第一篇：七、秘書(shū)工作的規(guī)律

秘書(shū)工作的規(guī)律

秘書(shū)工作作為一種客觀存在的社會(huì)現(xiàn)象，有著特定的客觀環(huán)境、工作內(nèi)容、工作目標(biāo)、工作對(duì)象和相關(guān)因素，有著工作運(yùn)行中本質(zhì)的、穩(wěn)定的、固有的聯(lián)系和關(guān)系，有著自身發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)工作的規(guī)律性，準(zhǔn)確把握其一般規(guī)律、專項(xiàng)職能規(guī)律及對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律，有利于提高秘書(shū)工作的質(zhì)量和效率，也有利于秘書(shū)與其主要服務(wù)對(duì)象——領(lǐng)導(dǎo)者的配合默契，進(jìn)而促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。

一、秘書(shū)工作的一般規(guī)律

秘書(shū)工作的一般規(guī)律，是指秘書(shū)工作的共同規(guī)律。在中國(guó)秘書(shū)工作與外國(guó)秘書(shū)工作、政黨秘書(shū)工作與行政秘書(shū)工作、企業(yè)秘書(shū)工作與事業(yè)秘書(shū)工作及軍隊(duì)、司法、公安等一切秘書(shū)工作領(lǐng)域中，在古今秘書(shū)辦文、辦會(huì)、辦事，參謀，協(xié)調(diào)以及處理信息的一切秘書(shū)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，什么是固有的、本質(zhì)的、穩(wěn)定的聯(lián)系和關(guān)系，這是揭示秘書(shū)工作一般規(guī)律的關(guān)鍵。

（一）秘書(shū)工作一般規(guī)律的表述

秘書(shū)工作一般規(guī)律，即秘書(shū)在主輔配合中，近身綜合輔助與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)公務(wù)服務(wù)需要相適應(yīng)的規(guī)律，揭示了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)公務(wù)服務(wù)需要。

1．領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)公務(wù)服務(wù)的需要，與秘書(shū)在主輔配合中，事務(wù)服務(wù)和參謀輔助的投入必須相適應(yīng)，才能取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)工作的滿意，才能保持和諧的工作關(guān)系。為領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)近身綜合服務(wù)是對(duì)秘書(shū)工作的根本要求。

2．主輔配合的有效程度對(duì)秘書(shū)工作起著關(guān)鍵性作用。配合有效程度高，秘書(shū)的事務(wù)服務(wù)和參謀輔助發(fā)揮的職能作用就大，否則作用就小。在主輔配合中，領(lǐng)導(dǎo)是主導(dǎo)方面，秘書(shū)是從屬與輔助方面，只有兩者相匹配，其主輔配合的有效程度才能提高。

3．領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)公務(wù)服務(wù)的需要，對(duì)秘書(shū)工作的職能范圍、職能作用、職能地位等是決定性的。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)公務(wù)服務(wù)的需要，既有時(shí)代和社會(huì)環(huán)境所決定的客觀需要，如不同的歷史時(shí)期，不同的社會(huì)實(shí)踐環(huán)境下，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書(shū)公務(wù)輔助有著不同的需要，又有領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人價(jià)值取向、綜合素質(zhì)、工作作風(fēng)等決定的主觀需要，如不同階級(jí)、不同價(jià)值觀、不同行業(yè)、不同個(gè)人特質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)秘書(shū)輔助有著特殊要求。而且，這種主觀需要，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)主輔配合方式和有效程度有著關(guān)鍵性影響。領(lǐng)導(dǎo)的客觀需要和主觀需要，共同對(duì)秘書(shū)工作起著引導(dǎo)和制約作用。

4．秘書(shū)發(fā)揮其職能作用，是在滿足領(lǐng)導(dǎo)需要、適應(yīng)環(huán)境條件變化、與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的前提下，通過(guò)事務(wù)服務(wù)初參謀輔助體現(xiàn)出來(lái)的。在事務(wù)服務(wù)和參謀輔助兩個(gè)方面投入的智力、體力、精力、時(shí)間越多，其發(fā)揮的功能作用越大。但秘書(shū)的投入，受主輔配合有效程度的制約，秘書(shū)的職能作用不得超越輔助地位。

（二）秘書(shū)工作一般規(guī)律的運(yùn)用

探求客觀規(guī)律的目的是為了把握規(guī)律、遵循規(guī)律、運(yùn)用規(guī)律，促進(jìn)發(fā)展和提高工作績(jī)效。秘書(shū)工作的一般規(guī)律適用于秘書(shū)工作的一切領(lǐng)域，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)如何發(fā)揮秘書(shū)的職能作用也具有指導(dǎo)意義。

1．把握目標(biāo)，堅(jiān)持主輔配合的正確方向

秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合的有效程度，首先決定于其配合的總體目標(biāo)是否正確，秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)各自的工作目標(biāo)是否一致。從總體來(lái)看，我國(guó)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者及其秘書(shū)，其工作的宗旨和事業(yè)目標(biāo)都是為人民服務(wù)；促進(jìn)國(guó)家的現(xiàn)代化建設(shè)。只有堅(jiān)持為人民服務(wù)的根本宗旨，從事業(yè)公利出發(fā)，保持工作方向的高度一致性，秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合才能在工作實(shí)踐中有效地發(fā)揮作用，并不斷地提高其有效性。

堅(jiān)持為人民服務(wù)的宗旨，以事業(yè)公利為方向并非一經(jīng)確認(rèn)就永恒不變的。在工作實(shí)踐中，還要接受種種考驗(yàn)。在金錢、物欲、個(gè)人名利等誘惑下，要具有自我抗御能力和健全的監(jiān)控機(jī)制，才能在實(shí)踐中始終如一地堅(jiān)持正確的方向，才能使秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合在事業(yè)公利的基礎(chǔ)上和諧一致，充分發(fā)揮其作用。在總體方向的把握上，領(lǐng)導(dǎo)是主導(dǎo)者，領(lǐng)導(dǎo)不僅要自己帶頭，事事從事業(yè)公利出發(fā)，而且要嚴(yán)格要求自己的秘書(shū)做到對(duì)事業(yè)忠誠(chéng)、正派、無(wú)私；秘書(shū)是輔助者，秘書(shū)要自覺(jué)遵紀(jì)守法，無(wú)私奉獻(xiàn)，同時(shí)還要發(fā)揮近身參謀作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者把握正確的方向。當(dāng)主輔配合在正向上保持高度一致性時(shí)，工作效果最佳；反之，在負(fù)向上保持高度一致時(shí)，其危害性最大；在總體方向不一致時(shí)，主輔配合失調(diào)。這是古往今來(lái)被無(wú)數(shù)事實(shí)所反復(fù)證明了的，它反映了秘書(shū)工作一般規(guī)律在導(dǎo)向機(jī)制上的本質(zhì)特征。

除了要準(zhǔn)確把握正確的導(dǎo)向機(jī)制外，還要保持在具體工作目標(biāo)上秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的和諧一致性。作為領(lǐng)導(dǎo)者，其具體工作目標(biāo)就是組織管理目標(biāo)。領(lǐng)導(dǎo)的決策、指揮等一切領(lǐng)導(dǎo)行為，都要為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)服務(wù)，同時(shí)要以這一目標(biāo)，引導(dǎo)和 2 指導(dǎo)秘書(shū)有效地開(kāi)展輔助和服務(wù)工作；作為秘書(shū)人員，要盡職盡責(zé)地通過(guò)事務(wù)服務(wù)和參謀輔助，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。特別在發(fā)現(xiàn)實(shí)踐中出現(xiàn)新情況、新問(wèn)題、新矛盾、新趨勢(shì)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行準(zhǔn)確的分析研究，并將綜合分析的結(jié)果和研究的對(duì)策建議提供給領(lǐng)導(dǎo)，以輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效調(diào)整、協(xié)調(diào)和控制。當(dāng)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)在某個(gè)時(shí)期、某個(gè)局部、某個(gè)階段、某項(xiàng)具體事務(wù)上，與總體工作目標(biāo)有所偏離時(shí)，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)發(fā)揮參謀作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)把握方向，以減少或避免失誤；當(dāng)群眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)正確的工作目標(biāo)不夠理解時(shí)，秘書(shū)應(yīng)通過(guò)上情下達(dá)的職能活動(dòng)，幫助群眾理解；當(dāng)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖與群眾的正確意見(jiàn)和要求出現(xiàn)局部不一致時(shí)，秘書(shū)應(yīng)通過(guò)下情上達(dá)的職能活動(dòng)，幫助領(lǐng)導(dǎo)將工作意圖與群眾愿望有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。這樣，就可有效地維護(hù)組織整體目標(biāo)的一致性，秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合也就更為和諧一致。

領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)的主輔配合，還反映在階段性目標(biāo)上。秘書(shū)人員應(yīng)把領(lǐng)導(dǎo)工作的各階段的目標(biāo)，作為安排具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的依據(jù)。秘書(shū)只有將工作安排圍繞領(lǐng)導(dǎo)各階段的工作目標(biāo)、重點(diǎn)展開(kāi)，才能做到主輔配合，有效地發(fā)揮近身綜合輔助的作用。若兩者相脫節(jié)，就會(huì)造成領(lǐng)導(dǎo)在某些工作階段因得不到必要的工作服務(wù)和輔助而影響工作效率，秘書(shū)工作則由于主輔配合脫節(jié)而難以充分發(fā)揮輔助作用，甚至?xí)鰺o(wú)用功。

秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合，還落實(shí)在具體工作事務(wù)的目標(biāo)上。秘書(shū)開(kāi)展各項(xiàng)具體的服務(wù)和輔助活動(dòng)要以領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)具體工作目的為出發(fā)點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)者作出決定、召開(kāi)會(huì)議、舉行會(huì)談、發(fā)布文件，處理各項(xiàng)具體事務(wù)，都有著確定的、具體的目的，遵循與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合近身綜合輔助規(guī)律，秘書(shū)必須對(duì)領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)具體工作目的準(zhǔn)確地理解和把握，并為領(lǐng)導(dǎo)圓滿地實(shí)現(xiàn)工作目的提供有效的服務(wù)和輔助。明確了領(lǐng)導(dǎo)工作的具體目的，秘書(shū)才能明確自己該做什么，何時(shí)去做，怎樣做好。只有這樣，秘書(shū)的近身綜合輔助才能在具體工作中充分發(fā)揮作用。

2．加深主輔理解，提高綜合輔助的有效性

秘書(shū)工作的一般規(guī)律，揭示了秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)在工作上是密不可分的，在工作績(jī)效上是一體化的。領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效中，包含著秘書(shū)近身綜合輔助有效發(fā)揮作用的績(jī)效，而領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)彼此加深理解，是提高主輔配合有效性的重要條件，也能有效地提高秘書(shū)綜合輔助和服務(wù)的效率，進(jìn)而促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。在實(shí)踐中，領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)相互理解和配合的程度，可分為以下四種狀況：

