第一篇：秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)秘書(shū)必備3篇

秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)秘書(shū)必備3篇

于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。本文是秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，歡迎閱讀。

秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)一：

一、基礎(chǔ)知識(shí)

秘書(shū)工作者知識(shí)的第一個(gè)層次，是秘書(shū)工作者必備的知識(shí)和前提條件。秘書(shū)工作者的知識(shí)面要廣，基礎(chǔ)知識(shí)要扎實(shí)。為此秘書(shū)工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識(shí)。

1.科學(xué)文化知識(shí)

基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)，包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。特別要注意語(yǔ)言文字和歷史知識(shí)的提高，重視歷史知識(shí)的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過(guò)歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

2.馬列主義理論知識(shí)

哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。

3.政策法規(guī)知識(shí)

這是作為秘書(shū)工作者必備的知識(shí)，包括黨的路線、方針、政策和國(guó)家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識(shí)，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識(shí)。

二、專(zhuān)業(yè)知識(shí)

專(zhuān)業(yè)知識(shí)是秘書(shū)工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識(shí)結(jié)構(gòu)的方面。理論知識(shí)，是秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)工作總體的理論知識(shí)，是秘書(shū)工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是秘書(shū)工作的基本理論知識(shí)，秘書(shū)指導(dǎo)思想。分門(mén)別類(lèi)的理論，包括文書(shū)處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書(shū)實(shí)務(wù)的理論。業(yè)務(wù)知識(shí)，秘書(shū)工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識(shí)，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。行業(yè)知識(shí)，秘書(shū)工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識(shí)。

三 相關(guān)知識(shí)

秘書(shū)工作者的輔助知識(shí)，它包括以下幾個(gè)方面的知識(shí)。新的學(xué)科知識(shí)，社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識(shí)中的一個(gè)重要內(nèi)容，包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。管理學(xué)知識(shí)，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識(shí)。社會(huì)交往知識(shí)，社會(huì)關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書(shū)工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。心理學(xué)知識(shí)。

四 社會(huì)知識(shí)

國(guó)際知識(shí)，當(dāng)前國(guó)際的基本問(wèn)題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想，科技，文化等方面知識(shí)的變化及發(fā)展情況。

國(guó)內(nèi)知識(shí)，國(guó)情，民情，民俗，民風(fēng)等。

秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)二：

為公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是秘書(shū)的一大職責(zé)?！昂妹貢?shū)當(dāng)半個(gè)家”，做經(jīng)理的如果有一個(gè)得力的秘書(shū)是一大幸福。

做經(jīng)理的人最需要的是處理公司內(nèi)最重要的事情和花大量的時(shí)間去思考的問(wèn)題。然而如何保證經(jīng)理把他所有的時(shí)間用在重要的事情而不是瑣碎的事情和有足夠的時(shí)間去思考，秘書(shū)工作的好壞是非常重要的。秘書(shū)要善于了解什么事情是必須要經(jīng)理來(lái)處理的，而什么事情需要轉(zhuǎn)到其他人去處理;腦筋要靈活，善于團(tuán)結(jié)而不可以趾高氣揚(yáng)，這樣才能得到公司同事的工作配合;秘書(shū)要舉止得體并善于公關(guān)，因?yàn)樵谕饷婷貢?shū)經(jīng)常是經(jīng)理的半個(gè)臉面;要心細(xì)并且有吃苦精神，因?yàn)槊貢?shū)的工作做好了通常是應(yīng)該的，而做壞了往往會(huì)造成大錯(cuò)。

對(duì)內(nèi)，好的秘書(shū)是經(jīng)理與員工之間的一座橋梁，做得不好秘書(shū)會(huì)是經(jīng)理和員工之間的一堵墻。正確、及時(shí)、適時(shí)地反映公司內(nèi)部存在的問(wèn)題，員工的要求等等是做秘書(shū)的責(zé)任。如果秘書(shū)不是正常溝通，而是東家長(zhǎng)西家短，搬弄是非，公司就非亂不可。這種情況并不少見(jiàn)。對(duì)外，秘書(shū)是經(jīng)理的代表，外部事務(wù)處理得當(dāng)，可以給經(jīng)理增添機(jī)會(huì)和光彩，做得不好，丟臉吃苦果的是經(jīng)理。因此經(jīng)理和秘書(shū)之間保持良好的溝通非常重要。

秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)三：

隨著社會(huì)的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)的繁榮,對(duì)外貿(mào)易的往來(lái),各種社會(huì)關(guān)系的多樣化,復(fù)雜化,秘書(shū)工作的具體內(nèi)容可以概括為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,提供綜合服務(wù).它是上呈下達(dá),聯(lián)絡(luò)各方,參與政務(wù).管理事務(wù)的一項(xiàng)重要工作,是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成部分.現(xiàn)代的秘書(shū)工作,對(duì)秘書(shū)工作人員的文化素養(yǎng),領(lǐng)導(dǎo)能力,社會(huì)交際,智謀,口才,寫(xiě)作水平等多方面的綜合素質(zhì)要求也越來(lái)越高.所以,秘書(shū)工作人員必須循序漸進(jìn),不斷學(xué)習(xí),增強(qiáng)和深化知識(shí),建立和完善應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),以適應(yīng)秘書(shū)工作日益發(fā)展這一要求和需要.二、知識(shí)結(jié)構(gòu)那什么是知識(shí)結(jié)構(gòu)呢?

1.知識(shí)結(jié)構(gòu)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指一個(gè)人所掌握的知識(shí)類(lèi)別，各類(lèi)知識(shí)相互影響而形成的知識(shí)框架以及各類(lèi)知識(shí)的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系。

2.秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。

(1)基礎(chǔ)知識(shí)是指作為一個(gè)企業(yè)秘書(shū)所必須具備的最起碼的知識(shí)面?；A(chǔ)知識(shí)越扎實(shí)、豐富，秘書(shū)的潛力發(fā)揮就越大。秘書(shū)的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括自然科學(xué)知識(shí)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)兩方面。

自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)指數(shù)學(xué)、生物、天文和地理知識(shí)等等。這些常識(shí)企業(yè)秘書(shū)都應(yīng)掌握。據(jù)有關(guān)研究表示，數(shù)學(xué)學(xué)得好的人智商都很高。因此，在對(duì)秘書(shū)工作的研究和實(shí)踐當(dāng)中，人們也開(kāi)始認(rèn)識(shí)到數(shù)學(xué)方法論的巨大作用，如輔助決策中的對(duì)策論和運(yùn)籌學(xué)方法，經(jīng)濟(jì)分析中的抽象方法和定量化方法，市場(chǎng)預(yù)測(cè)中的坐標(biāo)象限方法及導(dǎo)數(shù)概念的運(yùn)用，公文研究中的模型方法，等等。同數(shù)學(xué)一樣，其它自然科學(xué)如生物、天文和地理等，企業(yè)秘書(shū)也都不能忽視。如企業(yè)秘書(shū)在為領(lǐng)導(dǎo)安排國(guó)際旅程時(shí)，若無(wú)必要的地理知識(shí)，忽略或錯(cuò)誤地計(jì)算了時(shí)差變化，就會(huì)造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。社會(huì)科學(xué)知識(shí)如歷史、政治、社會(huì)發(fā)展史、哲學(xué)理論、法律常識(shí)、心理學(xué)等等，秘書(shū)人員都要對(duì)此有基本了解。不但要了解自己學(xué)科的發(fā)展歷程，也要懂得中外文明演進(jìn)的歷程，有利于我們借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負(fù)的各項(xiàng)事業(yè)都立足于科學(xué)決策的基礎(chǔ)之上，能使我們?cè)趧?chuàng)造現(xiàn)實(shí)的活動(dòng)中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國(guó)歷史中所弘揚(yáng)的傳統(tǒng)美德，對(duì)企業(yè)秘書(shū)人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂(lè)而樂(lè)”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責(zé)”的氣概、“茍利國(guó)家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書(shū)人員奠定了人格基礎(chǔ)。秘書(shū)人員對(duì)祖國(guó)的社會(huì)發(fā)展變化歷史，對(duì)幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發(fā)展起來(lái)的偉大的思想和社會(huì)的重大變革都應(yīng)有大體的認(rèn)識(shí)，才能在工作上維護(hù)祖國(guó)的利益，發(fā)揚(yáng)民族傳統(tǒng)，繼承正確的思想。當(dāng)然，在我們打開(kāi)世界之窗放眼世界時(shí)，企業(yè)秘書(shū)也要對(duì)世界幾千年的歷史文化，特別是對(duì)主要往來(lái)國(guó)家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準(zhǔn)確把握不同國(guó)家的特點(diǎn)，對(duì)秘書(shū)的工作有相當(dāng)大的補(bǔ)益。

哲學(xué)理論對(duì)企業(yè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)也是必須具備的。哲學(xué)理論直接影響著一個(gè)人的世界觀、價(jià)值觀和人生觀。只有對(duì)哲學(xué)理論有基礎(chǔ)的認(rèn)識(shí)，對(duì)正確的哲學(xué)思想有肯定的認(rèn)識(shí)，企業(yè)秘書(shū)才能樹(shù)立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置?？梢?jiàn)，哲學(xué)理論不但對(duì)企業(yè)秘書(shū)非常重要，對(duì)于任何一個(gè)想要好好生存的人來(lái)說(shuō)也是必不可少的。

企業(yè)秘書(shū)作為企業(yè)的樞紐級(jí)人員，法律知識(shí)是必備的基礎(chǔ)知識(shí)，他們必須做到知法、懂法、守法、護(hù)法，才能成為企業(yè)名副其實(shí)的“參謀助手”。具體來(lái)說(shuō)，法律知識(shí)包括憲法、民法和刑法等等。企業(yè)秘書(shū)在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī)，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在法律允許的范圍內(nèi);熟悉并了解現(xiàn)行法律、政策在本企業(yè)是否已經(jīng)用足，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)在法律允許的范圍內(nèi)拓寬生產(chǎn)領(lǐng)域和經(jīng)營(yíng)渠道，搞活經(jīng)營(yíng)活動(dòng);密切注意本企業(yè)的權(quán)益是否受到非法侵害，運(yùn)用法律武器保護(hù)企業(yè)。

(2)秘書(shū)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)可分為兩大部分。第一部分是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)。第二部分是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)應(yīng)包括秘書(shū)學(xué)、寫(xiě)作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記、外語(yǔ)以及中國(guó)秘書(shū)史等等。秘書(shū)學(xué)是主要研究秘書(shū)工作的特性、一般規(guī)律和基本原則的一門(mén)學(xué)科。內(nèi)容一般包括：秘書(shū)部門(mén)的職責(zé)范圍、任務(wù)要求、機(jī)構(gòu)體制;秘書(shū)工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作方法、指導(dǎo)理論;秘書(shū)人員的思想修養(yǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和各種能力的要求;古今中外秘書(shū)工作的發(fā)展史;秘書(shū)學(xué)其它相關(guān)學(xué)科的關(guān)系;秘書(shū)工作的改革和未來(lái)發(fā)展方向等。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，秘書(shū)學(xué)是專(zhuān)業(yè)中的根本，是從事秘書(shū)職業(yè)的入門(mén)學(xué)科、基礎(chǔ)之基礎(chǔ)。因此，企業(yè)秘書(shū)必須掌握秘書(shū)學(xué)。

寫(xiě)作學(xué)對(duì)秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)非常重要，是關(guān)鍵學(xué)科。他們不但要從中掌握寫(xiě)作的基本理論，還要通過(guò)學(xué)習(xí)寫(xiě)作學(xué)掌握相當(dāng)高水平的寫(xiě)作技巧，懂得不同文種的寫(xiě)作方法，以適應(yīng)秘書(shū)的工作需要，可以說(shuō)寫(xiě)作學(xué)在秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)中占有很大的份量。古今中外大凡優(yōu)秀的秘書(shū)工作者一般都具有較高的書(shū)面表達(dá)能力。

信息學(xué)就是能把信息意識(shí)和信息技術(shù)授予企業(yè)秘書(shū)人員的學(xué)科。它包括有關(guān)信息的搜集、篩選、存儲(chǔ)、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方面的知識(shí)。企業(yè)秘書(shū)人員的信息意識(shí)包含要素有：信息需求目的意識(shí)、信息內(nèi)容意識(shí)、信息源意識(shí)、信息渠道意識(shí)、信息服務(wù)項(xiàng)目意識(shí)、信息質(zhì)量意識(shí)和信息障礙認(rèn)知意識(shí)。與此同時(shí)，企業(yè)秘書(shū)人員還要在不斷地學(xué)習(xí)信息學(xué)的過(guò)程中掌握新興的信息技術(shù)。

