第一篇：一個秘書工作規(guī)范（定稿）

看到一個秘書網(wǎng)站上有人談及做辦公室工作的體驗(yàn)，作了一些概括： “像牛一樣干活”，就是要求辦公室工作人員發(fā)揚(yáng)“老黃牛精神”，吃苦耐勞，任勞任怨，鞠躬盡瘁，勤耕不息?！跋耨R一樣忠實(shí)”，就是要求辦公室工作人員忠于黨和人民的事業(yè)，忠于本職崗位，無論領(lǐng)導(dǎo)在與不在，都要忠實(shí)地堅(jiān)守自己的崗位，無論環(huán)境怎樣變化，都能象“老馬識途”一樣找到自己的回歸之路，履行自己的職責(zé)?！跋裢米右粯颖寂堋保褪且筠k公室工作人員反應(yīng)要快，手腳要利索，特別是腿勤，手勤、腦勤，辦事要高效率，要與時間賽跑。還要求辦公室工作人員忍辱負(fù)重，敢于承受挫折，直面各種矛盾能沉得住氣，堅(jiān)持以大局為重，不怕受委屈和批評，不計(jì)較個人得失

黨委辦公室工作精神不變，融入新環(huán)境的適應(yīng)能力要變。新的機(jī)制、新的經(jīng)營模式的改變，黨委辦公室要有新的適應(yīng)能力，概括起來是六句話十八個字：

一是“想得到”。多謀才能善斷。黨委辦公室作為一個單位上傳下達(dá)、溝通各方的橋梁和紐帶，要立足醫(yī)院發(fā)展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，發(fā)揮參謀和助手作用，不斷提高參與決策能力。這就要求黨委辦公室要有較強(qiáng)的政治意識、責(zé)任意識，增強(qiáng)工作的主動性、預(yù)見性、創(chuàng)造性，以較高的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)工作能力為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、查漏補(bǔ)缺。要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠(yuǎn)的大事上，放在情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題上，既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點(diǎn)工作，要善于增強(qiáng)整體合力，樹立團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神和服務(wù)理念，善于對上加強(qiáng)聯(lián)系，對內(nèi)加強(qiáng)管理，對外搞好協(xié)調(diào)，對下做好服務(wù)。

二是“管得寬”。黨委辦公室工作綜合全局，協(xié)調(diào)各方，承內(nèi)聯(lián)外，有自身的工作職責(zé)和工作規(guī)則。既要全面了解書記們各方面工作情況，為書記們工作的順利開展創(chuàng)造條件，又要協(xié)調(diào)各方，處理好上下左右的關(guān)系，確保政令暢通。對于職責(zé)內(nèi)的工作一定要抓緊抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，項(xiàng)項(xiàng)有落實(shí)，事事有結(jié)果。黨委辦公室就是“不管部”，要義不容辭承擔(dān)起來，做到工作不留空檔，保證各項(xiàng)工作的全面推進(jìn)。

三是“做得細(xì)”。機(jī)關(guān)工作無小事，黨委辦公室工作更是無小事。這就要求我們在工作中一要細(xì)心、細(xì)致，二要從細(xì)小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，一絲不茍，來不得半點(diǎn)敷衍和虛假。要時時刻刻、事事處處，認(rèn)真認(rèn)真再認(rèn)真，細(xì)致細(xì)致再細(xì)致做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在我手中延誤，不讓需要辦理的文電在我手中積壓，不讓到辦公室聯(lián)系工作的同志在我這里受到冷落，不讓黨委辦公室的形象在我這里受到影響。

四是“碰得硬”。黨委辦公室工作涉及到的事務(wù)方方面面，在原則問題上敢不敢碰硬是檢驗(yàn)作風(fēng)是否過硬的重要標(biāo)志。工作必須講原則，嚴(yán)肅辦事紀(jì)律。按政策辦事、依法辦事、按組原則辦事。

五是“講程序”。程序公正是我們追求的終極目標(biāo)了。黨委辦公室工作的程序性要求很強(qiáng)，特別是在大量復(fù)雜的事務(wù)性工作中，要求辦公室的同志一定要保持清醒的頭腦，分清主次、分清輕重緩急、不怕麻煩。一定要堅(jiān)持逐級匯報(bào)的原則,以明確責(zé)任。要通過建立一套科學(xué)規(guī)范的、適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的黨委工作制度、工作程序、工作規(guī)則，使每項(xiàng)工作都有章可循。

六是“抓得實(shí)”。要據(jù)實(shí)情、講實(shí)話、干實(shí)事、創(chuàng)實(shí)效，扎扎實(shí)實(shí)，不慕虛榮，不圖虛名。辦公室的同志一定要實(shí)事求是干工作，實(shí)事求是反映情況，具備求真務(wù)實(shí)的精神，包括聽取基層意見，向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，都要全面、真實(shí)。工作中，要一步一個腳印，不作表面文章。

