第一篇：檔案歸檔規(guī)范

檔案歸檔規(guī)范

為使本單位檔案分類清晰，便于查閱，特制定本規(guī)范制度。

（一）檔案分類和保存時效

一、黨務(wù)工作

二、行政綜合三、經(jīng)濟工作

四、內(nèi)務(wù)管理

五、非紙質(zhì)文件

（二）不歸檔文件種類

一、上級來文

1.1上級單位任免、獎懲非本單位工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料；

1.2上級單位發(fā)來供工作參考的抄件； 1.3上級單位征求意見未定稿的文件；

二、本級文件材料 2.1重份文件；

2.2無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；

2.3未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要文件除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和簽字的最后定稿除外）；

2.4從正式文件上摘錄的供參考的非證明性材料；

2.5無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的信函；

2.6單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；

2.7本單位負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成與本單位無關(guān)的文件材料； 2.8為參考目的從各方面收集的文件材料； 3同級單位和非隸屬單位來文

3.1參加非主管單位召開的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料； 3.2非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料 4 其他來文

與本單位事務(wù)無關(guān)只是發(fā)文供參考，參閱，知會的文件。

（三）檔案整理流程

按文件分發(fā)單位排序：

1.管委會 → 中央 → 省 → 市 → 區(qū)。2.黨政 → 黨委 → 政府 → 其他政府部門。

第二篇：文書檔案收集整理歸檔規(guī)范（最終版）

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范 范圍

本規(guī)范對公司文書檔案的定義、歸檔范圍、歸檔要求和整理歸檔程序等作了明確的規(guī)定和要求。本規(guī)范適用于集團公司所有文書檔案的管理。2 文書檔案的歸檔范圍

2.1 文件材料的歸檔范圍

反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司具有利用價值及憑證價值的文件材料；其他對公司發(fā)展具有查考價值的文件資料。2.2 文件材料的不歸檔范圍

其他單位所發(fā)的不需本公司辦理的文件材料（如其他單位所發(fā)的供本公司參閱的簡報、抄閱件等）；公司形成的無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性的文件資料；一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；其他與本公司無關(guān)的文件材料。2.3 各部門檔案的歸檔范圍 2.3.1綜合辦

a)公司章程文件：公司章程，公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算文件等； b)股東會文件：股東會議記錄、股東會議通知、股東出缺席會議記錄、股東名冊、股東印章等； c)董事會文件：董事就任書、董事會議記錄、總裁（副）、總經(jīng)理發(fā)文、批復(fù)、業(yè)務(wù)執(zhí)行文件等； d)財年總計劃、重要契約、訴訟文件、公司知識產(chǎn)權(quán)資料、公司歷史沿革及重大事件記錄等； e)重要會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議記錄等； f)總經(jīng)辦日常工作文件：簽呈、督辦記錄、來訪接待記錄等； g)其他具有保存價值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力資源戰(zhàn)略、人力資源工作績效目標、人力資源政策和管理制度、薪酬福利制度、獎懲制度、績效管理制度等；

2.3.1.2 人事業(yè)務(wù)具體文件：公司職員花名冊、職員工資、人事檔案、考核資料、招聘文件、招聘考試題目匯集、聘用通知書、勞動合同、晉升資料、任免文件等；

2.3.1.3 人力資源部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

營銷部

a)銷售管理策略和規(guī)劃、行銷計劃與銷售目標、市場及行業(yè)銷售分析、銷售預(yù)測、銷售渠道的規(guī)劃和建設(shè)、產(chǎn)品生命周期管理作業(yè)、定價政策文件等；

b)經(jīng)銷合同、客戶名單、客戶訂單和客戶投訴受理文件、產(chǎn)品物流服務(wù)體系文件等； c)銷售部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

成本部

a)公司采購策略及績效目標、采購計劃、采購成本控制目標、新產(chǎn)品物料采購計劃、各類采購合同（設(shè)備、包裝材料、食品原材料）、進貨渠道文件等；

b)供應(yīng)商資料、詢比價資料、供應(yīng)商品質(zhì)管理策略和行動計劃、新供應(yīng)商的開發(fā)和認證計劃、供應(yīng)商評審和業(yè)績考核、供應(yīng)商采購價格的維護和應(yīng)付賬款的審核等； c)采購部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

工程技術(shù)部

2.3.1.4 審計報告、審計作業(yè)流程、審計規(guī)劃等；

2.3.1.5 財務(wù)審計、績效審計、紀檢督察工作、專項審計相關(guān)文件等； 2.3.1.6 投訴、舉報方面的相關(guān)資料；

2.3.1.7 審計部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范

1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 財務(wù)部

a)會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。b)會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿，其他會計賬??；

c)財務(wù)報告類：月度、季度、財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告； d)其他類：財務(wù)預(yù)算、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料； e)財務(wù)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

前期開發(fā)部

a)公司質(zhì)量方針與產(chǎn)品安全目標、質(zhì)量體系與食品安全體系、質(zhì)量控制標準和品質(zhì)規(guī)劃、質(zhì)量工作統(tǒng)計年報等；

b)各項質(zhì)量管理活動產(chǎn)生的報告與記錄，如品質(zhì)稽查報告、原始質(zhì)量記錄、質(zhì)量改進方案、質(zhì)量改進效果評估等；

c)產(chǎn)品質(zhì)量事故相關(guān)文件，如質(zhì)量事故調(diào)查報告等；

d)質(zhì)量管理部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

設(shè)計部

a)公司產(chǎn)品配方資料及其相關(guān)資料等；

b)公司產(chǎn)品研發(fā)規(guī)劃、研發(fā)流程、研發(fā)建議、研發(fā)目標、研發(fā)技術(shù)報告相關(guān)文件等；

c)產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品技術(shù)改進、產(chǎn)品成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品質(zhì)量危機預(yù)案等； d)各類生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品標簽、產(chǎn)品標準備案、政府項目申報文件等；

e)新產(chǎn)品立項資料、工藝流程、技術(shù)標準、研究開發(fā)記錄、技術(shù)報告、檢測報告、重要實驗數(shù)據(jù)及結(jié)果、工藝設(shè)計圖等；

f)研發(fā)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

市場部

a)品牌建設(shè)、行業(yè)發(fā)展趨勢、競品信息、消費者需求文件等；

b)新品開發(fā)規(guī)劃、舊品改良規(guī)劃、產(chǎn)品生命周期管理、日常產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)、各品項毛利率評估文件等 c)各品牌媒介費用預(yù)算、媒體談判、媒體投放評估、媒體發(fā)布文件等； d)廣告創(chuàng)意評估、廣告制作、各類促銷活動相關(guān)文件等；

e)各品類廣宣品、贈品、陳列工具的開發(fā)設(shè)計、制作改良及管理相關(guān)文件等； f)市場部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

