第一篇：!關(guān)于公司內(nèi)部行文規(guī)范及懲罰制度

關(guān)于公司內(nèi)部行文規(guī)范及懲罰制度 早先公司一直對各經(jīng)理有要求，每月26日匯報“下月計劃”，每月3日匯報“上月總結(jié)”。這項(xiàng)工作很關(guān)鍵，不但利于公司對整體的把握，也可對各經(jīng)理能力有所促進(jìn)。但最近越來越現(xiàn)散漫，為避免惡化，現(xiàn)公布如下要求，望各經(jīng)理配合，互相轉(zhuǎn)告，積極遵守。

1、匯報“下月計劃”和“上月總結(jié)”的截止時間是當(dāng)日18點(diǎn)，如有特殊原因須提前請示，否則過期一律視為沒有匯報。

2、“下月計劃”和“上月總結(jié)”不可整合到同一篇文章中，要求分開來寫，混成一篇文章，一律只算匯報一次。

3、“下月計劃”和“上月總結(jié)”，要求用WORD 2003統(tǒng)一單獨(dú)形成文章，這樣便于日后查找考核，不接受在QQ內(nèi)打字。違反者一律視為沒有上交。

4、“下月計劃”保存的文件名，必須用規(guī)定文件格式，詳看示例：元陽02下月計劃-曹權(quán)寬;

“上月總結(jié)”保存的文件名，必須用規(guī)定文件格式，詳看示例：元陽02上月總結(jié)-曹權(quán)寬。

不接受類似“新建文件”、“下月計劃”這樣不合規(guī)定的文件，違反者，同樣視為沒有匯報。

5、文章落款必須有名字和日期。

6、從年后開始計算，沒有匯報一次，罰款100元。沒有匯報二次，罰款200元。沒有匯報三次，降職降薪各一級。所有罰款由李正麗直接在工資中扣除，成立一個公用活動基金。

7、以上行文規(guī)范同樣適用于公司內(nèi)部各級文件，并注意在匯報前檢查錯別字，同時培養(yǎng)良好行文習(xí)慣。

PS：因?yàn)檫^年的原因，1月26日的計劃，及2月3日的總結(jié)，均可推后，考慮這段時間工作安排有些不確定的地方，所以決定各經(jīng)理只須于2月10日以前上交一份整合的計劃及總結(jié)。2月26日起，恢復(fù)正常匯報制度。

云南佐思策信房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)有限公司

2011-01-21

第二篇：關(guān)于行文規(guī)范及管理辦法

關(guān)于行文規(guī)范及管理辦法

為規(guī)范公司各種文件的起草、簽發(fā)和提高公文質(zhì)量，確定文件編號辦法，為各種文件的收發(fā)、存檔工作奠定基礎(chǔ)；確定公司重要信息披露載體的格式、樣式，樹立公司管理形象。做到政令暢通，令行禁止，正確指導(dǎo)公司的各項(xiàng)工作，適應(yīng)公司的快速發(fā)展特制定本辦法。

通過此辦法的實(shí)施，達(dá)到各種文件可追溯，各級文件有保管，全部文件受控的目的。

一、紙型、紙質(zhì)

復(fù)印紙A4型。

二、封面

文件材料10頁以內(nèi)的一般不加封面，確需加封面的材料可以加上，如規(guī)劃、綱領(lǐng)性文件、規(guī)章制度、材料匯編等。封面可使用必要公司的統(tǒng)一VI形象(文字和徽標(biāo))，但不宜用花邊和圖案。加封面的材料同時應(yīng)加封底。

三、書寫要求

（一）標(biāo)題使用2號宋體加黑，頂行。

（二）副標(biāo)題居中排列，使用3號宋、仿宋或楷體，但不與正文字體重復(fù)，破折號占2格。標(biāo)題單獨(dú)成行時，均無需標(biāo)點(diǎn)。

（三）正文使用4號仿宋。每段文字前空兩格，第2行起均頂格。不提倡正文內(nèi)標(biāo)題使用加粗或藝術(shù)字體，如行書、隸書、魏書、細(xì)圓體、綜藝體、琥珀體、瘦金體等，以保持文面嚴(yán)肅、整潔。

（四）章節(jié)的排序?yàn)榈谝粚印耙弧保诙印?/p>

（一）”，第三層“

1、”，第四層“（1）”，第五層“1）”。

（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可隨文就位，與正文同寬。表內(nèi)字體同正文，字號可略小。

