第一篇：013泉盛公司合同管理規(guī)定

經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定

1目的為加強(qiáng)公司合同的管理，規(guī)范合同洽談、簽訂、審核、歸檔的程序，維護(hù)公司利益，根據(jù)法律法規(guī)要求并結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。

2范圍

本規(guī)定適用于公司與其它企業(yè)法人、經(jīng)濟(jì)組織、個(gè)人之間所訂立的經(jīng)濟(jì)、勞務(wù)等所有合同。3合同管理部門職責(zé)及簽約程序

3.1物資采購合同由供應(yīng)公司簽訂，產(chǎn)品銷售合同由銷售公司簽訂，各職能部室的專業(yè)合同由各部室負(fù)責(zé)簽訂。業(yè)務(wù)洽談和簽訂合同必須由兩人或兩人以上參加。

3.2合同由各部室部門擬訂后，計(jì)劃企管部負(fù)責(zé)對合同的嚴(yán)密性和合法性進(jìn)行審核把關(guān)，（審定銷售公司，供應(yīng)公司標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本）審核人員要在合同上簽名確認(rèn)。需要政府部門簽定、簽證的合同，由各簽訂合同部室負(fù)責(zé)上報(bào)。

3.3經(jīng)計(jì)劃企管部審核后的合同須經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的代理人審核簽字后，方能加蓋合同專用章，合同專用章由公司辦負(fù)責(zé)保管。

3.4經(jīng)簽字蓋章生效后的合同可根據(jù)需要確定所訂份數(shù)，但必須保證公司留有三份，公司辦、計(jì)劃企管部和業(yè)務(wù)部門各保管一份。

3.5公司辦負(fù)責(zé)各類合同的登記、編號(hào)和管理。

3.6合同在執(zhí)行過程中如有修改或變動(dòng)時(shí)，需經(jīng)合同雙方達(dá)成協(xié)議，并和合同簽訂程序一樣經(jīng)審核批準(zhǔn)。

3.7各職能部室在洽談、簽訂合同過程形成的文件、紀(jì)要、傳真、電報(bào)、招投標(biāo)文件等資料應(yīng)做為詳細(xì)記錄，并附在合同后妥善保存，以便查閱。

4合同簽訂與執(zhí)行要點(diǎn)：

4.1各業(yè)務(wù)主管部室在簽訂合同過程中，首先應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)，確定相應(yīng)方具體情況有無相應(yīng)履約能力、資質(zhì)、信譽(yù)、質(zhì)量、價(jià)格、與其它公司合同的履行情況。

4.2合同主要條款是否齊全，各種合同的主要條款有所不同，但一般應(yīng)有以下條款： ⑴當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；

⑵標(biāo)的；

⑶數(shù)量；

⑷質(zhì)量；

⑸價(jià)款或者報(bào)酬；

⑹履行期限、地點(diǎn)和方式；

⑺違約責(zé)任；

⑻解決爭議的方法。

4.3應(yīng)根據(jù)各種合同的不同性質(zhì)，約定合同的其它必要條款，如工程合同的安全條款，勞動(dòng)合同的期限，工程設(shè)計(jì)合同的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題。勞務(wù)承包合同承包方的資質(zhì)等。

4.4在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同相對方有違約現(xiàn)象或明顯的不能履行合同現(xiàn)象應(yīng)立即上報(bào)并做出相應(yīng)對策，以防造成不良后果。

5附則

5.1在合同制訂、執(zhí)行過程中，如因有關(guān)人員工作失誤給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)行政責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

5.2本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。

第二篇：公司合同管理規(guī)定

本規(guī)定適用于××公司合同的管理。

一、本規(guī)定中所稱合同，系指所有以公司名義與其他單位或個(gè)人共同簽署的，事關(guān)風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)任和利益分配的正式和非正式書面文件。