3（1）和諧共振型。這是領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)主輔配合的最佳狀況。領(lǐng)導(dǎo)理解秘書(shū)工作，把培養(yǎng)和正確使用秘書(shū)作為優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)效能加以重視；秘書(shū)也善于理解領(lǐng)導(dǎo)工作和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，主動(dòng)提高為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的有效性，自覺(jué)地把輔助領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率和效益作為自身工作的出發(fā)點(diǎn)。這樣就從主輔兩方面實(shí)現(xiàn)最佳配合，從而能取得最佳實(shí)際效果。在這種狀態(tài)下，領(lǐng)導(dǎo)工作能得到有效的、充分的秘書(shū)綜合輔助和服務(wù)，秘書(shū)工作也能得到領(lǐng)導(dǎo)的有效指導(dǎo)和支持，兩者相得益彰。

（2）領(lǐng)導(dǎo)牽引型。這種狀況是領(lǐng)導(dǎo)理解秘書(shū)工作的重要性，自身能力強(qiáng)、素質(zhì)高、富有經(jīng)驗(yàn)，善于培養(yǎng)和使用秘書(shū)；秘書(shū)守職、勤奮，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作缺乏全面理解，不善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，能力和經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏主動(dòng)性，只能在領(lǐng)導(dǎo)的明確指示或指導(dǎo)下，才能順利完成工作任務(wù)。其主輔配合的有效程度和工作績(jī)效雖比不上“和諧共振型”，但在領(lǐng)導(dǎo)者的“牽引”下，也能取得較好的工作績(jī)效。從發(fā)展看，在領(lǐng)導(dǎo)的培養(yǎng)和秘書(shū)的不斷努力下，秘書(shū)就能迅速地提高素質(zhì)增長(zhǎng)才干，全面地理解領(lǐng)導(dǎo)工作，把握秘書(shū)工作一般規(guī)律，主輔配合關(guān)系也就會(huì)由“領(lǐng)導(dǎo)牽引型”逐漸發(fā)展為“和諧共振型”。

（3）秘書(shū)促動(dòng)型。產(chǎn)生這種狀況的原因，一般是領(lǐng)導(dǎo)者的水平不高，能力不強(qiáng)，但有全心全意為人民服務(wù)的思想動(dòng)機(jī)，能夠虛心聽(tīng)取別人的意見(jiàn)和建議，而配備的秘書(shū)具有較高的水平和較強(qiáng)的工作能力，能夠正確地理解領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要，并能竭盡全力地輔助領(lǐng)導(dǎo)，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的近身“智囊”和助手。在這種情況下，只要領(lǐng)導(dǎo)者胸襟開(kāi)闊，不妒賢嫉能，秘書(shū)能甘當(dāng)配角，不侵權(quán)、不越權(quán)、不搞“秘書(shū)專政”，誠(chéng)心誠(chéng)意地輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，其主輔配合也能取得一定的工作績(jī)效。隨著領(lǐng)導(dǎo)才能、經(jīng)驗(yàn)的增長(zhǎng)，也可能會(huì)發(fā)展為“和諧共振型”。但若領(lǐng)導(dǎo)人無(wú)容人之量，或者秘書(shū)懷有個(gè)人目的，這種主輔配合就會(huì)失調(diào)，也就很難取得良好的工作績(jī)效。

（4）配合失調(diào)型。形成這種狀況的原因，或者是由于領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)的事業(yè)公利目標(biāo)不一致，或者是素質(zhì)、性格不相匹配，或者感情上存在隔閡，或者其他方面存在不和諧因素，致使彼此思想上缺乏溝通，工作上難以配合。領(lǐng)導(dǎo)工作意圖難以被秘書(shū)理解，秘書(shū)工作的作用也不被領(lǐng)導(dǎo)重視，在這種狀況下領(lǐng)導(dǎo)工作難以得到秘書(shū)有效的近身綜合輔助，秘書(shū)工作也難以得到領(lǐng)導(dǎo)的有效指導(dǎo)和支持。這種配合失調(diào)型的狀況在管理實(shí)踐中是不允許也不可能長(zhǎng)期存在的，需要彼此加強(qiáng)溝通、加強(qiáng)理解。特別是處于輔助地位的秘書(shū)應(yīng)該主動(dòng)地去理解領(lǐng)導(dǎo)，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的工作風(fēng)格和工作 4習(xí)慣。領(lǐng)導(dǎo)則應(yīng)關(guān)心秘書(shū)，理解秘書(shū)工作，加強(qiáng)主輔配合的有效性，使之向“和諧共振型”發(fā)展。或者采取組織措施，構(gòu)建新的和諧的主輔配合。

領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)的相互理解與和諧配合是在實(shí)踐中形成的。只有領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)都共同遵從為人民服務(wù)的根本宗旨，在實(shí)踐中遵循秘書(shū)工作的一般規(guī)律，加強(qiáng)溝通，才能逐漸形成和諧共振的主輔配合，秘書(shū)的近身綜合輔助作用也就能不斷加強(qiáng)。

3．協(xié)調(diào)主輔配合，提高綜合輔助的效率

秘書(shū)工作的一般規(guī)律，要求秘書(shū)在工作思維、工作節(jié)奏、工作進(jìn)程上，都要和領(lǐng)導(dǎo)保持和諧一致性。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)正在思考某個(gè)問(wèn)題時(shí)，秘書(shū)應(yīng)進(jìn)行輔助性思考，為領(lǐng)導(dǎo)提供信息、調(diào)研和事務(wù)性服務(wù)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)形成某項(xiàng)工作意向時(shí)，秘書(shū)應(yīng)圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作意向展開(kāi)、伸延、做好鋪墊和準(zhǔn)備；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展某項(xiàng)工作時(shí)，秘書(shū)應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的目標(biāo)和要求，開(kāi)展辦文、辦會(huì)、辦事和處理信息等業(yè)務(wù)工作。只有這樣，才能在和諧的主輔配合中提高近身綜合輔助的效率。

現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)工作總體上是快節(jié)奏運(yùn)行的，在具體工作中也是有張有弛、有急有緩的。秘書(shū)工作節(jié)奏必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作節(jié)奏的變化，才能有效地主輔配合，發(fā)揮近身綜合輔助作用。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)組織內(nèi)外環(huán)境條件發(fā)生急驟變化時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)必須及時(shí)做出應(yīng)變決策和進(jìn)行有效的調(diào)整，其工作節(jié)奏必然加快，秘書(shū)的事務(wù)服務(wù)和參謀輔助的節(jié)奏只有相應(yīng)加快，才能不拖領(lǐng)導(dǎo)工作的后腿。當(dāng)組織環(huán)境處于相對(duì)穩(wěn)定狀態(tài)，組織保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)往往要思考長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展問(wèn)題或?qū)ふ倚碌陌l(fā)展機(jī)遇，需要全面、周密、深入地思考，工作節(jié)奏相對(duì)平緩。秘書(shū)應(yīng)全面、充分地準(zhǔn)備各方面的信息資料，經(jīng)過(guò)科學(xué)加工和深思熟慮后，向領(lǐng)導(dǎo)提供情況準(zhǔn)確明晰、分析透徹深入、對(duì)策科學(xué)可行有參考價(jià)值的高層次管理信息，供領(lǐng)導(dǎo)參考。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)處理突發(fā)事件、開(kāi)展中心工作時(shí)，工作節(jié)奏很快，秘書(shū)必須快節(jié)奏地提供各項(xiàng)服務(wù)和輔助。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)處理常規(guī)事務(wù)時(shí)，一般按正常程序進(jìn)行，秘書(shū)也應(yīng)按正常程序做好輔助性工作。

為了維護(hù)組織的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，領(lǐng)導(dǎo)一般要按客觀實(shí)際的需要安排工作的進(jìn)程，秘書(shū)工作進(jìn)程的安排應(yīng)從屬于和服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程。從時(shí)序上講，年初、年中、年末領(lǐng)導(dǎo)都有不同的工作重點(diǎn)，秘書(shū)綜合輔助的重點(diǎn)必須與領(lǐng)導(dǎo)工作重點(diǎn)相契合。從工作環(huán)節(jié)上講，決策前、決策中、決策執(zhí)行中、決策效果的總結(jié)評(píng)估等，領(lǐng)導(dǎo)工作有不同的環(huán)節(jié)，秘書(shū)綜合輔助必須跟蹤不同的環(huán)節(jié)進(jìn)展，抓住不同環(huán)節(jié)的重點(diǎn)。

秘書(shū)工作一般規(guī)律，要求秘書(shū)動(dòng)態(tài)地把握和滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，在主輔和諧 5 配合中，提高近身綜合輔助的有效程度，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率和效益的提高。

4．增強(qiáng)主輔素質(zhì)，提高綜合輔助的效能

綜合素質(zhì)是一切工作人員工作表現(xiàn)和工作績(jī)效的內(nèi)在基礎(chǔ)，良好的素質(zhì)基礎(chǔ)也是領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)主輔配合的重要條件。一般來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)者是經(jīng)過(guò)實(shí)踐考驗(yàn)晉升上領(lǐng)導(dǎo)崗位的，應(yīng)該有良好的素質(zhì)基礎(chǔ)，秘書(shū)也是經(jīng)過(guò)嚴(yán)格選拔的，也應(yīng)該有較好的素質(zhì)基礎(chǔ)。但是，人的綜合素質(zhì)是在實(shí)踐中發(fā)展的，并以實(shí)踐發(fā)展的需要作為評(píng)價(jià)素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)。有的人本來(lái)就具有良好的素質(zhì)，擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)或秘書(shū)職務(wù)后得到了更多實(shí)踐鍛煉的機(jī)會(huì)，并自覺(jué)加強(qiáng)了理論與實(shí)際方面的學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)都得到迅速提高；有的人本來(lái)素質(zhì)也不錯(cuò)，但擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)或秘書(shū)后，或忙于工作事務(wù)，或滋生了自滿情緒，放松了理論與實(shí)踐方面的學(xué)習(xí)，跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)的綜合素質(zhì)都不高的情況下，秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合的效果一定較差，當(dāng)兩者綜合素質(zhì)不相匹配時(shí)，主輔配合也會(huì)出現(xiàn)不相匹配。由此，兩方面都不斷自覺(jué)地提高自身素質(zhì)是優(yōu)化主輔配合的重要途徑。領(lǐng)導(dǎo)者不斷提高自身素質(zhì)，是不斷提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率的重要條件，也能為秘書(shū)作出榜樣，促進(jìn)秘書(shū)素質(zhì)的提高；秘書(shū)不斷提高素質(zhì)，能有效增強(qiáng)工作能力，也能優(yōu)化對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的近身綜合輔助。兩方面的素質(zhì)都能在實(shí)踐中得到不斷提高，就能有效地增強(qiáng)主輔配合的效能，而秘書(shū)近身綜合輔助效能也能得到不斷提高。