（四）黨委辦公室“窗口”形象不變，思想修養(yǎng)和工作作風(fēng)要變?？傖t(yī)院已經(jīng)成為無假日醫(yī)院，對我們黨委辦公室來說，就是要做到“需要”就是“上班時間”、工作就是“八小時內(nèi)”；（1）全心全意為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，黨委辦公室工作特點(diǎn)是繁重、瑣碎、常居幕后而又責(zé)任重大。辦公室人員經(jīng)常擬稿，但自己從不署名，也不拿稿費(fèi)；辛勤工作，有時卻得不到別人的諒解，得不到社會的承認(rèn)。這就要求黨委辦公室人員能任勞任怨，不為名利，甘當(dāng)無名英雄。種種事實(shí)說明，沒有一顆全心全意為人民服務(wù)的心，做不了一個好的秘書、好的黨委辦公室主任。

（2）謙虛謹(jǐn)慎，平等待人。黨委辦公室人員常在領(lǐng)導(dǎo)身邊，有機(jī)會受組織和領(lǐng)導(dǎo)委托，到下級單位傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示、檢查工作、聽取匯報(bào)等。要應(yīng)注意謙虛謹(jǐn)慎，平等待人，對上對下都要寬宏大量，對上要尊重，對下要謙和，決不盛氣凌人。

（3）實(shí)事求是，踏實(shí)細(xì)致，不搞花架子。機(jī)制的改變同時要求我們務(wù)實(shí)、務(wù)真，黨委辦公室人員做工作必須腳踏實(shí)地、耐心細(xì)致，一絲不茍，無論是辦事、辦文、辦會，都要做到認(rèn)真、精細(xì)，辦會要瞄準(zhǔn)高標(biāo)準(zhǔn)，做到會前材料精心準(zhǔn)備、會務(wù)設(shè)計(jì)滴水不露、會議議程銜接緊湊、座次安排明確到位、會場紀(jì)律井然有序。

（4）富于創(chuàng)造，勇于開拓。要集中精力研究自己的工作，集中精力把交辦的工作干出色。要有點(diǎn)要么不干，干就干好，干過硬、干出色，不甘落后的認(rèn)真精神。1.工作走一步想三步。好比下棋，要有一種通盤考慮的思路，要有很強(qiáng)的計(jì)劃性和件件事情到位，項(xiàng)項(xiàng)工作落實(shí)的負(fù)責(zé)精神，決不能走到哪是哪。2.事務(wù)性工作要一步三回頭。也就是要過細(xì)，辦完回頭看看，多檢查幾遍，重要的活動模擬一遍，辦事辦會做到滴水不露，天衣無縫，這方面局黨政辦及局有關(guān)部門的會議準(zhǔn)備給我們都樹立了典范。3.本職工作走一步是一步。干好份內(nèi)的事，做好本職工作，件件工作讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、同級滿意、群眾滿意。

辦公室工作的若干注意事項(xiàng)

為進(jìn)一步提高辦公室人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)良好的作風(fēng)，提高辦事質(zhì)量和效率，特提醒在平常工作中注意以下事項(xiàng)。

一、增強(qiáng)時間觀念。辦公室主任、各位副主任和駕駛員平時應(yīng)做到提前15分鐘到崗，推遲10分鐘下班；遇重大活動或領(lǐng)導(dǎo)提前布置安排有任務(wù)時，所有人員必須提前40分鐘至60分鐘到崗做好準(zhǔn)備工作；需要加班時，都要服從安排；注意提高單位時間辦事效率，工作盡量在上班時間完成。

二、嚴(yán)格請假制度。除遇特殊情況和突發(fā)事件可電話請假外，請假必須由當(dāng)事人當(dāng)面提出，不允許“先斬后奏”。請假半天由主任批準(zhǔn)，請假1天由分管局長批準(zhǔn)，請假1天以上由局長批準(zhǔn)。

三、做到互相尊重。外出辦事應(yīng)互相通報(bào)；外出半天以上，向主任通報(bào)情況；外出時間短的，應(yīng)向同室人員通報(bào)去向，并保持開機(jī)。

四、注意一些小節(jié)。除駕駛員外，其它人員均不得在上班時間內(nèi)上網(wǎng)玩游戲和聊天。

五、保守秘密。嚴(yán)守秘密，不傳播謠言和小道消息，不搬弄、議論是非；外出隨時鎖門，重要文件和資料要放入抽屜中鎖好，平時閑聊不談及具體人和事。

六、要講團(tuán)結(jié)。一是工作中以誠待人不虛偽，寬以待人不苛求；互相支持、互相幫助、互相諒解、互相交流。二是工作出現(xiàn)差錯和產(chǎn)生矛盾，應(yīng)多從自己身上找原因，不埋怨他人，產(chǎn)生恩怨，更不能打擊報(bào)復(fù)；三是對待同志出現(xiàn)的差錯和失誤，應(yīng)當(dāng)面善意指出，不要背后議論和指責(zé)；四是多看人優(yōu)點(diǎn)，多學(xué)他人長處；五是顧全大局，互相補(bǔ)臺，話往攏說，事往攏辦。

