第一篇：加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定

武檔[2003]19號(hào)

各區(qū)人民政府,市直各有關(guān)部門、市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目及主管部門：

根據(jù)國家《檔案法》和湖北省、武漢市《檔案管理?xiàng)l例》，以及有關(guān)規(guī)定，為了進(jìn)一步規(guī)范我市各類重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，嚴(yán)防建筑工程質(zhì)量事故和腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、依法管理，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)記錄。依法加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)檔案工作，不僅是國家、省、市檔案管理法規(guī)的明確要求，而且是從制度上防止“建一個(gè)工程倒一批干部”現(xiàn)象發(fā)生，真正做到百年大計(jì),百年質(zhì)量,百年審計(jì),百年責(zé)任的重要基礎(chǔ)工作。各區(qū)、各有關(guān)部門和建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)把建立重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案列入重要的議事日程，把加強(qiáng)檔案工作作為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目對(duì)人民負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的大事，作為源頭治理腐敗的重要措施，切實(shí)加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的管理工作，嚴(yán)按照國家、省、市有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確保重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

二、堅(jiān)持原則，進(jìn)一步建立健全各類重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作制度。在檔案工作中要堅(jiān)持與建設(shè)項(xiàng)目同步的原則，凡由市下達(dá)的1000萬元以上和各區(qū)下達(dá)的500萬元以上規(guī)模的各類重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，都必須與項(xiàng)目建設(shè)同步建立檔案。即各重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)單位在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)同步開始進(jìn)行項(xiàng)目檔案、資料的收集、整理、審查工作；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，完成項(xiàng)目文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作，作為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的條件。根據(jù)湖北省檔案局、湖北省計(jì)委關(guān)于《加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的通知》（鄂檔[1993]21號(hào)），凡未取得檔案驗(yàn)收合格證的不得進(jìn)行該項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

根據(jù)國家檔案局、國家計(jì)委印發(fā)《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法的通知》（國檔發(fā)

[1997]15號(hào)）規(guī)定，在工程開工前必須實(shí)行登記制度，凡未取得檔案登記證的不予發(fā)放建筑工程施工許可證。各重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位應(yīng)根據(jù)國家檔案局、國家計(jì)委印發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號(hào)）的有關(guān)規(guī)定，建立與項(xiàng)目相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，確定分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，配備必需的檔案庫房和設(shè)備，制定完善并健全管理制度，統(tǒng)一管理重點(diǎn)項(xiàng)目檔案。

三、從今年起，市、區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目均須按此通知規(guī)定進(jìn)行項(xiàng)目的登記、建檔和驗(yàn)收工作。在建的市屬重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目也要按此規(guī)定做好檔案的管理工作。市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室、市檔案局將依法定期進(jìn)行檢查，檢查不合格者，不得參與項(xiàng)目的評(píng)先、評(píng)優(yōu)。

四、各重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目主管單位的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位及有關(guān)單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，使重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案更好地為重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。市、區(qū)檔案行政管理部門在加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)的同時(shí)，應(yīng)協(xié)助有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目及其主管部門做好有關(guān)檔案人員的培訓(xùn)工作。

五、各區(qū)人民政府、市人民政府各有關(guān)職能部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，督促重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理部門依法加強(qiáng)檔案工作，各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。對(duì)違反《中華人民共和國檔案法》和《武漢市檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位，將依法給予相應(yīng)處罰。

武漢市發(fā)展計(jì)劃委員會(huì)

武 漢 市 建 委

武 漢 市 檔 案 局

二00三年四月十七日

第二篇：水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

【發(fā)布單位】水利部

【發(fā)布文號(hào)】水辦[2005]480號(hào) 【發(fā)布日期】2005-11-01 【生效日期】2005-12-10 【失效日期】

【所屬類別】國家法律法規(guī) 【文件來源】水利部

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

（水辦[2005]480號(hào)）

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目（以下簡稱“水利工程”）檔案管理工作，明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用，根據(jù)《 中華人民共和國檔案法》、《 水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點(diǎn)，制定本規(guī)定。

第二條 水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi),確保水利工程檔案工作的正常開展。

第四條 本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照?qǐng)?zhí)行。

第二章 檔案管理

第五條 水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)對(duì)水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語。

