第一篇：淺談秘書的信息工作

武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文

【摘要】：隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，信息成了現(xiàn)代社會的寶貴資源，世界著名未來學(xué)家阿爾溫托夫勒預(yù)言：“誰掌握了信息，控制了網(wǎng)絡(luò)，誰就掌握了整個世界?！倍髽I(yè)經(jīng)營管理的過程,實際上就是取得信息并依據(jù)信息做出決策的過程。作為秘書人員，收集、篩選、整理和加工各種有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)者提供全面、準(zhǔn)確、及時的信息服務(wù)是其工作的一個重要方面。因此秘書做好信息工作也變得更重要。作為現(xiàn)代秘書必須努力做好信息工作，學(xué)會利用信息技術(shù)開展秘書工作，以提高為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的效率和質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】：秘書信息工作

信息在人類社會中的作用被普遍關(guān)注,人們對信息的研究越來越深入,秘書信息工作的地位和作用日顯重要.因此有必要對秘書信息工作進(jìn)行進(jìn)一步的了解。

一、秘書信息工作的基本要求可以用“準(zhǔn)確、及時、全面、適用、經(jīng)濟(jì)”來概括

（一）、準(zhǔn)確

信息的真實性是信息質(zhì)量的核心，所以收集到信息是一定要準(zhǔn)確無誤，真實可靠的。準(zhǔn)確是信息的生命，是信息的全部意義所在。秘書收集到的原始信息要可靠、真實，而處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性的相互統(tǒng)一。只有如實的反映情況，才能保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及決策者依據(jù)真實的、準(zhǔn)確的信息做出恰當(dāng)?shù)呐袛嗪涂茖W(xué)決策。正確的信息無疑對領(lǐng)導(dǎo)決策能夠產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用;反之，錯誤的信息對領(lǐng)導(dǎo)決策會產(chǎn)生誤導(dǎo)作用，造成的損失和影響也很大因此，準(zhǔn)確，應(yīng)是秘書信息工作的靈魂。

（二）、及時

信息的收集、處理、傳遞、反饋不僅準(zhǔn)確還要要及時迅速。社會主義市場經(jīng)濟(jì)對秘書工作的時效性提出了更高的要求，不僅傳遞要快，而且收集、加工、檢索、輸出都要高速度。信息處理不及時，就會失去信息的價值，甚至造成嚴(yán)重的損失。全面即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各個方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各方面的信息，權(quán)衡利弊，擇善而從，做出正確的判斷和決策。

（三）、全面

全面就是反映的問題，收集的信息要全面，還要聽取各種意見；對一個問題如果有不同的看法應(yīng)該都反映給領(lǐng)導(dǎo)者，信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各個方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各方面的信息，權(quán)衡利弊，擇善而從，做出正確的判斷和決策。

（四）、適用

收集信息時要弄清本地區(qū)本部門本單位的工作進(jìn)展情況和急需解決的問

題；要及時摸清領(lǐng)導(dǎo)者的思想脈搏，做到心中有數(shù)；還要突出重點(diǎn)，幫助領(lǐng)導(dǎo)者集中主要精力考慮重點(diǎn)問題，還應(yīng)該同時兼顧一般，以免發(fā)生不應(yīng)有的疏漏。更要根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的不同要求提供信息。一條有價值的信息對于不同層次不同部門的領(lǐng)導(dǎo)者，其參考價值并不相同。秘書人員必須注意研究不同層次的領(lǐng)導(dǎo)者和服務(wù)對象的不同要求，在信息的投向上有針對性，區(qū)別對待，注意適用對路。另外還要特別注意，只要是新發(fā)生的帶有重要動向的性、導(dǎo)向性、苗頭性、政策性、突發(fā)性的問題，就應(yīng)該及時采報。

（五）、經(jīng)濟(jì)

企業(yè)信息工作可以幫助企業(yè)在擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模的同時保證效率與效益的提高，從而實現(xiàn)企業(yè)信息工作的價值。由于生產(chǎn)要素客觀存在的不可分性和生產(chǎn)經(jīng)營在組織、流程與技術(shù)上的要求，成本節(jié)約與效益提高要達(dá)到一定生產(chǎn)規(guī)模才能得到體現(xiàn)。在規(guī)模經(jīng)濟(jì)性的層面上，企業(yè)信息在企業(yè)多樣化經(jīng)營和廣泛合作中就能起到有效的導(dǎo)向、調(diào)節(jié)和控制作用，使原來未能充分利用的“信息資源剩余”（包括經(jīng)驗、技術(shù)、商譽(yù)和商標(biāo)、市場信息、管理技能等信息資源）得到共享和充分利用并大幅度地節(jié)約信息成本。所以秘書在收集信息時，還考慮信息成本，使收集的信息有一定的經(jīng)濟(jì)性。

二、秘書信息工作的重要性

（一）、輔助領(lǐng)導(dǎo)者做出正確決策

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子，要對各方面工作做出決策，掌握大量的信息是至關(guān)重要的。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的直接服務(wù)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)決策提供文件、資料、信息和建議的任務(wù)。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中遇到很多實際需要解決的問題，企業(yè)必須要深入研究解決工作中面臨的這些困難和問題。在這種情況下，辦公室作為企業(yè)信息部門就要為領(lǐng)導(dǎo)及時了解企業(yè)的生產(chǎn)情況和職工的心理動態(tài)和出現(xiàn)的新情況、新問題，及時采取措施加以解決。這就需要辦公室靈敏地捕捉信息，充分地利用信息，在對信息進(jìn)行分析研究的基礎(chǔ)上找出問題的原因和癥結(jié)，確定解決矛盾的最佳方案?？梢哉f，決策的過程，就是信息的輸入、處理、輸出的過程。決策的形成需要借助信息進(jìn)行判斷，決策的實施需要借助信息進(jìn)行控制，決策執(zhí)行終結(jié)后，需要借助信息進(jìn)行總結(jié)，為新的決策創(chuàng)造條件。辦公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及時不及時、真實不真實、全面不全面，將直接影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和對全局工作的把握。因此，辦公室人員緊緊圍繞企業(yè)經(jīng)濟(jì)中心工作，深入群眾之中調(diào)查，收集各種信息向領(lǐng)導(dǎo)反饋，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策發(fā)揮好參謀助手作用。