除了以上專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記等專(zhuān)業(yè)學(xué)科也是企業(yè)秘書(shū)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)中不可缺少的。文書(shū)學(xué)是研究文書(shū)和文書(shū)工作的內(nèi)容、一般規(guī)律和基本原則、方法的一門(mén)學(xué)科。主要內(nèi)容包括現(xiàn)行文書(shū)的性質(zhì)、特點(diǎn)、作用、種類(lèi)、體式和撰寫(xiě)要求;文書(shū)工作的規(guī)律、原則、制度和方法;文書(shū)和文書(shū)工作的產(chǎn)生、發(fā)展，中外文書(shū)史;文書(shū)處理的現(xiàn)代化手段等?？梢?jiàn)，從中可以學(xué)到文書(shū)的管理方法、處理方法等，具有很強(qiáng)的實(shí)踐功能。而檔案學(xué)則專(zhuān)門(mén)闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對(duì)于秘書(shū)人員處理好文件的簽收、保存、發(fā)送等工作具有很好的功效。邏輯學(xué)是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識(shí)。要求企業(yè)秘書(shū)人員掌握邏輯學(xué)，不但要求他們學(xué)會(huì)運(yùn)用邏輯表達(dá)，還要求他們學(xué)會(huì)用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書(shū)人員能通過(guò)這種方式提高工作效率。

行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的另一部分，是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中的核心部分?？傮w來(lái)說(shuō)，行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)是指秘書(shū)在企業(yè)所從事的行業(yè)要求秘書(shū)必須具備的行業(yè)知識(shí)，這對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是“第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)”。它包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷(xiāo)售概況，人事變動(dòng)情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識(shí)，比如說(shuō)在從事服裝經(jīng)營(yíng)的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學(xué)、美學(xué)等知識(shí)。在秘書(shū)學(xué)研究中，人們愈來(lái)愈重視到第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)的重要性。在國(guó)外，對(duì)秘書(shū)職業(yè)早有按第二專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，如法律秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)、外事秘書(shū)、技術(shù)秘書(shū)、醫(yī)務(wù)秘書(shū)等。目前一些國(guó)家秘書(shū)職業(yè)的永業(yè)化特點(diǎn)，就是因?yàn)槊貢?shū)的第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)已成為其謀職的重要因素。企業(yè)秘書(shū)工作不能“一俊遮百丑”，光會(huì)打字不行，光會(huì)寫(xiě)作不行，光能言會(huì)道也不行，還要熟稔本企業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具備綜合素質(zhì)。因此，可以說(shuō)單純的秘書(shū)工作是不存在的。行行有秘書(shū)，行行秘書(shū)需要有本行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這一點(diǎn)，企業(yè)秘書(shū)必須加以重視。

(3)多樣的輔助知識(shí)輔助知識(shí)既不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣具有“根基”作用，也不同于專(zhuān)業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用。它對(duì)秘書(shū)人員的作用是豐富頭腦、開(kāi)闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)是輔助管理人員，秘書(shū)工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員自覺(jué)運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書(shū)人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來(lái)選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。如行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書(shū)可選企業(yè)管理學(xué)等。公共關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對(duì)外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會(huì)形象增添光彩。心理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)的輔助管理活動(dòng)總是通過(guò)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書(shū)與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。在交往過(guò)程中，秘書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會(huì)表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識(shí)，不僅有助于秘書(shū)人員科學(xué)地分析自己的心理過(guò)程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過(guò)程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來(lái)指導(dǎo)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識(shí)十分豐富，秘書(shū)人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)和秘書(shū)心理學(xué)等方面知識(shí)。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)。中國(guó)共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動(dòng)著我國(guó)各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒(méi)有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱(chēng)職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識(shí)的秘書(shū)也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)猶如廣闊的海洋，秘書(shū)人員可根據(jù)實(shí)際需要和自己的能力選學(xué)會(huì)計(jì)、貨幣、證券、市場(chǎng)、外貿(mào)等方面的知識(shí)。人際關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)、對(duì)外公關(guān)的作用。此外，秘書(shū)人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會(huì)學(xué)等發(fā)面的知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。

三、新世紀(jì)秘書(shū)還應(yīng)建構(gòu)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

新世紀(jì)的到來(lái),特別WTO的加入,使中國(guó)與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國(guó)將會(huì)面臨著更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這種形勢(shì)，也給秘書(shū)工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。秘書(shū)工作再也不是傳統(tǒng)觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)的文員，只要具備簡(jiǎn)單、基本的秘書(shū)知識(shí)就可以了。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。秘書(shū)人員應(yīng)該具備新的秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)，拾遺補(bǔ)缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。我認(rèn)為，在新世紀(jì)，秘書(shū)除了具備上述知識(shí)外，還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識(shí)。

1.熟練掌握英語(yǔ)語(yǔ)言方面，英語(yǔ)將成為必備工具。隨著改革開(kāi)放的深入，國(guó)內(nèi)外的交流日益密切。秘書(shū)人員在電話應(yīng)答、來(lái)人來(lái)函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語(yǔ)言。英語(yǔ)是世界共同語(yǔ)。所以，在英語(yǔ)方面，不僅要會(huì)簡(jiǎn)單的對(duì)話，還應(yīng)進(jìn)一步掌握寫(xiě)作、翻譯等技巧，才能適應(yīng)工作需要。

2.熟悉電腦操作和辦公自動(dòng)化設(shè)備使用新世紀(jì)的秘書(shū)人員要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼、順風(fēng)耳”的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動(dòng)化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫(kù)為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門(mén)辦公室陸續(xù)使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話機(jī)動(dòng)性及光學(xué)符號(hào)閱讀器，縮微機(jī)、錄相機(jī)等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變秘書(shū)人員手抄手寫(xiě)的手工勞動(dòng)方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3.熟悉了解對(duì)外交往中的文化與禮儀知識(shí)新世紀(jì)，秘書(shū)可能要經(jīng)常地同外國(guó)賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、歷史、習(xí)俗、禮儀等知識(shí)，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。

4.熟練掌握涉外法律知識(shí)在新世紀(jì),進(jìn)行對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng),簽訂的涉外經(jīng)濟(jì)合同具有嚴(yán)格的法律效力。它對(duì)雙方的權(quán)利和義務(wù)均有具體規(guī)定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來(lái)制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R(shí)，無(wú)論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟(jì)責(zé)任不明確，都會(huì)影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國(guó)家應(yīng)有的損失。

5.會(huì)駕駛新世紀(jì)，新世紀(jì)的秘書(shū)要會(huì)駕駛，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的需要做準(zhǔn)備。當(dāng)然秘書(shū)所從事的企事業(yè)單位、政府部門(mén)可能有專(zhuān)門(mén)的司機(jī)，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機(jī)剛有事出去，加上時(shí)間緊迫，這時(shí)，如果秘書(shū)會(huì)駕駛，就剛好派上用場(chǎng)，可以使事件順利得到解決。

四、秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)的重要性

現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)密集的社會(huì)，新世紀(jì)——21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，在這個(gè)社會(huì)、這個(gè)時(shí)代中處處需要知識(shí)，事事都聯(lián)系著知識(shí)，沒(méi)有知識(shí)寸步難行。秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以提高秘書(shū)自身能力。秘書(shū)知識(shí)和秘書(shū)能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)是形成和發(fā)展秘書(shū)能力的基礎(chǔ)。秘書(shū)能力的大小首先取決于秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的完善程度。一般說(shuō)來(lái)，知識(shí)結(jié)構(gòu)越完善，能力便越強(qiáng);知識(shí)結(jié)構(gòu)越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識(shí)與能力是分不開(kāi)的。新世紀(jì)秘書(shū)工作將變得越來(lái)越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書(shū)是具有廣博知識(shí)和各種綜合能力的復(fù)合型人才。秘書(shū)只有擁有新時(shí)代的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會(huì)的能力，如在其間用到的表達(dá)能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書(shū)只有擁有一定的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領(lǐng)導(dǎo)更好的服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”。例如，一個(gè)21世紀(jì)的秘書(shū)，他還只擁有過(guò)去的那一套老的知識(shí)結(jié)構(gòu)，只會(huì)寫(xiě)寫(xiě)抄抄，只會(huì)動(dòng)手不動(dòng)腦，那我想他很快就會(huì)被這個(gè)新世紀(jì)所淘汰。過(guò)去不懂法律和經(jīng)濟(jì)，不具備外語(yǔ)能力和計(jì)算機(jī)操作技能，照樣可以當(dāng)好秘書(shū)。而在今天，如果不具備這些知識(shí)與能力，就想當(dāng)好秘書(shū)是很難的。即使你取得秘書(shū)資格，也只不過(guò)是“濫竽充數(shù)”、“中看不中用”而已。秘書(shū)擁有新時(shí)代、新世紀(jì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書(shū)工作而服務(wù)，從而帶動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)單位與政府部門(mén)乃至國(guó)家的發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，人們的觀念也有所變化，秘書(shū)的職能在不斷擴(kuò)大和更新。現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)應(yīng)不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)、自我完善。要把握好企業(yè)秘書(shū)所具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)，在基礎(chǔ)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)上加深加固，把握好“三化”(即規(guī)范化、制度化、科學(xué)化)和“四個(gè)轉(zhuǎn)變”(即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策、從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息、從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理、從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù))，并用發(fā)展的觀點(diǎn)豐富自己的知識(shí)，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻(xiàn)給秘書(shū)這一行業(yè)。

1.知識(shí)結(jié)構(gòu)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指一個(gè)人所掌握的知識(shí)類(lèi)別，各類(lèi)知識(shí)相互影響而形成的知識(shí)框架以及各類(lèi)知識(shí)的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系。

2.秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。

(1)廣博、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)基礎(chǔ)知識(shí)是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中的根基。基礎(chǔ)知識(shí)越扎實(shí)、豐富，秘書(shū)的潛力發(fā)揮就越大。秘書(shū)的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括以下幾類(lèi)：政治哲學(xué)類(lèi)。主要包括馬克思主義哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、科學(xué)社會(huì)主義以及現(xiàn)代科學(xué)方法論知識(shí)。這部分基礎(chǔ)知識(shí)是幫助秘書(shū)人員解決政治方向和思想方法問(wèn)題。學(xué)習(xí)這部分知識(shí)，就是要使秘書(shū)人員樹(shù)立正確的世界觀和方法論，能運(yùn)用馬克思主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法去分析問(wèn)題、解決問(wèn)題。文化基礎(chǔ)類(lèi)。如語(yǔ)文、歷史、物理、化學(xué)、生物、歷史、地理等。這是從事秘書(shū)工作最起碼的知識(shí)。培根也說(shuō)過(guò)：歷史使人明智;詩(shī)歌使人靈秀;數(shù)學(xué)使人周密;自然哲學(xué)使人深刻;倫理使人莊重;邏輯學(xué)使人善辯。而這些我們上小學(xué)、初中乃至高中時(shí)就已學(xué)了這些基本方面的知識(shí)。當(dāng)然，我們還需要不斷更新、擴(kuò)展這些知識(shí)。法律政策類(lèi)。包括憲法、法律、法規(guī)、政策。秘書(shū)工作政策性很強(qiáng)，秘書(shū)人員如果沒(méi)有較高法律政策方面的知識(shí)修養(yǎng)，就會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)工作幫倒忙、添亂子，嚴(yán)重的還會(huì)造成法律后果。因此，秘書(shū)人員學(xué)習(xí)和掌握必要的法律政策知識(shí)尤為重要。由于我國(guó)的法律政策體系規(guī)模龐大，秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)有關(guān)的法律政策知識(shí)。重點(diǎn)有兩個(gè)方面：一是同秘書(shū)工作有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策;二是同服務(wù)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策。

(2)精深的專(zhuān)業(yè)知識(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)指秘書(shū)在工作范圍、工作職責(zé)和工作內(nèi)容內(nèi)應(yīng)掌握的知識(shí)。可分為秘書(shū)學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)和秘書(shū)所在部門(mén)的業(yè)務(wù)知識(shí)。秘書(shū)學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這部分知識(shí)是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)體系中的核心部分，也是區(qū)別于其他專(zhuān)業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的標(biāo)志。這部分知識(shí)主要有秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、公文寫(xiě)作學(xué)、信訪學(xué)、會(huì)議學(xué)、調(diào)研學(xué)、檔案管理學(xué)以及現(xiàn)代通信知識(shí)、辦公自動(dòng)化知識(shí)等等。只有精通并能熟練運(yùn)用秘書(shū)學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能成為合格的秘書(shū)人才。秘書(shū)所在部門(mén)的業(yè)務(wù)知識(shí)。秘書(shū)人員所服務(wù)的單位都有其特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍，了解這些知識(shí)能使秘書(shū)人員寫(xiě)材料不說(shuō)外行話、提建議不當(dāng)門(mén)外漢，使自己工作更具有針對(duì)性和科學(xué)性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。

