第一篇：秘書實務(第九章)信訪工作

1.什么是信訪與信訪工作？

信訪是社會成員通過書信、電話、走訪等形式，向各級領導機關反映個人或集體意愿的一種社會政治交往活動。

信訪工作是各級領導機關依照政策法規(guī)，受理信訪事項、調(diào)整信訪關系的活動。

信訪工作由以下五個要素構成：信訪人、信訪受理者、信訪事項、信訪工作方式、信訪工作效果。

2.信訪工作的特點、作用和原則是什么？

信訪工作的特點是：群眾性；經(jīng)常性；政策性；思想性。

信訪工作的作用是：聯(lián)系群眾；民主監(jiān)督；調(diào)解矛盾；反饋信息；維護社會穩(wěn)定。信訪工作的原則是：調(diào)查研究，實事求是；分級負責，歸口辦理；執(zhí)行政策，依法辦事；解決實際問題與思想教育疏導相結合。

3.信訪工作有哪些主要制度？

信訪工作的主要制度有：領導閱信接訪制度；機關分工協(xié)作制度；回音制度；回避制度；答復制度；獎懲制度。

4.如何處理匿名信、聯(lián)名信、涉外信？

處理匿名信應注意：要積極受理，對匿名信不另眼相看；要認真研究，對匿名信反映的線索不放過；要精心篩選，對匿名信中的信息不漏報。

處理聯(lián)名信應注意：處理要及時；工作要細致；預測要超前。

處理涉外信應注意：高度重視；平等相待；內(nèi)外有別。

5.何為集體上方訪？如何正確處理集體上訪？

集體上訪，是指5人或 5人以上為反映同一問題而串聯(lián)在一起，到上級機關提出共同要求的信訪活動。它是信訪矛盾激化的一種表現(xiàn)形態(tài)。

處理集體上訪，首先，應堅持預測預防與解決問題相結合；其次，應堅持歸口辦理與就地消化相結合；再次，應堅持原則性與靈活性相結合。

集體上訪一旦發(fā)生，秘書部門應針對具體情況，采取以下方法：(1)穩(wěn)定情緒，控制局面。(2)摸清情況，研究措施。(3)領導出面，協(xié)調(diào)處理。(4)區(qū)別情況，恰當處理。

6.如何做好上訪老戶的工作？

對上訪老戶的處理方法是：要從維護社會穩(wěn)定的高度做好信訪老戶的工作；認真解決好上訪老戶的思想和實際問題；加強縱橫協(xié)調(diào)，集中力量聯(lián)合辦案；做好基礎工作，在治本上狠下功夫。

7.信訪案件查辦的基本要求和程序是什么？

信訪案件查辦的基本要求是：手續(xù)完備；案情清楚；定性準確；處理恰當；善后工作落實。

信訪案件辦理的程序是：初步核實；立案；轉交；催辦；回報；結案。

8.如何搞好綜合反映？

搞好綜合反映應做到：定期整理來信來訪情況；注意積累動態(tài)反映資料；及時了解黨和國家的中心工作；關注群眾情緒和思想傾向。

第二篇：秘書實務

禮賓次序常用的5種方法

1依照來賓的具體身份和職務高低來排列順序。2按字母順序排列。

3依照來賓到達現(xiàn)場的具體時間早晚來排列

4依照來賓告知東道主自己到訪的時間的先后排列

5不排列即不分先后 涉外禮賓的準備工作。

1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。

2注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習慣。3擬定來賓訪問日程。4.安排食宿

涉外會見、會談的程序。1提前約定。

2.通知對方有關事項。3.準備工作.4.迎接客人 5會見、會談

6.送別客人 接待計劃與安排

1、說明接待計劃的三項內(nèi)容：（1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費列支。

2、人員安排中計劃中應寫明；（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員；（3）住宿地點、標準、房間數(shù)量；（4）宴請時間、地點、標準、人數(shù)（5）會見、會談地點、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排計劃：

（1）日期、時間、地點；（2）活動內(nèi)容；（3）陪同人員。

4、接待經(jīng)費計劃（列支）；（1）工作經(jīng)費；（2）餐飲費；（3）住宿費；（4）交通費；（5）參觀費；（6）其他不可預見費用。進行崗前培訓的基本原則和要求

①.不卑不亢：不論來自哪個國家.所代表公司、企業(yè)的大小應以禮相待，互相尊重 ②依法辦事：國際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律 ③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等 新聞發(fā)布會的注意事項

1.確定新聞主題，選擇發(fā)布良機。2.挑選媒介單位、落實宴請范圍。3.確定會議主持人，精選發(fā)人

4.處理好應回避的問題制定各種應變措施。慶典活動組織工作重點。

1.前期調(diào)查研究 2.精心策劃準備。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光臨。5.編排活動程序。6 安排其他活動。7.善后工作處理。開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點。1開放式：有利于溝通 節(jié)省辦公空間 辦公設備共享。難保機密 干擾大 無私人空間 2.封閉式：有利于安全保密 集中注意力 保護隱私。難交流 費用高

選擇不同辦公模式的方法

1.認真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點。3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應規(guī)章制度。5.確定新的分配制度。

辦公模式發(fā)生變化的原因

1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變?nèi)藗兊穆?lián)系不受地理位置限制，不再辦公場所也能進行工作。

2企業(yè)經(jīng)營需要既支出少量費用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務

3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益 4大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。

5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時間上又更大的自主性和靈活性。7人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報酬。

8人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵員工的工作積極性。

制定計劃的作用。

1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實現(xiàn)自己的目標而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據(jù) 3.指明組織的活動方針和范圍保證行動目標一致 4指明事務順序先后安排

5是一種主要控制手段和數(shù)量化財政計劃

計劃工作主要內(nèi)容

1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限 2每一項任務的數(shù)量和質量要求。3每一項任務所需費用和其他資源 4每一項任務所承擔的人員及負責人。5每一項任務完成情況的檢查和監(jiān)督。

安全檢查的主要內(nèi)容及原則

1.對可預見的自然災害作好科學預測分析及時及早預報

2.對可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關信息，掌握動向 3.對以前發(fā)生的事件進行總結，制定防范措施。4.對預測的突發(fā)事件制定應急方案

5.將應急方案或應急程序公示于醒目位置

6.進行度突發(fā)事件的培訓和演練，掌握必要的知識與技能 7.配備相關設備和資源

8.定期檢查維護更新設備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。

原則：1加強領導 統(tǒng)一指揮2.快速反應 控制事態(tài)發(fā)展3以人為本 保護公眾利益4公開透明 面對公眾。

突發(fā)事件的報告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容

必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)2.作為安全教育的案例資料3.便于應對各種賠償案件 內(nèi)容：

1.《事故情況記錄表》：事故發(fā)生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人 2.《工傷情況報告表》：事故發(fā)生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人辦公設備購買和租用的優(yōu)缺點及其采購程序

1購買：優(yōu)點：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點:一次付費過高。設備難更新。2租用：優(yōu)：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用協(xié)議包括維護修理。便于更新?lián)Q代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。

采購程序：提出購買申請 審批落實費用 選擇供應商 簽訂供貨合同 貨物驗收入庫支付貨款。

正確選擇辦公設備和易耗品供應商須考慮的因素

1.價格和費用

⑴比較不同供應商的要價：初次洽談的價格

⑵降低價格方法，如批量購買，節(jié)日削價或將其指定為唯一的辦公用品供貨商

⑶購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金

2.質量和交貨

⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇不合格物品的供應商

⑶比較供應商交貨的時間⑷供應商能說到，做到，有誠信，很可靠

3.服務和位置

⑴比較為客戶提供服務是否方便，如所提供的訂購方式

⑵供應商所在地點方便聯(lián)絡和交貨 4.安全和可靠性 ⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續(xù)及相關發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性

申請費用以及報銷結算的步驟是

1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。

3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。

4、在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向對方索取相應的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。

5、商務工作結束，申請人應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

6、如果事實商務工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。制定采購預算方案的程序和內(nèi)容

1程序：確定預算基數(shù) 調(diào)研 確定采購的產(chǎn)品 編寫預算方案 修改完善方案

2內(nèi)容：預算的項目名稱 目標 需要的辦公資源 采用預算方法 測算的依據(jù) 支付預算標準 政府采購主要方式

公開招標 邀請招標 競爭性談判 單一來源 詢價 國務院政府采購監(jiān)督機構認定的其他方式合理調(diào)配和利用辦公資源

1.a制定合理的調(diào)配計劃：根據(jù)有關開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項作出調(diào)配計劃，計劃要又預見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質重要的部門實行傾斜政策。

2.建立辦公資源運行檔案（購買信息 維修合同 操作指南 所有資源情況列表 基本信息 日志記錄和故障登記）3.管理辦公資源的注意事項（及時更新記錄 按規(guī)定清退辦公用品、設備 掌握人員流動情況）會議籌備

1作用：了解會務工作的全局 加強協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標實現(xiàn) 2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性

3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要 4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設備和工具 會議文件會議人員組成及人數(shù) 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經(jīng)費安排 會議籌備機構和完成任務的期限 會議應急方案的內(nèi)容

1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設備問題 資料問題 健康與安全問題與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時工作人員的責任

3.處理會議中意外事件的方法：同上組織電話會議的方法

發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設備 設備維護 為減少租用通信線路的時間 節(jié)約費用

