公司會議管理規(guī)定范文

目的為了規(guī)范公司會議管理，明確公司會議的申請、審批及組織管理要求制定本規(guī)定。

范圍

本規(guī)定適用于公司機關各部門、所屬單位的各類會議(含視頻會議)。

術語和定義

無

職責

4.1

辦公室(黨委辦公室)(以下簡稱辦公室

4.1.1

是公司會議的歸口管理部門;

4.1.2

負責對機關各部門年度會議計劃及會議費用預算的統(tǒng)計匯總，并組織向領導報批;

4.1.3

負責對各部門上報會議申請中有關會議執(zhí)行的標準、召開會議的地點、發(fā)生費用等內容的初核;

4.1.4

負責牽頭組織公司一類會議的召開;

4.1.5

協(xié)助各會議主辦部門組織召開二類會議;

4.1.6

負責公司主要領導講話等材料統(tǒng)一整理印制發(fā)放。

4.2

生產運行處

4.2.1

是視頻會議系統(tǒng)的技術管理部門;

4.2.2

負責視頻會議設備管理、維護、保養(yǎng);根據(jù)會議要求調試設備，與各分會場保持聯(lián)系，進行會前點名

4.2.3

負責監(jiān)測和疏導各條廣域網(wǎng)信道的流量，確保影像、音響、網(wǎng)絡正常;

4.2.4

負責組織設備管理人員技術培訓，為公司各級視頻會議管理提供技術支持。

4.3

財務處

負責組織機關及所屬各單位會議費預算的下達、調整和考核。

4.4

所屬各單位

4.4.1

負責本單位會議的組織召開。

4.4.2

負責本單位各類會議(含視頻會議)系統(tǒng)的管理、使用、維護。

管理內容

5.1

會議分類

會議實行分類管理，根據(jù)會議性質和重要程度，確定參會人員和會期。

5.1.1

一類會議

5.1.1.1

一類會議為公司決定召開的全局性會議，包括：年度工作會議、年中工作會議、專項治理暨迎審工作會等。

5.1.1.2

參會人員視會議內容決定，一般為公司領導，機關部門負責人、各所屬單位領導、機關和基層一定比例員工代表，會期由公司領導根據(jù)實際情況確定，原則不超過___天。

5.1.2

二類會議

5.1.2.1

二類會議為以公司名義召開的年度專業(yè)會議，主要包括：年度HSE委員會工作會議、宣傳工作會議、紀檢監(jiān)察工作會議等。

5.1.2.2

參會人員一般為主管領導、機關相關部門領導、所屬單位有關領導以及與此業(yè)務相關機關和基層的人員。會期原則不超過___天。

5.1.3

三類會議

三類會議為公司領導根據(jù)工作需要召集的會議，主要包括：公司領導辦公會、生產經(jīng)營例會以及機關部門根據(jù)工作需要召開的業(yè)務會議。

5.1.4

受政府部門、集團公司、股份公司委托承辦的會議，經(jīng)公司領導批準，由公司承辦的會議，按一類會議管理，由公司所屬單位承辦的會議，視情況按二類或三類會議管理。

5.1.5

視頻會議根據(jù)會議性質和重要程度分類，并按類別執(zhí)行。

5.1.6

所有會議的要求均執(zhí)行附錄A《會議要求》。

5.2

會議計劃管理

5.2.1

機關各部門應在每年___月上旬申報下一年度計劃召開的會議，申報會議的內容必須經(jīng)部門主管領導審核。

5.2.2

辦公室進行分類統(tǒng)計匯總，報公司主要領導審批后執(zhí)行。

5.2.3

各單位應嚴格執(zhí)行會議計劃，未經(jīng)批準不得擅自召開計劃外會議。確因工作需要或不可預見因素必須在計劃之外召開會議的，需經(jīng)公司分管領導審批，辦公室、財務處依據(jù)審批意見核定會議費用，同時主辦部門需向財務處申請追加會議預算。

5.3

會議審批管理

5.3.1

會議召開前___個工作日，由主辦單位提出會議申請，填寫《會議費用審批單》，并附會議代表名額分配表，主辦單位負責人負責審核會議是否需要召開(會議議程)、會議主要內容和參會人員范圍等;