（六）數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

四、落款、蓋印

在正文后空兩行，單位名稱按印章全稱。蓋印，可不寫單位名稱。成文日期中“○”用插入符號里的幾何圖形，不能用阿拉伯?dāng)?shù)“0”。最后一個字離右邊沿四格。蓋印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

五、分類與編號

（一）文件分類

公司常用文件格式為為：會議紀(jì)要、通知、通報、任命、其他管理制度、工作提案等，其中會議紀(jì)要不用文件編號，提取或說明時以某年某月某日（會議召開時間）及某領(lǐng)導(dǎo)（公司領(lǐng)導(dǎo)）主持的某某會（會議性質(zhì)）為方式進(jìn)行定位。

（二）簡化編號名稱

由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號，其它只作分類備案用文件無需編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。

（三）細(xì)化編號內(nèi)容

僅限于下行文中的通知、通告，為公司行政部統(tǒng)一編制； 初擬編號內(nèi)容包括：公司名稱、部門名稱、時間、文件順序號（內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)）。

編制方法：YXJT-HR-2016-001(公司人力資源部2016年第1份文件)，其中公司名稱：燕新公司=YXJT；部門名稱：HR（人力資源部）；時間：2016年，其后以此類推。文件順序號：001，002，003……以此類推。如進(jìn)入下一個年份則文件順序號從001開始編起，如2016-001。便于管理保存。

（四）各部門名稱為

財務(wù)部：CW，審計部：SJ，開發(fā)建設(shè)部：KF，環(huán)保事業(yè)部：HB，人力資源部：RL，行政部：XZ 所有文本依順序排號，發(fā)文后行政部存檔。

六、行文管理主要內(nèi)容

外部函、電、來文，本公司內(nèi)部下發(fā)的各種文件、資料、收發(fā)的各種傳真及郵遞快件等。

（一）內(nèi)部發(fā)文管理

公司內(nèi)部發(fā)文分為一般事務(wù)性文件、公司各項(xiàng)規(guī)章制度和公務(wù)文書。一般事務(wù)性文件包括：通知、說明、各種統(tǒng)計表格等；公司各項(xiàng)規(guī)章制度是公司在管理中的各項(xiàng)規(guī)定、辦法、措施等；公務(wù)文書包括：請示、報告、指示、布告、公告、通告、批復(fù)、通知、通報、決議、函、會議紀(jì)要等；

公司下發(fā)的公文由行政部統(tǒng)籌管理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送公文。公文字號由行政部統(tǒng)一編制。涉及公司各項(xiàng)規(guī)章制度以及對外宣傳、聯(lián)絡(luò)的文字材料，由行政部以公司名義發(fā)文。

（二）發(fā)文處理程序

一般事務(wù)性文件的發(fā)文，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出口頭申請。公文及各種規(guī)章制度的發(fā)文，應(yīng)事先向部門分管領(lǐng)導(dǎo)（副總裁、總監(jiān)級）提出口頭申請。

各類文件擬稿承辦部門：

1、公司對外文件由行政部負(fù)責(zé)擬稿；

2、各部門（含分公司）間的往來文件由本部門負(fù)責(zé)人擬稿；

3、職能部門各種一般事務(wù)性文件，由發(fā)文部門擬稿；

4、公司各項(xiàng)規(guī)章制度由相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)擬稿。

各類文書擬稿要求觀點(diǎn)明確、陳述清楚、條理清晰，標(biāo)點(diǎn)符號使用正確。規(guī)章制度類要符合國家相關(guān)的政策、法律，符合公司的實(shí)際情況。各項(xiàng)規(guī)定要明確具體、切實(shí)可行。要做到觀點(diǎn)明確，文字精練，條理清楚、層次分明，標(biāo)點(diǎn)符號正確，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要具體準(zhǔn)確等。

文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填《文件生效審批表》辦理審核手續(xù)。審核簽發(fā)流程：

1、首先送行政部部初審，行政部部審查修改文稿；

2、送發(fā)文部門上級分管領(lǐng)導(dǎo)核稿，以公司名義對外文件由總裁辦主任核稿；

3、公司各部門（含分公司）間的往來文件由總監(jiān)、副總裁（分公司由分管總經(jīng)理）核稿；

4、公司各種一般事務(wù)性文件，由下發(fā)部門負(fù)責(zé)人核稿；

5、公司各種規(guī)章制度由各部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理、董事長會審。其次進(jìn)行會簽、發(fā)送；

