醫(yī)療投資有限公司

文件編號

XXX-QP7.4-2016

版本號

B/0

文件名稱

采購控制程序

頁

數(shù)

1目的對采購過程及供方進行控制，確保所采購的物品符合規(guī)定和使用要求。

2范圍

適用于對采購物品及供方提供服務的控制；對供方進行選擇、評價和管理。

3權責

3.1

采購部負責組織首營企業(yè)和首營產品的審核工作。

3.2

采購部門負責編制《供應商名錄》，跟蹤供方質量反饋信息及供方評價；

3.3

采購部門負責編制常規(guī)物資的采購計劃；

3.4

總經理負責批準特殊采購產品合同以及特殊采購。

程序要求

4.1?采購分類

采購部門根據(jù)公司業(yè)務運作特性將采購分為A、B、C三類，A類采購：為本公司醫(yī)療器械及醫(yī)療器械耗材的采購。

B類采購：為辦公設備及其他輔助辦公設施、設備、軟件的采購。

C類采購：為本司辦公耗材及其他零星采購。

4.2采購流程

4.2.1

A類采購，需銷售部編制年度《銷售計劃》，經總經理批準后，提前報告給采購部門，采購部門接到《銷售計劃》后編制《年度采購計劃》按規(guī)定的周期進行采購。

4.2.2

B、C類采購，需請購部門填寫《采購計劃》經部門主管審核，批準后，提前提報行政部，行政部接到《采購計劃》按規(guī)定的周期進行采購。

4.2?對供方的控制

4.2.1由采購部負責對供方的日常供貨及服務活動進行記錄并控制，同時制訂采購產品清單。

4.2.2?對供方的評價

4.2.2.1首營企業(yè)和首營產品的的審核評價；

對于首營企業(yè)和產品，由采購部組織相關部門是首營企業(yè)和首營產品進行審核，審核范圍包括：

a)

首營企業(yè)的資質；收集企業(yè)的合法資質，加蓋供貨企業(yè)印章的《營業(yè)執(zhí)照》、《醫(yī)療器械經營許可證》、《產品注冊證》的復印件以及銷售人員授權書。并審核資質是否與經營產品相符。

b)

產品的檢驗合格證明文件，包括：說明書、合格證。

c)

首營企業(yè)需提供《供方質量保證調查表》，必要時由采購部組織質量部、銷售部以及其他相關部門，對供方現(xiàn)場進行審計。

d)

對以上資料審核通過后，經總經理批準由采購部將其添加到《合格供應商名錄》中作為合格供應商管理。

4.2.2.2供應商年度評審：

采購部每年對合格供應商進行年度評審，評審的依據(jù)按供應商《供應商審核制度》執(zhí)行，并將評審結果填寫到《供方年度評審表》

。主要評價供應商以下幾方面：

a)

到貨產品及時率；

b)

到貨產品合格率；

c)

產品采購價格優(yōu)勢；

d)

供應商差錯率；

e)

供應商年度業(yè)績；

f)

供應商服務是否到位；

根據(jù)以上幾點，采購部對合格供應商進行年度評審。對評審合格的，繼續(xù)保留合格供方資格，對于評審不合格的，發(fā)出通知并要求供應商整改。對于不能達到整改要求的供方取消合格供方資質。

4.2.3供方供貨質量問題的處理

供方產品如出現(xiàn)質量問題，采購部門應向供方發(fā)出《品質異常處理單》，質量部跟蹤驗證改善效果，如兩次發(fā)出《品質異常處理單》而質量沒有明顯改進的，應取消其供貨資格

