第一篇：公文行文規(guī)則(上)

公文行文規(guī)則（上）

李克實(shí)

中國(guó)人事科學(xué)研究院 副院長(zhǎng)

前面講到公文的體制包括外觀、關(guān)聯(lián)、語(yǔ)言，也就是說我們公文寫的再好，如果行文規(guī)則錯(cuò)了，前面做的事情就等于前功盡棄。所以公文的規(guī)則是非常嚴(yán)格的，在行文時(shí)，必須按照有關(guān)規(guī)定去進(jìn)行，這就是行文的規(guī)則。再有，就是它的外觀、格式也有一些要求，我想分成四個(gè)部分來跟大家介紹。

一、公文的行文規(guī)則

第一，公文的行文規(guī)則。公文的行文規(guī)則包括條例當(dāng)中明確標(biāo)出的，還有日常工作當(dāng)中經(jīng)常遇到的。

那么歸納起來，大概有八個(gè)方面的行文種類。第一種，我們叫內(nèi)部管理當(dāng)中的行文關(guān)系。第二種，行政隸屬關(guān)系。第三種，業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。第四種，業(yè)務(wù)主管關(guān)系。第五種，垂直管理關(guān)系。第六種，聯(lián)合行政關(guān)系。第七種，屬地管理關(guān)系。

第八種，沒有關(guān)聯(lián)的關(guān)系，主要是企業(yè)有一些事情行為。

國(guó)有企業(yè)是參照條例執(zhí)行的，一般的社會(huì)組織和我們沒有任何沒有任何組織關(guān)系的，但是又有事要聯(lián)系，要行文的，通常是按照函或者是規(guī)定的格式文件來

進(jìn)行。主要遇到的就是前面的這七種關(guān)系。

（一）內(nèi)部管理關(guān)系

我們一一做介紹。第一種叫內(nèi)部管理關(guān)系，顧名思義它的關(guān)系特征就是內(nèi)部事務(wù)的協(xié)調(diào)和管理。在行文種類當(dāng)中有一部分屬于內(nèi)部管理文件，在內(nèi)部，行文是主要的部分，函的數(shù)量也是比較多的,這些文件不往機(jī)關(guān)外部去發(fā)送。

比如說機(jī)關(guān)內(nèi)部的黨委組織的學(xué)習(xí)、活動(dòng)，行政組織的一些內(nèi)務(wù)管理事項(xiàng)等等，這些屬于內(nèi)務(wù)管理性質(zhì)的，沒有一種職能文件對(duì)外發(fā)出。還有一部分，就是對(duì)外發(fā)送的職能文件，但是內(nèi)部也要學(xué)習(xí)、知曉的，那么我們是內(nèi)發(fā)，構(gòu)成了一個(gè)內(nèi)部的行文管理關(guān)系。職能文件內(nèi)發(fā)，一般機(jī)關(guān)專門有一個(gè)內(nèi)部發(fā)文單，按照規(guī)定的范圍登記、發(fā)放。

內(nèi)部行文關(guān)系當(dāng)中，主要有兩大原則，我們把握住就可以了。第一個(gè)原則就是從簡(jiǎn)的原則。內(nèi)部管理文件的種類是在我們條例規(guī)定之外的，可能種類也比較多。如何把這些種類歸并、簡(jiǎn)化，到盡可能少。不要搞的就是種類過多，比如說有一些內(nèi)刊，建議是一個(gè)機(jī)關(guān)只有一份，最多是黨政兩個(gè)方面是兩份，就是內(nèi)刊，不要搞的滿天飛，內(nèi)刊多了以后效果并不好。現(xiàn)在是信息化社會(huì)，信息固然重要，但實(shí)際上我們也面臨著信息的分類和處理。如果信息的分類處理不好，就形成了叫信息垃圾。同樣的信息反復(fù)地重復(fù)，到處都是，反而使信息的使用效率下降，所以說不建議我們搞過多的內(nèi)刊。這是一種簡(jiǎn)化。

再有一種簡(jiǎn)化，就是說內(nèi)部發(fā)的文件不使用公文就可以解決的。比如說口頭告知、發(fā)送短信等等，盡量地不使用公文。用非公文形式解決的，也不要使用正式公文，比如說一張白紙上有幾個(gè)字就行了，也不要說這是規(guī)定的體制，因?yàn)閷弳?、辦文的程序是很繁瑣的，要盡可能地簡(jiǎn)化，包括流程上的簡(jiǎn)化。

比如說我們使用印章，主要是對(duì)外表示公文的真實(shí)性。在內(nèi)部，能夠不使用印章的就盡量不要使用。當(dāng)然內(nèi)部行文當(dāng)中，也有一些必須有印章的，比如說干部的任命、免職、處分、獎(jiǎng)勵(lì)將來都要?dú)w檔的。還有一些決定、決議要具有一定的效力，就要求有印章。而一般性的工作包括會(huì)議通知，這些都可以不用印章。

第二個(gè)原則也非常重要，叫做系統(tǒng)的原則。系統(tǒng)的原則就是一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部我們可以看作是一個(gè)獨(dú)立的行文單位、行文機(jī)構(gòu)。在對(duì)外行文上，一個(gè)獨(dú)立的行文機(jī)構(gòu)是從職能上來理解，有時(shí)差一點(diǎn)級(jí)別也都是一樣的。比如正部級(jí)機(jī)構(gòu)、副部級(jí)機(jī)構(gòu)，但是同屬于國(guó)務(wù)院直接管理，在行文上也沒有很多差別。

對(duì)外行文只有一張嘴、一個(gè)口子那就是辦公部門，這是條例里面明確規(guī)定的。機(jī)關(guān)內(nèi)部的其他業(yè)務(wù)部門沒有權(quán)利代表你這個(gè)組織直接對(duì)外行文，避免出現(xiàn)證出多門造成政策的混亂。

曾經(jīng)有一個(gè)時(shí)期比較亂，在90年代初期開始糾正，到現(xiàn)在基本上部門都沒有發(fā)文權(quán)都清理過了。但是也仍然還有少量的部門保持這種權(quán)利，這個(gè)是要嚴(yán)格控制的，避免出現(xiàn)證出多門現(xiàn)象。

