第一篇：如何做一個(gè)好秘書

如何做一個(gè)好秘書

什么叫秘書？按照詞典的解釋，曰：“掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統(tǒng)的解釋。在現(xiàn)代社會，你會發(fā)現(xiàn)，“秘書”一詞,其應(yīng)用的范圍十分廣泛，在各種媒體上，這個(gè)詞的出現(xiàn)率極高，可以說每日每時(shí)，隨處可見。但是要成為一個(gè)好的秘書，并不是那么容易的事，接下來就讓我為大家講一下如何成為一名好的秘書。身為秘書，在工作中應(yīng)注意的問題：

1.與上司關(guān)系的處理

秘書地位的特殊性，很多時(shí)候會尷尬。因此，要與上司成為朋友，但不能親密無間，太隨便，或是輕視上司，這是根本性的錯誤；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默無聞，讓他感到你的存在，但非無所不在。

體諒上司的勞苦，分擔(dān)他的壓力。要觀察細(xì)致，盡可能考慮周到。

不急于表功。要把功勞讓給上司，表面上他可能會謙虛一番，私下底他會對你存有好感。不忙著提建議。你的建議都表明對上司目前工作運(yùn)作的不滿，所以要選擇好時(shí)間場合，才會有助于問題的解決。

不依靠上司，要保持工作積極態(tài)度，主動幫助、輔佐上司，要有相應(yīng)的獨(dú)立性。

2．與工作人員關(guān)系協(xié)調(diào)

要和同事們和平共處，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。要有合作精神，主動幫助同事，消除隔閡，創(chuàng)造和睦的工作氣氛。要寬容體諒他人，不強(qiáng)求別人。不同的人能力素質(zhì)不同，要善待世事。要勇于承擔(dān)責(zé)任。這一點(diǎn)很重要，工作中難免有錯誤，“心底無私天地寬”，有了問題能勇于承認(rèn)錯誤和承擔(dān)責(zé)任，反而會得到別人的原諒和敬重。

此外，秘書的禮節(jié)、儀表、服飾和幽默感會影響到你公司的文化氛圍、職員們的精神面貌等諸多方面，不能簡單敷衍了事

同時(shí)，好的秘書會做到：

一、如何陪伴領(lǐng)導(dǎo)：要若即若離，要在領(lǐng)導(dǎo)的視線范圍內(nèi)，不要讓領(lǐng)導(dǎo)在需要時(shí)看不到秘書。注意觀察領(lǐng)導(dǎo)的眼神、手勢地，在大場合要反應(yīng)靈敏，行動迅捷。

二、落落大方，不卑不亢，可以點(diǎn)頭，不要哈腰。做到熱情有度，穩(wěn)健為本。太過于熱情，有時(shí)會損害領(lǐng)導(dǎo)形象。

三，要掌握分寸。如領(lǐng)導(dǎo)上主席臺不需要攙扶，否則別人以為領(lǐng)導(dǎo)身體不好或者太年邁、給本校領(lǐng)導(dǎo)特別是自己人開車門不需要用手遮擋，遞茶送水經(jīng)先賓后主。

四、要做到心中有數(shù)。比如跟誰做什么事情，對象是什么，程序是什么，內(nèi)容是什么，不能一問三不知，適當(dāng)?shù)牡胤揭o領(lǐng)導(dǎo)提個(gè)醒。比如領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿件等有關(guān)材料要隨時(shí)準(zhǔn)備一份，對領(lǐng)導(dǎo)活動的位置要事先了解情況。

五、要注重儀表，大方得體。

秘書不但要有良好的工作能力，還要有良好的素質(zhì)

1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

2、心理素質(zhì)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對社會充滿仇恨的人，一個(gè)喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

3、思想素質(zhì)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一個(gè)國際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責(zé)任感。

在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)外形勢，就在我們身邊，就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個(gè)朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了；昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一個(gè)熟人因腐敗問題露餡，進(jìn)去了…這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財(cái)了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹(jǐn)慎為好！

