第一篇：大學(xué)畢業(yè)后的檔案管理問題

大學(xué)生畢業(yè)后，由于各種原因，加上許多大學(xué)畢業(yè)生對檔案的作用與處理方法不了解，也不關(guān)心，所以，每年越來越多的畢業(yè)生對檔案隨意處置。然而，在以后的生活中，碰到當(dāng)公務(wù)員、考研、出國、升學(xué)、結(jié)婚、生育等事情，沒有檔案無法辦理的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)自己的檔案已不知去向，那么，大學(xué)畢業(yè)后檔案在哪？檔案放在人才市場嗎？檔案會(huì)在哪個(gè)人才市場？個(gè)人檔案屬于國家機(jī)密文件，檔案的轉(zhuǎn)遞是有規(guī)定程序的，大學(xué)畢業(yè)生在離開學(xué)校之前最好弄清楚個(gè)人檔案在什么時(shí)間被轉(zhuǎn)到哪個(gè)地方去了。在現(xiàn)階段，主管學(xué)生分配的單位沒有統(tǒng)一，有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等，比較亂。而且檔案在以后工作中的轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出也有規(guī)定的程序，不是想轉(zhuǎn)或需要轉(zhuǎn)就可以轉(zhuǎn)的，比較麻煩，最好畢業(yè)時(shí)安排到位。

大學(xué)畢業(yè)生的檔案通常有三個(gè)去向：

1、畢業(yè)后就找到了接受戶口的單位，檔案和戶口都轉(zhuǎn)到工作的單位

這是通常認(rèn)為最正規(guī)的檔案流向，但據(jù)統(tǒng)計(jì)，這種情況大約只占到畢業(yè)生檔案的10%左右的比例。

2、畢業(yè)后沒有找到接受戶口的單位，戶口和檔案留在學(xué)校

兩年后戶口打回原在地，檔案或留在學(xué)校，或轉(zhuǎn)到省檔案局。在這里需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，由于國家相關(guān)政策，規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年，許多大學(xué)生以為，既然學(xué)校免費(fèi)保存，就無須再到人才交流機(jī)構(gòu)托管了，這是一種省錢的檔案存放方式，其實(shí)不是的。

這種誤解是沒有搞清“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別。在學(xué)校保存的只是你的“學(xué)籍檔案”，不是真正發(fā)揮作用“人事檔案”，如轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進(jìn)行的。學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，甚至無法繳納社會(huì)保險(xiǎn)，將來也無法計(jì)算成為工齡，從而影響?zhàn)B老金的數(shù)額計(jì)算，在某種意義上說，也是得不償失。

3、把檔案和戶口放在人才市場交流中心

首先必須確定在畢業(yè)時(shí)是否已簽過三方協(xié)議，這是學(xué)生、學(xué)校和工作單位共同簽的一個(gè)協(xié)議書，簽了的話，報(bào)到證備注欄就不是空白，此時(shí)檔案會(huì)在這個(gè)單位所在地的人才市場，沒簽的話，報(bào)到證備注欄為空，默認(rèn)打回原籍，本科生打到省級人才市場，專科打到市級人才市場，師范類畢業(yè)生打到教育主管部門，一般在教育局?？捎僧厴I(yè)生自己聯(lián)系人才市場，把檔案轉(zhuǎn)過去保管。

如果大學(xué)生在畢業(yè)時(shí)，沒有安排好檔案的事情，幾年過去，個(gè)人檔案不知去向，在查找時(shí)，可根據(jù)上面的檔案去向，查找相關(guān)管理部門下屬檔案室的電話，告訴接待人員畢業(yè)學(xué)校和畢業(yè)年份通?？刹樵儭Ａ硗?，與參加工作前最后一個(gè)學(xué)校的相關(guān)部門，原戶籍所在地的人事部門；第一家用人單位等，這些地方通常與個(gè)人檔案的去向有關(guān)系，在這些地方問問。

大學(xué)畢業(yè)檔案有什么用？

大學(xué)生畢業(yè)后，由于各種原因，加上許多大學(xué)畢業(yè)生對檔案的作用與處理方法不了解，也不關(guān)心，所以，現(xiàn)在大學(xué)畢業(yè)生中的“棄檔”現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，似乎“檔案沒什么用了”，這種作法其實(shí)是有非常大的隱患的，那么，畢業(yè)生檔案有什么用呢？我們確實(shí)一定要關(guān)注與解決畢業(yè)后檔案問題嗎？

許多大學(xué)生畢業(yè)后，不一定馬上就業(yè)，也有的畢業(yè)生就業(yè)后，就業(yè)的單位不能夠接收檔案，或者不愿意接收檔案，還有許多畢業(yè)生不知道自己會(huì)不會(huì)長期留在單位中工作，等等，由于這一類的原因，加上主觀上對檔案的不重視，所以，每年越來越多的畢業(yè)生對檔案隨意處置，或放在學(xué)校置之不理；或自己拿著，變成無法接收的“口袋檔案”；或者轉(zhuǎn)到人才，但不定期繳費(fèi)；更有甚者，檔案不知去向。

