第一篇：秘書(shū)常識(shí)：秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

秘書(shū)工作的綜合性，要求秘書(shū)人員橫向具有較寬廣的知識(shí)面；秘書(shū)工作又有自己的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，這又要求秘書(shū)人員縱向具有較深厚的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。秘書(shū)應(yīng)有四方面知識(shí)的縱橫結(jié)合。

1、基礎(chǔ)知識(shí)

秘書(shū)應(yīng)具有的基礎(chǔ)知識(shí)分為兩個(gè)方面：一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，即相當(dāng)于高中水平的語(yǔ)文、政治、歷史、地理、外語(yǔ)知識(shí)；另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等知識(shí)。高中文化程度，是國(guó)家對(duì)政府機(jī)關(guān)干部的最低要求，也是秘書(shū)人員應(yīng)有知識(shí)的基本層次。

2、專(zhuān)業(yè)知識(shí)

專(zhuān)業(yè)知識(shí)是指所有秘書(shū)人員都應(yīng)具有的秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)，包括：公文和應(yīng)用文寫(xiě)作知識(shí)，文書(shū)制作和文書(shū)處理知識(shí)，檔案保管知識(shí)，辦公室管理知識(shí)，調(diào)查研究知識(shí)，會(huì)議組織知識(shí)，信訪(fǎng)工作知識(shí)，信息科學(xué)知識(shí)，行為科學(xué)知識(shí)和公共關(guān)系知識(shí)等等。

3、行業(yè)知識(shí)

行業(yè)知識(shí)是秘書(shū)人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如在政府機(jī)關(guān)工作的必須具有行政管理知識(shí)，在工商企業(yè)工作的必須具有企業(yè)管理知識(shí)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)知識(shí)。其他處在教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書(shū)人員，也應(yīng)分別具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。

4、相關(guān)知識(shí)

這一部分是秘書(shū)人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí)，是秘書(shū)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。學(xué)習(xí)這些知識(shí)，可以使秘書(shū)人員從更廣闊的領(lǐng)域去從事秘書(shū)工作。有些知識(shí)可以使秘書(shū)人員從更深的角度去認(rèn)識(shí)秘書(shū)工作和秘書(shū)活動(dòng)。還有些知識(shí)可以幫助秘書(shū)人員從更好更先進(jìn)的角度去考慮和從事秘書(shū)工作。

第二篇：秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)秘書(shū)必備3篇

秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)秘書(shū)必備3篇

于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。本文是秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，歡迎閱讀。

秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)一：

一、基礎(chǔ)知識(shí)

秘書(shū)工作者知識(shí)的第一個(gè)層次，是秘書(shū)工作者必備的知識(shí)和前提條件。秘書(shū)工作者的知識(shí)面要廣，基礎(chǔ)知識(shí)要扎實(shí)。為此秘書(shū)工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識(shí)。

1.科學(xué)文化知識(shí)

基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)，包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。特別要注意語(yǔ)言文字和歷史知識(shí)的提高，重視歷史知識(shí)的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過(guò)歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

2.馬列主義理論知識(shí)

哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。

3.政策法規(guī)知識(shí)

這是作為秘書(shū)工作者必備的知識(shí)，包括黨的路線(xiàn)、方針、政策和國(guó)家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識(shí)，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識(shí)。

二、專(zhuān)業(yè)知識(shí)

專(zhuān)業(yè)知識(shí)是秘書(shū)工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識(shí)結(jié)構(gòu)的方面。理論知識(shí)，是秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)工作總體的理論知識(shí)，是秘書(shū)工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是秘書(shū)工作的基本理論知識(shí)，秘書(shū)指導(dǎo)思想。分門(mén)別類(lèi)的理論，包括文書(shū)處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書(shū)實(shí)務(wù)的理論。業(yè)務(wù)知識(shí)，秘書(shū)工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識(shí)，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。行業(yè)知識(shí)，秘書(shū)工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識(shí)。

三 相關(guān)知識(shí)

秘書(shū)工作者的輔助知識(shí)，它包括以下幾個(gè)方面的知識(shí)。新的學(xué)科知識(shí)，社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識(shí)中的一個(gè)重要內(nèi)容，包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。管理學(xué)知識(shí)，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識(shí)。社會(huì)交往知識(shí)，社會(huì)關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書(shū)工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。心理學(xué)知識(shí)。

四 社會(huì)知識(shí)

國(guó)際知識(shí)，當(dāng)前國(guó)際的基本問(wèn)題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想，科技，文化等方面知識(shí)的變化及發(fā)展情況。

國(guó)內(nèi)知識(shí)，國(guó)情，民情，民俗，民風(fēng)等。

秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)二：

為公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是秘書(shū)的一大職責(zé)?！昂妹貢?shū)當(dāng)半個(gè)家”，做經(jīng)理的如果有一個(gè)得力的秘書(shū)是一大幸福。

做經(jīng)理的人最需要的是處理公司內(nèi)最重要的事情和花大量的時(shí)間去思考的問(wèn)題。然而如何保證經(jīng)理把他所有的時(shí)間用在重要的事情而不是瑣碎的事情和有足夠的時(shí)間去思考，秘書(shū)工作的好壞是非常重要的。秘書(shū)要善于了解什么事情是必須要經(jīng)理來(lái)處理的，而什么事情需要轉(zhuǎn)到其他人去處理;腦筋要靈活，善于團(tuán)結(jié)而不可以趾高氣揚(yáng)，這樣才能得到公司同事的工作配合;秘書(shū)要舉止得體并善于公關(guān)，因?yàn)樵谕饷婷貢?shū)經(jīng)常是經(jīng)理的半個(gè)臉面;要心細(xì)并且有吃苦精神，因?yàn)槊貢?shū)的工作做好了通常是應(yīng)該的，而做壞了往往會(huì)造成大錯(cuò)。

對(duì)內(nèi)，好的秘書(shū)是經(jīng)理與員工之間的一座橋梁，做得不好秘書(shū)會(huì)是經(jīng)理和員工之間的一堵墻。正確、及時(shí)、適時(shí)地反映公司內(nèi)部存在的問(wèn)題，員工的要求等等是做秘書(shū)的責(zé)任。如果秘書(shū)不是正常溝通，而是東家長(zhǎng)西家短，搬弄是非，公司就非亂不可。這種情況并不少見(jiàn)。對(duì)外，秘書(shū)是經(jīng)理的代表，外部事務(wù)處理得當(dāng)，可以給經(jīng)理增添機(jī)會(huì)和光彩，做得不好，丟臉吃苦果的是經(jīng)理。因此經(jīng)理和秘書(shū)之間保持良好的溝通非常重要。

秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)三：

隨著社會(huì)的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)的繁榮,對(duì)外貿(mào)易的往來(lái),各種社會(huì)關(guān)系的多樣化,復(fù)雜化,秘書(shū)工作的具體內(nèi)容可以概括為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,提供綜合服務(wù).它是上呈下達(dá),聯(lián)絡(luò)各方,參與政務(wù).管理事務(wù)的一項(xiàng)重要工作,是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成部分.現(xiàn)代的秘書(shū)工作,對(duì)秘書(shū)工作人員的文化素養(yǎng),領(lǐng)導(dǎo)能力,社會(huì)交際,智謀,口才,寫(xiě)作水平等多方面的綜合素質(zhì)要求也越來(lái)越高.所以,秘書(shū)工作人員必須循序漸進(jìn),不斷學(xué)習(xí),增強(qiáng)和深化知識(shí),建立和完善應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),以適應(yīng)秘書(shū)工作日益發(fā)展這一要求和需要.二、知識(shí)結(jié)構(gòu)那什么是知識(shí)結(jié)構(gòu)呢?

1.知識(shí)結(jié)構(gòu)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指一個(gè)人所掌握的知識(shí)類(lèi)別，各類(lèi)知識(shí)相互影響而形成的知識(shí)框架以及各類(lèi)知識(shí)的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系。

2.秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。

(1)基礎(chǔ)知識(shí)是指作為一個(gè)企業(yè)秘書(shū)所必須具備的最起碼的知識(shí)面。基礎(chǔ)知識(shí)越扎實(shí)、豐富，秘書(shū)的潛力發(fā)揮就越大。秘書(shū)的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括自然科學(xué)知識(shí)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)兩方面。

