第一篇：項(xiàng)目檔案管理知識

項(xiàng)目檔案管理知識

項(xiàng)目檔案管理知識

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范主要有：檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。其中關(guān)于文件材料的歸檔范圍與檔案保管期限，各建設(shè)單位可依照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》制定。竣工圖的編制需執(zhí)行《編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的案卷要求必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定。有關(guān)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的其他問題可咨詢天津市檔案局企業(yè)處。

什么叫建設(shè)項(xiàng)目檔案?

建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案是指從建設(shè)項(xiàng)目(工程)的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件材料．

基建項(xiàng)目檔案工作“三同步”、“三參加”、“三納入”的主要內(nèi)容是什么?

“三同步”：下達(dá)工程計劃任務(wù)與提出科技文件材料歸檔要求同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收檔案同步．“三參加”：檔案人員參加生產(chǎn)、科技會議；參加科研成果鑒定和基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收；參加重要儀器、設(shè)備的開箱工作；“三納入”：將檔案工作納入工程建設(shè)計劃；納入生產(chǎn)、技術(shù)管理各個環(huán)節(jié)；納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的崗位責(zé)任制。

監(jiān)理檔案應(yīng)包括哪些內(nèi)容?

監(jiān)理檔案是隨著監(jiān)理制的建立而形成的。建設(shè)監(jiān)理是指對項(xiàng)目建設(shè)參與者的行為所進(jìn)行的監(jiān)控、督導(dǎo)和評價，以及采取相應(yīng)的管理措施，保證建設(shè)行為的合法性、科學(xué)性、合理性和經(jīng)濟(jì)性。建設(shè)監(jiān)理是以合同為依據(jù)，以經(jīng)濟(jì)為紐帶進(jìn)行工作，雙方?jīng)]有隸屬關(guān)

系．監(jiān)理的主要任務(wù)是：三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)。即：進(jìn)度控削、質(zhì)量控制、投資控制，合同管理、信息管理，組織協(xié)調(diào)。監(jiān)理檔案可以分為這樣幾類：綜合管理類、組織協(xié)調(diào)類、質(zhì)量控制類、進(jìn)度控制類、造價控制類、綜合記錄報告類和驗(yàn)收總結(jié)類。

檔案行政管理部門如何參加項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?

《建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法》第九條規(guī)定；國家檔案局和

省級檔案局以及國務(wù)院有關(guān)部門檔案機(jī)構(gòu)，參加國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和限額以上技術(shù)改造項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，其他建設(shè)項(xiàng)目則分別由相關(guān)的地方檔案行政管理部門和有關(guān)主管機(jī)關(guān)檔案部門參加其竣工驗(yàn)收．

什么是檔案的初步驗(yàn)收?

檔案的初步驗(yàn)收又稱為檔案預(yù)驗(yàn)收。檔案的初步驗(yàn)收應(yīng)與項(xiàng)目的初步驗(yàn)收同步進(jìn)行。《建設(shè)項(xiàng)目(工程)竣工驗(yàn)收辦法》的規(guī)定，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目(工程)的規(guī)模大小和復(fù)雜程度，整個建設(shè)項(xiàng)目(工程)的驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收兩個階段進(jìn)行．規(guī)模較大、較復(fù)雜的建設(shè)項(xiàng)目(工程)，應(yīng)先進(jìn)行初驗(yàn)，然后進(jìn)行全部建設(shè)項(xiàng)目(工程)的竣工驗(yàn)收。

檔案驗(yàn)收組織的成員由誰組成?

檔案驗(yàn)收組織的成員分別由各級檔案行政管理部門、建設(shè)項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)和建設(shè)單位、生產(chǎn)(使用)單位、設(shè)計，施工等單位的檔案人員參加。

檔案的自檢工作應(yīng)由誰來完成?

建設(shè)項(xiàng)目(工程)初步驗(yàn)收前，建設(shè)單位組織施工，設(shè)計及使用等有關(guān)單位的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，工程管理，工程技術(shù)負(fù)責(zé)人，進(jìn)行檔案的自檢工作．并做出檔案自檢報告。

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收自檢報告應(yīng)包括哪些內(nèi)容?

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收自檢報告通常有以下基本內(nèi)容：項(xiàng)目檔案工作的管理體制、檔案工作規(guī)章制度建立情況、檔案資料管理情況、檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)狀況、竣工檔案編制情況、文件材料形成、積累與歸檔情況、存在的主要問題及采取的整改措施等。

在檔案驗(yàn)收時，驗(yàn)收委員會是如何抽查項(xiàng)目檔案情況的?

檔案驗(yàn)收時，驗(yàn)收委員會著重抽查項(xiàng)目檔案的歸檔情況，必須抽查一定數(shù)量及比例的檔案實(shí)物。凡項(xiàng)目檔案數(shù)量超過2000卷的，抽查10%的檔案；數(shù)量超過1000卷但不足2000卷的，抽查15%的檔案；數(shù)量在1000卷以下的，抽查30％的檔案。

國家檔案局如何對國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記工作進(jìn)行組織?

國家檔案局每年轉(zhuǎn)發(fā)國家計委發(fā)布的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單，并統(tǒng)一部署對國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記工作。

國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，如何按隸屬關(guān)系組織登記?

凡新建、在建、收尾和試生產(chǎn)的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，按隸屬關(guān)系組織登記。屬于國務(wù)院行業(yè)主管部門的，由項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)填寫“國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”，同時抄送項(xiàng)目所在地省級檔案行政管理部門，便于相互配合，監(jiān)督指導(dǎo)；屬于地方的，由項(xiàng)目所在地省級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)組織填寫“國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”。

登記工作的要求包括哪些內(nèi)容?

登記工作的要求包括：第一，項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)與地方檔案行政管理部門互通情況，互相合作；第二，項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)和省級檔案行政管理部門對于新建項(xiàng)目，應(yīng)及時組織和監(jiān)督建設(shè)單位做好檔案管理登記，每年填寫表一報送；第三，要認(rèn)真做好項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作。國務(wù)院各行業(yè)主管部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)主動與項(xiàng)目建設(shè)部門加強(qiáng)聯(lián)系，根據(jù)項(xiàng)目計劃工期和進(jìn)度，及時對登記的項(xiàng)目提出檔案驗(yàn)收要求，并會同或委托項(xiàng)目所在地省級檔案行政管理部門組織預(yù)驗(yàn)收。隸屬于地方的項(xiàng)目，省級檔案行政管理部門應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的工作要求，及時對登記的項(xiàng)目組織預(yù)收。

登記表一應(yīng)由誰負(fù)責(zé)填寫?何時報送?

