第一篇：秘書資格常識知識：秘書的人際藝術(shù)

職業(yè)培訓教育網(wǎng)為了幫助廣大考生有效的備考秘書資格考試，更快捷的查找到秘書資格考試復習資料，特整理了秘書資格復習資料：秘書的人際藝術(shù)，希望對大家有所幫助。

(一)處理好人際關(guān)系的重要性

人的社會性決定了人際交往的必要性，人際關(guān)系是在雙向的、互惠的、積極主動的交往中形成與發(fā)展的。同時，處理好人際關(guān)系，具有十分重要的意義，交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。

例如：在國外，工程結(jié)界得到報酬最高的人，往往不是懂得工程學最多的人，因為人才市場上熟悉工程學的人很多，到處可尋得具有這種專業(yè)技術(shù)能力的人，如果除有技術(shù)知識之外還善于交際，那個人的收入勢必增高。

(二)處理好人際關(guān)系的關(guān)鍵--增強親和性

“親”主要是指親情，體現(xiàn)為愛、關(guān)心、溫暖、支持等;

“和”主要是指協(xié)調(diào)、和諧，體現(xiàn)在適度、合理上。

親和性是指一個人在與別人交往時表現(xiàn)出的容易親近別人、易被別人接受的一種能力和性格特征。一個人是否具有親和性以及親和性的大小蹬他的內(nèi)在心理素質(zhì)有很大的關(guān)系。

如何提高你的親和性呢

1.經(jīng)常面帶微笑

2.提高自我表達的能力

3.經(jīng)常贊美別人

4.與人為善，樂于助人

5.己所不欲，勿施與人

(三)與領(lǐng)導的關(guān)系

在秘書的工作交往中，同領(lǐng)導的人際關(guān)系最為密切，因此，同領(lǐng)導建立良好的關(guān)系，對秘書來說至觀重要。

1.秘書與領(lǐng)導人際關(guān)系的特征

強制性

首屬性

2.秘書與領(lǐng)導者關(guān)系的類型

互補型

諍友型

服從型

依賴型

抵觸型

奴仆型

交換型

3.秘書對領(lǐng)導者的補償作用

精力補償

知識補償

能力補償

思維補償

心理補償

4.秘書處理與領(lǐng)導者個人關(guān)系的原則

正位

適人

合時

擇地

善言

漸進

謙讓

5.秘書處理與領(lǐng)導者群體的關(guān)系

第一，正確對待矛盾

第二，準確判斷矛盾

第三，靈活處理矛盾

方法：溝通、折中、回避、中立

(四)秘書與同事的關(guān)系

秘書是領(lǐng)導與同事間的橋梁，他要將領(lǐng)導的指示下達給同時，又要將同事的意見反映給領(lǐng)導。因此，與同事保持良好的關(guān)系，對秘書工作同樣相當重要。

1.了解同事

2.與同事打成一片

如何與同事愉快地相處?

(1)與同事合作。

(2)對同事一視同仁。

(3)注意并欣賞同事的優(yōu)點.(4)關(guān)心同事。

(5)以正確態(tài)度對待同事的稱贊、批評與嫉妒。

3.做好領(lǐng)導與同事之間的意見溝通工作

(五)與來訪者的關(guān)系

所有的來訪者都必須受到熱情的接待，秘書必須有禮貌地對待他們，因為他們每個人對秘書所在單位的成功，都起著直接或間接的作用.1.歡迎來訪者并記住對方的姓名

2.善于應(yīng)付難以對付的來訪者

3.把握和記者談話的分寸

第二篇：秘書資格常識知識：秘書的人際藝術(shù)

職業(yè)培訓教育網(wǎng)為了幫助廣大考生有效的備考秘書資格考試，更快捷的查找到秘書資格考試復習資料，特整理了秘書資格復習資料：秘書的人際藝術(shù)，希望對大家有所幫助。

(一)處理好人際關(guān)系的重要性

人的社會性決定了人際交往的必要性，人際關(guān)系是在雙向的、互惠的、積極主動的交往中形成與發(fā)展的。同時，處理好人際關(guān)系，具有十分重要的意義，交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。

例如：在國外，工程結(jié)界得到報酬最高的人，往往不是懂得工程學最多的人，因為人才市場上熟悉工程學的人很多，到處可尋得具有這種專業(yè)技術(shù)能力的人，如果除有技術(shù)知識之外還善于交際，那個人的收入勢必增高。

(二)處理好人際關(guān)系的關(guān)鍵--增強親和性

“親”主要是指親情，體現(xiàn)為愛、關(guān)心、溫暖、支持等;

“和”主要是指協(xié)調(diào)、和諧，體現(xiàn)在適度、合理上。

親和性是指一個人在與別人交往時表現(xiàn)出的容易親近別人、易被別人接受的一種能力和性格特征。一個人是否具有親和性以及親和性的大小蹬他的內(nèi)在心理素質(zhì)有很大的關(guān)系。

如何提高你的親和性呢

1.經(jīng)常面帶微笑

2.提高自我表達的能力

3.經(jīng)常贊美別人

4.與人為善，樂于助人

5.己所不欲，勿施與人

(三)與領(lǐng)導的關(guān)系

在秘書的工作交往中，同領(lǐng)導的人際關(guān)系最為密切，因此，同領(lǐng)導建立良好的關(guān)系，對秘書來說至觀重要。

1.秘書與領(lǐng)導人際關(guān)系的特征

強制性

首屬性

2.秘書與領(lǐng)導者關(guān)系的類型

互補型

諍友型

服從型

依賴型

抵觸型

奴仆型

交換型

3.秘書對領(lǐng)導者的補償作用

精力補償

知識補償

能力補償

思維補償

心理補償

4.秘書處理與領(lǐng)導者個人關(guān)系的原則

正位

適人

合時

擇地

善言

漸進

謙讓

5.秘書處理與領(lǐng)導者群體的關(guān)系

第一，正確對待矛盾

第二，準確判斷矛盾

第三，靈活處理矛盾

方法：溝通、折中、回避、中立

(四)秘書與同事的關(guān)系

秘書是領(lǐng)導與同事間的橋梁，他要將領(lǐng)導的指示下達給同時，又要將同事的意見反映給領(lǐng)導。因此，與同事保持良好的關(guān)系，對秘書工作同樣相當重要。

1.了解同事

2.與同事打成一片

第三篇：秘書考證常識

秘書考證常識：五類職業(yè)資格證書各有不同

秘書作為公司的“主管”，把一切安排得井井有條。各類企事業(yè)單位、政府機關(guān)都需要這類人才，因此秘書工作具有廣泛的就業(yè)空間。同時，由于秘書職位接近中樞，可以接觸學習更多的業(yè)務(wù)知識，加之與上層接觸機會多，更易獲得橫向發(fā)展機會。國家秘書職業(yè)資格證書