（二）、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好科學(xué)管理

管理信息化是指企業(yè)廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)，開發(fā)信息資源，把先進(jìn)技術(shù)、管理理念引入到管理流程中，實現(xiàn)管理自動化，提高企業(yè)管理效率和水平，從而促進(jìn)管理現(xiàn)代化，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制，建立現(xiàn)代化企業(yè)制度，實現(xiàn)有效降低成本，加快技術(shù)進(jìn)步，增強(qiáng)核心競爭力。信息化的實現(xiàn)，會使企業(yè)的生

產(chǎn)經(jīng)營模式發(fā)生深刻的變化。對信息的快速反應(yīng)能力是檢驗工作效率和競爭力的重要標(biāo)志，建立企業(yè)和部門信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息化既是社會需求，也是企業(yè)適應(yīng)市場，促進(jìn)自身發(fā)展的需要。只要管理方式正確，有良好的工作氛圍，員工也會全力以赴地工作。

（三）、開闊領(lǐng)導(dǎo)者的思路

好的信息，不僅可以讓領(lǐng)導(dǎo)者做出好的決策，還可以讓領(lǐng)導(dǎo)者的思路開闊。獲取多方面的信息，著力跟蹤前沿信息，服務(wù)于現(xiàn)實的需要，幫助領(lǐng)導(dǎo)開闊視野、更新觀念、提升能力。創(chuàng)新是衡量一個人、一個企業(yè)是否有核心競爭能力的重要標(biāo)志。為領(lǐng)導(dǎo)者提供有效的信息，讓領(lǐng)導(dǎo)者不斷地從工作中發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、解決問題。而解決問題的過程，也就是向創(chuàng)新邁進(jìn)的過程，這也提高了領(lǐng)導(dǎo)者的執(zhí)行力。

（四）、促進(jìn)辦公室工作職能轉(zhuǎn)變

加強(qiáng)企業(yè)信息工作，是促進(jìn)辦公室工作職能轉(zhuǎn)變的需要辦公室是重要的綜合協(xié)調(diào)、信息處理、反饋部門，是企業(yè)機(jī)關(guān)的樞紐、窗口和門面，是領(lǐng)導(dǎo)重要的參謀和助手。在新形勢下，辦公室要適應(yīng)電子辦公的需要，積極推動自身職能的轉(zhuǎn)變。在工作內(nèi)容上，要由以往主要做事務(wù)性工作，向事務(wù)和政務(wù)相結(jié)合、以政務(wù)性工作和輔助決策為主、當(dāng)好參謀助手的方向轉(zhuǎn)變；在工作重心上，要由以往主要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，向服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與服務(wù)部門、服務(wù)車間班組、服務(wù)職工相結(jié)合，促進(jìn)綜合協(xié)調(diào)、確保政令暢通方向轉(zhuǎn)變；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多種手段綜合運(yùn)用、加強(qiáng)信息服務(wù)和信息引導(dǎo)方向轉(zhuǎn)變。做好信息工作，是辦公室實現(xiàn)上述三個轉(zhuǎn)變的重要載體。信息工作既是上下級機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系和溝通的必要環(huán)節(jié)和重要紐帶，是上情下達(dá)、下情上達(dá)、左右通達(dá)的快速、便捷的通道。它便于下級向上級匯報工作，便于向上級及時反映工作中的問題，求得支持，便于下級及時與上級溝通工作思路，創(chuàng)造性地開展工作。從這個意義上講，做好政務(wù)信息工作，對于促進(jìn)辦公室職能轉(zhuǎn)變有著無可替代的作用。辦公室要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)和上級部門的協(xié)調(diào)，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)，加強(qiáng)與基層的協(xié)調(diào)，加強(qiáng)與社會各界的協(xié)調(diào)，把信息工作貫穿到各項業(yè)務(wù)工作中去，做到“健全制度，暢通渠道，講求質(zhì)量，提高效率”

三、如何做好秘書的信息工作

現(xiàn)代秘書應(yīng)具備和強(qiáng)化信息意識，提高信息工作能力，給領(lǐng)導(dǎo)者決策和管理提供優(yōu)質(zhì)高效的信息輔助。新形勢下秘書人員該如何做好信息工作呢？我認(rèn)為要做好信息工作，應(yīng)該從四大方面去下功夫。

（一）、要有四種意識

信息是領(lǐng)導(dǎo)者管理和決策的基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)者的決策離不開信息活動。秘書擔(dān)當(dāng)?shù)氖穷I(lǐng)導(dǎo)者信息活動的靈敏觸角和聰明耳目之角色，為領(lǐng)導(dǎo)者提供好的信息服務(wù)，秘書人員應(yīng)該樹立信息、政治、創(chuàng)新和全局等四種意識。

1、信息意識

秘書人員信息工作做得好與壞，在某種意義上來說決定了領(lǐng)導(dǎo)者決策的正誤和領(lǐng)導(dǎo)水平的高低。在經(jīng)濟(jì)工作中，經(jīng)濟(jì)信息、商務(wù)情報甚至是企業(yè)和組織的生命。信息、物質(zhì)與能源已成為現(xiàn)代社會的三大經(jīng)濟(jì)支柱。在這樣一個充盈著信息的環(huán)境中，可以說秘書工作歸根結(jié)蒂就是信息工作，游離于信息之外的秘書工作是沒有的。秘書人員只有具備強(qiáng)烈的信息意識，深刻認(rèn)識信息社會的特征，從信息的高度來對待繁多的秘書實務(wù)；這樣才能及時化解隔閡、消除矛盾，提高秘書工作效率，保證領(lǐng)導(dǎo)者的工作效率。

