第一篇：試論檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

試論檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

[內(nèi)容摘要] 檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性、機(jī)要性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。加強(qiáng)檔案管理是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。就煙草行業(yè)而言，檔案記載著發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，有助于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解行政執(zhí)法和企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)提供決策性依據(jù)；為煙草行業(yè)的發(fā)展起到堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)的地基作用。

[關(guān)鍵詞] 煙草檔案管理問(wèn)題對(duì)策

[作者簡(jiǎn)介]張梅，女，朝鮮族，1985年7月生，2006年畢業(yè)于寧夏師范學(xué)院漢語(yǔ)言文學(xué)教育專業(yè)，至今在固原市煙草專賣局（公司）工作。喜歡音樂(lè)、文學(xué)，現(xiàn)任固原市煙草專賣局（公司）辦公室機(jī)要檔案管理員。

聯(lián)系方式：***。

試論檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性、機(jī)要性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。加強(qiáng)檔案管理是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。就煙草行業(yè)而言，檔案記載著發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，有助于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解行政執(zhí)法和企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)提供決策性依據(jù)；為煙草行業(yè)的發(fā)展起到堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)的地基作用。

誠(chéng)然,現(xiàn)階段較從前檔案意識(shí)有所增強(qiáng),但從總體上看檔案意識(shí)還較為薄弱，檔案管理工作中還是存在很多的問(wèn)題，雖然參加檔案工作不久,但在接受了系統(tǒng)的培訓(xùn)后，對(duì)檔案管理有了更加規(guī)范認(rèn)識(shí)。下面就煙草行業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行試論。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）電子辦公的思想動(dòng)搖了紙質(zhì)檔案管理

隨著信息現(xiàn)代化的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生，無(wú)紙辦公的模式已經(jīng)建立。例如從一份文件擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、套紅、簽章等等都可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中迅速的完成，而且電子文件的歸檔整理遠(yuǎn)比紙質(zhì)文件的歸檔簡(jiǎn)便，快捷，對(duì)諸如檔案室、檔案柜等大型硬件設(shè)施的要求少，在指導(dǎo)工作方面無(wú)異于紙質(zhì)文件，因而受到追捧和推崇?！坝须娮影妗背闪司芙^紙質(zhì)檔案的有效理由。

（二）管理力量薄弱

當(dāng)前本單位所轄四縣局（分公司）、十一個(gè)科室、中心和一個(gè)市場(chǎng)部，而檔案有文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、案卷等等，但專職的檔案管理人員卻屈指可數(shù)，多數(shù)是部門內(nèi)勤兼職管理，由于身兼數(shù)職，事務(wù)繁雜對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（三）人員素質(zhì)不高

當(dāng)前本單位的檔案歸檔工作主要依賴于外聘的專業(yè)人士，而日常的管理工作主要依賴于前輩的經(jīng)驗(yàn)教授，沒(méi)有一個(gè)專業(yè)出身的高學(xué)歷高技能人才，個(gè)別單位、部門管理檔案的人員甚至沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄，專兼職檔案管理人員的素質(zhì)均不高。

二、檔案管理工作問(wèn)題的原因分析

（一）認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)

認(rèn)為記人、記錢的檔案比記事的重要。在一般人的眼中提及檔案首先想到的就是人事檔案和財(cái)務(wù)檔案，忽略了文書檔案；認(rèn)為上級(jí)的文件比本級(jí)的重要。多數(shù)單位、部門留存上級(jí)單位的文件比本級(jí)的多，收集的齊全，使檔案管理的主體發(fā)生了錯(cuò)位；認(rèn)為綜合類的文件比專題類的重要；諸如某一項(xiàng)活動(dòng)在一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行完畢后就擱淺了，沒(méi)有形成檔案的意識(shí)。

（二）重視程度不高

相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都停留在保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。處于說(shuō)起來(lái)重要，干起來(lái)次要，忙起來(lái)不要的局面，輕視了檔案管理工作。

三、解決檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策

（一）提高檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

胡錦濤同志曾指出：“檔案是人類活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)，檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是項(xiàng)崇高的事業(yè)。”領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)檔案工作重要性的正確認(rèn)識(shí)是推進(jìn)和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)，要明確檔案管理是一項(xiàng)功在當(dāng)代利在千秋的事情。

