第一篇：加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理,注重電子文檔防線

加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理，注重電子文檔防線 隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也迅速發(fā)展，給檔案事業(yè)發(fā)展帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，也對檔案安全管理提出了更高的要求。作為檔案工作者要樹立安全是第一生命線的理念，運(yùn)用科學(xué)的安全防范措施，確保檔案信息不失密、不泄密。

一要加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全管理體系。建立和完善專人負(fù)責(zé)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理工作，在購置設(shè)備上要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，如在購置安裝防病毒軟件，確定設(shè)立信息系統(tǒng)密碼訪問控制，建立檔案備份與恢復(fù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)隔離措施等環(huán)節(jié)中一定要確保質(zhì)量，做到安全第一。

二要認(rèn)真抓好電子檔案安全管理。增強(qiáng)涉密計算機(jī)及涉密載體的安全保密措施，比如對屬于檔案館接收范圍內(nèi)的電子文件，可以采用存儲移交的方式，進(jìn)行集中保存，防止電子文件在內(nèi)部傳輸過程中被竊取。

三要加強(qiáng)數(shù)字檔案安全登記備份。數(shù)字檔案登記備份工作是 “十二五”規(guī)劃的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是今后的工作重點(diǎn)之一，也是各部門要抓好落實(shí)的重要工作。這就要求各部門在認(rèn)真貫徹數(shù)字檔案登記備份具體方案的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)和完善數(shù)字檔案登記備份安全制度，明確數(shù)字檔案登記備份的責(zé)任人，確保檔案安全，為促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展作出新的貢獻(xiàn)。

第二篇：網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)檔案

上社聯(lián)校網(wǎng)絡(luò)教研課堂系統(tǒng)

（紙質(zhì)檔案）

1、《坐井觀天》教學(xué)案例----上社聯(lián)校上鶴山小學(xué)梁煥軍

2、小學(xué)英語教學(xué)反思----上社聯(lián)校上社小學(xué)王麗

3、小學(xué)科學(xué)教學(xué)反思------上社聯(lián)校上社小學(xué)辛紅葉

4、《再見了，親人》教學(xué)設(shè)計--上社聯(lián)校上社小學(xué)栗茜

5、加強(qiáng)學(xué)生預(yù)習(xí)提高課堂教學(xué)效率

-----上社聯(lián)校中南小學(xué)賈躍科

6、過美麗幸福的教育人生

-----上社聯(lián)校中南小學(xué)賈躍科

第三篇：淺談對教師電子檔案的管理

淺談對教師電子檔案的管理

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，在各種社會實(shí)踐活動中產(chǎn)生了大量的電子檔案，而教師電子檔案作為信息社會發(fā)展的一個部分，已成為檔案管理必不可少的重要組成部分。因此，檔案管理者應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，正確積極地認(rèn)識電子檔案的特點(diǎn)，加強(qiáng)對教師電子檔案管理的研究，推進(jìn)教師電子檔案管理的進(jìn)程。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)信息；教師電子檔案；管理

當(dāng)今世界是一個電子信息發(fā)達(dá)的時代，電子計算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會實(shí)踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作?；诖耍P者對如何做好教師電子檔案管理工作進(jìn)行了如下探討。

一、教師電子檔案具有的優(yōu)越性

對教師電子檔案管理是教師基本情況的記錄和反映個人經(jīng)歷與才能的體現(xiàn)，以個人為單位組合起來的以備查閱的文件材料。教師電子檔案管理的重要意義體現(xiàn)在能迅速查找到教師的相關(guān)個人資料。

（一）教師電子檔案的管理相比以前減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為教師電子檔案資料的收集和管理帶來了方便，也減輕了管理者的勞動強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將原來紙質(zhì)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（二）教師電子檔案的管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教師檔案的管理方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，檔案用計算機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補(bǔ)漏增缺，檔案也不易形成存積?？梢?，教師電子檔案管理省時省力，給工作人員節(jié)省了充足的時間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（三）教師電子檔案的管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的檔案卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的檔案管理工作是由人來完成的，即由教師檔案管理員根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，顯然對管理標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，管理標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到檔案管理質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案查閱和使用帶來諸多不便。但若教師檔案管理進(jìn)行電子檔案管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了教師檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了教師檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