秘書(shū)發(fā)揮近身綜合輔助的職能作用，是在與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的特定職能環(huán)境中運(yùn)作的。秘書(shū)工作的一般規(guī)律就是揭示雙方相互作用下的規(guī)律。離開(kāi)了主輔配合的相互作用，就脫離了秘書(shū)工作的本質(zhì)關(guān)系和聯(lián)系，也就不成其為秘書(shū)工作了。

二、秘書(shū)專項(xiàng)職能活動(dòng)規(guī)律

秘書(shū)專項(xiàng)職能活動(dòng)規(guī)律，是秘書(shū)工作一般規(guī)律在各項(xiàng)職能活動(dòng)中的具體體現(xiàn)，它在各項(xiàng)秘書(shū)職能活動(dòng)的特定領(lǐng)域內(nèi)起作用。

（一）經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化規(guī)律

在紛繁的秘書(shū)工作事務(wù)中，比例最大的是反復(fù)出現(xiàn)的、經(jīng)常性的工作，如文件處理、會(huì)務(wù)工作、信訪工作、接待工作、機(jī)要工作、督促檢查工作等。雖然在不同的行業(yè)系統(tǒng)、機(jī)關(guān)，秘書(shū)工作中的常規(guī)性工作有某些差異，但在同一行業(yè)系統(tǒng)和同一機(jī)關(guān)內(nèi)，這些反復(fù)出現(xiàn)的、經(jīng)常性工作是有規(guī)律可循的。

經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化規(guī)律，揭示了在秘書(shū)處理經(jīng)常性工作的 實(shí)踐中，隨著經(jīng)驗(yàn)的積累，深入了對(duì)各經(jīng)常性工作的有關(guān)要素之間聯(lián)系和關(guān)系的科學(xué)認(rèn)識(shí)，為了提高效率和加強(qiáng)管理，必然要制訂有關(guān)工作規(guī)范、工作程序和科學(xué)可行的工作要求，并盡可能納入以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)控制系統(tǒng)，使這些工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化、科學(xué)化。

這一規(guī)律在發(fā)達(dá)國(guó)家的秘書(shū)工作中已經(jīng)得到了體現(xiàn)，在我國(guó)不少條件較好單位的秘書(shū)工作中也有所體現(xiàn)，而且它揭示了秘書(shū)經(jīng)常性工作發(fā)展的方向。秘書(shū)經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化，是辦公自動(dòng)化的重要條件。只有規(guī)范化、程序化、科學(xué)化的工作過(guò)程，才能納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。這樣做，有利于提高秘書(shū)工作的質(zhì)量和效率，有利于克服工作中的隨意性，增強(qiáng)規(guī)范性和準(zhǔn)確性，有利于使秘書(shū)工作與管理科學(xué)化相匹配。

但是，客觀環(huán)境和條件是發(fā)展變化的，經(jīng)常性工作也會(huì)有所發(fā)展和變化，而且會(huì)出現(xiàn)一些新的經(jīng)常性工作。因此，當(dāng)某項(xiàng)經(jīng)常性工作出現(xiàn)某種變化時(shí)，其相應(yīng)的制度、規(guī)范、程序和要求必須作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，使之符合客觀實(shí)踐。當(dāng)出現(xiàn)新的經(jīng)常性工作時(shí)，應(yīng)經(jīng)過(guò)一段實(shí)踐的考察和分析之后，使之逐步規(guī)范化、程序化、科學(xué)化。從某種意義上講，經(jīng)常性工作規(guī)范化、程序化、科學(xué)化的水平，體現(xiàn)了秘書(shū)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

（二）秘書(shū)知識(shí)、能力、素質(zhì)與其職能要求相適應(yīng)的規(guī)律

秘書(shū)的知識(shí)、能力、素質(zhì)，既有共性又有個(gè)性。秘書(shū)職業(yè)對(duì)秘書(shū)知識(shí)、能力、素質(zhì)有著共性要求，不同行業(yè)系統(tǒng)，不同層次領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的秘書(shū)工作，對(duì)秘書(shū)知識(shí)能力又有著各自特殊的要求。在秘書(shū)工作實(shí)踐中，秘書(shū)的知識(shí)、能力、素質(zhì)，有著與其具體的職能要求相適應(yīng)的規(guī)律。

秘書(shū)知識(shí)、能力、素質(zhì)與其具體的職能要求相適應(yīng)的規(guī)律，揭示了秘書(shū)知識(shí)、能力、素質(zhì)，必須與所在組織的行業(yè)性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)分工、職權(quán)范圍、管理層次，以及秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)和涉及各方面的職能要求相適應(yīng)，呈現(xiàn)出既有一定廣度，又有一定深度的知識(shí)能力素質(zhì)。

符合具體職能要求的知識(shí)、能力、素質(zhì)，是在理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐鍛煉相結(jié)合中逐漸形成的。專業(yè)學(xué)習(xí)和秘書(shū)職業(yè)培訓(xùn)，能為秘書(shū)的知識(shí)、能力、素質(zhì)奠定良好的基礎(chǔ)，而要全面符合具體秘書(shū)工作崗位的職能要求，必須在實(shí)踐活動(dòng)中不斷學(xué)習(xí)和鍛煉。

客觀實(shí)踐活動(dòng)是不斷發(fā)展的，秘書(shū)具體的職能要求也是動(dòng)態(tài)發(fā)展的。秘書(shū)應(yīng)在工作實(shí)踐中，遵循秘書(shū)知識(shí)、能力、素質(zhì)與具體職能要求相適應(yīng)的規(guī)律，根據(jù)所在組織的發(fā)展租領(lǐng)導(dǎo)工作輔助與服務(wù)的需要，不斷增強(qiáng)和擴(kuò)展其知識(shí)、能力、素質(zhì)，使之動(dòng)態(tài)地保持與客觀要求相符的知識(shí)能力的廣度和深度。

在實(shí)踐中，有的秘書(shū)原有的知識(shí)、能力、素質(zhì)并不高，但為了符合工作需要，勤于學(xué)習(xí)、刻苦磨煉，逐漸成長(zhǎng)為優(yōu)秀的秘書(shū)；有的秘書(shū)長(zhǎng)期埋頭事務(wù)，不注重知識(shí)能力的提高，后來(lái)跟不上形勢(shì)的發(fā)展；有的秘書(shū)原有良好的素質(zhì)基礎(chǔ)，但長(zhǎng)期放松學(xué)習(xí)，不在實(shí)踐中鉆研，而逐漸落伍，這就是是否遵循這一客觀規(guī)律的不同結(jié)果。

（三）領(lǐng)導(dǎo)立意與秘書(shū)忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)相一致的寫(xiě)作規(guī)律

草擬公文為領(lǐng)導(dǎo)和組織起草文稿，是秘書(shū)的重要任務(wù)，也是體現(xiàn)秘書(shū)業(yè)務(wù)能力的重要方面。秘書(shū)草擬文稿的內(nèi)容廣泛，文稿的閱讀對(duì)象不同，文種的體式不同，要求也各有不同，要高質(zhì)量、高效率地完成公務(wù)寫(xiě)作任務(wù)，除了要準(zhǔn)確掌握有關(guān)材料、公務(wù)寫(xiě)作知識(shí)、具備較強(qiáng)的公務(wù)寫(xiě)作能力以外，還必須遵循領(lǐng)導(dǎo)立意與秘書(shū)忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)相一致的寫(xiě)作規(guī)律。

這一規(guī)律揭示了秘書(shū)公務(wù)寫(xiě)作所表達(dá)的是組織意圖，即領(lǐng)導(dǎo)意圖，所寫(xiě)作的各類文稿的立意應(yīng)由代表組織意圖的領(lǐng)導(dǎo)人提出。這就確定了寫(xiě)作的目的、中心、主題、觀點(diǎn)、關(guān)鍵提法、重要內(nèi)容、觀點(diǎn)等要素的規(guī)定性。只有不違背領(lǐng)導(dǎo)的立意，秘書(shū)草擬文稿的寫(xiě)作才能具有符合要求的基礎(chǔ)。所謂“忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)”具有以下幾方面的含義：（1）全面理解領(lǐng)導(dǎo)的立意，領(lǐng)會(huì)組織意圖和領(lǐng)導(dǎo)意圖，全面理解領(lǐng)導(dǎo)立意的前提、環(huán)境、要達(dá)到的目的、對(duì)象及其相關(guān)要素，這樣才能忠實(shí)地表達(dá)和體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)立意；（2）要完整地把握領(lǐng)導(dǎo)的思路、全面地掌握有關(guān)材料，主次分明地針對(duì)有關(guān)問(wèn)題，抓住本質(zhì)和關(guān)鍵，實(shí)事求是地進(jìn)行表達(dá)，這樣才能使文稿符合“完整”的要求；（3）要在準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)立意的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)確把握要表達(dá)內(nèi)容中各要素的關(guān)系和聯(lián)系，準(zhǔn)確有序地安排文稿的結(jié)構(gòu)，準(zhǔn)確規(guī)范地表達(dá)相關(guān)觀點(diǎn)和提法，準(zhǔn)確地選擇相應(yīng)的文種和遵從文種的寫(xiě)作規(guī)范，準(zhǔn)確把握有關(guān)數(shù)據(jù)、材料，準(zhǔn)確清晰地使用行文語(yǔ)言等，這就需要秘書(shū)具備良好的公務(wù)寫(xiě)作才能。

這一寫(xiě)作規(guī)律，揭示了秘書(shū)公務(wù)寫(xiě)作必須要在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上，將忠實(shí)于領(lǐng)導(dǎo)立意的原則性，與完整、準(zhǔn)確表達(dá)的規(guī)范性和靈活性結(jié)合起來(lái)。忠實(shí)于領(lǐng)導(dǎo)立意并非照搬領(lǐng)導(dǎo)口述的所有語(yǔ)言，而是要把握領(lǐng)導(dǎo)授意的主旨和關(guān)鍵，并將領(lǐng)導(dǎo)一貫 8 的思想、組織目標(biāo)、上級(jí)精神、有關(guān)政策法規(guī)有機(jī)地統(tǒng)一起來(lái)。“完整準(zhǔn)確表達(dá)”，需要將領(lǐng)導(dǎo)立意按其思路全面展開(kāi)，層層分析，既需要規(guī)范地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的原意，不加“水分”，不滲入個(gè)人意圖，又要富有新意地構(gòu)建，在有機(jī)聯(lián)系的結(jié)構(gòu)和忠實(shí)原意基礎(chǔ)上清晰、曉暢、具體、生動(dòng)、明快、簡(jiǎn)潔、莊重地表達(dá)。在撰擬領(lǐng)導(dǎo)講話稿時(shí)，還要符合領(lǐng)導(dǎo)人的個(gè)性特征。這就是秘書(shū)草擬公務(wù)文稿的客觀要求，也是其關(guān)鍵、難點(diǎn)和價(jià)值之所在。

