第一篇：文秘專業(yè)《文書與檔案管理基礎(chǔ)》期中考試卷

2011-2012學(xué)年文秘專業(yè)《文書與檔案管理基礎(chǔ)》期中考試卷班級學(xué)號姓名得分________

一、單項選擇題（56分）

1、檔案的本質(zhì)特征是（）

A、記錄的原始性B、來源的廣泛性C、形成的條件性D、形式的多樣性

2、國務(wù)院辦公廳2005年制發(fā)的第19號文件發(fā)文字號應(yīng)為（）

A、國務(wù)院〔2005〕年19號B、國發(fā)〔2005〕19號

C、國發(fā)辦〔2005〕年19號D、國辦發(fā)〔2005〕19號

3、某市公安局局長指示秘書小李給該市教育局行文，內(nèi)容是關(guān)于加強校園網(wǎng)的安全管理。小李可以采用（）

A、上行文B、下行文C、平行文D、逐級行文

4、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人對文件的批辦意見，對文件反映的情況或請示的工作進(jìn)行具體處理，這一工作程序叫做（）

A、擬辦B、承辦C、催辦D、注辦

5、傳閱文件應(yīng)以（）為中心組織傳閱路線，不允許橫傳。

A、辦公室B、領(lǐng)導(dǎo)C、文秘人員D、管理員

6、（）是文書工作的最終目的。

Ａ、文件處理Ｂ、文件利用Ｃ、文件管理

7、下列關(guān)于簽收文書的操作步驟順序正確的是（）

A、檢查、清點、簽字B、清點、簽字、檢查

C、清點、檢查、簽字D、簽字、檢查、清點

8、下列不屬于辦公室的主要職能是（）

A、宏觀調(diào)控B、承上啟下C、參謀咨詢D、綜合協(xié)調(diào)

二、簡答題（16分）

文書工作的基本原則有哪些？

三、案例分析題（28分）

賈某，某機關(guān)檔案室主任。在一次外出時，偶遇一位女港商，并得到了她的垂青。賈某私下甚為得意，隨之思想上也放松了警惕。一天，賈某違反規(guī)定將女港商帶進(jìn)了自己的辦公室。在賈某毫無察覺時，女港商打開了賈某辦公桌抽屜，將里面放著的文件全部裝進(jìn)了隨身攜帶的皮包。這些文全都屬于絕密文件，本該及時歸檔入庫的。事發(fā)后，賈某懊悔地對前去看守所采訪的記者說：“誰會想到她會對那些過時的文件感興趣呢？”從這個案例中，我們應(yīng)該吸取哪些教訓(xùn)？（提示：參見檔案工作的基本原則——維護(hù)檔案的完整與安全）

第二篇：文書檔案管理之一 文書與檔案基礎(chǔ)（xiexiebang推薦）

1.公文的種類：

命令、令；議案；決定；意見；公告、通告；通知；報告；請示；批復(fù)；函；會議紀(jì)要 行政機關(guān)的公文種類主要有:（1）命令（令）

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。（2）決定

適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（3）公示

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（4）通告

適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。（5）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員。（6）通報

適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（7）議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

（8）報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。（9）請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（10）批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

（11）意見

適用于對重要問題提出見解和處理方法。（12）函

適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（13）會議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

2.文書檔案的版本

公文在草擬、修改、審核、簽發(fā)和印制的過程中，會產(chǎn)生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供討論、征求意見、修改審核的原始的非正式文稿，不具備正式公文的效用、一般標(biāo)記有“討論稿”、“草案”、“初稿”、“征求意見稿”等字樣。（2）定稿

指經(jīng)機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人履行法定程序?qū)徍瞬⑴鷾?zhǔn)簽發(fā)的文件稿本

（3）正本

指根據(jù)定稿按規(guī)定格式印制的供向外發(fā)出的正式文本。正本具有標(biāo)準(zhǔn)的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的復(fù)制件或復(fù)份。正本復(fù)份的內(nèi)容和外形特征和正本基本相同，只存在送達(dá)對象和使用目的上的差別，正本送達(dá)主送機關(guān)，副本送達(dá)抄送機關(guān)或由本機關(guān)留存?zhèn)洳椤w檔，它具有正式公文的法定效用、復(fù)制件的公文副本（抄本、復(fù)印本），因不能再現(xiàn)公文的全部特征，故不具備正式公文的法定效用，只作為參考、備查，一般有“副本”字樣標(biāo)記。（5）存本

指發(fā)文機關(guān)留底存檔的文本。存本指不對外發(fā)送的，一般不加蓋印章或簽署。起存檔及正本核對查清的作用。（6）試行本

又稱試驗推行本，指規(guī)范性公文正本的一種特殊形式，在規(guī)定的試驗推行期間具有正式公文的法定效用。一般在公文標(biāo)題后標(biāo)有“試行”的字樣。（7）修訂本

指已發(fā)布生效的公文，經(jīng)實踐檢驗重新修正補充后再發(fā)布的文本，是規(guī)范性公文正式正本的一種特殊形式。修訂本生效之日，即是原文本廢止之時。一般在公文標(biāo)題后標(biāo)有“修訂本”字樣。

3．公文的分類：

（1）按公文的來源分類 機關(guān)或部門的文件，按照公文的來源可以分為外機關(guān)發(fā)來的和本機關(guān)撰制的兩大類。其中，本機關(guān)撰制的公文又可分為向外機關(guān)發(fā)出的和在本機關(guān)內(nèi)部使用的兩種類型。因此，按照公文的來源，可將公文劃分為外來文件、對外文件和內(nèi)部文件三類。

（2）按公文的行文關(guān)系分類

行文關(guān)系是指機關(guān)與機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。這種關(guān)系根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。從一個單位的對外文件來說，可以按照它們的行文關(guān)系、文件的去向，劃分為上行文、下行文和平行文三類。

①上行文：指下級機關(guān)向所屬的上級機關(guān)報送的公文，如報告、請示，還包括某些函、意見等。上行文可分為逐級上行文、多級上行文（即同時向幾層次的上級行文）、越級上行文。

②下行文：指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)發(fā)送的公文，如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、批復(fù)、會議紀(jì)要，還包括部分意見和某些函等。下行文可分為逐級下行文、多級下行文、直達(dá)到底的下行文?？上蚬姽_的公文，如公告和通告，也可視為下行文。

③平行文：指向同級機關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)傳遞的公文，如議案、函。（3）按公文的密級程度分類

按照公文的密級程度可將公文分為普通文件、秘密文件、機密文件和絕密文件。（4）按公文的性質(zhì)和作用分類

按照公文本身的性質(zhì)和作用可將文件分為指導(dǎo)性文件（如命令、決定、批復(fù)、意見等）、報請性公文（如請示、報告、意見、議案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通報、通知等）、商洽性公文（如函）、記錄性公文（如會議紀(jì)要）。（5）按公文制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和公文內(nèi)容分類

按照公文制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和公文內(nèi)容可將公文分為法規(guī)文件、行政文件和黨內(nèi)文件三類。常見的公文分類還有：以文件的急緩程度，可將公文分為特急件、急件和平件；以文件的使用范圍，可將公文分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件；以文件的發(fā)送目的，可將公文分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；以文件的處理要求，可將公文分為需辦文件（辦件）和參閱文件（閱件）等。4.公文的書寫格式

一份標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的公文，必須包括以下項目：發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、印章、成文時間和主題詞等。這些項目就是公文的構(gòu)成要素。公文的格式主要指公文構(gòu)成要素在公文文面上的位置和書寫樣式。

公文的格式一般包括眉首、主體和版記三個部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版頭部分，又叫文頭。位于公文首頁紅線以上，包括公文的格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標(biāo)識，發(fā)文機關(guān)版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名等項。

①公文格式代碼又稱公文檢索代碼，是指代表公文類型的標(biāo)識符號，由9位阿拉伯?dāng)?shù)字 組成。標(biāo)識于公文首頁發(fā)文機關(guān)版頭左上角。按一定的規(guī)則將公文逐一編制代碼，使每份公文都有唯一的標(biāo)識，以便于計算機識別和處理。目前，公文檢索代碼的國家標(biāo)準(zhǔn)尚未公布。②公文份號指同一公文在其總印數(shù)中的序號（主要針對秘密公文）。有份號，在登記、分送和清退時均可對號清點，便于查明責(zé)任，加強公文管理。份號由6位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，標(biāo)識在公文檢索代碼的下方，前面冠以“No”符號。數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時，可用“0”補齊。

③秘密等級（簡稱密級）指公文秘密程度的等級，分有絕密、機密、秘密三個等級。由公文制發(fā)機關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容的秘密程度來劃定。秘密等級標(biāo)注在公文份號的下方。

