第一篇：第四部分檔案信息化建設(shè)與電子文件管理

第四部分檔案信息化建設(shè)與電子文件管理

基本要求：

了解：檔案信息數(shù)字化的含義，數(shù)字檔案館的含義，電子文件的概念和種類

熟悉：數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案館之間的關(guān)系，電子文件的特點(diǎn)，電子文件的管理原則 掌握：檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容，數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)

一、檔案信息的數(shù)字化

（一）檔案信息數(shù)字化的含義：是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

（二）檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容：1檔案目錄信息數(shù)字化；2檔案全文信息數(shù)字化。

二、檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容：是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁的方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳的。功能：1服務(wù)；2宣傳；3交流。主要內(nèi)容：1檔案工作信息；2檔案機(jī)構(gòu)信息；3檔案資源信息；4檔案利用服務(wù)信息。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)

（一）數(shù)字檔案館的含義：是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式。含義：1是在計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)上對(duì)各地的各種檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋的實(shí)質(zhì)；2它不是一種物理存在的實(shí)體，而只是利用分布于不同檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以轉(zhuǎn)接；3其實(shí)質(zhì)是形成一個(gè)有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境。

（二）數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)：1存在方式，是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式；2運(yùn)行方式，是存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化；

3、功能定位，是一個(gè)檔案信息資源的積累與保存中心，數(shù)字檔案館因其主要是對(duì)分布于各地的檔案信息資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋連接這一特色，從而在功能定位上是以“存取”為中心。

（三）數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案館之間的關(guān)系：1實(shí)體是數(shù)字形成的基礎(chǔ)；2數(shù)字的出現(xiàn)對(duì)實(shí)體的館藏建設(shè)提出新要求；3數(shù)字為實(shí)體提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。數(shù)字與實(shí)體不是替代關(guān)系，而是相互依賴、相互促進(jìn)的關(guān)系。沒有實(shí)體，數(shù)字就失去了一個(gè)重要的信息源泉，沒有數(shù)字提供的信息環(huán)境，實(shí)體就不可能突破原有的工作局限；數(shù)字的建設(shè)需要以實(shí)體作為基礎(chǔ)，而數(shù)字的建設(shè)也可為實(shí)體的進(jìn)一步發(fā)展提供新的機(jī)遇。

四、電子文件的管理

（一）電子文件的概念和種類：是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。特征：1是由電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備生成和處理，其信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示的，因此亦稱為數(shù)字文件，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸；2電子文件是文件的一種類型。數(shù)字信息是電子文件的技術(shù)屬性，而文件是電子文件的功能屬性。種類：

按電子文件的信息存在形式劃分：1文本文件text如（WPS、WORD），純文本文件，不包含格式代碼，在使用時(shí)不受計(jì)算機(jī)和軟件類型限制，如TXT，是政府機(jī)關(guān)使用最為普遍的電子文件類型。2數(shù)據(jù)文件data,一是電子表格文件（Excel）格式為XSL，二是數(shù)據(jù)庫電子文件。3圖形文件（graphic）,常用格式EPS。4圖像文件（image）,如數(shù)碼相機(jī)、PHOTOSHOP等。5影像文件（video）,視頻，DVD等，6聲音文件（audio）,音頻設(shè)備，如WAV、MP3.7程序文件（Program）,源程序是純文本文件。8多媒體文件，兩處以上信息文件。9超文本文件，包含信息鏈接功能的文件。HTML，網(wǎng)站。

按電子文件的功能劃分：1主文件，是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件；2支持性文件，是指生成和運(yùn)行主文件的軟件；3輔助性文件、工具性文件，是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。

按電子文件的生成方式劃分：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原生電子文件，將紙質(zhì)或其他載體文件重新錄入生成的數(shù)字化電子文件。

