第一篇：文書(shū)檔案考試復(fù)習(xí)題

填空：

1、催辦工作的形式（催辦登記簿、催辦卡、記事牌）

2、公文行文的方式（逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文、直貫到底行文）

3、文書(shū)整理工作的原則（遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)；保持文件之間的歷史聯(lián)系；區(qū)別文件不同價(jià)值；便于保管和利用）

4、文書(shū)立卷的六個(gè)特征（名稱特征、作者特征、年代特征、問(wèn)題或?qū)嵨锾卣?、收發(fā)文機(jī)關(guān)特征、地區(qū)特征）

5、公文的基本結(jié)構(gòu)和輔助標(biāo)記的基本特征（標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)或簽署、成文時(shí)間和蓋章、發(fā)文字號(hào)、主題詞。附件、份號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緩急時(shí)限、附注、多選：

1、案卷級(jí)整理程序包括有（編制歸卷類目、準(zhǔn)備立卷、平時(shí)歸卷、調(diào)整組卷、編目裝訂）

2、文件級(jí)整理的特點(diǎn)（整理簡(jiǎn)化、選擇靈活、機(jī)制兼容）

3、按大類劃分，全部的文書(shū)可劃分為（通用文書(shū)、專用文書(shū)、科技文書(shū)）

4、擬稿人弄清發(fā)文目的和主題（發(fā)文的最終目的、使用的文種、閱讀的對(duì)象、操作上的要求）單選：

1、文件核稿審核的重點(diǎn)之一是（內(nèi)容是否需要行文）

2、任免人員時(shí)應(yīng)該使用的文書(shū)名稱叫（通知）

3、公文的基本結(jié)構(gòu)，發(fā)送單位由（主送）

論述：

1、文書(shū)整理工作的原則及其主要內(nèi)容文書(shū)整理工作要“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”；文書(shū)整理工作中要對(duì)文件材料“區(qū)別不同價(jià)值”；文件整理工作組合出來(lái)的結(jié)果要“便于保管和利用”。

2、文書(shū)擬寫(xiě)的步驟與方面

一、明確制發(fā)文件的目的和主題1弄清執(zhí)法文件的中心內(nèi)容是什么2弄清制發(fā)文件要準(zhǔn)備使用什么3弄清執(zhí)法文件要發(fā)送和閱讀的對(duì)象是哪些4弄清發(fā)問(wèn)的具體要求是什么。

二、手機(jī)有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究；

三、擬寫(xiě)

6、外交文書(shū)的特點(diǎn)

1外交文書(shū)是我國(guó)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及國(guó)家外交部門(mén)（含駐外使領(lǐng)館），在代表國(guó)家開(kāi)展各項(xiàng)對(duì)外活動(dòng)中形成和使用的文件材料2其特點(diǎn)①有特定的格式和用法，講究禮貌稱呼和禮貌用語(yǔ)；②外交文書(shū)的格式和用紙，要求比較講究、嚴(yán)格；三是行文要遵守對(duì)等的原則。

7、公文核稿的好處？作用？

1、可為領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)政，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省審改文稿的時(shí)間，使領(lǐng)導(dǎo)者有更充分的時(shí)間深入實(shí)際和基層，解決重大問(wèn)題

2、經(jīng)綜合辦公部門(mén)審核，可以把各業(yè)務(wù)部門(mén)送來(lái)的文稿進(jìn)行全面平衡，根據(jù)文件的性質(zhì)，統(tǒng)一考慮審批和確定發(fā)布程序，避免相互矛盾、重簽發(fā)人）

6、公文標(biāo)題的組成（發(fā)文機(jī)關(guān)、事由及文種）

判斷：

1、封建社會(huì)實(shí)行的一文一事制，對(duì)后來(lái)的文書(shū)工作提供了歷史借鑒?！?/p>

2、機(jī)關(guān)檔案部門(mén)對(duì)機(jī)關(guān)各部門(mén)的文件收集、立卷、歸檔工作有權(quán)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督?！?/p>

3、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)層層下達(dá)文件的方式叫逐級(jí)行文?！?/p>

4、文書(shū)工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容主要包括文書(shū)的擬制、處理和整理歸檔三大項(xiàng)?！?/p>

5、向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況的文件叫做請(qǐng)示?！?/p>

6、通用文書(shū)是指在全國(guó)各地區(qū)、各領(lǐng)域與各專業(yè)系統(tǒng)機(jī)關(guān)單位中都普遍使用的文書(shū)?！?/p>

7、在文電擬寫(xiě)中，應(yīng)盡量避免使用“今天”、“昨天”、“明年”等時(shí)間代名詞。√

8、平行文就是同一級(jí)機(jī)關(guān)之間互相發(fā)送的文件?！?/p>

9、文書(shū)人員對(duì)文書(shū)學(xué)的研究，應(yīng)側(cè)重在現(xiàn)行機(jī)關(guān)文書(shū)與文書(shū)工作理論與實(shí)踐上?！?/p>

10、草稿經(jīng)審閱修改，并由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)后，即成正本?！?/p>

