第一篇：研究所電子文本、數(shù)據(jù)歸檔管理辦法

電子文本、數(shù)據(jù)歸檔管理辦法

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第一條為了加強(qiáng)對電子文本、數(shù)據(jù)的歸檔管理，有效維護(hù)電子文本、數(shù)據(jù)的真實性、完整性、安全性和可識別性，制定本辦法。

第二條本辦法所稱的電子文本、數(shù)據(jù)，是指具有規(guī)范格式的文字、圖表、2D、3D等電子格式的數(shù)據(jù)。

第三條電子文本、數(shù)據(jù)的形成或接收人負(fù)責(zé)及時把需要?dú)w檔的電子文本、數(shù)據(jù)移交給文檔管理員，文檔管理員負(fù)責(zé)將收集的電子文本、數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、歸檔、保管。電子文本、數(shù)據(jù)的內(nèi)容及其真實性、完整性、重要性，移交前須由移交人負(fù)責(zé)向文檔管理員進(jìn)行講解。

第四條電子文本、數(shù)據(jù)的收發(fā)登記表及其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文本、數(shù)據(jù)一同歸檔保存。

第五條通過存儲載體進(jìn)行交接的歸檔電子文本、數(shù)據(jù)，移交人與文檔管理員均應(yīng)共同對其載體進(jìn)行檢驗，確保載體無故障、無病毒等。

第六條 歸檔電子文本、數(shù)據(jù)應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機(jī)載上，如光盤、移動硬盤等。

第七條超過保管期限或作廢更新的歸檔電子文本、數(shù)據(jù)的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀的電子文本、數(shù)據(jù)可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案管理員列出銷毀文件的目錄備查。

第八條本辦法自2005年10月1日起施

第二篇：天津市電子公文歸檔管理辦法

天津市電子公文歸檔管理辦法

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范機(jī)關(guān)政務(wù)活動中形成的電子公文歸檔管理工作，根據(jù)國家《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）以及天津市有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本市各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位從事政務(wù)及其相關(guān)活動產(chǎn)生的電子公文歸檔管理。企業(yè)單位及其它社會組織可參照本辦法執(zhí)行。

第三條 本辦法所稱電子公文，是指在電子政務(wù)活動中產(chǎn)生并依賴各辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有參考、利用價值和規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)。其它電子文件可參照本辦法執(zhí)行。

第四條 電子公文歸檔與管理工作，應(yīng)遵循電子公文真實、完整、有效、安全的原則，做到電子政務(wù)活動中產(chǎn)生的有價值的電子公文必須歸檔和歸檔的電子公文必須規(guī)范，確保電子公文安全管理。

第五條 市、區(qū)縣檔案行政管理部門按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，負(fù)責(zé)對本級國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位產(chǎn)生的電子公文歸檔管理實行監(jiān)督指導(dǎo)。

第六條 電子公文的歸檔管理工作應(yīng)統(tǒng)籌納入本單位電子政務(wù)和檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。

第七條 電子公文的真實性、完整性、有效性和安全性，歸檔前由電子公文形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案管理部門負(fù)責(zé)。電子公文運(yùn)行系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)均應(yīng)有嚴(yán)格的技術(shù)保障措施，保存必要元數(shù)據(jù)，確保電子公文的真實、完整、有效和安全。

第八條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)電子公文歸檔工作，明確部門和人員職責(zé)，制定歸檔工作流程。單位檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文形成、辦理、收集和歸檔各工作環(huán)節(jié)。

第九條 基于電子公文管理系統(tǒng)形成、辦理的電子公文，元數(shù)據(jù)要求和用法執(zhí)行《天津市文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關(guān)規(guī)定；電子公文歸檔的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)執(zhí)行《天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)要求（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關(guān)規(guī)定。