第六條 各級(jí)建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。

第七條 項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項(xiàng)目法人，應(yīng)設(shè)立檔案室，落實(shí)專職檔案人員；其他水利工程的項(xiàng)目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對(duì)各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。

第八條 勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應(yīng)及時(shí)提交項(xiàng)目法人。項(xiàng)目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作。

第九條 工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進(jìn)行收集、整理、歸檔，如遇工作變動(dòng),須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

第十條 水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的，項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。

第十一條 大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備；其他建設(shè)項(xiàng)目，也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設(shè)備。所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。

第十二條 項(xiàng)目法人應(yīng)按照國家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。

第十三條 項(xiàng)目法人應(yīng)按時(shí)向上級(jí)主管單位報(bào)送《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，還應(yīng)同時(shí)向水利部報(bào)送《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》(附件2)。

第三章 歸檔與移交要求

第十四條 水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實(shí)際保存期限,不得短于工程的實(shí)際壽命。

第十五條 《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對(duì)項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項(xiàng)目法人可結(jié)合實(shí)際，補(bǔ)充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類方案。

第十六條 水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)。總包單位對(duì)各分包單位提交的歸檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)；監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告。

第十七條 水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。

第十八條 竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋“竣工圖章”（附件4-1），有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖：

（一）按施工圖施工沒有變動(dòng)的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；

（三）凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào)，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明“竣工階段”和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署“竣工圖確認(rèn)章”（見附件4-2）。

第十九條 水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專人，負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

第二十條 電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。

第二十一條 項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應(yīng)滿足以下要求：

（一）項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料（當(dāng)二者為一個(gè)單位時(shí)，應(yīng)異地保存1套）；

（二）工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí)，各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；

（三）當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí)，原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復(fù)制件；

（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料（具體內(nèi)容參見附件3）。

第二十二條 工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級(jí)，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)目錄與實(shí)物，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。

第二十三條 工程檔案的歸檔時(shí)間，可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。

第四章 檔案驗(yàn)收

第二十四條 水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程，不得通過檔案驗(yàn)收；未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。

第二十五條 各級(jí)水行政主管部門組織的水利工程竣工驗(yàn)收，應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參加。水利部組織的工程驗(yàn)收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機(jī)構(gòu)或省級(jí)水行政主管部門組織的工程驗(yàn)收，由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關(guān)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收，由組織工程驗(yàn)收單位的檔案人員參加。

第二十六條 大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。其他工程的檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和正式驗(yàn)收。初步驗(yàn)收可由工程竣工驗(yàn)收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行；正式驗(yàn)收應(yīng)由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。

第二十七條 水利工程在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人應(yīng)組織工程參建單位對(duì)工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后，可向有關(guān)單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告，并提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。

檔案自檢報(bào)告應(yīng)包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評(píng)價(jià)等內(nèi)容。

第二十八條 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的主持單位在收到申請(qǐng)后，可委托有關(guān)單位對(duì)其工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收前檢查評(píng)定，對(duì)具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目，應(yīng)成立檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機(jī)構(gòu)等單位組成。必要時(shí)，可聘請(qǐng)相關(guān)單位的檔案專家作為驗(yàn)收組成員參加驗(yàn)收。

第二十九條 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下：

（一）聽取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告；

（二）聽取監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告；

（三）對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程，還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評(píng)定意見；

（四）查看現(xiàn)場(chǎng)（了解工程建設(shè)實(shí)際情況）；

（五）根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項(xiàng)目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上；

（六）驗(yàn)收組成員進(jìn)行綜合評(píng)議；

（七）形成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見，并向項(xiàng)目法人和所有會(huì)議代表反饋；

（八）驗(yàn)收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見。

第三十條 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（一）工程概況。

（二）工程檔案管理情況：

1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量

3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況

4、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評(píng)價(jià)

（三）存在問題及整改要求。

（四）驗(yàn)收結(jié)論。

（五）驗(yàn)收組成員簽字表。

第五章 附則

第三十一條 本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋。

第三十二條 本規(guī)定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)定》（水辦[1997]275號(hào)），同時(shí)廢止。