辦公室一般是默認(rèn)的公文管理機(jī)構(gòu)，對(duì)外行文有兩種形式，一種是機(jī)關(guān)等級(jí)，比如說人社部的文件，再有是人社部辦公廳的文件。無(wú)論是辦公部門的文件，還是機(jī)關(guān)本級(jí)的文件都代表的你這個(gè)機(jī)關(guān)，是機(jī)關(guān)整體的主張和意見。并不能說辦公部門的文件就不代表我這個(gè)部，將來要是有官司，到了法庭上，這是辦公部門的文件同樣有效的。

再有一個(gè)，在管理系統(tǒng)上一個(gè)單位只能有一個(gè)公文處理辦法不能有多個(gè)，也不能有多層。比如，一個(gè)部委機(jī)關(guān)里頭有部長(zhǎng)辦公會(huì)、有黨組會(huì)等等，依此類推，但到了司局，還可以有司長(zhǎng)辦公會(huì)嗎？不可以的。一個(gè)部委機(jī)關(guān)只有決策的會(huì)議就是最高機(jī)構(gòu)黨組會(huì)或者是部長(zhǎng)辦公會(huì)，一般黨組會(huì)是最高的。到司局里頭，你可以開會(huì)，可以商量，各種各樣的會(huì)都行，但是你不能把它叫成是辦公會(huì)，也不能出紀(jì)要，更不能獨(dú)立地去編號(hào)發(fā)文。系統(tǒng)內(nèi)部再生小系統(tǒng)，就會(huì)造成公文管理的混亂。我們講系統(tǒng)的原則就是在一個(gè)部門當(dāng)中，不可以再節(jié)外生枝。要照這樣下去，你各個(gè)處都有處長(zhǎng)辦公會(huì)，也都有處長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要，也都有處的編號(hào)發(fā)文，不就亂成一鍋粥了，這是絕對(duì)不可以的。所以一個(gè)獨(dú)立的行文單位只能有一套系統(tǒng)。

再有一個(gè)就是發(fā)文權(quán)限的概念，任何一個(gè)組織都有一個(gè)發(fā)文權(quán)限，就是各類的行文關(guān)系。在各類行文關(guān)系當(dāng)中，你有一個(gè)確定的發(fā)文范圍，對(duì)內(nèi)，對(duì)外有多

大范圍是你的發(fā)文范圍要明確。

比如，人社部的發(fā)文范圍就是各省、區(qū)、市的社廳局，是對(duì)地方31個(gè)。橫向的，各個(gè)部委、直屬機(jī)構(gòu)的人事司，叫業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，我們要發(fā)職能性的文件，就是這個(gè)范圍，屬于內(nèi)務(wù)管理性的文件，那只能發(fā)往機(jī)關(guān)內(nèi)部，那你就不能發(fā)到我這個(gè)發(fā)文系統(tǒng)了。你只是一種指導(dǎo)關(guān)系，你就不可以連人家，連人帶事全管起來，只能管業(yè)務(wù)，你不能什么都管，這個(gè)是非常嚴(yán)格的，這是一個(gè)發(fā)文范圍的概念。有一些可能像民政部只對(duì)地方民政部門有權(quán)利發(fā)文，而各個(gè)部委里頭就沒有專門設(shè)置的相應(yīng)機(jī)構(gòu)。如果他要是給部委的話，就要上級(jí)機(jī)關(guān)去轉(zhuǎn)發(fā)，不能直發(fā)，發(fā)文范圍就是這么一大點(diǎn)。加起來的話，就是多的也不過就0是百十個(gè)左右。

超過這個(gè)范圍這就叫做超越權(quán)限，超越權(quán)限怎么辦？超越權(quán)限有超越權(quán)限的處理辦法。不是說我們是一個(gè)部級(jí)機(jī)構(gòu)，比我級(jí)別低的都可以給人家發(fā)文，那不是這樣。一些沒有隸屬關(guān)系的可以發(fā)一些函去商議，都是一對(duì)一的。商量事兒那是另外一回事兒，但是不能給人家發(fā)下行文。這是組織內(nèi)部關(guān)系，這是兩個(gè)原則。

（二）行政隸屬關(guān)系

第二，就是行政隸屬關(guān)系，也就是上下級(jí)關(guān)系。解放初期的時(shí)候，中央管干部是一直管到縣的，所以那個(gè)時(shí)候開會(huì)比較多是必然的?，F(xiàn)在，我們逐步地權(quán)利在慢慢地下放。

改革開放初期的時(shí)候，管到司級(jí)一級(jí)機(jī)構(gòu)，像大學(xué)校長(zhǎng)的任命還都是國(guó)務(wù)院直接任命的，慢慢就變成了一級(jí)管一級(jí)。行政行文現(xiàn)在就是按照一級(jí)管一級(jí)，發(fā)文范圍也是一級(jí)對(duì)一級(jí)。向上行文是不可以越級(jí)行文的，這是一個(gè)常識(shí)。像地、市政府你不可越過省、區(qū)、市政府向國(guó)務(wù)院直接行文，這叫向上越權(quán)。

相反，上級(jí)機(jī)關(guān)一般也不可以越級(jí)向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文。我之所以用一般，就是說是有特別情況是按特殊規(guī)定執(zhí)行。比如，計(jì)劃單列市，計(jì)劃單列市部分就可以按照它的有關(guān)規(guī)定行文，也就是計(jì)劃單列市和國(guó)務(wù)院可以直接行文。這是劃定范圍的，有專門的特殊規(guī)定的。

國(guó)務(wù)院行文從來都是各省、區(qū)、市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)就

