第一篇：制作全套附議單證實驗

實驗報告六

實驗6 制作全套議付單證

一、實驗環(huán)境：ERP

二、實驗目的通過本實驗課程，應能鞏固在課堂上所學的書本知識，學會根據題目要求制作出商業(yè)發(fā)票、裝箱單、海運提單、匯票等議付單據。

三、實驗要求：在實驗之前，我應對辦理出口業(yè)務流程有深刻的認識和理解。預習商業(yè)發(fā)票、裝箱單、海運提單、匯票的相關知識。這些知識涉及到國際結算和國際貿易實務課程的相關內容，提前復習或預習相關章節(jié)，才能順利的完成議付單證的制作。

四、實驗步驟：

1.進入“單證中心”，選擇合同號，點畫面下方的“添加單據”按鈕，選擇“投保單”后點

“確定”。

2.點擊“投保單”，填寫內容后點下方的“保存”按鈕。紅色的部分必須要填寫完整。

3.點“檢查單據”按鈕，查看單據填寫是否有誤。若檢查結果顯示有錯誤，請重復步2。

4.進入“業(yè)務中心”，點標志“保險公司”的建筑物。

5.點畫面下方的“保險’’項，選擇合同號，點“投保”按鈕，完成出口保險。如果需要看一下保險費用，可點“計算費用”按鈕查看。有關保險費用的計算，請參考本說明“出口報價核算”中的“保險費核算”部分。

6.保險完成后，保險公司簽發(fā)“保險單”，到“單證中心”可看到這張單據，出口商不能對其做修改。

出口貨物裝運之后，出口商應按照外銷合同或信用證的規(guī)定，正確制作、備齊各種單據。由于在報檢、保險、報關、出運階段，出口商已完成部分單據的繕制和準備，剩下要準備的議付單據主要就是匯票和產地證了。

1.進入“單證中心”，選擇合同號，點畫面下方的“添加單據”按鈕，選擇“匯票”、“一般產地證”或“輸歐盟紡織品產地證”后再點“確定”按鈕。其中，產地證請根據外銷合同或信用證要求來選。

2.點擊“匯票”、“產地證”，填寫內容后點下方的“保存”按鈕。其中紅色的部分必須要填寫，不會填寫的部分可點擊加下劃線的項目查看有關解釋。

3.點“檢查單據”按鈕，查看單據填寫是否有誤。若檢查結果顯示有錯誤，請重復步驟2。

1.進入“業(yè)務中心”，點標志“銀行”的建筑物。

2.點畫面下方的“交單”項，選擇合同號。

3.輸入銀行編號、標題。

4.點“選擇單據”，勾選應交的議付單據后點“確定”按鈕。

5.輸入說明內容，點“下一步”，完成向出口地銀行的交單。

注：完成交單后，系統(tǒng)將根據不同的付款方式，扣除相應的銀行費用。

6.到“單證中心”，可看到該合同項下的“交單”項已打勾

T／T方式的交單操作步驟：

1.進入“業(yè)務中心”，點標志“進口商”的建筑物。

2.點畫面下方的"T／T方式交單”項，選擇合同號。

3.輸入標題，點“選擇單據”，勾選應交的議付單據后點“確定”按鈕。

4.輸入說明內容，點“下一步”，完成向進口商的交單。

注：由于T／T方式的交單是出口商直接寄給進口商，因而出口商除了要支出銀行費用，還要支出快遞費(DHL費用)。

5.到“單證中心”，可看到該合同項下的“交單”項已打勾。完成實驗。

四、實驗心得：

在實驗過程中運用到了前幾天的制作單據的東西，讓我更能體現(xiàn)出外貿的重要性。結合了前幾天分別做的實驗的內容，更加具體，更加明確了方向性。讓我對制作議付單據有了更進一步的了解和體驗，可以自己著手進行一些必要的、可行的總結和整理――將類似單據的填制方法和填制過程總結出來，這樣不僅僅是我們巧妙的學習方法，也是我們學習經驗的層層累積，利于我們日常的工作和學習，利于我們尋找問題的突破口。

第二篇：外貿單證全套流程

外貿單證全套流程

第一次做分享，不太會表達，就談談我以前在工貿一體的工廠做的一些單證工作吧。

首先，單證的主要工作就是從拿到合同開始，審證（若做LC），生產，訂艙，裝柜，報檢，報關，準備單據，交單，收匯,結匯，退單。

一、不管你是做TT OA DA DP LC，其實操作流程都是大同小異的，只是客戶要求的內容還有我們需要細心的地方復雜些。

當你拿到一份合同還是信用證，都需要注意以下幾點。(有模板)

1.客戶名稱/開證申請人，賣方/受益人，抬頭地址等聯(lián)系方式正確，這個到時候做單據后敲章（俗稱條形章要一致）（以前我操作2個單位的單證，兄弟公司，有少個字母或者詞的，容易搞錯抬頭。）