以上，就是我對如何做好一個(gè)好秘書的理解。

第二篇：如何做一個(gè)好的高級秘書

如何做一個(gè)好的高級秘書

先來看看初級秘書、中級秘書、高級秘書的主要職責(zé)。

一、初級秘書

一、協(xié)調(diào)上司的工作

主要工作如下:

接聽電話、上傳下達(dá)

使用辦公軟件，打字制表、制作PPT

使用各類辦公用具，例如傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦等使用互聯(lián)網(wǎng)

管理檔案、文件等

接待

其他事務(wù)性的簡單工作

二、中級秘書

分擔(dān)上司工作

主要工作如下:

起草公文、文件及其他需要的文字工作

溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系

管理上司工作日程

組織、召集相關(guān)的會議

收集相關(guān)信息資料等

公司內(nèi)、外簡單事務(wù)的處理

語言要求

三、高級秘書

管理、參謀、支持上司工作

主要工作如下

安排管理上司的工作時(shí)間

溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系

主持大型商務(wù)、文化活動

信息的處理與分析

對公司內(nèi)外經(jīng)營、管理事務(wù)提供參謀和決策支持。

語言要求

上面說了初級秘書、中級秘書、高級秘書的主要職責(zé)，下面來說下如何成為一名出色的高級秘書。

1、如何做好上司的參謀工作？

把上司的事當(dāng)成自己的事來處理，把問題提出來成為上司的問題，功勞不應(yīng)該只是你一個(gè)人的。

2、如何安排管理上司的工作時(shí)間

要考慮的是如何節(jié)約上司的時(shí)間，不管是約請人，還是接受人的約請，事先都要把約會的時(shí)間等細(xì)節(jié)問題安排好。

3、如何處理各種關(guān)系的溝通和協(xié)調(diào)工作？

(1)、信息的明確性

(2)、信息接收的效率性

(3)、信息傳播

(4)、信息傳播渠道多樣性

如何主持大型商務(wù)、文化活動？

等等我這里就不一一解釋了，有興趣的朋友可以聽聽敦平講師的行政文秘課程高級秘書行政助理綜合技能全面提升課程。

以上就是本文的內(nèi)容，希望對大家有所幫助。原創(chuàng)作品，轉(zhuǎn)載請注明出處。

第三篇：如何做一個(gè)好秘書(結(jié)合魏征來說)

如何做一個(gè)好秘書

什么是秘書？按照詞典的說法是：“掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員”。但我認(rèn)為這僅僅只是初級秘書的含義，要做一名好秘書，要走的路還很遠(yuǎn)，下面我將結(jié)合魏征的幾個(gè)故事來闡述下我的觀點(diǎn)：

一、擇明主，建立信任

一個(gè)好的秘書，懂得選擇好的上司。對于能人，必當(dāng)極力輔佐。魏征原始太子的門客，適逢玄武門之變，唐太宗李世民由于早就器重他的膽識才能，非但沒有怪罪于他，而且還把他任為諫官之職，并經(jīng)常引入內(nèi)廷，詢問政事得失。魏征喜逢知己之主，竭誠輔佐，知無不言，言無不盡。

二、團(tuán)結(jié)集體，是以大局為重

一個(gè)好的秘書不能以自己的私利為先，要考慮到集體的利益。

魏征曾諫唐太宗：“我聽說君臣之間，相互協(xié)助，義同一體。如果不講秉公辦事，只講遠(yuǎn)避嫌疑，那么國家興亡，或未可知。”并請求唐太宗要使自己作良臣而不要作忠臣。他認(rèn)為使自己身獲美名，使君主成為明君，子孫相繼，福祿無疆，是為良臣；使自己身受殺戮，使君主淪為暴君，家國并喪，空有其名，是為忠臣。以此而言，二者相去甚遠(yuǎn)。

三、察言觀色、善于言表

好的秘書善于觀察事物，當(dāng)他發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的錯誤時(shí)，不會當(dāng)面斥責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，或許暗地里有所建議，或許采用其他方式旁敲側(cè)擊。