七、認(rèn)真接聽電話。

一是都要養(yǎng)成自覺搶接電話的習(xí)慣，及時、迅速地接聽；鈴響4聲以內(nèi)，要有人接聽。

二是接聽電話時要禮貌熱情，多規(guī)范使用諸如“您好、請問您找誰、能否由我轉(zhuǎn)告、對不起、請等一下、再見”等用語。

三是對上級電話通知和二級單位電話報(bào)告的重要事項(xiàng)及群眾反映的重大事件，務(wù)必認(rèn)真記錄，并馬上向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；一般性投訴電話要能夠靈活處理；對群眾服務(wù)投訴，應(yīng)詳細(xì)告知群眾投訴的需知和相關(guān)單位電話號碼。

八、主動服務(wù)。凡外來人員到局辦事情，都盡量做到起身說話，泡茶遞水，走時站起送來人出門；參加各種會議時，除記錄人員外，都應(yīng)該經(jīng)常主動給與會人員倒茶水。

九、保持環(huán)境衛(wèi)生。做到每天早、中、晚對室內(nèi)各進(jìn)行一次簡要整理；發(fā)現(xiàn)走道處有垃圾，不能熟視無睹，應(yīng)主動清除。

十、節(jié)約從小事做起。從節(jié)約張紙、出門注意關(guān)空調(diào)和電腦（包括顯示器的電源）、隨時關(guān)水龍頭、接待時點(diǎn)菜、出車時節(jié)油、縮短電話通話時間等等細(xì)小方面做起，厲行節(jié)約。

十一、工作要有責(zé)任心。工作要講求效率和質(zhì)量，凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，都要盡最大努力在規(guī)定時間和期限內(nèi)完成；工作要力求細(xì)致，養(yǎng)成一種嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)，要有上進(jìn)心，力求在本職崗位上多出成績，多出亮點(diǎn)。

十二、辦事要有章法。做到熟悉各自崗位職責(zé)和責(zé)任要求，知曉自己在一個階段和年度工作任務(wù)，注意培養(yǎng)工作有目標(biāo)、有計(jì)劃的良好習(xí)慣。注意養(yǎng)成每天花幾分鐘時間一小結(jié)、每周一總結(jié)的思維習(xí)慣，通過總結(jié)和交流工作中和為人處事方面的得失，不斷提高個人能力和修養(yǎng)。

十三、經(jīng)?！俺潆姟?。養(yǎng)成勤做筆記，勤寫心得，勤思考的習(xí)慣。在工作實(shí)踐中學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)素質(zhì)的全面性，做到盡可能多的掌握各種必備的工作技能，盡可能多學(xué)習(xí)與工作有關(guān)的知識，盡可能多熟悉交通行業(yè)各個方面、各個層面的情況，盡可能多儲備同工作有關(guān)的信息。特別是要熟悉掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用方面的知識，充分利用好電子郵件。

十四、辦事力求細(xì)致。無論什么工作，事前都要做充分的考慮，辦事時力求精益求精。特別是文字校對要仔細(xì)。凡是辦公室起草文件和材料的校對，實(shí)行起草人、負(fù)責(zé)文字的秘書和副主任三級校對負(fù)責(zé)制，由起草人對最后校對負(fù)責(zé)。其他股室起草的文件和材料的校對，實(shí)行起草人、負(fù)責(zé)文字的秘書、副主任和主任四級校對，由分管主任最后負(fù)責(zé)，最大限度的減少文字差錯。

第二篇：前臺秘書工作規(guī)范說明

前臺秘書工作規(guī)范說明

一、基礎(chǔ)話務(wù)工作：

? 接電話禮儀：A、鈴響一聲后應(yīng)立即接聽電話；B、通話第一時間應(yīng)清晰告訴對方：“您好”能通公司；C、轉(zhuǎn)接電話前應(yīng)告訴對方“請稍等，我馬上幫您轉(zhuǎn)接”。應(yīng)問清來電人姓名及來電原由，在轉(zhuǎn)接時告訴公司員工來電的基本情況。若該分機(jī)無人接聽且自動回到前臺時，填寫來電留言便條，內(nèi)容包括對方姓名，來電時間，是否需要回電，事由等。D、若對方詢問公司地址，應(yīng)耐心告知對方可到公司的交通途徑，不可粗魯對待或敷衍了事。

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? 重要電話：凡來電找總經(jīng)理或董事長時，務(wù)必慎重篩選。對推銷電話一律禁止長聊，以防占用公司電話資源； 前臺工作時間不可撥打私人電話；也不可與公司員工在前臺聊天； 前臺接電話時要注意聲音音量控制到較低，不可在前臺大聲喧嘩。前臺拒絕一切零食誘惑。

