第一篇：商務(wù)電子郵件禮儀

近年來，在諸種電子通訊手段中跑出來一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的發(fā)展可謂突發(fā)飛進(jìn)，日新月異。令人刮目相看。當(dāng)前，它已經(jīng)在商界得到了越來越廣泛的使用。電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計(jì)算機(jī)所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，向交往對(duì)象所發(fā)出的一種電子信件。使用電子郵件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)，不僅安全保密，節(jié)省時(shí)間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費(fèi)用。商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守的禮儀規(guī)范主要包括以下四個(gè)方面。第一，電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫。向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對(duì)方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時(shí)，下更三點(diǎn)尤其必須注意。一是主題要明確。一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。二是語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。三是內(nèi)容要簡潔。網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，愈短愈好。第二，電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用。在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無比珍貴的。對(duì)商界人士來講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會(huì)說：“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間?！庇需b于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征友”。目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事。不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的。第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼。編碼的問題是，是每一位電子郵件的使用者均應(yīng)予以注意的大事。由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因，我國的內(nèi)地、臺(tái)灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)里的中國人發(fā)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對(duì)方便很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書。因此，商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選功能?，F(xiàn)在市場上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。這主要是因?yàn)椋环矫?，?duì)電子郵件修飾過多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。來源：青島時(shí)尚生活網(wǎng)

第二篇：商務(wù)電子郵件格式

商務(wù)電子郵件格式

在電子郵件的寫作中要注意哪些呢？如何寫好一封規(guī)范的電子郵件呢？

在寫電子郵件時(shí)候，要采用日常辦公運(yùn)用的商業(yè)信函格式，使用正規(guī)的文字，不用或避免應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)語言，諸如3Q、IFU等。

主題欄：主題明確，一目了然，讓人看了知道個(gè)所以然，不會(huì)是一頭霧水，不知所云，當(dāng)作垃圾郵件刪除掉。

稱謂：準(zhǔn)確，切不可含糊不清。是先生別稱成了小姐；是小姐別喊成了先生。這是大忌諱！一次，青島一家公司發(fā)信到公司，把我們公司的運(yùn)營總監(jiān)張可先生稱呼成了張可小姐。搞得張先生郁悶一天。當(dāng)你搞不清對(duì)方準(zhǔn)確的性別時(shí)候，那就稱老師就沒錯(cuò)。主體：簡明，扼要，把事情說清楚就可以了，不要羅嗦，拖泥帶水的。事情多，寫的多，那最好是分成幾小段，看的清楚明了。

祝語：可以寫祝您工作愉快，工作順利，或者順祝商祺等都可以，表示真誠。落款：公司名稱，個(gè)人姓名，日期。

另外，在信件中一定要寫明你的聯(lián)系方式，最好是手機(jī)，隨時(shí)保持暢通。案例：

尊敬的讀者朋友：

非常感謝您長期以來對(duì)《世界經(jīng)理人》雜志的支持！

為了回報(bào)您對(duì)我們的擁護(hù)，我在這里很榮幸地邀請您成為我們上線1周年的尚品·人生網(wǎng)的尊貴會(huì)員，您將享受到我們僅為尚品·人生網(wǎng)站會(huì)員提供的所有優(yōu)惠和特權(quán)，更有機(jī)會(huì)在尚品·人生網(wǎng)的社區(qū)中結(jié)識(shí)其他與您一樣成功的精英人士！

您只要點(diǎn)擊“接受”，便可自動(dòng)成為 尚品·人生網(wǎng)站的尊貴會(huì)員。

作為世界經(jīng)理人網(wǎng)的姊妹網(wǎng)站，尚品·人生網(wǎng)以“享受成功品味生活”為使命，讓成功人士在取得財(cái)富成果的同時(shí)，也能盡情享受豐盛的人生，得到生活與事業(yè)的和諧平衡。非常感謝您的關(guān)注，期待您加入尚品·人生網(wǎng)！

此致

敬禮！CRAIG PEPPLES 環(huán)球資源執(zhí)行總裁 《世界經(jīng)理人》《尚品·人生》出版人

注：如果您接受了這份邀請，我們將同時(shí)把您的個(gè)人信息復(fù)制到尚品·人生網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫，您就不需再填寫各種表格，這樣不僅為您節(jié)省時(shí)間，也能讓我們之間的溝通交流更方便。

這是給我郵箱來發(fā)來的廣告信函，格式是很規(guī)范的。

下面一封信是北京雅致人生公司王老師寫給鄭州惠爾企業(yè)管理咨詢有限公司張老師的合作信函，非常規(guī)范，整潔，讀起來賞心悅目，從信中你可以感受到該公司優(yōu)秀的企業(yè)文化和員工整體的高素質(zhì)。

張先生，您好，我是北京雅致人生管理顧問有限公司的王艷。很高興能夠認(rèn)識(shí)您，并有幸將我們公司介紹給您。我們公司培訓(xùn)主要以素質(zhì)技能技巧為主，曾經(jīng)成功的為IBM/HP/SUMSUNG/微軟、中海油、大唐移動(dòng)、北京移動(dòng)、信息產(chǎn)業(yè)部電信研究院服務(wù)過，歡迎您訪問我們公司的網(wǎng)址：,對(duì)我們公司有更多的了解。