二、除及時(shí)結(jié)清或客戶預(yù)付款情況以外，原則上所有合同，包括對合同的補(bǔ)充、修改、變更和提前解除等都應(yīng)采取書面形式。

三、合同內(nèi)容須符合國家法律和行政法規(guī)規(guī)定；合同須體現(xiàn)公平原則，不得損害公司的利益。

四、合同簽訂之前，必須對合作或交易項(xiàng)目進(jìn)行充分論證，并審查對方資格、信譽(yù)和履約能力。包括：

⒈當(dāng)事人是否經(jīng)過授權(quán)；

⒉對方公司營業(yè)許可證及營業(yè)范圍；

⒊履行合同所必需的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)實(shí)力等。

五、合同條款應(yīng)詳細(xì)、規(guī)范、完備、盡量采用公司指定的示范合同格式，并避免訂立對我不利的交貨方式，付款條件以及違約責(zé)任等。合同應(yīng)具備以下主要條款：

⒈標(biāo)的；

⒉數(shù)量和質(zhì)量；

⒊價(jià)款和酬金；

⒋履行期限、地點(diǎn)和方式；

⒌違約責(zé)任。

對數(shù)額較大，政策較強(qiáng)、涉及面較廣以及涉外合同，應(yīng)聘請法律顧問出具法律意見后方可進(jìn)一步執(zhí)行。

六、合同必須在權(quán)限范圍內(nèi)簽訂，不得超越權(quán)限和業(yè)務(wù)范圍擅自對外簽訂合同。

七、合同必須嚴(yán)格審批制度。合本文來自文秘之音，海量精品免費(fèi)文章請登陸 004km.cn查看同中申請人經(jīng)填寫“合同申請登記表”，附帶合同文本（草案），交公司總裁或常務(wù)副總裁審閱。經(jīng)書面批準(zhǔn)后方可履行。

八、合同申請人憑“合同申請登記表”辦理蓋章。公司辦公室合同保管員須注明合同蓋章日期、合同主要內(nèi)容、合同涉及的另一方、預(yù)計(jì)合同返存日期（返回合同保管員處保存的最遲日期）。公司的所有合同統(tǒng)一由公司辦公室負(fù)責(zé)保存管理。

九、合同申請人在相關(guān)合同的“預(yù)計(jì)合同返存日期”前（含當(dāng)日），向合同保管員提供該返存的合同原件。

十、合同保管員在合同返存后兩日內(nèi)，將合同復(fù)印件提供給財(cái)務(wù)部門。

十一、公司辦公室合同保管員負(fù)責(zé)合同原件的管理，并對合同的滅失負(fù)責(zé)。

十二、合同執(zhí)行過程中如出現(xiàn)爭議和糾紛，應(yīng)盡可能通過友好協(xié)商解決。無法協(xié)商一致的，應(yīng)及時(shí)通知合同管理部門和聘請法律顧問參與。

十三、合同經(jīng)辦人工作調(diào)動(dòng)、辭職或離職前，終將合同業(yè)務(wù)連同合同執(zhí)行過程中有關(guān)的信函，傳真等文件資料，書面交接清楚。

十四、對違反本規(guī)定的行為。將視情節(jié)和后果的嚴(yán)重程度，給予有關(guān)責(zé)任人員以處分和經(jīng)濟(jì)處罰。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第三篇：關(guān)于公司合同檔案的管理規(guī)定

關(guān)于公司合同檔案的管理規(guī)定

目的：為進(jìn)一步加強(qiáng)合同檔案的管理工作，提高合同檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

范圍：本制度的管轄范圍包括但不限于公司與合作單位簽訂的技術(shù)合同、協(xié)議，大宗、高價(jià)值物資采購合同，固定資產(chǎn)采購合同，基建項(xiàng)目合同，租賃合同等，以及與上述合同簽訂相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、傳真、郵件等業(yè)務(wù)資料。

