第一篇：談企業(yè)檔案管理工作中的幾點體會

談企業(yè)檔案管理工作中的幾點體會檔案庫房的設(shè)立

從總體上講不論單位規(guī)模大小，凡是檔案庫房的設(shè)立，必須檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建。但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。但應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的（首先要考慮到樓墻、板的承重性），從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保管、維護檔案保密與安全的基本保障。制定可操作的檔案管理人員的職責(zé)

一個單位檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心有關(guān)。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責(zé)尤顯重要。職責(zé)制度就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。注重檔案的交接

由于檔案具有及強的延續(xù)性，檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢趯嶋H工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié)，存在如下問題：

3.1 是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

3.2 是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項認真細致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，就連檔案監(jiān)交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。筆者認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，筆者認為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：

首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進行處理二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工

作順利進行的前提。

其次認真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機構(gòu)負責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認真履行職責(zé)，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構(gòu)負責(zé)人監(jiān)交；檔案機構(gòu)負責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式３份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負責(zé)。

再是加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不單純是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責(zé)任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責(zé)任，增強事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理，使基層檔案工作前后銜接起來。致力企業(yè)檔案的信息電子化建設(shè)

我公司檔案室經(jīng)過多年努力，開展了企業(yè)檔案信息電子化管理。其優(yōu)勢就是以室藏檔案資料，紙質(zhì)或機讀形式的，為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。我們的體會是

4.1 充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。（目前，大多數(shù)基層檔案室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用）。

4.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

4.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在企業(yè)檔案管理上尚案在初級階段，但我們要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中檔案信息管理打下基礎(chǔ)。涉密檔案的管理

大型或特大型企業(yè)的產(chǎn)品往往涉及到國家（企業(yè)）的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動、軍事活動和一個企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的成敗，關(guān)系到企業(yè)建設(shè)的進程。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。

5.1 涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

5.2 層層提高檔案管理人員與涉密人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家和企業(yè)秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

5.3 加強涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完

畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救。

5.4 做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作 正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本企業(yè)工作的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。根據(jù)國家秘密事項：絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權(quán)機關(guān)作出解密前，其他機關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

第二篇：淺談企業(yè)檔案管理工作中的幾點體會

摘要：大型企業(yè)檔案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既為業(yè)務(wù)對象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又使檔案管理與保密工作不松懈。本人作為已獲特級檔案室大型企業(yè)從事企業(yè)檔案管理30年建設(shè)與管理專業(yè)兼保密員的工作者，就企業(yè)檔案管理實際工作中體會到的幾個重點要注意方面淺述如下。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理檔案庫房檔案庫房的設(shè)立

從總體上講不論單位規(guī)模大小，凡是檔案庫房的設(shè)立，必須檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建。但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。但應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的（首先要考慮到樓墻、板的承重性），從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保管、維護檔案保密與安全的基本保障。制定可操作的檔案管理人員的職責(zé)

一個單位檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心有關(guān)。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責(zé)尤顯重要。職責(zé)制度就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。注重檔案的交接

由于檔案具有及強的延續(xù)性，檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢趯嶋H工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié)，存在如下問題：

3.1 是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

3.2 是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項認真細致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，就連檔案監(jiān)交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。筆者認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，筆者認為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：

首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查

明原因，分清責(zé)任，依法進行處理二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。

其次認真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機構(gòu)負責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認真履行職責(zé)，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構(gòu)負責(zé)人監(jiān)交；檔案機構(gòu)負責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式３份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負責(zé)。

再是加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不單純是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責(zé)任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責(zé)任，增強事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理，使基層檔案工作前后銜接起來。致力企業(yè)檔案的信息電子化建設(shè)

我公司檔案室經(jīng)過多年努力，開展了企業(yè)檔案信息電子化管理。其優(yōu)勢就是以室藏檔案資料，紙質(zhì)或機讀形式的，為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。我們的體會是

4.1 充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。（目前，大多數(shù)基層檔案室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用）。

4.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

4.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在企業(yè)檔案管理上尚案在初級階段，但我們要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中檔案信息管理打下基礎(chǔ)。涉密檔案的管理

大型或特大型企業(yè)的產(chǎn)品往往涉及到國家（企業(yè)）的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動、軍事活動和一個企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的成敗，關(guān)系到企業(yè)建設(shè)的進程。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。

5.1 涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

5.2 層層提高檔案管理人員與涉密人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家和企業(yè)秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