2、政治意識

現(xiàn)實社會生活中與政治是分不開的，政治是經(jīng)濟(jì)的集中表現(xiàn)。因此，信息工作要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，要保持高度的政治敏銳性。而且在信息工作的思路、信息內(nèi)容的取向、信息網(wǎng)絡(luò)的布局、信息活動的方式等方面都要以堅定的信心、高昂的熱情、旺盛的斗志、科學(xué)的態(tài)度，積極研究新情況、解決新問題、探索新途徑，努力提高信息工作水平。

3、創(chuàng)新意識

為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供信息是秘書的重要職能。在鋪天蓋地的信息海洋中捕捉到領(lǐng)導(dǎo)者最需要的信息，為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供最有價值的資訊，就要求秘書人員必須具備創(chuàng)新意識。它不是對外界信息的簡單模仿剪輯，而是要經(jīng)過頭腦加工廠的分析綜合，創(chuàng)造出新的更有價值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策服務(wù)。21世紀(jì)是以知識與信息為發(fā)展動力的時代，秘書工作的改革和發(fā)展，必然要求作為秘書工作主體的秘書人員具備較強(qiáng)的創(chuàng)新能力。

4、全局意識

全局意識主要體現(xiàn)在三方面：一是要站在全局的高度，判別一切事物的是非、真?zhèn)巍⑸茞?，正確把握事物發(fā)展的走向，提高信息工作的預(yù)測水準(zhǔn)。二是圍繞“改革、發(fā)展、穩(wěn)定”的大局，密切關(guān)注黨的建設(shè)、政權(quán)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等重大問題，提高信息工作的預(yù)測能力。三是牢固樹立群眾觀念，深入基層，多視角、全方位審視社會不同群體信息，提高信息工作的預(yù)測效應(yīng)。

(二)、要提高信息質(zhì)量

決策是領(lǐng)導(dǎo)者工作的核心，而信息是決策科學(xué)化的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)者決策的過程，實際上也是一個信息處理的過程。在做出決策前，要掌握各種信息，找出問題與矛盾，從而確定決策目標(biāo)；進(jìn)行決策時，要依據(jù)所掌握的信息，研究制定可供選擇的方案，做出正確的決斷；決策實施后，還要及時掌握反饋信息，對決策進(jìn)行評估、調(diào)整。由此可見領(lǐng)導(dǎo)者決策過程都離不開秘書人員信息工作的有效服務(wù)。由此可知，提高信息的質(zhì)量是做好信息工作的關(guān)鍵。提高信息質(zhì)量，應(yīng)準(zhǔn)確把握報送內(nèi)； 廣泛開拓信息渠道充分利用文書、書刊、會議、調(diào)研、信訪、檔案網(wǎng)絡(luò)等各種渠道快速獲取有價值的信息；堅持實事求是原則，秘書人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，把群眾的真實想法、愿望、意見和建議如實地反映，不欺瞞領(lǐng)導(dǎo)者；著力挖掘特色信息，(三)、要加強(qiáng)信息開發(fā)

信息是可以不斷再生的資源，人們可利用失去原有價值的信息經(jīng)過加工

而得到新的信息。對信息進(jìn)行增值開發(fā)，是進(jìn)一步豐富信息資源的重手段。信息的增值開發(fā)可通過下面途徑獲得。

1、控制潛在信息

我們應(yīng)該立足微觀、著眼宏觀，抓住對全局有一定借鑒作用的微觀信息，挖出潛藏的、對宏觀有指導(dǎo)價值的信息進(jìn)行細(xì)整理、精加工，努力使其上質(zhì)量上檔次。使原有的信息大幅度增值。

2、發(fā)現(xiàn)超前信息

苗頭信息的價值大部分是潛在的，往往被遮蓋而不受重視。為使信息不斷增值，秘書人員不僅要主動去發(fā)現(xiàn)和捕捉苗頭性信息，還要進(jìn)行深入分析和研究，多發(fā)現(xiàn)有傾向性的信息，以更能夠好地發(fā)揮參謀助手作用。

3、實現(xiàn)信息的多次利用

信息不只是有一次價值，好好利用會出現(xiàn)多次增值。所以要求秘書對內(nèi)涵容量大的信息要進(jìn)行系列開發(fā)和連續(xù)開發(fā)。不但要抓住對全局有較大影響的重要問題，使信息在連續(xù)開發(fā)過程中不斷增值。還要圍繞領(lǐng)導(dǎo)者決策的實施過程，開發(fā)相關(guān)信息，及時掌握熱點(diǎn)、難點(diǎn)、亮點(diǎn)問題，不斷進(jìn)行更大范圍和更深層次的開發(fā)，使一次性信息發(fā)展成為多次性信息。

4、開發(fā)預(yù)測信息

要想在諸多信息中發(fā)現(xiàn)未知的事物發(fā)展規(guī)律，并根據(jù)這一規(guī)律去預(yù)測未來，就需要通過艱苦細(xì)致的努力，在總結(jié)過去和現(xiàn)在的事物發(fā)展中，去描述事物前進(jìn)的直線或曲線軌跡，從中發(fā)現(xiàn)事物本質(zhì)的運(yùn)動規(guī)律，為準(zhǔn)確預(yù)測未來的發(fā)展趨勢尋找信息依據(jù)

(四)、提高秘書的信息素養(yǎng)