④緊急程度是對公文送達(dá)和辦理的時間要求。分特急。加急。急件三種。緊急程度標(biāo)注在密級之下。需要說明的是，有的急件是標(biāo)題的文種前面標(biāo)明的，如《中共中央、國務(wù)院關(guān)于切實減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)的緊急通知》。

⑤收文處理標(biāo)識包括收文單位名稱、收文編號、收文時間、檔號等項目，標(biāo)注于公文首頁版頭右上方空白處，由收文單位加蓋收文處理章標(biāo)識。

⑥發(fā)文單位版頭（簡稱文頭）是發(fā)文單位制發(fā)正式公文時使用的有固定版式的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。發(fā)文單位版頭由發(fā)文機關(guān)全稱（或規(guī)范化簡稱）加“文件”兩字組成。如國務(wù)院文件、XX縣政府文件等。發(fā)文單位版頭居中套紅印在公文首頁上部，版頭下面有一間隔橫線，將文頭區(qū)和行文區(qū)分開。

⑦發(fā)文字號指發(fā)文單位編排的公文代號，由發(fā)文單位代子、發(fā)文（加括號）和發(fā)文順序號組成。如中發(fā)（1998）5號，表示中共中央1998年第5號發(fā)文。國發(fā)（1990）19號，表示國務(wù)院1990年第19號發(fā)文。幾個單位聯(lián)合發(fā)文時，只標(biāo)明主辦單位的發(fā)文字號。編制發(fā)文字號是為了統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，發(fā)文字號在查找和引用時可作為公文的代號使用。發(fā)文字號的書寫位置：有版頭的公文，標(biāo)在公文版頭之下，間隔橫線之上，居中書寫；使用信箋頭的公文，則置于信箋頭橫線之下，公文標(biāo)題之上，靠右側(cè)書寫；“命令、令”公文則在標(biāo)題下面居中書寫。

⑧在公文中標(biāo)注簽發(fā)人的姓名，表示公文生效并對該內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)，一般供上行文選用。簽發(fā)人的姓名標(biāo)注在發(fā)文字號的右側(cè)。（2）主體部分

主體部分反映公文的主要內(nèi)容，又叫公文的行文部分，位于首頁紅線以下與末頁主題詞之間。包括公文標(biāo)題、題注、主送單位、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、單位印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說明等項內(nèi)容。

①公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、完整地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位名稱和公文文種，即標(biāo)題應(yīng)由發(fā)文單位（責(zé)任者）、事由和文種組成。如《XX縣檔案局關(guān)于加強檔案工作的決定》，其中“XX縣檔案局”是發(fā)文單位，“關(guān)于加強檔案工作 ”是事由，“決定”是文種。標(biāo)題起著提示的作用，使人一看便知公文是哪個單位發(fā)的，說的是什么問題，屬于何種公文。公文標(biāo)題的三個組成部分，一般都要寫完整，但也有部分省略的情況，比如根據(jù)具體情況，有的可以省略發(fā)文單位，有的省略事由，只保留文種。

②題注是對公文標(biāo)題的注釋說明。主要用來注明法規(guī)性公文或經(jīng)會議討論通過的公文產(chǎn)生的法定程序和時間等。題注位于公文標(biāo)題之下，一行或多行居中書寫，用圓括號括住。如《中華人民共和國專利法》的題注是：（1984年3月12日第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第四次會議通過）。公文若采用題注的形式，一般就不再用主送單位、發(fā)文單位簽署、成文日期等項目。

③主送單位指受理公文的單位。位于標(biāo)題左下方，無論一行或多行，均靠左頂格書寫，末尾加冒號。在文件中，標(biāo)題與中文之間的稱呼，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)”即為主送單位。

④正文是公文的主體或中心，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容。正文包括導(dǎo)語、正文主體與結(jié)束語三部分。

⑤無正文說明指由于篇幅所限，當(dāng)公文生效標(biāo)識（即落款）與正文不能同處在一個頁面上時，為維護(hù)公文的完整性而作的說明。其位置是在發(fā)文單位落款的左上方第一行頂格書寫“此頁無正文”。⑥附件說明用來說明附屬在公文正件之后有關(guān)材料的名稱及件數(shù)。附件也是某些公文的重要部分。一些用于發(fā)布法規(guī)性公文的命令或轉(zhuǎn)發(fā)某一公文的通知，附件往往起著主要公文的作用，正文只起著批準(zhǔn)、發(fā)布或按語的作用。附件說明位于正文或無正文說明的左下方，公文生效標(biāo)識之上，注明所附材料的名稱及件數(shù)。然后，再另起一頁附上所列的附件材料。

⑦發(fā)文單位署名（又稱落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件說明之后署上制發(fā)該份公文的單位名稱。

⑧成文日期指公文形成的時間。成文日期是公文生效及日后查考的重要依據(jù)之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能將2005年11月18日寫成05年11月18日。⑨在公文上蓋印成為用印，是制文單位對公文生效和確認(rèn)無誤的憑證。各單位的印章均由其上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制發(fā)，印章的規(guī)格、樣式，由國家統(tǒng)一規(guī)定。印章一般蓋在公文的末尾，年、月、日的中間。

⑩注釋或特殊要求說明用來說明公文中某些在其他區(qū)域不便說明的各種項目。如需要加以解釋的名詞術(shù)語，以及說明公文的閱讀范圍和使用方法等。

公文的閱讀范圍主要指公文發(fā)送范圍內(nèi)規(guī)定的閱讀對象，一般寫在成文日期的左下方，文尾部分“主題詞”之上，用圓括號，如（發(fā)至縣團(tuán)級）、（發(fā)至省軍級）等。（3）版記部分 公文的版記即公文的文尾部分，位于公文末頁下部，包括主題詞、抄送單位、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、印發(fā)說明和頁碼等項目。

①主題詞指能夠準(zhǔn)確表達(dá)公文主題內(nèi)容的規(guī)范用詞。公文標(biāo)注主題詞是為了辦公自動化的需要。1985年以來，中央和地方的黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)推行了各種公文標(biāo)注主題詞的制度，這一制度標(biāo)志著公文管理進(jìn)入了現(xiàn)代化階段。

各單位使用的主題詞，來自1997年12月20日國務(wù)院辦公廳秘書局的《國務(wù)院公文主題詞表》。該表分有15大類，1049個主題詞。

公文主題詞的標(biāo)注位置在注釋或特殊要求說明的左下方，文尾橫線的上端。一份公文根據(jù)其內(nèi)容一般選用兩三個主題詞，最多不超過5個。詞目之間留有一個字的間距。②抄送單位指除主送機關(guān)外的，其他需要告知公文并要求協(xié)助辦理的有關(guān)單位。抄送單位標(biāo)注在主題詞的下方，并用于圖文區(qū)等長的橫線將其和主題詞隔開。抄送單位名稱使用全稱或規(guī)范化簡稱。

③印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。印發(fā)機關(guān)不是指公文的發(fā)文機關(guān)，而是指具體負(fù)責(zé)印制公文的主管部門，一般應(yīng)當(dāng)是發(fā)文機關(guān)的辦公部門。如果發(fā)文機關(guān)沒有單設(shè)的辦公機構(gòu)或文秘部門，也可直接標(biāo)識發(fā)文機關(guān)。

印發(fā)時間不是指公文的成文時間，而是指公文實際付印的日期。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)實際位于抄送機關(guān)之下，無抄送機關(guān)的就直接位于主題詞之下。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，后加“印發(fā)”兩字。

公文如需翻印，還應(yīng)當(dāng)在“印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間”之下標(biāo)識翻印機關(guān)的名稱和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要標(biāo)明“翻印”兩字。

④印發(fā)說明（又稱印制版記）主要指公文印制情況的記載，包括公文制發(fā)單位的名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等。印制單位一般是各單位的辦公廳（室），要使用全稱或規(guī)范化簡稱；制發(fā)時間是秘書部門起印公文的時間，年、月、日要寫全；印制份數(shù)是該公文所印的數(shù)量。印發(fā)說明位于抄送區(qū)域橫線之下，左側(cè)行首空一個字標(biāo)注制發(fā)單位名稱，右側(cè)標(biāo)注制發(fā)時間，行尾空一個字。在制發(fā)時間下方畫一條圖文區(qū)等長的間隔線作底線，在底線下面靠右側(cè)的地方標(biāo)注印制份數(shù)。

⑤頁碼指公文用紙頁的順序編號，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注在各頁圖文區(qū)的下端。正面為單數(shù)，位于右下角；反面為雙數(shù)，位于左下角；沒有圖文區(qū)的頁面不標(biāo)頁碼。

