第一篇：一行政案卷之界定

（一）行政案卷之界定

行政案卷① 是指對行政程序的記載以及行政行為所根據(jù)的一切文獻，即行政行為案卷。行政案卷既可能是書面的形式也可能是口頭的形式，行政機關(guān)口頭的決定或口頭說明的理由，如果可以證明確實存在時，也是案卷的一部分；行政案卷既包括行政相對人和有關(guān)利害關(guān)系人甚至其他社會公眾提供的材料，也包括行政機關(guān)自己制作的材料；既包括對相對人有利的證據(jù)，也包括對相對人不利的證據(jù)?！鞍妇響?yīng)注明對當事人提出的每個事實認定、結(jié)論或異議的裁定。包括初步性、建議性、和臨時性決定在內(nèi)的所有決定，都應(yīng)屬于案卷的組成部分。而且它還應(yīng)包括下列說明：就案卷中記載的所有實質(zhì)性事實問題、法律問題或自由裁量權(quán)問題所作出的認定、結(jié)論及其理由或根據(jù)；有關(guān)的規(guī)章、裁決令、制裁、救濟或者其否決?！雹诎妇硎钦麄€行政行為過程的客觀載體，筆者認為，行政案卷具有如下特點： ③第一，程序性。行政案卷是在行政行為過程中形成的，行政行為的準備、實施和執(zhí)行都應(yīng)有案卷的記載，案卷與行政行為是相伴而生的，隨著行政行為的結(jié)束案卷在客觀上也已形成。案卷的程序性表明案卷材料的形成具有時間上的先后順序，案卷材料的不同部分不能顛倒順序。第二，唯一性。每一個行政行為的形成過程是唯一的，作為記載這一過程的案卷也應(yīng)當是唯一的，如果某一行政行為有兩個或更多的案卷，那么這些案卷或者是整個案卷的一部分或者只有一個才是真實的。

第三，封閉性。行政案卷一經(jīng)形成就具有封閉性的特點，不允許隨意增加或減少案卷材料，這也是案卷的程序性特點所決定的。

第四，客觀性。行政案卷是行政行為形成過程的載體，哪些材料應(yīng)記錄在案、哪些不能歸入案卷，不取決于行政機關(guān)工作人員的主觀意志，而應(yīng)以案卷材料與行政行為相關(guān)為標準。相對人及其他利害關(guān)系人對行政行為的異議以及行政行為作出后可能存在的不利后果也應(yīng)載入案卷。

第五，整體性。行政案卷是由很多不同的材料匯集在一起而形成的，這些材料都與案件相關(guān)，每一份材料說明一定的客觀事實，全部材料集中在一起客觀上再現(xiàn)了案件形成的全過程。第六，相關(guān)性。行政案卷是不同材料的總稱，這些材料之所以構(gòu)成一個整體，是因為它們都與案件具有關(guān)聯(lián)性，或者是能夠證明案件事實，或者是對案件過程的客觀記載，相關(guān)性也是對有關(guān)材料是否是本案案卷進行取舍的標準。

第七，多樣性。行政案卷的表現(xiàn)形式是多種多樣的，包括決定前的建議和通知、最后決定的內(nèi)容及其決定的根據(jù)和目的、公眾的意見以及行政機關(guān)準備的不享受任何特權(quán)的工作文件等。④行政案卷與證據(jù)⑤ 有何區(qū)別與聯(lián)系呢？ 就兩者的聯(lián)系來看，第一，行政案卷和證據(jù)具有某些共同的特征，我國訴訟法學界多數(shù)人認為證據(jù)具有客觀性、相關(guān)性和合法性的特征，依筆者上述所見，客觀性和相關(guān)性也是案卷的特征之一。⑥ 第二，行政案卷和證據(jù)可以相互轉(zhuǎn)換，這里要區(qū)別行政程序證據(jù)和訴訟證據(jù)，在行政程序中，案卷的外延大于證據(jù)，案卷是指行政程序過程的記載和行政行為所根據(jù)的一切文獻，案卷包括行政行為的證據(jù)但不限于證據(jù)；在司法審查中，行政案卷成了訴訟證據(jù)的一部分，訴訟證據(jù)的外延大于行政案卷。按照我國《行政訴訟法》的規(guī)定，被告行政機關(guān)對自己作出的行政行為負有舉證責任，而被告的行為記載于案卷之中，被告將案卷提交給法院以證明自己作出的行政行為正確、合法。訴訟證據(jù)不僅包括行政行為案卷，還包括原告提交的證據(jù)和法院依職權(quán)主動調(diào)查收集的證據(jù)在內(nèi)。雖然案卷與證據(jù)具有上述的聯(lián)系，但不能將兩者簡單的等同，行政案卷與證據(jù)至少有如下區(qū)別：第一，行政案卷具有程序性的特點，有些案卷甚至具有時間上的先后順序，不能顛倒，證據(jù)通常沒有順序上的要求；第二，行政案卷具有封閉性的特點，案卷形成后一般不允許增加或減少，但證據(jù)則不同，判決或裁定發(fā)生法律效力后，當事人發(fā)現(xiàn)新的證據(jù)證明原裁判確有錯誤的，可以申訴或申請再審。