(3)多樣的輔助知識(shí)輔助知識(shí)既不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣具有“根基”作用，也不同于專(zhuān)業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用。它對(duì)秘書(shū)人員的作用是豐富頭腦、開(kāi)闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)是輔助管理人員，秘書(shū)工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員自覺(jué)運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書(shū)人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來(lái)選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。如行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書(shū)可選企業(yè)管理學(xué)等。公共關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對(duì)外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會(huì)形象增添光彩。心理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)的輔助管理活動(dòng)總是通過(guò)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書(shū)與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。在交往過(guò)程中，秘書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會(huì)表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識(shí)，不僅有助于秘書(shū)人員科學(xué)地分析自己的心理過(guò)程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過(guò)程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來(lái)指導(dǎo)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識(shí)十分豐富，秘書(shū)人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)和秘書(shū)心理學(xué)等方面知識(shí)。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)。中國(guó)共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動(dòng)著我國(guó)各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒(méi)有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱(chēng)職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識(shí)的秘書(shū)也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)猶如廣闊的海洋，秘書(shū)人員可根據(jù)實(shí)際需要和自己的能力選學(xué)會(huì)計(jì)、貨幣、證券、市場(chǎng)、外貿(mào)等方面的知識(shí)。人際關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)、對(duì)外公關(guān)的作用。此外，秘書(shū)人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會(huì)學(xué)等發(fā)面的知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。

三、新世紀(jì)秘書(shū)還應(yīng)建構(gòu)的知識(shí)結(jié)構(gòu)新世紀(jì)的到來(lái),特別WTO的加入,使中國(guó)與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國(guó)將會(huì)面臨著更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這種形勢(shì)，也給秘書(shū)工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。秘書(shū)工作再也不是傳統(tǒng)觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)的文員，只要具備簡(jiǎn)單、基本的秘書(shū)知識(shí)就可以了。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。秘書(shū)人員應(yīng)該具備新的秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)，拾遺補(bǔ)缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。我認(rèn)為，在新世紀(jì)，秘書(shū)除了具備上述知識(shí)外，還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識(shí)。

1.熟練掌握英語(yǔ)語(yǔ)言方面，英語(yǔ)將成為必備工具。隨著改革開(kāi)放的深入，國(guó)內(nèi)外的交流日益密切。秘書(shū)人員在電話應(yīng)答、來(lái)人來(lái)函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語(yǔ)言。英語(yǔ)是世界共同語(yǔ)。所以，在英語(yǔ)方面，不僅要會(huì)簡(jiǎn)單的對(duì)話，還應(yīng)進(jìn)一步掌握寫(xiě)作、翻譯等技巧，才能適應(yīng)工作需要。

2.熟悉電腦操作和辦公自動(dòng)化設(shè)備使用新世紀(jì)的秘書(shū)人員要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼、順風(fēng)耳”的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動(dòng)化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫(kù)為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門(mén)辦公室陸續(xù)使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話機(jī)動(dòng)性及光學(xué)符號(hào)閱讀器，縮微機(jī)、錄相機(jī)等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變秘書(shū)人員手抄手寫(xiě)的手工勞動(dòng)方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3.熟悉了解對(duì)外交往中的文化與禮儀知識(shí)新世紀(jì)，秘書(shū)可能要經(jīng)常地同外國(guó)賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、歷史、習(xí)俗、禮儀等知識(shí)，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。比如握手就很有講究。握手是多數(shù)國(guó)家的人在相互見(jiàn)面和離別時(shí)的必要禮節(jié)，但也要根據(jù)不同對(duì)象采取不同的握手方式。對(duì)關(guān)系親近的人可以邊握手邊問(wèn)候，甚至可以長(zhǎng)時(shí)間地握在一起;對(duì)一般的客人則只握一下即可，不必用力;年輕人對(duì)年長(zhǎng)者，身份低的人對(duì)身份高的人則應(yīng)稍稍欠身，雙手握住對(duì)方的手，以示尊敬，男人與婦女握手時(shí)只要握一下女方的手指。日本人見(jiàn)面后是行鞠躬禮，東南亞佛教國(guó)家是雙手合十致意。對(duì)各國(guó)的禁忌也要了解。在伊斯蘭國(guó)家穆斯林不吃豬肉，也忌諱談豬;與東南亞國(guó)家客人相見(jiàn)時(shí)，不要蹺“二郎腿”，如果鞋底朝向?qū)Ψ剑@是不禮貌的表示等等。各國(guó)文化及相應(yīng)的禮儀，秘書(shū)必須了解和熟悉，并在與各種外賓接觸中表現(xiàn)為行為，這才能讓對(duì)方感到你對(duì)他友好和尊敬，從而增進(jìn)友誼;如果在交往中不注意這些禮儀習(xí)俗，可能造成誤會(huì)，甚至引起矛盾，從而造成工作上的麻煩。

4.熟練掌握涉外法律知識(shí)在新世紀(jì),進(jìn)行對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng),簽訂的涉外經(jīng)濟(jì)合同具有嚴(yán)格的法律效力。它對(duì)雙方的權(quán)利和義務(wù)均有具體規(guī)定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來(lái)制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R(shí)，無(wú)論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟(jì)責(zé)任不明確，都會(huì)影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國(guó)家應(yīng)有的損失。例如，我國(guó)甲公司與外國(guó)乙公司簽訂的造船買(mǎi)賣(mài)合同，規(guī)定我方如果延期交船超過(guò)30天，每天扣減價(jià)格5000美元，如超過(guò)100天，外商即可解除合同，并應(yīng)加息償還所預(yù)付的價(jià)款。但對(duì)外商延期付款卻沒(méi)有規(guī)定違約罰款，如給我方造成損失，我方僅保留索賠權(quán)，但沒(méi)有規(guī)定外方的賠償責(zé)任。合同還規(guī)定我方要為履行合同的經(jīng)濟(jì)責(zé)任提供銀行擔(dān)保，而外方是否履行合同，卻沒(méi)有提供擔(dān)保。這些規(guī)定，顯然不符合平等互利和權(quán)利義務(wù)對(duì)等這一簽訂涉外合同的基本原則。因此，新世紀(jì)的秘書(shū)要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，必須熟練掌握涉外法律知識(shí)。既要了解我國(guó)的法律，也要掌握國(guó)際上各國(guó)的有關(guān)法律規(guī)定。與此同時(shí)，還要掌握國(guó)際上隨時(shí)變化著的情況，如中國(guó)加入WTO后，秘書(shū)還要掌握WTO法等一些法律知識(shí)。

5.會(huì)駕駛新世紀(jì)，公司聘用秘書(shū)，除了要求秘書(shū)懂英語(yǔ)、電腦外，就是懂駕駛了。以前秘書(shū)只要收發(fā)、整理文件，接待來(lái)訪，跟在領(lǐng)導(dǎo)后面開(kāi)會(huì)、做個(gè)記錄就行了，而現(xiàn)在具備那樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)已經(jīng)不滿足新世紀(jì)的需要了，21世紀(jì)需要的秘書(shū)應(yīng)該是廣博知識(shí)和各種綜合能力的復(fù)合型人才。所以新世紀(jì)的秘書(shū)也要會(huì)駕駛，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的需要做準(zhǔn)備。當(dāng)然秘書(shū)所從事的企事業(yè)單位、政府部門(mén)可能有專(zhuān)門(mén)的司機(jī)，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機(jī)剛有事出去，加上時(shí)間緊迫，這時(shí)，如果秘書(shū)會(huì)駕駛，就剛好派上用場(chǎng)，可以使事件順利得到解決。

四、秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)的重要性 “知識(shí)就是力量”(培根語(yǔ))，“掌握無(wú)論哪種知識(shí)對(duì)智力都是有用的”(達(dá)?芬奇語(yǔ))?，F(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)密集的社會(huì)，新世紀(jì)--21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，在這個(gè)社會(huì)、這個(gè)時(shí)代中處處需要知識(shí)，事事都聯(lián)系著知識(shí)，沒(méi)有知識(shí)寸步難行。秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以提高秘書(shū)自身能力。秘書(shū)知識(shí)和秘書(shū)能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)是形成和發(fā)展秘書(shū)能力的基礎(chǔ)。秘書(shū)能力的大小首先取決于秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的完善程度。一般說(shuō)來(lái)，知識(shí)結(jié)構(gòu)越完善，能力便越強(qiáng);知識(shí)結(jié)構(gòu)越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識(shí)與能力是分不開(kāi)的。新世紀(jì)秘書(shū)工作將變得越來(lái)越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書(shū)是具有廣博知識(shí)和各種綜合能力的復(fù)合型人才。秘書(shū)只有擁有新時(shí)代的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會(huì)的能力，如在其間用到的表達(dá)能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書(shū)只有擁有一定的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領(lǐng)導(dǎo)更好的服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”。例如，一個(gè)21世紀(jì)的秘書(shū)，他還只擁有過(guò)去的那一套老的知識(shí)結(jié)構(gòu)，只會(huì)寫(xiě)寫(xiě)抄抄，只會(huì)動(dòng)手不動(dòng)腦，那我想他很快就會(huì)被這個(gè)新世紀(jì)所淘汰。過(guò)去不懂法律和經(jīng)濟(jì)，不具備外語(yǔ)能力和計(jì)算機(jī)操作技能，照樣可以當(dāng)好秘書(shū)。而在今天，如果不具備這些知識(shí)與能力，就想當(dāng)好秘書(shū)是很難的。即使你取得秘書(shū)資格，也只不過(guò)是“濫竽充數(shù)”、“中看不中用”而已。秘書(shū)擁有新時(shí)代、新世紀(jì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書(shū)工作而服務(wù)，從而帶動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)單位與政府部門(mén)乃至國(guó)家的發(fā)展。

五、優(yōu)化秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的途徑既然秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代的知識(shí)結(jié)構(gòu)是如此的重要，我們應(yīng)該盡快提出優(yōu)化秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的途徑，以應(yīng)對(duì)新世紀(jì)給秘書(shū)帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。具體途徑如下：

1.認(rèn)清形勢(shì)，強(qiáng)化意識(shí)思想是行動(dòng)的源泉，應(yīng)該清醒認(rèn)識(shí)當(dāng)今社會(huì)日新月異，強(qiáng)化這樣的意識(shí)：秘書(shū)人員必須學(xué)會(huì)電腦、普通話、外語(yǔ)等系列知識(shí)，補(bǔ)充傳統(tǒng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。2.不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)就是說(shuō)，善于把過(guò)去所學(xué)的各種知識(shí)有機(jī)地組合成新的知識(shí)整體，并用新的知識(shí)不斷地予以充實(shí)和擴(kuò)大，并且能夠隨著客觀條件地變化不斷增強(qiáng)其適應(yīng)性。

3.善于把握和運(yùn)用知識(shí)間的相互聯(lián)系也就是在學(xué)習(xí)中注意分析知識(shí)間的相互作用，通過(guò)消化理解和獨(dú)立思考，打通這些聯(lián)系，使之融會(huì)貫通。因此，秘書(shū)人員在建立自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)過(guò)程中，應(yīng)注意把握知識(shí)之間的縱橫聯(lián)系，按照循序漸進(jìn)、系統(tǒng)完整、主輔結(jié)合、不斷地更新的原則，逐漸充實(shí)和完善，以更好地發(fā)揮知識(shí)的整體功能。

4.結(jié)合秘書(shū)工作的實(shí)際有些知識(shí)，單從理論上講，似乎掌握了，可是一付諸實(shí)踐，有時(shí)往往面目全非了。而有些實(shí)際工作，又需要一定的理論指導(dǎo)，才能開(kāi)創(chuàng)新局面，取得好的成果。因此，只有把理論和實(shí)踐有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，才能形成最優(yōu)化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

第二篇：秘書(shū)常識(shí)：秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

秘書(shū)工作的綜合性，要求秘書(shū)人員橫向具有較寬廣的知識(shí)面；秘書(shū)工作又有自己的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，這又要求秘書(shū)人員縱向具有較深厚的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。秘書(shū)應(yīng)有四方面知識(shí)的縱橫結(jié)合。

1、基礎(chǔ)知識(shí)

秘書(shū)應(yīng)具有的基礎(chǔ)知識(shí)分為兩個(gè)方面：一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，即相當(dāng)于高中水平的語(yǔ)文、政治、歷史、地理、外語(yǔ)知識(shí)；另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等知識(shí)。高中文化程度，是國(guó)家對(duì)政府機(jī)關(guān)干部的最低要求，也是秘書(shū)人員應(yīng)有知識(shí)的基本層次。

2、專(zhuān)業(yè)知識(shí)

專(zhuān)業(yè)知識(shí)是指所有秘書(shū)人員都應(yīng)具有的秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)，包括：公文和應(yīng)用文寫(xiě)作知識(shí)，文書(shū)制作和文書(shū)處理知識(shí)，檔案保管知識(shí)，辦公室管理知識(shí)，調(diào)查研究知識(shí)，會(huì)議組織知識(shí)，信訪工作知識(shí)，信息科學(xué)知識(shí)，行為科學(xué)知識(shí)和公共關(guān)系知識(shí)等等。

3、行業(yè)知識(shí)

行業(yè)知識(shí)是秘書(shū)人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如在政府機(jī)關(guān)工作的必須具有行政管理知識(shí)，在工商企業(yè)工作的必須具有企業(yè)管理知識(shí)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)知識(shí)。其他處在教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書(shū)人員，也應(yīng)分別具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。

4、相關(guān)知識(shí)

這一部分是秘書(shū)人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí)，是秘書(shū)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。學(xué)習(xí)這些知識(shí)，可以使秘書(shū)人員從更廣闊的領(lǐng)域去從事秘書(shū)工作。有些知識(shí)可以使秘書(shū)人員從更深的角度去認(rèn)識(shí)秘書(shū)工作和秘書(shū)活動(dòng)。還有些知識(shí)可以幫助秘書(shū)人員從更好更先進(jìn)的角度去考慮和從事秘書(shū)工作。