（二）電子文件的特點(diǎn)：1信息的非人工識(shí)讀性，比特；2系統(tǒng)依賴性；3信息與特定載體之間的可分離性；4信息的易變性；5信息存儲(chǔ)的高密度性；6多種信息媒體的集成性；7信息組織的多維性；8物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的分離性；9信息的可操作性。系統(tǒng)依賴性：一是電子文件的制作、處理以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)；二是不兼容的計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的文件在交換使用時(shí)會(huì)遇到不同程度的障礙。信息的易變性：1電子文件信息和特定載體的可分離性導(dǎo)致載體不再具有對(duì)信息的固化作用，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性使人們對(duì)信息的增刪更改十分方便，信息可以在不同載體之間轉(zhuǎn)移，動(dòng)態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被自動(dòng)更新或補(bǔ)充；2電子文件載體不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變；3電子信息技術(shù)的發(fā)展，新的信息編碼方案、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件的不斷出現(xiàn)更是對(duì)電子信息穩(wěn)定性的巨大沖擊，因?yàn)樾碌挠?jì)算機(jī)系統(tǒng)和程序常常無法讀取那些過時(shí)的代碼，從而要求將原文件遷移到新的技術(shù)環(huán)境中，遷移過程中信息的損失，變異有時(shí)是不可避免的。物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的分離性：物理結(jié)構(gòu)是指文件信息存儲(chǔ)于載體上的位置及分布情況，文件的邏輯結(jié)構(gòu)是指文件信息的內(nèi)在關(guān)系。

（三）電子文件的管理原則：全程管理原則：從文件產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期中進(jìn)行全程管理。它是一種全面的管理，建立了一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的管理體制、目標(biāo)體系、制度體系、程序體系和技術(shù)方法體系。前端控制原則：文件形成是前端；處理、鑒定、整理、編目等是中端；永久保存或銷毀是末端。前端控制要求對(duì)整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在文件形成階段實(shí)現(xiàn)。前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀的有效策略；是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念。集成管理原則：是將電子文件生成、運(yùn)行、保管等管理活動(dòng)有關(guān)的要素進(jìn)行合理的互聯(lián)與組合，形成具有要素結(jié)構(gòu)的管理體系的過程。1文件流與業(yè)務(wù)流；2與其他信息流；3與內(nèi)部管理活動(dòng)的集成。動(dòng)態(tài)管理原則：指對(duì)電子文件全程加以監(jiān)控，以動(dòng)態(tài)適應(yīng)性管理措施實(shí)時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、利用過程中發(fā)生的變化和對(duì)管理工作提出的新要求。注重效益原則：一是投入比紙質(zhì)文件管理要大得多，盡管存儲(chǔ)空間大，但維護(hù)與開發(fā)投入大，靜態(tài)保護(hù)難度大，成本高；二是信息化過程中各組織更注重信息資源的效益問題。

第二篇：檔案信息化建設(shè)管理

【關(guān)鍵詞】信息化

［摘要］ 檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源建設(shè)、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等各方面予以加強(qiáng)。本文僅就如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，開創(chuàng)檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

［關(guān)鍵詞］ 信息化；目錄數(shù)據(jù)庫；電子檔案；檔案管理

檔案是人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的永恒的事業(yè)。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，與人類社會(huì)發(fā)展同步，并隨著社會(huì)文明程度的提高,越來越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實(shí)從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計(jì)劃、有步驟地把檔案信息化的各項(xiàng)工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟(jì)條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動(dòng)其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項(xiàng)工作按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。

第二，要通過檔案信息化整合，帶動(dòng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級(jí)檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動(dòng)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項(xiàng)工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

第三，要確保檔案信息化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。同時(shí)要增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，對(duì)于信息化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對(duì)于那些密級(jí)較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。

作為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員應(yīng)該如何改進(jìn)檔案管理工作?

根據(jù)“全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),我們應(yīng)該遵循:“適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的宗旨，改進(jìn)思路，從各方面強(qiáng)化檔案信息化建設(shè):

第一，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館,大致包括檔案館庫房建設(shè),檔案館館藏建設(shè),檢索工具建設(shè),規(guī)章制度建設(shè),專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等.繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案,提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館,首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)檔案館中存儲(chǔ)的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ),即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。

第三，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí),要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。

第四，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案,對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法,積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體,盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

第五，加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化,信息存儲(chǔ)數(shù)字化,信息采集實(shí)時(shí)化,信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

檔案工作要在未來社會(huì)中占據(jù)一席之地,必須具備基本的信息競爭能力。而對(duì)此產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵因素之一是檔案工作者的素養(yǎng),尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中。