第二篇：行政執(zhí)法案卷管理制度

食品藥品監(jiān)督管理局行政執(zhí)法案卷管理制度

第一條 為加強行政執(zhí)法案卷管理，保障依法行政，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合實際，制定本制度。

第二條 本制度所稱行政執(zhí)法案卷是指在行政處罰、行政許可、行政復議、政府信息依申請公開等執(zhí)法過程中形成的與案件有關(guān)的按照一定順序匯集成卷的案件材料。

第三條 行政處罰、行政許可、政府信息依申請公開、移送其他部門案卷由案件承辦人負責立卷。行政復議、行政應(yīng)訴、行政賠償案卷由法規(guī)科承辦人負責立卷。已經(jīng)辦結(jié)的行政執(zhí)法案件，案件承辦人應(yīng)在10個工作日內(nèi)立卷。

行政執(zhí)法案件應(yīng)當一案一卷，簡易程序的行政處罰案件可按時間順序集中匯集成卷。

第四條 正在辦理中的行政執(zhí)法案件，案件材料由案件承辦人保管；已歸檔案卷由法規(guī)科人員負責保管。

第五條 行政執(zhí)法案件立卷后應(yīng)報送法規(guī)科審核整理歸檔。

第六條 案卷查閱實行登記審批制度。正在辦理中的行政執(zhí)法案件，除案件承辦機構(gòu)負責人、法規(guī)科核審人、主管局領(lǐng)導、局主要負責人查閱外，其他人員一般不得查閱或借閱。已歸檔案卷，本局工作人員因工作需要查閱案卷的，應(yīng)嚴格遵守檔案查閱管理規(guī)定。本部門以外單位、人員需要查閱或借閱案卷的，案卷保管人應(yīng)書面登記相關(guān)信息，在報請局主要負責人批準后方可提供案卷。

第七條 違反本制度案卷管理規(guī)定造成后果的，按照《行政執(zhí)法責任追究辦法》相關(guān)規(guī)定對有關(guān)人員進行責任追究。

第八條 本制度自印發(fā)之日起施行。

第三篇：行政執(zhí)法案卷管理制度

XX分局行政執(zhí)法案卷管理制度

一、為嚴格規(guī)范行政執(zhí)法行為，提高行政執(zhí)法工作水平，規(guī)范案卷管理，制定本制度。

二、行政處罰案件經(jīng)分局合議后，履行如下程序：承辦人需到辦公室領(lǐng)取案卷編號；按照執(zhí)法程序制作處罰按卷；承辦人（帶領(lǐng)業(yè)戶）15日內(nèi)將處罰金額繳納到辦公室；辦公室指派專人2日內(nèi)將罰款繳納到指定銀行，并與2日內(nèi)將罰款發(fā)票返到承辦人（業(yè)戶）；行政處罰案件執(zhí)行完畢后，由承辦人將全部材料整理、分類、編號、組卷，30日內(nèi)交辦公室歸檔。

三、案卷檔案由辦公室指定專人按照材料齊全、排列有序、裝訂整齊、便于查閱、保證安全的原則進行立卷、歸檔、保管。

四、查閱案卷必須辦理查閱手續(xù)，當場查閱，不得隨意帶出、復制、損壞。

五、案卷到期需要銷毀時，由案卷管理人員提出申請，列出清單，按規(guī)定程序予以銷毀。

第四篇：行政案卷裝訂順序

林業(yè)行政處罰案卷材料排列順序

（一）卷宗封面

（二）卷內(nèi)目錄

（三）卷內(nèi)材料

1.林業(yè)行政處罰案件調(diào)查報告 2.法律文書

林業(yè)行政處罰決定書（式樣21）； 不予林業(yè)行政處罰決定書（式樣20）； 林業(yè)行政當場處罰決定書（式樣01）； 林業(yè)行政處罰文書送達回證（式樣24）； 林業(yè)行政處罰立案登記表（式樣02）； 林業(yè)行政處罰意見書（式樣19）； 責令