二、來訪客人接待：

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? 客人前來，起身站立，熱情相迎，問清事由及拜訪對象，安排就位等候 及時為客人倒水 通知員工有客人在何處等候；如不在，代留言轉(zhuǎn)達(dá)其意 客人走后清理會客室 若為重要客人，需詢問對方飲用喜好

三、信件或快遞的收發(fā)及商務(wù)發(fā)貨

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? 掛號信或快遞前臺作統(tǒng)一收和發(fā) 在收到信件或快遞時在十五分鐘內(nèi)通知收件人 所有信件務(wù)必轉(zhuǎn)送收件人親收，如不在公司半工作日內(nèi)代轉(zhuǎn)送至收件人 信件送達(dá)收件人處，收件人一定要確認(rèn)無誤 商務(wù)發(fā)貨要求安全、準(zhǔn)備、及時。貨物較多運(yùn)費(fèi)超過1000元時，需要填寫發(fā)貨申請單

四、名片的印制：

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? 需求部門員工至前臺填寫名片印制申請表，首次申請名片需經(jīng)人事副總裁批準(zhǔn) 在表單確認(rèn)后四個工作日內(nèi)提供到位 負(fù)責(zé)檢查信息的準(zhǔn)確性 員工在離職時，負(fù)責(zé)收回名片并銷毀

五、辦公用品管理：

? 采購適量，在一個工作日內(nèi)入庫

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? 每月辦公用品費(fèi)用應(yīng)控制在500元左右 應(yīng)急出庫在三個小時內(nèi)發(fā)放到位 辦公用品領(lǐng)用需要填寫領(lǐng)用表

六、每月考勤統(tǒng)計(jì)：

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? 每月26日做考勤統(tǒng)計(jì)，匯總能通辦事處考勤 員工考勤表要做到準(zhǔn)確無誤 超技、信息考勤進(jìn)行匯總，同時遞交上級

七、票務(wù)預(yù)訂、訂房：

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? 員工提出需求要，在1~2個工作日內(nèi)完成 事業(yè)部總經(jīng)理及以上人員可乘飛機(jī),其他員工在出差行程800公里以上的可乘飛機(jī).其他員工

在800公里以內(nèi)出差應(yīng)乘坐火車，單程在8小時或夜間乘車可購買硬臥車票

? 和酒店簽訂房協(xié)議，了解住房標(biāo)準(zhǔn)，員工提出要求及時預(yù)定

八、各供應(yīng)商結(jié)帳：

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? 費(fèi)用從網(wǎng)上申請，分清類目，如有問題附加說明詳細(xì)情況 對方提供發(fā)票后一律以支票形式結(jié)算 機(jī)票費(fèi)用填寫支出憑單后，按審批流程簽字審批

九、辦公環(huán)境維護(hù)：

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? 定期檢查公司辦公設(shè)施，下班前檢查關(guān)閉門窗、飲水機(jī) 發(fā)現(xiàn)問題及時聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人或供應(yīng)商 辦公區(qū)域硬件設(shè)施如有損壞，在一至兩個工作日內(nèi)維修復(fù) 魚缸和綠植如發(fā)現(xiàn)有問題，及時聯(lián)系相關(guān)人員

十、通訊錄的更新：

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? 有新員工入職的一個工作日內(nèi)更新通訊錄 半個月刷新一次

十二、休假統(tǒng)計(jì)：

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? 及時統(tǒng)計(jì)匯總員工休假記錄 每月初將員工休假統(tǒng)計(jì)表報(bào)行政部

十三、員工醫(yī)療報(bào)銷：

●員工遞交醫(yī)療單據(jù)后，填寫醫(yī)療報(bào)銷明細(xì)表，然后遞交給社保相關(guān)人員。

十四、通知的發(fā)送：

●通知發(fā)送要做到準(zhǔn)確無誤，按時匯總通知填入?yún)R總表。

第三篇：秘書工作（范文模版）

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關(guān)鍵的作用。因此，秘書人員必須做到以下方面。

（一）建立與領(lǐng)導(dǎo)“對接”的工作語言。秘書位居領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，因此領(lǐng)導(dǎo)與秘書雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時向領(lǐng)導(dǎo)提供他最好關(guān)心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負(fù)起督促，跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責(zé)任，并隨時向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)；四是想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急。當(dāng)前的中心工作是什么？承待解決的問題有哪些，解決問題的切入點(diǎn)在哪里，秘書要了熟于心，即可相應(yīng)做些準(zhǔn)備，從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見性。真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