這一層，從來不會(huì)發(fā)到各省、地、縣、鄉(xiāng)。這個(gè)就是一層管一層，就是向下也不可以越級(jí)。

但是，我們?cè)?jīng)發(fā)現(xiàn)過有地市級(jí)的政府發(fā)文，有這種就是各縣、市、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)，這是不可以的。那么將來機(jī)構(gòu)改革要是取消一級(jí)政府是另外一回事兒，但是目前我們是這種設(shè)置，你不可以越級(jí)，只能說在你相鄰一個(gè)層面上去發(fā)文。再有一個(gè)就是副省級(jí)城市執(zhí)行情況也比較亂，有一些自己協(xié)調(diào)、協(xié)商以后的特殊規(guī)定，一般我們認(rèn)為，副省級(jí)城市和計(jì)劃單列市的意思是不一樣的。副省級(jí)城市就是較大城市的意思，并沒有去改變它的職能關(guān)系，一般情況下，也不可以說是直接越過省和國(guó)務(wù)院行文。國(guó)務(wù)院的部門也不應(yīng)該越過省直接向副省級(jí)城市行文，或者是把副省級(jí)城市和省機(jī)關(guān)平行對(duì)待，這是一種錯(cuò)誤的做法。這里頭不排除可能有些特殊規(guī)定，但是一般來講不應(yīng)該的。計(jì)劃單列是明確是計(jì)劃單列部分，是中央直轄，所以說它可以。它也不是全部事情都可以，只是計(jì)劃單列部分。依此類推，各級(jí)的都有這種問題，比如，副地級(jí)縣和擴(kuò)權(quán)縣這兩個(gè)意思也是不一樣的。擴(kuò)權(quán)縣是按照擴(kuò)權(quán)部分去執(zhí)行，但是副地級(jí)縣只表示是較大縣，并沒有表示其他地方的改變。所以，包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)也是這樣，改革鄉(xiāng)鎮(zhèn)按照改革的部分去執(zhí)行，那么副縣級(jí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)并沒有意味著改變什么，所以說行文關(guān)系應(yīng)按照常規(guī)的去行文，不應(yīng)該跨越。

國(guó)家管理的我們通常叫部管局是根據(jù)工作的需要設(shè)定一些特殊的行文規(guī)定，按照特殊的行文規(guī)定去管理，常規(guī)的行文仍然是按照部管的原則去進(jìn)行。不可以直接越過行文，就算是與國(guó)務(wù)院直接行文，也必須要有一句話，就是經(jīng)過你的主管部的同意，這都有一些具體規(guī)定。

再有，就是企業(yè)和行業(yè)協(xié)會(huì)，行業(yè)協(xié)會(huì)有一個(gè)改革深化的問題，我們現(xiàn)在行業(yè)協(xié)會(huì)基本是掛在一個(gè)部委下面，實(shí)際上并沒有獨(dú)立。視為部委的下設(shè)機(jī)構(gòu)，也不能越過部委行文。將來的改革的方向，行業(yè)協(xié)會(huì)可能會(huì)叫做無(wú)主管社團(tuán)、無(wú)主管協(xié)會(huì)，就是它是獨(dú)立的，獨(dú)立于政府之外的。這個(gè)改革還沒有到位，恐怕這是將來的事情，將來如果到位了，它應(yīng)該是和企業(yè)是一樣的，是獨(dú)立于我們體系之外的。一般按照一些格式文件的要求或者是我們用函協(xié)商各種方式去解決。

企業(yè)不可以和行政系列的聯(lián)合行文，這也是一個(gè)原則。行政系列你可以說，黨政軍群都是可以的是吧，事業(yè)單位這都是可以的。但是，我們不可以和企業(yè)聯(lián)合行文，這是在我們這個(gè)體系之外的，這是單列的。這是上下級(jí)行政隸屬關(guān)系。

（三）業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系

第三，業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。我們大部分可能部委和省市地方的對(duì)口部門都是一種業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。像教育、衛(wèi)生、民政這都是。業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的含義是什么呢？它的關(guān)系特征就是沒有行政管理關(guān)系和管理權(quán)利，有的就是業(yè)務(wù)指導(dǎo)的關(guān)系。所以，所有的行政性的行文都不可以，所以有的業(yè)務(wù)性行文都可以，是按照這個(gè)劃分的。

什么叫行政性的行文呢？比如，干部任免、獎(jiǎng)懲、行政支出、買車買房這都是行政性的，這一類的都不可以。但是業(yè)務(wù)類的都可以，比如說我們和這個(gè)地方是一種業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系了，說地方申請(qǐng)要搞一個(gè)大學(xué)生就業(yè)試點(diǎn)工程，申請(qǐng)了專業(yè)專項(xiàng)資金的資助，經(jīng)過研究以后確實(shí)有需要，之后通過一些方式，這個(gè)錢就給到了，這是可以的。

但是，說我這個(gè)辦公樓蓋了一半沒錢了，還缺個(gè)800萬(wàn)，我們來個(gè)文，要求你再支持一下這就不可以。但是也有一些特殊情況，比如地震了，中央國(guó)家機(jī)關(guān)部委節(jié)省行政開支的5%用于災(zāi)區(qū)的支援，那是經(jīng)過中央、財(cái)政部的同意是可以的。但是，我們一般情況下，業(yè)務(wù)對(duì)口部門要行政性支出，財(cái)政部沒給這筆錢，它給的行政支出費(fèi)用是管機(jī)關(guān)吃飯的事兒，管不到地方上，這是兩個(gè)事情。

業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系里頭，他可能有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)一種叫做交叉管理。比如，我們舉一個(gè)例子，某個(gè)省的財(cái)政廳要組織本省的高級(jí)會(huì)計(jì)師資格考試發(fā)了一個(gè)通知，這個(gè)通知里就有違反國(guó)家有關(guān)職稱、高級(jí)職稱評(píng)定考試的有關(guān)內(nèi)容。國(guó)家規(guī)定中級(jí)職稱崗位任職滿5年才能夠晉升高級(jí)，那么它來了一個(gè)夠3年的就可以，這就違反了國(guó)家有關(guān)規(guī)定。職稱這事兒誰(shuí)管，我們簡(jiǎn)稱叫職稱，這個(gè)應(yīng)該是準(zhǔn)備地叫做專業(yè)技術(shù)職務(wù)。這事兒是人社部管，人社部發(fā)現(xiàn)了這個(gè)事情，說是你們省里頭把5年給說成3年了這個(gè)事兒，他管不管呢？當(dāng)然得管，不管的話，這是你的失職，你得管。那你怎么管？