運(yùn)用信息工具的能力，這是信息時(shí)代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能,使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具,特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具,為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評(píng)估能力。把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé)，也是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會(huì)，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深?yuàn)W的學(xué)問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］沈運(yùn)青．提高檔案意識(shí)發(fā)展檔案事業(yè)［Ｊ］．龍巖師專學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)第15卷第2期.［2］段春梅.淺談檔案工作服務(wù)創(chuàng)新［Ｊ］．北京檔案，2004，5．

第三篇：中職學(xué)生電子檔案信息化管理（范文模版）

中職學(xué)生電子檔案信息化管理

摘要：中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的學(xué)籍檔案不僅包括紙質(zhì)版，還包括電子版，電子檔案對(duì)于學(xué)生將來繼續(xù)接受教育、就業(yè)等方面起著不可替代的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和數(shù)字化平臺(tái)的不斷完善，中職學(xué)校在對(duì)學(xué)生電子檔案管理時(shí)采取了信息化的管理方式，創(chuàng)新了中職學(xué)生電子檔案管理手段，促使學(xué)生的電子檔案環(huán)境和空間更加安全、穩(wěn)定。本文淺要分析了中職學(xué)生電子檔案信息化管理的優(yōu)越性，進(jìn)一步提出了中職學(xué)生電子檔案信息化管理的實(shí)施策略。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)生；電子檔案；信息化管理

引言：學(xué)生電子檔案記錄的是每位學(xué)生的入學(xué)信息和入學(xué)以來在校的各個(gè)方面表現(xiàn)，是評(píng)價(jià)學(xué)生德、智、體、美、勞等各方面素質(zhì)基本發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)，同時(shí)，也能夠反映學(xué)校的發(fā)展歷史和發(fā)展過程。目前，部分中職院校還停留在依靠紙質(zhì)檔案，通過手工收集、整理、查閱檔案等傳統(tǒng)的檔案管理階段。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，中職院校將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，那么，需要同步跟進(jìn)電子檔案信息化管理實(shí)施手段。

一、中職學(xué)生電子檔案信息化管理的優(yōu)越性 1.方便了學(xué)生檔案的整理和檢索查閱

電子檔案信息化管理的歸檔方法，確保了學(xué)生檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全、穩(wěn)定，實(shí)現(xiàn)了對(duì)學(xué)生檔案的分類保存，減少了學(xué)生檔案的流失和損壞。在對(duì)大量的學(xué)生檔案進(jìn)行整理時(shí)，如果完全依賴相關(guān)管理人員的人力，將會(huì)增加人力負(fù)擔(dān)，使電子檔案管理成為龐大的管理工程。而電子檔案的信息化管理則大不同，管理人員只需要?jiǎng)觿?dòng)手指，操縱一下網(wǎng)絡(luò)，就能對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行一定標(biāo)準(zhǔn)的整理，在技術(shù)條件允許的情況下，能夠編制出全方位的電子檔案信息的檢索工具，大大提高檢索學(xué)生檔案的工作效率。

2.能夠幫助實(shí)現(xiàn)信息整合與資源的開發(fā)利用

中職學(xué)校學(xué)生檔案通過一定的信息技術(shù)手段能將原有的紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)有序歸檔，使之成為電子檔案，充分運(yùn)用了學(xué)校的計(jì)算機(jī)資源，減少了對(duì)學(xué)生檔案信息加工的人力、物力上的浪費(fèi)，增強(qiáng)檔案信息有效利用的時(shí)效性，同時(shí)也方便了檔案信息的傳遞，保證檔案信息最大作用的發(fā)揮。

3.方便招聘企業(yè)了解學(xué)生的個(gè)人信息

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)資源的共享，同樣的道理，在校企之間建立的產(chǎn)學(xué)研的培養(yǎng)模式下，各個(gè)企業(yè)能夠通過電子檔案了解到中等職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生的基本信息，最快的篩選出自身企業(yè)發(fā)展所需要的人才，節(jié)省了企業(yè)招聘人才的經(jīng)費(fèi)投入。從中等職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)的學(xué)生要想工作，也可以通過投遞自己的檔案，方便企業(yè)了解自己的情況，從而大大提升了學(xué)生的就業(yè)率。

