第一篇：關(guān)于進一步規(guī)范養(yǎng)殖檔案 監(jiān)管檔案 工作日志管理的通知

關(guān)于進一步規(guī)范養(yǎng)殖檔案 監(jiān)管檔案 工作日志管理的通知

各動監(jiān)分所：

養(yǎng)殖檔案、監(jiān)管檔案、工作日志是落實養(yǎng)殖環(huán)節(jié)監(jiān)管、確保不發(fā)生重大動物疫病和保障畜產(chǎn)品安全的關(guān)鍵措施，現(xiàn)就進一步加強和規(guī)范養(yǎng)殖檔案、監(jiān)管檔案、工作日志管理，下達(dá)如下通知：

一、養(yǎng)殖檔案、監(jiān)管檔案的適用

根據(jù)《山東省畜禽養(yǎng)殖管理辦法》，達(dá)到生豬存欄200頭以上、牛存欄50頭以上、羊存欄200只以上、家禽存欄3000只以上、兔存欄300只以上的養(yǎng)殖場和養(yǎng)殖小區(qū)，為規(guī)模養(yǎng)殖場。達(dá)不到此規(guī)模的養(yǎng)殖場戶為中小型養(yǎng)殖場和散養(yǎng)戶。

養(yǎng)殖檔案是落實養(yǎng)殖環(huán)節(jié)食品安全的基本措施，是落實規(guī)模養(yǎng)殖場食品安全第一責(zé)任的重要體現(xiàn)，也是實施獸醫(yī)監(jiān)管的重要依據(jù)。要求各規(guī)模養(yǎng)殖場必須建立完整、準(zhǔn)確、真實、翔實的養(yǎng)殖檔案。各中小型養(yǎng)殖場和散養(yǎng)戶也必須建立完整、準(zhǔn)確、真實、翔實的畜牧投入品進貨、使用記錄。

監(jiān)管檔案是各動監(jiān)分所及其工作人員落實養(yǎng)殖環(huán)節(jié)監(jiān)管的關(guān)鍵措施，是法律法規(guī)賦予的職責(zé)，認(rèn)真專業(yè)務(wù)實的落實監(jiān)管措施，建立完整準(zhǔn)確的監(jiān)管檔案是嚴(yán)格履行職責(zé)的重要體現(xiàn)。要求對各規(guī)模養(yǎng)殖場必須按照省局制定的統(tǒng)一監(jiān)管要求和格式，實施監(jiān)管，每周至少一次監(jiān)管；對各中小型養(yǎng)殖場和散養(yǎng)戶必須按照縣局制定的統(tǒng)一監(jiān)管要求和格式，實施監(jiān)管，每半月至少一次監(jiān)管，特殊時期，加大監(jiān)管頻次。

二、規(guī)范養(yǎng)殖檔案、監(jiān)管檔案的填寫

（一）養(yǎng)殖檔案的規(guī)范填寫

所有規(guī)模養(yǎng)殖場必須建立統(tǒng)一的養(yǎng)殖檔案。鑒于養(yǎng)殖單位文化水平參差不齊，且水平大部分較低，對于食品安全第一責(zé)任的認(rèn)識不足，要求一是大力宣傳國家關(guān)于食品安全的有關(guān)規(guī)定，使食品安全達(dá)到家喻戶曉、貫徹始終，要讓每一個養(yǎng)殖單位清楚知道食品安全的重要責(zé)任、如何才能確保食品安全；二是各養(yǎng)殖單位必須指定專人負(fù)責(zé)食品安全和養(yǎng)殖檔案建立工作，各監(jiān)管人員要靠上幫助指導(dǎo)養(yǎng)殖單位建立養(yǎng)殖檔案；三是養(yǎng)殖檔案必須實事求是，不得弄虛作假。重點是畜禽的進出欄、病死動物的無害化處理，即生產(chǎn)數(shù)字的統(tǒng)一；防疫、檢測情況，數(shù)字與生產(chǎn)數(shù)字的統(tǒng)一；獸藥、飼料、疫苗的畜牧投入品的購入與使用過程是否符合食品安全規(guī)定，有無適用違禁獸藥和非法添加物質(zhì)，休藥期的執(zhí)行；檢疫申報記錄是否與生產(chǎn)數(shù)字相對應(yīng)。要求逐項核實填寫。

