第一篇：科技檔案管理規(guī)定

科技檔案管理規(guī)定

為加強(qiáng)和規(guī)范科技檔案管理工作，確?？萍紮n案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》及《江蘇省國(guó)信集團(tuán)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定。管理內(nèi)容與方法

1.1本公司在基建、生產(chǎn)、施工、檢修、科研、技術(shù)管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的科技文件材料。（歸檔范圍見(jiàn)“公司文件材料歸檔范圍”）

1.2 科技檔案人員必須參加重要的生產(chǎn)技術(shù)調(diào)度會(huì)、科研成果鑒定會(huì)、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、基建工程(基改擴(kuò)建、工程改造、各類小型基建)竣工驗(yàn)收，如文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不符合檔案管理要求，則不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。

1.3為了確?？萍嘉募牧夏軌驕?zhǔn)確地反映本公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程并且長(zhǎng)久地提供利用，歸檔材料要求按公司檔案管理制度第十八、十九條執(zhí)行。

1.4 設(shè)備檢修資料歸檔工作管理規(guī)定

1.4.1 機(jī)組大修資料歸檔范圍

-大修項(xiàng)目進(jìn)度表、施工計(jì)劃、技術(shù)措施、解體分析報(bào)告；

-規(guī)范性大修管理實(shí)施細(xì)則；

-重大、特殊檢修項(xiàng)目的施工計(jì)劃、技術(shù)措施、施工總結(jié)；

-改變系統(tǒng)和設(shè)備結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)資料及圖紙；

-大修技術(shù)記錄和技術(shù)經(jīng)驗(yàn)專題總結(jié)；

-大修工時(shí)，材料消耗統(tǒng)計(jì)資料；

-大修前后的機(jī)組熱效率試驗(yàn)報(bào)告；

-設(shè)備（或系統(tǒng)）異動(dòng)申請(qǐng)及竣工報(bào)告；

-各專業(yè)的大修總結(jié)報(bào)告、大修總體驗(yàn)收卡 ；

-冷態(tài)、熱態(tài)整體驗(yàn)收記錄及整體總結(jié)報(bào)告；

-汽輪機(jī)葉片頻率試驗(yàn)報(bào)告；

-汽輪機(jī)大修前后調(diào)速系統(tǒng)特性試驗(yàn)報(bào)告；

-重要部件材料的焊接試驗(yàn)鑒定報(bào)告；

-九項(xiàng)技術(shù)監(jiān)督總結(jié)性材料；

-監(jiān)督、監(jiān)察項(xiàng)目的檢查、試驗(yàn)、調(diào)校報(bào)告；

-全面質(zhì)量管理總結(jié)。

1.4.2 機(jī)組大修資料歸檔工作，列入大修管理范圍，作為機(jī)組大修評(píng)優(yōu)的一個(gè)條件，加以考核。

1.4.3 機(jī)組大修結(jié)束后，各有關(guān)部門在一個(gè)月內(nèi)應(yīng)按規(guī)定將大修資料收集齊全后交專業(yè)工程師審查，大修后兩個(gè)月內(nèi)，由生產(chǎn)技術(shù)管理部門列好移交清單，經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，集中交檔案管理部門。

1.4.4 設(shè)備（或系統(tǒng)）異動(dòng)管理

1.4.4.1 每份設(shè)備異動(dòng)申請(qǐng)報(bào)告，應(yīng)填寫編號(hào)和被異動(dòng)設(shè)備（系統(tǒng)）的原圖號(hào)。已執(zhí)行的設(shè)備異動(dòng)申請(qǐng)報(bào)告，應(yīng)手續(xù)齊全，經(jīng)總工師（或副總工）簽字后，向檔案管理部門移交。

1.4.4.2 設(shè)備（或系統(tǒng)）異動(dòng)后，兩個(gè)月內(nèi)由實(shí)施單位工程技術(shù)人員到檔案管理部門辦理對(duì)原圖的修改補(bǔ)充工作。

1.4.4.3 對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行的異動(dòng)，如變動(dòng)較小可直接在圖面上“杠改”或“刮改”，并在改動(dòng)部分旁標(biāo)注異動(dòng)報(bào)告號(hào)，修改內(nèi)容較多，應(yīng)另出新圖。

1.4.4.4 對(duì)經(jīng)多次修改已不符合存檔要求的圖紙，應(yīng)由責(zé)任檢修專業(yè)根據(jù)檔案管理規(guī)定重新出圖，竣工圖必須是藍(lán)圖或CAD圖紙，（須蓋竣工圖章）要做到圖物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字手續(xù)完備，然后經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部門審核，總工程師批準(zhǔn)后交檔案管理部門。

1.4.4.5 對(duì)設(shè)備進(jìn)行的異動(dòng)，在制造廠的設(shè)備圖上修改補(bǔ)充。

1.4.4.6 設(shè)備異動(dòng)報(bào)告表編號(hào)以專業(yè)為單位進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，括號(hào)內(nèi)填寫專業(yè)。例如：鍋爐專業(yè)為：編號(hào)（爐）2000----01----XX

即：編號(hào)（專業(yè)）年代----順序號(hào)。

1.5 基本建設(shè)檔案資料管理規(guī)定

1.5.1 歸檔的文件材料必須齊全。大中型和重點(diǎn)工程項(xiàng)目永久、長(zhǎng)期保管的檔案完整率要達(dá)到百分之百。

1.5.2 歸檔的材料必須準(zhǔn)確反應(yīng)基本建設(shè)活動(dòng)的歷史過(guò)程和工程的真實(shí)情況。

1.5.3 基本建設(shè)檔案的收集整理要求按公司工程檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

1.6 設(shè)備儀器開(kāi)箱檔案資料管理規(guī)定

1.6.1 設(shè)備儀器文件材料歸檔范圍；

1)申請(qǐng)外購(gòu)的報(bào)告、批復(fù)；

2)外購(gòu)合同、協(xié)議；

3）隨機(jī)圖樣及文字材料；

4)設(shè)備儀器開(kāi)箱記錄；

5）安裝調(diào)試記錄、總結(jié)、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；

6）運(yùn)行記錄及重大事故分析處理報(bào)告；

7）申請(qǐng)引進(jìn)設(shè)備儀器報(bào)告、批復(fù)；

8）產(chǎn)品樣本、說(shuō)明書(shū)裝單、質(zhì)量保證書(shū)；

9）技術(shù)經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告；

10）與外商談判、洽談?dòng)涗?、紀(jì)要、合同、協(xié)議和來(lái)往函件；

11）隨機(jī)全套圖樣及方案材料（原文和譯文）；

12）設(shè)備儀器安裝、調(diào)試記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；

13）技術(shù)、質(zhì)量上的異議和處理結(jié)果材料；

14）設(shè)備運(yùn)行記錄及重要事故分析處理報(bào)告。

1.6.2 凡是本公司購(gòu)買的生產(chǎn)設(shè)備儀器到貨后由采購(gòu)部門通知有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員共同參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收，工程設(shè)備由工程管理部門專職、施工單位、設(shè)備購(gòu)進(jìn)部門會(huì)同工程部檔案人員共同參加驗(yàn)收。禁止在無(wú)檔案人員在場(chǎng)情況下開(kāi)箱驗(yàn)收。

1.6.3 因特殊原因設(shè)備開(kāi)箱時(shí)未通知檔案管理部門，采購(gòu)部門事后必須到檔案管理部門補(bǔ)辦資料移交及開(kāi)箱驗(yàn)收手續(xù)。

1.6.4 設(shè)備儀器進(jìn)廠開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)，箱內(nèi)一切文件資料、清單等原始材料由檔案管理部門收集、驗(yàn)收、登記，工程設(shè)備根據(jù)總工程師的意見(jiàn)分發(fā)到有關(guān)單位，如圖紙、資料份數(shù)滿足不了的，由需要單位自行復(fù)印。

1.6.5 設(shè)備儀器安裝調(diào)試驗(yàn)收后，負(fù)責(zé)安裝調(diào)試的主管人員應(yīng)將設(shè)備儀器安裝、調(diào)試中形成、積累的文件材料及時(shí)整理歸檔。