本內(nèi)容來源于政府官方網(wǎng)站，如需引用，請(qǐng)以正式文件為準(zhǔn)。

第三篇：水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

（水辦[2005]480號(hào)）

第一章總　則

第一條　為加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目（以下簡稱“水利工程”）檔案管理工作，明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點(diǎn)，制定本規(guī)定。

第二條　水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條　水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi),確保水利工程檔案工作的正常開展。

第四條　本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照?qǐng)?zhí)行。

第二章檔案管理

第五條　水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)對(duì)水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語。

第六條　各級(jí)建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。

第七條　項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項(xiàng)目法人，應(yīng)設(shè)立檔案室，落實(shí)專職檔案人員；其他水利工程的項(xiàng)目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對(duì)各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。

第八條　勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應(yīng)及時(shí)提交項(xiàng)目法人。項(xiàng)目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作。

第九條　工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進(jìn)行收集、整理、歸檔，如遇工作變動(dòng),須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

第十條　水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的，項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。

第十一條　大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備；其他建設(shè)項(xiàng)目，也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設(shè)備。所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。

第十二條　項(xiàng)目法人應(yīng)按照國家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。

第十三條　項(xiàng)目法人應(yīng)按時(shí)向上級(jí)主管單位報(bào)送《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，還應(yīng)同時(shí)向水利部報(bào)送《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》(附件2)。

第三章歸檔與移交要求

第十四條　水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實(shí)際保存期限,不得短于工程的實(shí)際壽命。

第十五條　《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對(duì)項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項(xiàng)目法人可結(jié)合實(shí)際，補(bǔ)充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類方案。

第十六條　水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)?？偘鼏挝粚?duì)各分包單位提交的歸檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)；監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告。

第十七條　水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》?/SpAN>GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。

第十八條　竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋“竣工圖章”（附件4-1），有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖：

（一）按施工圖施工沒有變動(dòng)的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；

（三）凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào)，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明“竣工階段”和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署“竣工圖確認(rèn)章”（見附件4-2）。

第十九條　水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專人，負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

第二十條　電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。

第二十一條　項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應(yīng)滿足以下要求：

（一）項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料（當(dāng)二者為一個(gè)單位時(shí)，應(yīng)異地保存1套）；

（二）工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí)，各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；

（三）當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí)，原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復(fù)制件；

（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料（具體內(nèi)容參見附件3）。

第二十二條　工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級(jí)，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)目錄與實(shí)物，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。

第二十三條　工程檔案的歸檔時(shí)間，可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。

第四章檔案驗(yàn)收

第二十四條 水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程，不得通過檔案驗(yàn)收；未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。

第二十五條 各級(jí)水行政主管部門組織的水利工程竣工驗(yàn)收，應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參加。水利部組織的工程驗(yàn)收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機(jī)構(gòu)或省級(jí)水行政主管部門組織的工程驗(yàn)收，由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關(guān)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收，由組織工程驗(yàn)收單位的檔案人員參加。

第二十六條 大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。其他工程的檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和正式驗(yàn)收。初步驗(yàn)收可由工程竣工驗(yàn)收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行；正式驗(yàn)收應(yīng)由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。

第二十七條　水利工程在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人應(yīng)組織工程參建單位對(duì)工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后，可向有關(guān)單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告，并提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。

檔案自檢報(bào)告應(yīng)包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評(píng)價(jià)等內(nèi)容。

第二十八條　檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的主持單位在收到申請(qǐng)后，可委托有關(guān)單位對(duì)其工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收前檢查評(píng)定，對(duì)具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目，應(yīng)成立檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機(jī)構(gòu)等單位組成。必要時(shí)，可聘請(qǐng)相關(guān)單位的檔案專家作為驗(yàn)收組成員參加驗(yàn)收。

第二十九條　檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下：

（一）聽取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告；

（二）聽取監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告；

（三）對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程，還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評(píng)定意見；

（四）查看現(xiàn)場(chǎng)（了解工程建設(shè)實(shí)際情況）；

（五）根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項(xiàng)目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上；

（六）驗(yàn)收組成員進(jìn)行綜合評(píng)議；

（七）形成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見，并向項(xiàng)目法人和所有會(huì)議代表反饋；