2.數量，單價，貿易術語，金額，溢短裝，都需要校對。特別是做信用證是，當你的數量有5%/10%的浮動時，信用證也需要列明金額也有相應的浮動，以免造成金額不符點，還有注意船期，交期跟有效期，都需要有合理的安排，還有還有，還有就是第一次合作的客戶的話，一定要看銀行的資質，這個決定著交單后這個銀行是否會及時給你們付款或者會不會接受客戶的無理由挑不符點，這個可以咨詢你們合作的銀行。

3.單據要求：若客戶要求你提供相應的單據，比如客戶裝前檢驗證書，第三方在生產檢驗，都需要你提前安排。（具體見下文）

4.不管什么方式成交的訂單，單證上做不到的，盡量提前跟客戶溝通，以免造成自己操作和客戶清關上的問題。

5.有些時候客戶可能還會有修改件過來，大家也要校對仔細，跟正本有沒有沖突的地方

二、確認完后就給工廠下訂單（前提是，有定金的要確認已經到賬），從生產開始到結束這段期間，也有可能發(fā)生以下事件：

1.客人自己來驗貨：有些信用證會要求出具客檢證，可以當場讓客戶簽掉，但要注意內容，若是信用證的話務必要跟信用證要求的內容一致。

（客檢證這個也很容易會是不符點，當然這個是對于信譽不是很好的客戶來而言，很多會拒絕簽證，導致你單據不齊，拒付或者，無理由要求降價。SO最好是不要有這個條款，因為這個畢竟我們掌控不了主動權）

2.（有模板）第三方檢驗：比如SGS，如果是客戶指定的，就要先問客戶要約號及聯(lián)系方式，提前二周預約SGS,SGS會派人來抽樣檢驗，等出貨時安排人來監(jiān)裝，再出具SGS認證證書。注意：抽樣檢查和出具證書中間一般都需要3-5個工作日時間，各外貿人員務必要安排好時間，不要這邊柜子到了要裝柜了這邊檢測報告都還沒出來，又或者信用證交單期到了證書還沒出來，都是危險動作！

（有內容模板）商檢：這個跟第2條大同小異，相對這個比較繁瑣，應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。再拿到通關單后，才能安排報關出貨，若公司沒有報檢資質的話，就需要提早找好代理幫你處理好事情。(當然說的黑暗些，有些部門之間也需要有良好的溝通)

三、訂艙，裝柜，報關，開船 1.訂艙

如果跟客人簽的是FOB條款，通常客人會指定貨代。應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，然后通知倉庫具體的裝柜時間。

如果跟客人簽的是CNF CIF條款，應盡早向貨代訂艙，貨比三家，挑價格優(yōu)惠服務又好的船，并通知客人預計開船日。要注意的是客戶有沒有指定的船公司，有沒有延長免堆期，要出具特殊的船證明，都是需要向船公司申請的，有些可能還需要費用。還有就是火車跟動車也有快慢，船當然也有，如果客戶要貨很急的話，最好能選擇服務好點，船期快點的船公司。這個都需要在訂艙的時候確認好。

如果貨物不是整柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到進倉單后通知倉庫送貨，或者來工廠拼柜裝的，也要告知倉庫，可以合理安排時間，不要延誤拼箱的其他單位，同時還要了解截關時間。

那如何訂艙呢：向貨代訂艙時，一定要傳真書面托書，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。報關資料要求：報關委托書，合同，發(fā)票，箱單，報關單，還有申報要素?？梢蕴崆凹目瞻踪Y料，到時候讓貨代幫忙打印下，這樣可以節(jié)約時間！

不想被指定貨代卡退稅資料的朋友可以選擇自拉自報，找自己長期合作的的拖車公司，將艙單數據等給自己的拖車公司，讓其去指定貨代那里拿箱單等，具體貨代會安排。找熟悉的拖車公司拖車報關，這樣一則是費用上肯定有所優(yōu)惠，更重要的是像預錄單退稅資料等可以提早拿到手。指定貨代就負責安排訂艙確認提單就OK了。

2.裝柜：（有裝箱單模板）

如果是整箱，裝柜前先核對裝箱單上的船名航次提單號集裝箱封號，裝貨完畢填好件毛體數據還有封號。有些像巴基斯坦的海關要求，在集裝箱內需要內附一份商業(yè)發(fā)票AND裝箱單，應根據客戶要求貼上，為方便清關。

如果是拼箱，送到貨代指定倉庫的，就按照進倉單上的地址跟進倉編號送貨；如果集裝箱來工廠裝貨的，也要核對裝箱單上的船名航次提單號集裝箱封號，填數據的時候應該填在相對應的提單號碼上（拼箱的每個單位都有一個自己的提單號）。