第三篇：秘書(shū)人員應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)

現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)

2008-06-09 08:54:58| 分類(lèi)： 默認(rèn)分類(lèi) | 標(biāo)簽： |字號(hào)大中小 訂閱

現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)

——秘書(shū)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生就業(yè)情況調(diào)查報(bào)告

【摘 要】本文針對(duì)在科技的進(jìn)步、社會(huì)的快速發(fā)展、現(xiàn)代企業(yè)日新月異的變化這一形勢(shì)下，秘書(shū)也將面臨著新的機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，分析了現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)除熟練掌握過(guò)去的知識(shí)外，還應(yīng)掌握的新知識(shí)。還提出了秘書(shū)要不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)、自我完善；以求秘書(shū)能適應(yīng)這個(gè)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和需求。

【關(guān)鍵詞】新世紀(jì)、秘書(shū)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、新知識(shí)

[abstract]This article in view，in the technical progress，society's fast development，the modern enterprise change with each new day under change this situation，secretary will also be facing the new opportunity and the stern challenge，has analyzed modern enterprise secretary besides the knowledge which grasps skilled，but should also grasp new knowledge。Also proposed secretary must carry on the self-adjustment，the self-perfection unceasingly to own knowledge structure;Secretary can adapt this modern enterprise's development and the demand in order。

[key word]New century，secretary，knowledge structure，new knowledge

一、引言

隨著社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的繁榮，對(duì)外貿(mào)易的往來(lái)，各種社會(huì)關(guān)系的多樣化，復(fù)雜化，秘書(shū)工作的具體內(nèi)容可以概括為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理，提供綜合服務(wù)。它是上呈下達(dá)，聯(lián)絡(luò)各方，參與政務(wù)。管理事務(wù)的一項(xiàng)重要工作，是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成部分。現(xiàn)代的秘書(shū)工作，對(duì)秘書(shū)工作人員的文化素養(yǎng)，領(lǐng)導(dǎo)能力，社會(huì)交際，智謀，口才，寫(xiě)作水平等多方面的綜合素質(zhì)要求也越來(lái)越高。所以，秘書(shū)工作人員必須循序漸進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)，增強(qiáng)和深化知識(shí)，建立和完善應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)秘書(shū)工作日益發(fā)展這一要求和需要。

二、秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)是什么呢？

1、知識(shí)結(jié)構(gòu)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指一個(gè)人所掌握的知識(shí)類(lèi)別，各類(lèi)知識(shí)相互影響而形成的知識(shí)框架以及各類(lèi)知識(shí)的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系。

2、秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。

（1）基礎(chǔ)知識(shí)是指作為一個(gè)企業(yè)秘書(shū)所必須具備的最起碼的知識(shí)面。基礎(chǔ)知識(shí)越扎實(shí)、豐富，秘書(shū)的潛力發(fā)揮就越大。秘書(shū)的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括自然科學(xué)知識(shí)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)兩方面。

自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)指數(shù)學(xué)、生物、天文和地理知識(shí)等等。這些常識(shí)企業(yè)秘書(shū)都應(yīng)掌握。據(jù)有關(guān)研究表示，數(shù)學(xué)學(xué)得好的人智商都很高。因此，在對(duì)秘書(shū)工作的研究和實(shí)踐當(dāng)中，人們也開(kāi)始認(rèn)識(shí)到數(shù)學(xué)方法論的巨大作用，如輔助決策中的對(duì)策論和運(yùn)籌學(xué)方法，經(jīng)濟(jì)分析中的抽象方法和定量

化方法，市場(chǎng)預(yù)測(cè)中的坐標(biāo)象限方法及導(dǎo)數(shù)概念的運(yùn)用，公文研究中的模型方法，等等。同數(shù)學(xué)一樣，其它自然科學(xué)如生物、天文和地理等，企業(yè)秘書(shū)也都不能忽視。如企業(yè)秘書(shū)在為領(lǐng)導(dǎo)安排國(guó)際旅程時(shí)，若無(wú)必要的地理知識(shí)，忽略或錯(cuò)誤地計(jì)算了時(shí)差變化，就會(huì)造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。社會(huì)科學(xué)知識(shí)如歷史、政治、社會(huì)發(fā)展史、哲學(xué)理論、法律常識(shí)、心理學(xué)等等，秘書(shū)人員都要對(duì)此有基本了解。不但要了解自己學(xué)科的發(fā)展歷程，也要懂得中外文明演進(jìn)的歷程，有利于我們借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負(fù)的各項(xiàng)事業(yè)都立足于科學(xué)決策的基礎(chǔ)之上，能使我們?cè)趧?chuàng)造現(xiàn)實(shí)的活動(dòng)中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國(guó)歷史中所弘揚(yáng)的傳統(tǒng)美德，對(duì)企業(yè)秘書(shū)人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂(lè)而樂(lè)”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責(zé)”的氣概、“茍利國(guó)家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書(shū)人員奠定了人格基礎(chǔ)。秘書(shū)人員對(duì)祖國(guó)的社會(huì)發(fā)展變化歷史，對(duì)幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發(fā)展起來(lái)的偉大的思想和社會(huì)的重大變革都應(yīng)有大體的認(rèn)識(shí)，才能在工作上維護(hù)祖國(guó)的利益，發(fā)揚(yáng)民族傳統(tǒng)，繼承正確的思想。當(dāng)然，在我們打開(kāi)世界之窗放眼世界時(shí)，企業(yè)秘書(shū)也要對(duì)世界幾千年的歷史文化，特別是對(duì)主要往來(lái)國(guó)家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準(zhǔn)確把握不同國(guó)家的特點(diǎn)，對(duì)秘書(shū)的工作有相當(dāng)大的補(bǔ)益。

哲學(xué)理論對(duì)企業(yè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)也是必須具備的。哲學(xué)理論直接影響著一個(gè)人的世界觀、價(jià)值觀和人生觀。只有對(duì)哲學(xué)理論有基礎(chǔ)的認(rèn)識(shí)，對(duì)正確的哲學(xué)思想有肯定的認(rèn)識(shí)，企業(yè)秘書(shū)才能樹(shù)立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置?？梢?jiàn)，哲學(xué)理論不但對(duì)企業(yè)秘書(shū)非常重要，對(duì)于任何一個(gè)想要好好生存的人來(lái)說(shuō)也是必不可少的。

企業(yè)秘書(shū)作為企業(yè)的樞紐級(jí)人員，法律知識(shí)是必備的基礎(chǔ)知識(shí)，他們必須做到知法、懂法、守法、護(hù)法，才能成為企業(yè)名副其實(shí)的“參謀助手”。具體來(lái)說(shuō)，法律知識(shí)包括憲法、民法和刑法等等。企業(yè)秘書(shū)在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī)，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在法律允許的范圍內(nèi)；熟悉并了解現(xiàn)行法律、政策在本企業(yè)是否已經(jīng)用足，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)在法律允許的范圍內(nèi)拓寬生產(chǎn)領(lǐng)域和經(jīng)營(yíng)渠道，搞活經(jīng)營(yíng)活動(dòng)；密切注意本企業(yè)的權(quán)益是否受到非法侵害，運(yùn)用法律武器保護(hù)企業(yè)。

（2）秘書(shū)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)可分為兩大部分：第一部分是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)。第二部分是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)應(yīng)包括秘書(shū)學(xué)、寫(xiě)作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記、外語(yǔ)以及中國(guó)秘書(shū)史等等。秘書(shū)學(xué)是主要研究秘書(shū)工作的特性、一般規(guī)律和基本原則的一門(mén)學(xué)科。內(nèi)容一般包括：秘書(shū)部門(mén)的職責(zé)范圍、任務(wù)要求、機(jī)構(gòu)體制；秘書(shū)工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作方法、指導(dǎo)理論；秘書(shū)人員的思想修養(yǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和各種能力的要求；古今中外秘書(shū)工作的發(fā)展史；秘書(shū)學(xué)其它相關(guān)學(xué)科的關(guān)系；秘書(shū)工作的改革和未來(lái)發(fā)展方向等。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，秘書(shū)學(xué)是專(zhuān)業(yè)中的根本，是從事秘書(shū)職業(yè)的入門(mén)學(xué)科、基礎(chǔ)之基礎(chǔ)。因此，企業(yè)秘書(shū)必須掌握秘書(shū)學(xué)。

寫(xiě)作學(xué)對(duì)秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)非常重要，是關(guān)鍵學(xué)科。他們不但要從中掌握寫(xiě)作的基本理論，還要通過(guò)學(xué)習(xí)寫(xiě)作學(xué)掌握相當(dāng)高水平的寫(xiě)作技巧，懂得不同文種的寫(xiě)作方法，以適應(yīng)秘書(shū)的工作需要，可以說(shuō)寫(xiě)作學(xué)在秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)中占有很大的份量。古今中外大凡優(yōu)秀的秘書(shū)工作者一般都具有較高的書(shū)面表達(dá)能力。

信息學(xué)就是能把信息意識(shí)和信息技術(shù)授予企業(yè)秘書(shū)人員的學(xué)科。它包括有關(guān)信息的搜集、篩選、存儲(chǔ)、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方面的知識(shí)。企業(yè)秘書(shū)人員的信息意識(shí)包含要素有：信息需求目的意識(shí)、信息內(nèi)容意識(shí)、信息源意識(shí)、信息渠道意識(shí)、信息服務(wù)項(xiàng)目意識(shí)、信息質(zhì)量意識(shí)和信息障礙認(rèn)知意識(shí)。與此同時(shí)，企業(yè)秘書(shū)人員還要在不斷地學(xué)習(xí)信息學(xué)的過(guò)程中掌握新興的信息技術(shù)。

除了以上專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記等專(zhuān)業(yè)學(xué)科也是企業(yè)秘書(shū)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)中不可缺少的。文書(shū)學(xué)是研究文書(shū)和文書(shū)工作的內(nèi)容、一般規(guī)律和基本原則、方法的一門(mén)學(xué)科。主要內(nèi)容包

括現(xiàn)行文書(shū)的性質(zhì)、特點(diǎn)、作用、種類(lèi)、體式和撰寫(xiě)要求；文書(shū)工作的規(guī)律、原則、制度和方法；文書(shū)和文書(shū)工作的產(chǎn)生、發(fā)展，中外文書(shū)史；文書(shū)處理的現(xiàn)代化手段等。可見(jiàn)，從中可以學(xué)到文書(shū)的管理方法、處理方法等，具有很強(qiáng)的實(shí)踐功能。而檔案學(xué)則專(zhuān)門(mén)闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對(duì)于秘書(shū)人員處理好文件的簽收、保存、發(fā)送等工作具有很好的功效。邏輯學(xué)是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識(shí)。要求企業(yè)秘書(shū)人員掌握邏輯學(xué)，不但要求他們學(xué)會(huì)運(yùn)用邏輯表達(dá)，還要求他們學(xué)會(huì)用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書(shū)人員能通過(guò)這種方式提高工作效率。

行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的另一部分，是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中的核心部分?？傮w來(lái)說(shuō)，行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)是指秘書(shū)在企業(yè)所從事的行業(yè)要求秘書(shū)必須具備的行業(yè)知識(shí)，這對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是“第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)”。它包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷(xiāo)售概況，人事變動(dòng)情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識(shí)，比如說(shuō)在從事服裝經(jīng)營(yíng)的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學(xué)、美學(xué)等知識(shí)。在秘書(shū)學(xué)研究中，人們愈來(lái)愈重視到第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)的重要性。在國(guó)外，對(duì)秘書(shū)職業(yè)早有按第二專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，如法律秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)、外事秘書(shū)、技術(shù)秘書(shū)、醫(yī)務(wù)秘書(shū)等。目前一些國(guó)家秘書(shū)職業(yè)的永業(yè)化特點(diǎn)，就是因?yàn)槊貢?shū)的第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)已成為其謀職的重要因素。企業(yè)秘書(shū)工作不能“一俊遮百丑”，光會(huì)打字不行，光會(huì)寫(xiě)作不行，光能言會(huì)道也不行，還要熟稔本企業(yè)的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具備綜合素質(zhì)。因此，可以說(shuō)單純的秘書(shū)工作是不存在的。行行有秘書(shū)，行行秘書(shū)需要有本行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這一點(diǎn)，企業(yè)秘書(shū)必須加以重視。