附件是我們公司擅長的培訓(xùn)課程及講師簡歷。請您查收。

如有任何問題或者建議請您隨時(shí)與我聯(lián)系！

希望我們能達(dá)成互補(bǔ)，在未來有合作的機(jī)會(huì)！

感謝您對(duì)我工作的支持！

祝您工作開心快樂！

王艷

雅致人生管理顧問有限公司

項(xiàng)目經(jīng)理

王艷WENDY

寫的很得體，是我們電子信函的一個(gè)典范。所以說，一封好的電子郵件可以展示自己公司良好的形象，一封差的電子郵件可以把自己公司建立已久的美好形象完全抹掉。在商業(yè)來往中，一定要注意電子郵件的書寫，注意電子郵件的禮儀，為自己的企業(yè)展示一個(gè)良好的形象。

簽名格式_職場商務(wù)電子郵件禮儀

現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場郵件禮儀方面的新問題。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。

寫EMAIL就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封EMAIL的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封EMAIL，時(shí)刻站在對(duì)方立場考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人之回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人之回答不屑一顧。

我為您整理出了史上最完整版本的職業(yè)電子郵件中禮儀問題，希望能給您的工作帶來幫助！

關(guān)于主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓OUTLOOK用…才能顯示完你的標(biāo)題

3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”

4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

5.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。

關(guān)于稱呼與問候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“X經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X先生”、“X小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“DEARXXX”，顯得很熟絡(luò)。

2.EMAIL開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)”你好”；結(jié)尾常見的寫個(gè)BESTREGARDS，中文的寫個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。

關(guān)于正文

1.EMAIL正文要簡明扼要，行文通順

EMAIL正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。

2.注意EMAIL的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

尊重對(duì)方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓(xùn)！

3.EMAIL正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文EMAIL，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文EMAIL，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

6.合理提示重要信息

不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表揚(yáng)你的體貼。

8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

BUSINESSEMAIL不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在-:)

附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

4.附件數(shù)目不宜

超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

如果對(duì)方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

3.對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便于閱度的字號(hào)和字體

中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用VERDANA或ARIAL字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。

結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。

引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個(gè)簽名檔

對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

回復(fù)技巧

1.及時(shí)回復(fù)EMAIL

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的,這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。

對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。

如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)

當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。

3.回復(fù)不得少于10個(gè)字

對(duì)方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。對(duì)于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區(qū)分REPLY和REPLYALL(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)

如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了

如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該

幫你完成這件事情。

如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！

6.主動(dòng)控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分TO和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

1.TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回EMAIL。

3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

怎么樣，經(jīng)過這一系列的討論，大家對(duì)職場電子郵件中的禮儀應(yīng)該有初步的認(rèn)識(shí)了吧！歸結(jié)到底，兩句話：只發(fā)有必要的郵件，認(rèn)真發(fā)郵件

REPLAYALL，讓大家都知道；不要讓對(duì)方

第三篇：商務(wù)電子郵件寫作

商務(wù)電子郵件寫作

在現(xiàn)今的商業(yè)社會(huì)中，電子郵件已成為當(dāng)今世界上使用最頻繁的商務(wù)通訊工具。根據(jù)國際數(shù)據(jù)公司(IDC)2006年的統(tǒng)計(jì)，全球每天發(fā)送約840億封電子郵件。然而，在全球每天發(fā)送幾百億封電子郵件的今天，人們卻很難感受到電子郵件的高效性。閱讀、撰寫、管理電子郵件會(huì)占據(jù)人們大量的時(shí)間。美國管理協(xié)會(huì)（American Management Association）和電子政策研究所（The ePolicy Institute）進(jìn)行的調(diào)查表明：如今人們每天花30分鐘到4個(gè)小時(shí)甚至更多的時(shí)間來處理電子郵件。垃圾郵件是造成該問題的原因之一。但另一個(gè)更重要的原因是人們不知電子郵件的注意事項(xiàng)和寫作技巧。如果郵件中充滿了錯(cuò)誤、矛盾、難懂的語言，讀者就會(huì)失去閱讀的耐心，而且這種毫無紀(jì)律、沒有重點(diǎn)、無法讓人信任的溝通會(huì)使你面臨信譽(yù)掃地的危險(xiǎn)，也可能會(huì)導(dǎo)致公司商機(jī)的喪失。所以良好的寫作技巧不僅能夠改善溝通品質(zhì)，提高工作效率，而且能夠增加個(gè)人和公司的競爭力。這一點(diǎn)在如今的商務(wù)領(lǐng)域中已經(jīng)得到了廣泛的認(rèn)同。所以在職場中，如何有效地利用電子郵件為個(gè)人和公司創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)、擁有更多競爭優(yōu)勢呢？職場中電子郵件的使用應(yīng)該注意以下問題：

