理。外包公司使用過的存儲(chǔ)器也必須退回檔案館做處理。防止外包公司在加工過程中非法下載、留存、持有、使用任何檔案信息，以確保檔案信息在數(shù)字化加工過程中的安全和保密。即使這樣做了，仍然不可能做到萬無一失，在長(zhǎng)達(dá)數(shù)月甚至一年的外包加工期間，任何一個(gè)小的疏漏，都有可能使檔案信息不安全。

2.4人員素質(zhì)方面。檔案信息化的關(guān)鍵是檔案工作人員的信息化素質(zhì)。計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等信息化設(shè)備的操作，各類檔案管理軟件和一般軟件的使用，應(yīng)該是每一個(gè)檔案館工作人員的基本功，如果沒有這做基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)就無從談起。如果沒有較高檔案信息化素質(zhì)的檔案工作人員，即使外包輸入的檔案目錄再多，掃描的再多，沒有人會(huì)用，出了問題也沒有人知道。檔案信息化不只是檔案館某幾個(gè)技術(shù)人員的事，而是全體人員的事。提高全員檔案信息化素質(zhì)是每個(gè)檔案館必須要走的過程。外包對(duì)檔案館人員的檔案信息化素質(zhì)提高方面，可以說不起任何作用。正如上文所說，如果長(zhǎng)期外包，不僅會(huì)使檔案館的人員患上外包“依賴癥”，而且，由于不接觸掃描，不了解管理軟件，還會(huì)患上檔案數(shù)字化加工“神秘癥”和“恐懼癥”，這既不利于檔案館人員的檔案信息化素質(zhì)的提高，也不利于檔案信息化建設(shè)。

內(nèi)包自己加工過程，實(shí)際就是一個(gè)熟悉信息化硬件的過程，也有熟悉軟件的內(nèi)容，還有軟硬件應(yīng)用、管理的問題。在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工的過程中，由于經(jīng)常操作計(jì)算機(jī)、掃描儀，使用掃描軟件和檔案管理軟件，無形中消除了對(duì)檔案數(shù)字化加工神秘感和“恐懼癥”。又由于在檔案數(shù)字化加工的過程中會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題，解決一個(gè)問題就會(huì)有一次收獲，就會(huì)有一定的長(zhǎng)進(jìn)。這樣就會(huì)在不知不覺中提高檔案信息化知識(shí)水平，為適應(yīng)檔案信息化，為使用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案的利用率和利用效率打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.5熟悉館藏方面。熟悉館藏本來應(yīng)該是每個(gè)檔案館工作人員的必修課，熟悉館藏對(duì)于提供利用檔案、檔案鑒定、檔案編研等都有著重要的意義和作用。熟悉館藏包括兩個(gè)方面：一是熟悉檔案的內(nèi)容、熟悉檔案目錄；二是熟悉檔案的形式，包括行文方式、文種、語言風(fēng)格等等。但是，由于種種原因這些年這門必修課在漸漸地被淡忘，這不利于檔案工作的開展和發(fā)展。檔案數(shù)字化加工內(nèi)包，給檔案人員提供了一個(gè)熟悉館藏的機(jī)會(huì)，使檔案館的每一個(gè)人都可以對(duì)檔案親密接觸，熟悉館藏，為今后做好其他檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。如果是外包，就沒有這樣的結(jié)果和收獲，外包則等于讓檔案館的人員失去了一次熟悉館藏的機(jī)會(huì)。3結(jié)語

通過對(duì)外包與內(nèi)包利弊的分析，我們不難看出，外包實(shí)際上并沒有絕對(duì)明顯的優(yōu)勢(shì)。所謂外包加工更加專業(yè)、速度快、效率高等，是片面的，所謂專業(yè)，不過是打字錄入比我們檔案館的人員快，操作掃描儀比檔案館的人員快而已。檔案數(shù)字化加工有其特殊性，它不像加工一般文獻(xiàn)那樣簡(jiǎn)單，倒是檔案館的人員比外包人員更專業(yè)。所謂的速度快、效率高，實(shí)際是以犧牲加工質(zhì)量為代價(jià)的，一旦要求高質(zhì)量，嚴(yán)格按照質(zhì)量和安全規(guī)范做，質(zhì)量和安全管理的成本將大幅度提高，所謂的速度快、效率高就不再明顯了。

讓許多檔案館選擇外包的另外一個(gè)原因是，檔案館的工作人員年齡普遍老化，懂計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備的很少，不是不會(huì)打字就是打字速度慢，對(duì)于掃描儀不知如何操作，至于掃描儀的分辨率和掃描件的調(diào)整灰度、去污等等，更是不知所云。由于檔案館人員普遍存在檔案信息化素質(zhì)差的現(xiàn)象，一提檔案數(shù)字化加工，似乎就像患了“恐懼癥”，害怕的不得了，視如畏途。提高檔案館全員檔案信息化素質(zhì)是檔案信息化建設(shè)的重要一環(huán)，由生疏到熟悉這個(gè)過程必須要走，而且是早走完比晚走完要強(qiáng)，別無選擇。選擇內(nèi)包，實(shí)際是走完這個(gè)過程的必由之路。

檔案數(shù)字化工作實(shí)際上是檔案信息化建設(shè)派生出來的檔案館的新職能，檔案數(shù)字化是一個(gè)漸進(jìn)的過程，是檔案館的一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作任務(wù)。它不可能靠一兩次外包來完成，長(zhǎng)期外包也不可能從根本上解決問題，立足于自身能力的提高才是問題的解決之道。