自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)指數(shù)學(xué)、生物、天文和地理知識(shí)等等。這些常識(shí)企業(yè)秘書(shū)都應(yīng)掌握。據(jù)有關(guān)研究表示，數(shù)學(xué)學(xué)得好的人智商都很高。因此，在對(duì)秘書(shū)工作的研究和實(shí)踐當(dāng)中，人們也開(kāi)始認(rèn)識(shí)到數(shù)學(xué)方法論的巨大作用，如輔助決策中的對(duì)策論和運(yùn)籌學(xué)方法，經(jīng)濟(jì)分析中的抽象方法和定量化方法，市場(chǎng)預(yù)測(cè)中的坐標(biāo)象限方法及導(dǎo)數(shù)概念的運(yùn)用，公文研究中的模型方法，等等。同數(shù)學(xué)一樣，其它自然科學(xué)如生物、天文和地理等，企業(yè)秘書(shū)也都不能忽視。如企業(yè)秘書(shū)在為領(lǐng)導(dǎo)安排國(guó)際旅程時(shí)，若無(wú)必要的地理知識(shí)，忽略或錯(cuò)誤地計(jì)算了時(shí)差變化，就會(huì)造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。社會(huì)科學(xué)知識(shí)如歷史、政治、社會(huì)發(fā)展史、哲學(xué)理論、法律常識(shí)、心理學(xué)等等，秘書(shū)人員都要對(duì)此有基本了解。不但要了解自己學(xué)科的發(fā)展歷程，也要懂得中外文明演進(jìn)的歷程，有利于我們借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負(fù)的各項(xiàng)事業(yè)都立足于科學(xué)決策的基礎(chǔ)之上，能使我們?cè)趧?chuàng)造現(xiàn)實(shí)的活動(dòng)中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國(guó)歷史中所弘揚(yáng)的傳統(tǒng)美德，對(duì)企業(yè)秘書(shū)人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂(yōu)而憂(yōu)，后天下之樂(lè)而樂(lè)”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責(zé)”的氣概、“茍利國(guó)家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書(shū)人員奠定了人格基礎(chǔ)。秘書(shū)人員對(duì)祖國(guó)的社會(huì)發(fā)展變化歷史，對(duì)幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發(fā)展起來(lái)的偉大的思想和社會(huì)的重大變革都應(yīng)有大體的認(rèn)識(shí)，才能在工作上維護(hù)祖國(guó)的利益，發(fā)揚(yáng)民族傳統(tǒng)，繼承正確的思想。當(dāng)然，在我們打開(kāi)世界之窗放眼世界時(shí)，企業(yè)秘書(shū)也要對(duì)世界幾千年的歷史文化，特別是對(duì)主要往來(lái)國(guó)家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準(zhǔn)確把握不同國(guó)家的特點(diǎn)，對(duì)秘書(shū)的工作有相當(dāng)大的補(bǔ)益。

哲學(xué)理論對(duì)企業(yè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)也是必須具備的。哲學(xué)理論直接影響著一個(gè)人的世界觀(guān)、價(jià)值觀(guān)和人生觀(guān)。只有對(duì)哲學(xué)理論有基礎(chǔ)的認(rèn)識(shí)，對(duì)正確的哲學(xué)思想有肯定的認(rèn)識(shí)，企業(yè)秘書(shū)才能樹(shù)立正確的觀(guān)念，從而正確的擺正自己的位置?？梢?jiàn)，哲學(xué)理論不但對(duì)企業(yè)秘書(shū)非常重要，對(duì)于任何一個(gè)想要好好生存的人來(lái)說(shuō)也是必不可少的。

企業(yè)秘書(shū)作為企業(yè)的樞紐級(jí)人員，法律知識(shí)是必備的基礎(chǔ)知識(shí)，他們必須做到知法、懂法、守法、護(hù)法，才能成為企業(yè)名副其實(shí)的“參謀助手”。具體來(lái)說(shuō)，法律知識(shí)包括憲法、民法和刑法等等。企業(yè)秘書(shū)在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī)，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在法律允許的范圍內(nèi);熟悉并了解現(xiàn)行法律、政策在本企業(yè)是否已經(jīng)用足，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)在法律允許的范圍內(nèi)拓寬生產(chǎn)領(lǐng)域和經(jīng)營(yíng)渠道，搞活經(jīng)營(yíng)活動(dòng);密切注意本企業(yè)的權(quán)益是否受到非法侵害，運(yùn)用法律武器保護(hù)企業(yè)。

(2)秘書(shū)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)可分為兩大部分。第一部分是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)。第二部分是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)應(yīng)包括秘書(shū)學(xué)、寫(xiě)作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記、外語(yǔ)以及中國(guó)秘書(shū)史等等。秘書(shū)學(xué)是主要研究秘書(shū)工作的特性、一般規(guī)律和基本原則的一門(mén)學(xué)科。內(nèi)容一般包括：秘書(shū)部門(mén)的職責(zé)范圍、任務(wù)要求、機(jī)構(gòu)體制;秘書(shū)工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作方法、指導(dǎo)理論;秘書(shū)人員的思想修養(yǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和各種能力的要求;古今中外秘書(shū)工作的發(fā)展史;秘書(shū)學(xué)其它相關(guān)學(xué)科的關(guān)系;秘書(shū)工作的改革和未來(lái)發(fā)展方向等。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，秘書(shū)學(xué)是專(zhuān)業(yè)中的根本，是從事秘書(shū)職業(yè)的入門(mén)學(xué)科、基礎(chǔ)之基礎(chǔ)。因此，企業(yè)秘書(shū)必須掌握秘書(shū)學(xué)。

寫(xiě)作學(xué)對(duì)秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)非常重要，是關(guān)鍵學(xué)科。他們不但要從中掌握寫(xiě)作的基本理論，還要通過(guò)學(xué)習(xí)寫(xiě)作學(xué)掌握相當(dāng)高水平的寫(xiě)作技巧，懂得不同文種的寫(xiě)作方法，以適應(yīng)秘書(shū)的工作需要，可以說(shuō)寫(xiě)作學(xué)在秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)中占有很大的份量。古今中外大凡優(yōu)秀的秘書(shū)工作者一般都具有較高的書(shū)面表達(dá)能力。

信息學(xué)就是能把信息意識(shí)和信息技術(shù)授予企業(yè)秘書(shū)人員的學(xué)科。它包括有關(guān)信息的搜集、篩選、存儲(chǔ)、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方面的知識(shí)。企業(yè)秘書(shū)人員的信息意識(shí)包含要素有：信息需求目的意識(shí)、信息內(nèi)容意識(shí)、信息源意識(shí)、信息渠道意識(shí)、信息服務(wù)項(xiàng)目意識(shí)、信息質(zhì)量意識(shí)和信息障礙認(rèn)知意識(shí)。與此同時(shí)，企業(yè)秘書(shū)人員還要在不斷地學(xué)習(xí)信息學(xué)的過(guò)程中掌握新興的信息技術(shù)。

除了以上專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記等專(zhuān)業(yè)學(xué)科也是企業(yè)秘書(shū)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)中不可缺少的。文書(shū)學(xué)是研究文書(shū)和文書(shū)工作的內(nèi)容、一般規(guī)律和基本原則、方法的一門(mén)學(xué)科。主要內(nèi)容包括現(xiàn)行文書(shū)的性質(zhì)、特點(diǎn)、作用、種類(lèi)、體式和撰寫(xiě)要求;文書(shū)工作的規(guī)律、原則、制度和方法;文書(shū)和文書(shū)工作的產(chǎn)生、發(fā)展，中外文書(shū)史;文書(shū)處理的現(xiàn)代化手段等?？梢?jiàn)，從中可以學(xué)到文書(shū)的管理方法、處理方法等，具有很強(qiáng)的實(shí)踐功能。而檔案學(xué)則專(zhuān)門(mén)闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對(duì)于秘書(shū)人員處理好文件的簽收、保存、發(fā)送等工作具有很好的功效。邏輯學(xué)是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識(shí)。要求企業(yè)秘書(shū)人員掌握邏輯學(xué)，不但要求他們學(xué)會(huì)運(yùn)用邏輯表達(dá)，還要求他們學(xué)會(huì)用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書(shū)人員能通過(guò)這種方式提高工作效率。

行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的另一部分，是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中的核心部分?？傮w來(lái)說(shuō)，行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)是指秘書(shū)在企業(yè)所從事的行業(yè)要求秘書(shū)必須具備的行業(yè)知識(shí)，這對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是“第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)”。它包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷(xiāo)售概況，人事變動(dòng)情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識(shí)，比如說(shuō)在從事服裝經(jīng)營(yíng)的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學(xué)、美學(xué)等知識(shí)。在秘書(shū)學(xué)研究中，人們愈來(lái)愈重視到第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)的重要性。在國(guó)外，對(duì)秘書(shū)職業(yè)早有按第二專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，如法律秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)、外事秘書(shū)、技術(shù)秘書(shū)、醫(yī)務(wù)秘書(shū)等。目前一些國(guó)家秘書(shū)職業(yè)的永業(yè)化特點(diǎn)，就是因?yàn)槊貢?shū)的第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)已成為其謀職的重要因素。企業(yè)秘書(shū)工作不能“一俊遮百丑”，光會(huì)打字不行，光會(huì)寫(xiě)作不行，光能言會(huì)道也不行，還要熟稔本企業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具備綜合素質(zhì)。因此，可以說(shuō)單純的秘書(shū)工作是不存在的。行行有秘書(shū)，行行秘書(shū)需要有本行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這一點(diǎn)，企業(yè)秘書(shū)必須加以重視。

(3)多樣的輔助知識(shí)輔助知識(shí)既不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣具有“根基”作用，也不同于專(zhuān)業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用。它對(duì)秘書(shū)人員的作用是豐富頭腦、開(kāi)闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)是輔助管理人員，秘書(shū)工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員自覺(jué)運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書(shū)人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來(lái)選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。如行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書(shū)可選企業(yè)管理學(xué)等。公共關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對(duì)外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會(huì)形象增添光彩。心理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)的輔助管理活動(dòng)總是通過(guò)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書(shū)與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。在交往過(guò)程中，秘書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會(huì)表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識(shí)，不僅有助于秘書(shū)人員科學(xué)地分析自己的心理過(guò)程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀(guān)察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過(guò)程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來(lái)指導(dǎo)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識(shí)十分豐富，秘書(shū)人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)和秘書(shū)心理學(xué)等方面知識(shí)。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)。中國(guó)共產(chǎn)黨的基本路線(xiàn)明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動(dòng)著我國(guó)各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒(méi)有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱(chēng)職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識(shí)的秘書(shū)也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)猶如廣闊的海洋，秘書(shū)人員可根據(jù)實(shí)際需要和自己的能力選學(xué)會(huì)計(jì)、貨幣、證券、市場(chǎng)、外貿(mào)等方面的知識(shí)。人際關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)、對(duì)外公關(guān)的作用。此外，秘書(shū)人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢(xún)學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會(huì)學(xué)等發(fā)面的知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。