遠程會議籌備方案特點

（1）遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、能夠與電話服務機構商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。

（2）遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務公司的服務業(yè)務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

（3）會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。（4）遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會議籌備情況檢查主要內(nèi)容

1會議準備工作是否充分 2文件材料的準備 3會議布置情況

4禮儀接待人員的準備 5環(huán)境條件與用品的準備

6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容

做好會務籌備情況檢查的方法有兩種：

（1）聽取會議籌備人員的匯報

1）聽取匯報的領導要加強前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。2）會議籌備人員對匯報材料的準備要側重困難和問題，注重實效。3）選擇合適的匯報時間。

4）對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。（2）會前現(xiàn)場檢查

1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發(fā)材料。

2）注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。3）設立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。

4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應佩帶徽章或名牌。

5）準備接待休息室。應在接待休息室內(nèi)放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應備有急救箱。

6）安排接待、服務人員。配備精通產(chǎn)品和服務的人員，事先組織培訓，回答與會者的提問。7）遠程會議要加強對設備的檢查。

會議協(xié)調(diào)的內(nèi)容

1協(xié)調(diào)會議召開的時間地點出席人員列席人員 2協(xié)調(diào)會議相關事項 3協(xié)調(diào)會議議題 4協(xié)調(diào)會議紀要

5協(xié)調(diào)會議決定事項的落實 推進會議進程的方法

1了解會議主題和議題 2嚴格遵守會議時間 3主題明確

4鼓勵和引導與會者

5消除交流故障抵制不和諧因素 6合理安排議題

7掌握會議休息的時機 8適時結束會議 會議經(jīng)費使用的方法

1以節(jié)約為原則，需要開支的項目要盡量列的詳細具體

2向會議籌備委員會的領導人提出申請并按照審批權層層審批 3領導審批后由財務部門提取現(xiàn)金或填寫支票 4支出會議經(jīng)費

5領導審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標準和報銷的這種財務制度和規(guī)定辦理結賬手續(xù)。會議總結的目的

1檢查會議目標的實現(xiàn)情況 2檢查各小組分工執(zhí)行情況 3檢查個人工作情況 4表彰先進個人

5妥善解決會議遺留的問題 高效率會議的決定因素

1會議召開的必要性 2經(jīng)過精心準備 3地點選擇適中 4形式多樣化

5嚴格執(zhí)行了會議的各項議程 6與會者經(jīng)過認真確認和專心挑選 7嚴格開會、散會時間 8會議作出的決定事項 9會議經(jīng)費支出合理 10會議服務熱情周到 信息利用的要求

1信息利用要給組織帶來效益

2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負責。不能損害社會環(huán)境和公眾利益 3信息利用要嚴格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權保護的相關法律法規(guī) 登記

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對存儲信息按批分類登記；

②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

2、編碼：

（1）編碼要求；編碼結構應表示出信息的組成方式及關系。

（2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼；

②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類 提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作

2方法：開設閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復制本 提供咨詢服務 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽

編寫大事記的工作步驟和注意事項

1.接受任務后，首先收集有關文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列。

第三篇：秘書實務

《秘書素養(yǎng)》2011年第15 期《黑龍江科技信息》

1、《毛澤東論秘書素養(yǎng)》2010年第十一期《今日浙江》

2、《論秘書素質與培養(yǎng)》2009年10月22日武漢市中等職業(yè)藝術學院

3、《21世紀企業(yè)秘書素質談》2003年福建師范大學福清分校莊文泉

4、《高校秘書人員的檔案學素養(yǎng)》《大理學院學報》2008年第1期

5、《論高校教務秘書的職業(yè)素養(yǎng)》2008年第16期《中國成人教育》

6、《簡論高校秘書人員的信息素養(yǎng)》2006年第24期《文教資料》

7、《論秘書素質與培養(yǎng)》2009年第9期《科技創(chuàng)業(yè)月刊》

8、《論當代秘書的基本素養(yǎng)》2008年第2期《傳承（學術理論版）》

9、《淺論現(xiàn)代秘書應具備的素養(yǎng)》2012年第17期《中國科技博覽》

10、《淺論秘書人員素養(yǎng)》2005年第3期《和田師范?？茖W校學報》

11、《政務秘書應具備的媒介素養(yǎng)》2007年第6期《當代傳媒》

12、《論秘書的基本素養(yǎng)》2011年第11期《科學財富》

13、《國企辦公室秘書應具備的素養(yǎng)》《中國核工業(yè)》2010年第12 期

1、毛澤東一生中用過許多秘書他對秘書人員的政治立場、理論修養(yǎng)、思想品德、工作作風、知識素養(yǎng)以及業(yè)務能力等方面，都提出了很高標準，給秘書人員提高素質指明了方向。

2、秘書在現(xiàn)代社會中具有十分重要的作用，秘書素質的高低會直接影響直屬領導工作.秘書素質主要包括職業(yè)道德、知識素養(yǎng)和人文素質等幾個方面，并可以通過建立合理完善的課程體系等途徑來培養(yǎng)秘書素質.。

3、隨著我國政治經(jīng)濟體制和經(jīng)濟體制改革的不斷深入，二十一世紀我國高職高專的秘書教育應重點關注企業(yè)對秘書人才的需求情況，從而為企業(yè)培養(yǎng)出大量適用型、技能型、復合型的高素質的綜合型人才。據(jù)此加大培養(yǎng)力度，從宏觀上調(diào)整教育方式，有針對性地加大對秘書人才素質的培養(yǎng)。

4、高校秘書工作與檔案工作有著密切的聯(lián)系，秘書的工作性質決定秘書除了具備秘書學、行政管理等學科知識以外，還必須兼?zhèn)錂n案學知識，本文從秘書工作與檔案工作的關系、秘書必須具備檔案知識等方面論述了秘書掌握檔案知識的重要性，并提出提高秘書人員檔案學素質的途徑。

5、高校教務秘書是專職管理人員，是學校與院系、教師與學生之間聯(lián)系、溝通的橋梁和紐帶，是高校教育思想、教育計劃的執(zhí)行者、實施者與管理者，因此在高校管理中具有不可替代的作用。新形勢下高校教務秘書必須具備優(yōu)良的政治思想素養(yǎng)、嫻熟的業(yè)務素養(yǎng)和良好的心里素養(yǎng)。

6、高校秘書人員除了應具備較高的政治素養(yǎng)、思想作風、職業(yè)道德素養(yǎng)等外，還應具備較高的信息素養(yǎng)。信息沭陽是指個體認識到何時需要信息，且能夠檢索、評估和有效地利用信息的綜合能力。它的本質包括信息意識情感、信息倫理道德和信息技術基本知識以及操縱、利用和開發(fā)信息的能力四方面。

7、秘書在現(xiàn)代社會中具有十分重要的作用，秘書素質的高低會直接影響直屬領導工作。秘書素質主要包括職業(yè)道德、知識素養(yǎng)和人文素質等幾個方面，并可以通過建立合理的課程體系等途徑來培養(yǎng)秘書素質。

8、秘書人才必須具備以下基本素養(yǎng)：深厚的政治理論素養(yǎng)和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，嫻熟的文字處理能力和較強的當代辦工技能，全面的綜合能力和靈活的協(xié)調(diào)能力，健康的身體和健全的心理素質既要思維敏捷。

9、現(xiàn)代秘書崗位是一項綜合性工作崗位，對從事秘書工作者有著更高的要求。要做一名合格的辦公室秘書，不僅需要具備廣播的基礎知識、精湛的專業(yè)技術、靈活、創(chuàng)鑫的工作能力，而且需要具備良好的心理素質。

10、秘書工作的基本規(guī)律，決定秘書人員具備必要的能力素養(yǎng)、治理素養(yǎng)、心理素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德素養(yǎng)和政治素養(yǎng)。秘書人員必須努力提高自身素養(yǎng)和修養(yǎng)，才能更好地為領導服務，充分發(fā)揮助手多喝參謀作用。

11、媒介是各種政治、經(jīng)濟、文化等社會信息的載體，作為社會管理者的政府，在行使管理者的政府，在行使職能時與媒介有著天然、密不可分的聯(lián)系；作為政府部門信息管理者的秘書必須了解媒介、掌握媒介規(guī)律，具備良好的媒介素養(yǎng)。

12、隨著信息時代的發(fā)展，特別是在經(jīng)濟全球化，社會多樣化的今天，秘書面對的文化背景寬了，思維領域廣了，知識更新快了，作為領導的助手，作為新時代的秘書，應該與時俱進，內(nèi)強素質，外樹形象，培養(yǎng)良好的職業(yè)素養(yǎng)。

13、一名合格的國企秘書，必須具備高尚的職業(yè)道德、過硬的政治思想、高超的業(yè)務能力、睿智的心智。人的素養(yǎng)是指在道德品質、政治思想、業(yè)務能力、工作作風及專業(yè)技能方面，經(jīng)過實際工作歷練、培養(yǎng)所達到的水平。要成為一名合格的國企秘書必須具備高尚的職業(yè)道德、過硬的政治思想、高超的業(yè)務能力、瑞達的心智。

第四篇：秘書實務

一、單選題30.考慮來賓座次安排的主54.會議評估反饋數(shù)據(jù)的分字數(shù)是(500字)