信息流程部

a)流程管理體系與發(fā)展規(guī)劃、流程管理目標、流程優(yōu)化專項工作相關(guān)文件等； b)公司IT 發(fā)展規(guī)劃、IT工作目標、IT項目建設(shè)相關(guān)文件等； c)公司受控文件等；

d)信息流程部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

制造部

a)公司制造工作規(guī)劃與目標、公司安全生產(chǎn)體系、改進與完善制造流程工作文件等； b)技術(shù)革新和改造工作（含設(shè)備和IE）及相關(guān)專案項目管理工作相關(guān)文件等 c)制造部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

各基地品質(zhì)管理部

a)產(chǎn)品質(zhì)量事故調(diào)查報告、公司質(zhì)量工作統(tǒng)計年報、本公司制定并頒發(fā)的技術(shù)標準(非受控文件)、公司頒發(fā)的質(zhì)量工作規(guī)定、辦法(非受控文件)等； b)基地關(guān)于技術(shù)、環(huán)保、計量管理的各項規(guī)定等；

c)本部門工作計劃、總結(jié)，重要的請示、批復(fù)，一般技術(shù)工作通知等； d)基地檢測設(shè)備類、其它計量（能源計量除外）類檔案的收集、整理； e)基地品質(zhì)管理部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

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文書檔案收集整理歸檔規(guī)范 各基地生產(chǎn)計劃部

本部門工作規(guī)劃、總結(jié)，基地生產(chǎn)統(tǒng)計年報，各項經(jīng)濟指標完成情況匯總表，生產(chǎn)計劃指標等；

重要的請示與批復(fù)、有關(guān)生產(chǎn)管理的通知、生產(chǎn)的組織與調(diào)度文件、專案審計材料（調(diào)查、旁證、公證、結(jié)論）、物資報廢審批表等；

關(guān)于物資管理的規(guī)定、制度、辦法(非受控文件)，上級頒發(fā)的需本部門執(zhí)行的文件等； 貨物進口證明書（進口設(shè)備）、進口檢驗單（進口設(shè)備）等；

各基地生產(chǎn)計劃部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料； 各基地工程部

2.3.1.8 基建檔案和設(shè)備儀器檔案具體參見《基建、設(shè)備儀器檔案收集整理歸檔規(guī)范》、《設(shè)備檔案管理流程》。

2.3.1.9 各基地工程部日常工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，如公司機械設(shè)備統(tǒng)計報表、本部門工作規(guī)劃、總結(jié)、重大工程施工方案的審批、請示、批復(fù)等； 2.3.1.10 日?；n案。

2.3.1.11 生產(chǎn)設(shè)備類、能源計量類檔案。

i.購置、引進設(shè)備儀器的申請報告、批復(fù)、合同、協(xié)議、來往信函、圖紙和招標、報關(guān)等； ii.設(shè)備儀器的隨機資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗收單、安裝圖、原理圖、附件圖、電子文件、使用維護說明書等；

iii.設(shè)備儀器安裝調(diào)試運行記錄和檢測報告等； iv.設(shè)備儀器操作規(guī)程和履歷表等；

v.設(shè)備儀器大、中修記錄，故障分析處理文件等； vi.設(shè)備儀器報廢申請、鑒定材料、批復(fù)、處理結(jié)果等；

各基地塑杯制造部、果凍海苔部、沖調(diào)飲料部

2.3.1.12 技術(shù)改造項目的可行性研究、立項審批、圖紙、施工、竣工、驗收文件等； 2.3.1.13 向上級的請示及上級的批復(fù)；

2.3.1.14 本部門、月度工作計劃、總結(jié)； 2.3.1.15 簽呈（含全過程文件）；

2.3.1.16 其他具有保存價值的文件材料。

基地項目（新廠）指揮部

2.3.1.17 基建檔案具體參見《基建、設(shè)備儀器檔案收集整理歸檔規(guī)范》。

2.3.1.18 前期準備階段，如基建計劃、工程項目建議書、請示、批復(fù)、設(shè)計任務(wù)書、可行性研究報告、選址報告、投資計劃、項目評估、環(huán)境預(yù)測、工程合同、協(xié)議等

2.3.1.19 設(shè)計階段文件，如設(shè)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、等設(shè)計基礎(chǔ)材料；初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、技術(shù)秘密材料、專利文件等設(shè)計文件。

2.3.1.20 施工文件，如施工組織設(shè)計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規(guī)程和標準、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等

2.3.1.21 監(jiān)理文件，如監(jiān)理工作專項報告、驗證材料、監(jiān)理通知、協(xié)議書及監(jiān)理工作中形成的文件材料等；

2.3.1.22 竣工驗收階段文件，如竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程結(jié)算、總結(jié)等； 2.3.1.23 使用維護階段文件，包括在使用、維修、維護、改造、擴建中形成的文件。3 文書檔案的歸檔要求

3.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變（如傳真件）的文件應(yīng)予復(fù)制，并與原件一并歸檔。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。未翻譯的文件，應(yīng)譯出中文標題，并附簡短的內(nèi)容題要。歸檔的文件材料應(yīng)為原件，不得擅自修改。