該證書是1997年勞動保障部推出的第一個全國統(tǒng)考秘書職業(yè)資格證書，也是秘書行業(yè)的入門標準證書。此秘書資格證具有普遍認可性，一般公司和企事業(yè)單位的文秘招聘都以擁有此證書為基本標準。

適用人群：各類在校大學生，正在或準備從事辦公室工作者均可報考此秘書證考試。

權(quán)威性：這是含金量較高的秘書資格認證。證件由國家社會和勞動保障部頒發(fā)，是在國內(nèi)從事秘書職業(yè)的資格準入證明。

證書等級：國家職業(yè)資格五級、四級、三級和二級。

考試內(nèi)容：采取情景錄像測試和書面筆試模式?？己苏J證內(nèi)容和等級將以《秘書國家職業(yè)標準》和《秘書國家職業(yè)資格培訓教程》為依據(jù)，主要考核完成秘書職業(yè)功能和工作內(nèi)容所必備的技能和知識要求，其中包括專業(yè)外語考核。

考試準備：文秘專業(yè)的學生一般準備3－4個月即可?？荚囍猩婕暗奈臅鴮懽?、公關(guān)禮儀、檔案管理、辦公自動化等內(nèi)容，文秘專業(yè)的學生在日常學習中都有涉及。只要認真準備，通過比較容易。

頒證機構(gòu)：國家勞動和社會保障部。

全國商務(wù)秘書（CBSC）資格證書

該證書是中國商業(yè)技師協(xié)會職業(yè)教育專業(yè)委員會根據(jù)國家文件設(shè)立的考試項目，旨在培養(yǎng)具有策劃能力的復合型商務(wù)秘書人才。該認證重視商務(wù)技能的培養(yǎng)與考核，幫助考生提升文檔管理、信息收集、整理、分析及商務(wù)活動策劃等綜合業(yè)務(wù)能力。

證書等級：初級商務(wù)秘書、商務(wù)秘書、高級商務(wù)秘書。

考試內(nèi)容：分理論和技能兩部分。根據(jù)各科目內(nèi)容采用不同考試形式。專業(yè)理論含商務(wù)秘書理論與實務(wù)、商務(wù)電腦實務(wù)理論部分和商務(wù)英語，為閉卷筆試考試；商務(wù)電腦技能部分為上機考核。

頒證機構(gòu)：中國商業(yè)技師協(xié)會。

倫敦工商會（LCCIEB）秘書證書

LCCIEB（英國倫敦工商總會考試局）是全球最大的職業(yè)技能證書發(fā)放機構(gòu)之一。LCCIEB的證書適用于需繼續(xù)進修的專業(yè)秘書，特別是去國外深造的學生，世界上許多大學都把LCCIEB證書列為入學條件之一。該認證目前在國內(nèi)30多個省市設(shè)立了考試中心。

適用人群：所有LCCIEB考試均對外開放，在任何一個依照規(guī)定建立了注冊中心的國家，任何國籍的考生都能參加考試。因此對于想出國工作的學生來說，這是一個不可多得的含金量又較高的資格認證。

權(quán)威性：LCCIEB是一家國際性的考試機構(gòu)，在世界90個國家設(shè)有考試中心。它所頒發(fā)的證書和文憑在這些國家受到普遍承認。

由于LCCIEB是職業(yè)資格鑒定組織，因而其證書有“秘書工作綠卡”之稱，其最大的用處就是增強就業(yè)競爭力，幫助證書持有者在國內(nèi)外、特別是國外工作?？荚嚨燃墸嚎荚嚨燃壏譃槿?，國內(nèi)目前開考的是二級和三級。

考試內(nèi)容：二級考試包括商務(wù)英語（二級）、商務(wù)管理和文本產(chǎn)生三門；三級考試包括商務(wù)英語（可自選二級或三級）、商務(wù)實踐、商務(wù)管理（三級）和文本產(chǎn)生（三級）。

考試準備：準備時間需一年左右，考試難度很大，對辦公程序和速記要求較高，考生最好通過專門的培訓來進行強化訓練。

頒證機構(gòu)：英國倫敦工商總會考試局。

劍橋辦公室管理國際證書（劍橋秘書）

該證書由國家教育部考試中心中英中心從英國劍橋大學考試委員會引進，是按國際標準開發(fā)的秘書技術(shù)和職業(yè)培訓課程。此證書為國際、國內(nèi)雙認證證書，除了可以滿足學員就業(yè)需要，也可以滿足從業(yè)人員提高技能的需要，是較高層次的秘書資格認證項目。目前全球有160個國家認可該資格證書。

適用人群：劍橋秘書證書考試共分初級、中級和高級三個級別，主要是依照學歷不同的人群來劃分層次：初級適用于高職、高專學生；中級適用于本科學歷的學生；高級適用于本科以上學歷的學生。

權(quán)威性：UCLES（英國劍橋大學考試委員會）是世界上著名的考試機構(gòu)之一，劍橋大學考試委員會設(shè)計的職業(yè)證書考試已在世界上160多個國家開展，每年有600多萬學員參加考試，具有相當高的權(quán)威。

證書等級：初級、中級、高級。

報考條件：中專以上學歷在校生及從事辦公室工作人員，具有一定的英語基礎(chǔ)?？荚噧?nèi)容：核心課程，如文字處理、商務(wù)溝通和任務(wù)管理、辦公室管理；選修課程，如速記、客戶服務(wù)、組織會議和活動、人際商務(wù)技巧、信息與溝通技術(shù)。考生可以根據(jù)考試級別任選考試模塊。

考試準備：準備時間一般在半年左右，考試采用作業(yè)設(shè)計和實踐考核等方法相結(jié)合，有幾大模塊，考試難度相對較大。

頒證機構(gòu)：中國教育部考試中心、英國劍橋大學考試委員。

IAAP秘書資格證書

IAAP是國際職業(yè)秘書協(xié)會的英文簡稱，是全球著名的跨國性職業(yè)組織，在27個國家和地區(qū)設(shè)立分支機構(gòu)。作為全球聞名的秘書協(xié)會組織，其考試影響力不可小覷，在業(yè)內(nèi)被稱為“博士級”的資格證書。目前，IAAP在北京和上海等大城市已設(shè)立了培訓點和考點。

報考條件：高中以上學歷，且具有6年秘書工齡。

考試內(nèi)容：包括企業(yè)法、企業(yè)行為科學、企業(yè)管理、人際學、秘書會計學、秘書技能、辦公室秘書工作程序等。

頒證機構(gòu)：國際職業(yè)秘書協(xié)會。

第四篇：秘書資格復習題

秘

書

—國家職業(yè)資格培訓（四級秘書）

哈爾濱廣播電視大學

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com

TEL:53623830

2010年3月 導

語

1、辦公室工作： 上情下達、下情上達，溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外。

是行政綜合部門（參謀部、不管部），其主要職能是：聯(lián)系、協(xié)調(diào)、溝通、服務(wù)。

2、秘書工作：參與政務(wù)、管理事務(wù)。

總體可概括為： 辦會、辦事、辦文。

3、秘書人員素質(zhì)：三能—能干、能寫、能說

四勤—腦勤、手勤、眼勤、腿勤

第一章

會議管理

提要

學習內(nèi)容主要是會前籌備、會中服務(wù)和會后總結(jié)三部分。通過本章學習使秘書人員明白在會議各階段應(yīng)當完成的工作，掌握協(xié)助領(lǐng)導開好會議的方法與技巧。

