第一篇：秘書(shū)工作的重要性

秘書(shū)信息收集工作的重要性及其特點(diǎn)

（一）秘書(shū)信息收集工作的重要性

1、是輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的必要條件

作為“為上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境”的助手，秘書(shū)要能快速準(zhǔn)確地為上司收集各種信息，從而能隨時(shí)為上司的決策服務(wù)。

2、是企業(yè)聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右溝通內(nèi)外的樞紐

信息收集，是溝通的前提，只有準(zhǔn)確的了解組織內(nèi)外、上下的各種信息，才能有效地開(kāi)展信息溝通工作。溝通是改變?nèi)藗冃袨楹驼{(diào)動(dòng)人們積極性的重要手段。

秘書(shū)人員良好的信息收集工作，一方面可以及時(shí)了解到企業(yè)中上下級(jí)及各部門(mén)工作人員的工作狀況、生活狀況、思想動(dòng)態(tài)、個(gè)人喜好、優(yōu)缺點(diǎn)、適合職位等，為企業(yè)采取有效的措施，滿(mǎn)足員工需求、調(diào)動(dòng)積極性、聯(lián)系上下級(jí)、協(xié)調(diào)左右的必要的準(zhǔn)備工作；另一方面可以使企業(yè)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、深入的了解到國(guó)內(nèi)外的市場(chǎng)信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、國(guó)家政策法規(guī)、文化潮流、民俗民風(fēng)、消費(fèi)觀(guān)念等。是企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)目標(biāo)一致、行動(dòng)統(tǒng)一，對(duì)外搶占先機(jī)，引領(lǐng)市場(chǎng)發(fā)展，和國(guó)際經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)發(fā)展接軌的前提條件。

3.是秘書(shū)人員草擬文件內(nèi)容的重要來(lái)源

秘書(shū)人員草擬文件，一方面要遵循領(lǐng)導(dǎo)的囑咐，另一方面秘書(shū)也應(yīng)該充分發(fā)揮主動(dòng)性，利用更多鮮活的信息，讓手中的文件更有說(shuō)服力和權(quán)威性，內(nèi)容能盡量的客觀(guān)、全面、系統(tǒng)、真實(shí)。

（二）秘書(shū)信息收集工作的特點(diǎn)

1、集中體現(xiàn)了現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)的參謀職能，秘書(shū)的參謀輔助性是現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)工作的根本職責(zé)。現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)的參謀、輔助性也是智能化和事務(wù)化的高度統(tǒng)一。在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境中，各種復(fù)雜多變的相關(guān)因素使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、戰(zhàn)略決策具有更大的挑戰(zhàn)性、風(fēng)險(xiǎn)性和靈活性，使領(lǐng)導(dǎo)決策變得更加的復(fù)雜和困難。這一切深刻的變化將秘書(shū)工作，特別是秘書(shū)的信息收集工作推向一個(gè)全新的舞臺(tái)。在這個(gè)舞臺(tái)上，最能顯示秘書(shū)人員風(fēng)采和作用的，將不僅僅是鞍前馬后的事務(wù)服務(wù)和洋洋灑灑的官樣文章，而是為領(lǐng)導(dǎo)決策參謀服務(wù)的能力和技巧。

2、信息收集手段的先進(jìn)性和多樣化，科技的發(fā)展，為各行各業(yè)帶來(lái)一縷縷春風(fēng)。計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)、報(bào)紙、廣播等等傳播媒介的迅速發(fā)展，提高了信息傳播的速度，擴(kuò)大了傳播的范圍，加強(qiáng)了信息的影響力。秘書(shū)人員則可以采用任何便利的手段快速的獲取所需信息。

3、信息收集內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性，秘書(shū)人員在收集信息的過(guò)程中，一方面要考慮領(lǐng)導(dǎo)工作決策的需要，正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖，及時(shí)的將國(guó)家政策和國(guó)內(nèi)外政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)信息傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)者。另一方面則要立足大局某事，企業(yè)秘書(shū)工作以輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理為主要職責(zé)。而領(lǐng)導(dǎo)管理的都是一個(gè)動(dòng)態(tài)的大系統(tǒng)，一般來(lái)說(shuō)，既有政治的、經(jīng)濟(jì)的，又有非政治的、非經(jīng)濟(jì)的；既有縱向的、歷史的，又有橫向的、現(xiàn)實(shí)的；既有宏觀(guān)的，又有微觀(guān)的。因此，現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)必須要做好企業(yè)內(nèi)外的信息收集工作。

4、信息的收集范圍充分體現(xiàn)了“點(diǎn)面結(jié)合”的顯著特點(diǎn)，秘書(shū)工作方式的專(zhuān)業(yè)性及其工作內(nèi)容的綜合性，要求信息收集必須收集到典型的重要的信息，又要能夠收集到連貫的，全面的信息，為輔助領(lǐng)導(dǎo)工作做好充分的準(zhǔn)備。

