第一篇：巧用協(xié)同０Ａ做好文秘工作

巧用協(xié)同OA，做好文秘工作

文秘工作是常見的一個工作種類，在行政事業(yè)單位和企業(yè)中都占據(jù)比較重要的地位。文秘有大量的時間是與文字打交道，同時又是經(jīng)常會兼帶一些管理工作，甚至會成為領(lǐng)導(dǎo)的幫手和喉舌。

由于文秘工作的特殊性，使文秘工作會直接影響公司的管理執(zhí)行力和工作效率。同時，文秘也是單位里離領(lǐng)導(dǎo)最近的人員，其工作成效會直接影響領(lǐng)導(dǎo)對他的評價。如何做好文秘工作，成為管理工作特別是辦公室管理的重點，也成為從領(lǐng)導(dǎo)到文秘本人的工作重心。

做好文秘工作有許多基本的素質(zhì)和技術(shù)，如：靈活的頭腦、勤懇的精神，以及良好的文字組織能力和口頭表達能力，和組織協(xié)調(diào)能力等等。除此之外，近年來隨電腦和網(wǎng)絡(luò)普及而興起的協(xié)同OA，也成為做好文秘工作的有力助手。

協(xié)同OA是協(xié)同軟件在辦公自動化中的應(yīng)用，也是協(xié)同軟件最為基礎(chǔ)的應(yīng)用之一。什么是協(xié)同軟件呢，按照我國產(chǎn)品競爭力第一的協(xié)同軟件廠商復(fù)旦協(xié)達Ctop.CN的定義：以互相配合為主要應(yīng)用目標的軟件稱之為協(xié)同軟件。依據(jù)《計算機世界》的市場調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：公文管理、日程管理、信息共享與交流，是目前協(xié)同軟件的三個應(yīng)用重點。

雖然協(xié)同軟件不僅僅是為了滿足文秘工作的要求，但協(xié)同軟件能夠切實提高文秘工作的質(zhì)量和效率，文秘人員已經(jīng)成為協(xié)同軟件最常用的操作者。巧妙地用好協(xié)同軟件在OA中常見的以下幾個方面功能，對做好文秘工作大有幫助。

公文管理，實現(xiàn)協(xié)同寫作

協(xié)同寫作是協(xié)同OA最早的應(yīng)用之一，也是目前最為廣泛的協(xié)同應(yīng)用。在復(fù)旦協(xié)達等主流協(xié)同軟件中，基于協(xié)同寫作應(yīng)用思想的公文管理，都作為重要的功能模組單獨列出。公文管理中的協(xié)同寫作思想，能夠支持多人依據(jù)一定條件，共同編輯、修改、審核一篇文檔。協(xié)同寫作實現(xiàn)了單人電子寫作不好實現(xiàn)的一些功能，如：筆跡留痕、電子印章、手寫簽名與手寫批注，同時在文檔的修改意見、核稿等方面更加自動化。

日程管理，優(yōu)化時間管理

協(xié)同OA中另一個常見的功能就是日程管理，該功能能夠有效優(yōu)化時間管理的效率?！皶r間計劃”能夠幫助文秘做好事前規(guī)劃，從容面對繁多的工作安排；“工作提醒”無須人為干預(yù)和記憶，就能自動化動提醒應(yīng)該處理的工作，使文秘人員能夠大大降低工作安排的記憶量，使工作更加輕松；“日程視圖”能夠通過圖形的方式，一目了然地掌握應(yīng)該處理的工作，對工作安排做到心中有數(shù)，從容應(yīng)對。

表單流程，讓管理更加規(guī)范

文秘在日常工作中，經(jīng)常碰到有人跨越管理規(guī)定，不照流程做事的情況。甚至有人找文秘“幫助”，希望文秘能夠在領(lǐng)導(dǎo)那里有所通融，使文秘左右為難。復(fù)旦協(xié)達等協(xié)同OA中的表單流程功能，可以將日常工作內(nèi)容全部表格化，再通過圖形化的工作流，將管理表格按照即定的工作程序和規(guī)范流轉(zhuǎn)。表單加流程的協(xié)同模式，不僅大大提供了工作效率，而且增強了管理的嚴肅性，使文秘不再面臨“人情”與“制度”兩難選擇的境況。