第一節(jié)

會前籌備

一、學會擬定會議議程、日程

（一）基礎(chǔ)知識

1、會議議程

是為完成議題而作出的會議順序計劃，即會議要討論、解決問題的統(tǒng)一安排。

第一節(jié)

會前籌備

（1）小型會議議程

主持人宣布開會，領(lǐng)導講話（報告），會議發(fā)言討論，會議總結(jié)，宣布散會。

（2）大、中型會議議程

開幕式，領(lǐng)導和來賓致詞，領(lǐng)導作報告，分組討論，大會發(fā)言，參觀或其他活動，宣讀決議，閉幕式。

2、會議日程

是根據(jù)會議議程每天作出的具體安排。它是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。第一節(jié)

會前籌備

3、議程和日程的作用

掌握會議的議題和進程，了解會議的計劃和信息；是加強溝通的平臺，是加強管理的工具。

（二）案例分析（見p2-3）

（三）工作程序

1、議程的制定

（1）會議目標和參加者

要明確會議的目的和出席會議者。

（2）安排各議程事項的時間

一是按照議題的 會前籌備

的重、急，輕、緩安排會序。二是將議題的預計處理時間標明。

（3）與會者要明確每一項議程

2、會議日程的編制

一是遵循慣例；二是靈活掌握；三是分清主次。

（四）注意事項

1、議程和日程的區(qū)別

議程是對會議要通過的文件，要解決的問題的概略安排。日程是會議在一定時間內(nèi)的具體安排。

2、正確處理會議臨時動議。會 前 籌 備

（五）相關(guān)鏈接—P7 議程、日程樣式

二、掌握會議地點的備選

（一）基礎(chǔ)知識

1、如何選會議地點

交通便利、規(guī)格相宜、會場及設(shè)備良好、價格合理適中

2、會議賓館酒店的劃分

星級、類型、功能、地點

（二）案例分析P11

（三）工作程序

按會議目的和規(guī)格選會場

會 前 籌 備

事前踩點比較

簽訂預約合同（訂金）

（四）注意事項

一是注意收集會議場地的信息 ；二是要實地考察會議場地。

三、布置會場和安排座次

（一）基礎(chǔ)知識

1、會場

徽標、會標、布局裝飾

集中舒適、方便安全

2、座次

領(lǐng)導座次、會議代表座次、其他人員座次（如來賓座席、媒體記者、工作人員）

會 前 籌 備

（1）主席臺座次。按職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果依次安排座次，職務(wù)最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次排列。

（2）主持人座席。主持人有時需在前排邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。

（3）名簽擺放。在每個座位的左側(cè)放置領(lǐng)導或會議代表姓名臺簽。（水杯、面巾放在右側(cè)）

（4）其他人員座次。

（二）相關(guān)鏈接 會 前 籌 備

1、會場布局類型。P18-19

2、會場座席的區(qū)劃。

四、發(fā)布會議信息

1、會議信息主要內(nèi)容。

（1）會議信息。會議報名的時間、地點，參會費用，會務(wù)聯(lián)系人及電話，會議報道及議程、日程等；

（2）與會者的信息。出席人員姓名、單位、職務(wù)，往返時間及航班車次，參會材料等；

會 前 籌 備

（3）會議宣傳報道及交流內(nèi)容。新聞發(fā)布、媒體報道、交流材料、會議紀要、會議決議等。

五、會議食宿安排

1、會議的餐飲安排

（1）餐飲標準和預算。

（2）就餐方式。以自助為主，桌餐為輔。

（3）確定食譜、菜譜。

（4）會中的茶歇。高規(guī)格的會議要安排茶歇。會 前 籌 備

2、會議住宿安排

（1）原則：安全、舒適、便捷。

（2）提前制定住宿房間安排表（方案）。

（3）需要考慮的情況。價格標準、樓層朝向、領(lǐng)導和重要來賓、老弱婦幼、民族等。

六、邀請會議嘉賓

1、邀請原則：上級領(lǐng)導、相關(guān)客戶、關(guān)系緊密者等。

（1）確定嘉賓名單。會 前 籌 備

（2）會前發(fā)正式邀請函。

（3）嘉賓人數(shù)的把握。

2、嘉賓的接待

（1）接待原則。對等接待，按接待規(guī)格“迎來送往”；熱情周到，細致得體，有禮有度。

（2）接站。人員安排和車輛安排。

（3）具體接待工作。體現(xiàn)出嘉賓的規(guī)格和待遇。

七、會議的資料準備

1、會議資料

（1）會務(wù)資料。會務(wù)手冊、接送站表、用餐表、分組討論表、會務(wù)聯(lián)系電話等 會 前 籌 備

（2）會議代表資料袋。會議指南、會議材料、分組名單、代表證、文具、用餐券等。

2、會議用品。會場設(shè)備檢查、燈光電氣、多媒體儀器等。

八、安排會議禮儀服務(wù)

1、會議通用禮儀：文書禮儀、迎送禮儀、參會禮儀、服務(wù)禮儀

2、主持人禮儀、與會者禮儀、九、會議常用設(shè)備檢查

全權(quán)委托會場提供方負責，保證設(shè)備、音響正常。

會 前 籌 備

小結(jié)

１、上情下達，下情上達，溝通左右，聯(lián)系內(nèi)外

２、腦勤、手勤、眼勤、腿勤

3、關(guān)鍵詞：世事洞明皆學問，人情練達即文章

在生活中學會學習，在學習中學會生存

秘

書

—國家職業(yè)資格四級

哈爾濱廣播電視大學

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com TEL:53623830

2010年3月

第二節(jié)

會中服務(wù)

會議過程中的服務(wù)：會議值班、接待新聞媒體、會議記錄、收集意見建議、印發(fā)會議簡報、會議合影等等。

一、會議值班

１、會議值班的內(nèi)容

（１）電話記錄。記錄來電時間、來電單位、來電人員姓名、來電內(nèi)容。

（２）接待記錄。記錄來訪人員姓名、單位、事由。第二節(jié)

會中服務(wù)

（３）填寫值班日記。綜合前兩項的內(nèi)容記要點。（４）作好信息傳遞。重要事項要迅速報告。

２、案例分析 Ｐ４３

３、編制會議值班表

二、接待采訪會議的新聞媒體

１、接待媒體采訪的基本原則。客觀、事實求是 第二節(jié)

會中服務(wù)