（八）驗(yàn)收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見。

第三十條 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（一）工程概況。

（二）工程檔案管理情況：

1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量

3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況

4、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評(píng)價(jià)

（三）存在問題及整改要求。

（四）驗(yàn)收結(jié)論。

（五）驗(yàn)收組成員簽字表。

第五章附則

第三十一條　本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋。

第三十二條　本規(guī)定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)定》（水辦[1997]275號(hào)），同時(shí)廢止。

第四篇：建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

通知

有關(guān)單位：

根據(jù)中國國電集團(tuán)公司《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的通知》（國電集辦[2011]122號(hào)）精神，請(qǐng)有關(guān)單位填報(bào)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表，于2012年1月18日之前報(bào)送長源電力總經(jīng)部。水電、風(fēng)電項(xiàng)目注明裝機(jī)容量，機(jī)組數(shù)量。

引用文件第四條：

四、為及時(shí)了解、掌握集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目的有關(guān)情況，要求核準(zhǔn)的建設(shè)項(xiàng)目（包括煤炭等項(xiàng)目），在項(xiàng)目立項(xiàng)6個(gè)月后，并于每年12月20日前填報(bào)“建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”，報(bào)送集團(tuán)公司辦公廳。“建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”填報(bào)工作到檔案正式通過驗(yàn)收后結(jié)束。

聯(lián)系人：王月紅

聯(lián)系電話：027-88717057

二〇一二年一月十三日

第五篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經(jīng)營管理服務(wù)，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指公司在各項(xiàng)工作中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種文字、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是維護(hù)公司合法權(quán)益、防范金融風(fēng)險(xiǎn)、記載歷史真實(shí)面貌、保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要手段。

第四條 公司檔案管理實(shí)行“集中管理、分層保管”的原則。公司設(shè)檔案室，配專職檔案管理員；各部室設(shè)置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和責(zé)任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關(guān)人員崗位職責(zé)，部室負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案工作落實(shí)情況須寫入所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工的工作總結(jié)與工作安排并納入公司績效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節(jié) 歸檔內(nèi)容

第七條 歸檔內(nèi)容

凡是能夠反映公司經(jīng)營活動(dòng)狀況、具有查考利用價(jià)值的資料，均應(yīng)移交公司檔案室集中管理。歸檔內(nèi)容詳見《公司歸檔文件一覽表》（見附件一）。

公司檔案室保管的一級(jí)門類檔案分為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案六類。

第二節(jié) 歸檔時(shí)間

第八條 經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)將辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：

（一）文書檔案

合同（協(xié)議）、貸款時(shí)效、判決書、調(diào)解書等重要文書，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時(shí)返回，最遲不得超過7個(gè)工作日歸檔，最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

收發(fā)文、總裁辦公會(huì)議記錄（紀(jì)要）、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議記錄（紀(jì)要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)相關(guān)資料由總裁辦秘書于材料形成后5個(gè)工作日移交公司檔案室。

（二）會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案的二級(jí)門類包括：自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、臨柜會(huì)計(jì)檔案和其他會(huì)計(jì)檔案。自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，每月及時(shí)整理、裝訂會(huì)計(jì)憑證、科目余額表和發(fā)生賬；按季裝訂柜臺(tái)每日?qǐng)?bào)送的清退業(yè)務(wù)報(bào)表；按年裝訂財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行對(duì)賬單等會(huì)計(jì)資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)立卷，貸款財(cái)務(wù)部內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作，貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作負(fù)責(zé)。

貸款財(cái)務(wù)部每日根據(jù)業(yè)務(wù)處理情況，及時(shí)將貸款項(xiàng)目原始憑證粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后，防止遺失和散落?！顿Y金貸款分配/兌付項(xiàng)目通知單》、《貸款項(xiàng)目資金運(yùn)用付款通知單》、貸款項(xiàng)目清算報(bào)告復(fù)印件作為貸款項(xiàng)目原始憑證，也粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后。

貸款財(cái)務(wù)部每日應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目原始憑證及記賬憑證；每月應(yīng)及時(shí)整理貸款業(yè)務(wù)資產(chǎn)負(fù)債表、貸款業(yè)務(wù)利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單；每年應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬。