3.2 要求做到收集整理的檔案材料正確。經(jīng)辦人員要確保檔案材料按照行程規(guī)律保持有機聯(lián)系，使歸檔文件能真實地反映職能活動的歷史原貌。要求做到紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對應(yīng)，及要求紙質(zhì)檔案與電子檔案的實際情況相符、數(shù)量一樣、內(nèi)容一致。

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范

3/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 3.3 紙面過小的書寫材料要加貼襯紙，超大紙張需按A4紙張大小進行折疊，文件頁數(shù)較多時宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。4 文書檔案的整理歸檔程序

4.1 整理歸檔程序

各部門應(yīng)以件為單位，按照分類、排列、裝訂、編號、編目、入盒等步驟整理歸檔文件。

分類

文件分類采用“-部門-保管期限”的辦法進行。

4.1.1.1 分：將文件按其形成或所涉工作的分開。一般文件歸入形成?？绲恼埵九c批復(fù)，歸入批復(fù)；跨的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，一般可歸入文件內(nèi)容涉及的第一個；跨的總結(jié)歸入文件內(nèi)容涉及的最后一個；跨的會議文件，一般可以歸入會議開幕的。4.1.1.2 分部門：將文件按其形成部門或承辦部門分類。

4.1.1.3 分保管期限：檔案從立卷時算起，其保管期限分為以下三種：永久、長期、短期。

排列

歸檔文件以件為單位按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，即將同一問題的文件材料進行相鄰排列。一般每份文件為1件。文件正本與定稿為1件；正文與附件為1件；原文與復(fù)制件為1件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為1件；會議記錄、會議紀要、刊物等成套性材料以次（期）為1件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為1件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、去函與復(fù)函）為1件；原件與譯文、多種文字形成的同一文件為1件。

裝訂

歸檔文件按件裝訂。裝訂時，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文處理表在前，文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。永久、長期保管的歸檔文件應(yīng)去掉會生銹的金屬物，要用檔案管理部門統(tǒng)一指定使用的裝訂材料裝訂（包括棉線、不銹鋼釘?shù)龋Ｑb訂要結(jié)實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

編號

歸檔文件應(yīng)按類別和排列順序逐件編號。各部門在每件文件首頁的右上角用鉛筆標上件號。

編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類和部門所編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目，并保證目錄上的編號與文件的編號一一對應(yīng)。來文與復(fù)文作為1件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。具體內(nèi)容如下：

1）件號：各部門按類別和排列順序自行編制 2）責(zé)任者：即文件形成部門。3）文號：文件的發(fā)文字號。

4）文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，要自擬標題，并加“[]”號。5）日期：文件的成文日期。

6）頁數(shù)：每一份歸檔文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

7）備注：注釋文件需要說明的情況。如：復(fù)制件、傳真件、不完整件等等。

入盒

不同類別的歸檔文件應(yīng)分別裝盒/夾。裝盒時按部門所編件號順序，然后填寫檔案盒/夾封面、盒/夾脊背全宗名稱。案卷封面內(nèi)容包括文件形成部門、、保管期限及起止件號。案卷封面字跡要工整、清晰。5 記錄

F-GMO-051《文書檔案目錄》

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文書檔案收集整理歸檔規(guī)范

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范5/5

第三篇：建設(shè)項目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范

建設(shè)項目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范

一、項目文件形成的質(zhì)量控制

建設(shè)項目檔案是項目建設(shè)活動形成的文件中具有保存價值的部分。它是由項目參建各方共同形成的，是項目建設(shè)的真實記錄，是對建設(shè)項目進行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護、改擴建的重要形式，項目建設(shè)單位、籌建部門、勘察設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等均應(yīng)按照國家對項目檔案工作的有關(guān)要求，把項目建檔工作作

為項目建設(shè)的重要組成部分，列入建設(shè)計劃，明確各自的職責(zé)。使之與項目建設(shè)同步進行。為此，參與項目建設(shè)的主要單位應(yīng)在項目建設(shè)過程中對項目文件形成與積累的質(zhì)量進行監(jiān)控。

（一）建設(shè)單位文件的質(zhì)量控制

1、建設(shè)單位的職責(zé)

建設(shè)單位應(yīng)承擔起項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)。

2、建設(shè)單位的任務(wù)(1)明確項目檔案工作計劃。

(2)建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確各崗位任務(wù)。(3)規(guī)范做法，打好基礎(chǔ)。(4)申報登記，接受監(jiān)督(二)設(shè)計單位文件的質(zhì)量控制

設(shè)計文件材料的規(guī)范，對竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量有著密切聯(lián)系。

如果設(shè)計單位提供的施工圖線條、字跡不清晰，就很難保證竣工圖的字跡線條清晰；如果設(shè)計修改通知單沒有統(tǒng)一的編號或者不體現(xiàn)修改的圖號和修改內(nèi)容(題名)，將對日后文件的整理和提供利用帶來不便。因此，設(shè)計單位應(yīng)在明確設(shè)計任務(wù)或者在各專業(yè)分工時，應(yīng)明確形成文件的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量要求，把不合格的產(chǎn)品控制在文件發(fā)出之前。保證設(shè)計文件的質(zhì)量，尤其要注意每張施工圖應(yīng)有圖號、圖名、設(shè)計人、校對人、審核人簽名；規(guī)范設(shè)計變更文件的編制和傳送。設(shè)計修改通知單不能一文修改多專業(yè)，同時要在有關(guān)欄目揭示修改內(nèi)容、被修改圖號。設(shè)計修改通知單要按專業(yè)統(tǒng)一編號，變更人、審核人簽名要完備。對急于施工先發(fā)傳真的，事后要補發(fā)原件；

口頭變更的要及時形成文件發(fā)往有關(guān)單位，必須明確行之有效的特別辦法。

設(shè)計文件要按專業(yè)、文號順序進行積累。在項目的設(shè)計(含變更設(shè)計)全部完成后，設(shè)計單位需向建設(shè)單位移交經(jīng)規(guī)范整理的全套檔案(紙質(zhì)、電子)，并移交一份由項目設(shè)計技術(shù)負責(zé)人簽署的設(shè)計及修改變更文件材料目錄，詳列該項目全部的技術(shù)文件、設(shè)計變更文件、圖紙勘誤表目錄。