當(dāng)然，我們也不應(yīng)該一律排斥外包，對(duì)于那些開放的檔案目錄，開放檔案中那些比較清晰容易加工且數(shù)量較大的，可以選擇外包。不過，保密和監(jiān)督、檢查措施一樣也不能少。參考文獻(xiàn)

[1]王學(xué)平.淺議我國檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略[J].檔案學(xué)通訊,2011,(6).[2][6]滄海一粟整理.檔案館業(yè)務(wù)外包問題[J].檔案管理，2010（1）.[3]謝建波，姚家鳴，劉治華.河南省省轄市和縣區(qū)國家檔案館檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)研報(bào)告[J].檔案管理，2012(2).[4]中國政府采購網(wǎng).鄭州市數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目中標(biāo)公示.http://.[5]海永雯.檔案館與圖書館信息化業(yè)務(wù)外包比較[J].中國檔案，2011（11）.（作者單位：開封市檔案局）

第二篇：13.《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》

國家檔案局辦公室文件

檔辦發(fā)〔2014〕7號(hào)

國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)

《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的通知

各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館，各計(jì)劃單列市檔案局、館，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、館，中央和國家機(jī)關(guān)各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊(duì)司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院：

為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，我局組織制定了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際遵照?qǐng)?zhí)行。

國家檔案局辦公室 2014年12月8日

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

1.總則

1.1為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本《規(guī)范》。

1.2各級(jí)各類檔案館、室等檔案部門（以下簡(jiǎn)稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時(shí)，可參照本《規(guī)范》實(shí)施安全管理。

1.3本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。2.檔案部門的安全管理

2.1成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。

2.2根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。

2.3提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。

2.4對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。

2.5建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對(duì)檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。

2.6制定檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。

2.7建立檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目的全過程。

2.8建立監(jiān)管機(jī)制，對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理

3.1數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項(xiàng)目。

3.2數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊(cè)的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民，國家另有規(guī)定的除外。

3.3數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時(shí)提供政審材料。

3.4數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國家勞動(dòng)法律法規(guī)要求的勞動(dòng)合同。3.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項(xiàng)目的要求。

3.6數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制定并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制定并執(zhí)行檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。

3.7數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。3.8數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。

3.9數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。4.數(shù)字化場(chǎng)所的安全管理

4.1數(shù)字化加工場(chǎng)所一般設(shè)在檔案部門獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)。

4.2數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

4.3數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月；檔案部門應(yīng)定期對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。

4.4數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。

4.5數(shù)字化加工場(chǎng)所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測(cè)。

4.6數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲(chǔ)物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場(chǎng)所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場(chǎng)。4.7工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

4.8工作人員不得在數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

4.9檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。

5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

5.1檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行必要的安全檢查。

5.2檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。

5.3檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認(rèn)證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。

5.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。

5.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

5.6檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”。

5.7檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。5.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

5.9檔案數(shù)字化過程中使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門指定專人保管，并對(duì)使用情況進(jìn)行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對(duì)集中。檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)（包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時(shí)交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。

5.10檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。

5.11處理尚未開放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。6.檔案實(shí)體的安全管理

6.1檔案部門要對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。

6.2檔案部門人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。

6.3檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。

6.4檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

6.5檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無解密標(biāo)識(shí)的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

6.6正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。

6.7數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫。對(duì)于離庫時(shí)間較長(zhǎng)或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

7.1檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對(duì)向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。

7.2檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測(cè)，檢測(cè)合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

7.3檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

7.4檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

7.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

第三篇：檔案數(shù)字化工作紀(jì)律及管理辦法

數(shù)字化事業(yè)部工作紀(jì)律及考核辦法

一、目的：

（一）為了更好的規(guī)范數(shù)字化事業(yè)團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)員工的自我管理，提高工作績(jī)效,發(fā)掘員工潛能，實(shí)現(xiàn)員工與上級(jí)更好的溝通，創(chuàng)建一個(gè)具有發(fā)展?jié)摿蛣?chuàng)造力的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。

（二）使數(shù)字化事業(yè)部的人員晉升、崗位調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等體系更加規(guī)范并且“有法可依”。

二、工作紀(jì)律與規(guī)范

（三）各項(xiàng)目組的員工上下班應(yīng)嚴(yán)格按照項(xiàng)目組規(guī)定的作息時(shí)間，不遲到，不早退，不曠工；

（四）上班時(shí)間嚴(yán)禁打鬧、嬉戲，吵架、打架，無理取鬧，嚴(yán)禁玩手機(jī)，網(wǎng)上聊天，串崗閑談；

（五）各崗位員工應(yīng)服從組織的分配和工作安排，必須堅(jiān)守崗位，履行崗位職責(zé)，保質(zhì)保量完成工作任務(wù)；不得以各種理由擅自調(diào)崗，調(diào)崗須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排；

（六）嚴(yán)禁惡意頂撞上司，辱罵、毆打同事；

（七）各崗位員工必須按時(shí)參加公司和部門安排的學(xué)習(xí)、會(huì)議和集體活動(dòng)，不能按時(shí)參加的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或活動(dòng)組織者的批準(zhǔn)。

（八）嚴(yán)禁散布負(fù)面信息，在團(tuán)隊(duì)內(nèi)拉板結(jié)派，在團(tuán)隊(duì)內(nèi)惡意制造影響團(tuán)隊(duì)協(xié)作、發(fā)展的不和諧行為。