第十條 非電子公文管理系統(tǒng)形成的電子公文，要使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔管理，元數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整，形成規(guī)范的電子目錄，電子目錄字段至少包含檔號（含組織機(jī)構(gòu)代碼、全宗號、保管期限、、機(jī)構(gòu)/問題、盒號、件號）、題名、責(zé)任者、文號、頁數(shù)、日期、保管期限、密級等信息；電子公文保證與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，進(jìn)行版式轉(zhuǎn)換，紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，對照目錄進(jìn)行掛接；向綜合檔案館移交時數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)參照《天津市文書檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》（DB12/T 118—2005）執(zhí)行。

第十一條 電子公文形成單位未應(yīng)用現(xiàn)代化辦公手段的，要對紙質(zhì)文件及時收集、整理、歸檔，并進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，形成電子目錄，同第十條要求，并指明檔案原文存儲位置。

第十二條 檔案管理部門負(fù)責(zé)接收本單位形成的應(yīng)歸檔電子公文，按照本單位的利用需求以及向同級檔案館移交的要求，對接收后的電子公文進(jìn)行規(guī)范化整理、補(bǔ)錄、鑒定、存儲、備份等工作。

第十三條 各類電子公文的歸檔范圍和保管期限按國家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，電子公文的歸檔內(nèi)容包括：

（一）符合規(guī)范的電子公文版式文件，原格式電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、法律法規(guī)和規(guī)劃及工作報告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過程中的留痕信息及文件處理單均需轉(zhuǎn)換成版式文件。

（二）系統(tǒng)形成的原格式電子公文原件，包括電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、重要文件的歷次修改稿及文件在辦理過程中的留痕信息。

（三）文件處理單及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見。

（四）基于系統(tǒng)管理的電子公文元數(shù)據(jù)。

（五）基于系統(tǒng)管理的電子簽名、電子印章等。

以上內(nèi)容的保管期限應(yīng)當(dāng)一致。特殊格式的電子公文，應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)的查看軟件一并歸檔。

第十四條 電子公文歸檔格式要求

電子公文在形成、收集過程中可采用通用格式，在歸檔或歸檔前要轉(zhuǎn)換為版式文件，版式文件格式應(yīng)與國家允許的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位圖文件形成的電子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。歸檔時除保留系統(tǒng)生成格式外需要進(jìn)行版式文件轉(zhuǎn)換，按電子公文及其組件順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件；

專用軟件產(chǎn)生的電子公文應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式后按要求轉(zhuǎn)為版式文件歸檔。

第十五條 基于系統(tǒng)管理的歸檔電子公文的真實性、完整性、有效性、安全性的保證要求：

（一）真實性：要建立對歸檔電子公文操作者的身份識別與權(quán)限控制；設(shè)置符合安全要求的文件操作日志，隨時自動記錄對歸檔電子公文實施操作的人員、時間、內(nèi)容等；有條件的可采用數(shù)字簽名等技術(shù)對歸檔操作進(jìn)行記錄。

（二）完整性：要對電子公文處理過程中的各類操作者和責(zé)任者進(jìn)行登記；對歸檔電子公文的必要元數(shù)據(jù)項和歸檔內(nèi)容進(jìn)行檢查，應(yīng)確保歸檔內(nèi)容齊全完整。

（三）有效性：歸檔電子公文的文件格式除原系統(tǒng)生成的格式外，還應(yīng)轉(zhuǎn)換成符合國家和本市規(guī)定的版式格式，并保證可讀。

（四）安全性：要對歸檔電子公文進(jìn)行病毒檢測，確保不攜帶病毒；若有存儲載體應(yīng)保持清潔、無劃痕，確保載體可識別。

第十六條 電子公文的歸檔整理

（一）電子公文歸檔以件為單位整理。電子公文按照文件辦結(jié)時間排序，一份電子公文作為一件；歸檔整理以為單位相對集中，具有聯(lián)系的文件標(biāo)注文件題名作為相互間的關(guān)聯(lián)。檔案管理軟件或具有輔助歸檔整理功能的軟件要具有元數(shù)據(jù)捕獲、手工調(diào)整文件順序等功能。