第二篇：淺析辦公自動(dòng)化對(duì)秘書(shū)工作的重要性

淺析辦公自動(dòng)化對(duì)秘書(shū)工作的重要性

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息更新的要求，企業(yè)辦公開(kāi)始朝著無(wú)紙化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。在這樣的大環(huán)境之下，原有的傳統(tǒng)秘書(shū)辦公模式已經(jīng)不能適應(yīng)高速發(fā)展的社會(huì)要求，為此辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生，它作為一種高效科學(xué)的辦公手段，使得秘書(shū)工作從繁雜沉重的工作環(huán)境中解放出來(lái)，讓秘書(shū)工作走向了高速系統(tǒng)、規(guī)范有效的道路。關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；秘書(shū)工作；影響；重要性 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)慢慢進(jìn)入人們的生活并對(duì)人們的生活產(chǎn)生了越來(lái)越重要的影響，高速更新?lián)Q代的模式也要求秘書(shū)辦公的進(jìn)步，秘書(shū)工作的瑣碎繁雜使得秘書(shū)在工作中一直重復(fù)著體力勞動(dòng)的模式，秘書(shū)人員更是重復(fù)機(jī)械的勞動(dòng)，原有的傳統(tǒng)辦公方法難以繼續(xù)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，至此，辦公自動(dòng)化融入了秘書(shū)工作，使得秘書(shū)工作變得輕松高效。

一、辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和先進(jìn)性

辦公自動(dòng)化技術(shù)是現(xiàn)代信息化社會(huì)最重要的標(biāo)志之一，它給企業(yè)辦公帶來(lái)了變革式的發(fā)展，使得辦公速度和質(zhì)量高速發(fā)展。辦公自動(dòng)化又簡(jiǎn)稱(chēng)OA，它將人、計(jì)算機(jī)和信息三者結(jié)合成為一個(gè)辦公的體系，構(gòu)成一個(gè)服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)的人機(jī)處理系統(tǒng)。通過(guò)使用先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備和技術(shù)，辦公人員可以充分利用辦公信息資源，并使這些資源有效共享，從而提高辦公效率，使辦公業(yè)務(wù)從事務(wù)層進(jìn)入管理層。辦公自動(dòng)化完成了辦公信息處理的自動(dòng)化，在充分利用信息資源的同時(shí)，提高了工作效率，最終達(dá)到提高生產(chǎn)率的目的?，F(xiàn)代辦公室一個(gè)包含數(shù)據(jù)、文字、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

辦公自動(dòng)化以其先進(jìn)性贏得了企業(yè)工作人員的歡迎和喜愛(ài)，辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)朝著人性化、無(wú)線(xiàn)化、智能化、協(xié)同化、通用化、門(mén)戶(hù)化、網(wǎng)絡(luò)化等方向的發(fā)展趨勢(shì)，使得辦公自動(dòng)化擁有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)進(jìn)入秘書(shū)工作的范圍。辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)如下：

1、使得企業(yè)內(nèi)部信息交流更加流暢快捷，提高了辦公的效率。在企業(yè)內(nèi)部建立獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)，使得內(nèi)部信息、文件傳閱、會(huì)議安排等信息交流更加方便快速，避免了秘書(shū)工作人員來(lái)回跑趟卻費(fèi)時(shí)費(fèi)力的情況。辦公自動(dòng)化中word文檔、excel表格和powerpoint演示文稿等程序的使用能夠使得秘書(shū)人員節(jié)省大量手工繪制表格和書(shū)寫(xiě)文字的時(shí)間，而只需填寫(xiě)規(guī)定的表格即可形象明確的讓人員清晰明了。

2、秘書(shū)工作變得自動(dòng)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。秘書(shū)工作中大量的公文和會(huì)議文件需要及時(shí)處理和傳達(dá)，辦公自動(dòng)化中郵箱等傳輸軟件的使用可以讓公文從起草到實(shí)施能夠?qū)崿F(xiàn)通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以完成秘書(shū)人員分內(nèi)工作。

3、秘書(shū)工作中文檔管理程序化、系統(tǒng)化。辦公自動(dòng)化可以使各類(lèi)文檔按照一定的分類(lèi)進(jìn)行保存、共享和使用，使得企業(yè)人員能夠從辦公共享的網(wǎng)絡(luò)中快速和高效地查找出需要的資料。辦公自動(dòng)化適應(yīng)了社會(huì)變化的快速高效的要求，以其自身的優(yōu)勢(shì)得到社會(huì)的認(rèn)同，也迅速地融入人們的生活和工作之中。

二、辦公自動(dòng)化對(duì)秘書(shū)工作的影響

秘書(shū)工作零碎且繁雜，各種公文和會(huì)議文書(shū)的起草以及領(lǐng)導(dǎo)工作行程的日程安排都需要大量的表格和文字需要秘書(shū)人員制作和書(shū)寫(xiě)，這樣使得秘書(shū)工作一直機(jī)械和程序式的模式，秘書(shū)人員更是需要大量體力和精力來(lái)從事工作。辦公自動(dòng)化的運(yùn)用使得秘書(shū)從繁重機(jī)械的工作中解放出來(lái)，更提高了辦公的工作效率和辦公的質(zhì)量。

1、使得秘書(shū)工作模式由體力式向智力化轉(zhuǎn)變

秘書(shū)人員要處理各種事務(wù)文書(shū)和公文以及領(lǐng)導(dǎo)行程的日常安排，各種公文格式和和會(huì)議文件大都是重復(fù)繁瑣的，這樣的秘書(shū)工作占據(jù)了秘書(shū)人員大量的時(shí)間和精力，使得秘書(shū)工作變得不斷的重復(fù)機(jī)械發(fā)展。而辦公自動(dòng)化的使用使得秘書(shū)工作變得輕松簡(jiǎn)單，事務(wù)文書(shū)、會(huì)議文件的各種格式和字體都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，而且通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)出來(lái)的文件更加規(guī)范、整潔，使得秘書(shū)人員和各種辦公人員獲得視覺(jué)上的美感，能夠清晰地明白信息的要義和內(nèi)容，能夠提高秘書(shū)人員的工作效率，使得秘書(shū)工作模式由體力向智力轉(zhuǎn)變。