1.6.6 本公司自行設(shè)計(jì)制造的設(shè)備儀器，在設(shè)計(jì)制造工作結(jié)束時(shí)，由主管設(shè)計(jì)人員負(fù)責(zé)將設(shè)備儀器文件材料組成保管單位，由本部門負(fù)責(zé)人審定后，移交檔案管理部門歸檔。

1.6.7 凡是訂購(gòu)設(shè)備的申請(qǐng)、合同、協(xié)議，由合同管理部門負(fù)責(zé)集中將資料交檔案管理部門。

1.6.8 開(kāi)箱驗(yàn)收后發(fā)現(xiàn)缺少的出廠文件資料等，應(yīng)由設(shè)備購(gòu)置部門負(fù)責(zé)索取補(bǔ)齊。

1.6.9 檔案管理人員參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)，必須認(rèn)真做好記錄，并由設(shè)備購(gòu)置主管單位及有關(guān)參加驗(yàn)收的人員共同簽字。

1.6.10 郵寄或捎回的技術(shù)資料，有關(guān)部室或個(gè)人在收件后一周內(nèi)將原件資料向檔案管理部門移交歸檔，任何部門或個(gè)人不得將資料丟失、損壞或截留。

1.7 科技檔案的整理、編目和保管：

1.7.1 科技檔案的整理，就是按其形成規(guī)律，保持各種檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系以及便于保管和利用的原則，對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目和保管。

1.7.2 公司科技檔案的分類原則、分類方法、類目標(biāo)識(shí)和類目設(shè)置依照公司檔案分類規(guī)則。

1.7.3 科技檔案接收后，應(yīng)及時(shí)登記、分類、劃定保管期限、編寫案卷標(biāo)題、頁(yè)號(hào)、將每份文件逐一錄入計(jì)算機(jī)并編制卷內(nèi)目錄、備考表、裝訂整齊，組成案卷后方可入庫(kù)，并編制各種檢索工具，以便迅速查找。

1.7.4 科技檔案按保管單位組卷的卷盒、卷皮、卷內(nèi)各項(xiàng)內(nèi)容規(guī)格，按照國(guó)標(biāo)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的格式制訂，排架方法按照工各程代碼、機(jī)組和專業(yè)類目相結(jié)合的辦法進(jìn)行。

1.7.5 對(duì)破損的圖紙資料應(yīng)采取措施，及時(shí)復(fù)制和修補(bǔ)。

第二篇：國(guó)企科技檔案管理規(guī)定

國(guó)企科技檔案管理規(guī)定總則

1.1 為貫徹中華人民共和國(guó)《檔案法》，加強(qiáng)公司檔案管理工作，維護(hù)科技檔案的完整與安全，積極開(kāi)展科技檔案的利用工作，特制定本制度。

1.2 根據(jù)《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》，科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，部分檔案(主要是設(shè)備儀器檔案)實(shí)行集中管理，分級(jí)保管。科技檔案工作的基本任務(wù)

2.1 負(fù)責(zé)科技檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、借閱利用及安全保密工作，確保科技檔案完整、安全。

2.2 負(fù)責(zé)圖紙、技術(shù)文件的曬印、收發(fā)及外供等工作。

2.3 負(fù)責(zé)銷毀過(guò)期的無(wú)保留價(jià)值的圖紙和技術(shù)文件。

2.4 對(duì)公司各部門、分廠(分公司)有關(guān)圖紙、技術(shù)文件的形成、積累、整理、保管、收繳等管理工作。負(fù)責(zé)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促、檢查和考核。

2.5 做好向上級(jí)檔案館移交檔案工作?？萍紮n案的歸檔

3.1 科技檔案歸檔范圍為：

a 全套產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案(底、蘭圖)；

b 工藝文件檔案(底圖)；

c 自制設(shè)備、工藝裝備(工、夾具)檔案(底圖)；

d 科技研究檔案(包括標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)革新檔案)；

e 設(shè)備儀器檔案(精、大、稀和進(jìn)口設(shè)備儀器)；

f.基本建設(shè)檔案；

g 質(zhì)量和質(zhì)量管理檔案。

科技檔案具體歸檔項(xiàng)目和內(nèi)容按《文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。

3.2 歸檔辦法與要求

3.2.1 一個(gè)產(chǎn)品、一項(xiàng)工程、一個(gè)科研課題，待完成一段落(設(shè)計(jì)、試制、鑒定、驗(yàn)收等)后，必須由主辦單位指定專人，將需要?dú)w檔的圖紙與技術(shù)文件加以系統(tǒng)的整理立卷成冊(cè)后，向檔案室移交歸檔。

3.2.1.1 產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品完成試制并鑒定所形成文件材料，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)人簽字后，一次性成套向檔案室移交歸檔。開(kāi)始生產(chǎn)準(zhǔn)備后，再歸檔一套生產(chǎn)準(zhǔn)備圖。以后的修改、更換或連續(xù)生產(chǎn)產(chǎn)品整圖等，均從備考表和相應(yīng)的整改卷中反映出來(lái)。

3.2.1.2 工藝檔案：各類產(chǎn)品的工藝裝備、工藝文件卡(底圖)完成設(shè)計(jì)后，經(jīng)項(xiàng)目或部門負(fù)責(zé)人簽字后，及時(shí)向檔案移交歸檔(入庫(kù))。

3.2.1.3 基建檔案：每項(xiàng)基建工程驗(yàn)收鑒定后，由工程部門負(fù)責(zé)，及時(shí)將圖紙，技術(shù)文件(竣工圖)系統(tǒng)整理，裝訂成冊(cè)后，向檔案室移交歸檔。

3.2.1.4 設(shè)備儀器檔案：為方便提供利用，實(shí)行集中管理分級(jí)保管，設(shè)立設(shè)備檔案分室。凡屬精、大、稀、引進(jìn)設(shè)備和貴重儀器儀表檔案應(yīng)向檔案室移交，以后在使用、修理中形成的管理資料，每年末一次向檔案室歸檔。其余一般性的設(shè)備、儀器檔案，由設(shè)備部門保管，并報(bào)送檔案室一份總臺(tái)帳(每年核對(duì)一次)。

3.2.1.5 科技檔案：凡是科技課題結(jié)束(或告一段落)所形成的科技材料，必須按歸檔范圍系統(tǒng)整理成冊(cè)，并經(jīng)項(xiàng)目或技術(shù)部門負(fù)責(zé)人簽字后向檔案室移交歸檔。

3.2.2 歸檔時(shí)必須按項(xiàng)目、專題，填寫移交情單(一式二份)。檔案主要按清單逐一清點(diǎn)無(wú)誤，同時(shí)檢查圖紙幅面，質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)和文字書(shū)寫規(guī)范工整，方可予以接收，并由交接雙方在移交清單上簽字，各執(zhí)一份備查。

3.2.3 每個(gè)新產(chǎn)品鑒定，每項(xiàng)重要的科研成果鑒定和基建工程驗(yàn)收時(shí)，都應(yīng)有檔案室人員參加，對(duì)應(yīng)歸檔的圖紙、技術(shù)文件進(jìn)行檢查驗(yàn)收，資料不完整的，不能算最后完成任務(wù)?？萍紮n案的保管

4.1 科技檔案歸檔應(yīng)按照各專業(yè)特點(diǎn)和技術(shù)文件材料的形成規(guī)律。進(jìn)行編目、組卷、分類、編號(hào)、登帳及入庫(kù)保管。

4.2 科技檔案分類有產(chǎn)品類

4、科研類

5、基建類

6、設(shè)備類7，引進(jìn)技術(shù)資料。

4.3 歸檔后的底圖應(yīng)平面保管，幅面大的卷放。蘭圖檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，依次排放、整齊劃一。

4.4 為提高檔案的紙質(zhì)強(qiáng)度和質(zhì)量，應(yīng)對(duì)科技檔案進(jìn)行必要的維護(hù)、加固和修復(fù)工作，包括托裱、貼補(bǔ)和去斑污等。