有一次唐太宗得到了一只上好的鷂鷹，把它放在自己的肩膀上，很是得意。但當(dāng)他看見魏征遠(yuǎn)遠(yuǎn)地向他走來時(shí)，便趕緊把鳥藏在懷中。魏征故意奏事很久，致使鷂子悶死在懷中。

想想看，若是魏征當(dāng)面斥責(zé)唐太宗玩物喪志，那會如何？不僅會疏遠(yuǎn)君臣關(guān)系，還會時(shí)唐太宗產(chǎn)生逆反心理，不聽其建議。

四、體察下情

好的秘書要以大局為重，不能只是討好領(lǐng)導(dǎo)。

貞觀六年，群臣都請求唐太宗去泰山封禪。藉以炫耀功德和國家富強(qiáng)，只有魏征表示反對。魏征以勞民傷財(cái)，引外敵窺視為由，使唐太宗罷免了封禪之事。一個(gè)好的秘書不僅要學(xué)會做事，更要學(xué)會人情世故，不能獨(dú)善其身，要懂得和諧集體氣氛，為領(lǐng)導(dǎo)分憂，還要善于指出領(lǐng)導(dǎo)的不足之處，引導(dǎo)集體健康發(fā)展。這就是我對一個(gè)好秘書的初步理解。

第四篇：《如何做一個(gè)好秘書》課程大綱20100929版

《如何做一個(gè)好秘書》課程大綱

課程名稱：《如何做一個(gè)好秘書》 培訓(xùn)講師：馬龍

課程對象：文員、秘書等文職類人員

課程背景：本課程為秘書系列培訓(xùn)課程之一，針對于如何做一個(gè)好秘書展開。主要是讓學(xué)員

認(rèn)知作為秘書應(yīng)有的職責(zé)、素質(zhì)和所扮演的角色及自身定位，讓秘書明白作為一 個(gè)好秘書的標(biāo)準(zhǔn)和如何養(yǎng)成良好的思維習(xí)慣。

課程目標(biāo)：

1.認(rèn)識秘書的角色定位；

2.熟悉秘書的崗位職責(zé)和素質(zhì)要求； 3.掌握不同階段秘書的特征和好秘書的標(biāo)準(zhǔn)； 4.掌握養(yǎng)成好的思維習(xí)慣的方法。

課程長度：3H

授課方式：講授+小組討論+視頻教學(xué)+案例分析+實(shí)操演練

第一單元：秘書的角色認(rèn)知

一、秘書工作的意義

二、秘書的角色認(rèn)知

1.文員 2.管理者助手

三、秘書的功能和定位

六、文檔管理

七、信息管理

八、負(fù)責(zé)以下單項(xiàng)職責(zé)

1.輔助工作計(jì)劃管理 2.輔助人力資源管理 3.輔助財(cái)務(wù)管理 4.部門文檔和信息管理 5.部門固定資產(chǎn)管理等

一、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行資源管理

二、建立良好的工作關(guān)系

三、培訓(xùn)指導(dǎo)新入司文員

四、起草制度、流程及表單

五、組織會議、活動

第二單元：秘書的崗位職責(zé)

第三單元：秘書的素質(zhì)要求

一、服務(wù)意識

二、溝通協(xié)調(diào)

三、計(jì)劃組織

四、敬業(yè)精神

第 1 頁-共 2 頁

五、團(tuán)隊(duì)精神

六、成就導(dǎo)向

8.八段秘書：追結(jié)果 9.九段秘書：做流程八、九段助理的最高境界：領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃！

第四單元：秘書也有三六九等之分

一、秘書工作的八大模塊

1.辦公自動化管理 2.文檔管理 3.公文寫作 4.信息管理 5.溝通協(xié)調(diào) 6.會議管理（舉例）7.接待工作 8.日常事務(wù)（舉例）

二、會議管理（舉例）：

? 打完電話就可以了嗎？ 1.一段秘書：發(fā)通知 2.二段秘書：抓落實(shí) 3.三段秘書：重檢查 4.四段秘書：勤準(zhǔn)備 5.五段秘書：細(xì)準(zhǔn)備 6.六段秘書：做記錄 7.七段秘書：定責(zé)任 8.八段秘書：追結(jié)果 9.九段秘書：做流程