現(xiàn)代秘書的信息素養(yǎng)，是秘書人員在工作實踐中根據(jù)組織內(nèi)外信息環(huán)境的發(fā)展要求，自覺接受教育訓(xùn)練而逐步形成的對待信息活動的修養(yǎng)與能力，信息素養(yǎng)作為一種高級技能，具有很強(qiáng)的實踐應(yīng)用性。信息素養(yǎng)的培養(yǎng)教育就應(yīng)受到高度重視，秘書可以通過制定明確的培養(yǎng)目標(biāo)，創(chuàng)建良好的培養(yǎng)環(huán)境，突出信息技能的教育和訓(xùn)練等方式來提高秘書的信息素養(yǎng)。了解信息科技的發(fā)展動態(tài)，掌握必需的信息技能，提高駕馭依靠的本領(lǐng)是秘書人員必須具備的。我們應(yīng)大力倡導(dǎo)和熱情支持秘書人員學(xué)電腦、用電腦和使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，營造濃厚的提高信息素養(yǎng)氛圍。秘書要充分發(fā)揮院校信息教育的職能和作用。在日常的工作中，不斷的學(xué)習(xí)，不斷的提高信息素養(yǎng)。

【參考文獻(xiàn)】：

1、《第一次當(dāng)秘書》廖小鷗2005年10月第二版第126頁起

2、《秘書學(xué)術(shù)論文：論現(xiàn)代秘書人才的信息素養(yǎng)》王守福2009年2月

3、《新形式下秘書人員如何做好做好信息工作之我見》精華區(qū)—文秘家園

4、《秘書工作綜合流程解析》主編張小慰、馮俊伶2005年9月137頁起

第二篇：秘書信息工作之我見

10文秘33110趙揚(yáng)

秘書信息工作之我見

在我眼中秘書工作是一件十分復(fù)雜的工作，雖然表面上看上去非常簡單，人人都會做。但是要做得又好又快是需要經(jīng)過不斷地學(xué)習(xí)和磨練才能鍛煉出來的。特別是秘書信息工作，更加需要秘書工作人員有良好地信息觀念和信息意識。

信息工作是秘書人員重要的基礎(chǔ)性工作之一，秘書人員的信息工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策主要是通過為領(lǐng)導(dǎo)者提供信息來實現(xiàn)的，秘書人員的信息工作水平直接影響著為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)水平的高低，其重要意義顯而易見。信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源，隨著社會的發(fā)展，信息的價值將不斷飚升，信息時代的到來，既給秘書工作帶來了難得的發(fā)展機(jī)遇，同時也帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，秘書人員應(yīng)如何在信息時代做好信息工作，更好地發(fā)揮秘書人員的參謀、助手作用呢?我認(rèn)為秘書人員在做好 傳統(tǒng)的信息工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)加強(qiáng)以下幾方面的工作：

一、強(qiáng)化信息觀念和信息意識

現(xiàn)代秘書的信息觀念，是秘書人員對信息的初步認(rèn)識以及在秘書工作實踐活動中形成的對信息價值的總體印象。比如對待信息技術(shù)和信息工具的觀念，秘書人員如何看待信息技術(shù)，如何認(rèn)識信息網(wǎng)絡(luò)的功能，這就是衡量信息觀念先進(jìn)與否的一個具體標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，大多數(shù)秘書人員認(rèn)為，互聯(lián)網(wǎng)和各種局域網(wǎng)既是一種新的認(rèn)識工具，又是一種新的交流工具，還是一種新的生產(chǎn)力，秘書工作只有同網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來，才能產(chǎn)生新的生機(jī)和活力。但是也有相當(dāng)一部分秘書

人員對信息有一種神秘感，對網(wǎng)絡(luò)不感興趣，這就是信息觀念上的巨

大差異。

目前，國際互聯(lián)網(wǎng)已遍布全國各地，如果秘書人員具備先進(jìn)的信

息觀念，積極地去了解、使用網(wǎng)絡(luò)，就可大大提高工作效率，減少很

多不必要的重復(fù)勞動?，F(xiàn)代秘書良好的信息觀念，在本質(zhì)上就是尊重

知識，崇尚科學(xué)，終身學(xué)習(xí)，善于接受新生事物。熟練的運(yùn)用辦公設(shè)

備是一名合格的秘書必備的素質(zhì)。

二、掌握足夠的信息能力和信息知識

現(xiàn)代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書實踐活動中所應(yīng)

具備的對于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。它主要

包括五個方面的內(nèi)容：

（一）是信息的獲取能力。秘書人員除了充分利用好組織建立的各種內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外，還應(yīng)掌握并建立自己的常規(guī)信息渠道，善于

開發(fā)新的秘書工作信息資源，并及時、準(zhǔn)確、全面地獲取所需要的信

息。

（二）是信息選擇的能力。信息時代，人們每時每刻都在面對著

滾滾而來的信息，信息垃圾、信息干擾、信息焦慮很難避免，而這些

往往會影響領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策，因此，秘書人員必須學(xué)會準(zhǔn)確無誤地理

解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達(dá)到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。

（三）是信息預(yù)測的能力。它是指秘書人員在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)之

上對未來的一種推斷和預(yù)見，它對秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策具有決定意義。

（四）是信息處理能力。即對所感知、選取和獲得的信息進(jìn)行深

加工的過程，具體來講就是對信息進(jìn)行綜合分析、整理排序、歸類處

理等工作。

（五）是信息的運(yùn)用能力。是指秘書人員在獲取和處理信息的基

礎(chǔ)之上，把自己的思想和見解融入其中，并通過恰當(dāng)?shù)那腊堰@些信

息傳遞給他人，與他人進(jìn)行交流與共享，這是信息工作的最終目的。

在信息時代和知識經(jīng)濟(jì)的大背景下新的學(xué)科不斷涌現(xiàn)，有資料顯

示，全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增，并以5％

-20％的加速度不斷發(fā)展。近30年來，人類生產(chǎn)的信息已超過過去

5000年的信息量總和。英國技術(shù)預(yù)測專家詹姆斯-馬丁也做出了同樣的結(jié)論：人類的知識在19世紀(jì)是每50年翻一番，20世紀(jì)70年代是