4.5 檔案室底圖因久用破損不清或修改較多影響復(fù)制蘭圖質(zhì)量的，由檔案室向技術(shù)部門提出復(fù)制底圖的清單，經(jīng)批準(zhǔn)后列入技術(shù)準(zhǔn)備計(jì)劃，交原出圖部門重新復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件的正確性負(fù)責(zé)。對(duì)使用較頻繁的底圖，檔案室應(yīng)復(fù)制二底圖供曬圖用。

4.6 及時(shí)做好收進(jìn)移出的記載和更改登記，并定期進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，做到帳、物相符，保證檔案的完整與安全?？萍紮n案的借閱利用

5.1 底圖除更改、整圖、曬印或復(fù)制需要外，原則上不出借。公司員工若因特殊需要借用個(gè)別底圖，成借用部件及成套產(chǎn)品底圖，需經(jīng)圖紙管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。底圖借出后若有修改，應(yīng)將修改情況說(shuō)明，并補(bǔ)出修改通知單。

5.2 凡公司員工因工作需要可借閱、利用與本專業(yè)有關(guān)的科技留檔(包括產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器、引進(jìn)技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)化等檔案)，但只能在閱覽室進(jìn)行，不予外借。若因特殊情況需借出案卷，必須經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人同意。一般期限為一周，不得轉(zhuǎn)借或私自拿出公司，防止遺失。

5.3 凡外單位查閱科技留檔，需持單位介紹信，并注明查閱內(nèi)容、利用目的，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。底圖對(duì)外—律不借。

5.4 借閱人員應(yīng)切實(shí)負(fù)責(zé)所借圖紙和案卷的安全。不得損壞、涂改、圈劃圖紙資料和拆卸案卷。

5.5 借閱檔案和歸還時(shí)，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，當(dāng)面交點(diǎn)清楚，并在登記簿和借閱卡上簽收、注銷。

5.6 員工因工作調(diào)離本公司時(shí)，必須將所借圖紙和技術(shù)文件全部歸還，由檔案室鑒證后，人事部門方予辦理離廠手續(xù)。

5.7 科技檔案利用后，若取得明顯經(jīng)濟(jì)效益時(shí)，利用人員應(yīng)協(xié)助檔案室做好效益統(tǒng)計(jì)工作。

第三篇：科技資料和科技檔案管理規(guī)定

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科技資料和科技檔案管理規(guī)定

一、主要內(nèi)容和適用范圍

1、本規(guī)定提出了科技圖紙（以下簡(jiǎn)稱資料）分級(jí)的界限、保管和借閱的管理辦法，圖紙資料的發(fā)放和更改的辦法及科技檔案（以下簡(jiǎn)稱科檔）的歸檔、保管和借閱管理辦法。

適用于技術(shù)組繪制編制的資料、外來(lái)的技術(shù)資料、科技檔案和公司購(gòu)進(jìn)的各類書(shū)刊圖冊(cè)。

2、計(jì)算機(jī)科技資料的管理，按《設(shè)計(jì)人員計(jì)算機(jī)資料存放規(guī)則》及《技術(shù)組計(jì)算機(jī)使用人員管理補(bǔ)充規(guī)定》執(zhí)行。

二、資料的分級(jí)

技術(shù)組的資料按其重要程度分為一般技術(shù)資料、重要資料和保密資料三個(gè)級(jí)別。

1、一般技術(shù)資料：含常規(guī)產(chǎn)品圖冊(cè)、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)范、修理改制規(guī)范、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品樣本、科技圖書(shū)、照片、試驗(yàn)鑒定資料、3C認(rèn)證資料、產(chǎn)品材料配件表、投標(biāo)書(shū)、技術(shù)管理文件、汽車產(chǎn)品公告資料、工藝文件等。

2、重要資料：含技術(shù)組產(chǎn)品底圖、國(guó)外原文的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及產(chǎn)品樣本、出國(guó)考察調(diào)研資料（包括磁盤、光盤、錄相帶等）。

3、保密資料：含公司引進(jìn)技術(shù)的圖紙、技術(shù)文件；國(guó)外合作廠家提供的圖紙、技術(shù)文件；保密協(xié)議、專利技術(shù)和專利產(chǎn)品圖；由客戶提供，公司承擔(dān)保密義務(wù)的圖紙資料；公司組織測(cè)繪的國(guó)外產(chǎn)品或結(jié)構(gòu)的圖紙；3C證書(shū)、國(guó)軍標(biāo)及其它認(rèn)證驗(yàn)收資料。

4、分級(jí)標(biāo)識(shí)

一般技術(shù)資料無(wú)分級(jí)標(biāo)識(shí)

重要資料的第一頁(yè)左上角有“重要”的標(biāo)識(shí)（產(chǎn)品底圖除外）

保密資料的第一項(xiàng)左上角有“保密”的標(biāo)識(shí)

三、資料保管

1、所有外來(lái)資料必須分類登記，并建有登記目錄。外購(gòu)科技圖書(shū)其書(shū)價(jià)應(yīng)在其收文記錄中標(biāo)出。

2、一般技術(shù)資料中的產(chǎn)品圖冊(cè)、圖庫(kù)圖冊(cè)開(kāi)架存放在各相關(guān)設(shè)計(jì)組，由各組組長(zhǎng)和資料管理員共同管理；技術(shù)規(guī)范、修理改制規(guī)范、科技圖書(shū)及重要資料等集中存放，由資料（圖書(shū)）管理員負(fù)責(zé)管理。技術(shù)組發(fā)放到各相關(guān)部門圖紙資料由各部門的資料管理員負(fù)責(zé)管理。

3、保密資料的保管

保密資料設(shè)專用資料柜分類存放，并編制資料檔案存放索引。

4、圖書(shū)資料室要做好“五防”工作，即防炎、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防盜。對(duì)破損的資料要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

四、資料的借閱

1、一般技術(shù)資料

（1）技術(shù)規(guī)范、修理改制規(guī)范、產(chǎn)品樣本、科技圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)匯編等資料，實(shí)行借閱登記制度，由借閱人向資料管理員辦理借還手續(xù)。

（2）產(chǎn)品圖冊(cè)、圖庫(kù)圖冊(cè)實(shí)行分承包管理，由各組組長(zhǎng)指定責(zé)任人，定期對(duì)所管理的圖冊(cè)進(jìn)行整理、清點(diǎn)。本部門外組人員借閱，需與責(zé)任人或分管組長(zhǎng)借閱，并及時(shí)歸還，注意將資料按序號(hào)大小順序擺放。資料管理員應(yīng)協(xié)助各組對(duì)圖冊(cè)資料進(jìn)行管理。

（3）執(zhí)行更改單修改圖紙，使用資料時(shí)，可不按上述兩條辦理，但更改結(jié)束后，應(yīng)將資料及時(shí)歸位。

2、重要資料的借閱

重要資料的借閱同一般資料，向資料保管人辦理登記手續(xù)。只是重要資料借閱時(shí)，資料保管員和借閱人要對(duì)借閱資料的完好性、完整性要求更高，并及時(shí)歸還。

3、保密資料的借閱

保密資料的借閱需經(jīng)分管副總的批準(zhǔn)后，資料保管人按附表1（技術(shù)組保密資料借用記錄表）辦理登記手續(xù)。

4、保密資料的借閱人應(yīng)保守資料的秘密，不得隨意摘錄、引用、復(fù)印、擴(kuò)散。

5、借閱范圍

產(chǎn)品圖冊(cè)、圖庫(kù)圖冊(cè)的借閱方法僅在本部門內(nèi)實(shí)行，原則上不得借出本部門，如外部門借用需向資料保管人辦理登記手續(xù)。其余的資料，公司管理人員均可按規(guī)定借閱。

