第一篇：秘書學(xué) 秘書實務(wù)教學(xué)案例：這樣的秘書工作還有未來嗎？
這樣的秘書工作還有未來嗎？
小劉是某縣政府辦的一名秘書，從2002年工作至今，縣長大會小會上的講話稿多出自他手。每次小劉起草好的稿子都是先呈送政府辦項主任審閱把關(guān)，待修改到項主任點頭認(rèn)可的時候，再由項主任送到領(lǐng)導(dǎo)案邊。平時，小劉很注意與領(lǐng)導(dǎo)、同事搞好關(guān)系，每次寫稿子都很謙虛地請教項主任。小劉希望能通過稿件給張縣長留下好印象，進(jìn)而得到提拔與重用。有幾次，小劉遠(yuǎn)遠(yuǎn)地見了張縣長，就趕緊走過去打招呼?？墒?，張縣長只是點頭示意一下就走過去了。這種近乎陌生人的冷漠讓小劉很失落。
市里即將召開經(jīng)濟工作會議，小劉很認(rèn)真地搜集相關(guān)資料，領(lǐng)會會議精神指示，想借這次捉刀講話稿的機會贏得領(lǐng)導(dǎo)的賞識。經(jīng)過反復(fù)的修改，講話稿終于得到了張縣長的批示：同意付印。會議圓滿結(jié)束，張縣長的講話很出彩，贏得了在場領(lǐng)導(dǎo)、同事的陣陣掌聲。慶功會上，項主任給張縣長敬完酒后，張縣長拍著他的肩膀說?：這幾年，你工作態(tài)度認(rèn)真，文字水平不一般，‘進(jìn)步’是遲早的事啊！?這一席話使小劉感到透心涼：?原來一直以來，張縣長根本不知道我做的這些工作呀！?
幾個月后，項主任被提拔到市委宣傳部任副部長，而小劉依然是一名普通的辦公室秘書。自此以后，小劉心灰意冷，工作起來也沒了以往的精氣神。每天小劉都按時上下班，不像以前一樣主動加班了，領(lǐng)導(dǎo)交代的事情也只是機械地去處理，敷衍了事。在一次處理政府機要文件時，由于心不在焉，小劉把一份秘密級 1的文件當(dāng)做一般性文件處理了，釀成了一場小事故，并因此受到警告處分。
以上是一道秘書招聘考試的面試題，最后的問題是：如果你是小劉，還愿不愿意做秘書工作？
劉秘書遇到的問題，也是很多剛剛走上職場的秘書可能會遇到的問題:自己覺得很辛苦，工作也很努力，最后的成果往往被別人摘取，因為想不通，所以覺得失落彷徨，甚至走向“自暴自棄”的道路。
就上述案例來看，劉秘書應(yīng)該調(diào)整一下心態(tài)。應(yīng)該看到，劉秘書寫了很多材料，每次都由項主任把關(guān)后才遞交到領(lǐng)導(dǎo)手里，所以，劉秘書就應(yīng)該承認(rèn)，在自己寫材料這條路上，某種意義上說，項主任就是自己的第一任老師，所以要心存感激之意。
當(dāng)然，項主任的做法也不是沒有問題，本來是下屬寫的材料，不能因為自己把關(guān)，就“默默無言”地把功勞歸屬于自己，而不向領(lǐng)導(dǎo)提起一線的秘書，這顯然有失公平，而且有違職業(yè)道德，但要注意到，在職場上類似項主任這樣的部門領(lǐng)導(dǎo)很多——其實，這也符合基本的人性，所以如果劉秘書看不開，苦苦糾纏于患得患失中，那只能是用別人的錯誤來懲罰自己，最后吃虧的也必然是自己。其實，社會中還有更“另類”的部門領(lǐng)導(dǎo)：功勞都是自己的，一旦出了問題，所有閃失都是下屬的。
另外，劉秘書也應(yīng)該清楚官場的規(guī)矩，項主任之所以得到提拔，領(lǐng)導(dǎo)對其“能撰寫”材料僅僅是一方面，甚至是很小的一方
面，其工作也必然有過人之處，因為看一個人的工作能力，寫作只是一方面，其他的能力，比如工作協(xié)調(diào)能力，也是很重要的一方面。退一步講，即使張縣長清楚材料是由劉秘書“捉刀”的，張縣長也會想：還是項主任指導(dǎo)有力。
舉個不很恰當(dāng)?shù)谋扔鳎诰蒲缟?，坐什么位置，都是根?jù)每個人的年紀(jì)、職務(wù)等社會地位確定的，所以，不管劉秘書是否承認(rèn)，項主任的人脈還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越自己的，而自己不過是剛剛起步而已，“多年的媳婦熬成婆”，不是沒有道理。職場是講資歷與閱歷的。再想，項主任何嘗不是從李秘書這樣的起點干起來的？所以，在年輕的時候，多干點活，吃點虧，也是一種體驗，一種鍛煉。
更何況，從項主任的角度來說，他肯定會記得劉秘書的工作能力，按照一般的常理，他都會向下任領(lǐng)導(dǎo)或者其他部門，舉薦劉秘書，也就是說，項主任高升了，提拔了，他和劉秘書不會有競爭，反倒是劉秘書成長的人脈，所以劉秘書要做到工作是，繼續(xù)和現(xiàn)在的項副部長處理好關(guān)系，在適當(dāng)?shù)臅r候，項副部長必然會大力支持自己，那么劉秘書的機會就來了。
毛澤東在《七律·和柳亞子先生》說：“牢騷太盛防斷腸，風(fēng)物長宜放眼量”。個人的成長必須和自己所處的時代，所處的環(huán)境一起率動，眼前虧未必不是播種孕育著新希望，所以劉秘書就應(yīng)該把視野放得更為開闊，不計較于眼前得失，應(yīng)該愈挫愈勇，把工作做得更扎實，更有水平，那樣肯定會被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，機會也
就隨之而來了。
所以，做好秘書工作，不但需要高智商，更需要高情商，也就是把周圍的環(huán)境打理好，把自己的人際關(guān)系處理好，進(jìn)而把工作落實好，尤其在失意的時候，把心情打理好。
魯迅曾經(jīng)說過：娜拉出走之后該怎么辦？也可以套用在這個案例上，既然項主任不是個案，那換一個工作單位，換一個環(huán)境，不但意味著工作是重新開始，而且你要面對新的“項主任”，那么以前的成績完全歸零，這樣，就更不公平了。所以，劉秘書應(yīng)該振作起來，忘掉不快，尋找新的起點。
第二篇：系教學(xué)秘書、行政秘書工作職責(zé)
系行政秘書崗位職責(zé)
行政秘書是系主任的工作助理，其任務(wù)是協(xié)助各教研室領(lǐng)導(dǎo)搞好教學(xué)行政及管理工作
1、負(fù)責(zé)系部的常規(guī)教學(xué)管理工作，參與教學(xué)活動的協(xié)調(diào)與管理。
2、負(fù)責(zé)系部的日常行政及人事管理工作。
3、負(fù)責(zé)教學(xué)文件資料、行政文件的起草、發(fā)放和歸檔工作。
4、負(fù)責(zé)學(xué)院各部門文件、通知的收發(fā)、歸檔工作，包括課程表、教學(xué)進(jìn)程表等。
5、督促教研室做好授課計劃、教師工作手冊、試卷、教師業(yè)務(wù)檔案、成績單等的收取，并登記造冊。
6、協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)檢查教學(xué)計劃執(zhí)行情況。
7、督促教研室做好實習(xí)、畢業(yè)環(huán)節(jié)相關(guān)學(xué)生資料的收取。
8、負(fù)責(zé)教師工作量的計算并保存記錄。
9、負(fù)責(zé)學(xué)期教師工作量的統(tǒng)計、教研室期初、期中、期末教學(xué)檢查表、教材選用表、教師評學(xué)表、教材評價表、系和教研室教師質(zhì)量考核表的歸檔。
10、負(fù)責(zé)考勤及報送考勤表。
11、負(fù)責(zé)外聘教師的協(xié)議、證件復(fù)印件等的保管和報送。
12、負(fù)責(zé)系內(nèi)各種用品的購置及報帳。
13、負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)取、購置、發(fā)放。
14、負(fù)責(zé)對外接待及報帳。
15、負(fù)責(zé)系固定資產(chǎn)的登記造冊。
16、完成系主任布置的其它教學(xué)管理和其它臨時性行政事務(wù)工作
17、根據(jù)評估辦的要求，按照教學(xué)評估資料目錄做好教學(xué)評估資料的收集、整理、分類、歸檔、保存。并定期檢查評估資料的保存情況發(fā)現(xiàn)問題及時報告處理。
電氣工程系
2010.2教學(xué)秘書工作職責(zé)
教學(xué)秘書是系主任的教務(wù)工作助理，其任務(wù)是協(xié)助各教研室主任搞好教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書業(yè)務(wù)上受系主任及教務(wù)處的雙重領(lǐng)導(dǎo)。
1、開學(xué)前和學(xué)期末的教學(xué)準(zhǔn)備工作
2、負(fù)責(zé)新學(xué)期校歷的領(lǐng)取和分發(fā)。
3、負(fù)責(zé)與教材部門聯(lián)系新學(xué)期的教材征訂工作，及時準(zhǔn)確填報預(yù)訂教材的清單交教材管理部門；及時通知教師領(lǐng)取教材。
4、開學(xué)前，負(fù)責(zé)向任課教師提供學(xué)生名單表，通知教師上課時間和地點。
5、學(xué)期末，負(fù)責(zé)通知本系學(xué)生上網(wǎng)選公共選修課，并協(xié)助教務(wù)處做好選課安排。
6、學(xué)期末，向教務(wù)處提供編排好的新學(xué)期教學(xué)任務(wù)書（總教學(xué)任務(wù)書和個人教學(xué)任務(wù)書），并于開學(xué)前將確定的課程表發(fā)給師生。
7、將本系不及格學(xué)生名單報教務(wù)處，并注明補考或緩考。
8、根據(jù)各專業(yè)教學(xué)計劃，協(xié)助教務(wù)處做好下學(xué)期各年級的開課計劃，嚴(yán)格按照教務(wù)處規(guī)定的時間將下學(xué)期的教學(xué)任務(wù)下達(dá)教師并上報教務(wù)處，負(fù)責(zé)此項工作的報表填寫、校對、收發(fā)、匯總。
9、根據(jù)新學(xué)期的課程及教學(xué)要求，做好新學(xué)期的教材訂購工作。
10、維護正常教學(xué)秩序，了解教師、學(xué)生上課的情況，及時處理教學(xué)過程中的突發(fā)問題，按教務(wù)處的有關(guān)規(guī)定為教師辦理停課、調(diào)課和補課手續(xù)。
11、協(xié)助系主任，在學(xué)期中期上報下學(xué)期本系任選課的開設(shè)計劃，并負(fù)責(zé)收齊任選課的課程簡介、教學(xué)大綱、授課進(jìn)度表交教務(wù)處。
12、考試的協(xié)調(diào)與成績管理
13、協(xié)助教務(wù)處做好各類考試的考務(wù)工作。
14、收齊本系學(xué)生考試、考核成績原始報表及登錄卡，并按教務(wù)處有關(guān)規(guī)定如實登錄本系學(xué)生成績總表。對無授課教師和系主任簽字的原始成績報表，教學(xué)秘書應(yīng)予以拒收。對不符合教務(wù)處成績登錄規(guī)定的報表和未注明原因的空白成績項，教學(xué)秘書應(yīng)及時要求系主任更正或補填。
電氣工程系
2012.9
第三篇：秘書實務(wù)工作案例精選與評析(全集)
秘書工作案例精選與評析
案例1：廣告公司的電話
將近年底，公司特別忙，就要召開董事會了，由于銷售大幅度滑坡，老總心情不太好。這天上午10點鐘左右，廣告公司的趙總來電話，想就明年的廣告代理問題與老總交換一下看法。老總正忙得焦頭爛額，聽秘書說趙總要談明年的廣告問題，就對秘書說了一句：?不就是明年的廣告嗎？現(xiàn)在沒時間！秘書應(yīng)該如何回答廣告公司趙總的電話？
現(xiàn)在有幾種選擇：
1.今天我們姜總時間安排得很滿，實在抽不出時間?；仡^我再給你打電話過去可以嗎？
2.您的事我們姜總基本知道，但是今天基本沒空，下次再約時間吧。
3.我們姜總正急著趕份材料，不能接電話。
4.趙總，關(guān)于明年的廣告問題，您跟我們公司企劃部的張經(jīng)理談，可以嗎？
5.我們姜總今天身體有些不舒服，有什么事您先跟我說，我再轉(zhuǎn)告他，可以嗎？ 【案例分析】秘書選1比較合適。
廣告公司和秘書的公司是合作者，因此回答趙總稱自己的老板日程安排得很滿，并詢問是否可以回頭再電話聯(lián)系，顯得有禮有節(jié)，易于對方理解和接受，雙方的良好合作關(guān)系也能得以保持。事后再向老板報告情況，待老板確定意見后再回復(fù)趙總。
選擇2，直接回絕，給客戶一個很傲慢的影響。雖然廣告業(yè)中一般都是買方市場，廣告公司求廣告主的情況較多，但是買賣雙方在人格上是平等的，何況對方是公司長期的廣告代理商，更不應(yīng)該表現(xiàn)出一種無形的優(yōu)越感，從而破壞彼此的合作關(guān)系。你可以先再不跟對方談，但要給人家一個理由以求得理解。
分析選3和選2犯同樣的錯誤，直接回絕趙總，過于生硬，顯得不禮貌，不可取。
選4這是自作聰明。姜總不是沒有時間，而是現(xiàn)在沒心情，也并沒有說不談。在這種情況下，秘書安排別人來談，這是一種自作主張、違反工作紀(jì)律的行為。
選5的回答最為糟糕。姜總并沒有身體不適，信口說姜總身體不舒服是對領(lǐng)導(dǎo)的大不敬。案例2：
用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說什么更重要
局里就要開總結(jié)會了，要對今年的工作進(jìn)行總結(jié)。還有不到一周的時間，為了保證會議順利召開，秘書處的全部人馬都集中到會議室，研究討論會議的有關(guān)文件。首先討論的是秘書處李處長給局長寫的總結(jié)報告。李處長不愧是局里的第一支筆，報告寫得洋洋灑灑，聲情并茂，令人振奮。但在征求意見過程中，秘書小周直截了當(dāng)?shù)靥岢隽俗约旱目捶?，他認(rèn)為李處長的報告中有多處統(tǒng)計數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，原因在于李處長采用的統(tǒng)計方法不正確，應(yīng)該加權(quán)處理的數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行加權(quán)處理。而李處長認(rèn)為他采用的這些數(shù)據(jù)都是下屬各個單位報上來的數(shù)據(jù)，進(jìn)行簡單的加減就可以，無須進(jìn)行其他處理?？墒?，周秘書自恃自己是學(xué)統(tǒng)計學(xué)專業(yè)的，是科班出身，堅持認(rèn)為李處長的數(shù)據(jù)處理不當(dāng)。惹得李處長很不高興，臉越拉越長，說了一聲：?大家先休息一下?，就端著茶杯出去了。趁休息期間，秘書處的老秘書張大姐過來和藹地提醒周秘書說：?小周，要注意一下提意見的方式，當(dāng)著這么多人的面，用這么肯定的語氣說李處長錯了，他會是一種什么感受?如果我是李處長，我會覺得你就跟直接罵我‘無知’一樣。所以，即使你的意見是對的，也應(yīng)該注意說話的方式。?周秘書馬上辯白說：?我沒有別的意思，只是實話實說，我這個人生來就是這樣的性格，有什么說什么，不會裝假，不會拐彎抹角。我認(rèn)為做人要正直坦白。?話音未落，張大姐嚴(yán)肅地說：?為人正直和注意說話方式是兩個不同的問題。為人正直，是指不撒謊，不欺騙，是個人道德品質(zhì)問題；而說話方式是個技巧問題，是個工作方式方法問題，兩者不能混為一談。請你記住，對于我們這些職業(yè)秘書來說，用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說些什么更重要!?
【案例思考】
1．在本案例中周秘書認(rèn)為自己是正直坦白的人，你怎么看待?秘書的正直?? 2．秘書應(yīng)該怎樣提出自己的觀點? 3．怎么理解?對于職業(yè)秘書來說，用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說些什么更重要!?? 【案例評析】
作為職業(yè)秘書，周秘書應(yīng)該用規(guī)范的職業(yè)語言標(biāo)準(zhǔn)要求自己，應(yīng)該懂得有效溝通的知識和技巧，不能像一般人那樣說話隨便，想說什么就說什么，想怎么說就怎么說，想在什么時候說就在什么時候說。秘書說話，不單純是為了表達(dá)自己的思想或情感，更主要的是為了實現(xiàn)自己的工作目標(biāo)，達(dá)到預(yù)期的溝通效果。為了達(dá)到預(yù)期的溝通效果，就必須注意說話的方式和選擇恰當(dāng)?shù)臏贤〞r機，特別是提意見的方法和時機。如果你提意見的方法和時機不正確，那么，即使你意見的內(nèi)容再正確，也是正確的錯誤。對于職業(yè)秘書來說，用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說些什么更重要!