信息共享與交流，因溝通而和諧

信息共享與交流在復(fù)旦協(xié)達等協(xié)同OA中的對應(yīng)功能，主要是知識管理、網(wǎng)絡(luò)硬盤、新聞、通知、公告、討論，以及電子郵件、即時通訊等等。協(xié)同OA中的信息共享與交流，能使單位內(nèi)部因信息透明、溝通及時，而營造出和諧的人文環(huán)境，從而顯著提高工作效率。在日常工作中，文秘往往是重要信息的掌握者，通過協(xié)同OA能使信息的共享與交流能夠更加通暢，同時更加正規(guī)化，避免“小道消息”和不良信息的負面影響。文秘人員也會因消息發(fā)布與溝通更為得當，從而使自身的工作更有成效。

檔案管理，文件管理更高效

檔案管理是文秘人員日常工作比較繁重的工作內(nèi)容之一。在企事業(yè)單位和黨政機關(guān)內(nèi)，因日常工作積累的文件、檔案大量存在。有些單位設(shè)有專職檔案管理人員的，文秘人員需要將工作中的文件一一整理送交歸檔，如果領(lǐng)導(dǎo)需要查閱再借出，閱讀完后再歸還，如此往復(fù)，浪費大量時間。沒有設(shè)置專職檔案管理人員的單位，文秘往往還會承擔檔案管理的角色，檔案歸檔、整理、出借、入庫等等工作，更是繁重。協(xié)同OA中的檔案管理功能，能夠用電腦自動實現(xiàn)檔案在多人間的歸還、借閱、入庫等等工作，大大提高了工作效率，減少了文秘的工作負荷。

當然，協(xié)同OA還有許多對為秘工作很有幫助的功能，如復(fù)旦協(xié)達協(xié)同OA里獨到的會議管理，以及小汽車、會議室等共享資源的借用管理等等功能，都有助于文秘提高工作效率，減少工作差誤。

協(xié)同OA從初現(xiàn)市場到目前逐漸風行，證明了協(xié)同OA對工作所帶來的幫助確實很大。協(xié)同OA已經(jīng)成為現(xiàn)代化辦公的流行與時尚，對于行政管理人員，特別是文秘而言，協(xié)同OA更是成為工作中不可缺少的得力助手。

第二篇：如何做好文秘工作

淺談如何做好辦公室秘書

校辦 崔昊

學校要發(fā)展，離不開全體教職工的精誠團結(jié)和奮力拼搏，更離不開每個人創(chuàng)先爭優(yōu)，發(fā)揮聰明才智。加快學校轉(zhuǎn)型，由“以職工培訓(xùn)為主、學歷教育為輔”向“全力開展職工培訓(xùn)”的轉(zhuǎn)變，我們每一個人都必須自加壓力，敢為人先，努力使自身的工作走在先進前列，展現(xiàn)一流培訓(xùn)中心的管理和服務(wù)水平。下面，我結(jié)合自己的崗位，談?wù)勅绾巫龊靡幻k公室秘書，為建設(shè)一流培訓(xùn)中心作出自己的貢獻。

一、敏于行，慎于言

“敏于行”是指在工作中要做到“眼勤”、“耳勤”、“手勤”、“腿勤”，把日常工作中點點滴滴的小事及時準確地處理到位，在領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間、各部門之間、對外事務(wù)之中發(fā)揮良好的溝通協(xié)調(diào)能力，起到“橋梁”的作用。

“慎于言”是指由于秘書工作接觸面廣，獲得資料信息較多，在言語上一定要高度謹慎負責，說話前多思考，多斟酌，要展示培訓(xùn)中心良好的對外形象。

二、先做人，再做事

要想成為一名優(yōu)秀的辦公室秘書，必須首先具備“做人”的優(yōu)秀品質(zhì)。在做好人的基礎(chǔ)上才能談到認真“做事”。

辦公室秘書正是要錘煉自己這樣的精神和品質(zhì)——“做人像水，做事像山”?！八吞幜鳌币馕吨谧鋈藭r一定要謙虛謹慎，虛心好學；“做事像山”則意味著在工作中要具備登山的毅力，不畏困難、勇往直前。