通知書（式樣11）；

駁回∕批準 延期∕分期繳納罰款申請決定書（式樣23）。3.陳述、辯解材料

詢問違法嫌疑人（當事人）筆錄（式樣03）； 違法嫌疑人（當事人）書面陳述、辯解材料；

同案違法人陳述（另案處理的可以是復印件，但要注明原件所在位置）； 林業(yè)行政處罰先行告知書（式樣14）林業(yè)行政處罰聽證權(quán)利告知書（式樣15）；

經(jīng)告知后，違法嫌疑人（當事人）提供的陳述、申辯材料 對違法嫌疑人（當事人）的陳述、申辯的復核材料。對違法嫌疑人（當事人）的身份核實材料。4.證據(jù)材料

林業(yè)行政處罰案件來源材料（包括：受理報警登記表、受案詢問筆錄和舉報、控告、移送、交辦、主動交待及執(zhí)法人員發(fā)現(xiàn)線索的材料）詢問被侵害人、證人筆錄（式樣03）； 證人證明材料；

勘驗∕檢查筆錄（式樣05）及附件：現(xiàn)場圖、現(xiàn)場照片； 先行登記保存證據(jù)通知單（式樣06）； 抽樣取證通知書（式樣07）； 封存扣押決定書（式樣08）解除封存扣押決定書（式樣09）； 暫扣木材決定書（式樣12）暫扣木材決定書（式樣13）；

收集、調(diào)取書證筆錄及其收取的書證原件或者復印件、抄錄件、摘錄件 收集、調(diào)取物證筆錄及其收取的物證照片與文字說明或者物證原物保存說明 調(diào)取物品、文件發(fā)還憑證

林（地）權(quán)證或其他法定林（地）權(quán)證明 木材檢尺明細表 涉案物品價值證明 其他書證；

其他物證及物證照片；

錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等說明件； 鑒定、檢測、評估聘請/委托書及其結(jié)論意見；鑒定、檢測、評估人資質(zhì)證明； 5.聽證材料

聽證申請書（聽證申請筆錄）； 不予受理聽證申請通知書（式樣16）； 舉行聽證通知書（式樣17）； 聽證筆錄（式樣18）； 聽證報告 6.呈批文書

先行登記保存呈批表； 解除先行登記保存呈批表；

對正在營業(yè)的生產(chǎn)∕經(jīng)營場所進行檢查呈批表； 對違法行為人進行辨認∕指認呈批表； 封存∕扣押呈批表； 解除封存∕扣押呈批表； 暫扣木材呈批表； 解除暫扣木材呈批表；

鑒定∕檢測∕評估聘請/委托呈批表； 不予受理聽證申請呈批表； 移交涉案財物呈批表； 延期∕分期繳納罰款呈批表； 延長辦案期限呈批表； 其他需要呈批的事項。7.執(zhí)行結(jié)果

沒收實物清單（式樣22）移交涉案財物手續(xù)； 延期∕分期繳納罰款申請書； 罰沒款收據(jù)或銀行代收罰款收據(jù) 8.其他材料 集體討論筆錄 宣布處罰決定記錄 處罰監(jiān)督復查記錄