3.報關：

報關主要是確認一些數據，主要需要提供發(fā)票，箱單，報關單，申報要素。報關時應該注意以下幾點：

發(fā)票箱單上，如果出口的貨物品種比較多，注意發(fā)票的金額，箱單上的件毛體不要算錯。

報關單上，出口口岸不要弄錯，一般像浙江地區(qū)走寧波上海港口的比較多，很多外貿人員都是直接復制黏貼過去的資料，沒注意去修改這個出口口岸。運輸方式上，“趕火車”的同學不要寫B(tài)Y SEA了。貿易方式跟結匯方式也需要填寫清楚。境內貨源地主要是針對貿易公司的，如果到時候工廠開給你的發(fā)票上寫著寧波，而你是杭州的公司寫了杭州，那八成財務大姐要來找你談話了。做CIF的外貿朋友保費那里不要忘記填寫咯。還有一處合同協(xié)議號，對于一般貿易的朋友來說可能不在意，但是對于進料加工的朋友要關注下了，這個需要跟你加工手冊上的合同號保持一致，不然到時候可能會導致手冊核銷不掉的哦。還有什么呢，對了，還有商品編號跟商品名稱，一般報關時都是中英文的，但是等退單下來的時候，報關單上是顯示中文的，這個需要跟財務溝通的，到時候能退稅或者財務開票上的品名需要保持一致的。其他的話一般都不會是問題的，這里就不詳細解釋了。

申報要素，大家都懂的吧，你不給貨代不會放過你的。

記住單單一致哦，數據別弄錯了。

3.開船

其實很多朋友來問過我，二截四2/4的船，五截天5/7的船到底是什么意思，其實這個問貨代最清楚了。我也是三腳貓，勉強做個解釋吧。

2/4的船，如果不經過或者到歐洲國家的航線，周二截關，周四船開。一般裝柜就要在周二截關之前裝柜完進港，報關放行，否則就落箱了，所以一般如果貨物準備好了，可以在港區(qū)開放了的情況下提早裝箱。當然，如果你進的是洋山的話，就另當別論了，你需要先報關再進港的。有些朋友需要裝柜完后才有數據的，需要抓緊裝柜后報關，這樣集裝箱到港口后不會被截下。

還有一種可能就是像歐地線，美線，因為航線原因，需要發(fā)送AMS和ENS信息,就要在截關前24小時內裝柜報關截掉信息，什么是ENS信息呢，其實就是詳細的提單信息：收發(fā)貨人的抬頭地址電話郵編，還要收貨人的稅號。具體的報關品名，件毛體。你只需要把詳細的提單內容遞交就是了。提醒的是截掉后就不能更改了哦，修改都是嘩啦啦的美金哦。以前我操作的時候報ENS本身就要額外加USD25的費用，修改ENS需要USD40，當然也要改提單了，RMB300，或許現(xiàn)在不夠了也說不定。所以有些信息需要提早跟客戶確認好的，不然錯過了截止時間，后果可想而知。

還有就是若船開后，最好做份SHIPMENT ADVICE，里面寫清楚具體貨物數量金額，船名航次提單號箱封號，實際開船日，預計到港日等等信息，給客戶一個清晰的物流明細，不要小看這個ADVICE，這個就是顯示你服務態(tài)度的時候了。個人意見。

四、制作單據

下面是各種單據制作過程中的注意點：

1． 商業(yè)發(fā)票：

L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票最核心，就像支票一樣，都是MONEY啊。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理商事認證，大使館認證，一般要提前20天辦理。認證一般需要的資料：合同，商業(yè)發(fā)票正副本，預錄單。具體問當地的外經貿。

2.裝箱單：

裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，件數，體積要與提單相符。

3.提單：（有模板）

比如是否有指定的船公司，是否接受貨代單（拼箱有些無法提供海單的），港口顯示格式（有些船公司無法完全按照信用證要求的港口顯示方式)，品名也要注意，有些要截ENS信息的特別注意不能報錯，海單一般無法更改品名的。

信用證是否接受free out，是否需要背書，承運人是否明確。

4．（有模板）CO原產地證書，這個要的是最普遍的?？梢缘疆數氐耐饨涃Q或者商檢局申請辦理。

需注意的是 CO上有需要顯示發(fā)票日期的地方，這個需要跟你的商業(yè)發(fā)票日期保持一致哦。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關單，提單等文件。

FORM A ,FORM E原產地證書大致操作過程雷同CO,但是這個時能在商檢局辦理，還有經香港轉運的貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。產地證若需要辦理商事認證或者大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

5.（有模板）保單：被保險人最好寫自己公司抬頭，交單的時候再背書，這樣方便以后出現(xiàn)方便理賠?？梢跃徒乙粋€保險公司，保費當然是優(yōu)惠的最好。路程我感覺也是近點的好。為什么呢，因為有時候你做信用證的時候，難免會有改單的時候，保險改單他們還要申請什么的，都需要時間，再給你寄過去來回就要2天了，本身保費很低不太賺錢，他們也不愿意給你送過去的，就近的話你可能只要走幾步路拿拿就好了。

還有就是現(xiàn)在很多單位開始做中信保了，這個其實我覺得很有必要，雖然在費用上是一筆不小的支出，但是從現(xiàn)在整個金融風險來說，還是需要花一萬保萬一的，也能從中信保上了解到關于客戶更多的信息。