1.秘書實務的性質是(專業(yè)要因素是(地位高低、職務析報告通常應遞交給（主管79.正在通話中,如電話突性)大?。╊I導）。然中斷(打入一方應再次打

2.例行會議的組織屬于(必31.秘書在打電話時，要注55.員工領取辦公用品時，入)

辦之事)意禮儀，以下哪一項不符合應填寫《物品申請表》，并80.秘書對接到郵件進行初

3.秘書為領導者擬定工作常用電話禮儀：（公務電話由（授權人）簽字批準。步分類,最常見的方法是日程表(必須向領導者報告)可以在任意時間打）56.秘書在安排車輛使用(按種類(比如信件、雜志、4.秘書撰擬法定公文首先32.在秘書的值班工作中，時，如果車輛安排發(fā)生沖宣傳品等)分)

要熟悉(公文法規(guī))以下哪一項不屬于他的職突，秘書首先應（主動與當81.關于安排約見,下面的5.危急事件具有(突發(fā)性)責范圍：（協(xié)調(diào)處理安全保事各方協(xié)調(diào)）。哪種做法是錯的(與本單位

6.“此件很好，擬予批轉，衛(wèi)工作）57.秘書在協(xié)調(diào)會議室使用人員的約見應安排在上午請史書記閱示”的擬辦意見33.會議的基本要素不包括過程中，如果內(nèi)部會議室使早些時候)

適用于(建議件)以下哪一項內(nèi)容：（會議目用緊張，應（按輕重緩急安82.下面哪項工作屬于日本

7.秘書篩選文件的目的是的）排）。秘書活動中的非固定業(yè)務(減輕領導者閱文負擔)34.從行文方向看，“請示”58.許多秘書用法則列出工(上司得急病時送他去醫(yī)

8.高層次信息必須具備的屬于：（上行文）作的優(yōu)先等級，A級表示院)

三個要素是(有情況、有分35.這類文書涉及社會組織（重而急）。83.會議最基本的驅動力是析、有建議)最核心機密，一旦泄露會給59.秘書在接聽電話時，應(會議的目標)

9.按原始信息資料向所提社會組織的安全和利益造選擇（問候→報出自己單位84.無正式資格,無表決權供的主題層層逼近是信息成特別嚴重的損害。這類文（部門）的名稱→詢問對方也無發(fā)言權的是會議的(列加工的(縱深法)書屬于：（絕密文書）姓名）的程序。席成員)

10.要對某一事物進行深入36.稅收的基本特征是：（強60.秘書經(jīng)常使用的收件日85.下面哪個不屬于上司在細致的調(diào)查應選擇(典型調(diào)制性、無償性、固定性）期戳屬于（歸檔用品）。會議期間需用的資料(工作查)37.講演的技巧不包括以下61.秘書堅持每天記工作日計劃)

11.“去粗取精，去偽存真，哪項：（服飾）記，其主要的目的是（認真86.不涉及秘密事項,也不由此及彼，由表及里”指的38秘書常用的裝訂類辦公分析，繼續(xù)改進，提高時需要公開的會議屬于(內(nèi)部是(研究過程)用品有（打孔機）。效）。會議)

12.某公司擬召開十周年成39.如果上司外出多個地62.下列選項中表述不正確87.秘書不宜為上司安排約立大會，會場布置應體現(xiàn)出方，秘書應（登記所有郵件，的是（職代會的閉幕詞可以見的時間有(上司出差返回的氣氛是(熱烈)并用電話一一告知上司）。代替會議總結）。的第一天)

13.會議成功召開的前提與40.秘書在接聽抱怨電話63.下列關于“死機”的描88.信件裝封時不規(guī)范的做基礎是(充分準備)時，應（聽對方把話說完，述，錯誤的是（當顯示器黑法有(信紙上打印有文字的14.規(guī)范的議案內(nèi)容包括回話時語調(diào)安詳、沉穩(wěn)）。屏時，就意味著計算機已經(jīng)一面向外折疊)

(案由、案據(jù)和方案)41.秘書在接打電話時，如“死機”）。89.受到別人名片卡的正確

15.落實信訪工作責任制必果需要對方回電，要注意64.涉外交往中應邀參加晚做法是(將名片放在桌邊眼須遵循的原則是(分級負（告知對方自己的電話號宴時（女性要化妝，不要穿睛可以看到的地方)

責，歸口辦理)碼）。白天的工作赴宴）。90.握手時的正確做法是

16.秘書部門收到匿名信應42.接待外賓要增強（保密）65.準備新聞發(fā)布會的文件(男士要等女士先伸出手時(積極受理)觀念，注意內(nèi)外有別，掌握應重點把關（報道提綱、問再去握)

17.國務院頒布《信訪條例》分寸。答提綱）。91.下面哪種會場布置不適的時間是(1995年10月2843.設計會議評估表時應考66.下列表述不正確的是宜小型會議(禮堂形)

日)慮的要素有（填寫的難易程（從使用范圍看，通告大于92.秘書正接待客人時,如

18.會見合影時的禮賓次度）。公告）。有新的客人來到,正確的做序，主人居中(主客雙方間44.對會議的評估應（科學67.文稿審核是文稿（簽發(fā)）法是(對原來的客人表示歉隔排列)高效）。前的最后一道文字工序。意,請他稍等,然后禮貌地

19.客人的某項要求與擬訂45.做好會務工作的協(xié)調(diào)要68.會議文件的分發(fā)需要注招呼新來的客人)的接待計劃有沖突時，秘書實行（集中領導）、統(tǒng)一安意（適時適量）分發(fā)。93.秘書工作經(jīng)常要同各種部門應(作出適當調(diào)整)排。69.會議簡報一般字數(shù)在資料、圖表打交道，因此要

20.商務談判中開盤價的提46.會議規(guī)模由會議的組織（幾百字至多不過千字）。注意（文件）保密。出者是(賣主或買主)者主要根據(jù)（實際情況）來70.會議規(guī)格和規(guī)模的高低94.請柬的發(fā)送要掌握好

21.對談判雙方具有約束力掌握和控制。不由與會者的（名氣）決定。（時間性）。的法律性文書是(協(xié)議書)47.在領導確定會議時間和71.會議記錄的特點是真實95.國際禮儀中（不卑不亢）

22.秘書隨從工作的顯著特內(nèi)容后，秘書首先要（發(fā)出性和（資料性）。原則是保持人格平等的原征是(流動性)會議通知）。72.承擔大量現(xiàn)金與支票的則。

23.年終總結前夕秘書跟隨48.（人工）信息反饋系統(tǒng)交流及保管的公司財務部96.會見外賓，按國際慣例，領導視察所屬單位屬于(檢是當前信息工作中的主要門，應設置在（封閉式辦公主賓坐于主見人的右側，其查考核型隨從工作)反饋系統(tǒng)。室）中操作。他外賓依級別、身份均坐于

24.傳真的英文縮寫是(Fax)49.文書中的情況通報的正73.秘書活動的成果是（隱（右側）。97.會務籌備情

25.電話按照通話的范圍可文包括(情況介紹 情況分匿性）況檢查的方法最可靠的是分為(普通電話、保密電話)析)74.秘書所扮演的社會角色（會前現(xiàn)場檢查）。

26.一旦泄露會使國家的安50.接待日程安排制定要的本質是（助手角色）98.在涉外商務活動中，選全和利益遭受損害的密級（周全），才能使接待活動75.下面哪項工作屬于中國擇的禮品應該（包裝講是(秘密)的重要內(nèi)容不疏漏。秘書活功中臨時交辦的工究）。

27.防治計算機病毒的基本51.會場的大小要根據(jù)會議作（代表領導參加會議）99.擬辦工作應由（文書人方法是(發(fā)現(xiàn)-解剖-殺滅)的（規(guī)模）而定。76.下面哪種一般不擬定會員）進行。

28.對可能發(fā)生的危急情況52.秘書保管的零用現(xiàn)金不議議程（外單位上司）100.在召開遠程會議時，應進行分析屬于(事件預測)可以用于（機票費）的支出。77.在會見中,身份低者會首先考慮（技術要求、保密

29.領導者日常活動是一項53.信息分類原則中不包括見身份高者稱為（拜會）要求）。

(事務活動)（合理性原則）78.一份會議簡報最適宜的101.在審核會議文件的具

體內(nèi)容時，首先要審核會議2.判斷下句中標點符號使25.在準備會議文件時，秘活實踐中各種人或事的報文件內(nèi)容（是否偏離了會議用是否正確：“既要實事求書應向有關部門或個人搜道樣式。（√）的主題）。是，又要異想天開”，這本集材料。（√）49.事件通訊在結構上可以102.以下屬于對抗性問題身就是一個科學加詩意的26.秘書應協(xié)助會議服務人縱向來寫，也可以橫向來的是（“這些我們都能做到，論題。（√）員做好會議的值班、保密工寫。（×）

你呢？”）。3.完全記錄法就是要求對作。（√）50.招標書與投標書都有一103.秘書人員參加會議，輔講話內(nèi)容作一字不差的記27.信息資料的編碼應選擇定的寫作規(guī)范,其中招標書導領導的研究問題（只有發(fā)錄。（√）最大值的代碼。（×）必須寫上抬頭,而投標書則言權，沒有表決權）。4.根據(jù)合同法的規(guī)定，承諾28.加強保密教育主要是指不一定寫上抬頭。（×）104.下列不可以作為述職須與要約的內(nèi)容保持一致，要對要害單位和部門狠抓51.起訴狀的核心內(nèi)容包括報告稱謂的是（各位來承諾的形式一般與要約形思想教育。（×）事實與理由。（√）