（二）電子公文歸檔時對相關(guān)項目和內(nèi)容進(jìn)行檢查，基于系統(tǒng)形成、辦理的電子公文要符合“四性”保證要求；非系統(tǒng)形成的電子公文要對照紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章等信息，保證電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文在內(nèi)容及表現(xiàn)形式上一致，處理過程無差錯。

（三）電子公文在檢查無誤的情況下按照鑒定要求進(jìn)行歸檔。歸檔時由系統(tǒng)生成歸檔章，歸檔章樣式與紙質(zhì)檔案歸檔章一致，各項內(nèi)容可由系統(tǒng)自動填寫，歸檔章加蓋在歸檔電子公文首頁上端居右位置。

（四）電子公文整理歸檔后，以為單位填寫《歸檔電子公文登記表》（首頁）的各項內(nèi)容，以件為單位形成《歸檔電子公文登記表》（續(xù)頁）（見附件），并能以紙質(zhì)形式輸出。

（五）電子公文歸檔后應(yīng)保持目錄與電子公文的一一對應(yīng)。

（六）對于加密電子公文，應(yīng)解密后再收集歸檔，確實需要以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時歸檔，并按保密要求進(jìn)行管理。

（七）電子公文形成單位必須將具有永久和30年保管期限的電子公文制成紙質(zhì)文件，采用電子簽名或電子印章等技術(shù)的直接制成紙質(zhì)文件，未采用的制成紙質(zhì)文件后需由領(lǐng)導(dǎo)手工回簽。所制成的紙質(zhì)文件與電子公文一同歸檔。

第十七條 電子公文的歸檔時間與方式

（一）電子公文可實時歸檔，也可與紙質(zhì)文件同步歸檔。

（二）歸檔可采用邏輯歸檔或物理歸檔的方式。

第十八條 歸檔電子公文的管理

（一）檔案管理部門采用專用軟件進(jìn)行管理。

（二）涉密歸檔電子公文管理應(yīng)符合國家保密相關(guān)要求。

（三）檔案管理部門要進(jìn)行定期備份，參照《天津市電子檔案備份管理規(guī)定（試行）》執(zhí)行。

（四）系統(tǒng)更新時應(yīng)及時對歸檔電子公文進(jìn)行遷移，并保持?jǐn)?shù)據(jù)在遷移前后的一致性。

（五）超過保管期限規(guī)定的電子公文參照紙質(zhì)文件要求進(jìn)行鑒定和銷毀，對確認(rèn)銷毀的電子公文可進(jìn)行邏輯或物理刪除，并生成銷毀文件目錄備查。

第十九條 歸檔電子公文的移交

歸檔電子公文按照《天津市文書類電子檔案移交與接收辦法（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）向同級國家綜合檔案館進(jìn)行移交。

第二十條 本辦法由天津市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條 本辦法自公布之日起施行。《天津市電子公文歸檔管理暫行辦法》（津檔〔2006〕9號）同時廢止。

附件：

歸檔電子公文登記表

第三篇：大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法

大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法

第一條　為規(guī)范我校電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效適用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣東省電子文件管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的精神，制定本辦法。

第二條　本辦法所稱電子文件，是指通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

第三條　機(jī)關(guān)各處室、院（系、部）等單位和部門應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定專人（一般為單位或部門兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用工作納入單位（部門）文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

第四條　凡有保存價值的電子文件，文件形成單位（部門）均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五條　電子文件的收集與積累要求

（1）收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC為通用格式；

（2）對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JpEG、TIFF為通用格式；

（3）對用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；

（4）對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制成的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MpEG、AVI為通用格式；

（5）對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、Mp3為通用格式；

（6）對用通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時應(yīng)連同專用軟件一并收集。

第六條　電子文件歸檔的基本要求

（1）電子文件應(yīng)按照本單位（部門）紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進(jìn)行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；

（2）存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；

（3）電子文件歸檔時，應(yīng)同時填寫《電子文件登記表》，與相應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

（4）歸檔完畢，電子文件形成單位（部門）應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

第七條　歸檔電子文件移交前，文件形成單位（部門）必須認(rèn)真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。登記表一式兩份，一份隨電子文件移交給綜合檔案室，一份由電子文件形成單位（部門）保存。