案例3：如此露臉 年輕的小王大學(xué)畢業(yè)以后，應(yīng)聘到一家規(guī)模很大的貿(mào)易公司的杭州分公司工作。憑著他的聰明和能力，經(jīng)過一段時間的努力，他被分公司的李經(jīng)理看中，調(diào)到經(jīng)理辦公室當(dāng)秘書，王秘書干得倒也有聲有色。這些天王秘書很興奮，因為幾天后總公司的張副總經(jīng)理要來他們分公司視察工作。由于他工作出色，人又機靈，李經(jīng)理點名讓他陪同一起向張副總經(jīng)理匯報工作。王秘書心想機會來了，他要精心準(zhǔn)備一番，一定要在副總經(jīng)理面前好好表現(xiàn)一把，不光讓李經(jīng)理臉上有光，說不定借此以后還可以調(diào)到總公司工作。所以，在張副總經(jīng)理視察其間，王秘書總是搶著介紹公司某些具體情況，侃侃而談，娓娓道來，從現(xiàn)狀到未來發(fā)展趨勢、從具體工作到宏觀評價無一遺漏。對自己了解得不太準(zhǔn)確的情況，也能靈機一動，迅速做出匯報。對張副總經(jīng)理給公司布臵的任務(wù)，王秘書也毫不猶豫地承諾下來。視察結(jié)束后，王秘書還給張副總經(jīng)理留了名片，表示今后張副總要辦什么事，無論公私，都可以直接找自己。送走張副總經(jīng)理以后，王秘書對自己的表現(xiàn)有些沾沾自喜，可是，他發(fā)現(xiàn)李經(jīng)理的臉色有些不對頭，并沒有表揚他，只說了一句：?辛苦了。?過了幾天，王秘書被調(diào)到銷售科當(dāng)業(yè)務(wù)員去了。他怎么也沒有想到會是這個結(jié)果，郁悶極了。
【案例思考】
1．王秘書在接待工作中的表現(xiàn)合適嗎?’ 2.王秘書在整個接待工作中應(yīng)該怎么做? 3．經(jīng)理事后調(diào)王秘書去銷售科當(dāng)業(yè)務(wù)員，你是怎么看待這件事的? 【案例評析】
王秘書該郁悶，他的接待工作越位了，搶了領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)頭，喧賓奪主。作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書在工作中應(yīng)該有積極主動的精神，輔佐自己的領(lǐng)導(dǎo)做好接待的準(zhǔn)備工作，并在接待的過程中做好服務(wù)和補充工作。但是，秘書永遠(yuǎn)不是主角，是領(lǐng)導(dǎo)背后的影子，對自己的工作和職權(quán)都必須有清醒和明確的界定。王秘書由于忽視對自己工作和職權(quán)的界定，?積極主動?過頭，出現(xiàn)?越位?現(xiàn)象。在接待上級領(lǐng)導(dǎo)過程中，一是匯報工作越位，本來應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)來匯報的情況，他搶先匯報；二是表態(tài)越位，超越自己的身份，胡亂表態(tài)。在工作中，秘書熱情過高造成工作越位，只要不是?武大郎?式的領(lǐng)導(dǎo)，一般還不會過于計較，但秘書必須嚴(yán)格把握好自己，因為熱情過高，表現(xiàn)欲過強而造成工作越位，往往會在不知不覺中干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)范圍，這對于領(lǐng)導(dǎo)來說，是絕對不能容忍的。如果秘書經(jīng)常犯這樣的毛病，領(lǐng)導(dǎo)就會設(shè)法來?制裁?你，最直接的做法就是請你另謀高就。
案例4：真實的謊言
公司近一段時期以來氣氛比較沉重，暗潮洶涌，進(jìn)入一個非常微妙的時期。因為每年到這個時候，都要進(jìn)行例行的人事調(diào)整。但是，這些天秘書張靜的辦公室卻很熱鬧：一會兒財務(wù)部李經(jīng)理過來轉(zhuǎn)了一圈；一會兒公關(guān)部周經(jīng)理也借故來了一趟；一會兒研發(fā)部經(jīng)理打來電話，張靜詢問他有什么事情，他也沒說出所以然來。不了解內(nèi)情的人可能會覺得很奇怪，但是對于經(jīng)驗豐富的張秘書來說，卻見怪不怪了。她心里很明白，這些部門經(jīng)理之所以總往她這兒跑，就是因為她是總經(jīng)理秘書，近水樓臺先得月，知道一些關(guān)于人事調(diào)動的內(nèi)幕消息，想事先從她這兒打聽一些消息，但既然他們不好意思明說，她也樂得假裝糊涂。中午在餐廳吃飯的時候，銷售部的田科長端著飯菜來到她對面坐下。寒暄了幾句，就話鋒一轉(zhuǎn)問道：?小張，咱們平時關(guān)系不錯，我就不拐彎抹角了，能跟我透點消息嗎?這次我們銷售部的人事是怎么變動的?咱們總經(jīng)理很信任你，有機會的話，幫我在總經(jīng)理面前多說幾旬好話。?張秘書一聽，該來的還是來了，望著田科長期望的眼神，她卻只能回答：?對不起，田科長，我不太清楚。?田科長對她的回答有點失望，不高興地說：?你不知道誰知道，是不想告訴我吧!?張靜只好說：?田科長，我真的不知道。所有人事方面的文件都是人力資源部做的，不是我起草的。?其實，張秘書說的話一半是真的，一半是假的。文件是人力資源部起草的不錯，但是在經(jīng)過她的手送給總經(jīng)理的時候，她看到了里面的內(nèi)容。接下來，田科長只好轉(zhuǎn)移了話題，閑聊幾句就悻悻地走了。看著田科長的背影，張秘書也有些難過，人事調(diào)整對于田科長這些男性的中層干部影響較大。但是，職場的生存環(huán)境就是這么殘酷，作為職業(yè)秘書，她必須嚴(yán)守不泄露秘密這條最基本的職業(yè)道德，否則，她的飯碗也就不知什么時候被砸掉了。
【案例思考】
1．張秘書拒絕透露人事調(diào)動內(nèi)幕消息，會因此得罪田科長嗎?你認(rèn)為接下來她應(yīng)該怎樣與田科長相處? 2．秘書是否應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)面前幫她喜歡或?qū)λ袔椭娜嗣姥? 3．張秘書明明知道人事調(diào)動的內(nèi)容，她卻說不知道，你認(rèn)為她是個誠實的人嗎?你怎樣看待秘書的誠實? 4．你認(rèn)為張秘書為什么樂意假裝糊涂? 【案例評析】
張秘書的做法是聰明的，所有的組織都有自己內(nèi)部的規(guī)章制度，所有的職業(yè)也都有應(yīng)該遵守的職業(yè)紀(jì)律。秘書身處組織的核心要害部門，長期在領(lǐng)導(dǎo)身邊服務(wù)，經(jīng)常接觸重要文件和資料，掌握的秘密多，知道的秘密早，了解的秘密深，因而必須自覺的樹立保密觀念，嚴(yán)守秘密。同時，聰明的秘書不僅會對組織事務(wù)守口如瓶，也會盡量使自己避免介入太敏感或令人尷尬的事情中。
案例5：不速之客
今天是星期一，上午來公司的客人特別多，一波接著一波，前臺秘書們忙得不可開交。終于到了中午吃飯時間，資格最老的秘書李姐利索地做了一下工作安排：今天中午秘書小王值班，其他同事去食堂吃飯休息。小王把飯打回，想著趕緊吃完飯，上午人那么多，真是累死了，自己也得休息一下。正在她低頭吃飯的時候，聽見輕輕敲桌子的聲音。小王抬頭一看，一個五十歲左右的中年人，穿著一件普通的夾克衫，夾著一個黑色的公文包，正在敲前臺的桌子。小王就有點不高興，心想，這人真沒禮貌，沒看見我在吃飯嗎?敲什么敲!所以屁股也沒抬，面無表情地問：?請問你有什么事??來人說：?對不起，耽誤你吃飯了。請問張總經(jīng)理在嗎?我想見他。?小王說：?現(xiàn)在中午休息時間，你有預(yù)約嗎??來人回答說：?之前沒來得及。?小王心想看他的樣子，說不定是來推銷東西的。就說：?我們總經(jīng)理不在，請你下次預(yù)約再來吧。?那人說：?你打 電話問問，說不定他現(xiàn)在回來了。?小王面露不耐，說：?不在就是不在，請回吧。?來人說：?怎么這樣呢?那我可就回去了。?這位客人走后，中午再沒客人來，小王吃完飯后，美美的小睡了一會兒。下午1：OO正式上班后，前臺秘書們又開始忙碌起來。大約下午1：30左右，總經(jīng)理秘書張麗打電話到前臺，詢問中午是否來了一位深圳的客人，他是總經(jīng)理非常重要的客人，現(xiàn)在人在哪里?李姐叫小王接電話，因為中午是她值班。小王告訴張麗說：?中午是來過一個客人，是不是深圳來的她忘記問了，因辦公室沒提前打招呼，她也不知道來人是總經(jīng)理的重要客人，覺得那個客人像是推銷東西的．，又沒預(yù)約，所以就讓他回去了。?張麗說：?那可麻煩了，今天下午深圳亨達(dá)公司的總經(jīng)理秘書打電話過來詢問他們老總到了沒有，說他們老總是到這邊開會，順便過來找我們老總再談?wù)勆钲谀沁吅献黜椖康氖虑?，所以他們老總沒讓提前打招呼，說自己過來就行了?，F(xiàn)在人走了，這怎么向總經(jīng)理交代??小王一聽也傻了眼。過了幾天，小王被停職去參加培訓(xùn)，因為公司認(rèn)為她要學(xué)的東西還很多。
【案例思考】
1．小王秘書在前臺值班時犯了怎樣的錯誤? 2．小王應(yīng)該怎樣接待這個中午休息時間過來也沒預(yù)約的客人? 3．被小王冷淡的客人會怎么看待小王所在的公司?會影響兩家公司之間的合作嗎?
【案例評析】
小王作為前臺秘書在接待客人時，行為很不規(guī)范，表現(xiàn)得不夠?qū)I(yè)，很不敬業(yè)。眾所周知，秘書的工作內(nèi)容繁雜，工作很辛苦。但是，無論多辛苦，應(yīng)該明白：作為前臺的值班秘書，你就是公司形象的代言人。許多客人對公司的第一印象，就是來自于這些前臺值班秘書的態(tài)度，他們往往會把你的態(tài)度當(dāng)作公司對他們的態(tài)度，他們也會把你的態(tài)度當(dāng)作公司領(lǐng)導(dǎo)對他們的態(tài)度。所以，前臺秘書必須嚴(yán)格遵守公司的規(guī)定，舉手投足都應(yīng)該表現(xiàn)出一秘書的專業(yè)素養(yǎng)，對每個客人都要給予真誠的歡迎和熱情的服務(wù)，要對每個客人一視同仁。秘書要真正記住客人就是上帝，客人就是公司的衣食父母。你今天用什么態(tài)度接待客人，客人明天就會用什么態(tài)度對待你所在的公司!
案例6：先來后到
今天上午，研發(fā)部辦公室秘書劉依然正忙著打印一份重要的研發(fā)報告，是下午李經(jīng)理要向總經(jīng)理匯報的。她想集中精力趕緊把報告打完，誰知道，一會兒一個電話，叫她通知這通知那；一會兒來一個人，讓她解決這事那事。劉秘書恨不得變成哪吒，生出三頭六臂，把這些雜無頭緒的事情都搞定。正在劉秘書懊惱之際，聽見有人敲門，心想又是誰呀?嘴里忙說：?請進(jìn)。?推門而進(jìn)的是一個四十幾歲的中年男人。劉秘書問他：?您好!請問有什么需要幫忙的??來人說：?我是泰達(dá)公司的洪金龍，想見你們李經(jīng)理，今天早上我跟他約好十點鐘見面。?劉秘書看了一眼墻上的掛鐘，還有10分鐘到10：00，就說：?那您先坐會吧。?接著，就又低頭忙碌起來。緊接著，劉秘書又聽見有人敲門，說聲：?請進(jìn)。?這次推門而進(jìn)的是他們研發(fā)部的?？停彩撬齻兝罱?jīng)理的老同學(xué)，市政府 科技處的張?zhí)庨L。劉秘書馬上熱情地迎上去，說道：?張?zhí)庨L您好!您是來找我們李經(jīng)理的吧，快請坐，我給您砌茶。?說著，手腳利索地砌好茶端給了張?zhí)庨L。張?zhí)庨L接過茶，說：?謝謝，今天有時間就直接過來了，想跟你們經(jīng)理談?wù)勈欣锬莻€項目的事情，他今天上午沒別的事吧??劉秘書忙說：?李經(jīng)理上午沒什么事，我這就帶您過去。?說完，就要帶張?zhí)庨L去李經(jīng)理的辦公室。這時，站在旁邊的客人生氣了，大聲說：?你這個秘書懂不懂先來后到的道理?難道這就是你們公司的待客之道?我是小公司的人，不配受你這大公司秘書的接待，既然我在你們公司是不受歡迎的人，那我就先告辭了。?說完，摔門而去。劉秘書一時愣住了，臉?biāo)⒌匾幌录t到耳根，張?zhí)庨L也尷尬地站在原地。
【案例思考】
1．劉秘書在本案例中的做法錯在何處? 2．如果你是張?zhí)庨L，身處當(dāng)時的尷尬處境，你會怎么想? 3．劉秘書應(yīng)該怎樣正確接待洪金龍和張?zhí)庨L這兩位客人?
【案例評析】
秘書在接待客人的時候，無論如何也不能違反先來后到這條公平的原則。更不能厚此薄彼，勢利眼。應(yīng)該給予每個客人一視同仁的接待和服務(wù)，牢記?來者都是客?這句古訓(xùn)，不能讓客人感覺受到了冷淡。尤其是對待那些來自小公司或職務(wù)較低的客人更應(yīng)該熱情接待，不要給人家店大欺客的感覺，要想的長遠(yuǎn)一些?；蛟S，將來小公司變成了大公司，職務(wù)較低的人當(dāng)上了總經(jīng)理，想起曾經(jīng)在你們公司受到如此不公平待遇，還會跟你們公司打交道嗎?所以秘書一時的怠慢，有可能既損害了公司的形象，也喪失了公司潛在的顧客和合作對象。同時，即使是在當(dāng)時受到厚待的客人，也不一定心存感激，反而會對公司產(chǎn)生看法，覺得公司缺少誠信。以后打交道，也會心存忌憚。因此，本案例中劉秘書的做法很不可取。秘書應(yīng)該時刻提醒自己代表的是公司的形象，要加強自己的專業(yè)素養(yǎng)的學(xué)習(xí)。
案例7：和睦相處
小紅是今年剛畢業(yè)的大學(xué)生，經(jīng)過幾輪的筆試和面試，可說是過五關(guān)斬六將，終于以較好的成績?nèi)缭傅乇欢乙?guī)模頗大的合資企業(yè)錄取，作了前臺秘書。年輕漂亮的小紅意氣風(fēng)發(fā)，剛參加工作就想好好表現(xiàn)，得到公司的認(rèn)可。到單位上班后，整天笑容滿面，禮貌熱情，搶著接待客人，對公司的其他部門的同事也是問寒問暖，大家都夸獎她伶俐能干?？伤l(fā)現(xiàn)前臺的其他四個同事對她很冷淡。其中，趙姐的資格最老，已經(jīng)來公司三年了，另三位來的時間也不短了。小紅在上班過程中明顯地感覺到趙姐對她的敵意很深，問她什么事都愛搭不理的，而另三位同事唯趙姐馬首是瞻，對她也是冷冷淡淡。剛開始，小紅沒有太在意，心想我做好自己的工作就行了。后來發(fā)現(xiàn)這很困難。因為她們前臺接待的客人很多，工作頭緒又多，她雖然受過培訓(xùn)，但畢竟新來乍到，還有很多業(yè)務(wù)不是很熟，公司的方方面面的情況還不是很清楚，需要同事們的指點和幫助，同時，前臺工作的性質(zhì)本來也需要大家的配合和協(xié)助。認(rèn)識到這一點，小紅開始反省自己，是不是自己哪些方面做得不好，使得同事討厭自己。她決心改變做法，讓伺事喜歡自己。所以，接下來的日子，小紅經(jīng)常為同事們打水、打飯，、跑腿，臟活、累活搶著干，天天趙姐長趙姐短，虛心向趙姐她們學(xué)習(xí)。人力資源部經(jīng)理過來問她：?工作怎么樣?和同事們處得怎么樣??小紅也當(dāng)著趙姐她們的面回答說：?經(jīng)理不用擔(dān)心，趙姐她們經(jīng)驗豐富，經(jīng)常教給我很多東西，也經(jīng)常幫助我把工作做好。?經(jīng)理滿意地走了。慢慢地，小紅發(fā)現(xiàn)趙姐她們對待她的態(tài)度變了，不再那么冷淡了。小紅堅持不懈，終于有一天，趙姐對她說：?小紅，今天跟我們一起吃飯吧。近一段時間你也辛苦了，以后我們一起好好相處，把工作做好。?小紅欣慰地笑了。
【案例思考】
1．你怎樣看待小紅剛到公司的表現(xiàn)? 2．如果你是小紅，遇到單位有人敵視你，你會怎么做? 3．你怎樣看待趙姐她們對待小紅的做法?
【案例評析】
小紅的問題是剛到單位，還摸不清狀況，就急于表現(xiàn)自己的能力，急于表現(xiàn)自己的出類拔萃，不注意與自己部門的同事搞好關(guān)系，打成一片。這樣，就使得部門其他同事很難接受她，視她為潛在的競爭對手或是異己力量，甚至聯(lián)合起來一起排擠她，使她的工作陷入被動。因此，秘書在到崗后，不要馬上高調(diào)地介人工作，而應(yīng)該先熟悉組織內(nèi)部、外部的人際環(huán)境，再決定自己應(yīng)該采取怎樣的姿態(tài)去加人工作。這樣，才容易融入群體，站穩(wěn)腳跟。再者，一旦發(fā)現(xiàn)同事中有敵視你的人，不能不在意，一定要及時洞察她敵視你的原因，了解后馬上采取有效措施予 以化解；否則，積怨會越結(jié)越深，給工作和團結(jié)帶來不利影響。小紅就是及時發(fā)現(xiàn)問題，及時反省自己，主動修復(fù)關(guān)系，最終和敵視她的趙姐她們和睦相處，打成一片。
案例8：楊修的錯誤
東漢末年，楊彪的兒子楊修，博學(xué)能文，才思過人，與曹植是好朋友。后來成為曹操的謀士，官居主簿，替曹操典領(lǐng)文書，辦理事務(wù)。楊修?恃才放曠?屢犯曹操之忌，終于由此喪命。以下是幾則典型的事例。事例一：有一次，曹操造了一所后花園。落成時，曹操去觀看，在園中轉(zhuǎn)了一圈，臨走時什么話也沒有說，只在園門上寫了一個?活?字。工匠們不了解他的意思，就去請教楊修。楊修對工匠們說，門內(nèi)添活字，乃闊字也，丞相嫌你們把園門造得太寬大了。工匠們恍然大悟，于是重新建造園門。完工后再請曹操驗收。曹操大喜，問道：?誰領(lǐng)會了我的意思??左右回答：?多虧楊主簿賜教!?曹操雖表面上稱好，而心底卻很忌諱。
事例二：有一天，塞北有人給曹操送了一盒精美的酥(奶酪)，想巴結(jié)他。曹操嘗了一口，突然靈機一動，想考考周圍文臣武將的才智，就在酥盒上豎寫了?一合酥?三個字，讓使臣送給文武大臣。大臣們面對這盒酥，百思不得其解，就向楊修求教。楊修看到盒子上的字，競拿取餐具給大家分吃了。大家問他：?我們怎么敢吃魏王的東西??楊修說： ?是魏王讓我們一人一口酥嘛!?在場的文臣武將都為楊修的聰敏而拍案叫絕。而后，曹操問起原因，楊修從容回答說：?盒上明明寫著‘一人一口酥’，豈敢違丞相之命乎??曹操雖然喜笑，而心頭卻很忌諱楊修。
事例三：曹操多猜疑，深怕人家暗中謀害自己，常吩咐左右說：?我夢中好殺人，凡我睡著的時候，你們切勿近前!?有一天，曹操在帳中睡覺，故意落被于地，一近侍慌取被為他覆蓋。曹操即刻跳起來拔劍把他殺了，復(fù)上床睡。睡了半天起來的時候，假裝做夢，佯驚問：?何人殺我近侍??大家都以實情相告。曹操痛哭，命令厚葬近侍。人們都以為曹操果真是夢中殺人，惟有楊修又識破了他的意圖，臨葬時指著近侍尸體而嘆惜說：?丞相非在夢中，君乃在夢中耳!?曹操聽到后更加厭惡楊修。
事例四：曹操出兵漢中進(jìn)攻劉備，困于斜谷界口。欲要進(jìn)兵，又被馬超拒守；欲收兵回朝，又恐被蜀兵恥笑，心中猶豫不決。正碰上廚師進(jìn)雞湯。操見碗中有雞肋，因而有感于懷。正沉吟間，夏侯悖入帳，稟請夜間口號。曹操隨口答道：?雞肋!雞肋!?夏侯惇傳令眾官，都稱?雞肋!?行軍主簿楊修見傳?雞肋?二字，便教隨行軍士收拾行裝，準(zhǔn)備歸程。有人報知夏侯惇。夏侯惇大驚，遂請楊修至帳中問道：?公何收拾行裝??楊修說：?以今夜號令，便知魏王不日將退兵歸也。雞肋者，食之無肉，棄之有味。今進(jìn)不能勝，退恐人笑，在此無益，不如早歸，來日魏王必班師矣。故先收拾行裝，免得臨行慌亂。?夏侯惇說：?公真知魏王肺腑也!?遂亦收拾行裝。于是寨中諸將，無不準(zhǔn)備歸計。曹操得知此情后，喚楊修問之，楊修以雞肋之意對。曹操大怒說：?你怎敢造謠言，亂我軍心!?喝刀斧手推出斬之，將首級號令于轅門外。(注：選自《三 國演義》)【案例思考】
1．楊修作為主簿，在曹操出兵漢中進(jìn)攻劉備取勝不易，騎虎難下的情況下，應(yīng)該怎么做? 2．作為職業(yè)秘書應(yīng)該從楊修身上吸取些什么教訓(xùn)? 3．曹操以現(xiàn)代人的說法是一個愛才惜才的領(lǐng)導(dǎo)，那你怎樣看待他最終殺死楊修一事? 4．你能否從職業(yè)秘書的專業(yè)角度，分析一下在每一則事例中，楊修應(yīng)該怎么做更好?
【案例評析】
楊修應(yīng)該說的確是一個很聰明的人，屢屢能夠準(zhǔn)確地解讀可稱為?一代梟雄?的曹操的心思，并且能夠采取適當(dāng)巧妙的對策來應(yīng)對。問題在于這些聰明并沒有用在為曹操的?軍國大事?出謀劃策上，而是耍一些小聰明，自以為是，擅自替曹操做主，并到處張揚自己的聰明，臵曹操的立場和臉面于不顧。最終?聰明反被聰明誤?，落得身首異處的下場。作為職業(yè)秘書，一定要吸取楊修的教訓(xùn)，時時刻刻記住自己的身份和角色。應(yīng)該揣度領(lǐng)導(dǎo)的心思和想法，但僅限于更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，更有效地替領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，不能自以為是，擅自替領(lǐng)導(dǎo)做決策，要顧及領(lǐng)導(dǎo)的臉面和感受，不能使領(lǐng)導(dǎo)形象受損，否則最終也會像楊修一樣?聰明反被聰明誤?。案例9：郭秘書的為難事
最近，局里要進(jìn)行一次分房，解決一些符合條件的人的住房困難問題。據(jù)說這是最后一批福利分房，以后國家要調(diào)整國有單位的住房政策。聽到這個消息，局里議論紛紛，那些住房困難的人，都想找找關(guān)系，托托門子，以便趕上這最后一趟分房的末班車。所以，這些天找局長的人和電話特別多，局長煩不勝煩，特別頭疼，就叮囑秘書郭靜遇到此類的人和電話一律擋駕。這下可難為壞了郭秘書，來找局長說情的人大都死纏爛打，擺出見不著局長誓不罷休的樣子，鬧的郭秘書一個頭兩個大，什么事情也做不了。還不能對他們發(fā)火耍態(tài)度，否則更是火上澆油。又不能直截了當(dāng)?shù)卣f局長不想見他們，只能態(tài)度堅決地推托局長不在到市里開會去了或說局長到下屬單位視察去了等。由此，得罪了很多人，他們都在背后罵郭秘書：?狐假虎威，瞎神氣。?有人偷偷告訴郭秘書背后的閑言閑語，郭秘書也只能苦笑作罷。有一天，財政局經(jīng)常和他們局打交道的劉科長來了，要見局長。這時候來，明擺著也是來說情的，為在他們局里上班的妹妹家分房子的事來找局長走走后門。郭秘書來到局長辦公室跟局長一說，局長也不想見他，因為見了答應(yīng)也不是，不能一碗水端平，后患無窮；不答應(yīng)也不是，得罪了財神爺，將來不好辦事。所以也讓郭秘書擋駕。郭秘書還沒來得及出去，劉科長已經(jīng)敲門自己走了進(jìn)來，問道：?怎么，李局長，連我也不想見啊。?李局長很尷尬，馬上說：?哪里，哪里，歡迎，歡迎，很忙啊。'這時，郭秘書見狀，急中生智對李局長說：?對不起，局長，我是來提醒您，您該出發(fā)了，自來水廠 的問題還急等著您去現(xiàn)場處理呢。?李局長一聽，馬上接過來說：?對，對，你看我都忙糊涂了。對不起啊，老劉，那邊的事情很棘手，你的事要是不急，咱們改天再談，或者你跟郭秘書先談一下，我有急事先走一步。?局長說完，如釋重負(fù)地走了。郭秘書請劉科長坐，捧上熱茶，對劉科長說：?劉科長請喝茶，您有事請說吧，等局長回來，我替您轉(zhuǎn)達(dá)。?劉科長淡淡地說：?也沒什么大事，改天再說吧。?喝了口茶，悻悻地走了。
【案例思考】
1．秘書在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的時候，稍有不慎會被罵成?狐假虎威?，你認(rèn)為應(yīng)該怎樣做才能避免呢?郭秘書的所做所為是否真的是?狐假虎威?? 2．秘書在日常工作中要與領(lǐng)導(dǎo)形成一種默契，你認(rèn)為在本案例中郭秘書是否已與自己的領(lǐng)導(dǎo)形成默契，表現(xiàn)在什么地方? 3．從本案例中我們可以領(lǐng)會到哪些秘書工作的性質(zhì)和特點?