賓）。式相同.（√）29.保密工作依法管理就是52.擬寫通告、公告時必須105.會議結束后，秘書應根5.公司法規(guī)定，公司的經(jīng)理指嚴格按照刑法和保密法注明主送機關。（×）據(jù)會議的決定做好會后（反由董事會聘任或解聘。（√）進行管理。（×）53.講話稿最本質的特點是饋）工作。6.企業(yè)財產(chǎn)的所有權屬于30.對于不涉及多方,或者針對睦。（×）

106.會議協(xié)調(diào)的目的是保投資者，企業(yè)擁有一切出資雖涉及多方但不宜或不必54.制發(fā)檔案證明的唯一依證會議（順利進行）。者投資形成的全部法人財以會議方式協(xié)調(diào)的問題,可據(jù)是可靠的檔案原件。（×）107.下列關于合同、意向書產(chǎn)權。所以，出資者所有權以用面商協(xié)調(diào)法。（√）55.檔案編研工作就是編寫和協(xié)議書的異同，不正確的與法人財產(chǎn)權是不可分離31.檔案保密的依據(jù)是文件檔案參考資料。（×）表述是（意向書與協(xié)議書所的。（×）原定的密級。（√）56.檔案網(wǎng)站建設是檔案信能反映的活動領域比合同7.朝鮮族自古就有尊老愛32.分類檔案是檔案鑒定的息化建設的重要步驟，是檔狹窄，涉及的范圍小得幼、/考·試·大/禮貌待人依據(jù)。（×）案部門聯(lián)系社會的重要窗多）。的優(yōu)良傳統(tǒng)。（√）33.檔案參考資料的最大優(yōu)口。（√）

108.秘書在進行上下協(xié)調(diào)8.回族信仰斯蘭教，因此形點在于利用者不必翻閱大57.組織沿革的編寫體例分時,應注意捕捉有利時機、成了他們所特有的生活習批檔案,便可簡明地得到所為時序法、系統(tǒng)法和階段法換位思考和（服從大局）。俗與方式。（√）需的材料.（√）三種。（×）

109.會議協(xié)調(diào)是會議組織9.秘書對職責范圍以外的34.利用電子計算機系統(tǒng)傳58.檔案信息數(shù)字化的主要管理的（重要手段）事項也可以表態(tài)。（×）遞信息將取代其他傳遞方任務就是對紙質檔案信息110.方便利用信息的關鍵10.要根據(jù)來賓的要求和本法。（×）進行數(shù)字化轉換。（√）是（要方便檢索）。單位實際情況，做好咨詢工35.文書的分類、排列方法59.內(nèi)容全面、材料翔實是

二、多選題作。（√）主要有不設類編排、單層分專題概要的編寫要求之一。

1.辦公室布局應考慮的主11.任何組織機構的檔案都類編排和多層分類編排。（√）

要因素有：（A、企業(yè)的規(guī)模應單獨構成全宗。（×）（√）60.檔案閱覽服務是一種需和員工人數(shù)C、企業(yè)經(jīng)營的12.檔案檢查工作是指存儲36.檔案用戶只要有合法的要嚴格控制的檔案利用形性質和內(nèi)容，業(yè)務部門的職檔案信息的過程。（×）證件就能利用任何檔案。式。（×）

能特點）13.知照類決定的特點是重（×）61.現(xiàn)代的檔案信息數(shù)字化

2.會議的類型可以按以下在要求。（×）37.反映本單位主要職能活建設面臨的根本問題是數(shù)標準劃分：（A、按組織類型14.公文文稿的正文是確定動的重要事件可列人大事字化對象的價值難以確定。分類C、按出席對象分類D、主題材主要依據(jù)。（√）記。（√）（√）

按功能性質分類）15.組卷后案卷內(nèi)的文書，38.檔案部門只向有關部門62.經(jīng)理讓秘書把一份資料

3.會議結束后，秘書整理會其厚度不能超過250長，薄提供檔案證明。（×）復印好，下午交給他。秘書議室的工作包括：（B、揭去度不應少到不便函翻閱的39.組織機構沿革可以采用馬上復印好，并交給了經(jīng)會場、會議室裝飾物C、辦程度。（×）文字敘述或圖表的形式。理。有客人來訪，秘書接待。理付費的有關事宜D、清點16.決定正文的結構安排應（√）客人走后秘書復印其他資與會人員借用的物品）根據(jù)決定篇幅的長短、事貢40.檔案閱覽室可直接提供料。（×）

4.文書按照辦理時限可分的復雜程度來確定。（√）檔案原件或復制件借閱。63.秘書引導客人進入會議為：（A、急件B、特急件D、17.從文書保密處理要求（√）室，入座時客人用手拂了拂非急件）分，有：絕密、機密、秘密41.文書匯編中，匯編目錄沙發(fā)。（×）

5.以下哪些項不包括在公件。（×）應置于編輯說明之后。（√）64.秘書正在打電話，進來文眉首部分：（B、主送機關18.生產(chǎn)、經(jīng)營計劃，多采42.匯編內(nèi)文書的編排主要兩位正在爭吵的客戶，秘書

D、公文標題）用表格與文書相結合的形包括文書的分類、排列、編對著話筒說：“對不起”（√）

6.文稿審核制度包括(C.初式。（√）目等。（√）65.秘書撥通電話，并對話審D.復審 E.終審)19.逐級行文也叫逐級下行43.科技檔案利用中可供開筒說：“喂，我是初燕，你

7.秘書部門信息工作的特文，是指上級向下級的行架閱覽的是科技檔案正本。是哪位？”（×）

點包括(A.服務性B.綜合文。（×）（×）66.公文立卷的步驟是：編性 C.針對性D.適時性)20.主題詞后用冒號，各主44.文書匯編選材中，初選制立卷類目、平時歸卷、年

8.會議簽到的方式有(A.題詞之間空一格，不用標的原則是內(nèi)外兼顧。（×）終調(diào)整定卷及歸檔。（√）簿式簽到B.卡式簽到 E.點。（√）45.提供利用是檔案工作的67.采用調(diào)查方式直接獲取電子簽到機簽到)21.擬定會議議程應詳細具中心任務。（√）第一手材料是最常見的信

9.秘書人員打公務電話的體，并應寫清時間與地點。46.消息中的背景一般放在息收集方法。（√）

原則是(A.清楚B.簡短C.（×）文章的結尾部分。（×）68.公共關系在組織經(jīng)營 禮貌E.保密)22.代表會議的名稱是不固47.問題研究調(diào)查報告是一管理 決策過程中，發(fā)揮著

10.接待來訪的程序包括(A.定的。（×）種專業(yè)性、業(yè)務性很強的調(diào)咨詢、建議、參謀的作用。接待B.登記C.接談D.處理23.會場的周邊環(huán)境是選擇查報告，其目的是揭露某一（√）

E.回訪)會場要考慮的重要因素之領域的某些問題或某一現(xiàn)69.區(qū)別不同類型稅種的主

二、判斷題 一。（√）象。（×）要標志是納稅人的不同。

1.秘書身份特殊，工作在領24.會議所需用品可以根據(jù)48.通訊是新聞體裁中以敘（×）

導身邊，應管理其他員工。需要隨時決定購買，無需開述為主，并以多種手法如描70.“東風來了，春的腳步（×）列清單。（√）寫、抒情、議論等來反映生近了?！边@句話用的是排比

修辭格。（×）96.利用電子計算機系統(tǒng)傳場合和地點。（√）145.辦公管理程序制定后

71.信息傳遞可以任意選擇遞信息將取代其他傳遞方120.封閉辦公室保護私人不得變更。（×）

各種方式。（×）法。（×）空間，加強對員工活動的監(jiān)146.秘書部門通常采用的72.全民所有制 企業(yè) 都必97.文書的分類、排列方法督。（×）信息溝通方式有口頭溝通、須依法取得法人資格.（√）主要有不設類編排、單層分121.批辦是文書辦理的核書面溝通和身體語言溝通。

73.所有案卷標題都必須標類編排和多層分類編排。心。（×）（√）

明時間。（×）（√）122.輪軸式傳閱時所有文147.秘書聽知能力的培養(yǎng)

74.辦公室的業(yè)務協(xié)調(diào)是指98.檔案用戶只要有合法的書傳閱以秘書人員為中心關鍵在于知，必須知其本協(xié)調(diào)本系統(tǒng)、本單位與外系證件就能利用任何檔案。進行。（√）意。（×）

統(tǒng)、外單位之間的關系，創(chuàng)（×）123.證卡簽到優(yōu)點是方便，148.與人交談時視線接觸造良好的周邊環(huán)境。（√）99.反映本單位主要職能活缺點是不便保存查找，適合對方臉部的時間應占全部

75.記者招待會也稱新聞發(fā)動的重要事件可列入大事于大中型會議。（√）談話時間的30％～60％。布會。（√）記。（√）124.會議記錄和會議紀要（√）

76.根據(jù)規(guī)定，我國股份有100.檔案部門只向有關部性質相同。（×）149.封閉式辦公室建筑成限公司的最低注冊資本額門提供檔案證明。（×）125.字母分類法中不需要本高且難以監(jiān)督員工的活為人民幣2000萬元。（×）101.組織機構沿革可以采索引卡片。（√）動。（√）