（二）做一個純正的人。做秘書首先不能幫倒忙。何為純正？我認(rèn)為就是要做一個純樸正直的人。有人說秘書是領(lǐng)導(dǎo)的一面鏡子，不可避免要打上領(lǐng)導(dǎo)的烙印。在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領(lǐng)導(dǎo)的為人風(fēng)格。因此，秘書謹(jǐn)言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機(jī)謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領(lǐng)導(dǎo)的名聲，甚至?xí)韲?yán)重后果。組織安排我們?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是信任，也是考驗(yàn)。因此，要經(jīng)得住考驗(yàn)，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。

（三）不要“貪污”信息，秘書是領(lǐng)導(dǎo)最重要的信息渠道，必須保持這個信息渠道的暢通無阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書不應(yīng)是信息的受體，而是載體，不能獨(dú)占信息。領(lǐng)導(dǎo)身邊無小事，需要領(lǐng)導(dǎo)來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責(zé)就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領(lǐng)導(dǎo)決策，暢通而準(zhǔn)確的信息將有助于領(lǐng)導(dǎo)的正確決策。

（四）秘書既要謹(jǐn)慎，又要開放。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊一定謹(jǐn)慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)自我，敢于表達(dá)自己的想法和看法。與領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領(lǐng)導(dǎo)著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認(rèn)錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會遲鈍，不能進(jìn)入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂順其自然

第四篇：秘書工作

單元

一、秘書/助理的角色認(rèn)知

秘書/助理職能

初級秘書/助理：事務(wù)性文員

中級秘書/助理：事務(wù)性文員＋輔助管理

高級秘書/助理：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理

怎樣清晰自己的崗位職責(zé)――學(xué)會編寫崗位說明書

優(yōu)秀秘書與一般秘書的能力差異

秘書助理的職業(yè)形象——合宜的裝扮及姿態(tài)舉止

秘書/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃

關(guān)鍵的三個觀念轉(zhuǎn)變——銷售意識、產(chǎn)品化、細(xì)節(jié)

單元

二、提升秘書/助理的溝通技巧

老板/同事心目中坐標(biāo)系――什么是五星級秘書/助理/行政人員 溝通的本質(zhì)和過程是什么

為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗

認(rèn)識你的溝通對象——PDP技術(shù)和NLP技術(shù)

學(xué)會管理你的上司——四項(xiàng)限和5W1H工具的使用

小游戲：聽懂經(jīng)理的話了嗎？

跟上級溝通的原則

如何在特殊情況下對上及對下溝通——沖突、小報(bào)告、越級指揮、談判等 單元

三、辦公室的5S管理

5S的涵義

怎樣做好辦公室的整理工作

怎樣做好辦公室的整頓工作

怎樣做好辦公室的清潔工作

怎樣做好辦公室的清掃工作

推動變革的注意事項(xiàng)和操作方法

單元

四、會議管理

成功會議的5個特點(diǎn)

會議管理的兩個“三三三”法則

會議時間安排的技巧

會前準(zhǔn)備——會議議題的收集和安排

會中協(xié)助——如何主持會議：開場白、會中異常情況的靈活應(yīng)對 會后整理——如何做會議紀(jì)要及會議決議的跟進(jìn)工作

練習(xí)：如何組織一場討論會議

單元

五、時間管理和計(jì)劃管理

時間管理的五個原則和三個工具

PDCA工具在制定計(jì)劃時的靈活使用

確定SMAC的目標(biāo)，制定工作計(jì)劃

怎樣做/月度/周度工作計(jì)劃，提供樣表

出差日程的安排——案例分享：國內(nèi)出差及國外出差的日程安排 單元

六、事物性項(xiàng)目性工作的組織管理

事務(wù)工作有哪些

學(xué)會列事務(wù)清單

沙盤演練：怎樣組織一場周年慶典大會

用項(xiàng)目手冊管理工作

事務(wù)性項(xiàng)目工作組織的12字口訣

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商務(wù)公文寫作的概念及公文的要素

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第五篇：秘書工作

輔導(dǎo)四

第十五章領(lǐng)導(dǎo)者日?；顒影才?/p>

一、基本概念解釋

1.會談，是指雙方或多方就某些共同關(guān)心的問題交換意見。

2.會見，領(lǐng)導(dǎo)人接見外賓或內(nèi)賓，并作簡短的交談，一律稱為會見。

3.商務(wù)旅行，指企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者為開展商品生產(chǎn)和經(jīng)營業(yè)務(wù)而進(jìn)行的旅行活動。

二、基本問題提示

1.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動的特點(diǎn)：繁雜性；經(jīng)常性；具體性；臨時性。

*2.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動安排的原則有：

（1）統(tǒng)籌兼顧，有急有緩；（2）圍繞中心，突出重點(diǎn)；（3）力戒排場，求真務(wù)實(shí)。

3.如何辦好請辦事項(xiàng)

做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調(diào)查和了解，認(rèn)真地進(jìn)行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學(xué)的請辦方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現(xiàn)出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準(zhǔn)備，提出合理建議