(三)監(jiān)理單位文件的質(zhì)量監(jiān)控

1、監(jiān)理單位職責(zé)

(1)《中華人民共和國建筑法》(以下簡稱(建筑法》賦予了建設(shè)

監(jiān)理督促檢查項目參建各方做好項目文件的歸檔工作，檢查、審核項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)的責(zé)任。監(jiān)理應(yīng)注意把好文件形成的質(zhì)量關(guān)，在對施工記錄進行確認時，要檢查所填各薦是否符合要求，對試驗單位、設(shè)計單位移交的檔案也應(yīng)把好質(zhì)量關(guān)。

(2)《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)定》，第十四條第五款規(guī)定：“建設(shè)監(jiān)理業(yè)務(wù)完成后，向項目法人提交工程建設(shè)監(jiān)理檔案材料?！边@就意味著建設(shè)監(jiān)理在審核參建各方檔案的基礎(chǔ)也要整理好監(jiān)理過程中的文件移交項目法人。

2、監(jiān)理單位任務(wù)

(1)參與招標工作時，在協(xié)助項目法人做好項目招標文件的有關(guān)款項中，應(yīng)明確文件的歸檔條款，如：竣工檔案的數(shù)量、案卷的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量、電子文件的歸檔等。

(2)從事設(shè)計階段監(jiān)理時，在協(xié)助項目法人單位選擇設(shè)計單位

后，除對設(shè)計方案的評選、審查和施工圖繪制過程中的監(jiān)控外，還要指定文件積累、歸檔工作的責(zé)任人。并對設(shè)計文件、圖紙進行檢查、歸檔和驗收。由于設(shè)計中出現(xiàn)的質(zhì)量問題對工程影響極大，有關(guān)資料已表明，工程出現(xiàn)的質(zhì)量問題40％在于設(shè)計原因，投資問題則80％決定于設(shè)計。所以，提高設(shè)計質(zhì)量、增加投資效益一定要把好設(shè)計質(zhì)量關(guān)。同時要做好設(shè)計監(jiān)理過程中自身項目文件的形成積累。

(3)從事施工階段監(jiān)理時，一是在監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部要指定項目文件的積累、歸檔工作的責(zé)任人；二是對各施工單位項目文件的形成、積累、進行內(nèi)在質(zhì)量監(jiān)控；三是各級監(jiān)理人員要對所監(jiān)理項目的檔案完整、準確、系統(tǒng)進行審核。建設(shè)監(jiān)理工作中形成的內(nèi)部文件進行監(jiān)控的主要內(nèi)容有： ①來自項目法人的文件。監(jiān)理工程師受聘于項目法人，按照簽

定的合同條款對項目進行監(jiān)理。合同條款是監(jiān)理工程師進行監(jiān)理的依據(jù)，簽定合同后項目法人還會就工程建設(shè)的投資、進度、質(zhì)量等方面，提出要求或提供有關(guān)動態(tài)管理的文件。如：在材料供應(yīng)、設(shè)備采購、項目部分功能的修改、工期的調(diào)整、施工期的水文地質(zhì)、水文氣象等到，對這些文件，信息管理監(jiān)理工程師應(yīng)妥善保管；

②來自設(shè)計單位的文件。這類文件對監(jiān)理工程師正確理解設(shè)計意圖，保證施工質(zhì)量至關(guān)重要，除了設(shè)計單位正式頒發(fā)的設(shè)計圖紙、設(shè)計修改通知單以及設(shè)計變更等材料外，其設(shè)計參數(shù)及計算方法也是收集范圍；

③來自施工單位的文件。施工進度計劃、施工方法說明、施工

作業(yè)報表、施工質(zhì)量檢驗報告、月支付申請以及向監(jiān)理工程師遞交的各種有關(guān)進度、質(zhì)量、費用、材料、設(shè)備、勞備、關(guān)稅、索賠等方面的文件。這部分文件是監(jiān)理工程師進行進度、投資、質(zhì)量控制的重要依據(jù)。如果施工單位提出索賠的話，還要建立索賠檔案；

④來自項目建設(shè)的主管部門、質(zhì)量監(jiān)督站、項目所在地政府的

環(huán)保、公安、交通、稅務(wù)、保險等方面的文件。這些文件也是監(jiān)理工程師需要知曉、處理的工作范疇。

(四)施工單位文件的質(zhì)量監(jiān)控

施工單位形成的施工文件和負責(zé)編制的竣工圖是反映項目真實面貌和質(zhì)量的主要依據(jù)，其數(shù)量在整個項目檔案中占了最大的比重，是項目檔案的主要組成部分。這一階段也是項目文件積累的關(guān)鍵，其質(zhì)量控制可從以下幾方面進行：

一是以公文形成的文件，要注意統(tǒng)一文號。施工單位圍繞項目建設(shè)，將形成公文形式的文件，如請示監(jiān)理及項目法人等的文件要規(guī)范，如有統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的文號，同時，每一份文件要有準確的題名；

二是施工記錄，必須真實、準確、耐久、有序、規(guī)范和完備的簽署手續(xù)； 三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。

施工單位在簽訂承、發(fā)包合同后，應(yīng)建立與工程承、發(fā)包方式相適應(yīng)的項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)，按照國家規(guī)定對需向建設(shè)單位移交的施工文件做好積累、整理工作。建設(shè)項目除了土建部分外，大多數(shù)的建設(shè)項目也都會有設(shè)備。在大型的生產(chǎn)設(shè)施方面，施工是由兩個不同類型的施工單位進行的，所以做法上有相通之處，但也有其各自的特點。

1、土建施工積累的方法應(yīng)符合施工文件形成的規(guī)律和質(zhì)量監(jiān)督部門檢查的要求，施工管理性文件可按問題積累。施工記錄一般從部分到整體的，按分項、分部、單位工程積累。