（九）嚴(yán)禁涉及黃、賭、毒；嚴(yán)禁參加邪教組織；

（十）必須嚴(yán)格尊重公司及本部門規(guī)定的各種規(guī)章制度。

三、管理辦法

（一）考勤管理辦法與要求

1、考勤由各項(xiàng)目指定一名兼職考勤人員管理、記錄，項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督和實(shí)施。

2、考勤人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，不徇私情，實(shí)事求是，按日考勤。每日將考勤情況上報(bào)到數(shù)字化事業(yè)部行政處，于次月3號(hào)前將月考勤匯總表（詳見數(shù)字化事業(yè)部周報(bào)表）和考勤簽到表（掃描件或原件都可）發(fā)送到數(shù)字化事業(yè)部行政處?？记谌藛T應(yīng)認(rèn)真填寫數(shù)字化事業(yè)部考勤表。

3、考勤人員對(duì)婚、喪、產(chǎn)、病、事、差、遲到、早退、曠工等均應(yīng)按規(guī)定嚴(yán)格記錄。各類假條于次月一周內(nèi)上交到數(shù)字化事業(yè)部行政處，以備必須附在考勤表后，以備核查.4、請(qǐng)、銷假制度

（1）教職工因病、因事等各種原因需要離開工作崗位，須履行請(qǐng)銷假手續(xù)，否則按曠工處理。請(qǐng)銷假原則上須以書面形式提出，按管理權(quán)限審批。急病或其它緊急情況需要缺勤的員工，應(yīng)先行電話告知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，事后補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。（2）請(qǐng)銷假程序

填寫《請(qǐng)假條》——項(xiàng)目組意見——領(lǐng)導(dǎo)審批——提交請(qǐng)假條于考勤記錄人員處——準(zhǔn)假后休假——需續(xù)假的辦理續(xù)假手續(xù)——按時(shí)返工并銷假。（3）審批權(quán)限

a．項(xiàng)目負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，由公司分管副總審批。b．項(xiàng)目經(jīng)理助理請(qǐng)假，須經(jīng)公司分管副總及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。

c．項(xiàng)目組長(zhǎng)及生活委員請(qǐng)假，1天以內(nèi)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，1-3天以內(nèi)須經(jīng)數(shù)字化事業(yè)部行政審批，3天以上須經(jīng)公司分管副總審批，d．職工請(qǐng)假，1-3天以內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人審批；3-6天以上由數(shù)字化事業(yè)部行政審批，行政助理須上報(bào)公司分管副總；6天及以上，須經(jīng)公司分管副總審批； e.所有請(qǐng)假情況，都需在審批之后馬上通報(bào)數(shù)字化事業(yè)部行政，基層員工請(qǐng)假情況由考勤記錄人員通報(bào)，項(xiàng)目組管理層請(qǐng)假須自行通報(bào)。

（二）其他工作紀(jì)律管理辦法 1.管理職責(zé)：設(shè)有組長(zhǎng)的項(xiàng)目組，由組長(zhǎng)負(fù)責(zé)本組員工工作紀(jì)律的維持、監(jiān)督工作，組長(zhǎng)應(yīng)隨時(shí)記錄本組內(nèi)部員工的工作紀(jì)律情況，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)本項(xiàng)目組內(nèi)所有員工的工作負(fù)責(zé)；未設(shè)置項(xiàng)目組長(zhǎng)的項(xiàng)目組，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目助理負(fù)責(zé)項(xiàng)目組員工工作紀(jì)律的維持、監(jiān)督工作，負(fù)責(zé)人或助理應(yīng)隨時(shí)記錄本組內(nèi)部員工的工作紀(jì)律情況，并負(fù)責(zé)（記錄表格見《數(shù)字化事業(yè)部工作紀(jì)律情況表》，表格每周發(fā)一次，數(shù)字化事業(yè)部行政應(yīng)認(rèn)真核實(shí)）。

2.如有違紀(jì)情況，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須及時(shí)向數(shù)字化事業(yè)部行政匯報(bào)違紀(jì)情況。

四、違紀(jì)處理辦法

實(shí)行層層管理、分級(jí)負(fù)責(zé)制；發(fā)現(xiàn)有違反工作紀(jì)律者，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不清楚、不知道、不制止的將追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

（一）考勤違規(guī)處理 1.遲到、早退處理辦法

a． 遲到/早退5到10分鐘，按10元/次的標(biāo)準(zhǔn)扣罰當(dāng)月績(jī)效工資；

b． 遲到/早退10分到30分鐘，按20元/次的標(biāo)準(zhǔn)扣罰當(dāng)月績(jī)效工資；

c． 遲到/早退30分鐘以上者，做曠工半天處理； d． 當(dāng)月遲到/早退5次以上者，做辭退處理。2.曠工處理辦法

（1）有以下情結(jié)之一者視為曠工：不請(qǐng)假、超假或請(qǐng)假未經(jīng)批準(zhǔn)缺勤者；不服從組織安排，不到崗者；請(qǐng)假期滿因故需續(xù)假二未辦理續(xù)假手續(xù)者；學(xué)習(xí)培訓(xùn)、會(huì)議、各種活動(dòng)集會(huì)無故不到者；遲到/早退30分鐘以上者，視為曠工半天。