第八條　電子文件的檢驗應(yīng)包括以下項目

（1）載體有無劃痕、是否清潔；

（2）有無病毒；

（3）核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗和審核手續(xù)；

（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

（5）對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

第九條　綜合檔案室應(yīng)按照檢驗要求對移交電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應(yīng)退回形成單位（部門）重新制作。

第十條　移交綜合檔案室的電子文件應(yīng)一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一條　歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

（3）存放時應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；

（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35%-45%。

歸檔電子文件在形成單位（部門）的保管，也應(yīng)參照上述條件。

第十二條　電子文件歸檔每滿一年對涉及的電子文件形成單位（部門）和檔案室的設(shè)備更新情況進(jìn)行檢查登記。設(shè)備更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。

第十三條　檔案室對保管的電子文件應(yīng)定期進(jìn)行檢驗、轉(zhuǎn)存。

（1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施；

（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留不少于4年。

第十四條 歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自復(fù)制電子文件；利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件；利用時要遵守保密規(guī)定；利用者對歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

第十五條　歸檔電子文件的鑒定和銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實施；屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦寫載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除，不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

第十六條　檔案室應(yīng)及時按對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計。

第十七條 本辦法自印發(fā)之日起施行，解釋權(quán)歸學(xué)院綜合檔案室，未盡事宜參照國家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

第四篇：電子公文歸檔管理辦法

國家檔案局令

第6號令

《電子公文歸檔管理暫行辦法》已于2003年7月22日經(jīng)國家檔案局局務(wù)會議審議通過，現(xiàn)予公布，自2003年9月1日起施行。

局長

毛福民

2003年7月28日

電子公文歸檔管理暫行辦法

第一條

為了加強(qiáng)對電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條

本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條

電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。第四條

副省級以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。

第五條

電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。第六條

電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。

第七條

電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條

需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

第九條

電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。第十條

電子公文的歸檔應(yīng)在全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)平臺上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條

電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

第十三條

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項目進(jìn)行檢查，檢查項目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條

歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條

通過存儲載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條

歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條

歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條

檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條

超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條

其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條

本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。第二十二條

本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第五篇：論大數(shù)據(jù)背景下的電子文件歸檔

淺談大數(shù)據(jù)背景下的電子文件的歸檔管理

2011413078 游玫玫

摘要：

主題詞：

一、引言

隨著物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、社會化網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)將成幾何級數(shù)增長。據(jù)估計，2007年，人類大約存儲了超過300艾字節(jié)的數(shù)據(jù)，而到2013年，世界上存儲的數(shù)據(jù)預(yù)計能達(dá)到1.2澤字節(jié)。其中，非數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)只占不到2%?！按髷?shù)據(jù)”時代已經(jīng)悄然來臨，并給各行各業(yè)帶來了數(shù)據(jù)使用方式的根本性變革。這場變革也必然對檔案界產(chǎn)生深刻影響。在大數(shù)據(jù)時代背景下，各行各業(yè)都面臨著對龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，人們越來越認(rèn)識到對自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。其中，數(shù)據(jù)的爆炸式增長也必然帶來電子文件的爆炸式增長，并將成為新生成文件的主體。電子文件是數(shù)字檔案館信息資源的重要來源,是數(shù)字檔案館管理的主要對象。但是,目前電子文件的歸檔工作還沒有得到足夠的重視, 很多重要的電子文件無法確定其保管的職責(zé)而游離在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，處于檔案的管理之外,這樣勢必給我們進(jìn)行的檔案數(shù)字化建設(shè)造成不可彌補(bǔ)的損失。因此,在大數(shù)據(jù)時代背景下做好電子文件的捕獲和歸檔工作刻不容緩。

二、何謂“大數(shù)據(jù)”