這有多種途徑，一個(gè)就是給他省的人社廳行文，要求人社廳對(duì)這個(gè)事兒進(jìn)行

干涉和處理，然后情況反饋。這是一條線。第二條線，是我是個(gè)省部級(jí)機(jī)構(gòu)，那你是個(gè)廳局級(jí)機(jī)構(gòu)，我直接給你行文，要求你糾正并將情況反饋。這是第二條線。第三條線就是，你不財(cái)政廳嗎，我管不了你，我找財(cái)政部管你。那么這是第三條線。還有第四條線，說你不是省里的嗎？我找你省政府，讓省政府去管你，然后情況反饋給我。

這四條線在實(shí)際情況下都有，但是這里頭只有一種是正確的就是第四條線。前面三條線都不同，那么我們講第一條線，這個(gè)事兒可能就是他本省的人社部門去反映的，那么他干涉未果，然后就上報(bào)他的同級(jí)政府。同時(shí)抄報(bào)你的業(yè)務(wù)部門專業(yè)部委。你再把這個(gè)球給踢回去，那人家怎么處理？這原路返回了是吧，將來就是誰(shuí)反映情況誰(shuí)去辦，這個(gè)恐怕不行。向你報(bào)的意思就是他要求得一個(gè)更高規(guī)格和級(jí)別的支持，而不是你就這個(gè)球又原路給我踢回來，是非常讓人家為難的事情，也是一個(gè)非常不暢的渠道，這是不可以的，我們相當(dāng)多的事情就是這么辦的，這樣就會(huì)使你的行政效力非常地弱，你自己辦的也不舒服，也不痛快。

第二條線就更忌諱了，這個(gè)就好比你們處理鄰里關(guān)系的時(shí)候，人家家的孩子淘氣，人家父母不在家，你可以不可以沖出去噼里啪啦把人家孩子打一痛屁板，打的人家哇哇大哭，等到他父母下班回來，你還說你們工作忙我替你教訓(xùn)你兒子了。你以為他是謝謝你，他不揍你呀。這個(gè)就是替人家老子教訓(xùn)人家兒子，這種事兒咱們干不得。你這么辦了以后，不但事情可能得不到糾正，省里還對(duì)你有意見。將來他當(dāng)省長(zhǎng)的話，到你這個(gè)地方來見了你開會(huì)，他說我得謝謝你，你把我的事兒都替我干完了，那不這挖苦你呢，這是不可以的，非常忌諱的事情。

第三個(gè)渠道也是不對(duì)。比如，財(cái)政部是管全國(guó)財(cái)政的，他又不是管你職稱的。那你讓他去糾正，人家職稱的事兒怎么糾正呢。所以那我找他的人事司，他的人事司人家是管機(jī)關(guān)人事的又不是管全國(guó)人事的。所以說就是讓人家很為難，甚至是看笑話，說你們?cè)趺椿厥?，這基本的規(guī)矩都不知道，你管不了把這球踢到我這兒來了。

那么剩下一種，就是唯一一個(gè)解決途徑，就是說你有事兒找人家老子說話，說你孩子調(diào)皮了，國(guó)家規(guī)定的是5年，他給弄成3年了，你得去說說，他會(huì)不會(huì)說

省里不管，一般來說不會(huì)。

省里說是，你不能違反國(guó)家規(guī)定，這個(gè)事兒我們查處，處理完了以后，由省里復(fù)函，這個(gè)事兒就算解決了。那么省里頭，如果說是我就是這樣，我就這么辦了，那么搞頂了，搞頂了怎么辦？那還有最后一條路，就是說兄弟之間說不成，咱們就找共同的老子，那你就是說向國(guó)務(wù)院報(bào)告，說某個(gè)省干了一個(gè)事兒，經(jīng)我們指出要求他變更進(jìn)行查處，他又不予理睬，那就讓總理找他，讓國(guó)務(wù)院找他了。這個(gè)問題就嚴(yán)重，但是一些重大的原則問題的話，那恐怕就只好走這一條路了。組織之間的負(fù)責(zé)人也都不想把問題搞到這個(gè)程度上去解決。所以，我們這個(gè)就是平行的，行文協(xié)商都可以了。

行文的方式是什么？就是函。平行機(jī)關(guān)之間，經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的，比如會(huì)議通知。當(dāng)然我們也都可以說，平行的向省級(jí)機(jī)關(guān)行文也是可以的，但是你前邊一定有一句，就是經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，沒有這句話不行。這是業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的處理。

（四）業(yè)務(wù)主管關(guān)系

第四個(gè)就是業(yè)務(wù)主管關(guān)系，也叫歸口關(guān)系。像各個(gè)部委之間都有一件事兒捏在別人手里，我要花錢得找財(cái)政部，財(cái)政部出國(guó)得找外交部，外交部要調(diào)人得找人社部。而且各自機(jī)關(guān)里頭都有相應(yīng)的這種機(jī)構(gòu)設(shè)置，但是這種機(jī)構(gòu)是只管本機(jī)關(guān)的事務(wù)，不是管全國(guó)的事務(wù)。那么相互之間這個(gè)行文叫什么？2000年之前叫做相互請(qǐng)示和批復(fù)，和給上級(jí)機(jī)關(guān)的格式是一樣的。后來，有學(xué)者們提出來，你是平級(jí)別的行政機(jī)關(guān)之間的話，你采用這種方式不合適，最后折中的結(jié)果就是使用函頭，但是這仍然是一種核審事項(xiàng)，是用函來進(jìn)行請(qǐng)示和批復(fù)事項(xiàng)，這是允許的。

現(xiàn)在我看基本上是各大部分機(jī)關(guān)都是這么辦的，在這種關(guān)系當(dāng)中，我們也應(yīng)注意只能是機(jī)關(guān)本級(jí)之間的交往行文是可以的。不可以是你機(jī)關(guān)內(nèi)部的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人家部級(jí)交往。