二、中職學(xué)生電子檔案信息化管理的實(shí)施策略 1.提升檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)中職院校學(xué)生電子檔案的信息化管理，就要提高檔案管理人員自身的計(jì)算機(jī)操作技能、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)水平。要使這些技術(shù)設(shè)備真正發(fā)揮到做大功效，單純依靠學(xué)校的投資是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，關(guān)鍵是檔案管理人員自身的技能素質(zhì)是否能夠達(dá)到。為此，學(xué)校和相關(guān)的電子檔案的管理人員要做出以下努力：一是學(xué)校要定期開展相關(guān)系統(tǒng)性、專業(yè)性較強(qiáng)的培訓(xùn)，注重檔案管理人員的技能水平，有針對(duì)性的提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，鼓勵(lì)檔案管理人員開發(fā)出滿足檔案管理實(shí)際需要的功能軟件；二是要提高檔案管理人員錄取資格的標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇專業(yè)對(duì)口的人才，擇優(yōu)錄取，建立起競爭淘汰機(jī)制，適當(dāng)提高檔案管理人員的薪酬待遇，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)工作的熱愛之情；三是檔案管理人員自身要樹立起檔案信息化管理的意識(shí)，樹立起現(xiàn)代的管理理念。

2.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作

電子檔案作為學(xué)生在校期間的綜合素質(zhì)記錄和評(píng)價(jià)的重要載體，對(duì)于學(xué)生日后就業(yè)、升職等都有重要的參考作用，學(xué)生從學(xué)校到社會(huì)都離不開檔案。電子檔案一方面方便了檔案信息的傳遞，另一方面由于網(wǎng)絡(luò)自身的開發(fā)性給學(xué)生的電子檔案的安全帶來了巨大的隱患，為了防止學(xué)生的電子檔案被篡改，促進(jìn)機(jī)會(huì)平等，學(xué)校和檔案管理人員要確保學(xué)生原始檔案的真實(shí)性，而且還要確保學(xué)生電子檔案的保密，做好電子檔案的加密工作，充分尊重學(xué)生的個(gè)人隱私；其次，加強(qiáng)對(duì)檔案對(duì)檔案信息篩選、發(fā)布、查閱權(quán)限管理力度，強(qiáng)化管理工作的規(guī)范性，給學(xué)生電子檔案的存儲(chǔ)提供一個(gè)優(yōu)質(zhì)、安全、穩(wěn)定的環(huán)境；另外，在對(duì)學(xué)生的電子實(shí)行信息化管理時(shí)，要不斷更新學(xué)校互聯(lián)網(wǎng)的防火墻設(shè)備，防止學(xué)生個(gè)人檔案被盜竊、篡改。

3.重視學(xué)生電子檔案信息化管理中的存儲(chǔ)問題

鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及電子文件的易修改性等特征，電子檔案的存儲(chǔ)會(huì)隨著技術(shù)的更新?lián)Q代發(fā)生一定的改變，一旦互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)過時(shí)，那么，則無法識(shí)別出檔案信息。為了確保檔案信息的不丟失，相關(guān)管理人員要對(duì)檔案保存可采取“雙軌制”，對(duì)歸檔文件實(shí)行“兩套制”。檔案部門應(yīng)分別在紙質(zhì)檔案和電子檔案的目錄 “備注 ”項(xiàng)中注明相對(duì)應(yīng)的文件檔號(hào)及存址，以便不時(shí)之需。

總結(jié)：

中職學(xué)校做好對(duì)學(xué)生電子檔案的信息化管理工作，有利于實(shí)現(xiàn)中職學(xué)?，F(xiàn)代化教育水平，方便了學(xué)生檔案信息的檢索查閱，節(jié)省人力物力，提高學(xué)生檔案的整理效率。

參考文獻(xiàn)

[1]馮杰.淺談中職學(xué)校學(xué)生檔案的信息化管理[J].電子制作,2015,02:174.[2]張萍.論當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理[J].城建檔案,2013,05:70-71.