三、新世紀(jì)秘書(shū)還應(yīng)建構(gòu)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

新世紀(jì)的到來(lái),特別WTO的加入,使中國(guó)與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國(guó)將會(huì)面臨著更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這種形勢(shì)，也給秘書(shū)工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。秘書(shū)工作再也不是傳統(tǒng)觀(guān)念中的電話(huà)接線(xiàn)員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)的文員，只要具備簡(jiǎn)單、基本的秘書(shū)知識(shí)就可以了。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。秘書(shū)人員應(yīng)該具備新的秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)，拾遺補(bǔ)缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。我認(rèn)為，在新世紀(jì)，秘書(shū)除了具備上述知識(shí)外，還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識(shí)。

1.熟練掌握英語(yǔ)語(yǔ)言方面，英語(yǔ)將成為必備工具。隨著改革開(kāi)放的深入，國(guó)內(nèi)外的交流日益密切。秘書(shū)人員在電話(huà)應(yīng)答、來(lái)人來(lái)函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語(yǔ)言。英語(yǔ)是世界共同語(yǔ)。所以，在英語(yǔ)方面，不僅要會(huì)簡(jiǎn)單的對(duì)話(huà)，還應(yīng)進(jìn)一步掌握寫(xiě)作、翻譯等技巧，才能適應(yīng)工作需要。

2.熟悉電腦操作和辦公自動(dòng)化設(shè)備使用新世紀(jì)的秘書(shū)人員要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼、順風(fēng)耳”的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動(dòng)化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫(kù)為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門(mén)辦公室陸續(xù)使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話(huà)機(jī)動(dòng)性及光學(xué)符號(hào)閱讀器，縮微機(jī)、錄相機(jī)等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變秘書(shū)人員手抄手寫(xiě)的手工勞動(dòng)方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3.熟悉了解對(duì)外交往中的文化與禮儀知識(shí)新世紀(jì)，秘書(shū)可能要經(jīng)常地同外國(guó)賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、歷史、習(xí)俗、禮儀等知識(shí)，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。

4.熟練掌握涉外法律知識(shí)在新世紀(jì),進(jìn)行對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng),簽訂的涉外經(jīng)濟(jì)合同具有嚴(yán)格的法律效力。它對(duì)雙方的權(quán)利和義務(wù)均有具體規(guī)定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來(lái)制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R(shí)，無(wú)論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟(jì)責(zé)任不明確，都會(huì)影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國(guó)家應(yīng)有的損失。

5.會(huì)駕駛新世紀(jì)，新世紀(jì)的秘書(shū)要會(huì)駕駛，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的需要做準(zhǔn)備。當(dāng)然秘書(shū)所從事的企事業(yè)單位、政府部門(mén)可能有專(zhuān)門(mén)的司機(jī)，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機(jī)剛有事出去，加上時(shí)間緊迫，這時(shí)，如果秘書(shū)會(huì)駕駛，就剛好派上用場(chǎng)，可以使事件順利得到解決。

四、秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)的重要性

現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)密集的社會(huì)，新世紀(jì)——21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，在這個(gè)社會(huì)、這個(gè)時(shí)代中處處需要知識(shí)，事事都聯(lián)系著知識(shí)，沒(méi)有知識(shí)寸步難行。秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以提高秘書(shū)自身能力。秘書(shū)知識(shí)和秘書(shū)能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)是形成和發(fā)展秘書(shū)能力的基礎(chǔ)。秘書(shū)能力的大小首先取決于秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的完善程度。一般說(shuō)來(lái)，知識(shí)結(jié)構(gòu)越完善，能力便越強(qiáng);知識(shí)結(jié)構(gòu)越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識(shí)與能力是分不開(kāi)的。新世紀(jì)秘書(shū)工作將變得越來(lái)越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書(shū)是具有廣博知識(shí)和各種綜合能力的復(fù)合型人才。秘書(shū)只有擁有新時(shí)代的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會(huì)的能力，如在其間用到的表達(dá)能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書(shū)只有擁有一定的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領(lǐng)導(dǎo)更好的服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”。例如，一個(gè)21世紀(jì)的秘書(shū)，他還只擁有過(guò)去的那一套老的知識(shí)結(jié)構(gòu)，只會(huì)寫(xiě)寫(xiě)抄抄，只會(huì)動(dòng)手不動(dòng)腦，那我想他很快就會(huì)被這個(gè)新世紀(jì)所淘汰。過(guò)去不懂法律和經(jīng)濟(jì)，不具備外語(yǔ)能力和計(jì)算機(jī)操作技能，照樣可以當(dāng)好秘書(shū)。而在今天，如果不具備這些知識(shí)與能力，就想當(dāng)好秘書(shū)是很難的。即使你取得秘書(shū)資格，也只不過(guò)是“濫竽充數(shù)”、“中看不中用”而已。秘書(shū)擁有新時(shí)代、新世紀(jì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書(shū)工作而服務(wù)，從而帶動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)單位與政府部門(mén)乃至國(guó)家的發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，人們的觀(guān)念也有所變化，秘書(shū)的職能在不斷擴(kuò)大和更新?，F(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)應(yīng)不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)、自我完善。要把握好企業(yè)秘書(shū)所具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)，在基礎(chǔ)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)上加深加固，把握好“三化”(即規(guī)范化、制度化、科學(xué)化)和“四個(gè)轉(zhuǎn)變”(即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策、從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息、從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理、從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù))，并用發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)豐富自己的知識(shí)，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻(xiàn)給秘書(shū)這一行業(yè)。

1.知識(shí)結(jié)構(gòu)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指一個(gè)人所掌握的知識(shí)類(lèi)別，各類(lèi)知識(shí)相互影響而形成的知識(shí)框架以及各類(lèi)知識(shí)的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系。

2.秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。

(1)廣博、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)基礎(chǔ)知識(shí)是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中的根基。基礎(chǔ)知識(shí)越扎實(shí)、豐富，秘書(shū)的潛力發(fā)揮就越大。秘書(shū)的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括以下幾類(lèi)：政治哲學(xué)類(lèi)。主要包括馬克思主義哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、科學(xué)社會(huì)主義以及現(xiàn)代科學(xué)方法論知識(shí)。這部分基礎(chǔ)知識(shí)是幫助秘書(shū)人員解決政治方向和思想方法問(wèn)題。學(xué)習(xí)這部分知識(shí)，就是要使秘書(shū)人員樹(shù)立正確的世界觀(guān)和方法論，能運(yùn)用馬克思主義的立場(chǎng)、觀(guān)點(diǎn)和方法去分析問(wèn)題、解決問(wèn)題。文化基礎(chǔ)類(lèi)。如語(yǔ)文、歷史、物理、化學(xué)、生物、歷史、地理等。這是從事秘書(shū)工作最起碼的知識(shí)。培根也說(shuō)過(guò)：歷史使人明智;詩(shī)歌使人靈秀;數(shù)學(xué)使人周密;自然哲學(xué)使人深刻;倫理使人莊重;邏輯學(xué)使人善辯。而這些我們上小學(xué)、初中乃至高中時(shí)就已學(xué)了這些基本方面的知識(shí)。當(dāng)然，我們還需要不斷更新、擴(kuò)展這些知識(shí)。法律政策類(lèi)。包括憲法、法律、法規(guī)、政策。秘書(shū)工作政策性很強(qiáng)，秘書(shū)人員如果沒(méi)有較高法律政策方面的知識(shí)修養(yǎng)，就會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)工作幫倒忙、添亂子，嚴(yán)重的還會(huì)造成法律后果。因此，秘書(shū)人員學(xué)習(xí)和掌握必要的法律政策知識(shí)尤為重要。由于我國(guó)的法律政策體系規(guī)模龐大，秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)有關(guān)的法律政策知識(shí)。重點(diǎn)有兩個(gè)方面：一是同秘書(shū)工作有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策;二是同服務(wù)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策。

(2)精深的專(zhuān)業(yè)知識(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)指秘書(shū)在工作范圍、工作職責(zé)和工作內(nèi)容內(nèi)應(yīng)掌握的知識(shí)?？煞譃槊貢?shū)學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)和秘書(shū)所在部門(mén)的業(yè)務(wù)知識(shí)。秘書(shū)學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這部分知識(shí)是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)體系中的核心部分，也是區(qū)別于其他專(zhuān)業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的標(biāo)志。這部分知識(shí)主要有秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、公文寫(xiě)作學(xué)、信訪(fǎng)學(xué)、會(huì)議學(xué)、調(diào)研學(xué)、檔案管理學(xué)以及現(xiàn)代通信知識(shí)、辦公自動(dòng)化知識(shí)等等。只有精通并能熟練運(yùn)用秘書(shū)學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能成為合格的秘書(shū)人才。秘書(shū)所在部門(mén)的業(yè)務(wù)知識(shí)。秘書(shū)人員所服務(wù)的單位都有其特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍，了解這些知識(shí)能使秘書(shū)人員寫(xiě)材料不說(shuō)外行話(huà)、提建議不當(dāng)門(mén)外漢，使自己工作更具有針對(duì)性和科學(xué)性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。