第三篇：文秘工作與文書檔案管理一體化芻議

文秘工作與文書檔案管理一體化芻議

摘要：文字秘書是掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員，也是黨政部門和企、事業(yè)機關(guān)必備的工作人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。文書檔案管理是行政機關(guān)及企事業(yè)單位一項必不可少的特殊工作，要求文秘人員具備有與崗位相對應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。文書工作和檔案工作有著各自不同的內(nèi)容和特點，二者是行政管理工作的主要組成部分，有效地將文書、檔案實施一體化管理是推動辦公自動化進(jìn)程的有效途徑。

關(guān)鍵詞：文秘檔案 管理 一體化

一、文秘人員素質(zhì)

作為專業(yè)工作人員，文秘人員必須有較高的政治思想理論素質(zhì)。堅決執(zhí)行黨和國家的各項方針政策，遵守各項法律法規(guī)，講道德，守紀(jì)律，具有奉獻(xiàn)精神。由于機關(guān)文書檔案工作具有較強的機密性，因此文秘檔案人員還應(yīng)具備嚴(yán)守國家機密的思想素質(zhì)；文書檔案服務(wù)性特點還特別要求文秘人員應(yīng)具備良好的服務(wù)精神和主人翁意識。

科學(xué)文化知識素養(yǎng)是文秘人員必須具備的基本素養(yǎng)。對于不同機關(guān)單位的文書工作，文秘人員必須具備相應(yīng)的文化水平，掌握與自己所從事的專業(yè)工作相關(guān)聯(lián)的其他專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，如領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報學(xué)等知識?，F(xiàn)代詩會是信息時代，這就要求文秘人員必須具備相應(yīng)的計算機信息技術(shù)，這樣才

能對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，迅速接收信息，安全保護(hù)信息，準(zhǔn)確提供信息，最大運用信息，更好地服務(wù)于文書檔案工作。

文秘檔案人員還應(yīng)給具備文秘檔案專業(yè)素養(yǎng)。文書檔案管理工作是份十分細(xì)致復(fù)雜的工作，一份檔案從文件資料的收集、鑒別、分類、管理、組卷、到卷宗編制目錄、入庫擺放等要經(jīng)過十多道工序。文秘人員進(jìn)行文書檔案管理工作，需要一種高度負(fù)責(zé)的精神，工作堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格化和規(guī)范化。這種客觀事實，要求文字秘書不僅要思想敏捷、作風(fēng)扎實、筆頭過硬、而且要求他們具有文書檔案和其他檔案工作的業(yè)務(wù)知識和操作技能，成為優(yōu)秀的檔案管理者。

二、文秘與檔案管理工作的銜接

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上承下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦，歸檔，會直接影響整個單位的工作效率，能夠使單位更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門精神。因此說文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)起著不可估量的作用。以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能有效推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

搞好檔案管理關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性、檔案資料的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是重要的管理手段和工作任務(wù)。檔案的利用能

夠推動文書處理的再生工作。檔案管理是一門專業(yè)性很強的學(xué)科它是解決處理問題的依據(jù)，具有指導(dǎo)考查、總結(jié)經(jīng)驗、發(fā)展生產(chǎn)、積累知識、提供信息等固有特點。實踐工作中文書處理部門利用檔案起草公文、總結(jié)經(jīng)驗、制定規(guī)章制度、處理糾紛、落實政策是相互制約、相互依賴的。搞好檔案工作不但有推進(jìn)文書處理作用，而且還能直接為其提供服務(wù)，促進(jìn)改革發(fā)展發(fā)揮作用。

文書處理與檔案管理工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。強化“文檔一體化”意識，把文書處理規(guī)范化的入口關(guān)，切實做好實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)工作，是切實推進(jìn)文秘工作和文書檔案管理工作一體化的重要途徑。

三、加強檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，實現(xiàn)文秘檔案電子一體化。加強硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，硬件的建設(shè)合理與否，直接關(guān)系到文秘和檔案工作的成效。利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞和開發(fā)利用是目前最重要、最根本的現(xiàn)代化管理手段之一。合格的文字秘書同時因該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者。因此我們要強化系統(tǒng)思維意識，要深刻理解文秘工作不僅僅為當(dāng)前工作服務(wù)，更要歸歷史負(fù)責(zé)，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作。次那個信息時代的需求來看，檔案信息必須上網(wǎng)其價值才能充分體現(xiàn)。文檔一體化的實現(xiàn)，使所有進(jìn)入計算機的文檔信息均可以實現(xiàn)網(wǎng)上自由查詢，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)

行廣泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被獲取，同時將工作成果迅速反饋給相關(guān)部門。甚至可以不受空間限制，并實現(xiàn)文件，圖像，聲音的多媒體處理、綜合利用以及異地查詢等，共享檔案信息資源。目前多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位查閱檔案采用的是人工檢索，先確定自己要查找的文件年代或類別，然后調(diào)出該或類別的內(nèi)目進(jìn)行查找，非常繁瑣，費時、非禮效率很低，但如果實現(xiàn)文檔一體化，就可以采用計算機檢索，只需要把利用者提供的文件責(zé)任或標(biāo)題或文號或形成時間或主題詞等信息輸入計算機，計算機就能迅速將符合要求的文件調(diào)出。在進(jìn)行文件整理時，可以利用計算機直接查詢，甚至將所需文件內(nèi)容直接打印出來。

結(jié)語：文書檔案管理師一項特殊的工作，要求文秘人員具備有與崗位相對應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)積極鼓勵文秘人員不斷拓寬知識層面，創(chuàng)新工作思路，實現(xiàn)文書檔案管理工作現(xiàn)代化和一體化，科學(xué)手機整理，開發(fā)利用好檔案資源，高質(zhì)量做好文書檔案管理工作，更好地服務(wù)于事業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

曹瑞玲《文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理芻議》，《工會論壇》2007年第3期。

馬燕《談文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理》，《管理觀察》2010年第19期

劉蘊璞《論文秘工作與文書檔案工作的一體化》，,《現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)》2009,21（8）.

第四篇：文書與檔案管理

信息文書試卷

單項選擇題

1、（B）地辦理文書是文書工作最基本的原則之一。A高度保密 B實事求是 C及時迅速 D精簡優(yōu)質(zhì)

2、辦公室的職能由辦公室的（A）來決定。

A性質(zhì)和任務(wù) B人員與分工 C規(guī)模和級別 D性質(zhì)和地位

3、同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間往來的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、經(jīng)過有關(guān)較正式的會議討論，并投票通過，以會議名義發(fā)布才能生效的文種是（A決定 B決議 C報告 D會議紀(jì)要

5、表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況用（B）。A公報 B通告 C通知 D通報

6、下列公文專用詞語屬于“引述用語”的選項是_________。C A、遵照 收悉 批轉(zhuǎn) 特此函復(fù) B、收悉 欣悉 依照 鑒于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 關(guān)于 根據(jù)

7、收文分發(fā)應(yīng)該按不同情況優(yōu)先分給（A）

A本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管部門負(fù)責(zé)人或承辦人

B 承辦部門的主管負(fù)責(zé)人和主要承辦人員

C本單位分管秘書工作的主要領(lǐng)導(dǎo)人

D本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管負(fù)責(zé)人或主管部門

8、擬辦意見又稱（D）

A擬辦方案 B 辦文預(yù)案 C 辦文意見 D 建議和意見

9、公文的校對基準(zhǔn)是（C）

A 定稿和格式設(shè)計 B領(lǐng)導(dǎo)批示意見 C 經(jīng)過修改的草稿 D審核過后的文稿

10、復(fù)核是在注發(fā)過程中對公文文稿再做的（B）

A最后審核 B 技術(shù)性審核 C 重復(fù)審核 D專業(yè)審核

11、由內(nèi)收發(fā)按規(guī)定統(tǒng)一拆閱收文稱為（A）

A 拆件 B 啟封 C 核封 D查核

12、以下收文辦理環(huán)節(jié)屬于決策性活動的是（D））。C

A批辦 B注辦 C 承辦 D擬辦

18、標(biāo)明由某公司收啟的文件啟封者應(yīng)是公司（B）

A 領(lǐng)導(dǎo)人員 B文書人員 C辦公室主任 D業(yè)務(wù)人員

13、聯(lián)合行文時各發(fā)文單位依次審核文稿稱為（D）

A會談 B會辦 C會簽 D會稿

14、分發(fā)使公文按照主次緩急盡快得到（C）

A 實質(zhì)性處理 B程序性處理 C 專門性處理 D常規(guī)性處理

15、以下是公文的開頭，請判斷它屬于哪種開頭方式。

你廳《關(guān)于擬錄用2003年大中專畢業(yè)生的函》（國安政〔2003〕18號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)如下。屬于________ B A、概述式開頭 B、引述來文式開頭 C、目的式開頭 D、開門見山式開頭 16．以下屬于收文加工環(huán)節(jié)的是（A）。17．以下屬于收文的加工環(huán)節(jié)的是（B）。