所有資料如是公司外人員借閱需經(jīng)分管副總或部門負(fù)責(zé)人同意。

五、圖紙資料的發(fā)放和更改

1、產(chǎn)品圖紙的發(fā)放和更改

（1）產(chǎn)品圖紙的發(fā)放、更改按公司質(zhì)量體系程序文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（2）各部門領(lǐng)用的圖紙等資料妥善保管，保持圖面的清潔、完整，不得任意污損、撕毀。凡藍(lán)（白）圖因長(zhǎng)期使用圖面不清時(shí)，可憑舊圖到資料室換取新圖。由于保管不善而撕毀或遺失，必須補(bǔ)圖時(shí)，應(yīng)填寫曬圖申請(qǐng)單，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可補(bǔ)曬（復(fù)）新圖。

2、保密級(jí)圖紙的發(fā)放

保密級(jí)圖紙的發(fā)放需經(jīng)公司總師或主管副總批準(zhǔn)，保密級(jí)圖紙發(fā)放時(shí)應(yīng)蓋有“保密資料”及“時(shí)間”印章，并按附表2（協(xié)作單位保密級(jí)圖紙發(fā)放申請(qǐng)表）的規(guī)定進(jìn)行登記發(fā)放。

六、科技檔案的管理

科技?xì)w檔資料經(jīng)整理、分級(jí)并履行歸檔手續(xù)后成為科技工作者檔案。

1、科技檔案歸檔內(nèi)容

（1）產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件（含圖樣、圖表、計(jì)算資料以及設(shè)計(jì)、制造、調(diào)試、驗(yàn)收、使用所需的技術(shù)數(shù)據(jù)和文字說(shuō)明的各種技術(shù)資料）

（2）有關(guān)產(chǎn)品照片、錄像帶以及計(jì)算機(jī)軟件、軟盤等。

（3）因工作關(guān)系獲得的資料，如：由客戶提供或相關(guān)廠家、人員提供的樣本等資料。

（4）生產(chǎn)、科研和各項(xiàng)管理工作中形成的文件、材料。

（5）因公參觀學(xué)習(xí)、考察和參加會(huì)議收集、獲得的各項(xiàng)材料（包括樣本、文件、技術(shù)資料、筆記、書(shū)面匯報(bào)、照片等）。

2、科檔歸檔要求：

（1）技術(shù)人員應(yīng)做好科技檔案的形成、收集、積累、整理、分級(jí)和歸檔工作。

（2）檔案資料員應(yīng)將歸檔的材料進(jìn)行必要的加工、整理、立卷編目、做好分類科學(xué)、組卷合理，并做好歸檔統(tǒng)計(jì)工作。

（3）歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完好、清晰、簽署完整，并且裝訂牢固，以利長(zhǎng)期保存。

（4）歸檔文件書(shū)寫、圖表應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)要求。

3、科檔歸檔手續(xù)：

（1）一般資料歸檔時(shí)，檔案資料管理員應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔的科技文件進(jìn)行分類登記。

（2）重要級(jí)以上文件歸檔，文件經(jīng)檔案資料驗(yàn)收合格后辦理移交登記手續(xù)。

七、處罰辦法

1、資料管理人中應(yīng)定期檢查、整理資料，確保資料完整無(wú)損、排放整齊有序，帳物相符。產(chǎn)品圖冊(cè)、技術(shù)規(guī)范等每月整理一次，產(chǎn)品樣本、科技圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)匯編每季度整理一次，其它科技資料每年整理1-2次。

2、對(duì)于不按本規(guī)定執(zhí)行者，一次違規(guī)給予口頭警告，二次違規(guī)給予書(shū)面警告，三次違規(guī)者給予30-50元的罰款處罰。

3、凡丟失科技圖書(shū)的責(zé)任者，應(yīng)按所購(gòu)書(shū)價(jià)的3-5倍進(jìn)行賠償。

4、對(duì)于丟失圖冊(cè)、規(guī)范、或重要級(jí)以上資料的責(zé)任者，按泄露公司秘密論處。

第四篇：科技檔案管理

第一章

1.科技檔案的定義及含義：

定義：科技檔案是組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的、保存?zhèn)洳榈男畔?。含義：定義揭示了科技檔案的產(chǎn)生鄰域和內(nèi)容性質(zhì)，規(guī)定了科技檔案同一般政務(wù)檔案及其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別。

2.科技檔案與政務(wù)檔案的區(qū)分

它們各自產(chǎn)生于不同的活動(dòng)領(lǐng)域，反應(yīng)不同的內(nèi)容，具有不同的形成規(guī)律和特點(diǎn)，發(fā)揮不同的功能效用。

3.科技檔案與科技資料的區(qū)分 4.科技檔案和科技文件的區(qū)分 5.常見(jiàn)科技檔案的種類及基本特點(diǎn)

6.科技檔案的基本特點(diǎn)及對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)意義

(1)形成和作用廣域性特點(diǎn)，意義加強(qiáng)科技檔案管理工作深入開(kāi)發(fā)科技檔案資源。(2)專業(yè)性特點(diǎn)，科技檔案的專業(yè)性特點(diǎn)集中表現(xiàn)在形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)兩個(gè)方面。首先，科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域具有鮮明的專業(yè)性特點(diǎn)。其次科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的專業(yè)性特征，科技檔案的專業(yè)性特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一。

(3)種類和類型的多樣性特點(diǎn)，在各個(gè)檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多，類型最為復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點(diǎn)。

意義:科技檔案種類和類型多樣性的特點(diǎn)為科技檔案的科學(xué)管理提出了許多特殊的要求，科技檔案具體管理環(huán)節(jié)應(yīng)采取相應(yīng)的措施，以保證實(shí)現(xiàn)對(duì)科技的檔案的科學(xué)管理和有效利用。(4)成套性特點(diǎn)，圍繞著一個(gè)獨(dú)立科技項(xiàng)目的進(jìn)行，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)科技，生產(chǎn)活動(dòng)的文件整體。

意義：成套性特點(diǎn)對(duì)科技檔案的科學(xué)管理，科技檔案的保管，統(tǒng)計(jì)，鑒定，開(kāi)發(fā)利用等等起著重要的規(guī)定和制約作用。

(5)現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)：具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，歸檔進(jìn)入檔案部門的大多數(shù)科技檔案資料正是他

們發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍時(shí)期，而且將在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。意義：對(duì)科技檔案的科學(xué)管理提出了某些特殊的要求。

第三章

1.科技檔案事業(yè)的管理體制

科技檔案管理體制主要是指科技檔案工作的組織體系，運(yùn)行機(jī)制與管理形式。條塊結(jié)合即專業(yè)管理和屬地管理相結(jié)合的管理體制的形成。

條塊結(jié)合的科技檔案管理體制就是在國(guó)家檔案局的統(tǒng)一掌管下，按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理，在中央和地方各級(jí)專業(yè)主管機(jī)關(guān)對(duì)所屬系統(tǒng)的科技檔案工作實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，國(guó)家各級(jí)檔案行政部門實(shí)行監(jiān)督，指導(dǎo)和檢查的管理體制。

按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理：中央和地方各級(jí)專業(yè)主管機(jī)關(guān)按專業(yè)統(tǒng)一管理科技檔案工作。包括：領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)直屬企事業(yè)單位的科技檔案工作.對(duì)本專業(yè)系統(tǒng)科技檔案工作承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的責(zé)任。

按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理的原因：

1.科技檔案專業(yè)性和現(xiàn)實(shí)性很強(qiáng)，同生產(chǎn)，建設(shè)和科學(xué)技術(shù)的關(guān)系非常密切。2.科技檔案工作是科技管理工作的基礎(chǔ)，也是科技管理工作的一個(gè)重要組成部分、3.科技檔案按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理，視科技檔案工作基本原則的具體實(shí)施。

2.基層科技檔案機(jī)構(gòu)的性質(zhì)，形式，選擇

性質(zhì)：基層科技檔案管理機(jī)構(gòu)是企事業(yè)單位設(shè)置的管理科技檔案的職能部門。它是企事業(yè)單位的科技管理部門。它是國(guó)家科技檔案工作的基層業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)

類型：綜合性檔案機(jī)構(gòu)；單獨(dú)的科技檔案機(jī)構(gòu)；信息一體化機(jī)構(gòu)、知識(shí)管理機(jī)構(gòu)。組織形式：集中式、集中領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理。

