第一篇：開展檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與思考

摘要：隨著 社會(huì) 信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和 經(jīng)濟(jì) 活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的高速 發(fā)展 和推廣 應(yīng)用 使信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟(jì)中最具有增長活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時(shí)信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機(jī)，信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來了新的 研究 課題——這就是檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)也是順應(yīng)潮流、適應(yīng) 時(shí)代 發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。面對(duì)這種挑戰(zhàn)我們檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，我們要不斷 學(xué)習(xí)科學(xué) 知識(shí)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在 中國 檔案管理 現(xiàn)代 化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的 問題 引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，論文發(fā)表而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，對(duì)這個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的 分析 研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢(shì)發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子 檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯(cuò)誤。

3、社會(huì)強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些 農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì) 內(nèi)容 恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的 內(nèi)容

1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和 應(yīng)用 軟件多亂，這些都嚴(yán)重 影響 了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一 問題 取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從 計(jì)算 機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過 網(wǎng)絡(luò) 加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行 科學(xué) 的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，論文發(fā)表統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫 發(fā)展 等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬多條、案卷級(jí)目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和 社會(huì) 提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展?jié)展暑i鏡亓礁鑫拿鶻ㄉ璧某曬喚⑼舷中形募樵鬧行奶峁┤牟檠鴆絞迪終窆煊欣詰鋇厥?經(jīng)濟(jì) 建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。

3、加強(qiáng) 電子 文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。

參考 資料

1、國際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會(huì)開幕式上的致詞》，《 中國 檔案報(bào)》2000年第547期

2、楊公之主編《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》，中國檔案出版社2001年版

3、王榮國、李東來《數(shù)字圖書館的概念形態(tài)及 研究 范圍》《圖書館學(xué)報(bào)》2001，5

第二篇：加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

摘 要：為加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該從提高檔案意識(shí)、建立保障檔案數(shù)字化的制度、要進(jìn)一步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案意識(shí)；制度；網(wǎng)絡(luò)；數(shù)據(jù)庫

隨著社會(huì)的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。要進(jìn)一步提高檔案意識(shí)

檔案管理部門應(yīng)該定期組織召開會(huì)議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識(shí)，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報(bào)送、收集、管理的長效機(jī)制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。要加大經(jīng)費(fèi)投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件

煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理是重中之重，提高經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢(shì)，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，努力進(jìn)行檔案信息的研編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價(jià)值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取領(lǐng)導(dǎo)在資金上，政策上的支持。建立保障檔案數(shù)字化的制度

在煤炭企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化的進(jìn)程中，必須要建立完善的保障體制。對(duì)于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測(cè)評(píng)中加入由檔案部門針對(duì)各部門檔案工作開展情況的測(cè)評(píng)等，這樣將會(huì)對(duì)檔案收集工作的順利進(jìn)行起到積極地推動(dòng)作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個(gè)方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。要積極推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

當(dāng)前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺(tái)，只要充分利用好自動(dòng)化辦公這一平臺(tái)，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實(shí)現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要?dú)w檔的文件備注上處理意見，通過自動(dòng)化辦公平臺(tái)傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時(shí)只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計(jì)算機(jī)輸入工作。檔案館只需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。檔案的數(shù)字化先要保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作

煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時(shí)期內(nèi)迅速全面地?cái)?shù)字化是不現(xiàn)實(shí)的，因此對(duì)保存檔案的數(shù)字化要保證重點(diǎn)、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的記錄資料、一些重點(diǎn)的經(jīng)營策略等，應(yīng)該對(duì)那些對(duì)當(dāng)前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理有重要參考價(jià)值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展有重要指導(dǎo)意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機(jī)密，檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點(diǎn)。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號(hào)、全宗號(hào)、檔號(hào)、題名、責(zé)任人、形成的時(shí)間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級(jí)的原文等基本情況錄入計(jì)算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計(jì)算機(jī)檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報(bào)表，將各部門要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級(jí)的要求和使用情況，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。建立檔案網(wǎng)站