那么畢業(yè)生檔案有什么用呢？我們確實(shí)一定要關(guān)注與解決畢業(yè)后檔案問題嗎？回答是：一定要！

真正能證明個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是檔案。檔案里面有一個(gè)人各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎(jiǎng)證明、還有黨團(tuán)材料。而且這些材料都是原始材料，不可復(fù)制。沒有檔案，有許多人生大事的辦理都會(huì)較麻煩甚至辦不了，下面是一些沒有檔案無法辦理的事情：

1、養(yǎng)老金的領(lǐng)取

辦理養(yǎng)老金領(lǐng)取的時(shí)候，要經(jīng)過檔案的審核，工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保受保時(shí)間等都是以個(gè)人檔案的記錄為依據(jù)的。如，退休時(shí)需要依據(jù)檔案認(rèn)定個(gè)人出生時(shí)間，從而確定退休時(shí)間；需要確定個(gè)人參加工作時(shí)間，從而確定開始繳費(fèi)或視同繳費(fèi)的時(shí)間，以計(jì)算養(yǎng)老金金額，等一系列有關(guān)事項(xiàng)。除了養(yǎng)老金外，其他社會(huì)保險(xiǎn)，如領(lǐng)取失業(yè)金等，也與個(gè)人檔案相關(guān)。

在工作中，經(jīng)常會(huì)碰到因個(gè)人檔案管理不當(dāng)，無法順利地辦理領(lǐng)取養(yǎng)老金的事情，所以，未雨綢繆，大學(xué)畢業(yè)后，無論工作的情況如何，要先把個(gè)人檔案的事情處理好。

2、檔案影響轉(zhuǎn)正定級和計(jì)算工齡，從而影響?zhàn)B老金的數(shù)額

有很多畢業(yè)生找到工作后，沒有及時(shí)辦理參加工作的有關(guān)手續(xù)，幾年后仍是學(xué)生身份，從而影響轉(zhuǎn)正定級和工齡及退休金的計(jì)算。

3、影響評職稱和工作調(diào)動(dòng)

大學(xué)畢業(yè)后，學(xué)生檔案需要經(jīng)過轉(zhuǎn)正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調(diào)動(dòng)，才能在未來領(lǐng)取養(yǎng)老金，等等，未辦這個(gè)手續(xù)，無法評職稱，無法調(diào)動(dòng)，這時(shí)，既使有了當(dāng)公務(wù)員或進(jìn)入事業(yè)單位、國企的機(jī)會(huì)，也無法辦理相關(guān)手續(xù)。

4、考研、考公務(wù)員、出國、升學(xué)、結(jié)婚、生育等相關(guān)證明的辦理

考研、考公務(wù)員、出國、升學(xué)、結(jié)婚、生育等，這些事情都需要政府所屬人才市場開具相關(guān)證明，沒有檔案無法辦理這些證明。

5、導(dǎo)致干部身份丟失

雖然國家的發(fā)展趨勢是取消干部與工人的身份區(qū)別，國家的相關(guān)政府部門：勞動(dòng)部（管工人的）和人事部（管干部的）也已經(jīng)合并，但目前大學(xué)畢業(yè)就有的干部身份還是會(huì)在當(dāng)公務(wù)員、進(jìn)事業(yè)單位及戶口遷入北京、上海等大中型城市時(shí)，起到作用。

也許檔案管理制度存在很多的不合理，把檔案存放在人才也需要不少的費(fèi)用，用棄檔來作為對這一制度的反對也有合理的一面，但在畢業(yè)時(shí)花些時(shí)間，把這件事情處理好，會(huì)減少許多以后不必要的麻煩。

第二篇：建筑設(shè)計(jì)院檔案管理問題探討

建筑設(shè)計(jì)院檔案管理問題探討

摘 要：檔案管理是建筑設(shè)計(jì)院管理工作的重要內(nèi)容，如何讓檔案管理工作更加現(xiàn)代化與科學(xué)化，是建筑設(shè)計(jì)院檔案管理人員需要重點(diǎn)考慮的問題。為充分發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值，滿足當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下建筑設(shè)計(jì)院發(fā)展要求，跟上時(shí)代發(fā)展的部分，需要加快檔案管理體系的創(chuàng)新，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。本文通過分析現(xiàn)階段建筑設(shè)計(jì)院檔案管理的問題，提出了行之有效的對策建議。