遵循領(lǐng)導(dǎo)立意與秘書(shū)忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)相一致的寫(xiě)作規(guī)律，就要求秘書(shū)在公務(wù)寫(xiě)作中，既不能像個(gè)人學(xué)術(shù)論文和文學(xué)創(chuàng)作那樣圍繞自己觀點(diǎn)或感悟，根據(jù)自己的知識(shí)積累和生活積累用邏輯推理或藝術(shù)手法自由發(fā)揮，也不能像錄音機(jī)和記錄那樣照搬、照錄全部原話。忠實(shí)表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)立意的過(guò)程，實(shí)際上是對(duì)組織目標(biāo)、領(lǐng)導(dǎo)意圖、有關(guān)政策法規(guī)和針對(duì)的具體問(wèn)題加深理解的過(guò)程，是對(duì)組織要表達(dá)的觀點(diǎn)、內(nèi)容之具體、明確的表達(dá)并使之系統(tǒng)化并具有邏輯性的過(guò)程。秘書(shū)必須在具有較高理論水平和表達(dá)水平的基礎(chǔ)上，遵循這一寫(xiě)作規(guī)律，才能符合客觀實(shí)踐的要求。

三、對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律在秘書(shū)工作中的運(yùn)用

對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律是唯物辯證法科學(xué)體系的核心。它揭示了事物與事物間普遍聯(lián)系的實(shí)質(zhì)和內(nèi)容，揭示了事物發(fā)展變化的內(nèi)在源泉。運(yùn)用對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律，有利于深入地認(rèn)識(shí)秘書(shū)工作各要素的聯(lián)系和關(guān)系，有利于正確理解和把握秘書(shū)工作的一般規(guī)律和特殊規(guī)律。遵循對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律，正確處理秘書(shū)工作中各要素、各相關(guān)方面的聯(lián)系和關(guān)系，在主輔配合、近身綜合輔助的工作實(shí)務(wù)中就能提高工作效率，優(yōu)化工作效果。

（一）事務(wù)與政務(wù)

秘書(shū)的職能活動(dòng)既要參與政務(wù)，又要處理事務(wù)。事務(wù)工作是經(jīng)常的、大量的參與政務(wù)是輔助性的、隨機(jī)進(jìn)行的，兩者都有不可替代的作用。秘書(shū)若僅能做一些事務(wù)性工作，就難以充分發(fā)揮其“參謀助手”的職能作用。若忽視事務(wù)工作，一則失去了參與政務(wù)的依據(jù)（辦文、辦會(huì)、辦事過(guò)程中能夠收集組織內(nèi)外的大量信息），二則失去了通過(guò)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)向其提出參謀建議的機(jī)會(huì)，也就難以參與政務(wù)。由于秘書(shū)特殊的職能地位，其參與政務(wù)和掌管事務(wù)是緊密相連、不可分割的。從工作內(nèi)容看，事務(wù)與政務(wù)是不同的職能，統(tǒng)一到秘書(shū)的職能活動(dòng)中，就能全面地發(fā)揮其參謀助手的職能作用，也只有這樣，兩方面統(tǒng)一起來(lái)，才能算得上優(yōu)秀的秘書(shū)人才。

秘書(shū)通過(guò)輔助決策，提出參謀建議參與政務(wù)，一般是隨機(jī)性的。在實(shí)際工作中，秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)在一起工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖、工作內(nèi)容、工作方式、工作態(tài)度和能力等都十分了解，同時(shí)也了解問(wèn)題發(fā)生、發(fā)展的始末，這就有利于秘書(shū)隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，相機(jī)提出意見(jiàn)和建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題也就比較迅速，這就避免了擱置或拖拉而使矛盾問(wèn)題擴(kuò)大化的現(xiàn)象。

秘書(shū)的這種隨機(jī)參與效應(yīng)，是由于其從掌管事務(wù)中獲取大量信息，不僅了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，而且了解實(shí)踐中的問(wèn)題和困難。這樣，參與政務(wù)提出的建議和看法，就比較容易切合實(shí)際，比較容易被采納實(shí)施。秘書(shū)的事務(wù)工作越做得有成效，越能取得領(lǐng)導(dǎo)的信任，同時(shí)也越能取得有價(jià)值的信息，參與政務(wù)，提出的參謀建議也就越有效。也就是說(shuō)，秘書(shū)只有把參與政務(wù)與掌管事務(wù)統(tǒng)一聯(lián)系起來(lái)，才能產(chǎn)生良好的隨機(jī)參與效益。

（二）被動(dòng)與主動(dòng)

從秘書(shū)服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和組織管理工作的地位看，其工作是被動(dòng)的。秘書(shū)必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作和管理工作的需要，提供公務(wù)服務(wù)。但在具體的工作中，秘書(shū)必須根據(jù)組織運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)展的趨勢(shì)，主動(dòng)提供給領(lǐng)導(dǎo)各方面的公務(wù)服務(wù)，因此，這就有一個(gè)在被動(dòng)中求主動(dòng)的問(wèn)題。

要處理好秘書(shū)活動(dòng)中被動(dòng)與主動(dòng)的關(guān)系，必須在實(shí)際工作中，既要注重務(wù)實(shí)求真、準(zhǔn)確地了解現(xiàn)狀，又要注意分析各方面的變化和發(fā)展，把握住未來(lái)發(fā)展的態(tài)勢(shì)，工作中具有一定的超前性。也就是說(shuō)，要立足現(xiàn)狀，著眼于未來(lái)的發(fā)展，既能搞好眼前的工作，又能順應(yīng)發(fā)展的趨勢(shì)，這就是“超前一務(wù)實(shí)”效應(yīng)。在這里，務(wù)實(shí)是基礎(chǔ)，脫離了這個(gè)基礎(chǔ)，“超前”只是毫無(wú)根據(jù)的猜想；超前是先導(dǎo)，把握住事物發(fā)展的趨勢(shì)后，做現(xiàn)實(shí)工作就更有方向性，更為主動(dòng)。秘書(shū)有效地運(yùn)用“超前一務(wù)實(shí)”效應(yīng)，不僅能夠提高工作效率，而且能促進(jìn)組織取得長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作效果。

（三）綜合性與專業(yè)性

在各職能系統(tǒng)之間，秘書(shū)部門是綜合部門，秘書(shū)工作是綜合性工作。但是，就秘書(shū)的專項(xiàng)實(shí)務(wù)方面，大量的日常工作中需要秘書(shū)具有專門的技能。也就是說(shuō)，秘書(shū)不僅要熟悉組織運(yùn)轉(zhuǎn)各方面的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，而且要精通本職專項(xiàng)實(shí)務(wù)所必備的工作技能，如機(jī)敏的辦事技能，熟練的公共關(guān)系技能，準(zhǔn)確流暢的語(yǔ)言表述技能，規(guī)范的辦公操作及信息溝通技能，靈活的協(xié)調(diào)技能等等。這些都體現(xiàn)出秘書(shū)的專業(yè)性。

優(yōu)秀的秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具備“T”型能量，也就是既要有比較廣泛的綜合知識(shí)能量，又要有頗為深厚的專業(yè)知識(shí)方面的能量。運(yùn)用廣泛的知識(shí)功底，綜合各方面情況；運(yùn)用比較深厚的專業(yè)知識(shí)，熟練地完成工作任務(wù)。這種“T”型能量效應(yīng)，不僅能使秘書(shū)成為綜合處理各項(xiàng)事務(wù)的雜家，而且使其成為能出色完成秘書(shū)工作任務(wù)的專家。

（四）維持與適應(yīng)

在實(shí)際工作中，秘書(shū)要通過(guò)溝通協(xié)調(diào)，督促檢查，辦文、辦事、辦會(huì)等職能活動(dòng)，維持組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，又要通過(guò)對(duì)內(nèi)對(duì)外的公務(wù)交往，廣泛地收集信息，密切把握環(huán)境條件的變化，并通過(guò)參謀建議，輔助決策等職能活動(dòng)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者，適應(yīng)環(huán)境條件的變化，采取必要的應(yīng)變措施。秘書(shū)在維持組織本質(zhì)特征和適應(yīng)環(huán)境變化中發(fā)揮職能作用，才能全面地促進(jìn)組織管理效益。

秘書(shū)工作中，既要維持組織的本質(zhì)屬性和固有的特點(diǎn)，又要促進(jìn)組織適應(yīng)外界環(huán)境。維持組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)，與秘書(shū)的參與政務(wù)和掌管事務(wù)有著緊密聯(lián)系，組織只有既能維持整體運(yùn)轉(zhuǎn)，又能適應(yīng)環(huán)境條件的變化，才能具有生機(jī)與活力。秘書(shū)職能活動(dòng)的維持一適變效應(yīng)，是構(gòu)成組織生機(jī)與活力的不可缺少的一部分。秘書(shū)職能活動(dòng)中，能夠處理好維持與適變的關(guān)系，不僅能提高工作的有效性，而且對(duì)整個(gè)組織運(yùn)轉(zhuǎn)也會(huì)起到積極的推動(dòng)作用。反之，就會(huì)起到消極影響。

（五）聽(tīng)命與勸諫

在秘書(shū)的職能活動(dòng)中，既要聽(tīng)命辦事，不折不扣地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，又要在實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，調(diào)查研究提出參謀建議，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的某些失誤與疏漏，給予提醒和規(guī)勸，而這種提醒和規(guī)勸，僅供領(lǐng)導(dǎo)參考，視需要采納。在實(shí)際工作中，秘書(shū)既能聽(tīng)命辦事，不折不扣地完成工作任務(wù)，又能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出規(guī)勸和建議，才能全面地輔助領(lǐng)導(dǎo)完成工作任務(wù)。

秘書(shū)必須為領(lǐng)導(dǎo)工作提供公務(wù)服務(wù)，既要聽(tīng)命于領(lǐng)導(dǎo)，充當(dāng)助手；又要隨時(shí)提出勸諫，發(fā)揮參謀作用。這就需要秘書(shū)的職能活動(dòng)及其思維活動(dòng)，既要與領(lǐng)導(dǎo)同步，又要與領(lǐng)導(dǎo)異步。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)思維和行為同步，才能夠配合默契，領(lǐng)導(dǎo)所想的、需要的，正是秘書(shū)想到的，正在做的，這樣的秘書(shū)才是領(lǐng)導(dǎo)得心應(yīng)手的助手。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)思維和行為異步，是秘書(shū)根據(jù)工作發(fā)展的態(tài)勢(shì)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，提出對(duì)未來(lái)對(duì)策有價(jià)值的參謀建議方案；秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)已作出的決策，和已采取的措施，根據(jù)實(shí)踐的效果，分析研究發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出補(bǔ)充修正性意見(jiàn)和建議，才能起到勸諫性參謀作用。11 秘書(shū)職能活動(dòng)及其思維活動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)“同步一異步”效應(yīng)，有利于強(qiáng)化秘書(shū)參謀助手作用。