第四篇：電子文件檔案化管理

淺析電子文件檔案化管理

摘要：本文從電子文件檔案管理的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響，管理現(xiàn)狀，應(yīng)采取的對(duì)策等方面談了對(duì)電子文件檔案的管理。

關(guān)鍵詞：電子文件 檔案 管理

近幾年信息技術(shù)不斷飛速，推進(jìn)了信息化建設(shè)的步伐!著計(jì)算機(jī)的普及、辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化。漸趨完善和辦無紙代的出現(xiàn)，當(dāng)代高等院校、行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位使用辦公動(dòng)化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，使去以紙質(zhì)格式的文書檔案逐步依托計(jì)算機(jī)形成電子格式的件和數(shù)據(jù)資料，對(duì)通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)生的各類電文件信息的分類、整理、編目、流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)、進(jìn)館、利用就為了電子文件檔案信息化管理的重中之重“電子文件在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成，并借助辦公自動(dòng)管理系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、利用、處理、傳遞，進(jìn)行自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化理，使電子檔案信息管理更高效、更快捷”

一、電子文件檔案管理特點(diǎn)

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)與磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理。對(duì)單位形成的電子文件實(shí)行自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)準(zhǔn)確、快捷的檔案服務(wù)信息。

二、電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

第一，電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別.以便將來用戶查找利用。

第二，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證電子文件的法律憑證地位。

第三,電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展,都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份,但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合,檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換,以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案,以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后,仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案,保證信息資源方便利用。

第四,電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?可以達(dá)到文件一級(jí)的管理,所以,檔案部門在接收到文件同時(shí),可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào),并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào),根據(jù)上下行文之間的關(guān)系,再給出相關(guān)文件號(hào),在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí),可以編制多角度、全方位的檢索工具、方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞,即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件,從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度

第五，電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影晌

(一)傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而

電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是”辦理完畢，具有保存價(jià)值.，的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。(二)由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。(三)由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件檔案管理的現(xiàn)狀

(一)檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。(二)在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。(三)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。(四)檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信

息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔”文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。(五)檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

四、對(duì)電子文件檔案應(yīng)采取的對(duì)策

(一)做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深人到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為”只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與

紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。(二)解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深人研

究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長久保存的電子文件，需要

定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

(三)使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介人，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

4變革檔案人員知識(shí)構(gòu)我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化和吸收信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信 息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)蘋命最根本的對(duì)策。

第五篇：試析檔案現(xiàn)代化管理與信息化建設(shè)（最終版）

論文摘要：項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、機(jī)組調(diào)試及生產(chǎn)經(jīng)營的重要依據(jù)，在工程建設(shè)和管理中起到了非常重要的作用，是工程建設(shè)的真實(shí)記錄和反映。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案對(duì)工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)備維護(hù)和改擴(kuò)建起著非常重要的作用。中電投電力工程有限公司蕪湖項(xiàng)目部制定了一些具體的創(chuàng)新措施，嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)法律規(guī)程制度，確保了工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道，在集團(tuán)公司組織的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收中受到專家的一致好評(píng)。

論文關(guān)鍵詞：檔案；管理創(chuàng)新；信息化

一、工程檔案概念

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式，是把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實(shí)的記錄下來，成為人們進(jìn)行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象，準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。

在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研提供利用等活動(dòng)的通稱；是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，含準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。

二、工程概況

蕪湖電廠五期工程2008年12月31日以發(fā)改能源[2008]3704號(hào)文獲國家發(fā)改委核準(zhǔn)，于2009年8月8日高標(biāo)準(zhǔn)開工建設(shè)，2010年12月24日，#1機(jī)組順利完成168小時(shí)滿負(fù)荷試運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了“廠用電受電、鍋爐水壓、汽機(jī)扣缸、鍋爐點(diǎn)火、汽機(jī)沖轉(zhuǎn)、并網(wǎng)和168h滿負(fù)荷試運(yùn)”等“七個(gè)一次成功”，提前跨投產(chǎn)發(fā)電，成為中電投集團(tuán)公司裝機(jī)容量突破7000萬千瓦的標(biāo)志性機(jī)組。蕪湖電廠五期工程由中國電力國際有限公司獨(dú)資建設(shè)。委托管理單位為中電投電力工程有限公司，主體設(shè)計(jì)單位為華東電力設(shè)計(jì)院，監(jiān)理單位為長春國電監(jiān)理公司，調(diào)試單位為安徽新力電業(yè)科技咨詢有限責(zé)任公司。#1至#5標(biāo)段分別由安徽電建二公司、上海電建、東電煙塔、安徽電建一公司、安徽水利負(fù)責(zé)。鍋爐、汽機(jī)、發(fā)電機(jī)分別由北京巴布科克·威爾科克斯有限公司、東方汽輪機(jī)有限公司和東方電氣股份有限公司制造生產(chǎn)。