、會議內(nèi)容的保密度的把握，做到內(nèi)外有別、會議報道的主要提法和觀點要報經(jīng)領(lǐng)導審定、宣傳口徑，報道角度及內(nèi)容，新聞稿要認真準備，主動配合。

２、接待采訪的工作內(nèi)容

（１）由秘書撰寫新聞稿件，經(jīng)領(lǐng)導審閱后，送媒體發(fā)表。

（２）邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺記者到會采訪、報道。第二節(jié)

會中服務(wù)

三、安排會議討論、茶歇、代表合影等

１、安排好分組討論，收集并反饋意見。

２、重要會議安排茶歇。

３、會中在恰當時間安排會議代表合影。

４、注意編制會議通訊錄。

四、做好會議記錄和簡報工作

１、會議記錄

會議記錄的結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部 第二節(jié)

會中服務(wù)

標題。常用的即是文種—會議記錄；

另一種是會議名稱+文種

正文。開頭+主體+結(jié)尾

開頭：會議名稱、地點、主持人、參加人，出、缺席情況，記錄人等。

主體：會議議題，發(fā)言人發(fā)言內(nèi)容，會議決議，表決方式及結(jié)果。

結(jié)尾：會議結(jié)束，散會時間。

尾部。主持人、記錄人簽字。第二節(jié)

會中服務(wù)

２、會議簡報

會議簡報的內(nèi)容。反映會議實際情況，交流會議經(jīng)驗，溝通會議信息。

會議簡報結(jié)構(gòu)：報頭+報核+報尾

會議簡報的標題應(yīng)簡明、準確、醒目、靈活。

其開頭多用敘述式和結(jié)論式，主體部分要突出會議的主要精神和會議決定，內(nèi)容要單一精練。

小

結(jié)

小結(jié)

１、會中服務(wù)。值班、接待、會議記錄

２、注重：溝通、聯(lián)系、協(xié)調(diào)、服務(wù)

３、關(guān)鍵詞：完善自我、超越自我第三節(jié) 會后落實

要點：

會后文件的收集、整理、立卷歸檔，會議紀要，會議經(jīng)費的結(jié)算，會議決議的催辦等。

一、會議文件資料收集整理

1、會議文件立卷歸檔范圍

會議相關(guān)的正式文件資料。議程、日程和會議程序，出席、列席及分組名單，會議通知、電話記錄等，領(lǐng)導報告（講話）、會議記錄、發(fā)言稿、簡報、會議紀要等，會議總結(jié)、與會代表名冊、通訊錄、會議音像資料等。會后落實

2、會議文件立卷

收集資料，對資料進行甄別整理，分類歸卷，案卷的編目歸檔。

二、會議紀要

1、會議紀要的編寫

會議紀要

是記載和傳達會議情況及其議定事項的書面材料。是在會議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉而成會議材料。

紀要的作用

一是對上匯報工作；二是對下指導工作。會后落實

（1）會議紀要的種類

辦公會議紀要，工作會議紀要，協(xié)調(diào)會議紀要，研討會議紀要等。

（2）會議紀要的內(nèi)容

一是對會議情況的簡述，如會議的目的、時間、地點、與會人員、會議討論的問題及會議成果；

二是對會議主要精神的闡述，這是會議紀要的主體部分。

（3）會議紀要的起草及要求 會后落實

會議紀要是會議的正式文件，內(nèi)容要求簡明扼要、觀點鮮明、重點突出。

一是實事求是，注重實際；

二是集中概括，提煉歸納；

三是條理清晰，一目了然。

三、會議經(jīng)費結(jié)算及方法

1、會議經(jīng)費的結(jié)算

會議經(jīng)費的結(jié)算依據(jù)是會前經(jīng)費預算及開支預算。會議結(jié)束后，秘書和會務(wù)人員應(yīng)按照領(lǐng)導審定的預算進行結(jié)算，超過預算指標，又無正當理由 會后落實

由的不予報銷。

2、會議成本（核算）

會議成本主要指直接經(jīng)費支出。

會議的直接費用=會場租用及布置費+設(shè)備租用費+郵電通訊費+培訓費+交通參觀費+食宿費+資料費+宣傳公關(guān)費+紀念品+其他符合規(guī)定的支出費用（10項）

3、會議財務(wù)管理原則

一是遵守制度，嚴格手續(xù)；

二是量入為出，收支平衡；

三是精打細算，厲行節(jié)約。

會后落實

小結(jié):

1、會后落實。會議文件的整理歸檔；

2、會議紀要。會議紀要的起草；

3、關(guān)鍵詞：智商、情商、財商的培養(yǎng)與鍛煉。秘

書

—國家職業(yè)資格四級

哈爾濱廣播電視大學

邵英民

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2010年1月

第二章

事務(wù)管理

秘書“參與政務(wù)、管理事務(wù)”的職能主要是側(cè)重體現(xiàn)在事務(wù)管理上。要系統(tǒng)了解四級秘書的日常性辦公室事務(wù)工作的內(nèi)容，能夠熟練掌握辦事的工作程序和操作技巧。

第一節(jié)

接

待

一、接待工作

1、接待規(guī)格。接待規(guī)格是從主陪人的角度提出來的。秘書要根據(jù)來訪者的身份確定接待規(guī)格。

接待規(guī)格有三種：高、低、對等。第一節(jié)

接

待

（1）高規(guī)格接待。主要陪同人比來賓的職位（職務(wù)）要高的接待。

（2）低規(guī)格接待。主要陪同人比來賓的職位（職務(wù)）要低的接待。

（3）對等接待。主要陪同人比來賓的職位（職務(wù)）相當?shù)慕哟?。這是最常用的接待規(guī)格。

2、接待規(guī)格的確定

接待規(guī)格一般是根據(jù)來賓的身份和來訪的目的而定的。

第一節(jié)

接

待

秘書提出意見供領(lǐng)導參考，最終由領(lǐng)導確定接待規(guī)格。

要考慮的因素:一是雙方的關(guān)系；二是突發(fā)情況影響原定的接待規(guī)格；三是參照以前接待的標準。注意三種接待規(guī)格靈活運用。

3、接待方案計劃的主要內(nèi)容

接待主要是：確定接待規(guī)格和相關(guān)陪同人員，安排活動日程，提出經(jīng)費預算。

注意：主要領(lǐng)導和來賓的接待

第一節(jié)

接

待

4、接待計劃

制訂接待計劃要包括以下內(nèi)容：

主要陪同人員和工作人員。

住宿地點、標準、房間數(shù)量。

宴請地點、標準、人數(shù)。

會見及會談地點、與會人員。

參觀游覽及活動安排、陪同車輛安排等。

接待工作要做到安全、保密，把握內(nèi)外有別的“度”。

二、安排迎送來訪的團體

1、用車禮儀

第一節(jié)