77.現(xiàn)金和銀行存款日記賬用文字敘述或圖表的形式。126.德爾菲法是一種主觀、150.文書處理工作是以文通常是由出納人員負責登（√）定性的方法。（√）書的準確為前提的。（×）記。（√）102.檔案閱覽室可直接提127.消費信用成為當今世151.主人接見客人一般稱

78.任何單位和個人都可以供檔案原件或復印件借閱。界主要信用形式之一。（×）為拜見。（×）

作為經(jīng)濟 合同 擔保人。（√）128.危機事件的顯著特征152.歸檔文件整理是將文（×）103.文書匯編中，匯編目錄是“結構不良性”。（√）件進行裝訂、分流、排列、79.用詞不當，屬于邏輯錯應置于編輯說明之后。（√）129.北美與拉丁美洲之間編號、編目、裝盒,使之有誤。（×）104.匯編內(nèi)文書的編排主的觀念和行為方式差別不序化的過程.（√）

80.數(shù)量詞可以充當主語、要包括文書的分類、排列、大。（×）153.溝通要素中的環(huán)境是謂語。（√）編目等。（√）130.商務文化包括工作態(tài)完全客觀的。（×）

81.會后的工作就是做好會105.科技檔案利用中可供度、激勵動機、時間觀念、154.成交階段是指談判雙務總結工作。（×）開架閱覽的是科技檔案正空間文化等多方面的內(nèi)容。方就各項條件達成一致意

82.人事考核的內(nèi)容是德、本。（×）（√）向的過程。（×）

能、智、績。（√）106.文書匯編選材中，初選131.電子商務文件歸檔的155.從事生產(chǎn)經(jīng)營的納稅

83.秘書的職業(yè)道德是秘書的原則是內(nèi)外兼顧。（×）要求主要是真實、完整，達人自領取營業(yè)執(zhí)照之日起在職業(yè)活動中的行為規(guī)范。107.提供利用是檔案工作到檔案功能價值。（√）30日內(nèi)，持有關證件，向（√）的中心任務。（√）132.會議通知的回執(zhí)對會稅務機關辦理開業(yè)登記。

84.在會議工作中，分發(fā)重108.國際商務秘書工作方議成功與否沒有太大影響。（√）

要文件一般要編號、登記。法中的秘書督促檢查法理（×）156.西餐上菜中第一道是（√）論上是一種領導行為。（√）133.復出口是外國商品進飲料。（×）

85.經(jīng)理辦公會屬工作例109.現(xiàn)代國際商務禮儀帶口以后沒有經(jīng)加工制造又157.公文立卷的步驟是：編會，是非決策性會議。（×）有很濃厚的歐美文化的特出口。（√）制立卷類目、平時歸卷、年

86.會議的規(guī)模與主題的不點。（×）134.當國際商務談判進入終調(diào)整定卷及歸檔。（√）同，不應影響到會場的布局110.國際商務秘書工作的結束階段時談判已全部了158.采用調(diào)查方式直接獲和擺放。（×）責任區(qū)域一般包括:個人辦結。（×）取第一手材料是最常見的87.信息交換應考慮本組織公責任區(qū)、公用區(qū)域、上司135.并非所有的沖突都是信息收集方法。（√）的利益。（×）的辦公區(qū)域三部分。（√）惡性的。（√）159.公共關系在組織經(jīng)營

88.安排領導的公務活動不111.商務文書書寫過程中136.溝通5要素是指：信管理決策過程中，發(fā)揮著咨是辦公室的一項經(jīng)常性任稱呼上如分不清稱呼“女源、信息、渠道、噪音、反詢、建議、參謀的作用。（√）務。（×）士”還是“小姐”，一般統(tǒng)饋。（×）160.區(qū)別不同類型稅種的89.會議期間的文書工作主稱“小姐”。（×）137.信息分類法中的字母主要標志是納稅人的不同。要包括文件的分發(fā)和清退112.會議的議題必須明確，分類法不需要索引卡片。（×）

工作。（×）一次會議的議題只有一個。（√）161.信息傳遞可以任意選

90.新時期秘書要具有創(chuàng)新（×）138.商務旅行計劃要比日擇各種方式。（×）

精神，大膽地試，大膽地闖。113.商務檔案屬于專門檔程安排更全面，涉及內(nèi)容更162.全民所有制企業(yè)都必如果總是考慮上級的意見案的范疇。（√）多。（√）須依法取得法人資格。（√）和員工的要求工作，就不能114.溝通過程中信息傳遞139.時間管理的對象是“時163.所有案卷標題都必須有突破性的進展。（×）的成功與否在很大程度上間”。（×）標明時間。（×）

91.秘書沒有責任辦理會后取決于人們接受信息的數(shù)140.政府與政府之間舉行164.辦公室的業(yè)務協(xié)調(diào)是反饋工作。（×）量，而這些信息的性質和質簽字儀式時，長桌的中央擺指協(xié)調(diào)本系統(tǒng)、本單位與外

92.實用選留，是作為日常量又取決于人際關系的性放旗幟，依據(jù)客右主左的原系統(tǒng)、外單位之間的關系，的信息工作而進行的一般質和質量。（×）則擺好袖珍國旗。（√）創(chuàng)造良好的周邊環(huán)境。（√）意義的選留，要求信息有廣115.中國人民銀行不對社141.護照是永久的證件。165.記者招待會也稱新聞度，并且有長期利用價值。會上的企業(yè)、單位和個人辦（×）發(fā)布會。（√）

（√）理存貸、結算業(yè)務。（√）142.商務合同應從執(zhí)行期166.根據(jù)規(guī)定，我國股份有

93.檔案保密的依據(jù)是文件116.午宴(Luncheon)屬于的次年起計算保管期限。限公司的最低注冊資本額原定的密級。（√）非正式宴會。（√）（×）為人民幣2000萬元。（×）

94.分類檔案是檔案鑒定的117.商務文書運轉終結后143.荷蘭學者霍夫施泰德167.現(xiàn)金和銀行存款日記依據(jù)。（×）的處置活動主要包括：清通過研究發(fā)現(xiàn)，經(jīng)濟發(fā)達同賬通常是由出納人員負責

95.檔案參考資料的最大優(yōu)退、銷毀。（×）家比起落后國家更加注重登記。（√）

點在于利用者不必翻閱大118.中介性是國際商務秘個人主義。（√）168.任何單位和個人都可批檔案,便可簡明地得到所書工作的基本屬性。（×）144.任何文書的清退應事以作為經(jīng)濟合同擔保人。需的材料。（√）119.TOP原則指的是時間、先發(fā)出通知。（×）（×）

169.用詞不當，屬于邏輯錯面形式或其它形式。（×）婉3.看人說話4.觀言察色特別的風俗習慣和禮儀.國誤。（×）195.“出迎三步，身送七步”5.第一句話謹慎 際禮儀是人們在長期的國170.數(shù)量詞可以充當主語、是迎送賓客最基本的禮儀8.秘書部門信息工作的作際交際往來之中,經(jīng)過求同謂語。（√）之一。（√）用.答:.人類進入信息社存棄的遴選而逐建建立起171.會后的工作就是做好196.只要領導信任，不管領會，信息在領導工作中越來來的行為舉止規(guī)范,它是人會務總結工作。（×）導安排干什么，秘書都應該越重要。秘書部門做好信息類文明的體現(xiàn).涉外商務交172.人事考核的內(nèi)容是德、赴湯蹈火，在所不辭。（×）工作對領導活動具有重要往遵循的正是國際禮儀.能、智、績。（√）197.尊重各國習俗是國際作用:(1)輔助領導者正確與國內(nèi)禮儀相比較,渉外商173.符合“儀表端莊”具體交往中很重要的一項禮儀決策(2)協(xié)助領導者科學管務交往中更為重要的原則要求的是飾品俏麗。（×）原則。（√）理(3)開闊領導者與秘書的是:1.不卑不亢2.尊重個174.公文是機關、企事業(yè)單198.國際間的交往與合作，思路(4)提高秘書工作效人3.女士優(yōu)先4.入鄉(xiāng)隨俗 位和其他社會組織在公務有一個原則時刻不能忘記，率。18.簡述制定大中型會議預活動中，為行使職權而制作這就是合法。（√）9.接待工作的原則。答:(1)案的內(nèi)容.答:1.會議名稱和使用的，具有規(guī)范體式的199文書的借閱范圍與文熱情大方(2)細致周到(3)2.會議主題3.會議時間和文書。（√）書的閱讀范圍是一致的。確保安全(4)儉省節(jié)約(5)地點4.會議規(guī)模5.參加人175.損害國家利益屬于無（×）內(nèi)外有別。員6.會議議程和日程7.會效經(jīng)濟合同。（√）200.不同的信息性質和內(nèi)10.印章保管的要求。答:(1)議的組織領導8.會議的日176.檔案長期保管即檔案容有不同的信息傳遞要求。印章必須有專人保管，不可程安排9.會議經(jīng)費預算10.將被保存5~15年。（×）（√）輕易交給他人代管，更不能與會人員食宿安排.177.信息具有以下特征有201.主要陪同人員比來賓“齊抓共管”(2)印章使用應19.緊急信息報送制度的基償性、可塑性、依附性。（√）的職位要高，屬于高規(guī)格接在辦公室內(nèi)進行，不可帶出本內(nèi)容是什么?答:1隨時178.同來訪者交談，要堅持待。（√）辦公室(3)用印時秘書應親發(fā)生隨時報送2任何單位一聽、二問、三記、四解答。202.向來前者交談,要堅自蓋章，不可由他人代勞(4)任何個人,都不得遲報,漏（×）持”一聽,二問,三記,四分印章要定期清洗，保持清潔報,瞞報,緊急信息.179.使檔案系統(tǒng)化、有序化析”的接待方法.（√）(5)印章必須嚴加保管，嚴20.簡述秘書上班之后的主的工作是檔案整理。（×）203.秘書工作是最廣泛的防丟失或被盜要工作內(nèi)容.答:1整理辦180.通用文書中指示的正社會職業(yè)之一,主要從事文11.秘書的日常工作內(nèi)容有公場所2報告當日工作安文一般包括三個組成部分：牘性工作.（√）哪些？答:1辦公室整理2排3請求工作指示4處理日指示的緣由、指示事項、執(zhí)204.秘書的工作特征包括接待客人和接打電話3文常事務