（二）建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內(nèi)推展。在單位的信息中心建立檔案信息管理項(xiàng)目，使用網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，便于檢索，易于查閱。

（三）保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定

針對(duì)檔案工作性質(zhì)，確定專人管理檔案工作，針對(duì)檔案管理的特點(diǎn)和管理人員素質(zhì)差的情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案管理工作。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工

作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高管檔質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的行業(yè)提供有利的資源。

1.必須始終堅(jiān)持科學(xué)文化知識(shí)學(xué)習(xí)

（1）掌握文史知識(shí)。語(yǔ)言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的,具有較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力,對(duì)于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史,才能了解檔案產(chǎn)生的歷史背景和作用,更好地熟悉、管理和開(kāi)發(fā)檔案信息資源。書寫水平也很重要,因?yàn)闄n案工作的各個(gè)環(huán)節(jié),如編目、著錄、標(biāo)引等與書寫水平是分不開(kāi)的,若所寫的文字難以辨認(rèn)會(huì)直接影響檔案作用的發(fā)揮。

（2）掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)?，F(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強(qiáng),檔案工作者應(yīng)有重點(diǎn)地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)。如現(xiàn)代管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、圖書館學(xué),還應(yīng)具有一定的經(jīng)濟(jì)、法律知識(shí)。

（3）掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用,檔案工作者必須熟悉和掌握復(fù)印、縮微、音像以及電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí),才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

2.必須堅(jiān)持進(jìn)行各項(xiàng)技能培訓(xùn)

網(wǎng)絡(luò)改變了人們傳統(tǒng)的生活習(xí)慣，檔案工作者需要借助現(xiàn)代的傳播媒介進(jìn)行有效的檔案信息傳播。因此，檔案工作者要接受相關(guān)的技能培訓(xùn)。一是軟件操作和維護(hù)技能培訓(xùn)，提高辦公速度，更好地促進(jìn)檔案信息的傳播。二是網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，可以使檔案工作人員及時(shí)捕捉

社會(huì)信息，針對(duì)受眾需求進(jìn)行組織，提高傳播效率。三是檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒等知識(shí)的培訓(xùn)，都有利于檔案工作者正確應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。在安全與保密的條件下，進(jìn)行更有效的檔案信息傳播。

總之，加強(qiáng)檔案管理工作也是管理創(chuàng)一流的一項(xiàng)重要工作，也是行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、專賣管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對(duì)行業(yè)的發(fā)展有很重要的作用，只有重視檔案管理工作，穩(wěn)定人員，結(jié)合自身檔案特點(diǎn)，管好、用好檔案，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，才會(huì)促進(jìn)檔案管理工作迅速的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

《檔案管理學(xué)》

第二篇：檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：目前我國(guó)大多數(shù)檔案部門在檔案管理工作中仍存在問(wèn)題，影響到檔案管理工作的進(jìn)一步的發(fā)展。因此，強(qiáng)化檔案管理工作在其部門中的重要地位，及時(shí)改進(jìn)檔案管理工作中遇到的問(wèn)題加以及時(shí)解決，勢(shì)必成為我國(guó)檔案管理工作的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 檔案管理制度 資源開(kāi)發(fā)

前言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作以其機(jī)密性較高、政策性和專業(yè)性較強(qiáng)的主要特點(diǎn)，成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科研等主要信息的載體，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)管理工作中發(fā)揮著重要的作用。因此，在現(xiàn)今高速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，建立科學(xué)、系統(tǒng)、民主的的檔案管理制度，可以有效的保證經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)、高效、有序的運(yùn)行，對(duì)人們的生存與發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用。

一、檔案管理工作中存在的具體問(wèn)題

1.1 管理存在誤區(qū)

長(zhǎng)久以來(lái)，我國(guó)很大部分人員和領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案管理上存在認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，將檔案管理工作看成時(shí)簡(jiǎn)單的抄寫與資料管理的事物性工作，既不是主要的工作內(nèi)容，也不能為單位帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)利益，只要管好、不將檔案丟失、不泄露檔案機(jī)密，可以隨時(shí)應(yīng)付單位資料查檔或外調(diào)。因而造成了檔案管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)偏差，它已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)代管理的需求。