接

待

接待車輛種類：小車、商務(wù)車、中巴、大客車

乘小車禮儀

—P97

2、見面禮儀

迎候—握手—介紹—秘書及工作人員接行李—安排乘車

案例—P98

3、迎送團體的方式

迎接：一是主陪人到機場、車站迎接，以示重視；二是委派副職去迎接，主陪人在賓館等候。第一節(jié)

接

待

送別：一是宴請送別。可在前一天晚上舉行告別宴會或提前話別。二是委托副職前往送別。

三、安排來賓住宿、行程及交通

1、根據(jù)客人級別確定住宿、餐飲、用車標準。

2、預定住宿賓館酒店，預定宴請酒店。

3、按照客人的要求制定活動計劃、日程。

4、中、西餐用餐禮儀

四、安排來賓訪問、活動 第一節(jié)

接

待

1、參觀、訪問、交流；

2、游覽、觀光、文娛活動；

3、購物、健身活動。

小結(jié)：

1、接待。規(guī)格、人員、計劃、禮儀、預算

2、關(guān)鍵詞：熱情、細致、禮貌、周到。

第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

掌握布置辦公室的方法，了解辦公環(huán)境中的安全隱患，掌握排除隱患的措施。

一、辦公室的布置

1、辦公室種類的劃分

一是按職能分為：行政、黨務(wù)、業(yè)務(wù)、其他部門等辦公室；

二是按分布形式分為：集中式、分散式等。

2、布置辦公室的基本要求 第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

（1）光線充足、通風好，便于溝通聯(lián)系；

（2）統(tǒng)一辦公座椅及設(shè)備，公共辦公用品；

（3）部門主管的位置在員工座位的最后面；

（4）辦公區(qū)、接待區(qū)和休息區(qū)要分別安排。

3、辦公室布置的原則

（1）有利於溝通

（2）便于監(jiān)督

（3）營造和諧、團結(jié)、舒適的環(huán)境 第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

二、營造安全、健康的辦公環(huán)境

1、安全隱患及檢查的內(nèi)容

（1）認真學習《勞動合同法》，了解工作單位規(guī)章制度，樹立安全意識，保護自身合法權(quán)益。

（2）觀察和掌握工作場所的安全隱患，并及時報告和排除。（3）掌握辦公設(shè)備的保養(yǎng)維護方法，出現(xiàn)故障及時修理和排出。第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

（4）辦公區(qū)域的常見的安全隱患

電路、水、火警、網(wǎng)絡(luò)安全及其它設(shè)備故障等等。

小結(jié)

1、辦公室布置

2、安全、舒適辦公環(huán)境

關(guān)鍵詞：細節(jié)決定成敗

多為成功想辦法，不為失敗找理由 第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

了解印章和介紹信管理，掌握值班工作、零用現(xiàn)金管理及報銷手續(xù)，鍛煉獨立工作能力。

一、印、信的管理

1、印章

是印和章的合稱。（公章、鋼印、名章等）公章是單位對外行使權(quán)力的標志。

2、印章的作用

標志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用

3、印章種類和管理

種類：正式印章、套印章、鋼印、領(lǐng)導人名章、專用章等。第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

印章的管理：

?專人負責。指定專職文秘人員管理使用印章，注意保管和使用登記。

?確保安全。要有專門的文件檔案柜及印章盒存放印章，文件柜鎖的鑰匙由專人負責保管。?保持清潔。使用印章要注意使用方法，避免損壞，保持印章圖案和印文的清晰。

4、介紹信

是公用文書信件。是用來介紹被派遣人員的姓名、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

5、介紹信的管理

專人負責—保管安全—嚴格手續(xù)

6、印章和介紹信的使用

（1）領(lǐng)導批準—辦理簽批手續(xù)—秘書人員嚴格執(zhí)行印信使用的規(guī)章制度—有效監(jiān)督

（2）公文用印只在文本落款處蓋章—壓年蓋月；在帶存根的公函和介紹信上要蓋騎縫章、落款章。

（3）用印和開介紹信要辦理登記手續(xù)，填寫字跡要工整，用鋼筆和毛筆書寫。

第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

二、安排值班工作（略）

三、管理零用現(xiàn)金并辦理報銷手續(xù)

1、理財能力的培養(yǎng)

秘書要熟悉并掌握信用卡、支票、匯款等業(yè)務(wù)方法。會辦理公務(wù)活動、出差、旅行等支票、現(xiàn)金結(jié)算報銷手續(xù)。

2、零用現(xiàn)金的管理

“小金庫” ：凡違反國家財經(jīng)法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，侵占、節(jié)流國家和單位收入，未列入單位財務(wù)會計部門帳內(nèi)或未納入預算管理，私存私放的各種現(xiàn)金。第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

?秘書人員要嚴格遵守辦公程序和財務(wù)制度，不準自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”。? 對零用現(xiàn)金、款項，秘書要進行使用登記，用后及時報銷。

報銷的票據(jù)要請領(lǐng)導批準簽字。

? 案例（P135）

四、安排領(lǐng)導的差旅事務(wù)

1、公出、旅行

2、出國考察

第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

五、領(lǐng)導臨時交辦的工作

1、臨時事宜

2、臨時交辦適宜的范圍

3、辦事原則

4、注意事項

六、管理時間，提高效率（P154）

時間管理是指在同樣的時間消耗的情況下，為提高時間利用率而進行的一系列控制工作。

1、個人時間管理的技巧

用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級，圖2-4： 第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

重要而緊迫工作，先做A。

重要而不急迫的工作，次之做B。

急而不重，再次之做C。

不重不急，暫不做D。

關(guān)鍵詞：善于管理時間，提高工作效率。

七、辦事的學問與技巧

秘書工作任務(wù)，“參與政務(wù)，管理事務(wù)”，即是當參謀，會辦事。要做到會想事、會辦事、辦成事。

第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理

1、怎么樣辦好領(lǐng)導交辦的事

? 辦事要記住“三句話”（三要素）：

一是辦什么事；二是什么時間完成；三是去哪、找誰辦事等注意事項。

? 辦事結(jié)果要“三比較”：兩利相權(quán)取其重，兩弊相權(quán)取其輕，利弊相權(quán)取其利。? 把握好辦事“三形式”：辦理單一事項；交叉辦事；穿插辦事。? 辦完事向領(lǐng)導匯報“三注意”：不失真、不吹噓、不邀功。

第三節(jié)

辦公室日常事務(wù)管理 小結(jié)：

1、印信管理，專人負責

2、現(xiàn)金管理，遵守制度

3、時間管理，輕重緩急

4、事務(wù)管理，“三三三三”

關(guān)鍵詞：認真準備、講究方法、注重程序、提高效率、不急不燥。做老實人、說老實話、辦老實事。

第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用管理

了解辦公用品訂購、接收、管理的知識，掌握數(shù)碼相機、掃描儀等的使用與保養(yǎng)。

一、訂購、管理辦公用品（略）

二、數(shù)碼相機的使用

數(shù)碼相機也稱數(shù)字式相機，是光、機、電一體化技術(shù)的產(chǎn)物。

1、工作原理

數(shù)碼相機的核心部件是CCD-圖像傳感器。它將光信號轉(zhuǎn)化為模擬信號，再通過模數(shù)轉(zhuǎn)換芯片轉(zhuǎn)成數(shù)字信號，經(jīng)壓縮存入相機的硬盤卡，通過數(shù)據(jù)線傳給計算機。CCD相當于傳統(tǒng)相機的膠卷 第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用管理