關(guān)鍵詞：建筑設(shè)計(jì)院；檔案管理；問題

近幾年我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力進(jìn)一步增強(qiáng)，建筑行業(yè)面臨著良好的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也為建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求。隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，建筑設(shè)計(jì)院傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足實(shí)際需要，對此要抓住歷史機(jī)遇，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，創(chuàng)新檔案管理工作制度，改善服務(wù)水平，推進(jìn)檔案管信息化建設(shè)。只有這樣建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作效率才會(huì)提升，從而為社會(huì)提供更好的服務(wù)。建筑設(shè)計(jì)院檔案管理的問題分析

（一）檔案管理制度有待進(jìn)一步完善

在建筑設(shè)計(jì)院檔案收集、整理、保管和利用等工作中，雖然制定有管理制度，但是面對著新問題、新情況，沒有及時(shí)調(diào)整管理制度。缺少檔案分類表，檔案分類不夠科學(xué)合理，保管期限表不完善，保密制度為落實(shí)，很少結(jié)合建筑、規(guī)劃和市政等業(yè)務(wù)，制定相應(yīng)的歸檔范圍表。由于檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)的不明確，造成很難及時(shí)解決檔案管理問題，對檔案收集工作帶來了不利影響。

（二）檔案管理員缺乏檔案管理相關(guān)知識

當(dāng)前建筑設(shè)計(jì)院檔案管理人員的能力有限，繼續(xù)學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，沒有深入學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識，表現(xiàn)在工作思路不清晰、方法簡單、管理粗放、安全意識不強(qiáng)等方面。此外，由于檔案管理人員變動(dòng)比較頻繁，工作積極性不高，受到檔案管理制度不完善的影響，導(dǎo)致檔案工作很難連續(xù)進(jìn)行，為檔案資料的查找和利用帶來不便。

（三）檔案管理信息化水平低

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，建筑設(shè)計(jì)院檔案管理人員要利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、CAD等軟硬件，讓檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，并有效提升生產(chǎn)率。但是當(dāng)前很多建筑設(shè)計(jì)院沒有建立檔案管理系統(tǒng)，無法收集并整理好大量數(shù)據(jù)，并很難控制電子文件的形成過程，影響了其真實(shí)性和完整性[1]。因?yàn)椴荒艽_保電子文化的安全，在利用電子文件時(shí)不夠便捷和高效。因此，建筑設(shè)計(jì)院要重視檔案信息化建設(shè)，充分體現(xiàn)出檔案資料的價(jià)值。建筑設(shè)計(jì)院檔案管理的對策建議

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

第一，要提高認(rèn)識。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理工作帶來了新的考驗(yàn)，對此要充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，要在建筑企業(yè)信息化整體規(guī)劃中納入檔案信息化建設(shè)；第二，要順應(yīng)形勢?，F(xiàn)階段形勢下為檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，資料形成的電子化、信息管理的動(dòng)態(tài)化、文件歸檔的網(wǎng)絡(luò)化、檔案存儲的數(shù)字化逐步成為了建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作的必然選擇，因此要加快檔案數(shù)字化、文檔一體化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和信息標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展步伐，對檔案實(shí)行統(tǒng)一管理[2]。要加大對信息平臺的應(yīng)用，確保檔案管理模式能夠滿足企業(yè)信息化要求；第三，逐步健全制度。建筑設(shè)計(jì)院要根據(jù)當(dāng)前信息化要求，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，尤其是要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，加強(qiáng)電子圖紙的形成、流轉(zhuǎn)、接受、監(jiān)控、歸檔和鑒定等工作，并落實(shí)安全責(zé)任制度。要妥善保管原有紙質(zhì)檔案，讓電子檔案的真實(shí)性與原始性得到有效保護(hù)。

（二）加強(qiáng)管理制度創(chuàng)新

建筑設(shè)計(jì)院要落實(shí)國家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范，根據(jù)信息化建設(shè)要求，加強(qiáng)管理制度創(chuàng)新。第一，加強(qiáng)圖檔資料的編研與應(yīng)用，結(jié)合建筑設(shè)計(jì)院實(shí)際工作出發(fā)，實(shí)行圖書、情報(bào)和檔案一體化管理模式，為建筑設(shè)計(jì)院的發(fā)展提供更好服務(wù)；第二，加快管理內(nèi)容創(chuàng)新，既要做好原始檔案材料的保管工作，還要重視檔案信息資源建設(shè)，主動(dòng)收集國內(nèi)外建筑設(shè)計(jì)成果報(bào)告、專業(yè)研究進(jìn)展情況等信息；第三，加大特色檔案信息的開發(fā)力度，結(jié)合建筑設(shè)計(jì)院歷年來的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果，特別是要做好技術(shù)強(qiáng)、效益好和實(shí)用性廣的設(shè)計(jì)項(xiàng)目的編研和推介工作。