5.3 加強涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救。

5.4 做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作 正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本企業(yè)工作的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。根據(jù)國家秘密事項：絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權(quán)機關(guān)作出解密前，其他機關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

5.5 注重檔案情況變化的調(diào)整 檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧?、降密、解密。因此檔案管理人員應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。

5.6 做好檔案密級的調(diào)整工作 一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

5.7 要建立起法制的新秩序。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，檔案管理應(yīng)建立以下三個制度：①建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；②建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知有關(guān)科室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；③建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

5.8 要加強涉密檔案的科學(xué)管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹國檔發(fā)28號文件實施藏涉密檔案解密劃控工作為界，對以前大量混訂在卷內(nèi)的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時，可采取對與所查檔案無關(guān)的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計臺賬和存放地點索引，為科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時的提供創(chuàng)造條件。做好檔案利用過程中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案管理的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

6.1 制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

6.2 隊伍建設(shè)。擔(dān)負利用服務(wù)工作的管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做

利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

6.3 監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回損失。正確處理好檔案保密與利用開發(fā)的關(guān)系

保守國家(企業(yè))機密是每個職工應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給企業(yè)的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：①初審，檔案室工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。②中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。③終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作

開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：①提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進行系統(tǒng)整理，達到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。②建立健全檔號。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。③編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現(xiàn)檢索途徑的多元化。④準(zhǔn)備好副本。對珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進行復(fù)制，搞好檔案副本。

第三篇：談班主任工作中的一點體會（范文）

談班主任工作中的一點體會

班主任是班集體的德育教育者、組織者和領(lǐng)導(dǎo)者，是學(xué)校教育工作、尤其是學(xué)校思想品德教育工作的主力軍，也是學(xué)生學(xué)習(xí)、生活的楷模，是學(xué)生的貼心人，可以說，班主任工作的好壞直接關(guān)系到整個學(xué)校的發(fā)展。班級作為學(xué)校教學(xué)活動的基礎(chǔ)單位，其管理水平的高低，對學(xué)生健康全面的發(fā)展，對完成教育和教學(xué)的各項任務(wù)起著舉足輕重的作用。以下是我多年班主任工作總結(jié)的一點體會：

1.尊重學(xué)生，建立民主平等的師生關(guān)系

教師只有尊重學(xué)生，建立民主平等的師生關(guān)系，使自己成為學(xué)生的伙伴和摯友，才能使自己的教育獲得成功。不僅如此，教師熱愛學(xué)生，不僅要尊重學(xué)生的人格，尤其要愛護學(xué)生的積極性和創(chuàng)造性。信任學(xué)生就是相信學(xué)生的自覺性，相信他們的進取心和創(chuàng)造精神，相信他們都有一顆向往美好事物的心。教師的一言一行、一舉一動都直接對學(xué)生起著潛移默化的作用。古今中外的教育家無不強調(diào)身教勝于言教，要求學(xué)生做到的，教師首先做到，而且要做的更好，更具有示范性，在無形之中為學(xué)生樹立榜樣。尤其是班主任，他的人生觀價值觀、他的品德、他的行為、他對每一現(xiàn)象的態(tài)度，都直接地影響著全體學(xué)生。小學(xué)生是具有較強模仿力的，他們時時刻刻觀察著老師的一舉一動，并在某些方面進行模仿，所以老師在學(xué)生面前必須有模范的作用。

2.嚴(yán)格要求學(xué)生，公平公正地對待學(xué)生

教師要嚴(yán)格要求學(xué)生，公平公正地對待學(xué)生。教師熱愛學(xué)生與對學(xué)生的嚴(yán)格要求是一致的。只有在德、智、體等方面嚴(yán)格地要求學(xué)生，才能真正地關(guān)心、愛護學(xué)生?！皭壑睿?zé)之愈嚴(yán)”，學(xué)生是懂得這個道理的。他們喜歡的是親切而又嚴(yán)格的教師。不僅如此，教師還必須公平公正地、一視同仁地對待所有的學(xué)生，特別要注意不能厭惡學(xué)習(xí)成績差的、有些缺點或頂撞過自己的學(xué)生。因此，我在教育中力求公正的評價每一位學(xué)生，對成績好的學(xué)生不護短，對學(xué)習(xí)差的學(xué)生不歧視，注意發(fā)現(xiàn)優(yōu)生的不足，防微杜漸；善于發(fā)現(xiàn)差生的閃光點，并使之發(fā)揚光大。

3.做好后進生的轉(zhuǎn)化工作，促進班級學(xué)風(fēng)建設(shè)