（二）監(jiān)管檔案的規(guī)范填寫

根據(jù)養(yǎng)殖檔案和現(xiàn)場檢查情況，實施監(jiān)管，對存在的問題提出整改意見。監(jiān)管的重點一是生產(chǎn)數(shù)字的統(tǒng)一性和準(zhǔn)確性；二是防疫情況的落實程度；三是動物診療及病死動物的無害化處理檢查，疫情報告制度的落實；四是畜牧投入品的購入、使用過程的監(jiān)管，有無違反食品安全的情況出現(xiàn)；五是督促落實檢疫申報和實施檢疫情況。監(jiān)管過程中要嚴(yán)查是否使用違禁獸藥和違禁化學(xué)

物質(zhì)以及出售、收購病死動物的情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即報告。

規(guī)范填寫監(jiān)管記錄。動物的存出欄數(shù)字在各次監(jiān)管過程中要連貫統(tǒng)一，在“防疫情況”欄目中，填寫“下達(dá)強免通知書或督促免疫”、或者“**時間免疫**項目”、或者“***免疫在有效期內(nèi)”；在“是否使用違禁獸藥及違禁化學(xué)物質(zhì)”欄，填寫“經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)使用**”或者“經(jīng)檢查未發(fā)現(xiàn)使用”；在“預(yù)計出欄數(shù)和預(yù)計出售時間”欄，填寫肥豬數(shù)量或生長豬數(shù)量、禽數(shù)量，并預(yù)計出欄時間；在檢疫欄，填寫報檢情況及已檢疫畜禽的出欄情況。畜主簽字對監(jiān)管情況予以認(rèn)可。

三、工作日志的規(guī)范填寫

工作日志是檢驗每一個同志工作的記錄，是各所提高工作效能、加強人員管理的有效措施。要求一是工作日志填寫要實事求是，不得虛記，二是要詳細(xì)記錄一天所做的工作，盡可能詳細(xì)。各工作人員必須對監(jiān)管對象的數(shù)字的統(tǒng)一性、使用的飼料獸藥的品種、診療情況、防疫批次詳細(xì)掌握。各分所所長要認(rèn)真核實各人的工作記錄，每日會議核實與隔日抽查相結(jié)合，嚴(yán)格落實各項工作措施。所長必須在工作人員每日工作記錄上簽字，實行簽字認(rèn)可制度。

四、監(jiān)管檔案、工作日志的管理

一是全面落實監(jiān)管責(zé)任。從所長到各個職工必須人人有監(jiān)管范圍，人人有監(jiān)管職責(zé)。要求各所將所有人員的監(jiān)管的責(zé)任區(qū)域在各所公開，并于6月10日前將各人的監(jiān)管責(zé)任區(qū)域，監(jiān)管的場戶情況報縣動監(jiān)所。以備縣所公開。

二是定期公開各人的監(jiān)管檔案和工作日志。各所要每周一次對個人的監(jiān)管檔案、工作日志進行公開評議，所長要帶頭評議，針對存在的問題進行點評整改，各所同志要對所長的監(jiān)管檔案和工作日志展開評議，充分開展批評與自我批評，大力改進工作作風(fēng)。

三是及時上交監(jiān)管檔案和工作日志，要求各所的工作日志必須于次月5日前全部上交縣動監(jiān)所，縣動監(jiān)所將分所分批公開展出所有同志的工作日志；對于出欄的肉禽的監(jiān)管檔案要求肉禽出欄后，各所必須將該批肉禽的監(jiān)管檔案、檢疫證編號、收費收據(jù)編號一并及時交縣動監(jiān)所審查存檔，審查人主成林。

四是縣局將定期組織全體人員學(xué)習(xí)活動，每次全體人員集中學(xué)習(xí)活動，將全面展出一個所全體人員的監(jiān)管檔案和工作日志，按一下次序執(zhí)行，索鎮(zhèn)所—起鳳所—果里所—田莊所—唐山所—新城所—馬橋所。要求排到的各所工作人員在集中學(xué)習(xí)時帶著自己正在使用的監(jiān)管檔案、工作日志參加展出。

五是各所之間應(yīng)當(dāng)加強養(yǎng)殖檔案、監(jiān)管檔案、工作日志的學(xué)習(xí)交流，提高管理水平。

二〇一一年五月二十六日

第二篇：關(guān)于進一步規(guī)范兩基檔案

關(guān)于進一步規(guī)范“兩基”迎國檢建檔工作的要求

“兩基”檔案是國家評估驗收的重要組成部分。前一段時間各站校在“兩基”建檔工作中下了功夫，大家吃了苦，做了不少工作，但“兩基”檔案資料離“全面、真實、細(xì)致、統(tǒng)一、規(guī)范”的要求還有不少距離，一些站校還存在很多問題，必須進一步規(guī)范。前面，我們就“兩基”迎國檢七個方面檔案資料和“兩基”基表填報作了解釋和說明，下面我就進一步規(guī)范“兩基”檔案、“兩基”基表填寫和其他相關(guān)工作向大家作以說明，不妥之處，請各位指正。