【案例評析】
秘書的職責(zé)之一就是為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難；領(lǐng)導(dǎo)不方便出現(xiàn)的場合或不方便說的話，秘書應(yīng)該挺身而出，代領(lǐng)導(dǎo)出席，代領(lǐng)導(dǎo)溝通。但也要在領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上既堅決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)，又要注意溝通和處理的方式方法。要與領(lǐng)導(dǎo)在工作中形成一種默契，能夠在遇到尷尬的或不利的處境時，運用自己的專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)，巧妙地予以化解。郭秘書在執(zhí)行局長交給的任務(wù)時，就注意了這一點，雖然造成了別人的 誤解，得罪了人，但為領(lǐng)導(dǎo)客觀、公平地處理事情和做決策掃清了障礙，保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的主動性。
案例10：同學(xué)聚會上的炫耀
王鵬參加工作有三年了，后天就是他們畢業(yè)三周年紀(jì)念日，由于正好是個周六，所以老班長召集留在本市的同學(xué)聚聚。王鵬那天正好有時間，想想大家雖然在同一個城市工作，可是都忙忙碌碌的，沒怎么聯(lián)系，應(yīng)該去見見。他自我感覺還不錯，剛畢業(yè)時就應(yīng)聘到一家規(guī)模頗大的集團公司當(dāng)總經(jīng)理秘書，現(xiàn)在已升為總經(jīng)理助理。不知道老同學(xué)們都怎么樣了，他很期待周六的見面。周六上午10：oO，大家在聚富酒樓的包間見面了。老同學(xué)見面分外親熱。他們都是學(xué)經(jīng)濟管理專業(yè)的，大多數(shù)還是在公司和企業(yè)工作，只有個別人在政府機關(guān)工作。同行話題多，聊得很投機。吃飯的時間到了，班長說大家聚在一起不容易，今天得喝個痛快，不醉不歸。酒過三巡，菜過五味，大家開始有些醉意。這時，同學(xué)劉明羨慕地說：?王鵬這小子混得不錯，是總經(jīng)理助理了，聽說公司還挺有實力，祝賀你啊。?在大學(xué)的時候就跟王鵬不太合得來的周濤接著說：?他們公司還行，但是比不上李陽他們公司有實力，人家李陽也是總經(jīng)理助理。?王鵬本來有些得意，聽周濤這么貶他，有些不高興。從來就爭強好勝的他有些酒意地說：?李陽他們公司現(xiàn)在是比我們公司強一點，不過，不用很長時間我們就會超過他們。?周濤半信半疑地說：?王鵬你喝醉了吧，怎么還是改不了愛吹牛的毛病。?王鵬一聽，急了，大聲說：?誰 吹牛?我們公司的事我最清楚，我們公司正投巨資秘密研發(fā)一種新產(chǎn)品，技術(shù)含量高，成本低，等新產(chǎn)品上市，李陽他們公司也得甘拜下風(fēng)。?周濤嘲諷地說：?什么時候的事，我看猴年馬月能出來吧??王鵬說：?不相信?等著瞧，要不了幾個月，就能讓你看到成果。?他們兩人在較著勁，而坐在對面的李陽，只是淡淡地笑著，沒說話。這次同學(xué)聚會后，過了幾個月，王鵬他們公司的新產(chǎn)品經(jīng)過鑒定隆重上市了，市場反應(yīng)不錯?？伤麄児镜男庐a(chǎn)品上市沒幾天，李陽他們的公司也推出了類似的新產(chǎn)品，反響也很好。王鵬公司的總經(jīng)理很郁悶，我們這次的新產(chǎn)品研發(fā)行動很秘密，怎么他們公司的動作這么迅速?站在一邊的王助理陷入了沉思。的確，他該好好想想了!【案例思考】
1．秘書能否向自己的親朋好友透露公司的機密?為什么? 2．企業(yè)的機密有哪些? 3．王鵬為什么會泄密?他應(yīng)該怎樣反思自己？
【案例評析】
世界各國對?秘書?一詞的含義，在本質(zhì)上有一個共同的意思就是?秘密?。這體現(xiàn)出各國對秘書人員有一個共同的職業(yè)要求，那就是要求秘書人員?保守秘密?、?守口如瓶?。由于工作的需要，有些事情領(lǐng)導(dǎo)不會對秘書保密，秘書比別人知道組織的秘密會更早些、更多些。但是，作為職業(yè)秘書，必須自覺遵守職業(yè)道德，嚴(yán)守職業(yè)紀(jì)律，不能利用這種特殊的身份去炫耀，在不適當(dāng)?shù)膱龊?，與不適當(dāng)?shù)膶ο蟀ㄗ约旱挠H朋好友泄漏組織的秘密。王鵬作為公司的高級秘書，他的保密意識太差，同學(xué)會上因爭強好勝，為了自己的面子，為了顯示自己比別人強，泄漏了公司的機密而不自知。他的確應(yīng)該好好地反思。
案例11：梁秘書的問題在哪里
梁琳是公司的前臺秘書，她長得很漂亮，站在前臺接待客人的時候，猶如公司一道靚麗的風(fēng)景線。第一次見到梁秘書的人都會被她的親切和熱情所吸引。但是，令人事科長感到奇怪的是，年底總評時，梁秘書卻是前臺秘書中遭投訴最多的秘書，在同事中的評價也不高。這到底是怎么回事呢?，人事科長經(jīng)過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)梁秘書在工作上的確存在很多問題。她在前臺值班時，只給予她首先接待的客人熱情周到的服務(wù)，對于同事首先接待的客人不管不問。當(dāng)同事要接電話忙不過來的時候，也不主動幫忙，時間長了，同事對她很有看法。梁秘書不值班的時候，在走廊或其他地方見到客人從不打招呼，客人有事詢問她，她也讓客人到前臺去找值班秘書詢問。有一次，梁秘書剛下班，著急回休息室換衣服回家，在走廊里碰到一位客人，這是一位年紀(jì)較大的老太太，她辦完事后想回去，但是剛走了一會兒，就分不清東西南北了?？吹搅好貢哌^來很高興，就對她說：?姑娘，麻煩你給我?guī)罚夷昙o(jì)大了，記性差了，剛剛還記得出去的路，這一會兒就轉(zhuǎn)向了。?梁秘書卻說：?對不起，我下班了，我還有急事要辦，您去前臺吧，她們會幫助您。?說完就自顧自地走了。后來這老太太在公司里繞了半天才走出去，回到家就把這件事情 告訴了她兒子，原來她兒子是公司的銷售科科長。有一天，科長們在一起開會，他就把這事告訴了人事科科長。后來，人事科科長把梁秘書叫過來批評了一頓，讓她好好反省一下自己到底有什么問題。
【案例思考】
1．秘書們在前臺值班時應(yīng)該怎樣互相配合? 2．請你分析一下梁秘書的問題到底在哪里，應(yīng)該怎樣改正?
【案例評析】
作為職業(yè)秘書，要認(rèn)識到接待客人絕不只是值班秘書一個人的事?？腿耸枪镜目腿?，但有些秘書在公司里碰到客人，只要不是自己接待的客人，都視而不見，這實際上是秘書缺乏修養(yǎng)的表現(xiàn)，是公司管理不嚴(yán)的表現(xiàn)。秘書遇到不是自己接待的客人，不一定要專門停下來打招呼，但是，給個微笑、點個頭、問聲好這樣的禮貌還是應(yīng)該有的，這反映了秘書良好的職業(yè)修養(yǎng)。再者，秘書要認(rèn)識到同事之間的良好合作關(guān)系是提高工作效率的重要保證，應(yīng)該在工作和生活方面互相幫助、互相體諒。
案例12：不知該說什么好
小王所在的公司最近要參加市里的招標(biāo)，總經(jīng)理很重視，連續(xù)幾天召開了相關(guān)部門的會議，討論研究竟標(biāo)的事情。經(jīng)過嚴(yán)格的論證，競標(biāo)書的內(nèi)容終于確定下來?？偨?jīng)理讓秘書小王打印出來交給他，準(zhǔn)備派專人去市招標(biāo)辦公室送標(biāo)書。小王接受任務(wù)后，立即著手錄入，剛打了一 小段，電話就響起來了，原來是維修部的小張打來電話，告訴她，會議室的投影儀修好了，讓她過去查驗一下。王秘書說聲：?好！我馬上就去。?小王放下電話后，心想沒有幾分鐘就回來了，所以電腦也沒有關(guān)，標(biāo)書草稿也沒有收起來，就去會議室了。小張正在會議室等她，他們一起演示了一下投影儀，沒有發(fā)現(xiàn)什么問題，一切正常。之后，小王謝過小張后就回辦公室了。推門進(jìn)去后，小王發(fā)現(xiàn)就這么一會兒功夫，她的辦公室里就坐了兩個人，都是她的好朋友，一個是企劃部的小蘇，一個是后勤部的小唐。她們倆一個在看電腦，一個在翻標(biāo)書草稿，看見她進(jìn)來就說：?你去哪里了，等你半天了。?王秘書快步走回自己的位子，搶回小蘇手里的標(biāo)書說：?別看，別看了。?小蘇說：?真小氣，看看怕啥，咱們公司要是能競標(biāo)成功不是件大好事嗎?哎，小王，你說咱們公司競標(biāo)成功的幾率有多大啊??王秘書說：?快別說了，你們倆記住千萬別出去亂說，這可是咱們公司的商業(yè)機密。?小唐說：?得了，你對我們還保密?再說了，秘密的東西你還隨便放在桌子上讓別人看??小王一聽傻了眼，不知該說什么好了。
【案例思考】
1．王秘書犯了什么錯誤 2．秘書應(yīng)該怎樣注意保守秘密? 3．從本案例中，我們認(rèn)為組織應(yīng)該注意對自己的員工加強什么方面的教育?
【案例評析】 一個組織有很多屬于秘密、機密、絕密等不同秘密級別的文件和信息，這些文件和信息一旦泄漏出去會給組織造成不可估量的損失。秘書因為工作的性質(zhì)，經(jīng)常會接觸到這些文件和信息，因而必須自覺地樹立保密觀念，嚴(yán)守秘密。本案例中的王秘書，保密意識薄弱，把屬于公司機密的標(biāo)書草案和錄入的電子文本隨便臵于其他人很容易看到的地方。倘若看到的人不能保守秘密，一旦泄漏，被競爭對手知悉，后果就很嚴(yán)重了。因此，秘書在打印這些秘密文件的時候，如果臨時有其他事情需要馬上去辦，一定要把文件收好，把已在電腦上錄入的電子文件關(guān)閉，如果要離開辦公室還要把電腦關(guān)機，秘書的電腦還應(yīng)該設(shè)立只有自己知道的密碼，同時，電腦不能讓外人使用，以保證電腦里的秘密文件和信息不被其他人看到。
案例13：被“炒魷魚”的梁秘書
梁小平被調(diào)到公司的人力資源部謝經(jīng)理那里當(dāng)秘書。如今的梁秘書可風(fēng)光了，公司．里的人事變動，她早早就知道了，所以大到其他部門的經(jīng)理、主任，小到普通的職員，見到她，無不想結(jié)交結(jié)交，以便得到一些內(nèi)幕消息，所以今天這個請吃飯，明天那個送她點小禮物。梁秘書一開始還知道要遵守職業(yè)紀(jì)律，堅決推托?？墒菚r間一長，聽的巴結(jié)討好之詞多了，自己也飄飄然起來，職業(yè)紀(jì)律早就忘在腦后，不光宴請照吃，禮物也照單全收了。當(dāng)然，天下沒有免費的午餐，她也把她知道的內(nèi)情告訴對方，當(dāng)然還不忘叮囑對方自己知道就行了，千萬不要泄漏出 去。時間久了，人家背后都稱她為人力資源部的?梁二經(jīng)理?。世上沒有不透風(fēng)的墻，終于有一天出事了。原來公司開發(fā)部的李經(jīng)理因為業(yè)績突出，要被公司派到國外學(xué)習(xí)一年，回來后就將升為副總經(jīng)理，那開發(fā)部經(jīng)理的職位就空缺了。本來最有希望升為經(jīng)理的是研發(fā)部的副經(jīng)理謝輝，他的個人能力很強。但是人力資源部進(jìn)行了一次民意調(diào)查，調(diào)查的結(jié)果是認(rèn)為謝輝太強勢，與下屬的關(guān)系不是很融洽，而研發(fā)部最需要的是團隊合作，因此經(jīng)理的人選必須是具有很強凝聚力的人。所以最后否定了他，決定從別的部門調(diào)一個人過來擔(dān)任經(jīng)理。謝輝從梁秘書那里打聽到這件事后，非常不滿，跑到總經(jīng)理那里大鬧情緒。總經(jīng)理非常生氣，要求人力資源部經(jīng)理徹查到底是誰走漏風(fēng)聲，最后終于查到了梁秘書。可想而知，梁秘書最終的結(jié)局是被公司?炒了魷魚?。人力資源部的經(jīng)理因為管理下屬不嚴(yán)，也受到了嚴(yán)厲的批評。
【案例思考】
1．梁秘書為什么被公司開除了? 2．為什么說人事問題永遠(yuǎn)是一個組織的秘中之秘? 3．作為秘書怎樣避免像梁秘書那樣自誤?
【案例評析】
秘書，顧名思義，就要嚴(yán)守秘密。在公司的所有機密里，人事問題永遠(yuǎn)是秘密中的秘密。人事變動的結(jié)果在未正式宣布前一旦泄漏出去，會給領(lǐng)導(dǎo)的工作造成極大的被動，打擊一些相關(guān)人員的積極性，破壞組織工作的正常秩序。從這個角度來看，梁秘書借自己的工作之便，違反 職業(yè)紀(jì)律，不斷泄漏公司的人事信息，給公司的工作造成了很大的被動，最終落得被開除的下場，當(dāng)屬自誤。
案例14：秘書與秘書之間
謝曉萱是一個漂亮聰明的姑娘，今年大學(xué)畢業(yè)后應(yīng)聘到一家公司上班，在總經(jīng)理辦公室當(dāng)秘書。她同學(xué)開玩笑說：?喲，小謝當(dāng)官了，秘書相當(dāng)于經(jīng)理啊。?謝曉萱聽了心理也美滋滋的。謝曉萱從上班第一天開始，就感覺很難受。原來，她們辦公室還有一位叫韓靜的秘書。這位韓秘書比她早來兩年，自覺資格比她老，對她不茍言笑，經(jīng)常指使她干這干那，對她做的事情橫挑鼻子，豎挑眼，交給她一堆跑腿的活，但是有一個地方不讓她去，就是總經(jīng)理的辦公室。謝曉萱一開始很委屈，很氣憤，很想質(zhì)問她憑什么這樣對待她?想跟她大吵一架，辭職而去。但謝曉萱生來是個要強的人，轉(zhuǎn)念一想，這也許是個挑戰(zhàn)，我一定把工作做得更好，讓韓秘書也不得不滿意。所以，在以后的工作中，謝曉萱更努力，早來晚走，各項工作也做得有條不紊。有一次，韓秘書又讓她去跑腿，叫她過來遞給她一份合同，交代道：?這是一份很重要的合同書，你馬上按這個地址用特快專遞寄走。?謝曉萱不敢怠慢，趕緊打車到郵局。郵局里人很多，在排隊等候的過程中，她不經(jīng)意地看了一下合同的內(nèi)容，忽然發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容中貨款總額的大小寫互相不符合。貨款總額的小寫是280000．00元，而貨款總額的大寫卻是貳佰捌拾萬元。謝秘書生怕數(shù)錯 了，仔細(xì)地數(shù)了好幾遍貨款小寫的那幾個?0?，結(jié)果的確比大寫少了一個。謝曉萱心想是韓秘書小寫少打了一個?0?呢?還是大寫打錯了呢?現(xiàn)在謝曉萱內(nèi)心很矛盾，把合同書就這么發(fā)了吧，合同內(nèi)容有錯誤，可能會給公司造成不利影響，韓秘書也會因此受到嚴(yán)厲批評。不發(fā)吧，想想韓秘書那可惡的嘴臉，真想就這么發(fā)了，讓她嘗嘗挨批評的滋味。思想斗爭了半天，最后，謝秘書還是決定不發(fā)了。她回到公司馬上去找韓秘書，韓秘書正在總經(jīng)理辦公室?guī)涂偨?jīng)理整理文件，謝曉萱把她叫出來時她很不耐煩，說：?找我什么事?合同書發(fā)走了嗎??謝曉萱說：?沒發(fā)走，因為合同金額打印有錯誤。．，韓秘書不相信地說：?不可能，我不可能打錯，準(zhǔn)是你看錯了。?謝曉萱說：?的確錯了，不信你看。?韓秘書拿過合同仔細(xì)一看，還真是錯了。這件事情過去了兩天，謝曉萱突然接到韓秘書發(fā)的短信，?這次多虧了你，真謝謝你?。謝曉萱很驚訝，馬上回了個短信，?應(yīng)該的，我們應(yīng)該互相幫助?。從這件事后，韓秘書對謝曉萱的態(tài)度徹底改變了。
【案例思考】
1．本案例中，如果梁秘書把有錯誤的合同書發(fā)出去會有什么樣的后果? 2．如果你是梁秘書，你怎么對待敵視你的韓秘書? 3．秘書應(yīng)怎樣正確處理與同事之間的關(guān)系?、【案例評析】
由于職場的競爭很殘酷，在一個組織中，同事之間存在矛盾和敵視這是很正常的事情。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，由于身份和工作性質(zhì)的特殊 性，秘書之間存在著矛盾和競爭也是在所難免的。關(guān)鍵是怎樣處理好這些矛盾和競爭，怎樣進(jìn)行正當(dāng)?shù)母偁?，消除一些不必要的矛盾。秘書的職業(yè)能力和修養(yǎng)要求秘書要善于與方方面面的人打交道，要有技巧地處理人際關(guān)系，這里面也應(yīng)該包括正確地處理秘書與秘書之間的關(guān)系。本案例中，梁秘書在處理與敵視自己的韓秘書的關(guān)系時就是以大局為重，以公司利益為重，以團結(jié)為重，最終也因此轉(zhuǎn)變了兩人的關(guān)系。
案例15：秘書小李錯在哪里
某機關(guān)王處長，不問青紅皂白，寫信把另外一部門的屬下嚴(yán)厲的批評了一頓，批評他辦事不力，結(jié)果過了幾天之后，真相大白，是王處長冤枉了那位屬下，王處長十分后悔，決定親自打電話向那個屬下道歉，這時一旁的李秘書得意的說:不用了,你那封信我根本沒有發(fā)出去，因為我知道你會后悔的。所以我就把信壓下了。?王處長聽了后如釋重負(fù)，然后又懷疑地問她：?壓了整整三個星期？?李秘書說：?是的。?