在每一個班級中，總有思想品德和行為習(xí)慣等方面有嚴(yán)重缺點的學(xué)生，重視后進生，做好后進生的轉(zhuǎn)化工作，是做好班主任的重要一環(huán)。后進生是教育教學(xué)過程中固有的教育現(xiàn)象。后進生之所以成為后進生，原因是學(xué)習(xí)基礎(chǔ)差，在短時間內(nèi)學(xué)習(xí)趕不上好同學(xué)；自卑感嚴(yán)重，學(xué)習(xí)態(tài)度一時半會兒難以端正，單靠自身力量難以克服思想壓力。要想盡快轉(zhuǎn)變后進生，首先要了解后進生的實際情況，耐心尋找原因。有的后進生由于家庭原因變成了后進生，他們?nèi)鄙僮虧櫺撵`的父愛或母愛，在這種情況下教師要關(guān)愛學(xué)生，用愛心去撫平后進生心靈的創(chuàng)傷；有的后進生由于先天智力原因，學(xué)習(xí)有一定的難度，教師不要急于求成，要有促使他們進步的耐心和恒心，要對轉(zhuǎn)化后進生滿懷信心。一方面開啟后進生的心靈，在思想上積極鼓勵，徹底消除后進生對學(xué)習(xí)的畏懼感；另一方面，在平時的教育教學(xué)活動中重視后進生、了解后進生、關(guān)心后進生。這樣，后進生才能夠在思想上融入班集體，穩(wěn)定情緒、安心學(xué)習(xí)，他們的全部精力才能集中在教師組織的一切學(xué)習(xí)活動上，在快樂的班級生活中循序漸進地提高學(xué)習(xí)成績。

4.充分發(fā)揮學(xué)生優(yōu)點，培養(yǎng)自主管理意識

建立健全班級組織是班主任工作的一個重要內(nèi)容。初任一個班級的班主任，首先要從其他教師中了解學(xué)生，尊重大多數(shù)學(xué)生的意見建立班級組織；其次，班主任要細心觀察和培養(yǎng)班級組織成員，班主任要善于發(fā)現(xiàn)有組織能力的同學(xué)，把他們培養(yǎng)成為骨干班干部，然后對他們量才而用，合理分工，建立好一個強有力的班級組織。這樣，有利于發(fā)揮學(xué)生的主導(dǎo)優(yōu)勢，從而促進學(xué)生主動學(xué)習(xí)，培養(yǎng)良好的自主管理意識。

總之，教育是一項充滿挑戰(zhàn)性的工作，教師要不斷地完善自我，只有當(dāng)你不斷自我教育的時候，你才能教育好別人。教育也是一門科學(xué)，育人成才是一種精雕細刻的藝術(shù)，在工作中只有講究科學(xué)、創(chuàng)新、藝術(shù)，才能培養(yǎng)出適應(yīng)社會需要的高素質(zhì)的人才來。

第四篇：談檔案管理工作中存在的問題及對策

談檔案管理工作中存在的問題及對策

【摘 要】近年來，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科技進步的日新月異，信息化、科技化時代已經(jīng)到來，檔案管理工作也凸顯了其在社會管理系統(tǒng)中越來越重要的作用。面對新時期的挑戰(zhàn)，檔案管理工作必須突破傳統(tǒng)的管理模式，改革創(chuàng)新管理方法，提高檔案管理水平。本文分析了目前檔案管理工作中存在的一些問題，并提出了相應(yīng)的解決對策。力求通過筆者努力，找到促進檔案管理工作水平進一步提升的可靠途徑。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；工程建設(shè)

影響一個企事業(yè)單位管理水平高低的因素有很多，而檔案管理工作水平的高低，直接關(guān)系到單位能否綜合利用信息資源來使各項工作有序進行。隨著社會信息化程度越來越高，檔案管理信息任務(wù)量也日益加重。在這種趨勢下，檔案管理工作人員必須有意識地發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，并結(jié)合實際狀況，提出具有針對性的有效改進措施。當(dāng)前工程施工檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 檔案收集整理不及時，沒有形成完整體系

工程建設(shè)過程中，必須重視檔案的收集整理，及時形成完整體系，確保工程檔案的收集整理效果。建筑企業(yè)在實際的檔案管理工作中，還存在對施工檔案沒有及時進行收集整理的問題，影響了檔案的系統(tǒng)性，使施工檔案難以發(fā)揮其作用。施工檔案的收集整理受到建筑企業(yè)多方面影響，一些建筑企業(yè)在工程建設(shè)中以經(jīng)濟效益為最終目標(biāo)，對建筑工程施工檔案資料收集整理的重要性認識不夠，影響檔案收集整理工作在企業(yè)建筑施工過程中的具體實施。