案件移送書回執(zhí)（式樣04）其他需要保存的材料

（四）備考表

（五）卷宗封底

如果出現(xiàn)行政復議、行政訴訟或國家賠償情形的，有關(guān)材料可以單獨列卷，作為原行政處罰案卷的副卷存檔。

行政復議案卷材料排列順序

（一）卷宗封面

（二）卷內(nèi)目錄

（三）卷內(nèi)材料

行政復議申請書（副本）、行政復議申請筆錄（復印件）行政復議提交答復通知書 行政復議書面答復（副本）行政復議決定書

履行行政復議決定的有關(guān)文書 其他復議材料

（四）備考表

（五）卷宗封底

行政訴訟卷材料排列順序

（一）卷宗封面

（二）卷內(nèi)目錄

（三）卷內(nèi)材料 起訴狀（副本）答辯狀（副本）判決書或裁定書（副本）

履行行政訴訟判決、裁定的有關(guān)文書 其他應(yīng)訴材料 二審有關(guān)材料

（四）備考表

（五）卷宗封底

國家賠償案材料排列順序

（一）卷宗封面

（二）卷內(nèi)目錄

（三）卷內(nèi)材料 申請書（副本）國家賠償復議申請書 答辯意見（副本）

國家賠償調(diào)解書、國家賠償決定書、不予國家賠償決定書或國家賠償判決書（副本）

國家賠償金支付申請書 責令承擔賠償費用通知書 履行國家賠償?shù)挠嘘P(guān)文書 其他材料

（四）備考表

（五）卷宗封底

裝訂順序中未列出的文書、材料，需要入卷的，根據(jù)其性質(zhì)、類別訂入卷內(nèi)合適的位置。

案件數(shù)字統(tǒng)計以當場處罰決定書、處罰決定書、不予處罰決定書或撤銷案件決定書為準。

一案有多人并分別制作了上述文書的，以一案對待。

案件移送其他部門處理的，原辦案部門不再進行案件統(tǒng)計。

第五篇：2011年行政執(zhí)法案卷自查報告

××××××局

××行政執(zhí)法案卷自查報告

市政府法制辦：

為進一步貫徹落實《行政處罰法》和《行政許可法》，規(guī)范行政執(zhí)法行為，提高行政執(zhí)法案件辦理質(zhì)量和水平，根據(jù)市政府法制辦《關(guān)于開展2011行政執(zhí)法案卷評查活動的通知》要求，我局高度重視，迅速部署，把此次活動作為進一步規(guī)范行政執(zhí)法行為的重要契機，按照標準認真開展案卷評查?，F(xiàn)將自查情況報告如下：

一、行政執(zhí)法案卷辦理基本情況

根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，我局共有行政處罰事項×項。我局不斷完善管理制度、加大普法宣傳力度，嚴格要求、規(guī)范執(zhí)法，有關(guān)單位和個人嚴格遵守相關(guān)法律、法規(guī)，未發(fā)生行政處罰案件。

2011年，我局共辦理××行政許可100件，其中，××50件，××50件。以上均告知申請人享有要求聽證、依法申請行政復議或者提起行政訴訟的權(quán)利，至今未收到聽證和行政復議申請，沒有行政訴訟案件。

二、行政執(zhí)法案卷自查情況

在以往工作的基礎(chǔ)上，按照《行政許可法》的要求，我局對委托授權(quán)書、申請人身份證明材料、收件清單、簽章等許可過程要素進行了規(guī)范和完善，取得了明顯成效。以上100件行政執(zhí)法案件，均能按照法律的規(guī)定行使行政執(zhí)法權(quán),程序合法、事實清楚、處理適當、適用法律準確，無錯案。文書制作規(guī)范、語言準確、歸檔及時。執(zhí)法人員能夠把握法律精神，堅持公開、公平、公正原則，在許可條件、辦事程序、申報材料等方面符合有關(guān)規(guī)定，在承諾期限內(nèi)辦結(jié)，在方便申請人辦事的同時，規(guī)范了行政許可行為。

三、行政執(zhí)法案卷存在問題

由于少數(shù)行政許可申請文書填寫不規(guī)范、不準確，為方便群眾辦事，允許當場修改，故這部分文書有涂改現(xiàn)象，另少數(shù)申請人提交的圖紙有破損現(xiàn)象，影響了案卷整體的整潔、美觀。另外還存在著部分案卷材料大小不

一、裝訂不整齊等問題。

四、改進意見和措施

（一）高度重視，積極整改。我局將根據(jù)此次案卷評查中發(fā)現(xiàn)的問題，認真對照行政執(zhí)法案卷評查標準，本著“有則改之、無則加勉，舉一反

三、改進工作”的態(tài)度，查找問題原因，采取切實有效的措施加以整改，以使案卷評查真正達到解決問題、促進工作的目的。

（二）加強培訓，提高能力。我局加強對行政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)培訓力度，積極開展行政執(zhí)法案卷的交流學習活動，著力提高行政執(zhí)法人員對法律、法規(guī)的理解能力，對行政違法行為的調(diào)查取證和分析判斷能力，對行政執(zhí)法文書的制作運用能力。

（三）完善制度，規(guī)范操作。行政執(zhí)法案卷評查是一項長期工作，對規(guī)范行政執(zhí)法行為、促進依法行政具有十分重要的作用。我局將不斷完善執(zhí)法案件辦理內(nèi)部運行機制，規(guī)范工作流程，同 時，建立健全執(zhí)法檔案管理等各項配套制度，切實提高行政執(zhí)法水平和案卷質(zhì)量。

××××局 ××年××月××日