（2）處理辦法

a.當(dāng)月累計(jì)曠工半天，扣罰當(dāng)月績(jī)效工資50元 b．當(dāng)月累計(jì)曠工1天以內(nèi)，扣罰當(dāng)月績(jī)效工資100元； c．當(dāng)月累計(jì)曠工2天以內(nèi)扣罰，扣罰當(dāng)月績(jī)效工資200元；

d．當(dāng)月累計(jì)曠工2天以上，則做辭退處理。

（二）其他違紀(jì)處理

1.上班時(shí)間玩手機(jī)，網(wǎng)上聊天，串崗閑談，扣罰當(dāng)月績(jī)效工資50元/次；

2.上班時(shí)間吵架、打架，無理取鬧，扣罰當(dāng)月績(jī)效工資100元/次。

3.不服從組織安排，不履行崗位職責(zé)，擅自調(diào)崗，未保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)者，扣罰績(jī)效工資50元/次；其中故意不記錄項(xiàng)目組不達(dá)標(biāo)產(chǎn)量者，扣罰當(dāng)月績(jī)效工資200元/次 4.無故當(dāng)眾頂撞上司，辱罵、毆打同事，扣罰當(dāng)月績(jī)效工資200元，情節(jié)嚴(yán)重者做辭退處理；毆打同事情結(jié)嚴(yán)重者，交由司法機(jī)關(guān)處理；

5.惡意散布負(fù)面信息，在團(tuán)隊(duì)內(nèi)拉板結(jié)派，惡意制造影響團(tuán)隊(duì)協(xié)作、發(fā)展的不和諧行為，均做辭退處理，情結(jié)嚴(yán)重者交由司法機(jī)關(guān)處理；

6.涉及黃、賭、毒和邪教組織者，辭退并交由司法機(jī)關(guān)處理。

7.違規(guī)其中一項(xiàng)工作紀(jì)律者，則取消其當(dāng)月所有獎(jiǎng)金； 8.各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視工作紀(jì)律管理工作，認(rèn)真及時(shí)查處本項(xiàng)目組員工中違反工作紀(jì)律的現(xiàn)場(chǎng)。因失察、拖延、推諉使項(xiàng)目組違反工作紀(jì)律的問題得不到及時(shí)糾正和處理，并造成不良影響及后果的，將追究部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)。對(duì)本項(xiàng)目組員工進(jìn)行打擊、報(bào)復(fù)，或?qū)`反工作紀(jì)律應(yīng)該進(jìn)行查處的員工予以包庇、縱容的，將給予嚴(yán)肅處理。9.員工對(duì)處罰不服者，可以申請(qǐng)復(fù)議；對(duì)復(fù)議有異議的，可按法定程序解決爭(zhēng)議。

第四篇： 檔案數(shù)字化加工工作流程

數(shù)字化加工工作流程

1.1.1.項(xiàng)目策劃

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，項(xiàng)目策劃階段主要完成四個(gè)方面的工作：召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、試掃前的準(zhǔn)備工作、試掃工作和數(shù)字化加工前的準(zhǔn)備工作。

1.1.1.1.召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，在項(xiàng)目正式開始實(shí)施前，需要召開由用戶方領(lǐng)導(dǎo)、用戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、用戶方其他相關(guān)人員、我公司領(lǐng)導(dǎo)、我公司項(xiàng)目經(jīng)理、我公司數(shù)字化流程各個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人參加的啟動(dòng)會(huì)，在啟動(dòng)會(huì)上要明確項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、組織機(jī)構(gòu)、注意事項(xiàng)等內(nèi)容，并形成《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要》。

1.1.1.2.試掃前的準(zhǔn)備工作

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，在進(jìn)行項(xiàng)目試掃工作前，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織完成以下準(zhǔn)備工作：

加工場(chǎng)地環(huán)境的準(zhǔn)備：包括監(jiān)控設(shè)備、項(xiàng)目橫幅、項(xiàng)目看板、試掃人員桌椅、飲水機(jī)、電話、試掃人員崗位流程牌、管理制度等；

試掃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的搭建：布線搭建數(shù)字化試掃加工現(xiàn)場(chǎng)的局域網(wǎng)，保證各臺(tái)參與試掃的計(jì)算機(jī)都能相互訪問和訪問服務(wù)器；

“檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)”的安裝、調(diào)試和初始化：項(xiàng)目經(jīng)理（或指定人員）負(fù)責(zé)將“數(shù)字化管理系統(tǒng)”安裝到局域網(wǎng)（包括服務(wù)器端和各個(gè)試掃客戶端的安裝），并進(jìn)行調(diào)試，保證每個(gè)試掃客戶端都能訪問數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況（參照《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報(bào)告》）進(jìn)行“數(shù)字化管理系統(tǒng)”的初始化工作，包括建立檔案庫、系統(tǒng)配置、流程設(shè)置、試掃人員管理等工作；