一、關(guān)于進一步規(guī)范“兩基”檔案問題

（一）注意補充以下內(nèi)容

前面培訓(xùn)中提到需要補充的內(nèi)容希望大家能夠重視，在下一階段完善檔案過程中補齊，我再強調(diào)以下幾點：

1.A－2－2－8之后，補充法制教育活動記錄、心理健康教育情況記錄（計劃、情況調(diào)查、分析、心理咨詢等）、德育課題研究資料（課題、研究過程、成果、德育論文、獲獎證書復(fù)印件等）、家長學(xué)校資料（組織、制度、計劃、教案、活動記錄、總結(jié)等）。

2．F－5中應(yīng)有公開課、優(yōu)質(zhì)課、觀摩課、活動記錄及教案（不要重復(fù)）；F－4之后或在合適的編號之下補充學(xué)生體質(zhì)健康登記表和統(tǒng)計表，體育測試成績表，綜合素質(zhì)評價結(jié)果（成長手冊單獨封存）；要補充校報、校刊樣本、特長生獲獎情況及小發(fā)明、小創(chuàng)

造獲獎情況。

3.其他能反映學(xué)校質(zhì)量特色的資料檔案。

4.另存檔案要在檔案目錄中注明。

5.補充檔案資料補充在合適的目錄之下，一般不在中間增加編號。

（二）重視處理好以下關(guān)系

1.處理好基礎(chǔ)表冊各其他表冊之間的關(guān)系。基礎(chǔ)表冊（1）0—18周歲人口表冊，（2）在校學(xué)生表冊，（3）異動學(xué)生表冊。

2.處理好各類表冊與年報表的關(guān)系。各類數(shù)據(jù)的計算要準(zhǔn)確無誤，絕對數(shù)指標(biāo)要準(zhǔn)確到個位，相對數(shù)指標(biāo)統(tǒng)一要求保留一位小數(shù)。處理好總數(shù)與其中數(shù)之間的關(guān)系。這方面反映出的問題，最典型的是各率中總比率與其中數(shù)比率之間的矛盾。處理好鄉(xiāng)鎮(zhèn)匯總數(shù)與各學(xué)校數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。

3.處理好數(shù)據(jù)與時間的關(guān)系。許多數(shù)據(jù)是動態(tài)的也是不斷變化的，因此在報表或材料中反映時要注明時間界限，以表明是某一階段或某一時期的數(shù)據(jù)。如學(xué)生數(shù)、課桌凳數(shù)、教學(xué)儀器和設(shè)備的數(shù)量等。還有的數(shù)據(jù)是以一學(xué)年為一個時段，在這一學(xué)年中必須以學(xué)年初報表數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。如入學(xué)率、鞏固率、小學(xué)畢業(yè)生升入初中的比例等反映普及程度的許多數(shù)據(jù)。

4.處理好表冊與佐證材料的關(guān)系。填報表冊的同時要收集整理好每年入學(xué)憑證（入學(xué)通知書，動員返校通知書,高中招生文件），異動憑證（轉(zhuǎn)學(xué)證、休學(xué)證、復(fù)學(xué)證、職校分流注冊證明等），免學(xué)、緩學(xué)憑證，以及其它證明材料、證件存根、報到冊、成績冊、各種補助發(fā)放冊等佐證材料。

5．處理好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案與學(xué)校檔案的關(guān)系?！皟苫睓n案建設(shè)按照屬地管理原則，凡轄區(qū)內(nèi)學(xué)齡人口相關(guān)資料、相關(guān)數(shù)據(jù)，不論在什么地方上學(xué)的，在其所在學(xué)校建檔的基礎(chǔ)上，所屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)都要統(tǒng)一整理建檔。《民勤縣兩基迎國檢建檔工作手冊》中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和學(xué)校檔案資料為同一目錄，建檔時可結(jié)合實際，有所側(cè)重。如A－2學(xué)校管理類資料中，學(xué)校檔案資料相對較多，鄉(xiāng)鎮(zhèn)較少，在實際操作中，如果某一方面不需要建檔，可以不建，但目錄編號不能斷碼。這方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)、學(xué)校可根據(jù)實際，適當(dāng)進行調(diào)整。鄉(xiāng)鎮(zhèn)無從建檔，普及程度檔案資料中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案重點是0－18周歲人口（各年齡段）統(tǒng)計表冊，重點完成入學(xué)率、完成率等數(shù)據(jù)統(tǒng)計，學(xué)校重點是在校學(xué)生統(tǒng)計表冊，重點完成輟學(xué)率、畢業(yè)率等數(shù)據(jù)統(tǒng)計。這一點，小范在前面的培訓(xùn)中已經(jīng)作了明確，希望大家注意。