三、你想做九段秘書嗎？

四、總結(jié)：初、中、高級秘書做什么？

五、優(yōu)秀秘書的思維模式

六、5WHY+1HOW管理工具

1.5WHY理論

2.5WHY案例：為什么機(jī)器停了？ 3.5WHY的分布層次

七、日常事務(wù)（舉例）：

? 秘書工作也可以做得有意義！1.一段秘書：遞資料 2.二段秘書：排行程 3.三段秘書：作提醒 4.四段秘書：匯工作 5.五段秘書：做分析 6.六段秘書：幫匯總 7.七段秘書：追措施

第五單元：最佳模式的共同探討

一、公司對秘書的期待和勉勵

二、互動問答

第 2 頁-共 2 頁

第五篇：淺談如何做一個(gè)成功的秘書（推薦）

淺談如何做一個(gè)成功的秘書

何藕蓮

內(nèi)容摘要：中國加入WTO后，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制逐步成熟的條件下，社會對人才提出了更高的要求。秘書人員面對這一嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，應(yīng)該以什么樣的態(tài)度去面對？文章圍繞秘書這一職業(yè)特點(diǎn)，闡明了做一個(gè)成功秘書必須做到加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)、提高業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)樂觀自信精神，并巧妙運(yùn)用工作藝術(shù)，做新世紀(jì)的高素質(zhì)的秘書人才的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：秘書 素質(zhì)

樂觀 自信 藝術(shù)

在很久以前，秘書學(xué)界就給“秘書”這一詞定了一個(gè)明確而清晰的概念：“所謂秘書，就是掌管文書并直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者全面處理事務(wù)的工作人員?！?/p>

在今天，秘書已成為世界范圍內(nèi)覆蓋面最廣的職業(yè)之一，被稱為現(xiàn)代社會的第361行。

秘書工作的從屬性、服務(wù)性、輔助性的根本性質(zhì)，決定了秘書工作的一系列特點(diǎn)。秘書工作是從屬于領(lǐng)導(dǎo)工作，秘書主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的。事無大小，只要是與領(lǐng)導(dǎo)、與上司有關(guān)的工作，都必須由秘書親自處理。所以“繁、雜、忙、累”四個(gè)字就是對秘書工作特點(diǎn)的最恰當(dāng)?shù)男稳荨Ｕ沁@一復(fù)雜的工作特點(diǎn)，它要求秘書能力強(qiáng)、素質(zhì)高、性格豁達(dá)，才能在工作中得心應(yīng)手，游刃有余，做一名成功的好助手。

現(xiàn)就如何做一名成功秘書問題做一些探討。

一、樹立遠(yuǎn)大的目標(biāo)，培養(yǎng)堅(jiān)韌的意志

秘書工作是培養(yǎng)、鍛煉和造就人才的搖籃，秘書雖處于輔助地位，在現(xiàn)時(shí)協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)通觀全局，運(yùn)籌帷幄，而隨著時(shí)代和事業(yè)發(fā)展需要則存在著位移的可能。因此，秘書應(yīng)站得高，望得遠(yuǎn)，樹立為社會事業(yè)獻(xiàn)身的遠(yuǎn)大目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，還必須培養(yǎng)堅(jiān)韌的意志。遠(yuǎn)大的目標(biāo)，堅(jiān)韌的意志是秘書人員心靈的護(hù)衛(wèi)和保障。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價(jià)、任何犧牲都要達(dá)到其目標(biāo)的決心、恒心、信心，就是堅(jiān)韌的中心意志。它是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。具有堅(jiān)韌的意志，不但是一切成就大事業(yè)的人們的心理特征，而且也是平凡崗位上默默無聞，不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特征。做一件事，完成某項(xiàng)工作，能否有不達(dá)目的不肯放手的勁頭和毅力，是評判秘書是否具備堅(jiān)韌的意志力的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。所以，秘書既要能隨眾而向前，順利時(shí)肯努力奮斗。又要能在別人都已退出，或者都已向后轉(zhuǎn)的情況下，具有這種始終如一的中心意志，工作有始有終，不畏艱難，不被眼前的逆境所嚇倒，兢兢業(yè)業(yè)，滿懷信心，勝利到達(dá)理想的彼岸。