登記表一應(yīng)由行業(yè)主管部門或項(xiàng)目所在地省級檔案行政管理部門組織項(xiàng)目建設(shè)單位填寫登記表一。此表于項(xiàng)目開工后6個月內(nèi)報國家檔案局經(jīng)科司。

登記表一主要有哪些內(nèi)容?

登記表一稱為“項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動態(tài)表”，主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位及項(xiàng)目法人、地址、上級主管部門、批準(zhǔn)概算總投資、計劃工期、主要單位工程名稱、現(xiàn)已完成的單位單項(xiàng)工程、主要設(shè)計單位、主要施工單位、主要設(shè)備安裝單位、主要監(jiān)理單位、檔案資料管理部門名稱、聯(lián)系地址、電話、項(xiàng)目建檔時間、專職檔案人員數(shù)量、庫房面積／檔案工作其它用房面積、設(shè)施設(shè)備、現(xiàn)有檔案和資料數(shù)量、圖紙張數(shù)、對項(xiàng)目檔案日常監(jiān)督、指導(dǎo)的上級單位、填表單位。

對于未進(jìn)行竣工驗(yàn)收的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，是否應(yīng)每年填寫登記表一?

對于未進(jìn)行竣工驗(yàn)收的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)每年填寫登記表一，以便及時了解項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案工作的進(jìn)展和變化情況。

登記表二主要有哪些內(nèi)容

登記表二稱為“項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收表”，工要內(nèi)容包括：項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目檔案總數(shù)、圖紙張數(shù)、檔案移交單位、庫房面積／檔案工作其它用房面積、項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收日期、預(yù)驗(yàn)收組織單位、預(yù)驗(yàn)收組成員及單位、預(yù)驗(yàn)收結(jié)論。

登記表三主要有哪些內(nèi)容?

登記表三稱為“項(xiàng)目檔案正式驗(yàn)收情況表”，主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目檔案總數(shù)、圖紙張數(shù)，檔案移交單位、項(xiàng)目竣工投產(chǎn)日期、項(xiàng)目正式驗(yàn)收日期，檔案正式驗(yàn)收組織單位、驗(yàn)收組成員及單位、驗(yàn)收結(jié)論

登記表三應(yīng)由誰負(fù)責(zé)填寫？何時報送?

登記表三應(yīng)由檔案驗(yàn)收組織單位負(fù)責(zé)填寫，此表于項(xiàng)目正式竣工驗(yàn)收后一個月內(nèi)報國家檔案局經(jīng)科司．

在登記表

二、表三中，檔案移交單位指什么?

檔案移交單位是指項(xiàng)目的設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位

在登記表

二、表三中，預(yù)驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收結(jié)論包括哪些內(nèi)容?預(yù)驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收結(jié)論的主要內(nèi)容包括對下列情況的評價；項(xiàng)目檔案工作管理體制；檔案管理制度；項(xiàng)目檔案資料概況、項(xiàng)目文件、資料的形成、積累、整理與歸檔工作情況；竣工圖的編制情況及質(zhì)量；存在問題及整改措施．

《登記辦法》對工程檔案保證金是如何規(guī)定的?

《登記辦法》第五條規(guī)定：為確保國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的正常秩序，任何部門和單位不得向國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和省級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目收取任何名目的工程檔案保證金和任何形式的檔案管理登記費(fèi)

用．違反上述規(guī)定的屬亂收費(fèi)行為，由各級價格檢查機(jī)構(gòu)依法查處．

什么是市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目？

市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，是指經(jīng)市人民政府批準(zhǔn)的，對本行政區(qū)域國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展有重大影響的下列建設(shè)項(xiàng)目：(一)基礎(chǔ)設(shè)施、基

礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)和支柱產(chǎn)業(yè)中的重要項(xiàng)目；(二)文化、教育、衛(wèi)生、體育等社會事業(yè)的重大項(xiàng)目；(三)產(chǎn)業(yè)技術(shù)進(jìn)步和結(jié)構(gòu)調(diào)整的重大項(xiàng)目；

(四)重大生態(tài)建設(shè)、環(huán)境保護(hù)項(xiàng)目；(五)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重大項(xiàng)目。

什么是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案？

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)全過程中形成的與建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)活動有關(guān)的，對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

何謂市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收？

市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是天津市檔案局依法在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，對項(xiàng)目檔案進(jìn)行的專項(xiàng)檢查、驗(yàn)收。

為什么在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時，必須實(shí)施竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收？

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目是國家投資的，對國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展有重大影響的建設(shè)項(xiàng)目，具有舉足輕重的地位。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是對立項(xiàng)、設(shè)計、施工到監(jiān)理整體建設(shè)活動的原始記錄，是評價工程質(zhì)量的信用依據(jù)，也是今后工程運(yùn)行、改造、維護(hù)的不可替代的權(quán)威憑證。從國家檔案局、國家計委、建設(shè)部到地方政府，都非常重視重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中涉及的消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等專項(xiàng)驗(yàn)收，由法律、法規(guī)規(guī)定的有關(guān)行政主管部門依法組織進(jìn)行。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)有消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等行政主管部門簽署的專項(xiàng)驗(yàn)收合格文件.天津市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收由誰組織實(shí)施？天津市檔案局負(fù)責(zé)組織市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和國家檔案局委托項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作，或根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目具體情況，委托市級行業(yè)行政主管部門組織竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收組織的成員分別由市檔案局、主管部門的檔案機(jī)構(gòu)和建設(shè)單位、生產(chǎn)(使用)單位、設(shè)計、施工等單位的檔案人員參加。

竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的程序是怎么樣的？

建設(shè)單位自查－向市檔案局申報－檔案專項(xiàng)驗(yàn)收－評議－竣工驗(yàn)收。

竣工檔案驗(yàn)收不合格會有什么后果？

凡檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，由市檔案局建議工程竣工驗(yàn)收

組織單位不予組織驗(yàn)收。

竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請報告應(yīng)包括哪些內(nèi)容？

應(yīng)包括項(xiàng)目檔案資料概況，項(xiàng)目檔案工作管理體制，項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理與歸檔工作情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量，項(xiàng)目檔案的接收、整理、管理工作情況，檔案在施工、試生產(chǎn)中的作用。

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)如何進(jìn)行管理？

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范主要有：檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。其中關(guān)于文件材料的歸檔范圍與檔案保管期限，各建設(shè)單位可依照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》制定?？⒐D的編制需執(zhí)行《編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的案卷要求必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定。

有關(guān)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的其他問題可咨詢天津市檔案局企業(yè)檔案管理處，電話：23678934

第二篇：項(xiàng)目檔案管理知識

項(xiàng)目檔案管理知識

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范主要有：檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。其中關(guān)于文件材料的歸檔范圍與檔案保管期限，各建設(shè)單位可依照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》制定?？⒐D的編制需執(zhí)行《編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的案卷要求必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定。有關(guān)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的其他問題可咨詢天津市檔案局企業(yè)處。

什么叫建設(shè)項(xiàng)目檔案?

建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案是指從建設(shè)項(xiàng)目(工程)的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件材料．

基建項(xiàng)目檔案工作“三同步”、“三參加”、“三納入”的主要內(nèi)容是什么?

“三同步”：下達(dá)工程計劃任務(wù)與提出科技文件材料歸檔要求同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收檔案同步．“三參加”：檔案人員參加生產(chǎn)、科技會議；參加科研成果鑒定和基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收；參加重要儀器、設(shè)備的開箱工作；“三納入”：將檔案工作納入工程建設(shè)計劃；納入生產(chǎn)、技術(shù)管理各個環(huán)節(jié)；納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的崗位責(zé)任制。

監(jiān)理檔案應(yīng)包括哪些內(nèi)容?

監(jiān)理檔案是隨著監(jiān)理制的建立而形成的。建設(shè)監(jiān)理是指對項(xiàng)目建設(shè)參與者的行為所進(jìn)行的監(jiān)控、督導(dǎo)和評價，以及采取相應(yīng)的管理措施，保證建設(shè)行為的合法性、科學(xué)性、合理性和經(jīng)濟(jì)性。建設(shè)監(jiān)理是以合同為依據(jù)，以經(jīng)濟(jì)為紐帶進(jìn)行工作，雙方?jīng)]有隸屬關(guān)系．監(jiān)理的主要任務(wù)是：三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)。即：進(jìn)度控削、質(zhì)量控制、投資控制，合同管理、信息管理，組織協(xié)調(diào)。監(jiān)理檔案可以分為這樣幾類：綜合管理類、組織協(xié)調(diào)類、質(zhì)量控制類、進(jìn)度控制類、造價控制類、綜合記錄報告類和驗(yàn)收總結(jié)類。

檔案行政管理部門如何參加項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?

《建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法》第九條規(guī)定；國家檔案局和省級檔案局以及國務(wù)院有關(guān)部門檔案機(jī)構(gòu)，參加國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和限額以上技術(shù)改造項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，其他建設(shè)項(xiàng)目則分別由相關(guān)的地方檔案行政管理部門和有關(guān)主管機(jī)關(guān)檔案部門參加其竣工驗(yàn)收．

什么是檔案的初步驗(yàn)收?

檔案的初步驗(yàn)收又稱為檔案預(yù)驗(yàn)收。檔案的初步驗(yàn)收應(yīng)與項(xiàng)目的初步驗(yàn)收同步進(jìn)行。《建設(shè)項(xiàng)目(工程)竣工驗(yàn)收辦法》的規(guī)定，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目(工程)的規(guī)模大小和復(fù)雜程度，整個建設(shè)項(xiàng)目(工程)的驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收兩個階段進(jìn)行．規(guī)模較大、較復(fù)雜的建設(shè)項(xiàng)目(工程)，應(yīng)先進(jìn)行初驗(yàn)，然后進(jìn)行全部建設(shè)項(xiàng)目(工程)的竣工驗(yàn)收。

檔案驗(yàn)收組織的成員由誰組成?

檔案驗(yàn)收組織的成員分別由各級檔案行政管理部門、建設(shè)項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)和建設(shè)單位、生產(chǎn)(使用)單位、設(shè)計，施工等單位的檔案人員參加。

檔案的自檢工作應(yīng)由誰來完成?

建設(shè)項(xiàng)目(工程)初步驗(yàn)收前，建設(shè)單位組織施工，設(shè)計及使用等有關(guān)單位的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，工程管理，工程技術(shù)負(fù)責(zé)人，進(jìn)行檔案的自檢工作．并做出檔案自檢報告。

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收自檢報告應(yīng)包括哪些內(nèi)容?

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收自檢報告通常有以下基本內(nèi)容：項(xiàng)目檔案工作的管理體制、檔案工作規(guī)章制度建立情況、檔案資料管理情況、檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)狀況、竣工檔案編制情況、文件材料形成、積累與歸檔情況、存在的主要問題及采取的整改措施等。

在檔案驗(yàn)收時，驗(yàn)收委員會是如何抽查項(xiàng)目檔案情況的?

檔案驗(yàn)收時，驗(yàn)收委員會著重抽查項(xiàng)目檔案的歸檔情況，必須抽查一定數(shù)量及比例的檔案實(shí)物。凡項(xiàng)目檔案數(shù)量超過2000卷的，抽查10%的檔案；數(shù)量超過1000卷但不足 2000卷的，抽查15%的檔案；數(shù)量在1000卷以下的，抽查30％的檔案。

國家檔案局如何對國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記工作進(jìn)行組織?

國家檔案局每年轉(zhuǎn)發(fā)國家計委發(fā)布的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單，并統(tǒng)一部署對國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記工作。

國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，如何按隸屬關(guān)系組織登記?