A起草文稿 B匯編公文信息 C填寫催辦單 D 注明文件辦理經(jīng)過和結(jié)果 18．注辦應(yīng)該由（C）負(fù)責(zé)。

A 文書人員 B 單位領(lǐng)導(dǎo) C辦公室主任 D承辦人 19.會議紀(jì)要適用于（D）。

A.記載會議情況 B.傳達(dá)會議情況 C.記載會議議定事項 D.傳達(dá)會議議定事項

20、文書的（D）是文書工作的中心環(huán)節(jié)。

A、管理B、處理C、利用

多項選擇題

1、以下屬于公文制發(fā)程序的有___________。B、C、D A、簽署 B、簽發(fā) C、審核 D、分發(fā)

2、事務(wù)文書的制發(fā)程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草擬 B、審核 C、定稿 D、登記

3、下列選項的排序符合公文的制發(fā)程序的有___________。C、D A、草擬 審核 復(fù)核 簽發(fā) B、簽發(fā) 登記 繕印 分發(fā) C、草擬 審核 簽發(fā) 分發(fā) D、繕印 用印 登記 分發(fā)

4、在復(fù)核時應(yīng)注意下列哪些事項___________。A、B、C A、審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備 B、附件才料是否齊全 C、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范 D、是否做好發(fā)文登記

5、公文的緊急程度分為___________。A、B A、特急 B、急件 C、限時送達(dá) D、緊急

6、以下屬于公文主體部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送機關(guān) C、抄送機關(guān) D、附注

7、公文標(biāo)題___________。A、C A、一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān) B、不應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān) C、一般不用標(biāo)點符號 D、特殊情況可任意用標(biāo)點符號

8、公文主送機關(guān)應(yīng)使用___________。A、B、C A、全稱 B、規(guī)范化簡稱 C、統(tǒng)稱 D、一般稱謂

9、下列文種，哪些文種必須有主送機關(guān)。___________ B、C、D A、公告 B、批復(fù) C、請示 D、報告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、會議紀(jì)要式 D、簡報式

C、公文的份數(shù)序號、密級程度、緊急程度和發(fā)文字號均在武文線之下 D、信函式公文的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識依然是發(fā)文機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱

案例分析

某市一職業(yè)學(xué)校易地擴建后，住宿生急劇增加，學(xué)生宿舍床位緊張，甚至出現(xiàn)一張床位兩個學(xué)生睡的現(xiàn)象。為了解決這一困難，學(xué)校準(zhǔn)備興建一棟學(xué)生宿舍樓，但建設(shè)資金缺口較大，學(xué)校向市教育局申請撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費。校長辦公室秘書起草了一份申請撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費的請示(全文如下)，交給校長辦公室審核。

關(guān)于要求解決學(xué)生宿舍擁擠問題的請示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學(xué)生宿舍已無法容納，現(xiàn)在住宿生基本上是一個床位兩個人睡，嚴(yán)重影響學(xué)生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達(dá)到省“兩基”標(biāo)準(zhǔn)，望上級部門給予適當(dāng)支持。

×××市第二職業(yè)學(xué)校 2014年8月25日(1)請你代校長辦公室主任審核這份請示，指出存在的問題。(2)請你代校長辦公室秘書修改并重新起草一份請示。指出下述文書處理程序中的錯漏之處，并說明正確做法。

某縣政府外收發(fā)小趙收到１份急件，啟封后發(fā)現(xiàn)是〈某某省林業(yè)廳關(guān)于上報春季植樹造林面積的緊急通知〉，隨即送主管林業(yè)工作的李副縣長批辦。李副縣長閱 6后，用紅鉛筆批示：“請有關(guān)部門辦復(fù)，據(jù)實填報。５月９日。”后由縣林業(yè)局起草復(fù)文后直接送李副縣長簽發(fā)，然后印制成該縣政府正式文件發(fā)出。

第一，外收發(fā)不應(yīng)啟封，應(yīng)由內(nèi)收發(fā)登記，急件應(yīng)列入對內(nèi)催辦；

第二，批辦意見不應(yīng)用紅鉛筆書寫，不符合存檔要求；且應(yīng)明確承辦部門及承辦時限；應(yīng)簽批辦人姓名及批辦年、月、日；

第三，縣林業(yè)局的代擬稿應(yīng)由林業(yè)局負(fù)責(zé)人進(jìn)行技術(shù)性審核，交縣政府辦進(jìn)行綜合性審核，由李副縣長先核后簽；

第四，文件運轉(zhuǎn)應(yīng)有規(guī)范的文件處理單。閱讀以下案例并指出行文中存在的問題。

某單位下屬倉庫土地被地方開發(fā)區(qū)征用，談妥予以相應(yīng)土地劃撥，但久久不見落實。該單位劉局長十分著急，在辦公會上交代秘書部門立即擬寫一份公函發(fā)給對方，希望對方有一個回答。會后第二天早上上班時，王秘書將函稿直接送劉局長，由于急著到外地開會，劉局長來不及與王秘書照面，將函稿批閱后請人轉(zhuǎn)交王秘書。王秘書一看，劉局長用鉛筆在文稿內(nèi)作了幾處修改，文稿邊上空白處簽的是“閱。劉，９。２８”等字樣。

寫作題

【要求】

（1）行文簡潔，；（2）自擬一個貼切的標(biāo)題；（3）針對專題培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)公文寫作實際，言之有物；（4）行文規(guī)范。

一、學(xué)生會準(zhǔn)備組織同學(xué)踏青，并邀請老師們參加。請你以學(xué)生會的名義擬寫一則邀請函

答案： XXX老師：

又是一年春光爛漫時，又是一年桃花朵朵開，整日為我們嘔心瀝血、被高大的水泥建筑包圍的你，是否已經(jīng)嗅到春天的味道，是否期待著行走在鄉(xiāng)間的綠地、吹著軟綿綿的風(fēng)，賞一片粉色花海、掬一捧清涼的泉水??。

我們誠摯的邀請恩師，請你抽空參加為盼，讓我們一起來擁抱自然，一起相約，感悟自然的風(fēng)，感悟春天！

二 2006年1月17日，江蘇省文化廳向文化部遞交了一份請示，請示文號是“蘇文市（外）〔2006〕08號”。請示的主要內(nèi)容是：由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達(dá)成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關(guān)演出費用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔(dān)。經(jīng)研究，江蘇省文化廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會?，F(xiàn)在按照規(guī)定上報文化部審批。請示的附件是：演出確認(rèn)函、演員護(hù)照和有關(guān)演出資料。

請根據(jù)以上信息，按照請示的格式，擬寫這份請示。

關(guān)于擬邀請新加坡歌手孫燕姿來南京舉辦個人演唱會的請示

蘇文市（外）〔2006〕08號

文化部：

由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達(dá)成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關(guān)演出費用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔(dān)。

經(jīng)研究，我廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會?，F(xiàn)報你部審批。

以上請示當(dāng)否，請批示。

附件：演出確認(rèn)函、演員護(hù)照和有關(guān)演出資料

江蘇省文化廳

二〇〇六年一月十七日

第五篇：文書與檔案管理

文書與檔案管理

1．文書的格式是-----文書的表現(xiàn)形式。2．公文紙介質(zhì)表現(xiàn)形態(tài)包括---開本、規(guī)格、印刷、裝訂。3．“關(guān)于評定業(yè)務(wù)支撐文件”的組卷方法是問題特征

4．公文主體一般由---標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素組成。

5．公文的版記由---主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、時間、份數(shù)和版記反線等要素組成。

6．及時、準(zhǔn)確、安全是文書工作的原則 7．正本可分為---定型本、試行本、暫行本、修訂本。

8．正本和副本的本質(zhì)區(qū)別是---它們的作用和目的的不同。

9．組織機構(gòu)一是對內(nèi)部組織機構(gòu)一直固定不變的立檔進(jìn)行分類。

10．從行文關(guān)系上劃分，文書可以分為---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事記》是指國家或地區(qū)大事記

12．本機關(guān)收到外機關(guān)發(fā)來的文件稱為收來文件。

13．從文件的使用范圍來劃分，文書可分為---通用文書、專用文書、技術(shù)文書。14．發(fā)文機關(guān)留存的印刷本是指存本 15．根據(jù)決定的性質(zhì)，可將其分為---法規(guī)性決定、指揮性決定、知照性決定。