2、辦公信息的有效傳達(dá)，使工作人員能夠在第一時(shí)間完成工作任務(wù)

秘書(shū)人員可以利用公司內(nèi)部公共網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)，將會(huì)議所需的各種文件資料、規(guī)章制度、會(huì)議安排傳輸給相應(yīng)的工作人員，能夠讓他們及時(shí)接收到需要的文件和資料快速有效的開(kāi)始自身的工作。

3、收發(fā)文件和檔案管理的快速、系統(tǒng)化

秘書(shū)工作之中使用大量的文書(shū)需要進(jìn)行收發(fā)工作，辦公自動(dòng)化的使用使得秘書(shū)人員不用離開(kāi)自己的工作崗位就可以輕松高效地通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行傳輸，方便了秘書(shū)人員的同時(shí)使得文件的收發(fā)變得高效快速。而檔案管理也在辦公自動(dòng)化下變得高效有序，秘書(shū)人員可以把常用的資料整理成檔案輸入計(jì)算機(jī)，公司人員可以在內(nèi)部系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之中下載和查詢(xún)相應(yīng)的資料。

4、增加了秘書(shū)人員獲取信息的渠道，提高秘書(shū)的服務(wù)性 秘書(shū)人員是領(lǐng)導(dǎo)的左手右臂，領(lǐng)導(dǎo)決策和重大決定需要秘書(shū)人員提供相應(yīng)的參考意見(jiàn)，而秘書(shū)自身知識(shí)能力總是有限的，辦公自動(dòng)化成為秘書(shū)人員的后補(bǔ)和助手，在秘書(shū)人員需要及時(shí)有效的信息和最新的消息來(lái)為工作服務(wù)時(shí)，秘書(shū)人員就可以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)快速輕松的實(shí)現(xiàn)。

總之，辦公自動(dòng)化提高了秘書(shū)的工作效率，在秘書(shū)工作模式上是革命性的改變，它解放了秘書(shū)人員，使得他們有更多的時(shí)間和精力來(lái)提高自身的素質(zhì)和能力以更好適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)，更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為企業(yè)的共同目標(biāo)貢獻(xiàn)更多的力量。

三、辦公自動(dòng)化對(duì)秘書(shū)人員的要求

辦公自動(dòng)化為秘書(shū)工作帶來(lái)了重大影響和變革，使得秘書(shū)工作變得規(guī)范和程序化，但也對(duì)秘書(shū)人員的素質(zhì)有一定的要求。秘書(shū)人員為了適應(yīng)信息的高速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的需求必然要對(duì)自身做出改變來(lái)適應(yīng)工作。

1、秘書(shū)人員要從心理方面接受辦公自動(dòng)化這種辦公模式 隨著信息的快速發(fā)展和電子產(chǎn)品更新?lián)Q代的周期縮短，秘書(shū)人員要從內(nèi)心深處甘于接受這樣快速的社會(huì)和辦公模式的改變，這樣秘書(shū)人員才會(huì)有動(dòng)力去適應(yīng)社會(huì)而做出相應(yīng)的改變。例如，一些年紀(jì)較大的工作人員已經(jīng)習(xí)慣原有的辦公模式，適應(yīng)了親力親為的方法，而辦公自動(dòng)化需要這些人員做出相應(yīng)的改變，提高自己的素質(zhì)和反應(yīng)能力來(lái)能夠操作計(jì)算機(jī)，重新學(xué)習(xí)各種軟件的功能和操作方法，而只有他們從心理愿意去接受新事物才能更好的為公司服務(wù)。

2、秘書(shū)人員要提高自身的素質(zhì)以適應(yīng)辦公自動(dòng)化 秘書(shū)工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)而開(kāi)展的活動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)工作范圍的復(fù)雜化和多樣化使得秘書(shū)人員必須充分掌握大量的信息資源，快速高效地做出判斷來(lái)篩選對(duì)自身工作有用的資源以提高工作的質(zhì)量，幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地管理企業(yè)。秘書(shū)工作的快速高效就是自身工作的要求，而實(shí)現(xiàn)這種狀態(tài)，秘書(shū)人員必須提高自身的素質(zhì)以適應(yīng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展和運(yùn)用。首先，秘書(shū)人員要提高自己的信息化知識(shí)，俗話(huà)說(shuō)，知己知彼，百戰(zhàn)不殆就是如此。其次，秘書(shū)人員要不斷進(jìn)行實(shí)際練習(xí)，熟悉各種軟件的功能和使用情況。臺(tái)上一分鐘，臺(tái)下十年功，秘書(shū)人員只有不斷實(shí)踐，才可以提高辦公自動(dòng)化的應(yīng)用能力。