檔案部門可以依托自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，積極開發(fā)各種數(shù)據(jù)歸檔平臺(tái)，建設(shè)收藏基本目錄數(shù)據(jù)庫、單位基層報(bào)表和單位動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫及各項(xiàng)專題數(shù)據(jù)庫的查詢?nèi)肟冢瑢?shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、管理和傳輸，方便用戶訪問系統(tǒng)允許的公開、非保密的檔案信息，從而提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度，縮短利用者的查閱時(shí)間，力爭用企業(yè)干部職工提供更多的信息，更便捷的服務(wù)。

總之，煤炭企業(yè)檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，要結(jié)合企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化辦公水平的提升而逐步完善和提高，為企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理等提供真實(shí)可靠的、可以借鑒的資料，積極推動(dòng)企業(yè)的又好又快發(fā)展。

第三篇：檔案數(shù)字化建設(shè)方案

檔案數(shù)字化建設(shè)方案

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，檔案做為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神建設(shè)服務(wù)。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)、提高管理水平、提高效率、增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)水平、為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR文字識(shí)別、數(shù)字校對(duì)、數(shù)字質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫等環(huán)節(jié)。

業(yè)務(wù)流程

紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》 1.制訂批次計(jì)劃

為在數(shù)字化處理過程中對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效管理以及對(duì)數(shù)字化處理進(jìn)行有效控制，需對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理分批次進(jìn)行。2.檔案出庫交接

根據(jù)檔案數(shù)字化加工批次計(jì)劃進(jìn)行出庫，對(duì)出庫的檔案進(jìn)行完整性檢查。

對(duì)通過完整性檢查的檔案，進(jìn)行數(shù)量確認(rèn)，并詳細(xì)登記《資料出庫單》。

確保資料的交接過程中的數(shù)量正確性，完整性； 3.目錄著作

按照文件數(shù)據(jù)庫目錄結(jié)構(gòu)與目錄著錄要求以及《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范需要目錄補(bǔ)錄的檔案目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求等，規(guī)范案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等。4.檔案整理

對(duì)出庫待加工的檔案進(jìn)行掃描前處理，使之成為能夠進(jìn)行掃描的形態(tài)。拆除裝訂

影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。資料及檔案內(nèi)的成冊(cè)資料嚴(yán)禁拆除。區(qū)分掃描件和非掃描件

區(qū)分同一案卷（卷、件）中的掃描件和非掃描件。頁面修整

對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，先期進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件進(jìn)行相應(yīng)技術(shù)處理（壓平和燙平等）后再進(jìn)行掃描。確保較薄紙張（如信紙、便箋紙）、破損紙張、底灰較深（如草漿紙、油印紙）、字跡較淺（如鉛筆字跡）等紙張的狀況較較差的檔案掃描圖像清晰。檔案整理登記

詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起止頁號(hào)和頁數(shù)等情況。裝訂

掃描完成后，檔案按原檔案保管單位要求進(jìn)行重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變、案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。5.檔案掃描

黑白掃描采用（300dpi）TIFF格式，彩色掃描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩為準(zhǔn)（600dpi）TIFF格式掃描。保證掃描圖像效果原原件吻合。

大幅面檔案采用大幅面工程掃描儀或小幅面掃描后進(jìn)行圖像拼接處理。

需要進(jìn)行OCR文字識(shí)別的檔案，掃描分辨率≥300dpi。對(duì)資料等成冊(cè)材料不宜拆卷的，采用不拆卷掃描儀掃描。核對(duì)每件文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實(shí)際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致。

圖片命名時(shí)一定要正確，不能出現(xiàn)圖片顛倒、錯(cuò)亂等現(xiàn)象。掃描時(shí)保證檔案原件不被損壞。6.圖像處理 糾偏

偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理，傾斜不超過3度，方向不正確的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。去污

圖像頁面中影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等進(jìn)行去污處理。圖像拼接

大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的完整性。栽邊處理

去除多余的白邊，縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。深淺度調(diào)整

圖像深淺度不一致時(shí)進(jìn)行修復(fù)，保證圖像的深淺度一致。7.OCR識(shí)別

運(yùn)用先進(jìn)的OCR識(shí)別軟件，對(duì)掃描的圖像進(jìn)行文字識(shí)別

8.圖像存儲(chǔ)