11、用于無(wú)隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的文件名稱叫做函。√

12、收文、發(fā)文、機(jī)關(guān)內(nèi)部文件和其它方面文件材料的總稱叫文書(shū)√

13、公文擬寫(xiě)要注意：說(shuō)明事物要全面、周到、清楚，對(duì)每件事都要交代清楚三個(gè)“什么”?！?/p>

14、報(bào)告應(yīng)當(dāng)一文一事。×

15、案卷標(biāo)題在寫(xiě)法上，要反映出組卷的特征，以及卷內(nèi)文件排列的規(guī)律。√

16、“便于保管和利用”，是文書(shū)整理工作最根本的出發(fā)點(diǎn)和最終目的，無(wú)此，文書(shū)整理工作就失去意義?！?/p>

和（抄送）組成。

4、文書(shū)整理工作的（集中形式）就是整理工作集中在單位的(綜合部門(mén))統(tǒng)一進(jìn)行。

5、各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)(業(yè)務(wù)職能部門(mén))和(綜合職能部門(mén))

6、檢舉控告直接上級(jí)的行文，可以(越級(jí)行文)。

7、批辦工作注意的事項(xiàng)是，(批辦不能只簽意見(jiàn)不簽名)

8、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)的請(qǐng)示(主送主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，抄送另一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān))

9、公文擬寫(xiě)具有成文過(guò)程的(集體性)

10、密封的種類包括有（紙封、（條封）、印封、泥封、漆封、鉛封）

11、通封的種類有（粘封、縫封、軋封、針?lè)猓?/p>

12、裝訂文件的方法包括有（線裝、針（釘）裝、膠粘）

13、各地區(qū)、系統(tǒng)上下級(jí)機(jī)關(guān)之間文書(shū)工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，應(yīng)由（所在地區(qū)上級(jí)機(jī)關(guān)辦公廳（室）負(fù)責(zé)）

14、不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，函可用于（請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)審批事項(xiàng)）

15、公文用紙的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)是×210mm）

16、對(duì)特定范圍的工作和事務(wù)制定具有約束力行為規(guī)范的文種叫（規(guī)定）

17、絕大多數(shù)文件的成文時(shí)間應(yīng)以（領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會(huì)議通過(guò)時(shí)間為準(zhǔn)）

18、簽發(fā)人是指（同意文件可以印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人在文稿上的簽字）

19、秘密文件等級(jí)可劃分為（秘密文件、機(jī)密文件、絕密文件）20、會(huì)議紀(jì)要的類型包括有（協(xié)議性、決議性、研討性）

21、公文體式的內(nèi)容包括有（文體要求、基本結(jié)構(gòu)、輔助標(biāo)記、版式格式安排）

22、歸檔文件概念的內(nèi)容是（辦理完畢的，具有查考利用價(jià)值的）

23、收文處理程序環(huán)節(jié)中包括有(拆封、傳閱)

24、文處理程序的環(huán)節(jié)中包括有(核稿、校對(duì))

25、收文登記形式主要有(簿式登記、卡片登記、聯(lián)單登記)

26、收文登記的方法主要有(總的大流水登記、分類流水登記)

27、歸卷類目中，按組織機(jī)構(gòu)設(shè)置類別就是(直接按照機(jī)關(guān)現(xiàn)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱和數(shù)量設(shè)類)

28、初校的側(cè)重是(按原稿對(duì)校樣逐字逐句校對(duì))

提綱，安排結(jié)構(gòu)；

四、動(dòng)手起草正文；

五、反復(fù)檢查推敲，認(rèn)真斟酌修改。

3、文件核稿工作的六查是什么？ 矛盾抵觸；政策界限；措施落實(shí)；程序手續(xù)；文字表達(dá)；公文體式

4、什么叫平時(shí)歸卷？怎么做好這項(xiàng)工作？平時(shí)歸卷，就是文書(shū)人員在每年文書(shū)處理中把辦理完畢的文件材料，隨時(shí)歸入平時(shí)歸卷柜中預(yù)先設(shè)立的有關(guān)條款的卷夾里。

做好平時(shí)歸卷要抓好以下工作：

1、建立健全平時(shí)歸卷工作制度。

2、文書(shū)人員要根據(jù)歸卷類目的條款，在每年年初準(zhǔn)備好卷夾（盒），按條款順序排列于文書(shū)部門(mén)的文件箱（柜）內(nèi)，以便辦理完畢的文件隨時(shí)“對(duì)號(hào)入座”、安全“入庫(kù)”。

3、積極做好文件平時(shí)收集工作，為平時(shí)歸卷打好基礎(chǔ)。

4、加強(qiáng)對(duì)歸卷文件的檢查。

5、文件集中和歸卷工作要有計(jì)劃性。

簡(jiǎn)答題：

1、我們學(xué)習(xí)這門(mén)課的內(nèi)容/任務(wù)是什么思想上充分認(rèn)識(shí)新技術(shù)革命對(duì)文書(shū)工作帶來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)的重要影響；在業(yè)務(wù)知識(shí)上要做好實(shí)施崗位充電迎接新技術(shù)革命對(duì)文書(shū)工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)；在業(yè)務(wù)上要解決好新舊文書(shū)工作方式以文書(shū)載體銜接具體作用。