貸款項(xiàng)目完全清退3個(gè)月內(nèi)，貸款財(cái)務(wù)部應(yīng)將以下資料歸檔：貸款項(xiàng)目原始憑證與記賬憑證、貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表。貸款財(cái)務(wù)部按貸款項(xiàng)目單獨(dú)建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對(duì)于存續(xù)期超過3年的貸款項(xiàng)目，以3年為周期進(jìn)行立卷歸檔，直至貸款項(xiàng)目完全清退。為方便貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的查閱和使用，貸款財(cái)務(wù)部形成的存續(xù)期在3年以內(nèi)（含3年）貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案由貸款財(cái)務(wù)部保管，存續(xù)期超過3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)移交公司檔案室保管。

理財(cái)中心柜臺(tái)事中監(jiān)督員于營業(yè)次日9：00前將前一天發(fā)生的需交接的業(yè)務(wù)文書、單據(jù)憑證、報(bào)表等整理完畢后交接至合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員。

合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報(bào)表類檔案及其他需要?dú)w檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺(tái)存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（三）業(yè)務(wù)檔案

業(yè)務(wù)檔案的二級(jí)門類包括：自主業(yè)務(wù)檔案和貸款業(yè)務(wù)檔案。

業(yè)務(wù)檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產(chǎn)、基建、工程項(xiàng)目資料在工程竣工驗(yàn)收結(jié)算后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。電子檔案：財(cái)會(huì)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（六）實(shí)物檔案

實(shí)物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節(jié) 歸檔要求

第九條 歸檔資料應(yīng)為原件或能夠反映公司經(jīng)營活動(dòng)狀況且具有查考利用價(jià)值的復(fù)印件，要求字跡、印章清晰，內(nèi)容填寫完整。

第十條 歸檔資料產(chǎn)生部室對(duì)移交公司檔案室前歸檔資料的真實(shí)、完整、有效和保密負(fù)責(zé)。第十一條 歸檔資料應(yīng)體現(xiàn)公司經(jīng)營活動(dòng)的系統(tǒng)性和完整性。

第十二條 各部室經(jīng)營活動(dòng)形成的檔案資料原件，必須及時(shí)移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長期個(gè)人保存，任何部室或個(gè)人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據(jù)公司業(yè)務(wù)管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對(duì)于以后工作中經(jīng)常使用的檔案資料，部門應(yīng)復(fù)印或掃描一份留存。

第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應(yīng)對(duì)不符合要求的歸檔文件資料進(jìn)行必要的修整，包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。

部室檔案管理員有權(quán)拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經(jīng)辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時(shí)，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、接收人雙方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時(shí)，應(yīng)保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內(nèi)容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達(dá)到歸檔要求的，公司檔案員有權(quán)拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負(fù)責(zé)人、接收人三方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營活動(dòng)檔案資料齊全、歸檔及時(shí)、保管有序。

第四節(jié) 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進(jìn)行整理。

資金貸款成立檔案，由合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)檔案，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部和貸款財(cái)務(wù)部檔案管理員進(jìn)行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進(jìn)行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進(jìn)行分類、排序、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行進(jìn)一步的修整，包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進(jìn)行排序。

2、裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁文件左、下側(cè)對(duì)齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護(hù)的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復(fù)式分類法，即保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按分類，再在下按機(jī)構(gòu)（問題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅(jiān)持“事由”原則，即將同一事由的相關(guān)文件排列在一起?！笆掠伞敝敢患唧w的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。在分類方案的最低一級(jí)類目中按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號(hào)

1、件號(hào)：指室編件號(hào)，即歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目中的排列順序號(hào)。如采用“保管期限——機(jī)構(gòu)”分類，室編件號(hào)就應(yīng)在同一保管期限同一的一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)從“1”開始逐件流水編號(hào)。

2、編號(hào)項(xiàng)目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項(xiàng)目內(nèi)容填寫相關(guān)內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號(hào)、全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題、、保管期限、室編件號(hào)等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。編制目錄以“件”為單位進(jìn)行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊(cè)。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等。