(3)多樣的輔助知識(shí)輔助知識(shí)既不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣具有“根基”作用，也不同于專(zhuān)業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用。它對(duì)秘書(shū)人員的作用是豐富頭腦、開(kāi)闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)是輔助管理人員，秘書(shū)工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員自覺(jué)運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書(shū)人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來(lái)選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。如行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書(shū)可選企業(yè)管理學(xué)等。公共關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對(duì)外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會(huì)形象增添光彩。心理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)的輔助管理活動(dòng)總是通過(guò)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書(shū)與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。在交往過(guò)程中，秘書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會(huì)表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識(shí)，不僅有助于秘書(shū)人員科學(xué)地分析自己的心理過(guò)程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀(guān)察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過(guò)程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來(lái)指導(dǎo)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識(shí)十分豐富，秘書(shū)人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)和秘書(shū)心理學(xué)等方面知識(shí)。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)。中國(guó)共產(chǎn)黨的基本路線(xiàn)明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動(dòng)著我國(guó)各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒(méi)有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱(chēng)職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識(shí)的秘書(shū)也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)猶如廣闊的海洋，秘書(shū)人員可根據(jù)實(shí)際需要和自己的能力選學(xué)會(huì)計(jì)、貨幣、證券、市場(chǎng)、外貿(mào)等方面的知識(shí)。人際關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)、對(duì)外公關(guān)的作用。此外，秘書(shū)人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢(xún)學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會(huì)學(xué)等發(fā)面的知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。

三、新世紀(jì)秘書(shū)還應(yīng)建構(gòu)的知識(shí)結(jié)構(gòu)新世紀(jì)的到來(lái),特別WTO的加入,使中國(guó)與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國(guó)將會(huì)面臨著更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這種形勢(shì)，也給秘書(shū)工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。秘書(shū)工作再也不是傳統(tǒng)觀(guān)念中的電話(huà)接線(xiàn)員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)的文員，只要具備簡(jiǎn)單、基本的秘書(shū)知識(shí)就可以了。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。秘書(shū)人員應(yīng)該具備新的秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)，拾遺補(bǔ)缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。我認(rèn)為，在新世紀(jì)，秘書(shū)除了具備上述知識(shí)外，還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識(shí)。

1.熟練掌握英語(yǔ)語(yǔ)言方面，英語(yǔ)將成為必備工具。隨著改革開(kāi)放的深入，國(guó)內(nèi)外的交流日益密切。秘書(shū)人員在電話(huà)應(yīng)答、來(lái)人來(lái)函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語(yǔ)言。英語(yǔ)是世界共同語(yǔ)。所以，在英語(yǔ)方面，不僅要會(huì)簡(jiǎn)單的對(duì)話(huà)，還應(yīng)進(jìn)一步掌握寫(xiě)作、翻譯等技巧，才能適應(yīng)工作需要。

2.熟悉電腦操作和辦公自動(dòng)化設(shè)備使用新世紀(jì)的秘書(shū)人員要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼、順風(fēng)耳”的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動(dòng)化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫(kù)為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門(mén)辦公室陸續(xù)使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話(huà)機(jī)動(dòng)性及光學(xué)符號(hào)閱讀器，縮微機(jī)、錄相機(jī)等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變秘書(shū)人員手抄手寫(xiě)的手工勞動(dòng)方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3.熟悉了解對(duì)外交往中的文化與禮儀知識(shí)新世紀(jì)，秘書(shū)可能要經(jīng)常地同外國(guó)賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、歷史、習(xí)俗、禮儀等知識(shí)，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。比如握手就很有講究。握手是多數(shù)國(guó)家的人在相互見(jiàn)面和離別時(shí)的必要禮節(jié)，但也要根據(jù)不同對(duì)象采取不同的握手方式。對(duì)關(guān)系親近的人可以邊握手邊問(wèn)候，甚至可以長(zhǎng)時(shí)間地握在一起;對(duì)一般的客人則只握一下即可，不必用力;年輕人對(duì)年長(zhǎng)者，身份低的人對(duì)身份高的人則應(yīng)稍稍欠身，雙手握住對(duì)方的手，以示尊敬，男人與婦女握手時(shí)只要握一下女方的手指。日本人見(jiàn)面后是行鞠躬禮，東南亞佛教國(guó)家是雙手合十致意。對(duì)各國(guó)的禁忌也要了解。在伊斯蘭國(guó)家穆斯林不吃豬肉，也忌諱談豬;與東南亞國(guó)家客人相見(jiàn)時(shí)，不要蹺“二郎腿”，如果鞋底朝向?qū)Ψ剑@是不禮貌的表示等等。各國(guó)文化及相應(yīng)的禮儀，秘書(shū)必須了解和熟悉，并在與各種外賓接觸中表現(xiàn)為行為，這才能讓對(duì)方感到你對(duì)他友好和尊敬，從而增進(jìn)友誼;如果在交往中不注意這些禮儀習(xí)俗，可能造成誤會(huì)，甚至引起矛盾，從而造成工作上的麻煩。

4.熟練掌握涉外法律知識(shí)在新世紀(jì),進(jìn)行對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng),簽訂的涉外經(jīng)濟(jì)合同具有嚴(yán)格的法律效力。它對(duì)雙方的權(quán)利和義務(wù)均有具體規(guī)定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來(lái)制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R(shí)，無(wú)論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟(jì)責(zé)任不明確，都會(huì)影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國(guó)家應(yīng)有的損失。例如，我國(guó)甲公司與外國(guó)乙公司簽訂的造船買(mǎi)賣(mài)合同，規(guī)定我方如果延期交船超過(guò)30天，每天扣減價(jià)格5000美元，如超過(guò)100天，外商即可解除合同，并應(yīng)加息償還所預(yù)付的價(jià)款。但對(duì)外商延期付款卻沒(méi)有規(guī)定違約罰款，如給我方造成損失，我方僅保留索賠權(quán)，但沒(méi)有規(guī)定外方的賠償責(zé)任。合同還規(guī)定我方要為履行合同的經(jīng)濟(jì)責(zé)任提供銀行擔(dān)保，而外方是否履行合同，卻沒(méi)有提供擔(dān)保。這些規(guī)定，顯然不符合平等互利和權(quán)利義務(wù)對(duì)等這一簽訂涉外合同的基本原則。因此，新世紀(jì)的秘書(shū)要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，必須熟練掌握涉外法律知識(shí)。既要了解我國(guó)的法律，也要掌握國(guó)際上各國(guó)的有關(guān)法律規(guī)定。與此同時(shí)，還要掌握國(guó)際上隨時(shí)變化著的情況，如中國(guó)加入WTO后，秘書(shū)還要掌握WTO法等一些法律知識(shí)。

5.會(huì)駕駛新世紀(jì)，公司聘用秘書(shū)，除了要求秘書(shū)懂英語(yǔ)、電腦外，就是懂駕駛了。以前秘書(shū)只要收發(fā)、整理文件，接待來(lái)訪(fǎng)，跟在領(lǐng)導(dǎo)后面開(kāi)會(huì)、做個(gè)記錄就行了，而現(xiàn)在具備那樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)已經(jīng)不滿(mǎn)足新世紀(jì)的需要了，21世紀(jì)需要的秘書(shū)應(yīng)該是廣博知識(shí)和各種綜合能力的復(fù)合型人才。所以新世紀(jì)的秘書(shū)也要會(huì)駕駛，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的需要做準(zhǔn)備。當(dāng)然秘書(shū)所從事的企事業(yè)單位、政府部門(mén)可能有專(zhuān)門(mén)的司機(jī)，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機(jī)剛有事出去，加上時(shí)間緊迫，這時(shí)，如果秘書(shū)會(huì)駕駛，就剛好派上用場(chǎng)，可以使事件順利得到解決。

四、秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)的重要性 “知識(shí)就是力量”(培根語(yǔ))，“掌握無(wú)論哪種知識(shí)對(duì)智力都是有用的”(達(dá)?芬奇語(yǔ))。現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)密集的社會(huì)，新世紀(jì)--21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，在這個(gè)社會(huì)、這個(gè)時(shí)代中處處需要知識(shí)，事事都聯(lián)系著知識(shí)，沒(méi)有知識(shí)寸步難行。秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以提高秘書(shū)自身能力。秘書(shū)知識(shí)和秘書(shū)能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)是形成和發(fā)展秘書(shū)能力的基礎(chǔ)。秘書(shū)能力的大小首先取決于秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的完善程度。一般說(shuō)來(lái)，知識(shí)結(jié)構(gòu)越完善，能力便越強(qiáng);知識(shí)結(jié)構(gòu)越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識(shí)與能力是分不開(kāi)的。新世紀(jì)秘書(shū)工作將變得越來(lái)越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書(shū)是具有廣博知識(shí)和各種綜合能力的復(fù)合型人才。秘書(shū)只有擁有新時(shí)代的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會(huì)的能力，如在其間用到的表達(dá)能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書(shū)只有擁有一定的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領(lǐng)導(dǎo)更好的服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”。例如，一個(gè)21世紀(jì)的秘書(shū)，他還只擁有過(guò)去的那一套老的知識(shí)結(jié)構(gòu)，只會(huì)寫(xiě)寫(xiě)抄抄，只會(huì)動(dòng)手不動(dòng)腦，那我想他很快就會(huì)被這個(gè)新世紀(jì)所淘汰。過(guò)去不懂法律和經(jīng)濟(jì)，不具備外語(yǔ)能力和計(jì)算機(jī)操作技能，照樣可以當(dāng)好秘書(shū)。而在今天，如果不具備這些知識(shí)與能力，就想當(dāng)好秘書(shū)是很難的。即使你取得秘書(shū)資格，也只不過(guò)是“濫竽充數(shù)”、“中看不中用”而已。秘書(shū)擁有新時(shí)代、新世紀(jì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書(shū)工作而服務(wù)，從而帶動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)單位與政府部門(mén)乃至國(guó)家的發(fā)展。