每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在這種情況下人們不能掌

握一種快捷的獲取信息的途徑將是非常可怕的。

三、信息創(chuàng)新，不斷尋覓有新意的信息

當(dāng)今社會發(fā)展變化很快，信息老化的周期大大縮短，秘書人員必

須具備敏銳的觀察力，在捕捉具有新意的信息上下功夫。尋覓有新意的信息應(yīng)把握住以下幾點(diǎn)：

（一）是要在發(fā)展、變化中抓新。

創(chuàng)新是一個過程，在創(chuàng)新的過程中秘書人員僅僅盯住自己工作的小范圍是不夠的，應(yīng)放開思路，開闊眼界。除了抓住身邊看的見，摸

著的新事物之外，還要善于捕捉一些無形的新信息，如觀念的轉(zhuǎn)變，思想的變化，認(rèn)識的升華等；外地的新信息；隱性新信息以及連帶新

信息等。

（二）是在觀察思考中出新。

隨時隨地地觀察思考應(yīng)當(dāng)是秘書人員的基本功。比如通過觀察苗

頭性的問題，發(fā)現(xiàn)超前性宏觀信息，從個別現(xiàn)象問題，揭示規(guī)律性信

息，從一次性信息增值發(fā)展為多次性信息。有些信息通過不斷加工處

理，會出現(xiàn)多次增值。

（三）是在學(xué)習(xí)借鑒中創(chuàng)新。

改革的年代每個地方、每個行業(yè)都需要向其他地方、其他行業(yè)學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)的經(jīng)驗，結(jié)合本地、本行業(yè)的實際，融會貫通。推進(jìn)發(fā)

展。在把外地的經(jīng)驗與本地實際結(jié)合的過程中，就會產(chǎn)生有新意的信

息。

（四）是在比較對照中求新。捕捉有新意的信息，必須學(xué)會對萬

事萬物進(jìn)行比較對照。在比較中鑒別事物，發(fā)現(xiàn)有新意的信息，可以

同中求異，也可異中求同。

四、信息道德和信息工作中的保密意識

信息道德是指秘書人員在獲取和使用信息的過程中，應(yīng)遵循一定的倫理規(guī)范，不得危害社會或侵犯他人的合法權(quán)益，能自覺保護(hù)他人的知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)等，也不得向領(lǐng)導(dǎo)者和有關(guān)用戶傳遞不良信息。當(dāng)前信息傳播的媒體多種多樣，媒體的多樣性使信息傳播過程中不可

避免地帶有一定的主觀偏見，虛擬空間交流的隱蔽性也可能會伴生一

定的無政府狀態(tài)。如果沒有一定的道德意識和道德約束，就很容易使

人們在享受信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來便利的同時，產(chǎn)生一些與先進(jìn)的倫理道

德相悖的現(xiàn)象。

秘書人員在自覺地遵守信息道德的同時，還應(yīng)注意信息獲取和使用過程中各種自覺不自覺的失密或泄密事件的發(fā)生。在這里特別提出注意的是秘書人員一定要防范隱晦性公務(wù)泄密。有的人是真心實意講話，莫名其妙泄密，到頭來，說者無意，聽者有心。一些不同層次的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)邀到不同場合講話，有些人為了顯示自己的身份和知曉度，在部分場合、范圍講一些“小道消息”和“大家感興趣的話題”，大 部分人一聽了之，但有些人卻在更大的范圍內(nèi)傳播“小范圍”的內(nèi)容。

綜上所述，信息的社會化和社會的信息化成為了當(dāng)今世界發(fā)展的總趨勢，信息作為一種資源已成為現(xiàn)代社會發(fā)展必不可少的基本條件。秘書工作者必須緊跟科學(xué)發(fā)展，具備強(qiáng)烈的信息意識，使自己始終保持對信息的積極態(tài)度，才能在浩如煙海的信息中整理和加工出對領(lǐng)導(dǎo)有用的信息，才能做一名合格的秘書工作者。

【參考文獻(xiàn)】：

1、《新形式下秘書人員如何做好做好信息工作之我見》

趙揚(yáng)

2012年6月16日

第三篇：《秘書實務(wù)》第五章-信息工作

第五章 信息工作 第一節(jié)

信息和信息工作概述

一、信息的基本知識(一)信息的概念

廣義的信息指能為人們感知的事物的狀態(tài)、特征、聯(lián)系和變化,以及直接或間接反映、描述它們的符號和信號。

狹義的信息指接受者原先不知道的、有用的消息。

秘書機(jī)構(gòu)信息工作對象,主要是指狹義的信息,即對領(lǐng)導(dǎo)和本單位相關(guān)工作來說一切新而有用的信息。(二)信息的特征

1.時效性2.可增長性3.可傳遞性4.可分享性5.可貯存性（三)信息的類型

1.直接信息和間接信息2.動態(tài)信息和靜態(tài)信息

3.無記錄信息和有記錄信息4.初級信息和高層次信息

二、信息工作的意義

(一)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息根據(jù)

(二)為領(lǐng)導(dǎo)日常工作提供有效的信息咨詢

(三)是秘書機(jī)構(gòu)做好其他工作的重要保證

三、信息工作的基本要求

(一)準(zhǔn)確完整(二)及時高效(三)適用適量

第二節(jié)