5.3.2

財務處負責審核會議的資金使用計劃、費用預算，據(jù)相關批復批復核銷會議費用。

5.3.3

辦公室負責初核會議執(zhí)行的標準、召開會議的地點、發(fā)生費用等;

5.3.4

二類會議公司分管領導負責審批;一類會議由公司主要領導負責審批。

5.3.5

在辦公樓內召開的各項日常、臨時性會議，不列入年度會議計劃。各部門需在會議召開前一周提出申請，報辦公室，由辦公室統(tǒng)一安排。申請使用同一會議室時，以先申請為準。會議當天會議召集單位應安排專人到場，負責會場桌卡擺放、聯(lián)系與會單位，并做好會議的召集和組織工作。

5.4

會議組織

5.4.1

會議組織分工

5.4.1.1

一類會議及承辦政府、集團、股份的會議由辦公室牽頭組織，負責會議通知起草、會務指南的制作、餐飲和住宿的安排、領導講話的撰寫等，相關業(yè)務部門做好有關事項的配合工作;

5.4.1.2

二類會議由各主辦部門牽頭組織，辦公室協(xié)助配合;

5.4.1.3

三類會議原則由各主辦部門自行組織。

5.4.2

會議資料管理

5.4.2.1

各類會議材料的準備，辦公室負責公司主要領導講話等材料統(tǒng)一整理印制發(fā)放，其他專業(yè)類材料由各部門自行整理、印制、發(fā)放。會議指南及會議匯報材料建議采用統(tǒng)一格式。會議辦公用品由辦公室統(tǒng)一購置，其費用進入當次會議費。

5.4.2.2

會議資料歸檔應包括會議申請、會議通知、會議指南、會議簽到表、會議材料、會議聲像資料的紙質及電子版。承辦部門留存會議聲像資料作為歸檔會議資料的一部分，一類及需要專業(yè)攝像的會議由辦公室負責聲像資料的采集。會后承辦部門需填制會議存檔文件交接單，與各項會議資料一并提交辦公室檔案室。

5.5

會議費用

5.5.1

會議費用預算包括會議費和需由主辦單位統(tǒng)一支付的參會人員住宿費。

5.5.2

會議費包括接送站、餐飲、場租、會標、印刷等除住宿以外的所有費用，主辦單位不再另行收取會議費、資料費等其他費用。

5.5.3

會議費標準和參會人員住宿費用標準按照公司《五項費用管理規(guī)定》執(zhí)行。

5.5.4

會議結束后，主辦單位憑《會議費用審批單》及有效票據(jù)到財務處核銷會議費用，財務處按審批的最終確認數(shù)核銷支出。

5.5.5

會議費預算指標的下達及調整執(zhí)行公司《預算管理程序》。

流程

暫無

相關文件

7.1

相關的公司體系文件

7.1.1

《五項費用管理規(guī)定》

7.1.2

《預算管理程序》

7.2

相關的法律法規(guī)、標準、規(guī)范和依據(jù)性文件

記錄

8.1

會議費用審批單

附錄

附錄

A

會議要求

附錄

A

會

議

要

求

一、各類會議的召開應堅持務實、節(jié)約、從簡的原則，講求實效，不安排與會議無關的活動。

會議文件和材料除特殊需要外，采用普通紙張黑白印刷，不發(fā)放各種參考材料、宣傳材料及紀念品等。會場安排布置簡潔大方，講求實用。

二、各類會議應當嚴格控制參會人員范圍，不得隨意延長會期，不得擅自提高會議標準、超計劃開支。

禁止將會議費用攤派和轉嫁。

三、會議要貫徹精簡的原則，會議內容可以合并的提倡一次召開，盡量采用視頻會議形式。

同時嚴格按年度計劃和預算安排會議和費用支出，避免無計劃和無預算先開會的現(xiàn)象。

四、各類會議必須按照HSE規(guī)定、保密紀律和宣傳報道要求做好相關安排。

五、各類會議應根據(jù)會議內容和標準，按照就近方便的原則在公司自有會議設施和附近的石油系統(tǒng)內部的賓館召開。

嚴格限制在高消費地區(qū)、旅游景點召開會議。

六、視頻會議要求

1、建立視頻會議終端的單位，要指定專人負責視頻會議設備管理，并保證人員相對穩(wěn)定。若人員發(fā)生變動，須及時與信息中心聯(lián)系。

2、與會單位接到視頻會議通知后，應及時通知設備管理人員，嚴格按照規(guī)定時間打開視頻會議設備，做好會前調試及會場的各項準備工作，確保線路、設備處于良好運行狀態(tài)，使影像、聲音達到最佳效果，會場燈光、環(huán)境符合公司對視頻會議會場環(huán)境的要求。