6、文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。1）.公司公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長簽發(fā)；

2）.建材事業(yè)部公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長授權(quán)分管總經(jīng)理簽發(fā)； 3）.管理中心公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長授權(quán)建材事業(yè)部總經(jīng)理簽發(fā)；

7、公司行政公文、規(guī)章制度，在總裁辦主任簽署意見后，由董事長簽發(fā)；

8、公司一般事務(wù)性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件由董事長簽發(fā)。經(jīng)各位領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負(fù)責(zé)打印、校對、登記后發(fā)布。行政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)后發(fā)布。發(fā)文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。發(fā)文編號由行政部按公文編號要求，依年份、流水號碼一文一號編列。

七、存檔管理

行政部負(fù)責(zé)將公司管理類文本、文件保存并建立檔案一份。對臨時通知，通報等存入內(nèi)部行文相關(guān)檔案，所有文件用專用文件柜保存、備查。各職能部門查閱、借閱行政部文檔需經(jīng)行政部經(jīng)理同意，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。

存檔工作以方便查找、取閱為原則，用文件袋封存，文件框分類。

八、傳閱管理

公司內(nèi)部行文、收文不做批量印發(fā)但需相關(guān)范圍內(nèi)人員知悉的，由行政部制作《傳閱單》，傳閱人閱讀后簽名確認(rèn)。

九、會議記錄管理

（一）會議記錄：是會議發(fā)言的原始記錄，屬事務(wù)文書，基本上要做到有言必錄，所以做會議記錄時，可采取筆錄、錄音、錄像等科技手段，一般作為政策和成文依據(jù)，不予發(fā)布。

（二）會議紀(jì)要：是在會議記錄的基礎(chǔ)上，摘記要點(diǎn)，是法定行政公文，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。

（三）會議組織部門安排專人進(jìn)行會議記錄，會后整理會議紀(jì)要，并于會后一個工作日內(nèi)，發(fā)各參會部門（復(fù)印件），原件（附簽到表）交行政部存檔。

（四）會議紀(jì)要需參會主要人員簽字確認(rèn)。公司例會紀(jì)要由總裁簽字，直接下發(fā)；部門例會紀(jì)要由部門負(fù)責(zé)人簽字；專題會議紀(jì)要需參會主要人員（或部門）簽字。

（五）會議紀(jì)要按公司模板記錄，會議遲到、未到人員名單附后。本辦法自下發(fā)之日起實(shí)施，請各部門參照執(zhí)行。

一達(dá)偉業(yè)-辦公室 2016年8月8日

第三篇：懲罰制度

公司懲罰制度

為促進(jìn)和保持公司員工工作積極性和自覺性，貫徹企業(yè)精神和經(jīng)營宗旨，保證公司目標(biāo)實(shí)現(xiàn)特制定本制度。

一、懲罰：懲罰是對出錯員工的教育，公司奉行有錯必究的原則，實(shí)行罰款的方式。具體制度如下：

1、遲到（10分鐘內(nèi)）、早退（10分鐘內(nèi)），10元/次，當(dāng)月3次遲到以上者，30元/次；30分鐘以上的按曠工處理，曠工50元/次，月曠工兩次以上的100元/次，情節(jié)嚴(yán)重者將做降薪、辭退處理。

2、上班期間必須著正裝到崗，未著正裝罰款20元/次。

3、工作期間不準(zhǔn)串崗、離崗，不準(zhǔn)亂動和本人無關(guān)的設(shè)備或資料，違者每次罰款30元。

4、無論因公、私事不準(zhǔn)在公司內(nèi)吵架，違者每人罰款100—200元，情節(jié)嚴(yán)重予以辭退。

5、每位員工必須愛護(hù)公司的任何設(shè)備，如因使用者的操作不當(dāng)造成器損壞，維修費(fèi)用由操作者承擔(dān)。

6、不準(zhǔn)私自動用公司物品和盜竊公司物資，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)扣除所有工資，并給予除名，情節(jié)嚴(yán)重者交由公安部門處理。