凡新建、在建、收尾和試生產(chǎn)的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，按隸屬關(guān)系組織登記。屬于國務(wù)院行業(yè)主管部門的，由項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)填寫“國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”，同時抄送項(xiàng)目所在地省級檔案行政管理部門，便于相互配合，監(jiān)督指導(dǎo)；屬于地方的，由項(xiàng)目所在地省級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)組織填寫“國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”。

登記工作的要求包括哪些內(nèi)容?

登記工作的要求包括：第一，項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)與地方檔案行政管理部門互通情況，互相合作；第二，項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)和省級檔案行政管理部門對于新建項(xiàng)目，應(yīng)及時組織和監(jiān)督建設(shè)單位做好檔案管理登記，每年填寫表一報送；第三，要認(rèn)真做好項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作。國務(wù)院各行業(yè)主管部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)主動與項(xiàng)目建設(shè)部門加強(qiáng)聯(lián)系，根據(jù)項(xiàng)目計劃工期和進(jìn)度，及時對登記的項(xiàng)目提出檔案驗(yàn)收要求，并會同或委托項(xiàng)目所在地省級檔案行政管理部門組織預(yù)驗(yàn)收。隸屬于地方的項(xiàng)目，省級檔案行政管理部門應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的工作要求，及時對登記的項(xiàng)目組織預(yù)收。

登記表一應(yīng)由誰負(fù)責(zé)填寫?何時報送?

登記表一應(yīng)由行業(yè)主管部門或項(xiàng)目所在地省級檔案行政管理部門組織項(xiàng)目建設(shè)單位填寫登記表一。此表于項(xiàng)目開工后6個月內(nèi)報國家檔案局經(jīng)科司。

登記表一主要有哪些內(nèi)容?

登記表一稱為“項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動態(tài)表”，主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位及項(xiàng)目法人、地址、上級主管部門、批準(zhǔn)概算總投資、計劃工期、主要單位工程名稱、現(xiàn)已完成的單位單項(xiàng)工程、主要設(shè)計單位、主要施工單位、主要設(shè)備安裝單位、主要監(jiān)理單位、檔案資料管理部門名稱、聯(lián)系地址、電話、項(xiàng)目建檔時間、專職檔案人員數(shù)量、庫房面積／檔案工作其它用房面積、設(shè)施設(shè)備、現(xiàn)有檔案和資料數(shù)量、圖紙張數(shù)、對項(xiàng)目檔案日常監(jiān)督、指導(dǎo)的上級單位、填表單位。

對于未進(jìn)行竣工驗(yàn)收的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，是否應(yīng)每年填寫登記表一?

對于未進(jìn)行竣工驗(yàn)收的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)每年填寫登記表一，以便及時了解項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案工作的進(jìn)展和變化情況。

登記表二主要有哪些內(nèi)容

登記表二稱為“項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收表”，工要內(nèi)容包括：項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目檔案總數(shù)、圖紙張數(shù)、檔案移交單位、庫房面積／檔案工作其它用房面積、項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收日期、預(yù)驗(yàn)收組織單位、預(yù)驗(yàn)收組成員及單位、預(yù)驗(yàn)收結(jié)論。

登記表三主要有哪些內(nèi)容?

登記表三稱為“項(xiàng)目檔案正式驗(yàn)收情況表”，主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目檔案總數(shù)、圖紙張數(shù)，檔案移交單位、項(xiàng)目竣工投產(chǎn)日期、項(xiàng)目正式驗(yàn)收日期，檔案正式驗(yàn)收組織單位、驗(yàn)收組成員及單位、驗(yàn)收結(jié)論

登記表三應(yīng)由誰負(fù)責(zé)填寫？何時報送?

登記表三應(yīng)由檔案驗(yàn)收組織單位負(fù)責(zé)填寫，此表于項(xiàng)目正式竣工驗(yàn)收后一個月內(nèi)報國家檔案局經(jīng)科司．

在登記表

二、表三中，檔案移交單位指什么?

檔案移交單位是指項(xiàng)目的設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位

在登記表

二、表三中，預(yù)驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收結(jié)論包括哪些內(nèi)容?

預(yù)驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收結(jié)論的主要內(nèi)容包括對下列情況的評價；項(xiàng)目檔案工作管理體制； 檔案管理制度；項(xiàng)目檔案資料概況、項(xiàng)目文件、資料的形成、積累、整理與歸檔工作情況；竣工圖的編制情況及質(zhì)量；存在問題及整改措施．

《登記辦法》對工程檔案保證金是如何規(guī)定的?

《登記辦法》第五條規(guī)定：為確保國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的正常秩序，任何部門和單位不得向國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和省級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目收取任何名目的工程檔案保證金和任何形式的檔案管理登記費(fèi)用．違反上述規(guī)定的屬亂收費(fèi)行為，由各級價格檢查機(jī)構(gòu)依法查處．

什么是市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目？

市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，是指經(jīng)市人民政府批準(zhǔn)的，對本行政區(qū)域國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展有重大影響的下列建設(shè)項(xiàng)目：(一)基礎(chǔ)設(shè)施、基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)和支柱產(chǎn)業(yè)中的重要項(xiàng)目；(二)文化、教育、衛(wèi)生、體育等社會事業(yè)的重大項(xiàng)目；(三)產(chǎn)業(yè)技術(shù)進(jìn)步和結(jié)構(gòu)調(diào)整的重大項(xiàng)目；(四)重大生態(tài)建設(shè)、環(huán)境保護(hù)項(xiàng)目；(五)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重大項(xiàng)目。

什么是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案？

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)全過程中形成的與建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)活動有關(guān)的，對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

何謂市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收？

市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是天津市檔案局依法在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，對項(xiàng)目檔案進(jìn)行的專項(xiàng)檢查、驗(yàn)收。

為什么在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時，必須實(shí)施竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收？

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目是國家投資的，對國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展有重大影響的建設(shè)項(xiàng)目，具有舉足輕重的地位。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是對立項(xiàng)、設(shè)計、施工到監(jiān)理整體建設(shè)活動的原始記錄，是評價工程質(zhì)量的信用依據(jù)，也是今后工程運(yùn)行、改造、維護(hù)的不可替代的權(quán)威憑證。從國家檔案局、國家計委、建設(shè)部到地方政府，都非常重視重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中涉及的消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等專項(xiàng)驗(yàn)收，由法律、法規(guī)規(guī)定的有關(guān)行政主管部門依法組織進(jìn)行。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)有消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等行政主管部門簽署的專項(xiàng)驗(yàn)收合格文件.天津市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收由誰組織實(shí)施？