五、優(yōu)化秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的途徑既然秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代的知識(shí)結(jié)構(gòu)是如此的重要，我們應(yīng)該盡快提出優(yōu)化秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的途徑，以應(yīng)對(duì)新世紀(jì)給秘書(shū)帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。具體途徑如下：

1.認(rèn)清形勢(shì)，強(qiáng)化意識(shí)思想是行動(dòng)的源泉，應(yīng)該清醒認(rèn)識(shí)當(dāng)今社會(huì)日新月異，強(qiáng)化這樣的意識(shí)：秘書(shū)人員必須學(xué)會(huì)電腦、普通話(huà)、外語(yǔ)等系列知識(shí)，補(bǔ)充傳統(tǒng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。2.不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)就是說(shuō)，善于把過(guò)去所學(xué)的各種知識(shí)有機(jī)地組合成新的知識(shí)整體，并用新的知識(shí)不斷地予以充實(shí)和擴(kuò)大，并且能夠隨著客觀(guān)條件地變化不斷增強(qiáng)其適應(yīng)性。

3.善于把握和運(yùn)用知識(shí)間的相互聯(lián)系也就是在學(xué)習(xí)中注意分析知識(shí)間的相互作用，通過(guò)消化理解和獨(dú)立思考，打通這些聯(lián)系，使之融會(huì)貫通。因此，秘書(shū)人員在建立自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)過(guò)程中，應(yīng)注意把握知識(shí)之間的縱橫聯(lián)系，按照循序漸進(jìn)、系統(tǒng)完整、主輔結(jié)合、不斷地更新的原則，逐漸充實(shí)和完善，以更好地發(fā)揮知識(shí)的整體功能。

4.結(jié)合秘書(shū)工作的實(shí)際有些知識(shí)，單從理論上講，似乎掌握了，可是一付諸實(shí)踐，有時(shí)往往面目全非了。而有些實(shí)際工作，又需要一定的理論指導(dǎo)，才能開(kāi)創(chuàng)新局面，取得好的成果。因此，只有把理論和實(shí)踐有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，才能形成最優(yōu)化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

第三篇：秘書(shū)考證常識(shí)

秘書(shū)考證常識(shí)：五類(lèi)職業(yè)資格證書(shū)各有不同

秘書(shū)作為公司的“主管”，把一切安排得井井有條。各類(lèi)企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)都需要這類(lèi)人才，因此秘書(shū)工作具有廣泛的就業(yè)空間。同時(shí)，由于秘書(shū)職位接近中樞，可以接觸學(xué)習(xí)更多的業(yè)務(wù)知識(shí)，加之與上層接觸機(jī)會(huì)多，更易獲得橫向發(fā)展機(jī)會(huì)。國(guó)家秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)

該證書(shū)是1997年勞動(dòng)保障部推出的第一個(gè)全國(guó)統(tǒng)考秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)，也是秘書(shū)行業(yè)的入門(mén)標(biāo)準(zhǔn)證書(shū)。此秘書(shū)資格證具有普遍認(rèn)可性，一般公司和企事業(yè)單位的文秘招聘都以擁有此證書(shū)為基本標(biāo)準(zhǔn)。

適用人群：各類(lèi)在校大學(xué)生，正在或準(zhǔn)備從事辦公室工作者均可報(bào)考此秘書(shū)證考試。

權(quán)威性：這是含金量較高的秘書(shū)資格認(rèn)證。證件由國(guó)家社會(huì)和勞動(dòng)保障部頒發(fā)，是在國(guó)內(nèi)從事秘書(shū)職業(yè)的資格準(zhǔn)入證明。

證書(shū)等級(jí)：國(guó)家職業(yè)資格五級(jí)、四級(jí)、三級(jí)和二級(jí)。

考試內(nèi)容：采取情景錄像測(cè)試和書(shū)面筆試模式。考核認(rèn)證內(nèi)容和等級(jí)將以《秘書(shū)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》和《秘書(shū)國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》為依據(jù)，主要考核完成秘書(shū)職業(yè)功能和工作內(nèi)容所必備的技能和知識(shí)要求，其中包括專(zhuān)業(yè)外語(yǔ)考核。

考試準(zhǔn)備：文秘專(zhuān)業(yè)的學(xué)生一般準(zhǔn)備3－4個(gè)月即可?？荚囍猩婕暗奈臅?shū)寫(xiě)作、公關(guān)禮儀、檔案管理、辦公自動(dòng)化等內(nèi)容，文秘專(zhuān)業(yè)的學(xué)生在日常學(xué)習(xí)中都有涉及。只要認(rèn)真準(zhǔn)備，通過(guò)比較容易。

頒證機(jī)構(gòu)：國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部。

全國(guó)商務(wù)秘書(shū)（CBSC）資格證書(shū)

該證書(shū)是中國(guó)商業(yè)技師協(xié)會(huì)職業(yè)教育專(zhuān)業(yè)委員會(huì)根據(jù)國(guó)家文件設(shè)立的考試項(xiàng)目，旨在培養(yǎng)具有策劃能力的復(fù)合型商務(wù)秘書(shū)人才。該認(rèn)證重視商務(wù)技能的培養(yǎng)與考核，幫助考生提升文檔管理、信息收集、整理、分析及商務(wù)活動(dòng)策劃等綜合業(yè)務(wù)能力。

證書(shū)等級(jí)：初級(jí)商務(wù)秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)、高級(jí)商務(wù)秘書(shū)。

考試內(nèi)容：分理論和技能兩部分。根據(jù)各科目?jī)?nèi)容采用不同考試形式。專(zhuān)業(yè)理論含商務(wù)秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)、商務(wù)電腦實(shí)務(wù)理論部分和商務(wù)英語(yǔ)，為閉卷筆試考試；商務(wù)電腦技能部分為上機(jī)考核。

頒證機(jī)構(gòu)：中國(guó)商業(yè)技師協(xié)會(huì)。

倫敦工商會(huì)（LCCIEB）秘書(shū)證書(shū)

LCCIEB（英國(guó)倫敦工商總會(huì)考試局）是全球最大的職業(yè)技能證書(shū)發(fā)放機(jī)構(gòu)之一。LCCIEB的證書(shū)適用于需繼續(xù)進(jìn)修的專(zhuān)業(yè)秘書(shū)，特別是去國(guó)外深造的學(xué)生，世界上許多大學(xué)都把LCCIEB證書(shū)列為入學(xué)條件之一。該認(rèn)證目前在國(guó)內(nèi)30多個(gè)省市設(shè)立了考試中心。

適用人群：所有LCCIEB考試均對(duì)外開(kāi)放，在任何一個(gè)依照規(guī)定建立了注冊(cè)中心的國(guó)家，任何國(guó)籍的考生都能參加考試。因此對(duì)于想出國(guó)工作的學(xué)生來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)不可多得的含金量又較高的資格認(rèn)證。

權(quán)威性：LCCIEB是一家國(guó)際性的考試機(jī)構(gòu)，在世界90個(gè)國(guó)家設(shè)有考試中心。它所頒發(fā)的證書(shū)和文憑在這些國(guó)家受到普遍承認(rèn)。

由于LCCIEB是職業(yè)資格鑒定組織，因而其證書(shū)有“秘書(shū)工作綠卡”之稱(chēng)，其最大的用處就是增強(qiáng)就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，幫助證書(shū)持有者在國(guó)內(nèi)外、特別是國(guó)外工作?？荚嚨燃?jí)：考試等級(jí)分為三級(jí)，國(guó)內(nèi)目前開(kāi)考的是二級(jí)和三級(jí)。

考試內(nèi)容：二級(jí)考試包括商務(wù)英語(yǔ)（二級(jí)）、商務(wù)管理和文本產(chǎn)生三門(mén)；三級(jí)考試包括商務(wù)英語(yǔ)（可自選二級(jí)或三級(jí)）、商務(wù)實(shí)踐、商務(wù)管理（三級(jí)）和文本產(chǎn)生（三級(jí)）。

考試準(zhǔn)備：準(zhǔn)備時(shí)間需一年左右，考試難度很大，對(duì)辦公程序和速記要求較高，考生最好通過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)來(lái)進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練。