3、視頻會議會前調試及會議期間，各級技術管理部門要有專人在會場值守，及時協(xié)調處理各類技術問題;未經(jīng)許可不得擅自接入其它會場;點名前安靜等待，非特殊情況不得搶呼，更不得向會場中播放音樂或聊天;點名后等待期間不得隨意退出;會議期間如無發(fā)言或未輪到發(fā)言應保持話筒靜音狀態(tài);保證熱線電話暢通。

4、各分會場的視頻終端及網(wǎng)絡帶寬管理設備，應保持固定的網(wǎng)絡物理線路和固定網(wǎng)址不變，禁止擅自改動。如出現(xiàn)變動應通報生產運行處。

公司會議管理規(guī)定2

為了杜絕會議的各種不良風氣，提高會議效率和會議質量，特制訂本規(guī)定。

1.召開會議或專題會議時，由會議主持人確定會議內容、會議時間、會議地點和參加會議的人員名單并通知各參會人員，或者由會議主持人指定人員通知與會人員。

2.開會前___分鐘，會議主持人或由其指定的人員一定要將會議議題、開會時間、開會地點等有關信息通知到與會人員。

3.如果與會人員有緊要或重大的事情，確實一時無法參加會議的，要親自向會議主持人請假;如果無法親自向會議主持人請假的，要在開會前親自向會議主持人電話請假。事情處理完畢后，要迅速趕來參加會議。

___所有參加會議的人員，不得遲到、早退、不得中途離開。確實有緊要或重大的事情，需離開會場處理的，必須向會議主持人說明情況，并得到同意后，才能離開。事情處理清楚后，要迅速趕回來繼續(xù)參加會議。

___所有參加會議的人員必須帶筆記本和筆，并做好會議記錄。

6.會議期間，所有參加會議人員的手機和BP機不能設置鈴聲，原則上只能開振動檔。如會議期間有電話打入，如果是無關緊要的電話，原則上不要接聽;如果是重要的電話，也不得在會場中接聽，在征得會議主持人同意后，可到會場外接聽。

7.會議期間，與會人員不得做與會議無關的事，也不得交頭接耳、開小會和大聲喧嘩。

8.責任處理

8.1議遲到者，每次扣遲到人員工資___元。由于會議主持人或由其指定的人員未能及時通知與會人員，導致與會人員遲到或缺席的，不追究遲到者或缺席者的責任。

8.2未請示會議主持人或會議期間，雖請示會議主持人但未得到會議主持人同意，便離開會場的，扣責任人工資___元。

8.3不帶筆記本和筆參加會議的，每次扣責任人工資___元。

8.4參加會議時，手機和BP機不開振動檔，導致來電鈴聲影響會議正常進行的，或在會場接聽電話的，每次責任人扣工資___元。

8.5會議期間，與會人員做與會議無關的事，或交頭接耳或開小會或大聲喧嘩的，每次扣責任人工資___元。

9.各車間、部門召開的各種會議可參照本規(guī)定執(zhí)行。

___本規(guī)定自發(fā)文之日起執(zhí)行。

桂林紙業(yè)有限公司

____年___月___日

公司會議管理規(guī)定3

會議制度

第一章

總

則

第一條

為規(guī)范會議程序，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調工作，研究落實重大事項的對策措施和尋求解決有關問題的方法，預防和糾正工作中存在的問題，順利完成公司預期考核目標，并保證公司各項管理工作規(guī)范、高效、有序，特制定本制度。

第二條

與會人員應對會議的各自的表決意見及有關保密內容必須做到：不該說的不說，不該問的不問，不該看的不看，并嚴格遵守執(zhí)行會議的各項決定。

第三條

會議按類別、內容不同由相關單位組織，并做好會議管理。

第四條

本制度適用于總公司、子公司及各部門。

第二章

會議類別

第五條

本制度所指的會議包括公司周例會、月例會、季度例會、年度總結會、專題會議、部門日常管理例會和接待會議等。

第六條

專題會議指公司行政管理、招商管理、財務管理、工程管理、策劃管理、預算管理、合同評審等會議。

第二章

會議的組織管理

第一節(jié)