（六）宣傳與保密

秘書(shū)既要把上級(jí)的有關(guān)政策、領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，向群眾做宣傳，讓群眾充分地理解；又要對(duì)某些問(wèn)題，保守機(jī)密。對(duì)必要的宣傳事項(xiàng)，錯(cuò)誤地列為保密內(nèi)容，就會(huì)脫離群眾，影響宣傳效果，從而也就會(huì)影響有關(guān)方針政策的貫徹實(shí)施。對(duì)必須保密的事項(xiàng)，有意無(wú)意地泄露出去，或者錯(cuò)誤地作為宣傳的內(nèi)容，就會(huì)因失密而使工作受到重大的損失。秘書(shū)必須將宣傳與保密的界限嚴(yán)格地區(qū)分開(kāi)，同時(shí)，還要注意其中的聯(lián)系，有分寸地妥善處理。

秘書(shū)職能活動(dòng)，既要把領(lǐng)導(dǎo)的決策指令透徹地傳遞給各組織成員，又要保守機(jī)密，既要當(dāng)對(duì)外聯(lián)絡(luò)的窗口與門戶，又要保存機(jī)密材料，做到守口如瓶。秘書(shū)在組織信息溝通中，起著“閥門”作用。對(duì)需要宣傳的，“閥門”開(kāi)啟，盡量傳播到組織的各個(gè)相關(guān)方面；需要保密的，“閥門”緊閉，滴水不漏，嚴(yán)守機(jī)密。秘書(shū)的“閥門”效應(yīng)，實(shí)際上在組織管理中，起到了有效的信息控制作用。它不僅能有效地控制信息的流向，而且能調(diào)節(jié)信息的流量，使組織管理系統(tǒng)內(nèi)外的信息，按照組織的利益和運(yùn)轉(zhuǎn)需要流動(dòng)。秘書(shū)的信息“閥門”效應(yīng)，如果失調(diào)或失控，就可能出現(xiàn)信息溝通不暢或者泄密失密，就會(huì)給組織帶來(lái)消極影響。

（七）謀劃與執(zhí)行

秘書(shū)職能活動(dòng)中，要經(jīng)常為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，參與對(duì)決策、計(jì)劃、措施的謀劃?；蛘咛岢鰠⒅\建議方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇；或者對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和想法進(jìn)行展開(kāi)和具體化；或者參與對(duì)各種可行方案的論證和分析；或者對(duì)初定方案的補(bǔ)充、修正和優(yōu)化；或者將已作出的決策方案條理化并表述為規(guī)范的文件等等。秘書(shū)如果缺乏這種謀劃能力，就很難完成其職能任務(wù)。然而，秘書(shū)活動(dòng)中的謀劃，又不同于領(lǐng)導(dǎo)者和專職參謀咨詢?nèi)藛T。它既不具有領(lǐng)導(dǎo)者將謀劃結(jié)果付諸實(shí)施的職權(quán)，又不具有專職智囊人物出謀獻(xiàn)策的專業(yè)性。秘書(shū)的謀劃與謀略和奉命執(zhí)行，緊密地聯(lián)系在一起。

在秘書(shū)的職能活動(dòng)中，執(zhí)行各類任務(wù)是日常工作的主體。既有奉命執(zhí)行，又有主動(dòng)執(zhí)行；既要系統(tǒng)地執(zhí)行某項(xiàng)任務(wù)，又要執(zhí)行隨機(jī)出現(xiàn)的工作任務(wù)；既要執(zhí)行自身的職能任務(wù)，又要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或其他職能部門執(zhí)行綜合性職能任務(wù)等等。不能及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地執(zhí)行各項(xiàng)工作任務(wù)的秘書(shū)，不能算稱職的秘書(shū)。

秘書(shū)職能活動(dòng)中，必須善于將謀劃與執(zhí)行結(jié)合起來(lái)，將二者辯證地統(tǒng)一于職能范圍之內(nèi)。在執(zhí)行各項(xiàng)職能任務(wù)中了解情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，把握動(dòng)向與規(guī)律，進(jìn)行謀劃，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策；同時(shí)，在參與組織管理的謀劃中，聯(lián)系實(shí)際情況，分析各種管理謀略的客觀可行性和實(shí)際可受性。秘書(shū)將謀劃與執(zhí)行結(jié)合起來(lái)，就能更好地在決策層和執(zhí)行之間，起到橋梁和協(xié)調(diào)作用。

秘書(shū)職能活動(dòng)中，既參與決策方案的謀劃，又協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決斷時(shí)的論證，還要參與決策計(jì)劃的執(zhí)行實(shí)施。這就通過(guò)秘書(shū)的職能活動(dòng)，把管理系統(tǒng)中的“謀劃一決策一執(zhí)行”連接起來(lái)。這不僅有利于決策的制定、貫徹與實(shí)施，而且有利于執(zhí)行狀況的反饋、決策的修正和優(yōu)化，執(zhí)行的控制和調(diào)整，使組織的決策與執(zhí)行系統(tǒng)聯(lián)系更為緊密，使組織的管理信息系統(tǒng)更為靈便，使行政指揮系統(tǒng)更為有效。秘書(shū)職能活動(dòng)的“謀略一決策一執(zhí)行”連接效應(yīng)，能夠強(qiáng)化組織活力。

（八）全面與重點(diǎn)

秘書(shū)的職能范圍相當(dāng)廣泛，對(duì)組織運(yùn)轉(zhuǎn)的全面情況都必須關(guān)注，對(duì)各位領(lǐng)導(dǎo)人，各職能部門，乃至各組織成員，均要提供全面的工作服務(wù)，對(duì)各方面的方針政策、法規(guī)制度，都要全面了解和把握?？傊?，秘書(shū)工作必須全面，否則就會(huì)發(fā)生疏漏或失誤。同時(shí)，就具體秘書(shū)人員而言，必須把握住工作重點(diǎn)；就服務(wù)對(duì)象而言，要重點(diǎn)為主要領(lǐng)導(dǎo)或?qū)陬I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；對(duì)組織運(yùn)轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)而言，要善于抓重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵；對(duì)方針政策法規(guī)制度而言，要重點(diǎn)理解并重視理解和運(yùn)用引導(dǎo)組織運(yùn)轉(zhuǎn)的主要法規(guī)制度和方針政策，以免在重大問(wèn)題上出現(xiàn)偏差，從而在重大問(wèn)題上堅(jiān)持原則。

秘書(shū)只有將重點(diǎn)為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)和全面為組織管理統(tǒng)一起來(lái)，才能切實(shí)體現(xiàn)其綜合服務(wù)職能。只有重點(diǎn)把握中心任務(wù)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的情況，才能體現(xiàn)出其信息職能。只有全面理解和掌握各方面方針政策法規(guī)的同時(shí)，重點(diǎn)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)貫徹落實(shí)大政方針政策和組織管理的重大決策，才能真正起到參謀助手作用。總之，秘書(shū)活動(dòng)中只有處理好全面工作與重點(diǎn)工作的統(tǒng)一，才能全面地對(duì)組織管理提供公務(wù)服務(wù)，對(duì)組織運(yùn)轉(zhuǎn)中各環(huán)節(jié)的重點(diǎn)任務(wù)，中心工作或關(guān)鍵問(wèn)題，進(jìn)行突擊。這樣，不僅能加強(qiáng)組織運(yùn)轉(zhuǎn)的整體性，而且能使組織迅速、及時(shí)地解決關(guān)鍵性問(wèn)題和重點(diǎn)工作及中心任務(wù)，使整體工作更有機(jī)動(dòng)性和節(jié)奏感。秘書(shū)活動(dòng)的整體機(jī)動(dòng)效應(yīng)，能使組織運(yùn)轉(zhuǎn)功能更為健全。

（九）規(guī)范性與隨機(jī)性

秘書(shū)辦文、辦會(huì)、辦事都有著自身的規(guī)律性。把握住工作中的規(guī)律，不僅有利于保證工作的質(zhì)量，而且有利于提高工作效益。同時(shí)，秘書(shū)在日常工作中，要處理大量隨機(jī)發(fā)生的問(wèn)題，只有及時(shí)、準(zhǔn)確地完成隨機(jī)發(fā)生的工作任務(wù)，才能確保組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書(shū)職能活動(dòng)既有規(guī)范性，又有隨機(jī)性。秘書(shū)有規(guī)范的職能活動(dòng)，維系著機(jī)關(guān)辦公事務(wù)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供有序的服務(wù)。秘書(shū)職能活動(dòng)的隨機(jī)性，能夠應(yīng)付突發(fā)事故或隨機(jī)事件，使組織運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)工作不受干擾，以確保組織的動(dòng)態(tài)穩(wěn)定。秘書(shū)只有將工作中的規(guī)范性和隨機(jī)性統(tǒng)一起來(lái)，才能保證其工作主動(dòng)有序的進(jìn)行，靈活機(jī)動(dòng)地完成任務(wù)。

（十）間接性與直接性

秘書(shū)無(wú)論出謀獻(xiàn)策還是辦文理事，都必須通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)和各執(zhí)行部門才能發(fā)揮作用，其發(fā)揮效益，有一定的間接性；同時(shí)，秘書(shū)的各項(xiàng)工作對(duì)組織管理，都能產(chǎn)生直接的影響，直接影響組織管理效益。秘書(shū)在工作實(shí)踐中，既要注意其工作的間接效益性，從決策和執(zhí)行中，分析自己工作的間接效果，進(jìn)而不斷地改進(jìn)工作，提高效益，又要認(rèn)真分析各項(xiàng)具體工作對(duì)組織管理各方面的具體的、直接的影響，加強(qiáng)工作的責(zé)任感，改進(jìn)工作的方法和技巧。

秘書(shū)職能活動(dòng)的效益，間接地體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)和各子系統(tǒng)的效益中。秘書(shū)的職能影響，滲透到組織各個(gè)方面，直接聯(lián)系著組織的上下左右，聯(lián)系著組織的內(nèi)外。因此，秘書(shū)在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中，能夠充分地發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用，使組織各子系統(tǒng)之間，領(lǐng)導(dǎo)與組織成員之間，組織與環(huán)境之間，通過(guò)秘書(shū)的信息溝通和各種職能活動(dòng)，配合更加和諧，組織運(yùn)轉(zhuǎn)更能具有整體效益。