（三）加大監(jiān)督管理力度

在建筑設(shè)計(jì)院檔案管理過程中，要做好設(shè)計(jì)成果信息的長久保存，采取有效的防范措施，避免出現(xiàn)檔案風(fēng)險(xiǎn)。重要檔案應(yīng)及時(shí)備份，建立電子文件與數(shù)字檔案登記備份中心，特別是建筑設(shè)計(jì)院參與建設(shè)的重大建筑工程項(xiàng)目，應(yīng)做好設(shè)計(jì)資料、電子圖紙和電子文件的登記備份工作，加強(qiáng)對重要檔案的保護(hù)[3]。要落實(shí)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，將實(shí)施細(xì)則與配套措施明確下來，嚴(yán)格監(jiān)督其落實(shí)。在建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作中，要靈活采用各種存儲方法，充分發(fā)揮出數(shù)據(jù)管理、三維設(shè)計(jì)成果等各種類型的檔案登記工具的作用，根據(jù)規(guī)定格式存儲到一次光盤或磁盤等脫機(jī)載體，為檔案數(shù)據(jù)信息的可讀性、完整性與真實(shí)性提供可靠保障。

（四）積極做好技術(shù)創(chuàng)新

根據(jù)存儲數(shù)字化、管理自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的要求，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理工作的方式方法，提高信息化水平。第一，建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，在升級其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及拓展功能的過程中，檔案信息系統(tǒng)也應(yīng)隨之進(jìn)行；第二，由紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，尤其是建筑設(shè)計(jì)院多年形成的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果和重點(diǎn)項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，盡快打造有特色的信息資源，提供特色的服務(wù)，將檔案室?guī)觳氐膬r(jià)值和特色凸顯出來。建筑設(shè)計(jì)院只有做好這些方面的工作，才能更好的適應(yīng)信息化時(shí)代下的發(fā)展；第三，將局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，從網(wǎng)絡(luò)信息資源的屬性與特點(diǎn)出發(fā)，采取相應(yīng)的方法與工具，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息資源的收集、加工、整理、排列以及組合等工作，并合理進(jìn)行分類，這樣更有利于檔案的存儲、傳播、檢索及利用。

（五）提高檔案服務(wù)水平

建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作要注重服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，積極拓寬服務(wù)范圍，將滿意服務(wù)、規(guī)范服務(wù)和主動(dòng)服務(wù)的理念融入到整個(gè)檔案管理工作中[4]。第一，采取專業(yè)化信息服務(wù)模式，從檔案管理職能與建筑設(shè)計(jì)專業(yè)出發(fā)，提供相應(yīng)的檔案信息資源服務(wù)，并進(jìn)一步提升信息服務(wù)對用戶需求與用戶任務(wù)的支持水平，滿足用戶的需；第二，轉(zhuǎn)變個(gè)性服務(wù)觀念。從檔案用戶研究課題的實(shí)際需求出發(fā)，結(jié)合檔案信息用戶的使用習(xí)慣和個(gè)性，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷拓展檢索工具的性能與功能，提供各種檢索渠道，將各種檔案資源整合起來，形成完整的檢索系統(tǒng)；第三，重視人才培養(yǎng)。建筑設(shè)計(jì)院要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)其法律意識，并熟練掌握檔案管理的方法，具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，保證建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作的有序進(jìn)行。結(jié)語

總之，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，對建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作的水平要求也越來越高，為充分發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值，促進(jìn)建筑行業(yè)的發(fā)展，檔案設(shè)計(jì)院必須加強(qiáng)檔案管理。因此，建筑設(shè)計(jì)院要讓檔案管理的更加現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化，重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，并投入更多的資金，用于建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施，確保檔案管理工作的良性發(fā)展。如此一來，必能將檔案的作用充分發(fā)揮出來，實(shí)現(xiàn)我國建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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第三篇：人事檔案管理問題及創(chuàng)新思考

人事檔案管理問題及創(chuàng)新思考

摘 要：本文主要結(jié)合人事檔案管理實(shí)際情況，首先闡述了人事檔案管理的重要性，接著指出了當(dāng)前人事檔案管理存在的主要問題，最后對提升人事檔案管理水平給出了幾點(diǎn)創(chuàng)新性思考策略，以供相關(guān)部門參考借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理問題；創(chuàng)新思考；策略

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)對人才的需求以及要求也愈來愈大，人事檔案也逐漸得到了重視，這為有效開展人事檔案管理工作奠定了基礎(chǔ)。人事檔案是由國家機(jī)構(gòu)以及社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，其具有全面性、真實(shí)性、流動(dòng)性以及機(jī)密性四大特征，對個(gè)人活動(dòng)、學(xué)識水平、工作表現(xiàn)等都進(jìn)行了詳細(xì)記錄，以個(gè)人為單位集中保存起來的以方便用人單位等進(jìn)行考核利用的歷史記錄。人事檔案管理工作的完整性以及有效性對于個(gè)人以及用人單位均十分重要。伴隨著科技的進(jìn)步以信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的要求。因此，必須要根據(jù)人事檔案問題，思考探索出人事管理的創(chuàng)新性策略，以期進(jìn)一步提升人事檔案管理水平。人事檔案管理工作的重要性