1.2 管理水平低，管理力量弱，管理手段過(guò)于落后

我國(guó)對(duì)于檔案管理方面沒(méi)有專門的檔案管理培訓(xùn)，檔案管理人員對(duì)檔案的歸集、整理、裝訂等業(yè)務(wù)流程并不熟悉，檔案人員缺乏正確的檔案收集意識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。

1.3 并不齊全的硬件環(huán)境設(shè)施

由于單位對(duì)檔案管理工作的重視不夠，致使單位并不為檔案管理部門制備的硬件設(shè)施，個(gè)別單位甚至沒(méi)有專門的的檔案室管理檔案，單位的檔案的完整、美觀及整潔將會(huì)面臨霉變、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題的影響，甚至?xí)B基本的檔案管理設(shè)備都缺乏。如：檔案夾、切刀等。

二、檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

為了適應(yīng)社會(huì)主義的發(fā)展需求，提高檔案管理的工作效率，發(fā)揮其工作的重要性。

2.1提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

增強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，同時(shí)從事檔案管理工作的管理人員必須要選擇責(zé)任心較強(qiáng)、政治上可靠、作風(fēng)正派的共產(chǎn)黨員。加強(qiáng)對(duì)這部分人員的道德教育、崗位管理知識(shí)的培養(yǎng)，多關(guān)心對(duì)他們的日常生活工作，使他們?cè)诠ぷ髦谐浞职l(fā)揮其主動(dòng)熱情的工作態(tài)度和思維創(chuàng)立能力。檔案人員的自身素質(zhì)和工作態(tài)度決定了檔案管理的好壞，因此，檔案管理人員的自身素質(zhì)的提高時(shí)極為重要的。同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)注意自身專業(yè)水平的提高，積極參加技能培訓(xùn)等提高專業(yè)水平的活動(dòng)中來(lái)，熟悉檔案管理工作的基本要求和工作流程，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。積極發(fā)展檔案管理事業(yè)，使檔案管理更加科學(xué)、實(shí)用，為社會(huì)的發(fā)展貢獻(xiàn)有利的信息資源。

2.2 設(shè)立健全的檔案管理制度

2.2.1檔案管理工作要建立具有科學(xué)性、合理性的規(guī)章制度，并且要求該制度要符合單位的特點(diǎn)，切合實(shí)際的檔案管理情況，以滿足單位對(duì)檔案管理的具體需求。

2.2.2 制定的檔案管理制度必須適用于單位，并將簡(jiǎn)便易行、方便實(shí)用與可操作性強(qiáng)作為檔案管理制度建立的目標(biāo)，更好的進(jìn)行和約束檔案管理工作，為其工作提供良好的指導(dǎo)與規(guī)范作用。

2.2.3 制度的制定必須遵循雙向性原則，使其在約束員工的同時(shí)也約束。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)是制度的執(zhí)行者，而單位則是由員工構(gòu)成的群體，單位領(lǐng)導(dǎo)要做好單位的帶頭作用，是檔案管理制度得到切實(shí)有效的實(shí)施。

2.2.4 堅(jiān)持檔案管理制度的嚴(yán)肅性。由于檔案管理制度是本部門自行制定并實(shí)施的，所以在其制度的執(zhí)行過(guò)程中一定要堅(jiān)持嚴(yán)肅的執(zhí)行態(tài)度，做到賞罰分明，體現(xiàn)其制度的權(quán)威性。

2.3提升并完善檔案的功能

增加檔案內(nèi)容，使其更加全面完善，以客觀的態(tài)度對(duì)檔案進(jìn)行分析處理，及時(shí)更像檔案的內(nèi)容管理，使檔案可以及時(shí)的反映當(dāng)前的動(dòng)態(tài)狀況。因此，我們應(yīng)重新對(duì)檔案的功能進(jìn)行定位；首先，我們要保證將原有檔案進(jìn)行妥善保管；其次要擴(kuò)大檔案內(nèi)容的涵蓋范圍，使其更加豐富全面，使其更加適應(yīng)單位對(duì)信息的大量需求，為單位提供更好更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.4 采用信息化的檔案管理手段