2、設(shè)備文件主要有三個方面。一是設(shè)備報價、詢價等來往文件(這一部分文件一般由建設(shè)單位監(jiān)控)；二是設(shè)備隨機文件；三是安裝、調(diào)式文件。設(shè)備部分的文件質(zhì)量監(jiān)控，主要從設(shè)備的開箱起把好關(guān)。設(shè)備隨機文件的監(jiān)控是從設(shè)備開箱時進行，是根據(jù)設(shè)計文件、裝箱清單等進行。

(五)項目質(zhì)量監(jiān)督部門的監(jiān)控(六)檔案行政管理部門的監(jiān)控

二、建設(shè)項目文件的整理

建設(shè)項目文件的整理，要求在完整收集的基礎(chǔ)上進行，遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持項目文件材料的成套性，按照一定的原則與方法進行分類、組卷、排列、編目，形成符合國家檔案工作規(guī)范的系統(tǒng)。

(一)歸檔文件的質(zhì)量要求

1、歸檔文件應(yīng)是原件

建設(shè)單位產(chǎn)生的文件歸檔時應(yīng)收集原始手稿和打印件，蓋章簽字方可歸檔； 建設(shè)單位作為直接的收文單位，其文件歸檔時應(yīng)保存正本；

有些文件如發(fā)至上級主管單位，建設(shè)單位作為間接接收單位，且沒有抄送字樣的，歸檔時可保存復(fù)制件：

施工單位移交給建設(shè)單位的文件除原材料質(zhì)量證明單和個別材料試驗報告可用復(fù)印件外，其余施工文件均應(yīng)移交原始文件，供建設(shè)單位歸檔保存。

2、歸檔文件的內(nèi)在質(zhì)量要求

(1)歸檔文件內(nèi)容要真實，必須在項目建設(shè)過程中直接形成的

(2)歸檔文件要準確、有效。圖物相符、簽署完畢，已按照一定的審批、檢查、驗收程序，負有責(zé)任的各方在文件指定位置上簽署意見、簽名、蓋章、著明日期。(3)歸檔文件必須耐久、易讀。所使用的筆墨紙張、膠片、相紙、磁帶等必須質(zhì)量優(yōu)良。不得使用普通圓珠筆、各色鉛筆、紅色和純藍墨水等易褪色的材料，文件中的字體端正、圖像音質(zhì)清晰易辨。

(二)歸檔文件整理的基本要求

1、整理步驟

項目檔案材料的整理主要分以下幾點：

(1)劃分階段。凡是歸入建設(shè)項目檔案的文字材料、圖表、圖紙，按立項、設(shè)計、施工、竣工四個階段歸類劃分，不同形成階段的文件材料不能混淆在一起。

(2)鑒別。按建設(shè)項目檔案歸檔范圍對收集整理的文件材料進行鑒定，剔除不屬歸檔范圍及重份的文件，以確保項目檔案的完整性，對計劃任務(wù)書的批復(fù)、項目任務(wù)書的上報、征地權(quán)屬證書等材料，應(yīng)將原件歸入項目檔案。

(3)劃分單位、分部(項)工程。同一單項工程的文件先按單位工程劃分，同一單位工程再進一步劃分分部(項)工程。同一分部(項)工程的文件再按不同專業(yè)分別排列。

(4)排列。根據(jù)文件的形成階段規(guī)律和查找利用規(guī)律分別排列，如管理性文件按問題一時間排列；原材料、構(gòu)件的出廠證明、試驗報告可按結(jié)構(gòu)或批量分類排列，質(zhì)量檢查、評定記錄按單位、分部、分項工程分類排列。

(5)卷內(nèi)文件排列。如果一個項目形成的同類型文件數(shù)量不多，可以組織為一個案卷，其卷內(nèi)文件的排列要按形成的先后順序排列：如果圖紙、文字性文件分別組卷時，圖紙的排列可按圖紙目錄的順序進行，文字性文件遵循反映同一問題、同一結(jié)構(gòu)的文件排列在一起的原則，同一案卷中有若干個問題時，按問題的時間順序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工圖文件時，反映同一個問題、同一工作進程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工圖文件在后。

2、組卷原則和要求

組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)項目文件的有機聯(lián)系，便于檔案的安全保管和提供利用的原則。組卷時應(yīng)注意：

(1)案卷內(nèi)文件要準確反映項目建設(shè)活動的真實內(nèi)容。(2)案卷內(nèi)文件要齊全、完整。破損的文件修復(fù)后才能組卷，幅面不一致的文件必須折成或裱成一致的幅面。鑒于目前文件使用的紙張有16開和A4兩種規(guī)格，現(xiàn)階段允許在一個案卷內(nèi)兩種規(guī)格紙張存在(最好能統(tǒng)一為A4規(guī)格)，對于其他規(guī)格的文件，小于16開的文件用A4標準的白紙托裱，文件右邊和下邊分別與托裱紙右邊和下邊靠齊。托裱時，不可將文字圖表和數(shù)據(jù)掩蓋，簽署意見在裝訂線以內(nèi)的要粘貼補寬訂裝部分。

(3)卷內(nèi)文件材料的制作和書寫材料必須益于長期保存。不能用熱敏紙(傳真紙)文件，不能有鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫的文件。

(4)案卷內(nèi)文件的保管期限應(yīng)基本一致。

(三)項目文件的組卷方法

案卷：是一組具有有機聯(lián)系的、價值大體相同的科技文件材料的集合體定的分類集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本單元。它按一