2、使用報(bào)告的注意事項(xiàng)

報(bào)告中不能寫(xiě)有請(qǐng)示事項(xiàng)；報(bào)告要形成制度；報(bào)告一般應(yīng)是在事后或工作進(jìn)行中使用，決不能以“時(shí)候報(bào)告”代替“事先請(qǐng)示”；專題報(bào)告應(yīng)一事一報(bào)，體現(xiàn)“?！弊帧?/p>

3、機(jī)關(guān)之間的“行文規(guī)則”是什么？行文應(yīng)當(dāng)卻有必要，注意效用。按照機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文。同級(jí)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文。遇有問(wèn)題必須協(xié)商一致再行文。向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)規(guī)則，因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)，如需同時(shí)抄送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)；上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)抄送受文單位的另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

4、歸卷類目的設(shè)置方法

（1）按組織機(jī)構(gòu)設(shè)類。即直接用機(jī)關(guān)內(nèi)各組織機(jī)構(gòu)的名稱作為類的名稱，有幾個(gè)組織機(jī)構(gòu)就設(shè)幾個(gè)類。優(yōu)點(diǎn)：第一，是比較直觀，比較簡(jiǎn)便。第二，文件在哪里產(chǎn)生形成和辦理，就在那個(gè)機(jī)構(gòu)里整理歸檔，便于文件的收集齊全。缺點(diǎn)：容易手組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或各部門(mén)文件交叉的影響。（2）按問(wèn)題設(shè)類。即按本機(jī)關(guān)的文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題設(shè)類。優(yōu)點(diǎn)是不受組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或各部門(mén)文件交叉的影響。缺點(diǎn)：編制歸卷類目的類名比較困難，要求編制類別人員既對(duì)機(jī)構(gòu)職能任務(wù)十分熟，又對(duì)文件的形成情況及整理原則、方法也比較了解。在實(shí)際操作中，遇有某些文件既可以歸入這一問(wèn)題類，又可歸入另一問(wèn)題類的情況時(shí)，也不易把握準(zhǔn)確。

5、“通報(bào)”有哪三種？

1表?yè)P(yáng)性通報(bào)。按其反映的內(nèi)容，主要包括表?yè)P(yáng)好人好事、介紹先進(jìn)事跡和推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的通報(bào)2批評(píng)性通報(bào)。按其反映的內(nèi)容，可分為事故通報(bào)和批評(píng)反面典型人物或事件的通報(bào)3情況動(dòng)態(tài)通報(bào)。這類通報(bào)主要針對(duì)一些普遍性的重大政策舉措情況和問(wèn)題，是為一定的機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)的一種報(bào)道性、參考性文件

復(fù)和脫節(jié)現(xiàn)象，有利于文書(shū)工作集中統(tǒng)一管理原則的貫徹，克服和防止分散主義

3、經(jīng)審核把關(guān)的文稿可提高質(zhì)量，有利于準(zhǔn)確傳達(dá)政策和工作意圖，使其作用得以充分發(fā)揮。各級(jí)辦公廳應(yīng)指定有經(jīng)驗(yàn)的、水平高的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，以確保公文的質(zhì)量

8、文書(shū)立卷中問(wèn)題特征被普遍的原因①文體特征最能反映文件的本質(zhì)特征②在利用中，實(shí)物問(wèn)題特征查閱使用頻率最高③問(wèn)題特征在立卷中應(yīng)用最靈活

9、歸檔的要求包括哪些？

①文件必須齊全完整②保持文件之間的歷史聯(lián)系③區(qū)分價(jià)值④分類整理立卷或排列裝盒⑤便于保管和利用

11、怎么提高公文撰寫(xiě)能力？①要不斷學(xué)習(xí)政治理論，掌握馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論的基本原理與科學(xué)方法②要積極學(xué)習(xí)、研究和掌握與本職工作有關(guān)的政策法令，提高政策思想水平③要努力學(xué)好本機(jī)關(guān)、本部門(mén)的專門(mén)業(yè)務(wù)④要學(xué)習(xí)形式邏輯、語(yǔ)法修辭、文章寫(xiě)作知識(shí)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法等方面知識(shí)

12、公文的作用1法規(guī)作用2領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用3公務(wù)聯(lián)系作用4宣傳教育作用5憑證和依據(jù)作用

第二篇：文書(shū)檔案

淺析高校文書(shū)檔案管理

大學(xué)四年在協(xié)助老師工作的過(guò)程中，我深切地體會(huì)到學(xué)校文書(shū)檔案管理的重要性，同時(shí)也看到了學(xué)校文書(shū)檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來(lái)談?wù)勎业目捶ā?/p>

文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書(shū)轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書(shū)工作是對(duì)文件的全部生命周期進(jìn)行處理的一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書(shū)工作的延續(xù)和發(fā)展。文書(shū)檔案既是一個(gè)單位過(guò)去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書(shū)檔案管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個(gè)行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

