第一篇：淺談文件與檔案一體化管理

淺談文件與檔案一體化管理

衛(wèi)建萍

隨著辦公自動化管理在辦公領域的普遍應用，政府機關和社會各行業(yè)都在逐步實行“文檔一體化管理”,以提高工作效率，加快辦公現(xiàn)代化的進程,實現(xiàn)全面、科學的“文件連續(xù)體”檔案全程管理。

文件、檔案及其相互關系

盡管各國基于不同的需要和角度對“文件”定義的表述不盡相同,但還是呈現(xiàn)出明顯的共性。文件有狹義和廣義兩種類型。狹義的文件是專指公共文件，即僅僅由“政府部門”或“公共機構”形成的文件，廣義的文件則是指一切公私文件。20世紀70年代中期以來，西方國家對文件的認識開始傾向于廣義化文件定義，對文件的界定從專指型轉(zhuǎn)向泛指型。我國在20世紀80年代后期也提出泛指型的文件定義。即文件是組織或個人在社會活動中，為了相互聯(lián)系、記載事物、處理事物、表達意志和交流情況而制作的又構成該項活動組成部分的記錄材料。

而“檔案”是人們在長期的社會實踐中逐漸形成的概念。盡管西方國家在檔案定義表述上千差萬別，但是定義的共性也是顯而易見的，即：多以文件定義作為基礎，通常選擇“文件”作為檔案定義的屬概念。而我國的檔案定義一直是檔案界的問題之一，爭議的焦點主要集中在對檔案定義的屬概念存在不同選擇。80年代后給檔案下的定義是“機關”、社會組織和個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、及其它各種方式和載體的文件材料。它的主體是黨政機關，因為黨政機關處于領導和指導地位，其所形成的檔案的價值也相對重要一些，無論過去、現(xiàn)在、還是將來，黨政機關的檔案都將是檔案館館藏的主要來源。但人類社會是一個復雜的系統(tǒng)，作為這系統(tǒng)的每一個組成部分，都通過行使自已的職能從而維護整個系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)，少了任何一個組織部分,這個系統(tǒng)都是不完善的。推而言之，少了任何一類組織的檔案，這個社會的歷史都可能是片面的，因此,檔案應從黨政機關擴展到事業(yè)單位、再擴展到企業(yè)、其他社會組織。涉及公民個人檔案（也就是人事檔案），是檔案的主體。

“檔案界”普遍認為文件是特定形成者在社會活動中逐漸產(chǎn)生的,其形成狀態(tài)是分散和零亂的，而檔案是經(jīng)過分類、立卷、歸檔而構成一定系統(tǒng)并集中保存起來的文件，不再是一份份孤立、零散的文件，而是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件整體。文件經(jīng)過單位文書的處理后，可轉(zhuǎn)化為檔案,其中的精華部分是“領導批示”,具有永久保存的價值。此外，文件紙張的質(zhì)量好壞也決定了文件的質(zhì)量，文件紙質(zhì)最好是“種毛纖維”,其纖維素最純、最多，一般可達90%以上。文件的質(zhì)量好壞又直接決定著檔案的質(zhì)量，文件管理的好壞也直接決定著檔案管理的優(yōu)劣，反之，檔案管理作為文件管理的延伸和發(fā)展形式，在文件管理中繼續(xù)發(fā)揮著重要作用。

文檔一體化的概念

所謂文檔一體化，就是利用計算機技術的強大功能，遵循文件運動周期理論，對文件從制作、現(xiàn)行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理，達到文書與檔案數(shù)據(jù)資源的最佳管理和利用效果。“文件、檔案一體化管理”的理論依據(jù)是文件生命周期理論，該理論認為，文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，這一過程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。

目前國內(nèi)外學者對文件生命周期理論的階段劃分還沒有統(tǒng)一的認識或劃分標準。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的為四個階段劃分法，即制作階段、現(xiàn)行使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整、動態(tài)、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件,將第三、四階段作為檔案,并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理,使文件運動的不同階段相對獨立,因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化，即將文件和檔案揉合在一起。從本質(zhì)上看四個階段都是文件，只是其價值、特點、存放地址不同，因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。依據(jù)文件生命周期理論，文件運動的不同階段需要不同的管理方式和保管場所，其中暫時保存階段的文件尤為特殊，這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀，有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀，有的具有永久保存價值，因此需要一個過渡性的中間機構（檔案室）來專門對其進行整理、保管和利用。文檔一體化就是把文件的形成、運轉(zhuǎn)、處理和管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目和利用等環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系在一起，從而使文件到檔案的全過程都得到有效控制，再按照各階段統(tǒng)一的規(guī)范和標準，組織成一個科學的大系統(tǒng)，從整體相互聯(lián)系的角度對若干系統(tǒng)進行處理和統(tǒng)籌安排，盡量消除或減少重復工作，以取得系統(tǒng)的最優(yōu)化，求得系統(tǒng)的最高效率。