4.2.4采購計劃

采購部門編制《采購訂單》，部門主管審核，總經理或授權人批準后實施采購計劃；對于需臨時采購的，申請部門說明臨時采購的原因，經總經理或授權人批準后實施采購。

4.2.4.1采購實施

a)采購部門依據(jù)經過審批的《采購計劃》，按照采購物品的技術標準在《供應商名錄》中選擇供方并進行采購，經審批后的《采購計劃》除價格刪除外，保留所有信息并提供一份給倉儲，倉儲在物品進貨入廠過程中按照《采購計劃》內容核對相關信息，包含供應商、品名規(guī)格及數(shù)量。如有疑問及時反饋并追蹤處理結果；

b)第一次向合格供方采購重要物品，應簽訂《采購合同》，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、技術標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等，《采購合同》由總經理（或授權人）簽訂，采購人員與供方以各種形式實施采購，如合同、協(xié)議、電話定貨發(fā)票等；

c)

采購部門根據(jù)需要將相應的技術標準作為合同附件提供給供方；

d)

采購前，采購部門應核實提供給供方的技術標準是否有效，《采購訂單》由采購部門經理確認后實施采購。

4.2.4.2采購文件

本公司的采購文件包括《采購計劃》、、《采購合同》及附件等，它們應包括擬采購產品的如下信息：

a)對產品的質量要求；

b)對產品的驗收要求；

c)其他要求如價格、數(shù)量、交付等。

適當時還包括：

a)對供方的產品、程序、過程人員提出有關批準或資格鑒定的要求，如對供方產品的安全認證要求，對設備及人員要求、委托檢測的服務要求等；

b)適用的質量管理體系要求。

4.2.4.3公司采購文件由實施部門收集、整理后定期交行政部統(tǒng)一存儲保管。采購文件生效前，應由實施部門負責人對其內容是否適當和全面進行審批。

4.2.4.4采購驗證

對采購的產品可以有如下幾種驗證方法：

a)由質量部或其它相關部門進行驗證；

采購物品進廠后，由倉儲填寫入庫單據(jù)，通知質量部檢驗人員或使用部門進行驗證，檢驗員或使用部門參照《產品驗收規(guī)范》進行驗證，并填寫《醫(yī)療器械驗收記錄》。驗收合格的物品，檢驗員或使用部門在入庫單上簽字確認，不合格物品開立《品質異常處理單》通知相關部門并追蹤處理結果。

注：使用部門申請且不是本公司銷售產品無需填寫《醫(yī)療器械驗收記錄》需在《出庫單》及《設施設備驗收單》上簽字確認即可；

b)

由顧客在收貨時實施驗證；

c)

由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；

d)

由顧客在供方現(xiàn)場實施驗證

e)

由供應商直接發(fā)往公司申請部門人員的工作場所（例如展會其他形式的工作場所）由一般情況下，本公司采取a)、b)兩種類驗證方法，如果出現(xiàn)后幾種情況，采購部門應在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產品放行的方法。

4.2.4.5驗證活動可包括檢驗、測量、觀察、工藝驗證、提供合格證明文件等方式。

4.2.4.6顧客的驗證不能免除本公司提供合格產品的責任，也不能排除其后顧客退貨的可能。

4.3??公司經營用輔助物品供方的控制

公司經營用輔助物資供方包括：辦公用品、設備、通訊工具、交通工具等。對該類物資的采購，由采購部門依據(jù)相關物資的資料或標準，實施采購，不再進行供方評價，只進行進貨驗證。

對為本公司提供服務的供方，如檢測、物流機構等，應選擇有相應資格證明或為國家認可的授權部門，本公司不再進行供方評價。

5相關文件

5.1《采購入庫及銷售出庫管理制度》

Ryzur-WI-PD01-2016

5.2《供貨者資格審核的規(guī)定》

Ryzur-WI-PD02-2016

6相關記錄

6.1

《供應商名錄》

Ryzur-QR-QP7.4-01

6.2

《采購訂單》

Ryzur-QR-QP7.4-02

6.3

《物資采購計劃》

Ryzur-QR-QP7.4-03

6.4

《年度采購計劃》

Ryzur-QR-QP7.4-04

6.5

《供方評審記錄》

Ryzur-QR-QP7.4-05

6.6

《供方年度評審表》

Ryzur-QR-QP7.4-06