（一）大數(shù)據(jù)的概念

與云計算一樣，“大數(shù)據(jù)”（Ｂｉｇ Ｄａｔａ）是最近幾年被人們熱議的話題。半個世紀(jì)以來，隨著計算機(jī)技術(shù)全面融入社會生活，信息呈幾何式增長，量的積累引起了質(zhì)的改變。而最先經(jīng)歷信息爆炸的學(xué)科是，如天文學(xué)和基因?qū)W。創(chuàng)造出了“大數(shù)據(jù)”這個概念，進(jìn)而發(fā)展到所有的領(lǐng)域中。最初，大數(shù)據(jù)這個概念是指需要處理的信息量過大，超過了一般電腦處理數(shù)據(jù)所能使用的內(nèi)存量，因此工程師必須改進(jìn)處理數(shù)據(jù)的工具。今天，大數(shù)據(jù)是人們大規(guī)模數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上可以做到的事情，而這些事情在小規(guī)模數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上是無法完成的。大數(shù)據(jù)是人民獲得新的認(rèn)知、創(chuàng)造新的價值的源泉；大數(shù)據(jù)還是改變市場、組織機(jī)構(gòu)以及政府與公民關(guān)系的方法。

（二）大數(shù)據(jù)，大挑戰(zhàn)

2013 年 1 月 29 日，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部公布了首批 90個智慧城市試點(diǎn)，由家統(tǒng)一規(guī)劃和施行的智慧城市建設(shè)正式起步。建設(shè)智慧城市要遵循“多用信息少用能源”“、多用信息少受災(zāi)害”以及“多用信息多利民眾”幾項原則。檔案館作為永久保存檔案，并提供檔案為社會服務(wù)的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，儲存有海量的信息資源，是信息資源的聚焦體，但是由于管理方式的落后、人才的欠缺、社會檔案意識的低下等原因，這些信息資源寶藏并沒有得到有效地開發(fā)和利用。智慧城市的建設(shè)是檔案信息資源得以更好開發(fā)和利用的真正機(jī)會，是檔案館真正融入城市、提高形象的難得機(jī)遇。智慧城市依賴信息的使用，檔案館要想真正融入智慧城市的建設(shè)，就需要盤活檔案館保存的信息，使這些信息融入智慧城市的信息 流，為決策層、為公眾所用，要盤活各個檔案館保存的海量的大數(shù)據(jù)時代，電子文件以指數(shù)級的速度增長，給電子文件的管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，雖然我們知道這些浩瀚的電子文件中蘊(yùn)藏著巨大的“金礦”，但我們逐漸發(fā)現(xiàn)想要從這

些電子文件中“淘金”比紙質(zhì)文件還困難。面對著巨量的電子文件，我國長期以來提倡的“直接鑒定法”將在此遇到嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，文件鑒定人員逐一閱讀每一份電子文件的原文恐怕實在是無能為力。后來檔案界比較認(rèn)同電子文件的宏觀鑒定 方法，即從總體上判斷機(jī)構(gòu)形成有價值文件的能力，而不是直接地對文件加以處理。按照這種思路，在確定一個機(jī)構(gòu)是電子文件管理的對象后，就需要對這個機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行收集，對這些電子文件進(jìn)行收集只完成了電子文件管理的第一步，而且在現(xiàn)今條件下，收集這些電子文件也并不難，困難的是如何快速的從這些電子文件中檢索出所需要的文件？如何對這些電子文件進(jìn)行分類？如何鑒定哪些是值得歸檔保存的？如何對這些電子文件進(jìn)行編研從而抽取出其中的知識因子以供社會利用？要解決上述問題，檔案工作者除了從管理方面尋求解決辦法外還要尋求技術(shù)的幫助。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以從技術(shù)上提供解決這些問題的辦法。在普通的硬件上安裝大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器，就能收集數(shù)據(jù)形成龐大的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，這個量級可以達(dá)到每天數(shù) TB 并逐漸向 PB 數(shù)量級擴(kuò)大，大數(shù)據(jù)軟件可以為機(jī)器生成的海量數(shù)據(jù)建立索引，將其整理成可以搜索的鏈接，這正是檔案工作迫切需要的技術(shù)。除此之外大數(shù)據(jù)技術(shù)還能完成數(shù)據(jù)的分類、數(shù)據(jù)的挖掘，從而使檔案界有應(yīng)對越來越復(fù)雜的數(shù)據(jù)的分析能力。