天津市檔案局負(fù)責(zé)組織市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和國家檔案局委托項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作，或根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目具體情況，委托市級行業(yè)行政主管部門組織竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收組織的成員分別由市檔案局、主管部門的檔案機(jī)構(gòu)和建設(shè)單位、生產(chǎn)(使用)單位、設(shè)計、施工等單位的檔案人員參加。

竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的程序是怎么樣的？

建設(shè)單位自查－向市檔案局申報－檔案專項(xiàng)驗(yàn)收－評議－竣工驗(yàn)收。

竣工檔案驗(yàn)收不合格會有什么后果？

凡檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，由市檔案局建議工程竣工驗(yàn)收組織單位不予組織驗(yàn)收。

竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請報告應(yīng)包括哪些內(nèi)容？

應(yīng)包括項(xiàng)目檔案資料概況，項(xiàng)目檔案工作管理體制，項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理與歸檔工作情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量，項(xiàng)目檔案的接收、整理、管理工作情況，檔案在施工、試生產(chǎn)中的作用。

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)如何進(jìn)行管理？

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范主要有：檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。其中關(guān)于文件材料的歸檔范圍與檔案保管期限，各建設(shè)單位可依照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》制定?？⒐D的編制需執(zhí)行《編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的案卷要求必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定。

第三篇：檔案管理知識培訓(xùn)講義

檔案管理基礎(chǔ)知識

一、檔案

（一）涵義

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1、檔案的來源：過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人;檔案又來源于形成者自身的實(shí)踐活動

2、檔案的形成條件：是由文件材料有條件轉(zhuǎn)化來的

3、檔案的形式是多樣的

4、檔案是原始的歷史記錄

（二）、檔案的種類

1、按歷史時期分：中華人民共和國成立前、中華人民共和國成立后

2、按檔案的內(nèi)容、性質(zhì)分：

文書檔案：反映黨務(wù)、行政管理活動的紙質(zhì)文件材料 科技檔案：企事業(yè)單位和國家機(jī)關(guān)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料

專門檔案：指各種專門業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件材料

3、按檔案載體形式分： 甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案

4、按檔案所用文字分：

漢語言文字檔案、滿文檔案、藏文檔案、蒙文檔案、外文檔案

二、檔案工作

（一）內(nèi)容

管理檔案和檔案事業(yè)的活動： 狹義：管理檔案

檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研 廣義：管理檔案事業(yè)

檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案專業(yè)教育工作、檔案科學(xué)技術(shù)研究工作、檔案宣傳出版工作、檔案外事工作等。

三、機(jī)關(guān)檔案工作

（一）涵義：機(jī)關(guān)檔案工作就是管理機(jī)關(guān)檔案和機(jī)關(guān)檔案事業(yè)的工作。

（二）機(jī)構(gòu)的設(shè)臵和人員的配備

1、機(jī)關(guān)要設(shè)臵綜合檔案室

機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)就是對本單位不同門類、不同載體的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的機(jī)構(gòu)，即我們平常所講的機(jī)關(guān)綜合檔案室。

2、檔案人員的配備

（三）、機(jī)關(guān)檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度的內(nèi)容

1、歸檔制度：包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

2、檔案利用制度：包括檔案利用的范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)

3、檔案人員崗位責(zé)任制：包括檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施。檔案人員崗位責(zé)任制要對崗不對人，即檔案人員在這個崗位上做到什么，人員多少不同，職責(zé)分工不同。

4、檔案保管制度：包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施。

5、檔案保密制度：包括檔案保密措施和對檔案人員的保密要求。

6、檔案管理辦法：包括檔案工作的體制、機(jī)構(gòu)、人員配臵及檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、移交等內(nèi)容。可以制定成一個各種門類及載體檔案的管理辦法，也可以各種門類及載體檔案的管理辦法分別制定。

（四）、檔案保管的基本物質(zhì)條件 兩個方面：

一是有適宜保存檔案的庫房；庫房的選擇：

1、承重負(fù)荷要符合要求，地面、墻壁要堅固、平整、光滑

2、庫房的門窗要小、少，密封要好。

3、庫房應(yīng)遠(yuǎn)離火源。庫房中的電器、照明導(dǎo)線應(yīng)采用芯導(dǎo)線，并用鐵管保護(hù)暗敷。庫房不要靠近鍋爐房。

4、不能選擇在水房旁，也不能選在無地下室或防潮結(jié)構(gòu)不好的底層，更不能選在地下室。隨著照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等特殊載體檔案數(shù)量的增加，有條件的機(jī)關(guān)檔案室還應(yīng)設(shè)立 專門存放的庫房。無專門庫房也可在庫房內(nèi)設(shè)臵防磁柜，把磁性聲像檔案放入其中減少外界磁場對它的影響。

5、庫內(nèi)照明使用白熾燈，不用日光燈。

6、要做好庫房清潔衛(wèi)生工作。

7、放臵防蟲、鼠藥劑

8、要配備測量溫濕度的儀表，自動記錄更好，人工記錄的要按時登記。

二是檔案保管所必須的設(shè)施設(shè)備：

檔案裝具（五節(jié)柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去濕、空氣調(diào)節(jié)和空氣處理設(shè)備、吸塵器、防火裝臵（含防火報警器和滅火裝臵）、檔案庫房門窗上要安裝防盜門和防護(hù)欄、計算機(jī)、錄音機(jī)、掃描儀、光盤、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)施設(shè)備。

庫房中的檔案柜、架應(yīng)排列一致，如有大小樣式不一的柜架，應(yīng)分開排列，盡量做到整齊、美觀、一致。裝具的排放，既要充分利用空間，又不能太擁擠，主要通道寬度不應(yīng)少于1米；裝具與裝具之間的間距為80厘米左右；有窗的庫房，裝具應(yīng)與窗垂直排放，以便通風(fēng)和防止陽光直射；柜架不應(yīng)緊靠墻壁，柜架與墻之間的距離在10厘米以上，以防潮濕。