行要求.（√）從屬性、輔助性、中介性和書管理4日程管理5信息管21.簡述秘書隨同領導外出181.值班室要做好值班記概括性。（×）理6上司出差事務管理7活動的基本要求.答:1工錄，指的是記好值班電話記205.秘書的類型有很多種，準備會議8照顧上司9檔案作要主動2辦事要細心3錄。（×）秘書分類的標準也有很多管理10輔助新秘書的工作 說話要謹慎4不要幫倒忙 182.秘書獨立完成任務的種。（√）12.出國商務旅行之前除了22.簡述秘書禮儀的基本原原則是保密、準確、主動。

三、簡答題要做一些與國內(nèi)商務旅行則.答:1平等原則2真誠原（×）1.開放式和封閉式辦公室同樣的準備工作之外，還需則3尊重原則4靈活原則 183.請柬的發(fā)送時間越早優(yōu)缺點? 答:開放式:有利要做哪些準備工作？答: 23.簡述秘書接收電話記錄越好。（×）于溝通 節(jié)省辦公空間 辦辦理護照、簽證、辦理《國用紙的格式內(nèi)容.答:1來184.當應邀赴宴、受到禮品公設備共享。難保機密 干際預防接種證書》、辦理出電單位2來電日期3來電人或得到對方的幫助后，為感擾大 無私人空間。封閉式:境登記卡，定購機票.姓名4來電人電話號碼5謝對方的關懷、支持或幫有利于安全保密 集中注意13.秘書保密工作的意義.收電人姓名6內(nèi)容7擬辦意助，應盡快給對方寫感謝力 保護隱私。難交流 費用答:1保密工作關系到國家見8領導批示9處理結果 信。（×）高 的安全與利益2保密工作

四、論述題

185.文稿經(jīng)領導人簽發(fā)即2.職業(yè)便裝適合在那些場關系到社會的穩(wěn)定3保密1.談判的構成要素是什成定稿，可以據(jù)此生效。合穿著？答:職業(yè)便裝用于工作關系到經(jīng)濟和科技的么？答:(1)談判主體：所謂（√）辦公室的”非正式著裝日”、發(fā)展4保密工作關系到領談判主體就是指參加談判186.校對是將打印稿或謄某些會議、公司組織的一些導工作的成效?；顒拥碾p方人員。（2）談判抄稿與底稿核對 檢查，以外出活動.14.試述商務秘書在商務談議題：所謂談判議題，就是發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯漏。（√）3.會議記錄有哪些主要內(nèi)判的準備階段應該做哪些指在談判中雙方所要協(xié)商187.意向書就其作用而言容？答:1.會議基本情況描工作？答: 1可行性調(diào)查研解決的問題。（3）談判方式：與合同、協(xié)議書是相同的。述2.與會者姓名3.會議討究2確定談判主題3擬定談談判方式指的是談判人員（×）論內(nèi)容 判要點4談判隊伍組織5之間對解決談判議題所持188.秘書的職業(yè)道德是秘4.在會場中，如何安排主席制定談判措施的態(tài)度或方法。（4）談判約書在職業(yè)活動中的行為規(guī)臺的座次？答:職務最高者15.處理人際關系的基本方束條件：談判活動作為一個范。（√）居中,然后按先左后右、由法.答:1.注意形象2.注意有機整體，除了以上三個方189.文書的語言不采用強前至后的順序依次排列.禮貌3.換位思考4.寬以待面的要素之外還得考慮其烈的感嘆句和反詰句。（√）5.請解釋商務談判中“主場人5.贊美別人6.主動交往他一些對談判具有重大影190.依合同法規(guī)定，合同的談判的含義.答:主場談判7.保持適當距離8.說話留響的因素。

標的可以是實物、貨幣、行指的是對談判的某一方而有余地9.既講原則又講交2.試述談判方案的含義及為和智力成果等。（√）言,在其所在地進行的談情 主要內(nèi)容.答:含義:談判者191.檔案收集工作就是按判.16.秘書收集信息的范圍包在談判前對談判的目標,內(nèi)要求裝訂成冊，妥善存放。6.為上司制定商務旅行計括哪些方面？答:1.與公司容和步驟作出的預想性安（×）劃主要包括那些內(nèi)容？有關的信息2.與上司業(yè)務排.主要內(nèi)容:1談判的主192.秘書沒有責任辦理會答:1.商務旅行的申請與審有關的信息3.與上司個人題和目標,主題是參加談判后反饋工作。（×）批2.制訂商務旅行計劃3.有關的信息4.流傳于員工要達到的目的,談判目標是193.信息交換不應考慮本制訂商務旅行日程表4.與中的信息5.公司內(nèi)部的信談判主題的具體化.2談判組織的利益。（×）接待方的溝通協(xié)調(diào)息6.公司外部資料 議程,即談判程序,它是影194.根據(jù)合同法規(guī)定，合同7.秘書溝通的原則有哪些? 17.簡述渉外商務交往的基響談判效率的重要環(huán)節(jié).3的形式可以是口頭形式、書答:1.為人謙遜2.說話委本原則.答:各國都有自己談判的時間和地點.要考慮

以下因素:要有充分的準備,(3)在報告辦公室主任和供3.總經(jīng)理帕森下午2：00對本單位領導極不尊重.注意談判人員的情緒,考慮銷社經(jīng)理前，給副經(jīng)理“透要和業(yè)務部共同討論如何5.某公司A秘書從媒體上氣候,季節(jié)等自然因素.4風”。開展某商品在郊區(qū)的銷售獲知我國數(shù)處發(fā)生森林大物質準備.(4)直接向辦公室主任和供工作，這項銷售工作的成敗火的信息，預測我國木材、3.秘書常用的調(diào)查方式及銷社經(jīng)理匯報，并提出處理和公司是否能達到今紙張將大幅漲價，便建議公其特點。答:(1)全面調(diào)查其意見。的銷售預算有很大關聯(lián)；接司大批購進紙張庫存起來，優(yōu)點是能夠提供全面準確請你對上述4種方式判斷著，下午4：00又要和一位不久公司贏利10余萬元。的資料；缺點是花費較大，正誤，并逐條說明理由?？蛻羯糖⒁还P重要的交易，其后，他了解到在一次全國而且反映情況不夠深刻、具答:(1)方式是錯誤的。秘書他希望花一個小時的時間訂貨會上，傳出機電產(chǎn)品從體。(2)重點調(diào)查其優(yōu)點是知情不報，封鎖消息，違背和這個客戶商討，5：00，過去供不應求轉到了供過用較少的人力、物力、財力，了秘書工作“上傳下達，下結束。但是恰巧當天上午，于求的市場信息，于是建議調(diào)查較少的對象即可得到傳上達”的職責和信訪工作辦公室又收到某一政府單公司加速銷售庫存機電產(chǎn)調(diào)查對象總體的基本情況；制度，是絕對不能允許的。位臨時開會的通知書，上面品，并對該類商品 實行限缺點是用重點調(diào)查的結果(2)方式也是錯誤的。秘書寫著會議的時間是下午3：購方針。此舉使公司加速了去認識總體，很難得到總體出于私心或私情，明知副經(jīng)00，必須由帕森親自參加，資金周轉，提高了經(jīng)濟效的精確資料。(3)典型調(diào)查理與本案有關，按規(guī)定應回而且通知書上沒有寫清會益。A秘書也被員工們稱為其優(yōu)點是既可節(jié)省人力、時避，卻喪失原則，明知故犯，議結束的具體時間。“神算子”。請結合秘書的間、經(jīng)費，又可作深入細致違反了《信仿條例》有關規(guī)問題：如果你是帕森先生的信息工作對以上案例作出的調(diào)查，掌握大量具體材定，應受到處罰。(3)方式秘書，你該怎么辦呢? 并簡評析