?那么最近發(fā)到歐洲那幾封信也壓下了嗎？?李秘書說：?我沒有，因為我知道那些信是不該壓的。?結(jié)果沒想到王處長大怒：?這事是你作主還是我作主？！?李秘書說：?我做錯了嗎？?王處長說：?是的。?就這樣李秘書被記了一個 28 小過，只是沒有公開。當(dāng)然李秘書覺得自己滿肚子的委屈，逢人便倒苦水，說委屈。不久整個單位都知道了這件事情。結(jié)果，半月之后，李秘書就調(diào)走了。
從中得到的教訓(xùn)：
（1）她不該自作主張扣押領(lǐng)導(dǎo)信件，而不與領(lǐng)導(dǎo)溝通。（2）她不該自以為是，覺得領(lǐng)導(dǎo)犯了錯誤會有后悔的一天，而自己幫領(lǐng)導(dǎo)避免了一個錯誤就洋洋自得，以功臣自居。
（3）她不該逢人便講，給自己?伸冤?，把小事弄得盡人皆知有損領(lǐng)導(dǎo)威望。
案例16：秘書要認(rèn)錯嗎
這天上午，秘書一邊在前臺值班，一邊在給老板的發(fā)言稿潤色。當(dāng)秘書正給一位新來的客人沏茶時，總裁辦公室主任過來說老板要看發(fā)言稿。秘書說還有一點沒有改完，如果老板急著要，那就請主任幫忙把把把關(guān)再送給老板。主任說沒問題。到中午的時候，主任對秘書大發(fā)脾氣，說老板對發(fā)言稿很不滿意。面對辦公室主任的批評，秘書應(yīng)該怎樣處理？下面有幾種選擇：
A、由于當(dāng)時太忙，沒有仔細(xì)檢查，我下次一定注意。B、我當(dāng)時就說還沒有改完，你應(yīng)該改完之后再交給老板呀！
C、實在不好意思，我今后一定注意。
D、頭，別太在意，就是老板自己不也經(jīng)常出點小差錯嗎？
E、老板也是雞蛋里面挑骨頭，一點小毛病自己隨手改不就完了嘛！
對于以上幾種選擇，你熱內(nèi)那種選擇最合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進(jìn)行評析。
本題應(yīng)選擇C 答案：選A是不對的。秘書在工作中難免出現(xiàn)這樣或那樣的失誤，但不管是什么原因造成的，錯了就錯了，沒必要再為自己的失誤作辯解。
選B是非常惡劣的，不僅推卸自己的責(zé)任，而且把責(zé)任推到了自己上司的頭上，這樣做只會火上澆油。
選D是缺乏基本素質(zhì)的表現(xiàn)。不管老板是不是經(jīng)常出錯，秘書無權(quán)公開指責(zé)自己的老板。這是秘書人員的大忌。說話腔調(diào)隨意顯得油滑，不夠嚴(yán)肅認(rèn)真。
選E也是錯誤的。秘書是老板的助手，即使老板出了失誤，秘書應(yīng)該積極采取補救措施。而現(xiàn)在秘書出現(xiàn)失誤，卻指望老板幫忙改正，這說明秘書不明白自己的職責(zé)。
本題的關(guān)鍵：秘書不論在什么情況下都要誠實、謙遜。
【案例16】究竟是誰之錯
東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。
正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。
古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊炎约旱牟璞频眠h(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠ァ９趴偼h(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：?托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!?
小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：?我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系?" 【案例思考】
1.小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？ 2.你認(rèn)為正確的做法應(yīng)該是怎樣的? 【案例分析】
(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；
(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；
(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；
(5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；
(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。
【案例17】
某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自 32 河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：?小李，把這封信交給你們科長?，小李把信帶走了。
小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。
小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。
【案例思考】
1.小王處理郵件的做法是否正確? 2.如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的? 【案例分析】
(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；
(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)；
33(3)12日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動；
(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；
(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；
(6)沒有訂購的東西不能簽收；
(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。
案例18：秘書要善于選擇溝通時機
秘書小劉，因為剛剛到單位工作就比較出色，深得領(lǐng)導(dǎo)的贊賞，許多重要的活動都讓他組織，可謂對他委以重任，這就招來了一些人的嫉妒，尤其是單位里另一個秘書小張，比小劉先進(jìn)這個單位，但是工作表現(xiàn)不出色，沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的重用，于是小張就到處說這位小劉秘書的壞話，說他驕傲、輕狂，不把別人放在眼里，甚至不把領(lǐng)導(dǎo)放在眼里，這些話傳到了領(lǐng)導(dǎo)那里，領(lǐng)導(dǎo)信以為真，對小劉漸漸疏遠(yuǎn)，有點把他晾在一邊的味道。
小劉秘書真是有一肚子的苦水，但是他沒有立即表現(xiàn)出來，更沒有逢人就替自己開脫。他一方面自己進(jìn)行檢討，反省自己的言行舉止，另一方面對同事采取積極接近的態(tài)度，34 對待那個說他壞話的小張，他也并不是冷眼相向，反而主動幫他完成任務(wù)，但是不把功勞放在自己的身上，這樣單位里有關(guān)他的輿論好了起來，一些人開始替小劉在領(lǐng)導(dǎo)面前講好話，一度說他壞話的小張也不再說了。
領(lǐng)導(dǎo)對小劉的態(tài)度有所緩和，這時小劉秘書覺得是向領(lǐng)導(dǎo)申訴的時候了，但是具體的時機和方式呢？小劉的領(lǐng)導(dǎo)喜歡在午間休息的時候打乒乓球，劉秘書就陪領(lǐng)導(dǎo)打乒乓球，他一方面顯示出自己打乒乓球的實力，一方面又恰到好處地讓領(lǐng)導(dǎo)贏球，讓領(lǐng)導(dǎo)在競爭的感覺中贏球，領(lǐng)導(dǎo)很高興，說：小劉，球技不錯呀。這時小劉秘書說：哪里，還是王局長的球技不錯，是不是以前學(xué)過 ？
領(lǐng)導(dǎo)笑著說：我可是全靠自學(xué)的，沒事打著玩。劉秘書就說：是嗎？我看您都是準(zhǔn)專業(yè)水準(zhǔn)了。我都拿出了自己的看家本領(lǐng)了。領(lǐng)導(dǎo)說：是呀，小劉，你打球還是比較厲害的。這時小劉秘書乘機就說：我這個人就是實在，打球的時候我就想著好好打球，所以有的人說我打球的時候不給人留情面，說我工作的時候也這樣，其實和打球一樣，我沒有想別的，就是想把事情做好。不過，我以后一定要注意，因為不是每個人都像領(lǐng)導(dǎo)一樣了解我。
領(lǐng)導(dǎo)聽完劉秘書的一席話，笑道；?這我也聽到過，當(dāng)時就告訴他們，年輕人嘛，有干勁是好的，好好做工作，別管別人怎么想。我就喜歡你這樣的實在勁。你不知道，局里好
多人打球總是讓著我，沒勁，讓我球技總是得不到提高。?從那以后領(lǐng)導(dǎo)總喜歡叫上小劉打球，對劉秘書的印象大有改觀，一年后，提拔他當(dāng)了自己的助手。
從中得到的處世技巧與啟示
1.在遭人誣陷，受到冷落和排擠的時候，不要失去理智，而要一面要反省自己的不足，努力改進(jìn)，一面要對于心存妒忌而造謠的人報以寬容態(tài)度，并主動幫助，從而化解矛盾，使其心服口服。
2.要懂得選擇適當(dāng)?shù)臅r機向領(lǐng)導(dǎo)澄清，在和領(lǐng)導(dǎo)建立共同娛樂愛好的基礎(chǔ)上一不經(jīng)意的方式闡明自己的做人原則，以獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和好感。
3.打球時，小劉不卑不亢，一方面顯示自己的實力，讓領(lǐng)導(dǎo)在競技中盡興，一方面又巧妙的不露痕跡的讓領(lǐng)導(dǎo)贏球，讓其獲得某種成就感和威嚴(yán)感，同時也為自己樹立了良好形象。
可見溝通的時機選擇對溝通效果起著直接重要的影響。
案例19：秘書與秘書之間
謝曉萱是一個漂亮聰明的姑娘，今年大學(xué)畢業(yè)后應(yīng)聘到一家公司上班，在總經(jīng)理辦公室當(dāng)秘書。她同學(xué)開玩笑說：?喲，小謝當(dāng)官了，秘書相當(dāng)于經(jīng)理啊。?謝曉萱聽了心理也美滋滋的。謝曉萱從上班第一天開始，就感覺很難受。原來，她們辦公室還有一位叫韓靜的秘書。這位韓秘書比她早來兩年，自覺資格比她老，對她不茍言笑，經(jīng)常指使她干這干那，對她做的事情橫挑鼻子，豎挑眼，交給她一堆跑腿的活，但是有一個地方不讓她去，就是總經(jīng)理的辦公室。謝曉萱一開始很委屈，很氣憤，很想質(zhì)問她憑什么這樣對待她?想跟她大吵一架，辭職而去。但謝曉萱生來是個要強的人，轉(zhuǎn)念一想，這也許是個挑戰(zhàn)，我一定把工作做得更好，讓韓秘書也不得不滿意。所以，在以后的工作中，謝曉萱更努力，早來晚走，各項工作也做得有條不紊。有一次，韓秘書又讓她去跑腿，叫她過來遞給她一份合同，交代道：?這是一份很重要的合同書，你馬上按這個地址用特快專遞寄走。?謝曉萱不敢怠慢，趕緊打車到郵局。郵局里人很多，在排隊等候的過程中，她不經(jīng)意地看了一下合同的內(nèi)容，忽然發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容中貨款總額的大小寫互相不符合。貨款總額的小寫是280000．00元，而貨款總額的大寫卻是貳佰捌拾萬元。謝秘書生怕數(shù)錯了，仔細(xì)地數(shù)了好幾遍貨款小寫的那幾個?0?，結(jié)果的確比大寫少了一個。謝曉萱心想是韓秘書小寫少打了一個?0?呢?還是大寫打錯了呢?現(xiàn)在謝曉萱內(nèi)心很矛盾，把合同書就這么發(fā)了吧，合同內(nèi)容有錯誤，可能會給公司造成不利影響，韓秘書也會因此受到嚴(yán)厲批評。不發(fā)吧，想想韓秘書那可惡的嘴臉，真想就這么發(fā)了，讓她嘗嘗挨批評的滋味。思想斗爭了半天，最后，謝秘書還是決定不發(fā)了。她回到公司馬上去找韓
秘書，韓秘書正在總經(jīng)理辦公室?guī)涂偨?jīng)理整理文件，謝曉萱把她叫出來時她很不耐煩，說：?找我什么事?合同書發(fā)走了嗎??謝曉萱說：?沒發(fā)走，因為合同金額打印有錯誤。．，韓秘書不相信地說：?不可能，我不可能打錯，準(zhǔn)是你看錯了。?謝曉萱說：?的確錯了，不信你看。?韓秘書拿過合同仔細(xì)一看，還真是錯了。這件事情過去了兩天，謝曉萱突然接到韓秘書發(fā)的短信，?這次多虧了你，真謝謝你?。謝曉萱很驚訝，馬上回了個短信，?應(yīng)該的，我們應(yīng)該互相幫助?。從這件事后，韓秘書對謝曉萱的態(tài)度徹底改變了。【案例思考】
1．本案例中，如果林秘書把有錯誤的合同書發(fā)出去會有什么樣的后果? 2．如果你是林秘書，你怎么對待敵視你的韓秘書? 3．秘書應(yīng)怎樣正確處理與同事之間的關(guān)系?、【案例評析】
由于職場的競爭很殘酷，在一個組織中，同事之間存在矛盾和敵視這是很正常的事情。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，由于身份和工作性質(zhì)的特殊性，秘書之間存在著矛盾和競爭也是在所難免的。關(guān)鍵是怎樣處理好這些矛盾和競爭，怎樣進(jìn)行正當(dāng)?shù)母偁?，消除一些不必要的矛盾。秘書的職業(yè)能力和修養(yǎng)要求秘書要善于與方方面面的人打交道，要有技巧地處理人際關(guān)系，這里面也應(yīng)該包括正確地處理秘書與秘書之間的關(guān)系。本案例中，林秘書在處理與敵視自己的韓秘書的關(guān)系時就是以大局為重，以公
司利益為重，以團結(jié)為重，最終也因此轉(zhuǎn)變了兩人的關(guān)系。
案例14：秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間
丁麗是某局局長的秘書，她是資深的老秘書了，深得局長的信任。因為工作的關(guān)系，她跟領(lǐng)導(dǎo)最近，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)們請示匯報工作，所以局里領(lǐng)導(dǎo)們的事她最清楚。她最近有些心煩，因為她發(fā)現(xiàn)局里兩位副局長王副局長和劉副局長之間的矛盾越來越深了。有時王副局長還在她面前抱怨幾句劉副局長，丁秘書不敢有所表示，每次都借故避開話題。她心里明白王副局長這樣說，是希望能得到她這位局長秘書的支持。本來也是，局長年紀(jì)大了，還有兩年就要退休了，很有可能就從兩位副局長中選一個扶正。兩人本來在工作上就時常有不同的意見，再加上涉及個人前途，他們之間的爭斗那就更復(fù)雜了。丁秘書身在其中，有時覺得很難做，處理起來都是小心翼翼的。有一天，丁秘書送文件去王副局長辦公室，敲門進(jìn)去以后，發(fā)現(xiàn)劉副局長也在。丁秘書定睛一看，看到劉副局長面色鐵青，好像剛才正在與王副局長激烈地爭論著某個問題。丁秘書見狀馬上說：?對不起，我過一會兒再來。?但劉副局長叫住她說：?丁秘書，你等會兒再走，過來聽聽，我們倆的意見誰有道理。?丁秘書馬上說：?對不起，劉副局長，我沒時間，局長讓我送完文件后馬上就去他辦公室，他還有急事讓我辦。還有王副局長，局長說這份文件很重要，請您看完后抓緊時間落實。?說完，就退了出去。其實，丁秘書撒了個謊，局長沒有急事讓她辦，可要不這么說，劉副局長就不會讓她走，兩位副局長意
見有分歧，讓她一個做秘書的作評判，她又能說什么呢? 【案例思考】
1．秘書怎樣正確處理與領(lǐng)導(dǎo)群體的關(guān)系? 2．你怎樣評價丁秘書處理與兩位有矛盾的領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系? 3．丁秘書作為局長的秘書應(yīng)該把兩位副局長之間的矛盾告訴局長嗎? 【案例評析】
秘書與領(lǐng)導(dǎo)者群體的關(guān)系遠(yuǎn)比與單個領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系復(fù)雜。如若處理不當(dāng)，會使秘書處于左右為難的境地。秘書要想處理好這種關(guān)系，首先應(yīng)該認(rèn)識到領(lǐng)導(dǎo)群體有矛盾是正常的，絕對沒有矛盾是不可能的。再者，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)群體有矛盾時，秘書應(yīng)該堅持以大局為重，以利于領(lǐng)導(dǎo)群體團結(jié)為原則。按照矛盾的不同性質(zhì)、程度和表現(xiàn)方式，秘書可考慮采用溝通、折中、回避、中立的方式妥善處理，不能以個人感情的好惡來取舍，支持一邊，反對一邊，更不能為一邊提供反對另一邊的材料，擴大他們之間的分歧，加深他們的矛盾。
案例中丁秘書采取回避的雖是下策，也無不可。作為一個優(yōu)秀的秘書，應(yīng)該積極的想辦法去消解領(lǐng)導(dǎo)者之間的矛盾。實在不行了，可以向局長反映，讓局長出面做工作效果會好一些。
案例15：誰的功勞
又到年底總結(jié)的時候了，秘書李浩然忙碌起來。因為他們處長點名讓
他負(fù)責(zé)今年處里的總結(jié)，處長要在局里的總結(jié)大會上做匯報。與往年不同的是，局里早就明確表示，今年要進(jìn)行改革，打破獎金發(fā)放的平均主義。年底總結(jié)，每個處都要上臺講一講，然后進(jìn)行評比，哪個處工作做得好，處里人員的獎金就升一級，工作做得不好的，獎金就降一級。俗話說，?做得好不如說得好?。這句話雖然有弄虛作假的嫌疑，但也說明做得好，也要說得好，否則，不了解情況的人怎么知道你做得好呢?因此各個處都較上了勁，除了工作完成出色外，都在年底的報告上下足了功夫。李浩然是北大中文系的高才生，平時寫文件就是一把好手。劉處長叮囑他說：?今年處里的工作是出色的，能不能讓局領(lǐng)導(dǎo)滿意，就看你的總結(jié)報告是否出彩了。?李秘書接到任務(wù)后，連著熬了幾個通宵，終于寫出了一篇洋洋灑灑，既有文采又有深度的總結(jié)報告交給處長審閱。處長看了連連點頭，非常滿意，高興地說：?今年咱們處這獎金是拿定了。?果然，在全局的總結(jié)大會上，李秘書寫的稿子讓劉處長聲情并茂地一講，獲得了全局一致的好評。會后，局長還專門對劉處長說：?老劉，今年你們處的總結(jié)不錯，很有深度。?劉處長聽了很得意。知道內(nèi)情的人都說這是李秘書的功勞，李浩然得悉后嚴(yán)肅地說：?不能這么說，我只是寫了個草稿，最后還是處長定的稿。?
【案例思考】
1．怎樣理解秘書的工作是?謀?而不?斷? 2．本案例中李秘書的做法對嗎? 3．怎樣理解秘書要甘當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)身后的無名英雄?
【案例評析】
秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，但只起輔助作用，只是?謀?而不?斷?。領(lǐng)導(dǎo)在做最后的決策之前，會讓秘書做先期的工作，像調(diào)查、草擬文稿等一類的工作。有時，秘書的工作能力強，完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)比較到位，無須領(lǐng)導(dǎo)做更多的修改就采用了，但這不等于是秘書的意志，因為是由領(lǐng)導(dǎo)拍板的，就此已經(jīng)轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)的意志了，而最終為此負(fù)責(zé)的也是領(lǐng)導(dǎo)。毛主席的秘書田家英才學(xué)深厚，為毛主席撰寫了許多膾炙人口的文稿，其中中共八大毛主席的?謙虛使人進(jìn)步，驕傲使人落后?的警句家喻戶曉、婦孺皆知，就是出自其手。但田家英從不居功，若不是主席自己說是秘書田家英寫的，大家都認(rèn)為是毛主席的名言。因此，秘書要甘當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)身后的無名英雄。
案例19：打扮自己的未來
發(fā)遠(yuǎn)機械制造公司最近來了一個秘書叫李蘭，她在工作方面沒有什么問題，也非常勤快，可在形象上，就是給人不太得體的感覺。有那么一天，李蘭氣喘吁吁地從外面辦事回到公司；滿頭大汗。她忘了擦汗，就像個假小子一樣開始給客戶打電話。同事見她頭發(fā)沾在眼角邊，便說：?小李，看你出了那么多汗，去補個妝吧。??沒什么的。?小李有些不在意，繼續(xù)埋頭干活。過了不久，李蘭又以一副新面孔展現(xiàn)給公司的同事，她臉上的粉擦得那么厚，整個一戲臺上的媒婆，差點嚇了同事一跳?？赡苁切愿竦木壒剩钐m對自己的外在形象是不怎么太在意，或者即使在
意也處理不當(dāng)，這也許是她的一大缺陷。
【案例思考】
1．李蘭有哪些不太得體的地方? 2．秘書良好的職業(yè)形象主要表現(xiàn)在哪些方面? 3．秘書?包裝?時，應(yīng)如何處理追求時尚前衛(wèi)與職業(yè)裝束之間的關(guān)系?