文檔一體化的實現(xiàn)

1、以“OA”為基礎

在OA辦公系統(tǒng)平臺中,文件承辦完后，通過一個數(shù)據(jù)接口，將需歸檔的文件材料自動轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，實行文件和檔案一體化管理。福建科易檔案管理系統(tǒng)是一個功能完善,操作簡單,兼容性和安全保密性強的檔案管理系統(tǒng),對硬件設備要求相對較低,具有管理實體文件、檔案目錄和電子文件、檔案原文的雙重功能，能根據(jù)單位的自身職能特點和專業(yè)信息要求制定數(shù)據(jù)標準和規(guī)范，并隨著業(yè)務處理平臺的變化而改變工作方法，提高工作效率。各科室可以通過本單位局域網(wǎng),對本單位的文件及檔案資料進行查詢利用,充分借助OA辦公系統(tǒng)平臺的基礎，實現(xiàn)文件數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)庫的信息資源共享，提供給各級領導及業(yè)務人員利用，并從系統(tǒng)的角度出發(fā)，對文件工

作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，以期發(fā)揮各自及總體最大效能，從而提高各類機構管理效能。該系統(tǒng)還可以統(tǒng)一管理檔案原文和檔案目錄著錄項目，著錄目錄涵蓋公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期及收發(fā)文日期等。這就為檔案室在今后管理工作中不再重復著錄奠定了基礎。同時，還可以省略收文登記手工操作，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化和查找利用標準化，檔案室也就擺脫了繁瑣立卷任務。

2、對文書工作的要求

抓文件登記管理，根據(jù)多年的工作實踐體會，我們在年終就著手擬訂下年度文書立卷類目，以不同問題內(nèi)容，按問題―年度分類法來分類,并隨著問題變化對立卷類目作相應的調(diào)整或補充并按文件的形成規(guī)律，保持文件之間歷史聯(lián)系的原則，首先登記范圍要明確，凡是本單位發(fā)文和內(nèi)部使用的文件要登記，上級機關來文，不相隸屬單位相互發(fā)文和下級保送文件中，凡需貫徹執(zhí)行、辦理答復或有一定查考價值均需登記。因為收文登記是文書檔案管理的關口，只有做好登記工作，才能掌握文件的來龍去脈，使文件管理者做好心中有數(shù)，為年度立卷工作打下良好基礎。

3、設備與軟件的投入

目前，全省檔案管理軟件采用福建省檔案局推廣的福建科易檔案管理系統(tǒng)，但在使用科易單機版軟件時期OA辦公系統(tǒng)對接存在較多問題，究其原因是在進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入時，數(shù)據(jù)流量較大，對網(wǎng)絡需求較高，同時，如果各部門要利用檔案資料也不方便。所以檔案管理系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)相統(tǒng)一是文檔一體化管理的前提，也是檔案管理自動化、信息化、規(guī)范化和科學化的基礎。因此，必須加大設備與軟件的投入，如建立OA辦公系統(tǒng)和福建科易檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡版軟件的無縫銜接，需購置容量大、速度快的計算機和高速批量掃描儀等。

加快檔案信息資源的開發(fā)和利用，是社會需要和形勢所需，同時，也是一項專業(yè)性和技術性很強的系統(tǒng)工程。通過開發(fā)利用,發(fā)揮檔案價值潛能,才能使文檔一體化管理順著信息時代的步伐前進。

總之，增強對文檔一體化管理的認識，才能使檔案管理適應新時期要求。只有將文檔一體化的理念深深植入新的文檔一體化管理工作中，才能把文件管理和檔案管理整合為一個系統(tǒng)，進行前編控制和全程管理，以適應信息時代的要求并積極推進信息化建設。