周例會

第七條

周例會是各部門匯報上周工作情況，安排下周工作計劃，未完成的工作，待協(xié)調的工作，合理化意見;總經(jīng)理宣布各項決策和通知，布置工作任務。

第八條

周例會原則上每周召開一次，每次時間控制在___分鐘內。

第九條

周例會由總裁辦公室主任主持，公司總經(jīng)理、部門負責人等經(jīng)營班子成員參加，參加會議的人員應積極發(fā)言、明確表態(tài)。

第十條

周例會會由總裁辦公室通知、記錄和整理___。

第二節(jié)月例會

第十一條月例會是通報上月經(jīng)營情況和各項工作完成情況，總結上月工作，部署本月工作，對上月未完成工作任務，查找原因，尋找對策。研究解決當前日常管理中亟待解決的問題，傳達上級有關會議、文件精神并提出要求，貫徹落實其他會議需研究通報的事項。

第十二條月例會時間為每月最后一周的工作日，由總經(jīng)理確定開會時間和會議議程，會議由副總經(jīng)理主持，公司全員參加。

第十三條月例會由總裁辦公室通知、記錄和整理___。

第三節(jié)

季度會議

第十四條

季度會議是公司對季度生產經(jīng)營完成情況進行總結分析，制定下一季度工作任務的的會議。會議聽取各部門、副總經(jīng)理有關上季度工作匯報和總結，由會議總經(jīng)理對此作出明確的評價，針對存在的問題分析原因，指出計劃完成較差或執(zhí)行不力的責任部門或人員，提出解決辦法，落實改進方案，明確提出并責成相關部門按照會議要求保質保量完成規(guī)定的任務;會議部署下一季度工作計劃和工作重點。

第十五條

季度會議每個季度的最后兩周召開。

第十六條

季度會議由公司總經(jīng)理批準，公司全體員工參加，會議由總經(jīng)理主持。

第十七條

季度會議由總裁辦辦公室通知、記錄和整理紀要。

第四節(jié)年度總結會議

第十八條年終總結是對一年內所有工作加以總結，分析和研究，肯定成績，找出問題，得出經(jīng)驗教訓，摸索工作中存在的規(guī)律，用于指導下一階段工作的會議。

第十九條年終會議時間定為次年元月舉行，公司董事會成員、股東及全體員工參加，各類合作伙伴及客商參加。

第二十條年終會議由公司總經(jīng)理主持。

第二十一條

總裁辦負責通知、記錄和整理紀要。

第五節(jié)

專題會議

第二十二條

公司專題會議是研究批準相關部門提出的行政、招商、策劃、工程、財務等工作方案;分析該方案提出的的突出問題，提出解決辦法，明確并責成相關部門按照會議要求保質保量完成規(guī)定的任務的會議。

第二十三條

專題會議召開時間采取不定時召開制。

第二十四條

專題會議由公司總經(jīng)理批準，分管的部門負責人主持，相關方案參與人員參加。

第二十五條

專題會議由所屬分管部門組織并承辦通知、記錄和整理紀要。

第二十六條

專題會議結束后___個工作日內，由承辦部門將此方面的《專題___》下發(fā)。

第六節(jié)

對外接待會議

第二十七條

對外接待會議主要包括政府機關、上級領導及外來客商來公司檢查、指導工作的匯報會議。

第二十八條

對外接待會議視來賓級別和來訪目的由公司總經(jīng)理或相關部門負責人主持;屬于業(yè)務對接的由公司總經(jīng)理和指定人員接待。

第二十九條

對外接待會議屬公司層面的由總裁辦公室負責聯(lián)系和組織;屬于業(yè)務對接和專題內容的由公司對接部門負責聯(lián)系和組織，總裁辦公室可協(xié)調會議室安排接待等工作。

第七節(jié)

其他會議

第三十條

公司黨委會、黨員大會、職代會(工代會)、董事會、監(jiān)事會及團隊研討等其他會議，可根據(jù)實際或部門職責由公司有關部門對應組織。

第三章

會議的組織、管理和服務

第一節(jié)