三、工程檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新管理

1.落實(shí)項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監(jiān)督有效運(yùn)行

（1）統(tǒng)籌部署，完善體系制度。蕪湖發(fā)電廠成立了由發(fā)電公司、工程公司蕪湖項(xiàng)目部、各主要參建單位領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。并按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，建立了由發(fā)電公司、工程公司蕪湖項(xiàng)目部、監(jiān)理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。負(fù)責(zé)各職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。蕪湖發(fā)電廠和工程公司蕪湖項(xiàng)目部以國家、行業(yè)有關(guān)檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合項(xiàng)目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯(lián)合下發(fā)了《工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》，規(guī)范了各參建單位的歸檔范圍及職責(zé)要求，明確了移交檔案的時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量，對(duì)檔案資料的形成和流向進(jìn)行了追蹤管理。

（2）建立現(xiàn)場辦公制度。檔案管理人員要做到現(xiàn)場辦公，進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查，參加技術(shù)例會(huì)，了解工程進(jìn)展情況，做好詳細(xì)記錄，了解檔案形成情況和收集對(duì)象，有針對(duì)性地開展工作。對(duì)出現(xiàn)的問題，能夠及時(shí)查出參考性資料，協(xié)助解決問題。所以，要在主動(dòng)做好對(duì)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時(shí)，對(duì)登記在冊的工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對(duì)一些影響大、意義深遠(yuǎn)的工程，不但深入現(xiàn)場進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而且還與各參建單位就工程的有關(guān)特殊事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場勘查，了解工程的實(shí)際情況，在思想認(rèn)識(shí)上達(dá)成一致，再制定檔案整編方案，做好項(xiàng)目檔案的示范樣本，現(xiàn)場指導(dǎo)、實(shí)地操作，及時(shí)解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作，創(chuàng)出了重點(diǎn)工程服務(wù)的新路子，得到各參建單位的好評(píng)。

（3）建立資料歸檔會(huì)簽制度。工程檔案部門不僅要同計(jì)劃、財(cái)務(wù)、工程等部門形成驗(yàn)收會(huì)簽制度，還應(yīng)與相關(guān)部門形成考察培訓(xùn)資料會(huì)簽制度，避免考察資料的流失，為工程項(xiàng)目日后使用提供方便。

拓寬新領(lǐng)域，擴(kuò)大收集范圍；對(duì)國家基建項(xiàng)目歸檔范圍所規(guī)定的合同、監(jiān)理大綱、工作總結(jié)、月報(bào)、質(zhì)量檢驗(yàn)單等各類文件資料，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極協(xié)同工程技術(shù)人員根據(jù)工程過程出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)，及時(shí)擴(kuò)大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續(xù)性，反映工程運(yùn)作全過程。