秘書(shū)職能活動(dòng)中的對(duì)立統(tǒng)一關(guān)系與對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律的應(yīng)用，遠(yuǎn)不止表現(xiàn)在上面列舉的這些方面，但僅就以上列舉的這些方面，對(duì)秘書(shū)活動(dòng)的影響也是相當(dāng)大時(shí)。善于運(yùn)用對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律去認(rèn)識(shí)事物，處理問(wèn)題，秘書(shū)職能活動(dòng)才能順應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展符合組織管理的需要，取得滿意的成效，否則秘書(shū)認(rèn)識(shí)事物、處理問(wèn)題，就會(huì)有失偏頗，出現(xiàn)疏漏和失誤。

第二篇：秘書(shū)工作（范文模版）

秘書(shū)是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書(shū)人員起著關(guān)鍵的作用。因此，秘書(shū)人員必須做到以下方面。

（一）建立與領(lǐng)導(dǎo)“對(duì)接”的工作語(yǔ)言。秘書(shū)位居領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，因此領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以“對(duì)接”的工作語(yǔ)言。一是秘書(shū)要能準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽(tīng)懂”的問(wèn)題；二是秘書(shū)要能夠及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供他最好關(guān)心的信息，即解決“回答”的問(wèn)題，這就需要秘書(shū)注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書(shū)要肩負(fù)起督促，跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責(zé)任，并隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)；四是想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急。當(dāng)前的中心工作是什么？承待解決的問(wèn)題有哪些，解決問(wèn)題的切入點(diǎn)在哪里，秘書(shū)要了熟于心，即可相應(yīng)做些準(zhǔn)備，從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見(jiàn)性。真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

（二）做一個(gè)純正的人。做秘書(shū)首先不能幫倒忙。何為純正？我認(rèn)為就是要做一個(gè)純樸正直的人。有人說(shuō)秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的一面鏡子，不可避免要打上領(lǐng)導(dǎo)的烙印。在旁觀者眼里，秘書(shū)的言行舉止折映出領(lǐng)導(dǎo)的為人風(fēng)格。因此，秘書(shū)謹(jǐn)言慎行，時(shí)刻牢記自己的一言一行不是個(gè)人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機(jī)謀利，就會(huì)不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領(lǐng)導(dǎo)的名聲，甚至?xí)?lái)嚴(yán)重后果。組織安排我們?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是信任，也是考驗(yàn)。因此，要經(jīng)得住考驗(yàn)，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。

（三）不要“貪污”信息，秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)最重要的信息渠道，必須保持這個(gè)信息渠道的暢通無(wú)阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書(shū)不應(yīng)是信息的受體，而是載體，不能獨(dú)占信息。領(lǐng)導(dǎo)身邊無(wú)小事，需要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)過(guò)問(wèn)信息的重要性不言自明。秘書(shū)的職責(zé)就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。在信息傳遞過(guò)程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領(lǐng)導(dǎo)決策，暢通而準(zhǔn)確的信息將有助于領(lǐng)導(dǎo)的正確決策。

（四）秘書(shū)既要謹(jǐn)慎，又要開(kāi)放。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)身邊一定謹(jǐn)慎，但這不是說(shuō)只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開(kāi)手腳，在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)自我，敢于表達(dá)自己的想法和看法。與領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，最重要的要坦誠(chéng)相待，要做一個(gè)坦然的人。就是心底無(wú)私，無(wú)私則無(wú)畏。只要一切從工作考慮，為領(lǐng)導(dǎo)著想，何為之有？工作中難免出錯(cuò)，也有不順心的時(shí)刻，只要心底坦然承認(rèn)錯(cuò)誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒(méi)有激情就會(huì)遲鈍，不能進(jìn)入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂(lè)順其自然

第三篇：秘書(shū)工作

單元

一、秘書(shū)/助理的角色認(rèn)知

秘書(shū)/助理職能

初級(jí)秘書(shū)/助理：事務(wù)性文員

中級(jí)秘書(shū)/助理：事務(wù)性文員＋輔助管理

高級(jí)秘書(shū)/助理：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理

怎樣清晰自己的崗位職責(zé)――學(xué)會(huì)編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)

優(yōu)秀秘書(shū)與一般秘書(shū)的能力差異

秘書(shū)助理的職業(yè)形象——合宜的裝扮及姿態(tài)舉止

秘書(shū)/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃

關(guān)鍵的三個(gè)觀念轉(zhuǎn)變——銷售意識(shí)、產(chǎn)品化、細(xì)節(jié)

單元

二、提升秘書(shū)/助理的溝通技巧

老板/同事心目中坐標(biāo)系――什么是五星級(jí)秘書(shū)/助理/行政人員 溝通的本質(zhì)和過(guò)程是什么

為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗

認(rèn)識(shí)你的溝通對(duì)象——PDP技術(shù)和NLP技術(shù)

學(xué)會(huì)管理你的上司——四項(xiàng)限和5W1H工具的使用

小游戲：聽(tīng)懂經(jīng)理的話了嗎？

跟上級(jí)溝通的原則

如何在特殊情況下對(duì)上及對(duì)下溝通——沖突、小報(bào)告、越級(jí)指揮、談判等 單元

三、辦公室的5S管理

5S的涵義

怎樣做好辦公室的整理工作

怎樣做好辦公室的整頓工作

怎樣做好辦公室的清潔工作

怎樣做好辦公室的清掃工作

推動(dòng)變革的注意事項(xiàng)和操作方法

單元

四、會(huì)議管理

成功會(huì)議的5個(gè)特點(diǎn)

會(huì)議管理的兩個(gè)“三三三”法則

會(huì)議時(shí)間安排的技巧

會(huì)前準(zhǔn)備——會(huì)議議題的收集和安排

會(huì)中協(xié)助——如何主持會(huì)議：開(kāi)場(chǎng)白、會(huì)中異常情況的靈活應(yīng)對(duì) 會(huì)后整理——如何做會(huì)議紀(jì)要及會(huì)議決議的跟進(jìn)工作

練習(xí)：如何組織一場(chǎng)討論會(huì)議

單元

五、時(shí)間管理和計(jì)劃管理

時(shí)間管理的五個(gè)原則和三個(gè)工具

PDCA工具在制定計(jì)劃時(shí)的靈活使用

確定SMAC的目標(biāo)，制定工作計(jì)劃

怎樣做/月度/周度工作計(jì)劃，提供樣表

出差日程的安排——案例分享：國(guó)內(nèi)出差及國(guó)外出差的日程安排 單元

六、事物性項(xiàng)目性工作的組織管理

事務(wù)工作有哪些

學(xué)會(huì)列事務(wù)清單

沙盤演練：怎樣組織一場(chǎng)周年慶典大會(huì)

用項(xiàng)目手冊(cè)管理工作

事務(wù)性項(xiàng)目工作組織的12字口訣

制作項(xiàng)目手冊(cè)的方法

案例分享

哪些現(xiàn)代化的辦公軟件你要熟練使用

單元

七、文檔管理

文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

文檔分類的工作規(guī)范

文檔存儲(chǔ)的工作規(guī)范

文檔查閱的工作規(guī)范

文檔分裝的工作規(guī)范

文檔銷毀的工作規(guī)范

文檔保密的工作規(guī)范

單元

九、企業(yè)秘書(shū)與助理禮儀常識(shí)

接待禮儀

辦公室儀禮

電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧

單元

八、商務(wù)公文寫(xiě)作

商務(wù)公文寫(xiě)作的概念及公文的要素

公文寫(xiě)作的步驟

確定目標(biāo)

確定文章的正式程度

決定文章的風(fēng)格

選擇文章的層次結(jié)構(gòu)

列大綱——案例分享及練習(xí)：通知/報(bào)告/總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫(xiě) 撰寫(xiě)初稿

常用公文寫(xiě)作及公文格式要素范例

通知

報(bào)告

請(qǐng)示

批復(fù)

會(huì)議紀(jì)要

邀請(qǐng)信

總結(jié)

主辦單位:中國(guó)企業(yè)管理培訓(xùn)網(wǎng)

聯(lián)系人:陳小姐***

聯(lián)系電話:0752-6282942

聯(lián)系傳真:0752-6282942

聯(lián)系QQ:541344797

E-mail: chinaqypx@163.com

第四篇：秘書(shū)工作

輔導(dǎo)四

第十五章領(lǐng)導(dǎo)者日?；顒?dòng)安排

一、基本概念解釋

1.會(huì)談，是指雙方或多方就某些共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)。

2.會(huì)見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)人接見(jiàn)外賓或內(nèi)賓，并作簡(jiǎn)短的交談，一律稱為會(huì)見(jiàn)。

3.商務(wù)旅行，指企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者為開(kāi)展商品生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)而進(jìn)行的旅行活動(dòng)。

二、基本問(wèn)題提示

1.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)：繁雜性；經(jīng)常性；具體性；臨時(shí)性。

*2.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)安排的原則有：

（1）統(tǒng)籌兼顧，有急有緩；（2）圍繞中心，突出重點(diǎn)；（3）力戒排場(chǎng)，求真務(wù)實(shí)。

3.如何辦好請(qǐng)辦事項(xiàng)

做好請(qǐng)辦工作的基本要求是，秘書(shū)人員和部門事先搞好情況調(diào)查和了解，認(rèn)真地進(jìn)行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過(guò)科學(xué)的請(qǐng)辦方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)辦建議表示贊同或者賞識(shí)，以體現(xiàn)出秘書(shū)人員在請(qǐng)辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準(zhǔn)備，提出合理建議

（二）講究方法，選擇適當(dāng)形式；

（三）注重程序，堅(jiān)持逐級(jí)請(qǐng)辦

（四）提高藝術(shù)，優(yōu)化請(qǐng)辦效果

（五）以緩應(yīng)急，避免緊張出錯(cuò)。

第十六章黨政秘書(shū)工作

一、基本概念

1.黨政秘書(shū)工作（廣義），指黨的機(jī)關(guān)、政府機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)的秘書(shū)工作，它是掌管黨政機(jī)關(guān)公文并直接輔助黨政領(lǐng)導(dǎo)者綜合處理各項(xiàng)事務(wù)的活動(dòng)。

2.狹義的黨政秘書(shū)工作，特指中國(guó)共產(chǎn)黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的秘書(shū)工作和各級(jí)人民政府機(jī)關(guān)的秘書(shū)工作。

二、基本問(wèn)題提示

1.黨政秘書(shū)工作的特點(diǎn):政務(wù)性；綜合性；從屬性。

2.黨政秘書(shū)工作的指導(dǎo)思想是：以鄧小平同志建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義理論、“三個(gè)代表”重要思想和黨的基本路線為指針，當(dāng)好參謀助手，搞好“三個(gè)服務(wù)”，即為本級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