秘書(shū)工作的輔助性、被動(dòng)性、綜合性等特征，決定了秘書(shū)工作的復(fù)雜繁重，但秘書(shū)工作的挑戰(zhàn)性又要求秘書(shū)人員能夠快速有效的完成工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。秘書(shū)人員自身的素質(zhì)和知識(shí)以及信息的掌握情況成為了關(guān)鍵的問(wèn)題，辦公自動(dòng)化在秘書(shū)工作中的應(yīng)用使得秘書(shū)人員可以彌補(bǔ)這些缺陷，使秘書(shū)人員在未來(lái)信息化和技術(shù)化的社會(huì)中能夠更好的為領(lǐng)導(dǎo)、為企業(yè)、為社會(huì)服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)：

1、何寶梅、楊劍宇主編：《秘書(shū)學(xué)導(dǎo)論》，華東師范大學(xué)出版社2013年版

2、成昊、魏彥華邊：《文秘與辦公自動(dòng)化教程》，科學(xué)出版社，2011年版

第三篇：秘書(shū)工作（范文模版）

秘書(shū)是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書(shū)人員起著關(guān)鍵的作用。因此，秘書(shū)人員必須做到以下方面。

（一）建立與領(lǐng)導(dǎo)“對(duì)接”的工作語(yǔ)言。秘書(shū)位居領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，因此領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以“對(duì)接”的工作語(yǔ)言。一是秘書(shū)要能準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽(tīng)懂”的問(wèn)題；二是秘書(shū)要能夠及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供他最好關(guān)心的信息，即解決“回答”的問(wèn)題，這就需要秘書(shū)注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書(shū)要肩負(fù)起督促，跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責(zé)任，并隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)；四是想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急。當(dāng)前的中心工作是什么？承待解決的問(wèn)題有哪些，解決問(wèn)題的切入點(diǎn)在哪里，秘書(shū)要了熟于心，即可相應(yīng)做些準(zhǔn)備，從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見(jiàn)性。真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

（二）做一個(gè)純正的人。做秘書(shū)首先不能幫倒忙。何為純正？我認(rèn)為就是要做一個(gè)純樸正直的人。有人說(shuō)秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的一面鏡子，不可避免要打上領(lǐng)導(dǎo)的烙印。在旁觀(guān)者眼里，秘書(shū)的言行舉止折映出領(lǐng)導(dǎo)的為人風(fēng)格。因此，秘書(shū)謹(jǐn)言慎行，時(shí)刻牢記自己的一言一行不是個(gè)人行為，若行事只顧打自己的小算盤(pán)或借機(jī)謀利，就會(huì)不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領(lǐng)導(dǎo)的名聲，甚至?xí)?lái)嚴(yán)重后果。組織安排我們?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是信任，也是考驗(yàn)。因此，要經(jīng)得住考驗(yàn)，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀(guān)。

（三）不要“貪污”信息，秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)最重要的信息渠道，必須保持這個(gè)信息渠道的暢通無(wú)阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書(shū)不應(yīng)是信息的受體，而是載體，不能獨(dú)占信息。領(lǐng)導(dǎo)身邊無(wú)小事，需要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)過(guò)問(wèn)信息的重要性不言自明。秘書(shū)的職責(zé)就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。在信息傳遞過(guò)程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領(lǐng)導(dǎo)決策，暢通而準(zhǔn)確的信息將有助于領(lǐng)導(dǎo)的正確決策。

（四）秘書(shū)既要謹(jǐn)慎，又要開(kāi)放。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)身邊一定謹(jǐn)慎，但這不是說(shuō)只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開(kāi)手腳，在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)自我，敢于表達(dá)自己的想法和看法。與領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，最重要的要坦誠(chéng)相待，要做一個(gè)坦然的人。就是心底無(wú)私，無(wú)私則無(wú)畏。只要一切從工作考慮，為領(lǐng)導(dǎo)著想，何為之有？工作中難免出錯(cuò)，也有不順心的時(shí)刻，只要心底坦然承認(rèn)錯(cuò)誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒(méi)有激情就會(huì)遲鈍，不能進(jìn)入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂(lè)順其自然

第四篇：秘書(shū)工作

單元

一、秘書(shū)/助理的角色認(rèn)知

秘書(shū)/助理職能

初級(jí)秘書(shū)/助理：事務(wù)性文員

中級(jí)秘書(shū)/助理：事務(wù)性文員＋輔助管理

高級(jí)秘書(shū)/助理：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理

怎樣清晰自己的崗位職責(zé)――學(xué)會(huì)編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)

優(yōu)秀秘書(shū)與一般秘書(shū)的能力差異

秘書(shū)助理的職業(yè)形象——合宜的裝扮及姿態(tài)舉止

秘書(shū)/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃

關(guān)鍵的三個(gè)觀(guān)念轉(zhuǎn)變——銷(xiāo)售意識(shí)、產(chǎn)品化、細(xì)節(jié)

單元

二、提升秘書(shū)/助理的溝通技巧

老板/同事心目中坐標(biāo)系――什么是五星級(jí)秘書(shū)/助理/行政人員 溝通的本質(zhì)和過(guò)程是什么

為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗

認(rèn)識(shí)你的溝通對(duì)象——PDP技術(shù)和NLP技術(shù)

學(xué)會(huì)管理你的上司——四項(xiàng)限和5W1H工具的使用

小游戲：聽(tīng)懂經(jīng)理的話(huà)了嗎？

跟上級(jí)溝通的原則

如何在特殊情況下對(duì)上及對(duì)下溝通——沖突、小報(bào)告、越級(jí)指揮、談判等 單元

三、辦公室的5S管理

5S的涵義

怎樣做好辦公室的整理工作

怎樣做好辦公室的整頓工作

怎樣做好辦公室的清潔工作

怎樣做好辦公室的清掃工作

推動(dòng)變革的注意事項(xiàng)和操作方法

單元

四、會(huì)議管理

成功會(huì)議的5個(gè)特點(diǎn)