要想成為一名優(yōu)秀的秘書，不僅要謙虛謹慎、大方誠懇、與人為善，在一些細節(jié)小事上，更要注重自身的品格言行，比如衣著得體，舉止文明等等。同時秘書在工作中要做到勤勤懇懇、兢兢業(yè)業(yè)，有拼搏進取的精神，敢于承擔壓力，敢于挑戰(zhàn)困難，只有這樣才能在工作中獨當一面，做出一流的工作業(yè)績。

三、博學不窮，篤行不倦

是否勤于學習、善于學習、學以致用是決定秘書工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素。如今，隨著電力行業(yè)不斷的改革發(fā)展，唯有不斷的充電學習，提高自身能力和素質(zhì)才能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。尤其作為辦公室秘書，更要不斷加強學習，了解掌握電力行業(yè)全方面的工作。不僅要熟悉辦公室管理工作，同時對培訓(xùn)管理、財務(wù)管理、法律法規(guī)、政治經(jīng)濟等方面的知識也要通曉。努力讓自己成為做個“多面手”、“復(fù)合型人才”才能適應(yīng)新形勢對秘書工作越來越高的要求，才能為全面建設(shè)全國一流培訓(xùn)中心作出自己的貢獻。

第三篇：如何做好文秘工作

如何做好文秘工作

張軍

1良好的工作態(tài)度，認真負責的精神。

2工作細心細致化。

3合理安排好工作時間，工作流程。

4在工作中不粗心，不大意。

5盡自己最大的努力做好手頭的一切工作。

在工作中還得時刻為領(lǐng)導(dǎo)著想，合理安排好領(lǐng)導(dǎo)當天的工作，不能因為自己的疏忽給領(lǐng)導(dǎo)的工作帶來不必要的麻煩。對于領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，得制定好計劃，及時的完成。

當工作中存在困難時，我們也得自己克服，盡量想辦法讓自己去完成，不能使工作有漏洞出現(xiàn)

做為一個好的文秘工作者，還得在工作中不斷學習，努力進取，不斷累積和總結(jié)工作經(jīng)練，開拓自己的思維和視野，使自己的水平得到提升。

第四篇：如何做好文秘工作

如何做好文秘工作

熟悉情況。話說起來很簡單，但要真正做到這一點相當難。文秘工作者在起草文稿的時候，往往覺得言之無物或是寫不到位，就是對情況不夠了解，不夠熟悉，一知半解。熟悉情況是起草材料的前提和基礎(chǔ)，因為材料本身就是現(xiàn)實情況的文字反映，“閉門造車”寫不出高質(zhì)量的材料。要熟悉情況，我認為可以從四個方面入手：第一，把握市情、省情、國情、世情和上情、中情、下情，也就是“七情”。寫作時，從世界、全國、全省、全市的角度來分析和論證，這樣領(lǐng)導(dǎo)講起來，就會很生動，顯得視野比較開闊，立意也比較高；第二，把握全局性、前瞻性、戰(zhàn)略性的問題。尤其是撰寫主要領(lǐng)導(dǎo)的文稿，由于領(lǐng)導(dǎo)考慮的問題的層次往往是比較高，我們的材料就要體現(xiàn)全局性、前瞻性、戰(zhàn)略性，否則出爐的文稿就顯得高度不夠、深度不夠、品位不夠；第三，把握熱點、難點、疑點問題。這樣材料有很強的針對性，讓人感覺到這個領(lǐng)導(dǎo)講話對情況非常熟悉。大家心里所想的、所關(guān)注的，希望領(lǐng)導(dǎo)明確的事情、強調(diào)的問題，在材料中都得到了體現(xiàn)，讓人感覺這個材料，這個講話就講到了位，聽者會覺得很過癮，對領(lǐng)導(dǎo)的信服力也會進一步增強。如果講一些空洞的、原則的、不著邊際的官話、套話，這個材料的份量和產(chǎn)生的效果就差多了。第四，把握創(chuàng)新性、經(jīng)驗性、思路性、指導(dǎo)性的工作。在材料中，對亮點工作和典型事例適當點一點，對做得好的單位和下屬是一種肯定和鼓舞，對做得不夠的是一種鞭策和促進。作為上級領(lǐng)導(dǎo)講話，適當?shù)谋頁P或批評本身就是推動工作的一種有效手段，是非常必要的，而且要有具體所指，不能過于模糊和寬泛，否則起不到激勵和鞭策的作用。