6.（有模板）裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

7.（有模板）船證明：

一般中東的信用證要求出具船證明居多，內容的話證明船齡，船籍，船程，箱封號，還有免堆期等等。

8.客檢證：

這個需要注意，有些客戶在工廠當地有辦公室會派人來驗貨然后由驗貨人出具客檢證，但是有些是需要國外寄客檢證給你的，就需要注意這個時間問題，交單期是有限的，所以要多催客戶驗貨完后立刻出具客檢證，不要延誤交單。

9.（有模板）第三方認證證書：

比如SGS檢驗證書，發(fā)票CO等使館認證證書，還有些包裝證明等等，這些都需要考慮到出口方是否能如期辦到。

10.其他聲明，傳真報告等：

很多聲明長篇大論使得外貿人員不知所措，不用著急，其實都是可以由受益人自己出具的，內容要與信用證相符，完后下面蓋個條形章就OK了。傳真報告其實一般都是客戶讓發(fā)貨人傳真shipment advice之后的一張證明，不過實際操作中一般都是用文件形式郵件給客戶，所以外貿人員拉傳真報告的時候都是復制以前的，就要特別注意內容里面的傳真號碼還有日期頁數哦親。

五、交單（有匯票模板）

TT OA付款方式下，一般都比較簡單，商業(yè)發(fā)票，裝箱單，提單，產地證，CIF的需要保單。一般情況下是這些，客戶特殊要求的單據就另當別論。確認好的單據直接寄給客戶，等收匯或者收匯后再寄單據。

DA DP付款方式下，也差不多跟TT OA一樣，不同之處是這個付款方式需要將單據遞交銀行托收，這些收匯風險就不明寫了。做這個付款方式的時候需要客戶提供客戶銀行的名稱地址還有SWIFT號碼，這些你交單的時候托收行會向你索要的。

LC付款方式下，可能需要的單據就多了，除了一般的商業(yè)發(fā)票，裝箱單，提單，產地證（CO FORM A FORM E等等），可能還要客檢證，第三方檢測認證，船證明，裝運通知等，注意交單日期和信用證有效期內交單哦。

六、收匯，結匯，退單

收匯的時候需要注意國內外扣費的情況，國內一般TT只需扣個手續(xù)費，像DP一般有審單費跟郵費，LC則可能還有通知費信用證修改費電報費審單費郵費，具體費率費用可以咨詢你們合作的銀行。有些信用證里還會有國外銀行的手續(xù)費，有些由客戶大方些會自己承擔，有時候會是親你司來承擔的哦，若不想產生額外的費用，在審單的時候也是需要注意的一個地方。

結匯很多財務會去做的，外貿人員其實也可以關注下這個，結匯時候的匯率是多少，如果貨款金額數目比較大的話可是一筆不小的數目哦。

關于退單，如果跟你合作的貨代關系不錯，一般他們一退下來就會給你的，一般周期是在報關后二十多天左右，不過現(xiàn)在很多貨代為了追求業(yè)務，可能給你的海運費價格比較優(yōu)惠，所以會讓你付款退單的，縮短他們的資金流轉周期。

七 業(yè)務登記，文件存檔：

每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

八 外貿人員平時還應該應注意收集信息，海運費的變動，船期，航線等信息，為出口報價及后面的操作提供幫助。

以上是個人曾經從事單證工作后的一些小心得，有些可能跟不上現(xiàn)在的單證規(guī)則，有很多不夠完善的地方，希望大家也能夠給我些建議，謝謝!

Xiaoshan Doris.Chan

2013.04.25

第三篇：外貿單證全套流程

外貿單證全套流程

第一次做分享，不太會表達，就談談我以前在工貿一體的工廠做的一些單證工作吧。

首先，單證的主要工作就是從拿到合同開始，審證（若做LC），生產，訂艙，裝柜，報檢，報關，準備單據，交單，收匯,結匯，退單。

一、不管你是做TT OA DA DP LC，其實操作流程都是大同小異的，只是客戶要求的內容還有我們需要細心的地方復雜些。

當你拿到一份合同還是信用證，都需要注意以下幾點。(有模板)

1.客戶名稱/開證申請人，賣方/受益人，抬頭地址等聯(lián)系方式正確，這個到時候做單據后敲章

（俗稱條形章要一致）（以前我操作2個單位的單證，兄弟公司，有少個字母或者詞的，容易搞錯抬頭。）

2.數量，單價，貿易術語，金額，溢短裝，都需要校對。特別是做信用證是，當你的數量有5%

/10%的浮動時，信用證也需要列明金額也有相應的浮動，以免造成金額不符點，還有注意船期，交期跟有效期，都需要有合理的安排，還有還有，還有就是第一次合作的客戶的話，一定要看銀行的資質，這個決定著交單后這個銀行是否會及時給你們付款或者會不會接受客戶的無理由挑不符點，這個可以咨詢你們合作的銀行。