料，發(fā)現(xiàn)問題，概括規(guī)律；也是錯誤的。秘書四處討要說明理由 答:1.A秘書之所以被員工缺點是因無法對典型的代好，處事圓滑，違背原則，答:因為下午2點開始的討們稱為“神算子”,為公司表性作科學預測，不能對客最終結果是害人又害已。(4)論會到3點一定無法結束，做出很大的貢獻,是因為他觀事物的總體情況作出定方式才是唯一正確的選擇。而3點開始的會議，又不知具有強烈的信息輔助意識量分析。(4)抽樣調(diào)查其優(yōu)秘書應堅持領導人親自處道什么時候結束，所以4和出眾的信息工作能力2.點是：與典型調(diào)查相比，因理來信來訪的制度，將信訪點與客戶的約會可能會受對信息的第三對領導決策抽取足夠數(shù)量的單位，所得中的重要問題向主要領導到影響。3點開始的會議必需求的清醒,對以自身信息數(shù)據(jù)可以從數(shù)量上推斷全人匯報，并根據(jù)有關規(guī)定提須參加，不能變更，4點的工作輔助領導決策科學化體；與全面調(diào)查相比，調(diào)查出處理建議，供領導人選約會，涉及一筆很大的交的責任心,是A秘書給我們的單位少，時效高，費用省，擇，這才是秘書應堅持的正易，最好能在當天談完，2的啟迪3.信息工作需要一故被廣泛使用。確原則。點開始的討論，參加的人員整套的方法、技巧,A秘書

4.簡述橫向溝通的優(yōu)點及2.福僑區(qū)政府擬于五月中都是內(nèi)部員工，可以將時間正是掌握了這樣的才干,從缺點。答:優(yōu)點:1.它可以使旬召開一次區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深延遲。這樣就可以進行如下原始、零散信息中開發(fā)出了辦事程序、手續(xù)簡化，節(jié)省化改革經(jīng)驗交流會，會期3變更：2點和客戶談生意，“有情況、有分析、有建議”時間，提高工作效率。2.天，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領導人和鄉(xiāng)3點參加政府機關的會議，的高層次信息,創(chuàng)造出良好它可以使企業(yè)各個部門之鎮(zhèn)企業(yè)負責人參加，預計4點半或5點開討論會。的效益,值得我們學習.間相互了解，有助于培養(yǎng)整150人左右。4.嚴副主任到下屬公司視

體觀念和合作精神，克服本請根據(jù)上述條件擬制一份察工作，年輕的白秘書陪同

位主義傾向。3.它可以增加會議預案?？偨?jīng)理匯報工作。其間，嚴

員工之間的互諒互讓，培養(yǎng)答:(1)會議名稱：“福僑區(qū)副主任請白秘書介紹某些

員工之間的友誼，滿足員工鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深化改革經(jīng)驗交具體情況，白秘書侃侃而的社會需要，使員工提高工流會”。(2)會議主題：總結談，從現(xiàn)狀到趨勢、從具體

作興趣，改善工作態(tài)度。缺交流鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深化改革的工作到宏觀評價無一遺漏。

點:橫向溝通頭緒過多，信經(jīng)驗，促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的發(fā)對自己了解得不太準確的息量大，易于造成混亂；此展。(3)會議時間和地點：5情況，也能靈機一動，迅速

外，橫向溝通尤其是個體之月11日至20日內(nèi)任選3作出匯報。對嚴副主任給公

間的溝通也可能成為員工天。地點在福僑區(qū)范圍內(nèi)任司布置的任務，白秘書毫不

發(fā)牢騷、傳播小道消息的一選。(4)會議規(guī)模：150人猶豫地承諾下來。末了，白

條途徑，造成渙散團體士氣左右。(5)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領導秘書給嚴副主任留了名片，的消極影響。人和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)負責人參加。表示今后嚴副主任要辦什

5.請問你將從哪些方面去(6)會議議程和日程：第一么事，無論公私，都可以直

提高自己的商務文書寫作天上午開大會，由區(qū)政府領接找自己。請對白秘書的接

能力？答:提高寫作能力的導人作報告，下午分組討待工作做具體的分析和評

途徑1.熟悉本職工作2.苦論；第二天全天進行經(jīng)驗交價。

練基本功3.多寫多練，精流，由指定的鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)負責答:白秘書陪同總經(jīng)理接待

雕細琢4.培養(yǎng)良好習慣5.人大會發(fā)言；第三天上午組上級機關領導,喧賓奪主,掌握正確的方法 織參觀，下午召開總結表彰多處失當.1白秘書向上級

6.請用具體事例論述秘書大會。(具體內(nèi)容自定)(7)機關領導介紹情況應該就

協(xié)助領導處理危機事件的成立會議機構，由秘書組、事論事，至于發(fā)展趨勢和宏

方法.答: 1查明情況2報材料組、宣傳組、后勤組、觀評價應該由總經(jīng)理來

告領導3組織搶救4掌握動保衛(wèi)組等組成。(8)與會人談.2白秘書對自己了解得

態(tài)5.寫出<要事急報>6.重員的食宿安排，包括規(guī)格和不太準確的事項要實事求

建組織形象.標準。°(9)會議經(jīng)費預算是地對待，不能憑主觀臆斷

五、案例題 和開支辦法。去匯報.3對上級機關領導

1.(1)將此事壓下來，不向 科學書籍讓人免于愚昧，交辦的事，秘書不能妄加承

領導匯報。如果以后有人問而文藝作品則使人擺脫粗諾，只能如實記錄，問清要

起，就推說忘記了。鄙；對真正的教育和對人們求，其余由本單位領導人去

(2)將此事只告知與周某關的幸福來說，二者同樣的有答復.4白秘書請嚴副主任

系密切的副經(jīng)理，讓其定益和必要。車爾尼雪夫斯今后不論有什么事直接與

奪?；?自己聯(lián)系是一種越級行為，

第五篇：秘書實務

秘書實務

從辦好文、辦好會、辦好事的職業(yè)要求看秘書人員應具備哪些能力、素養(yǎng)？

何謂秘書？秘書是一種職務名稱，他是掌管文件并協(xié)助領導人處理日常工作的人員。從秘書定義來看，秘書的基本職能是辦理事務、協(xié)調(diào)關系、輔助決策、綜合服務。這四項基本職能又決定了秘書工作的基本內(nèi)容——常規(guī)業(yè)務、領導決策服務和辦公室日常事務，也就是我們通常說的——秘書人員要辦文、辦會、辦事。

秘書不僅是職務名稱，更是社會職業(yè)，從辦好文、辦好會、辦好事的職業(yè)要求來看，秘書人員必須得具備一些能力和素養(yǎng)才能勝任這個工作。

一、秘書需要具備的整體能力和素養(yǎng)

（一）秘書具備的能力

1、秘書人員要具備靈活機智的溝通協(xié)調(diào)能力

溝通協(xié)調(diào)具有較強的綜合性、藝術性和技術性。秘書要具備處理上下左右、各部門之間各種關系的能力，努力創(chuàng)造一個寬松的外部工作環(huán)境。部門之間的協(xié)調(diào)溝通更要善于聽取不同意見，求同存異，善于協(xié)調(diào)和尊重他人；在靈活性的基礎上，要堅持各方利益不受侵害的原則，各種事務辦理要重視依據(jù)留存，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。

2、秘書人員要具備敏銳干練的信息處理能力

信息技術發(fā)展帶來現(xiàn)代秘書和傳統(tǒng)秘書的極大區(qū)別。面對當今信息量的飛速增長，秘書人員必須要有強烈的信息意識，對信息有敏銳的感受力和判斷力，主動識別潛在信息源，并能在紛繁的信息中去粗取精、去偽存真，形成一種主動發(fā)現(xiàn)、搜集、過濾、處理、反饋、運用各種有用信息的習慣；同時還要具備信息技術的應用能力，具有信息選擇能力、信息處理能力、信息的運用能力。

秘書人員非常有必要提高辦公自動化軟件使用水平和掌握新型自動化辦公設備（如傳真機、數(shù)碼相機、復印件等）的技術，尤其是WORD、EXCEL等軟件的使用要非常熟悉。這會極大提高辦公效率。

3、秘書人員要具備持之以恒的自我學習能力

一個稱職的、成功的秘書人員應該是一個“通才”和“雜家”，不僅要學習專業(yè)知識，還要學習輔助管理知識，不斷調(diào)整、更新自己的知識結構。秘書人員不及時汲取新的營養(yǎng)，看問題、寫公文、辦事情都是老一套，無法在新的形勢下有效的開著管理工作。

4、秘書人員要具備自我可控的情緒調(diào)適能力

良好的情緒自我控制是建立良好人際關系的基礎，秘書最主要的工作是服務領導，這就需要秘書人員具備較高的心理素質，具有良好的適應能力，正確處理好各方面的人際關系，調(diào)節(jié)自己的情緒，在日常工作中要沉著、寬容、耐心、冷靜、豁達，善于控制自己的感情沖動，始終保持樂觀向上、熱情誠懇的心態(tài)，從容不迫、不卑不亢的風度，能夠正確的處理好工作中的各種矛盾。

（二）秘書具備的素養(yǎng)

素養(yǎng)是一種社會意識形態(tài)，是人們調(diào)整自身及相互關系和行為準則。職業(yè)素養(yǎng)是同人們的職業(yè)活動相聯(lián)系，具有自身職業(yè)特征的道德準則和規(guī)范。秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)是秘書工作者個人在政治、思想品格、作風、知識技能等方面經(jīng)過鍛煉學習達到的水平、能力和境界。

1、秘書人員應該具備政治素養(yǎng)