信息工作的一般程序

一、信息的收集積累(一)信息收集的范圍

各級黨政機(jī)關(guān)頒布的方針、政策、法規(guī) 上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或主管部門發(fā)布的意見 所轄地區(qū)、所屬單位的基本情況 對本組織工作或產(chǎn)品的反饋信息

同行業(yè)的新進(jìn)展、新做法、新經(jīng)驗、新產(chǎn)品、新技術(shù)等

第二節(jié)

信息工作的一般程序

一、信息的收集積累(二)信息收集的渠道

1.信息網(wǎng)絡(luò)2.文件資料3.大眾傳媒4.會議

5.來信、來訪、來電6.調(diào)查研究(三)信息收集的方法

1.閱讀法2.觀察法3.聽記法4.交換法5.索取法6.購買法

二、信息的篩選和校正

(一)信息真?zhèn)蔚蔫b別(二)信息的校正補(bǔ)充

(三)信息價值的鑒定

三、信息的分類

首先，根據(jù)是否具有很強(qiáng)的時效性, 分為需要立即處理輸出的信息和暫時不需要處理的信息。

其次，根據(jù)不同信息接收者對具體內(nèi)容上的需要，分為政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、科技信息等。

四、信息的深度加工(一)信息的濃縮提煉

濃縮是在不損失有用信息的前提下把篇幅過長的信息壓縮成簡短的信息。

提煉是通過對零碎、膚淺、雜亂的原始信息的分析,運(yùn)用邏輯推理得到高質(zhì)量的二次信息。

(二)信息的綜合研究

通過分析、研究，將大量原始信息轉(zhuǎn)變成高層次信息。

高層次信息——反映事物全貌、揭示事物本質(zhì)和規(guī)律并能預(yù)測事物發(fā)展趨勢的信息。

有情況

有分析

有建議

五、信息的傳輸和反饋(一)信息傳輸?shù)姆较?向單位內(nèi)部傳輸(內(nèi)向傳輸)向單位外部傳輸(外向傳輸)(二)信息傳輸?shù)目刂?/p>

對信息需求的控制

對信息共享程度的控制 對信息傳輸時機(jī)的控制(三)信息輸出的方式

1.口頭傳輸2.書面?zhèn)鬏?.電信網(wǎng)絡(luò)傳輸

（四）、憂患信息的傳輸

1.控制問題型信息的傳遞范圍2.將問題型信息 “反題正作”(五)信息的發(fā)布

新聞發(fā)布會 / 信息發(fā)布會

“××媒體溝通會”(六)信息的利用及反饋

了解信息被各方采納、利用的情況，及時調(diào)節(jié)和改進(jìn)信息處理流程，提高信息的利用率。

第三節(jié)

信息簡報

一、信息簡報的概念

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位自行編發(fā)、用來反映和交流信息的內(nèi)部報刊之一。如“工作動態(tài)、”“信息快報、”“內(nèi)部參考、”“信息交流”等。

向上級機(jī)關(guān)的信息簡報投稿、報送或?qū)ν鈾M向交流,是本單位信息輸出的一個重要形式，有利于相互之間工作協(xié)調(diào)與合作。

第三節(jié)

信息簡報

二、信息簡報的編寫方式和一般要求

單條信息的編寫——將每一條信息寫成一篇信息稿(新聞稿）。單條信息要求新、準(zhǔn)、快、短。每條以兩三百字為宜。

信息綜述——將許多內(nèi)容上有聯(lián)系的零星分散的信息,加工編寫成一篇綜合性信息材料。綜述性信息材料能夠反映事物的全貌和發(fā)展過程。

第三節(jié)

信息簡報

三、信息簡報的格式

單期式簡報——發(fā)布日期不確定、每期僅發(fā)布一兩條重要信息的簡報。

多期式(雜志式)簡報——有固定的印發(fā)周期(如每月兩期)，每期發(fā)布多條信息的簡報。

第四節(jié)

網(wǎng)站的信息管理

網(wǎng)絡(luò)是最便捷的信息傳播工具。各類組織大多建有自己的網(wǎng)站(或網(wǎng)頁),網(wǎng)站管理成為秘書機(jī)構(gòu)一項重要的常規(guī)業(yè)務(wù)。

單位網(wǎng)站有對外展示形象和對內(nèi)進(jìn)行管理的功能，但網(wǎng)站最主要的功能乃是傳播信息，展示形象或內(nèi)部管理的功能也是通過網(wǎng)站信息流通的手段來實現(xiàn)的。

單位網(wǎng)站的信息管理是信息工作的重要內(nèi)容。

第四節(jié)

網(wǎng)站的信息管理

一、網(wǎng)站管理制度

(一)分級管理和專職管理制度

(二)信息發(fā)布審查制度

(三)保密制度和獎懲制度

(四)網(wǎng)站內(nèi)容定期更新制度

二、網(wǎng)站信息制作與展示

網(wǎng)站的內(nèi)容應(yīng)該具有價值和原創(chuàng)性。

網(wǎng)站應(yīng)調(diào)動用戶積極提供內(nèi)容信息，讓他們方便自由的上傳內(nèi)容。網(wǎng)站信息要具備下載和打印功能，讓用戶方便的獲取信息。

第四節(jié)

網(wǎng)站的信息管理

三、網(wǎng)站信息的處理和利用

網(wǎng)站是獲取用戶反饋信息的有效途徑。公眾通過網(wǎng)站對領(lǐng)導(dǎo)工作提出許多非常具體的要求、意見和建議，秘書機(jī)構(gòu)應(yīng)將這些反饋信息視為重要的信息資源，按照信息工作的要求廣泛收集認(rèn)真研究。此外，秘書從網(wǎng)站管理的角度還要對公眾反饋的信息加以及時的處理。

第四節(jié)