采用TIFF、JPG格式存儲(chǔ)，存儲(chǔ)時(shí)選擇的壓縮率在保證掃描的圖像清晰可讀的確前提下，盡量減小存儲(chǔ)容易為準(zhǔn)則。

供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，存儲(chǔ)為PDF文件格式，進(jìn)行過文字識(shí)別的，形成文件文字層。

紙質(zhì)檔案目錄數(shù)字庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件名。多頁文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。9.數(shù)據(jù)質(zhì)檢

關(guān)鍵項(xiàng)檢驗(yàn)和整理數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢。

抽檢工作由專為進(jìn)行操作，操作結(jié)果進(jìn)行記錄。數(shù)據(jù)采用全檢方式，合格率要求達(dá)到95%以后確保質(zhì)量。10.數(shù)據(jù)掛接

運(yùn)用批量掛接與單張掛接的方式，將目錄庫與圖像庫一一對(duì)應(yīng)起來，并生成索引文件。

匯總掛接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器終端匯總，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件，通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像文件的批量掛接。11.數(shù)據(jù)自檢

建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測(cè)體系，對(duì)加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行自檢，自檢必須達(dá)到《檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》的，才能遞交進(jìn)行驗(yàn)收。12.數(shù)據(jù)驗(yàn)收 目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

數(shù)據(jù)校對(duì)員進(jìn)校對(duì)過程不接觸任務(wù)紙質(zhì)檔案，根據(jù)掃描的圖像結(jié)果來進(jìn)行校對(duì)。

首批數(shù)據(jù)采用全檢方式

以后批次采用抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件、數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行檢查。

檔案實(shí)體驗(yàn)收必須逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進(jìn)行檢查。13.數(shù)據(jù)備份

經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行備份。

同一份文件，不跨二片DVD片號(hào)

光盤表面標(biāo)示光盤片編號(hào)并注明光盤目錄索引信息

光盤片刻錄完成后，與影像系統(tǒng)檔案進(jìn)行比對(duì)一次，確保檔案資料無遺漏及正確性。14.成果管理

加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的成果管理，確保安全、完整和長期可用。15.檔案入庫

重新整理后的檔案按照順序返還，對(duì)檔案的完整性進(jìn)行檢查。拆除過裝訂物的檔案按原檔案保管單位重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變。

第四篇：淺談房產(chǎn)檔案數(shù)字化的應(yīng)用與實(shí)踐

淺談房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的應(yīng)用

一、房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重要性

近幾年,常熟房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)領(lǐng)域發(fā)展迅速，房產(chǎn)檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料和其他檔案材料進(jìn)行接收、掃描、整理入庫。保證產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案信息的完整。因此房產(chǎn)檔案館已成為信息采集、存儲(chǔ)、管理、傳輸?shù)囊粋€(gè)中心。而隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及，房地產(chǎn)行業(yè)也逐步進(jìn)入信息化管理，這對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的管理的要求也越來越高,而建立加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)也是必然的發(fā)展趨勢(shì)

二、房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它可以把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，可以結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化是房產(chǎn)檔案數(shù)字信息建設(shè)的最基礎(chǔ)的工作，就是將傳統(tǒng)栽體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索。這項(xiàng)建設(shè)可以為房產(chǎn)檔案信息服務(wù)開創(chuàng)一個(gè)新的環(huán)境，為提高管理水平、提高效

率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平提供一個(gè)很好的數(shù)字平臺(tái)，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

三、房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的具體組成部分(一)檔案掃描儀器的要求

（1）檔案信息數(shù)字化一般采用掃描方式為主進(jìn)行。以我們現(xiàn)在使用的佳能掃描儀CR-2510C為例，要求掃描儀每一頁的掃描分辨率在200DPI以上，并支持雙面掃描功能，可同時(shí)輸出彩色、灰度、黑白三種圖像，自動(dòng)進(jìn)紙并檢測(cè)重張。按國家檔案局要求檔案掃描精度不能低200DPI，為保證存儲(chǔ)和使用，掃描圖像使用通用格式，黑白二值檔案使用TIFF圖像格式、彩色檔案使用JPEG圖像格式。檔案圖像數(shù)字化后成品不能有黑邊、畸變、出現(xiàn)陰影，字跡不能有變形、模糊現(xiàn)象。