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)的主要發(fā)展趨勢(shì)和重要的工作工具。它要求檔案人員具備良好的計(jì)算機(jī)水平，同時(shí)也是對(duì)檔案工作提出的新要求。我國(guó)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)于世界接軌，強(qiáng)烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)與社會(huì)需要，要求我們要將檔案管理的新手段與當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)研究成果應(yīng)用到實(shí)際工作中來(lái)，以期達(dá)到提升檔案管理工作的工作效率與管理水平。

2.5 提高檔案管理的服務(wù)水平

檔案管理人員必須樹(shù)立正確的服務(wù)理念，樹(shù)立“工作就是服務(wù)的”正確觀念，將增強(qiáng)崗位服務(wù)意識(shí)與主動(dòng)熱情服務(wù)作為檔案管理工作的根本出發(fā)點(diǎn)和主要?dú)w宿。要確立明確的檔案管理服務(wù)方向，端正工作態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立新的服務(wù)意識(shí)，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。檔案服務(wù)工作的好壞取決于檔案管理者，而服務(wù)的好壞則是衡量一個(gè)單位部門檔案管理人員的重要標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)束語(yǔ)：

新世紀(jì)下，要求我們的檔案管理工作要時(shí)刻緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，建立符合時(shí)代發(fā)展的檔案管理工作。同時(shí)，從根本上更新檔案管理的觀念，采取切實(shí)有效的應(yīng)對(duì)措施。積極探索現(xiàn)代化檔案管理的管理模式，以此進(jìn)一步改善現(xiàn)檔案管理模式，為促進(jìn)社會(huì)主義的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的良好發(fā)展，貢獻(xiàn)一份力量。

第三篇：人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

[摘 要]當(dāng)今社會(huì)發(fā)展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入發(fā)展，人事檔案的管理也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，如檔案材料搜集不全、管理手段落后等。為了從根本上解決我國(guó)目前的人事檔案管理問(wèn)題，就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段等人事檔案管理的體制和措施，探索和研究當(dāng)今社會(huì)人事檔案管理的新模式。

[關(guān)鍵詞]人事；檔案管理；存在問(wèn)題；對(duì)策

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，有價(jià)值的歷史材料，記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷，他比較真實(shí)、客觀地記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系以及個(gè)人學(xué)習(xí)和工作方面的材料。當(dāng)今社會(huì)發(fā)展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入發(fā)展，人事檔案的管理也存在著一些問(wèn)題，為了從根本上解決我國(guó)目前的人事檔案管理問(wèn)題，就必須采取必要的措施。

一、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)人事檔案管理的重視不足。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。但是由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動(dòng)較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對(duì)檔案工作精力投入不足，因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在人事檔案管理工作中，有部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管檔案工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了[1]。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案問(wèn)題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、管理人員沒(méi)有保障，檔案工作自然就做不好。

干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)也不足。他們填寫像履歷表、考核表等類似的表格時(shí)，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個(gè)人手中，認(rèn)為由自己保管更安全，用起來(lái)也更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員管理。

2.人事檔案保密性不夠強(qiáng)。國(guó)家人事檔案管理制度規(guī)定，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性[2]，“組織意見(jiàn)”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。

3.人事檔案有弄虛作假現(xiàn)象。人事檔案的生命是真實(shí)性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動(dòng)、就業(yè)、報(bào)考公務(wù)員、考研等，個(gè)別人甚至通過(guò)在人事檔案中改修姓名冒名頂替達(dá)到讀書、工作、參軍等目的。有的為了競(jìng)聘較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書等。也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式的虛假檔案現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn)，使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。

4.人事檔案材料不全。人事檔案短缺，材料內(nèi)容不完整：如履歷表、考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項(xiàng)目不完整。其原因就是檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)真及時(shí)的到各部們、科室收集應(yīng)該歸檔的檔案材料，導(dǎo)致收集檔案材料不全；有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)將材料進(jìn)行鑒別歸檔；對(duì)檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。

5.管理制度相對(duì)落后。隨著人事制度改革的不斷深入，人才流動(dòng)頻繁，醫(yī)院在選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理“終身”制，沒(méi)有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來(lái)不便。

6.管理手段落后，在檔案管理手段上，因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式。

7.管理人員業(yè)務(wù)不熟：大多數(shù)的檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。