網(wǎng)站的信息管理

三、網(wǎng)站信息的處理和利用

網(wǎng)站可以開設(shè)以下交互功能：

會員注冊

網(wǎng)站留言板

客戶調(diào)研

在線溝通 首長信箱 公眾論壇 博客和微博

思 考 題

1.什么是信息? 它有哪些主要特征? 秘書機(jī)構(gòu)的信息工作有何重要意義? 2.秘書機(jī)構(gòu)的信息工作有哪些基本要求? 信息對領(lǐng)導(dǎo)決策有何重要作用？

3.試述信息工作的一般程序。

4.為什么要對信息進(jìn)行有效展示?請以四人一組自辦一份四個版面的信息簡報，并組織展覽評比。

5.選取2～3個網(wǎng)站，結(jié)合第四節(jié)“網(wǎng)站的信息管理”有關(guān)知識對其作出評價。

第四篇：秘書信息工作：秘書信息工作的基本要求

秘書信息工作的基本要求就是“準(zhǔn)確、及時、全面、適用”八個字。

1、準(zhǔn)確

即信息的內(nèi)容要準(zhǔn)確無誤，真實可靠。準(zhǔn)確是信息的生命，是信息的全部意義所在。秘書收集到的原始信息要可靠、真實，處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性相統(tǒng)一。如實反映情況，才能保證各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及決策者依據(jù)真實的、準(zhǔn)確的信息作出恰當(dāng)?shù)呐袛嗪涂茖W(xué)決策。如果信息不準(zhǔn)，必然會給領(lǐng)導(dǎo)工作造成失誤。因此，準(zhǔn)確，應(yīng)是秘書信息工作的靈魂。

2、及時

即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時迅速，講究時效。社會主義市場經(jīng)濟(jì)對秘書工作的時效性提出了更高的要求，不僅傳遞要快，而且收集、加工、檢索、輸出都要高速度。信息處理不及時，就會失去信息的價值，甚至造成嚴(yán)重的損失。

3、全面

即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各個方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各方面的信息，權(quán)衡利弊，擇善而從，作出正確的判斷和決策。

4、適用

此項要求包含以下三方面的內(nèi)容：（1）要服務(wù)于中心工作。就是說要弄清本地區(qū)本部門本單位的工作進(jìn)展情況和急需解決的問題；要及時摸清領(lǐng)導(dǎo)者的思想脈搏，做到心中有數(shù)；要突出重點(diǎn)，幫助領(lǐng)導(dǎo)者集中主要精力考慮重點(diǎn)問題，同時兼顧一般，以免發(fā)生不應(yīng)有的疏漏。

（2）要根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的不同要求提供信息。除一些需要共同重視的信息以外，本級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所需要的信息，并不一定都是上級或下級領(lǐng)導(dǎo)所需要的信息；別的部門所需要的信息，不一定為本部門領(lǐng)導(dǎo)者所需要。一條有價值的信息對于不同層次不同部門的領(lǐng)導(dǎo)者，其參考價值并不相同。秘書人員必須注意研究不同層次的領(lǐng)導(dǎo)者和服務(wù)對象的不同要求，在信息的投向上有針對性，區(qū)別對待，注意適用對路。

（3）要特別注意，只要是新發(fā)生的帶有重要動向的性、導(dǎo)向性、苗頭性、政策性、突發(fā)性的問題，就應(yīng)該及時采報。要防止把按需要采報歪曲成為“按胃口喂報”。

第五篇：秘書信息工作：信息的篩選

(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

能運(yùn)用信息篩選的方法，對原始信息資料進(jìn)行選留，能選留出信息含量大、有實用價值的信息。

(二)運(yùn)用信息篩選的方法進(jìn)行信息篩選

1.信息篩選的步驟

在信息篩選過程中，一般按以下步驟進(jìn)行：一是搞好信息材料的鑒別、判斷；二是認(rèn)真選擇信息材料；三是對不完全的信息材料進(jìn)行修正、增補(bǔ)，進(jìn)行精加工。

2.信息篩選的方法

信息的篩選實際上是對原始信息資料的選留過程。對原始信息資料的選留一般分為兩種：一定實用選留，這是根據(jù)當(dāng)前的需要選留信息；二是入藏選留，這是作為日常的信息工作而進(jìn)行的一般意義的選留。前者要求信息有深度，并適合當(dāng)前需要；后者要求信息有廣度，并具有長期利用價值。因此，公關(guān)信息篩選既要考慮急用之需，選留含量大、有價值的信息，又從長遠(yuǎn)利益出發(fā)，考慮到信息的系統(tǒng)性和連續(xù)性以及未來的潛在需要，選取留有保存價值的信息。

信息篩選的方法通常有：

(1)查重法。即剔除內(nèi)容重復(fù)的信息，選留有用信息，以減少其他信息工作環(huán)節(jié)的無效勞動。當(dāng)然這種方法也并非一味重復(fù)，如果需要，也可以保存一部分重要的信息資料復(fù)本，以供一定情況下的多人使用。

(2)時序法。即按時間順序?qū)P(guān)信息資料進(jìn)行取舍。在同一內(nèi)容的情況下，較新的信息資料選留，較舊的則剔除。這樣可以使選留的信息在一定時間區(qū)間內(nèi)更有價值，特別是對于來自文獻(xiàn)中的信息資料，更需選擇時間最近的予以留存。

(3)類比法。即將同類型的信息進(jìn)行比較，哪能個信息量大，哪個更能反映事物的本質(zhì)問題，則選留下來；反之，則剔除。當(dāng)然有的雖然信息量并不很大，或者反映事物本質(zhì)也并不深刻的信息資料，可能作為主要信息資料的重要補(bǔ)充內(nèi)容，或?qū)碴P(guān)系工作有啟發(fā)作用，也應(yīng)予選留，不能一概剔除。