秘書工作是一項政治工作很強的工作。因此秘書人員首先要有好的政治素養(yǎng)。一是要在政治上與黨中央保持高度一致，主要是堅持是黨的基本路線、方針不動搖。二是要有較高的馬列主義理論水平和政策水平，秘書人員工作經(jīng)常涉及大量理論問題和政策問題，所以在工作中要著重學習馬克思主義哲學，重點掌握唯物辯證法，掌握馬克思主義的基本原理，并且能夠運用這些去指導工作，處理矛盾做出決策。三是要有淡泊明志、樂于奉獻的崇高境界，秘書人員是做輔助工作的工作者，不追求名利地位，不計較個人得失，甘當幕后英雄，通過卓有成效的工作，為全面建成小康社會，實現(xiàn)中國夢貢獻自己的一份力量。

2、秘書人員應該具備職業(yè)道德素養(yǎng)

職業(yè)道德可以通過人們的信念習慣和社會輿論起作用，成為人們評判是非、辨別好壞的標準和尺度，從而促使從業(yè)人員不斷增強職業(yè)道德觀念，不斷提高服務水平。秘書人員要做到忠于職守，自覺履行各項職責；服從領導，當好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄；謙虛謹慎，辦事公道，服務熱情；遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私；恪守信用，嚴守機密；實事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學習，努力提高思想，掌握科學文化知識；鉆研業(yè)務，掌握秘書工作各項技能。

3、秘書人員應該具備知識能力素養(yǎng)

當今是知識經(jīng)濟時代，隨著全球化的日益發(fā)展，國際交往日益頻繁，秘書人員的知識要求越來越高，秘書人員必須在實踐中不斷拓展自己的知識和更新知識結構。一是要具有基礎知識儲備。秘書工作基本知識是秘書人員飛翔的“翅膀”，也是秘書人員成長過程中的“階梯”，不僅要掌握社會科學基礎知識，還要有自然科學知識，這是秘書人員知識的基本層次。二是要具有秘書工作的專業(yè)知識，及時收集，了解世界各國的風俗禁忌，外交禮儀，中國正在并長期參與國際經(jīng)濟發(fā)展，參與國際競爭，這就要求我們秘書人員要面對挑戰(zhàn)，轉變觀念，行為規(guī)范，知識常新。三是要具有其他工作相關知識，秘書工作繁瑣，涉及面廣，為了適應工作和時代要求，在日常工作盡可能多的掌握熟悉專業(yè)以外的知識，法學、公共關系學、傳播學、領導科學、經(jīng)濟學、心理學等等學科。

4、秘書人員應該具備心理素養(yǎng)

秘書人員服務部門多，結交人員廣，人際關系相對復雜，而且要常常協(xié)助各類行政領導對工作中遇到的矛盾和困難進行合理分析，如果沒有較強的心理承受能力，就難以應付工作中所出現(xiàn)的各種情況，產(chǎn)生心理上的不適應。所以秘書人員要具有較強的心里素養(yǎng)。

二、秘書辦好文的能力和素養(yǎng)

秘書工作繁瑣，能力素養(yǎng)要求高，秘書工作者除了滿足綜合能力和素養(yǎng)外，在辦文中也有獨特的能力和素養(yǎng)要求。

（一）秘書辦好文的能力

1、調(diào)研能力

領導的主要工作是管理和決策，秘書人員輔助領導工作，就需要有一定的調(diào)研能力，給領導提供多種方案參考。而調(diào)研的目的是獲得系統(tǒng)客觀的收集信息研究數(shù)據(jù)，為決策提供多種方案。

2、獨立駕馭語言的能力

語言文字是公文的第一要素。在公文中，議事說理，表情達意都需借助于文字才能發(fā)揮作用。因此，公文寫作者必須具有較好的文字功底，具備獨立駕馭語言文字的能力，使公文主題鮮明、觀點正確、論證合理、論據(jù)充分，使人一讀就懂，一聽就明，便于理解執(zhí)行。

3、獨立解決問題的辦事能力

公文寫作人員除了具備基本能力，更要有實務能力。秘書職業(yè)的敏感性就是不斷發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，要有“防患于未然”的憂患意識，要有強烈的責任感和敏銳的洞察力，然后通過全方位、多角度的觀察視角并綜合分析問題，最后有針對性與技巧性的獨立解決問題，完成公務活動的最終落腳點。

（二）秘書辦好文的素養(yǎng)

1、管理素養(yǎng)

公文寫作者要具備現(xiàn)代管理的基本理念和理論知識，掌握公共管理的原則與技巧，在思想品格、氣質能力、作風態(tài)度等方面符合現(xiàn)代管理者的基本要求。要樹立管理就是服務的基本理念。

2、法律素養(yǎng)

公文寫作者要具備基本法律意識和法律知識，了解國家的法律、法規(guī)，能夠運用相關的法律、法規(guī)指導自己的公文寫作實踐。要樹立依法治國和依法行政的基本理念，正確處理權與法的關系，正確處理領導人個人意志與法律之間的沖突。

3、政策素養(yǎng)

公文寫作者要了解并熟悉相關領域的政策規(guī)定，掌握政策制定和政策執(zhí)行的基本原理和方法。要注意把握時代敏感性和政策敏銳度，注意政策的連續(xù)性和變動性，注意法律與政策的關系。

三、秘書辦好事的能力和素養(yǎng)

（一）秘書辦好事的能力

1、理解和領會能力

辦事大多在人與人的交往中進行，要辦好事情，須準確而迅速的摸清交辦者的想法，如果是上級交辦的事情，則要全面、正確領會領導意圖。

2、分析判斷能力

秘書每天要辦的事情常常是千頭萬緒，這就需要有一定的 分析判斷能力，把各種事情合理歸類，加以梳理，分清主次緩急、難易遠近，并駕輕就熟的分別辦好。

3、應變能力

辦事的方案、計劃，往往趕不上現(xiàn)實變化，需要部分修正或者推倒重來。在實際工作中，許多事情若死守條條框框，往往行不通，須把原則性和靈活性相結合，在不違反原則的前提下變通處理。

（二）秘書辦好事的素養(yǎng)

1、秘書辦事要有“清、慎、勤”的政治素養(yǎng)

秘書人員辦事要公正廉潔、兩袖清風，做到“清”；辦事要周密考慮、謹言慎行，做到“慎”；辦事要勤奮好學、刻苦上進，做到“勤”。只有具備這樣的政治素養(yǎng)，才能更高效的開展工作。

2、秘書辦事要有良好的作風素養(yǎng)

秘書的特殊性工作，不僅要埋頭苦干，更要有良好的作風素養(yǎng)，堅持做到不自恃、不自負、不自詡、不自卑、不自以為是。只有具備良好的作風素養(yǎng)才能有良好的群眾基礎，才能更好的解決工作中的各種矛盾。

3、秘書辦事要有自我約束的思想素養(yǎng)

秘書人員辦事是在領導授權下辦事，辦事過程中要有自我約束的思想素養(yǎng)。要經(jīng)常檢查自己思想、工作情況，做事要到位、不離位、不越位，力求做到“參與而不干預、協(xié)助而不越權、服務而不盲從、尊重而不恭維、補臺而不拆臺”。

四、秘書辦好會的能力和素養(yǎng)

會議是事先約定有組織、有目的的聚眾會晤。既然有了會議，自然就有會務組織工作，對秘書人員辦好會議也有它相應的能力和素養(yǎng)要求。

（一）秘書辦好會的能力

1、處理突發(fā)事件的公關能力

秘書人員是輔助領導工作，實現(xiàn)要做好準備工作，必須得更多的了解客戶，在會務工作的前期準備中，與客戶提前取得聯(lián)系，在這個過程中充分發(fā)揮公關能力尤其重要；在會務準備中有許多突發(fā)狀況更需要我們秘書人員具有處理突發(fā)事件的公關能力。

2、統(tǒng)攬全局協(xié)調(diào)各方的能力

每一件工作想要完成，需要很多部門配合，具有統(tǒng)攬全局、協(xié)調(diào)各方的能力就可以早點發(fā)現(xiàn)工作節(jié)點在哪，配合困難在哪，將工作中的矛盾可以及時解決，為后續(xù)會務工作解決問題奠定基礎。

（二）秘書辦好會的素養(yǎng)

1、高水平的服務素養(yǎng)

會務工作是復雜而又有調(diào)理的工作，從事前準備，會中主持，再到會后評估都要有高水平的服務質量得到參會著的肯定。大到外場服飾和禮儀，嚴密的安保措施，小到微笑禮貌談吐都對秘書人員有著具體要求，也需要我們秘書人員具備這種素養(yǎng)。

2、強有力的心理素養(yǎng)

秘書人員尤其是復雜會務工作的秘書人員，事物多任務重，容易有情緒波動，因此需要強有力的心理素質，要求我們豁達開朗、意志堅強、敏捷應變、幽默風趣、甘于清貧、獨立堅韌等多元的心理自我調(diào)適能力和素養(yǎng)。

秘書人員是當代領導者、主事者身邊綜合辦理日常事務的參謀助手，是辦公室一個重要的角色，服從、服務領導、服務基層，起到承上啟下、協(xié)調(diào)服務的作用，因此對秘書人員能力、素養(yǎng)都有很高的要求。只有掌握以上提出的秘書人員需要的能力，才能正真的把秘書工作做好。