3.黨政秘書(shū)工作的一般原則：服從原則；參謀原則；求實(shí)原則；效率原則。

服從原則----秘書(shū)在工作中必須服從領(lǐng)導(dǎo)指揮，與領(lǐng)導(dǎo)高度一致；參謀原則--協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完善決策、為領(lǐng)導(dǎo)出注意、想辦法提建議；求實(shí)原則---匯報(bào)情況、收集信息、提供建議、辦理日常事務(wù)要求真務(wù)實(shí)；效率原則---樹(shù)立高度的時(shí)效觀念、做到及時(shí)、快速并力爭(zhēng)超前。

4.對(duì)黨政秘書(shū)人員的素質(zhì)要求有：

（1）政治可靠；（2）作風(fēng)優(yōu)良；（3）紀(jì)律嚴(yán)明；（4）知識(shí)廣博；（5）業(yè)務(wù)熟練。

5.黨政秘書(shū)業(yè)務(wù)熟練的含義是：

所謂業(yè)務(wù)熟練，是指黨政秘書(shū)人員必須具備順利完成秘書(shū)工作任務(wù)的能力。黨政秘書(shū)工作的特點(diǎn)和內(nèi)容，要求黨政秘書(shū)人員著重具備以下幾種業(yè)務(wù)能力：調(diào)查研究能力、綜合分析能力、文字水平、協(xié)調(diào)能力、辦事能力。

第十七章企業(yè)秘書(shū)工作

一、基本概念解釋

1.企業(yè)，是從事生產(chǎn)、流通等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，為滿足社會(huì)需要并獲取盈利，進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)，自負(fù)盈虧，實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟(jì)單位。

2企業(yè)秘書(shū)工作，是直接協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人履行領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，在進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間，擴(kuò)大空間，拾遺補(bǔ)缺，綜合服務(wù)的活動(dòng)。

3.企業(yè)公共關(guān)系，就是企業(yè)為了樹(shù)立良好形象，通過(guò)傳播溝通手段，協(xié)調(diào)與內(nèi)外公共關(guān)系的一種管理職能。

二、基本問(wèn)題提示

1.企業(yè)秘書(shū)現(xiàn)代管理的原理有：系統(tǒng)原理-----樹(shù)立整體和全局觀念，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化現(xiàn)代化管理；人本原理---以調(diào)動(dòng)人的積極性、做好人的工作為根本；動(dòng)態(tài)原理--運(yùn)用動(dòng)態(tài)原理，適應(yīng)市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)變化開(kāi)展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企業(yè)秘書(shū)現(xiàn)代管理應(yīng)掌握的原則有：

整分合原則；能級(jí)和動(dòng)力原則；反饋和彈性原則；效益原則。

3.企業(yè)秘書(shū)應(yīng)該重點(diǎn)發(fā)現(xiàn)和處理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）經(jīng)驗(yàn)性信息；（4）市場(chǎng)營(yíng)銷信息。

4..我國(guó)企業(yè)秘書(shū)工作的主要特點(diǎn)：經(jīng)營(yíng)性、專業(yè)性和時(shí)效性。

5.企業(yè)秘書(shū)人員素質(zhì)的基本要求是：（1）企業(yè)秘書(shū)應(yīng)具備企業(yè)家式的眼光和頭腦；（2）企業(yè)秘書(shū)必須適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)；（3）企業(yè)秘書(shū)必須掌握現(xiàn)代管理原理和原則；（4）企業(yè)秘書(shū)必須具有信息處理能力；（5）企業(yè)秘書(shū)必須提高公關(guān)本領(lǐng)。

6企業(yè)秘書(shū)的公關(guān)素質(zhì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

企業(yè)秘書(shū)必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代公共關(guān)系理論，具備公共關(guān)系人員的素質(zhì)，才能做好公關(guān)工作。企業(yè)秘書(shū)的公共關(guān)系素質(zhì)，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

（1）必須強(qiáng)化公共關(guān)系意識(shí)。公共關(guān)系意識(shí)是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的觀念系統(tǒng)，它由諸多觀念構(gòu)成。主要包括形象意識(shí)、公眾意識(shí)、開(kāi)放意識(shí)、交往意識(shí)、信息意識(shí)、溝通意識(shí)、協(xié)調(diào)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)。企業(yè)秘書(shū)只有增強(qiáng)上述公共意識(shí)，才能自覺(jué)做好公關(guān)工作。

（2）要提高開(kāi)展公關(guān)活動(dòng)的能力。主要包括社會(huì)交往能力、組織協(xié)調(diào)能力、活動(dòng)策劃能力、宣傳推廣能力、應(yīng)付突然事變的能力等。企業(yè)秘書(shū)只有具備上述公關(guān)活動(dòng)能力，才能成功地策劃和組織公共關(guān)系活動(dòng)，成功地塑造企業(yè)形象，為企業(yè)贏得良好的經(jīng)濟(jì)效益。

第十八章涉外秘書(shū)工作

一、基本概念解釋

1.廣義的涉外秘書(shū)工作，指我國(guó)的外事、外貿(mào)、海關(guān)等部門和“三資”企業(yè)以及其他涉外單位的秘書(shū)工作。簡(jiǎn)言之，凡是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或上司處理涉外事務(wù)的工作，都可稱為涉外秘書(shū)工作。

2.狹義的涉外秘書(shū)工作，是指在我國(guó)境內(nèi)具有外資成分或由外籍人員管理的機(jī)構(gòu)、實(shí)體、組織內(nèi)的秘書(shū)工作，或以境外人員為服務(wù)對(duì)象的秘書(shū)工作。

二、基本問(wèn)題提示

*1.涉外秘書(shū)工作的特點(diǎn)有：跨國(guó)性；商務(wù)性；單一性；雙語(yǔ)性；女性化?？鐕?guó)性是涉外秘書(shū)工作的根本特點(diǎn)，也是區(qū)別于其他秘書(shū)工作的根本標(biāo)志。

2.女性化是涉外秘書(shū)工作的一個(gè)顯著特點(diǎn)。究其原因，主要有兩個(gè)方面：一是涉外秘書(shū)工作的模式基本上是從國(guó)外引進(jìn)的。是涉外秘書(shū)工作的事務(wù)性、技能性較為突出：相對(duì)來(lái)說(shuō)，女性的心理資質(zhì)更符合服務(wù)性職業(yè)的要求；女性的特長(zhǎng)更適合于秘書(shū)工作的技術(shù)要求；從審美需要來(lái)看，女性的魅力容易與以男性為主的領(lǐng)導(dǎo)群融洽共事，成為一種重要的人際互動(dòng)引

力。

3.涉外秘書(shū)的忠誠(chéng)主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

一是理解并接受上司的經(jīng)營(yíng)思想、價(jià)值觀念，這是秘書(shū)忠誠(chéng)的基礎(chǔ)；二是嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密，做到守口如瓶；三是廉潔奉公，不貪圖小利。

*4.涉外秘書(shū)除掌握一般的知識(shí)外，還應(yīng)掌握：經(jīng)濟(jì)學(xué)和法學(xué)方面的知識(shí)，主要有：

（1）對(duì)外貿(mào)易知識(shí)——代理、包銷、寄售、拍賣、租賃等業(yè)務(wù)知識(shí)，以及與之相關(guān)的國(guó)際匯兌、各國(guó)關(guān)稅制度、保險(xiǎn)、仲裁、索賠、運(yùn)輸、廣告等知識(shí)；

（2）涉外法規(guī)知識(shí)——國(guó)內(nèi)法規(guī)和國(guó)際法規(guī)知識(shí)；

（3）財(cái)會(huì)知識(shí)——處理財(cái)務(wù)方面的知識(shí)、企業(yè)與銀行間往來(lái)業(yè)務(wù)的程序、少量辦公用資金的開(kāi)銷與保管、信用證、旅行支票、快匯等使用方法等。

5.涉外秘書(shū)應(yīng)掌握的工作技能：

（1）熟練地掌握外語(yǔ)——準(zhǔn)確的聽(tīng)力，流利地會(huì)話，快速地閱讀，熟練地書(shū)寫(xiě)和翻譯。這是涉外秘書(shū)最基本的技能；

（2）熟練地操作辦公自動(dòng)化設(shè)備——熟練地操作微電腦、傳真機(jī)、電傳機(jī)、多功能電話，以及復(fù)印機(jī)、微縮、攝影、多媒體、電腦記事簿等應(yīng)用技術(shù)；

（3）熟練掌握打字技術(shù)——快速中、英文打字；

（4）掌握速記技能——中、英文速記；

（5）掌握涉外文書(shū)的寫(xiě)作技能——重大事項(xiàng)討論和業(yè)務(wù)談判的文字稿、各類中文和外文信函、電文、業(yè)務(wù)文書(shū)、經(jīng)濟(jì)合同、公關(guān)禮儀類公函等的起草。熟練掌握各類涉外文書(shū)的特點(diǎn)、寫(xiě)作格式和語(yǔ)言表達(dá)技巧。

6.涉外秘書(shū)必須熟悉中外文化的差異如了解外國(guó)文化、風(fēng)俗；要溝通外方人員與中方員工的聯(lián)系，她們又必須溝通中西文化的交流。其應(yīng)具備的文化修養(yǎng)是：

（1）了解中外思維方式、價(jià)值觀的差異——看能力、重實(shí)績(jī)；外國(guó)企業(yè)首腦因民族不同而對(duì)下屬有不同的標(biāo)準(zhǔn)和衡量尺度；

（2）了解中外風(fēng)俗禮儀的不同——涉外秘書(shū)除了解國(guó)際上通行的禮節(jié)外，還必須了解外籍人員、外籍上司各自不同的民族生活習(xí)慣，這是與他們?nèi)谇⑾嗵?，搞好服?wù)的重要條件。

（3）掌握中外文化知識(shí)——涉外秘書(shū)多讀書(shū)、多學(xué)習(xí)，掌握祖國(guó)的基本歷史、文化、地理知識(shí)，既滿足了外方人員的需要，也為傳播中國(guó)文化做了貢獻(xiàn)；多掌握外國(guó)文化、歷史、地理知識(shí)，尤其是外方上司國(guó)家的這方面知識(shí)，以利于增進(jìn)雙方的交流。

第十九章私人秘書(shū)工作

一、基本概念解釋

*1.私人秘書(shū)指為私營(yíng)企業(yè)、民辦機(jī)構(gòu)、個(gè)人或家庭所雇傭，提供秘書(shū)性服務(wù)的社會(huì)職業(yè)人員。