選擇：企事業(yè)單位可以根據(jù)科技檔案工作基本原則，從單位實(shí)際情況處出發(fā)，如管理體制、規(guī)模大小、科技檔案數(shù)量的多少、科技檔案利用率的高低、科技檔案的保密程度，以及單位駐地的集中與分散等，合理選擇科技檔案管理機(jī)構(gòu)的類型和組織形式。

3.基層科技檔案機(jī)構(gòu)的具體任務(wù)：

基本任務(wù)是統(tǒng)一管理本單位的科技檔案，維護(hù)其完整與安全，積極為本單位科技、生產(chǎn)

工作服務(wù)，在保證企業(yè)利益的前提下，為社會(huì)利用服務(wù)。

具體任務(wù)：

1.制定本單位科技檔案管理制度和參與制定有關(guān)科技管理制度 2.科技檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作:（1）：接收個(gè)科技、生產(chǎn)部門科技文佳的歸檔，做好科技檔案的收集工作；（2）對(duì)科技檔案進(jìn)行分類、編目、統(tǒng)計(jì)和保管工作。（3）定期組織對(duì)科技檔案密級(jí)的審查，根據(jù)有關(guān)規(guī)定及時(shí)解密或調(diào)整密級(jí)，以擴(kuò)大利用和交流的范圍（4）定期組織科技檔案價(jià)值和質(zhì)量的鑒定工作，承擔(dān)科技的哪敢銷毀的具體事宜（5）負(fù)責(zé)向科技專業(yè)檔案館移交規(guī)定進(jìn)館的科技檔案，以及其他接收和移交工作（6）搜集、管理科技資料 3.業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查工作：

（1）對(duì)科技、生產(chǎn)部門科技文件的形成、積累、整理和歸檔，以及圖紙的更改、補(bǔ)充工作進(jìn)行協(xié)助、檢查和指導(dǎo)（2）參與產(chǎn)品、工程、科研成果的技術(shù)鑒定和竣工驗(yàn)收，以及引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置設(shè)備的開(kāi)箱檢查等活動(dòng)，負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)科技文件進(jìn)行評(píng)定和驗(yàn)收（3）對(duì)下屬單位的科技檔案管理機(jī)構(gòu)或科技檔案分室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并監(jiān)督和檢查其制度的執(zhí)行情況和科技檔案管理狀況。

4.開(kāi)發(fā)科技檔案信息資源，做好利用工作：

（1）編制必要的檢索工具，開(kāi)發(fā)編研成品（2）為科技、生產(chǎn)工作提供有關(guān)科技檔案，做好圖紙的配套復(fù)制工作（3）參與本單位科技成果的推廣應(yīng)用活動(dòng)，為科技成果進(jìn)入科技市場(chǎng)、進(jìn)行科技貿(mào)易，提供有關(guān)科技檔案的復(fù)制本，并承擔(dān)相關(guān)的技術(shù)咨詢工作（4）進(jìn)行科技資料的交流工作 5.科技專業(yè)檔案館極其任務(wù)

科技專業(yè)檔案館是保管對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的重要科技檔案的機(jī)構(gòu)，是科技檔案信息資源的儲(chǔ)備中心、咨詢中心和交流中心。任務(wù)：

（1）接收、征集本專業(yè)館藏范圍或按照有關(guān)規(guī)定需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的重要科技檔案，并接受委托人的委托，代管其他有關(guān)科技檔案

（2）運(yùn)用科學(xué)的管理理論和現(xiàn)代化管理手段，對(duì)科技檔案進(jìn)行科學(xué)妥善的管理（3）積極開(kāi)展科技檔案利用和咨詢工作，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)

（4）根據(jù)實(shí)際需要和館藏科技檔案的狀況，編輯出版有關(guān)科技檔案編研成品，系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)本專業(yè)科技檔案資源

（5）組織建設(shè)本專業(yè)或行業(yè)領(lǐng)域的科技檔案目錄中心，促進(jìn)本專業(yè)或行業(yè)科技檔案信息傳遞、交流渠道與網(wǎng)絡(luò)的形成和發(fā)展

（6）從保證館藏質(zhì)量出發(fā)，對(duì)檔案移交單位準(zhǔn)備進(jìn)館的科技檔案的管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查

（7）搜集、儲(chǔ)存和加工專業(yè)其他有關(guān)文獻(xiàn)資料，建設(shè)專業(yè)科技信息交流咨詢中心

第五章

1.科技文件鑒別工作的內(nèi)容：

（1）歸檔材料完整性的鑒別、（2）歸檔材料準(zhǔn)確性的鑒別、（3）科技文件屬性鑒別、（4）歸檔材料密級(jí)鑒別、（5）歸檔材料保存價(jià)值和保管期限的鑒別

2.案卷及其特征：

（1）案卷內(nèi)科技文件必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的材料（2）案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量要有一定的界定，即厚度問(wèn)題。100張A4紙為準(zhǔn)，上下50張浮動(dòng)（3）一個(gè)案卷內(nèi)科技文件的密級(jí)和保管期限應(yīng)大體相同（4）對(duì)于后續(xù)文件，相關(guān)文件，可以獨(dú)立形成案卷，放在本套文件其他案卷的后面，可以在備考表中加以說(shuō)明

3.科技文件組卷方法：

按結(jié)構(gòu)立卷、按子項(xiàng)或子課題立卷、按工序或階段立卷、按專業(yè)立卷、按問(wèn)題立卷、按名稱或文件性質(zhì)立卷、按地區(qū)立卷、按時(shí)間立卷、按作者立卷

4.科技文件編目（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）

編頁(yè)號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，案卷封面的編目，案卷背的編制，案卷裝訂的要求，5.歸檔制度的內(nèi)容（歸檔文件簡(jiǎn)要說(shuō)明）

科技文件歸檔是一個(gè)單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)，把在工作和生產(chǎn)活動(dòng)中形成的，已經(jīng)辦理結(jié)束或告一段落，具有保存價(jià)值的科技文件，按照一定的制度和要求，收集齊全，系統(tǒng)整理并移交給科技檔案室的工作，歸檔制度的內(nèi)容包括：

（1）歸檔范圍：確定在一個(gè)單位哪些科技文件應(yīng)歸檔，哪些不必歸檔，要根據(jù)本部門的性質(zhì)，特點(diǎn)來(lái)確定科技文件的歸檔范圍。一般而言，歸檔范圍主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容：前期基礎(chǔ)性科技文件、中間性科技文件、成果性科技文件、參考性科技文件

（2）歸檔時(shí)間：兩種情況，任務(wù)全部結(jié)束后歸檔；任務(wù)告一段落時(shí)歸檔，此外可以隨時(shí)歸檔

（3）歸檔份數(shù)：一般歸檔一份，重要的使用頻繁的科技文件可歸檔2到3份（4）歸檔手續(xù)和要求：

一般要求：科技文件歸檔必須按照有關(guān)制度進(jìn)行。

歸檔的科技文件必須做到書(shū)寫材料優(yōu)質(zhì)，圖像字跡清楚，格式統(tǒng)一，簽署手續(xù)完備。歸檔的科技文件必須按照分類方案以及內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系或特殊要求組成案卷，填好目錄 歸檔的科技文件必須做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審查，簽字 歸檔手續(xù)：編寫歸檔文件簡(jiǎn)要說(shuō)明、歸檔文件移交清單

第六章

1.科技檔案收集工作及其內(nèi)容（2個(gè)制度）

科技檔案的收集就是接收具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的科技檔案，集中收集在科技檔案部門的一項(xiàng)工作，科技檔案部門可以分為兩大方面：科技檔案室和科技專業(yè)檔案館。內(nèi)容：基層科技檔案部門的收集工作和科技專業(yè)檔案館的收集工作

2.如何理解正常情況下科技檔案收集工作的方法 3.科技檔案收集工作過(guò)程、階段劃分

4.科技檔案工作基本原則在科技檔案收集工作中的具體體現(xiàn) 5.協(xié)作項(xiàng)目形成的科技檔案的收集方法 6.科技專業(yè)檔案館的進(jìn)館范圍