【案例評析】
作為秘書，能夠給你的上司或者同事營造一種賞心悅目并且以此來推動他們工作的印象也非常重要。在這方面，如何對自己的裝扮作出適當(dāng)?shù)倪x擇便有很大講究。作為秘書，必須養(yǎng)成隨時隨地注意保持自己良好的職業(yè)形象的習(xí)慣，因為無論是你接電話時說話的口氣，還是與客人交談時的坐姿，都代表著公司的形象。所以，可以說，秘書個人在衣著打扮上的愛好和習(xí)慣，早已超越了其本身的審美情趣，它是公司整體形象的客觀要求。其實，秘書化妝應(yīng)該是濃一點還是淡一點好，并沒有什么標(biāo)準(zhǔn)，只要與自己的膚色臉型相配，又與辦公室的工作環(huán)境相協(xié)調(diào)就行。在講究?包裝?的今天，秘書如果一味地追趕潮流，將所有流行的、前衛(wèi)的東西都帶到辦公室，可能會給工作帶來一些意想不到的麻煩。妙齡花季，追求時尚與前衛(wèi)，并不是說她們不美，而是這些標(biāo)新立異與工作環(huán)境不協(xié)調(diào)。因為公司領(lǐng)導(dǎo)與一般的員工相比，特別是與秘書的年齡相比，年齡普遍偏高，而且男性的占多數(shù)。他們的審美情趣不僅沒有秘書那么前衛(wèi)時尚，可以說還有些保守甚至落后。在他們眼里，如果秘書
化妝打扮標(biāo)新立異，則有可能被看作庸俗和輕浮的象征。另外，化妝要同周圍環(huán)境相協(xié)調(diào)，不可在公司里顯得太扎眼，而應(yīng)基本隨大流，同時還要同自身年齡、身份相協(xié)調(diào)。平時女同事之間可以互相交流、互相提醒。
案例20：秘書說話要得體
某天上班時間內(nèi)，老總走到策劃部主管高慧的身邊突然問了一個莫名其妙的問題：?小高，我問問你，‘美眉’是什么意思??高慧忍不住地笑了：?您是不是也想找個美眉???哪里，美眉是什么玩意兒我都不清楚，我找它干什么??老總說，?我在家老聽我孩子說美眉什么的，我問他什么意思，他只朝我傻笑不告訴我，今天我聽見我的秘書在我辦公室也說‘美眉’這個詞，所以好奇，問問你。??是這樣的，美眉是指因特網(wǎng)上那些漂亮的女孩。因為人們在網(wǎng)上聊天的時候，如果稱這些女孩為‘妹妹’，可能覺得太俗；稱美麗的姑娘吧，又可能讓人覺得太輕浮，所以‘美眉’的叫法就流行起來。原先是在網(wǎng)上，現(xiàn)在有些人在日常生活中也這么叫了。‘美眉’的寫法有很多種，有的寫成‘美媚’，也有的寫成‘美妹’，有的干脆寫成‘MM’，一般都寫成‘美眉’。?、?噢，原來如此!?老總點點頭然后回到了辦公室。下班的路上，高慧特意走到老總的秘書小張面前提醒道：?在上班的時候，最好不要用‘美眉’這類新潮的詞匯。?，?頭兒今天是不是對我有什么意見??小張解釋說，?上午我在辦公室?guī)?/p>
他整理材料，我一個同學(xué)打我的手機，我無意中說漏了嘴。??他倒是沒什么意見，只是好奇。?高慧說，?只不過今后要稍微注意一點，在領(lǐng)導(dǎo)面前少說那些一般人聽不懂的時髦詞匯或句子。??看來我是得注意一下了。不記得是哪本書說過，像他們這種年紀(jì)大而又有地位的男人，觀念最保守，審美情趣最落后。今后說話要是不注意一點，讓他們看不慣，說不定哪天我的飯碗被他們砸了，自己還不知道怎么回事。??你說到哪兒去了?!?高慧笑著說，?你覺得他們就那么頑固嗎?不過，反過來你想想，如果某個人一天到晚老跟你說唐詩宋詞，你是不是也不會習(xí)慣???那倒也是，我從來就不喜歡這些陳得發(fā)霉的東西。??另外，我昨天下午聽你打電話時，說‘下午十五點鐘’，這種說法也不太好，容易聽成‘下午五點鐘’。所以最好直接說成‘下午三點鐘’。?，?那是上海分部的黃小姐。她說話一半中文，一半英文，半土半洋；我只不過是在電話里重復(fù)確認(rèn)她所說的時間。??正因為對方是這么說的，所以你在重復(fù)確認(rèn)的時候，就更應(yīng)該糾正過來，盡量避免誤會。? 【案例思考】
1．為什么高慧特意走到老總的秘書面前提醒道：?在上班的時候，最好不要用‘美眉’這類新潮的詞匯?? 2．秘書在工作中應(yīng)如何對待諸如網(wǎng)絡(luò)語言等當(dāng)代的文明成果? 3．作為職業(yè)秘書，在工作場合如何才能養(yǎng)成使用規(guī)范語言的習(xí)慣?
【案例評析】
秘書的職業(yè)特點要求其必須得開口，可是作為一個常人又不是每每
發(fā)言都能適當(dāng)?shù)皿w，最保險的方法就是你在平時就要摸清上司的脾氣與習(xí)性，在自己說話的關(guān)頭多多控制自己的舌頭。一其實，像?美眉?這類詞匯，并不是像某些人說的那樣，跟黃頭發(fā)、綠頭發(fā)一樣，都是舶來的精神垃圾，相反，這類詞匯跟因特網(wǎng)、MP3和數(shù)碼相機一樣，都是當(dāng)代的文明成果，我們沒有理由否定，也不可能因為有人否定而消亡。作為現(xiàn)代都市時尚的先鋒，作為公司白領(lǐng)階層的秘書，不可能讓她們遠(yuǎn)離?美眉?這類詞匯，都變成聽話的?三好學(xué)生?。但是，正如西裝革履不適合打網(wǎng)球一樣，作為職業(yè)秘書，在工作場合，應(yīng)盡量避免使用大多數(shù)人暫時還聽不懂或者聽不慣的語言，養(yǎng)成使用規(guī)范語言的習(xí)慣。
案例21：說話的藝術(shù)
事例一：一字不當(dāng)，險失合作良機
一外地客商到某地某公司商談投資合作事宜，公司上下非常重視，早早做出了各種安排。公司經(jīng)理拿出專門的時間，在會客室恭候，并準(zhǔn)備了煙茶水果，還派自己的秘書提前在公司門口等候?？蜕踢M(jìn)公司大門后，迎候在門廳的公司經(jīng)理秘書馬上上去和客商握手，可能是知道事情的重要性，反倒有些緊張，竟然對客商說：?我們經(jīng)理在那邊(指會客室)，他叫你過去。?
客商一聽，當(dāng)即非常生氣：他叫我去?我又不是他的下屬，憑什么叫我?你們現(xiàn)在就是這樣對待合作者的?那以后還了得?合作應(yīng)當(dāng)是關(guān)系平
等的。于是這位客商回答說：?貴公司如有合作誠意，叫你們經(jīng)理到我住的賓館去談吧。?說完拂袖而去。
事例二：一言不當(dāng)，令其他部門不悅
?喂，財會室嗎?我是總經(jīng)理辦公室。今年全年的工資統(tǒng)計表你們做出來了嗎??這是某公司總經(jīng)理辦公室的秘書在給公司的財會室打龜話。財會室回答說：統(tǒng)計出來了。這位秘書又說：?我正在給領(lǐng)導(dǎo)寫年終總結(jié)，急等著要這個表，你給送來吧。?財會室的人聽了這話，有些不高興了，說：?我們也正忙著，你自己來抄好了。??叭?，電話斷了。
事例三：一語不慎，加深領(lǐng)導(dǎo)縫隙
某公司兩位領(lǐng)導(dǎo)A和B本來關(guān)系就有些緊張，因為工作上的不同意見，也因為涉及自己領(lǐng)導(dǎo)前途的一些斗爭。但是這種矛盾還是很隱蔽的，表面上兩個領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系也還過得去。但是不久，正巧上級來了一個工作檢查組，在陪同問題上，A領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為兩個領(lǐng)導(dǎo)中有一人陪同就行了，不必兩人都去。于是讓秘書去傳達(dá)一下自己的看法，不料秘書在向領(lǐng)導(dǎo)B轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)A的意思時，卻把話說成：?A領(lǐng)導(dǎo)說啦，你去他就不去了。?B聽了，心里思忖：我去他就不去，這是什么意思?雖然勉強去了，但是心理越發(fā)不是個滋味。后來在一次會議上，這種長久潛伏下來的不快終于爆發(fā)了，弄得會議不歡而散，兩個領(lǐng)導(dǎo)的矛盾一下子成了公司人盡皆知的秘密。事情越鬧越大，還是上級領(lǐng)導(dǎo)出面才解決了。
【案例思考】
1．如果那位秘書不說?叫?，而說?請?，情況又會如何呢?
2．如果那位秘書換一種口氣，請求對方給予支持協(xié)助，情況又會如何呢? 3．秘書說話技巧主要有哪些? 【案例評析】
說話是一門藝術(shù)。俗話說，?會說話的令人笑，不會說話的令人跳?。秘書人員工作在領(lǐng)導(dǎo)中樞，負(fù)有溝通上下左右關(guān)系的責(zé)任，如果說話不講究藝術(shù)，有時會帶來不良或嚴(yán)重后果。所以在交際過程中秘書一定要掌握好說話的藝術(shù)。秘書說話關(guān)系甚大，所以秘書一定要學(xué)會怎樣說話。
案例20：表現(xiàn)得體
從某名牌大學(xué)畢業(yè)后不久，張玲應(yīng)聘到一家外企做人事部秘書。因為公司初建，面向全國招聘，所以秘書剛上班時的主要工作就是：拆應(yīng)聘信，閱讀；閱讀，拆應(yīng)聘信。量大枯燥，索然無味，卻忙得四腳朝天，因此，很多人美好的憧憬一下子灰飛煙滅。辦公室里彌漫著沉悶、不耐煩的空氣。許多秘書中，只有張玲不急不躁，一直耐心仔細(xì)地做。很快張玲被提升為人事部主管。升遷的理由是：一個名牌大學(xué)畢業(yè)的碩士生，每天千篇一律地拆信，并在上百封信中，不厭其煩地整理出有價值的信，推薦給老板，展示了她人事管理的才能，深得欣賞。總裁認(rèn)為：連這種小事也做得如此出色的人，其他的事情一定會做得很好。她是同時進(jìn)入公司的一批當(dāng)中的第一位升遷者。想讓自己成為辦公室的佼佼者，并不一定非要做主導(dǎo)性工作并取得成績，充當(dāng)助手常常更有價值——如果你幫助別人獲得成功，尤其是幫助老板。雖然這是你的本職工作，相信對方反過來也會助你一臂之力。當(dāng)你目前還只是一名助手的時候，無須過
分媚俗，也不過分自大，不擅作主張。最好的態(tài)度是：不惹怒老板，卻又將工作做得最好。
【案例評析】
人常說，?良好的開始是事業(yè)成功的一半?。初到公司，秘書工作切記要得體。但可惜的是，許多人都懷有雄心壯志，可就是在最初的工作中，總想給自己留．一分真空地帶。可就是這一念之差，使理想與現(xiàn)實失之交臂。首先要耐心做小事情。天下大事，必做于細(xì)，何況秘書工作，但很多年輕人就是放不下本不存在的架子。做秘書的人都應(yīng)該記住，光憑能力還不夠，擁有順暢的同事關(guān)系至少是你成功的一半。但這不僅僅意味著你只要合群、風(fēng)趣或?有人緣?就萬事大吉，你還要想辦法了解每位同事，接受團隊目標(biāo)并完成自己的任務(wù)。誰可以信任，誰要敬而遠(yuǎn)之，要多加留意。多和資深員工交談，從側(cè)面了解他們的看法，這在你最初的工作中尤為重要。作為一名秘書，如果在你一到新公司或剛調(diào)到新部門任職時，能在短時間內(nèi)熟悉該部門，并能立即表現(xiàn)所長，那你必然會成為老板重點培養(yǎng)的對象，因此會備受重視。
【案例思考】
1．作為大學(xué)生，剛畢業(yè)就從事秘書工作，應(yīng)以怎樣的心態(tài)對待工作的煩瑣性? 2．?良好的開始是事業(yè)成功的一半?，秘書初涉職場，應(yīng)如何開好頭? 3．涉世之初，秘書應(yīng)如何為人處世，才算表現(xiàn)得體?
案例22：如此協(xié)調(diào)
關(guān)廠長四十有五，在工作上嚴(yán)格要求是出了名的，誰要在工作上打馬虎眼，他粗大的嗓門會叫人受不了。然而，下級有個病痛，他忙到半夜也要親自探望楊洋是廠里新來的秘書，在她之前，已經(jīng)有3個人因為關(guān)廠長的壞脾氣而離開。楊洋聽說了別人對關(guān)廠長的看法，雖然大家都勸她不去為好，但她倒想去見識見識這個關(guān)廠長。上班的第一天，一切完全是規(guī)范化的。第一次見到關(guān)廠長，關(guān)廠長很禮貌地接待了楊洋，交代了一些工作之后，關(guān)廠長便急著去忙事情了。關(guān)廠長留給楊洋的第一印象還算不錯。幾天后，關(guān)廠長通知楊洋隨他去與外商洽談技術(shù)合作項目，早上9．：30出發(fā)，同行的有總工和外請的翻譯。這個項目楊洋在技術(shù)科早就知道了，方案也是她在總工指導(dǎo)下制定的。還不到8：00的時候，她就到技術(shù)科準(zhǔn)備一些資料。沒想到，一陣急驟的電話鈴聲響起，對方的同事轉(zhuǎn)告楊洋，說廠長找她，火氣很大。楊洋立即趕到廠長辦公室，關(guān)廠長上來就沒有好音：?上班時間串什么門?我讓你在辦公室等著，9：30出發(fā)，你到處跑什么??楊洋也火了，不是還不到9：30嗎?但還是忍住，沉默著聽關(guān)廠長?發(fā)威?。聽到關(guān)廠長接下來的話，楊洋才知道，原來是總工住院了，翻譯也因事不能來，如果因為推遲談判，對方可能會去找新的合作伙伴。廠長為此事很著急，知道這個情況后，楊洋原諒了關(guān)廠長的發(fā)火。?您對這個項目熟不熟悉??楊洋問。?主要內(nèi)容清楚，有些細(xì)節(jié)不很熟悉。?關(guān)廠長說。?細(xì)節(jié)和全部內(nèi)容我都熟悉，我參加過這個方案的起草。?楊洋自信地說。關(guān)廠長眼睛一亮，但馬上又暗了下來：
第四篇：秘書實務(wù)與案例分析
秘書實務(wù)與案例分析
第二章
秘書工作基本要求
案例分析
案例1：上司辦公桌上的機密文件
琳達(dá)是費希德（上海）公司銷售部經(jīng)理的秘書，不過她當(dāng)秘書還不到一個月。這天上午，琳達(dá)的上司被公司市場總監(jiān)叫去了，他倆站在辦公室門口聊天。上司辦公桌上的電話鈴響了，琳達(dá)過去接電話時，發(fā)現(xiàn)上司的桌子有份印有“公司機密 不得外傳”的文件翻開在那里。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、因為是在上司的辦公室，公司外部的人也看不見這份文件，所以，這么放著沒什么事。
b、給正在與市場總監(jiān)聊天的上司發(fā)短信，請示他如何處置辦公桌上的機密文件。
c、將文件放進(jìn)保險柜里，上司回來后，馬上向他報告。
d、給老同事艾瑪打電話，問她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起來。
e、機密文件這么攤著可能會被不該看到的人看到，所以用其它資料將文件蓋上。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。答案e 公司的機密文件讓不該看到的人看到了會惹出麻煩，所以，作為助手，秘書有責(zé)任幫上司保管好文件。但是，上司畢竟沒有走多遠(yuǎn)，也許一會兒就回來了，所以，只要簡單把它蓋好就行了。
案例2：秘書工作的基本原則
琳達(dá)是騰飛儀器（北京）公司財務(wù)總監(jiān)的秘書。她上個月才大學(xué)畢業(yè)，人力資源部請一位老同事對她進(jìn)行培訓(xùn)。這位老同事告訴她做秘書工作的一些基本原則。下面有5個選項：
a、在處理上司交辦的工作時，如果遇到不明白的地方，不要自作主張，而是在請上司確認(rèn)之后再處理。
b、在上司身邊工作，肯定會比一般員工多知道一些公司機密，所以，即使知道了也要裝作不知道。
c、秘書不能只等上司給自己交辦工作，應(yīng)該學(xué)會自己找事做。
d、即使上司指示你幫他處理一些個人私事，你同樣要處理好。這事到底與上司的工作有沒有關(guān)系，可以在處理完之后再去確認(rèn)。
e、因為秘書的工作就是幫助上司處理日常雜務(wù)，所以，秘書應(yīng)仔細(xì)觀察上司，了解他現(xiàn)在想做什么，從而提前主動為他提供幫助。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。答案d 企業(yè)為領(lǐng)導(dǎo)人配備秘書就是為了讓上司專心致志地工作，幫助上司處理日常雜務(wù)，所以，幫上司處理一些雜事或私人事物是秘書的份內(nèi)工作，因此，就沒有必要去確認(rèn)這事到底與上司的工作有沒有關(guān)系。
案例3：上司自己的工作出錯
琳達(dá)是香港瑪麗制衣（深圳）公司總經(jīng)理秘書。這天上午，琳達(dá)一邊在前臺值班，一邊潤色給總經(jīng)理起草的發(fā)言稿。當(dāng)琳達(dá)正在給一位新來的客人沏茶時，行政部經(jīng)理過來說總經(jīng)理急著要看發(fā)言稿。琳達(dá)說還有點沒改完，如果總經(jīng)理急著要，那就請他幫忙把把關(guān)再送給總經(jīng)理，他說沒問題。但中午的時候行政部經(jīng)理對琳達(dá)大發(fā)脾氣，說總經(jīng)理對發(fā)言稿很不滿意。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、由于當(dāng)時太忙，沒有仔細(xì)檢查，我下次一定注意！b、我當(dāng)時就給你說清楚了還沒改完，你應(yīng)改完之后再交給總經(jīng)理呀！
c、實在不好意思，我今后一定注意！d、頭，別太在意，就是總經(jīng)理自己不也經(jīng)常出點小差錯嗎？！
e、總經(jīng)理也是雞蛋里面挑骨頭，有點小毛病自己隨手改改不就完了嗎？！
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。答案是c。
秘書在發(fā)現(xiàn)工作出現(xiàn)失誤之后，無論什么原因，在第一時間道歉，表明了你的人品和態(tài)度。秘書不論在什么情況下都要誠實和謙遜。
案例4：戀人的工作變動
琳達(dá)是普天制藥（中國）公司副總經(jīng)理的秘書，她的男朋友是公司市場部杰克。他倆準(zhǔn)備在今年國慶節(jié)結(jié)婚，但由于公司不允許員工之間談戀愛，所以他倆的關(guān)系在公司內(nèi)部至今尚無人知曉。這天上午公司開司務(wù)會，討論人事問題，琳達(dá)來到會議室為大家添茶。
“最近香港分公司的劉勇病得很厲害，那里的經(jīng)理來電話讓我們趕緊派人去頂替他??”人力資源部的胡經(jīng)理說。
“派市場部杰克去如何？他還沒有結(jié)婚?！惫疽晃桓笨傔@樣提議。
“我看可以?！惫究偨?jīng)理說：“那就這樣定了吧，這個月底就發(fā)調(diào)令，讓他過去?！?/p>
人力資源部的胡經(jīng)理馬上回答：“行！我們在月底前給杰克辦好調(diào)令?！庇谑墙芸巳ハ愀酃ぷ鞯氖戮瓦@樣定下來了。
這天下班后，琳達(dá)和胡毅又在那家幽靜的小酒吧里約會?！拔蚁朊墼侣眯凶詈眠€是去新馬泰??”克杰說著，遞給琳達(dá)一本精致的新馬泰旅游小冊子。現(xiàn)在琳達(dá)感到十分苦惱。不僅下半岸結(jié)婚的計劃可能泡湯，即使結(jié)了婚也得忍受兩地分居的煎熬。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、你下個月就要調(diào)到香港分公司去了，我們的婚期可能得推遲。
b、到時候再說吧！c、默默無語。
d、胡毅，聽說你們部又新來了一個漂亮的MM，是嗎？ e、好，我倆就去新馬泰旅游。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。答案是e 只要琳達(dá)的態(tài)度有些不自然，就有可能引起杰克的懷疑；他肯定會追問，如果琳達(dá)不說出真相，則有可能影響雙方的感情；如果說出真相，則有可能泄密。的確，對于像琳達(dá)這樣的女性來說，愛情的地位僅僅次于生命，如果在這種時候還不把實情告訴自己的未婚夫，就可以說它是一種欺騙。但是，秘書的“秘”就是秘密的“秘”，無論哪家公司都不能容忍秘書泄密，而在所有的公司機密中，人事是秘密中的秘密！
第三章 秘書的專業(yè)知識
案例分析
案例1：秘書的日常工作
琳達(dá)是羅格精密儀器（北京）公司銷售部經(jīng)理的秘書。她是秘書新人。下面是她平時做的工作：
a、由于不了解上司的一些工作習(xí)慣，所以經(jīng)常向自己的前任請教。
b、上司外出辦事回到公司的時候，即使他自己不說，也給他沏茶或泡咖啡。
c、每天上班之后，計算好上司到辦公室的時間，提前為他整理好辦公室。
d、上司什么都不說準(zhǔn)備外出時的候，問上司去什么地方。
e、因為上司容易忘事，所以，經(jīng)常根據(jù)日程表口頭提醒上司。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。答案是d 作為秘書，最好知道上司去什么地方，這樣就便于日程管理。但是，有時上司并不希望秘書知道自己去什么地方了。這的確讓秘書為難，不過，作為助手，秘書只能自己去觀察和分折，直接問上司去什么地方是不合適的。
案例2：銷售部送來的文件
琳達(dá)是格林路橋設(shè)備（上海）公司財務(wù)部經(jīng)理的秘書。這天上午十點左右上司正在與部下奧尼爾商量工作，銷售部的秘書艾麗拿著一份文件過來了。她說她的上司想請琳達(dá)的上司大致看一下這份文件，如果沒什么大問題，她就馬上把文件帶回去。上司商量工作估計還要10來分鐘。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、因為上司正在商量工作，對方又比較急，所以，寫個紙條遞達(dá)給上司，問他如何處理。
b、因為上司商量工作只有10來分鐘就結(jié)束了，所以問艾麗能否稍等一會。
c、因為上司現(xiàn)正在商量工作，所以讓艾麗給自己的上司打電話，請示這事怎么處理。
d、如果可以的話，先把文件放在自己這里，待上司看過之后，就馬上告訴艾麗。