16．通報適用于---表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或情況。

17．簡報的特點是---簡、實、快。

18.簽發(fā)是指領(lǐng)導(dǎo)人對文件的發(fā)出簽具意見

19．行文制度指的是---機關(guān)與機關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定，包括行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則。20．行文制度包括---行文關(guān)系、行文方式、和行文規(guī)則三個方面的內(nèi)容。

21． 鑒定檔案價值的基礎(chǔ)是分析文件的內(nèi)容

22．檔案復(fù)制本根據(jù)利用單位的不同需要，可以分為副本和摘錄

23．發(fā)文處理有—八個工作環(huán)節(jié)，收文處理有--八—個工作環(huán)節(jié)。

24．校對要以---定稿為依據(jù)。

25．?dāng)M辦的特點是—參考性、差異性、概括性。

26．上行文是指請示

27．檔案常用分類方法有三種，即---分類法、組織機構(gòu)分類法、保管期限分類法。

28擬辦：公文的擬辦就是指文秘部門承辦人對于收文準(zhǔn)備如何處理提出初步方案和

意見，以供領(lǐng)導(dǎo)人批示、決斷時參考。一般由文秘部門的辦公室負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)部門承辦人提出擬辦意見全宗編號的主要方法是---流水編號法。

29．承辦是同屬于發(fā)文處理和收文處理程序

30．案卷目錄由--封面、序言、目次、簡稱與全稱對照表、案卷目錄、備考表六部分組成。其中—封面和案卷目錄是主體部分。

31．檔號由四部分組成，分別是—全宗號、案卷目錄號、案卷號、頁號或件號。32．檔案檢索包括---對檔案信息分析存儲和根據(jù)需要進(jìn)行查找---兩個階段。

33．檔案著錄工作主要包括---著錄項目、標(biāo)識符號、著錄格式、著錄級別---和著錄項目細(xì)則等內(nèi)容。

34．文公用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型 36．中華人民共和國檔案分類表以一覽表的形式共設(shè)置了—19—個基本大類。其中A代表--中國共產(chǎn)黨黨務(wù)—B代表---國家政務(wù)總類。

提高辦公的時效：文件辦理的時間量是個彈性很大的問題，因為很難事先制定個收發(fā)文計劃去精細(xì)地進(jìn)行時間的量化預(yù)測。但是，這并不等于此問題根本不能談。因為就每個具體環(huán)節(jié)進(jìn)行時效分析還是可以的。為此，除加強文書人員的責(zé)任心和提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還可從健全文書辦理的制度來加以保證《中國檔案主題詞表》主要由---主表---及其---詞族索引、范疇索引、首字筆畫簡字表----和附表、附錄構(gòu)成。

38．檢索檔案工具的基本職能有兩點：一是---存儲檔案信息----一是---查檢檔案信息。

39．檔案檢索工具按編制方式劃分，可分為---目錄、索引和指南---。

40．維護(hù)檔案完整與安全是檔案保管工作的最基本任務(wù)

41．檔案計算機檢索的流程包括----輸入、輸出兩部分。

二、名詞解釋

1．文書-----概括地說，文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的 具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。2．公務(wù)文書----是指國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位的行政機關(guān)在管理過程中所形成的具體法定效力和規(guī)范體式的書面文字材料。

3．人名索引是揭示檔案中所涉及的任務(wù)并指明其出去的檢索工具

4．文書檔案----文書檔案是各級機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及個人，在社會活動中，為處理公務(wù)及私人事務(wù)而形成的檔案。5．專門檔案----是各機關(guān)單位在進(jìn)行某種

專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案。主要有：干部檔案、會計檔案、訴訟檔案、教學(xué)檔案等。

6．平行文：是指同級機關(guān)過著不相隸屬的機關(guān)之間來往的文件沒。這些法定的機關(guān)與組織可以在自己的職權(quán)范圍制發(fā)相應(yīng)的公文。

7．文書工作-----通常也叫文書處理工作主要是指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個機關(guān)的組織或辦事機構(gòu)，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個運轉(zhuǎn)流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書工作。

8．檔案管理----也稱檔案工作或檔案管理工作，簡單地說就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務(wù)。9．公文的文體----是一種兼有議論文、說明文、記敘文三種表達(dá)方式和一般特點的應(yīng)用文。

10．定稿----公文的草稿經(jīng)過修改并由領(lǐng)導(dǎo)人審閱、簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是機關(guān)制發(fā)文件的唯一可靠標(biāo)準(zhǔn)稿。

11．正本----是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。正本具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的格式和生效標(biāo)志，具有法定效力，其證據(jù)價值得到法律的認(rèn)可和保護(hù)。

12．存本---是指發(fā)文機關(guān)印制一份文件的正本后留在本機關(guān)的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變態(tài)文本，這種根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其他文本稱為副本。

14．計劃---對即將開展的工作所做出的系統(tǒng)化條理化的安排設(shè)想的書面表達(dá)形式。15．簡報---是機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位用來指導(dǎo)工作、向上級機關(guān)反映情況和文題、交流經(jīng)驗以及溝通信息的一種公務(wù)文書。16．總結(jié)-----是指對已經(jīng)完成或正在進(jìn)行中的某項實踐活動的效果、作用及其經(jīng)驗教訓(xùn)進(jìn)行評價，并在此基礎(chǔ)上歸納分析而形成的文字材料。

17．調(diào)查報告-----以書面報告的形式反映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論的一種實用性文體。

18．司法文書----是指案件當(dāng)事人或參與人，為要求司法機關(guān)按照法律程序、運用有關(guān)的法律條文有效的保護(hù)自身合法權(quán)益而制定的文書。

19．人事文書---是指各級機關(guān)在干部人事管理工作中形成的，反映個人自然情況、社會經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務(wù)工作情況等各種材料的總稱。

20．會計文書---是本機關(guān)單位在經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支過程中，進(jìn)行會計核算所形成的各種材料的總稱。

21．主題---又稱主題思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表達(dá)的全部內(nèi)容中那個貫穿全篇最基本、最主要的思想。

22．結(jié)構(gòu)----在這里指的是一篇文書的內(nèi)部構(gòu)造，及文書內(nèi)容的組織和安排。23．文書語言---文書語言即實用性文體語言，它是用于社會活動、具有實用文特點、反映社會實踐活動的規(guī)范化的語言體系。24．簽發(fā)---是機關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文，并簽注自己姓名和日期的環(huán)節(jié)。

25．用印---是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機關(guān)的印章的程序。用印是文件生效的標(biāo)志，因此需要用印的文件只有加蓋了發(fā)文機關(guān)印章之后才能生效。

26．?dāng)M辦---是對需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦理意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時。27．承辦---就是遵照領(lǐng)導(dǎo)人對文件的批辦意見，根據(jù)來文內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序。

28．查辦----是指按照文件辦理時限，秘書部門對承辦工作進(jìn)行檢查與催眠，防止文件處理的漏辦和延誤。

29．檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。

30．檔案分類方案----就是標(biāo)列各個類目名稱，標(biāo)示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。具體而言，就是在分類之前，須先確定分類的級次，以及每一級采用什麼樣的分類方法或每一級的主要內(nèi)容，然后把各個類目的名稱一一列舉出來，形成一個大綱。31．全宗----是指一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐中所形成的全部檔案。32．檔案鑒定工作指導(dǎo)思想是：1全面的觀點2歷史的觀點3.發(fā)展的觀點

33.檔案著錄——是對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標(biāo)識的過程，稱為分類標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識的過程，稱為主題標(biāo)引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。

34.檔案編研工作——是以館（室）藏為主要對象，滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫檔案參考資料，并參加編史修志一集撰寫專門著述的一項工作。

35、檔案鑒定工作——是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并予以銷毀的一項檔案業(yè)務(wù)工作。

36、檔案標(biāo)引——是指對文件或案卷進(jìn)行主題分析，把自然語文轉(zhuǎn)換成規(guī)范話檢索語文的過程。給予文件或案卷以主題標(biāo)識 的過程稱為主題標(biāo)引。

37、檔案存貯縮微化——就是用照像設(shè)備或其他攝影方法，把以紙張為載體的檔案材料按照一定的比例縮小，攝錄在膠卷或者平片上，也就是將檔案膠卷化，平片化。

38、特殊載體檔案——主要是指聲像檔案和機讀檔案。聲像檔案包括影片、照片、錄像等檔案；機讀檔案指用于存儲計算機數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶、光盤等。

39、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化——是指檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案行政事業(yè)管理機關(guān)，或者會同標(biāo)準(zhǔn)化主管機關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商，共同參與制訂檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、規(guī)格、概念、設(shè)施等，同意的衡量準(zhǔn)則、技術(shù)規(guī)范，并且予以貫徹執(zhí)行和修訂的全部活動過程。