一、電子郵件是不是傳遞該信息最合適的選擇

方便絕對(duì)不是使用電子郵件傳遞某些信息的好理由。電子郵件是一種公共媒介。每次寄出或接收電子郵件時(shí)，信件的副本都會(huì)復(fù)制到服務(wù)器上，這樣，收信人以外的其他人也有可能會(huì)看到你的郵件。所以，郵件內(nèi)容要格外謹(jǐn)慎。一般不要通過電子郵件傳送以下信息：

（一）公司或個(gè)人的秘密信息

電子郵件中沒有所謂的隱私權(quán)。在你將公司的機(jī)密或他人的隱私放入郵件中前，要想想萬一有人將其刊登在報(bào)紙上會(huì)怎么樣。

（二）敏感的話題

電子郵件不是面對(duì)面的交流。由于沒有面部表情、肢體語言和語調(diào)的暗示作用，你無法意識(shí)到信件的內(nèi)容對(duì)對(duì)方而言是傷害還是冒犯。而且有時(shí)電子郵件中的內(nèi)容是在電話或面對(duì)面交談中不會(huì)說的。所以，如果發(fā)送前不考慮收件人的感受，會(huì)很容易使人產(chǎn)生負(fù)面情緒。

（三）復(fù)雜的信息

信件的主體最好不要傳遞復(fù)雜信息，比如詳細(xì)報(bào)告。因?yàn)樵谄聊簧献x這樣的信息很費(fèi)勁、很耗時(shí)，所以最好將其作為附件發(fā)送，而郵件主體主要描述或概述附件的主要內(nèi)容。此外，發(fā)現(xiàn)需要回復(fù)的問題不只一個(gè)時(shí)，最好能夠根據(jù)情況采用面對(duì)面會(huì)談、及時(shí)通訊如MSN、QQ或電話等比電子郵件更適當(dāng)、更有效率的方式。

二、寫郵件的目的是什么

人們寫電子郵件常常是出于習(xí)慣，而沒有考慮為什么寫。其實(shí)郵件寫作的主要目的有兩個(gè)：

（一）影響收件人的行為

告知或說服收件人實(shí)施某個(gè)行為。例如：

1.請于周五前將我的提議意見發(fā)給我。

2.請于會(huì)議前三天發(fā)放議事日程。

3.請重新安排我的約會(huì)。

（二）通知收件人

提供收件人所需的信息，如關(guān)于一個(gè)主題、行為或決定等。例如：

1.我公司將于明年春季推出三款新產(chǎn)品，詳細(xì)信息請參閱附件。

2.您星期五轉(zhuǎn)交給我的查詢信，我已回復(fù)。

3.董事會(huì)于上周做出了一些重要決定，我已總結(jié)如下。

三、對(duì)收件人了解有多少

溝通是雙向的——只有當(dāng)你的信息被對(duì)方接受并理解后，溝通才能完成。沒有能夠清晰地進(jìn)行交流的主要原因是沒有考慮收件人的信息。收件人的信息有助于決定郵件的內(nèi)容、寫作的語氣和寫作的方式等。對(duì)收件人的考慮有：

（一）與收件人的關(guān)系。

（二）收件人是否希望收到這封郵件。

（三）收件人對(duì)這一主題的信息。

（四）收件人讀信后的反應(yīng)。

（五）收件人對(duì)這一主題的興趣。

（六）收件人收到這封信的感受。

如果給了解的人寫信，上述問題就容易回答多了。但是如果給了解不多甚至是毫無了解的人寫信時(shí)，就需要根據(jù)一些其他信息，如此人工作單位、職位、與你或你單位的關(guān)系來做一些假設(shè)。這些假設(shè)會(huì)讓你的郵件更具有針對(duì)性并且獲得好的效果。例如：

如果收件人是對(duì)你公司的產(chǎn)品進(jìn)行詢問的潛在客戶，說明他們對(duì)你們的業(yè)務(wù)有所了解但需要更詳細(xì)的信息來確定產(chǎn)品是否符合他們的需求。如果收件人是另一行業(yè)詢問有關(guān)項(xiàng)目信息的經(jīng)理，說明他所感興趣的是有關(guān)項(xiàng)目的主要觀點(diǎn)而不是每個(gè)細(xì)節(jié)，并且他可能已具有一些相關(guān)但并不那么專業(yè)的知識(shí)。

四、郵件中的重要訊息是什么

在今天的職場中，人們每天都需要不停地應(yīng)對(duì)、處理各種問題。時(shí)間的緊迫迫使人們不得不以盡可能高的效率處理手頭上的工作。閱讀郵件時(shí)，人們常常僅僅讀幾行就決定這封郵件是否值得再讀下去。所以務(wù)必將要點(diǎn)放在信件的開頭，然后是對(duì)有關(guān)要點(diǎn)的事實(shí)和觀點(diǎn)的陳述。

下面這些問題可以幫助確認(rèn)郵件中的重要信息。

（一）要詢問什么問題？

（二）要發(fā)送什么文件？為什么要發(fā)給對(duì)方？

（三）要陳述什么觀點(diǎn)？

（四）要征詢什么意見？

（五）要給予什么建議？為什么對(duì)方要接受？

（六）要推銷什么產(chǎn)品？為什么對(duì)方要購買？

（七）為什么要表示感謝？

用兩三個(gè)能簡潔地表達(dá)主要觀點(diǎn)的句子來開始你的郵件。但是有時(shí)候需要幾個(gè)詞或一兩個(gè)短句來引出要點(diǎn)。例如：