2、數(shù)碼相機與光學相機的區(qū)別

數(shù)碼相具有輸出、即拍即顯和聲音記錄功能。與傳統(tǒng)相機相比，數(shù)碼相機具有以下特點：

（1）感光不同。

（2）存儲介質(zhì)不同。

（3）圖像質(zhì)量不同。

（4）輸入輸出方式不同。

3、性能指標分析

（1）分辨率。分辨率越高圖像質(zhì)量越好。一般人物照200萬像素即可；產(chǎn)品物體300萬像素；專業(yè)攝影500萬像素以上的相機。

（2）變焦。有光學變焦能力的鏡頭是好相機（3倍）

第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用管理

（3）鏡頭。鏡頭的好壞控制著光圈大小，圖像銳化好、色彩還原度好都取決于鏡頭取景能力。

（4）相當感光度。使用高感光度的相機拍攝光圈要小一點、或快門速度快一些；使用低感光度相機則相反。

（5）存儲卡。當今的流行卡主要有：CF、MIC、SM、MS等。對于普通使用者選擇128MB的或SM卡就可以。

（6）LCD顯示屏。主要是取景、照片預覽和菜單 第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用管理

（7）連接方式。數(shù)碼相機均使用USB接口來從相機下載照片，同時帶有視頻AV輸出端子，以便在電視上欣賞照片。

（8）色彩位數(shù)。又稱色彩深度。是用來表示顏色的二進制數(shù)的位數(shù)。它的值越高，表示的顏色越多，照片的圖像越細膩、質(zhì)量越好。一般普及相機色彩位數(shù)是16-24BIT,專業(yè)相機在24-36BIT。

（9）連續(xù)拍攝。數(shù)碼相機在拍攝時，將光信號轉(zhuǎn)為數(shù)碼信號，并保存在存儲介質(zhì)上，每次需較長時間，所以拍攝速度不是很快。連續(xù)拍好。第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用管理

4、實際操作。

拍照：從實際出發(fā)，選擇相關(guān)設(shè)備，取景拍照。

數(shù)碼相機與計算機連接：拍攝的照片必須由數(shù)據(jù)線導入到計算機中，才能作為圖像素材通過應(yīng)用軟件進行處理。

編輯圖片：常用的處理圖片的軟件是，Adobe

Photoshop和Adobe Photodeluxe，可以改變圖片的色澤、亮度、清晰度等。

三、掃描儀的使用（略）

秘

書

—

國家職業(yè)資格四級

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邵英民

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2010年3月 第五節(jié)

信息管理

熟悉信息收集、整理、傳遞、存儲工作的內(nèi)容，方法與要求，能夠及時、準確地收集、篩選、校核、傳遞、存儲信息。提高信息素養(yǎng)和能力。

一、信息的收集

1、信息的含義。信息是事物存在的方式或運動狀態(tài)的直接或間接的反映。是物質(zhì)一種存在方式。

2、信息的特征。客觀性、時效性、可塑性、共享性、依附性、傳遞性、開發(fā)性、無限性。

3、信息的種類 第五節(jié)

信息管理

按照不同的標準，可以將信息劃分為以下類型：

（1）按性質(zhì)分為

自然信息和社會信息。

（2）按表現(xiàn)形式分為

語言、文字、聲像、計算機語言、微縮信息。

（3）按內(nèi)容和社會領(lǐng)域分為

政治、經(jīng)濟、文化、教育、軍事、科技、體育信息等。

（4）按穩(wěn)定狀態(tài)劃分為

靜態(tài)、動態(tài)信息

（5）按在秘書工作中的作用分為

預測、動態(tài)、反饋信息等。第五節(jié)

信息管理

4、信息工作程序

信息工作程序為：收集、整理、傳遞、存儲、反饋和利用等六個環(huán)節(jié)。

5、信息收集的渠道

大眾傳媒、圖書館、互聯(lián)網(wǎng)、商家和客戶、貿(mào)易渠道、信息機構(gòu)、社會關(guān)系等渠道。

二、信息的篩選

1、信息篩選的含義

是對收集到的大量信息進行鑒別和選擇，判斷其價值，決定取舍。

第五節(jié)

信息管理

2、工作中常備的信息資料

辦公室常備的資料有：工具書、參考書、通訊錄、報紙期刊、文獻資料。

3、篩選信息資料的方法

（1）關(guān)注標題。

（2）復印、剪裁。

（3）網(wǎng)上檢索。

（4）做資料卡片（摘記卡片）。第五節(jié)

信息管理

4、篩選信息的程序

（1）看信息來源

（2）看信息的標題

（3）看正文

（4）最后決定信息的取舍

經(jīng)過篩選的信息要分別處理。選中的信息分輕重緩急加工處理利用；暫時不用的，進行暫存?zhèn)洳椤?/p>

三、信息的傳遞

1、信息傳遞的方向

內(nèi)向和外向傳遞。

第五節(jié)

信息管理

2、信息傳遞的要素

（1）信源

即信息的來源。分為原生源和再生源。

（2）信道。是傳遞信息的通道。

（3）信宿。是信息傳遞的終點。也叫信息接受者。要使信息能被利用，必須有接受者（個體、群體）。

3、信息傳遞的方法

（1）語言傳遞。（2）文字傳遞。（3）電訊傳遞。（4）可視化輔助物傳遞。第五節(jié)

信息管理

四、信息的存儲

小結(jié)：

1、信息管理

含義、種類、工作程序、收集

2、信息的篩選

常備資料、篩選方法、篩選

3、信息的傳遞

方向、要素、方法

關(guān)鍵詞：開闊視野，提升信息素養(yǎng)和技能。

第三章

文書擬寫與處理

有關(guān)公務(wù)文書、事務(wù)文書與商務(wù)文書的擬寫。

公務(wù)文書如通知、報告、函；事務(wù)文書：簡報、會議記錄；商務(wù)文書：意向書、訂貨單、產(chǎn)品說明書等。重點：公務(wù)文書

第一節(jié)

文書擬寫

一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)公文的通知，統(tǒng)稱為批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這種公文是復合體公文。

2、公文含義

狹義一般指“行政”性公文；廣義指行政性公文和應(yīng)用性公文。（如：計劃、調(diào)查報告、規(guī)定、辦法等）

第一節(jié) 文書擬寫

3、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的3種類型

（1）批轉(zhuǎn)通知。是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文的通知。其特點是上級機關(guān)采用了下級的公文，一批轉(zhuǎn)的形式通知下級，關(guān)鍵在于“批”字。