同時，要熟悉情況，作為文秘工作者要多到基層去，到一線去，全面、具體、深刻地掌握第一手資料，了解具體工作的操作和難題的破解，加強工作實踐經(jīng)驗的積累，而不是閉門造車?！凹埳系脕斫K覺淺，絕知此事要躬行”。毛主席有一句話：“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”，對我們的文秘工作者而言，是“沒有調(diào)查就沒有文字權(quán)”。只有深入調(diào)查研究，才會熟悉和掌握全面情況，做到了然于胸，才會有感性認識到理性認識的轉(zhuǎn)變，才會從理性認識向理論的高度升華。

廣覽博取。作為文秘工作者，所需要的知識容量，要求更寬、更廣。只有做到知識容量大，才能厚積薄發(fā)、廣征博引、游刃有余。因此，文秘工作者要兼收并蓄，廣泛的、大量地積累各方面的知識能量。文秘工作者不一定要成為“專家”，但一定要是個“雜家”，在某個方面可以成為“行家”?！白x書破萬卷，下筆如有神”。讓學習成為一種習慣，讓學習成為一種境界。書本是學習的一個重要途徑，多讀書，好讀書，讀好書，什么領(lǐng)域的知識都去涉獵，不要害怕腦子裝不下或亂成一團麻。人的頭腦就像編了程序的電腦一樣，會把各種知識按一定程序自動梳理好、排放好，當你要用的時候，只要思維的鍵盤輕輕一點擊、一搜索，就分門別類涌現(xiàn)出來了。同時，我認為，多種知識的積累和融合，會產(chǎn)生一種新的知識。猶如鋼、鐵、鋁等金屬融合熔煉，就變成了合金鋼，一種新的材料就誕生了；多種信息的交匯，會賦予我們新的思維；多種思想的碰撞，會裂變出更多的思想。比如兩個人各有一個蘋果，互相交換以后，每個人得到的還是一個蘋果。但是思想不一樣，你一個思想，我一個思想，互相交換以后，會迸發(fā)出多個思想。我在北京工作的時候，有一個愛好，就是經(jīng)常找機會跟中央部委那些搞宏觀經(jīng)濟、搞政策研究的專家、學者交朋友，“侃大山”，他們都是“能者”、“強者”、“智者”，不失時機和他們溝通交流，哪怕是漫無邊際、海闊天空，但每每都有“聽君一席話，勝讀十年書”的感覺。他們視野開闊、思維敏捷、思想深遂、思路清晰、知識面寬闊和而且見解獨特，與之交流，如曲徑通幽，別有洞天，給人全新的境界、全新的思考，受益匪淺。所以，我覺得，跟能力比較強、素質(zhì)比較高、知識面寬的人交流，進行思想的碰撞和

交鋒，能讓我們獲得更多的啟示、更多的受益，這也是我們掌握知識、積累能量的一個重要的方法。

角色轉(zhuǎn)換。我參與過一些重要領(lǐng)導(dǎo)講話材料的起草，在經(jīng)歷不斷的挫折、不斷的提高中，我體會到，要寫出高質(zhì)量的講話材料，最關(guān)鍵的是要轉(zhuǎn)換角色，大膽進行角色模擬，完全把自己擺到領(lǐng)導(dǎo)的位置上去思考、去謀劃。角色模擬，不是形似，而是神似，要進入到領(lǐng)導(dǎo)的思想、內(nèi)涵、風格和境界里面去。角色模擬越到位，材料精準度就越到位。從這個意義上說，文秘工作者還要是一個演技相當高的“演員”，善于扮演領(lǐng)導(dǎo)角色，真正做到“不在領(lǐng)導(dǎo)位，善謀領(lǐng)導(dǎo)政”，“身在兵位，胸為帥謀”。構(gòu)思、起草材料的過程就是角色轉(zhuǎn)換的過程。模擬好領(lǐng)導(dǎo)角色，首先要做到“五看”，一看會議的性質(zhì)。不同性質(zhì)的會議對材料也有不同性質(zhì)的要求，要認真把握；二看會議的對象。身臨其境地把自己擺到領(lǐng)導(dǎo)講話的位置上，看看臺上坐的是哪些領(lǐng)導(dǎo)，臺下是哪些參會人員，針對的對象是上級、下級、同級還是來賓。只有把對象搞清楚了，才能確定表達的方式和口吻；三看會議場合。要先了解領(lǐng)導(dǎo)是參加大會還是小會，是室外還是室內(nèi)，是在主席臺會議，還是圓桌會議，會議是什么樣的規(guī)模，是什么樣的情景等等，文秘工作者都要把這些因素考慮進去；四看時機。要了解領(lǐng)導(dǎo)講話的順序，是先講、后講還是中間講，把握好領(lǐng)導(dǎo)講話的時機。先講就帶有引導(dǎo)性、示范性，后講就應(yīng)是側(cè)重性、補充性、總結(jié)性。五是看時間。要考慮領(lǐng)導(dǎo)講話的時間長短，把握時間度，并留有彈性。其次，還要注重“三個突出”，一是要突出領(lǐng)導(dǎo)的意圖。在模擬角色時，要時刻想到領(lǐng)導(dǎo)的主要意圖是什么，想表達什么，希望達到怎樣的效果；二是要突出講話的主題。切忌跑題和偏題；三是要突出領(lǐng)導(dǎo)的風格。所謂“文如其人”，就是這個道理。