二、教師電子檔案是準(zhǔn)確的師資信息庫

教師電子檔案能為領(lǐng)導(dǎo)對教師人事工作的決策以及專業(yè)課程教師選派提供有價值的信息，成為決策的重要依據(jù)，無論對單位和個人都有不可替代的作用，因此應(yīng)加強(qiáng)教師電子檔案管理工作。

（一）加強(qiáng)對教師電子檔案的分類管理。教師電子檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)管理、檔案隨人走的管理模式。教師電子檔案管理部門必須及時獲得人員工作和職務(wù)變動的準(zhǔn)確信息，包括人員調(diào)出的時間、調(diào)入單位的名稱、主管機(jī)關(guān)的名稱。在總校橫向、縱向選用教師時有據(jù)可依。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對于人員配備困難較大的單位，應(yīng)著重提高現(xiàn)有人員的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，使他們在枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，并對他們進(jìn)行專業(yè)化、信息化的培訓(xùn)。加大對教師電子檔案工作人員培訓(xùn)的力度，定期培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，并能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備管理教師電子檔案，從而提高師資檔案管理水平，開展相關(guān)的師資檔案信息開發(fā)工作，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。加強(qiáng)培訓(xùn)的同時，讓檔案工作人員進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高對教師電子檔案管理的技術(shù)水平。一個合格的檔案管理人員，既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時又要具有先進(jìn)的管理技能和較高的文化素養(yǎng)。

三、結(jié)束語

教師電子檔案管理工作就是要推動教師檔案信息化建設(shè)，把收集的教師檔案數(shù)字化。在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)教師電子檔案管理工作時，要根據(jù)教師電子檔案自身的特?c，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]周鳳瑾.淺談高校檔案信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2008（09）.[2]傅華.聚焦人事檔案[J].中國檔案，2003（04）.[3]陳元明，孟祥芳，谷樂.淺談科研單位電子檔案管理和紙質(zhì)檔案數(shù)字化策略[J].四川檔案，2010（04）.

第四篇：中職學(xué)生電子檔案信息化管理（范文模版）

中職學(xué)生電子檔案信息化管理

摘要：中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的學(xué)籍檔案不僅包括紙質(zhì)版，還包括電子版，電子檔案對于學(xué)生將來繼續(xù)接受教育、就業(yè)等方面起著不可替代的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和數(shù)字化平臺的不斷完善，中職學(xué)校在對學(xué)生電子檔案管理時采取了信息化的管理方式，創(chuàng)新了中職學(xué)生電子檔案管理手段，促使學(xué)生的電子檔案環(huán)境和空間更加安全、穩(wěn)定。本文淺要分析了中職學(xué)生電子檔案信息化管理的優(yōu)越性，進(jìn)一步提出了中職學(xué)生電子檔案信息化管理的實(shí)施策略。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)生；電子檔案；信息化管理

引言：學(xué)生電子檔案記錄的是每位學(xué)生的入學(xué)信息和入學(xué)以來在校的各個方面表現(xiàn)，是評價學(xué)生德、智、體、美、勞等各方面素質(zhì)基本發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)，同時，也能夠反映學(xué)校的發(fā)展歷史和發(fā)展過程。目前，部分中職院校還停留在依靠紙質(zhì)檔案，通過手工收集、整理、查閱檔案等傳統(tǒng)的檔案管理階段。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，中職院校將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，那么，需要同步跟進(jìn)電子檔案信息化管理實(shí)施手段。