1.約定的期限快到了。你方何時(shí)能夠匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展情況？

2.很高興在上周的會(huì)議中與您相識(shí)。我對(duì)您關(guān)于明年四月份舉辦籌款活動(dòng)的建議非常感興趣。

如果你回復(fù)一個(gè)問題，可以先將這個(gè)問題陳述或概括一下，然后再進(jìn)入要點(diǎn)。例如：

你方曾詢問如果提前一周完工，開銷將會(huì)增加多少。據(jù)我方估計(jì)，開銷將會(huì)??

五、收件人需要知道什么

很多人在抱怨：“不停地讀郵件讓我感到疲憊。為什么人們認(rèn)為我應(yīng)該了解跟他們一樣多的東西。只要提供我需要的信息就夠了，其他的就不必了?！?大多數(shù)人只是在寫重要的郵件時(shí)，才會(huì)停下來思考收件人究竟想要什么樣的信息。因此，我們的電子郵件中常常包含了很多不必要的信息或者省略掉了很多重要的信息。這主要是因?yàn)槲覀兊淖⒁饬偸羌性谙胱屖占肆私馐裁礃拥男畔⒍皇撬麄冃枰裁礃拥男畔⑸稀５侨绻麖氖占说慕嵌葋韺戉]件，你會(huì)發(fā)現(xiàn)郵件應(yīng)該回答收件人的所有問題，而且只能是這些問題。想弄明白那些問題是什么很棘手。除非你回答的是收件人提出的具體問題，否則得仔細(xì)考慮收件人可能問的問題。

要點(diǎn)和收件人所提問題的答案就構(gòu)成了郵件的主要框架，這使得寫一封清晰、簡潔的郵件變成一件很容易的事情。例如：

我提議小組組長們每個(gè)月舉行一次自備食品工作午餐會(huì)。這樣每個(gè)人能夠及時(shí)了解項(xiàng)目最新的進(jìn)展情況。此外，我們也有更多的機(jī)會(huì)討論如何解決問題。

你的意見如何？

卡爾

六、郵件中如何組織信息

一封好的郵件應(yīng)該簡明扼要、層次清晰、邏輯性強(qiáng)。要點(diǎn)出現(xiàn)在最開始，其他信息都和要點(diǎn)相關(guān)，這樣收件人不需費(fèi)勁就能知道郵件的主題。但是在組織信息時(shí)也會(huì)存在困難，不妨考慮下面因素：

（一）是否沒有考慮寫作的目的、收件人的信息、寫作的要點(diǎn)、收件人可能質(zhì)疑的問題就直接寫作了。

如果是這樣，要試著將信息組織一下，重新安排，否則這封郵件將令人費(fèi)解。

（二）是否有多余信息。盡管仔細(xì)思考了，但是大多數(shù)人還是會(huì)將所有的內(nèi)容放在郵件中，好像我們所說的內(nèi)容對(duì)收件人來說都很有趣。牢記：正文應(yīng)該是對(duì)重要信息的支撐、解釋和擴(kuò)展。如果不是，就趕緊省略。

（三）是否中途變換方向。有時(shí)我們開始是讓收件人做一件事，但突然間，我們跳到一個(gè)完全不同的話題。這樣會(huì)使收件人困惑，也會(huì)使你困惑。

（四）是否想要呈現(xiàn)太多的信息。每封信都關(guān)于一個(gè)話題或主題，每封信都針對(duì)一個(gè)收件人（群）。如果想在一封信內(nèi)發(fā)送所有信息，在開頭列出要點(diǎn)，然后用標(biāo)題幫助收件人（群）迅速地找到具體的細(xì)節(jié)。如果寫的內(nèi)容太復(fù)雜，最好獨(dú)立成一個(gè)文本然后作為附件發(fā)送，而郵件僅提供簡要的說明。

七、將信息寫出

如果你遵循了以上建議，那么寫一封清晰、簡潔的郵件就像倒杯咖啡一樣簡單。寫郵件時(shí)，需要注意：

（一）在敏感的、復(fù)雜的、機(jī)密的情況下，要再三考慮電子郵件是否是傳遞信息的最好方式。如果是，使用文字處理系統(tǒng)起草一封郵件。這樣的話，在寫好之前不會(huì)發(fā)送出去，而你會(huì)首先并且務(wù)必進(jìn)行拼寫、語法、標(biāo)點(diǎn)的檢查和文本的編輯。

（二）使用清晰、簡潔、主動(dòng)、具體的語言使你的郵件能夠盡可能快速準(zhǔn)確地傳達(dá)。避免使用行話。

（三）確信你的要點(diǎn)和最重要的信息放在開頭。如果必要，加一些詞或短句構(gòu)建起上下文（如四所述）。

（四）如果發(fā)現(xiàn)包含很多多余的信息，再篩選一下。或許你沒有充分考慮收件人的需求。

（五）不要急著挖空心思尋找詞語來表達(dá)觀點(diǎn)，而應(yīng)該首先考慮收件人和你的寫作目的。

八、使用模板

充分利用模板。模板使用得當(dāng)，可以節(jié)省大量時(shí)間。模板提供了基本的詞匯和結(jié)構(gòu)，你只需根據(jù)特定的情況來改變內(nèi)容即可。注意模板的使用原則：