2.穩(wěn)定檔案管理人員，不斷提升檔案業(yè)務(wù)技能

在工程建設(shè)期間，為提高大家的檔案意識(shí)和檔案管理知識(shí)水平，定期對(duì)各參建單位檔案人員開展檔案知識(shí)專業(yè)培訓(xùn)。穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍，保證檔案管理的延續(xù)性檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。另外，要建立健全必要的人員進(jìn)出管理制度，促進(jìn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育。工程公司采取“請進(jìn)來指導(dǎo)、走出去學(xué)習(xí)”的方法，組織檔案人員通過調(diào)研、現(xiàn)場觀摩、培訓(xùn)等方式提升自己的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。本項(xiàng)目參建單位較多，資料員的管理水平也參差不齊，針對(duì)這一情況，安工部與信息部門聯(lián)手進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)，組織了七次PAP管理軟件培訓(xùn)班；努力推行PAP管理軟件的全面運(yùn)行。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，曾多次邀請集團(tuán)公司、中電建協(xié)、中電國際和工程公司的專家來到蕪湖項(xiàng)目進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)；分4次派出管理人員赴上海、北京、長沙等地參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，回來后及時(shí)組織參建單位宣貫、培訓(xùn)用于施工過程中，從而更有效的確保歸檔文件材料的案卷質(zhì)量。強(qiáng)化過程控制，梳理歸檔流程，嚴(yán)格把關(guān)審查歸檔文件，確保歸檔文件質(zhì)量關(guān)為加強(qiáng)工程檔案的管理工作，蕪湖發(fā)電廠五期工程推行“合同管理制、建設(shè)監(jiān)管制”，為工程檔案的超前控制創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。工程檔案管理人員從“立卷型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮芾硇汀?，由原來的檔案人員集中收集檔案材料、統(tǒng)一整編變?yōu)榉旨?jí)管理，誰形成、誰負(fù)責(zé)收集整編。由于工程建設(shè)周期長，所有的招投標(biāo)工作、簽訂合同、設(shè)備文件的到貨都是陸續(xù)完成的，為切實(shí)做到工程檔案管理工作的“三同步”。

（1）理清工作思路、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作有章可循。根據(jù)檔案管理必須與建設(shè)同步的原則，在項(xiàng)目建設(shè)初期就明確了“誰經(jīng)辦、誰立卷、誰負(fù)責(zé)”的管理原則。各參建單位進(jìn)場時(shí)，便將相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)貫輸?shù)礁魇┕挝?，要求把工程檔案管理納入工程建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)檔案管理人員的崗位職責(zé)，努力實(shí)現(xiàn)檔案資料的“精細(xì)化”管理。對(duì)文件資料內(nèi)容的字體、字號(hào)、行間距、編號(hào)等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并要求所有工程文件必須使用激光打印機(jī)打印，所有簽名為黑色碳素墨水書寫。

各專業(yè)根據(jù)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)以及本項(xiàng)目的實(shí)際情況，下發(fā)單位工程一覽表，并且統(tǒng)一了施工技術(shù)記錄、工程聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更單等施工文件的表式以及卷內(nèi)文件排序。

（2）嚴(yán)格過程管理，為編制高質(zhì)量竣工資料打好基礎(chǔ)。明確要求各參建單位工程文件的形成、積累、立卷和整理必須接受各管理單位的統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，統(tǒng)一使用PAP軟件以便于溝通，工程文件閉環(huán)后三天之內(nèi)將電子版掛接到PAP中，文本和電子版一并產(chǎn)生，工程公司和監(jiān)理公司對(duì)文件的規(guī)范性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知施工單位整改閉環(huán)，這樣把工作量消化在常態(tài)管理中，大大提高了竣工資料組卷和審核速度。

（3）加強(qiáng)設(shè)備文件完整性管理。設(shè)備資料的收集工作由設(shè)備代保管負(fù)責(zé)，再由工程公司物資主管確認(rèn)，收集完整后交由工程公司資料員進(jìn)行分發(fā)、組卷、歸檔。凡發(fā)現(xiàn)設(shè)備材料不齊全，簽字、蓋章不規(guī)范等均做好記錄由物資專業(yè)協(xié)助代保管單位進(jìn)行催要、完善。

（4）加強(qiáng)設(shè)計(jì)變更的管理。由于專業(yè)多，反應(yīng)變更的形式也多樣。我們要求各施工單位按專業(yè)對(duì)所有變更文件（如圖紙會(huì)審、成品確認(rèn)單、工程聯(lián)系單、工地代表修改通知單、設(shè)計(jì)變更申請（聯(lián)系）單等文件）一一整理并進(jìn)行反饋，并在單位工程一覽表中反映出跟本單位工程有關(guān)的所有變更。