頒證機(jī)構(gòu)：英國(guó)倫敦工商總會(huì)考試局。

劍橋辦公室管理國(guó)際證書(shū)（劍橋秘書(shū)）

該證書(shū)由國(guó)家教育部考試中心中英中心從英國(guó)劍橋大學(xué)考試委員會(huì)引進(jìn)，是按國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)發(fā)的秘書(shū)技術(shù)和職業(yè)培訓(xùn)課程。此證書(shū)為國(guó)際、國(guó)內(nèi)雙認(rèn)證證書(shū)，除了可以滿(mǎn)足學(xué)員就業(yè)需要，也可以滿(mǎn)足從業(yè)人員提高技能的需要，是較高層次的秘書(shū)資格認(rèn)證項(xiàng)目。目前全球有160個(gè)國(guó)家認(rèn)可該資格證書(shū)。

適用人群：劍橋秘書(shū)證書(shū)考試共分初級(jí)、中級(jí)和高級(jí)三個(gè)級(jí)別，主要是依照學(xué)歷不同的人群來(lái)劃分層次：初級(jí)適用于高職、高專(zhuān)學(xué)生；中級(jí)適用于本科學(xué)歷的學(xué)生；高級(jí)適用于本科以上學(xué)歷的學(xué)生。

權(quán)威性：UCLES（英國(guó)劍橋大學(xué)考試委員會(huì)）是世界上著名的考試機(jī)構(gòu)之一，劍橋大學(xué)考試委員會(huì)設(shè)計(jì)的職業(yè)證書(shū)考試已在世界上160多個(gè)國(guó)家開(kāi)展，每年有600多萬(wàn)學(xué)員參加考試，具有相當(dāng)高的權(quán)威。

證書(shū)等級(jí)：初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)。

報(bào)考條件：中專(zhuān)以上學(xué)歷在校生及從事辦公室工作人員，具有一定的英語(yǔ)基礎(chǔ)?？荚噧?nèi)容：核心課程，如文字處理、商務(wù)溝通和任務(wù)管理、辦公室管理；選修課程，如速記、客戶(hù)服務(wù)、組織會(huì)議和活動(dòng)、人際商務(wù)技巧、信息與溝通技術(shù)?？忌梢愿鶕?jù)考試級(jí)別任選考試模塊。

考試準(zhǔn)備：準(zhǔn)備時(shí)間一般在半年左右，考試采用作業(yè)設(shè)計(jì)和實(shí)踐考核等方法相結(jié)合，有幾大模塊，考試難度相對(duì)較大。

頒證機(jī)構(gòu)：中國(guó)教育部考試中心、英國(guó)劍橋大學(xué)考試委員。

IAAP秘書(shū)資格證書(shū)

IAAP是國(guó)際職業(yè)秘書(shū)協(xié)會(huì)的英文簡(jiǎn)稱(chēng)，是全球著名的跨國(guó)性職業(yè)組織，在27個(gè)國(guó)家和地區(qū)設(shè)立分支機(jī)構(gòu)。作為全球聞名的秘書(shū)協(xié)會(huì)組織，其考試影響力不可小覷，在業(yè)內(nèi)被稱(chēng)為“博士級(jí)”的資格證書(shū)。目前，IAAP在北京和上海等大城市已設(shè)立了培訓(xùn)點(diǎn)和考點(diǎn)。

報(bào)考條件：高中以上學(xué)歷，且具有6年秘書(shū)工齡。

考試內(nèi)容：包括企業(yè)法、企業(yè)行為科學(xué)、企業(yè)管理、人際學(xué)、秘書(shū)會(huì)計(jì)學(xué)、秘書(shū)技能、辦公室秘書(shū)工作程序等。

頒證機(jī)構(gòu)：國(guó)際職業(yè)秘書(shū)協(xié)會(huì)。

第四篇：秘書(shū)人員應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)

現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)

2008-06-09 08:54:58| 分類(lèi)： 默認(rèn)分類(lèi) | 標(biāo)簽： |字號(hào)大中小 訂閱

現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)

——秘書(shū)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生就業(yè)情況調(diào)查報(bào)告

【摘 要】本文針對(duì)在科技的進(jìn)步、社會(huì)的快速發(fā)展、現(xiàn)代企業(yè)日新月異的變化這一形勢(shì)下，秘書(shū)也將面臨著新的機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，分析了現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)除熟練掌握過(guò)去的知識(shí)外，還應(yīng)掌握的新知識(shí)。還提出了秘書(shū)要不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)、自我完善；以求秘書(shū)能適應(yīng)這個(gè)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和需求。

【關(guān)鍵詞】新世紀(jì)、秘書(shū)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、新知識(shí)

[abstract]This article in view，in the technical progress，society's fast development，the modern enterprise change with each new day under change this situation，secretary will also be facing the new opportunity and the stern challenge，has analyzed modern enterprise secretary besides the knowledge which grasps skilled，but should also grasp new knowledge。Also proposed secretary must carry on the self-adjustment，the self-perfection unceasingly to own knowledge structure;Secretary can adapt this modern enterprise's development and the demand in order。

[key word]New century，secretary，knowledge structure，new knowledge

一、引言

隨著社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的繁榮，對(duì)外貿(mào)易的往來(lái)，各種社會(huì)關(guān)系的多樣化，復(fù)雜化，秘書(shū)工作的具體內(nèi)容可以概括為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理，提供綜合服務(wù)。它是上呈下達(dá)，聯(lián)絡(luò)各方，參與政務(wù)。管理事務(wù)的一項(xiàng)重要工作，是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成部分?，F(xiàn)代的秘書(shū)工作，對(duì)秘書(shū)工作人員的文化素養(yǎng)，領(lǐng)導(dǎo)能力，社會(huì)交際，智謀，口才，寫(xiě)作水平等多方面的綜合素質(zhì)要求也越來(lái)越高。所以，秘書(shū)工作人員必須循序漸進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)，增強(qiáng)和深化知識(shí)，建立和完善應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)秘書(shū)工作日益發(fā)展這一要求和需要。

二、秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)是什么呢？

1、知識(shí)結(jié)構(gòu)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指一個(gè)人所掌握的知識(shí)類(lèi)別，各類(lèi)知識(shí)相互影響而形成的知識(shí)框架以及各類(lèi)知識(shí)的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系。

2、秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。

（1）基礎(chǔ)知識(shí)是指作為一個(gè)企業(yè)秘書(shū)所必須具備的最起碼的知識(shí)面?；A(chǔ)知識(shí)越扎實(shí)、豐富，秘書(shū)的潛力發(fā)揮就越大。秘書(shū)的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括自然科學(xué)知識(shí)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)兩方面。

自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)指數(shù)學(xué)、生物、天文和地理知識(shí)等等。這些常識(shí)企業(yè)秘書(shū)都應(yīng)掌握。據(jù)有關(guān)研究表示，數(shù)學(xué)學(xué)得好的人智商都很高。因此，在對(duì)秘書(shū)工作的研究和實(shí)踐當(dāng)中，人們也開(kāi)始認(rèn)識(shí)到數(shù)學(xué)方法論的巨大作用，如輔助決策中的對(duì)策論和運(yùn)籌學(xué)方法，經(jīng)濟(jì)分析中的抽象方法和定量

化方法，市場(chǎng)預(yù)測(cè)中的坐標(biāo)象限方法及導(dǎo)數(shù)概念的運(yùn)用，公文研究中的模型方法，等等。同數(shù)學(xué)一樣，其它自然科學(xué)如生物、天文和地理等，企業(yè)秘書(shū)也都不能忽視。如企業(yè)秘書(shū)在為領(lǐng)導(dǎo)安排國(guó)際旅程時(shí)，若無(wú)必要的地理知識(shí)，忽略或錯(cuò)誤地計(jì)算了時(shí)差變化，就會(huì)造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。社會(huì)科學(xué)知識(shí)如歷史、政治、社會(huì)發(fā)展史、哲學(xué)理論、法律常識(shí)、心理學(xué)等等，秘書(shū)人員都要對(duì)此有基本了解。不但要了解自己學(xué)科的發(fā)展歷程，也要懂得中外文明演進(jìn)的歷程，有利于我們借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負(fù)的各項(xiàng)事業(yè)都立足于科學(xué)決策的基礎(chǔ)之上，能使我們?cè)趧?chuàng)造現(xiàn)實(shí)的活動(dòng)中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國(guó)歷史中所弘揚(yáng)的傳統(tǒng)美德，對(duì)企業(yè)秘書(shū)人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂(yōu)而憂(yōu)，后天下之樂(lè)而樂(lè)”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責(zé)”的氣概、“茍利國(guó)家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書(shū)人員奠定了人格基礎(chǔ)。秘書(shū)人員對(duì)祖國(guó)的社會(huì)發(fā)展變化歷史，對(duì)幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發(fā)展起來(lái)的偉大的思想和社會(huì)的重大變革都應(yīng)有大體的認(rèn)識(shí)，才能在工作上維護(hù)祖國(guó)的利益，發(fā)揚(yáng)民族傳統(tǒng)，繼承正確的思想。當(dāng)然，在我們打開(kāi)世界之窗放眼世界時(shí)，企業(yè)秘書(shū)也要對(duì)世界幾千年的歷史文化，特別是對(duì)主要往來(lái)國(guó)家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準(zhǔn)確把握不同國(guó)家的特點(diǎn)，對(duì)秘書(shū)的工作有相當(dāng)大的補(bǔ)益。