（三）加強以下幾個方面的管理。

1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)（輔導(dǎo)站）、學(xué)校要有檔案室（柜），要有專人負(fù)責(zé)管理，檔案柜內(nèi)檔案裝盒、編目標(biāo)簽等擺放整齊，所有檔案排列要有序，整齊、美觀、實用，便于查閱、利用。要編制檔案總目錄和卷內(nèi)文件目錄,便于檢索和查閱（要有檢索工具）。

2.“兩基”國檢需要準(zhǔn)備三個學(xué)的“兩基”檔案，即2008/2009、2009/2010、2010/2011三個學(xué)（填報學(xué)年初教育

統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)）。2007以前的“兩基”檔案，應(yīng)保持原貌予以保存，不得遺失，以保證“兩基”檔案的連續(xù)性。

3.對現(xiàn)有檔案，應(yīng)盡量保留原始面貌，數(shù)據(jù)填寫要真實準(zhǔn)確，不能前后矛盾。做到“一要就有、一看就懂，一查就實，一核就準(zhǔn)”。

二、關(guān)于“兩基”基表填報問題

1．08－09、09－

10、10－11學(xué)年根據(jù)年報填寫；11－12學(xué)據(jù)實填寫，如果不能和年報對接，要說明原因，要言之有據(jù)，言之有理。8月3日8：30以前報電子表，下午下班前報紙質(zhì)表，加蓋公章。

三、關(guān)于城鄉(xiāng)學(xué)校之間的協(xié)調(diào)問題

城區(qū)小學(xué)、初中要將秋季招收到你們學(xué)校的各鄉(xiāng)鎮(zhèn)起始年級學(xué)生電子花名冊（含姓名、性別、年齡、戶籍所在地、父母姓名等信息）于8月2日下午6時前發(fā)“兩基”辦郵箱，各站校同時注意接收“兩基”辦整合后的相關(guān)名冊，并認(rèn)真進行核實。大壩、三雷、蘇武輔導(dǎo)站小學(xué)一年級學(xué)生入學(xué)學(xué)生還要和教育股聯(lián)系獲取名冊。

城區(qū)學(xué)校負(fù)責(zé)學(xué)籍的老師還應(yīng)注意：

1．家底要清。全校各年級學(xué)生畢業(yè)于哪個學(xué)校，來自哪個學(xué)校，戶籍在哪個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、哪個縣區(qū)，要掌握清楚，要配合鄉(xiāng)鎮(zhèn)做好義務(wù)教育階段學(xué)生就讀情況調(diào)查，根據(jù)實際情況，出具必要的證明材料。

2.態(tài)度要好。從今天開始，各站?？赡芤?qū)俚貞艏畬W(xué)生在城區(qū)上學(xué)問題而麻煩大家，請大家能給予積極配合支持。我們將向各站校提供大家和各校教導(dǎo)主任、校長的電話號碼，以便各站校聯(lián)系，回去之后，要向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報這件事。

3.信息要實。凡提供的信息必須經(jīng)過認(rèn)真核對，提供虛假信息要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

四、關(guān)于“兩基”工作進展情況的填表要求

五、關(guān)于站校建檔過程中存在疑問的答復(fù)

六、幾點想法

1．勤學(xué)習(xí)。學(xué)文件、通知、手冊，明確、知曉必要的“兩基”知識、概念。

2.多交流。和周邊站校交流，取長補短，相互促進。

3.常匯報。自己不能解決的問題，讓站校領(lǐng)導(dǎo)解決，但不能放著、拖著。

4．善思考。所選資料檔案要能夠反映學(xué)校工作實際，彰顯特色、亮點。

5.敢創(chuàng)新。檔案建設(shè)要突出特色、彰顯亮點，就必須有所創(chuàng)新，做到人無我有，人有我新。

6.能負(fù)責(zé)。為自己、為學(xué)校、為“兩基”認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好自己的本職工作。

第三篇：關(guān)于進一步規(guī)范教師電子檔案的通知

紹興縣教育局

關(guān)于進一步規(guī)范教師電子檔案的通知

各縣屬學(xué)校、鎮(zhèn)（街）教管辦：

為推進我縣教職工管理工作的信息化進程，保證教職工信息的完整性和準(zhǔn)確性，經(jīng)研究決定對紹興縣教育人事管理決策輔助系統(tǒng)內(nèi)各單位已錄入的信息進行校核和補錄，為保證數(shù)據(jù)整理、核實工作的順利完成，特提出如下要求：