三、簡答題

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地說就是管理政務(wù)的工具和手段。具體包括以下幾方面：

1、上傳下達(dá)作用；

2、公務(wù)聯(lián)系作用；

3、憑證記載作用。

2、文書工作有何重要性？——

1、文書工作是機關(guān)行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文書工作是機關(guān)工作的紐帶；

3、文書工作是保守黨和國家機密的重要環(huán)節(jié)；

4、文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。

3、編研工作的內(nèi)容——1熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫檔案參考資料。2匯編現(xiàn)行機關(guān)的檔案問及和編撰檔案史料。3以館藏為基礎(chǔ)，參加歷史研究和編史修志，撰寫有關(guān)的文章和著作。

4．文書工作組織形式選擇的依據(jù)是什么？——本機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職能范圍；本機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置的層次與數(shù)量；本機關(guān)收發(fā)文件的數(shù)量；本機關(guān)各組織機構(gòu)駐地的情況；人員的配備情況等。

5.文書立卷是整理與保存文件的一種方法，即文書部門對辦理完畢的公文材料，將其中的有查考、有保存價值的，按照他們的形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷，這就是文書立卷。

6、試析報告和請示的關(guān)系?！嗤c：

1、行文方向一致。

2、報送要求相同。

3、寫作特點相同。

不同點：

1、行文目的不同。報告的目的只是為了讓上級機關(guān)了解、掌握情況，溝通上下聯(lián)系；請示則是為解決某一問題而請求上級機關(guān)指示或?qū)徍伺鷾?zhǔn)。

2、性質(zhì)要求不同。報告屬陳述性文件，一般不需要上級回復(fù)；而請示屬請求性文件，需要上級機關(guān)給以及時批復(fù)。

3、行文時限不同。請示必須在事前行文；報告則

在事前、事后、事情進(jìn)行中行文均可。

4、內(nèi)容含量不同。請示必須堅持“一文一事”，即“一事一請示”的原則；而報告既可一文一事，也可一文數(shù)事。

7、文書工作的作用體現(xiàn)在：1助手作用2紐帶作用3“門戶”作用4查考作用 17.按使用范圍分，公文分1通用文件2專業(yè)文件3機關(guān)常用文件

8、簡述發(fā)文處理程序?！煞譃槲募闹谱麟A段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。

9、案卷的含義是什么？——是文件立卷的結(jié)果。它是有關(guān)某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體，是文書檔案的基本保管單位。

10、文件立卷歸檔——是指文書部門將辦理完畢的，具有查考和保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷的行為過程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、內(nèi)容特征、文種特征、時間特征、地點特征和通訊者特征，簡稱為“六個特征”。

12．立卷類目的含義——又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒有形成以前，根據(jù)機關(guān)工作活動和文件形成的規(guī)律，對一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個立卷計劃。

13、什麼是文書現(xiàn)實執(zhí)行性？什麼是檔案

原始記錄性？-----文書現(xiàn)實執(zhí)行性主要有兩方面含義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實執(zhí)行性。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史的記錄，歷史怎樣發(fā)展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記錄。檔案無論從形式和內(nèi)容特征上都表現(xiàn)出原始性，也只有這種原始記錄性才能真正反映歷史原貌，從而使檔案成為最真實、最可靠，也更加寶貴的材料。原始記錄性是檔案最本質(zhì)的屬性，是區(qū)別于其他文書、信息、圖書情報等材料的根本特征。14．文書工作與檔案管理的任務(wù)和工作內(nèi)容是什麼？----文書工作的基本任務(wù)是：根據(jù)工作的需要和客觀實際，高質(zhì)量的形成機關(guān)的公文，科學(xué)的組織和準(zhǔn)確的處理機關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。文書工作主要內(nèi)容包括：（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（會議、匯報的記錄與整理；（6）公文的平時歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8）為領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備有關(guān)材料；（9）文書的機要保密；（10）完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作事項。檔案的基本任務(wù)是：（1）堅持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；（2）科學(xué)地管理檔案，大力開發(fā)信息資源；9逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。檔案管理的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等六項工作。

15．文書工作和檔案管理的基本原則和要求是什麼？-----文書工作的基本原則是：堅持實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用，高效率地做好文書工作。文書工作的具體要求是：準(zhǔn)確、及時、安全、保密。檔案工作的基本原則就是：集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案維護(hù)檔案的完整與安全，便于黨和國家各項工作的利用。檔案管理的具體要求是完整、安全、有效。16．簡述公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義------（1）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文的性質(zhì)所決定的。（2）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文處理所需要的。（3）公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化是順應(yīng)社會發(fā)展而產(chǎn)生的?？傊?，行政機關(guān)的公文之所以要有規(guī)范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。

17．什麼是主題詞？主題詞的特點是什麼？----主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。主題詞的特點第一，單一性。即一個詞或詞組只表達(dá)一個詞義，一個詞義只能用一個詞或詞組表述。第二，規(guī)范性。主題詞揭示文件主要內(nèi)容不是隨意性的，而是按照一定的規(guī)范要求，由自然語言轉(zhuǎn)化而來。

18．成文日期是怎樣確定的？-----成文日期確定有以下幾種情況：第一，在一般情況下，公文的成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；第二，經(jīng)會議討論通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；第三，兩個以上機關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；第四，電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)；第五，法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，法規(guī)性文件的發(fā)布日期與施行日期不一致時，應(yīng)在正文中同時注明施行日期。

19．文書正文寫作要求有哪些？----正文的內(nèi)容要符合黨的路線、方針、政策和有關(guān)規(guī)定，符合國家的法律、法規(guī)。提出新的政策要注意保持連續(xù)性，提法要以公布的文件相銜接。第二正文反映的情況、問題、數(shù)據(jù)等必須真實可靠，提出的措施和辦法必須切合工作實際，切實可行。第三，內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)、會商，取得一致意見。第四，在文件表達(dá)上要概念準(zhǔn)確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實事求是，合乎語法規(guī)范，正確使用標(biāo)點符號。第五，用數(shù)字表示多層結(jié)構(gòu)數(shù)字，第一層用“一”，第二層用“

（二）”，第三層用“1”第四層用“（1）”。20．簡述文書種類劃分的意義。-----

（一）適應(yīng)組織管轄范圍和職能，保證機關(guān)工作有序。

（二）適應(yīng)機關(guān)不同行文關(guān)系，在選擇文種時準(zhǔn)確判定本機關(guān)與文件接受方的行文關(guān)系，保證文件及時迅速處理。

（三）適應(yīng)行文具體要求保證文書正確處理和公文的有效，使文件得到恰當(dāng)處理，保證文書處理的科學(xué)、高效。

（四）適應(yīng)文書不同種類要求，以準(zhǔn)確把握不同文種寫作規(guī)律，實現(xiàn)文書寫作規(guī)范化。

21．簡述公告與通告的區(qū)別。----

（一）發(fā)布機關(guān)級別不同。

（二）發(fā)布事項范圍不同。

（三）發(fā)布事項的方式不同。

（四）所公布事項的特點不同。

22．簡述請示與報告的區(qū)別?！?/p>

（一）行文的目的不同。

（二）行文時間不同。

（三）內(nèi)容含量不同。

（四）上級辦理不同。23．主題的作用、依據(jù)、要求是什麼？----第一，從主題與內(nèi)容的關(guān)系看，主題具有統(tǒng)攝作用。第二，從主題與形式諸要素關(guān)系看，主題起著支配作用?？傊黝}在文書形成中具有統(tǒng)攝和支配的作用。正因為如此，在文書形成中必須首先確立主題，做到“意”在筆先。文書確定的依據(jù)是四個方面：第一，行文目的要求。第二，黨和國家的路線、方針政策和上級指示精神。第三，處理事務(wù)和社會交往的客觀要求。第四，事務(wù)的共同特征和發(fā)展規(guī)律。文書主題要求包括兩方面：（1）是主題提煉過程中要達(dá)到的要求第一，要反應(yīng)事物的本質(zhì)。第二，要恰如其分。第三，主題力求新穎。（2）是表達(dá)過程中的要求。第一，主題要集中。第二，主題要清晰明確。第三，主題要前后一致。第四，主題要露而不藏。

24．文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)、方法作用。-----文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)有四項：第一，總文理。第二，統(tǒng)首位。第三，相銜接。第四，巧定奪。結(jié)構(gòu)的方法有三種：基本邏輯方法是綜合-——分析——綜合。第二，分層分段中的分類與歸類。第二，歸納層短主旨的方法。結(jié)構(gòu)的作用有三方面：第一，使文書表達(dá)“言之有序”。第二，使撰寫者“心中有全形。第三，使文書層次分明，富有邏輯性，方便讀者閱讀。