（一）模板需根據(jù)你要不斷發(fā)送的基本信息來生成。

（二）不斷更新模板：刪掉不需要的信息，或者修改信息。

（三）只在適合的情況下使用模板。因?yàn)橛袝r(shí)修改模板比重新寫新郵件還慢。

（四）仔細(xì)校對(duì)模板信息，確定沒有陳舊的、不相關(guān)的信息，沒有使用他人名字或忘記變更日期等等。

當(dāng)今，對(duì)于正在從事跨國業(yè)務(wù)的公司和員工來說，客戶對(duì)你的第一印象多半來自電子環(huán)境，而這正建立在員工的商務(wù)寫作水平的基礎(chǔ)上。一間美國大型企業(yè)首席執(zhí)行官說：“在工作上能夠不斷精進(jìn)的，是那些擁有絕佳表達(dá)技巧的人?！币虼耍瑢?duì)于許許多多的員工來說，良好的寫作技巧是職場獲勝不可缺少的利器。具有良好寫作技巧的員工對(duì)公司來說也是一筆寶貴的財(cái)富。

第四篇：電子郵件的禮儀

電子郵件是職業(yè)信件的一種，它的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。職業(yè)信件中是沒有不嚴(yán)肅的內(nèi)容的。

電子郵件應(yīng)當(dāng)注意以下八個(gè)方面：

1)標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清的標(biāo)題，例如：“嘿！”或是“收著！”

添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復(fù)的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié)，最好寫上來自公司的郵件，年、月、日以便對(duì)方一目了然又便于保留。

2)電子郵件的文體格式應(yīng)該類似于書面交談式的風(fēng)格，開頭要有問候語，但問候語的選擇比較自由，像“你好”、“Hi”，或者僅僅是一個(gè)簡單的稱呼，結(jié)尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等；也可什么都不寫，直接注上自己的名字。但是，如果你寫的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生女士，您好!”結(jié)尾要有祝福語，并使用“此致敬禮!”這樣的格式。

3)內(nèi)容簡明扼要，針對(duì)需要回復(fù)及轉(zhuǎn)寄的電子郵件，要小心寫在電子郵件里的每一個(gè)字，每一句話。因?yàn)楝F(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據(jù)，是合法的，所以發(fā)電子郵件時(shí)要小心，如果對(duì)公司不利的，千萬不要寫上。發(fā)郵件時(shí)一定要慎重，還要定期重新審查你發(fā)過的電子郵件，評(píng)估其對(duì)商業(yè)往來所產(chǎn)生的影響。

4)一定要清理回復(fù)的內(nèi)容。在美國加州有一位傳播學(xué)專家摩根女士曾舉例說：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個(gè)人之姓名，我實(shí)在沒有必要知道這些訊息。有一個(gè)妙方就是寄信時(shí)采匿名附件收信者取代附件收信者方式，或是在轉(zhuǎn)寄之前刪除一切無關(guān)緊要或重復(fù)的內(nèi)容，例如：原件中摘要部分之主題、地址及日期等。注意回答問題的技巧。當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好只把相關(guān)的問題抄到回件，然后附上答案。不要用自動(dòng)應(yīng)答鍵，那樣會(huì)把來件所有內(nèi)容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復(fù)，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。對(duì)方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。

5)合宜地稱呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標(biāo)明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節(jié)，包括在信件開頭尊稱收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來與你的聯(lián)系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時(shí)在郵件的結(jié)尾添加個(gè)人簽名欄。人們通常會(huì)把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給過多的人，打開郵件箱你可能發(fā)現(xiàn)有一半的郵件是與你無關(guān)的，刪除它們費(fèi)時(shí)費(fèi)力，所以在轉(zhuǎn)發(fā)前要做一下整理，把郵件的數(shù)量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回復(fù)郵件。重要郵件發(fā)出后要電話確認(rèn)。另外，重要的機(jī)密和敏感的話題不要使用電子郵件，因?yàn)樗荒鼙ＷC嚴(yán)守機(jī)密。

6)結(jié)尾簽名。每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

7)要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）。

1．To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2．而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。

4．TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

5．只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息，還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

8）主動(dòng)控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

第五篇：電子郵件禮儀 精

發(fā)郵件注意事項(xiàng)（1）

小編的話：隨著計(jì)算機(jī)的普及，郵件也成為職場上必備的交流工具。然而，收發(fā)郵件都存在許多技巧，千萬要小心，不要栽在自己設(shè)下的陷阱里啦！