人事檔案可以映射出各種人才的專業(yè)、研究方向以及個(gè)人的特長。做好人事檔案管理工作有利于人才的合理配置。一是通過人事檔案管理能夠有效挑選出優(yōu)秀的人才，并結(jié)合單位實(shí)際情況以及未來的發(fā)展方向，有針對性的制定出培養(yǎng)人才的計(jì)劃，充分挖掘工作人員潛能，使優(yōu)秀人才脫穎而出，從而推動(dòng)單位事業(yè)的發(fā)展。二是人事檔案是單位進(jìn)行選拔、考察以及任用人才的第一手資料，通過人事檔案管理有利于單位對工作人員的職位進(jìn)行科學(xué)合理分配。三是通過人事檔案管理可以實(shí)現(xiàn)信息共享，科學(xué)預(yù)測出人力資源的需求，不斷優(yōu)化人力資源配置。人事檔案管理存在的主要問題

2.1 舊的人事檔案管理方式太過繁瑣

以往的人事檔案管理屬于紙質(zhì)管理，對于檔案的收集、整理、?b別、裝訂、保管、錄入、查詢等各個(gè)環(huán)節(jié)均需要憑借檔案管理工作人員手工去完成，不但特別繁瑣、復(fù)雜、低效，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，并且需要耗費(fèi)人力以及大量的時(shí)間才能夠較好的完成。假如碰到比較少的信息需求的時(shí)候借助于人工查閱還可以從容應(yīng)對，若碰到大批量的檔案信息需求，那么憑借手工對檔案進(jìn)行檢索、提取、查閱、摘錄等事項(xiàng)將會(huì)是一個(gè)特別復(fù)雜的工程，給檔案人員增加極大的勞動(dòng)強(qiáng)度，且時(shí)常會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，給工作帶來了一定的阻礙。在具體的檔案查詢過程中，程序復(fù)雜、繁瑣，要求查閱登記以及檢索等諸多要求，這在很大程度上影響了辦事的時(shí)效性。

2.2 人事檔案受人為影響較大

在人事檔案中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些造假現(xiàn)象。有些檔案管理人員的素質(zhì)欠缺，當(dāng)前社會(huì)的誘惑力比較大，假如檔案管理人員經(jīng)受不了外界的誘惑，往往會(huì)直接將某些重要的人事檔案信息泄露，直接影響到人事檔案的保密性。雖說我國近年來強(qiáng)化了人事檔案管理的力度，但是受人為篡改的現(xiàn)象依然屢禁不絕，如某些人為了滿足一己私欲以及自身目的對人事檔案信息進(jìn)行冒充別人或者是憑借人事檔案管理漏洞偽造材料，對我國的人事檔案管理制度構(gòu)成了極大威脅。

2.3 人事檔案質(zhì)量較低

當(dāng)前，人事檔案內(nèi)容編制中雷同、有關(guān)資料信息單一的特點(diǎn)特別明顯，如此人事檔案信息很難找出個(gè)人的特點(diǎn)、專業(yè)以及擅長的領(lǐng)域，很難有讓人耳目一新的感覺。這種人事檔案根本無法較好的反映出人盡其才的人事檔案管理理念，用人單位在進(jìn)行人才選拔和晉升的過程中都需要通過人事檔案中記錄的內(nèi)容進(jìn)行參考，一旦出現(xiàn)內(nèi)容雷同、資料單一的人事資料會(huì)對個(gè)人前途產(chǎn)生嚴(yán)重影響，無法充分發(fā)揮出個(gè)人的價(jià)值。

2.4 人事檔案管理信息化水平較低

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息管理系統(tǒng)開展得到廣泛應(yīng)用，但是技術(shù)還不夠成熟，有些單位依然采取手工操作的方式來替代計(jì)算機(jī)信息化的檔案管理方式，這種管理方式不利于人事檔案管理信息化發(fā)展以及管理管理效率的提升。人事檔案管理創(chuàng)新性策略

3.1 不斷完善人事檔案管理制度

人事檔案管理屬于一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要對有關(guān)制度進(jìn)行不斷完善才可以確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。所以對人事檔案管理制度進(jìn)行逐步優(yōu)化，才能確保人事檔案管理水平的提升。在構(gòu)建人事檔案管理制度時(shí)應(yīng)該將社會(huì)具體去求以及相關(guān)理論進(jìn)行有機(jī)融合，確保制度的有效實(shí)施。尤其對材料的收集以及管理進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，對人事檔案內(nèi)的虛假資料要及時(shí)篩選，有效做到確保人事檔案的真實(shí)有效性。此外，要對人事檔案整理工作的工作職責(zé)以及要求進(jìn)行不斷完善，確保人事檔案卷宗的整理更為合理、全面、科學(xué)，確保單位用人制度的有效性。