二、人事檔案管理存在問(wèn)題的對(duì)策

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。同時(shí)按照人事檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃，使檔案工作順利進(jìn)行。

2.提高檔案管理人員的管理水平。加強(qiáng)對(duì)管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)新型、復(fù)合型、協(xié)作型”的高素質(zhì)人才。引人競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來(lái)。

3.加大投入，夯實(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)。按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲(chóng)、防潮等配套保護(hù)措施。

引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保單位在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.重視人事檔案管理材料收集工作。建立相應(yīng)的檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度。

5.大力加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，有助于實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，有助于人事檔案管理服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展，有利于材料的完整保存。人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系，可以及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

總之，人事檔案管理工作的不斷完善和提高，必將會(huì)使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]李兵琴.淺議人事檔案管理.《中小企業(yè)管理與科技》.2009年第34期.[2]吳琪.淺析人事檔案管理.《現(xiàn)代企業(yè)教育》.2008年06期.[3]王亞萍.傳統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀及改革研究.《民風(fēng)》.2008年9.期.

第四篇：檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策建議

檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策建議

一、存在的問(wèn)題

（一）沒(méi)有統(tǒng)一移交保管?？h局檔案的保管主要在縣局檔案室，每年都由檔案管理員整理歸檔，歸檔的主要有文件、票證、財(cái)務(wù)類檔案。征管類檔案、稽查類檔案、兩稅征收檔案、各分局檔案等仍各自保存，沒(méi)有移交縣局綜合檔案室統(tǒng)一保管。

（二）沒(méi)有給予足夠重視。目前我局的檔案等級(jí)只有機(jī)關(guān)是省一級(jí)，而且是在2005年申報(bào)升級(jí)的，檔案室是在2008年建成的，多年來(lái)一直沒(méi)有對(duì)檔案室進(jìn)行升級(jí)。大部分單位檔案室硬件設(shè)施的配置不完善，檔案室保管條件普遍較差。個(gè)別單位管理體制落實(shí)不到位，對(duì)檔案的保管不夠規(guī)范，放置無(wú)序，存在遺失隱患。檔案管理員多數(shù)為兼職，對(duì)檔案管理存在應(yīng)付思想，歸檔不及時(shí)、隨意現(xiàn)象普遍存在。

（三）檔案員業(yè)務(wù)不夠精通。檔案管理工作需要一定的專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)該說(shuō)技術(shù)性很強(qiáng)。現(xiàn)有的檔案管理人員基本沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)是前后任口口相傳，對(duì)檔案的分類、保管期限等標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，而且各人的理解程度不一，造成歸檔立卷、分類不準(zhǔn)確。

（四）隊(duì)伍配置不穩(wěn)定。各單位人員調(diào)動(dòng)頻繁，加之基層單位人數(shù)較少，使檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，對(duì)檔案管理的持續(xù)性造成了影響，檔案管理工作無(wú)法深入、有序開(kāi)展。

（五）檔案電子化程度低。目前，我局檔案保存以紙質(zhì)為主，還沒(méi)有電子檔案。紙質(zhì)檔案在整理歸檔、調(diào)閱、查詢時(shí)有諸多不便。

二、對(duì)策及建議

（一）建立健全檔案管理制度。以《檔案法》為指導(dǎo)，建立健全管理員職責(zé)、歸案、調(diào)閱、管理等制度，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依，保證檔案管理制度化、規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)力度。加強(qiáng)對(duì)檔案員的培訓(xùn)，提高其檔案管理重要性認(rèn)識(shí)，提高其檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)專業(yè)化程度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理流程的熟悉程度，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。

（三）加大檔案設(shè)施資金投入。要充分認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案設(shè)施的不足對(duì)檔案管理工作的影響，加大對(duì)檔案設(shè)施購(gòu)置的資金投入，最大程度地滿足檔案管理工作的設(shè)備需求，以利于對(duì)檔案的保存、管理、調(diào)閱。

（四）建立綜合性檔案室。建立綜合性檔案室，改變當(dāng)前檔案收集、歸檔、保管各據(jù)一方的混亂局面。各方檔案在收集整理、歸檔后，統(tǒng)一移交綜合檔案室管理，減少出現(xiàn)檔案受損。