二、培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力

秘書人員工作的全面性、活動的寬廣性及其角色的多變性，除了應(yīng)具備一般管理干部的素質(zhì)之外，還必須具備與秘書本質(zhì)工作的性質(zhì)、任務(wù)相應(yīng)的更高的要求，其中尤以“德”、“謀”、“書”為最基本素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。

(一)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

秘書工作涉及面廣，要做“通才型”的秘書，不論哪個(gè)方面的知識都要懂一些。因此，在日常工作中要盡量博聞強(qiáng)記，盡可能掌握、熟悉本專業(yè)內(nèi)外的各類知識，如法律、公共關(guān)系、文學(xué)、藝術(shù)、數(shù)理等。而隨著對外聯(lián)系的加強(qiáng)，涉外秘書除了要懂得上述知識外，還必須了解中外思維方式的差異，了解中外風(fēng)俗的不同，更要學(xué)習(xí)中外文化知識。這樣在處理對外事務(wù)中就會更得心應(yīng)手。

(二)培養(yǎng)德能

“德才兼?zhèn)?以德為重”。一個(gè)秘書人員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿 腹經(jīng)綸”、“張良之才”,也不能算是一個(gè)合格的秘書。秘書必須不為名,不為利,任勞任怨,甘當(dāng)無名英雄。要有廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的本色,忍辱負(fù)重、任勞任怨的工作態(tài)度, 還必須誠實(shí)正直、心明步正,謙虛謹(jǐn)慎、兢兢業(yè)業(yè),恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機(jī)密，互相補(bǔ)臺、競而不妒。

(三)提高謀劃能力

首先,要有正確的角色意識。不可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范,做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,又不迷信盲從,始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責(zé)。其次,要深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。必須準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，經(jīng)過深思熟慮,形成有價(jià)值的參謀意見。第三,注重進(jìn)言技巧。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征,選擇適當(dāng)場合和最佳時(shí)機(jī), 從要害切入,用委婉、含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。

(四)提高寫作能力

擅長書寫文稿,應(yīng)該是秘書人員最起碼的素質(zhì)要求。為了綜合提高秘書人員的文稿質(zhì)量,要特別注意“四抓”:一抓練內(nèi)功。拓寬知識面并在實(shí)踐中學(xué)習(xí),邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊提高,使撰寫的文稿血肉俱全;向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)的構(gòu)思、處理問題時(shí)的技巧,使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語言、工作方式達(dá)到“同頻共振”;向同事學(xué)習(xí),取人之長,補(bǔ)已之短,努力做一個(gè)“通才”、“全才”。二抓鍛煉增能力。盡可能地深入調(diào)查研究,吃透“下情”,廣泛涉獵第一手資料。三抓借鑒采眾長。一方面,要求秘書人員要經(jīng)常博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經(jīng)常赴各地學(xué)習(xí)考察,解放思想,開闊視野,增長見識、才干。四抓管理促效率。建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化、抓好目標(biāo)管理。

三、培養(yǎng)樂觀自信精神

秘書要想在這一行業(yè)中有所作為，就要有一個(gè)健康，堅(jiān)強(qiáng)地心理素質(zhì)。我認(rèn)為，在秘書必須具備的心理素質(zhì)要求中，樂觀、自信是最重要的。樂觀的人能以開朗的心態(tài)積極面對來自社會上工作上的壓力；而自信的人則能在工作中，交際中得心應(yīng)手，表現(xiàn)出色。充分發(fā)揮出秘書人員的作用和魅力。那么，我們秘書人員又應(yīng)如何提高我們的自信力呢？