3、填寫備考表：包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關(guān)內(nèi)容輸入微機(jī)，并校對(duì)、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節(jié) 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據(jù)檔案類別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的、對(duì)公司的建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對(duì)公司具有利用、查考價(jià)值的，應(yīng)酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務(wù)文書，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清查核對(duì)，保證賬物相符，對(duì)破損和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護(hù)設(shè)施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對(duì)濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內(nèi)禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無關(guān)人員擅自出入，禁止任何外來人員入內(nèi)。

第六節(jié) 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱、復(fù)印、借出檔案材料，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；電子復(fù)制須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；取走原件，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)。理財(cái)中心和合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財(cái)會(huì)檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內(nèi)，如需借出，必須經(jīng)公司相關(guān)審批人批準(zhǔn)，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級(jí)檔案必須經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限定查閱頁數(shù)、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時(shí)，公司檔案管理員必須仔細(xì)檢查核對(duì)有無缺頁、損壞，并及時(shí)做好記錄。復(fù)印的廢損檔案，必須及時(shí)銷毀。

第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或司法機(jī)關(guān)證明，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司有關(guān)部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內(nèi)容。

第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在公司負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室、審計(jì)部和相關(guān)部室組成鑒定小組共同進(jìn)行，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

第三十四條 銷毀檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責(zé)任者形成的或其他部室向本部室移交的應(yīng)歸檔案室保管資料的原件或復(fù)印件，以及其他對(duì)本部室處理業(yè)務(wù)有一定參考作用的資料等。

經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即將相關(guān)資料復(fù)印件留存，并將原件及復(fù)印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關(guān)部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復(fù)印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務(wù)類別分類，以戶為單位，按時(shí)間順序排列，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負(fù)責(zé)建檔登記，并定期檢查復(fù)核檔案目錄與材料是否相符，同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)外查閱的登記事宜；部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負(fù)責(zé)人應(yīng)保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時(shí)間。

第三十七條 部室檔案利用應(yīng)填寫《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務(wù)結(jié)束后2年，個(gè)別檔案根據(jù)業(yè)務(wù)需要適當(dāng)延長保管期限。各部室檔案管理員應(yīng)在每年三月份前對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案資料登記造冊(cè)，報(bào)部室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司組織進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關(guān)部室及人員進(jìn)行監(jiān)銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計(jì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

第四章 歸檔督辦與復(fù)核

第一節(jié) 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應(yīng)隨時(shí)提醒督促業(yè)務(wù)人員將辦理完畢的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)辦理情況，督促并檢查業(yè)務(wù)人員對(duì)應(yīng)歸檔資料進(jìn)行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對(duì)各部室歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應(yīng)歸而未歸檔案明細(xì)，在公司辦公平臺(tái)上進(jìn)行公示，將公示結(jié)果計(jì)入合規(guī)績效考核，進(jìn)行扣分管理。

第二節(jié) 歸檔核對(duì)

第四十三條 各部室檔案員應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行復(fù)核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無遺漏事項(xiàng)，三級(jí)簽字齊全。

第四十四條 各部室負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件進(jìn)行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關(guān)部室配合，對(duì)各部室歸檔情況進(jìn)行檢查與核對(duì)。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與印章管理員的用印文書登記表進(jìn)行核對(duì)，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對(duì)每月進(jìn)行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與審計(jì)部綜合統(tǒng)計(jì)員業(yè)務(wù)發(fā)生額表進(jìn)行核對(duì)，逐筆業(yè)務(wù)核對(duì)檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對(duì)半年進(jìn)行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規(guī)績效考核結(jié)果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時(shí)歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

第四十七條 凡未及時(shí)歸檔、未及時(shí)備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)公司檔案的具體管理工作；理財(cái)中心和貸款財(cái)務(wù)部專門配備檔案柜，分別負(fù)責(zé)自貸款計(jì)劃成立至貸款項(xiàng)目清退期間的資金貸款推介檔案和財(cái)會(huì)檔案的管理；部室設(shè)（專）兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級(jí)檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強(qiáng)責(zé)任心和保密意識(shí)，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業(yè)務(wù)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理同時(shí)適用本辦法和《理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。

第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。