所有裝具應(yīng)統(tǒng)一編號。在一間庫房內(nèi)，檔案裝具的編號順序是：自門口起，從左向右，回行時從右至左編順序號，一套檔案箱的上下也要編號，其方法是從上而下逐個編號。

四、文件材料的歸檔

（一）涵義

文件材料的歸檔，就是將具有保存價值的文件材料移交檔案 機(jī)構(gòu)保存。

（二）文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表（見文件）

（三）歸檔的要求

1、歸檔份數(shù)

各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的可以適當(dāng)增加歸檔份數(shù)，如基建檔案，為滿足日常需要，向有關(guān)單位、專業(yè)檔案館報送的需要，歸檔可適當(dāng)多幾份。新型文件材料的歸檔份數(shù)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如磁性載體文件歸檔一式兩份，電子文件歸檔一式三份。

2、歸檔的質(zhì)量要求

（1）歸檔的文件材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)必須齊全、完整、保證內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、原始性、真實(shí)性，能正確反映本單位各項(xiàng)活動的基本面貌和歷史過程。

（2）歸檔文件材料要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，經(jīng)過系統(tǒng)分類，整理編目，以件或立成案卷均可，質(zhì)量要符合規(guī)范要求。

（3）、歸檔的文件材料應(yīng)符合形成過程中的質(zhì)量要求，以利長久保存。

A、公文格式必須符合規(guī)定格式

B、發(fā)文卡的格式要符合《發(fā)文稿紙格式》（GB802—89）中的規(guī)定。

C、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo) D、字跡材料要耐久

3、歸檔的時間 機(jī)關(guān)文書在形成的第二年六月底前歸檔，科技檔案在任務(wù)完成或告一段落后歸檔。會計檔案在會計終了后暫由會計部門保管一年，期滿后歸檔，照片檔案沖洗加工后及時歸檔或隨其他載體檔案一起歸檔，磁性載體文件待項(xiàng)目結(jié)束后轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式及時歸檔。

4、歸檔（接收）手續(xù) 歸檔手續(xù)包括：

第一，編制歸檔文件材料案卷目錄或移交清單，一式兩份，移交時按目錄或移交清單點(diǎn)交清楚，交接雙方簽字后各留一份，以便查考。

第二，歸檔材料中若遇有關(guān)問題需要說明時，可附說明材料，以備日后查閱。

在檔案工作與文書處理工作由一人兼管的單位，雖不存在辦理歸檔手續(xù)的問題，但在檔案工作人員調(diào)動工作時，需參照上述辦法辦理交接手續(xù)。

歸檔文件的整理

根據(jù)國家檔案局2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》，山西省檔案局在2002年3月印發(fā)了《山西省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施細(xì)則》，歸檔文件的整理是文書檔案整理的又一方法，其實(shí)質(zhì)是以件為單位整理檔案，是對機(jī)關(guān)文書立卷的重大改革。

一、基本概念(一)歸檔文件

歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這里的歸檔文件有特 指，并不是所有的文件。首先是指辦理完畢，即完成了其文書處理程序或是一組具有邏輯聯(lián)系的文件完成了其邏輯關(guān)系之后。其次它是指紙質(zhì)文書材料，暫不涉及科技檔案、會計等專門檔案及聲像、電子等特殊體載體材料的整理。

(二)歸檔文件的整理

歸檔文件的整理指對歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編制目錄、裝盒，使之有序化的過程。

（三）件

件是歸檔文件的整理單位。一般指一份文件，即每份文件的正本與定稿、正件與附件、原件與復(fù)印件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，統(tǒng)計報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。

二、歸檔文件整理的質(zhì)量要求

（一）歸檔文件的整理要符合其整理原則

歸檔文件的整理原則是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。這一原則與立卷的原則是一致的，操作時體現(xiàn)在分類時將同一、機(jī)構(gòu)形成的文件保管期限相同的相對集中，不能取消分類，排列時按事由排列，保管期限長的還要重點(diǎn)整理。

（二）、歸檔文件應(yīng)齊全完整

第一、按照《歸檔范圍》應(yīng)歸檔的文件全部歸檔，不能少一份一件一頁。

第二、對破損的文件予以修整，字跡模糊或易褪變的文件附有復(fù)制件或作耐久處理后與原件保存在一起。第三、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案長久保管的要 求。

三、歸檔文件的整理方法

（一）裝訂

1、歸檔文件裝訂以件為單位，因此首先要按照前述中件的概念來確立整理單位——件。需要注意的是閱文卡要與正文作一件，復(fù)制件與原件作一件。

2、文件修整

（1）修裱。對破損的永久、長期保存的文件要使用粘合劑和特定的紙張（宣紙）進(jìn)行修補(bǔ)、托裱。

（2）復(fù)制。對于字跡褪變、模糊不清的文件要采用復(fù)印或字跡固定液等方法進(jìn)行加固。

（3）去除金屬物。文件制作時普遍使用的裝訂用品，如訂書釘、曲別針、大頭針等，其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。因此，文件整理時需去除這些易銹蝕的金屬物，已裝訂成冊的刊物、書籍可保持原冊封。

（4）超大紙張折疊。公文用紙幅面規(guī)格包括A4型和16開型兩種。實(shí)際工作中，某些特殊形式的文件，如報表等紙張幅面大于上述兩種規(guī)格，整理時可統(tǒng)一折成A4幅面大小，折疊時注意盡量減少折疊的次數(shù)，折痕處盡量位于文件、圖表字跡之外。

3、件內(nèi)排序

件內(nèi)排序，即：正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；中文本在前，外文本在后；閱文卡在前，文件在后。

4、編制頁號

歸檔文件按件逐頁編制頁號，以固定件內(nèi)材料的順序和位臵。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字在有文字正面的右下角，背面的左下角標(biāo)注；已有頁碼的報表、圖冊可不再重新編制頁碼。

5、裝訂

歸檔文件修整、排序、編制頁號完畢后，要采用三孔一線、縫紉、不銹鋼夾等符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料、方法在左側(cè)重新加以裝訂，裝訂時可加封面。已經(jīng)成冊的報表、圖冊保持原冊封。