一、中職學(xué)生電子檔案信息化管理的優(yōu)越性 1.方便了學(xué)生檔案的整理和檢索查閱

電子檔案信息化管理的歸檔方法，確保了學(xué)生檔案存儲環(huán)境的安全、穩(wěn)定，實(shí)現(xiàn)了對學(xué)生檔案的分類保存，減少了學(xué)生檔案的流失和損壞。在對大量的學(xué)生檔案進(jìn)行整理時，如果完全依賴相關(guān)管理人員的人力，將會增加人力負(fù)擔(dān)，使電子檔案管理成為龐大的管理工程。而電子檔案的信息化管理則大不同，管理人員只需要動動手指，操縱一下網(wǎng)絡(luò)，就能對學(xué)生檔案進(jìn)行一定標(biāo)準(zhǔn)的整理，在技術(shù)條件允許的情況下，能夠編制出全方位的電子檔案信息的檢索工具，大大提高檢索學(xué)生檔案的工作效率。

2.能夠幫助實(shí)現(xiàn)信息整合與資源的開發(fā)利用

中職學(xué)校學(xué)生檔案通過一定的信息技術(shù)手段能將原有的紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)有序歸檔，使之成為電子檔案，充分運(yùn)用了學(xué)校的計算機(jī)資源，減少了對學(xué)生檔案信息加工的人力、物力上的浪費(fèi)，增強(qiáng)檔案信息有效利用的時效性，同時也方便了檔案信息的傳遞，保證檔案信息最大作用的發(fā)揮。

3.方便招聘企業(yè)了解學(xué)生的個人信息

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)資源的共享，同樣的道理，在校企之間建立的產(chǎn)學(xué)研的培養(yǎng)模式下，各個企業(yè)能夠通過電子檔案了解到中等職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生的基本信息，最快的篩選出自身企業(yè)發(fā)展所需要的人才，節(jié)省了企業(yè)招聘人才的經(jīng)費(fèi)投入。從中等職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)的學(xué)生要想工作，也可以通過投遞自己的檔案，方便企業(yè)了解自己的情況，從而大大提升了學(xué)生的就業(yè)率。

二、中職學(xué)生電子檔案信息化管理的實(shí)施策略 1.提升檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)中職院校學(xué)生電子檔案的信息化管理，就要提高檔案管理人員自身的計算機(jī)操作技能、網(wǎng)絡(luò)知識水平。要使這些技術(shù)設(shè)備真正發(fā)揮到做大功效，單純依靠學(xué)校的投資是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，關(guān)鍵是檔案管理人員自身的技能素質(zhì)是否能夠達(dá)到。為此，學(xué)校和相關(guān)的電子檔案的管理人員要做出以下努力：一是學(xué)校要定期開展相關(guān)系統(tǒng)性、專業(yè)性較強(qiáng)的培訓(xùn)，注重檔案管理人員的技能水平，有針對性的提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，鼓勵檔案管理人員開發(fā)出滿足檔案管理實(shí)際需要的功能軟件；二是要提高檔案管理人員錄取資格的標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇專業(yè)對口的人才，擇優(yōu)錄取，建立起競爭淘汰機(jī)制，適當(dāng)提高檔案管理人員的薪酬待遇，增強(qiáng)檔案管理人員對工作的熱愛之情；三是檔案管理人員自身要樹立起檔案信息化管理的意識，樹立起現(xiàn)代的管理理念。

2.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作

電子檔案作為學(xué)生在校期間的綜合素質(zhì)記錄和評價的重要載體，對于學(xué)生日后就業(yè)、升職等都有重要的參考作用，學(xué)生從學(xué)校到社會都離不開檔案。電子檔案一方面方便了檔案信息的傳遞，另一方面由于網(wǎng)絡(luò)自身的開發(fā)性給學(xué)生的電子檔案的安全帶來了巨大的隱患，為了防止學(xué)生的電子檔案被篡改，促進(jìn)機(jī)會平等，學(xué)校和檔案管理人員要確保學(xué)生原始檔案的真實(shí)性，而且還要確保學(xué)生電子檔案的保密，做好電子檔案的加密工作，充分尊重學(xué)生的個人隱私；其次，加強(qiáng)對檔案對檔案信息篩選、發(fā)布、查閱權(quán)限管理力度，強(qiáng)化管理工作的規(guī)范性，給學(xué)生電子檔案的存儲提供一個優(yōu)質(zhì)、安全、穩(wěn)定的環(huán)境；另外，在對學(xué)生的電子實(shí)行信息化管理時，要不斷更新學(xué)?；ヂ?lián)網(wǎng)的防火墻設(shè)備，防止學(xué)生個人檔案被盜竊、篡改。