守則一：不要隨便“回復(fù)所有人” 阿康 外企職員

千萬不要在回復(fù)郵件時(shí)隨便點(diǎn)擊“回復(fù)所有人”———這是我從我那倒霉的客戶那里學(xué)來的“血的教訓(xùn)”。

那次接手一個(gè)挑剔的客戶，耗了很久，價(jià)格一直談不攏，差不多有兩周時(shí)間，我每天上班頭一件事，就是和對(duì)方互通郵件、打探進(jìn)展。那段日子，老板盯、對(duì)方拖，搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到有一天，在我們通過20封郵件時(shí)，我的郵箱里忽然出現(xiàn)了一封“機(jī)密”信函，上面有這家公司討論我們公司的報(bào)價(jià)的詳細(xì)經(jīng)過，包括各級(jí)老板的回復(fù)意見、他們預(yù)期爭取的價(jià)格，還有準(zhǔn)備對(duì)付我們的具體計(jì)劃。

這下好了，掌握了對(duì)方的底線，后面的事情做得極其順利。那個(gè)項(xiàng)目談完，老板對(duì)我刮目相看。

我心里有鬼。冷靜之后仔細(xì)研究了這封郵件的來龍去脈，終于發(fā)現(xiàn)：發(fā)給我這封郵件的人一定是在某次疏忽之下按了“回復(fù)所有人”，才把信不小心傳到了我手里。

也真怪不得他，之前我們往來的郵件實(shí)在過多，而且所有的郵件題目都是一長串“RE：RE：RE??”，看起來極其相似。我的郵件發(fā)給他、他的老板后，他老板回復(fù)給了他，還有他們公司的財(cái)務(wù)、我以及更多人。之后他們內(nèi)部還討論了很多問題，他就沿用那些幾經(jīng)回復(fù)的信件，繼續(xù)發(fā)給我詢問。這個(gè)倒霉蛋初期一直把這項(xiàng)工作做得有條不紊，哪些人在“收件人”一欄里，哪些人在“抄送”欄里，從不混淆，直到有一次，在這么多個(gè)類似標(biāo)題的郵件里，他終于“迷失”了，一點(diǎn)“全部回復(fù)”??

守則二：溝通重要事件時(shí)，最好使用郵件，如果你光打電話，對(duì)方可以耍賴

大衛(wèi) 物流管理

在我還是新人時(shí)，吃過一次這樣的虧。那是一個(gè)做事非常拖拉、工作極為馬虎的客戶，每次交接，都需要我無數(shù)次催促、反復(fù)提醒。

有一次，由于缺少一些材料，他們公司委托我們發(fā)的一批貨無法申報(bào)。我第一時(shí)間就給對(duì)方打電話交代了這個(gè)情況。我們這行，時(shí)間就是金錢。我反復(fù)跟他說，如果在幾點(diǎn)前備不齊這些材料導(dǎo)致耽擱進(jìn)程，那就是他們的責(zé)任了。

他滿口答應(yīng)，說兩個(gè)小時(shí)后就能給我回音。沒想到，兩小時(shí)過去了、一個(gè)上午過去了，還是沒發(fā)材料來。下午我又催了一次，他還是說“馬上”、“馬上”。

最后的結(jié)果可想而知。對(duì)方老板怒了，一個(gè)電話打到我老板那兒，投訴我工作不力。

“我確實(shí)打過電話了呀?！蔽蚁蛭覀兝习逶V苦。

“你為什么不發(fā)郵件呢？”老板雖然相信我，可是對(duì)方一口咬定我沒通知，口說無憑，沒有郵件作證據(jù)，只能由我們來賠償損失。

老板親授心得：“下回遇到這樣的人，非但給他寫郵件，還應(yīng)該明抄一份給他的上司，這樣，他就不敢怠慢了?！?/p>

姜還是老的辣，辦公室“游戲準(zhǔn)則”之一就是：遇見重要的事，先發(fā)郵件，把責(zé)任扔給對(duì)方再說。

守則三：如有需要，請用BCC（暗抄）金子 銀行客服

前不久，辦公室里議論紛紛，說領(lǐng)導(dǎo)最近準(zhǔn)備給上上下下所有人配備商務(wù)手機(jī)。一時(shí)間人人納悶———一向精打細(xì)算的領(lǐng)導(dǎo)怎么一下子出手大方起來了？

不久，手機(jī)如期而至，公司里還搞了統(tǒng)一的培訓(xùn)，教大家如何用手機(jī)收發(fā)郵件、處理公文。又過了一陣子，下達(dá)最新指令：所有關(guān)鍵部門的員工，24小時(shí)開機(jī)，隨時(shí)處理郵件！消息一出，各路流言飛轉(zhuǎn)，出現(xiàn)了多種關(guān)于此舉動(dòng)機(jī)的猜測：一說公司里各部門嚴(yán)重推卸責(zé)任，出現(xiàn)事故，互相推諉，A怪B沒有告知，B說自己已經(jīng)書面郵件通知，A說沒有收到郵件；另一種說法是，前不久公司內(nèi)部出現(xiàn)“打小報(bào)告郵件事件”，有人趁他人不備，在對(duì)方電腦上使用郵件系統(tǒng)，發(fā)送出一份舉報(bào)信，結(jié)果，該信還落入了被舉報(bào)人手中，他找到發(fā)信人論理，該人說一定是有人為了陷害自己，盜用信箱發(fā)信；還有傳言，說是兩個(gè)部門的人結(jié)怨，跑去領(lǐng)導(dǎo)那里論理，要求每次發(fā)完郵件，必須電話通知或者消息確認(rèn)，不然存在“陷害”的可能性??