高校體系機(jī)構(gòu)龐雜，隨著學(xué)校辦學(xué)年限延長(zhǎng)，學(xué)校文書(shū)檔案的數(shù)量也會(huì)越來(lái)越多，內(nèi)容也會(huì)越來(lái)越復(fù)雜。做好學(xué)校文書(shū)檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書(shū)工作的延伸和發(fā)展。文書(shū)檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，為學(xué)校的各項(xiàng)工作及師生員工服務(wù).在日常工作中，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的前身和源泉，檔案是文書(shū)的歸宿，兩者密不可分.文書(shū)工作不僅直接影響公文的質(zhì)量，也直接關(guān)系到文書(shū)檔案的質(zhì)量，做好文書(shū)工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ).高校文書(shū)檔案管理，是整個(gè)檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學(xué)校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的水平。

一、高校文書(shū)檔案工作存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫(xiě)校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實(shí)、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來(lái)的編史修志等工作。高校文書(shū)檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書(shū)檔案歸檔時(shí)常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價(jià)值，但歸檔時(shí)，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時(shí)，將字寫(xiě)在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時(shí)字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問(wèn)題的主要原因是：大多數(shù)從事文書(shū)工作人員檔案意識(shí)也比較淡薄且缺乏文書(shū)檔案管理方面知識(shí)，不夠重視對(duì)文書(shū)檔案管理方面的知識(shí)的學(xué)習(xí)和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來(lái)，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書(shū)檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書(shū)檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書(shū)檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤(pán)、硬盤(pán)和光盤(pán)之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長(zhǎng)久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤(pán)、硬盤(pán)等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識(shí)和責(zé)任心，或者缺乏文書(shū)檔案管理方面的知識(shí)，致使文書(shū)在立卷過(guò)程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過(guò)去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒(méi)有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無(wú)關(guān)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購(gòu)買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門(mén)普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無(wú)聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評(píng)優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機(jī)會(huì)調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長(zhǎng)期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（二）調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。

（三）加強(qiáng)高校文書(shū)工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒(méi)有高質(zhì)量的文件就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書(shū)部門(mén)規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書(shū)人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書(shū)資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作一體化。這就要求文書(shū)人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門(mén)；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書(shū)部門(mén)立卷”工作也是文書(shū)檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，“文書(shū)部門(mén)立卷”是《中華人民共和國(guó)檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書(shū)工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開(kāi)始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)必須及時(shí)整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書(shū)工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書(shū)檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯(cuò)誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的 普遍應(yīng)用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時(shí)讓這個(gè)系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書(shū)、檔案管理工作納入到整個(gè)信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時(shí)候，文書(shū)工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識(shí)，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢(shì)新條件下文書(shū)檔案管理的新路子、新模式，使得文書(shū)檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開(kāi)拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)。

總之，文書(shū)檔案管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，作為擔(dān)負(fù)著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門(mén)，尤其要處理好文書(shū)和檔案的關(guān)系。

第三篇：文書(shū)檔案

一、文書(shū)檔案 1）上級(jí)來(lái)文。凡上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動(dòng)的，都應(yīng)歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)文件。凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動(dòng)和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。

（3）下級(jí)來(lái)文。凡下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送來(lái)的有關(guān)方針政策性的、請(qǐng)示性的或反映重要活動(dòng)、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問(wèn)題的請(qǐng)示、備案材料，重要的或以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

（4）平級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文。平級(jí)機(jī)關(guān)或沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來(lái)文，凡有重要參考價(jià)值的也需歸檔。

（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過(guò)程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對(duì)于人代會(huì)、黨代會(huì)歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)件、臨時(shí)性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般建議或意見(jiàn)的人民來(lái)信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料:（9）下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文字材料；(10)上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機(jī)關(guān)送來(lái)的征求意見(jiàn)的文件未定稿。

第四篇：檔案員考試復(fù)習(xí)題

四．簡(jiǎn)答題。1.什么叫城建建設(shè)檔案

答：（重慶市城市建設(shè)檔案管理辦法）第二條規(guī)定，城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種類別和不同載體文件材料的總稱。2.城建檔案利用的方式一般有哪幾種

答：以城建檔案原件提供利用，以城建檔案復(fù)制品提供利用，綜合城建檔案內(nèi)容編寫(xiě)書(shū)面資料提供利用。

3如何給出工程檔案的‘密級(jí)’與‘保管期限’？

答：由城建檔案管理部門(mén)按建設(shè)部《城鄉(xiāng)建設(shè)檔案密集劃分暫行規(guī)定》和<城鄉(xiāng)建設(shè)檔案保管期限暫行規(guī)定>確定 4.公文有哪些作用？

答：組織指導(dǎo)工具、宣傳教育的手段、規(guī)范行為的準(zhǔn)則、交流信息的渠道、留存考擦的資料

5.請(qǐng)示的行為規(guī)則是什么? 答：一文一事、寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)、不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)、請(qǐng)示事項(xiàng)不得夾帶在報(bào)告中。