哲學(xué)理論對(duì)企業(yè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)也是必須具備的。哲學(xué)理論直接影響著一個(gè)人的世界觀(guān)、價(jià)值觀(guān)和人生觀(guān)。只有對(duì)哲學(xué)理論有基礎(chǔ)的認(rèn)識(shí)，對(duì)正確的哲學(xué)思想有肯定的認(rèn)識(shí)，企業(yè)秘書(shū)才能樹(shù)立正確的觀(guān)念，從而正確的擺正自己的位置?？梢?jiàn)，哲學(xué)理論不但對(duì)企業(yè)秘書(shū)非常重要，對(duì)于任何一個(gè)想要好好生存的人來(lái)說(shuō)也是必不可少的。

企業(yè)秘書(shū)作為企業(yè)的樞紐級(jí)人員，法律知識(shí)是必備的基礎(chǔ)知識(shí)，他們必須做到知法、懂法、守法、護(hù)法，才能成為企業(yè)名副其實(shí)的“參謀助手”。具體來(lái)說(shuō)，法律知識(shí)包括憲法、民法和刑法等等。企業(yè)秘書(shū)在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī)，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在法律允許的范圍內(nèi)；熟悉并了解現(xiàn)行法律、政策在本企業(yè)是否已經(jīng)用足，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)在法律允許的范圍內(nèi)拓寬生產(chǎn)領(lǐng)域和經(jīng)營(yíng)渠道，搞活經(jīng)營(yíng)活動(dòng)；密切注意本企業(yè)的權(quán)益是否受到非法侵害，運(yùn)用法律武器保護(hù)企業(yè)。

（2）秘書(shū)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)可分為兩大部分：第一部分是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)。第二部分是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)應(yīng)包括秘書(shū)學(xué)、寫(xiě)作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記、外語(yǔ)以及中國(guó)秘書(shū)史等等。秘書(shū)學(xué)是主要研究秘書(shū)工作的特性、一般規(guī)律和基本原則的一門(mén)學(xué)科。內(nèi)容一般包括：秘書(shū)部門(mén)的職責(zé)范圍、任務(wù)要求、機(jī)構(gòu)體制；秘書(shū)工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作方法、指導(dǎo)理論；秘書(shū)人員的思想修養(yǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和各種能力的要求；古今中外秘書(shū)工作的發(fā)展史；秘書(shū)學(xué)其它相關(guān)學(xué)科的關(guān)系；秘書(shū)工作的改革和未來(lái)發(fā)展方向等。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，秘書(shū)學(xué)是專(zhuān)業(yè)中的根本，是從事秘書(shū)職業(yè)的入門(mén)學(xué)科、基礎(chǔ)之基礎(chǔ)。因此，企業(yè)秘書(shū)必須掌握秘書(shū)學(xué)。

寫(xiě)作學(xué)對(duì)秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)非常重要，是關(guān)鍵學(xué)科。他們不但要從中掌握寫(xiě)作的基本理論，還要通過(guò)學(xué)習(xí)寫(xiě)作學(xué)掌握相當(dāng)高水平的寫(xiě)作技巧，懂得不同文種的寫(xiě)作方法，以適應(yīng)秘書(shū)的工作需要，可以說(shuō)寫(xiě)作學(xué)在秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)中占有很大的份量。古今中外大凡優(yōu)秀的秘書(shū)工作者一般都具有較高的書(shū)面表達(dá)能力。

信息學(xué)就是能把信息意識(shí)和信息技術(shù)授予企業(yè)秘書(shū)人員的學(xué)科。它包括有關(guān)信息的搜集、篩選、存儲(chǔ)、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方面的知識(shí)。企業(yè)秘書(shū)人員的信息意識(shí)包含要素有：信息需求目的意識(shí)、信息內(nèi)容意識(shí)、信息源意識(shí)、信息渠道意識(shí)、信息服務(wù)項(xiàng)目意識(shí)、信息質(zhì)量意識(shí)和信息障礙認(rèn)知意識(shí)。與此同時(shí)，企業(yè)秘書(shū)人員還要在不斷地學(xué)習(xí)信息學(xué)的過(guò)程中掌握新興的信息技術(shù)。

除了以上專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記等專(zhuān)業(yè)學(xué)科也是企業(yè)秘書(shū)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)中不可缺少的。文書(shū)學(xué)是研究文書(shū)和文書(shū)工作的內(nèi)容、一般規(guī)律和基本原則、方法的一門(mén)學(xué)科。主要內(nèi)容包

括現(xiàn)行文書(shū)的性質(zhì)、特點(diǎn)、作用、種類(lèi)、體式和撰寫(xiě)要求；文書(shū)工作的規(guī)律、原則、制度和方法；文書(shū)和文書(shū)工作的產(chǎn)生、發(fā)展，中外文書(shū)史；文書(shū)處理的現(xiàn)代化手段等?？梢?jiàn)，從中可以學(xué)到文書(shū)的管理方法、處理方法等，具有很強(qiáng)的實(shí)踐功能。而檔案學(xué)則專(zhuān)門(mén)闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對(duì)于秘書(shū)人員處理好文件的簽收、保存、發(fā)送等工作具有很好的功效。邏輯學(xué)是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識(shí)。要求企業(yè)秘書(shū)人員掌握邏輯學(xué)，不但要求他們學(xué)會(huì)運(yùn)用邏輯表達(dá)，還要求他們學(xué)會(huì)用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書(shū)人員能通過(guò)這種方式提高工作效率。

行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的另一部分，是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中的核心部分?？傮w來(lái)說(shuō)，行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)是指秘書(shū)在企業(yè)所從事的行業(yè)要求秘書(shū)必須具備的行業(yè)知識(shí)，這對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是“第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)”。它包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷(xiāo)售概況，人事變動(dòng)情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識(shí)，比如說(shuō)在從事服裝經(jīng)營(yíng)的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學(xué)、美學(xué)等知識(shí)。在秘書(shū)學(xué)研究中，人們愈來(lái)愈重視到第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)的重要性。在國(guó)外，對(duì)秘書(shū)職業(yè)早有按第二專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，如法律秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)、外事秘書(shū)、技術(shù)秘書(shū)、醫(yī)務(wù)秘書(shū)等。目前一些國(guó)家秘書(shū)職業(yè)的永業(yè)化特點(diǎn)，就是因?yàn)槊貢?shū)的第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)已成為其謀職的重要因素。企業(yè)秘書(shū)工作不能“一俊遮百丑”，光會(huì)打字不行，光會(huì)寫(xiě)作不行，光能言會(huì)道也不行，還要熟稔本企業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具備綜合素質(zhì)。因此，可以說(shuō)單純的秘書(shū)工作是不存在的。行行有秘書(shū)，行行秘書(shū)需要有本行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這一點(diǎn)，企業(yè)秘書(shū)必須加以重視。

（3）多樣的輔助知識(shí)輔助知識(shí)既不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣具有“根基”作用，也不同于專(zhuān)業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用。它對(duì)秘書(shū)人員的作用是豐富頭腦、開(kāi)闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)是輔助管理人員，秘書(shū)工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員自覺(jué)運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書(shū)人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來(lái)選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。如行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書(shū)可選企業(yè)管理學(xué)等。公共關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對(duì)外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會(huì)形象增添光彩。心理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)的輔助管理活動(dòng)總是通過(guò)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書(shū)與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。在交往過(guò)程中，秘書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會(huì)表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識(shí)，不僅有助于秘書(shū)人員科學(xué)地分析自己的心理過(guò)程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀(guān)察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過(guò)程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來(lái)指導(dǎo)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識(shí)十分豐富，秘書(shū)人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)和秘書(shū)心理學(xué)等方面知識(shí)。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)。中國(guó)共產(chǎn)黨的基本路線(xiàn)明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動(dòng)著我國(guó)各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒(méi)有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱(chēng)職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識(shí)的秘書(shū)也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)猶如廣闊的海洋，秘書(shū)人員可根據(jù)實(shí)際需要和自己的能力選學(xué)會(huì)計(jì)、貨幣、證券、市場(chǎng)、外貿(mào)等方面的知識(shí)。人際關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)、對(duì)外公關(guān)的作用。此外，秘書(shū)人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢(xún)學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會(huì)學(xué)等發(fā)面的知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。

三、新世紀(jì)秘書(shū)還應(yīng)建構(gòu)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

新世紀(jì)的到來(lái)，特別WTO的加入，使中國(guó)與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距，所以中國(guó)將會(huì)面臨著更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這種形勢(shì)，也給秘書(shū)工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。秘書(shū)工作再也不是傳統(tǒng)觀(guān)念中的電話(huà)接線(xiàn)員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)的文員，只要具備簡(jiǎn)單、基本的秘書(shū)知識(shí)就可以了。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。秘書(shū)人員應(yīng)該具備新的秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)，拾

遺補(bǔ)缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。我認(rèn)為，在新世紀(jì)，秘書(shū)除了具備上述知識(shí)外，還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識(shí)。

1、熟練掌握英語(yǔ)語(yǔ)言方面，英語(yǔ)將成為必備工具。隨著改革開(kāi)放的深入，國(guó)內(nèi)外的交流日益密切。秘書(shū)人員在電話(huà)應(yīng)答、來(lái)人來(lái)函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語(yǔ)言。英語(yǔ)是世界共同語(yǔ)。所以，在英語(yǔ)方面，不僅要會(huì)簡(jiǎn)單的對(duì)話(huà)，還應(yīng)進(jìn)一步掌握寫(xiě)作、翻譯等技巧，才能適應(yīng)工作需要。