也不知是哪個(gè)“軍師”的主意，最后讓領(lǐng)導(dǎo)下決心給每個(gè)人都配置了這款可發(fā)郵件的商務(wù)手機(jī)，現(xiàn)在，所有人都膽戰(zhàn)心驚地24小時(shí)開機(jī)，并且一看到有“CC”（抄送）給自己上司的郵件就格外認(rèn)真，如果看到了顯示BCC（暗抄）的郵件，那么，趕緊起床吧，這覺是再也睡不好了。

守則四：如果你是老板，請?jiān)O(shè)置“敏感詞” 小言 外企行政

前不久公司出了一件大事：一個(gè)不滿工作的員工在跳槽前夜，調(diào)出所有同事和客戶的電郵，群發(fā)了一封“控訴信”。

除了對(duì)公司內(nèi)部關(guān)鍵人物的投訴之外，還列舉了公司內(nèi)部存在的種種管理漏洞。郵件最后說：“這樣缺乏信譽(yù)的公司，你們還敢和他繼續(xù)有生意方面的合作么？”

郵件是周一早上群發(fā)的，那天我正好在外面辦事，下午回到辦公室，據(jù)說已經(jīng)被集體刪除了。不過，好多人都悄悄備份存在自己的電腦里，我就是那樣看到了這封郵件。有好一陣子，它被當(dāng)作上班生活的調(diào)味劑。

據(jù)說，高層大駭，雖然最后找到那名員工并追究了法律責(zé)任，可對(duì)于我們這樣的大公司來說，畢竟很是“坍臺(tái)”。

于是，消息靈通人士最近通知我們，老板出資百萬購了一套新系統(tǒng)，據(jù)說，現(xiàn)在任何從公司發(fā)出的郵件，一旦出現(xiàn)“狀況”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)警報(bào)，并阻止發(fā)送。

為這事，我們八卦了半天，都在推測系統(tǒng)會(huì)設(shè)置多少敏感詞匯來自動(dòng)阻止郵件。經(jīng)討論，大家達(dá)成共識(shí)：少寫中文郵件———我們工作往來的郵件，大部分是用英語寫的，而那封控訴信用的是中文———這種信，還是用母語寫比較順暢。

守則五：不要隨意轉(zhuǎn)發(fā) Ken 項(xiàng)目經(jīng)理 通常我們匯報(bào)工作時(shí)，貪圖方便，會(huì)直接把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給老板。但你的老板如果足夠細(xì)心和專業(yè)，他會(huì)批評(píng)你。

我對(duì)我們老板肅然起敬，也是因?yàn)橐环忄]件。那次，他把我叫到辦公室：“Ken，你是不是偷懶，直接把對(duì)方的公文發(fā)給我了？”

我的確轉(zhuǎn)發(fā)了郵件，因?yàn)橐粯邮强偨Y(jié)，既然對(duì)方總結(jié)好了，我就順手按了轉(zhuǎn)發(fā)，可是，他怎么會(huì)知道？

“你過來，轉(zhuǎn)發(fā)的字色是灰色，并且前面會(huì)出現(xiàn)‘>’的符號(hào)?！?我滿臉通紅。到底是老板！TIPS：

郵件最能撒謊。面談時(shí)，有可能通過表情泄漏天機(jī)；打電話，難免語塞。而郵件永遠(yuǎn)不會(huì)。

郵件是最職業(yè)的公務(wù)交辦手段，它可以絲毫不帶感情色彩。公務(wù)郵件的最后，一般要設(shè)置“免責(zé)聲明”，大體需要明確的意思是：“如果這封信不是給你的，希望收到后退還給我，以免引起之后的糾紛?！?/p>

最后填寫收件人，因?yàn)橐粋€(gè)誤操作，有可能送出一份空信，令對(duì)方造成你工作粗糙的印象。

憤怒時(shí)不要用E－mail.E－mail很難傳送幽默，但很容易傳達(dá)憤怒。使用有意義的標(biāo)題，讓收信人一下就能明白里面是什么，同時(shí)也區(qū)別于垃圾郵件。

簡短。如果有很多話，可以列成要點(diǎn)。

休假時(shí)應(yīng)設(shè)置自動(dòng)回復(fù)，這是禮貌和方便的問題。但不要給私人郵件設(shè)這種東西，免得有心人知道你家里沒人。

使用表情。如果你的情緒可能被誤解，就加上笑臉。

發(fā)郵件注意事項(xiàng)（2）

一、書面勝于口頭。你做過什么，要去做什么，需要?jiǎng)e人做什么，寫郵件發(fā)出去，以后起爭執(zhí)了就是證據(jù)，年終盤點(diǎn)也知道你每天都干了些什么。written is always better than oral。長此以往，極度鍛煉商務(wù)英語。