3.單據要求：若客戶要求你提供相應的單據，比如客戶裝前檢驗證書，第三方在生產檢驗，都

需要你提前安排。（具體見下文）

4.不管什么方式成交的訂單，單證上做不到的，盡量提前跟客戶溝通，以免造成自己操作和客

戶清關上的問題。

5.有些時候客戶可能還會有修改件過來，大家也要校對仔細，跟正本有沒有沖突的地方

二、確認完后就給工廠下訂單（前提是，有定金的要確認已經到賬），從生產開始到結束這段期間，也有可能發(fā)生以下事件：

1.客人自己來驗貨：有些信用證會要求出具客檢證，可以當場讓客戶簽掉，但要注意內容，若是信用證的話務必要跟信用證要求的內容一致。

（客檢證這個也很容易會是不符點，當然這個是對于信譽不是很好的客戶來而言，很多會拒絕簽證，導致你單據不齊，拒付或者，無理由要求降價。SO最好是不要有這個條款，因為這個畢竟我們掌控不了主動權）

2.（有模板）第三方檢驗：比如SGS，如果是客戶指定的，就要先問客戶要約號及聯(lián)系方式，提前二周預約SGS,SGS會派人來抽樣檢驗，等出貨時安排人來監(jiān)裝，再出具SGS認證證書。注意：抽樣檢查和出具證書中間一般都需要3-5個工作日時間，各外貿人員務必要安排好時間，不要這邊柜子到了要裝柜了這邊檢測報告都還沒出來，又或者信用證交單期到了證書還沒出來，都是危險動作！

（有內容模板）商檢：這個跟第2條大同小異，相對這個比較繁瑣，應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。再拿到通關單后，才能安排報關出貨，若公司沒有報檢資質的話，就需要提早找好代理幫你處理好事情。(當然說的黑暗些，有些部門之間也需要有良好的溝通)

三、訂艙，裝柜，報關，開船

1.訂艙

如果跟客人簽的是FOB條款，通?？腿藭付ㄘ洿M早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，然后通知倉庫具體的裝柜時間。

如果跟客人簽的是CNF CIF條款，應盡早向貨代訂艙，貨比三家，挑價格優(yōu)惠服務又好的船，并通知客人預計開船日。要注意的是客戶有沒有指定的船公司，有沒有延長免堆期，要出具特殊的船證明，都是需要向船公司申請的，有些可能還需要費用。還有就是火車跟動車也有快慢，船當然也有，如果客戶要貨很急的話，最好能選擇服務好點，船期快點的船公司。這個都需要在訂艙的時候確認好。

如果貨物不是整柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到進倉單后通知倉庫送貨，或者來工廠拼柜裝的，也要告知倉庫，可以合理安排時間，不要延誤拼箱的其他單位，同時還要了解截關時間。

那如何訂艙呢：向貨代訂艙時，一定要傳真書面托書，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。報關資料要求：報關委托書，合同，發(fā)票，箱單，報關單，還有申報要素?？梢蕴崆凹目瞻踪Y料，到時候讓貨代幫忙打印下，這樣可以節(jié)約時間！

不想被指定貨代卡退稅資料的朋友可以選擇自拉自報，找自己長期合作的的拖車公司，將艙單數據等給自己的拖車公司，讓其去指定貨代那里拿箱單等，具體貨代會安排。找熟悉的拖車公司拖車報關，這樣一則是費用上肯定有所優(yōu)惠，更重要的是像預錄單退稅資料等可以提早拿到手。指定貨代就負責安排訂艙確認提單就OK了。

2.裝柜：（有裝箱單模板）

如果是整箱，裝柜前先核對裝箱單上的船名航次提單號集裝箱封號，裝貨完畢填好件毛體數據還有封號。有些像巴基斯坦的海關要求，在集裝箱內需要內附一份商業(yè)發(fā)票AND裝箱單，應根據客戶要求貼上，為方便清關。

如果是拼箱，送到貨代指定倉庫的，就按照進倉單上的地址跟進倉編號送貨；如果集裝箱來工廠裝貨的，也要核對裝箱單上的船名航次提單號集裝箱封號，填數據的時候應該填在相對應的提單號碼上（拼箱的每個單位都有一個自己的提單號）。

3.報關：

報關主要是確認一些數據，主要需要提供發(fā)票，箱單，報關單，申報要素。報關時應該注意以下幾點：

發(fā)票箱單上，如果出口的貨物品種比較多，注意發(fā)票的金額，箱單上的件毛體不要算錯。

報關單上，出口口岸不要弄錯，一般像浙江地區(qū)走寧波上海港口的比較多，很多外貿人員都是直接復制黏貼過去的資料，沒注意去修改這個出口口岸。運輸方式上，“趕火車”的同學不要寫B(tài)Y SEA了。貿易方式跟結匯方式也需要填寫清楚。境內貨源地主要是針對貿易公司的，如果到時候工廠開給你的發(fā)票上寫著寧波，而你是杭州的公司寫了杭州，那八成財務大姐要來找你談話了。做CIF的外貿朋友保費那里不要忘記填寫咯。還有一處合同協(xié)議號，對于一般貿易的朋友來說可能不在意，但是對于進料加工的朋友要關注下了，這個需要跟你加工手冊上的合同號保持一致，不然到時候可能會導致手冊核銷不掉的哦。還有什么呢，對了，還有商品編號跟商品名稱，一般報關時都是中英文的，但是等退單下來的時候，報關單上是顯示中文的，這個需要跟財務溝通的，到時候能退稅或者財務開票上的品名需要保持一致的。其他的話一般都不會是問題的，這里就不詳細解釋了。