6.城建檔案保管工作有哪些要求？

（1）保管工作人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感（2）要為保管工作提供必要的物質(zhì)條件（3）要貫徹“以防為主，防治結(jié)合” 7在城建檔案的保管工作有哪七防？

答：防火、防潮，防高溫、放光、防塵，防有害氣體、防蟲(chóng)防鼠、防磁、防盜，防突然事故。

8.城建檔案鑒定小組有哪幾部分人組成？

答;城建檔案鑒定小組一般由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員和城建檔案人員三部分人組成。

9.制約城建檔案價(jià)值量的主要因素是什么？

答：制約城建檔案價(jià)值量的主要因素是：技術(shù)因素、功能因素、典型因素、時(shí)間因素、作者因素。

10.城建檔案保管期限有幾個(gè)檔次？每個(gè)檔次的年限是多少？

答：城建檔案的保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期和短期保存三個(gè)檔次。一般永久為六十年以上，長(zhǎng)期為二十年至六十年左右，短期為二十年以下。11.簡(jiǎn)答城建收集工作的意義。

（1）城建檔案收集是城建檔案工作的基礎(chǔ)

（2）城建檔案收集是貫徹城建檔案工作基本原則的重要手段（3）城建檔案收集有利于維護(hù)國(guó)家機(jī)密 12.簡(jiǎn)答城建檔案整理的原則。

（1）城建檔案的整理必須遵循其自然形成規(guī)律的原則（2）城建檔案的整理必須是便于保管、保密和提供利用的原則 13.簡(jiǎn)答工程檔案分類組卷的方法。

（1）按載體類型進(jìn)行分類（2）按專業(yè)進(jìn)行分類（3）按文件形成責(zé)任單位進(jìn)行分類（4）

按工程程序分類（5）按文件形成時(shí)間分類（6）按工程部位進(jìn)行分類（7）按文件內(nèi)容特征分類

14.簡(jiǎn)答工程檔案文件在卷內(nèi)排列的要求。

（1）文字材料按重要文件在前，次要文件在后，批復(fù)在前，報(bào)告在后，施工文件一般按程序和歸檔一覽表順序排列（2）圖紙按專業(yè)依圖號(hào)順序排列

（3）文圖混合（不含附圖）文件材料在前，圖紙材料在后（一般不混合裝訂）

（4）聲像和電子檔案分別按載體獨(dú)立組成保管單位 15．什么是竣工圖？

答：竣工圖是各種建設(shè)工程在施工后根據(jù)施工現(xiàn)場(chǎng)的各種真實(shí)施工記錄和指令性文件對(duì)原設(shè)計(jì)施工圖進(jìn)行修改或重新繪制的與工程實(shí)體相符的圖。16.簡(jiǎn)述編制竣工圖的依據(jù)。

（1）設(shè)計(jì)施工圖（2）施工會(huì)審記錄（3）設(shè)計(jì)變更通知單（4）技術(shù)核定洽商單（5）隱蔽工程驗(yàn)收記錄（6）質(zhì)量事故及處理記錄（7）建構(gòu)筑物定位測(cè)量，事故檢查測(cè)量及竣工測(cè)量記錄 17.什么是剖面圖？什么是斷面圖？

答：假想用剖切面剖開(kāi)物體，移去觀察者和剖切面之間的部分，將剩余部分中與剖切面接觸的區(qū)域內(nèi)畫(huà)上剖面線或材料圖列后投影面投射所得的圖像，稱為剖面圖。

假想用剖切面將物體某處斷開(kāi)，僅畫(huà)出該剖面圖與物體接觸部分向投影面投射所得的圖形，即剖切面截割物體的截割斷面圖像，稱為斷面圖。18．什么叫“三等關(guān)系”？ 答：即：長(zhǎng)對(duì)正、高平齊、寬相等。

長(zhǎng)對(duì)正——正面投影與水平投影長(zhǎng)度相等，且左右對(duì)正。高平齊——正面投影與側(cè)面投影高度相等，且上下平齊。寬相等——水平投影與側(cè)投影寬度相等。19.什么是腳手架，其有什么基本要求？

答：腳手架是為施工作業(yè)需要所搭設(shè)的臨時(shí)性的架子。要求：（1）工作面滿足工人操作、材料堆置和運(yùn)輸要求，（2）具有足夠的剛度、強(qiáng)度、穩(wěn)定性，（3）裝拆簡(jiǎn)便、便于周轉(zhuǎn)使用。

20.什么是施工縫？留置原則及處理方法是什么？

答：由于施工技術(shù)或組織原因，導(dǎo)致混凝土澆筑不能連續(xù)進(jìn)行，先澆混凝土已經(jīng)凝結(jié)硬化、再繼續(xù)澆筑混凝土?xí)r形成的新舊混凝土之間的結(jié)合面成為施工縫。