3.2 逐步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著社會(huì)現(xiàn)代化水平的不斷提高，舊的人事檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求。必須要加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)，憑借業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平。首先，要向高等院校以及社會(huì)等多途徑、多渠道引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員；其次，現(xiàn)有檔案管理工作人員自身必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，不斷調(diào)整檔案管理的方法以及手段，平時(shí)要多強(qiáng)化計(jì)算機(jī)、信息管理等專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，逐步提高升人事檔案管理，迅速適應(yīng)現(xiàn)代化人事檔案管理的需求；最后，要不斷培養(yǎng)人事檔案管理人員的服務(wù)意識，加強(qiáng)與各部門之間的合作交流，不斷更新個(gè)人檔案信息，確保人事檔案內(nèi)容的完整性以及豐富性，從而更好為人力資源合理配置提供有效服務(wù)。

3.3 強(qiáng)化社會(huì)公眾的檔案信息化意識的培養(yǎng)

針對人事檔案管理的涉密性以及隱蔽性，廣大群眾普遍認(rèn)為檔案管理的內(nèi)容就是報(bào)備人事材料以及提供相關(guān)的信息查閱，其潛在的意義以及價(jià)值是社會(huì)公眾并沒有過多的關(guān)注，這就在一定程度上忽略了人事檔案管理在人才選拔以及人才培養(yǎng)中所發(fā)揮的重要作用。人們對于人事檔案管理信息化的意識均比較低。在計(jì)算機(jī)信息時(shí)代的環(huán)境下，需要采取有效的方式進(jìn)行宣傳教育，不斷激發(fā)社會(huì)公眾的檔案信息意識，憑借宣傳教育不斷更新人們的理念，引導(dǎo)大家深入的認(rèn)識人事檔案管理工作的重要性，更加關(guān)注人事檔案管理的信息化建設(shè)。人事檔案信息化管理并不完全是單純的信息累積以及信息技術(shù)操作，更應(yīng)該是充分應(yīng)用信息技術(shù)的有利條件，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的科技力量。

3.4 不斷提升人事檔案管理的信息化水平

如今是計(jì)算機(jī)信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)，人事檔案的信息化管理屬于社會(huì)發(fā)展趨勢。在信息化時(shí)代大背景的促進(jìn)下，需要積極引入現(xiàn)代化的科技手段，對人事檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化以及文檔化一體化的管理模式，各個(gè)單位可以把每名員工的檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，從而形成數(shù)據(jù)化的檔案資料。借助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行及時(shí)且快速地進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔、保存，那么干部人員的電子檔案的作用將會(huì)等到有效的發(fā)揮。此外，可以不斷拓寬人事檔案的容量，對人事信息資源進(jìn)行合理分類，為用戶的檢索、查詢以及實(shí)現(xiàn)信息共享提供極大便利，使檔案管理由單

一、被動(dòng)、封閉的服務(wù)層次，不斷向全面、主動(dòng)、開放的層次發(fā)展，確保人事檔案的系統(tǒng)性、完整性以及準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)干部以及社會(huì)公眾提供更加便利、有效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

鄧明明（1976-），女，漢族，湖南省邵陽市人，本科學(xué)歷，助理工程師，從事人事檔案工作。

第四篇：事業(yè)單位檔案管理存在的問題

【摘要】檔案是一種非常重要的具有較權(quán)威信息的資源。檔案管理的好壞關(guān)系到一個(gè)單位的工作能否正常運(yùn)行。事業(yè)單位生產(chǎn)以及經(jīng)營的有效數(shù)據(jù)和資料就是來自完善的檔案管理。在人員調(diào)動(dòng)和職務(wù)安排過程中都需要涉及檔案的管理。但是隨著各種改革的不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理存在的問題越來越明顯。本研究就我國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并就相關(guān)問題提出了建議，期望能為事業(yè)單位相關(guān)檔案管理部門提供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問題

一、前言

作為非盈利目的的事業(yè)單位，是利用國家資產(chǎn)為社會(huì)進(jìn)行相關(guān)服務(wù)的組織。事業(yè)單位工作中檔案管理占較大比例。只有將各項(xiàng)相關(guān)的檔案工作做好，才能最大限度的發(fā)揮事業(yè)單位應(yīng)有的功能，才能讓事業(yè)單位在工作上有條有序地開展，才能提高工作效率。但現(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理工作問題層出不窮，所以重視檔案管理工作十分必要。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在問題