申報要素，大家都懂的吧，你不給貨代不會放過你的。

記住單單一致哦，數據別弄錯了。

3.開船

其實很多朋友來問過我，二截四2/4的船，五截天5/7的船到底是什么意思，其實這個問貨

代最清楚了。我也是三腳貓，勉強做個解釋吧。

2/4的船，如果不經過或者到歐洲國家的航線，周二截關，周四船開。一般裝柜就要在周二截關之前裝柜完進港，報關放行，否則就落箱了，所以一般如果貨物準備好了，可以在港區(qū)開放了的情況下提早裝箱。當然，如果你進的是洋山的話，就另當別論了，你需要先報關再進港的。有些朋友需要裝柜完后才有數據的，需要抓緊裝柜后報關，這樣集裝箱到港口后不會被截下。

還有一種可能就是像歐地線，美線，因為航線原因，需要發(fā)送AMS和ENS信息,就要在截關前24小時內裝柜報關截掉信息，什么是ENS信息呢，其實就是詳細的提單信息：收發(fā)貨人的抬頭地址電話郵編，還要收貨人的稅號。具體的報關品名，件毛體。你只需要把詳細的提單內容遞交就是了。提醒的是截掉后就不能更改了哦，修改都是嘩啦啦的美金哦。以前我操作的時候報ENS本身就要額外加USD25的費用，修改ENS需要USD40，當然也要改提單了，RMB300，或許現(xiàn)在不夠了也說不定。所以有些信息需要提早跟客戶確認好的，不然錯過了截止時間，后果可想而知。

還有就是若船開后，最好做份SHIPMENT ADVICE，里面寫清楚具體貨物數量金額，船名航次提單號箱封號，實際開船日，預計到港日等等信息，給客戶一個清晰的物流明細，不要小看這個ADVICE，這個就是顯示你服務態(tài)度的時候了。個人意見。

四、制作單據

下面是各種單據制作過程中的注意點：

1． 商業(yè)發(fā)票：

L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票最核心，就像支票一樣，都是MONEY啊。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理商事認證，大使館認證，一般要提前20天辦理。認證一般需要的資料：合同，商業(yè)發(fā)票正副本，預錄單。具體問當地的外經貿。

2.裝箱單：

裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，件數，體積要與提單相符。

3.提單：（有模板）

比如是否有指定的船公司，是否接受貨代單（拼箱有些無法提供海單的），港口顯示格式（有些船公司無法完全按照信用證要求的港口顯示方式)，品名也要注意，有些要截ENS信息的特別注意不能報錯，海單一般無法更改品名的。信用證是否接受free out，是否需要背書，承運人是否明確。

4．（有模板）CO原產地證書，這個要的是最普遍的?？梢缘疆數氐耐饨涃Q或者商檢局申請辦理。

需注意的是 CO上有需要顯示發(fā)票日期的地方，這個需要跟你的商業(yè)發(fā)票日期保持一致哦。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關單，提單等文件。

FORM A ,FORM E原產地證書大致操作過程雷同CO,但是這個時能在商檢局辦理，還有經香港轉運的貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

產地證若需要辦理商事認證或者大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

5.（有模板）保單：被保險人最好寫自己公司抬頭，交單的時候再背書，這樣方便以后出現(xiàn)方便理賠。可以就近找一個保險公司，保費當然是優(yōu)惠的最好。路程我感覺也是近點的好。為什么呢，因為有時候你做信用證的時候，難免會有改單的時候，保險改單他們還要申請什么的，都需要時間，再給你寄過去來回就要2天了，本身保費很低不太賺錢，他們也不愿意給你送過去的，就近的話你可能只要走幾步路拿拿就好了。

還有就是現(xiàn)在很多單位開始做中信保了，這個其實我覺得很有必要，雖然在費用上是一筆不小的支出，但是從現(xiàn)在整個金融風險來說，還是需要花一萬保萬一的，也能從中信保上了解到關于客戶更多的信息。

6.（有模板）裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

7.（有模板）船證明：

一般中東的信用證要求出具船證明居多，內容的話證明船齡，船籍，船程，箱封號，還有免堆期等等。

8.客檢證：

這個需要注意，有些客戶在工廠當地有辦公室會派人來驗貨然后由驗貨人出具客檢證，但是有些是需要國外寄客檢證給你的，就需要注意這個時間問題，交單期是有限的，所以要多催客戶驗貨完后立刻出具客檢證，不要延誤交單。