25．文書語言表達(dá)的要求是什麼？---第一，表達(dá)的明確性。第二，表達(dá)的簡接性潔性。第三，語言的平易性。第四，表達(dá)的文明性。第五，表達(dá)的程式性。

26．簡述文書形成的基本步驟?！幸韵虏襟E：

（一）思想準(zhǔn)備。

（二）擬訂提綱。

（三）草擬初稿。

（四）征求意見。

（五）反復(fù)修改。

（六）謄抄文稿。

（七）確定標(biāo)

印。

27．文書修改的主要范圍?！ǎ荷罨黝}，審查內(nèi)容，調(diào)整結(jié)構(gòu)，修正語句和標(biāo)點符號。

28．文書處理過程中有那些特點？——有以下特點：

（一）確定性。文書處理的各個工作環(huán)節(jié)不可缺少而且相對獨立，每個環(huán)節(jié)都有特定的功能和內(nèi)容。

（二）連續(xù)性。文書處理的每個工作環(huán)節(jié)是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛倒。

（三）規(guī)范性。文書處理的每個環(huán)節(jié)都必須遵循嚴(yán)格的工作規(guī)范。

29．撰寫擬辦意見時應(yīng)注意哪些方面？-----撰寫寫擬辦意見應(yīng)注意要具有參考性、差異性、概括性。參考性，即擬辦意見有時相當(dāng)于一份建議或者請示，但并不是最后的決定，只供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考；差異性，即擬辦意見如有兩個以上，應(yīng)彼此有所區(qū)別和差異，以利于領(lǐng)導(dǎo)選擇；概括性，既擬辦意見應(yīng)簡明扼要而又合乎工作規(guī)律和情理。

30．簡述批辦文件主要內(nèi)容?！ǎ阂皇鞘盏缴霞墮C關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。二是擬辦時有困難的事項，批辦時要交代該文如何辦理和辦理到何種程度，是直接辦理還是在提出辦理意見報領(lǐng)導(dǎo)審批后再行辦理。三是在指定文件承辦部門時，凡需兩個以上部門共同辦文的，還要指定一個主辦部門，以防承辦部門出現(xiàn)于己有利的文件互搶，于己無利的文件互推或各自為政造成矛盾。

31．我們在審核文件時，重點審核哪些內(nèi)容與方面？---審核的重點是：第一，是否應(yīng)由本機關(guān)辦理。第二，是否符合行文規(guī)則。第三，內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。第四，涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商會簽。第五，文種使用、公文格式是否規(guī)范。

32．簡述文書整理的含義。----文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過程。

33．以“件”取代卷的好處是什麼？——1.以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)。2.更加符合文書整理的基本原則。3.文書整理跟簡便易行和具有確定性。4.有利于整理手段現(xiàn)代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意義是什麼？-----1.方便文書檔案的借閱和查找。2.方便檔案的復(fù)制與保密。3.簡化了裝訂手續(xù)。4.使文書工作和檔案工作統(tǒng)一起來。35．文書整理歸檔的范圍。——具體包括：1.上級機關(guān)來文。2.本機關(guān)文件。3.下級機關(guān)來文。4.同級或 非隸屬機關(guān)的來文。5.其他文件資料。

36．文書整理歸檔的基本原則是什麼？-----1.遵循文件形成的客觀規(guī)律。2.保持文件之間的有機聯(lián)系。3.區(qū)分文書的不同價值。4.便于保管和查找利用。

37．如何確定案盒內(nèi)文書？——是指在平時歸整的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每個案盒內(nèi)積累的文件，按照文書歸類的原則和要求進(jìn)行調(diào)整，并進(jìn)行案盒內(nèi)文件的排列、編號，最后確定案盒內(nèi)歸檔文書。

38．歸檔的質(zhì)量要求是什麼？----1.整理歸檔的文書應(yīng)齊全完整。2.整理歸檔的文書要符合檔案保護(hù)的要求。3.整理歸檔的文書的保管期限應(yīng)界定準(zhǔn)確。

39、檔案工作的基本原則：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。40、檔案收集工作的集體內(nèi)容包括以下四個方面：1政府機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對本單位需要歸檔的檔案進(jìn)行接收。2政府機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對哪些未及時歸檔的檔案進(jìn)行補充收集。3檔案館對現(xiàn)行機關(guān)、已撤銷機關(guān)的集體有娼妓保存價值的檔案的集中和接受。4檔案館對中華人民共和國建立以前的各個歷史時期形成的檔案的接收與征集。41．全宗內(nèi)檔案分類的方法有哪些？——常用1.分類方法，按照文件形成和處理的將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；2.組織機構(gòu)分類法，就是根據(jù)單位的內(nèi)部組織機構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；3.問題分類法，按照文件內(nèi)容所反映的問題將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；

42、檔案鑒定工作的主要內(nèi)容及任務(wù)是什么？——內(nèi)容：制訂檔案價值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各種類型的檔案保管期限表；2.具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限；3.揀出無保存價值或已失去保存價值的檔案予以銷毀，以及圍繞上述工作而進(jìn)行的一系列審慎而嚴(yán)密的鑒定組織工作。

43、檔案鑒定工作任務(wù)是什么？——1.通過劃分檔案的保管期限，確定本單位檔案室或檔案館的館藏成分，優(yōu)化館（室）藏檔案的質(zhì)量；2.挑選將永久性檔案館保存的檔案，為檔案館的收集工作奠定基礎(chǔ)。

44、什麼是檔案保管期限表？起結(jié)構(gòu)和類型有哪些？——檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。一般由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成。類型有五種：1.通用保管期限表。2.專門保管期限表。3.同系統(tǒng)保管期限表。4.同類型機關(guān)檔案保管期限表5.機關(guān)檔案保管期限表。

45、檔案保管期限的劃分原則是什么？——1.凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，在本單位工作和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、政治斗爭、科學(xué)研究中具

有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管；2.凡是反映本單位一般工作活動，不具有廣泛社會意義和科學(xué)歷史意義，而屬本機關(guān)在相當(dāng)長時間內(nèi)進(jìn)行本單位工作需要查考的文件材料應(yīng)列為長期保管；3.凡是在較短時間內(nèi)本單位需要查考的各種文件材料，均應(yīng)列為短期保存。

46．檔案主題標(biāo)引的程序-----1審讀文件或案卷，確定主題。2主題分析3主題概念轉(zhuǎn)換。4主題及主題詞的校對審核。47．簡述建立檔案檢索體系的理由-----檔案檢索體系失當(dāng)案管理部門為滿足不同需要而編制的各類型的在功能上相互聯(lián)系,相互補充的檔案檢索工具的集合體.建立檔案檢索體系是必要的。1.建立檔案檢索體系.是提高檢索效率的需要。2.建立檔案檢索體系是擴大檔案部門影響,宣傳報道館藏的需要。3.建立檔案檢索體系是實現(xiàn)資源共享|擴大對外交流的需要。

48.檔案庫房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的庫房管理制度（安全制度，檔案進(jìn)出庫房登記制度，庫藏檔案定期檢查制度，設(shè)備管理制度，清潔衛(wèi)生制度）；2.溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生；3.注意檔案在流動中的保護(hù)；4.定期安全檢查。

49、檔案安全檢查應(yīng)包括哪幾個方面？——1.檢查檔案有無被泄密、毀滅、遺失、盜竊，即使發(fā)現(xiàn)不安全因素，采取有效措施；2.檢查檔案有無發(fā)黃變脆、字跡褪色，潮濕發(fā)霉及鼠害等自然損毀現(xiàn)象，即使防治；機讀檔案定時倒帶和上機檢查；3.檢查有無火災(zāi)、水災(zāi)等隱患，用電設(shè)備是否完好，消防器材是否齊全，門窗是否牢固，杜絕意外事故發(fā)生；4.檢查受損害文件的數(shù)量和情況，是有檔案數(shù)量與登記簿冊中的數(shù)量是否符合；5.對于庫房管理、提供利用等各項制度的執(zhí)行情況和在系統(tǒng)、編目鑒定等工作中的缺點等。

50、檔案檢索工具作用：——檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案的工具。（1）橋梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、檔案檢索工具種類：檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。

1、按編制方式分為：目錄、索引、指南。

2、按載體形式分為：書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微檢索工具、機讀式檢索工具

3、按檢索范圍分為：全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、館際檢索工具。

4、按功能分：館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具

51.常見檔案檢索工具——

1、案卷目錄：案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。

2、全引目錄：案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。

3、全宗目錄：全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。

4、分類目錄：分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號為排檢項，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。