（3）多樣的輔助知識(shí)輔助知識(shí)既不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣具有“根基”作用，也不同于專(zhuān)業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用。它對(duì)秘書(shū)人員的作用是豐富頭腦、開(kāi)闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)是輔助管理人員，秘書(shū)工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員自覺(jué)運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書(shū)人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來(lái)選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。如行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書(shū)可選企業(yè)管理學(xué)等。公共關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對(duì)外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會(huì)形象增添光彩。心理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)的輔助管理活動(dòng)總是通過(guò)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書(shū)與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。在交往過(guò)程中，秘書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會(huì)表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識(shí)，不僅有助于秘書(shū)人員科學(xué)地分析自己的心理過(guò)程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過(guò)程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來(lái)指導(dǎo)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識(shí)十分豐富，秘書(shū)人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)和秘書(shū)心理學(xué)等方面知識(shí)。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)。中國(guó)共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動(dòng)著我國(guó)各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒(méi)有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱(chēng)職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識(shí)的秘書(shū)也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)猶如廣闊的海洋，秘書(shū)人員可根據(jù)實(shí)際需要和自己的能力選學(xué)會(huì)計(jì)、貨幣、證券、市場(chǎng)、外貿(mào)等方面的知識(shí)。人際關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)、對(duì)外公關(guān)的作用。此外，秘書(shū)人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會(huì)學(xué)等發(fā)面的知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。

三、新世紀(jì)秘書(shū)還應(yīng)建構(gòu)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

新世紀(jì)的到來(lái)，特別WTO的加入，使中國(guó)與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距，所以中國(guó)將會(huì)面臨著更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這種形勢(shì)，也給秘書(shū)工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。秘書(shū)工作再也不是傳統(tǒng)觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)的文員，只要具備簡(jiǎn)單、基本的秘書(shū)知識(shí)就可以了。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。秘書(shū)人員應(yīng)該具備新的秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)，拾

遺補(bǔ)缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。我認(rèn)為，在新世紀(jì)，秘書(shū)除了具備上述知識(shí)外，還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識(shí)。

1、熟練掌握英語(yǔ)語(yǔ)言方面，英語(yǔ)將成為必備工具。隨著改革開(kāi)放的深入，國(guó)內(nèi)外的交流日益密切。秘書(shū)人員在電話應(yīng)答、來(lái)人來(lái)函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語(yǔ)言。英語(yǔ)是世界共同語(yǔ)。所以，在英語(yǔ)方面，不僅要會(huì)簡(jiǎn)單的對(duì)話，還應(yīng)進(jìn)一步掌握寫(xiě)作、翻譯等技巧，才能適應(yīng)工作需要。

2、熟悉電腦操作和辦公自動(dòng)化設(shè)備使用新世紀(jì)的秘書(shū)人員要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼、順風(fēng)耳”的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動(dòng)化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫(kù)為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門(mén)辦公室陸續(xù)使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話機(jī)動(dòng)性及光學(xué)符號(hào)閱讀器，縮微機(jī)、錄相機(jī)等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變秘書(shū)人員手抄手寫(xiě)的手工勞動(dòng)方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3、熟悉了解對(duì)外交往中的文化與禮儀知識(shí)新世紀(jì)，秘書(shū)可能要經(jīng)常地同外國(guó)賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、歷史、習(xí)俗、禮儀等知識(shí)，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。

4、熟練掌握涉外法律知識(shí)在新世紀(jì)，進(jìn)行對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng)，簽訂的涉外經(jīng)濟(jì)合同具有嚴(yán)格的法律效力。它對(duì)雙方的權(quán)利和義務(wù)均有具體規(guī)定和要求，并用賠償和提交仲裁等條款來(lái)制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R(shí)，無(wú)論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟(jì)責(zé)任不明確，都會(huì)影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國(guó)家應(yīng)有的損失。

5、會(huì)駕駛新世紀(jì)，新世紀(jì)的秘書(shū)要會(huì)駕駛，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的需要做準(zhǔn)備。當(dāng)然秘書(shū)所從事的企事業(yè)單位、政府部門(mén)可能有專(zhuān)門(mén)的司機(jī)，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機(jī)剛有事出去，加上時(shí)間緊迫，這時(shí)，如果秘書(shū)會(huì)駕駛，就剛好派上用場(chǎng)，可以使事件順利得到解決。

四、秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)的重要性

現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)密集的社會(huì)，新世紀(jì)——21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，在這個(gè)社會(huì)、這個(gè)時(shí)代中處處需要知識(shí)，事事都聯(lián)系著知識(shí)，沒(méi)有知識(shí)寸步難行。秘書(shū)擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以提高秘書(shū)自身能力。秘書(shū)知識(shí)和秘書(shū)能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)是形成和發(fā)展秘書(shū)能力的基礎(chǔ)。秘書(shū)能力的大小首先取決于秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的完善程度。一般說(shuō)來(lái)，知識(shí)結(jié)構(gòu)越完善，能力便越強(qiáng)；知識(shí)結(jié)構(gòu)越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識(shí)與能力是分不開(kāi)的。新世紀(jì)秘書(shū)工作將變得越來(lái)越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書(shū)是具有廣博知識(shí)和各種綜合能力的復(fù)合型人才。秘書(shū)只有擁有新時(shí)代的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會(huì)的能力，如在其間用到的表達(dá)能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書(shū)只有擁有一定的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領(lǐng)導(dǎo)更好的服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”。例如，一個(gè)21世紀(jì)的秘書(shū)，他還只擁有過(guò)去的那一套老的知識(shí)結(jié)構(gòu)，只會(huì)寫(xiě)寫(xiě)抄抄，只會(huì)動(dòng)手不動(dòng)腦，那我想他很快就會(huì)被這個(gè)新世紀(jì)所淘汰。過(guò)去不懂法律和經(jīng)濟(jì)，不具備外語(yǔ)能力和計(jì)算機(jī)操作技能，照樣可以當(dāng)好秘書(shū)。而在今天，如果不具備這些知識(shí)與能力，就想當(dāng)好秘書(shū)是很難的。即使你取得秘書(shū)資格，也只不過(guò)是“濫竽充數(shù)”、“中看不中用”而已。秘書(shū)擁有新時(shí)代、新世紀(jì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書(shū)工作而服務(wù)，從而帶動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)單位與政府部門(mén)乃至國(guó)家的發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，人們的觀念也有所變化，秘書(shū)的職能在不斷擴(kuò)大和更新?，F(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)應(yīng)不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)、自我完善。要把握好企業(yè)秘書(shū)所具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)，在基礎(chǔ)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)上加深加固，把握好“三化”(即規(guī)范化、制度化、科學(xué)化)和“四個(gè)轉(zhuǎn)變”(即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)?/p>

既辦文辦事又出謀劃策、從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息、從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理、從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù))，并用發(fā)展的觀點(diǎn)豐富自己的知識(shí)，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻(xiàn)給秘書(shū)這一行業(yè)。

第四篇：論秘書(shū)人員的角色意識(shí)和知識(shí)結(jié)構(gòu)

論秘書(shū)人員的角色意識(shí)和知識(shí)結(jié)構(gòu)

對(duì)人類(lèi)邁進(jìn)新世紀(jì)——21世紀(jì)及加入WTO后，隨著科技的進(jìn)步、社會(huì)的快速發(fā)展，秘書(shū)也將面臨著新的機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，分析了新世紀(jì)秘書(shū)除熟練掌握過(guò)去的知識(shí)外，還應(yīng)掌握的新知識(shí)。還提出了秘書(shū)要認(rèn)清形勢(shì)，強(qiáng)化意識(shí)；不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)；善于把握和運(yùn)用知識(shí)間的相互聯(lián)系；結(jié)合秘書(shū)工作的實(shí)際。通過(guò)這些途徑來(lái)優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以求秘書(shū)能適應(yīng)這個(gè)新世紀(jì)。

關(guān)鍵詞：招聘 就業(yè) 知識(shí)結(jié)構(gòu) 危機(jī)

一、引言

秘書(shū)已經(jīng)成為21世紀(jì)的熱門(mén)職業(yè)之一。在許多人看來(lái)，秘書(shū)工作似乎沒(méi)什么難度，以為秘書(shū)工作者每天就是收發(fā)、整理文件，接待來(lái)訪，跟在領(lǐng)導(dǎo)后面開(kāi)會(huì)、做個(gè)記錄，連腦子都不用動(dòng)，所以秘書(shū)只要掌握基本的秘書(shū)知識(shí)就可以了。但當(dāng)人類(lèi)的腳步邁進(jìn)新世紀(jì)的門(mén)檻，當(dāng)WTO的快車(chē)駛?cè)胫袊?guó)的大門(mén)時(shí)，秘書(shū)也將面臨著更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。如何做一個(gè)稱(chēng)職、合格的好秘書(shū)已經(jīng)引起人們的廣泛關(guān)注。因?yàn)閮H有傳統(tǒng)意義上的知識(shí)結(jié)構(gòu)，已不能適應(yīng)新世紀(jì)發(fā)展的需要，只有對(duì)自身現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)作及時(shí)地調(diào)整，優(yōu)化和補(bǔ)充，方可立于不敗之地，才能適應(yīng)這個(gè)社會(huì)和世界。因此，研究新世紀(jì)秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，是很有必要和有價(jià)值的，本文就此作一探討。

二、就近年文秘專(zhuān)業(yè)的就業(yè)基本情況如下分析（1）市場(chǎng)總體需求基本情況

在被調(diào)查的40個(gè)城市的人才市場(chǎng)登記的用人需求共為290.9萬(wàn)個(gè)，登記求職的共8 52.9萬(wàn)人。職位需求比為l:2.93。各類(lèi)大中專(zhuān)校畢業(yè)生是人才市場(chǎng)的主要供方。招聘專(zhuān)業(yè)和求職專(zhuān)業(yè)的主要情況是：

1、招聘專(zhuān)業(yè)數(shù)量排前10位的是： 市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)41.05萬(wàn)； 計(jì)算機(jī)24.33萬(wàn)； 建筑 13.15萬(wàn)； 管理11.77萬(wàn)； 文秘11.7l萬(wàn)； 企業(yè)管理11.l8萬(wàn)； 機(jī)械10.98萬(wàn) ； 電子工程10.76萬(wàn)； 財(cái)會(huì)10.48萬(wàn)； 經(jīng)濟(jì)7.02萬(wàn)。招聘專(zhuān)業(yè)數(shù)量排前10位的占招聘專(zhuān)業(yè)總數(shù)的52.39％,文秘專(zhuān)業(yè)排名第五，占總招聘數(shù)的4.03%。足見(jiàn)文秘專(zhuān)業(yè)人才所占份額較大。

2、求職專(zhuān)業(yè)排前10位的是： 計(jì)算機(jī)44.59萬(wàn)； 市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)40.85萬(wàn)； 財(cái)會(huì)32.56萬(wàn)； 管理29.99萬(wàn)；文? ?9.59萬(wàn)； 經(jīng)濟(jì)27.19萬(wàn)； 機(jī)械27.08萬(wàn)；電子工程22.96萬(wàn)； 企業(yè)管理18.52萬(wàn)； 建筑18.12萬(wàn)。求職專(zhuān)業(yè)數(shù)量前10位的占求職總數(shù)的34.17%。文秘專(zhuān)業(yè)職位需求比為1:2.52，低于平均水平，這說(shuō)明文秘專(zhuān)業(yè)較之其他專(zhuān)業(yè)還有一定潛力，就業(yè)形勢(shì)總體看好。

同時(shí)就北京、深圳兩地總體情況說(shuō)明，文秘人才在東南沿海市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的地區(qū)就業(yè)空間較小，而在文化底蘊(yùn)足、新興產(chǎn)業(yè)多的熱點(diǎn)城市以及中、西部資源豐富、經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的就業(yè)環(huán)境相對(duì)寬松，需求較旺。

3、高學(xué)歷文秘型人才依然供不應(yīng)求，本科以下學(xué)歷構(gòu)成了人才市場(chǎng)供需的主體。進(jìn)入人才市場(chǎng)求職的個(gè)人中，碩士研究生以上學(xué)歷（含碩士研究生）占 1.49%，本科學(xué)歷占33.13%，大專(zhuān)以下（含大專(zhuān)）的占58.91%。在用人單位發(fā)布的用人需求中，碩士研究生以上學(xué)歷（含碩士研究生）占3.67%，本科以下學(xué)歷（含本科）占96.33%，顯示出高學(xué)歷人才在求職中仍具有很大的主動(dòng)性。其中，碩士研究生以上學(xué)歷（含碩士研究生）中，機(jī)械、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、建筑、通信工程等專(zhuān)業(yè)供不應(yīng)求，計(jì)算機(jī)、財(cái)會(huì)專(zhuān)業(yè)供需基本持平，文藝、體育、醫(yī)藥、管理等專(zhuān)業(yè)出現(xiàn)比較嚴(yán)重的供大于求現(xiàn)象。在本科以下學(xué)歷中（含本科），市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、建筑專(zhuān)業(yè)、電子工程、通信工程等專(zhuān)業(yè)求職形勢(shì)較好，計(jì)算機(jī)、管理等專(zhuān)業(yè)不容樂(lè)觀，文秘專(zhuān)業(yè)中低學(xué)歷者（大專(zhuān)以下）則更值得擔(dān)憂。應(yīng)聘崗位硬性要求

1、要求“有相關(guān)工作經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)”者

2、要“應(yīng)屆畢業(yè)生中優(yōu)生”

3、“限戶口所在地”