檔案準(zhǔn)備：打印輸出標(biāo)準(zhǔn)格式的考勤表、值日表、外來人員登記表、提卷單、還卷單等。

1.1.1.3.試掃工作

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，依據(jù)合同中的《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報(bào)告》，項(xiàng)目經(jīng)理和試掃人員（由數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人組成）抽取各檔案資料進(jìn)行為期5個(gè)工作日的掃描測(cè)試，形成《掃描測(cè)試報(bào)告》，并由項(xiàng)目管理組對(duì)《掃描測(cè)試報(bào)告》進(jìn)行評(píng)審并簽字確認(rèn)，依據(jù)《掃描測(cè)試報(bào)告》和用戶對(duì)項(xiàng)目實(shí)施周期的要求，我公司數(shù)字化項(xiàng)目評(píng)估小組與數(shù)字化制作部經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目成本、所需設(shè)備、人員等進(jìn)行評(píng)估，形成《項(xiàng)目規(guī)模評(píng)估報(bào)告》并簽字確認(rèn)，如果需求存在變化，則形成新的《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報(bào)告》，并提交項(xiàng)目管理組進(jìn)行評(píng)審并簽字確認(rèn)，依據(jù)《項(xiàng)目規(guī)模評(píng)估報(bào)告》，我公司數(shù)字化制作部經(jīng)理負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的設(shè)備和工作人員，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制定《人員計(jì)劃》、《設(shè)備計(jì)劃》、《場(chǎng)地計(jì)劃》、《進(jìn)度計(jì)劃》，質(zhì)量保證組負(fù)責(zé)制定《質(zhì)量保證計(jì)劃》，并提交給項(xiàng)目管理組進(jìn)行審批，如果存在問題，則需要項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行修改并再次提交項(xiàng)目管理組評(píng)審，直至評(píng)審?fù)ㄟ^。

1.1.2.提卷出庫

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，根據(jù)項(xiàng)目日產(chǎn)量，由提卷出庫人員負(fù)責(zé)與檔案管理人員一起從庫房提取本次（可以為一個(gè)工作日或者多個(gè)工作日）需要加工的檔案實(shí)體，對(duì)提卷出庫的檔案實(shí)體進(jìn)行逐卷清點(diǎn)，保證案卷封面的檔號(hào)與調(diào)卷單開具的檔號(hào)應(yīng)一一對(duì)應(yīng)，在每次提卷的過程中：1、檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)出庫的檔案實(shí)體進(jìn)行出庫登記（包括出庫日期、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、所調(diào)卷數(shù)等信息），并由檔案管理人員和提卷出庫人員共同簽字確認(rèn)；2、提卷出庫人員負(fù)責(zé)填寫《提卷單》相關(guān)信息，包括調(diào)卷時(shí)間、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、所調(diào)卷數(shù)等信息，對(duì)于調(diào)卷時(shí)所缺的卷，在《提卷單》上要明確進(jìn)行說明，對(duì)短缺以及其他特殊情況的處理要進(jìn)行詳細(xì)記載，最后需要由提卷出庫人員和檔案管理人員一起進(jìn)行簽字確認(rèn)；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監(jiān)督提卷出庫人員將檔案實(shí)體從用戶庫房運(yùn)送到加工現(xiàn)場(chǎng)的全過程；4、項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)進(jìn)入加工現(xiàn)場(chǎng)的檔案實(shí)體進(jìn)行入場(chǎng)登記（包括入場(chǎng)日期、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、入場(chǎng)卷數(shù)等信息），并由項(xiàng)目經(jīng)理和提卷出庫人員共同簽字確認(rèn)；5、項(xiàng)目經(jīng)理在調(diào)卷記錄中簽字確認(rèn)。項(xiàng)目經(jīng)理接收案卷后，提卷出庫人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“提卷出庫”功能，將提卷相關(guān)信息錄入到系統(tǒng)中。如下圖所示：1.1.3.檔案查卷

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，檔案查卷人員對(duì)所提案卷進(jìn)行逐卷的檢查核對(duì)，核對(duì)案卷中是否有卷內(nèi)目錄、備考表，并將檢查結(jié)果記載到《流程單》，對(duì)擬掃描檔案逐份進(jìn)行鑒定，區(qū)分掃描件與非掃描件。檔案嚴(yán)重破損、污染和字跡褪變等情況在《流程單》相應(yīng)欄中標(biāo)注清楚“此件不掃”、“此頁不掃”、“原件破損”、“原件模糊”、“原件殘缺”等情況說明。最后，查卷人員將形成《流程單》加入到案卷首頁，保證案卷與《流程單》的一一對(duì)應(yīng)，查卷人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫查卷相關(guān)信息（如查卷人、查卷時(shí)間、發(fā)現(xiàn)問題等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案查卷”功能，將查卷相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.4.編寫頁號(hào)

在檔案數(shù)字化項(xiàng)目加工中，編寫頁號(hào)人員負(fù)責(zé)對(duì)每卷進(jìn)行頁號(hào)的編寫（以案卷大流水為原則，即每卷一個(gè)流水號(hào)），在編寫頁號(hào)的過程中，編寫頁號(hào)人員要將文件中遇到原件有破損、水跡、墨跡、字跡擴(kuò)散、復(fù)印件、傳真件、破損、蟲、霉、火燒痕跡……（包括破損處被修復(fù)過的痕跡）的情況詳細(xì)的記載在《流程單》中，編寫頁號(hào)人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫編寫頁號(hào)相關(guān)信息（如編寫人、編寫時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“編寫頁號(hào)”功能，將編寫頁號(hào)相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.5.拆除裝訂物