二、搞清楚TO，CC，BCC，F(xiàn)W。

受件人，也就是要主要閱讀這郵件的人放去TO；

相關(guān)人等，需要了解信息的放CC，你的直接主管如果是喜歡事必躬親的，或者這件事你需要領(lǐng)導(dǎo)支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，領(lǐng)導(dǎo)不知道，你就是出了事也沒人挺你。就算領(lǐng)導(dǎo)沒時(shí)間看也沒關(guān)系，別的收件人看到也是一樣的效果。他如果不給你面子就等于不給你老板面子^^ 加密抄送人，放你的下屬。舉例來說，你需要?jiǎng)e的部門做一件事，你要寫郵件給這個(gè)部門的經(jīng)理，為了得到老板支持，你又必須抄送你的老板，但這件事最終執(zhí)行的怎么樣，你要你的下屬去跟進(jìn)。很多人會(huì)犯的錯(cuò)誤就是把下屬也放在抄送欄，想想看，下屬和領(lǐng)導(dǎo)放一起+多么的不恰當(dāng)，這時(shí)候加密抄送就奏效了。再口頭囑咐一句，下屬就能了解事情的前因后果去幫你跟進(jìn)。

三、關(guān)于回復(fù)

禮貌上講，郵件中涉及的人都需要回復(fù)在相應(yīng)的位置，并且包含原文。只回復(fù)一個(gè)人是極度不禮貌的。

身為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，用的最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉(zhuǎn)發(fā)給你的下屬去處理。轉(zhuǎn)發(fā)后加個(gè)批示 XXX, pls.follow.簡單明了。

有些事情你無法或者說超出你的權(quán)限，你不能做決定的，也需要轉(zhuǎn)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，請求領(lǐng)導(dǎo)批示。還有一些不是需要批示，只是給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)信息。最忌諱的不是什么都不寫的原文轉(zhuǎn)發(fā)，而是僅僅寫個(gè)FYI（for your information），領(lǐng)導(dǎo)不是你的下屬，F(xiàn)YI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。

這里順便再講一講和領(lǐng)導(dǎo)寫郵件的要點(diǎn)不外乎幾種：

一、匯報(bào)工作。

郵件正文需要提綱挈領(lǐng)，如果你一定要把自己做的事情事無巨細(xì)，請?jiān)诟郊飳憽Ｒ李I(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間遠(yuǎn)比你的寶貴。

二、請求批示。

寫清楚什么事，如果領(lǐng)導(dǎo)完全不知道的事，還需要補(bǔ)充背景資料，切忌自以為領(lǐng)導(dǎo)什么都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)比你苯，至少不要表現(xiàn)出來。更重要的一條是不要只提出問題不提出解決方案。這個(gè)需要一點(diǎn)技巧，匯報(bào)了一個(gè)問題，然后委婉的說自己的看法，最后的決定卻是領(lǐng)導(dǎo)的。一個(gè)懂得解決問題的才是manager，只會(huì)反映問題的不過是staff而已。

三、轉(zhuǎn)發(fā)資料

可能你做了什么報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)忽然需要調(diào)用，你發(fā)過去，最重要的就是寫清楚主題。如果要諂媚一點(diǎn)，還可以打印好拿過去方便領(lǐng)導(dǎo)看。但電子版發(fā)過去更好。

再次強(qiáng)調(diào)主題的重要性，我是很討厭我的下屬發(fā)東西給我不寫主題，因?yàn)槲宜形募即鏅n的，以后查找就是按主題搜索。領(lǐng)導(dǎo)的信息存儲(chǔ)量更大，沒有一個(gè)正確的主題是很不職業(yè)的。

發(fā)郵件注意事項(xiàng)（3）

1、郵件標(biāo)題和正文盡量不為空也不要太短，如只有一個(gè)無意義的字符或者“hi/hello/你好”等，標(biāo)題也不要過長，以免被郵件接收系統(tǒng)當(dāng)作垃圾郵件誤攔；

2、每次發(fā)郵件收件人不要超過10人，如超過另外轉(zhuǎn)發(fā)；

3、如果您不需要某些郵件接收者回復(fù)您的郵件，請把他放到抄送名單中；

4、可以在郵件正文中表述清楚的內(nèi)容不要采用附件的形式發(fā)送；

5、回復(fù)郵件時(shí)引文不要過長，不便于收取和閱讀；

6、多個(gè)附件盡量使用zip格式壓縮文件，不采用rar格式，通用性更強(qiáng)；

7、附件不要過大，以10M以下為宜；

8、非常重要的的郵件可以要求回執(zhí)，但普通信件不建議每封要求回執(zhí)； 在若干電子郵件系統(tǒng)中，由于「附件」功能的缺乏或不成熟，會(huì)造成使用者無法順利閱讀文件。使用者經(jīng)常會(huì)因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。如果附件內(nèi)容不長時(shí)，請直接撰寫于信件中。若一定要使用附件功能，也須注明附件的撰寫軟件，例如：“本信附件內(nèi)容撰寫軟件為例如：“本信附件內(nèi)容撰寫軟件為Word6.0forWindows”。