e、因為商量工作還有10來分鐘結(jié)束，所以請艾麗先回自己辦公室去，上司商量工作一結(jié)束就馬上通知她。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。答案c 羅絲拿文件過來是想讓琳達(dá)的上司看完后當(dāng)場拿回去的，而琳達(dá)的上司正在商量其它工作，所以，琳達(dá)應(yīng)積極提建議解決問題而不是簡單地讓羅絲去請示她的上司怎么辦。
案例3：上司打高爾夫球
琳達(dá)是紅橋投資（中國）公司的總經(jīng)理的秘書。今天是星期五。十點來鐘，琳達(dá)在去上司辦公室送郵件時，正聽見總經(jīng)理在與朋友打電話：“前一向太忙了，好久沒打高爾夫球了。你明天有空嗎？好，那就這么說定了，明天下午一起去打高爾夫球，放松放松?！币稽c鐘左右，高爾夫球俱樂部的客服人員給作為俱樂部VIP會員的總經(jīng)理來電話；中午總經(jīng)理外出應(yīng)酬還沒回來，琳達(dá)接的電話。對方問總經(jīng)理明天去不去打高爾夫球，如果去就給他預(yù)留位置。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、也許可以去，你們先留個位置吧！b、明天肯定去！c、我不太清楚。
d、我需要請示一下再答復(fù)你！e、我們總經(jīng)理太忙，說不準(zhǔn)！
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。答案是d。
總經(jīng)理是打算明天去打高爾夫球，但他并沒有直接給琳達(dá)下達(dá)訂位的指令，所以，回答對方要請示上司后再作答復(fù)，既沒有自作主張，又體現(xiàn)了積極主動的精神。
案例4：上司的日程“撞車”
琳達(dá)是瓊斯環(huán)境（上海）公司市場總監(jiān)的秘書。中午十二點過，上司對琳達(dá)說：“我中午跟朋友約了一起吃飯，所以下午上班可能要稍為晚一點回來?！毕挛鏻點鐘，蘇州昆山天昌公司的劉總來找上司，他說是和上司約好的?？磥磉@事是上司忘記給琳達(dá)說了，琳達(dá)只知道上司從1點半開始要聽取市場部李偉的工作匯報?，F(xiàn)在面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、對劉總說，請稍等，既然你與上司約好了，那就在上司回來之后，聽取市場部李偉工作匯報之前與你先談。
b、對劉總說，請稍等，既然你與上司約好了，那就在上司回來之后立即與你面談。然后給李偉打電話，說匯報的時間可能要推遲。
c、告訴劉總，說上司回來的時間比較晚了，而他與上司商量的問題又比較花時間，所以先回去再約時間。對李偉說原定的時間不變。
d、因為上司回來之后馬上就要聽取李偉的工作匯報，所以，琳達(dá)向劉總承認(rèn)她也不知道上司回來后會怎么處理這件事。
e、琳達(dá)對劉總說，上司可能要晚一些回來，請他稍為等一會，上司回來之后怎么處理到時候再說。她對李偉說匯報的事也要等上司回來后再說。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。答案b 因為琳達(dá)不知道上司與劉總有預(yù)約的事，不知道上司是怎樣考慮這件事的，所以不應(yīng)該對劉總說上司下午的其他安排。李偉是公司內(nèi)部的人，所以請他把時間推遲是比較穩(wěn)妥的。
第四章 秘書的社會常識
案例分析 案例1：英文縮寫
下面是5個時事用語的英文縮寫，請從中挑選出一個你認(rèn)為不合適的。b a、WTO＝世界貿(mào)易組織 b、CPI＝工業(yè)品出廠價格
c、GDP＝國民生產(chǎn)總值
d、OPEC＝石油輸出國組織
e、IMF＝國際貨幣基金組織
案例2：戲劇
梅蘭芳是我國優(yōu)秀的（）表演藝術(shù)家，請從以下5個選項中挑選出一個你認(rèn)為合適的填到（d）內(nèi)。
a、黃梅戲
b、越劇
c、豫劇
d、京劇
e、川劇
案例3：市場營銷用語
以下是5個市場營銷用語，請從其中挑選出一個你認(rèn)為不合適的填到（d）內(nèi)。
a、消費者＝購買產(chǎn)品(或服務(wù))的人
b、媒體＝報紙、雜志、電視、廣播和網(wǎng)絡(luò)等 c、市場調(diào)查＝通過一定手段找到消費者需求的行為 d、促銷＝通過降價方式來刺激消費者購買欲望的活動 e、市場占有率＝在市場上的所有同類產(chǎn)品中自己的商品所占的比例
案例4：我國古代哲學(xué)家
《道德經(jīng)》是我國偉大哲學(xué)家（）所著，請從以下5個選項中挑選出一個你認(rèn)為合適的填到（e）內(nèi)。
a、孟子 b、孔子
c、莊子
d、孫子
e、老子
案例5：金磚四國
當(dāng)前國際上所謂的“金磚四國”是指哪幾個國家？請從以下5個選項中挑選出一個你認(rèn)為合適的填到（c）內(nèi)。
a、巴西、俄羅斯、南非和中國 b、墨西哥、俄羅斯、印度和中國 c、巴西、俄羅斯、印度和中國 d、巴西、日本、印度和中國 e、美國、俄羅斯、英國和中國
案例6：企業(yè)財務(wù)報表
要了解一個企業(yè)資金的使用情況，主要是看（）。請從以下5個選項中挑選出一個你認(rèn)為合適的填到（d）內(nèi)。
a、進(jìn)貨臺帳 b、損益表 c、現(xiàn)金流量表 d、資產(chǎn)負(fù)債表 e、銷售臺帳
案例7：科技詞匯
人們對“不明飛行物”一般都用（）來表示。請從以下5個選項中挑選出一個你認(rèn)為合適的填到（e）內(nèi)。
a、克隆
b、DNA c、納米
d、干細(xì)胞
e、UFO
案例8：莎士比亞
莎士比亞是（）偉大的劇作家，請從以下5個選項中挑選出一個你認(rèn)為合適的填到（c）內(nèi)。
a、美國
b、德國 c、英國 d、法國
e、意大利
第五章 管理上司的辦公室
案例分析
案例1：早晨整理上司的辦公室
琳達(dá)是施露化妝品（上海）公司財務(wù)總監(jiān)的秘書，她每天早晨都要在上司上班之前整理好上司的辦公室。下面是她整理上司辦公室時做的一些工作：
a、檢查上司寫字臺旁邊的垃圾箱是否清空了。
b、檢察窗前花盆里植物葉子是否枯萎，需不需要澆水。
c、檢查上司寫字臺抽屜的物品擺放是否方便工作。
d、檢查寫字臺桌面上的物品擺放是否整齊。
e、檢查上司的記事用紙、鉛筆等日常用品是否足夠，需要添加。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案c 寫字臺的抽屜屬于上司的私人空間，是否方便使用也只有上司本人才能知道，所以，在上司沒有指示的情況下，即使是秘書，去整理上司的抽屜也是不合適的。案例2：上司感覺身體不適
琳達(dá)是莫爾食品（成都）公司總經(jīng)理的秘書。這天總經(jīng)理上班后不久，就對琳達(dá)說自己的頭有點脹，身體不舒服，需要休息一會。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、知道總經(jīng)理的老毛病又犯了，馬上到柜子里把備用藥找了出來。
b、向總經(jīng)理建議：“您太疲勞了，回家休息吧！” c、馬上與公司里的有關(guān)人員打招呼，作個簡要說明，今天沒有急事就不要來找總經(jīng)理了。
d、馬上調(diào)整總經(jīng)理的工作日程，取消一切約會。e、請原來做過大夫的劉經(jīng)理過來給總經(jīng)理檢查一下。請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題d 秘書發(fā)現(xiàn)上司身體有些不舒服因而有些擔(dān)心是很正常和自然的。但是，不能表現(xiàn)得過份了，因為上司不僅事很多，有些也相當(dāng)重要，作為秘書你可以表示自己的擔(dān)心，但你不能替上司發(fā)號施令。上司的身體再怎么不舒服，秘書都不能越權(quán)。
案例3：在上司上班之前
琳達(dá)是施朗化工儀器（北京）公司總經(jīng)理的秘書。下面是琳達(dá)這天早上在上司上班之前做的工作：
a、上司來電話說他臨時有點事，要十點后才能到辦公室，所以，琳達(dá)通知了各部門的經(jīng)理秘書。
b、因為上司來電話說要晚一會兒到辦公室，所以，琳達(dá)比平時多花些時間清掃上司的辦公室。
c、查看上司當(dāng)天的日程表，發(fā)現(xiàn)上司當(dāng)天的日程安排要變更，馬上打電話與有關(guān)人員確認(rèn)。
d、把上司每天上班后必看的報紙整齊地放到上司的辦公桌子上，并將上司感興趣的文章標(biāo)題用紅筆打上波浪線，以引起上司的注意。
e、行政部經(jīng)理來電話，說上司上班后請馬上通知他，他有幾件急事要請示上司，琳達(dá)同意轉(zhuǎn)達(dá)。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案a 雖然上司上班要晚一會兒，但那只影響與上司面談的人或相關(guān)會議，琳達(dá)只需要與這部分人聯(lián)系。那些今上午與上司工作沒有關(guān)系的人或部門就沒有必要打招呼，所以給所有部門經(jīng)理秘書打電話是不合適的。案例4：上司與客人的會談超時
琳達(dá)是唐龍投資（中國）公司總經(jīng)理的秘書。按昨天下午下班之前定好的日程安排，總經(jīng)理今上午九點半到十點一刻與河北大地公司的劉總會談；從十點半到十一點半跟青島海洋公司的李總會談。十點一刻，青島海洋公司的李總?cè)缂s而至，琳達(dá)請李總在會客室稍等，自已以給客人加水的名義來到總經(jīng)理辦公室，向總經(jīng)理暗示另外的客人已到；可總經(jīng)理對琳達(dá)的暗示一點反映也沒有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年地與劉總在窮侃，似乎完全忘了另有約會。到十點四十了，見青島李總等得有些不耐煩了，琳達(dá)只好又一次來到總經(jīng)理辦公室，她遞給了總經(jīng)理一張紙條：
a、“總經(jīng)理，李總已到。你已經(jīng)超過30分鐘了！” b、“總經(jīng)理，李總已到。還讓李總等多久？”
c、“總經(jīng)理，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答復(fù)人家？”
d、“總經(jīng)理，李總已到。你去接待李總吧，劉總我來接待?！?/p>
e、“總經(jīng)理，李總已到。我怎么向他解釋？” 請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。本題b 總經(jīng)理在看到你的“還要讓李總等多久？”紙條后，既不會感到你給他壓力，也不會感到很為難，他只要在你的紙條上寫上“5分鐘”或“30分鐘”就行了，而不要回答“怎么辦”或“怎么答復(fù)對方”這類問題。
第六章 電話實務(wù)
案例分析
案例1：接受指示時來電話
琳達(dá)是冰川鋼鐵（中國）公司總經(jīng)理的秘書。下周就要召開全國經(jīng)銷商大會了，這天上午琳達(dá)正在就會議的籌備工作接受上司的指示的時候，她辦公桌上的外線電話響了。琳達(dá)只好對上司說了聲“對不起”后回自己辦公室接電話，結(jié)果這電話是找上司的。而對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、問對方是什么事情，如果是急事就轉(zhuǎn)給上司。b、說上司現(xiàn)在很忙，問對方可不可以先找公司的其他人。
c、像平時一樣問對方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。
d、告訴對方說上司正在商量工作，完了之后就馬上打電話給他。
e、說上司現(xiàn)在正在商量工作，完了以后再轉(zhuǎn)達(dá)給上司。請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。答案c 即使秘書是在接受指示的過程中，如果外線電話響了（這意味著是由公司外部打來的），秘書就應(yīng)馬上去接電話，更何況這電話本來就是打給上司的。把對方的意思轉(zhuǎn)達(dá)給上司，雖然會影響上司作指示，但這影響并不大，轉(zhuǎn)達(dá)完了仍可以繼續(xù)，所以，應(yīng)像平時接電話那樣，問對方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。
案例2：客人未能按時到達(dá)
琳達(dá)是伍茲餐飲（北京）公司公關(guān)部經(jīng)理的秘書。這天下午上司要與北京天府餐飲公司的馬總談合作，約好從2點30分開始，可快3點了馬總他們還沒到。于是上司讓琳達(dá)與對方的秘書確認(rèn)一下。下面有5個選項：
a、“馬總出門了嗎，我們怎么還沒看到他？”
b、“我們與馬總約好是2點30分見面，他沒有改變計劃吧？”
c、“我們在等馬總，他什么時候能到？”
d、“我們還沒有看到馬總，他是什么時候出門的？”
e、“你能跟馬總聯(lián)系上嗎？我們聯(lián)系不上他。” 請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。答案d、“還沒來是怎么回事？”這種直接問法多少帶有責(zé)備對方的意思。其實，應(yīng)相信對方也有時間觀念，因此，對方來晚了，肯定在路上出現(xiàn)了什么情況，所以，應(yīng)該體諒對方，因此，不宜直接問對方為什么還沒到，而最好間接一點問對方。
案例3：開會時原則上不接電話
琳達(dá)是東訊電子（廣州）公司董事長兼總經(jīng)理的秘書。這天上午上司正在主持召開公司的董事會。公司有規(guī)定，在開董事會時，參加人員一般不接電話，等散了會再說。十點左右，朗日公司的總經(jīng)理胡戈來電話找上司。朗日公司是本公司的大客戶，胡總對琳達(dá)說他有急事要與上司商量。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、胡總，對不起！我們總經(jīng)理正在開會，不能接聽電話。b、胡總，實在不湊巧，我們總經(jīng)理正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結(jié)束?；仡^我們再給您來個電話，您看這樣可以嗎？
c、胡總，請您稍等一下，我們總經(jīng)理剛剛散會，我馬上幫您去找找。
d、胡總，請您等一下，我馬上叫我們總經(jīng)理來接電話！e、胡總，實在對不起，我們表總不在公司。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。本題c 當(dāng)你說幫對方去找找以后，你就可以去向上司悄悄匯報，聽取他的指示，如果他認(rèn)為事情不急，不愿意去接電話，那么，你就要這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知總經(jīng)理上哪兒去了，回頭見著總經(jīng)理，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎？”如果上司愿意來接，你就可以說剛剛找到了喪總。這樣，你既沒自作主張，又照顧到了對方的面子。
案例4：上司不想接廣告公司的電話
琳達(dá)是全能食品（廣州）公司總經(jīng)理的秘書?？斓侥甑琢?，公司馬上就要開懂事會了。由于銷售大幅度滑坡，總經(jīng)理的心情非常煩躁。這天上午十點左右，廣告公司的總經(jīng)理鄭斌來電話，想就明年的廣告代理問題與總經(jīng)理交換一下看法。正忙得暈頭轉(zhuǎn)向的總經(jīng)理一聽說談明年的廣告問題，就對琳達(dá)說：“不就是明年的廣告的事嗎？現(xiàn)在沒時間！” 面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、鄭總，我們總經(jīng)理今天安排實在太滿，很難抽出時間，回頭我們給你打過去，可以嗎？
b、鄭總，您的事我們總經(jīng)理知道了，下次再約時間吧。c、鄭總，我們總經(jīng)理正急著趕份材料，不能接電話。d、鄭總，關(guān)于明年的廣告問題，跟我們公司市場部梅經(jīng)理談?wù)効梢詥幔?/p>
e、鄭總，我們總經(jīng)理今日身體有些舒服，您先跟我說說，我再轉(zhuǎn)告他可以嗎？
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。本題a 一個優(yōu)秀的秘書在于與上司之間形成一種默契，她能理解上司的每一個意圖。在年終這個事情繁雜，再加上業(yè)績欠佳的時候，上司的心情煩躁，說些言不由衷的話是很正常的，因此，在這個時候，應(yīng)該更好地去了解和把握上司的，成為上司名副其實的助手。年底說忙，對方完全能理解，這樣，待上司心情好些之后，上司自然會與對方聯(lián)系。
第七章 接待實務(wù)
案例分析
案例1：上司在走廊上聊天
琳達(dá)是梅隆娛樂（上海）公司市場部經(jīng)理的秘書。這天上午十點鐘，上海陽光文化公司的徐總?cè)缂s準(zhǔn)時到了。琳達(dá)把客人領(lǐng)到會客室后，去上司辦公室通知上司，可上司沒有在辦公室。琳達(dá)出來一找，發(fā)現(xiàn)上司站在走廊上和公司營銷總監(jiān)說話。而對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項： a、對上海陽光文化公司的徐總說：“我們經(jīng)理現(xiàn)在不在座位上。按理他應(yīng)在座位上，我再去找一找，如何？”
b、上司正在與公司營銷總監(jiān)說話，看樣子上司知道預(yù)約的客人到了。為了引起上司的注意，琳達(dá)走上前去悄悄說預(yù)約的客人到了。
c、對正在與公司營銷總監(jiān)談話的上司說：“不好意思，打斷你們的談話。您預(yù)約的客人已經(jīng)到了。是否還讓他等一會兒？”
d、對正在與上司談話的營銷總監(jiān)說：“不好意思，打斷你們的談話。預(yù)約的客人已經(jīng)到了。你們的談話是否可以等一會兒再繼續(xù)？”
e、對上海陽光文化公司的徐總說：“實在不好意思，上司有急事不在座位上。如果可以的話，我們另約時間見面好嗎？”
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。答案c 即使是在與公司營銷總監(jiān)談話，也要優(yōu)先考慮預(yù)約而來的客人，所以，必須將客人已到的信息傳遞給上司。當(dāng)然，上司與公司營銷總監(jiān)的談話也許就快完了，也許還要稍等一會兒。但不管怎樣，琳達(dá)還要問一下上司的意見。案例2：客人提前到達(dá)
琳達(dá)是斯邁爾機械（上海）公司總經(jīng)理的秘書。這天下午2點，江蘇萬馬公司江總來訪。琳達(dá)看了看日程表，上司與江總約好是3點見面，現(xiàn)在對方提早1小時到了。上司正在開會，估計3點左右結(jié)束。于是琳達(dá)與江總進(jìn)行了下面的一段對話：
a、琳達(dá)：“可能我聽錯了，聽總經(jīng)理說你們約好的是3點？”
江總：“實在不好意思??我記得似乎是2點?！?/p>
b、琳達(dá)：“不知是誰弄錯了，反正今后注意一些就可以了。”
江總：“那現(xiàn)在總經(jīng)理正忙著嗎？”
c、琳達(dá)：“實在不巧，總經(jīng)理正在開會。我去問一下他，請您稍等一會兒，可以嗎？”
江總：“給你添麻煩了！”
d、琳達(dá)：“會議還有30分鐘左右結(jié)束，您能再等一會兒嗎？”
江總：“那我就再等一會兒吧?！?/p>
e、琳達(dá)：“那這邊請，我?guī)ソ哟??！?/p>
江總：“謝謝！”
請從上面5句話中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。答案是b。
既然對方說了“實在不好意思”進(jìn)行了道歉，秘書就沒有必要再提醒對方“今后注意”了，更何況對方是老總，是上司的客人。
案例3：上司在外面預(yù)約的客人
琳達(dá)是聯(lián)合日化（北京）公司銷售部經(jīng)理的秘書。這天上午，一個琳達(dá)不認(rèn)識的客人來訪。對方自我介紹，他是琳達(dá)的上司在拜訪客戶時認(rèn)識并預(yù)約的客人。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、對客人說由于是上司外出時預(yù)約的客人，自己不知道，所以表示道歉。
b、對客人說，自己沒有聽上司說過這事，問客人上司是在什么時候和在哪兒與他預(yù)約的。
c、對客人說等會兒上司會打電話回來，她會轉(zhuǎn)告他，并問對方是否可以給自己一張名片。
d、上司回公司的時候，一邊轉(zhuǎn)交客人的名片，一邊介紹來訪客人的樣子。
e、對上司說，如果在外面預(yù)約了客人能否提前告訴自己？
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。答案是b。
上司在外面預(yù)約客人，沒有告訴秘書是很正常的。既然是上司預(yù)約的客人，那就沒有必要問對方上司是在什么時候和地方預(yù)約他的，給對方造成一種不信任感。
案例4：不作自我介紹的客人
琳達(dá)是斯泰電子（上海）公司總經(jīng)理辦公室的秘書。這天上午琳達(dá)正在前臺值班，一個理著大光頭、戴著大墨鏡，顯得很酷的中年客人推門而入。琳達(dá)馬上站起身迎接客人：“您好！請問您是??”“我找你們老總！”客人說著就要里走。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該如何處理？下面有5個選項：
a、對不起，我們老總正在跟客人談話，有什么事請跟我說吧。
b、對不起，先生，請你填寫會客登記表。c、先生，你不能進(jìn)去，否則我叫保安了！d、先生，您預(yù)約了嗎？
e、對不起，先生，請問您貴姓??