內(nèi)容：

一、合同文本草擬：

重大商務(wù)合同應(yīng)由公司草擬合同范本，并經(jīng)公司法律顧問確認(rèn)后，方可進(jìn)入議定程序。涉及我方欠缺的專業(yè)知識(shí)的合同或協(xié)議，可以由對方提供合同草案，由公司制定專人進(jìn)行修改，再經(jīng)公司法律顧問確認(rèn)后，方可進(jìn)入議定程序。

二、合同協(xié)議議定：

合同的議定，原則上至少由公司總經(jīng)理或董事會(huì)授權(quán)2人以上參加。持總經(jīng)理簽字或董事長簽字的《合同簽訂授權(quán)書》的主議定人方可代表公司在合同上簽字，并辦理合同印鑒使用手續(xù)。副議定人一般作為合同審核人，會(huì)簽待簽訂的合同協(xié)議。

合同議定達(dá)成共識(shí)后，由主議定人填寫《合同審批表》，附上合同或協(xié)議副本，有審核人會(huì)簽，連同《合同簽字授權(quán)書》一起，報(bào)合同章管理員蓋公司合同專用章。

合同金額超過5萬元人民幣，或采購金額累計(jì)超過5萬元人民幣的，須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可簽訂。

重大的基建合同、合同標(biāo)的100萬元人民幣以上的采購合同、技術(shù)協(xié)議，需報(bào)經(jīng)董事會(huì)審批后，方可簽訂。

三、合同檔案歸檔：

合同簽訂后一周內(nèi)，議定人需要將全部合同協(xié)議正本、連同與合同議定相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、備忘、傳真、郵件的原件或打印件整理完畢，一并交合同管理部門，并登記《合同檔案登記管理臺(tái)賬》。

合同履行過程中合同雙方之間對于所有有關(guān)合同內(nèi)容的意思表達(dá)信件、催告函件等原則上也應(yīng)由雙方代表簽字確認(rèn)，并按照主合同編號(hào)為序，隨時(shí)產(chǎn)生過、隨時(shí)進(jìn)行存檔。原則上，議定人可以保留上述文檔的復(fù)印件備用。當(dāng)議定人（業(yè)務(wù)員）離職時(shí)，作為工作交接的要件，必須將個(gè)人保管的合同檔案副本全部移交。

四、合同臺(tái)賬的登記、保存：

合同文檔管理可以以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。

年代-項(xiàng)目性質(zhì)-檔案類型-序號(hào)。

2012 –（基建/采購/技術(shù)/人事/質(zhì)量）–（合同/協(xié)議/會(huì)議紀(jì)要/備忘/傳真/郵件）– 0

1五、合同檔案保存年限：

如果僅涉及中國大陸地區(qū)的業(yè)務(wù)，從業(yè)務(wù)結(jié)束之日起至少保存三年。如果涉及跨國業(yè)務(wù)，則保存期限應(yīng)當(dāng)延長至五到六七年。

六、合同檔案的調(diào)閱：

合同檔案已經(jīng)存檔，原則上不外借，只可以調(diào)閱或復(fù)印。

若需調(diào)閱合同，需按照公司文件管理制度，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可調(diào)閱。已歸檔的合同檔案屬于公司AAA級(jí)保密信息，參照公司《保密規(guī)定》執(zhí)行。

七、管理責(zé)任劃分

合同檔案交付存檔前由主議定人負(fù)責(zé)管理，交付后，由管理人員負(fù)責(zé)管理。

八、其他：

本規(guī)定自下達(dá)之日起實(shí)施。

附件：

《合同簽訂授權(quán)書》

《合同審批單》

《合同檔案登記管理臺(tái)賬》

第四篇：合同管理規(guī)定

公司合同管理制度 第一章 總則 第一條 為了促進(jìn)公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，減少和避免合同糾紛，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。第二條 公司各部門及下屬分公司、子公司與公司外各類法人、自然人、其它組織進(jìn)行各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和非經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所簽訂的各類合同、協(xié)議、章程等均遵守本辦法。公司內(nèi)部簽訂的各種協(xié)議及勞動(dòng)合同的管理，不適用本辦法。第三條 合同管理是指合同從準(zhǔn)備、談判、簽署、生效、履行、變更、解除直到解決糾紛、救濟(jì)權(quán)利的整個(gè)過程中所進(jìn)行的一系列民商事法律行為，包括：合同管理的部門及其職責(zé)、合同的簽署、合同的審查、合同的履行、違約情況的處理、合同檔案的管理。第四條 合同管理實(shí)施“依法管理、全程管理、專人管理”的原則。第二章 合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé) 第五條 辦公室為本公司合同管理的主管部門，其主要職責(zé)是：