建筑工程在建設(shè)后期，工程建設(shè)技術(shù)人員陸續(xù)撤離施工現(xiàn)場，帶走部分專業(yè)施工技術(shù)檔案，導(dǎo)致建筑工程后期施工檔案的分散，給建筑工程施工檔案的收集整理工作帶來困難。檔案整理人員對施工技術(shù)檔案等專業(yè)性高的文獻資料把控度不夠，整理過程中難以形成具有完整體系的施工檔案，給建筑工程施工項目的檔案管理工作帶來巨大影響。

1.2 工程施工難度提高，施工檔案數(shù)量增多

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對建筑工程的要求越來越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工難度，增加了工程項目的施工檔案數(shù)量。如果建筑企業(yè)沒有做好工程項目施工檔案管理準(zhǔn)備工作，依然采用原有施工檔案的收集整理辦法，必然降低建筑工程施工檔案管理質(zhì)量。建筑工程的施工檔案包括施工過程中形成的所有文檔資料，隨著工程建設(shè)難度的不斷增加，施工檔案的數(shù)量也在不斷增多，需要建筑企業(yè)根據(jù)具體施工檔案的收集整理要求，采取相應(yīng)措施，保證建筑工程檔案收集質(zhì)量。建筑工程的檔案管理，因為檔案數(shù)量的增多，造成檔案管理難度加大，一些沒有保存價值的建設(shè)資料，也被保存在施工檔案中，而工程總結(jié)、竣工驗收等重要資料卻沒有被完整保存在施工檔案中。

1.3 施工檔案資料的有效性缺乏保證

施工檔案的收集、整理和保存是一項周期性長的工作，在實際的工程建設(shè)中，建筑工程的檔案資料因為復(fù)印份數(shù)少或保管措施不到位，施工檔案資料沒有真正受到保護監(jiān)管，難以保證其有效性。建設(shè)施工過程中，因為某些項目的負責(zé)人并不是時時都在施工一線，一些重要的現(xiàn)場資料填寫，會出現(xiàn)代簽現(xiàn)象，難以保證施工檔案的有效性。因為施工檔案管理人員的檔案意識薄弱，沒有及時將施工檔案轉(zhuǎn)交給業(yè)主，或在完成施工檔案的轉(zhuǎn)交之后，并不及時對施工檔案重新進行收集整理，錯過了施工檔案交付后的最佳整理期，給建筑施工檔案的最終價值成型造成無法挽回的損失。

在檔案的利用過程中，一些建筑單位并沒有真正意識到施工檔案的重要性，對施工檔案的利用也僅限于工程驗收證書、工程最終預(yù)算等方面的查驗，其他價值性更高的技術(shù)文檔并沒有真正利用，給施工人員造成施工檔案實效價值并不大的錯覺。工程施工檔案管理主要問題的成因

2.1 施工檔案管理制度落實效果不夠

目前，在建筑工程中，施工檔案管理工作的具體落實，還缺乏相關(guān)管理制度，實際工作中，各建設(shè)單位根據(jù)自身的實際需求，對施工檔案管理的方式方法存在差異，影響了施工檔案的統(tǒng)一管理。由于沒有健全的施工檔案管理制度，導(dǎo)致建設(shè)施工過程中，施工檔案的管理隨意性大，難以保證檔案管理工作質(zhì)量。隨著建筑工程建設(shè)難度的提升，檔案資料數(shù)量越來越多，沒有科學(xué)、有效的檔案管理制度為檔案管理工作做支撐，導(dǎo)致檔案管理效果難以落到實處。

2.2 工程建設(shè)單位和建設(shè)人員重視程度不夠

一些工程建設(shè)單位對檔案管理工作的認識程度不夠，僅僅把工程施工檔案管理工作當(dāng)做建筑工程中的一般臨時性工作，沒有制定企業(yè)內(nèi)部的施工檔案管理工作制度，缺乏專職施工檔案管理人員，難以保證施工檔案管理質(zhì)量。施工檔案的收集和管理，在一些建設(shè)人員看來是一項苦差事，導(dǎo)致檔案管理積極性不高，施工檔案的收集整理中，沒有做好鑒定驗收工作，材料歸檔范圍沒有明確，影響了施工檔案管理工作效果。新時期解決檔案管理問題的對策