（五）發(fā)展檔案電子化。在各行信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案電子化應(yīng)該是當(dāng)前檔案管理面臨的一個(gè)發(fā)展機(jī)遇，也是今后檔案管理必經(jīng)的階段。檔案電子化可以提高檔案信息共享度，提高檔案信息利用率。

（六）建立專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。根據(jù)檔案管理工作發(fā)展的需要，建立一支專業(yè)化程度高、技術(shù)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)精通的檔案管理隊(duì)伍很有必要。

第五篇：10.4淺談城建檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

淺談城建檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

[沈惠利]

【 摘要 】 結(jié)合海寧市城建檔案管理現(xiàn)狀，分析城建檔案管理存在的問(wèn)題，提出具體對(duì)策與設(shè)想。

【主題詞】 城建檔案管理措施

城建檔案是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，是城市發(fā)展的真實(shí)記錄。自1980年全國(guó)科技檔案工作會(huì)議之后，城建檔案管理已延伸、滲透到了城市社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，其收集、整理、保管、編研、利用、執(zhí)法等逐步得以完善，但隨著城建事業(yè)的飛速發(fā)展，城建檔案管理同樣也面臨著諸多難題及新的挑戰(zhàn)。本文結(jié)合海寧市城建檔案管理情況，分析當(dāng)前管理工作存在的問(wèn)題，提出具體的對(duì)策及設(shè)想：

一、城建檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案資源收集、處理不盡規(guī)范。

（1）檔案收集來(lái)源不均衡。一是從整體情況看，檔案資料收集地上多，地下少；二是從管理權(quán)限上看，建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)部門內(nèi)部檔案收集得多，外部收集得少；三是從分類大綱上看，部分檔案收集存在漏項(xiàng)，甚至是空白。

（2）檔案收集方式過(guò)于單一。主要反映在紙質(zhì)檔案收集比較多，特

種載體檔案少，滿足不了城建檔案信息化管理的需要。

（3）檔案資源處理不規(guī)范。一是只重視館藏?cái)?shù)量，盲目收集，范圍過(guò)于粗放，有利用價(jià)值的資料難以準(zhǔn)確、完整的接收進(jìn)館，質(zhì)量難以保證；二是缺乏必要的、規(guī)范的整理、分類，造成不必要的人力、物力的浪費(fèi)。

2.檔案信息化建設(shè)力度不能滿足現(xiàn)實(shí)需要。

（1）信息化建設(shè)中，硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn)，而目前其硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建仍然滯后。僅靠有限的人力實(shí)施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。

（2）信息化建設(shè)中，軟件或系統(tǒng)開(kāi)發(fā)節(jié)奏過(guò)緩。軟件或系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段的提升，需要縱向和橫向的分步實(shí)施，也就是說(shuō)需要從整個(gè)系統(tǒng)或地區(qū)統(tǒng)籌安排，而目前軟件或系統(tǒng)開(kāi)發(fā)缺乏積極應(yīng)對(duì)。

（3）既有管理理念有待轉(zhuǎn)變。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著質(zhì)的飛躍，僅靠按部就班的理念轉(zhuǎn)變，不僅滿足不了城市建設(shè)的迅猛發(fā)展，也有?？茖W(xué)發(fā)展觀的基本要求，這就迫切需要檔案管理人員拓寬視野，不斷進(jìn)行管理知識(shí)和手段的更新，而此方面恰恰是當(dāng)前城建檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。

3.城建檔案行政執(zhí)法的落實(shí)不夠深入。

（1）城建檔案執(zhí)法細(xì)則有待進(jìn)一步完善。城建檔案事業(yè)的發(fā)展需要法律法規(guī)文件作為保障，2008年1月1日，《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的頒布實(shí)施，從法律條款上進(jìn)一步對(duì)城建檔案工作給予了支持，同時(shí)也拓展了城建檔案的服務(wù)地域，如：城市、鄉(xiāng)村都納入了城建檔案的業(yè)務(wù)范疇，但相應(yīng)的實(shí)

施細(xì)則尚無(wú)進(jìn)一步修訂或完善。

（2）城建檔案的行政執(zhí)法過(guò)緩。目前城建檔案的行政執(zhí)法大多還停留在行政檢查階段，行政處罰剛剛邁出第一步，不移交檔案或者檔案散失等狀況時(shí)有發(fā)生。