一、輸錄對象：各校在編教師（成校教師由初中學(xué)校負(fù)責(zé)錄入）

二、輸錄要求：

1．核準(zhǔn)教職工數(shù)量，按目前在編人數(shù)全部準(zhǔn)確錄入。做到不遺漏，不多余。

2．保證個體信息的全面性，準(zhǔn)確性。特別是一些基本信息（如姓名、性別、政治面貌、學(xué)歷、職稱、職務(wù)、專業(yè)、出生年月、參加工作時間等），其中考核登記從2003年開始補錄。所有信息可讓教師填寫好附表2后，再由管理員對照原數(shù)據(jù)信息進行校對、更新。

3．落實專人管理。各單位要有專人負(fù)責(zé)教職工信息的錄入和更新工作，及時補充相關(guān)信息。并于11月25日前將附表1發(fā)至人事科政務(wù)信箱。

4．教職工重新歸類，類別設(shè)置如下，高中：校長室、校辦、教務(wù)處、政教處、總務(wù)處、語文組、數(shù)學(xué)組、英語組、物理組、化學(xué)組、生物組、政治組、歷史組、地理組、體育組、信息組、藝術(shù)綜合實踐組、通用技術(shù)組、后勤服務(wù)（職高可根據(jù)學(xué)校分類需要變更組別）；初中：校長室、校辦、教務(wù)處、政教處、總務(wù)處、語文組、數(shù)學(xué)組、英語組、科學(xué)組、社會組、體育組、信息組、藝術(shù)綜合實踐組、后勤服務(wù)、成人教育；幼兒園不需分組。

5．校核和更新時間：截至12月16日止。各單位校核、補錄結(jié)束后及時把信息反饋到人事科政務(wù)信箱，人事科將對各校電子檔案情況進行全面檢查，并將檢查結(jié)果列入對各校的年終考核。

注：為確保教師信息的真實性，各縣屬學(xué)校校長、鎮(zhèn)街教育總支及時落實工作人員，嚴(yán)格保證錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，按時完成此項工作。另：今后更新數(shù)據(jù)（人事變化、職稱變動、畢業(yè)生分配等）在每年9月的第二周周六前完成，其他個體信息隨變隨錄。

紹興縣教育局 2009年11月16日

第四篇：企業(yè)檔案工作規(guī)范

企業(yè)檔案工作規(guī)范

DA／T 42—2009(國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實施)1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB／T 9705 文書檔案案卷格式 GB／T 11821 照片檔案管理規(guī)范

GB／T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB／T 17678.1 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 GB／T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范 DA／T 1 檔案工作基本術(shù)語 DA／T 12 全宗卷規(guī)范 DA／T 13 檔號編制規(guī)則

DA／T 15 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范 DA／T 22 歸檔文件整理規(guī)則

DA/ T 28 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 DA/T 32 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 DA/T 43 縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 JGJ 25 檔案館建筑設(shè)計規(guī)范

ISO 15489.1 信息與文獻(xiàn)一文件管理：通則 IS0 15489.2 信息與文獻(xiàn)一文件管理：指南

3術(shù)語和定義

DA／T 1—2000 確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1 企業(yè)檔案business records

企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。3.2 企業(yè)檔案工作business records management 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。3.3 電子檔案electronic records

具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。3.4 檔案信息化archival informationization

運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。

4檔案工作總則

4.1 企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。

4.2 企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

4.3 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

4.4 企業(yè)應(yīng)維護檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。

5檔案工作組織 5.1 組織系統(tǒng)建設(shè) 5.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負(fù)責(zé)人，確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。5.1.2 檔案機構(gòu)設(shè)置

企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。5.1.3 檔案人員配備

企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定。5.1.4 檔案工作體系

企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。5.2企業(yè)管理職責(zé)

5.2.1 企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。

5.2.2 企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進行考核。5.2.3 企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

5.2.4 企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應(yīng)依照檔發(fā)字[1998]6號文件的要求進行，其他企業(yè)可參照。

5.2.5 企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。5.3企業(yè)部門職責(zé)

5.3.1 企業(yè)各職能或承辦部門及項目負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。5.3.2 企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.3.3 專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。5.3.4 企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責(zé)任，見ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和檔發(fā)[2002]5號文件要求。5.4檔案部門職責(zé)

5.4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。

5.4.2 負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。5.4.3 指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

5.4.4 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位(包括派出機構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè))的檔案工作。5.4.5 依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。5.5檔案人員要求

5.5.1 檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。

5.5.2 檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。5.5.3 檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識水平。5.5.4 檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