1、負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)公司合同的制定，對合同進(jìn)行審核，避免出現(xiàn)法律漏洞；

2、協(xié)助公司顧問律師對合同進(jìn)行可行性分析，并提出書面報(bào)告；

3、對公司各類合同的簽訂及履行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查；

4、對合同履行中出現(xiàn)的糾紛提出處理意見，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；

5、負(fù)責(zé)對公司簽訂的各類合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔保管，調(diào)閱登記等日常合同檔案管理工作； 第六條 合同承辦部門的職責(zé)

1、根據(jù)授權(quán)依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜；

2、負(fù)責(zé)初審合同承辦人草擬的合同可行性報(bào)告，并提出審查意見交辦公室備案，供公司領(lǐng)導(dǎo)參考；

3、依法履行合同，及時(shí)以書面形式向公司通報(bào)合同履行中發(fā)生的重大問題及其解決方案；

4、在顧問律師的指導(dǎo)下及時(shí)收集整理出現(xiàn)問題合同所涉及的證據(jù)材料，并提交辦公室備案；

5、負(fù)責(zé)本部門合同文本管理及歸檔移交工作。第七條、合同承辦人員的職責(zé)

1、根據(jù)授權(quán)辦理簽訂、變更、解除合同事宜；

2、草擬合同，并向合同承辦部門提供合同草稿、可行性論證及對方經(jīng)營范圍、資信情況及履約能力的調(diào)查材料，并對其真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)；

3、認(rèn)真履行生效合同，隨時(shí)檢查合同履行情況；

4、及時(shí)向合同承辦部門匯報(bào)合同履行中出現(xiàn)的問題。第八條 財(cái)務(wù)部門在合同管理中的職責(zé)

1、對確屬我公司簽訂并合法生效的合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)結(jié)算、報(bào)銷付款。

2、對不按規(guī)定使用合同專用章或以部門名義對外簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門可暫不予結(jié)算并及時(shí)通知顧問律師對合同的有效性進(jìn)行審查。

3、我方先履行付款義務(wù)，有預(yù)付款或分批付款的合同，未見我方簽字、蓋章的書面合同原件及合同管理部門的審查意見，財(cái)務(wù)部門不予付款。

4、對方需先履行義務(wù)，我方主要是付款義務(wù)的合同沒有充分證據(jù)表明對方已完全履行合同義務(wù)的，財(cái)務(wù)部門不予付款。第三章 合同的委托代理 第九條 下列人員有權(quán)代表公司簽訂合同：

1、公司法定代表人；

2、公司法定代表人書面授權(quán)委托的人。第十條 各法人委托人的具體帶來權(quán)限由法定代表人在簽發(fā)《法人委托書》中注明。法人委托人必須嚴(yán)格按照授權(quán)范圍行使簽約權(quán)，禁止超越代理權(quán)限對外簽約。第十一條 法人委托人的主要職責(zé)