（作者單位：福建省水產(chǎn)研究所）

第二篇：電子文件檔案化管理

淺析電子文件檔案化管理

摘要：本文從電子文件檔案管理的特點，與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，對檔案業(yè)務管理工作的影響，管理現(xiàn)狀，應采取的對策等方面談了對電子文件檔案的管理。

關鍵詞：電子文件 檔案 管理

近幾年信息技術不斷飛速，推進了信息化建設的步伐!著計算機的普及、辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡化。漸趨完善和辦無紙代的出現(xiàn)，當代高等院校、行政機關事業(yè)單位使用辦公動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，使去以紙質(zhì)格式的文書檔案逐步依托計算機形成電子格式的件和數(shù)據(jù)資料，對通過網(wǎng)絡計算機等先進技術產(chǎn)生的各類電文件信息的分類、整理、編目、流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲、進館、利用就為了電子文件檔案信息化管理的重中之重“電子文件在計算機和網(wǎng)絡環(huán)境中形成，并借助辦公自動管理系統(tǒng)進行閱讀、利用、處理、傳遞，進行自動化網(wǎng)絡化理，使電子檔案信息管理更高效、更快捷”

一、電子文件檔案管理特點

電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲與磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀處理，并可在網(wǎng)絡上傳送的文件。電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術，對電子檔案實行文件級的管理。對單位形成的電子文件實行自動化、網(wǎng)絡化管理提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實準確、快捷的檔案服務信息。

二、電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

第一，電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別.以便將來用戶查找利用。

第二，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證電子文件的法律憑證地位。

第三,電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展,都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份,但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合,檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換,以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案,以便將來計算機技術發(fā)展后,仍能讀取以前存儲的檔案,保證信息資源方便利用。

第四,電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性,可以達到文件一級的管理,所以,檔案部門在接收到文件同時,可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號,并給出相應的分類號和檔案號,根據(jù)上下行文之間的關系,再給出相關文件號,在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時,可以編制多角度、全方位的檢索工具、方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞,即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件,從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度

第五，電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、電子文件對檔案業(yè)務管理工作的影晌

(一)傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而

電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是”辦理完畢，具有保存價值.，的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。(二)由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。(三)由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件檔案管理的現(xiàn)狀

(一)檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。(二)在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。(三)標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。(四)檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信

息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔”文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。(五)檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

四、對電子文件檔案應采取的對策

(一)做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深人到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為”只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與

紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。(二)解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深人研

究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要

定期進行復制，以防止信息損失。

(三)使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介人，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

4變革檔案人員知識構我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化和吸收信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信 息技術發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術蘋命最根本的對策。

第三篇：班級檔案一體化管理芻議

班級文檔一體化芻議

摘要：隨著文檔一體化工作的發(fā)展，充分借鑒高校文檔一體化思想，努力尋求有利于班級文檔一體化建設的措施，勇于創(chuàng)新、敢于嘗試，把班級文檔一體化建設提上研究日程。關鍵詞：班級 文檔一體化 芻議

文檔一體化是把現(xiàn)實檔案工作中相對分散獨立的文書處理和檔案管理這兩項既有區(qū)別、又有密切聯(lián)系，既各自獨立、又在工作環(huán)節(jié)上存在某些相通之處的兩項工作，納入到一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)。文檔一體化管理要求將文書工作和檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃，信息共享，有助于增強檔案工作的整體協(xié)調(diào)性，最終獲得1＋1＞2 的文檔工作整體效益。

班級作為高校的組成單位，由于高校檔案是學校管理核心資源的重要組成部分,班級檔案在高校檔案中發(fā)揮著重要的作用，建立班級文檔一體化體系，似乎是一個新名詞，但從高校文檔一體化的長遠目標來看，班級文檔一體化成為了高校文檔一體化的基礎組成部分。隨著高等教育改革的日益深化，高校文檔一體化的要求下，我們必須建立班級管理中文書工作與檔案工作管理一體化體系，以便提高班級檔案信息資源開發(fā)利用效率和質(zhì)量,更好地為學校各項工作服務提供保障。

文書、檔案看起來似是兩個不同的概念，但有文書就有檔案。無論從理論還是實踐看都始終是一個系統(tǒng)內(nèi)的兩個子系統(tǒng)，彼此間有著密不可分的關系。