3.1 轉(zhuǎn)變落后觀念

為了提高新時期檔案管理工作水平，首先要從改變許多檔案管理工作人員長期存在的檔案管理工作意義不大這一錯誤觀念抓起，一方面需要單位領(lǐng)導(dǎo)人自身加強對檔案管理工作的重視，從而加強宣傳教育，加大監(jiān)督力度，促使檔案管理工作人員改變工作態(tài)度，提升工作責(zé)任感，進而高效率、高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。另一方面要對檔案管理工作人員進行思想教育，向其展現(xiàn)檔案管理工作為單位創(chuàng)造的一系列成果，使其從內(nèi)心深處充分認識到檔案管理工作的重要性，從而可以全身心地投入到管理工作中。

3.2 健全檔案管理制度

隨著我國社會管理系統(tǒng)的不斷完善，檔案管理制度也應(yīng)該符合新時代的要求，不斷進行改革、不斷加以完善，盡可能避免管理中隨意性、盲目性現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案管理部門應(yīng)明確任務(wù)分配，嚴(yán)格執(zhí)行獎懲制度，一方面要積極鼓勵對單位做出貢獻的優(yōu)秀員工，另一方面要嚴(yán)加懲罰給單位帶來損失的不利行為，真正建立起有效、適用的檔案管理制度。

3.3 實現(xiàn)檔案管理信息化

隨著社會信息化、自動化步伐的不斷加快，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)新時期下社會發(fā)展的需要，而檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的實體存儲升級為數(shù)字化存儲，實現(xiàn)資源的高度共享。檔案管理信息化的實現(xiàn)，能夠促使檔案管理人員在龐大的信息量面前，快速地查找到所需要的資源，不僅節(jié)省了搜索檔案的時間，而且可以使檔案管理人員獲得更加全面、更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。另外，檔案管理信息化的便捷也有利于激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，最大限度地將資源管理的潛能發(fā)揮出來，從而實現(xiàn)檔案信息資源合理高效利用，促使新時期下檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

3.4 加強建筑企業(yè)的制度建設(shè)，提高檔案管理人員的認識程度

企業(yè)根據(jù)我國對現(xiàn)場施工檔案的具體法規(guī)要求，并結(jié)合企業(yè)實際情況，制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，保證建筑企業(yè)在具體的檔案管理工作效果落實過程中有章可循。建筑企業(yè)要積極通過開辦培訓(xùn)班等形式，提高建筑工程人員對施工檔案的重視程度。建筑企業(yè)在施工檔案管理工作中，要克服傳統(tǒng)管理經(jīng)驗，對施工檔案管理人員進行明確，保證建筑工程施工檔案的質(zhì)量。

3.5 保證施工檔案的真實有效

對于建筑工程的施工檔案，必須保證施工檔案的真實有效，從檔案形成的源頭開始，把建筑檔案的形成融入到工程建設(shè)過程中。在具體的實施過程中，建筑企業(yè)必須根據(jù)檔案管理制度要求，對檔案形成進行有效跟蹤，保證施工檔案的真實有效。結(jié)語

為了能夠提高檔案管理工作水平，檔案管理負責(zé)人應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代社會信息化快速發(fā)展的趨勢，認真分析本單位在制度完善、員工素質(zhì)、資料完整性以及工作流程等方面存在的問題，在符合法律法規(guī)要求的范圍內(nèi)，積極采取切實可行的應(yīng)對措施，并嚴(yán)格規(guī)范執(zhí)行，確保檔案管理工作能夠在一條高效、高速的道路上，從而獲得持續(xù)性、健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]鄭春宏.提高檔案管理工作效能的探討[J].才智，2014（12）.[2]趙麗，楊同軍.強化建筑施工檔案管理工作探析[J].中小企業(yè)管理與科技，2015（04）.[3]劉維秦.提高檔案管理水平，推進現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展[J].新西部，2011（11）.