2、熟悉電腦操作和辦公自動(dòng)化設(shè)備使用新世紀(jì)的秘書(shū)人員要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼、順風(fēng)耳”的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動(dòng)化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫(kù)為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門(mén)辦公室陸續(xù)使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話(huà)機(jī)動(dòng)性及光學(xué)符號(hào)閱讀器，縮微機(jī)、錄相機(jī)等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變秘書(shū)人員手抄手寫(xiě)的手工勞動(dòng)方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3、熟悉了解對(duì)外交往中的文化與禮儀知識(shí)新世紀(jì)，秘書(shū)可能要經(jīng)常地同外國(guó)賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、歷史、習(xí)俗、禮儀等知識(shí)，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。

4、熟練掌握涉外法律知識(shí)在新世紀(jì)，進(jìn)行對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng)，簽訂的涉外經(jīng)濟(jì)合同具有嚴(yán)格的法律效力。它對(duì)雙方的權(quán)利和義務(wù)均有具體規(guī)定和要求，并用賠償和提交仲裁等條款來(lái)制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R(shí)，無(wú)論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟(jì)責(zé)任不明確，都會(huì)影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國(guó)家應(yīng)有的損失。

5、會(huì)駕駛新世紀(jì)，新世紀(jì)的秘書(shū)要會(huì)駕駛，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的需要做準(zhǔn)備。當(dāng)然秘書(shū)所從事的企事業(yè)單位、政府部門(mén)可能有專(zhuān)門(mén)的司機(jī)，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機(jī)剛有事出去，加上時(shí)間緊迫，這時(shí)，如果秘書(shū)會(huì)駕駛，就剛好派上用場(chǎng)，可以使事件順利得到解決。

四、秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)的重要性

現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)密集的社會(huì)，新世紀(jì)——21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，在這個(gè)社會(huì)、這個(gè)時(shí)代中處處需要知識(shí)，事事都聯(lián)系著知識(shí)，沒(méi)有知識(shí)寸步難行。秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以提高秘書(shū)自身能力。秘書(shū)知識(shí)和秘書(shū)能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)是形成和發(fā)展秘書(shū)能力的基礎(chǔ)。秘書(shū)能力的大小首先取決于秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的完善程度。一般說(shuō)來(lái)，知識(shí)結(jié)構(gòu)越完善，能力便越強(qiáng)；知識(shí)結(jié)構(gòu)越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識(shí)與能力是分不開(kāi)的。新世紀(jì)秘書(shū)工作將變得越來(lái)越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書(shū)是具有廣博知識(shí)和各種綜合能力的復(fù)合型人才。秘書(shū)只有擁有新時(shí)代的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會(huì)的能力，如在其間用到的表達(dá)能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書(shū)只有擁有一定的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領(lǐng)導(dǎo)更好的服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”。例如，一個(gè)21世紀(jì)的秘書(shū)，他還只擁有過(guò)去的那一套老的知識(shí)結(jié)構(gòu)，只會(huì)寫(xiě)寫(xiě)抄抄，只會(huì)動(dòng)手不動(dòng)腦，那我想他很快就會(huì)被這個(gè)新世紀(jì)所淘汰。過(guò)去不懂法律和經(jīng)濟(jì)，不具備外語(yǔ)能力和計(jì)算機(jī)操作技能，照樣可以當(dāng)好秘書(shū)。而在今天，如果不具備這些知識(shí)與能力，就想當(dāng)好秘書(shū)是很難的。即使你取得秘書(shū)資格，也只不過(guò)是“濫竽充數(shù)”、“中看不中用”而已。秘書(shū)擁有新時(shí)代、新世紀(jì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書(shū)工作而服務(wù)，從而帶動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)單位與政府部門(mén)乃至國(guó)家的發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，人們的觀(guān)念也有所變化，秘書(shū)的職能在不斷擴(kuò)大和更新。現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)應(yīng)不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)、自我完善。要把握好企業(yè)秘書(shū)所具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)，在基礎(chǔ)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)上加深加固，把握好“三化”(即規(guī)范化、制度化、科學(xué)化)和“四個(gè)轉(zhuǎn)變”(即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)?/p>

既辦文辦事又出謀劃策、從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息、從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理、從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù))，并用發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)豐富自己的知識(shí)，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻(xiàn)給秘書(shū)這一行業(yè)。

第五篇：秘書(shū)常識(shí)

秘書(shū)常識(shí)：如何掌握速記技能

“會(huì)速記的人不一定是秘書(shū)，而秘書(shū)人員卻應(yīng)該掌握速記技術(shù)。很多國(guó)家的秘書(shū)工作是速記工作的同義語(yǔ)，有?速記秘書(shū)?這個(gè)特定的職稱(chēng)。凡是從事秘書(shū)工作的人員，都要熟練地掌握實(shí)用性很強(qiáng)的速記技術(shù)。速記被列為秘書(shū)考試的內(nèi)容之一，是作為秘書(shū)人員的錄用或晉升的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)?！保ā睹貢?shū)職業(yè)技能培訓(xùn)鑒定教材·第四章速記基礎(chǔ)知識(shí)》）由此可見(jiàn)，把速記作為秘書(shū)人員應(yīng)該掌握的技能列為職業(yè)資格技能考試鑒定的內(nèi)容，說(shuō)明國(guó)家的有關(guān)方面已經(jīng)重視速記在秘書(shū)工作中的作用。因此，國(guó)家勞動(dòng)與社會(huì)保障部制定的《秘書(shū)職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)初級(jí)秘書(shū)、中級(jí)秘書(shū)、高級(jí)秘書(shū)在“速記知識(shí)”方面提出了不同的要求。要求初級(jí)秘書(shū)“熟悉漢字快速記錄與速記的基本原理與方法”，中級(jí)秘書(shū)“熟練速記與漢字快速記錄法的知識(shí)”，高級(jí)秘書(shū)“掌握速記符號(hào)略寫(xiě)法的創(chuàng)制規(guī)則及應(yīng)用常識(shí)”。初級(jí)的只是“熟悉”漢字快速記錄與速記的“基本原理與方法”；中級(jí)的則進(jìn)一步要求“熟悉速記與漢字快速記錄法”在“法”上“熟悉”其“知識(shí)”；高級(jí)秘書(shū)則不能只停留在“熟悉”其“漢字快速記錄法”與一般“速記知識(shí)”，而要求“掌握速記符號(hào)略寫(xiě)法的創(chuàng)制規(guī)則及應(yīng)用知識(shí)”，強(qiáng)調(diào)的是掌握規(guī)則會(huì)“創(chuàng)制”并能“應(yīng)用”，讓秘書(shū)人員在學(xué)習(xí)速記知識(shí)基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際工作需要去創(chuàng)制一些常用詞、語(yǔ)、句的略寫(xiě)法。

然而，從近幾年的幾次全國(guó)秘書(shū)職業(yè)技能鑒定考試試卷內(nèi)容來(lái)看，“秘書(shū)技能”方面考核鑒定根本就沒(méi)有有關(guān)“速記技能”的內(nèi)容。

不論初級(jí)還是中級(jí)、高級(jí)，對(duì)速記這門(mén)“實(shí)用性很強(qiáng)的技術(shù)”，只是讓秘書(shū)“了解”點(diǎn)速記知識(shí)，并沒(méi)有要求“掌握”有關(guān)速記的應(yīng)用“技術(shù)”，而且每道題僅為1分，速記題分?jǐn)?shù)最多僅占知識(shí)卷總分的4%。所以在歷次鑒定考試中，不少參加考試的秘書(shū)人員對(duì)速記部分都不去理睬它，認(rèn)為丟速記分不在乎，影響不了大局。這顯然與“凡是從事秘書(shū)工作的人員，都要熟練地掌握實(shí)用性很強(qiáng)的速記技術(shù)”的要求是相悖的，有違于秘書(shū)職業(yè)技能素質(zhì)的初衷。秘書(shū)到底應(yīng)該不應(yīng)該掌握速記技能，退一步說(shuō)，應(yīng)該不應(yīng)該掌握漢字快速記錄的一些方法，這是亟待解決的觀(guān)念上的問(wèn)題。據(jù)美國(guó)《職稱(chēng)辭典》對(duì)“秘書(shū)”一詞的正確含義，是指工作水平高超、能貫徹執(zhí)行下列活動(dòng)的人：“

（一）全面處理機(jī)關(guān)或公司的行政工作，以減輕政府官員或公司負(fù)責(zé)人的較次要的行政事務(wù)及辦公室工作；

（二）能運(yùn)用速記記錄口述；

（三）能用翻譯機(jī)將口述或?qū)?fù)制的記錄信息譯成文字；……”可見(jiàn)，作為秘書(shū)人員對(duì)于會(huì)速記和速記技能的掌握是不可或缺的。

建議重視速記技能鑒定考試，不僅要適當(dāng)增加速記知識(shí)的考核比例，還應(yīng)該有速記技能考試的內(nèi)容，如同考核計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力那樣必須在規(guī)定時(shí)間里聽(tīng)寫(xiě)一段不少于2000字的速記記錄（哪怕就是使用漢字“漢字快速記錄法”），從而考查應(yīng)考的秘書(shū)人員與秘書(shū)工作相關(guān)的速記技能的實(shí)際能力水平，與秘書(shū)職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)相一致。