案卷組成包括兩部分材料：經(jīng)過整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面封底以及卷盒。

l、綜合管理性文件材料的組卷

管理性文件材料主要是在項目準備階段形成的涉及范圍廣泛的文件，如：立項申報與審批材料、可行性研究報告、征地拆遷材料、報建材料、合同、協(xié)議、設(shè)計和在設(shè)計施工階段形成的招標、投標文件、竣工驗收階段形成的竣工驗收文件。(重點是依據(jù)性材料)這類型的文件材料的組卷，應(yīng)先按問題，后按時間的原則組卷。如：立項、征地拆遷、報建、招投標形成的文件材料自然分成幾個問題，可把不同問題的文件材料分開，同一問題形成的文件材料按時間順序排列。文件材料數(shù)量多的，可以組成幾個案卷，不多的可組成一卷。卷內(nèi)反映同一問題的文件應(yīng)排列在一起，可按時間順序或重要程度排列。如：征地拆遷包括征地拆遷合同協(xié)議、征地批文、征地數(shù)量一覽表、占地圖及土地證等，這些材料不能與招、投標文件放在一起。建設(shè)單位在對管理性文件組卷時，應(yīng)注意簽發(fā)稿的歸檔；合同支付未委托監(jiān)理業(yè)務(wù)的，組卷時應(yīng)將支付申請月報和監(jiān)理審核意見及批準支付材料同時歸檔；在竣工驗收階段應(yīng)將驗收委員會對項目的憑借材料及評分表一同歸檔。

2、圖紙的組卷方法 施工圖和竣工圖在建設(shè)項目文件中占有很大比重，圖紙是按階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)形成的，圖紙一般有圖紙目錄控制其排列順序，因而在組卷時可按設(shè)計圖紙目錄的順序進行排列。若反映一個單位工程圖紙數(shù)量少，可以組成一卷，卷內(nèi)圖紙排列按目錄進行；若圖紙數(shù)量多，可按不同專業(yè)組成若干案卷。如果一張施工圖由若干單位施工，建設(shè)單位應(yīng)指定匯總?cè)耍魇┕挝煌瓿勺约贺撠?zé)的部分后交有關(guān)單位匯總。竣工圖與施工圖數(shù)量不一致時(有增有減)應(yīng)重新填寫目錄，同時保留原圖紙目錄。

3、施工文件的組卷方案

施工文件的組卷要符合各自的形成規(guī)律。一般來說，原材料、構(gòu)件的出廠證明按批量形成；試驗報告按結(jié)構(gòu)形成：質(zhì)量檢查、評定記錄是先形成分項、分部工程評定記錄，最后形成單位工程評定記錄。因此，施工文件的組卷按分項工程施工工序排列組卷。原則上可按以下方法組卷：按結(jié)構(gòu)組卷。如果同一單位工程形成的施工文件少，可組成一卷；如果數(shù)量多的，可區(qū)分分部、分項工程分別組卷。

(1)整個單位工程和分部工程的工程質(zhì)量評定表及統(tǒng)計表集中統(tǒng)一組卷；(2)分項工程質(zhì)量評定表及分部工程的各種工程質(zhì)量檢驗報告單，試驗檢測報告按分項工程組卷，分項工程質(zhì)量評定表置于相應(yīng)的分項工程施工記錄及質(zhì)量檢測報告之上；

(3)原材料試驗報告、合格證等按批量形成，能區(qū)分工程部位的歸入分部工程部位不能區(qū)分按單位工程統(tǒng)一組卷；

(4)圍繞具體單位(項)工程的會議紀要、監(jiān)理文件等可按單位(項)工程組卷；(5)施工中遇到的非正常情況記錄及對工程質(zhì)量影響分析，施工中如發(fā)生質(zhì)量事經(jīng)處理補救后達到設(shè)計要求的認可證明材料應(yīng)注意歸檔；

(6)重大的質(zhì)量事故處理要單獨組卷(包括事故發(fā)生的原因、事故處理方案、事故處理結(jié)果)；

(7)設(shè)備部分文件材料單獨組卷，已獨立成冊并編有頁碼的可保持原狀，不需再編頁碼;(8)設(shè)備安裝、調(diào)試文件、設(shè)備隨機文件按臺套集中組卷，外文設(shè)備文件擬寫案卷題名時，應(yīng)翻譯中文題名。修改通知單施工修改是經(jīng)常發(fā)生的，因此會形成若干“修改通知單”，修改通知單一般不能直接附在被變更的竣工圖的后面，一般是將一個單項工程、單位工程形成的所有變更通知單集中起來，前面附上跟工程變更通知單目錄，組成一卷。數(shù)量多的，可按專業(yè)分別組卷。

5、監(jiān)理文件的組卷方法

建設(shè)項目監(jiān)理文件組成：項目監(jiān)理工作依據(jù)性文件；監(jiān)理工作性文件。(1)項目監(jiān)理依據(jù)性文件的整理。項目監(jiān)理的依據(jù)性文件產(chǎn)生于項目監(jiān)理組織內(nèi)部，形成時間一般在項目實施前和實施的全過程中。隨著建設(shè)項目工作的展開，形成了各專業(yè)的監(jiān)理實施細則，建筑、結(jié)構(gòu)、機電、地質(zhì)、測量、環(huán)保、檔案信息管理等專業(yè)的實施細則。在收集這一部分文件時，要依據(jù)該項目形成情況進行收集。項目監(jiān)理依據(jù)性文件應(yīng)該在項目批準實施后整理歸檔。排列方法一般按專業(yè)的先后順序。

(2)項目監(jiān)理工作性文件的形成、積累、整理。項目監(jiān)理工作性文件產(chǎn)生于整個項目建設(shè)的各有關(guān)方面，它反映項目建設(shè)參建各方的有關(guān)建設(shè)項目情況的記錄，是建設(shè)項目的實質(zhì)性文件。監(jiān)理內(nèi)部也要有統(tǒng)一的發(fā)文規(guī)范。每個項目要設(shè)立幾個文種要有統(tǒng)一規(guī)定，每一個文種的文件要有統(tǒng)一的編號。如，開工令、復(fù)工令等可設(shè)文種，圍繞工程質(zhì)量、支付、會議紀要、備忘錄也應(yīng)分別設(shè)文種、文號。不同的專業(yè)和業(yè)務(wù)范圍分別設(shè)立文種，這樣一來文件管理才能有序。監(jiān)理文件排列時按發(fā)文程序，一份文件如在擬稿、簽發(fā)、審批記錄，應(yīng)將請示、批復(fù)放一起，以便于文件的管理。同時，也便于隨時了解發(fā)文數(shù)量等。