比如外事司，外事司是否可以給外交部直接行文呢？不可以。你必須是要以人社部蓋著國(guó)徽章。對(duì)外交部行文或者是一般的行政事務(wù)，就是人社部辦公廳對(duì)外交部的辦公廳不可以直接對(duì)人家的司局。業(yè)務(wù)司局也不可以直接對(duì)其他部委的司局行文，一定要通過你的部。我剛才講的發(fā)文口徑只有一個(gè)就是辦公部門，而且對(duì)外行文只有這個(gè)機(jī)關(guān)本級(jí)和辦公部門兩種，你不可以再有司局行文。一直到現(xiàn)在還有一些基層政府沒有安全解決這個(gè)問題，實(shí)際上這個(gè)要求已經(jīng)是很多年了，曾經(jīng)司局可以直接對(duì)外的。而現(xiàn)在，直接對(duì)外行函行不行？嚴(yán)格要求的話，行函也不可以，除非是非公文的聯(lián)系、聯(lián)絡(luò)。凡是編文號(hào)的這種行文都不可以，這是一個(gè)嚴(yán)格的要求。我們恐怕離這個(gè)規(guī)范還是有差距，這是業(yè)務(wù)主管關(guān)系。

（五）垂直管理關(guān)系

第五個(gè)就是垂直管理關(guān)系。顧名思義，這個(gè)實(shí)際上沒有一個(gè)很嚴(yán)格的界限分別。各個(gè)行業(yè)、機(jī)關(guān)都有特定的一些規(guī)定。具體執(zhí)行就要按特定的規(guī)定執(zhí)行。

大類上，我們分為垂直和半垂直。各個(gè)部門行業(yè)的規(guī)定各不相同，比較典型的垂直就是海關(guān)、金融，我們通常稱為條條管理。這不光是業(yè)務(wù)指導(dǎo)，還包括人、行政事務(wù)，都是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)他進(jìn)行管轄，但是他又不完全是一種隸屬。

他還有屬地管理部分。比如，干部的考察等等。區(qū)別于一種隸屬，只有一條線就是中央政府，行業(yè)之間的話就沒有隸屬。還有半垂直，比如海關(guān)，他是海關(guān)官長(zhǎng)，下級(jí)海關(guān)官長(zhǎng)是上一級(jí)海關(guān)認(rèn)定，這就直接是他認(rèn)。公安就不一樣了，公安局局長(zhǎng)是他同級(jí)政府任命，但是有一個(gè)要求，必須是經(jīng)過上一級(jí)公安機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)。這個(gè)和我們業(yè)務(wù)指導(dǎo)的又不一樣了，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的話，你就沒有什么這個(gè)權(quán)限，人家要認(rèn)誰(shuí)就認(rèn)誰(shuí)，那么這個(gè)罪多了，他會(huì)征求你的意見，就到頭了。所以，對(duì)下面的干部就是業(yè)務(wù)指導(dǎo)就沒有什么發(fā)言權(quán)，但是這個(gè)公安機(jī)關(guān)就不一樣。再有一個(gè)，我們理解為可能有一些屬于行政類的，在公安機(jī)關(guān)就不一定。比如，業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的，他要買車，那就是行政支出了。但是公安買車那叫裝備，那可能又不一樣了，全國(guó)統(tǒng)一裝備，所以說公安部門不叫財(cái)務(wù)司，人家叫裝備財(cái)務(wù)局。他管的也不一樣了，性質(zhì)也不同了，這個(gè)就按照具體的管理關(guān)系有專門的制度規(guī)定去進(jìn)行。這是垂直和半垂直。

（六）聯(lián)合行政關(guān)系

再有一個(gè)，就是聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的特點(diǎn)是你涉及到人家職能權(quán)限了，所以要進(jìn)行聯(lián)合行文。你沒有涉及人家職能權(quán)限，就不要湊這個(gè)熱鬧。我見到過一

個(gè)，是這個(gè)部門的聯(lián)合行文要搞社會(huì)公益項(xiàng)目，結(jié)果聯(lián)合了19個(gè)部委，我就是覺得有一點(diǎn)湊熱鬧的嫌疑。社會(huì)公益，你要說有關(guān)系，可能都有關(guān)系，但是你沒有職能管理關(guān)系，那么大家就是覺得這種事兒，反正是漏個(gè)頭兒支持一下。我們聯(lián)合行文的原因，是因?yàn)槟闵婕暗饺思业臉I(yè)務(wù)主管，人家的職能了，你不能夠不聯(lián)合，要不讓的話，你的這公安效力到達(dá)不了那一點(diǎn)，你不涉及人家職能的地方，你就不要去，就是說是去湊這個(gè)熱鬧，那么就是不要去聯(lián)合行文。這個(gè)界限要分清楚。

一個(gè)主辦機(jī)關(guān)和會(huì)辦機(jī)關(guān)，經(jīng)過協(xié)商，最后聯(lián)系行文意見一致，然后各個(gè)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人簽名，報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)開始實(shí)行了，有一些可能就是說需要報(bào)。比如部委之間聯(lián)合行文有的也要國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，然后以部委的聯(lián)合形勢(shì)下發(fā)。

有時(shí)候，會(huì)辦機(jī)關(guān)不積極。比如，中小學(xué)教師漲工資，執(zhí)行機(jī)關(guān)一般很積極的，政策部門也支持，還有一個(gè)保障部門，那就是說你沒錢這個(gè)你也沒法執(zhí)行，那財(cái)政部就覺得，說我年初沒有這個(gè)預(yù)算。你年終提出來的這個(gè)事兒我很難辦，沒錢。但是，大家呼聲很高，中央也有指示，你沒錢怎么辦，最后他申著申著就不答復(fù)。那不答復(fù)那怎么辦呢，有規(guī)定7個(gè)工作日為限，如果超過7個(gè)工作日不答復(fù)叫做預(yù)期不復(fù)。預(yù)期不復(fù)的話，主辦機(jī)關(guān)就可以一家或者是兩家，缺你一家。上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)并說明情況說這個(gè)他們就是不吭聲。將來，要追查責(zé)任，追查你會(huì)辦機(jī)關(guān)的責(zé)任。有一些責(zé)任可能造成嚴(yán)重?fù)p失的話，追究法律責(zé)任也難說，這是有要求的。所以，會(huì)辦機(jī)關(guān)要積極地響應(yīng)主辦機(jī)關(guān)，你有什么意見你就講。你別不吭聲，不吭聲不是個(gè)辦法，你躲了初一，躲不了十五。

再有，就是主辦機(jī)關(guān)也要積極地聯(lián)絡(luò)會(huì)辦機(jī)關(guān)促進(jìn)這個(gè)事情進(jìn)行。再有第三種情況，就是說我干脆不同意，我告訴你我一大堆理由，我不可能同意。