（二）講究方法，選擇適當(dāng)形式；

（三）注重程序，堅(jiān)持逐級請辦

（四）提高藝術(shù)，優(yōu)化請辦效果

（五）以緩應(yīng)急，避免緊張出錯。

第十六章黨政秘書工作

一、基本概念

1.黨政秘書工作（廣義），指黨的機(jī)關(guān)、政府機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)的秘書工作，它是掌管黨政機(jī)關(guān)公文并直接輔助黨政領(lǐng)導(dǎo)者綜合處理各項(xiàng)事務(wù)的活動。

2.狹義的黨政秘書工作，特指中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的秘書工作和各級人民政府機(jī)關(guān)的秘書工作。

二、基本問題提示

1.黨政秘書工作的特點(diǎn):政務(wù)性；綜合性；從屬性。

2.黨政秘書工作的指導(dǎo)思想是：以鄧小平同志建設(shè)有中國特色社會主義理論、“三個代表”重要思想和黨的基本路線為指針，當(dāng)好參謀助手，搞好“三個服務(wù)”，即為本級黨政領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

3.黨政秘書工作的一般原則：服從原則；參謀原則；求實(shí)原則；效率原則。

服從原則----秘書在工作中必須服從領(lǐng)導(dǎo)指揮，與領(lǐng)導(dǎo)高度一致；參謀原則--協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完善決策、為領(lǐng)導(dǎo)出注意、想辦法提建議；求實(shí)原則---匯報(bào)情況、收集信息、提供建議、辦理日常事務(wù)要求真務(wù)實(shí)；效率原則---樹立高度的時效觀念、做到及時、快速并力爭超前。

4.對黨政秘書人員的素質(zhì)要求有：

（1）政治可靠；（2）作風(fēng)優(yōu)良；（3）紀(jì)律嚴(yán)明；（4）知識廣博；（5）業(yè)務(wù)熟練。

5.黨政秘書業(yè)務(wù)熟練的含義是：

所謂業(yè)務(wù)熟練，是指黨政秘書人員必須具備順利完成秘書工作任務(wù)的能力。黨政秘書工作的特點(diǎn)和內(nèi)容，要求黨政秘書人員著重具備以下幾種業(yè)務(wù)能力：調(diào)查研究能力、綜合分析能力、文字水平、協(xié)調(diào)能力、辦事能力。

第十七章企業(yè)秘書工作

一、基本概念解釋

1.企業(yè)，是從事生產(chǎn)、流通等經(jīng)濟(jì)活動，為滿足社會需要并獲取盈利，進(jìn)行自主經(jīng)營，自負(fù)盈虧，實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟(jì)單位。

2企業(yè)秘書工作，是直接協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人履行領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，在進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營決策和日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時間，擴(kuò)大空間，拾遺補(bǔ)缺，綜合服務(wù)的活動。

3.企業(yè)公共關(guān)系，就是企業(yè)為了樹立良好形象，通過傳播溝通手段，協(xié)調(diào)與內(nèi)外公共關(guān)系的一種管理職能。

二、基本問題提示

1.企業(yè)秘書現(xiàn)代管理的原理有：系統(tǒng)原理-----樹立整體和全局觀念，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化現(xiàn)代化管理；人本原理---以調(diào)動人的積極性、做好人的工作為根本；動態(tài)原理--運(yùn)用動態(tài)原理，適應(yīng)市場的動態(tài)變化開展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企業(yè)秘書現(xiàn)代管理應(yīng)掌握的原則有：

整分合原則；能級和動力原則；反饋和彈性原則；效益原則。

3.企業(yè)秘書應(yīng)該重點(diǎn)發(fā)現(xiàn)和處理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）經(jīng)驗(yàn)性信息；（4）市場營銷信息。

4..我國企業(yè)秘書工作的主要特點(diǎn)：經(jīng)營性、專業(yè)性和時效性。

5.企業(yè)秘書人員素質(zhì)的基本要求是：（1）企業(yè)秘書應(yīng)具備企業(yè)家式的眼光和頭腦；（2）企業(yè)秘書必須適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)；（3）企業(yè)秘書必須掌握現(xiàn)代管理原理和原則；（4）企業(yè)秘書必須具有信息處理能力；（5）企業(yè)秘書必須提高公關(guān)本領(lǐng)。

6企業(yè)秘書的公關(guān)素質(zhì)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

企業(yè)秘書必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代公共關(guān)系理論，具備公共關(guān)系人員的素質(zhì)，才能做好公關(guān)工作。企業(yè)秘書的公共關(guān)系素質(zhì)，主要表現(xiàn)在兩個方面：

（1）必須強(qiáng)化公共關(guān)系意識。公共關(guān)系意識是一個有機(jī)聯(lián)系的觀念系統(tǒng)，它由諸多觀念構(gòu)成。主要包括形象意識、公眾意識、開放意識、交往意識、信息意識、溝通意識、協(xié)調(diào)意識、創(chuàng)新意識。企業(yè)秘書只有增強(qiáng)上述公共意識，才能自覺做好公關(guān)工作。