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，裝訂物拆除人員負(fù)責(zé)對(duì)每卷進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)裝訂物，如原金屬裝訂物（如：金屬夾條、回形針、訂書訂、大頭針等）及一般線裝物（如：后期裝訂線等），需要采用夾子、剪刀等相應(yīng)拆除工具，將裝訂物進(jìn)行拆除，但必須小心細(xì)致，不得損壞檔案（檔案中的精裝書籍及成精裝書籍狀裝訂的檔案不得拆散，可用零邊距掛邊掃描），當(dāng)完成一卷的裝訂物拆除工作后，裝訂物拆除人員需要在《流程單》上填寫裝訂物拆除相關(guān)信息（如拆除人、拆除時(shí)間、拆除內(nèi)容等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“裝訂物拆除”功能，將裝訂物拆除相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.6.數(shù)據(jù)錄入

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，數(shù)據(jù)錄入人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報(bào)告》中著錄項(xiàng)要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)錄入”功能，參照檔案實(shí)體以卷為單位逐卷、逐件進(jìn)行檔案目錄信息的錄入。數(shù)據(jù)錄入人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息（如數(shù)據(jù)錄入人、數(shù)據(jù)錄入時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)錄入”功能，將數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.7.數(shù)據(jù)質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報(bào)告》中著錄項(xiàng)要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)質(zhì)檢”功能，參照檔案實(shí)體以卷為單位逐卷、逐件對(duì)已經(jīng)錄入的檔案目錄信息進(jìn)行校對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤就地進(jìn)行修改，系統(tǒng)自動(dòng)記載數(shù)據(jù)錯(cuò)誤信息和改錯(cuò)過程信息。數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息（如數(shù)據(jù)質(zhì)檢人、數(shù)據(jù)質(zhì)檢時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)質(zhì)檢”功能，將數(shù)據(jù)質(zhì)檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.8.紙面處理

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，紙面處理是整個(gè)數(shù)字化加工工序中最難、最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，紙面處理的好壞，直接關(guān)系到整個(gè)數(shù)字化加工項(xiàng)目的質(zhì)量。紙面處理工作包括：

折角、皺折問題：可以采用厚書或其他較重的物體壓平、燙平辦法、蒸汽熏蒸等方法進(jìn)行處理；

霉變問題：首先可以采用清洗技術(shù)，對(duì)于清洗不掉的霉變紙張，可以采用先進(jìn)行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技術(shù)，將紙張上的霉變物質(zhì)進(jìn)行清除；

傳真件或電報(bào)件所使用的熱敏紙問題：進(jìn)行加深復(fù)?。⊕呙钑r(shí)只需掃描復(fù)印件即可）；

原件破損缺字問題：先進(jìn)行紙張修裱（掃描時(shí)需要對(duì)修裱后的紙張進(jìn)行掃描），同時(shí)在對(duì)應(yīng)目錄信息“備考”字段中進(jìn)行注釋。

在進(jìn)行紙面處理的過程中，要以不損壞檔案實(shí)體為原則。在完成每卷的紙面處理后，紙面處理人員需要在《流程單》上填寫紙面處理相關(guān)信息（如處理人、處理時(shí)間、處理內(nèi)容等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“紙面處理”功能，將紙面處理的相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.9.檔案掃描

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，檔案掃描人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報(bào)告》技術(shù)要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案掃描”功能，以卷為單位逐件進(jìn)行掃描，在掃描的過程中，根據(jù)檔案原件的質(zhì)量，需要選擇不同的掃描方式（平板掃描方式、滾筒掃描方式）以及不同的掃描儀進(jìn)行掃描，掃描獲取的圖像必須保持歷史原貌，確保圖像文件的色彩、亮度、對(duì)比度為最佳效果，接近原始文件色彩。檔案掃描人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案掃描相關(guān)信息（如掃描人、掃描時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案掃描”功能，將檔案掃描相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.10.掃描抽檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，為了降低后期返工的風(fēng)險(xiǎn)，將圖像處理、圖像質(zhì)檢等工序的工作量降低到最少，需要對(duì)掃描文件進(jìn)行抽檢，掃描抽檢人員可以利用“文檔數(shù)字化管理”系統(tǒng)中的“掃描抽檢”功能，以每卷檔案實(shí)體為參考，對(duì)系統(tǒng)中的掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查等操作。掃描抽檢人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫掃描抽檢相關(guān)信息（如抽檢人、抽檢時(shí)間、發(fā)現(xiàn)問題等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“掃描抽檢”功能，將掃描抽檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.11.高清處理

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，圖像處理人員需要對(duì)掃描后生成的圖像文件進(jìn)行進(jìn)一步處理，可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，根據(jù)《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個(gè)數(shù)與實(shí)際圖像個(gè)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，采用專業(yè)的圖像處理軟件將圖像中不符合需求標(biāo)準(zhǔn)的地方進(jìn)行處理，在處理過程中將不合格的頁記錄在《流程單》中并返回給掃描環(huán)節(jié)，并監(jiān)督掃描人員將其修改，從而確保數(shù)字化加工的圖像質(zhì)量，圖像處理軟件功能主要包括：

去黑邊、去污點(diǎn)、去污漬。掃描后形成的文件可能會(huì)存在黑邊、零散的小黑點(diǎn)、大塊的污漬等情況，用戶可以根據(jù)不同的情況自動(dòng)去除黑邊、污點(diǎn)、污漬，并且可以對(duì)處理的閥值（自動(dòng)處理的強(qiáng)度）進(jìn)行設(shè)置；

拼接、拆分文檔?？梢赃x擇將多個(gè)單頁文件組合成一個(gè)文件，也可將組合成的文件再進(jìn)行拆分成多個(gè)單頁文件。比如在掃描時(shí)，將Ａ３幅面的文件掃描成兩張Ａ４幅面的圖像，再將Ａ４的文件拼接成一張Ａ３的圖像；