5、主題目錄：主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。

6、專題目錄：專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。

7、文號索引：文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。

8、人名索引：人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。

10、檔案館指南：檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。

11、全宗指南：全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個部分。

12、專題指南：專題指南是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。13.檔案館指南14.智能化管理和信息共享

52.參考資料的種類：——

一、大事記： １、大事記的種類有：Ａ、機關(guān)工作大事記

Ｂ、國家和地區(qū)大事記Ｃ、專題大事記 Ｄ、個人生平大事記 也稱為年譜

二、組織沿革：１、種類有：

A、機關(guān)組織沿革 B、地區(qū)組織沿革

C、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革；

三、專題概要：專題概要是以文章敘述的形式簡要地說明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。

四、會議簡介：簡明我要地記敘會議基本情況的一種文字材料。

五、統(tǒng)計數(shù)字匯集：統(tǒng)計數(shù)字匯集又稱“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”。

六、企業(yè)年鑒：的生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設(shè)、科學(xué)研究等各類大事的有關(guān)文獻(xiàn)、照片和統(tǒng)計數(shù)據(jù)等是一種綜合性的參考資料。

七、科技成果簡介：是科技檔案的編研成果之一，是指對獲得成果的科研設(shè)計項目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊的一種參考資料。

53.參考資料的編寫一般方法：——

1、制定編寫計劃；

2、收集材料；

3、綜合編寫 54.編研工作的意義——

1、積極提供服務(wù)的有效方式；

2、提高工作水平的重要途徑；

3、有利于檔案原件的保管和流傳。

55、檔案工作現(xiàn)代化的標(biāo)志——1.檔案工作技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化；2.管理機構(gòu)布局與館（室）藏機構(gòu)的合理化；

3、檔案信息服務(wù)的社會化；4.檔案工作組織管理的科學(xué)化。

56、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的條件?！鐣l件和內(nèi)部條件。社會條件包括：1.需要一個安定的、政治民主化的社會大環(huán)境；2.要有足夠的資金投入，經(jīng)濟(jì)上的大力支持；3.科學(xué)技術(shù)條件的支持。內(nèi)部條件：1.檔案業(yè)務(wù)與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化；2.檔案工作人員專業(yè)化。

57、計算機檢索系統(tǒng)的優(yōu)點——1.工作效率高；2.檢全、檢準(zhǔn)率高；3.檢索途徑多；4.能夠產(chǎn)生多種形式的目錄與索引；5.通過通訊線路和終端設(shè)備，能就地向遠(yuǎn)方檢索檔案材料，提高了服務(wù)效果，節(jié)省了經(jīng)費、人力和時間。

58、簡述計算機檢索系統(tǒng)需要的物質(zhì)技術(shù)條件：——1.系統(tǒng)本身需要的設(shè)備條件；2.檔案原件的準(zhǔn)備工作；3.有適合檔案館管理系統(tǒng)的計算機軟件。

59、檔案館對歷史檔案的接收與征集 收集歷史檔案的對象與途徑。

1收集散存在國家機關(guān)、社會組織中的一些歷史檔案。

2征集收藏于和人手中的歷史檔案。3征集少數(shù)名族地區(qū)的歷史檔案。4收集黨史、地方志辦公室以及政協(xié)等文史組織及其他學(xué)術(shù)歷史研究部門所征集到歷史檔案。

5收集散失在國外的歷史檔案。

60、國家全部檔案：是指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的具有政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化或歷史意義的一切檔案財富的總和61、軟盤中的檔案的管理和保護(hù)中要注意的問題——1.防止軟盤生霉；2.防止軟盤污染；3.注意防塵；4.遠(yuǎn)離外磁場。62、檔案存貯縮微化的優(yōu)點：——1.縮小檔案體積，便于收藏；2.查找迅速，傳遞方便；3.價格低廉，保存時間長；4.容易復(fù)制，有利于檔案原件保護(hù)；5.便于推廣普及。

63、我國已發(fā)布的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)：——1.針對檔案內(nèi)容所包涵的信息為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；2.針對檔案的載體為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；3.針對檔案的保管的裝具、庫房及外部條件為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；4.針對檔案工作中的業(yè)務(wù)技術(shù)原則、方法、措施為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)。

64、我國檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作還需進(jìn)一步提高的地方——1.檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)；2.檔案統(tǒng)計、提供利用標(biāo)準(zhǔn)；3.檔案編纂及出版格式標(biāo)準(zhǔn)；4.檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

65、檔案利用的方式和途徑——1.開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借閱；2.檔案外借；3.制發(fā)檔案復(fù)制本；4.舉辦檔案展覽；5.出具檔案證明；6.提供咨詢服務(wù)；7.印發(fā)目錄。

四、論述題

1．論述文書檔案的性質(zhì)、特點與作用--------文書現(xiàn)實執(zhí)行性主要有兩方面含

義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實執(zhí)行性。文書除了現(xiàn)實執(zhí)行性這一本質(zhì)屬性以外，還有政治性、機密性、知識性等屬性。檔案同樣具但有政治性、機密性、知識性等屬性檔案主要有原始記錄性、利用的價值性和科學(xué)文化性。文書的特點有三方面：法定的作者、法定的權(quán)威和效力及特定地程式性。檔案的特點有三方面：系統(tǒng)性、選擇性和保存性。文書的作用為：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用、行為規(guī)范作用、公務(wù)聯(lián)系和知照作用、憑據(jù)記載作用、傳遞信息與宣傳教育作用。檔案的作用主要有三個方面的作用：現(xiàn)實工作及各項社會活動的查考依據(jù)作用、歷史憑據(jù)作用、科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件作用。

2、試析文書工作與檔案工作的關(guān)系。聯(lián)系：

1、工作對象上的聯(lián)系。文書工作與檔案工作的物質(zhì)對象都是文件材料。

2、工作步驟上的聯(lián)系。文書工作的終結(jié)程序（文件立卷歸檔工作），就是檔案工作的起始環(huán)節(jié)（檔案收集工作），二者從不同的角度履行同一道手續(xù)。

3、整體工作的聯(lián)系。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書工作的質(zhì)量決定著檔案工作的質(zhì)量，影響著檔案工作的進(jìn)展；檔案工作不斷提高質(zhì)量上的要求，也會影響和推動著文書工作向前發(fā)展。

區(qū)別：

1、工作目的不同。文書工作是著眼于現(xiàn)實，是適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，形成和處理文件的；檔案工作是著眼于歷史和未來，維護(hù)歷史的真實面貌，為將來工作提供參考和憑證。

2、工作任務(wù)不同。文書工作的主要任務(wù)就是制作文件、處理文件，對有保存價值的文件進(jìn)行立卷歸檔；檔案工作的主要任務(wù)是對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等。

3、試比較各種登記形式的優(yōu)缺點。

目前常用的登記形式有簿冊式、卡片式、聯(lián)單式三種。簿冊式登記，即采用事先裝訂成冊的登記簿進(jìn)行登記。這種登記易于保管，應(yīng)用比較普遍。但比較死板，寫錯了不易修改，若按大流水號編排順序號，不便于分類檢索；卡片式登記，即使用卡片進(jìn)行登記，每張卡片登記一份文件，必要時可登記一組文件。這種登記方法，可以靈活地進(jìn)行分類排列，方便文件檢索，但容易丟失；聯(lián)單式登記，即采用一次復(fù)寫多聯(lián)的方式進(jìn)行登記。這種登記方法，可以減少重復(fù)登記手續(xù)，提高效率。但容易磨損，不利于長期保存，也容易丟失。如果機關(guān)條件具備，可使用計算機對文件進(jìn)行登記，使登記、著錄、檢索一體化，更可簡化手續(xù)，方便利用，提高工作效率。4． 論述“美觀”是文書形成的必然要求。-——審美以及對美的追求是人們的普遍心態(tài)，文書是社會交際的工具，離不開審美的規(guī)律文書形成的目的不是給自己看，而是為了辦事目的需要，是給其他機關(guān)或

者有關(guān)人員閱讀的，這就要求文書能給人以美感，使人賞心悅目，愿意讀下去，從而達(dá)到目的，因此，“美觀”是文書形成的必然要求，也是文書形成的重要原理。文書的美，一是體現(xiàn)在形式的安排上要美觀；二是體現(xiàn)在內(nèi)容上要有美感；三是體現(xiàn)在語言以及邏輯結(jié)構(gòu)等方面要有美感。文書要講求整齊，即層次分明，無參差錯亂，眉目清楚，適宜得體；問題排列有序；語句整齊一致。

文書立卷的基本原則

1保持穩(wěn)健之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性 2要正確反映機關(guān)工作的歷史面貌 3要便于管理、查找和利用。擬寫案卷標(biāo)題的要求

案卷標(biāo)題，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容與成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分