那么這個(gè)我就協(xié)調(diào)升級(jí)，協(xié)調(diào)升級(jí)最后兩個(gè)單位的一把手見面，仍然協(xié)調(diào)不下來怎么辦？就是我們開始舉的那個(gè)例子，就是主辦機(jī)關(guān)列明各方的理?yè)?jù)，提出辦理建議，然后經(jīng)過相關(guān)機(jī)關(guān)的一把手簽字，報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

如果我們?cè)谵k理這個(gè)件的時(shí)候，各自辦各自的，那么說你不同意沒關(guān)系，反正我就發(fā)了這個(gè)文。這個(gè)可能會(huì)招來嚴(yán)重后果，就是證出多門的分歧和后果。

在地方執(zhí)行的時(shí)候，也會(huì)造成一些對(duì)立，像這種就要由上級(jí)機(jī)關(guān)明令撤銷，這是很重的處分。

對(duì)于不嚴(yán)重的錯(cuò)誤還有一種處理辦法就是廢止。曾經(jīng)，我們這有一個(gè)執(zhí)行部門，說給大家發(fā)一點(diǎn)補(bǔ)助通信費(fèi)用。但是，沒有通過政策部門就決策了。而且財(cái)政部門覺得是個(gè)好事兒也同意了。然后沒有政策主管部門，他兩家人一商量就把文發(fā)了，就把錢發(fā)了。這明顯是違規(guī)。當(dāng)時(shí)，見到這個(gè)文件以后怎么辦呢？那就是說那趕緊發(fā)吧，發(fā)晚了就不讓發(fā)了。結(jié)果我們發(fā)了3個(gè)月的補(bǔ)助，文又被廢止，發(fā)了那就發(fā)了，不發(fā)的那就不能發(fā)了，占了一點(diǎn)小便宜。還有很多單位反映還沒發(fā)了，沒發(fā)的就不能發(fā)了被廢止。但是被撤銷就不一樣了，被撤銷那就是說發(fā)了的還得追回來，這叫做被撤銷。這涉及到其他部門職權(quán)事項(xiàng)，我們是要協(xié)商解決，這是第六個(gè)。

（七）屬地管理關(guān)系

第七個(gè)就是屬地管理關(guān)系。就是我們要把握協(xié)商的原則。協(xié)商的原則就是說是大家都同意，就按照這個(gè)辦。我們隨著社會(huì)發(fā)展，可能也可能感覺到越來越多的事物，慢慢會(huì)屬地化管理。

比如防火防盜、治安管理。包括募捐，現(xiàn)在募捐也非常亂，一有個(gè)事兒的話，嘩啦嘩啦到處捐，捐了一大堆也沒有一個(gè)梳理，最后堆在那地方造成很大的浪費(fèi)。包括運(yùn)輸，送達(dá)環(huán)節(jié)還是有很多的毛病的。像這些社會(huì)事務(wù)會(huì)慢慢地屬地化管理，有一些可能就屬地化管理在改革當(dāng)中還沒有到位。比如醫(yī)保制度，我們現(xiàn)在還依托于住地的行政機(jī)關(guān)去負(fù)責(zé)報(bào)銷事故，把一道關(guān)。因?yàn)楝F(xiàn)在醫(yī)保機(jī)構(gòu)沒有那么強(qiáng)大。將來到位的話，那就跟你住地機(jī)關(guān)沒關(guān)系了，你要看病就找醫(yī)生，上醫(yī)院，要報(bào)銷你找醫(yī)報(bào)機(jī)構(gòu)。那么你和你所在的機(jī)關(guān)只有一個(gè)關(guān)系，就是你要占用工作時(shí)間去看病要請(qǐng)假，別的就沒啥關(guān)系了，但是我們現(xiàn)在顯然沒有走到這一步。所以，中間就有若干的事情需要協(xié)調(diào)處理，有很多的事務(wù)就需要協(xié)商。

再有一個(gè)，就是避免出現(xiàn)簡(jiǎn)單行文，造成做低行政，低行政級(jí)別的政府機(jī)關(guān)向高行政級(jí)別的住區(qū)機(jī)關(guān)發(fā)下行文，這是搞的關(guān)系非常不順。比如說在東城西城地界里頭，國(guó)家省部級(jí)機(jī)關(guān)就有若干家，那么你一個(gè)區(qū)政府辦公室、一個(gè)處級(jí)機(jī)

構(gòu)，你給省部級(jí)住區(qū)機(jī)關(guān)發(fā)通知這就不合適。你可以采取一些非公文方式解決，也可以采取登報(bào)的方式、通告的方式去解決。

如果要解決，用函的方式去解決，函就是不相隸屬機(jī)關(guān)之間辦事你使用函，而且函的一個(gè)原則叫做同級(jí)對(duì)等。就是你是一個(gè)處級(jí)機(jī)構(gòu)，你最好對(duì)人家的一個(gè)業(yè)務(wù)處，業(yè)務(wù)部門。比如部委辦公廳的辦公室，你最好是聯(lián)系這個(gè)。如果是治安問題，你聯(lián)系人家的保衛(wèi)處，這種行函也都是可以的。還有有一些可能是特殊的事情，以本著雙方都能夠接受的方式去解決。如果屬地關(guān)系完全屬地化了，可能就不需要行文關(guān)系了或者很少有行文關(guān)系了。現(xiàn)在改革沒有完全到位，特殊情況本著實(shí)事求是的原則特殊處理。

（八）沒有關(guān)聯(lián)的關(guān)系

還有一些特殊行文用函的方式，企業(yè)沒有級(jí)別，法人地位同級(jí)對(duì)等，企業(yè)沒大小，相互之間以示尊重的方式進(jìn)行聯(lián)系。這是第一個(gè)行文規(guī)則。

第二篇：最新黨政機(jī)關(guān)公文格式(上行文)

份號(hào)

密級(jí)★期限

緊急程度

某某縣某某某某某某局文件

某某字〔201X〕XX號(hào)簽發(fā)人：某某某

標(biāo)題

受文機(jī)關(guān)：

正文

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………。

某某縣某某某某某某某某某局

201X年XX月XX日

（附注）

抄送：某某縣某某某某某某某某局，某某縣某某某某某某某某所。某某縣某某某某某某某某某局201X年XX月XX日印發(fā)— 2 —

第三篇：最新黨政機(jī)關(guān)公文格式(上行文)