(4)專家評估法。即對某些專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)性強(qiáng)的信息，公關(guān)信息人員一時難以確定其取舍問題，可以請有關(guān)專家或?qū)I(yè)人員進(jìn)行評估，根據(jù)其評估結(jié)果，結(jié)合本組織當(dāng)前與長遠(yuǎn)的需要綜合考慮選留和剔除問題。

(5)老化規(guī)律法。這主要是針對文獻(xiàn)信息資料而言的，文獻(xiàn)學(xué)認(rèn)為，文獻(xiàn)的使用價值隨時間而逐漸降低，甚至完全失去參考價值，這就是老化規(guī)律。一般來說，文獻(xiàn)的利用率第一年最高，以后逐漸下降，呈等級分布狀態(tài)，文獻(xiàn)的老化情況在文獻(xiàn)學(xué)中一般用半衰期來表示。所謂半衰期，即指某學(xué)科目前尚在利用的全部文獻(xiàn)的一半是在近期內(nèi)多長的一段時間內(nèi)發(fā)表的。一般地說，半衰期越長，說明老化速度越慢；半衰期越短，說明老化速度越快。文獻(xiàn)信息資料的篩選應(yīng)對其行文年代及本學(xué)科文獻(xiàn)老化的半衰期兩方面進(jìn)行考察，以便確定取舍。

(三)相應(yīng)知識

信息工作的簡要程序：

信息工作一般由收集、整理、存貯、傳遞反饋、開發(fā)與利用六個程序組成。其中每個程序又可細(xì)分為幾個環(huán)節(jié)，相互連接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。

信息工作的收集包括信息源開發(fā)及信息搜集等基礎(chǔ)工作，是一個廣泛搜集、匯總原始信息的過程。信息工作的整理是對原始信息進(jìn)行選擇判斷，綜合分析和加工整理等一系列信息處理的過程，其目的是把原始通俗讀物轉(zhuǎn)化為易于觀察、傳輸、分析的形式，使之成為有用的信息，便于為領(lǐng)導(dǎo)決策和經(jīng)營管理服務(wù)。信息按程序存貯后，便完成了變原始信息為有用信息；變單一信息為綜合信息；變無序信息為有序信息；變低層次信息為高層次信息。變零散信息為系統(tǒng)信息的過程。下一階段的工作就是充分發(fā)揮現(xiàn)已掌握的信息的作用，體現(xiàn)信息的價值。這就需要多渠道地傳遞信息；建立各項制度保障信息接收情況能及時得到反饋，實現(xiàn)信息管理的自身封閉。最后，在上述有效信息循環(huán)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步開發(fā)和利用信息，使信息不斷地增值，發(fā)揮更大的效能，最終達(dá)到服務(wù)于決策，推動生產(chǎn)力發(fā)展，提高工作效率這一根本目的。

(四)注意事項和要求

信息篩選是信息處理的第一個環(huán)節(jié)，也是一項基礎(chǔ)性工作。信息篩選對提高信息的利用率起著至關(guān)重要的作用。必須掌握信息篩選的要求，做到準(zhǔn)確、及時、完整和新穎。

準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是信息的生命。準(zhǔn)確就是要真實、全面地反映客觀事物的本質(zhì)特征。信息工作人員在篩選時，一定要嚴(yán)格把好準(zhǔn)確關(guān)，重點(diǎn)審核以下三個方面的情況：

1.信息的內(nèi)容是否根據(jù)有關(guān)方針、政策聯(lián)系本地區(qū)、本部門的實際，抓住在實際工作中產(chǎn)生的經(jīng)驗和存在的問題。

2.內(nèi)容有無虛構(gòu)，有無夸大或縮小，甚至弄虛作假。

3.人名、地名、單位及有關(guān)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。

及時。這是由信息時效性的特征決定的。由于社會動態(tài)發(fā)展變化快，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志對此十分關(guān)注。信息工作人員在篩選時，一是在思想上要高度重視、不要延誤，二是要注意反映事態(tài)發(fā)展的時間上的連續(xù)性。

完整。一篇完整的信息材料，對所涉及的問題或事件的性質(zhì)、處理方案、發(fā)展趨勢等都要交待清楚。信息工作人員在注意“完整”方面，應(yīng)考慮以下四點(diǎn)：

1.是否有潛在的因素暫時未表露；

2.充分利用反映事物發(fā)展階段性的信息，切忌片面強(qiáng)調(diào)完整而坐失良機(jī)；

3.有無只報喜不報憂或多報喜少報憂的問題；

4.從不同角度、不同方向反映某一問題的信息，避免片面性。

新穎。是指信息中所反映的問題或提出的觀點(diǎn)有新意。比較有新意的信息主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

1.對上級領(lǐng)導(dǎo)、同級領(lǐng)導(dǎo)有新意。如有指導(dǎo)意義的講話精神；

2.本單位在兩個文明建設(shè)和改革中出現(xiàn)的新情況、新問題；

3.不同階層、特別是理論界思想界人士中的新思想、新觀點(diǎn)；涉及面較大的社會新動態(tài)；

4.知名人士和各界群眾提出的有價值的新建議；

5.行之有效的經(jīng)驗等等。

除上述四項原則外，信息篩選要注意重大信息的選擇。重大信息是指關(guān)系全局的重要信息。政策性、思想性、動態(tài)性的建設(shè)性和破壞性較強(qiáng)的信息。信息人員要密切注意：

1.國家的重大政策、方針的制定以及貫徹落實情況；

2.社會與自然兩方面發(fā)展的重大成果及突發(fā)事件；

3.本單位的思想、經(jīng)營情況等的動態(tài)信息；

4.管理危機(jī)的隱患及其征兆等等。

信息人員要能夠在篩選過程中敏銳地發(fā)現(xiàn)重大信息，為領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)測提供可靠性的保證。