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。答案是e。
你再次讓客人自我介紹，不僅很有禮貌地阻止了他往里闖，而且給客人創(chuàng)造了第二次自我介紹的機會。在現(xiàn)代商業(yè)社會，你第一次可以魯莽無禮，但你不能一而再再而三地?zé)o禮。所以，只要對方還有起碼的教養(yǎng)，他就會停下來作自我介紹。
第八章 信息收集實務(wù)
案例分析
案例1：新總裁即將來視察工作
琳達(dá)是北京中海集團大連分公司總經(jīng)理秘書。新上任不到十天的集團公司總裁下周星期一要來大連視察工作。為了做好接待準(zhǔn)備工作，琳達(dá)給總裁秘書打電話，了解總裁的有關(guān)信息。下面有5個選項：
a、總裁多大年齡了？ b、總裁的家住在哪兒？
c、總裁的性格如何？
d、總裁原來到過大連嗎？
e、總裁喜歡吃什么菜喝什么酒？
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案b 新上任的總裁來視察工作，當(dāng)然要接待好；要接待好總裁自然要了解總裁的一些基本情況，如多大年紀(jì)，是否第一次來本地，喜歡吃什么菜，喝什么酒，等等。但至于總裁的家住在什么地方，它與本次接待沒什么關(guān)系，所以問這個問題是不合適的。
案例2：兩個經(jīng)理之間有矛盾
琳達(dá)是鴻達(dá)玩具（蘇州）公司總經(jīng)理的秘書?？偨?jīng)理剛從上海的集團總部調(diào)來不久。琳達(dá)在與總經(jīng)理接觸過程中，無意中知道了總經(jīng)理準(zhǔn)備派銷售部經(jīng)理張明和市場部副經(jīng)理龍峰去參加下個月在萊比錫國際玩具博覽會的想法。他倆幾年來一向不和，這在公司里幾乎是公開的秘密。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、如果總經(jīng)理問自己派他倆帶隊去歐洲是否合適，就說自己不清楚。
b、主動向總經(jīng)理報告，聽銷售部梅倩說，他倆曾在飯?zhí)脛邮执蜻^架。
c、如果總經(jīng)理問自己他倆的關(guān)系如何，就說他倆因為性格等方面的原因，在工作中確實有些矛盾。
d、如果總經(jīng)理不問自己就不說這件事。
e、如果總經(jīng)理問自己，就說他倆性格有些合不來，但并不影響他們一起帶隊去歐洲。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。本題c 上司每天要接收很多信息，如果秘書把管理人員個人之間的矛盾這種小事也匯報給上司，那就會對上司造成“信息污染”。但是，當(dāng)管理人員個人之間的矛盾有可能會影響上司的決策之后，作為助手，秘書應(yīng)把這種矛盾作為“信息”提供給上司。至于上司根據(jù)你提供的信息如何作出決策，那是上司的事情。對上司決策有用而且是必需的才能稱之為“信息”。
案例3：該不該打“小報告”
琳達(dá)是騰越機械（北京）公司總經(jīng)理的秘書。這天快下班的時候，琳達(dá)與總經(jīng)理確認(rèn)好明天的工作日程安排之后，與總經(jīng)理天南海北地聊起來，從人情世故到家長俚短?？偨?jīng)理突然對琳達(dá)說：“市場部經(jīng)理鄒敏馬上就要回家休產(chǎn)假了，我覺得銷售部的程軍不錯，我想提他當(dāng)市場部經(jīng)理，你看怎樣？”雖然琳達(dá)對程軍沒多少直接的了解，但知道他在公司的口碑似乎不太好，前天財務(wù)部的小蕓還悄悄地告訴琳達(dá)，說她前些天在一家餐廳偶然看到了張軍帶著老婆孩子吃飯，可第二天就以宴請客戶的名義來報銷餐費。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、我不太了解。b、這個人很有能力。c、這個人愛占小便宜。d、那天報銷餐費?? e、總經(jīng)理你說合適就合適。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。本題d 作為上司的助手，秘書在一般情況下不應(yīng)卷入公司內(nèi)部的人事糾紛，但在上司已經(jīng)問到你的時候，那你就有責(zé)任把你所收集到的人事信息向上司匯報。至于上司會怎樣判斷你提供的信息價值，那是他的事。
案例4：上司的隱私
琳達(dá)是通聯(lián)電信（中國）公司營銷總監(jiān)周濤的秘書。前天上司把琳達(dá)叫到自己的辦公室，說：“麻煩你幫我辦件事。我馬上要去香港出差了，后天下午你去王府井某某商店的首飾柜臺，你說出我的名字后，人家就會給你一包東西。取到東西后，你再幫我送一下?！闭f著，遞給琳達(dá)一張寫著地址的紙條。第二天，根據(jù)上司提供的地址，琳達(dá)將禮品送給了一位住在亞運村的年輕漂亮的女士，看她的樣子，似乎與周總的關(guān)系比較曖昧?！币惶?，公司總裁問琳達(dá)：“近來公司好象有人在議論周總；你常去他的辦公室，是不是知道一些這方面的情況？”琳達(dá)明白總裁實際上問的就是幫上司送禮的事。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎？下面有5個選項： a、“前幾天周總的老師過生日，由于要出差，他讓我?guī)退土它c禮物給他的老師。
b、“對周總的私事我不太了解！”
c、“上個星期五下午，我?guī)椭芸偹土思Y物給住一位住在亞運村的年輕漂亮的女士。”
d、“上個星期五下午，我?guī)椭芸偹土思Y物給一位住在亞運村的小姐，看她的樣子，和周總的關(guān)系肯定不一般?！?/p>
e、“最近一段時間我與周總接觸不多?！?/p>
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。本題c 在一般的情況下，秘書對于上司的隱私，看到了的要當(dāng)作沒看見，聽到了的等于沒聽見；只有這樣，上司才能真正放心讓你協(xié)助他的工作。但是，實事求是，如實向上司（包括上司的上司）匯報，這是每一個做秘書的天職。也只有這樣，秘書才能真正得到上司的信任。
第九章 上司的日程管理實務(wù)
案例分析
案例1：不便安排約會的時間
琳達(dá)是北歐皮具（上海）公司銷售部經(jīng)理的秘書。琳達(dá)在給上司安排日程時，很大一部分精力是在安排上司的各種約會。為了避免給上司造成不便，必須把約會安排在合適的時間。下面有5個選項：
a、上司下班之后不安排約會
b、上司出差回來上班的第一天不安排約會
c、琳達(dá)自己工作扎堆的時候不安排約會
d、上司馬上要外出和外出之后回來不久不安排約會
e、中午要開始午餐和剛剛用完餐之后不安排約會
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案c 給上司安排工作日程，要盡可能地考慮周全，既要提高工作效率，又要減輕上司的負(fù)擔(dān)，讓上司得到休息。秘書只是上司的助手，所以，即使你自己工作忙一點，如果有必要，仍要給上司安排約會。
案例2：制定日程表的方法
琳達(dá)是日朗船舶（中國）公司公關(guān)部經(jīng)理的秘書，專門負(fù)責(zé)上司的日程管理。下面有5個選項：
a、安排上司的日程，有全年、本月、本周和當(dāng)天四種日程表。這四種表格相互銜接，滾動執(zhí)行。
b、出現(xiàn)了突發(fā)事件后，就應(yīng)當(dāng)馬上記入日程表。如果它與原定的工作安排在時間上發(fā)生沖突，那就要請上司確認(rèn)哪項工作優(yōu)先。
c、當(dāng)上司打算外出時對你說“我出去一下”，你除了說“我知道了”外，其它什么都不要一說。
d、對上司的私人安排，最好記在自己的工作手冊上，不要詳細(xì)地記入日程表。
e、如果你估計上司會談的時間會延長，那你就要在上司去會談之前提醒上司會談之后的工作。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案c 當(dāng)上司對你說“我出去一下”，既不告訴你他去哪里，也不告訴你出去做什么，作為秘書就沒有必要多問，但是，秘書作為上司日程的管理者，還是有必要問清上司回來的時間，否則后面的工作就不好安排。
案例3：上司臨時改變?nèi)粘?/p>
琳達(dá)是皇冠服飾（上海）公司銷售部經(jīng)理的秘書。這天下午快下班的時候，上司對琳達(dá)說：“明天早上一上班，我直接去大明公司，與他們的陳總談些事情。明天上午10點鐘佳琪公司的歐陽經(jīng)理要來公司，你與他聯(lián)系一下，最好把時間推遲到明下午2點鐘之后?！绷者_(dá)按照上司的指示開始工作。下面有5個選項： a、給佳琪公司的歐陽經(jīng)理打電話，說希望將明天上午10點的約會推遲到明下午2點之后。
b、給佳琪公司的歐陽經(jīng)理打電話，說上司因為有急事要去大明公司，請對方予以理解。
c、給佳琪公司的歐陽經(jīng)理打電話，說如果明下午2點方便的話，我們就等待他的到來。
d、佳琪公司的歐陽經(jīng)理說明下午2點能準(zhǔn)時到達(dá)，于是問上司明天幾點能從大明公司那里回來。
e、與行政部聯(lián)系，更改明天使用接待室的時間，并更改上司明天的日程表。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案b 在現(xiàn)代商業(yè)交往中，提前更改預(yù)約的時間是很正常的，一般人都能理解和接受。但是，如果你告訴對方上司是因為另一家公司而改預(yù)約的，那就會給對方一個你優(yōu)先其他公司而不重視他的印象。在這種情況下，你只需要告訴對方你有急事要改變預(yù)約時間就行了，告訴對方變更的理由是不適合的。
案例4：給上司安排約會
琳達(dá)是東川投資（中國）公司總經(jīng)理的秘書。琳達(dá)每天都要接到一些客戶的來電來函，要求她安排時間與她的上司面談，因此，下面是琳達(dá)在安排上司約會時考慮的一些問題：
a、一開始就問對方希望面談的時間，盡量滿足對方的要求。
b、如果不能滿足對方希望的時候，就請對方再提兩三個方便的時間，自己調(diào)整后再通知對方。
c、如果對方很著急，在問清了理由之后，只有有空就近安排。
d、如果上司的健康狀態(tài)不是很好的話，不直接告訴對方，只要求縮短面談的時間就行了。
e、如果安排上司連續(xù)與兩個客戶面談，之間至少要隔15分鐘。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案c 當(dāng)秘書在接受客戶約會申請時，的確要考慮對方的特殊情況。但是，作為基本原則，秘書的安排必須得到上司的確認(rèn)，所以，不能只要是你認(rèn)為上司日程有空你就給予安排，這是非常不適合的。
第十章 會務(wù)管理實務(wù)
案例分析 案例1：接受會議籌備工作
琳達(dá)是秋野電機（上海）公司總經(jīng)理的秘書。這天下午上司對琳達(dá)說：“我準(zhǔn)備開一個用戶座談會，你給準(zhǔn)備一下。”在確認(rèn)了會議日期之后，琳達(dá)還就其他事項向上司進(jìn)行了確認(rèn)，下面有5個選項：
a、這次座談會大概有多少人參加？
b、我想還是租用長城大飯店的會議室，可以嗎？
c、如果在長城大飯店開會，什么時候去預(yù)定會議室比較合適？
d、會場上的桌椅擺“口”字形合適嗎？
e、我在這個星期五之前將邀請函發(fā)出去，可以嗎？ 請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案c 上司指示琳達(dá)來籌備會議，既然將會議日期和地點都定下來了，那什么時候去訂會議室就是秘書份內(nèi)的工作了，所以，問上司什么時候去預(yù)訂會議室是不合適的。
案例2：會議場地的布置
琳達(dá)是鴻達(dá)家具（中國）公司總經(jīng)理的秘書。這天上司對琳達(dá)說：“我想下個月召開全國各分公司經(jīng)理會。最好在外面找個條件好一點的地方開，這事你負(fù)責(zé)辦一下?！绷者_(dá)與上司就會議的時間和預(yù)算進(jìn)行了確認(rèn)外，還就其它問題進(jìn)行了確認(rèn)。下面有5個選項：
a、除了要準(zhǔn)備話筒和投影儀外，還要準(zhǔn)備其它會議器材嗎？
b、在征求分公司經(jīng)理們的意見后再確定會場定在什么地方，可以嗎？
c、會議名稱用“鴻達(dá)公司分公司經(jīng)理會議”合適嗎？
d、在確認(rèn)陪同分公司經(jīng)理來開會的人數(shù)后，再去預(yù)約會場和住宿的房間，可以嗎？
e、會議代表的午餐是準(zhǔn)備盒飯還是在飯店里的餐廳就餐？
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。
答案b 上司指示琳達(dá)這個會是在公司的外面進(jìn)行，作為會議的舉辦者，會場定在什么地方當(dāng)然是由上司上司決定。因此，在征求分公司經(jīng)理們的意見后再確定會場定在什么地方是不合適的。
案例3：需要上司確認(rèn)的會務(wù)工作
琳達(dá)是旭君五金（中國）公司營銷總監(jiān)的秘書。這天上午上司開完例行的司務(wù)會回來后對琳達(dá)說，下個月初的市場營銷會議由他主持，讓琳達(dá)做好會議準(zhǔn)備。琳達(dá)就會議的相關(guān)問題向上司進(jìn)行了確認(rèn)。下面有5個選項：
a、下個月初市場營銷會議的具體時間定下來了嗎？
b、今天司務(wù)會討論的是什么議題？
c、會議資料要馬上開始準(zhǔn)備嗎？
d、會議資料基本上與上季度市場營銷會議的相同吧？
e、可以馬上請行政部預(yù)約上次營銷會議租用過的會議室嗎？
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案b 公司讓上司主持下個月的市場營銷會議，琳達(dá)作為秘書，自然要幫上司做好會議籌備工作，如準(zhǔn)備會議資料、確定會議時間、租用會議場地等。但今天上司參加的會議內(nèi)容與琳達(dá)所要做的籌備工作沒有什么關(guān)系，所以問今天的會議內(nèi)容是不適合的。
案例4：在上司開會期間的工作
琳達(dá)是隆泰保?。ū本┕臼袌隹偙O(jiān)李濤的秘書。這天上午九點半，上司去參加總經(jīng)理召集的會議時，說今天的會很重要，無論是誰找他都等開完會再說。下面有5個選項：
a、銷售部劉經(jīng)理來找上司，琳達(dá)說：“您先回辦公室，李總開完會后您再過來?！?b、上司的太太來電話，說有事找上司。琳達(dá)對她說：“李總正在開會不能接電話，請您回頭再打過來?！?/p>
c、公司財務(wù)總監(jiān)來找上司，琳達(dá)說：“李總正在開會。他開完會后，我再給您電話好嗎？”
d、天津分公司吳經(jīng)理來電話找上司，想了解公司對國慶節(jié)期間促銷活動的統(tǒng)一安排，琳達(dá)說：“李總正在開會。會開完之后我們再聯(lián)系吧？”
e、北京鴻星公司余總來電話找上司，琳達(dá)說：“如果方便的話，能告訴我您是什么事情嗎？回頭我們給您打電話?！?/p>
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案b 上司是交待了無論是誰找他都等開完會再說，但是，這只是針對一般的情況。如果出現(xiàn)緊急情況，那就另當(dāng)別論。所以，當(dāng)上司的太太來電話時，最好問一下是什么事情，根據(jù)事情的緊急程度確定是否轉(zhuǎn)達(dá)，所以，簡單地請上司太太回頭再打電話是不合適的。
第十一章 出差實務(wù)
案例分析
案例1：請上司確認(rèn)出差事宜
琳達(dá)是東方軟件（深圳）公司總經(jīng)理的秘書。這天上午上司開完會后對琳達(dá)說，他明天要去在杭州的總公司出差，讓她幫自己做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，于是琳達(dá)就出差準(zhǔn)備請上司確認(rèn)幾個問題。下面有5個選項：
a、這次去杭州還有陪同你一起去的人嗎？
b、有沒有需要準(zhǔn)備的資料？
c、你還是想住在西湖國際大酒店嗎？
d、這次突然去總公司的目的是什么？
e、需要與杭州總公司那邊的人打招呼嗎？
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d 作為秘書，為上司出差作準(zhǔn)備是很自然的事。秘書要根據(jù)日程安排，幫上司安排住宿、工作所需要的資料等，但上司出差的目的與出差準(zhǔn)備工作沒什么關(guān)系，所以問上司出差的目的是不適合的。
案例2：為上司作出差準(zhǔn)備
琳達(dá)是宙飛建材（成都）公司總經(jīng)理的秘書。這天上午上司開完會回來對琳達(dá)說，他準(zhǔn)備后天到南京去出差5天，與南京天鑫公司討論合作事宜，讓琳達(dá)幫他做出差準(zhǔn)備，于是琳達(dá)開始幫上司做準(zhǔn)備工作。下面有5個選項：
a、把飛機票和從財務(wù)部借的出差費交給上司。
b、把上司出差所需的文件資料交給上司。
c、按照上司的喜好，幫上司訂好在南京住宿的飯店。
d、給南京天鑫公司總裁辦打電話，告訴對方上司到達(dá)南京的時間，并請對方照顧好上司。
e、把出差日程表交給上司，并確定出差期間琳達(dá)每天用電話向上司匯報的時間。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d 上司出差之前通知接待方是理所當(dāng)然的，而且上司在出差期間工作會更忙，所以，也更需要照顧，從這一點來說，秘書的工作做得很仔細(xì)。但是，你與南京天鑫公司僅僅是商業(yè)上的合作伙伴，因此，你主動請對方照顧好上司是不合適的。
案例3：上司出差期間的工作
琳達(dá)是偉達(dá)照明用具（中國）公司總經(jīng)理的秘書。這天下午琳達(dá)收到全國照明用具行業(yè)協(xié)會的來函。上司是該協(xié)會的理事。她拆開信封一看，它是協(xié)會召開理事會的回執(zhí)。下星期四能否參會，請在本周五之前答復(fù)。上司正在西北地區(qū)出差，要到星期六才能回來，現(xiàn)在又聯(lián)系不上。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項： a、查看上司的日程表，如果有空的話，就答復(fù)對方說上司參會。
b、不馬上答復(fù)對方，等上司周六回來后再作答復(fù)。
c、因為這種會議很重要，等上司回來可能有些晚了，所以與協(xié)會聯(lián)系，說如果沒有特殊情況就參會。
d、因為聯(lián)系不到上司，所以查看上司去年的做法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)上司去年也沒參會時，就答復(fù)對方今年也不參加。
e、給對方打電話，說上司正在出差，能否等到聯(lián)系上之后再答復(fù)對方。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d 上司是這個協(xié)會的理事，工作比其它一般性的工作重要，所以，如果沒有特殊情況，上司就應(yīng)該參會?，F(xiàn)在聯(lián)系不到上司，不知道上司的意圖，所以秘書不能代表上司答復(fù)對方今年也不參會。
案例4：為上司出差保密
琳達(dá)是基固設(shè)計咨詢（廣州）公司營銷總監(jiān)的秘書。上午十一點多鐘上司從總經(jīng)理辦公室回來對琳達(dá)說，他今下午要出趟急差，不需要琳達(dá)為他出差作什么準(zhǔn)備了。臨行前上司又囑咐琳達(dá)：“我后天晚上回來，這兩天不要給我打電話，而且要對部門經(jīng)理以下的人保密。有什么事等我回來再處理?！鄙纤咀吆罅者_(dá)遇到了一系列的問題。下面有5個選項：
a、上司原定明天上午參加的客戶座談會，請銷售部于經(jīng)理代替上司出席。
b、市場部王經(jīng)理送來節(jié)日促銷方案，想請上司簽字后實施，琳達(dá)把方案收起來后對王經(jīng)理什么也沒說。
c、給恒昌公司的劉經(jīng)理打電話，說有事取消明下午的約會，向?qū)Ψ奖硎镜狼?。至于約會推遲到什么時候，回頭再定。
d、因為今天下午要召開例行的司務(wù)會（部門經(jīng)理及部門經(jīng)理以上的人參加），給行政部經(jīng)理打電話，說上司出差了不能參加。
e、財務(wù)部經(jīng)理打電話來找上司商量工作，琳達(dá)說大后天再聯(lián)系。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d
因為上司出差對部門經(jīng)理以下的人都是秘密，所以，即便對行政部經(jīng)理也不要多說。上司不能參加例行的司務(wù)會，只說有急事不能參加就行了。
第十二章 其他日常工作
案例分析 案例1：為上司招待客人訂桌