9.（有模板）第三方認證證書：

比如SGS檢驗證書，發(fā)票CO等使館認證證書，還有些包裝證明等等，這些都需要考慮到出口方是否能如期辦到。

10.其他聲明，傳真報告等：

很多聲明長篇大論使得外貿人員不知所措，不用著急，其實都是可以由受益人自己出具的，內容要與信用證相符，完后下面蓋個條形章就OK了。傳真報告其實一般都是客戶讓發(fā)貨人傳真shipment advice之后的一張證明，不過實際操作中一般都是用文件形式郵件給客戶，所以外貿人員拉傳真報告的時候都是復制以前的，就要特別注意內容里面的傳真號碼還有日期頁數哦親。

五、交單（有匯票模板）

TT OA付款方式下，一般都比較簡單，商業(yè)發(fā)票，裝箱單，提單，產地證，CIF的需要保單。一般情況下是這些，客戶特殊要求的單據就另當別論。確認好的單據直接寄給客戶，等收匯或者收匯后再寄單據。

DA DP付款方式下，也差不多跟TT OA一樣，不同之處是這個付款方式需要將單據遞交銀行托收，這些收匯風險就不明寫了。做這個付款方式的時候需要客戶提供客戶銀行的名稱地址還有SWIFT號碼，這些你交單的時候托收行會向你索要的。

LC付款方式下，可能需要的單據就多了，除了一般的商業(yè)發(fā)票，裝箱單，提單，產地證（CO FORM A FORM E等等），可能還要客檢證，第三方檢測認證，船證明，裝運通知等，注意交單日期和信用證有效期內交單哦。

六、收匯，結匯，退單

收匯的時候需要注意國內外扣費的情況，國內一般TT只需扣個手續(xù)費，像DP一般有審單費跟郵費，LC則可能還有通知費信用證修改費電報費審單費郵費，具體費率費用可以咨詢你們合作的銀行。有些信用證里還會有國外銀行的手續(xù)費，有些由客戶大方些會自己承擔，有時候會是親你司來承擔的哦，若不想產生額外的費用，在審單的時候也是需要注意的一個地方。

結匯很多財務會去做的，外貿人員其實也可以關注下這個，結匯時候的匯率是多少，如果貨款金額數目比較大的話可是一筆不小的數目哦。

關于退單，如果跟你合作的貨代關系不錯，一般他們一退下來就會給你的，一般周期是在報關后二十多天左右，不過現(xiàn)在很多貨代為了追求業(yè)務，可能給你的海運費價格比較優(yōu)惠，所以會讓你付款退單的，縮短他們的資金流轉周期。

七業(yè)務登記，文件存檔：

每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

八外貿人員平時還應該應注意收集信息，海運費的變動，船期，航線等信息，為出口報價及后面的操作提供幫助。

以上是個人曾經從事單證工作后的一些小心得，有些可能跟不上現(xiàn)在的單證規(guī)則，有很多不夠完善的地方，希望大家也能夠給我些建議，謝謝!

Xiaoshan Doris.Chan2013.04.25

第四篇：貨代操作全套單證集錦

貨代操作全套單證集錦

集裝箱出口業(yè)務：

拼箱：

一、貨主提供的單證：

1、出口委托書

2、出口貨物明細單

3、裝箱單(PACKING LIST)

4、發(fā)票(INVOICE)

5、出口許可證

6、出口收匯核銷單、退稅單

7、報關手冊

二、貨代負責的單證：

1、出口十聯(lián)單：

第一聯(lián)：集裝箱貨物托運單（貨主留底）（B/N）第二聯(lián)：集裝箱貨物托運單（船代留底）

第三聯(lián)：運費通知（1）

第四聯(lián)：運費通知（2）

第五聯(lián)：場站收據（裝貨單）(S/O)

第五聯(lián)副本：繳納出口貨物港務費申請書

第六聯(lián)：大副聯(lián)（場站收據副本）

第七聯(lián)：場站收據(D/R)

第八聯(lián)：貨代留底

第九聯(lián)：配艙回單（1）

第十聯(lián)：配艙回單（2）

2、提單（正本/副本）(B/L ORIGINAL/COPY)①分提單（HOUSE B/L）

②總提單(OCEAN B/L)

3、海運單（SEA WAYBILL）

4、出口貨物報關單證：

①必要單證：

報關單 外匯核銷單 裝貨單 裝箱單

發(fā)票 合同、信用證副本

②其他單證：

出口許可證 免稅手冊 商檢證明 產地證明等

5、貨物報關清單

6、進艙通知

7、集拼貨預配清單

8、裝箱單（CLP）

9、集裝箱發(fā)放/設備交接單 進場/出場（EIR IN/OUT）

集裝箱出口業(yè)務：(整箱)

集裝箱出口業(yè)務：(整箱)

1、海運出口委托書

2、十聯(lián)單：

第一聯(lián)：集裝箱貨物托運單（貨主留底）（B/N）

第二聯(lián)：集裝箱貨物托運單（船代留底）

第三聯(lián)：運費通知（1）

第四聯(lián)：運費通知（2）

第五聯(lián)：場站收據（裝貨單）(S/O)

第五聯(lián)副本：繳納出口貨物港務費申請書

第六聯(lián)：大副聯(lián)（場站收據副本）

第七聯(lián)：場站收據(D/R)