（2）當(dāng)影像文件的清晰度不佳時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整掃描分辨率及其他相關(guān)參數(shù)。

（3）掃描影像的優(yōu)化處理：根據(jù)掃描資料的實(shí)際情況選擇合理的影像處理參數(shù)、對(duì)比度及亮度參數(shù)，同時(shí)對(duì)掃描后形成的影像文件進(jìn)行調(diào)整頁邊距、旋轉(zhuǎn)、糾斜、修補(bǔ)（已完成的數(shù)字化檔案文件不能修補(bǔ)）等影像優(yōu)化工作，保證處理后的影像清晰端正而且有效信息完全與檔案資料完全一致。

(二)檔案掃描的具體操作流程

房產(chǎn)檔案掃描項(xiàng)目的每部分工作包括了許多項(xiàng)詳細(xì)的工作內(nèi)容，只有在完成前一項(xiàng)工作后才能進(jìn)行下一步工作。下面就結(jié)合我檔案室日常的房屋檔案掃描舉例說明：

1、檔案分類整理

首先按要求把同一房產(chǎn)檔案中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。文件區(qū)分的普通原則是：無關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。由于對(duì)于不同類別的檔案的規(guī)定和要求都不同，所以在建檔時(shí)各種收件就不同，主要表現(xiàn)在收件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、各類表格名稱不同、檔案組卷排序不統(tǒng)一、檔案紙張的厚、薄、大、小、顏色不同，特別是檔案袋中的收件在掃描處理中難度較大。必須要求工作人員熟練準(zhǔn)確的區(qū)分開來。

2、拆除裝訂物

在不影響檔案掃描工作的進(jìn)行，應(yīng)先拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害并且保證紙張的完整性。對(duì)于破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

3、保證實(shí)體檔案的原始性

對(duì)易破、易損、易脆的紙質(zhì)檔案必須進(jìn)行裱貼，才能使掃描中不損壞檔案紙質(zhì)，申請(qǐng)表、協(xié)議書、合同書等多頁組成的

檔案整頁掃描后會(huì)造成頁號(hào)排序混亂所以在掃描前都應(yīng)該拆成單頁掃描，使檔案掃描后能與電子檔案保持統(tǒng)一，也能使檔案掃描后裝檔案袋時(shí)有一個(gè)完整的統(tǒng)一性。通過實(shí)物檔案的人工掃描整理歸檔工作，才能使檔案掃描過程與目錄管理實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)連接的關(guān)系。

4、整理順序

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述順序?qū)n案進(jìn)行適當(dāng)整理后放入掃描儀掃描：

⑴ 目錄 ⑵ 房屋所有權(quán)證

⑶ 房屋平面圖（包括權(quán)屬附圖，分戶平面圖，規(guī)劃圖）⑷ 各類申請(qǐng)表

⑸ 身份證明（當(dāng)事人有效身份證件；單位營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書或組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明；委托辦理的，另需提交有效的授權(quán)委托書及代理人身份證件）

⑹ 交驗(yàn)的權(quán)屬證件文書（房屋權(quán)屬證書、國有土地使用權(quán)證；商品房買賣合同；商品房銷售發(fā)票；商品房結(jié)算清單；契稅稅票及其它完稅證明）

⑺ 交驗(yàn)的其他證件文書；（有關(guān)竣工驗(yàn)收證明材料和其他必要材料）

⑻ 其他材料（收件收據(jù)）

以上操作使得掃描編碼時(shí)方便整理，簡化掃描時(shí)間，確保檔案信息數(shù)字化質(zhì)量。

4、掃描后各類文件的編碼分類

為了規(guī)范檔案中的各項(xiàng)目錄和內(nèi)容。將所有掃描好的圖像的文件名重新按照類別進(jìn)行代碼命名，包括確定檔案目錄進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫中便于查找：目錄編碼代號(hào)為 “0000” 一房屋所有權(quán)證編碼代號(hào)為“C”一房屋平面圖編碼代號(hào)為 “T”一各類申請(qǐng)表編碼代號(hào)為“S”一當(dāng)事人身份證件編碼代號(hào)為“R”一交驗(yàn)的權(quán)屬證件文書編碼代號(hào)為“Z”一交驗(yàn)的其他證件文書編碼代號(hào)為“Y”一其他材料編碼代號(hào)為“0002”。