(一)“最壞的”思想準(zhǔn)備

當(dāng)你工作受挫或環(huán)境不利時(shí)，難免會有心灰意冷、悲觀失望的感覺。在這種情況下，你干脆勇敢地用“最壞的”“最糟的”來表述你的境況，你若能想到“現(xiàn)在是我打爛仗到達(dá)了頂點(diǎn)，以后再也不會有比這更糟糕了吧！”那么你的心理就會安定下來，這將有助于你松弛大腦，輕松起來。心理上的良性變化，能有效振奮精神，遏制惡劣情緒擴(kuò)張，促進(jìn)事態(tài)好轉(zhuǎn)。

(二)保持斗志、堅(jiān)信“天生我材必有用”

體驗(yàn)失敗會使人產(chǎn)生挫折感，使人銳氣大減，甚至覺得處處不順，路路不通，以致產(chǎn)生心理上的“退行現(xiàn)象”。為使自己不陷入“退行現(xiàn)象”，在遇到挫折或失敗時(shí)，首先應(yīng)客觀地把握現(xiàn)狀，面對現(xiàn)實(shí)，找準(zhǔn)矛盾的焦點(diǎn)，理出事情的頭緒來。在此基礎(chǔ)上，要不斷地對自己說：“天無絕人之路?！比缓?，向最信賴的人傾訴自己的感受，有發(fā)泄、商談的對象，回旋余地就大了，就會得到鼓勵，增添勇氣，而不會未行先怯，信心不足。

(三)正視、克服自己的缺點(diǎn)

正視自己的缺點(diǎn)，積極的自我評價(jià)，是內(nèi)心的自我鼓勵和激發(fā)。古人要求“日參省乎已”作為修身養(yǎng)性的根本，高爾基也強(qiáng)調(diào)：“反省是一面瑩澈的鏡子，它可以照見心靈上的玷污點(diǎn)?！?只有反省才會清楚地看到自己身上的 正誤之處，從而堅(jiān)決地強(qiáng)制克服一切弱點(diǎn)，做到自尊、自愛，樹立信心，穩(wěn)定情緒。

四、巧妙使用工作藝術(shù)

秘書工作的性質(zhì)，表現(xiàn)在技能與技巧的運(yùn)用上面。要想做一名好秘書，不僅僅要懂得秘書應(yīng)具備的常規(guī)知識，還要懂得一系列工作藝術(shù)，才能錦上添花，工作起來游刃有余。那么，怎樣體現(xiàn)秘書工作的藝術(shù)呢？

(一)因“人”而異藝術(shù)

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的性格類型，內(nèi)向性格的領(lǐng)導(dǎo)，喜歡獨(dú)自思考問題與辦理事務(wù)；外向性格的領(lǐng)導(dǎo)，善于人際交往，喜歡同別人一起商量工作。對待前者，秘書最好是在事前當(dāng)參謀，事后做助手，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在獨(dú)立思考的時(shí)候，就不參謀了，否則，就會干擾他的思考。對待后者，要及時(shí)協(xié)助他組織人員共同商量工作，秘書要有分寸地參與其中，發(fā)揮參謀和助手作用。

(二)變被動為主動藝術(shù)

秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進(jìn)行上下、左右、前后同步運(yùn)行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看秘書的工作藝術(shù)。有四個(gè)方面：一是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個(gè)時(shí)期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項(xiàng)；三是領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，領(lǐng)導(dǎo)的意圖，加以理解、完善和落實(shí)，四是積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個(gè)方面的基礎(chǔ)，工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一致的認(rèn)識，才有共同情感和語言，商量工作時(shí)，補(bǔ)充和修正的意見，才能提到點(diǎn)子上。

(三)調(diào)換角度藝術(shù)

秘書工作起上下達(dá)情、左右疏通作用。上下達(dá)情，就是調(diào)換角度的藝術(shù)。在下達(dá)的時(shí)候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報(bào)的時(shí)候，要站在下級角度，把下情不貪地說得明明白白。