留置原則：結(jié)構(gòu)受剪力小、施工方便；

處理辦法：清除施工縫出老混凝土上的松散碎石、泥漿等，并鑿毛，刷水泥漿后，才能澆筑新的混凝土。論述題

1.簡(jiǎn)述工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的資料主要有哪些內(nèi)容？

答：工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的資料主要有以下內(nèi)容：（1）工程項(xiàng)目竣工報(bào)告（2）分項(xiàng)、分部工程和單位工程技術(shù)人員名單（3）圖紙會(huì)審和設(shè)計(jì)交底記錄（4）設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)變更核實(shí)單（5）工程質(zhì)量事故發(fā)生后調(diào)查和處理資料（6）材料、設(shè)備、構(gòu)配件的質(zhì)量合格證明資料（7）試驗(yàn)、檢驗(yàn)資料（8）隱蔽驗(yàn)收記錄及施工日志（9）竣工圖（10）質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料

2建設(shè)（施工）單位管理檔案的職責(zé)有哪些？

建設(shè)（施工）單位管理檔案的職責(zé)有：（1）屬于進(jìn)城市建設(shè)檔案館的建設(shè)工程檔案，須經(jīng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收合格，于工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)報(bào)送完畢；（2）歸檔的工程檔案，應(yīng)至少有兩套，一套報(bào)送城建檔案館，一套留建設(shè)單位；（3）歸檔的工程檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、符合歸檔要求；（4）工程竣工圖由施工單位編制，必須做到圖物相符，加蓋有經(jīng)審查簽字的竣工章；（5）工程檔案的組卷按工程建設(shè)程序分類、分部位、分專業(yè)進(jìn)行有順序的排列，文字材料在前，圖紙材料在后，沒(méi)卷凈厚度圖紙、照片不超過(guò)3厘米，文字不超過(guò)2厘米，且案卷要素完備并使用重慶市城市建設(shè)檔案館的（6）建設(shè)工程停建、緩建的城市建設(shè)工程檔案，暫由建設(shè)單位集中保管。撤銷單位的城市建設(shè)工程檔案，應(yīng)向其主管機(jī)關(guān)或城市建設(shè)檔案移交。

3.當(dāng)工程按照建設(shè)程序完成后，到城建檔案管理部門(mén)移交工程檔案是需提供哪些手續(xù)？

答：經(jīng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收達(dá)到合格以上的完整的工程檔案一套（含：工程準(zhǔn)備階段所形成的檔案；監(jiān)理檔案；施工檔案；竣工圖；竣工驗(yàn)收檔案）建設(shè)工程檔案移交書(shū)一式五份

城建檔案案卷目錄紙質(zhì)、電子文件各一份 工程著錄單一份 4.簡(jiǎn)述工程檔案報(bào)送程序 答：檔案專項(xiàng)驗(yàn)收合格

工程竣工驗(yàn)收

各個(gè)單項(xiàng)驗(yàn)收

檔案移交城建檔案管理部門(mén) 5.試論如何做好該工程檔案的收集工作。

答：該工程是一個(gè)大型市政工程，工期長(zhǎng)，施工單位多，為了更好的收集該工程檔案，應(yīng)采取以下措施

(1)提高對(duì)城建檔案館重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)；(2)落實(shí)城建檔案工作人員，必須持證上崗（監(jiān)理單位、建設(shè)單位、施工單位均應(yīng)配備專業(yè)的檔案人員）

(3)配備必要的辦公設(shè)備（計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、辦公桌、檔案柜、防火防盜設(shè)備等）

(4)建立健全的制度：1.明確檔案的內(nèi)容、文字、圖紙、聲像、電子檔案

2.明確檔案接收管理單位

3.明確歸檔責(zé)任者

4.明確歸檔份數(shù)

5.明確歸檔質(zhì)量

6.明確歸檔時(shí)間

7.竣工圖編制要求

（5）納入合同（設(shè)計(jì)、勘察、的收集監(jiān)理、施工、材料和設(shè)備采購(gòu)合同）（6）有獎(jiǎng)勵(lì)、有處罰

6.針對(duì)此案例，你認(rèn)為建設(shè)單位的行為是否正確？為什么？ 答：1.建設(shè)單位的行為是錯(cuò)誤的，肯定不正確

2.依據(jù)《中華人民共和國(guó)建筑法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)要求，建設(shè)單位有以下幾條違反國(guó)家規(guī)定：（1）按照重慶市人民政府第38號(hào)《重慶市城市建設(shè)管理?xiàng)l例》第14條，工程竣工圖由施工單位編制，必須做到圖物相符，加蓋有經(jīng)審查簽字的竣工章，因此，建設(shè)單位無(wú)權(quán)聘請(qǐng)與本工程無(wú)關(guān)的單位人員來(lái)繪制竣工圖（2）按照國(guó)務(wù)院2000年01月10日頒發(fā)的279號(hào)令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第16條規(guī)定：有勘察、設(shè)計(jì)、施工工程、監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件的要求，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位有關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)竣工圖質(zhì)量負(fù)責(zé)，誰(shuí)簽字、誰(shuí)負(fù)責(zé)，建設(shè)的行為侵害了相關(guān)單位和相關(guān)人員的權(quán)利。（3）按照國(guó)家市相關(guān)部門(mén)有關(guān)規(guī)定建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位相關(guān)人員應(yīng)具備國(guó)家規(guī)定的資質(zhì)和上崗證。（4）質(zhì)量責(zé)任終身追究簽字一支筆或代替冒名簽字的行為是極其錯(cuò)誤的，也是違法的。