（二）分類

歸檔文件數(shù)量較少的單位可按——保管期限進(jìn)行分類。

1、按分類

按分類，就是將文件根據(jù)形成和處理的分類。正確地判定文件的日期并歸入相應(yīng)，是決定分類的關(guān)鍵。一般文件以簽發(fā)日期（落款日期）為準(zhǔn)，包括計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、法規(guī)性文件等?？缧纬傻奈募y(tǒng)一歸入辦結(jié)，如會議、案件，請示、批復(fù)。幾份文件作一件時，以裝訂時排在前面的日期為準(zhǔn)。

2、按保管期限分類

按保管期限分類就是將文件按其劃定的不同保管期限進(jìn)行分類。保管期限目前仍為永久、長期、短期三種，如果國家修訂為永久、定期（可定30年、15年等）則分為永久、定期兩類。

（三）排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由 結(jié)合時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表、關(guān)于同一事由的來文與復(fù)文等成套性文件應(yīng)集中排列。

“事由”可指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。通過強(qiáng)調(diào)事由、界定事由，使密切相關(guān)、參照性強(qiáng)的文件從實(shí)體上相對集中，可以進(jìn)一步體現(xiàn)出最低一級類目內(nèi)歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系，方便檢索利用。

“最低一級類目”指分類時所確定的類目體系中設(shè)在最低一級的類目，例如按照“——保管期限”分類，“保管期限”即為最低一級類目。

具體排列方法，在同一事由內(nèi)的歸檔文件，按文件時間順序排；不同事由的歸檔文件排列，即事由排列，也可按事由的時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表集中排列。如有機(jī)構(gòu)分類，機(jī)構(gòu)按習(xí)慣順序排。保管期限按永久、長期、短期排。

（四）編制檔號

歸檔文件編制檔號是指將歸檔文件在全宗中的位臵標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章由全宗號、類目號、件號、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目組成。

1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號

2、類目號：分類方案中類目的標(biāo)識符號

3、件號：按——保管期限分類的，文件在同一同一期限內(nèi)依事由結(jié)合時間順序編號。整理歸檔文件只編室編件號。

4、頁數(shù)：指每一件歸檔文件的頁數(shù)。

5、保管期限：根據(jù)國家規(guī)定劃定的文件的保管期限。歸檔章可直接印制在封面上，沒有封面的加蓋在歸檔文件的首頁上端。

（五）編制目錄

1、歸檔文件目錄設(shè)件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目

①件號：填寫室編件號。

②責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

③文號：文件的發(fā)文字號，要照實(shí)登錄。

④題名：文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或者標(biāo)題含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“[ ]”號。

⑤日期：文件的形成日期（落款日期），以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2002年3月15日標(biāo)注為20020315。

⑥頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。⑦備注：注釋文件需說明的情況。

2、歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊（目錄本）并編封面。歸檔文件目錄與分類方案可以一致也可以不一致，可以按末級類目編制，也可按上一級類目編制。

如按照——保管期限分類的目錄編制可以有兩種方法：一是可以每個裝訂一本目錄，二是每個按永久、長期、短期裝訂三本目錄。

（六）將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒脊及備考表。

1、檔案盒

檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)臵20mm,30mm、40 mm等幾種規(guī)格。

檔案盒脊設(shè)全宗號、類目號、室編件號、館編件號等項(xiàng)目。件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”號連接，不按組織機(jī)構(gòu)分類的單位，組織機(jī)構(gòu)項(xiàng)空臵不填。

2、裝盒方法

注：以下所述方法不適用于事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案，專指業(yè)務(wù)檔案以外的其它文書檔案的裝盒方法；事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案仍按一單位一盒的方法裝盒。

（1）嚴(yán)格按件號順序裝盒。

（2）不同的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。（3）不同保管期限的文件不應(yīng)放入同一檔案盒。（4）分類中設(shè)臵機(jī)構(gòu)層次的，不同機(jī)構(gòu)的不應(yīng)放入同一檔案盒。

（5）同一事由的文件不一定必須裝入同一檔案盒。

3、備考表

備考表臵于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

（1）盒內(nèi)情況說明：填寫盒內(nèi)文件的檔案及文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

（2）整理人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。（3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。（4）日期：歸檔文件整理完畢的日期。

第四篇：2014年檔案管理知識更新

1． 如何理解檔案信息公開？

答：檔案信息是社會組織或個人在以往的社會實(shí)踐中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。檔案信息是信息的屬概念，是可以脫離檔案文件實(shí)體而存在的檔案信息積累，是具有保存和利用價值的檔案信息資源總和。在我國，“檔案信息公開”一詞是從“公開歷史檔案”逐步演變而來的。受20世紀(jì)80年代初改革開放大潮的影響，中共中央國務(wù)院做出了“公開歷史檔案”的決定；80年代末期，“公開歷史檔案”又進(jìn)一步轉(zhuǎn)變成全面的“檔案信息公開”。檔案信息公開是指將各級國家檔案館保存的可以公開的保密期滿的檔案解除封閉，向社會公開，供社會利用的過程?！睂Υ?，應(yīng)該從以下四個方面來理解：（1）檔案信息公開的實(shí)施主體是各級國家檔案館。（2）可以公開的封閉期滿的檔案是檔案信息公開的具體對象。（3）檔案信息公開的最終目標(biāo)是便于社會利用，為社會主義建設(shè)服務(wù)，滿足公眾的利用需求。（4）檔案信息公開需遵照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行。