會議的組織

第三十一條

會議的批準

(一)臨時召開的公司級內部小范圍會議須經(jīng)分管領導批準，公司級大型會議須經(jīng)總經(jīng)理批準。

(二)本制度已列出的會議按照規(guī)定程序批準。

第三十二條

涉及公司多個部門共同召開并有公司領導參加的會議，由總裁辦公室聯(lián)系，備案會議情況;需總裁辦公室協(xié)調安排的，由總裁辦公室統(tǒng)一安排。

第三十三條

會議組織包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議議程、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設施準備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄、會議錄音錄像攝影、___以及會場橫幅、會議宣傳等。

第三十四條

會議通知

(一)會議需提前通知，一般會議應提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前___個工作日通知。

(二)會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內容和要求等。

第四十四條

會議的準備

(一)做好會議通知。

確保應到人員按時參會。

(二)做好會場的落實和安排，包括會場環(huán)境的布置和設施檢查及服務。

人員和服務用品。

(三)做好參會人員的引導和組織。

(四)重要接待會議應制定會議及接待方案，方案內容包括但不限于接機接站、車輛調度、餐飲、住宿、橫幅、席卡、攝影攝像、公共活動等安排。

第二節(jié)

會議室的管理與服務

第三十五條會議室由總裁辦公室負責管理。

第三十六條

會議室的日常管理包括但不限于會議室的安排使

用、環(huán)境保潔、設施管理、會議服務等。

第三十七條

會議室要做到會議召開前___分鐘各項工作準備結束，會后___分鐘會場清潔工作結束，特殊情況根據(jù)實際情況另行安排。

第四章

會議資料管理

第一節(jié)

___的整理與印發(fā)

第三十八條

___的整理和會議以其他形式公開內容由總裁辦和會議組織部門負責擬寫和下發(fā)。

(一)周例會、月例會、季度會議、年終總結會、專題會議及對外接待會議等須整理___，___與公司規(guī)章制度具有同等的效力。

(二)專題會議根據(jù)安排整理___。

(三)其他各類會議可視情況整理成___和其他形式的簡報等。

第三十九條

___的簽發(fā)

周例會、月例會、季度會議、年終總結會結束后，總裁辦公室及時整理___，報公司總經(jīng)理審核、簽發(fā)后印發(fā)。其他___由會議組織部門及時整理，報分管領導審核簽發(fā)后印發(fā)。

___的發(fā)放范圍是參加會議的領導和有關的部門。

第四十條

___整理和印發(fā)應在___個工作日內完成，特殊情況除外;若___決定、事項涉及保密內容，應派人直接送達簽收。

第二節(jié)

會議資料的存檔

第四十一條

各類會議資料必須存檔。周例會、月例會、季度會議、年終總結會、專題會議及對外接待會議等會議資料由總裁辦公室負責按季度分類分次存檔;其他會議資料由各承辦部門自行存檔。

第四十二條

公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖片及___等。

第五章

會議精神的督辦

第四十三條

總裁辦公室負責對周例會、月例會、季度會議及有關專題會議的重大決定事項進行督辦。

第四十四條

對會議的決議和明確的內容，責任部門和人員必須認真履行，按照會議要求的時間完成，相關部門、人員予以支持、配合。

第四十五條

公司辦公室負責對會議決定事項進行分類整理，按照會議要求的時間以書面形式對有關責任人和責任部門進行逐項督辦，并定期向公司領導匯報。

第六章

會議紀律和要求

第四十六條

會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應向會議主持人履行請假手續(xù)。

第四十七條

不允許遲到、早退，中間有急事需離開會場應向會議主持人請假。

第四十八條

會議期間應將移動通訊工具關機或置于振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。

第四十九條

會議發(fā)言要言簡意賅，按照規(guī)定時間發(fā)言。

第五十條

會議務求精簡高效，嚴肅認真，若無特殊情況，會議應嚴格控制時間。各級會議主持人應主動接受監(jiān)督。

第五十一條

會議期間與會人員注意傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，充分尊重他人，不提倡對某一問題無休止地爭論。

第五十二條

做好會議保密工作。密級會議原則上禁止撥打手機或錄音。參會人員禁止傳播密級會議內容。

第七章

附則

第五十三條

本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。