第八聯(lián)：貨代留底

第九聯(lián)：配艙回單（1）

第十聯(lián)：配艙回單（2）

3、集裝箱陸上貨物運輸托運單

4、裝箱單(CONTAINER LOAD PLA)

5、集裝箱發(fā)放/設備交接單 進場/出場(EIR IN/OUT)

6、報關手冊

7、集拼貨預配清單

8、裝箱單（container load plan）

9、集裝箱發(fā)放/設備交接單 進場/出場(EIR IN/OUT)

10、提單（正本/副本）(B/L ORIGINAL/COPY)

① 普通貨物：以裝船提單 ② 集裝貨：收訖代運提單

裝箱進口業(yè)務：（整箱）

集裝箱進口業(yè)務：（整箱）

1、進出口貨物代理報關委托書

2、提貨單（進口五聯(lián)單）

第一聯(lián)：到貨通知書

第二聯(lián)：提貨單(D/O)

第三聯(lián)：費用賬單(1)

第四聯(lián)：費用賬單(2)

第五聯(lián)：交貨記錄

3、設備交接單

（#1 船代留底聯(lián) #2 堆場聯(lián) #3 用箱人聯(lián)）

4、海關進口貨物報關單 提單(正本/副本)

(B/L ORIGINAL/COPY)

①普通貨物：以裝船提單

②集裝貨：收訖代運提單

5、貨物運輸報價單

集裝箱出口流程

集裝箱出口操作程序

1、請發(fā)貨人提供詳細出口資料（若是拖裝，報關資料可由拖車捎帶；若是場裝，報關資料由發(fā)貨人提供）；

2、根據發(fā)貨人要求，選擇價格低廉、服務好的船公司，并確認運價，停靠碼頭及班船；

3、打印托運單，第一聯(lián)傳客戶確認運價、船期；

4、托運單第二至八聯(lián)到外代排載，外代留下第二聯(lián)（有時會留下第三聯(lián)）并在除第六聯(lián)附頁上蓋章（第七聯(lián)有時不蓋章），若需要船公司確認運費的，應提供運費確認書；

5、提供第六聯(lián)附頁、第五聯(lián)及提箱申請書（淡紅色）到外代箱管科辦理提箱申請，外代留下提箱申請書和第五聯(lián)，并在第六聯(lián)附頁上蓋章，提供設備交接單。

6、提供第六聯(lián)附頁，設備交接單、提箱申請書（白色），鉛封、裝箱單（不一定需要）到車隊，并得知箱號。

7、若為拖裝，進場章在碼頭蓋（第六、七、八聯(lián)）；

若為場裝，進場章在堆場蓋；

8、提供六、七、八聯(lián)和裝箱單（五份）到外代蓋申報章；

9、提供六、七、八聯(lián)到報關行報關（合同、委托書、發(fā)票、清單、出口核銷書以及許可證）；

10、報關后送六、七、八聯(lián)到外代配載室，拿回第八聯(lián)；

11、待船舶開航后，提供第八聯(lián)、單證費發(fā)票、海運費發(fā)票（預付）到外代換取提單；

12、在報關后一至二個星期內到報關行領取退稅核銷單；

13、通知托運人來領取核銷單，并結清費用。

第五篇：外貿單證工作的全套流程

外貿單證工作的全套流程

單證主要包括審證、制單、審單、交單、歸檔五個環(huán)節(jié)，貫穿于企業(yè)的外銷，進貨運輸收匯的過程。

1．客戶詢盤： 一般在客戶下perchaseOrder之前，都會有相關的OrderInquiry給業(yè)務部，做一些細節(jié)上的了解。

2．報價： 業(yè)務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroformaInvoice給客戶做正式報價。3．得到訂單： 經過洽談，收到客戶正式的訂單perchaseOrder。

4．下生產訂單： 得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。

5．業(yè)務審批： 業(yè)務部收到訂單后，首先做出業(yè)務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。6．下達生產通知：

業(yè)務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產：

（1）如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業(yè)務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。

（2）如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。

（3）如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。7．驗貨：

（1）在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。

（2）如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

（3）如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8．制備基本文件: 工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應由業(yè)務跟單員制作，交給單證員）。9．商檢： 如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。10．租船訂倉：

（1）如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通?？腿藭付ㄟ\輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（INGORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。（2）如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。

（3）如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。

（4）向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。11．安排拖柜：（1）．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等。（2）．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。

（3）要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12．委托報關： 在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯(lián)系人和電話等。13．獲得運輸文件：（1）最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

（2）督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。

（3）及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。14．準備其他文件：（1）．商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。

發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。（2）．FORMA原產地證書：FORMA原產地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。（3）．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。（4）．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。（5）．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。15．交單：

（1）采用L/C收匯的，應在規(guī)定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。（2）．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。（3）．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16．業(yè)務登記： 每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。

17．文件存檔： 所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18．單證員平時應注意收集信息 ：運價變動，船期，航線等信息，為業(yè)務員報價提供幫助。