此外，從招聘信息中可以窺見(jiàn)的幾點(diǎn)規(guī)律

1、招聘初、中級(jí)文員和秘書(shū)的比例較大，共72條，約占69%，招聘高層秘書(shū)人員的比重較小，共27條，約占26%，其他專(zhuān)門(mén)秘書(shū)僅占3%?？梢?jiàn)，文秘大專(zhuān)生應(yīng)在初、中級(jí)文秘崗位上去謀求生存與發(fā)展。

2、隨著招聘秘書(shū)的級(jí)別的升高，聘用條件漸趨苛刻，素質(zhì)要求越來(lái)越高，就聘難度也逐漸變大，且數(shù)額漸少，但工資待遇越來(lái)越豐厚。

3、綜合素質(zhì)好者，工作適應(yīng)能力便強(qiáng)，就業(yè)受聘的可能性便大增?？偟目磥?lái)，人才市場(chǎng)對(duì)文秘類(lèi)求職者提出了較高要求，主要集中在人品、職業(yè)道德等非智力因素和思維、知識(shí)、技能等智力因素以及外表因素方面，那種性情開(kāi)朗、為人誠(chéng)信、做事認(rèn)真、有敬業(yè)奉獻(xiàn)精神和較強(qiáng)親和力者，能獨(dú)當(dāng)一面、熟悉辦公室各項(xiàng)工作、綜合能力強(qiáng)者，形象端莊、氣質(zhì)上乘、身高適宜者，在職場(chǎng)中必將大占先機(jī)。

三、秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)分析

1.知識(shí)結(jié)構(gòu)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指一個(gè)人所掌握的知識(shí)類(lèi)別，各類(lèi)知識(shí)相互影響而形成的知識(shí)框架以及各類(lèi)知識(shí)的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系。

2.秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。

（1）廣博、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)基礎(chǔ)知識(shí)是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中的根基?；A(chǔ)知識(shí)越扎實(shí)、豐富，秘書(shū)的潛力發(fā)揮就越大。秘書(shū)的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括以下幾類(lèi)：政治哲學(xué)類(lèi)。主要包括馬克思主義哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、科學(xué)社會(huì)主義以及現(xiàn)代科學(xué)方法論知識(shí)。這部分基礎(chǔ)知識(shí)是幫助秘書(shū)人員解決政治方向和思想方法問(wèn)題。學(xué)習(xí)這部分知識(shí)，就是要使秘書(shū)人員樹(shù)立正確的世界觀和方法論，能運(yùn)用馬克思主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法去分析問(wèn)題、解決問(wèn)題。文化基礎(chǔ)類(lèi)。如語(yǔ)文、歷史、物理、化學(xué)、生物、歷史、地理等。這是從事秘書(shū)工作最起碼的知識(shí)。培根也說(shuō)過(guò)：歷史使人明智；詩(shī)歌使人靈秀；數(shù)學(xué)使人周密；自然哲學(xué)使人深刻；倫理使人莊重；邏輯學(xué)使人善辯。而這些我們上小學(xué)、初中乃至高中時(shí)就已學(xué)了這些基本方面的知識(shí)。當(dāng)然，我們還需要不斷更新、擴(kuò)展這些知識(shí)。法律政策類(lèi)。包括憲法、法律、法規(guī)、政策。秘書(shū)工作政策性很強(qiáng)，秘書(shū)人員如果沒(méi)有較高法律政策方面的知識(shí)修養(yǎng)，就會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)工作幫倒忙、添亂子，嚴(yán)重的還會(huì)造成法律后果。因此，秘書(shū)人員學(xué)習(xí)和掌握必要的法律政策知識(shí)尤為重要。由于我國(guó)的法律政策體系規(guī)模龐大，秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)有關(guān)的法律政策知識(shí)。重點(diǎn)有兩個(gè)方面：一是同秘書(shū)工作有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策；二是同服務(wù)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策。

（2）精深的專(zhuān)業(yè)知識(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)指秘書(shū)在工作范圍、工作職責(zé)和工作內(nèi)容內(nèi)應(yīng)掌握的知識(shí)。可分為秘書(shū)學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)和秘書(shū)所在部門(mén)的業(yè)務(wù)知識(shí)。秘書(shū)學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這部分知識(shí)是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)體系中的核心部分，也是區(qū)別于其他專(zhuān)業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的標(biāo)志。這部分知識(shí)主要有秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、公文寫(xiě)作學(xué)、信訪學(xué)、會(huì)議學(xué)、調(diào)研學(xué)、檔案管理學(xué)以及現(xiàn)代通信知識(shí)、辦公自動(dòng)化知識(shí)等等。只有精通并能熟練運(yùn)用秘書(shū)學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能成為合格的秘書(shū)人才。秘書(shū)所在部門(mén)的業(yè)務(wù)知識(shí)。秘書(shū)人員所服務(wù)的單位都有其特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍，了解這些知識(shí)能使秘書(shū)人員寫(xiě)材料不說(shuō)外行話、提建議不當(dāng)門(mén)外漢，使自己工作更具有針對(duì)性和科學(xué)性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。（3）多樣的輔助知識(shí)輔助知識(shí)既不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣具有“根基”作用，也不同于專(zhuān)業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用。它對(duì)秘書(shū)人員的作用是豐富頭腦、開(kāi)闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)是輔助管理人員，秘書(shū)工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員自覺(jué)運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書(shū)人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來(lái)選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。如行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書(shū)可選企業(yè)管理學(xué)等。公共關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對(duì)外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會(huì)形象增添光彩。心理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)的輔助管理活動(dòng)總是通過(guò)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書(shū)與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。在交往過(guò)程中，秘書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會(huì)表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識(shí)，不僅有助于秘書(shū)人員科學(xué)地分析自己的心理過(guò)程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過(guò)程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來(lái)指導(dǎo)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識(shí)十分豐富，秘書(shū)人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)和秘書(shū)心理學(xué)等方面知識(shí)。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)。中國(guó)共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動(dòng)著我國(guó)各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒(méi)有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱(chēng)職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識(shí)的秘書(shū)也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)猶如廣闊的海洋，秘書(shū)人員可根據(jù)實(shí)際需要和自己的能力選學(xué)會(huì)計(jì)、貨幣、證券、市場(chǎng)、外貿(mào)等方面的知識(shí)。人際關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書(shū)人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)、對(duì)外公關(guān)的作用。此外，秘書(shū)人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會(huì)學(xué)等發(fā)面的知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。

四、當(dāng)代社會(huì)秘書(shū)在行業(yè)中發(fā)揮的作用

繼承傳統(tǒng)秘書(shū)工作的內(nèi)容，秘書(shū)工作主要負(fù)責(zé)接聽(tīng)電話，向電話詢問(wèn)者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話；收發(fā)與回復(fù)日常郵件；撰寫(xiě)會(huì)議通知、會(huì)議記要、日常信件和工作報(bào)告；會(huì)談、會(huì)務(wù)安排；安排商務(wù)旅行，做好預(yù)訂工作； 將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔； 接待訪客；采購(gòu)、分發(fā)和控制辦公用品。

隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，秘書(shū)業(yè)也對(duì)其工作人員有了新的要求。如今在企業(yè)中秘書(shū)起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書(shū)還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過(guò)濾重要的事物。秘書(shū)工作的范圍十分廣泛，既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員，可以說(shuō)，秘書(shū)自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個(gè)部門(mén)或機(jī)構(gòu)的形象及競(jìng)爭(zhēng)力，所以秘書(shū)這個(gè)崗位是很重要的。秘書(shū)成為企業(yè)新形象的代言人。

五、秘書(shū)人員危機(jī)分析 自商業(yè)秘書(shū)誕生秘書(shū)尤其是女性秘書(shū)經(jīng)常被稱(chēng)為“小秘”，除了日常的行政工作以外，吃飯應(yīng)酬也是女性秘書(shū)的必備技能之一，更有公司在人員招聘時(shí)直接忽略專(zhuān)業(yè)能力，硬性要求女性身高1.68M，五觀端正，氣質(zhì)出眾等條件女性秘書(shū)面臨著社會(huì)和人類(lèi)道德的雙重壓力。

如今，高校秘書(shū)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生陸續(xù)就業(yè)，在專(zhuān)業(yè)能力方面前景有所改善，但女生總體情況并不樂(lè)觀，人們從根本上并沒(méi)有擺脫舊思想的影響，社會(huì)風(fēng)氣腐敗也為當(dāng)代秘書(shū)形象轉(zhuǎn)型有很大影響，這也是秘書(shū)從業(yè)人員到有一定工作年齡時(shí)轉(zhuǎn)行的原因之一，至此，形成了一個(gè)惡性循環(huán)。

同時(shí)，秘書(shū)行業(yè)在中國(guó)并非是傳統(tǒng)的職業(yè)，它是在新中國(guó)改革開(kāi)放后由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，后期新興起來(lái)的行業(yè)，相較于中國(guó)傳統(tǒng)的職業(yè)仍受傳統(tǒng)思想的排斥，同時(shí)人們對(duì)于這個(gè)行業(yè)并沒(méi)有先進(jìn)性的認(rèn)識(shí)和系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過(guò)。所以并不能完全的發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

如今，秘書(shū)新型秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的高校畢業(yè)人仍面對(duì)許多的危機(jī)。相較于傳統(tǒng)意義上的秘書(shū)，秘書(shū)職業(yè)可替代性強(qiáng)，薪酬較低，重視度不夠，工作性質(zhì)穩(wěn)定沒(méi)有太大的挑戰(zhàn)性。很多從業(yè)人員在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的工作后開(kāi)始計(jì)劃換行。這說(shuō)明秘書(shū)行業(yè)在中國(guó)還沒(méi)有形成一個(gè)明朗的行業(yè)前景。

面對(duì)此類(lèi)情況，秘書(shū)從業(yè)人員一方面要有意識(shí)的加強(qiáng)自身可應(yīng)用能力外，還要擁有自己獨(dú)有的特別技能才能在行業(yè)中擁有不敗之地。同時(shí)，社會(huì)也應(yīng)該有意識(shí)的去加強(qiáng)認(rèn)識(shí)秘書(shū)的特有素質(zhì)。參考文獻(xiàn)

汪力.《秘書(shū)是怎樣煉成的》.時(shí)事出版社.2008.3（1）：3--30

第五篇：論職業(yè)秘書(shū)應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)

論職業(yè)秘書(shū)應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)

The explain the modern secretary’s

instruction of knowledge 1

摘要

隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展,全球貿(mào)易的往來(lái)變得越來(lái)越平凡,各種社會(huì)關(guān)系的多樣化,復(fù)雜化,企業(yè)秘書(shū)的重要性不斷增強(qiáng)，工作的具體內(nèi)容可以概括為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,提供綜合服務(wù)。它是上呈下達(dá),聯(lián)絡(luò)各方,參與政務(wù)，管理事務(wù)的一項(xiàng)重要工作,是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成部分。本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)代秘書(shū)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)的認(rèn)真分析與研究，使秘書(shū)人員能夠更加清楚的了解到目前現(xiàn)代企業(yè)的需求,需要的是“全能”和“混雜”形式的秘書(shū)。這對(duì)秘書(shū)工作人員的文化素養(yǎng),領(lǐng)導(dǎo)能力,社會(huì)交際,智謀,口才,寫(xiě)作水平等多方面的綜合素質(zhì)要求也是有非常大的挑戰(zhàn)。所以,現(xiàn)代企業(yè)的秘書(shū)工作人員必須循序漸進(jìn),鞏固新知識(shí)的同時(shí)，增加新的知識(shí) ,建立和完善應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)工作日益發(fā)展這一要求和需要。關(guān)鍵詞：秘書(shū)；知識(shí)結(jié)構(gòu)；完善；增強(qiáng)

目錄

一 前言..............................................................................................1 二 當(dāng)今社會(huì)職業(yè)秘書(shū)的需求狀況分析..........................................1 三

職業(yè)秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的分析........................................................1 1.基礎(chǔ)知識(shí)：...............................................................................1 2.專(zhuān)業(yè)知識(shí).................................................................................2 3.相關(guān)協(xié)調(diào)輔助知識(shí)...............................................................2 三 秘書(shū)人員高素質(zhì)的培訓(xùn)..............................................................3 辦事的能力..................................................................................4 較強(qiáng)的文字處理能力..................................................................4 熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備的技能..............................................5 智能素質(zhì)......................................................................................5 臨機(jī)處事能力..............................................................................6 記憶能力......................................................................................6 自省能力......................................................................................6 心理素質(zhì)......................................................................................6 職業(yè)道德素質(zhì)..............................................................................7 總結(jié)....................................................................................................8 3 一 前言

秘書(shū)人員作為一種專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的人才，在知識(shí)結(jié)構(gòu)上具有和其他類(lèi)型的人才不同的一些特點(diǎn)。秘書(shū)工作，無(wú)論是對(duì)黨政機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，其工作的好壞對(duì)這個(gè)組織整體具有很大的影響力。秘書(shū)的工作主要是連接上級(jí)和下級(jí)的關(guān)系也聯(lián)系著公司內(nèi)部與外部的關(guān)系，從某種意義來(lái)說(shuō)，秘書(shū)就是一個(gè)萬(wàn)能人才。這就要求了，作為一個(gè)秘書(shū)人員，其知識(shí)結(jié)構(gòu)是非常穩(wěn)固和齊全的。