（一）檔案管理過程中造假問題嚴(yán)重

事業(yè)單位中人事檔案管理造假問題最為突出。而造假的主要原因是由于一些利益問題，當(dāng)事人為了具有某一項(xiàng)資格而進(jìn)行各種手段的造假，比如將年齡進(jìn)行改動(dòng)，擅自更改自己的履歷等。其次檔案管理人員缺少責(zé)任心，使得許多檔案丟失后重填。由于檔案管理人員沒有仔細(xì)整理檔案，造成部分檔案丟失，但是為了使檔案在檢查過程中數(shù)目完整，就會(huì)出現(xiàn)相關(guān)的單位將丟失的檔案重新填寫的現(xiàn)象，重新填寫會(huì)使部分檔案本應(yīng)該具有的內(nèi)容被改寫或漏寫，從而檔案內(nèi)容不具有真實(shí)性。有些學(xué)校以及單位為了自身利益，故意改寫相關(guān)檔案內(nèi)容使其失去真實(shí)性。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有的辦學(xué)機(jī)構(gòu)為自己收益好，在沒有經(jīng)過相關(guān)內(nèi)容考核的情況下高價(jià)出售學(xué)歷以及學(xué)位證書，影響人事檔案內(nèi)容真實(shí)有效性。

（二）檔案管理不夠信息現(xiàn)代化

信息現(xiàn)代化是將檔案資料與現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，最大限度發(fā)揮其潛在信息價(jià)值。由于對檔案管理工作的重視程度不高，使得檔案信息現(xiàn)代化水平較低。多數(shù)事業(yè)單位的檔案室是之前用過的小辦公室，而且裝檔案的箱子多為簡單的鐵皮箱，由于缺少除潮裝置，檔案容易受潮，字跡容易模糊。其次，對易燃物的防火意識不強(qiáng)，檔案室缺少相關(guān)的防火裝置及滅火器，如果發(fā)生火災(zāi)，所存放檔案將不復(fù)存在。傳統(tǒng)的檔案管理觀念認(rèn)為是簡單的存檔和調(diào)動(dòng)，但是這種觀念嚴(yán)重降低了檔案的有效利用率。在實(shí)際檔案管理工作中，收集相關(guān)資料，并對相關(guān)資料進(jìn)行整理和保管，同時(shí)對相關(guān)資料的真實(shí)性進(jìn)行鑒定，其主要目的是為了更好地利用檔案。實(shí)際情況中檔案的服務(wù)意識淡薄，檔案工作一直停留在人工手動(dòng)管理的層面。事業(yè)單位檔案的管理過程中缺少相關(guān)電子設(shè)備，沒有建立相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)檔案庫，所以一旦紙質(zhì)版檔案丟失，將會(huì)使得整個(gè)相關(guān)資料遺失，從而影響到相關(guān)工作的開展。檔案管理不夠信息現(xiàn)代化使得人工查找檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大大降低了工作效率。

（三）檔案管理人員相關(guān)素質(zhì)較差

檔案管理工作并不是將紙質(zhì)資料裝袋后放置于相應(yīng)的位置，檔案工作有相當(dāng)學(xué)問的，需要有關(guān)工作人員具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，其中較強(qiáng)的工作責(zé)任感是檔案管理員應(yīng)該具有的最基本的素質(zhì)，職業(yè)道德也是一個(gè)合格的管理員必須具備的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員不能與時(shí)俱進(jìn)，在一定程度上不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求。許多事業(yè)單位檔案管理員的錄用沒有專業(yè)限制，并且事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有重視檔案管理需要專業(yè)人員來做，有的事業(yè)單位還會(huì)讓年齡較大且已經(jīng)退休的職工進(jìn)行檔案管理工作，因此事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)較低，專業(yè)性不強(qiáng)，從而在一定程度上嚴(yán)重影響檔案的有效利用和合理管理。

三、對事業(yè)單位檔案管理的建議

（一）加大打假力度

對于檔案管理中人事檔案造假問題突出的情況，事業(yè)單位要依據(jù)相應(yīng)的造假手段，采取相應(yīng)的應(yīng)對策略。做好和事業(yè)單位檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)的宣傳，通過宣傳提高相關(guān)人員的法制觀念是減輕檔案管理中造假的有效途徑。要讓當(dāng)事人意識到人事檔案造假給自己帶來的后果，為了某些利益使用不當(dāng)手段造假需要負(fù)相關(guān)法律責(zé)任?！稒n案法》規(guī)定，對人事檔案進(jìn)行造假的行為，相關(guān)行政部門可采取各種處罰措施，對于情節(jié)十分嚴(yán)重且構(gòu)成犯罪時(shí)要將當(dāng)事人移送司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理。對檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及員工擅自偽造或涂改檔案的行為要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，堅(jiān)決抵制靠關(guān)系、靠金錢來弄虛作假進(jìn)行檔案偽造。