5、將數(shù)據(jù)提交入虛擬數(shù)據(jù)庫

6、導(dǎo)入虛擬數(shù)據(jù)庫之后可以對(duì)照上下卷的檔案材料做對(duì)應(yīng)的校對(duì)和質(zhì)量檢查，檢查無誤后導(dǎo)入終端電子數(shù)據(jù)庫。

7、完成掃描導(dǎo)入后將檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過程中，各環(huán)節(jié)和工作人員相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的、審核工作。

二、實(shí)行房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的意義

1、使檢索查詢更為便捷

傳統(tǒng)的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，要找出所需的檔案來，然后根據(jù)電子數(shù)據(jù)庫的記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，在掃描上傳后能盡快進(jìn)行查閱和操作。使得我們可以提供更詳細(xì)更完整的數(shù)據(jù)信息，為網(wǎng)上審批提供很大的便利。

提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得簡單，真正讓辦公人員提供了便利。

2、簡化了檔案管理的程序，提高工作效率

實(shí)行檔案管理的信息化后，簡化了檔案日常操作的步驟，工作人員可以更好的從事檔案的歸檔工作極大提高了工作效率。這樣就使得檔案的使用更加方便與安全。

第五篇：淺談房產(chǎn)檔案數(shù)字化的應(yīng)用與實(shí)踐

淺談房產(chǎn)檔案數(shù)字化的應(yīng)用與實(shí)踐

一、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

近幾年,常熟房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)領(lǐng)域發(fā)展迅速, 而隨著

計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及，房地產(chǎn)行業(yè)也逐步進(jìn)入信息化管理，這對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的管理的要求也越來越高,房產(chǎn)檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料進(jìn)行接收、掃描、整理入庫、保證產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案信息完整。因此房產(chǎn)檔案館已成為信息采集、存儲(chǔ)、管理、傳輸?shù)囊粋€(gè)中心。而房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的建設(shè)也是勢(shì)在必行。

二、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

1、提高了辦事的效率

首先，檔案數(shù)字化就是將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，進(jìn)行信息化系統(tǒng)管理，這樣就使得檔案的使用更加方便與安全。

并且使各類檔案資料能及時(shí)歸檔，在掃描上傳后能盡快進(jìn)行查閱和操作。使得我們可以提供更詳細(xì)更完整的數(shù)據(jù)信息，為網(wǎng)上審批提供很大的便利。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得簡單，真正讓辦公人員提供了便利。

2、提高了經(jīng)濟(jì)效益

過去一直使用紙制檔案，致使管理成本比較大。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為電子圖像檔案，不僅節(jié)約了費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且

查閱起來極為方便迅速，從而避免了紙張和人員的浪費(fèi)。

三、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的具體組成部分

(一)檔案掃描儀器的要求

（1）檔案數(shù)字化一般采用掃描方式為主進(jìn)行。這要求掃描儀每一頁的掃描分辨率在200DPI以上，并支持雙面掃描功能，可同時(shí)輸出彩色、灰度、黑白三種圖像，自動(dòng)進(jìn)紙并檢測(cè)重張。按國家檔案局要求檔案掃描精度不能低200DPI，為保證存儲(chǔ)和使用，掃描圖像使用通用格式，黑白二值檔案使用TIFF圖像格式、彩色檔案使用JPEG圖像格式。檔案圖像數(shù)字化后成品不能有黑邊、畸變、出現(xiàn)陰影，字跡不能有變形、模糊現(xiàn)象。

（2）當(dāng)影像文件的清晰度不佳時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整掃描分辨率及其他相關(guān)參數(shù)。

（3）掃描影像的優(yōu)化處理：根據(jù)掃描資料的實(shí)際情況選擇合理的影像處理參數(shù)、對(duì)比度及亮度參數(shù)，同時(shí)對(duì)掃描后形成的影像文件進(jìn)行調(diào)整頁邊距、旋轉(zhuǎn)、糾斜、修補(bǔ)（已完成的數(shù)字化檔案文件不能修補(bǔ)）等影像優(yōu)化工作，保證