7、公司全體人員需愛護(hù)公司的辦公環(huán)境，不得隨意丟垃圾、煙頭，違者每次罰款10元。

8、公司全體人員需節(jié)約用電，上完衛(wèi)生間后必須關(guān)燈，違者每次罰款10元。下班后必須關(guān)閉所有電源（電腦、打印機(jī)、飲水機(jī)等），違者每次罰款10元。

9、上班期間不得利用公司的電腦從事于工作無關(guān)的事情（如：打游戲、聊天、看電影等），違者每次罰款30元。

10、公司各類會議，參會人員借故遲到或不到會的（注：特殊情況除外），違者每次罰款50元。參會人員需把手機(jī)調(diào)為震動，違者罰款10元/次。

11、宿舍人員必須每日自行打掃宿舍衛(wèi)生，每周辦公室進(jìn)行宿舍衛(wèi)生抽查，不整潔的則予以罰款，每次每人20元。食堂環(huán)境衛(wèi)生有食堂工作人員每日自行打掃，每周辦公室進(jìn)行食堂衛(wèi)生不定期檢查，不干凈則予以罰款，每次每人20元。

12、駕駛?cè)藛T需定期都各自負(fù)責(zé)的車輛進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)，因個人駕駛不當(dāng)導(dǎo)致車輛受損，所產(chǎn)生的維修費(fèi)用由駕駛員自行承擔(dān)。駕駛員要保證車輛出行正常，因各種原因?qū)е萝囕v無法出行，違者每次罰款50元。

13、員工因故不能或不愿意繼續(xù)工作，可向公司提出辭職，但必須提前一個月遞交辭職申請書，經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字方可辦理辭職手續(xù)，不經(jīng)簽字員工擅自離職，將按曠工處理，連續(xù)曠工三天者，按自動離職處理，自動離職所欠工資不予以發(fā)放。

寧夏茂原生物科技有限公司

2011-5-11

第四篇：懲罰制度

丹 陽 市 家 錚 金 屬 制 品 有 限 公 司

懲 罰 制 度

為了能夠充分調(diào)動和激發(fā)干部、職工的工作積極性和創(chuàng)造熱情，為了增強(qiáng)企業(yè)對職工的凝聚力，為了讓企業(yè)獲得最佳的經(jīng)濟(jì)效益，為了進(jìn)一步加強(qiáng)各項(xiàng)紀(jì)律的管理，家錚公司特制定如下規(guī)章制度，每位員工必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。

1.提前十分鐘著裝待崗，各車間主管點(diǎn)名、開會，凡遲到每次罰款20元；

2.職工請假，應(yīng)在上班前20分鐘向主任申請，后經(jīng)廠長簽字方可有效，未經(jīng)批準(zhǔn)、沒有請假條者按曠工處罰。每天罰款100元，連續(xù)曠工3天者按自動離職處理；

3.工作時間不準(zhǔn)串崗、離崗，不準(zhǔn)亂動和本人無關(guān)的電氣設(shè)備及一切藥物，違者每次罰款20元；

4.在車間內(nèi)吸煙、睡覺、干私活、打電話（手機(jī)）每次罰款20元；

5.工作時間內(nèi)，無條件的服從上級調(diào)動及管理，不服從上級領(lǐng)導(dǎo)或污辱、威脅上級者，每次罰款50---300元；

6.無論因公、私事不準(zhǔn)在工廠內(nèi)吵架，違者每人罰款100-200元；情節(jié)嚴(yán)重，出現(xiàn)傷勢由公安部門處理，并給于除名；

7.每位員工必須愛護(hù)公司的任何機(jī)器設(shè)備，嚴(yán)格按照安全操作規(guī)程工作，如因?yàn)橐靶U操作或者人為性造成機(jī)器損壞，機(jī)器的維修費(fèi)用由操作者承擔(dān)；

8.不準(zhǔn)私自動用公司物品和盜竊公司物資，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)扣除所有工資，并給于除名，偷盜產(chǎn)品者按每只200元罰款，情節(jié)嚴(yán)重者交由公安部門處理；

9.住宿人員必須嚴(yán)格遵守作息時間，作息時間按季節(jié)調(diào)整，并隨時公布，如有違反每人罰款20元；情節(jié)嚴(yán)重或?qū)医滩桓恼?，不?zhǔn)許在公司宿舍住宿；