2.私人秘書(shū)工作是私人秘書(shū)為完成輔助其雇主的任務(wù)，而在一定范圍內(nèi)的勞動(dòng)。

二、基本問(wèn)題提示

1.私人秘書(shū)的特點(diǎn)：選擇的雙向性；工作的技能性；職能的綜合性；關(guān)系的雇傭性。

2.私人秘書(shū)工作的范疇很廣，內(nèi)容繁多，差異較大，但仍可從中概括出一些共性的任務(wù)：一是文書(shū)性工作；二是信息性工作；三是內(nèi)務(wù)性工作；四是門面性工作；五是臨時(shí)性工作。

3.私人秘書(shū)素質(zhì)的要求：

（1）道德方面——忠于職守，潔身自律，立心要正，為人要誠(chéng)，盡心、盡言、盡力，成為雇主事業(yè)的有效輔佐者。

（2）作風(fēng)方面——工作中既要沉穩(wěn)，又不遲鈍；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厲風(fēng)行、干凈利落，又要莊重穩(wěn)妥、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，做到張弛有致，緩急適中。私人秘書(shū)還要具

有謙虛、豁達(dá)、寬容、合作的作風(fēng)和修養(yǎng)。還必須磨練勤奮、堅(jiān)韌和靈活應(yīng)變的工作作風(fēng)。

（3）知識(shí)方面——私人秘書(shū)工作范圍廣，內(nèi)容多，因而要求私人秘書(shū)的知識(shí)面要寬，要有 “通才”的特質(zhì)。私人秘書(shū)要特別重視自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的動(dòng)態(tài)性，要針對(duì)客觀環(huán)境的發(fā)展變化而不斷調(diào)節(jié)、補(bǔ)充知識(shí)，以適應(yīng)社會(huì)對(duì)私人秘書(shū)工作越來(lái)越高的要求。

（4）能力方面——私人秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的運(yùn)用知識(shí)、解決問(wèn)題的能力。要有較強(qiáng)的適應(yīng)能力，能在較短的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)不同的雇主、不同的業(yè)務(wù)和不同的工作內(nèi)容。其次，私人秘書(shū)要有較強(qiáng)的表達(dá)能力，再者，私人秘書(shū)要有較強(qiáng)的辦事能力，還要有較強(qiáng)的交往能力，能有效地建立和處理各種人際關(guān)系與公共關(guān)系，樹(shù)立良好的個(gè)人和組織形象。

（5）技能方面——私人秘書(shū)還要掌握操作各種辦公設(shè)備的技能。越來(lái)越多的雇主還要求私人秘書(shū)掌握駕駛汽車的技能。

第二十章現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)

一、基本概念解釋

*秘書(shū)職業(yè)，是指具有秘書(shū)知識(shí)和技能的人，受聘于單位或個(gè)人，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者或主事者處理日常事務(wù)，提供綜合性服務(wù)，并收取報(bào)酬的一種社會(huì)職業(yè)。

二、基本問(wèn)題提示

1.秘書(shū)職業(yè)化的標(biāo)志：（1）產(chǎn)生了與官職脫鉤的趨勢(shì)；（2）以從事秘書(shū)工作為謀生手段；

（3）出現(xiàn)專門的服務(wù)機(jī)構(gòu)；（4）形成社會(huì)上專門的職業(yè)階層。

2.現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)的主要特征：（1）秘書(shū)服務(wù)對(duì)象多元化；（2）秘書(shū)主體商務(wù)化；（3）秘書(shū)知識(shí)技能專業(yè)化；（4）秘書(shū)勞動(dòng)價(jià)值商品化。

3.現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)：

（1）秘書(shū)主體商務(wù)化；（2）秘書(shū)功能綜合化；（3）秘書(shū)辦公自動(dòng)化；

4.求職準(zhǔn)備包括：（1）心理準(zhǔn)備——樹(shù)立求職意識(shí)，強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)；（2）實(shí)力準(zhǔn)備——建立合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)廣泛的適應(yīng)能力；（3）信息準(zhǔn)備。

5.自薦求職信函所包括的內(nèi)容和應(yīng)注意的問(wèn)題。

自薦求職信函所包括的內(nèi)容：說(shuō)明個(gè)人基本情況，著重介紹自己勝任秘書(shū)工作的有利條件及其與自己所學(xué)專業(yè)的聯(lián)系，適當(dāng)敘述自己的發(fā)展?jié)摿?；?duì)所求工作的愿望；附上相關(guān)支持材料，如技能證書(shū)、畢業(yè)論文。寫(xiě)自薦求職信應(yīng)注意的問(wèn)題：注意格式和用詞，不要太長(zhǎng)，要具有可讀性，態(tài)度要真誠(chéng)、坦率。

△技能訓(xùn)練：1.寫(xiě)一份本人簡(jiǎn)歷；2.寫(xiě)一份自我推薦材料。

第五篇：秘書(shū)工作

秘書(shū)工作是有思想無(wú)主見(jiàn)，有成果無(wú)形象；在別人眼中，你是有權(quán)力無(wú)職位；工作性質(zhì)是有心事無(wú)口表；個(gè)人形象是有本事沒(méi)脾氣

秘書(shū)既要像只穿山甲，立足現(xiàn)實(shí)，有埋頭苦干的精神；又要像只狐貍，胸懷全局，有勤于思考的習(xí)慣

“穿山甲一天到晚躲在地底下，埋頭打洞穿山，對(duì)外面的事它一概不管；而狐貍則整夜蹲在山頂上，望著天上的月亮，想著怎么才能啃一塊月亮。如果一個(gè)秘書(shū)像穿山甲那樣，一天到晚只知道干活，沒(méi)有一點(diǎn)靈氣，領(lǐng)導(dǎo)肯定不喜歡；相反，一個(gè)秘書(shū)像只狐貍，不踏踏實(shí)實(shí)干活，一天到晚打小算盤，領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)欣賞。”

秘書(shū)必須是“全能型”的，要會(huì)寫(xiě)各種不同的稿子；還必須是“研究型”的，平時(shí)要多讀多看多思，大量積累素材；秘書(shū)體力必須是“全勤型”的，要能吃苦、能加班、能連續(xù)熬夜；最后，秘書(shū)的適應(yīng)力必須“全優(yōu)型”，就是對(duì)不同領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格能有很強(qiáng)的適應(yīng)力。

一是身體好。身體不好，經(jīng)不起摔打，受不了折騰，再有才華，也只能像《三國(guó)》上的郭嘉那樣自動(dòng)出局。所以，我拜師學(xué)藝，打太

極拳。

二是脾氣要好。一為秘書(shū)，就意味著化小我為大我，從有我到無(wú)我，委曲求全，隨曲就彎。撐開(kāi)肚皮，裝得下飯菜，裝得下知識(shí)，裝得下秘密，也裝得下委屈。

三是運(yùn)氣好。給誰(shuí)當(dāng)秘書(shū)，沒(méi)有自主權(quán)、選擇權(quán)。能不能遇到好領(lǐng)導(dǎo)，靠運(yùn)氣！

文字的生命力來(lái)自于作者的活思想。思考力決定競(jìng)爭(zhēng)力。敏銳而深刻的思考，是文字材料的“根”。這需要長(zhǎng)期的思維訓(xùn)練。材料沒(méi)骨子，文字不過(guò)關(guān)，在秘書(shū)堆子里站不住腳。

第一怕劈頭三斧子。領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間寶貴，有時(shí)候改稿子，沒(méi)有通讀，抓筆就揮，大刪大改。負(fù)責(zé)任的秘書(shū)寫(xiě)材料，就像裁縫做衣服。如果領(lǐng)導(dǎo)什么都不看，拿把大剪刀，在你的成衣上剪一個(gè)大窟窿，那就很麻煩。面對(duì)著這個(gè)大口子，如同面對(duì)自己身上的傷口，你不敢更動(dòng)，又不能不動(dòng)。動(dòng)，也只能圍繞口子縫縫補(bǔ)補(bǔ)。常常擱筆嘆息：“老先生為什么要在這兒開(kāi)個(gè)口子，是不是要在這兒縫個(gè)口袋？這不破壞了

整體布局嗎？郁悶！”

第二怕領(lǐng)導(dǎo)不能會(huì)意。公務(wù)文字都講究個(gè)深入淺出，文字淺顯。但是，有時(shí)也回避不了生僻字和引用語(yǔ)，這時(shí)就讓人躊躇：怕領(lǐng)導(dǎo)誤讀。領(lǐng)導(dǎo)不是訓(xùn)詁學(xué)者，念錯(cuò)字，讀破句，與情可原，與理可通。寫(xiě)稿子的時(shí)候，秘書(shū)就要考慮，少用生僻字，少引古詩(shī)文、外國(guó)語(yǔ)。對(duì)生僻字，可不可以注音呢？似乎也不妥。那是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)文化水平的低估。有時(shí)候，秘書(shū)只能有意無(wú)意地在領(lǐng)導(dǎo)面前嘮叨這句話，但是，領(lǐng)導(dǎo)哪會(huì)在意你的苦心呢？

第三是對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)文風(fēng)深惡痛絕。公文太長(zhǎng)、太空，上下相套，左右相襲，津津于辭藻，沾沾于耦合。文字上習(xí)慣于標(biāo)題齊整、段落規(guī)整、句式工整，形式上過(guò)分雕琢，邏輯上過(guò)分周延，而內(nèi)容空洞，精神僵化，思想蒼白。我強(qiáng)烈呼吁，要像唐宋八大家反對(duì)六朝駢驪文，徹底變革公文文風(fēng)。文風(fēng)不改，學(xué)風(fēng)改不了，思想更新不了，官僚習(xí)氣去不了。

?！胺菍W(xué)無(wú)以廣才”，在紛繁的信息中，迅速汲取有用的知識(shí)，是秘書(shū)的基本功。秘書(shū)是雜家，是通才，涉獵不能不廣，思維不能不敏銳，情況不能不知，文件不能不學(xué)，書(shū)本不能不讀。工作，逼著我們苦學(xué)、多學(xué)、快學(xué)。而在一知半解，囫圇吞棗中，精神世界也不知不覺(jué)

地豐富起來(lái)。

跟在領(lǐng)導(dǎo)身邊，耳濡目染，潛移默化，秘書(shū)的受益是全方位的。領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)復(fù)雜問(wèn)題的處理藝術(shù)，對(duì)急難局面的控制能力，對(duì)無(wú)可奈何之事大而化之的水平，無(wú)處不是學(xué)問(wèn)，卻又是任何學(xué)校學(xué)不到的真知。行政能力，更需要綜合素質(zhì)，而不是專業(yè)知識(shí)；更需要工作經(jīng)驗(yàn)，而不是理論水平。秘書(shū)每天接觸的都是各式各樣的行政實(shí)務(wù)，蘊(yùn)含著資政佐治的真經(jīng)。秘書(shū)學(xué)是一門實(shí)學(xué)和顯學(xué)，因?yàn)樗^承了領(lǐng)

導(dǎo)學(xué)的衣缽。