會(huì)議管理的兩個(gè)“三三三”法則

會(huì)議時(shí)間安排的技巧

會(huì)前準(zhǔn)備——會(huì)議議題的收集和安排

會(huì)中協(xié)助——如何主持會(huì)議：開(kāi)場(chǎng)白、會(huì)中異常情況的靈活應(yīng)對(duì) 會(huì)后整理——如何做會(huì)議紀(jì)要及會(huì)議決議的跟進(jìn)工作

練習(xí)：如何組織一場(chǎng)討論會(huì)議

單元

五、時(shí)間管理和計(jì)劃管理

時(shí)間管理的五個(gè)原則和三個(gè)工具

PDCA工具在制定計(jì)劃時(shí)的靈活使用

確定SMAC的目標(biāo)，制定工作計(jì)劃

怎樣做/月度/周度工作計(jì)劃，提供樣表

出差日程的安排——案例分享：國(guó)內(nèi)出差及國(guó)外出差的日程安排 單元

六、事物性項(xiàng)目性工作的組織管理

事務(wù)工作有哪些

學(xué)會(huì)列事務(wù)清單

沙盤(pán)演練：怎樣組織一場(chǎng)周年慶典大會(huì)

用項(xiàng)目手冊(cè)管理工作

事務(wù)性項(xiàng)目工作組織的12字口訣

制作項(xiàng)目手冊(cè)的方法

案例分享

哪些現(xiàn)代化的辦公軟件你要熟練使用

單元

七、文檔管理

文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

文檔分類(lèi)的工作規(guī)范

文檔存儲(chǔ)的工作規(guī)范

文檔查閱的工作規(guī)范

文檔分裝的工作規(guī)范

文檔銷(xiāo)毀的工作規(guī)范

文檔保密的工作規(guī)范

單元

九、企業(yè)秘書(shū)與助理禮儀常識(shí)

接待禮儀

辦公室儀禮

電話(huà)禮儀與應(yīng)對(duì)技巧

單元

八、商務(wù)公文寫(xiě)作

商務(wù)公文寫(xiě)作的概念及公文的要素

公文寫(xiě)作的步驟

確定目標(biāo)

確定文章的正式程度

決定文章的風(fēng)格

選擇文章的層次結(jié)構(gòu)

列大綱——案例分享及練習(xí)：通知/報(bào)告/總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫(xiě) 撰寫(xiě)初稿

常用公文寫(xiě)作及公文格式要素范例

通知

報(bào)告

請(qǐng)示

批復(fù)

會(huì)議紀(jì)要

邀請(qǐng)信

總結(jié)

主辦單位:中國(guó)企業(yè)管理培訓(xùn)網(wǎng)

聯(lián)系人:陳小姐***

聯(lián)系電話(huà):0752-6282942

聯(lián)系傳真:0752-6282942

聯(lián)系QQ:541344797

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第五篇：秘書(shū)工作

輔導(dǎo)四

第十五章領(lǐng)導(dǎo)者日?；顒?dòng)安排

一、基本概念解釋

1.會(huì)談，是指雙方或多方就某些共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)。

2.會(huì)見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)人接見(jiàn)外賓或內(nèi)賓，并作簡(jiǎn)短的交談，一律稱(chēng)為會(huì)見(jiàn)。

3.商務(wù)旅行，指企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者為開(kāi)展商品生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)而進(jìn)行的旅行活動(dòng)。

二、基本問(wèn)題提示

1.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)：繁雜性；經(jīng)常性；具體性；臨時(shí)性。

*2.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)安排的原則有：

（1）統(tǒng)籌兼顧，有急有緩；（2）圍繞中心，突出重點(diǎn)；（3）力戒排場(chǎng)，求真務(wù)實(shí)。

3.如何辦好請(qǐng)辦事項(xiàng)

做好請(qǐng)辦工作的基本要求是，秘書(shū)人員和部門(mén)事先搞好情況調(diào)查和了解，認(rèn)真地進(jìn)行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過(guò)科學(xué)的請(qǐng)辦方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)辦建議表示贊同或者賞識(shí)，以體現(xiàn)出秘書(shū)人員在請(qǐng)辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準(zhǔn)備，提出合理建議

（二）講究方法，選擇適當(dāng)形式；

（三）注重程序，堅(jiān)持逐級(jí)請(qǐng)辦

（四）提高藝術(shù)，優(yōu)化請(qǐng)辦效果

（五）以緩應(yīng)急，避免緊張出錯(cuò)。

第十六章黨政秘書(shū)工作

一、基本概念

1.黨政秘書(shū)工作（廣義），指黨的機(jī)關(guān)、政府機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)的秘書(shū)工作，它是掌管黨政機(jī)關(guān)公文并直接輔助黨政領(lǐng)導(dǎo)者綜合處理各項(xiàng)事務(wù)的活動(dòng)。

2.狹義的黨政秘書(shū)工作，特指中國(guó)共產(chǎn)黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的秘書(shū)工作和各級(jí)人民政府機(jī)關(guān)的秘書(shū)工作。