（5）加強(qiáng)竣工草圖的管理。要求施工單位專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)現(xiàn)場實(shí)際情況編制竣工草圖，在每一份竣工草圖后附上本卷冊編制說明以及有關(guān)變更文件的復(fù)印件，要求監(jiān)理和管理公司專工對(duì)竣工草圖進(jìn)行審核。努力做到圖實(shí)相符。

（6）把好審核關(guān)。組卷前共召開了七次竣工資料專題會(huì)，對(duì)歸檔范圍和組卷順序作了明確規(guī)定，要求各參建單位上報(bào)竣工資料移交計(jì)劃；對(duì)竣工文件的質(zhì)量，采取嚴(yán)密的審查流程，將竣工資料按單位工程落實(shí)到責(zé)任人。做到每一份文件在專業(yè)管理、資料管理上均有專人負(fù)責(zé)。規(guī)定每一卷竣工資料中均付上“竣工資料預(yù)檢/復(fù)檢情況表”，各環(huán)節(jié)審核人員進(jìn)行確認(rèn)簽字。將存在的問題及時(shí)反饋給施工單位進(jìn)行整改，以保證竣工資料的準(zhǔn)確性、齊全性和完整性。

（7）把好整改關(guān)。認(rèn)真對(duì)待各種形式的指導(dǎo)、檢查，對(duì)其產(chǎn)生的不符合項(xiàng)，不間斷地進(jìn)行跟蹤管理，要求施工單位自查、復(fù)查，落實(shí)整改措施，將整改問題解決在組卷之前；本項(xiàng)目共形成不符合項(xiàng)報(bào)告十六份，不符合項(xiàng)99條，均已進(jìn)行了整改閉合。

（8）做好竣工圖的管理。多次向華東設(shè)計(jì)院發(fā)出工程聯(lián)系單，對(duì)竣工圖的出圖深度、時(shí)間以及質(zhì)量提出明確要求。試運(yùn)結(jié)束后，項(xiàng)目公司和工程公司領(lǐng)導(dǎo)多次和華東院聯(lián)系，要求#1機(jī)組竣工圖盡快出圖，2011年1月26日工程公司蕪湖項(xiàng)目部總經(jīng)理親自將設(shè)計(jì)變更基礎(chǔ)資料送至華東設(shè)計(jì)院?？⒐D到場后要求監(jiān)理對(duì)竣工圖進(jìn)行了認(rèn)真審核并按專業(yè)出具審核報(bào)告。根據(jù)監(jiān)理審核出的竣工圖審查確認(rèn)單小結(jié)，把需整改的詳細(xì)資料用快件寄至華東院，要求設(shè)計(jì)院限期整改，同時(shí)檔案管理人員將設(shè)計(jì)變更復(fù)印件插入到相應(yīng)的竣工圖中。

3.竣工驗(yàn)收備案與檔案管理工作結(jié)合

工程竣工驗(yàn)收備案工作是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級(jí)建設(shè)行政主管部門日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗(yàn)收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來，委托各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)管理，對(duì)深化建設(shè)工程管理體制，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設(shè)長期有效的監(jiān)督機(jī)制是十分必要的。

4.成果效益

綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會(huì)的重要手段之一，蕪湖發(fā)電廠五期工程在建設(shè)過程中采取了多種有效的創(chuàng)新管理技術(shù)，取得了優(yōu)異的結(jié)果。蕪湖發(fā)電廠和工程公司蕪湖項(xiàng)目部遵循工程檔案與工程建設(shè)同步、按照竣工檔案“誰形成、誰組卷、嚴(yán)把關(guān)”的原則，歸檔的文件材料必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范的要求，以保證工程建設(shè)、生產(chǎn)、管理和維護(hù)的要求。截止目前，項(xiàng)目共形成竣工文件6072卷（正本），其中前期文件571卷、工程管理性文件278卷、施工文件897卷、施工圖1234卷、竣工草圖967卷、竣工圖1008卷、設(shè)備檔案979卷、調(diào)試文件、試生產(chǎn)及竣工驗(yàn)收文件76卷、照片43冊（含底片4冊）385張、光盤21冊327張。各類檔案齊全、完整，完全滿足設(shè)備安裝、調(diào)試和運(yùn)行維護(hù)的需要。