第五篇：實際工作中的檔案管理淺談

實際工作中的檔案管理淺談

檔案的含義：

1、檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。

“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。

2、檔案的形成者。

檔案是由官方機構(gòu)、半官方機構(gòu)、非官方機構(gòu)以及一定的個人、家庭和家族形成的。

3、檔案來源于文件。

檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內(nèi)容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統(tǒng)性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件；其次是價值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；最后是系統(tǒng)性批判，檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。

4、檔案的形式多種多樣。

檔案的形式包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質(zhì)、膠磁等；從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等；從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。

5、檔案的本質(zhì)屬性。

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

企業(yè)檔案的定義：

企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件

檔案及檔案管理在公司工作中發(fā)揮的主要作用：

一、檔案是單位工作的查考憑據(jù)。檔案是當(dāng)時當(dāng)事直接使用的文件資料轉(zhuǎn)化來的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當(dāng)時活動的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果，以及管理活動的經(jīng)驗，它可以成為使人信服的歷史證據(jù)，它是任何單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。

二、檔案是各類活動的參考依據(jù)。檔案涵蓋了單位各個時期的建設(shè)、科研、運營等各項工作活動中形成的具有價值的文獻資料，檔案中記載了各種活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)，記錄了各方面信息，反映了各類活動情況，能在不同程度上和不同的方面為單位發(fā)展和建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督的情報信息，對制訂工作計劃，檢查和總結(jié)運營情況，推廣先進技術(shù)和管理經(jīng)驗等，都是重要的參考材料。

三、檔案是單位資產(chǎn)組成部分。檔案作為單位各項工作及其管理活動的真實歷史記錄，其價值在于其記錄中所蘊含的內(nèi)容。首先檔案是單位固定資產(chǎn)和流動資產(chǎn)的構(gòu)成要素。設(shè)備儀器、房屋及建筑物這些“硬件”在其有效使用期間離不開對其起保證與依據(jù)作用的“軟件”—檔案，兩者作為一個整體共同構(gòu)成單位的固定資產(chǎn)。其次檔案是單位無形資產(chǎn)的組成部分，如黨群工作檔案、行政管理檔案、運營管理檔案及科學(xué)技術(shù)管理檔案等，它們真實記錄著單位科技水平、文化建設(shè)及管理狀況等，并伴隨單位工作、運營發(fā)展的始終，是無形資產(chǎn)的構(gòu)成要素。

四、檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和必要條件。無論科學(xué)研究還是技術(shù)創(chuàng)新，所有的科研工作都需要借助于各種各樣的檔案資料才能更快更好地取得成果，一方面過去專門進行的科學(xué)研究的原始記錄可供現(xiàn)實研究工作直接借鑒，另一方面，從記錄廣泛豐富的經(jīng)驗中，可為各項研究活動提供試驗、觀察和理論概括基礎(chǔ)材料。

五、檔案機構(gòu)是單位的歷史寶庫。檔案室是單位的歷史資料和特有的知識、技術(shù)等資料的庫存地，它服務(wù)于單位的各項工作，同時也是對外服務(wù)的窗口，是社會公信度最高的部門。

六、檔案管理是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案工作是維護歷史真實面貌的一項重要工作，科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績和管理水平的重要尺度。檔案記載著一個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的工作業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析、揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材，對提高決策水平和工作效率，促進各方面發(fā)展發(fā)揮著重要作用。

七、檔案是進行文化建設(shè)的生動素材。檔案是單位發(fā)展的真實記錄和見證，是單位文化的重要組成部分，通過檔案我們能夠了解到單位的成長歷程、核心價值觀、文化氛圍等，那一張張照片、一段段影像、一份份文件、一件件實物，讓職工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力，讓社會更感性的了解我們。

八、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是精細化管理的體現(xiàn)。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化就是運用科學(xué)的先進的手段，將檔案的收集、整理、立卷、編號、編目、歸檔等每個步驟按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)運行，每一步都由規(guī)章制約，每個環(huán)節(jié)都通過制度進行規(guī)范，它符合精細化管理“精準(zhǔn)、精確、細致、細化”的要求，是規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。檔案管理的規(guī)范，可帶動文書工作、運營管理、檢查考核、財務(wù)管理等各項單位職能活動的規(guī)范，使精細化管理內(nèi)涵逐步滲透到公司工作的各個方面，進而提高公司綜合管理水平及整體形象。

檔案管理是公司每項工作、每個活動的最后一個環(huán)節(jié)，歸檔工作的完成標(biāo)志著一項工作的圓滿結(jié)束，只有完成檔案工作才能使公司的各項管理形成一個完整的閉合。檔案管理與其他方面的管理不同，它不是只局限于某一方面的管理活動，每個部門、每個職工都會直接或間接地與之發(fā)生密切的關(guān)系，因此不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情，而且是需要所有人員共同參與才能取得一定成效的事業(yè)。檔案工作不但對單位工作有重要作用，而且與每個職工個人的過去和將來都息息相關(guān)，關(guān)心檔案工作，配合檔案工作，重視對檔案材料的積累和保護，是我們每一位員工應(yīng)盡的職責(zé)。