1.2.2 處理非結(jié)構(gòu)化電子文件需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)類型繁多，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用呈現(xiàn)出非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大幅增長的特點(diǎn)，至 2012 年末，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占有例將達(dá)到整個數(shù)據(jù)量的 75%以上，同時，由于數(shù)據(jù)顯性或隱性的網(wǎng)絡(luò)化存在，使得數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)聯(lián)無所不在。一直以來，人們對數(shù)據(jù)的管理采用的是關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫，比較有代表性的就是IOE（I 指 IBM 的服務(wù)器，O 指 Oracle 的數(shù)據(jù)庫，E 指 EMC的存儲模式）模式，檔案行業(yè)也如此，但是大數(shù)據(jù)時代，IOE模式已經(jīng)不適合做大數(shù)據(jù)處理。大數(shù)據(jù)應(yīng)用除了數(shù)據(jù)規(guī)模巨大之外，還意味著擁有龐大的文件數(shù)量，因此如何管理文件系統(tǒng)層累積的元數(shù)據(jù)是一個難題，處理當(dāng)會影響系統(tǒng)的擴(kuò)展能力和性能。面對著快速增長的非結(jié)構(gòu)化文件，檔案工作者在進(jìn)行電子文件管理時困難重重，現(xiàn)在基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫，如 SQL 已經(jīng)可以做關(guān)系數(shù)據(jù)，也可以做空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而且基于對象的存儲架構(gòu)可以在一個系統(tǒng)中管理十億級別的文件數(shù)量，還不會像傳統(tǒng)存儲一樣遭遇元數(shù)據(jù)管理的困擾，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案工作者管理非結(jié)構(gòu)化電子文件的問題提供了解決之道。

三、電子文件的歸檔

1、電子文件歸檔概念

歸檔是將經(jīng)鑒定具有檔案價值的文件由形成部門向檔案部門移交的過程。無論是紙質(zhì)文件的管理還是電子文件的管理，還是電子文件的管理，歸檔工作都是十分重要的環(huán)節(jié)，都標(biāo)志著文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案部門的全面移交。不同的是，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理環(huán)境中，文件生命周期的階段性相對較為明顯，歸檔通常在文件的生命周期運(yùn)轉(zhuǎn)形態(tài)，歸檔環(huán)節(jié)可能會前移至電子文件生成或收到之際，甚至在此之前，在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計階段便開始予以規(guī)劃和設(shè)定，加上電子文件自身的技術(shù)特性、多種多樣的載體形式以及計算機(jī)管理的特殊要求，使得電子文件的歸檔工作要比紙質(zhì)文件的歸檔工作更為復(fù)雜。

2、電子文件的歸檔方式

邏輯歸檔（logical filing）是指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔（physical

filing）是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔有助于充分利用機(jī)構(gòu)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)資源共享。物理歸檔可以實現(xiàn)電子文件的集中管理，保證電子文件的安全性。

電子文件的歸檔方式也可分為在線歸檔，離線歸檔和近線歸檔。在線歸檔（On-line Filing）也稱網(wǎng)絡(luò)歸檔。一是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程；二是指邏輯歸檔。離線歸檔（Off-line Filing）指將電子文件存儲在一定的介質(zhì)上移交給檔案部門的過程，是物理歸檔的另一種方式。近線歸檔（Near-line Filling）外延相對較廣泛，主要定位于在線歸檔和離線歸檔之間的應(yīng)用。就是指將那些并不是經(jīng)常用到，或者說數(shù)據(jù)的訪問量并不大的電子文件存放在性能較低的存儲設(shè)備上。但同時對這些的設(shè)備要求是尋址迅速、傳輸率高。