綜上所述，建設(shè)單位有關(guān)人員無(wú)視法律法規(guī)的要求聘請(qǐng)與本工程的單位人員編制竣工圖的行為是錯(cuò)誤的

7.檔案工作總結(jié)是施工過(guò)程及檔案形成、收集、整理的一個(gè)回顧，你應(yīng)從哪幾個(gè)方面些檔案總結(jié)？

答：（1）工程基本概況（2）工程檔案的管理?xiàng)l例（3）工程檔案收集、編制、分類組卷、裝訂整理(4)工程檔案的自評(píng)

8.公文的書(shū)面格式包括哪些方面？法定公文的書(shū)面是否可以變通？ 答：書(shū)面格式包括了秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等。不可以變通。9.試論城建檔案的特點(diǎn)。

答：城建檔案的特點(diǎn)：1.城建檔案的綜合性和整體性2城建檔案的專業(yè)性3城建檔案的成套性4城建檔案的動(dòng)態(tài)性5城建檔案內(nèi)容的計(jì)量性 10‘論述城建檔案的作用。

答：城建檔案在文件材料形成階段作用（工程質(zhì)量作出評(píng)價(jià)，反映相關(guān)單位的技術(shù)水平和管理水平，也是對(duì)工程質(zhì)量的認(rèn)可，做工程結(jié)算，是保證有關(guān)方面的經(jīng)濟(jì)效益）

工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)致（是一切建構(gòu)筑物在使用有效期內(nèi)對(duì)工程自身質(zhì)量的問(wèn)題造成不能進(jìn)行正常使用而需修復(fù)，可利用城建檔案分析造成的原因和相互的責(zé)任、分析造成的危害真的程度，以及制定搶修、維修和彌補(bǔ)的方案

城建檔案的歷史作用：

1城建檔案是城市建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)積累和技術(shù)設(shè)備

2城建檔案是城市建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)

3城建檔案是城市建設(shè)和管理工作的重要依據(jù)

4城建檔案是一切建構(gòu)筑物維修、改建、擴(kuò)建的依據(jù)

5城建檔案是防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)爭(zhēng)破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)城建檔案土地征用、房地產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)權(quán)的法律依據(jù)

7城建檔案是城市科學(xué)研究的重要資源 11.建筑模數(shù)規(guī)定了哪幾種尺寸？其相互間的關(guān)系如何？ 答：建筑模數(shù)規(guī)定了標(biāo)志尺寸、構(gòu)造尺寸和實(shí)際尺寸。

標(biāo)志尺寸進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)采用的尺寸，必須符合模數(shù)數(shù)列；構(gòu)造尺寸用以表示建筑制品、建筑夠配件等生產(chǎn)的設(shè)計(jì)尺寸，一般情況下構(gòu)造尺寸與設(shè)計(jì)尺寸相差一個(gè)縫隙尺寸；實(shí)際尺寸是建筑構(gòu)配件，建筑成品生產(chǎn)制成后的實(shí)有尺寸，實(shí)際尺寸與構(gòu)造尺寸之間的差數(shù)應(yīng)由容許偏差加以限制。

第五篇：文書(shū)檔案整理一般步驟

歸檔文件整理的一般步驟

歸檔文件是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的紙質(zhì)文件材料，歸檔的過(guò)程就是把歸檔文件以件為單位進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

歸檔文件的整理原則：

遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料

（一）、收集

收集工作是將本單位職能活動(dòng)中形成的辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來(lái)的一個(gè)過(guò)程。凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)、及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料），均由文書(shū)處理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行整理，定期向檔案部門(mén)歸檔。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。

（1）歸檔范圍的劃分：

凡是記述和反映本機(jī)關(guān)、本單位職能活動(dòng)和歷史

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面貌的文件材料，包括本機(jī)關(guān)、本單位收到上級(jí)、下級(jí)與本身工作活動(dòng)有密切聯(lián)系的各種文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍。

凡與本機(jī)關(guān)、本單位、本職能活動(dòng)無(wú)關(guān)的和無(wú)保存價(jià)值的文件材料不列入歸檔范圍。

（2）歸檔時(shí)間

歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求

a.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確;b.收集工作應(yīng)立足本單位;c.底稿隨印件一起收集;d.有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單位應(yīng)隨正文一起收集歸檔;e.附件隨正件一起收集歸檔;f.關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)一起歸檔。

（二）、整理要求

歸檔整理時(shí)把文件以“件”為單位進(jìn)行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時(shí)，可作為一件：

（1）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；

（2）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重

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要，件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件

1、附件

2、以此類推，在編制歸檔文件目錄時(shí)，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫(xiě)各附件的頁(yè)數(shù)）；