3.重視學(xué)生電子檔案信息化管理中的存儲問題

鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及電子文件的易修改性等特征，電子檔案的存儲會隨著技術(shù)的更新?lián)Q代發(fā)生一定的改變，一旦互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)過時，那么，則無法識別出檔案信息。為了確保檔案信息的不丟失，相關(guān)管理人員要對檔案保存可采取“雙軌制”，對歸檔文件實(shí)行“兩套制”。檔案部門應(yīng)分別在紙質(zhì)檔案和電子檔案的目錄 “備注 ”項(xiàng)中注明相對應(yīng)的文件檔號及存址，以便不時之需。

總結(jié)：

中職學(xué)校做好對學(xué)生電子檔案的信息化管理工作，有利于實(shí)現(xiàn)中職學(xué)?，F(xiàn)代化教育水平，方便了學(xué)生檔案信息的檢索查閱，節(jié)省人力物力，提高學(xué)生檔案的整理效率。

參考文獻(xiàn)

[1]馮杰.淺談中職學(xué)校學(xué)生檔案的信息化管理[J].電子制作,2015,02:174.[2]張萍.論當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理[J].城建檔案,2013,05:70-71.

第五篇：電子文件檔案化管理

淺析電子文件檔案化管理

摘要：本文從電子文件檔案管理的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響，管理現(xiàn)狀，應(yīng)采取的對策等方面談了對電子文件檔案的管理。

關(guān)鍵詞：電子文件 檔案 管理

近幾年信息技術(shù)不斷飛速，推進(jìn)了信息化建設(shè)的步伐!著計算機(jī)的普及、辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化。漸趨完善和辦無紙代的出現(xiàn)，當(dāng)代高等院校、行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位使用辦公動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，使去以紙質(zhì)格式的文書檔案逐步依托計算機(jī)形成電子格式的件和數(shù)據(jù)資料，對通過網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)生的各類電文件信息的分類、整理、編目、流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲、進(jìn)館、利用就為了電子文件檔案信息化管理的重中之重“電子文件在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成，并借助辦公自動管理系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、利用、處理、傳遞，進(jìn)行自動化網(wǎng)絡(luò)化理，使電子檔案信息管理更高效、更快捷”

一、電子文件檔案管理特點(diǎn)

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲與磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對電子檔案實(shí)行文件級的管理。對單位形成的電子文件實(shí)行自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實(shí)準(zhǔn)確、快捷的檔案服務(wù)信息。

二、電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

第一，電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別.以便將來用戶查找利用。

第二，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證電子文件的法律憑證地位。

第三,電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展,都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份,但最終的解決辦法還是需要計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合,檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換,以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案,以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后,仍能讀取以前存儲的檔案,保證信息資源方便利用。

第四,電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?可以達(dá)到文件一級的管理,所以,檔案部門在接收到文件同時,可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號,并給出相應(yīng)的分類號和檔案號,根據(jù)上下行文之間的關(guān)系,再給出相關(guān)文件號,在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時,可以編制多角度、全方位的檢索工具、方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞,即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件,從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度

第五，電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影晌

(一)傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而

電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是”辦理完畢，具有保存價值.，的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。(二)由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。(三)由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件檔案管理的現(xiàn)狀

(一)檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。(二)在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。(三)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。(四)檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信

息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔”文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。(五)檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

四、對電子文件檔案應(yīng)采取的對策

(一)做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深人到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為”只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與

紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。(二)解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深人研

究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要

定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

(三)使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介人，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

4變革檔案人員知識構(gòu)我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化和吸收信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信 息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)蘋命最根本的對策。