四、大數(shù)據(jù)背景下電子文件歸檔管理

信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)使互聯(lián)網(wǎng)在當(dāng)今社會生活中的應(yīng)用日益普及，計算機(jī)成為了人們辦公、學(xué)習(xí)不可或缺的工具，信息呈爆炸式的增長，大數(shù)據(jù)時代儼然已經(jīng)來臨。在此背景下，各單位生產(chǎn)出越來越多的電子文件，對于電子文件的歸檔與保存已經(jīng)成為各單位在進(jìn)行文件歸檔過程當(dāng)中極為重要的一環(huán)。面對洶涌而來的電子文件，檔案檔案界很有必要探討一下大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案歸檔管理。

1、大數(shù)據(jù)背景下電文件歸檔面臨的問題

在大數(shù)據(jù)時代下，電子文件來源復(fù)雜，種類繁多，隨著技術(shù)的革新，計算機(jī)系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，電子文件的歸檔常需要更改載體且需頻繁更改，如何保證電子文件的長久保存與利用，尤其是對于專業(yè)軟件形成的特殊文件，有著技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用上難題。在大數(shù)據(jù)的席卷下，由于各級組織、機(jī)構(gòu)不同程度地存在著電子文件歸檔方法不恰當(dāng)、管理方法不科學(xué)、管理制度不健全、管理系統(tǒng)功能不完善等問題，直接威脅著電子文件檔案信息的有效收集、長期留存，影響著信息資源的整合與利用，給電子文件的歸檔管理帶來了嚴(yán)重風(fēng)險和隱患。

第一，當(dāng)前電子文件的真實完整難以保證。在大數(shù)據(jù)時代，電子文件在很多方面取代了紙質(zhì)文件。它由擬稿者直接寫在磁盤上，并進(jìn)行修改，然后立即存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案管理人員、技術(shù)人員等進(jìn)行共享。電子文件易于修改，而且改動后難以留下痕跡。電子文件制作過程的虛擬化使對其原件的判別難于實現(xiàn)，在不同時間不同地點(diǎn)，不同人可以獲得相同的文件，因而對于原件的辨認(rèn)是一件難度頗大的工作，因而時常造成真假難辨的局面。

第二、在電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔、保存、利用等管理活動在各單位仍不普遍，絕大多數(shù)單位仍以紙質(zhì)文件為主要管理對象，電子文件管理沒有得到應(yīng)有的重視。

電子文件收集歸檔的方法和手段雖有不少，但多停留在研究層面、制度層面或起步階段，實際操作中還受到諸多因素的制約。行業(yè)內(nèi)真正實施電子文件網(wǎng)上在線歸檔的單位為數(shù)不多。有些正在實施，有些剛剛起步，更多的還在觀望。電子文件的歸檔管理理論和方法有待在實踐中進(jìn)一步探索和完善。其中，具體問題如下：

第二，某些機(jī)構(gòu)實施了建設(shè)電子文件的歸檔保存，但存在保存電子文件不完整紙質(zhì)文件內(nèi)容不一致，無法及時、準(zhǔn)確查找，無法讀取，利用超出權(quán)限等問題，中保存不完整問題最為突出。不完整主要表現(xiàn)為僅歸檔保存了電子文件本身（內(nèi)容），而忽略了背景、結(jié)構(gòu)信息等元數(shù)據(jù)，電子文件的真實性、完整性、安全性和可讀性面臨著巨大風(fēng)險。

第三，建設(shè)業(yè)務(wù)部門在電子文件歸檔及其管理實踐中缺乏可以依據(jù)和參考的規(guī)范，城建電子文件管理仍處于自我探索、經(jīng)驗管理的階段，導(dǎo)致不同機(jī)構(gòu)管理方式差異較大、管理水平參差不齊。

第四，在承認(rèn)建設(shè)電子文件數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理趨勢的同時，城建檔案館、建設(shè)單位與其他文件形成者就當(dāng)前城建檔案館接收保存電子文件的必要性，接收電子文件內(nèi)容、類型與格式，接收的優(yōu)先級，具體管理方式等問題尚未達(dá)成共識，影響了歸檔接收工作開展的進(jìn)程。