現(xiàn)實(shí)工作中，上下級領(lǐng)導(dǎo)不論是在看的觀點(diǎn)上，還是在解決問題的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上面，都會存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的，可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結(jié)合點(diǎn)，與秘書日常的及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。秘書與兩級領(lǐng)導(dǎo)都不存在差異，才能去做協(xié)調(diào)上下級的差異的工作，縮小或化解上下級的差異，取得認(rèn)識一致。

(四)接待藝術(shù)

接待的對象是找上門來的同志，其層次有別，事項(xiàng)的輕重有別。秘書對來者要有正確的認(rèn)識和態(tài)度，它是秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順工作，幫助下級或群眾解決問題的機(jī)會，也是提高協(xié)調(diào)和社交能力的機(jī)會。秘書人員要講究工作藝術(shù)，對來者都要熱情接待，給予關(guān)照協(xié)助。來者是辦事的，不是走親訪友。因此，接待的重點(diǎn)也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準(zhǔn)，將來者要辦的事情弄清楚，然后進(jìn)行歸類，屬于哪個(gè)部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況：一是屬于領(lǐng)導(dǎo)審批和需要急辦的事項(xiàng)，要立即協(xié)助來者找主管領(lǐng)導(dǎo)辦理；如果領(lǐng)導(dǎo)不在一時(shí)又找不著，可將事留下，抽空再找領(lǐng)導(dǎo)，有了結(jié)果馬上轉(zhuǎn)告；二是屬于職能部門管理的事項(xiàng)，協(xié)助來者找職能部門辦理；三是涉及多方面的事項(xiàng)，應(yīng)以開會方式解決為好，就建議領(lǐng)導(dǎo)主持開會，召集有關(guān)方面人員參加，統(tǒng)一安排布置，妥善處理。

接待工作是代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行的，應(yīng)該注意機(jī)關(guān)的良好形象，克服那種“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的作風(fēng)。對來者的態(tài)度要冷靜、謙和、誠摯，要有好風(fēng)度、好品德。對一些纏身棘手的事項(xiàng)。也要有耐力。不能以煩 對火，以火對暴，把事情弄僵了。接待過程中，應(yīng)注意語言藝術(shù)和應(yīng)變能力，應(yīng)變能力要通過語言藝術(shù)表達(dá)出來。接待的語言有章可循，對平級或下級的同志，其語言的基調(diào)是謙虛磋商供的口氣；但又不能離開大原則。對上級的語言基調(diào)則是多用請示報(bào)告、探詢的口氣，且不可不懂裝懂。

進(jìn)入21世紀(jì)，各國間的聯(lián)系越來越密切，世界經(jīng)濟(jì)逐漸一體化。我國在加入WTO后參與到世界的競爭中，越來越多的政府組織和中國企業(yè)強(qiáng)烈的意識到：人才是提高我國綜合國力的根本；人才是企業(yè)參與競爭的關(guān)鍵；人才直接決定競爭優(yōu)勢的強(qiáng)弱。

面對這一激烈競爭，秘書人員必須審時(shí)度勢，不斷提高自身的素質(zhì)。以樂觀的精神和自信的態(tài)度投入到工作中去，從容面對社會發(fā)展所遇到的挑戰(zhàn)，只有知識能力素質(zhì)和心理素質(zhì)一起提高了，才能在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的浪潮中乘風(fēng)破浪，在工作上取得驕人成績。這樣的秘書，才能成為新世紀(jì)、新經(jīng)濟(jì)、新發(fā)展下的高素質(zhì)的秘書人才。參考文獻(xiàn)：

① 《公務(wù)秘書學(xué)》董繼超主編 黑龍江科技出版社 1989

年。

②《關(guān)于干部工作的若干問題》 陳云同志 1940年 起草的。③《中外名人名言選編》 華廈出版社 1988年版 第70頁。

④《現(xiàn)代秘書學(xué)通論》 王熙梅、王景清主編

海洋出版社

1993年版