（二）積極建立信息現(xiàn)代化檔案管理

現(xiàn)如今已經(jīng)進(jìn)入信息化高速發(fā)展階段，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式。互聯(lián)網(wǎng)具有高效率，高儲存量，低成本以及查詢與管理方便等特點(diǎn)。面對相關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)力度不足的情況下，應(yīng)當(dāng)將互聯(lián)網(wǎng)辦公結(jié)合到檔案管理中，建立健全相關(guān)檔案管理設(shè)備，大力發(fā)展相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時(shí)提高了相關(guān)人員的辦公效率，同時(shí)信息化管理不需要實(shí)體空間，可以節(jié)約紙質(zhì)檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節(jié)能減排型辦公，值得大力推廣。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

檔案管理不是簡單地工作，要對檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，隨著信息現(xiàn)代化的進(jìn)程，檔案管理工作對相關(guān)管理人員提出了新技能的要求。所以要對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)知識技能的培訓(xùn)，同時(shí)對其掌握情況進(jìn)行考核，做到擇優(yōu)錄用的原則。優(yōu)秀而又專業(yè)的檔案管理人員能提升事業(yè)單位的辦公綜合效率，能讓事業(yè)單位更好為社會(huì)服務(wù)。

四、結(jié)語

事業(yè)單位不同于其他單位，事業(yè)單位的檔案管理更應(yīng)有更嚴(yán)格的管理規(guī)定。目前事業(yè)單位檔案管理問題突出。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，信息化水平較高的現(xiàn)代社會(huì)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，從突出問題入手，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)應(yīng)用先進(jìn)的管理手段，才能將檔案管理工作做到最好。

第五篇：檔案管理存在的問題及解決方案

檔案管理現(xiàn)狀

一、集團(tuán)檔案管理目前存在的主要問題：

（一）各部門應(yīng)移交集團(tuán)檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確，使得各部門不清楚哪些檔案

應(yīng)移交集團(tuán)檔案室存檔。

（二）《檔案管理制度》的執(zhí)行力度不夠，缺少執(zhí)行監(jiān)管。

（三）公司早期資料缺失嚴(yán)重。

（四）檔案借閱審批流程繁瑣，遇到一些工作比較緊急情況時(shí)，無法及時(shí)完成借閱審批。

（五）權(quán)限設(shè)置不夠合理，某些部門（審計(jì)）因工作需要常需查閱大量檔案，但因權(quán)限的限制，每一類檔案都進(jìn)行借閱流程，影響工作效率。

（六）檔案系統(tǒng)：

1.檔案系統(tǒng)缺少關(guān)鍵字檢索功能，不方便搜索。

2.一次借多種檔案時(shí)，必須在不同類別的檔案庫中分別發(fā)起借閱，不能合并起一個(gè)借閱，使用比較麻煩。

3.公開類檔案（證照類）無法發(fā)起借閱。

二、存在原因

（一）對于各部門檔案狀況了解不夠，《檔案管理制度》的編制缺少針對性及可操作性。

（二）對《檔案管理制度》的執(zhí)行缺少有效的監(jiān)督措施。

（三）由于公司早期對檔案缺乏有效的管理，造成歷史資料缺失嚴(yán)重。

（四）檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)？

三、未來管理規(guī)劃

（一）對現(xiàn)行《檔案管理制度》進(jìn)行有針對性的修訂：

1.廣泛征求各部門意見，深入調(diào)查，根據(jù)各部門實(shí)際情況對檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確規(guī)定；

2.對《檔案管理制度》的執(zhí)行增加相應(yīng)的監(jiān)管措施。

3.對缺失的早期歷史資料咨詢相關(guān)部門和當(dāng)事人，盡量補(bǔ)齊？

（二）建議各部門（項(xiàng)目公司）設(shè)置兼職資料員負(fù)責(zé)本部門的檔案收集整理、查詢借閱

流程的發(fā)起及上報(bào)集團(tuán)檔案室歸檔，與集團(tuán)檔案主管進(jìn)行對接。各部門兼職資料員在每月規(guī)定時(shí)間上報(bào)本部門當(dāng)月的收文紀(jì)錄，以備檔案室檢查該部門當(dāng)月歸檔檔案的齊全與否。

（三）對工程項(xiàng)目的檔案加強(qiáng)過程監(jiān)控，不定期到項(xiàng)目進(jìn)行檢查，以保證該項(xiàng)目檔案的及時(shí)完整性，以便于最后竣工資料的移交。

（四）為加強(qiáng)對各項(xiàng)目竣工資料的監(jiān)管，建議設(shè)立各施工單位的結(jié)算審批流程，在由預(yù)

算部門同意結(jié)算付款前，先經(jīng)檔案主管審批，確認(rèn)該施工單位竣工資料完整有效并移交完畢后，方可與該單位辦理結(jié)算。

（五）在保證檔案借閱安全的前提下，對審批流程重新梳理，對一些特殊情況制訂相應(yīng)

措施（先和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電話溝通？）。

（六）檔案查閱權(quán)限的設(shè)定還需和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)商討如何設(shè)置。

（七）之后檔案加工如何進(jìn)行？

（八）檔案系統(tǒng)的改進(jìn)升級？