二、基本問(wèn)題提示

1.黨政秘書(shū)工作的特點(diǎn):政務(wù)性；綜合性；從屬性。

2.黨政秘書(shū)工作的指導(dǎo)思想是：以鄧小平同志建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義理論、“三個(gè)代表”重要思想和黨的基本路線(xiàn)為指針，當(dāng)好參謀助手，搞好“三個(gè)服務(wù)”，即為本級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

3.黨政秘書(shū)工作的一般原則：服從原則；參謀原則；求實(shí)原則；效率原則。

服從原則----秘書(shū)在工作中必須服從領(lǐng)導(dǎo)指揮，與領(lǐng)導(dǎo)高度一致；參謀原則--協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完善決策、為領(lǐng)導(dǎo)出注意、想辦法提建議；求實(shí)原則---匯報(bào)情況、收集信息、提供建議、辦理日常事務(wù)要求真務(wù)實(shí)；效率原則---樹(shù)立高度的時(shí)效觀(guān)念、做到及時(shí)、快速并力爭(zhēng)超前。

4.對(duì)黨政秘書(shū)人員的素質(zhì)要求有：

（1）政治可靠；（2）作風(fēng)優(yōu)良；（3）紀(jì)律嚴(yán)明；（4）知識(shí)廣博；（5）業(yè)務(wù)熟練。

5.黨政秘書(shū)業(yè)務(wù)熟練的含義是：

所謂業(yè)務(wù)熟練，是指黨政秘書(shū)人員必須具備順利完成秘書(shū)工作任務(wù)的能力。黨政秘書(shū)工作的特點(diǎn)和內(nèi)容，要求黨政秘書(shū)人員著重具備以下幾種業(yè)務(wù)能力：調(diào)查研究能力、綜合分析能力、文字水平、協(xié)調(diào)能力、辦事能力。

第十七章企業(yè)秘書(shū)工作

一、基本概念解釋

1.企業(yè)，是從事生產(chǎn)、流通等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，為滿(mǎn)足社會(huì)需要并獲取盈利，進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)，自負(fù)盈虧，實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟(jì)單位。

2企業(yè)秘書(shū)工作，是直接協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人履行領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，在進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間，擴(kuò)大空間，拾遺補(bǔ)缺，綜合服務(wù)的活動(dòng)。

3.企業(yè)公共關(guān)系，就是企業(yè)為了樹(shù)立良好形象，通過(guò)傳播溝通手段，協(xié)調(diào)與內(nèi)外公共關(guān)系的一種管理職能。

二、基本問(wèn)題提示

1.企業(yè)秘書(shū)現(xiàn)代管理的原理有：系統(tǒng)原理-----樹(shù)立整體和全局觀(guān)念，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化現(xiàn)代化管理；人本原理---以調(diào)動(dòng)人的積極性、做好人的工作為根本；動(dòng)態(tài)原理--運(yùn)用動(dòng)態(tài)原理，適應(yīng)市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)變化開(kāi)展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企業(yè)秘書(shū)現(xiàn)代管理應(yīng)掌握的原則有：

整分合原則；能級(jí)和動(dòng)力原則；反饋和彈性原則；效益原則。

3.企業(yè)秘書(shū)應(yīng)該重點(diǎn)發(fā)現(xiàn)和處理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）經(jīng)驗(yàn)性信息；（4）市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)信息。

4..我國(guó)企業(yè)秘書(shū)工作的主要特點(diǎn)：經(jīng)營(yíng)性、專(zhuān)業(yè)性和時(shí)效性。

5.企業(yè)秘書(shū)人員素質(zhì)的基本要求是：（1）企業(yè)秘書(shū)應(yīng)具備企業(yè)家式的眼光和頭腦；（2）企業(yè)秘書(shū)必須適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)；（3）企業(yè)秘書(shū)必須掌握現(xiàn)代管理原理和原則；（4）企業(yè)秘書(shū)必須具有信息處理能力；（5）企業(yè)秘書(shū)必須提高公關(guān)本領(lǐng)。

6企業(yè)秘書(shū)的公關(guān)素質(zhì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

企業(yè)秘書(shū)必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代公共關(guān)系理論，具備公共關(guān)系人員的素質(zhì)，才能做好公關(guān)工作。企業(yè)秘書(shū)的公共關(guān)系素質(zhì)，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

（1）必須強(qiáng)化公共關(guān)系意識(shí)。公共關(guān)系意識(shí)是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的觀(guān)念系統(tǒng)，它由諸多觀(guān)念構(gòu)成。主要包括形象意識(shí)、公眾意識(shí)、開(kāi)放意識(shí)、交往意識(shí)、信息意識(shí)、溝通意識(shí)、協(xié)調(diào)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)。企業(yè)秘書(shū)只有增強(qiáng)上述公共意識(shí)，才能自覺(jué)做好公關(guān)工作。

（2）要提高開(kāi)展公關(guān)活動(dòng)的能力。主要包括社會(huì)交往能力、組織協(xié)調(diào)能力、活動(dòng)策劃能力、宣傳推廣能力、應(yīng)付突然事變的能力等。企業(yè)秘書(shū)只有具備上述公關(guān)活動(dòng)能力，才能成功地策劃和組織公共關(guān)系活動(dòng)，成功地塑造企業(yè)形象，為企業(yè)贏得良好的經(jīng)濟(jì)效益。