對于監(jiān)理過程中產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)按文種(或?qū)I(yè))一一時間整理組卷。如變更支付、進度款支付、索賠支付要分別單獨組卷，同時應(yīng)把過程文件材料作為附件一并歸檔。監(jiān)理月報、按組卷。以項目有關(guān)的來往文件應(yīng)整理歸檔，以工程有關(guān)的但沒有批文，沒有結(jié)果的報告，應(yīng)單獨立卷，待竣工驗收后處理。具體組卷的排列方法參考如下：

①監(jiān)理依據(jù)性文件歸檔時間在其形成后組卷。如；監(jiān)理大綱、監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；

②監(jiān)理工作性文件的組卷工作在次年第開工、停工、復(fù)工令、監(jiān)理文件、會議紀要、監(jiān)理日志等； —季度或積累到一定厚度及時組卷。如：備忘錄、工程款項支付、監(jiān)理簡報、監(jiān)理工作中形成的照片、錄音、錄像帶可按形成內(nèi)容隨時組卷。

6、特殊載體檔案材料的整理

隨著信息技術(shù)的普及，它是建項目建設(shè)中積累了大量的非紙質(zhì)載體的文件內(nèi)容，它是建設(shè)項目檔案的補充，更是日后工作查考的重要的信息。它們涉及的內(nèi)容相當廣泛，可以說上述幾種文件中都有。由于它的信息記錄形式比較特殊，在立卷中應(yīng)單獨處理。

(1)照片的整理

照片檔案應(yīng)以本項目建設(shè)活動為主，選用具有查考價值大體可以包括以下幾個方面：

①本項目大籌建、施工、竣工過程中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片； ②本項目領(lǐng)導(dǎo)活動的照片，上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在本項目視察活動的照片； ③本項目向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求、組織拍攝或征集的照片 ④本項目在工作中選用的外單位的照片。

照片檔案的構(gòu)成應(yīng)當由底片(向外單位收集的可以沒有底片)、照片和文字說明等部分構(gòu)成。

一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。如一組初步設(shè)計審查會的照片，可能在查看線路現(xiàn)場的照片，有在會議室具體講座的照片，可以把這一閃會議形成的若干張照片作為一組照片。又如一個單項工程的建設(shè)，可以把施工前的地形、地貌拍攝下來，連同開工儀式領(lǐng)導(dǎo)到場奠基的若干張照片作為一組。組合照片說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項。同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用“①”、“②”、“③”?同組中的照片其組聯(lián)符號相同。組聯(lián)符號不應(yīng)越冊。組合照片說明放在本組第一張照片的上方。

對于某次活動只收集了單張照片的，則要以單張照片為單位擬寫說明。照片說明“六要素”的內(nèi)容：

． ①事由：照片所反映事件、事物的情由；

②時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和照片拍攝的時間； ③地點：被拍攝物所在的具體地點；

④人物：照片所反映的主要人物的姓名、單位和身份； ⑤背景：對揭示照片主題具有一定作用的背景； ⑥攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

伴隨著施工進程，各階段都應(yīng)留一些反映施工具體過程的照片。它們是工程竣工文件主要組成部分，項目竣工時將照片檔案應(yīng)移交一份給建設(shè)單位，施工單位移交前，根據(jù)分組說明寫出照片檔案的總說明?？傉f明應(yīng)該介紹整個項目或單位工程設(shè)計、竣工、管理情況，如果照片中有施工工藝的改進，質(zhì)量問題的處理，還應(yīng)重點介紹相關(guān)整個工程項目的照片整理完成后，還要編制照片檔案目錄。

凡是歸檔的聲像文件，必須圖像清晰、聲音清楚，并附以必要的文字說明，必須是原版、原件。

錄音、錄像檔案以自然盒(盤)為一卷，每盒(盤)的外套上要帖有標簽，注明其內(nèi)容、主要人物、形成日期、帶長(分鐘)、編號、型號和保管期限等，并填寫目錄。

(四)案卷的裝訂

裝訂的案卷卷內(nèi)文字材料、圖紙統(tǒng)一折疊為A4標準(297X210)，整冊A3幅面的圖紙可不折疊?？⒐D采用裝訂和不裝訂兩種形式，整冊A3規(guī)格的竣工圖裝訂成冊后對折成A4規(guī)格入盒：大于A3圖幅折疊成A4規(guī)格入盒，并在折疊好的圖紙右上角加蓋“檔號章”，歸檔圖紙折疊時按手風(fēng)琴式，圖幅內(nèi)折，以便長久保護檔案壽命。

文字材料一律用線裝訂，采用三孔一線方法(孔距8cm，裝訂線距紙邊1．25cm)，裝訂孔在案卷左側(cè)，具體要求為：

1、裝訂前必須除去原用于裝訂的金屬物，以免銹蝕紙張；

2、檢查案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等是否符合國標要求；

3、每卷厚度，以薄卷為主，不宜太厚，圖紙案卷一般不超過3 cm，如同類材料數(shù)量較多，可分成幾卷，但每卷都必須有各自的封面、目錄、備考表和封底。

4、每卷內(nèi)容排列順序為：封面一一卷內(nèi)目錄一一文件材料一一備考表。

第四篇：檔案歸檔目錄

（一）偵查階段刑事卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托協(xié)議；

4、授權(quán)委托書；

5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、為犯罪嫌疑人提供法律咨詢筆錄；

7、取保候?qū)徤暾垥?/p>

8、申訴、控告書；

9、辦案小結(jié)；

10、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（二）審查起訴階段刑事卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托協(xié)議；