2．檔案信息公開法律范圍及制度建設(shè)存在哪些缺陷？

答：從法律規(guī)范看，其一，我國已出臺的“辦法”及相關(guān)“指南”僅限于國家檔案局的檔案行政管理活動，并不完全適用于其他各級各類檔案管理機(jī)構(gòu)及服務(wù)機(jī)構(gòu)；其二，《國家檔案局政府信息公開工作管理辦法》所稱政府信息，是指國家檔案局在履行檔案行政管理職責(zé)過程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息，并不涉及其他行政機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體乃至于個人信息；其三，信息公開指南僅僅可用于指導(dǎo)公民或團(tuán)體合法獲取國家檔案局的政府信息，缺乏適用于整個檔案行業(yè)的信息公開指南模式。從檔案信息開放制度設(shè)計看，檔案開放制度在設(shè)立原則、開放時間、開放適用范圍(主體和客體)上與政府信息公開精神不相協(xié)調(diào)，檔案開放制度更多地從檔案館開展工作的角度而非公民權(quán)利保護(hù)角度進(jìn)行內(nèi)容設(shè)計。適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代開放服務(wù)與共享的意識、理念及相應(yīng)的制度規(guī)范尚有待變革與重新構(gòu)建。

3．簡述參考咨詢服務(wù)模式。

答：參考咨詢服務(wù)最早源于圖書館，是針對讀者的需要，幫助和指導(dǎo)讀者查找和獲取各種形式信息的過程。參考咨詢工作實(shí)質(zhì)是為讀者或信息用戶解決文獻(xiàn)或信息查詢與獲取過程中遇到的各種問題，其目標(biāo)是向讀者或信息用戶提供或推薦相關(guān)文獻(xiàn)或文獻(xiàn)線索，幫助他們掌握各種文獻(xiàn)查詢工具的利用途徑、方法與技巧，進(jìn)而滿足其自身的信息需求。

(1)基于電子郵件的參考咨詢。在檔案機(jī)構(gòu)主頁設(shè)置電子郵件地址的鏈接或一個表單，咨詢問題就可嵌入?yún)⒖甲稍儾康墓ぷ髁鞒讨小?2)基于實(shí)時交互的參考咨詢。實(shí)時咨詢服務(wù)利用基本的軟件實(shí)現(xiàn)用戶與檔案館員之間進(jìn)行文本或視頻信息的迅捷交流。(3)基于網(wǎng)絡(luò)化協(xié)作的參考咨詢。協(xié)作參考咨詢是將兩個或更多的檔案館聯(lián)合起來，共同提供網(wǎng)絡(luò)參考咨詢，各方共擔(dān)責(zé)任，優(yōu)勢互補(bǔ)，具有連鎖經(jīng)營的效果，可提高服務(wù)質(zhì)量，體現(xiàn)檔案館長期以來追求合作共享的思想。(4)基于多種模式的參考咨詢服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)呼叫中心充分利用現(xiàn)有通信手段和計算機(jī)技術(shù)的全新現(xiàn)代化服務(wù)方式.由于不同的參考咨詢模式各有短長，應(yīng)用于不同技術(shù)和非技術(shù)環(huán)境以及用戶的不同偏好，需建立將各種咨詢模式融為一體的咨詢服務(wù)模式，即復(fù)合型參考咨詢模式。(5)自動化解決方案

4．論述檔案信息公開程序化的作用體現(xiàn)。

答：程序化大體包括程序的科學(xué)性、程序的公開性和程序的合法性等方面的內(nèi)容。在強(qiáng)調(diào)檔案信息公開民主化的同時也應(yīng)重視檔案信息公開程序化問題。（1）程序化的內(nèi)涵及對檔案信息公開的重要性

程序化作為體制、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)中的一種，一旦確立，就要求具備法律效應(yīng)，對檔案信息公開具有重要作用。

①能夠促進(jìn)檔案信息公開的民主化和理性化。程序的科學(xué)性要求程序的設(shè)置必須符合科學(xué)性，人們按此辦理能夠以較少的投入獲得較大的收益。檔案信息公開的程序化有助于公眾參與到檔案信息公開的過程中.促進(jìn)檔案信息公開的民主化和理性化。

②能夠保障公民檔案信息權(quán)利的實(shí)現(xiàn)。程序的公開性是對公民權(quán)利的一種維護(hù)和尊重。換句話說，檔案信息權(quán)利行使之保障，說到底必須以承認(rèn)和保障公民應(yīng)當(dāng)享有的程序性權(quán)利為基礎(chǔ)或前提。

③具有整合功能，可增加檔案信息公開的可接受性。程序的合法性使其具有整合功能。另一方面，程序可以吸納社會的不滿，人們對特定立法可能不滿，但是由于遵守了嚴(yán)格的特定程序，通過人們的參與使得人們對法律的服從變得順理成章，能夠最大限度地增加檔案信息公開的可接受性。

第五篇：檔案管理知識測試題(參考答案)

三亞銘潤旅游投資開發(fā)有限公司

檔案管理知識測試題

一、單項(xiàng)選擇題（共10題，每題3分，共30分）：

1.A

2.A

3.C 4.B

5.A

6.D

7.A

8.C

9.D

10.A

二、判斷題（共10題，每題3分，共30分）：

1.對

2.對

3.對

4.對

5.對

6.對

7.錯

8.錯

9.對

10.對

三、簡答題（共2題，每題10分，共20分）：

1.答：歸檔范圍包括兩方面：（1）公司對內(nèi)的文書資料，包括規(guī)章制度，公司或各部門的發(fā)文，公司各類會議形成的會議紀(jì)要、文件、重要講話稿及會議決定，工作計劃、總結(jié)，重要工作成果如工程設(shè)計圖紙等。（2）公司涉外的文書資料，包括與外部單位的信件、協(xié)議、合同等，公司參與的重要活動的文件、重要講話稿及音像資料，出差學(xué)習(xí)考察獲得的資料等。

2.答：準(zhǔn)確表達(dá)案卷內(nèi)容；文字簡明扼要；標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整。

四、案例分析（共2題，每題10分，共20分）：

1.答：人事任命決定、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、電視臺攝制影像資料。

2.答：（1）正確：將人事任命決定進(jìn)行了存檔；將人事任命存放進(jìn)了相應(yīng)公司文件類檔案中。（2）錯誤：①不應(yīng)只將人事任命決定存檔。應(yīng)當(dāng)把人事任命決定、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、電視臺攝制影像資料都存檔。②不應(yīng)將人事任命決定直接存檔。應(yīng)該進(jìn)行存檔登記、編號再歸檔。③不應(yīng)讓辦公室主任直接借閱和復(fù)印。應(yīng)該做好借閱和復(fù)印登記工作。