二、對(duì)策及設(shè)想

1.實(shí)施目標(biāo)管理，規(guī)范檔案資源的收集、處理。

（1）統(tǒng)籌安排城建檔案資源的收集。一是把資源收集納入目標(biāo)管理，統(tǒng)一規(guī)劃收集的對(duì)象、結(jié)構(gòu)和層次，制定相應(yīng)目標(biāo)，分階段達(dá)標(biāo)；二是嚴(yán)格按照城建檔案管理分類大綱逐步堵漏補(bǔ)空；三是認(rèn)真分析資源分布結(jié)構(gòu)，有重點(diǎn)地突破資源收集結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。

（2）積極推行檔案資源收集方式的多元化。對(duì)于能夠納入特種載體收集的資源，力求搭建微機(jī)化或網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)進(jìn)行采集，進(jìn)一步提高管理效率，為資源使用、服務(wù)提供保障；同時(shí)，對(duì)符合既有收集資源向特種資源轉(zhuǎn)換條件的，逐步進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。

（3）加強(qiáng)檔案資源的規(guī)范化處理。一是做好檔案分類研究，把好關(guān)口，分清層次，做好檔案資源的數(shù)量和質(zhì)量上的統(tǒng)一，杜絕垃圾資源的侵入；二是進(jìn)一步優(yōu)化檔案資源的收集、處理的工作流程，結(jié)合多元化的處理方式進(jìn)行處置，提高管理效率；三是加強(qiáng)檔案管理的檢查督促。采用平推檢查和互檢的方式予以監(jiān)督和交流。

2.加快城建檔案管理信息化進(jìn)程。

（1）合理加大硬件投入。根據(jù)信息化建設(shè)需要，利用現(xiàn)有現(xiàn)代化辦公設(shè)施，逐步搭建檔案資源流轉(zhuǎn)、利用平臺(tái)，縮短檔案資源歸檔的周期，提高城建檔案的準(zhǔn)確性、時(shí)效性及利用率。

（2）積極進(jìn)行軟件及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。對(duì)橫向和縱向的檔案信息管理實(shí)施分步開(kāi)發(fā)，優(yōu)先滿足小區(qū)域既有檔案資源的信息化需求，并兼顧大區(qū)域信息化開(kāi)發(fā)的過(guò)渡，同時(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃大區(qū)域信息化系統(tǒng)的研發(fā)，為整體城建檔案管理信息化提供有力支持。

（3）加強(qiáng)城建檔案信息化管理的宣傳，加快管理人員的培訓(xùn)。利用各種渠道加強(qiáng)理念宣傳；對(duì)管理人員采用觀摩、送培、參與信息系統(tǒng)研發(fā)及服務(wù)等手段，加大其參與信息化建設(shè)的介入力度，切實(shí)加快觀念的轉(zhuǎn)變。

3.加大城建檔案管理的執(zhí)法力度。

（1）進(jìn)一步修訂或完善城建檔案的管理辦法。結(jié)合《海寧市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》，制訂出實(shí)施細(xì)則，明確權(quán)利義務(wù)，保障城建檔案管理，為城建檔案的行政執(zhí)法工作提供可靠的依據(jù)。

（2）找出突破口，切實(shí)履行行政執(zhí)法的職能。一是有針對(duì)性地利用宣傳媒體，加大對(duì)執(zhí)法的宣傳力度；二是調(diào)整內(nèi)外部執(zhí)法機(jī)構(gòu)與管理機(jī)構(gòu)的協(xié)作，積極參與執(zhí)法；三是對(duì)于多發(fā)、貫發(fā)違法案件重點(diǎn)突破，加大責(zé)任追究及處罰，使行政執(zhí)法健康有序地發(fā)展。

【結(jié)束語(yǔ)】 總之，城建檔案管理依據(jù)科學(xué)發(fā)展觀的要求，結(jié)合城市建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，有針對(duì)性地趨于完善，不僅要體現(xiàn)理念的轉(zhuǎn)變，還要做好扎實(shí)的基礎(chǔ)工作，敢于突破與創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn):

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