辦公用品管理暫行辦法

本辦法為君創(chuàng)有限公司印發(fā)執(zhí)行的管理辦法，是按照君創(chuàng)公司的組織架構(gòu)結(jié)合釘釘流程審批規(guī)范修訂而成的。

第一章

總

則

第一條

為加強(qiáng)公司辦公用品管理，提高利用效率，節(jié)約辦公成本，制訂本辦法。

第二條

辦公用品由綜合管理部統(tǒng)一采購(gòu)、管理、發(fā)放。

第三條

辦公用品的管理原則是：

（一）嚴(yán)格流程。

辦公用品的計(jì)劃、采購(gòu)、領(lǐng)用，必須嚴(yán)格履行審批流程。

（二）清晰記錄。

辦公用品必須建立實(shí)物臺(tái)賬，將購(gòu)置成本、購(gòu)置日期、存放地點(diǎn)、保管部門（人員）以及處理方式等清晰完整記錄下來(lái)。

（三）精心愛(ài)護(hù)。

全體員工都要細(xì)心使用、精心愛(ài)護(hù)辦公用品。

（四）責(zé)任追究。

辦公用品的管理堅(jiān)持“誰(shuí)使用，誰(shuí)負(fù)責(zé)”。因管理人或使用人主觀因素造成辦公用品丟失損壞的要承擔(dān)賠償責(zé)任，所在部門主管承擔(dān)連帶經(jīng)濟(jì)處罰責(zé)任。

第四條

本辦法適用于公司及其分、子公司。

第二章

辦公用品的分類與責(zé)任劃分

第五條

根據(jù)使用年限和耐用程度，辦公用品可分為消耗品和管理品兩類。

（一）消耗品是指使用年限在一年以內(nèi)或單位價(jià)值在叁佰元以下的辦公用品，主要包括：鉛筆、簽字筆、筆芯、信箋、信封、打印紙、復(fù)寫紙、印刷品、膠水、膠帶、訂書釘、大頭針、曲別針、夾子、圖釘、修正液、橡皮、賬冊(cè)、卷宗、檔案袋（盒）、標(biāo)簽、紙杯、粘鉤、印泥補(bǔ)充液、硒鼓、推夾器、膠條、膠棒、筆記本、白板筆、電池等。

（二）管理品是指使用年限在一年以上或單位價(jià)值在叁佰元以上的辦公用品，主要包括：文件夾、文具盒、美工刀、剪刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、筆筒、印泥、直尺、計(jì)算器、驗(yàn)鈔機(jī)、電話機(jī)、插線板、路由器、鍵盤、桌牌、鼠標(biāo)等。

第六條

辦公用品的管理責(zé)任劃分如下：

（一）使用人責(zé)任。

辦公用品的使用人為直接責(zé)任人，對(duì)所分配的辦公用品日常管理負(fù)全部責(zé)任。辦公用品使用中應(yīng)避免出現(xiàn)以下情形：

1、將辦公用品隨意放置，無(wú)人管理。

2、故意損壞、破壞辦公用品。

3、超負(fù)荷使用辦公用品，導(dǎo)致其效能降低、使用壽命縮短。

4、將辦公用品隨意私藏侵吞。

5、隨意浪費(fèi)辦公用品。

6、對(duì)出現(xiàn)故障的辦公用品隨意摔碰、丟棄、藏匿。

7、其它不愛(ài)護(hù)辦公用品的行為。

出現(xiàn)上述行為一次的，直接責(zé)任人按照辦公用品原價(jià)的2倍進(jìn)行賠償；出現(xiàn)兩次及以上的，給予警告處分。

（二）部門主管責(zé)任。

各部門主管對(duì)分配至本部門的辦公用品管理負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。本部門員工承擔(dān)辦公用品賠償責(zé)任時(shí)，每次從部門主管工資中扣除伍拾元。

（三）綜合管理部責(zé)任。

綜合管理部是公司辦公用品管理的牽頭組織部門，對(duì)辦公用品管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，具體責(zé)任如下：