第十八章涉外秘書(shū)工作

一、基本概念解釋

1.廣義的涉外秘書(shū)工作，指我國(guó)的外事、外貿(mào)、海關(guān)等部門(mén)和“三資”企業(yè)以及其他涉外單位的秘書(shū)工作。簡(jiǎn)言之，凡是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或上司處理涉外事務(wù)的工作，都可稱(chēng)為涉外秘書(shū)工作。

2.狹義的涉外秘書(shū)工作，是指在我國(guó)境內(nèi)具有外資成分或由外籍人員管理的機(jī)構(gòu)、實(shí)體、組織內(nèi)的秘書(shū)工作，或以境外人員為服務(wù)對(duì)象的秘書(shū)工作。

二、基本問(wèn)題提示

*1.涉外秘書(shū)工作的特點(diǎn)有：跨國(guó)性；商務(wù)性；單一性；雙語(yǔ)性；女性化?？鐕?guó)性是涉外秘書(shū)工作的根本特點(diǎn)，也是區(qū)別于其他秘書(shū)工作的根本標(biāo)志。

2.女性化是涉外秘書(shū)工作的一個(gè)顯著特點(diǎn)。究其原因，主要有兩個(gè)方面：一是涉外秘書(shū)工作的模式基本上是從國(guó)外引進(jìn)的。是涉外秘書(shū)工作的事務(wù)性、技能性較為突出：相對(duì)來(lái)說(shuō)，女性的心理資質(zhì)更符合服務(wù)性職業(yè)的要求；女性的特長(zhǎng)更適合于秘書(shū)工作的技術(shù)要求；從審美需要來(lái)看，女性的魅力容易與以男性為主的領(lǐng)導(dǎo)群融洽共事，成為一種重要的人際互動(dòng)引

力。

3.涉外秘書(shū)的忠誠(chéng)主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

一是理解并接受上司的經(jīng)營(yíng)思想、價(jià)值觀(guān)念，這是秘書(shū)忠誠(chéng)的基礎(chǔ)；二是嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密，做到守口如瓶；三是廉潔奉公，不貪圖小利。

*4.涉外秘書(shū)除掌握一般的知識(shí)外，還應(yīng)掌握：經(jīng)濟(jì)學(xué)和法學(xué)方面的知識(shí)，主要有：

（1）對(duì)外貿(mào)易知識(shí)——代理、包銷(xiāo)、寄售、拍賣(mài)、租賃等業(yè)務(wù)知識(shí)，以及與之相關(guān)的國(guó)際匯兌、各國(guó)關(guān)稅制度、保險(xiǎn)、仲裁、索賠、運(yùn)輸、廣告等知識(shí)；

（2）涉外法規(guī)知識(shí)——國(guó)內(nèi)法規(guī)和國(guó)際法規(guī)知識(shí)；

（3）財(cái)會(huì)知識(shí)——處理財(cái)務(wù)方面的知識(shí)、企業(yè)與銀行間往來(lái)業(yè)務(wù)的程序、少量辦公用資金的開(kāi)銷(xiāo)與保管、信用證、旅行支票、快匯等使用方法等。

5.涉外秘書(shū)應(yīng)掌握的工作技能：

（1）熟練地掌握外語(yǔ)——準(zhǔn)確的聽(tīng)力，流利地會(huì)話(huà)，快速地閱讀，熟練地書(shū)寫(xiě)和翻譯。這是涉外秘書(shū)最基本的技能；

（2）熟練地操作辦公自動(dòng)化設(shè)備——熟練地操作微電腦、傳真機(jī)、電傳機(jī)、多功能電話(huà)，以及復(fù)印機(jī)、微縮、攝影、多媒體、電腦記事簿等應(yīng)用技術(shù)；

（3）熟練掌握打字技術(shù)——快速中、英文打字；

（4）掌握速記技能——中、英文速記；

（5）掌握涉外文書(shū)的寫(xiě)作技能——重大事項(xiàng)討論和業(yè)務(wù)談判的文字稿、各類(lèi)中文和外文信函、電文、業(yè)務(wù)文書(shū)、經(jīng)濟(jì)合同、公關(guān)禮儀類(lèi)公函等的起草。熟練掌握各類(lèi)涉外文書(shū)的特點(diǎn)、寫(xiě)作格式和語(yǔ)言表達(dá)技巧。

6.涉外秘書(shū)必須熟悉中外文化的差異如了解外國(guó)文化、風(fēng)俗；要溝通外方人員與中方員工的聯(lián)系，她們又必須溝通中西文化的交流。其應(yīng)具備的文化修養(yǎng)是：

（1）了解中外思維方式、價(jià)值觀(guān)的差異——看能力、重實(shí)績(jī)；外國(guó)企業(yè)首腦因民族不同而對(duì)下屬有不同的標(biāo)準(zhǔn)和衡量尺度；

（2）了解中外風(fēng)俗禮儀的不同——涉外秘書(shū)除了解國(guó)際上通行的禮節(jié)外，還必須了解外籍人員、外籍上司各自不同的民族生活習(xí)慣，這是與他們?nèi)谇⑾嗵?，搞好服?wù)的重要條件。

（3）掌握中外文化知識(shí)——涉外秘書(shū)多讀書(shū)、多學(xué)習(xí)，掌握祖國(guó)的基本歷史、文化、地理知識(shí)，既滿(mǎn)足了外方人員的需要，也為傳播中國(guó)文化做了貢獻(xiàn)；多掌握外國(guó)文化、歷史、地理知識(shí)，尤其是外方上司國(guó)家的這方面知識(shí)，以利于增進(jìn)雙方的交流。