（3）收文處理單位與來(lái)文作為一件；（4）原件與復(fù)印件或手抄件為一件；

（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來(lái)文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應(yīng)分開(kāi)保存）；

（6）報(bào)表、名冊(cè)、圖表類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件；

（7）請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、問(wèn)函與復(fù)函等來(lái)往文書(shū)為一件；

（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類

分類就是將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過(guò)程。

歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限或保管期限————機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

（一）按歸檔 應(yīng)注意以下問(wèn)題：（1）文件有多個(gè)時(shí)間特征

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一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征、包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時(shí)，一般來(lái)說(shuō)就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。

（2）跨形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開(kāi)會(huì)議、處理案件等等，跨形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)。

（3）幾份文件作為一份時(shí)“件”的日期 正文與定稿、原件與復(fù)制件、來(lái)文與復(fù)文等作為一件，這時(shí)判定“件”的日期、應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。

（4）無(wú)落款日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見(jiàn)于內(nèi)部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內(nèi)容、制成材料、模式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按合理歸類。

（二）按保管期限歸檔

按保管期限分類，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

文書(shū)檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期。

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（1）凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)和國(guó)家建設(shè)及歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

主要包括：a.本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件；處理重要問(wèn)題形成的文件材料；重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表；機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)所做的決定、批復(fù)、報(bào)告、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。c.本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級(jí)報(bào)送的重要的具有特殊意義的文件材料。

（2）凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件，列為長(zhǎng)期保管。

主要包括：a.直屬上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。b.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。反映方針政策貫徹落實(shí)情況的文件。

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管。

主要包括：a.本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料b.上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要參

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照?qǐng)?zhí)行的文件材料。c.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般性文件材料。

（三）按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法

機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

問(wèn)題分類法，就是按照文件內(nèi)容對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。按問(wèn)題分類時(shí)，還要注意問(wèn)題的密切聯(lián)系，根據(jù)文件的不同特點(diǎn)，妥善處理好不宜按問(wèn)題分類的文件材料。

編文號(hào)的正式文件和未編號(hào)的文件材料，應(yīng)按問(wèn)題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。

文件與電報(bào)應(yīng)按問(wèn)題合并歸檔，不能歸“電報(bào)類”。第三步：排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過(guò)程。

會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列；上級(jí)來(lái)文集中排列在本級(jí)歸檔文件之前，下級(jí)來(lái)文集中排在其后。

具體的排列方法：

（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個(gè)作者，一

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個(gè)問(wèn)題（即一個(gè)事由）的文件，按時(shí)間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：a.按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列，所謂事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間。b.按事由的重要程度排列，將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。c.按事由具有的共同屬性分別集中排列。

排列時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，批請(qǐng)性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來(lái)文前面。

對(duì)具有保存價(jià)值，沒(méi)有及時(shí)歸檔的零散文件，應(yīng)排列在同一保管期限歸檔文件的最后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中加上說(shuō)明。

第四步：編號(hào)

歸檔文件編號(hào)，是指歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)符號(hào)，并以歸檔章在歸檔文件上注明

（一）蓋章的要求

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歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在文件首頁(yè)右上角空白的位置；如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可蓋在上端空白處。

（二）歸檔章具體項(xiàng)目的填寫(xiě)

a.全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位編制的代碼； b.：是指歸檔文件的形成，即形成和處理歸檔文件的；

c.保管期限：是指機(jī)關(guān)文書(shū)、業(yè)務(wù)部門(mén)、或檔案部門(mén)在整理歸檔文件時(shí)，給歸檔文件劃定的保管期限。一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種；

d.件號(hào)：即歸檔文件的排列順序號(hào)； e.盒號(hào)：即檔案盒的排列順序號(hào)。第五步：編目

編目就是編制歸檔文件目錄。編目的項(xiàng)目包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。

件號(hào)：文件的排列順序號(hào)，即室編件號(hào)。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)標(biāo)注發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)人姓名。

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文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

題名：文件標(biāo)題，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，不能全面提示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)，外加“[ ]”號(hào)。

日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909 頁(yè)數(shù)：每件文件的頁(yè)數(shù)，文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)數(shù)。

備注：用于填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。第六步：裝訂

裝訂前，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)；對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；對(duì)某些特殊超大的紙張按A4紙的尺寸折疊；去除易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書(shū)本式的檔案材料除外）。將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定的方式對(duì)齊。

一般采用線繩裝訂，文件較?。?-39頁(yè)）的用縫紉機(jī)裝訂；文件較厚的（40頁(yè)以上）采用三孔一線左側(cè)裝訂，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。裝訂要牢固，達(dá)到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字。第七步：裝盒

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將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)備考表、檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目。

檔案盒封面：應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱（立檔單位名稱）。

盒脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說(shuō)明（填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（歸檔文件整理完畢的日期）。

裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題：

（1）不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)；

（2）不同保管期限的歸檔文不應(yīng)放入同一檔案盒；（3）不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)。第八步：檔案上架

（1）編制盒號(hào)：用鉛筆分保管期限的流水號(hào)。（2）上架方法：在同一保管期限中按順序從左到右，從上到下。

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