4、授權(quán)委托書；

5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、移送起訴意見書；

7、閱卷筆錄或復(fù)制的卷宗材料、律師調(diào)查收集的證據(jù)；

8、律師會見犯罪嫌疑人筆錄；

9、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調(diào)查取證申請書、提請收集、調(diào)取證據(jù)申請書、取保候?qū)徤暾垥?、回避申請書、回避?fù)議申請書、重新勘驗申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

10、承辦律師提出的辯護意見；

11、集體討論記錄；

12、辯護意見書；

13、起訴書或不起訴決定書；

14、辦案小結(jié)；

15、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（三）審判階段刑事卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托協(xié)議；

4、授權(quán)委托書；

5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、起訴書、刑事自訴狀、刑事附帶民事訴狀、刑事上訴狀或刑事申訴狀；

7、閱卷筆錄或復(fù)制的卷宗材料；

8、律師會見被告人、委托人筆錄；

9、證據(jù)目錄（包括但不限于證據(jù)名稱、證據(jù)來源、證據(jù)內(nèi)容、證明對象等。）

10、辯護律師收集或向法庭出示的相關(guān)證據(jù)材料（包括但不限于下列材料：物證、書證、證人證言、被害人陳述、犯罪嫌疑人或被告人供述和辯解、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結(jié)論等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

11、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調(diào)查取證申請書、提請收集、調(diào)取證據(jù)申請書、通知證人出庭申請書、取保候?qū)徤暾垥⒊鐾ネㄖ獣?、延期審理申請書、回避申請書、回避?fù)議申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

12、承辦人提出的辯護或代理意見；

13、集體討論記錄；

14、出庭通知書；

15、庭審筆錄；

16、辯護詞或代理詞；

17、裁定書、判決書；

18、辦案小結(jié)；

19、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（四）民事代理卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托代理合同（或協(xié)議）；

4、授權(quán)委托書；

5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、民事訴狀、民事上訴狀或答辯狀、反訴狀等其他應(yīng)附卷的文書；

7、閱卷筆錄；

8、律師會見當事人談話筆錄；

9、證據(jù)目錄（包括但不限于證據(jù)名稱、證據(jù)來源、證據(jù)內(nèi)容、證明對象等。）

10、律師收集或向法庭出示的相關(guān)證據(jù)材料（包括但不限于所列材料：物證、書證、證人證言、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結(jié)論等。注：按案件訴訟程序及時間順序，或證據(jù)目錄所示順序排列）

11、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：管轄權(quán)異議申請書、回避申請書、回避復(fù)議申請書、財產(chǎn)保全申請書、證據(jù)保全申請書、先予執(zhí)行申請書、先予執(zhí)行擔保書、出庭通知書、延期審理申請書、回避申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

12、承辦律師代理意見；

13、集體討論記錄；

14、出庭通知書；

15、庭審筆錄；

16、代理詞；

17、判決書、裁定書、調(diào)解書；

18、辦案小結(jié)；

19、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（五）法律顧問卷

1、聘請法律顧問合同（協(xié)議）；

2、聘方基本情況介紹材料；

3、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

4、辦理各類法律事務(wù)的記錄和相關(guān)材料（包括但不限于下列法律事務(wù)：①接受咨詢；②提供法律建議或法律意見；③參與重大商務(wù)談判；④起草、審查、修改合同和規(guī)章制度；⑤代辦登記注冊；⑥法制宣傳、教育、培訓(xùn)；⑦提供有關(guān)法律信息等）所出具的法律意見書、律師函、記錄和有關(guān)材料。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

5、協(xié)議存續(xù)、中止、終止的情況；

6、工作小結(jié)；

7、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

(六)其他非訴訟法律事務(wù)

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托代理合同（或協(xié)議）；

4、授權(quán)委托書；

5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、與委托人談話筆錄；

7、委托人提供的證據(jù)材料；

8、調(diào)查材料；

9、律師出具的法律意見，或草擬的法律文書、辦理具體法律事務(wù)活動的記錄等；

10、工作小結(jié)；

11、河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

第五篇：檔案歸檔制度[模版]

公司檔案歸檔制度

為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。第一條 歸檔時間：

1、辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。

2、按年形成的文件，第二年上半年歸檔。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

5、工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內(nèi)歸檔。

6、公司、各個部門決定性的會議文件材料隨時歸檔。

7、各個公司離職、調(diào)崗、薪酬變動、人事任命、處罰、獎勵等隨時歸檔。

8、屬于人事方面的資料，各部門資料齊全后移交檔案室；屬于品種審定、項目申報、工程建設(shè)方面的，可根據(jù)進度移交。屬于銷售、生產(chǎn)方面的資料，本結(jié)束后移交檔案室。第二條 歸檔范圍

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、企業(yè)行政文書檔案。包括法規(guī)性文件；各種合同及協(xié)議書；會議文件；工作計劃、規(guī)劃和工作總結(jié)；有關(guān)干部的任免、獎勵和處分、調(diào)配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。

3、企業(yè)管理檔案。包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、各種指標類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。

4、企業(yè)技術(shù)檔案。包括技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案等。

5、企業(yè)會計檔案。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等，審計室存檔。

6、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務(wù)報告、貿(mào)易單據(jù)等。凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。（上面要注明地址、姓名、傳真號等對方的信息。）

7、企業(yè)聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。第三條 歸檔要求

1、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

2、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，無原件者應(yīng)進行文字說明，以備查；原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，檔案室保存復(fù)印件。

3、應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全、完整、分類清楚。

5、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

6、公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，由各部門負責(zé)，方可辦理調(diào)動、離職手續(xù)。各部門及時把有關(guān)資料移交檔案室留檔。

7、公司簽訂的合同及其與之有關(guān)的附件，結(jié)束后裝訂成冊移交檔案室，由檔案室保存原件。各部門可根據(jù)需要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，留復(fù)印件。如有原件沒移交檔案室的追究當事人的責(zé)任。

對于在歸檔范圍內(nèi)沒有及時歸檔或沒歸檔的，視情節(jié)嚴重給予經(jīng)濟處罰。

注:各部門在歸檔過程中若有異議，可與檔案管理員協(xié)商。