6檔案工作制度 6.1 工作規(guī)章

6.1.1明確企業(yè)文件形成、歸檔責(zé)任。企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求。

6.1.2 制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。

6.1.3 建立檔案工作責(zé)任追究制度。對相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。

6.1.4 制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。6.2管理制度

6.2.1 文件歸檔制度。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。

6.2.2 檔案保管制度。應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(出)庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé)。6.2.3 檔案鑒定銷毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時間等要求。6.2.4 檔案統(tǒng)計制度。應(yīng)明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。

6.2.5 檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查(借)閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查(借)閱檔案的要求。

6.2.6 檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。6.2.7 電子檔案管理制度。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。

6.2.8檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。6.3業(yè)務(wù)規(guī)范

6.3.1 文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。

6.3.2 檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識、類目范圍。

6.3.3 文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對應(yīng)的保管期限。6.3.4 特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。

7檔案業(yè)務(wù)工作

7.1 企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動

7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的有機組成部分，應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制。7.1.2 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

7.1.3 企業(yè)下達(dá)項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應(yīng)同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結(jié)應(yīng)同時做好項目文件歸檔交接。7.2文件的形成、積累

7.2.1 文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

7.2.2 文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管。

7.3文件整理與歸檔 7.3.1 文件整理 文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯(lián)系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應(yīng)分別符合GB 9705、DA／T

22、GB／T 11822、財會字[1998]32號、勞力字[1992]33號等標(biāo)準(zhǔn)及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合GB／T 11821、DA／T

15、GB／T 18894、DA／T 32等標(biāo)準(zhǔn)的要求。7.3.2 文件歸檔范圍

7.3.2.1 企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)[2004]4號文件要求。

7.3.2.2 歸檔文件的主要來源有：

——本企業(yè)形成的文件；

——本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。

7.3.2.3 企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA／T 28；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)活動的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務(wù)編制。7.3.3文件歸檔時間

7.3.3.1 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

7.3.3.2 科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。

7.3.3.3 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

7.3.3.4 會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

7.3.3.5 電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。7.3.3.6 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。

7.3.3.7 更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。7.3.4 文件歸檔要求

7.3.4.1 企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。

7.3.4.2 歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機、復(fù)印機、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。

7.3.4.3 歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。

7.3.4.4 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

7.3.4.5 歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。7.3.4.6 兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

7.3.4.7 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》(見附錄B表B.1)。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核簽字。7.4檔案收集工作 7.4.1 文件歸檔的交接

7.4.1.1 文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。7.4.1.2 檔案部門接收時應(yīng)認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。

7.4.2 檔案與資料的收集

7.4.2.1 企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案。7.4.2.2 企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。7.4.2.3 企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。

7.4.2.4 企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。7.4.2.5 企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。7.5檔案整理工作

7.5.1 檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。7.5.2 分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。

7.5.3 類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。7.5.4 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。7.5.5 根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見DA／T 13。

7.5.6 檔號可采用“[全宗號—]分類號(或項目代號或目錄號)—案卷號(或件號或盤、盒、張?zhí)?”([ ]表示可選)結(jié)構(gòu)。

全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。7.5.7 紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號。

互見號是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號。7.5.8 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

7.5.9 檔案部門應(yīng)對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見DA／T 12。7.6檔案保管工作

7.6.1 檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。

7.6.2 檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。7.6.3 庫房管理

7.6.3.1 庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能(見JGJ 25)。

7.6.3.2 庫房溫、濕度應(yīng)符合JGJ

25、GB／T 18894和DA／T 15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記(登記表參見附錄B表B.2)。

7.6.3.3 庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。

7.6.3.4 庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。7.7檔案鑒定工作

7.7.1 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

7.7.2 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。

7.7.3 檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》。

7.7.4 永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價值的文件，列為永久保管。

7.7.5 定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。

7.7.6 企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊(參見附錄B表B.3)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。7.8檔案統(tǒng)計工作

7.8.1 檔案部門應(yīng)及時、準(zhǔn)確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表。

7.8.2 建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館(室)藏情況；入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。7.8.3 檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性。7.9檔案利用工作

7.9.1 檔案部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務(wù)。

7.9.2 企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批?！?/p>

7.9.3 利用檔案應(yīng)按規(guī)定進行登記(借閱登記表參見附錄B表B.4)。利用效果突出的宜進行登記(利用效果登記表參見附錄B表B.5)。

7.9.4 可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。

7.9.5 企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。7.9.6 企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。

7.9.7 企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。7.9.8 企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。

8檔案信息化建設(shè)