1、在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；

2、對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負(fù)責(zé)；

3、所簽合同應(yīng)及時(shí)上報(bào)；

4、認(rèn)真履行已生效的合同，發(fā)現(xiàn)問題的及時(shí)上報(bào)并提出處理意見；

5、保管好本人所簽訂合同的一切資料，并及時(shí)上交歸檔。第十二條 授權(quán)委托書不得轉(zhuǎn)借他人或涂改，凡調(diào)離本單位或改做其它工作失去代理?xiàng)l件的，應(yīng)主動(dòng)向合同主管部門繳銷授權(quán)委托書；不繳銷證書者，人事部門不得辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第四章 合同的簽署 第十三條 公司對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來，除標(biāo)的額較小或能即時(shí)清結(jié)的外，均須簽訂書面合同；雖能即時(shí)清結(jié)但屬批量、交易額較大，或當(dāng)時(shí)難以監(jiān)測產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能及容易引起糾紛的交易，也應(yīng)簽訂書面合同。第十四條 凡有國家或行業(yè)示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用，但在選用時(shí)，對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款經(jīng)辦人和辦公室要重點(diǎn)審查，必要時(shí)可以進(jìn)行修改。無示范文本的合同采用辦公室提示的示范文本。第十五條 簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用主管部門監(jiān)制的合同統(tǒng)一文本或參照規(guī)范文本，具體份數(shù)按實(shí)際情況確定，但我方至少留存三份，合同主管部門一份、財(cái)務(wù)一份、承辦部門一份。第十六條 合同承辦人應(yīng)當(dāng)參加合同談判，并做好文字記錄。文字記錄應(yīng)當(dāng)同合同文本一起上交辦公室歸檔備案。第十七條 當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充合同的文書、電報(bào)、傳真、圖表、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等都是合同的組成部分，應(yīng)隨合同文本一起叫辦公室歸檔備案。第五章 合同的審查與審批 第十八條 合同審查應(yīng)當(dāng)在合同正式簽訂前進(jìn)行。合同審查包括專業(yè)部門審查、財(cái)務(wù)審查和法律審查，由不同部門分別進(jìn)行。第十九條 公司合同審批的常規(guī)流程：

1、合同承辦人應(yīng)填寫“合同審批表”并連同合同草案上報(bào)合同承辦部門負(fù)責(zé)人；

2、合同承辦部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審查，并簽署意見；

3、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，并簽署意見；

4、公司顧問律師對合同的法律條款進(jìn)行審查，并簽署意見；

5、如該合同牽涉其他業(yè)務(wù)部門，由辦公室分送該業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查，并簽署意見；

6、由辦公室將以上意見匯總后報(bào)分管副總進(jìn)行審查，決定批準(zhǔn)與否。第二十條、專業(yè)部門對合同審核的內(nèi)容主要包括：

1、合同的技術(shù)性（技術(shù)可行性分析、技術(shù)措施是否合理、技術(shù)難題和風(fēng)險(xiǎn)）

2、合同的安全性（對公司的商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)是否采取保密措施、不得損害公司的商業(yè)信譽(yù)和其它利益）

3、業(yè)務(wù)部門認(rèn)為必須審核的其它內(nèi)容。第二十一條、財(cái)務(wù)審查內(nèi)容包括

1、資金、資產(chǎn)的合法性（資金來源合法，資產(chǎn)的所有權(quán)明確、資金使用和資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)齊備、.資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法）

2、價(jià)款、酬金和支付方式合法（價(jià)款、酬金的數(shù)額符合市場價(jià)格、價(jià)款、酬金的支付方式符合財(cái)務(wù)紀(jì)律、與資金、資產(chǎn)有關(guān)的其它事項(xiàng)）

3、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制（合同的簽訂與履行在融資方面的要求應(yīng)符合公司資產(chǎn)負(fù)債率指標(biāo)要求。該指標(biāo)是經(jīng)國家電力公司批準(zhǔn)的考核指標(biāo)或者公司制定的預(yù)算指標(biāo)、合同的簽訂與履行在融資方面的要求應(yīng)符合公司發(fā)展戰(zhàn)略中企業(yè)信用等級(jí)要求。合同貨款結(jié)算方式的合理選用）