處理后的影像清晰端正而且有效信息完全與檔案資料完全一致。

(二)檔案掃描的具體操作流程

房產(chǎn)檔案掃描項(xiàng)目的每部分工作包括了許多項(xiàng)詳細(xì)的工作內(nèi)容，只有在完成前一項(xiàng)工作后才能進(jìn)行下一步工作。下面就結(jié)合我檔案室日常的房屋檔案掃描舉例說明：

1、檔案分類整理

首先按要求把同一房產(chǎn)檔案中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。文件區(qū)分的普通原則是：無關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。由于對(duì)于不同類別的檔案的規(guī)定和要求都不同，所以在建檔時(shí)各種收件就不同，主要表現(xiàn)在收件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、各類表格名稱不同、檔案組卷排序不統(tǒng)一、檔案紙張的厚、薄、大、小、顏色不同，特別是檔案袋中的收件在掃描處理中難度較大。必須要求工作人員熟練準(zhǔn)確的區(qū)分開來。

2、拆除裝訂物

在不影響檔案掃描工作的進(jìn)行，應(yīng)先拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害并且保證紙張的完整性。對(duì)于破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

3、保證實(shí)體檔案的原始性

對(duì)易破、易損、易脆的紙質(zhì)檔案必須進(jìn)行裱貼，才能使掃描中不損壞檔案紙質(zhì)，申請(qǐng)表、協(xié)議書、合同書等多頁組成的檔案整頁掃描后會(huì)造成頁號(hào)排序混亂所以在掃描前都應(yīng)該拆成單頁掃描，使檔案掃描后能與電子檔案保持統(tǒng)一，也能使檔案掃描后裝檔案袋時(shí)有一個(gè)完整的統(tǒng)一性。通過實(shí)物檔案的人工掃描整理歸檔工作，才能使檔案掃描過程與目錄管理實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)連接的關(guān)系。

4、整理順序

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述順序?qū)n案進(jìn)行適當(dāng)整理后放入掃描儀掃描：

⑴

⑵

⑶ 目錄 房屋所有權(quán)證 房屋平面圖（包括權(quán)屬附圖，分戶平面圖，草圖，規(guī)劃圖）

⑷

⑸ 各類申請(qǐng)表 身份證明（當(dāng)事人有效身份證件；單位營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書或者組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明；委托辦理的，另需提交有效的授權(quán)委托書及代理人身份證件）

⑹ 交驗(yàn)的權(quán)屬證件文書（房屋權(quán)屬證書、國有土地使用權(quán)證；商品房買賣合同；商品房銷售發(fā)票；商品房結(jié)算清單；契稅稅票及其它完稅證明）

⑺ 交驗(yàn)的其他證件文書；（有關(guān)竣工驗(yàn)收證明材料和其他必要材料;）

⑻ 其他材料（收件收據(jù)）

以便在掃描后編碼時(shí)方便整理，簡化掃描時(shí)間，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

4、掃描后各類文件的編碼分類

為了規(guī)范檔案中的各項(xiàng)目錄和內(nèi)容。將所有掃描好的圖像的文件名重新按照類別進(jìn)行代碼命名，包括確定檔案目錄進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫中便于查找：目錄編碼代號(hào)為 “0000” 一房屋所有權(quán)證編碼代號(hào)為“C”一房屋平面圖編碼代號(hào)為 “T”一各類申請(qǐng)表編碼代號(hào)為“S”一當(dāng)事人身份證件編碼代號(hào)為“R”一交驗(yàn)的權(quán)屬證件文書編碼代號(hào)為“Z”一交驗(yàn)的其他證件文書編碼代號(hào)為“Y”一其他材料編碼代號(hào)為“0002”。

5、將數(shù)據(jù)提交入虛擬數(shù)據(jù)庫

6、導(dǎo)入虛擬數(shù)據(jù)庫之后可以對(duì)照上下卷的檔案材料做對(duì)應(yīng)的校對(duì)和質(zhì)量檢查，檢查無誤后導(dǎo)入終端電子數(shù)據(jù)庫。

7、完成掃描導(dǎo)入后將檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。