8.1 檔案信息化目標(biāo)與原則

8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。8.1.2 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。8.2電子文件的歸檔

8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。

8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。

8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB／T18894第6章。8.2.4 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB／T 17678.1和GB／T 18894。

8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

8.2.6 文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。8.3傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA／T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA／T 43的要求。8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA／T 32的附錄B。

數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。8.4電子檔案的保管

8.4.1 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。

8.4.2 電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA／T 32的附錄C，保管要求見GB／T 18894的9.4。

8.4.3 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。8.4.4 存儲在脫機載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合GB／T 18894中9.8的相關(guān)規(guī)定。對確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。8.5檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

8.5.1 企業(yè)應(yīng)建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。

8.5.2 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

8.5.3 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。8.5.4 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。8.5.5 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。

8.5.6 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。8.6檔案管理系統(tǒng)軟件

8.6.1 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。

8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

9檔案工作設(shè)施設(shè)備 9.1 檔案庫房

9.1.1檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。

9.1.2 檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。9.1.3 檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲空間。

設(shè)置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應(yīng)符合JGJ 25的要求，庫房一般應(yīng)滿足日后20年檔案存儲需要。9.2業(yè)務(wù)技術(shù)用房

9.2.1 業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實際需要。9.2.2 企業(yè)可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。9.3閱覽及陳列室

閱覽室應(yīng)鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。

陳列室(展覽室)宜設(shè)置在適于觀覽的場所。9.4檔案裝具

9.4.1 檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。有條件的可采用密集架。

9.4.2 各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和GB／T 11821的要求。9.5保護設(shè)備

9.5.1 檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施。9.5.2 根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設(shè)備。9.5.3 有條件的企業(yè)應(yīng)配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調(diào)控、監(jiān)控等設(shè)備。9.6技術(shù)設(shè)備

9.6.1 配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設(shè)備。

9.6.2 配備檔案修復(fù)、利用需要的數(shù)碼照相機、攝像機、復(fù)印機、閱讀機等設(shè)備。9.6.3 配備信息化管理需要的計算機、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。

9.6.4 根據(jù)需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機、縮微機等設(shè)備。

第五篇：民營企業(yè)檔案工作特點及監(jiān)管探討

民營企業(yè)檔案工作特點及監(jiān)管探討

一、民營企業(yè)檔案工作的時代特點

民營企業(yè)檔案是指民營企業(yè)在籌建、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等社會活動中直接形成的對自身以及國家、社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。相對于國有企業(yè)，民營企業(yè)的檔案工作除具有非公共性和封閉性外還有著以下幾種鮮明的時代特點：

1、自主性

。眾所周知，在計劃經(jīng)濟時代國有企業(yè)只能在政府意志下嚴(yán)格按照國家計劃從事各項活動，企業(yè)自主發(fā)展權(quán)極為有限，這也決定了企業(yè)檔案工作自主發(fā)展權(quán)有限。在社會主義市場經(jīng)濟初步確立的今天，國有企業(yè)普遍建立了法人治理結(jié)構(gòu)，企業(yè)自主發(fā)展權(quán)有了極大的提高，但由于所有權(quán)國有，企業(yè)仍不可避免地留下一些計劃經(jīng)濟的烙印，企業(yè)管理中處于從屬地位的檔案工作也是如此。與國有企業(yè)不同，在市場經(jīng)濟條件下產(chǎn)生發(fā)展起來的民營企業(yè)，對自身的資產(chǎn)具有完全的所有權(quán)和支配權(quán)，它與政府不存在被領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，它完完全全以市場為導(dǎo)向，走自我約束、自我抉擇、自負(fù)盈虧和自我發(fā)展的道路。自然，作為企業(yè)儲備技術(shù)、儲備文化、內(nèi)含大量商業(yè)密秘和知識產(chǎn)權(quán)的企業(yè)檔案，民營企業(yè)對它的自主權(quán)也是不言而喻的。首先，企業(yè)對自身的檔案具有獨立支配權(quán)，企業(yè)檔案非依法律不受他人使用和干涉。這意味著企業(yè)對檔案享有獨立占有和獨立收益的權(quán)力，這兩項權(quán)力正是企業(yè)檔案工作自主發(fā)展的最基本條件。其次，民營企業(yè)在檔案工作上依法享有根據(jù)自身情況和市場變化選擇適合自身發(fā)展的檔案管理組織形式和工作方式的權(quán)力。