一、建立班級文書、檔案一體化管理體系的必要性

1、從班級管理體制分析。

班級所產(chǎn)生的文書工作和班級檔案工作是密切相關的，文件是檔案的前提,檔案由文件轉(zhuǎn)化而來的，在班級內(nèi)部，不同的文件分別屬于不同的類別，例如黨員建設、班級制度屬于管理類，考試成績屬于學習類等等。根據(jù)形成的文件的不同，把它分門別類地進行保管。有利于班級的文檔一體化建設。

2、從工作狀況分析。

由于班級文件的形成和作為檔案保管是分開的，文件和檔案實體的管理及其信息采集的標準、格式要求不盡相同等因素的影響，形成了文件與檔案的銜接軌道不暢通，文件中有些數(shù)據(jù)不能在存檔時進行接收、整理的過程中實現(xiàn)接軌。主要表現(xiàn)是文件與檔案的信息采集要求不完全一致，使得文件在歸檔后往往需要重新梳理調(diào)整，影響了文檔一體化整體功能的有效發(fā)揮。

3、從人員知識結構分析。

作為班級的一員，同時又是文檔工作者，習慣了一貫的文件整理方式，班級及時挖掘有潛力的文檔工作者，更新、充實其知識結構，為文檔一體化管理提供人力資源保障。建立一個結構合理、運作暢通、管理科學的體系,這是班級文件與檔案工作共同發(fā)展所值得關注的新問題,同時也是值得探索的一個新領域。

二、建立班級文檔一體化管理體系的思想來源

1、高校文檔一體化的法規(guī)依據(jù)。原國家教委頒發(fā)的《高等學校檔案工作規(guī)范》規(guī)定，黨政文件材料的歸檔工作應實行“ 三納入”、“四同步”?！叭{入”：即納入學校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；“四同步”：即在對學校工作進行布置、檢查、總結、驗收的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作，這就意味著黨、政、群機關文書處理部門是文書立卷歸檔的當然機構?！兑?guī)范》還規(guī)定，每一個立卷部門要確定專(兼)職檔案人員具體承辦歸檔工作，要嚴格按文書處理制度做文件材料的收集、整理和歸檔。筆者從以上規(guī)范入手，間接得到班級文檔一體化建設的理論支持，高校文檔一體化工作與班級文檔建設工作密切相關。

2、文件生命周期理論。世紀80 年代文件生命周期理論被介紹到我國, 在檔案學術界引起強烈反響, 肯定論與否定論, 實用論與折衷論爭論不休。雖說呼應與歧見并存, 推崇與反對交織, 但“文件生命周期理論畢竟是關于文件形成、運動過程及其規(guī)律、特點和管理要求的科學理論, 是現(xiàn)代檔案管理工作的重要指南, 是推動我國檔案事業(yè)管理體制改革, 促進文檔一體化進程的重要依據(jù)之一”。只有既注重高校系統(tǒng)的整體性又強化班級中階段間的平衡發(fā)展和銜接,才能推動整體文檔一體化工作的良性發(fā)展。因此，文檔一體化管理能夠加強高校各職能部門文件歸檔工作的整體管理，而在其中重視班級文檔工作，進行超前控制將給高校檔案工作建設帶來前所未有的繁榮。

三、建立班級文檔一體化管理體系的保障措施

筆者認為，建立一個具有班級特色的文檔一體化管理體系應采取的以下措施：

1、建立文檔一體化的組織保障體系。

（1）加強文書工作規(guī)范化建設，加強班級對文書重視和統(tǒng)一指導，制定相應的措施和方案。把好文件從生成到歸檔等一系列關口，形成文檔工作的良性互動。根據(jù)文件和檔案管理的共性特點，從整體上合理安排文書與檔案工作環(huán)節(jié)，要注

重文件形成階段的前端控制以及文件向檔案轉(zhuǎn)化的全程管理, 如在文件的運行過程就進行價值鑒定、分類等工作，使文件在歸檔前得到科學的有效控制。

(2)理順文書與檔案工作程序。文件產(chǎn)生于各級部門及人員，通過文檔一體化，文書處理、檔案管理、業(yè)務職能等部門之間相互配合、支持，統(tǒng)籌安排文檔工作的每個環(huán)節(jié)，使文件的收發(fā)、登記、編號、運轉(zhuǎn)、處置、存儲和利用與檔案的收集、整理、鑒定、著錄、利用管理科學有序、同步進行，使文件的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、查閱一體化。文件與檔案的關系具備了實行一體化管理的條件。應從系統(tǒng)角度出發(fā),制定合理的工作流程,實施統(tǒng)籌規(guī)劃,把文件工作和檔案工作這兩個本屬不同管理系統(tǒng)的流程實行標準化管理,使諸如主題詞標引、分類標準、著錄規(guī)則、編號模式等環(huán)節(jié)的工作完成在文件管理初始階段,把文檔各階段的管理活動有機銜接到“一體化”中。

