第一篇：做個高效工作的秘書(六)

社會是復雜的，人也是復雜的。要把一件事情搞清楚是很不容易的。秘書人員由于在工作過程中接觸的人多而且雜，所以在處事過程中更需要很多的技巧。這些技巧包括：學會洗耳恭聽；處處留心；一目十行；百問不煩；不可輕信等。

1、洗耳恭聽：秘書是辦事的，聽懂事情是辦好事的前提。在聽的過程中秘書要注意不要隨便打斷別人，不要漫不經(jīng)心，不要強加于人。這些都是秘書與同事相處時候必須掌握的。作為秘書，經(jīng)常接觸領導，如何傾聽領導的談話，接受指示，領會意圖，也是非常重要的。所以秘書要學會注意聽，拼命記，聽不明白一定要及時請示，以免執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。平時多注意事情的來龍去脈，避免聽不明白。此外，秘書還要盡可能站在領導的角度去想問題，這樣才能深切領會他們的意圖。

2、處處留心：越是煩雜的工作就越需要細心。秘書在平時的工作生活中如果不能做到處處留心，辦事能力肯定不會提高。

3、一目十行：有的秘書在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧對于他們來說是必需的。有經(jīng)驗的秘書面對大量文稿時不會認為這是壞事，文件多，接受的信息也就多。看大量文件時候的技巧主要是抓住頭尾，先看提要，記住要點，注意但是等轉(zhuǎn)折詞等。一目十行的能力需要逐步培養(yǎng)，不可操之過急。

4、百問不煩：秘書人員為了工作要經(jīng)常與人打交道，要弄明白一些事情就難免要向人提問。問得不好，一句話就可能把局面弄緊張；問得不妙，幾句話就可能讓對方厭煩。所以在這個過程中也是要掌握一些技巧的：了解談話對象的身份、年齡、經(jīng)歷、文化程度、脾氣性格等。不同的人區(qū)別對待。向?qū)Ψ浇淮约旱纳矸?、來意，特別說明為什么找對方，盡快建立融洽關系。問題要問得簡單明確而具體，對方能夠回答。給對方留下思考的時間，不要緊追不舍，引起對方的反感。關鍵地方請對方講清楚，不可爭辯，更不可說教。要認真傾聽，不要輕易打斷對方。要邊聽邊想，發(fā)現(xiàn)有價值的問題繼續(xù)深挖下去。盡量縮短時間。注意給對方保密，尤其在取得對方的信任后就更需要如此。

5、不可輕信：要注意分析自己的談話對象。在沒有弄清楚情況的前提下，不妨把談話對象所說的東西簡單記錄下來，以便分析。作為一個秘書人員，在辦事過程中要掌握一些技巧和藝術，這些藝術包括一次完成的藝術、化繁為簡的藝術和委曲求全的藝術。所謂一次完成的藝術就是指在辦事工程中盡量在辦事前把細節(jié)想好，一蹴而就。一次完成是處理藝術的一個高峰，同樣一件事情，有的人一下就解決了，有的人需要兩次、三次乃至拖拉上很長時間也辦不完，嚴重影響工作效率。要鍛煉出一次完成的辦事能力就需要秘書平時多看多想、全面了解情況。有一個經(jīng)驗豐富的司機，開車來到一座橋下的時候發(fā)現(xiàn)橋身比車略矮了一些，司機施盡渾身解數(shù)仍然不能通過，正準備繞道而行的時候一個小孩子告訴他：把車胎放一些氣就行了。司機恍然大悟，原來很簡單的事情卻被自己搞復雜了。小孩的頭腦比大人要簡單，想的辦法也是簡單的，然而卻是可行的，生活中、工作中有許多問題其實都是可以化繁為簡的。秘書人員在工作中有許多事情要處理，如果用復雜的方法，很可能越處理越復雜，不妨換個角度想想，用最簡單的方式去處理最復雜的問題。作為秘書，有的是侯很需要自己受點委屈，求得問題的解決。這里的委曲求全指的是”自虧處理”，有句話說：神仙打架，百姓遭殃。當事情涉及秘書人員本人和其他人的利益關系時，切不可死活不讓步。秘書必須具備整體效益的觀念。

第二篇：做個高效工作的秘書(五)

作為一個秘書人員，在辦事過程中要掌握一些技巧和藝術，這些藝術包括一次完成的藝術、化繁為簡的藝術和委曲求全的藝術。所謂一次完成的藝術就是指在辦事工程中盡量在辦事前把細節(jié)想好，一蹴而就。一次完成是處理藝術的一個高峰，同樣一件事情，有的人一下就解決了，有的人需要兩次、三次乃至拖拉上很長時間也辦不完，嚴重影響工作效率。要鍛煉出一次完成的辦事能力就需要秘書平時多看多想、全面了解情況。有一個經(jīng)驗豐富的司機，開車來到一座橋下的時候發(fā)現(xiàn)橋身比車略矮了一些，司機施盡渾身解數(shù)仍然不能通過，正準備繞道而行的時候一個小孩子告訴他：把車胎放一些氣就行了。司機恍然大悟，原來很簡單的事情卻被自己搞復雜了。小孩的頭腦比大人要簡單，想的辦法也是簡單的，然而卻是可行的，生活中、工作中有許多問題其實都是可以化繁為簡的。秘書人員在工作中有許多事情要處理，如果用復雜的方法，很可能越處理越復雜，不妨換個角度想想，用最簡單的方式去處理最復雜的問題。作為秘書，有的是侯很需要自己受點委屈，求得問題的解決。這里的委曲求全指的是“自虧處理”，有句話說：神仙打架，百姓遭殃。當事情涉及秘書人員本人和其他人的利益關系時，切不可死活不讓步。秘書必須具備整體效益的觀念。