辯證思維。一份高質(zhì)量、有份量的材料，關(guān)鍵是提升材料的高度、力度、深度和廣度。要達到這些“度”，必須具備政策性、理論性、思想性、針對性、指導(dǎo)性和權(quán)威性，需要用辯證的觀點去看待問題、分析問題。好的材料都充滿了哲理。辯證法既是思想觀又是方法論，用辯證的思想、辯證的方式、辯證的觀點去論述，會給我們一個新的視野、新的視角、新的思維、新的理念、新的境界。提高辯證思維能力可以做兩件事：一是系統(tǒng)、深入地學一點哲學，讓哲學的觀點在腦子里根深蒂固，用的時候信手拈來，活學活用。毛主席就曾教導(dǎo)各級領(lǐng)導(dǎo)干部，要學一點哲學。學好哲學，終身受用。學哲學是“入之愈深，其進愈難、其境愈高”。二是把《毛澤東文選》、《鄧小平文選》等領(lǐng)導(dǎo)同志的文選通學一遍。毛主席是哲學大師，也是古典文學大師，他的講話和文論引經(jīng)據(jù)典，而且把一些警句、典故用得絲絲入扣、入木三分。鄧小平用的大多是短句，如“發(fā)展就是硬道理”、“兩手抓、兩手都要硬”等句子，但每個短句都蘊含著大哲理、大思想，富有辯證思維，都是一篇大文章。學習這些領(lǐng)袖們的講話文論，會讓我們大受裨益。

注重個性。個性就是特色，個性需要創(chuàng)新。俗話說，兵無常式，水無常形。材料最忌的就是雷同，不能千篇一律，不能“放之四海而皆準”。要因時、因事、因地、因人有所變化，或獨樹立一幟，或別具一格。比如經(jīng)濟工作會、全委會等會議，內(nèi)容大同小異，可以說是老生常談，但又要要常談常新，每出新意。一要有獨特的角度。同樣一件事情，盡量用不同的角度去表述，就像達芬奇畫蛋一樣，從不同方面看雞蛋都會是不同的形狀。所謂“橫看成嶺側(cè)成峰，遠近高低各不同”。二要有獨特的風格。防止走進一個格式、一個套路、一種格調(diào)，讓人感覺“年年歲歲花相似”。材料也需要探索創(chuàng)造，變幻風格，調(diào)節(jié)口味，花樣翻新?！芭f酒還得裝新瓶”。三要有獨特的思想。有理論色彩、有思想內(nèi)涵、有真知灼見、有鮮明的觀點。四要有獨特的文彩。現(xiàn)在無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是聽眾層，文化知識水平都很高，鑒賞能力都很強，材料沒有相當?shù)奈牟?，信服不了人，打動不了人。這就要求文稿要有一定的文學色彩、理論色彩、情感色彩，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚，或激情澎湃，或深入淺出，或娓娓道來，讓人感覺或如行云流水，或如波濤洶涌，真正把聽眾的心帶到材料的境界里來。作為文字工作者，我們要善于使枯燥的文字鮮活起來，賦予它生命力、震憾力、號召力、感