（1）是由科技專業(yè)檔案館的性質(zhì)和任務(wù)決定的（2）應(yīng)考慮科技檔案分級(jí)管理原則

（3）科技專業(yè)檔案館收集進(jìn)館的應(yīng)是本專業(yè)需要保存的重要的科技檔案，以及需要永久保存的政務(wù)檔案和其他專門檔案

（4）應(yīng)接收有關(guān)的重要資料進(jìn)館 1.科技專業(yè)檔案館的接收制度

第七章

1.科技檔案整理工作及其內(nèi)容和意義：

科技檔案整理就是按照一定原則，對(duì)科技檔案作有系統(tǒng)的分類排列和科學(xué)編目，以便更好地保管科技檔案，更好地為各項(xiàng)事業(yè)提供利用服務(wù)

內(nèi)容：第一個(gè)過(guò)程，由科技業(yè)務(wù)部門即科技檔案行程者，在科技檔案部門的協(xié)助指導(dǎo)下進(jìn)行的整理工作，其主要內(nèi)容是對(duì)科技文件進(jìn)行鑒別，將科技文件組成案卷，并對(duì)案卷進(jìn)行基本的編目工作。

第二個(gè)過(guò)程：由科技檔案部門獨(dú)立進(jìn)行整理工作，其主要內(nèi)容包括：對(duì)科技檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，排列和編制科技檔案號(hào)，而這份工作主要是針對(duì)案卷來(lái)進(jìn)行的工作。

意義：

1.通過(guò)收集工作集中到檔案部門的科技檔案，只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，才能實(shí)現(xiàn)條理化，并將科技檔案的有關(guān)內(nèi)容、成分揭示出來(lái)，同時(shí)，通過(guò)整理工作，有利于健全科技檔案的收集工作。

2.整理工作是鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作的基礎(chǔ)。

3.整理工作是科技檔案提供利用的基礎(chǔ)和前提，科技檔案必須經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，揭示出它的內(nèi)容和成分從而能準(zhǔn)確迅速的提供利用。

2.科技檔案分類及其要求

科技檔案分類就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的科技檔案庫(kù)藏系統(tǒng) 分類要求：

（1）.符合形成檔案的專業(yè)和單位科技活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)

（2）一個(gè)單位內(nèi)部或一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部同一種科技檔案分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)一致（3）分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

3.科技檔案分類方案及其構(gòu)成

科技檔案分類方案是對(duì)科技檔案進(jìn)行類別劃分和正確歸類的依據(jù)性文件，它提供了一個(gè)完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成

構(gòu)成：說(shuō)明、類目表、類號(hào)p178 4.科技檔案分類方法

科技檔案分類在分類方案指導(dǎo)下分兩步進(jìn)行：第一步是對(duì)庫(kù)藏全部科技檔案按種類劃分大類，第二步是對(duì)每種科技檔案進(jìn)行分類，最基本的方法有六中：工程項(xiàng)目分類法、型號(hào)、課題、專業(yè)、地域、時(shí)間分類法

5.企業(yè)檔案一級(jí)類目的設(shè)置

一級(jí)類目：行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、設(shè)備、科研、基建、會(huì)計(jì)、人事、黨群檔案

6.企業(yè)檔案分類類目標(biāo)識(shí)

分類類目標(biāo)識(shí)（分類號(hào)）是對(duì)企業(yè)檔案分類類目給定代號(hào)，也就是編制檔案分類表 作用：（1）可標(biāo)明企業(yè)檔案分類層次（2）反映企業(yè)檔案分類的各級(jí)類目的內(nèi)容（3）固定類目在分類層次中的地位和順序

（4）在組織分類目錄時(shí)，固定類目在目錄中的位置和排列順序

7.企業(yè)檔案的排架管理與編目（會(huì)計(jì)職工不背）

選用案卷的排列方法，實(shí)際上是確定企業(yè)檔案號(hào)的編制和檔案柜架的應(yīng)用方式。檔案號(hào)主要是由分類號(hào)和順序號(hào)組成，而案卷順序號(hào)的編制又要根據(jù)所選擇的流水排架方法來(lái)確定，而案卷排列有多種方法，多以案卷順序號(hào)就有不同的流水選擇。

黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四大類檔案案卷的排架。這四類都屬于企業(yè)管理工作的范疇，其文件材料的形成特點(diǎn)和形式以及歸檔后的管理，都與文書(shū)檔案相近。

（一）按大類排列

按四個(gè)基本大類的順序排列，在每個(gè)一級(jí)類目的范圍內(nèi)再按，屬類順序排列，對(duì)于案卷順序號(hào)的編制分為兩種形式：

（1）按大類一流水排列編號(hào)（之內(nèi)單獨(dú)編號(hào)）同一屬類的案卷，應(yīng)把永久案卷排在前面，其次是30年案卷，最后是10年卷，采用這種方法主要注意3個(gè)問(wèn)題：1.要盡量避免過(guò)多的倒架現(xiàn)象，由于這四類檔案文件管理歸檔都是按照進(jìn)行的，因此黨群工作類第一案卷排列之后，同的行政管理類案卷就不能緊接著排列，而應(yīng)給黨群工作類第二年之后留有空架，否則每年都要倒架，留有的余地越大，倒架的次數(shù)越少，有條件的企業(yè)可

按大類分柜擺放；2.檔案分類號(hào)內(nèi)如果沒(méi)有表明時(shí)間符號(hào)時(shí)，在按大類分排架時(shí)，就要在柜架上貼上標(biāo)記，或在兩個(gè)的案卷之間用隔離作為標(biāo)記，以便于案卷的管理和查詢3.按大類分類排列方式，不同保管期限的案卷無(wú)法分類排列，只能用不同顏色的標(biāo)簽來(lái)區(qū)別

（2）按大類流水排列編號(hào)

每年形成的案卷，在大類范圍內(nèi)續(xù)編，檔編至不超過(guò)最大的三位數(shù)999時(shí)，再由某起從1開(kāi)始，重新設(shè)置流水號(hào)，并用案卷目錄加以區(qū)別，永久、長(zhǎng)期、短期卷，其排列的次序可體現(xiàn)在歸屬類中

（二）按排列

把作為案卷排列的首要特征，根據(jù)的時(shí)間順序排列，每個(gè)內(nèi)黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類四大基本類目順序排列，每個(gè)大類再按屬類，問(wèn)題排列，案卷排列按流水編制案卷順序號(hào)，即每個(gè)每個(gè)大類一個(gè)流水號(hào)，要注意兩個(gè)問(wèn)題：1.雖然結(jié)局按了不用倒架的問(wèn)題，但每年都要產(chǎn)生四本相同的分類目錄，若干年狗，案卷分類目錄數(shù)量就太龐大，為解決這一問(wèn)題，就要考慮在分類號(hào)中標(biāo)注出特征，具體標(biāo)注位置可位于各級(jí)類目代號(hào)之后，并用。隔開(kāi)

2.由于不同內(nèi)都有同樣的四個(gè)基本大類案卷的存在，就要考慮查詢利用的需要，最好在柜架上醒目的標(biāo)注標(biāo)記，并在一個(gè)內(nèi)每大類的那卷間用不同顏色的隔離以示區(qū)別，便于檢索。這種排列方法有兩點(diǎn)不足（1）企業(yè)檔案分類號(hào)的編制比較復(fù)雜（2）將反映統(tǒng)一職能作用的檔案分別放在若干內(nèi)排列，過(guò)于分散，不易于系統(tǒng)查詢。

以上兩種方法存在共同的缺陷：檔案卷超過(guò)保管期限通過(guò)鑒定移出柜架之后，原來(lái)的案卷順序號(hào)就會(huì)空號(hào)而不連貫 解決辦法：

（1）在案卷目錄和相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)、檢索、檢索工具中注明清楚

（2）在編制案卷目錄順序號(hào)和案卷順序號(hào)時(shí)一律使用鉛筆，一旦出現(xiàn)空號(hào)，就把原來(lái)的序號(hào)擦掉，重新編號(hào)，使號(hào)連貫