字跡加深、字跡變淺。掃描后形成的文件由于各種原因，有可能字跡較深、較淺，影響視覺效果，可以利用此功能將選擇區(qū)域的字跡作加深、變淺處理；

批量處理。系統(tǒng)支持對(duì)一批圖像文件進(jìn)行掃描、糾編、去污等操作的批量處理，從而提高處理效率。

圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像處理相關(guān)信息（如圖像處理人、圖像處理時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，將圖像處理相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.12.圖像質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，圖像質(zhì)檢人員依據(jù)《流程單》，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中“圖像質(zhì)檢”功能，對(duì)圖像文件逐頁進(jìn)行檢查，確保質(zhì)檢后的圖像數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體資料一致，確保無缺頁現(xiàn)象，確保圖像文件中的頁碼清晰。如在質(zhì)檢的過程發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤現(xiàn)象，需將錯(cuò)誤信息記錄在《成品數(shù)據(jù)驗(yàn)收記錄單》上，并將其錯(cuò)誤問題與《成品數(shù)據(jù)驗(yàn)收記錄單》一同反饋給糾錯(cuò)人員，并要求糾錯(cuò)人員在當(dāng)天內(nèi)提供復(fù)檢數(shù)據(jù)，再進(jìn)行2次數(shù)據(jù)復(fù)檢，在圖像質(zhì)檢過程中，對(duì)于個(gè)別與原件問題有關(guān)的不符合標(biāo)準(zhǔn)的圖像必須查找檔案原件進(jìn)行核對(duì)。圖像質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像質(zhì)檢相關(guān)信息（如圖像質(zhì)檢人、圖像質(zhì)檢時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像質(zhì)檢”功能，將圖像處理相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.13.格式轉(zhuǎn)換

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，格式轉(zhuǎn)換人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“格式轉(zhuǎn)換”功能，將掃描形成的TIF格式的文件轉(zhuǎn)換成“PDF”和“JPG”兩種格式的電子文件，轉(zhuǎn)換后的電子文件存放路徑與TIF格式存放路徑一致，文件名稱與原文件名稱一致，只是擴(kuò)展名不同而已，在轉(zhuǎn)換的過程中，系統(tǒng)自動(dòng)為轉(zhuǎn)換后的電子文件生成MD5校驗(yàn)碼，并保存到數(shù)據(jù)庫。格式轉(zhuǎn)換人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫格式轉(zhuǎn)換相關(guān)信息（如格式轉(zhuǎn)換人、轉(zhuǎn)換時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“格式轉(zhuǎn)換”功能，將格式轉(zhuǎn)換相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.14.轉(zhuǎn)換核查

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，轉(zhuǎn)換核查人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“轉(zhuǎn)換核查”功能，對(duì)格式轉(zhuǎn)換的結(jié)果進(jìn)行核查，核查方式包括兩種：自動(dòng)核查和手工核查，其中自動(dòng)核查由系統(tǒng)自動(dòng)完成，主要是核對(duì)轉(zhuǎn)換后電子文件（包括PDF、JPG兩種格式）的數(shù)量與源掃描文件（TIF格式）的數(shù)量是否一致，如果不一致，則自動(dòng)出具不一致電子文件名稱的清單；手工核查由轉(zhuǎn)換核查人員手工完成，轉(zhuǎn)換核查人員可以以源格式掃描文件（TIF格式）為參考，對(duì)轉(zhuǎn)換后的電子文件（包括TIF和JPG格式）進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容是否一致，最終生成《轉(zhuǎn)換核查報(bào)告》，轉(zhuǎn)換核查人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫轉(zhuǎn)換核查相關(guān)信息（如核查人、核查時(shí)間、發(fā)現(xiàn)問題等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“轉(zhuǎn)換核查”功能，將轉(zhuǎn)換核查相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.15.檔案裝訂

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，在對(duì)檔案原件進(jìn)行掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢后，檔案裝訂人員需要對(duì)拆分的案卷進(jìn)行逐卷的裝訂，所有裝訂的案卷要盡力按照原樣進(jìn)行恢復(fù)，要保證重新裝訂后的案卷不壓字，裝訂完畢后的檔案資料經(jīng)過抽樣質(zhì)檢驗(yàn)收合格后交還給用戶檔案管理人員進(jìn)行裝盒工作，裝盒結(jié)束后，再由裝訂人員進(jìn)行粘貼卷盒脊背信息，檔案裝訂人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案裝訂相關(guān)信息（如裝訂人、裝訂時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案裝訂”功能，將檔案裝訂相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.16.總質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，總質(zhì)檢人員根據(jù)項(xiàng)目合同內(nèi)所規(guī)定的驗(yàn)收方式，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“總質(zhì)檢”功能，對(duì)案卷實(shí)體、圖像文件以及目錄著錄信息進(jìn)行抽檢（包括案卷實(shí)體的裝訂情況、目錄信息著錄情況、圖像文件、報(bào)表輸出情況等），在無特殊的要求時(shí)，案卷實(shí)體及圖像文件以及目錄著錄信息分別按照總工作量的30%的比例進(jìn)行抽檢，抽檢工作將按照階段驗(yàn)收周期進(jìn)行，每次抽檢結(jié)束后必須出具《數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢報(bào)告》；如在抽檢的過程中有不合格現(xiàn)象時(shí)，必須將抽檢問題記錄在《數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢報(bào)告》上，并將抽檢報(bào)告在當(dāng)天內(nèi)反饋給糾錯(cuò)人員，并監(jiān)督其在當(dāng)天內(nèi)完成糾錯(cuò)工作并再次提交成品數(shù)據(jù)給抽樣質(zhì)檢人員進(jìn)行復(fù)檢，總質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫總質(zhì)檢相關(guān)信息（如質(zhì)檢人、質(zhì)檢時(shí)間等信息），同時(shí)利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“總質(zhì)檢”功能，將對(duì)檔案實(shí)體的總質(zhì)檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.17.還卷入庫