份號(hào)密級(jí)★期限 緊急程度

某某縣某某某某某某局文件

某某字〔201X〕XX號(hào) 簽發(fā)人：某某某

標(biāo)

題

受文機(jī)關(guān)：

正文

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………。

某某縣某某某某某某某某某局

201X年XX月XX日

（附注）

抄送：某某縣某某某某某某某某局，某某縣某某某某某某某某所。某某縣某某某某某某某某某局 201X年XX月XX日印發(fā)

第四篇：公文上行文政府格式新上行文

xxxxxxxxxxxxxxxxx 人民政府文件

空兩行

（簽發(fā)人三個(gè)字用３號(hào)仿宋，簽發(fā)人姓名用３號(hào)楷體）

〔2012〕148號(hào) 居左、右空一字（3號(hào)仿宋）簽發(fā)人：蔡明學(xué)

空兩行

標(biāo)題（2號(hào)小標(biāo)宋體）

空一行

各蘇木鎮(zhèn)人民政府，縣直各單位：（全角冒號(hào)）

正文（三號(hào)仿宋）

一級(jí)標(biāo)題（三號(hào)黑體）二級(jí)標(biāo)題（三號(hào)楷體）

三級(jí)、四級(jí)標(biāo)題（仿宋標(biāo)注）每頁(yè)排22行，每行28個(gè)字

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．

（空一行左空二字）附件：１．ＸＸＸＸＸ

２．ＸＸＸＸＸ

（仿宋體全角冒號(hào)）

（如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件序號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，附件名稱較長(zhǎng)需回車時(shí)，應(yīng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊）

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排

聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置

2012年10月9日（右空四字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注）

附件

分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（0.35毫米）中間分隔線用細(xì)線（0.25毫米）

末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合

（抄送機(jī)關(guān)用4號(hào)仿宋體，左右各空一字編排，抄送二字之后用全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后用句號(hào)）

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用4號(hào)仿宋體，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字

分送：縣委各常委、人大各主任、政府各縣長(zhǎng)、政協(xié)各主席。抄送：縣委辦、人大辦、政協(xié)辦、紀(jì)檢委辦、人武部辦。

磴口縣人民政府辦公室 2012年9月3日印發(fā)

頁(yè)碼用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字編排在版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7毫米。

第五篇：上行文格式,公文處理方案

上行文亦即向國(guó)務(wù)院報(bào)送的請(qǐng)示或報(bào)告。其文頭在眉首區(qū)要留出供國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)批示簽署意見的空白區(qū)，因此眉首區(qū)比一般公文為大。這種格式要求在一般公文格式的眉首區(qū)整體往下移55mm，以保證發(fā)文機(jī)關(guān)名稱與版心上邊沿距離80mm。

由于上行文要由行文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽名，簽名位置與發(fā)文字號(hào)在同一水平線上，為此發(fā)文機(jī)關(guān)的字號(hào)就不能放在正中位置，應(yīng)左移至版心左邊緣空一個(gè)字位置標(biāo)識(shí)。負(fù)責(zé)人及其簽名在版心右邊緣空一個(gè)字位置標(biāo)識(shí)。簽發(fā)人姓名應(yīng)用3#楷體。簽發(fā)人與簽發(fā)人姓名之間用冒號(hào)分隔。如上行文或下行文中有幾個(gè)單位聯(lián)合行文，則其格式與上、下行文格式相同，同是在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱欄應(yīng)把多個(gè)機(jī)關(guān)名稱順序列上，后加文件二字，居中擺放。如聯(lián)合行文單位過多，則要注意保證第一頁(yè)有正文，如保證不了就只好縮小發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的字號(hào)。在聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)應(yīng)列在第一位。單位領(lǐng)導(dǎo)人簽名在聯(lián)合行文時(shí)與機(jī)關(guān)名稱排列一致。這時(shí)紅色反線下移。

多個(gè)單位聯(lián)合行文，其發(fā)文字號(hào)只有一個(gè)，也就是主辦單位的發(fā)文字號(hào)。

下行文聯(lián)合行文不需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人和簽發(fā)人姓名，因此其發(fā)文字號(hào)應(yīng)列在中間。

主體區(qū) 包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)蓋章、成文日期、附注等欄目。

公文標(biāo)題 標(biāo)識(shí)在紅色反線下空二行字的位置居中對(duì)稱標(biāo)識(shí)。如標(biāo)題字?jǐn)?shù)太多可分一行、二行、或三行標(biāo)識(shí)。采用字體字號(hào)為2號(hào)小標(biāo)宋體。

標(biāo)題標(biāo)識(shí)一般要包括三要素，即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部份內(nèi)容。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱除“請(qǐng)示”文種需嚴(yán)格標(biāo)識(shí)外，其他文種有時(shí)可省略。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱標(biāo)識(shí)時(shí)要用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。事由應(yīng)把公文的主題內(nèi)容高度概括成簡(jiǎn)明扼要的一段話，說明全文要點(diǎn)。文種則按新《辦法》規(guī)定的13種文件選用標(biāo)識(shí)。

標(biāo)識(shí)標(biāo)題時(shí)除要注意美觀、對(duì)稱外，還要注意標(biāo)題中的用詞和引用書名、人名、數(shù)字等不要分離。標(biāo)題中除引用書名號(hào)或政治術(shù)語(yǔ)要加引號(hào)外，一般不用標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

主送機(jī)關(guān) 也就是受文辦理機(jī)關(guān)。要標(biāo)識(shí)機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。主送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)在標(biāo)題下空一行字位置，左側(cè)頂格標(biāo)識(shí)，后加冒號(hào)。如碰到主送機(jī)關(guān)太多，則要注意必須保證首頁(yè)有正文。在這種情況下其主送機(jī)關(guān)可在此欄標(biāo)幾個(gè)，后加括弧說明其余主送見版記，然后將其余主送機(jī)關(guān)放置于版記處，“抄送”上一行標(biāo)識(shí)。

正文在主送機(jī)關(guān)下一行字左側(cè)空二個(gè)字標(biāo)識(shí)。正文要求文字簡(jiǎn)練、明了，用詞正確、概括，每自然段開始左側(cè)空二個(gè)字書寫。