二 當(dāng)今社會(huì)職業(yè)秘書(shū)的需求狀況分析

經(jīng)過(guò)分析，我們認(rèn)為現(xiàn)階段文秘專(zhuān)業(yè)所針對(duì)的職業(yè)崗位群主要有“綜合秘書(shū)”(辦公室文員)、“商務(wù)秘書(shū)”、“公務(wù)秘書(shū)”和“總裁助理”等崗位群體?！稗k公室文員” 隊(duì)伍迅速壯大，“商務(wù)秘書(shū)”逐漸增多，當(dāng)然也還有一部分畢業(yè)生做“公務(wù)秘書(shū)”。同時(shí)，每個(gè)職業(yè)崗位群所對(duì)應(yīng)的職業(yè)崗位變化也很大，不斷有新興的崗位誕生。如“通訊秘書(shū)”崗位就是信息網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展才產(chǎn)生的。[①]

調(diào)研小組走訪了具有代表性的用人單位，針對(duì)“文秘人員應(yīng)具備的能力”、“文秘人員應(yīng)具備的知識(shí)”、“文秘人員應(yīng)掌握的技能”進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查。通過(guò)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)大致的需求分別為四大類(lèi)：

一類(lèi)為服務(wù)型秘書(shū)，如辦公司，事業(yè)單位辦公司的服務(wù)人員、生活類(lèi)秘書(shū)等；二類(lèi)為事務(wù)型秘書(shū)，如企業(yè)、公司、基層行政事業(yè)單位的辦公室人員、公關(guān)人員等；三類(lèi)為文字型秘書(shū)。如企業(yè)、公司、行政事業(yè)單位的文書(shū)起草人員；四類(lèi)為管理型秘書(shū)，如公司、企業(yè)單位的總經(jīng)理助理、部門(mén)經(jīng)理、辦公室主任等。但是我們也不難發(fā)現(xiàn)，在一些城市，很多外企，或者貿(mào)易公司的秘書(shū)都是綜合了所有的技能，無(wú)論是在知識(shí)能力上還是綜合素養(yǎng)上，可謂是“全才”的秘書(shū)。

三

職業(yè)秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的分析

一個(gè)秘書(shū)是否合格,所具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)是非常重要的。秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。

1.基礎(chǔ)知識(shí)：

基礎(chǔ)知識(shí)是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的根基部分。廣博,扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí),是一個(gè)人從 事學(xué)習(xí)、工作的主要資本?；局R(shí)與日的工作能力,發(fā)展?jié)摿τ兄芮械穆?lián)系,它在人的學(xué)習(xí)工作中起著“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”的作用?；A(chǔ)知識(shí)越充足,融會(huì)貫通的能力就越強(qiáng),也越容易學(xué)會(huì)新知識(shí),掌握新理論。因此,淵博的基礎(chǔ)知識(shí),對(duì)今后從事秘書(shū)工作十分重要。秘書(shū)的基礎(chǔ)知識(shí)包括以下幾類(lèi):

(1)政治哲學(xué)類(lèi)

主要只哲學(xué),政治經(jīng)濟(jì)學(xué),邏輯學(xué)等知識(shí)。學(xué)習(xí)這些知識(shí),目的在于使秘書(shū)人員樹(shù)立正確的世界觀和方法論。這是培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞拿貢?shū)人員的需要,是秘書(shū)業(yè)務(wù)才能的靈魂。

(2)語(yǔ)言文學(xué)類(lèi)

主要指現(xiàn)代漢語(yǔ)、文學(xué)、藝術(shù)、文章寫(xiě)作等知識(shí),重點(diǎn)是語(yǔ)言知識(shí)和基本寫(xiě)作知識(shí)。另外,還應(yīng)學(xué)習(xí)一些美學(xué)知識(shí),樹(shù)立將抗的審美觀點(diǎn).同時(shí)還要學(xué)習(xí)一些心理學(xué)知識(shí),了解人的心理活動(dòng)特點(diǎn),掌握人的心理活動(dòng)規(guī)律,提高人際交往與公關(guān)能力。

(3)數(shù)學(xué)統(tǒng)計(jì)類(lèi) 主要指高等數(shù)學(xué)、管理數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等知識(shí),這是知識(shí)現(xiàn)代化管理培養(yǎng)新型秘書(shū)人員的需要。

(4)歷史地理類(lèi) 主要指中國(guó)近歷史、世界近代史、中國(guó)經(jīng)濟(jì)地理、本地的近代歷史與地理知識(shí)。

(5)法律知識(shí)類(lèi)

主要指法學(xué)概論以及1985年以來(lái)的人大,國(guó)務(wù)院頒布的一系列法律規(guī)定,如經(jīng)濟(jì)法基礎(chǔ),經(jīng)濟(jì)合同法,專(zhuān)利法,中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)法實(shí)施條例等。

2.專(zhuān)業(yè)知識(shí)

精深的專(zhuān)業(yè)知識(shí)是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中具有職業(yè)特點(diǎn)的主要部分,是性成秘書(shū)專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)的主要知識(shí)。主要包括：信息工作，市場(chǎng)調(diào)研與市場(chǎng)預(yù)測(cè)工作、經(jīng)營(yíng)管理測(cè)繪工作、參謀、公關(guān)、接待、文書(shū)擬寫(xiě)、辦公現(xiàn)代化等，總的來(lái)說(shuō)，秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)主要包括以下內(nèi)容:（1）書(shū)學(xué)知識(shí)

人員對(duì)秘書(shū)學(xué)要有較深的研究。秘書(shū)學(xué)秘書(shū)、秘書(shū)部門(mén)、秘書(shū)工作等一系列理論夠建有較全面科學(xué)的論述,而且對(duì)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的實(shí)踐具有重要的指導(dǎo)作用。因此,秘書(shū)學(xué)知識(shí)就成為秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的核心部分。

（2）秘書(shū)協(xié)作知識(shí)

秘書(shū)必須精通公文寫(xiě)作和和各類(lèi)應(yīng)用文體寫(xiě)作,起寫(xiě)作知識(shí)同秘書(shū)學(xué)一樣,是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)的標(biāo)志,是從事秘書(shū)工作的重要技能。

（3）書(shū)檔案知識(shí)

文書(shū)檔案工作是秘書(shū)工作的總要組成部分,秘書(shū)人員必須熟練準(zhǔn)確地掌握運(yùn)用這項(xiàng)工作的有關(guān)知識(shí)。夭折文書(shū)檔案管理的分析、開(kāi)發(fā)利用上下功夫,以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)者和群眾提供各類(lèi)有價(jià)值的信息資料。

（4）調(diào)研、會(huì)務(wù)、信訪、人際關(guān)系等知識(shí)

秘書(shū)人員經(jīng)常調(diào)查研究,組織會(huì)務(wù),處理來(lái)信來(lái)訪,向上下左右各方人士大交道,不掌握有關(guān)知識(shí)是開(kāi)展不好工作的。

3.相關(guān)協(xié)調(diào)輔助知識(shí)

關(guān)的輔助知識(shí)不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣起“根基”作用,也不像專(zhuān)業(yè)人士那樣起“標(biāo) 志”作用,但也是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中不可缺少的組成部分。秘書(shū)人員有了這些知識(shí),就可以彌補(bǔ)基礎(chǔ)知識(shí)或?qū)I(yè)知識(shí)的缺漏,較好的發(fā)揮作用。相關(guān)輔助知識(shí)包括以下幾個(gè)方面:（1）協(xié)調(diào)管理

書(shū)不是直接管理者,卻是管理者的助手參謀,秘書(shū)工作是管理工作的一部分。因此,秘書(shū)人員應(yīng)學(xué)點(diǎn)行政管理,經(jīng)營(yíng)管理的知識(shí),學(xué)點(diǎn)消息論,系統(tǒng)論,控制論知識(shí).這些知識(shí)在管理工作中的作用日益被人們所重視。秘書(shū)人員掌握了在這些知識(shí),無(wú)疑對(duì)輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,提高管理水平是大有幫助的。

（2）語(yǔ)言知識(shí)

流利、標(biāo)準(zhǔn)的普通話。秘書(shū)人員在電話應(yīng)答、來(lái)人來(lái)函的接待等方面，都是需要普遍通行的語(yǔ)言。普通話是我國(guó)各個(gè)民族都會(huì)使用的共同語(yǔ)言，所以一口流利，標(biāo)準(zhǔn)的普通話將會(huì)提升秘書(shū)的自身形象和文化水平。

第二門(mén)語(yǔ)言，多種語(yǔ)言。如今21世紀(jì)的社會(huì)，全球的聯(lián)系日益緊密，無(wú)論是商業(yè)上，還是知識(shí)文化交流上。英語(yǔ)是世界通用的語(yǔ)言，在英語(yǔ)當(dāng)面，秘書(shū)人員不僅懂得簡(jiǎn)單的對(duì)話，還需要有一定的書(shū)寫(xiě)，翻譯等技巧，這樣才能適應(yīng)不同工作的需要，也能提升一個(gè)企業(yè)的文化水平。

（3）區(qū)域文化知識(shí)

會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì),需要秘書(shū)人員從當(dāng)?shù)鼐唧w情況出發(fā),協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)考慮如何利用本地自然、地理?xiàng)l件，開(kāi)發(fā)本地資源,發(fā)展地方經(jīng)濟(jì),利用當(dāng)?shù)匚奈锕袍E,風(fēng)土人情、民俗習(xí)慣,開(kāi)發(fā)旅游資源,提高本地的知名度、美譽(yù)度。

（4）禮賓接待知識(shí)

現(xiàn)代秘書(shū)人員陪同外賓參加瀏覽的機(jī)會(huì)較多,沒(méi)有此類(lèi)知識(shí),可能會(huì)出洋相,鬧笑話,甚至?xí)诱`工作,影響交往。

（5）嫻熟的電腦操作技能。

在招聘網(wǎng)上，大家可以看到，招聘文秘時(shí)總有一些共同的要求，如“會(huì)熟練使用電腦”“能操作辦公室軟件”。秘書(shū)資格鑒定中已有計(jì)算機(jī)造作和文字錄入、WORD、網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容，還有EXCEL等等。這些都說(shuō)明了，電腦在如今的社會(huì)的重要性，會(huì)議筆記，數(shù)據(jù)分析，多種報(bào)表等等。掌握一定的電腦知識(shí)，才能讓工作更加有效，高速的運(yùn)行起來(lái)?？傊?基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、輔助知識(shí),構(gòu)成了秘書(shū)知識(shí)較為理想的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。一個(gè)合格的秘書(shū),具備以上知識(shí),是必不可少的條件。但是,一個(gè)人的知識(shí)不是一次性教育所能解決的,而是在長(zhǎng)期的實(shí)踐中逐步積聚起來(lái)的。在校學(xué)習(xí)的知識(shí),僅僅是參加工作的基礎(chǔ)知識(shí),其他各種知識(shí)都是在后來(lái)工作中取得的,據(jù)有關(guān)專(zhuān)家統(tǒng)計(jì),一個(gè)人一生中所需要的知識(shí),只有百分之十是在校讀書(shū)時(shí)獲得的,而百分之九十來(lái)自工作以后的再學(xué)習(xí)和積累。每個(gè)人都應(yīng)當(dāng)珍惜時(shí)光,抓緊學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。博采中外,并不斷提高優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的能力,永遠(yuǎn)保持自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的合理性,適應(yīng)性,這樣,才能在競(jìng)爭(zhēng)中定于不敗之地。

三 秘書(shū)人員高素質(zhì)的培訓(xùn)

秘書(shū)的業(yè)務(wù)素質(zhì)表現(xiàn)為與秘書(shū)的本職工作密切相關(guān)的一些能力要求。由于秘書(shū)工作的內(nèi)容豐富多樣，所以秘書(shū)的能力要求也很多，這些能力要求根據(jù)秘書(shū)工作的分類(lèi)，大致可分為辦事、撰文和技術(shù)三種，我們對(duì)這三種能力分作介紹。辦事的能力

“秘書(shū)部門(mén)是辦事機(jī)構(gòu)，秘書(shū)的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書(shū)工作的重要能力”[②]?！稗k事能力”是我們習(xí)慣上的說(shuō)法，其實(shí)，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個(gè)方面。

1.調(diào)查研究的能力。“調(diào)查研究是指人們深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察,以探求客觀事物的真相、性質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的活動(dòng)”[③]。調(diào)查研究是秘書(shū)人員重要的業(yè)務(wù)之一，為了當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，為了為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)作出決策、制定政策提供依據(jù)，為了起草報(bào)告、處理公文、處理來(lái)信來(lái)訪、辦理議案提案都必須做好調(diào)查研究。為此，秘書(shū)必須熟練掌握調(diào)查研究的各項(xiàng)程序、調(diào)查研究的方式方法和處理調(diào)查材料的能力。

2.理解和領(lǐng)會(huì)能力。要有較高的理解領(lǐng)會(huì)能力，關(guān)鍵要聽(tīng)得快，聽(tīng)得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評(píng)力。