10.車間管理者工作時間內(nèi)不允許離開車間（特出情況除外），以便管理生產(chǎn)及質(zhì)量，管理者沒有能力帶動下屬職工，對職工的違反事項(xiàng)既不嚴(yán)格教育，也不嚴(yán)肅處理者，論情節(jié)輕重罰款或開除；

11.員工因故不能或不愿意繼續(xù)工作，可向公司提出辭職，但必須提前一個月遞交辭職申請書，經(jīng)廠長簽字方可辦理辭職手續(xù)，不經(jīng)簽字員工擅自離職，將按曠工處理，連續(xù)曠工三天者，按自動離職處理，自動離職所欠工資不給發(fā)放；

12.所有員工一個月內(nèi)違紀(jì)達(dá)三次或三個月內(nèi)違紀(jì)達(dá)十次者則開除。

第五篇：公司行文規(guī)范

河北喜德來家具實(shí)業(yè)有限公司

公 文 處 理 規(guī) 范

一、目的和適用范圍

為規(guī)范公司對內(nèi)對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化和及時性，提高公司公文處理的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司對內(nèi)對外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責(zé)

1．公司辦公室為公司內(nèi)外公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)內(nèi)部行文的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一整理和歸檔；

2．公司辦公室主任負(fù)責(zé)外部來文擬辦意見的簽署； 3．相關(guān)部門負(fù)責(zé)公文的起草；

4．相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的審核； 5．總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的簽批。三、公文分類

1．決定——適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；

2．決議——適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)；

3．通告（或公告）——適用于公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)；

4．通知——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；

5．通報——適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要情況；

（3）二級公文使用“小紅頭”紙，即70號宋體紅色“河北喜德來家具實(shí)業(yè)有限公司”（**）；

（4）三級公文，不使用“紅頭”紙；

（5）紅頭文件對外行文只能以公司名義發(fā)文，任何部門不得使用紅頭文件進(jìn)行發(fā)文；

（6）紅頭文件對內(nèi)行文可以以公司辦公室或董事會名義行文。2．發(fā)文字號

（1）使用“大紅頭”時發(fā)文字號用4號仿宋體“喜字[****]*號”，紅線上居中排布；

（2）使用“小紅頭”時，發(fā)文字號用4號仿宋體“喜**字[****]*號”，紅線下第一行右上角頂格排布。3．公文密級和保密期限

（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

（2）文件如需標(biāo)識秘密等級，用4號黑體，頂格標(biāo)識在第一行右上角，如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限，中間用★隔開。4．公文標(biāo)題

（1）使用“大紅頭”時用小2號宋體。使用“小紅頭”時用小2號黑體使用非“紅頭”時不做統(tǒng)一規(guī)定。

（2）標(biāo)題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

5．主送機(jī)關(guān)

公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標(biāo)句號。抄報機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)上級單位；抄送機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)平級或不相隸屬單位；抄發(fā)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)下級單位。

12．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

用四號仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

13．公文用紙和結(jié)構(gòu)層次

（1）公文用紙一般為A4型，左側(cè)裝訂。

（2）公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。

六、公文辦理 1．內(nèi)部發(fā)文辦理

（1）發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、復(fù)核、簽發(fā)、打印、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（2）公司內(nèi)部公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。

（3）公文正式下發(fā)，需進(jìn)行登記并填寫《發(fā)文登記表》。（4）各部門收到文件時應(yīng)做好《收文記錄》。2．外來公文處理

（1）定義：外來公文是指國家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司（包括傳真件）的文件、簡報、通報等。

①對于不需具體辦理的公文，由公司辦公室確定公文的傳閱范圍，進(jìn)行傳閱。

②對于需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，待公文批辦后再轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。

3．公文處理原則

（1）堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。（2）必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行執(zhí)行公司保密制度，確保公司商業(yè)秘密的安全。.（3）必須區(qū)別公司內(nèi)部文件和對外收發(fā)的文件，所有外送文件必須經(jīng)過公司辦公室送出，禁止將公司內(nèi)部傳閱批示或署有領(lǐng)導(dǎo)意見的內(nèi)部文件直接向外單位或個人傳送，違者將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

（4）公文必須使用規(guī)范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規(guī)范簡稱。4．公文立卷、歸檔和銷毀

（1）公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

（2）公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本公司的主要工作情況。

（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復(fù)印件。（4）公文復(fù)印件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位印章，視同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)生效力。