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，根據(jù)項(xiàng)目日產(chǎn)量，由還卷入庫人員負(fù)責(zé)與項(xiàng)目經(jīng)理一起從加工限產(chǎn)提取本次（可以為一個(gè)工作日或者多個(gè)工作日）需要?dú)w還的檔案實(shí)體，在每次還卷的過程中：1、項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)出場(chǎng)的檔案實(shí)體進(jìn)行《出場(chǎng)單》登記（包括出場(chǎng)日期、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、所還卷數(shù)等信息），并由項(xiàng)目經(jīng)理和還卷入庫人員共同簽字確認(rèn)；2、還卷入庫人員負(fù)責(zé)填寫《還卷單》相關(guān)信息，包括還卷時(shí)間、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、所還卷數(shù)等信息，項(xiàng)目經(jīng)理共同對(duì)出場(chǎng)的檔案實(shí)體進(jìn)行逐卷的清點(diǎn)，最后需要由還卷入庫人員和項(xiàng)目經(jīng)理一起進(jìn)行簽字確認(rèn)；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監(jiān)督還卷入庫人員將檔案實(shí)體從加工現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)送到用戶庫房的全過程；4、檔案管理人員對(duì)進(jìn)入庫房的檔案實(shí)體進(jìn)行入庫登記（包括入庫日期、全宗號(hào)、、起止卷號(hào)、入庫卷數(shù)等信息），并由檔案管理人員和還卷入庫人員共同簽字確認(rèn)；5、檔案管理人員在《還卷單》中簽字確認(rèn)。檔案管理人員接收案卷后，由檔案歸還人員將相關(guān)檔案歸還信息錄入到“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中。

第五篇：加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

摘 要：為加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該從提高檔案意識(shí)、建立保障檔案數(shù)字化的制度、要進(jìn)一步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案意識(shí)；制度；網(wǎng)絡(luò)；數(shù)據(jù)庫

隨著社會(huì)的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。要進(jìn)一步提高檔案意識(shí)

檔案管理部門應(yīng)該定期組織召開會(huì)議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識(shí)，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長(zhǎng)足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報(bào)送、收集、管理的長(zhǎng)效機(jī)制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。要加大經(jīng)費(fèi)投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件

煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理是重中之重，提高經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢(shì)，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，努力進(jìn)行檔案信息的研編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價(jià)值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在資金上，政策上的支持。建立保障檔案數(shù)字化的制度

在煤炭企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化的進(jìn)程中，必須要建立完善的保障體制。對(duì)于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測(cè)評(píng)中加入由檔案部門針對(duì)各部門檔案工作開展情況的測(cè)評(píng)等，這樣將會(huì)對(duì)檔案收集工作的順利進(jìn)行起到積極地推動(dòng)作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個(gè)方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。要積極推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

當(dāng)前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺(tái)，只要充分利用好自動(dòng)化辦公這一平臺(tái)，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實(shí)現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要?dú)w檔的文件備注上處理意見，通過自動(dòng)化辦公平臺(tái)傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時(shí)只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計(jì)算機(jī)輸入工作。檔案館只需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。檔案的數(shù)字化先要保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作

煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時(shí)期內(nèi)迅速全面地?cái)?shù)字化是不現(xiàn)實(shí)的，因此對(duì)保存檔案的數(shù)字化要保證重點(diǎn)、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的記錄資料、一些重點(diǎn)的經(jīng)營策略等，應(yīng)該對(duì)那些對(duì)當(dāng)前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理有重要參考價(jià)值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要指導(dǎo)意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機(jī)密，檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點(diǎn)。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號(hào)、全宗號(hào)、檔號(hào)、題名、責(zé)任人、形成的時(shí)間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級(jí)的原文等基本情況錄入計(jì)算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計(jì)算機(jī)檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報(bào)表，將各部門要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級(jí)的要求和使用情況，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。建立檔案網(wǎng)站

檔案部門可以依托自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，積極開發(fā)各種數(shù)據(jù)歸檔平臺(tái)，建設(shè)收藏基本目錄數(shù)據(jù)庫、單位基層報(bào)表和單位動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫及各項(xiàng)專題數(shù)據(jù)庫的查詢?nèi)肟?，?shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、管理和傳輸，方便用戶訪問系統(tǒng)允許的公開、非保密的檔案信息，從而提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度，縮短利用者的查閱時(shí)間，力爭(zhēng)用企業(yè)干部職工提供更多的信息，更便捷的服務(wù)。

總之，煤炭企業(yè)檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，要結(jié)合企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化辦公水平的提升而逐步完善和提高，為企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理等提供真實(shí)可靠的、可以借鑒的資料，積極推動(dòng)企業(yè)的又好又快發(fā)展。