4、保函內(nèi)容的合理性及風(fēng)險(xiǎn)性；

5、索賠條款的合理性；

6、資金財(cái)務(wù)部認(rèn)為需要審核的其它內(nèi)容。第二十二條 法律審查應(yīng)當(dāng)由辦公室將合同文本及其相關(guān)材料交由公司顧問律師進(jìn)行審查。第二十三條 公司法定代表人根據(jù)各審核部門的審核意見決定是否簽約。決定簽約時(shí)，應(yīng)當(dāng)在合同文本上簽字，并加蓋公司法人印章。第七章 合同的履行 第二十四條 合同依法生效后，既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門和人員，應(yīng)嚴(yán)格履行合同規(guī)定的義務(wù)。第二十五條 合同執(zhí)行部門應(yīng)負(fù)責(zé)記錄和監(jiān)督對方的履約情況，保存好相關(guān)單據(jù)、信函、會(huì)議紀(jì)要、鑒定報(bào)告、檢測結(jié)果等資料。對于出現(xiàn)問題的產(chǎn)品還要進(jìn)行保存、拍照。第二十六條 合同執(zhí)行部門還應(yīng)按月填寫“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”，其中必須列明和驗(yàn)證對方各項(xiàng)履約行為和承諾（如質(zhì)量、進(jìn)度等），并將該說明報(bào)辦公室備案。第二十七條 合同履行過程中發(fā)現(xiàn)對方履約能力及資信程度下降應(yīng)及時(shí)通知辦公室并向分管副總和匯報(bào)，及時(shí)想對方出具不安抗辯書，維護(hù)公司合法權(quán)益。第二十八條 在合同履行過程中如遇法律規(guī)定或合同約定的變更解除事由，可以變更或解除合同。變更、解除合同的審批權(quán)限和程序與原合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。第七章 違約及糾紛處理 第二十九條、發(fā)生合同糾紛后，承辦部門應(yīng)首先及時(shí)與對方協(xié)商解決。協(xié)商不成時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)以書面形式上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)和合同主管部門。第三十條 對于需要應(yīng)訴或起訴的案件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室協(xié)助公司顧問律師進(jìn)行證據(jù)收集、談判、參加調(diào)解和出庭。第八章 合同的登記、備案與歸檔 第三十一條 合同文本必須至少一式四份，其中二份交給對方，其余原件必須在合同簽訂之后三個(gè)工作日內(nèi)報(bào)送辦公室和財(cái)務(wù)部。合同簽訂部門、合同履行部門因工作需要使用原件時(shí)，向辦公室辦理暫借手續(xù)。第三十二條 合同的檔案管理是合同管理的基礎(chǔ)工作，辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立合同臺(tái)帳、報(bào)表，并按時(shí)填報(bào)。第三十三條 辦公室應(yīng)對公司內(nèi)所有合同文本以及與合同相關(guān)的往返法律文件進(jìn)行匯總，并編號(hào)登記，制作月度合同簽訂情況一覽表，反映公司合同的簽訂以及由合同引起的訴訟情況。第三十四條 合同簽訂部門的負(fù)責(zé)人對已生效的合同應(yīng)當(dāng)編號(hào)登記，分類歸檔，并建立合同臺(tái)帳。合同的統(tǒng)計(jì)報(bào)表實(shí)行季報(bào)制，各部門于每季度第一個(gè)月前三個(gè)工作日內(nèi)填報(bào)上季度報(bào)表報(bào)送辦公室。辦公室應(yīng)于每季度的前十個(gè)工作日內(nèi)匯總，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)。第三十五條 合同簽訂后三個(gè)工作日內(nèi)，合同承辦部門應(yīng)將合同檔案原件整理裝訂送交辦公室存檔。合同檔案的范圍包括：信譽(yù)調(diào)查報(bào)告、意向接觸報(bào)告、合同文本草稿、合同簽訂審批表及審批修改意見、法人授權(quán)委托書、對方資質(zhì)證明文件、各種審批管理表格、合同談判記錄、合同正本及附件、合同簽訂、變更、解除過程中的信函、電報(bào)、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證以及其他有關(guān)資料、文件（合同簽訂后取得的資料，應(yīng)在取得資料后三個(gè)工作日內(nèi)歸檔）。第三十六條 合同履行完畢后，合同承辦部門的應(yīng)于五個(gè)工作日內(nèi)將合同文本以及合同執(zhí)行期間所有的往來信件、變更協(xié)議、收（付）款記錄、請示報(bào)告等有關(guān)資料交辦公室歸檔。第十一章 附則 第三十七條 本制度有關(guān)條款若與國家法律、法規(guī)和上級(jí)合同管理機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)定相抵觸的，從其規(guī)定。第三十八條 本制度由辦公室指定并負(fù)責(zé)解釋。