2、效益性。企業(yè)是以賺取利潤為目的的經(jīng)濟組織，民營企業(yè)尤甚。相較于國有企業(yè)，民營企業(yè)在機構(gòu)設(shè)置和人員配置上更加注重效益性。市場經(jīng)濟本質(zhì)上是一種競爭經(jīng)濟，從整個經(jīng)濟環(huán)境看，市場競爭對企業(yè)提出了更高的管理機制要求。精簡機構(gòu)，精簡管理人員，降低管理成本，集中資源、強化發(fā)展核心事業(yè)是民營企業(yè)面臨市場競爭的必然選擇。因此，民營企業(yè)在內(nèi)部事務(wù)上總是追求以最少的代價獲取最好的效益。具體到檔案的管理上，當(dāng)企業(yè)規(guī)模很小，形成的檔案材料有限時，企業(yè)往往只指定專人或兼職人員負(fù)責(zé)保管檔案；當(dāng)企業(yè)規(guī)模很大，或發(fā)展時間較長，企業(yè)在管理、經(jīng)營、生產(chǎn)和科研活動中形成的文件材料很多，且門類復(fù)雜，整理、保管和提供利用的工作量很大時，企業(yè)才會成立專門的機構(gòu)來負(fù)責(zé)這項工作。

3、多元性。一是民營企業(yè)檔案管理的主體呈多元化。不僅對科技檔案，其它如經(jīng)營銷售檔案、合同檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、民主管理檔案、企業(yè)資產(chǎn)檔案以及企業(yè)文化檔案也越來越受到關(guān)注。二是檔案載體呈現(xiàn)多樣性，不僅有紙質(zhì)檔案，還有照片、軟盤、光盤、錄音、錄像檔案，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)為載體的檔案也呼之欲出。三是管理模式上的多樣性。正如國家檔案局長毛福民指出的哪樣：“企業(yè)檔案實行統(tǒng)一管理是企業(yè)內(nèi)的檔案工作要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，檔案部門和檔案人員要統(tǒng)一管理企業(yè)的全部檔案”。民營企業(yè)與民營企業(yè)之間、民營企業(yè)與國有企業(yè)之間是有很大差別的，檔案管理模式也是千差萬別，哪種整個行業(yè)或整個地區(qū)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一模式在民營企業(yè)中不可能存在。

4、隨意性。這是與民營企業(yè)檔案工作的自主性相伴生的一種特性。民營企業(yè)在對其自身檔案具有獨立支配權(quán)的同時，由于其管理者素質(zhì)的差異和對檔案工作重視程度的差別，在檔案工作上往往存在很大的隨意性。這導(dǎo)致不少問題，例如檔案管理人員不專業(yè)、經(jīng)常變動，缺乏嚴(yán)格的檔案管理制度，檔案法制觀念薄弱，硬件設(shè)施不配套等，最終導(dǎo)致民營企業(yè)整體檔案管理水平低下。

二、如何加強對民營企業(yè)檔案工作的監(jiān)管

針對民營企業(yè)檔案工作的這些特點，檔案行政管理部門應(yīng)如何加強監(jiān)管呢？筆者認(rèn)為，應(yīng)提高一種意識，抓住兩個重點，搞好三項服務(wù)，探索社會化協(xié)作之路。

（一）提高法制意識。依法監(jiān)管是加強民營企業(yè)檔案工作的有效手段，應(yīng)從三個方面入手：一是大力開展《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳工作，增強民營企業(yè)管理者的法制意識，使他們認(rèn)識到建立和管好檔案的重要意義，認(rèn)識檔案的潛在效益和長遠(yuǎn)價值，從而自覺做好檔案工作，自覺接受監(jiān)管。二是針對性的制定民營企業(yè)檔案管理實施細(xì)則，以便在工作中有所遵循。三是要對民營企業(yè)檔案工作實施登記管理，定期進行執(zhí)法檢查，對其建檔、保管條件、檔案工作人員資質(zhì)認(rèn)證、檔案出賣與轉(zhuǎn)讓、檔案銷毀等進行全程監(jiān)督和檢查，依法對違反《檔案法》的情況進行查處。

（二）抓住兩個重點。民營企業(yè)規(guī)模不一，變動頻繁，無主管部門，檔案管理相對滯后，給監(jiān)管工作帶來諸多不便，必須堅持抓重點監(jiān)管。一是抓住有一定規(guī)模的民營企業(yè)作為監(jiān)管重點。規(guī)模企業(yè)毫無疑問對經(jīng)濟和社會發(fā)展具有更大的影響力，其檔案對于國家、社會的價值普遍更大。二是要把重要檔案作為監(jiān)管重點，維護企業(yè)利益。民營企業(yè)要在激烈的市場競爭中要保持競爭力，必須維護自身商業(yè)密秘和商業(yè)利益。尤其是在加入