（2）要提高開展公關(guān)活動的能力。主要包括社會交往能力、組織協(xié)調(diào)能力、活動策劃能力、宣傳推廣能力、應(yīng)付突然事變的能力等。企業(yè)秘書只有具備上述公關(guān)活動能力，才能成功地策劃和組織公共關(guān)系活動，成功地塑造企業(yè)形象，為企業(yè)贏得良好的經(jīng)濟(jì)效益。

第十八章涉外秘書工作

一、基本概念解釋

1.廣義的涉外秘書工作，指我國的外事、外貿(mào)、海關(guān)等部門和“三資”企業(yè)以及其他涉外單位的秘書工作。簡言之，凡是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或上司處理涉外事務(wù)的工作，都可稱為涉外秘書工作。

2.狹義的涉外秘書工作，是指在我國境內(nèi)具有外資成分或由外籍人員管理的機(jī)構(gòu)、實(shí)體、組織內(nèi)的秘書工作，或以境外人員為服務(wù)對象的秘書工作。

二、基本問題提示

*1.涉外秘書工作的特點(diǎn)有：跨國性；商務(wù)性；單一性；雙語性；女性化?？鐕允巧嫱饷貢ぷ鞯母咎攸c(diǎn)，也是區(qū)別于其他秘書工作的根本標(biāo)志。

2.女性化是涉外秘書工作的一個顯著特點(diǎn)。究其原因，主要有兩個方面：一是涉外秘書工作的模式基本上是從國外引進(jìn)的。是涉外秘書工作的事務(wù)性、技能性較為突出：相對來說，女性的心理資質(zhì)更符合服務(wù)性職業(yè)的要求；女性的特長更適合于秘書工作的技術(shù)要求；從審美需要來看，女性的魅力容易與以男性為主的領(lǐng)導(dǎo)群融洽共事，成為一種重要的人際互動引

力。

3.涉外秘書的忠誠主要表現(xiàn)在三個方面：

一是理解并接受上司的經(jīng)營思想、價值觀念，這是秘書忠誠的基礎(chǔ)；二是嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密，做到守口如瓶；三是廉潔奉公，不貪圖小利。

*4.涉外秘書除掌握一般的知識外，還應(yīng)掌握：經(jīng)濟(jì)學(xué)和法學(xué)方面的知識，主要有：

（1）對外貿(mào)易知識——代理、包銷、寄售、拍賣、租賃等業(yè)務(wù)知識，以及與之相關(guān)的國際匯兌、各國關(guān)稅制度、保險(xiǎn)、仲裁、索賠、運(yùn)輸、廣告等知識；

（2）涉外法規(guī)知識——國內(nèi)法規(guī)和國際法規(guī)知識；

（3）財(cái)會知識——處理財(cái)務(wù)方面的知識、企業(yè)與銀行間往來業(yè)務(wù)的程序、少量辦公用資金的開銷與保管、信用證、旅行支票、快匯等使用方法等。

5.涉外秘書應(yīng)掌握的工作技能：

（1）熟練地掌握外語——準(zhǔn)確的聽力，流利地會話，快速地閱讀，熟練地書寫和翻譯。這是涉外秘書最基本的技能；

（2）熟練地操作辦公自動化設(shè)備——熟練地操作微電腦、傳真機(jī)、電傳機(jī)、多功能電話，以及復(fù)印機(jī)、微縮、攝影、多媒體、電腦記事簿等應(yīng)用技術(shù)；

（3）熟練掌握打字技術(shù)——快速中、英文打字；

（4）掌握速記技能——中、英文速記；

（5）掌握涉外文書的寫作技能——重大事項(xiàng)討論和業(yè)務(wù)談判的文字稿、各類中文和外文信函、電文、業(yè)務(wù)文書、經(jīng)濟(jì)合同、公關(guān)禮儀類公函等的起草。熟練掌握各類涉外文書的特點(diǎn)、寫作格式和語言表達(dá)技巧。

6.涉外秘書必須熟悉中外文化的差異如了解外國文化、風(fēng)俗；要溝通外方人員與中方員工的聯(lián)系，她們又必須溝通中西文化的交流。其應(yīng)具備的文化修養(yǎng)是：

（1）了解中外思維方式、價值觀的差異——看能力、重實(shí)績；外國企業(yè)首腦因民族不同而對下屬有不同的標(biāo)準(zhǔn)和衡量尺度；

（2）了解中外風(fēng)俗禮儀的不同——涉外秘書除了解國際上通行的禮節(jié)外，還必須了解外籍人員、外籍上司各自不同的民族生活習(xí)慣，這是與他們?nèi)谇⑾嗵?，搞好服?wù)的重要條件。