第五篇：合同管理規(guī)定

江蘇阿爾法電梯有限公司西安分公司

合同管理規(guī)定

一、合同是公司的重要文檔，是公司有關(guān)業(yè)務(wù)開展的憑證。根據(jù)《江蘇阿爾法電梯有限公司管理辦法》及國家有關(guān)法規(guī)，為規(guī)范合同的調(diào)研、起草、審查、談判和簽訂、合同執(zhí)行及歸檔管理的全過程的操作，特制定本規(guī)定。

二、本辦法適用于公司合同事務(wù)及管理。

三、合同承辦人--指具體經(jīng)辦合同有關(guān)事宜的人員。

統(tǒng)一采辦--指將各部門可通用的、消耗類的或其他物資和服務(wù)采辦，由公司行政部統(tǒng)一組織，形成規(guī)模效益的采辦。

四、銷售部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合同的的談判，并按合同及時(shí)催款及安裝協(xié)調(diào)溝通。

合同管理員負(fù)責(zé)合同資料的整理歸檔、保管，合同管理員須根據(jù)合同及時(shí)和廠里協(xié)調(diào)安排生產(chǎn)計(jì)劃及，保證生產(chǎn)及時(shí)，準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)。

財(cái)務(wù)部合同的審核、合同管理和執(zhí)行情況的檢查監(jiān)督、考核評(píng)審。

五、管理內(nèi)容

（一）、合同的調(diào)研

1、合同的調(diào)研由銷售人員進(jìn)行，主要調(diào)查了解合同對方，包括但不限于

（1）資信能力；

（2）履約能力；

（3）資質(zhì)情況；

（4）支付能力；

2、與合同對方進(jìn)行初步接觸，了解合同相關(guān)要素，為起草合同創(chuàng)造條件。

（二）、合同的起草

1、一般由合同承辦人員或合同管理員起草，要求：

（1）起草人應(yīng)參加合同談判；

（2）涉及技術(shù)方面的合同，應(yīng)有相關(guān)技術(shù)人員參加。

2、合同起草要求：

（1）各類合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式；

（2）起草合同，要做到內(nèi)容合法、語言規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)；

（3）合同起草應(yīng)參照使用有關(guān)合同范本，合同格式及內(nèi)容應(yīng)符合有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定。

（4）公司合同文本須按規(guī)定編制合同號(hào)。合同如若對方起草，也須按本規(guī)定合同號(hào)編制辦法編制公司合同號(hào)附在合同文本上，并使用此合同號(hào)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、申報(bào)、匯總等。

（三）合同的談判

1、由銷售人員負(fù)責(zé)合同的談判，必要時(shí)邀公司領(lǐng)導(dǎo)參與。

2、銷售人員協(xié)商洽談，擬訂談判方案，研究洽談對策和目的，洽談中視情況適時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修正。