第十九章私人秘書(shū)工作

一、基本概念解釋

*1.私人秘書(shū)指為私營(yíng)企業(yè)、民辦機(jī)構(gòu)、個(gè)人或家庭所雇傭，提供秘書(shū)性服務(wù)的社會(huì)職業(yè)人員。

2.私人秘書(shū)工作是私人秘書(shū)為完成輔助其雇主的任務(wù)，而在一定范圍內(nèi)的勞動(dòng)。

二、基本問(wèn)題提示

1.私人秘書(shū)的特點(diǎn)：選擇的雙向性；工作的技能性；職能的綜合性；關(guān)系的雇傭性。

2.私人秘書(shū)工作的范疇很廣，內(nèi)容繁多，差異較大，但仍可從中概括出一些共性的任務(wù)：一是文書(shū)性工作；二是信息性工作；三是內(nèi)務(wù)性工作；四是門(mén)面性工作；五是臨時(shí)性工作。

3.私人秘書(shū)素質(zhì)的要求：

（1）道德方面——忠于職守，潔身自律，立心要正，為人要誠(chéng)，盡心、盡言、盡力，成為雇主事業(yè)的有效輔佐者。

（2）作風(fēng)方面——工作中既要沉穩(wěn)，又不遲鈍；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厲風(fēng)行、干凈利落，又要莊重穩(wěn)妥、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，做到張弛有致，緩急適中。私人秘書(shū)還要具

有謙虛、豁達(dá)、寬容、合作的作風(fēng)和修養(yǎng)。還必須磨練勤奮、堅(jiān)韌和靈活應(yīng)變的工作作風(fēng)。

（3）知識(shí)方面——私人秘書(shū)工作范圍廣，內(nèi)容多，因而要求私人秘書(shū)的知識(shí)面要寬，要有 “通才”的特質(zhì)。私人秘書(shū)要特別重視自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的動(dòng)態(tài)性，要針對(duì)客觀(guān)環(huán)境的發(fā)展變化而不斷調(diào)節(jié)、補(bǔ)充知識(shí)，以適應(yīng)社會(huì)對(duì)私人秘書(shū)工作越來(lái)越高的要求。

（4）能力方面——私人秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的運(yùn)用知識(shí)、解決問(wèn)題的能力。要有較強(qiáng)的適應(yīng)能力，能在較短的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)不同的雇主、不同的業(yè)務(wù)和不同的工作內(nèi)容。其次，私人秘書(shū)要有較強(qiáng)的表達(dá)能力，再者，私人秘書(shū)要有較強(qiáng)的辦事能力，還要有較強(qiáng)的交往能力，能有效地建立和處理各種人際關(guān)系與公共關(guān)系，樹(shù)立良好的個(gè)人和組織形象。

（5）技能方面——私人秘書(shū)還要掌握操作各種辦公設(shè)備的技能。越來(lái)越多的雇主還要求私人秘書(shū)掌握駕駛汽車(chē)的技能。

第二十章現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)

一、基本概念解釋

*秘書(shū)職業(yè)，是指具有秘書(shū)知識(shí)和技能的人，受聘于單位或個(gè)人，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者或主事者處理日常事務(wù)，提供綜合性服務(wù)，并收取報(bào)酬的一種社會(huì)職業(yè)。

二、基本問(wèn)題提示

1.秘書(shū)職業(yè)化的標(biāo)志：（1）產(chǎn)生了與官職脫鉤的趨勢(shì)；（2）以從事秘書(shū)工作為謀生手段；

（3）出現(xiàn)專(zhuān)門(mén)的服務(wù)機(jī)構(gòu)；（4）形成社會(huì)上專(zhuān)門(mén)的職業(yè)階層。

2.現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)的主要特征：（1）秘書(shū)服務(wù)對(duì)象多元化；（2）秘書(shū)主體商務(wù)化；（3）秘書(shū)知識(shí)技能專(zhuān)業(yè)化；（4）秘書(shū)勞動(dòng)價(jià)值商品化。

3.現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)：

（1）秘書(shū)主體商務(wù)化；（2）秘書(shū)功能綜合化；（3）秘書(shū)辦公自動(dòng)化；

4.求職準(zhǔn)備包括：（1）心理準(zhǔn)備——樹(shù)立求職意識(shí)，強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)；（2）實(shí)力準(zhǔn)備——建立合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)廣泛的適應(yīng)能力；（3）信息準(zhǔn)備。

5.自薦求職信函所包括的內(nèi)容和應(yīng)注意的問(wèn)題。

自薦求職信函所包括的內(nèi)容：說(shuō)明個(gè)人基本情況，著重介紹自己勝任秘書(shū)工作的有利條件及其與自己所學(xué)專(zhuān)業(yè)的聯(lián)系，適當(dāng)敘述自己的發(fā)展?jié)摿?；?duì)所求工作的愿望；附上相關(guān)支持材料，如技能證書(shū)、畢業(yè)論文。寫(xiě)自薦求職信應(yīng)注意的問(wèn)題：注意格式和用詞，不要太長(zhǎng)，要具有可讀性，態(tài)度要真誠(chéng)、坦率。

△技能訓(xùn)練：1.寫(xiě)一份本人簡(jiǎn)歷；2.寫(xiě)一份自我推薦材料。