(3)創(chuàng)新管理激勵機制。建立與文檔工作相適應的激勵機制，可進行評比或獎罰制度，充分調(diào)動文檔管理者的積極性、創(chuàng)造性，使班級文件與檔案管理層面上實現(xiàn)協(xié)調(diào)合作、齊抓共管。在全校范圍內(nèi)設置評比，有利于促進班級檔案工作的發(fā)展。

2、運用現(xiàn)代化技術手段進行管理。運用計算機技術管理文件和檔案工作,實現(xiàn)一次輸入,多次使用文檔信息資源。建立統(tǒng)一的班級門戶網(wǎng)站，把可公布的檔案信息資源再網(wǎng)絡上傳播，形成一個與現(xiàn)代化文檔一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的技術保障體系。在信息網(wǎng)絡化的今天，我們更應當利用計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)網(wǎng)上文件運行，為以后查檔服務。

3、提高文檔管理人員的素質(zhì)。事業(yè)興衰，關鍵在人。首先，文檔管理人員要熱愛檔案事業(yè)。文檔管理人員只要有了事業(yè)心和敬業(yè)精神，才能真正把檔案工作作為自己的專業(yè)、事業(yè)來發(fā)展，認真履行職責。其次，文檔管理人員要刻苦鉆研業(yè)務，要有廣泛的科學文化知識和扎實的專業(yè)基礎功底；不斷地提高自身素質(zhì)，更好地為新時期信息管理服務，為社會服務。

注釋：

[1]馬建軍.淺談文檔一體化管理.黑河學刊,2006 年第2 期

[2][3]林瑋.高校文檔一體化管理體系芻議.蘭臺世界,2005年12月

[4]陳榮紅.文件生命周期理論之比較研究.浙江檔案,2003年第41期

[5]范友才.實施文檔信息一體化建設的對策與建議.四川檔案,2006年第6期

[6]馬建軍.淺談文檔一體化管理.黑河學刊,2006 年第2 期

第四篇：文件檔案管理制度

文件檔案管理制度

為保證工程部文檔書籍的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、檔案管理人員必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求。

二、工程部各組別須將隨機的各類資料及時交予檔案管理員，以便管理員適時做好資料的分類整理工作。

三、凡是工程部在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本工程部生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

四、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

3、做好檔案柜內(nèi)“五防”（防盜、防火、防塵、防潮、防鼠蟲蛀）工作。

4、查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案.五、工程部內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須到檔案管理員處領取檔案室鑰匙即可進入查閱；外單位人員要查閱、復印工程部檔案，必須經(jīng)工程部領導批準后，方可查閱。

六、檔案、資料的原件一般不外借，特殊情況需要外借時，須經(jīng)分管領導批準，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。

工程技術部

第五篇：文件檔案管理制度

文件檔案管理制度

為保證公司文件的完整便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整，等制定本制度：

一、工程部設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖標簿冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、檔案管理員要對公司相關文件資料分類建檔，進行管理。

四、立卷應根據(jù)相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

五、文件資料檔案的保管、查閱：

1）所有文檔必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露和捆扎堆放。2）文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

3）公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領導批準后，方可查閱；資料室檔案一律不允許外界。不論是誰查閱、復印檔案。查閱者須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、等相關內(nèi)容。

資料管理流程

檔案管理工作流程：

一、立卷歸檔

檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。

二、借閱

1、本單位人員借閱檔案

由本人提出書面借閱申請表——部門領導審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

2、外單位人員查閱檔案

查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——部門領導審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作

1、立卷部門檔案員根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整

2、檔案員根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷

3、次年初，檔案員對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）

4、檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導

5、檔案員按立卷要求立卷

6、檔案員填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案

7、檔案室對案卷進行分類、整理

8、編制檔號

9、編制案卷目錄等各種檢索工具

10、入庫

11、做好檔案的統(tǒng)計、安全防護

12、開展檔案的利用

13、進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工

四、鑒定銷毀

檔案銷毀提出書面申請——部門領導審核——總經(jīng)理簽字批準——主管領導簽字批準——檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員逐項照冊登記——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。