1、建立《辦公用品實(shí)物臺(tái)賬》，確保賬實(shí)相符。

2、根據(jù)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)、辦公用品臺(tái)賬和庫(kù)存，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。

3、每月對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行一次盤點(diǎn)，認(rèn)真核對(duì)、及時(shí)調(diào)整《辦公用品實(shí)物臺(tái)賬》。

4、檢查監(jiān)督各分（子）公司辦公用品管理規(guī)定的落實(shí)情況。

第三章

辦公用品的計(jì)劃與采購(gòu)

第七條

綜合管理部行政助理根據(jù)辦公用品消耗與庫(kù)存，編制辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，每月月底前通過(guò)釘釘發(fā)起“采購(gòu)申請(qǐng)”流程，審批人為綜合管理部行政經(jīng)理、綜合管理部總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁、執(zhí)行董事，抄送人為所有副總裁、綜合管理部。

第八條

綜合管理部根據(jù)審批后的辦公用品采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)人員須經(jīng)常了解辦公用品供應(yīng)商及市場(chǎng)價(jià)格，保證最優(yōu)性價(jià)比和質(zhì)量。辦公用品采購(gòu)計(jì)劃自審批后，一般應(yīng)于5個(gè)工作日內(nèi)完成采購(gòu)。采購(gòu)時(shí)應(yīng)詳細(xì)了解產(chǎn)品的性能功用、質(zhì)量評(píng)價(jià)等信息，擇優(yōu)購(gòu)買。在認(rèn)真核對(duì)產(chǎn)品數(shù)量、價(jià)格并開(kāi)具發(fā)票后，支付對(duì)方貨款。

第九條

如使用京東、淘寶等電商平臺(tái)購(gòu)買，則應(yīng)選擇好相應(yīng)的公司開(kāi)票信息，填寫好收貨地址和聯(lián)系人員，確保采購(gòu)過(guò)程安全、高效。

第十條

特殊情況處理。采購(gòu)任務(wù)較為急迫時(shí)，可報(bào)請(qǐng)輪值總裁或總裁批準(zhǔn)后抓緊購(gòu)買，事后補(bǔ)發(fā)采購(gòu)審批流程。

第十一條

所采購(gòu)的辦公用品入庫(kù)時(shí)，必須填寫《辦公用品入庫(kù)單》（見(jiàn)附件）。此單一式兩份，一份交財(cái)務(wù)中心，一份由綜合管理部行政助理留存。

第四章

辦公用品的領(lǐng)用與管理

第十二條

每周二申請(qǐng)人通過(guò)釘釘發(fā)起“物品領(lǐng)用”流程，審批人為綜合管理部行政經(jīng)理、行政助理，抄送人為所有副總裁、綜合管理部。出現(xiàn)辦公用品急用等特殊情況時(shí)，可單獨(dú)申請(qǐng)領(lǐng)用審批流程。

第十三條

辦公用品領(lǐng)用時(shí)，走完網(wǎng)上流程后，到綜合管理部行政助理處簽字領(lǐng)取。

第十四條

管理品再次領(lǐng)用須以舊換新；如有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)修理；如有遺失，應(yīng)由領(lǐng)用人按照原價(jià)賠償。

第十五條

新員工到崗時(shí)，所需辦公用品由綜合管理部安排發(fā)放。

第十六條

員工離職（轉(zhuǎn)崗）時(shí)，須與行政經(jīng)理及崗位交接人完成辦公用品交接或歸還后再履行其它手續(xù)。

第十七條

綜合管理部行政助理每月最后一天（如遇法定節(jié)假日順延至次日）盤點(diǎn)庫(kù)存，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。

第十八條

綜合管理部須根據(jù)辦公用品的消耗及領(lǐng)用情況，保持合理的庫(kù)存種類和數(shù)量，以保證正常使用、減少資金占用。

第十九條

綜合管理部行政助理須防止辦公用品受潮、蟲(chóng)蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。

第五章

附

則

第二十條

本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)制定、修改、解釋。

第二十一條

本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。