染力。這就要用多種手法，如比喻、擬人、夸張、對仗、排比、借代、警句等修辭手法來增強語言的形象色彩，化抽象為具體、變深刻為淺顯、轉(zhuǎn)枯燥為生趣。

把握意圖。寫材料把握領(lǐng)導(dǎo)意圖最重要。俗話說，做事不依東，馱累也無功。不怕材料寫不好，就怕領(lǐng)導(dǎo)不認同。所以，文秘人員要善于揣摩領(lǐng)導(dǎo)的心思，想領(lǐng)導(dǎo)所想、謀領(lǐng)導(dǎo)所謀、為領(lǐng)導(dǎo)所為，準確把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖。要盡可能緊跟領(lǐng)導(dǎo)，當好領(lǐng)導(dǎo)的“尾巴”，盡可能多聽、多記、多看、多思，把握領(lǐng)導(dǎo)的思想觀點、工作作風、講話風格，尤其要多主動參加領(lǐng)導(dǎo)主持召開的各種會議和調(diào)研活動，多聽領(lǐng)導(dǎo)的即興講話，及時記錄領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。這些火花可能是一瞬間迸發(fā)，但卻是把握領(lǐng)導(dǎo)意圖、思想和觀點最珍貴的素材，是寫好材料的指路明燈。有這些基礎(chǔ)，形成的材料一般都能得到領(lǐng)導(dǎo)的認可，可能還會讓領(lǐng)導(dǎo)感到驚喜。

以資取勝。寫材料必須大量地占有各種素材、資料，這就要靠平時的積累?！皶接脮r方恨少”，資料用時也方恨少。作為文秘人員平時要注重收集大量的資料，比如一些警句、典故、事例，做到“手中有糧，心中不慌”，隨時能夠派出用場。他山之石，可以攻玉。還要注意收集其他地方、其他領(lǐng)導(dǎo)類似的文稿資料，以資研究學習，觸類旁通，或借鑒引用，不斷提高寫作能力，提升材料質(zhì)量。

精雕細琢。我的習慣，一般花50%的時間去構(gòu)思，先不唐突下筆，做好充分的前期準備工作；用20%的時間去撰寫，這時已成竹在胸，洋洋灑灑，妙筆生花；然后用30%的時間去修改、提煉。文章是改出來的。對形成的材料初稿進行反復(fù)推敲，進行瘁火、打摩。同時，寫好了以后，還要把自己擺在領(lǐng)導(dǎo)的角色上，把材料從頭到尾念一遍，按照領(lǐng)導(dǎo)正式發(fā)表講話的情景一樣。往往一念，就會發(fā)現(xiàn)許多不妥，許多缺陷。只有通過角色模擬，大膽地反串，大聲地誦讀，材料中的一些問題就會自然暴露出來。

第五篇：淺析如何做好辦公室文秘工作

辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預(yù)見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項工作的開展和各項工作任務(wù)的完成。

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關(guān)鍵的作用。因此，要做好辦公室工作，個人認為秘書人員必須做到以下幾方面：

一、秘書工作人員必須具備的素質(zhì)和修養(yǎng)

第一，良好的政治素養(yǎng)。秘書工作有很強的政治性，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，有時代表領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人撰文，談話、處理問題，因而要求有良好的政治素質(zhì)和思想修養(yǎng)。

第二，良好的個人品行?！爸艺\老實，事實求是”這八個字，應(yīng)該是一切秘書的座右銘。作為秘書，對領(lǐng)導(dǎo)、對組織、對上級、對同志必須忠誠，不懷二心。鑒于秘書是領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，“求實”二字尤為重要，有須強調(diào)。因為秘書言行的真假虛實，不僅是秘書個人問題，而且會影響領(lǐng)導(dǎo)的行為，關(guān)系至大。

第三，良好的工作態(tài)度。首先要有敬業(yè)、樂業(yè)的精神。做事要專心致志，聚精會神，不三心二意，心不在焉。要有事業(yè)心，責任感，忠于職守，盡職盡言，勇于承擔任務(wù)，不推諉困難，不回避矛盾，勤敏踏實，既要有雷厲風行、講究效率的干練作風，又要有任勞任怨、埋頭苦干的精神；要有嚴格的組織紀律性，既不專擅，又不推諉，既尊重領(lǐng)導(dǎo)，又不盲從。