3、抓住重點(diǎn)，商定合同具體條款，并予以確認(rèn)。

（四）合同的評(píng)審與審查

1、合同管理員組織合同評(píng)審，然后依據(jù)合同管理類別報(bào)送財(cái)務(wù)部組織審查；

2、未經(jīng)審查的合同，公司財(cái)務(wù)部將不辦理財(cái)務(wù)手續(xù)。

3、具體評(píng)審要求根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際狀況制定。

（五）合同的簽訂

1、合同簽訂時(shí)，簽字人出示并與對方交換法人代表證明文件或授權(quán)委托書。

2、銷售人員需要對外簽訂合同時(shí)，必須取得公司法定代表人的批準(zhǔn)授權(quán)。

3、需要辦理法定手續(xù)的合同，應(yīng)：

（1）法律法規(guī)強(qiáng)制或合同雙方要求進(jìn)行合同鑒證或公證的合同，需到有關(guān)部門辦理鑒證或公證手續(xù)；

（2）法律法規(guī)規(guī)定需要辦理批準(zhǔn)、登記、過戶等手續(xù)的合同，應(yīng)在法定時(shí)限內(nèi)辦理批準(zhǔn)或許可手續(xù)。

（六）合同的履行

1、合同履行的跟蹤

（1）合同履行實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，由銷售人員自行負(fù)責(zé)本人的項(xiàng)目。

（2）合同管理員應(yīng)通過下列方式掌握合同履行情況：

1）銷售人員就本人的項(xiàng)目合同履行情況向合同管理員報(bào)告；

2）合同管理員根據(jù)合同規(guī)定時(shí)限對有關(guān)人員提醒及對合同履行情況進(jìn)行檢查。

2、合同履行中的變更

合同簽訂后，或在合同履行過程中，如果本方或?qū)Ψ揭笞兏贤瑑?nèi)容，應(yīng)

（1）雙方要確定變更內(nèi)容，并簽字確認(rèn)，需要時(shí)再按本規(guī)定第五條第四款進(jìn)行審查；

（2）對變更事項(xiàng)，銷售人員應(yīng)以書面形式通知合同管理員；

3、合同履行中的糾紛

其處理按合同約定或按法律程序進(jìn)行；

（七）合同情況統(tǒng)計(jì)上報(bào)

每月第一個(gè)工作日合同管理員向西安公司負(fù)責(zé)人報(bào)送下列報(bào)表，以便公司及時(shí)掌握合同總體情況：

1、每月及年終匯總上報(bào)《合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表》；

2、每年年終匯總上報(bào)《合同臺(tái)帳表》。

（八）合同的歸檔

1、合同歸檔

（1）合同原件的移交

1）合同簽訂完后，銷售人員應(yīng)在簽訂完成后5個(gè)工作日內(nèi)（以最后簽訂者的日期為起點(diǎn)）將交合同管理員保存正本一份，同時(shí)分別送財(cái)務(wù)部保存合同正本一份、工程部保存合同安裝部分正本一份。

2）在外地簽訂的合同原件應(yīng)在回到部門后3個(gè)工作日內(nèi)交合同管理員；

3）合同管理員收到合同原件后，應(yīng)填寫《合同登記卡》；

4）合同管理員對合同文本原件進(jìn)行整理；

5）有商業(yè)秘密的合同應(yīng)實(shí)行密級(jí)管理。

（2）合同相關(guān)資料的移交

1）合同履行過程中的一些文件、信件、電報(bào)、電傳、傳真等書面材料原件，合同承辦人應(yīng)在收到原件之日起10個(gè)工作日內(nèi)交合同管理員；

2）合同管理員將其與合同原件裝訂成冊。

（3）銷售人員對合同及相關(guān)資料的使用

1）一般使用復(fù)印件；

2）嚴(yán)格控制再次復(fù)印。

（4）合同原件及相關(guān)資料的保存

1）合同管理員應(yīng)妥善保存合同文本及相關(guān)資料；

2）履行完畢的合同，應(yīng)交檔案室歸檔保存，其歸檔時(shí)間和保管年限按法律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定辦理。

（5）合同資料的借閱

1）借閱資料應(yīng)填寫《合同資料借閱登記表》；

2）經(jīng)合同管理負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后才能提供復(fù)印件；

3）如需使用原件，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

六、本辦法未盡之處，遵照《江蘇阿爾法電梯有限公司管理辦法》執(zhí)行。

七、本辦法由行政部根據(jù)公司實(shí)際狀況修訂，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。