正文中數(shù)字要用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，計(jì)量單位全采用公制計(jì)量單位。但在標(biāo)識(shí)詞語(yǔ)中的序數(shù)詞時(shí)，其數(shù)字標(biāo)識(shí)仍采用中文大寫。如“七上八下”、“五顏六色”等詞。

印章 公文生效標(biāo)識(shí)。但用印時(shí)要注意防偽。除油墨防偽外，印章蓋章位置很重要，要求印章與正文之間不允許再加內(nèi)容，因此控制印章與正文間3～5mm內(nèi)蓋章。由于這位置比較難掌握，則可控制在正文下一行字距范圍內(nèi)蓋章。這樣正文下也不好加文字內(nèi)容了，保證了防偽。另外要求印章必須蓋在成文時(shí)間上即印章應(yīng)壓成文年月日幾個(gè)字上，防止空白印章。

成文時(shí)間 指公文被領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布的時(shí)間。其年、月、日的標(biāo)識(shí)，在國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文中要標(biāo)識(shí)為中文大寫即“二○○一年十一月二十一日”，不能稱為“2001年11月21日”。這是一個(gè)特殊要求。一般公文的年、月、日標(biāo)識(shí)位置在圖文右側(cè)距右側(cè)空4個(gè)字的位置標(biāo)識(shí)。

如遇到二個(gè)單位行文時(shí)，年、月、日標(biāo)識(shí)則為左、右側(cè)距版線均空7個(gè)字，居中標(biāo)識(shí)××××年××月×××日。如碰到多個(gè)單位聯(lián)合行文時(shí)則年、月、日標(biāo)識(shí)應(yīng)在右側(cè)距右側(cè)版線空二個(gè)字標(biāo)識(shí)。印章不壓年、月、日，印章與年、月、日間空一行字距標(biāo)識(shí)。

附件 公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行左側(cè)距版線空二個(gè)字標(biāo)識(shí)“附件”后加冒號(hào)，冒號(hào)后標(biāo)識(shí)附件內(nèi)容。附件名稱標(biāo)識(shí)不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如附件名稱內(nèi)容很長(zhǎng)一行標(biāo)識(shí)不下，要四行時(shí)則應(yīng)在文字下一行位置標(biāo)識(shí)。不在“附件”或序號(hào)數(shù)下標(biāo)識(shí)。如附件有幾個(gè)，則可在冒號(hào)后標(biāo)識(shí)附件順序號(hào)和每個(gè)附件的內(nèi)容，并順序排列。遇到有附件，則印章和成文時(shí)間應(yīng)放在附件標(biāo)識(shí)的下面。其位置與正文位置相同。

附注 這一欄為在正文內(nèi)無(wú)法表述的內(nèi)容，但又需說明的事項(xiàng)，在附注欄標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)時(shí)加括弧，如“請(qǐng)示”文種中“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”則可標(biāo)為(聯(lián)系人：×××，聯(lián)系電話：×××××××××)，或(此文限傳達(dá)到縣、團(tuán)級(jí))等。其標(biāo)識(shí)位置在正文成文日期下一行左側(cè)距版線空二個(gè)字的位置標(biāo)識(shí)。

版記 其內(nèi)容包括主題詞、主送、抄送、印發(fā)說明等內(nèi)容。版記一般應(yīng)放在公文最后一頁(yè)的底部，其位置均在雙數(shù)頁(yè)面上。版記一般不編頁(yè)碼。但如遇正文同頁(yè)則可編頁(yè)，不同頁(yè)不編頁(yè)碼。版記中每欄目間用黑色粗實(shí)線分割。

主題詞 用3號(hào)黑體字標(biāo)于版記頂部，左側(cè)頂左版線標(biāo)識(shí)，后加冒號(hào)。冒號(hào)后標(biāo)主題詞詞組。主題詞詞組間不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)分割，要用空一個(gè)字作間隙。詞組用3號(hào)小標(biāo)宋體字標(biāo)識(shí)。

主送機(jī)關(guān) 當(dāng)正文中主送機(jī)關(guān)太多時(shí)移至此標(biāo)識(shí)，其位置在主題詞下一行，標(biāo)識(shí)時(shí)左、右各空一個(gè)字，標(biāo)“主送”，主送后加冒號(hào)。主送機(jī)關(guān)名稱要標(biāo)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。主送機(jī)關(guān)之間分隔要用逗號(hào)分割。

抄送機(jī)關(guān) 標(biāo)“抄送” 標(biāo)在主送或主題詞下一行位置，其標(biāo)識(shí)方法與“主送”相同。

印發(fā)說明 在“抄送”下一行左、右各空一個(gè)字標(biāo)識(shí)，左標(biāo)公文承印單位，右標(biāo)年月日(用阿拉伯?dāng)?shù)字)。

各單位如要進(jìn)一步標(biāo)審核人、校對(duì)、及印發(fā)份數(shù)時(shí)，則可在承印單位下一行標(biāo)識(shí)，但要求標(biāo)識(shí)均勻，對(duì)稱好看。

取消“此頁(yè)無(wú)正文”標(biāo)識(shí)增強(qiáng)公文防偽性。

過去往往在公文結(jié)束時(shí)碰到所剩頁(yè)面不多無(wú)法加蓋印章和標(biāo)注年、月、日。這時(shí)只好把印章和成文時(shí)間列入低。為表示有印章和成文時(shí)間這一頁(yè)紙與正文是聯(lián)接的所以在紙的開頭標(biāo)注(此頁(yè)無(wú)正文)以示說明。這次新《辦法》和新的《公文格式》標(biāo)準(zhǔn)則為公文防偽，取消了這一說明。并明確規(guī)定：蓋印章的一頁(yè)公文上面必須有正文內(nèi)容。為了解決這一問題，新的《公文格式》標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定：遇有這個(gè)問題時(shí)，可采取調(diào)正公文行距和字距的辦法來解決，也就是說遇到這樣情況可視公文內(nèi)容及其下部空白多少，用改變這一頁(yè)低公文的行距或字距來達(dá)到使印章和成文時(shí)間與公文同處一頁(yè)。