（三）按保管期限排列編號(hào)：這是文書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的排列方法，即首先以四個(gè)基本大類為單位分別排列，再在每一個(gè)基本大類中，把永久、30年、10年卷按流水排列，并分別編制順序號(hào)，以適當(dāng)年限斷開(kāi)重設(shè)起止號(hào)，這樣四個(gè)大類就出現(xiàn)了十二個(gè)流水號(hào)。

其最大的優(yōu)點(diǎn)就是相對(duì)解決了案卷鑒定后出現(xiàn)的空號(hào)問(wèn)題，但也有新問(wèn)題：每個(gè)大類都按照保管期限分別排列，那么在這個(gè)基本大類中就會(huì)出現(xiàn)三個(gè)相同的檔號(hào)，給將來(lái)的計(jì)算機(jī)識(shí)

別帶來(lái)困難。

解決方法：將不同的保管期限用不同的符號(hào)在分類號(hào)中標(biāo)注出來(lái)，該符號(hào)不作為企業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)，作為案卷排列的實(shí)用標(biāo)記，標(biāo)注位置可位于各級(jí)類目代號(hào)之后。

產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器檔案案卷排架

在四大門類檔案是科技檔案。其排列首先可按大類分項(xiàng)排列，然后每個(gè)大類再按單個(gè)項(xiàng)目順序排列，不必考慮和保管期限特征，著重考慮保持每個(gè)項(xiàng)目形成文件材料的成套性，要注意的問(wèn)題有：（1）在基本大類范圍內(nèi)單個(gè)排列時(shí)，應(yīng)注意將同一產(chǎn)品種類，同一性質(zhì)的課題，同一工程項(xiàng)目，同一設(shè)備儀器種類內(nèi)的單個(gè)項(xiàng)目順序排列在一起

（2）在一個(gè)產(chǎn)品內(nèi)形成若干數(shù)量的案卷，應(yīng)將前期基礎(chǔ)性，依據(jù)性材料和鑒定驗(yàn)收結(jié)論性材料組成的案卷排列在前，一般技術(shù)性文件，計(jì)算材料的案卷續(xù)接，圖樣的案卷排列在后。（3）以上四大門類的檔案，若項(xiàng)目很大，周期很長(zhǎng)，需要進(jìn)行階段歸檔時(shí)，其案卷排列應(yīng)給未完成的工作而要形成的案卷留出排架空位，或采用倒架形式實(shí)現(xiàn)同一個(gè)項(xiàng)目的全部案卷放在一起排列

8.案卷總目錄和分類目錄的區(qū)別

（1）案卷分類目錄不僅能固定案卷之間的排架順序，揭示不同類別類別檔案的成分，統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量，更重要的作用是便于案卷的查詢和提供檢索利用服務(wù)

（2）總目錄是按照歸檔時(shí)間順序流水登記案卷順序號(hào)，分類目錄是依據(jù)各大類案卷排架順序登記案卷的分類順序號(hào)。分類目錄的項(xiàng)目一般與總目錄的項(xiàng)目基本相同，除了第一項(xiàng)，總順序號(hào)改為分類順序號(hào)，其他相同

第八章

1.科技檔案鑒定工作及其內(nèi)容p197 2.科技檔案鑒定工作的過(guò)程 3.科技檔案價(jià)值鑒定工作的組織 4.科技檔案的價(jià)值量和價(jià)值因素

技術(shù)、功能、時(shí)間、典型、責(zé)任者（作者）、名稱因素

5.科技檔案保管期限表及其結(jié)構(gòu)205 6.科技檔案價(jià)值鑒定的程序209

第十章

1.科技檔案利用工作及其內(nèi)容

246 2.科技檔案檢索工作及其內(nèi)容結(jié)構(gòu)

276 3.科技檔案利用工作的方式

295 4.科技檔案出借的制度

298 5.出借科技檔案應(yīng)注意的問(wèn)題

（1）出借檔案的數(shù)量一次不宜過(guò)多，期限不宜過(guò)長(zhǎng)（2）出借機(jī)密級(jí)以上的檔案，應(yīng)經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批

（3）重要的科技檔案原件一般不出借，盡量提供復(fù)印件，同時(shí)也應(yīng)控制使用范圍（4）利用者對(duì)借來(lái)的科技檔案應(yīng)保管完好，不可涂抹或做其他各種標(biāo)記，并負(fù)有保密的完全責(zé)任

（5）科技檔案借出期滿，要及時(shí)催還或歸還，歸還時(shí)應(yīng)查收清楚，并準(zhǔn)確歸還到庫(kù)房?jī)?nèi)原排架處

6.科技檔案信息交流的特點(diǎn)和方式

300 7.科技檔案信息推介的具體方式 8.科技檔案咨詢服務(wù)的方式和特點(diǎn)

303

第五篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指公司在各項(xiàng)工作中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種文字、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是維護(hù)公司合法權(quán)益、防范金融風(fēng)險(xiǎn)、記載歷史真實(shí)面貌、保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要手段。

第四條 公司檔案管理實(shí)行“集中管理、分層保管”的原則。公司設(shè)檔案室，配專職檔案管理員；各部室設(shè)置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和責(zé)任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關(guān)人員崗位職責(zé)，部室負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案工作落實(shí)情況須寫入所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工的工作總結(jié)與工作安排并納入公司績(jī)效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節(jié) 歸檔內(nèi)容

第七條 歸檔內(nèi)容

凡是能夠反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況、具有查考利用價(jià)值的資料，均應(yīng)移交公司檔案室集中管理。歸檔內(nèi)容詳見(jiàn)《公司歸檔文件一覽表》（見(jiàn)附件一）。

公司檔案室保管的一級(jí)門類檔案分為文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案六類。

第二節(jié) 歸檔時(shí)間

第八條 經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)將辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：

（一）文書(shū)檔案

合同（協(xié)議）、貸款時(shí)效、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)等重要文書(shū)，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時(shí)返回，最遲不得超過(guò)7個(gè)工作日歸檔，最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書(shū)面說(shuō)明（樣表見(jiàn)附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

收發(fā)文、總裁辦公會(huì)議記錄（紀(jì)要）、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議記錄（紀(jì)要）等資料，秘書(shū)于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)相關(guān)資料由總裁辦秘書(shū)于材料形成后5個(gè)工作日移交公司檔案室。

（二）會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案的二級(jí)門類包括：自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、臨柜會(huì)計(jì)檔案和其他會(huì)計(jì)檔案。自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，每月及時(shí)整理、裝訂會(huì)計(jì)憑證、科目余額表和發(fā)生賬；按季裝訂柜臺(tái)每日?qǐng)?bào)送的清退業(yè)務(wù)報(bào)表；按年裝訂財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行對(duì)賬單等會(huì)計(jì)資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)立卷，貸款財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部指定專人負(fù)責(zé)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作，貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作負(fù)責(zé)。

貸款財(cái)務(wù)部每日根據(jù)業(yè)務(wù)處理情況，及時(shí)將貸款項(xiàng)目原始憑證粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后，防止遺失和散落?！顿Y金貸款分配/兌付項(xiàng)目通知單》、《貸款項(xiàng)目資金運(yùn)用付款通知單》、貸款項(xiàng)目清算報(bào)告復(fù)印件作為貸款項(xiàng)目原始憑證，也粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后。

貸款財(cái)務(wù)部每日應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目原始憑證及記賬憑證；每月應(yīng)及時(shí)整理貸款業(yè)務(wù)資產(chǎn)負(fù)債表、貸款業(yè)務(wù)利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單；每年應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬。

貸款項(xiàng)目完全清退3個(gè)月內(nèi)，貸款財(cái)務(wù)部應(yīng)將以下資料歸檔：貸款項(xiàng)目原始憑證與記賬憑證、貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表。貸款財(cái)務(wù)部按貸款項(xiàng)目單獨(dú)建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對(duì)于存續(xù)期超過(guò)3年的貸款項(xiàng)目，以3年為周期進(jìn)行立卷歸檔，直至貸款項(xiàng)目完全清退。為方便貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的查閱和使用，貸款財(cái)務(wù)部形成的存續(xù)期在3年以內(nèi)（含3年）貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案由貸款財(cái)務(wù)部保管，存續(xù)期超過(guò)3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)移交公司檔案室保管。