琳達(dá)是信安鞋業(yè)（深圳）公司銷售部經(jīng)理的秘書。這天下午上司對琳達(dá)說，他想這個周末招待從香港來的朱先生，但在什么地方宴請朱先生他還沒想好，讓琳達(dá)幫安排一下。于是琳達(dá)為安排宴請的事請上司確認(rèn)幾個問題。下面有5個選項：
a、這次宴請大概是什么標(biāo)準(zhǔn)？
b、是吃粵菜還是其他別的什么菜？
c、您希望在市區(qū)哪一帶宴請朱先生？
d、您希望在什么時候預(yù)訂好飯店包間？
e、除您以外，我們公司還有其他人參加嗎？
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d 如果上司同意了你推薦的飯店，那就應(yīng)當(dāng)馬上預(yù)訂，以確保到時候有席位。因此，問上司什么時候預(yù)訂好飯店包間是不合適的。
案例2：為上司印制名片
琳達(dá)是西北礦機（西安）公司總經(jīng)理的秘書。這天下午上司對琳達(dá)說：“我的名片不多了，下周到北京參加國際礦機新產(chǎn)品研討會可能不夠用了，你再幫我印一些?！睘榱擞∶?，琳達(dá)請上司確認(rèn)相關(guān)事項。下面有5個選項：
a、名片的內(nèi)容沒有改動的地方吧？
b、還是用現(xiàn)在的這種紙張印制吧？
c、還是像往常一樣印3盒吧？
d、這次研討會要用多少名片？
e、在這個星期五下班之前印好來得及吧？
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d 上司因為自己的名片不多了，所以讓琳達(dá)幫他印一些。在印名片之前，琳達(dá)請上司確認(rèn)名片的內(nèi)容、紙質(zhì)有沒有變動，的確有必要，但是，參加研討會只是偶爾碰上的，對印名片沒什么直接關(guān)系，所以請上司確認(rèn)在會上用多少名片沒什么意義。
案例3：為上司選擇禮品
琳達(dá)是施鴻投資（中國）公司總經(jīng)理的秘書。上司昨天剛從蘭州出差回來。今天一上班就對琳達(dá)說：“這次我到西北出差，蘭州黃河公司的劉總給我?guī)土瞬簧俚拿?，我想給他送件什么禮物，以表示我的感激之情。這事你幫我辦一下?！庇谑橇者_(dá)就送禮請上司確認(rèn)了幾個問題。下面有5個選項：
a、禮品大概在什么價位？ b、您有沒有特別想贈送的物品？
c、什么時候送給對方比較合適？
d、您是不是還要在禮品盒里附一封您的親筆信？
e、禮品直接寄到劉總的公司嗎？
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案c 因為上司是在出差過程中得到了對方的幫助而要表示感謝，所以，寄給對方的禮品自然是越快越好，否則，禮品所要表達(dá)的心意就會因時間而被變淡薄，因此，問上司什么時候寄給對方是不合適的。
案例4：上司的女兒還在幼兒園
琳達(dá)是長盛機電（北京）公司銷售部經(jīng)理的秘書。由于上司的太太臨時出國，這些天上司每天下班后都要去幼兒園接女兒回家。這天下午，上司與哈爾濱大龍公司馮總就合同談到快六點都沒有談完；談完之后上司還得宴請馮總。這時上司似乎完全把去幼兒園接女兒的事給全忘了。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：
a、裝作不知道有這件事。b、上司讓自己幫忙就去接。c、提醒上司該去接女兒了。
d、如果上司讓自己去接就推辭，說自己晚上要去上課。e、提醒上司，說自己可以代替他去接。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。本題是e 去幼兒園接女兒，這看起來是上司的私事，但上司為了工作而犧牲了自己的私人時間而不能去接自己的女兒。如果不能按時去接，必然會影響上司的工作，因而去幼兒園接女兒不再是件私事了。秘書提醒上司說自己可以去接，表明了作為助手的積極主動精神。
第五篇：秘書實務(wù)課畢業(yè)論文之論性別對秘書工作的影響
論性別對秘書工作的影響
秘書實務(wù)課畢業(yè)論文之論性別對秘書工作的影響
專業(yè)：￥￥￥￥
學(xué)生：***任課老師：&&&
摘要：在當(dāng)今社會，秘書對領(lǐng)導(dǎo)工作的開展、進(jìn)行起著相當(dāng)重要的作用；在很多招聘會上，大部分招聘啟事上點名只招女性，這就使得不少符合秘書工作要求的男性應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生上前遞交的簡歷都被婉言退回。這一舉措令眾多男生忍不住大聲質(zhì)問：“誰說秘書是女性的天下，男生照樣行！”時下，秘書在擔(dān)任輔助作用的立場上存在性別上的問題，也就是說，究竟是女秘書的更利于領(lǐng)導(dǎo)開展工作還是男秘書對領(lǐng)導(dǎo)的影響更大？從秘書工作的現(xiàn)狀不難看出，秘書工作當(dāng)中，已經(jīng)不是女性一統(tǒng)天下的時代，秘書也由傳統(tǒng)的“女性一統(tǒng)天下”漸漸向著性別的合理化發(fā)展。至于怎樣算合理，就要看秘書工作的具體實施。在選用秘書時，要充分把握秘書的性別特征，調(diào)整秘書工作當(dāng)中的性別不合理化，注重秘書在性別上的差異，如此，才能使秘書在其職位上更好的做好秘書工作，從而達(dá)到使領(lǐng)導(dǎo)滿意的效果。
關(guān)鍵詞：性別;秘書工作;影響
談及秘書，很多人會把它與女人、女性聯(lián)系起來，社會上也流傳著“女秘書”、“女小秘”的說法；其實，女性跟秘書聯(lián)系起來只不過是近代的事，在中國古代，男性秘書就存在并發(fā)揮著不可磨滅的歷史功績，現(xiàn)在的不少高校都已開設(shè)文秘專業(yè)，不少男生也開始報名，準(zhǔn)備畢業(yè)后走上秘書崗位。正因此，如何正確認(rèn)識男女性別的秘書在社會上的形象，了解他們的職業(yè)生存狀態(tài)，成了我創(chuàng)作本文的動機；秘書工作的指向服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容實質(zhì)是時代性和階級性的有機統(tǒng)一，在努力推進(jìn)民主與法制建設(shè)的今天，切實認(rèn)清秘書概念、秘書現(xiàn)象，對以各系統(tǒng)或行業(yè)為主體的秘書隊伍有現(xiàn)實指導(dǎo)意義。它體現(xiàn)了秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為人民服務(wù)、為社會服務(wù)的一致性以及秘書對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、對公眾、對社會負(fù)責(zé)的一致性。
時下，“秘書”已經(jīng)不再是一個稱謂，而是已經(jīng)演變成一種職業(yè)；它是一項融參謀、協(xié)調(diào)、實踐等事務(wù)為一體的綜合性工作，這在秘書定義——從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理辦公室事務(wù)及日常事務(wù)，起參謀輔助的人員——當(dāng)中已充分體現(xiàn)出來。當(dāng)然，秘書工作和其他工作一樣，可以由不同性別的人員來擔(dān)任；然而，因著秘書人員的角色特殊，也因一些領(lǐng)導(dǎo)干部與秘書之間出現(xiàn)一些不良影響，致使許多的專家與學(xué)者花大篇幅議論來論證“男領(lǐng)導(dǎo)身邊該不該任用女性秘書”。直到今天，是不是該用異性秘書仍是許多領(lǐng)導(dǎo)犯難的事情，可見，秘書性別研究確實有很大的意義。
一，單一性別秘書工作的發(fā)展及變化
（一）、男秘書在封建社會就曾出現(xiàn)。
在古代王朝，宮中秘藏之書，就是皇宮里秘密珍藏的圖書，而管理秘藏圖書的官府，名之為“秘書監(jiān)”，主管的官員為“秘書令”；我國古代歷史上也有稱副職“秘書丞”，分管官員叫“秘書郎”，歷朝沿襲至清代。幾千年的歷史長河里，有許多相當(dāng)于現(xiàn)代秘書的官職，但它們都不叫秘書，而被稱為史官、御史、尚書、掌書記，或中書舍人、翰林學(xué)士等許多由男人來擔(dān)任的；在當(dāng)時，是秘書得而不叫秘書，不叫秘書的卻是秘書；直到清末、辛亥革命前后，秘書的概念才慢慢叫開，也成為名實相符的秘書——伴隨領(lǐng)導(dǎo)左右，參謀輔助務(wù)及處理日常事，而非古代王朝中所設(shè)的。
（二）、男秘書的演化。
在古代的封建君主王朝里，秘書也被稱為輔臣，是國家統(tǒng)治者身邊參與機要政務(wù)掌管機密文件和印記、掌管宮廷內(nèi)務(wù)的文職大臣，后來便成為了沿用至今的國家主管政府事務(wù)的部長或常務(wù)副部長。在現(xiàn)代中國，秘書是屬于行政職位也一直被當(dāng)作一種行政職位，秘書人員被看作行政人員的一部分，而且是核心的一部分。不止如此，秘書也已成為社會職業(yè)，在大、中、小國營企事業(yè)單位則是辦公室主任和秘書長，成為管理和處理日常行政事務(wù)的重要人員，成為行政首長的得力助手。在我國的相關(guān)法律法規(guī)中規(guī)定：“政府秘書均屬國家公務(wù)員，秘書長屬政務(wù)類公務(wù)員，一般公務(wù)員則屬事務(wù)類公務(wù)員。”
（三）、男秘書職業(yè)的初步分析。
最近幾年來，根據(jù)專家、學(xué)者們的調(diào)查分析和社會共同認(rèn)知，秘書工作當(dāng)中，男性從業(yè)狀況是很樂觀的，故而有言，男性在現(xiàn)代社會上的地位是越來越高，越來越受青睞的。據(jù)一份報紙上的一篇《男秘書走俏女秘書降溫》的作者說到：“現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)更重實惠，從許多方面的原因看來，時下男秘書正在變得搶手?！?/p>
隨著社會的不斷發(fā)展于進(jìn)步，秘書人才市場上，女秘書一統(tǒng)天下的局面已經(jīng)被打破了，眼下，男秘書正悄無聲息地走上臺階。據(jù)統(tǒng)計，從近兩年來文秘專業(yè)的畢業(yè)生需求上看，男生分配趨勢明顯要好于女生，男秘書的市場行情越來越被看好。僅就目前分配情況看，招聘文秘的企業(yè)在人才招聘會上招兵買馬，而且都是優(yōu)先考慮男生。這不禁讓一些投入到文秘專業(yè)的男性求職者的臉上露出了笑容。
二，秘書性別差異的表現(xiàn)
（一），心理上的差異
首先，男秘書的自信心強于女秘書。通過心理學(xué)家對男女生的心理測試后發(fā)現(xiàn)，女生的自我評價往往比男生低。以四到六歲兒童為測試對象的實驗也發(fā)現(xiàn)，女孩子對自己成績的期望明顯比男孩子低，這種性別差異甚至一直延續(xù)到成人乃至工作上的表現(xiàn)。
其次，人們常常會發(fā)現(xiàn)，男秘書慣于理性地處理自己的職場環(huán)境，進(jìn)而去主導(dǎo)；例如，男生在職場上會很自然地推薦自己，是一種潛移默化的推薦，爭相扮演領(lǐng)頭人的角色；在會議上會踴躍發(fā)言，闡述自己的意見或者建議，看上去胸有成竹；在完成領(lǐng)導(dǎo)交付的任務(wù)上，男生普遍也會充滿熱情與信心，相信自己能夠做好。這樣的心理暗示了他們會把工作做的很出色，體現(xiàn)出自己的優(yōu)勢。而在相同的情況和境遇下，女秘書往往會低估自己，不能勝任工作、膽小、多慮，甚至其他因素的影響，使相當(dāng)一部分女秘書產(chǎn)生一種難以勝任的恐懼。男性在恐懼時會告誡自己并不恐懼，而女性會在并不恐懼時報告自己恐懼，她們通過報告自己恐懼來獲得社會的關(guān)愛，與此相反的那行卻不然。男性報告自己并不恐懼意欲獲得社會對其堅強性格的賞識與贊揚。
再次，女秘書很心細(xì)；女秘書能夠細(xì)致周密地為領(lǐng)導(dǎo)做好日程安排，認(rèn)真負(fù)責(zé)地管理好文件及檔案，或以委婉、客氣、敦厚的口吻恰逢其時地為上司拒絕不愿見的客人，此外，女秘書還會在上次困倦、疲勞時奉上一杯濃茶或是咖啡。這些細(xì)致的工作，是男秘書難以勝任的。
最后，女秘書易情緒化。女性天生較男性柔弱，動不動就會抹眼淚，這讓女性從事秘書這一行業(yè)有著很大的障礙。而男秘書往往不拘小節(jié)，對小事不會過于計較得失，在處理事物時情緒化較少。第五，女秘書比男秘書更理解他人。女性更容易被場景氛圍感化，這使得女性比男性更容易理解別人，更富有同情心。女秘書在工作中更能體諒別人，能處處為領(lǐng)導(dǎo)及同事著想，這不僅拉近了跟領(lǐng)導(dǎo)的距離，也變得更加易于溝通；男秘書往往不懂得體貼，無耐心去傾聽，偶爾也會頂撞上司。第六，女秘書比男秘書更容易產(chǎn)生從眾心理。在工作中，男秘書常常打破常規(guī)，愛用創(chuàng)新思維，敢于在大眾面前提出不同的見解，為領(lǐng)導(dǎo)或上司的決策提供廣闊的思路，而女性秘書則是喜歡隨大流，很少動腦筋，只是按部就班做事，對領(lǐng)導(dǎo)或者上司的指示惟命是從。
（二），思維之差異
由于男女性別的不同，因而，在思維上也有不同的表現(xiàn)。女性有很強的形象記憶和機械記憶能力長于形象思維、更加有想象力，然而這確使得女性的靈活性不夠，理解力偏差；男性則更善于抽象思維、邏輯思維、以及判斷推理的能力，不但有較強的演繹、歸納的能力，而且思維的靈活性和理解力都勝于女性。所以會有人說，女性是感性的動物，男性是理性的機器，這一點也被很多專家及
學(xué)者們公認(rèn)。
借著男性男性在邏輯思維及判斷推理方面強的優(yōu)勢，男秘書在做事時表現(xiàn)出鎮(zhèn)靜、更富有條理，較少優(yōu)柔寡斷、拖泥帶水，這是女秘書無法企及的。在思維方式上女性傾向于模仿，處理問題時對細(xì)節(jié)重視，對全局把握不夠準(zhǔn)確。男秘書善于獨立思考，分析問題、解決問題的能力強但對細(xì)節(jié)常?？紤]不周，所以容易出現(xiàn)疏漏。
（三），語言之差異
在從事秘書工作時，女習(xí)慣比男性更占有優(yōu)勢。男性在通常情況下喜發(fā)號施令，常以命令式的語氣，既顯得不友好又讓人感到不適應(yīng)；而女性固有矜持的一面讓女性的話語顯得含蓄、溫雅，在反對的語氣上也多以委婉、含蓄的方式，不會因過于尖銳而讓人無所適從或者鹵莽滅裂；例如，單位要解雇某一名工作人員，如果讓女秘書去說，通常會用比較溫婉同情的方式表達(dá)，這樣一方面不會使對方感到尷尬、無地自容，另一方面也不會及其較大的反彈。所以，女秘書可以說是一個職場的軟性調(diào)節(jié)劑。
在社會群體中，女性多半具有奉獻(xiàn)精神，樂于為他人服務(wù)、為別人付出。在家庭中，她們?yōu)檎煞颉⒆优?、公婆、兄弟姐妹付出從不要求回報；而男性固有的大男子主義比較喜歡以自我為中心。女習(xí)慣比較注重人際關(guān)系，在決策過程中經(jīng)常把別人納入思考，但是男性卻會在自己的思維范圍內(nèi)做好決定，不愿提取出來商量，往往早已有了定見。因男女的創(chuàng)作力不同，也受思維差異的影響，男秘書在工作中比女性有更強的動手能力，也擅于自己探索發(fā)現(xiàn)，擁有強烈的動手創(chuàng)造能力，相反，女秘書對創(chuàng)意活動大都不怎么感興趣，也很少進(jìn)行探究，動手能力也較差，女性秘書更樂于從事程序性工作，按部就班地進(jìn)行。
三，秘書不同性別在工作上各自的優(yōu)越性
（一）、男女秘書從事秘書職業(yè)的優(yōu)劣
由于秘書工作是綜合性、服務(wù)性、程序性、保密性較強的工作，所以男女從事秘書工作的優(yōu)劣各有說法，社會各界人士也各執(zhí)其辭。
就女性秘書來說，性格上具有溫和、順從細(xì)致、敏感、條理性強、偏重于感性認(rèn)識、善于形象思維等特點；而男性則多具有剛強、果斷、粗獷、獨立性、冒險性強，偏重于理性認(rèn)識善于邏輯思維。在能力方面。女性的忍耐力、復(fù)述力、自制力普遍高于男性，而男性的計算力、概括力、分析力、爆發(fā)力則普遍高于女性。另一方面，女性適合從事簡單的、重復(fù)性的、活動范圍小、體力較輕的、程式性強的職業(yè)；多數(shù)男性適合從事復(fù)雜的、變化的活動范圍較大的，體力較重的、富于創(chuàng)造性的工作。此外，男性秘書對外聯(lián)絡(luò)，調(diào)查研究，文件擬稿，日程安排，參與決策等外向性、技術(shù)性、政策性較強的工作則更為適合。
（二）、選用男秘書，減少“口舌”
俗話說：有雞鴨的地方糞多，有女人的地方話多。在辦公室里，女人們總是會找到領(lǐng)導(dǎo)不在或者公務(wù)清閑的時候，泡杯咖啡或者奶茶、再拿出點心零食之類的圍攏起來，說東家話西家、他這樣她那樣，開始比誰的舌頭長、誰的口水多。她們閑聊的內(nèi)容無非都是些雞毛蒜皮、無關(guān)緊要的事情，所以在某些公司上班的閑暇時間，經(jīng)常能看見這樣的場面：各個部門的女秘書們圍成一團嘰嘰喳喳閑聊，辦公室在這一刻已不再是辦公室，而是變成熱鬧的茶坊。如果遇到某些很有廣播員天賦的女職員，那么，這個辦公室甚至這家公司實在是沒有秘密可言了。相反男人的閑言碎語永遠(yuǎn)要比女人少，即使有，也是放在工作之上的，并不如女職員那樣，聊些題外話。
（三）、細(xì)節(jié)差異用以減少資源浪費
在學(xué)校里不難看到這樣一種情形：不同女學(xué)生會拿出不同的紙巾，用來擦臉、擦鼻子、擦手、擦包，擦口紅等；女人天生講究細(xì)節(jié)，所以，倘若在辦公室里成天用紙巾擦來擦去，擦臉、擦鼻子、擦手、擦口紅，而且每一張抹一小角必定重新從紙盒里換抽一張，假如遇到哪個剛跟男朋友吵架的一哭就更夸張了，至少犧牲一卷紙。相反，男人就不同了。男人沒那么細(xì)致的講究，從吃飯到對付感冒，一張紙巾就能搞定。一個男秘一年消耗的紙巾僅僅是一個女秘的十分之一。從這點來看，男秘書在資源浪費上比女秘書優(yōu)越的多。
（四）、男性在秘書工作上比女性更有條理、耐力更強
我們經(jīng)常能夠聽到社會上流傳的這樣一句話：女人是感性的動物，男人是理性的機器。男人在思辯性、邏輯性方面，總是比女人有優(yōu)勢。所以派男人做事，腦子往往更冷靜更富條理，而且男人做事果斷，立竿見影，從不優(yōu)柔寡斷、拖泥帶水。女人都比較嬌氣，無論在肉體上精神上都不耐勞。工作一累就吃不消了，動不動就請病假。如果領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)厲或者發(fā)火，遇到比較脆弱的女秘書，一準(zhǔn)鬧情緒哭鼻子。男人在這方面就比較能忍耐，一般公司里加班熬夜時，一定是男職員精神相對足些，而男人有什么委屈苦衷，大部分都能放在心里。如果這些放在女秘書身上——苦不能嘗委屈不能受。既不能吃苦又不能耐勞的，做秘書豈不降低秘書工作的質(zhì)量。
（五）、職場應(yīng)酬
與客戶談生意，難免要上飯局，遇到愛喝酒的客戶，自然需要一番酒水的較量，女人大多不能喝酒，即使女秘書有海量，在飯桌上女人陪喝酒多少也是有失體統(tǒng)的，也給公司帶來不良影響。然而，不同的是，酒量好的男秘書在這時可是派上大的用場了。加上男性豪爽的一面，生意自然可水到渠成。
（六）、降低辦公室性騷擾，減少二奶的悲劇
在秘書界流傳這樣一句話：白天秘書干，晚上干秘書；男秘書一個口，自己用的，女秘書兩個口，一個自己用，一個領(lǐng)導(dǎo)用，等等等等。男上司聘用女秘書往往會有性騷擾，性騷擾的事件大多是發(fā)生在男上司對女下屬間，女秘書是常見的受害對象。如果換了是男秘書，誘發(fā)男上司動色心的可能不是沒有，但是幾率很低。如果是為女上司當(dāng)男秘書，那么發(fā)生性騷擾的可能性依然很小，沒有男人愿意冒這個丟飯碗的風(fēng)險，畢竟身在中國、也是身為四大文明古國的東方女人，是矜持的，是保守的，是不善于主動的，是不敢始作俑者的，她們絕大多數(shù)都色大膽小，最多是想入非非而已，見諸行動的可能性微乎其微，而且靠武力騷擾成功的可能也幾乎為零。因此用男秘對辦公室的治安有百利而無一害。
（七）、不會因為生理原因影響心情
女秘書大都逃脫不了每月的生理周期，并因此在身心上受到困擾。最常見的就是每個月總有那么幾天女秘書的臉上布滿了菜色，而且喜怒無常，多多少少地給工作造成負(fù)面影響。男秘書無需懷孕、流產(chǎn)、哺乳，從生理上保證不會影響公司的正常工作。男人是鐵打的，女人是水做的。在堅固性和持久性方面，男人絕對勝過一籌。
除此之外，男性也可作為保鏢兼司機。如果領(lǐng)導(dǎo)外出，男秘書就成了領(lǐng)導(dǎo)的司機；有時，領(lǐng)導(dǎo)深夜外出，或處理一些突發(fā)事件時，男秘書也可隨行“保駕”。如果是女領(lǐng)導(dǎo)，所謂男女搭配，干活兒不累。既是說男同事，也是說男秘書。二者雖說都是男人，但功能不同。前者用于和領(lǐng)導(dǎo)打天下，闖江湖；后者用于為領(lǐng)導(dǎo)出門保鏢，入門關(guān)照，即使日久不生情，也一定日久心相通，絕對可處成知己。
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