第三篇：做個高效工作的秘書(二)

秘書工作人員的工作效率高不高，與事先又沒有計劃關系密切。所謂計劃，就是什么時間干什么、怎么干、達到什么結(jié)果。計劃，有心里想的，有見諸于文字的。在執(zhí)行過程中可能會有變化，但事先計劃不計劃，效果是不一樣的。工作中往往臨時性、被動性的工作多，要列出詳細計劃很難做到，但大體上有個安排是可以辦到的。一些年來頗為流行的目標管理實際上就是一種計劃管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序圖，什么時間干什么，一目了然。出了常計劃意外，還有短安排。短到小時、分鐘。但是一般來說，以天為單位進行計劃比較合適。秘書人員應該把“寧可用不上，也不能不準備”作為座右銘。確實，秘書工作繁雜瑣碎，要想不出大錯，事先一定要多做準備。寬打窄用，辦事才能從容。計劃中要注意幾點：運籌要有備份計劃；撰文要有充足材料；遇到事情多想幾套方案；辦事要多準備幾手。秘書人員也要學會臨陣磨槍的準備方法。因為具體人具體事不同，很難說到底怎么個臨陣磨槍法，有幾個原則可以供參考：

1、求精：有些事情已經(jīng)有所準備，但到了關鍵時刻，仍然需要自己出難題，以便精益求精。

2、挖潛：當遇到突如其來的事情時，抓緊點滴時間進行準備，從時間上挖潛。更重要的是要充分相信自己的潛力，如同運動員那樣，發(fā)揮自己身體的每一個機能，找到解決問題的方法，切記不要妄自菲薄，認為自己不行，錯過了時機。

3、韌性: 有的事情盡管事先已經(jīng)準備好了，但事到臨頭，又有了一些變化，此時千萬不可氣餒、煩躁、聽之任之。

第四篇：做個高效工作的秘書(一)

秘書在實際工作中，常會遇到這些情況:做會議記錄，寫著寫著筆沒水了；訂文件時，剛訂一下，訂書機卡殼了；用膠水時，找不到刷子；開會時間到了，找不到會議室的鑰匙；類似此種急人、抓瞎的實例還可以列舉一些。這些看來都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關系到工作的質(zhì)量和速度，在某種意義上說，也反映了一個人的素質(zhì)。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?

1、準備2支以上的筆，經(jīng)常帶在身上。

2、選用質(zhì)量較好的訂書機并注意維護，使之處于良好狀態(tài)。

3、區(qū)別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方，不要因為找這些東西而耽誤了時間。

4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用折疊剪刀，以免用時打不開。

5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。

6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。

7、保管好本職業(yè)務所需要的計算器等辦公用品。

8、辦公室、會議室、辦公桌、保險柜等處的鑰匙起碼準備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因為一時找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時，應將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。以上說的一些非常小的事情許多人并沒有留意，東放一個，西放一個，為了提高工作效率，最好按照上面的提示做。作為秘書,辦公桌上應該盡量備齊各種實用工具書：

1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類詞典(包括簡化字表)根據(jù)情況準備。

2、常用的政策規(guī)定、條令、制度等,特別是和本職工作關系密切的要準備好。如果某些政策規(guī)定文件不能個人保存,則分類記住什么單位、什么時間制發(fā)的,什么文件號,用的時候很快就能借到。

3、有關單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。因為地址不清,文件信函郵寄出去不能收到而成為死信,導致耽誤事情的現(xiàn)象屢見不鮮。

4、飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊。

5、中國地圖、世界地圖及有關地理方面的手冊。

6、中外歷史年表、重大紀念日、本單位有關的重要日子列表。

7、計量單位簡表,節(jié)氣、氣象方面的知識手冊。

8、漢語拼音字母表、標點符號用法簡表、數(shù)字用法規(guī)定。

9、與本職工作有關的表格。一個秘書人員的腦子不可能記住各方面的事情,準備點工具書(表)等,用時查是高效工作所必須的。

第五篇：做個高效工作的秘書(三)

秘書人員的工作，大到為領導決策服務，小到發(fā)文件、打掃衛(wèi)生、通知開會，比較繁雜。辦好一件事，理所當然，算不上成績，但如果把一件事忘了，那就可能影響大局。人的精力是有限的，有時又受到外界的干擾，要把什么事情都記住，只靠腦子是不行的，需要借助工具。在諸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小筆記本。秘書人員可以用這個小本子記錄當日自己的主要活動；本單位的大事；領導交辦的事情；別人交辦的事情或者反映的情況;自己想到的事情和對完成好任務的設想等。把事情記錄下來后，經(jīng)?？匆豢?，急事馬上辦，要領導點頭的事情，及時報告。記載的方法不必太正規(guī)，字跡自己能看懂就行了，但事情的時間、地點、人物等就需要如實記載。一般情況下，一件事情一記，辦完一件劃掉一件。這樣，工作的事情就不容易忘記了。除了要適當記錄之外，秘書工作中還要做到“朝思暮想”。晚上把一天所做的事情回想一遍，有什么不周到，第二天能彌補就彌補。早上上班前把今天要辦的事情、昨天遺留的事情想一下，特別是對容易忘記的事情和時間性比較強的事情，例如幾點開會、幾點接人、領導幾點有什么活動等要在腦子里過一下，排好計劃。