理財(cái)中心柜臺(tái)事中監(jiān)督員于營(yíng)業(yè)次日9：00前將前一天發(fā)生的需交接的業(yè)務(wù)文書(shū)、單據(jù)憑證、報(bào)表等整理完畢后交接至合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員。

合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書(shū)類檔案、憑證類檔案、報(bào)表類檔案及其他需要?dú)w檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺(tái)存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書(shū)面說(shuō)明（樣表見(jiàn)附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（三）業(yè)務(wù)檔案

業(yè)務(wù)檔案的二級(jí)門類包括：自主業(yè)務(wù)檔案和貸款業(yè)務(wù)檔案。

業(yè)務(wù)檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產(chǎn)、基建、工程項(xiàng)目資料在工程竣工驗(yàn)收結(jié)算后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。電子檔案：財(cái)會(huì)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書(shū)面說(shuō)明（樣表見(jiàn)附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書(shū)面說(shuō)明（樣表見(jiàn)附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（六）實(shí)物檔案

實(shí)物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節(jié) 歸檔要求

第九條 歸檔資料應(yīng)為原件或能夠反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況且具有查考利用價(jià)值的復(fù)印件，要求字跡、印章清晰，內(nèi)容填寫完整。

第十條 歸檔資料產(chǎn)生部室對(duì)移交公司檔案室前歸檔資料的真實(shí)、完整、有效和保密負(fù)責(zé)。第十一條 歸檔資料應(yīng)體現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的系統(tǒng)性和完整性。

第十二條 各部室經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成的檔案資料原件，必須及時(shí)移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長(zhǎng)期個(gè)人保存，任何部室或個(gè)人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據(jù)公司業(yè)務(wù)管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對(duì)于以后工作中經(jīng)常使用的檔案資料，部門應(yīng)復(fù)印或掃描一份留存。

第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應(yīng)對(duì)不符合要求的歸檔文件資料進(jìn)行必要的修整，包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊等。

部室檔案管理員有權(quán)拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經(jīng)辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時(shí)，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、接收人雙方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時(shí)，應(yīng)保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內(nèi)容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達(dá)到歸檔要求的，公司檔案員有權(quán)拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負(fù)責(zé)人、接收人三方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)檔案資料齊全、歸檔及時(shí)、保管有序。

第四節(jié) 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進(jìn)行整理。

資金貸款成立檔案，由合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)檔案，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部和貸款財(cái)務(wù)部檔案管理員進(jìn)行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進(jìn)行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進(jìn)行分類、排序、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行進(jìn)一步的修整，包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁(yè)次、防止文件張頁(yè)丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進(jìn)行排序。

2、裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁(yè)文件左、下側(cè)對(duì)齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無(wú)酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護(hù)的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復(fù)式分類法，即保管期限——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按分類，再在下按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅(jiān)持“事由”原則，即將同一事由的相關(guān)文件排列在一起。“事由”指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。在分類方案的最低一級(jí)類目中按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號(hào)

1、件號(hào)：指室編件號(hào)，即歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目中的排列順序號(hào)。如采用“保管期限——機(jī)構(gòu)”分類，室編件號(hào)就應(yīng)在同一保管期限同一的一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)從“1”開(kāi)始逐件流水編號(hào)。

2、編號(hào)項(xiàng)目：在文件首頁(yè)上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫相關(guān)內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號(hào)、全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、、保管期限、室編件號(hào)等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。編制目錄以“件”為單位進(jìn)行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊(cè)。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等。

3、填寫備考表：包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關(guān)內(nèi)容輸入微機(jī)，并校對(duì)、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節(jié) 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據(jù)檔案類別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的、對(duì)公司的建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對(duì)公司具有利用、查考價(jià)值的，應(yīng)酌情確定長(zhǎng)期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務(wù)文書(shū)，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清查核對(duì)，保證賬物相符，對(duì)破損和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲(chóng)、防有害生物、防污染等防護(hù)設(shè)施。庫(kù)房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對(duì)濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內(nèi)禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無(wú)關(guān)人員擅自出入，禁止任何外來(lái)人員入內(nèi)。

第六節(jié) 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱、復(fù)印、借出檔案材料，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；電子復(fù)制須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；取走原件，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)。理財(cái)中心和合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財(cái)會(huì)檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內(nèi)，如需借出，必須經(jīng)公司相關(guān)審批人批準(zhǔn)，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級(jí)檔案必須經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限定查閱頁(yè)數(shù)、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時(shí)，公司檔案管理員必須仔細(xì)檢查核對(duì)有無(wú)缺頁(yè)、損壞，并及時(shí)做好記錄。復(fù)印的廢損檔案，必須及時(shí)銷毀。

第三十一條 外單位人員來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或司法機(jī)關(guān)證明，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司有關(guān)部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內(nèi)容。

第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在公司負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室、審計(jì)部和相關(guān)部室組成鑒定小組共同進(jìn)行，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

第三十四條 銷毀檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責(zé)任者形成的或其他部室向本部室移交的應(yīng)歸檔案室保管資料的原件或復(fù)印件，以及其他對(duì)本部室處理業(yè)務(wù)有一定參考作用的資料等。

經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即將相關(guān)資料復(fù)印件留存，并將原件及復(fù)印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關(guān)部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復(fù)印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務(wù)類別分類，以戶為單位，按時(shí)間順序排列，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負(fù)責(zé)建檔登記，并定期檢查復(fù)核檔案目錄與材料是否相符，同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)外查閱的登記事宜；部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負(fù)責(zé)人應(yīng)保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時(shí)間。

第三十七條 部室檔案利用應(yīng)填寫《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務(wù)結(jié)束后2年，個(gè)別檔案根據(jù)業(yè)務(wù)需要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。各部室檔案管理員應(yīng)在每年三月份前對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案資料登記造冊(cè)，報(bào)部室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司組織進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關(guān)部室及人員進(jìn)行監(jiān)銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計(jì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

第四章 歸檔督辦與復(fù)核

第一節(jié) 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應(yīng)隨時(shí)提醒督促業(yè)務(wù)人員將辦理完畢的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)辦理情況，督促并檢查業(yè)務(wù)人員對(duì)應(yīng)歸檔資料進(jìn)行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對(duì)各部室歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應(yīng)歸而未歸檔案明細(xì)，在公司辦公平臺(tái)上進(jìn)行公示，將公示結(jié)果計(jì)入合規(guī)績(jī)效考核，進(jìn)行扣分管理。

第二節(jié) 歸檔核對(duì)

第四十三條 各部室檔案員應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行復(fù)核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無(wú)遺漏事項(xiàng)，三級(jí)簽字齊全。

第四十四條 各部室負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件進(jìn)行初步的審查，確保其完整齊全，無(wú)缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關(guān)部室配合，對(duì)各部室歸檔情況進(jìn)行檢查與核對(duì)。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與印章管理員的用印文書(shū)登記表進(jìn)行核對(duì)，查找已用印但未歸檔文書(shū)，做好登記與催收。以上核對(duì)每月進(jìn)行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與審計(jì)部綜合統(tǒng)計(jì)員業(yè)務(wù)發(fā)生額表進(jìn)行核對(duì)，逐筆業(yè)務(wù)核對(duì)檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對(duì)半年進(jìn)行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規(guī)績(jī)效考核結(jié)果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時(shí)歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

第四十七條 凡未及時(shí)歸檔、未及時(shí)備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)公司檔案的具體管理工作；理財(cái)中心和貸款財(cái)務(wù)部專門配備檔案柜，分別負(fù)責(zé)自貸款計(jì)劃成立至貸款項(xiàng)目清退期間的資金貸款推介檔案和財(cái)會(huì)檔案的管理；部室設(shè)（專）兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級(jí)檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強(qiáng)責(zé)任心和保密意識(shí)，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業(yè)務(wù)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理同時(shí)適用本辦法和《理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。

第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開(kāi)辦的業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。