（2）轉(zhuǎn)發(fā)通知。是轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)公文的通知。應(yīng)在上級機關(guān)同意后，以“轉(zhuǎn)發(fā)語”的形式通知下級機關(guān)。關(guān)鍵在于“轉(zhuǎn)”字。

（3）印發(fā)通知。是印發(fā)本機關(guān)或本機關(guān)與其他機關(guān)聯(lián)合制定公文的通知。是以“按語”形式通知下級機關(guān)，重點在于“公布”。第一節(jié)

文書擬寫

4、通知的擬寫

批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的結(jié)構(gòu)是：

標題＋主送機關(guān)＋正文＋落款＋成文日期＋轉(zhuǎn)發(fā)文件原文

標題

（1）批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知常常采用四元素標題：

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)＋原發(fā)文機關(guān) ＋事由 ＋文種

（見案例）

（2）印發(fā)通知一般采用三元素標題：

發(fā)文機關(guān)＋事由 ＋文種

主送機關(guān)

即受文辦理單位，要求頂格書寫。

正文

與事項性通知相比，批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、印發(fā)通知的正文比較特殊，其結(jié)構(gòu)是：

批語（轉(zhuǎn)發(fā)語、按語）+轉(zhuǎn)發(fā)（印發(fā)）＋（意義+ 執(zhí)行要求）

第一節(jié)

文書擬寫

落款

落款位于正文之下，成文日期上。

成文日期

成文日期通常置于落款下。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā) 文件原文

這類文件發(fā)原文位于成文日期下，其標題居中排布。

二、報告

1、報告，是匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)詢問的公文。

2、報告的特點

（1）匯報性。報告都是用來向上級機關(guān)匯報工作、反映情況的。擬寫報告注意用“匯報工作”的語氣。

第一節(jié)

文書擬寫 語氣。

（2）陳述性。此類公文在表達方式上，只能運用敘述和說明來陳述事項。

3、報告的類型

（1）匯報工作報告。內(nèi)容包括：回報例行工作、成績經(jīng)驗、問題教訓、今后打算、匯報交辦事項的結(jié)果等。

（2）反映情況報告。其內(nèi)容包括：反映本機關(guān)、本地區(qū)發(fā)生的重大事件、帶有傾向性的新問題、新現(xiàn)象、動向等。一般在發(fā)生特殊情況、較大事故、突發(fā)事件時采用這種報告。

第一節(jié)

文書擬寫

3、報告的類型

（1）匯報工作報告。內(nèi)容包括：回報例行工作、成績經(jīng)驗、問題教訓、今后打算、匯報交辦事項的結(jié)果等。

（2）反映情況報告。其內(nèi)容包括：反映本機關(guān)、本地區(qū)發(fā)生的重大事件、帶有傾向性的新問題、新現(xiàn)象、動向等。一般在發(fā)生特殊情況、較大事故、突發(fā)事件時采用這種報告。

（3）答復詢問報告。它是被動行文，須要針對上級來文詢問的內(nèi)容或交辦的事項進行答復。第一節(jié)

文書擬寫

4、報告的擬寫

報告的結(jié)構(gòu)是：標題＋主送機關(guān)＋正文+落款＋成文日期

標題采用三元素形式：發(fā)文機關(guān)＋事由 ＋文種

如《哈爾濱電大學生學習情況的報告》

主送機關(guān)

直接上級機關(guān)，負責受理報告的機關(guān)。主送機關(guān)只有一個。還有的機關(guān)需要送則采用抄送。

正文

其結(jié)構(gòu)是：發(fā)文緣由＋報告事項＋結(jié)尾

第一節(jié)

文書擬寫

5、報告與請示的區(qū)別

（1）性質(zhì)要求不同。匯報工作、反映情況、答復詢問用報告，報告機關(guān)不必等上級機關(guān)的答復；請示則是為了某一問題請求上級指示或批準的公文。請示機關(guān)必須要等待上級機關(guān)明確回復。

（2）行文實現(xiàn)不同。報告可以在事前、事后或工作進行中行文。而指示必須在事前行文。第一節(jié)

文書擬寫

三、請示

1、請示，是向上級請求指示、批準的公文。

使用請示要慎重，凡屬本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)或上級機關(guān)以往政策中明確的問題，應(yīng)不在請示之列。

2、請示的特點

（1）一文一事。請示行文必須一文一事，這就是說，向上級請示解決問題，要一事行一個請示文。

（2）請批對應(yīng)。沒有請示就沒有批復。一請示，一批復。而報告是沒有批復的。第一節(jié)

文書擬寫

（3）事前行文。請適應(yīng)在問題發(fā)生或處理前行文。不可事后行文，先斬后奏。

3、請示的類型

請示可分為兩種：

（1）求示性請示。是請求上級機關(guān)給予政策、認識上的指示的請示。

（2）求批性請示。是請求上級機關(guān)給予批準、認可的請示。

這第二種請示是大量的。主要是涉及機構(gòu)變化、人事任免、項目安排、財務(wù)等問題。第一節(jié)

文書擬寫

4、示例分析—P241

5、請示的擬寫要點

其結(jié)構(gòu)是：標題＋主送機關(guān)＋正文＋落款＋日期＋附注

標題一般采用三元素形式：發(fā)文機關(guān)＋事由 ＋文種

請示不能寫單元素標題，以《請示》作為公文標題的寫法是錯誤的。

正文的結(jié)構(gòu)是：發(fā)文緣由＋請示事項＋結(jié)尾

開頭 要說明請示的意義和根據(jù)；

事項 是正文的核心，請示事項應(yīng)具有可行性和可操作性

結(jié)尾 “當否，請批示”、“妥否，請批復”等。第一節(jié)

文書擬寫

四、問答函

1、函的概念

是不相隸屬機關(guān)就工作問題進行詢問或答復。

2、函的類型

詢問函、答復函兩種。

3、示例分析

P246 例1、2

4、函的擬寫要點

其結(jié)構(gòu)是：標題＋主送機關(guān)＋正文＋落款＋日期

標題有兩種形式:

發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種

事由＋文種 第一節(jié)

文書擬寫

正文結(jié)構(gòu)是：發(fā)文緣由＋事項 ＋尾語

尾語

詢問函尾語常用：“請速回復”、“請予復函”

答復函尾語常用：“此復”、“特此函復”

五、簡報

1、簡報的概念

是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體為匯報工作、交流經(jīng)驗、反應(yīng)情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動態(tài)”、“摘報”、“簡訊”、“內(nèi)部參考”等。

2、見報的特點

第一節(jié)

文書擬寫

一是簡明扼要。即內(nèi)容集中、用途明確、篇幅簡短、文字精練；

二是快捷迅速。講究時效性，便于有關(guān)部門及時作出判斷，指導工作。

三是內(nèi)容新鮮。報道新情況、宣傳新典型、提供新信息、表達新觀點。

四是真實準確。內(nèi)容真實可靠，準確無誤。

3、類型

工作簡報、會議簡報、動態(tài)簡報

4、示例分析

P251—

第一節(jié)