3.口語(yǔ)表達(dá)能力。這是對(duì)秘書(shū)的特殊要求。會(huì)說(shuō)話這是一門(mén)學(xué)問(wèn)，而且是事關(guān)辦事的成敗的基礎(chǔ)。會(huì)說(shuō)話最起碼要做到三點(diǎn)：口齒清楚；表達(dá)準(zhǔn)確；懂得說(shuō)話藝術(shù)。前兩條是基本的，第三條石進(jìn)一步要求，它包括了感染力、說(shuō)服力、風(fēng)度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。

4.應(yīng)變能力。世界上的事物是瞬息萬(wàn)變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計(jì)劃和方案，常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不太相符，甚至大相徑庭；有時(shí)會(huì)突然變化，把原來(lái)的計(jì)劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速作出決策，一案不行另?yè)Q一案，原則不變，靈活處置，以達(dá)到預(yù)期目的。

5.交際能力。處理人際關(guān)系是一門(mén)學(xué)問(wèn)，而交際能力又是處理人際關(guān)系的重要因素。一個(gè)秘書(shū)如果很善于交際，見(jiàn)面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴(lài)，那么辦事的成功率就會(huì)比較高?！敖浑H能力又大多體現(xiàn)在協(xié)調(diào)工作和與領(lǐng)導(dǎo)的相處當(dāng)中，而這兩方面對(duì)于秘書(shū)人員事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要”[④]，所以學(xué)習(xí)交際藝術(shù)，提高交際能力，并非無(wú)足輕重。

還有其他一些能力?？傊?，辦事能力是個(gè)綜合水平的體現(xiàn)。

較強(qiáng)的文字處理能力

文字處理能力是秘書(shū)人員的基本功。秘書(shū)幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書(shū)成為“秀才”，道理正在于此。

“秘書(shū)人員的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問(wèn)題，它實(shí)際是較高的政治理論水平、豐富的科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)實(shí)資料信息、較強(qiáng)的分析和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力以及流暢的文筆等多方面素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力”[⑤]。秘書(shū)人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有有賴(lài)于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫(xiě)作實(shí)踐。只有在寫(xiě)作實(shí)踐中進(jìn)一步對(duì)有關(guān)寫(xiě)作知識(shí)加以消化，做到心領(lǐng)神會(huì)，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫(xiě)多練。

熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備的技能

“隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)在辦公室已經(jīng)普遍應(yīng)用，辦公室很多工作日趨自動(dòng)化，所以秘書(shū)人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備”[⑥]。這些技術(shù)主要包括：微電腦技術(shù)、打字技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、攝影技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、速記技術(shù)、書(shū)法技術(shù)、編輯技術(shù)、校對(duì)技術(shù)。在目前條件下，秘書(shū)人員應(yīng)掌握的主要技能有：會(huì)使用文字處理機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、多功能電話、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，還要懂得其簡(jiǎn)單構(gòu)造，掌握維修保養(yǎng)方法。同時(shí)，學(xué)會(huì)用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術(shù)等。秘書(shū)人員不僅要學(xué)會(huì)硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書(shū)業(yè)務(wù)又懂電腦技術(shù)的通才。一方面秘書(shū)隊(duì)伍應(yīng)有一批專(zhuān)業(yè)的技術(shù)能手，另一方面所有人員都應(yīng)掌握自己工作中要用到的技術(shù)手段。

智能素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)。因此，秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與他們的智能素質(zhì)密切相關(guān)。

智能素質(zhì)包括五方面：知識(shí)結(jié)構(gòu)，思維能力，臨機(jī)處事能力，記憶能力和自省能力。

1.完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)

秘書(shū)由于長(zhǎng)期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎(chǔ)。秘書(shū)應(yīng)該具有的這種知識(shí)結(jié)構(gòu)主要包括：馬列主義基本理論，毛澤東思想，鄧小平社會(huì)主義建設(shè)理論，國(guó)際政治，國(guó)內(nèi)政策，歷史，文化，民族知識(shí)，邏輯科學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)方法，民主集中制原則，決策科學(xué)等。此外，工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)閱歷也是知識(shí)，而且是開(kāi)發(fā)智力和才干的重要知識(shí)。這不是要求秘書(shū)人員對(duì)每一門(mén)知識(shí)都精讀，而是要求對(duì)一般只是懂得即可，而對(duì)有所側(cè)重的知識(shí)要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書(shū)工作。這種完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)需要秘書(shū)在日常生活中要不斷學(xué)習(xí)積累才能完成。

2.思維能力 人智能的高低，是有思維能力開(kāi)發(fā)程度決定的。所以思維能力的開(kāi)發(fā)尤其要引起秘書(shū)的注意。從秘書(shū)工作的角度看，這種思維能力主要包括：語(yǔ)言表達(dá)能力，邏輯能力，思辨能力，認(rèn)識(shí)能力，領(lǐng)會(huì)能力等。

（1）.語(yǔ)言表達(dá)能力。語(yǔ)言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對(duì)離不開(kāi)思維。甚至可以說(shuō)，沒(méi)有思維就沒(méi)有語(yǔ)言，沒(méi)有語(yǔ)言也就表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語(yǔ)言加以正確表達(dá)；詞匯越豐富、語(yǔ)言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個(gè)秘書(shū)人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語(yǔ)言表達(dá)能力低，就會(huì)影響智能的發(fā)揮。

（2）.邏輯能力，思維能力，認(rèn)識(shí)能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)這三方面的鍛煉，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運(yùn)用邏輯思維辨別、認(rèn)識(shí)事物的現(xiàn)象和本質(zhì)，這樣可以鍛煉一個(gè)人的智能。

（3）.領(lǐng)會(huì)能力。它包括聽(tīng)力、反映反射能力，它是秘書(shū)人員必不可少的智能。上級(jí)交代意圖、布置工作要領(lǐng)會(huì)，下邊匯報(bào)情況、請(qǐng)示工作，也要領(lǐng)會(huì)。秘書(shū)人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會(huì)準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。臨機(jī)處事能力

“臨機(jī)處事能力和應(yīng)變能力很相近，但還不只是應(yīng)變能力，而是在一切情況下表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)制靈活的智能”[⑦]。它是以知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和思維力做后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開(kāi)發(fā)，二要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書(shū)工作內(nèi)容豐富，千頭萬(wàn)緒，缺乏臨機(jī)處事能力的秘書(shū)人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是秘書(shū)人員先知道然后報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)人指示搶救，做好善后工作。秘書(shū)人員接到這樣的突發(fā)事件的信息后，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時(shí)準(zhǔn)確向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

記憶能力

很強(qiáng)的記憶力是秘書(shū)人員必備的基本功。為了工作方便，秘書(shū)人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就要求秘書(shū)人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。記人除了掌握方法、訣竅之外，主要還靠平時(shí)勤下功夫多動(dòng)腦子。

自省能力

自省能力又叫反思能力，是指一個(gè)人隨時(shí)回顧自己的言行，總結(jié)自己成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)自己的過(guò)失和不足。常常自省的人，容易開(kāi)發(fā)智能和增長(zhǎng)才干。秘書(shū)人員是腦力勞動(dòng)者，多數(shù)情況下要靠發(fā)揮聰明才智完成各種任務(wù)，而他們的工作又是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)的，特別要求事情辦得妥帖、得體，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結(jié)中增長(zhǎng)起來(lái)。

心理素質(zhì)

秘書(shū)人員的心理素質(zhì)與做好工作很有關(guān)系。就一般情況說(shuō)，秘書(shū)人員應(yīng)具備的良好心理素質(zhì)包括以下幾方面。

（1）堅(jiān)毅的意志

意志是自覺(jué)地確定目的，并支配行動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的心理活動(dòng)。意志有自覺(jué)性、堅(jiān)韌性、果斷性和頑強(qiáng)性等積極品質(zhì)；也有盲目性、脆弱性、優(yōu)柔性和頑固性等消極品質(zhì)。秘書(shū)人員要鍛煉和培養(yǎng)自己堅(jiān)定意志的毅力，在確定目的和接受任務(wù)時(shí)，要加強(qiáng)自覺(jué)性，克服盲目性；在遇到困難和挫折時(shí)，要堅(jiān)忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢；在復(fù)雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題時(shí)，在多出主意，有自信心，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要及時(shí)上報(bào)，做錯(cuò)事及時(shí)改正。

（2）隨和的性格

性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書(shū)作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和關(guān)心群眾，對(duì)集體不能漠不關(guān)心，對(duì)待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨(dú)怪僻，脫離群眾。性格內(nèi)向的，要多看到工作中有利條件，增強(qiáng)自強(qiáng)，自信、自愛(ài)，千方百計(jì)的完成工作任務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)秘書(shū)人員的性格要求是：豁達(dá)開(kāi)朗、意志堅(jiān)強(qiáng)、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣、友愛(ài)合作。

（3）平穩(wěn)的情感

情感是人的喜怒哀樂(lè)等心理狀態(tài)。秘書(shū)的情感是秘書(shū)對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。優(yōu)秀的秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問(wèn)題。要加強(qiáng)情操的修養(yǎng)，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

職業(yè)道德素質(zhì)

職業(yè)道德就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。秘書(shū)的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）“忠于職守，自覺(jué)履行各項(xiàng)職責(zé)各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛(ài)本職。這是職業(yè)道德的一條主要規(guī)范”[⑧]。作為秘書(shū)人員忠于職守就是要忠于秘書(shū)這個(gè)特定的工作崗位，自覺(jué)履行秘書(shū)的各項(xiàng)職責(zé)，認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。（2）謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)謙虛謹(jǐn)慎，應(yīng)是秘書(shū)人員應(yīng)具有的美德。秘書(shū)人員不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門(mén)商量工作，虛心聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書(shū)人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來(lái)頭辦事情。只有公道正派的秘書(shū)人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務(wù)。秘書(shū)人員要把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本單位各職能部門(mén)服務(wù)，為群眾服務(wù)當(dāng)作自己的神圣職責(zé)，要充分認(rèn)識(shí)自己所從事的工作所具有的重要作用。

（3）遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書(shū)人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證。遵紀(jì)守法指的是秘書(shū)人員要遵守職業(yè)紀(jì)律和與職業(yè)活動(dòng)相關(guān)的法律、法規(guī)。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動(dòng)中的重要體現(xiàn)，是秘書(shū)人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書(shū)人員在職業(yè)活動(dòng)中要堅(jiān)持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利，不搞你給我一點(diǎn)“好處”，我回報(bào)你一點(diǎn)“實(shí)惠”的所謂“等價(jià)交換”。要以國(guó)家、人民和本單位整體利益為重，自覺(jué)奉獻(xiàn)，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對(duì)不正之風(fēng)。

（4）恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密秘書(shū)人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時(shí)間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)找秘書(shū)人員匯報(bào)工作，秘書(shū)人員不準(zhǔn)遲到。秘書(shū)人員自己安排的會(huì)議或會(huì)談，自己要事先到場(chǎng)，并做好一切準(zhǔn)備工作。秘書(shū)人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說(shuō)明原因，使人信服。嚴(yán)守機(jī)密。“秘書(shū)人員一個(gè)顯著的特點(diǎn)，是掌握的機(jī)密較多”[⑨]，因此，要求秘書(shū)人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺(jué)加強(qiáng)保密觀念。

以上這些素質(zhì)是秘書(shū)應(yīng)具備的一些基本素質(zhì)，但做好一個(gè)秘書(shū)這些還遠(yuǎn)不夠，這只是成為一個(gè)合格秘書(shū)的基本素質(zhì)。由于秘書(shū)工作的專(zhuān)業(yè)性和復(fù)雜性，秘書(shū)工作在實(shí)際操作中有很強(qiáng)的藝術(shù)性，需要從業(yè)人員在實(shí)踐中不斷總結(jié)學(xué)習(xí)，才能真正干好?？偨Y(jié)

在整個(gè)龐大的秘書(shū)群體中,真正接過(guò)正規(guī)系統(tǒng)的具有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)技能的復(fù)合型秘書(shū)是少之又少。在西方，秘書(shū)一職現(xiàn)是最受歡迎和尊重的職業(yè)，秘書(shū)的職能也在不斷擴(kuò)大和更新，但現(xiàn)大多數(shù)從業(yè)者是一些打字、收發(fā)、接待等簡(jiǎn)單重復(fù)的低水平工作,而復(fù)合型秘書(shū)則短缺和供不應(yīng)求。復(fù)合型秘書(shū)又稱(chēng)“多功能秘書(shū)”它所具有的知識(shí)結(jié)構(gòu)是基礎(chǔ)專(zhuān)業(yè)知識(shí)外家法律、財(cái)會(huì)、管理、營(yíng)銷(xiāo)、心理、公共關(guān)系學(xué)等學(xué)科的輔助知識(shí)。復(fù)合型秘書(shū)是通才是專(zhuān)才是左右逢源八面玲瓏的多面手,又是盡忠職守能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)獨(dú)擋一面的得力助手。復(fù)合型秘書(shū)人才的發(fā)展趨勢(shì)將是復(fù)合型秘書(shū)人才培養(yǎng)的方向。

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