第四，良好的文化知識素養(yǎng)。要有專門業(yè)務(wù)知識，干一行，懂一行。要有多種輔助知識，如社會知識、自然知識、科技知識、國際常識等。

二、要熟悉機關(guān)和機關(guān)工作的基本情況

機關(guān)和機關(guān)的工作基本情況，包括黨政各級機關(guān)的職能范圍、專門業(yè)務(wù)和工作規(guī)律，本機關(guān)的結(jié)構(gòu)、狀況、工作安排等。只有熟悉基本情況，了解環(huán)境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地開展各項工作，促進辦公室工作高效率、快節(jié)奏的運轉(zhuǎn)。

三、做好文字起草和信息收集工作

文秘寫作重在實用，只求格式、文種規(guī)范，內(nèi)容表述簡明性，行文要少而精，注重效用。切忌弄虛作假，華而不實，或主觀主義想當然，情況不明決心大，心中無數(shù)點子多。在撰寫文稿前，文秘人員一定要做到“兩個吃透”，既又“吃透”中央和上級機關(guān)的指示精神，又要“吃透”本地區(qū)、本部門、本單位的實際情況?？傊挥凶龅骄o跟“上頭”，理論引路、政策明確，眼觀六路，耳聽八方，了解真情，才能心明眼亮，“胸有成竹”，撰寫出簡明扼要、內(nèi)容充實、意見具體、措施有方的文字材料。

信息即苗頭性，動態(tài)性的東西。作為文秘人員，就必須時刻注意信息資料的收集與存檔工作，可通過調(diào)查研究，報刊、雜志、電腦下載、電視媒體等多渠道收集相關(guān)的信息，只有平時多留心，常細心，多用心，就會做到“心中有數(shù)，胸有成竹”，就能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供動向。

四、做好群眾來信來訪和對外接待工作

信訪工作是各級黨政機關(guān)，人民團體和企業(yè)事業(yè)單位的一項重要的、經(jīng)常性的政治任務(wù)。處理好人民來信要做到及時拆封、認真閱記、準確交辦、妥善處理；接待群眾來訪要做到熱情接待，認真聽紀，恰當處理，做好思想教育工作。

辦公室所處的部門和承擔的義務(wù)，在工作中必然會接觸到形形色色的人——上級和下級，熟人和生人，干部和群眾等。在待人接物，處理公私事務(wù)中，秘書的禮貌，在溝通人際關(guān)系、融洽感情、促成辦事方面起著十分重要的作用。在待人處事過程中，秘書應(yīng)遵循四個原則：

第一，尊重原則；第二，一律平等，不亢不卑的原則；第三，語言、舉止得體的原則；第四，重承諾、守信用的原則。

五、做好提案預(yù)案與保密工作

在辦文、辦事、辦會中，文秘人員都要先走一步，搞好提案預(yù)案工作，而不能事事讓領(lǐng)導(dǎo)去考慮，去操心。“人無遠慮，必有近憂”，“居安思?！本褪钦f要有前瞻性、超前性的思想。因此，在辦理每一件事情的過程中，都必須把可能會發(fā)生的事情都考慮在整個計劃、組織、協(xié)調(diào)范圍內(nèi)，并事先制訂應(yīng)急預(yù)案，以防萬一，確保整個工作順利開展。

秘書工作人員身處領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的核心要害部門，又在領(lǐng)導(dǎo)人身邊工作，掌握和知悉機要極多，做好各方面的保密工作非常重要。因此應(yīng)做到不該說的機密，絕對不說，不該問的機密，絕對不問，不該看的機密，絕對不看等。

六、做好與領(lǐng)導(dǎo)的溝通、協(xié)調(diào)工作

（1）建立與領(lǐng)導(dǎo)“對接”的工作語言。秘書位居領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，因此領(lǐng)導(dǎo)與秘書雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時向領(lǐng)導(dǎo)提供他最好關(guān)心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負起督促，跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責任，并隨時向領(lǐng)導(dǎo)反饋進展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)；四是想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急。當前的中心工作是什么？急待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪里，秘書要了熟于心，即可相應(yīng)做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見性。真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

（2）秘書既要謹慎，又要開放。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊一定謹慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)自我，敢于表達自己的想法和看法。與領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領(lǐng)導(dǎo)著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會遲鈍，不能進入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂順其自然。