文書擬寫

5、簡報擬寫要點

其結(jié)構(gòu)是：報頭＋報核＋報尾

（1）報頭 它設(shè)在第一頁的上方約占1/3的位置，下邊用橫線與正文隔開。包頭包括以下內(nèi)容：

簡報名稱、秘密等級、期號、編印單位、日期

（2）報核 即簡報中間部分。結(jié)構(gòu)是：

（按語）＋標題＋導語＋主體＋結(jié)尾

注意：文字簡練、內(nèi)容真實、針對性強、一事一報

六、意向書

P253略

小結(jié)：常用公務(wù)、事務(wù)文書5種。商務(wù)文書略。

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知—批轉(zhuǎn)下級文，轉(zhuǎn)發(fā)上級文

2、報告—下級向上級匯報

3、請示—下級向上級請示

4、問答函—不相隸屬機關(guān)就工作問題

5、簡報—是匯報工作、交流經(jīng)驗、反映情況的事務(wù)文書

關(guān)鍵詞：終身學習、開放式學習、創(chuàng)新性學習、網(wǎng)絡(luò)化學習；

勤學、多寫、善思

第二節(jié)

收發(fā)文處理

了解文書繕印、校對、傳閱工作的內(nèi)容和要求，能夠高效率、高質(zhì)量地繕印、校對、傳閱文件。

一、繕印文件

（一）相關(guān)知識

1、含義

繕印是對文件進行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復印機復印等工作。

2、文書繕印的要求

文字準確工整

符合文件標準

裝訂整潔牢固

底稿保存

注意保密 收發(fā)文處理

（二）工作程序

1、確定印制文書，不得擅自改動。

2、確定印制格式，注意字體大小。

3、打字、打印、復印、裝訂。

4、做好文件交接。

二、校對文書

（一）相關(guān)文書

1、含義

校對是根據(jù)定稿對文件校樣進行核對校正。收發(fā)文處理

2、校對的內(nèi)容

（1）校訂清樣的錯字、漏字、多字。

（2）規(guī)范文件的字體、字號。

（3）檢查版式、標題、頁碼，行、字距。

（4）檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)等是否準確。

（5）檢查版式是否與穩(wěn)重格式統(tǒng)一。

3、校對的要求

（1）認真仔細，一絲不茍。收發(fā)文處理

（2）正確使用校對符號。

（3）一般要進行三個校次（1、2、3校）。

（二）工作程序

1、準備好原稿和校樣。

2、選定校對方案。如：看校、讀校、對校等。

3、核對校正。

三、用印—見第二章第三節(jié)內(nèi)容

四、傳閱文書 收發(fā)文處理

（一）相關(guān)知識

1、傳閱的含義

在工作職責范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

2、傳閱要求

（1）迅速、準確送達閱文人。（2）傳閱要分輕重緩急。（3）穿越順序從管理層到一般人員。

（二）工作程序

第五篇：秘書常識

秘書常識：如何掌握速記技能

“會速記的人不一定是秘書，而秘書人員卻應(yīng)該掌握速記技術(shù)。很多國家的秘書工作是速記工作的同義語，有?速記秘書?這個特定的職稱。凡是從事秘書工作的人員，都要熟練地掌握實用性很強的速記技術(shù)。速記被列為秘書考試的內(nèi)容之一，是作為秘書人員的錄用或晉升的一個標準?！保ā睹貢殬I(yè)技能培訓鑒定教材·第四章速記基礎(chǔ)知識》）由此可見，把速記作為秘書人員應(yīng)該掌握的技能列為職業(yè)資格技能考試鑒定的內(nèi)容，說明國家的有關(guān)方面已經(jīng)重視速記在秘書工作中的作用。因此，國家勞動與社會保障部制定的《秘書職業(yè)技能標準》對初級秘書、中級秘書、高級秘書在“速記知識”方面提出了不同的要求。要求初級秘書“熟悉漢字快速記錄與速記的基本原理與方法”，中級秘書“熟練速記與漢字快速記錄法的知識”，高級秘書“掌握速記符號略寫法的創(chuàng)制規(guī)則及應(yīng)用常識”。初級的只是“熟悉”漢字快速記錄與速記的“基本原理與方法”；中級的則進一步要求“熟悉速記與漢字快速記錄法”在“法”上“熟悉”其“知識”；高級秘書則不能只停留在“熟悉”其“漢字快速記錄法”與一般“速記知識”，而要求“掌握速記符號略寫法的創(chuàng)制規(guī)則及應(yīng)用知識”，強調(diào)的是掌握規(guī)則會“創(chuàng)制”并能“應(yīng)用”，讓秘書人員在學習速記知識基礎(chǔ)上，結(jié)合實際工作需要去創(chuàng)制一些常用詞、語、句的略寫法。

然而，從近幾年的幾次全國秘書職業(yè)技能鑒定考試試卷內(nèi)容來看，“秘書技能”方面考核鑒定根本就沒有有關(guān)“速記技能”的內(nèi)容。

不論初級還是中級、高級，對速記這門“實用性很強的技術(shù)”，只是讓秘書“了解”點速記知識，并沒有要求“掌握”有關(guān)速記的應(yīng)用“技術(shù)”，而且每道題僅為1分，速記題分數(shù)最多僅占知識卷總分的4%。所以在歷次鑒定考試中，不少參加考試的秘書人員對速記部分都不去理睬它，認為丟速記分不在乎，影響不了大局。這顯然與“凡是從事秘書工作的人員，都要熟練地掌握實用性很強的速記技術(shù)”的要求是相悖的，有違于秘書職業(yè)技能素質(zhì)的初衷。秘書到底應(yīng)該不應(yīng)該掌握速記技能，退一步說，應(yīng)該不應(yīng)該掌握漢字快速記錄的一些方法，這是亟待解決的觀念上的問題。據(jù)美國《職稱辭典》對“秘書”一詞的正確含義，是指工作水平高超、能貫徹執(zhí)行下列活動的人：“

（一）全面處理機關(guān)或公司的行政工作，以減輕政府官員或公司負責人的較次要的行政事務(wù)及辦公室工作；

（二）能運用速記記錄口述；

（三）能用翻譯機將口述或?qū)椭频挠涗浶畔⒆g成文字；……”可見，作為秘書人員對于會速記和速記技能的掌握是不可或缺的。

建議重視速記技能鑒定考試，不僅要適當增加速記知識的考核比例，還應(yīng)該有速記技能考試的內(nèi)容，如同考核計算機運用能力那樣必須在規(guī)定時間里聽寫一段不少于2000字的速記記錄（哪怕就是使用漢字“漢字快速記錄法”），從而考查應(yīng)考的秘書人員與秘書工作相關(guān)的速記技能的實際能力水平，與秘書職業(yè)技能標準相一致。