（3）掌握中外文化知識——涉外秘書多讀書、多學(xué)習(xí)，掌握祖國的基本歷史、文化、地理知識，既滿足了外方人員的需要，也為傳播中國文化做了貢獻(xiàn)；多掌握外國文化、歷史、地理知識，尤其是外方上司國家的這方面知識，以利于增進(jìn)雙方的交流。

第十九章私人秘書工作

一、基本概念解釋

*1.私人秘書指為私營企業(yè)、民辦機(jī)構(gòu)、個人或家庭所雇傭，提供秘書性服務(wù)的社會職業(yè)人員。

2.私人秘書工作是私人秘書為完成輔助其雇主的任務(wù)，而在一定范圍內(nèi)的勞動。

二、基本問題提示

1.私人秘書的特點(diǎn)：選擇的雙向性；工作的技能性；職能的綜合性；關(guān)系的雇傭性。

2.私人秘書工作的范疇很廣，內(nèi)容繁多，差異較大，但仍可從中概括出一些共性的任務(wù)：一是文書性工作；二是信息性工作；三是內(nèi)務(wù)性工作；四是門面性工作；五是臨時性工作。

3.私人秘書素質(zhì)的要求：

（1）道德方面——忠于職守，潔身自律，立心要正，為人要誠，盡心、盡言、盡力，成為雇主事業(yè)的有效輔佐者。

（2）作風(fēng)方面——工作中既要沉穩(wěn)，又不遲鈍；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厲風(fēng)行、干凈利落，又要莊重穩(wěn)妥、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，做到張弛有致，緩急適中。私人秘書還要具

有謙虛、豁達(dá)、寬容、合作的作風(fēng)和修養(yǎng)。還必須磨練勤奮、堅(jiān)韌和靈活應(yīng)變的工作作風(fēng)。

（3）知識方面——私人秘書工作范圍廣，內(nèi)容多，因而要求私人秘書的知識面要寬，要有 “通才”的特質(zhì)。私人秘書要特別重視自身知識結(jié)構(gòu)的動態(tài)性，要針對客觀環(huán)境的發(fā)展變化而不斷調(diào)節(jié)、補(bǔ)充知識，以適應(yīng)社會對私人秘書工作越來越高的要求。

（4）能力方面——私人秘書必須具備較強(qiáng)的運(yùn)用知識、解決問題的能力。要有較強(qiáng)的適應(yīng)能力，能在較短的時間內(nèi)適應(yīng)不同的雇主、不同的業(yè)務(wù)和不同的工作內(nèi)容。其次，私人秘書要有較強(qiáng)的表達(dá)能力，再者，私人秘書要有較強(qiáng)的辦事能力，還要有較強(qiáng)的交往能力，能有效地建立和處理各種人際關(guān)系與公共關(guān)系，樹立良好的個人和組織形象。

（5）技能方面——私人秘書還要掌握操作各種辦公設(shè)備的技能。越來越多的雇主還要求私人秘書掌握駕駛汽車的技能。

第二十章現(xiàn)代秘書職業(yè)

一、基本概念解釋

*秘書職業(yè)，是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者或主事者處理日常事務(wù)，提供綜合性服務(wù)，并收取報(bào)酬的一種社會職業(yè)。

二、基本問題提示

1.秘書職業(yè)化的標(biāo)志：（1）產(chǎn)生了與官職脫鉤的趨勢；（2）以從事秘書工作為謀生手段；

（3）出現(xiàn)專門的服務(wù)機(jī)構(gòu)；（4）形成社會上專門的職業(yè)階層。

2.現(xiàn)代秘書職業(yè)的主要特征：（1）秘書服務(wù)對象多元化；（2）秘書主體商務(wù)化；（3）秘書知識技能專業(yè)化；（4）秘書勞動價值商品化。

3.現(xiàn)代秘書職業(yè)的發(fā)展趨勢：

（1）秘書主體商務(wù)化；（2）秘書功能綜合化；（3）秘書辦公自動化；

4.求職準(zhǔn)備包括：（1）心理準(zhǔn)備——樹立求職意識，強(qiáng)化競爭意識；（2）實(shí)力準(zhǔn)備——建立合理的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)廣泛的適應(yīng)能力；（3）信息準(zhǔn)備。

5.自薦求職信函所包括的內(nèi)容和應(yīng)注意的問題。

自薦求職信函所包括的內(nèi)容：說明個人基本情況，著重介紹自己勝任秘書工作的有利條件及其與自己所學(xué)專業(yè)的聯(lián)系，適當(dāng)敘述自己的發(fā)展?jié)摿?；對所求工作的愿望；附上相關(guān)支持材料，如技能證書、畢業(yè)論文。寫自薦求職信應(yīng)注意的問題：注意格式和用詞，不要太長，要具有可讀性，態(tài)度要真誠、坦率。

△技能訓(xùn)練：1.寫一份本人簡歷；2.寫一份自我推薦材料。