關于新形勢下如何做好秘書工作的思考

在我國，絕大多數政府及企事業(yè)單位都設置了秘書崗位。據不完全統(tǒng)計，目前我國的秘書從業(yè)人員有幾千萬人，是一個龐大的工作群體。他們擔負著協(xié)助領導、管理內外、溝通縱深、協(xié)調左右、服務周圍的任務，是領導的參謀助手和部門的勤務員。因此，秘書自身的素質能力直接影響著整個單位或部門的形象和運行效率。深入研究秘書工作，對提高秘書參謀水平乃至提高政府的執(zhí)政能力都有著極為重要的意義。

一、關于秘書的涵義

隨著改革開放的不斷深入和多種經濟模式的協(xié)同發(fā)展，我國秘書隊伍的構成也在悄然發(fā)生著變化，正在世界接軌，秘書這一行業(yè)已經成為了一個復雜廣泛的社會職業(yè)群體?，F在，政府、工礦企業(yè)、軍隊甚至包括一些學術團體組織都設有秘書機構。秘書工作也由原來的以秘書群體為領導群體服務為主，越來越多地出現了秘書為領導個人一對一的服務模式。

秘書，從世界范圍看，它是分布最廣泛的社會職業(yè)之一。但是在我國，卻正在經歷著一個從“職位”向“職業(yè)”過渡的過程。很長一段時間以來，由于我國是社會主義國家，所以從事秘書工作的都屬于國家工作人員，即公職秘書。絕大部分從屬于政府、企事業(yè)單位內的綜合辦事機構——秘書廳（室）或秘書科（室），少部分秘書工作者由機關、單位配備給首長或專家做工作助手，仍是國家公務員。首先我們看看國內秘書界關于秘書的理解：

（1）秘書，在我國現代主要是指黨和政府機關、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊內的一種行政職位。

（2）秘書是領導、專家、管理人員在履行其職務時的輔助人員。

（3）秘書或秘書工作者是各級領導機關及領導人員的參謀和助手，主要職責是協(xié)調決策，承辦業(yè)務，搞好行政工作。

（4）秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)調領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員。

從以上可以看出，秘書工作具有從屬性和輔助性的特點。為領導服務是秘書第一位的基本職能，秘書活動是領導的補充，領導活動規(guī)定了秘書活動的基本范圍和利益指向，秘書與領導的關系成為秘書最首要、最基本的社會關系。概括地說，秘書基本角色是領導的助手，基本職責和作用是協(xié)助領導開展領導活動和政務活動，實行組織、行政領導和社會管理。

二、新形勢下秘書工作者應具備政治素質和三種意識

（一）政治素質。

政治素質是秘書應具備的最重要素質，也是秘書工作的基礎和前提條件。新形勢下，在為國家和企業(yè)的經濟發(fā)展帶來了前所未有的機遇的同時，拜金主義，金錢萬能等不良思想也逐漸的滲透進來。因此，秘書工作者要不斷加強政治理論學習，提高政治素質。

秘書工作者必須具備較高的政治素質，要深入學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表重要思想，貫徹落實科學發(fā)展觀，用科學的政治理論武裝自己，時刻保持清醒的頭腦，要以政治理論為指導，全面科學地處理日常工作。秘書工作者還要具政治上的敏銳性和判斷力，站穩(wěn)政治立場，嚴格要求自己，明辨是非，忠誠于黨和自己的事業(yè)。通過不斷學習，秘書要學會用發(fā)展的眼光看問題，從全局出發(fā)，抓主要矛盾，透過現象深入挖掘事物本質，學會用辯證唯物主義觀點去觀察和分析問題，充分發(fā)揮秘書工作者的參謀與輔助作用。

（二）大局意識。

大局，是指在特定生產方式基礎上經濟、政治、文化、社會諸要素相互作用構成的綜合態(tài)勢，主導整體工作局面的演進，關系整體工作格局的發(fā)展，是客觀現實性與主體實踐性的統(tǒng)一，是整體協(xié)同性與局部差異性的統(tǒng)一，是發(fā)展持續(xù)性和過程階段性的統(tǒng)一。秘書工作者作為領導參謀助手的性質和特殊地位，決定了秘書工作者要有全局觀念、大局意識，善于布局安排。只有了解全局、把握大局、通盤布局，秘書工作才能高站位慮事、高水平謀事、高效率辦事。否則，工作中就容易存在盲區(qū)、出現盲點、導致盲目、難免盲從，陷入“盲人騎瞎馬，夜半臨深池”的危險境地。要腦中有全局，堅持在全局下思考。學會戰(zhàn)略謀劃，謀大事、獻良策、當高參，是秘書工作一項非常重要的職責。要履行好這一職責，必須圍繞中心，放眼全局，知關鍵、得要領，把精髓、抓要害，當好大參謀、出好大主意。要心中有大局，堅持在大局下行動。凡事站高一層，望遠一步，自覺把秘書工作放到大局下來認識、來把握、來部署、來推動，努力使秘書工作與中心工作切題合拍、與領導思路同頻共振、與實際工作契合相符，做到一切服務大局、一切為了大局，用大局來檢驗秘書工作成效。秘書工作者只有時時處處從大勢考慮、從大處著眼，才會不斷提高境界、開闊眼界，具備登高望遠的視野、兼容并蓄的涵養(yǎng)，做到大氣做人、大氣做事。在實際工作中，秘書要按照服務大局的要求，力求取得“服務大局、服務領導、服務基層”的最佳效果。

（三）服務意識。

政府的秘書是直接為領導服務的，因此要正確把握角色，擺正位置，正確認識自己的角色。秘書工作總的利益指向是為人民服務，所不同的是秘書所承擔的每一項具體工作，都是以服務為性質的，主要是為領導服務，也包括間接為機關、為基層服務。秘書必須把服務作為基本職能，充分認識和理解服務的崇高偉大，樹立自覺服務的角色意識，在領導活動中甘當領導的配角，真誠熱愛配角這一社會角色，把自己的全部熱情和精力投入到服務活動中去，像春蠶吐絲一樣一絲不茍、嚴謹認真，富于主動精神和責任感。

（四）超前意識。

想問題、辦事情時，要超前一步，提高敏感性，增強主動性。要注重換位思考，“身在將位，胸為帥謀”，真正做到想領導之所想、謀領導之所謀，及早提出比較成熟的意見和建議，供領導決策參考。唯有如此，才能“參”在點子上，“助”到關鍵處。

三、新形勢下秘書工作者應具備綜合能力

具備較強的綜合業(yè)務能力是做好秘書工作的根本要素。綜合業(yè)務能力體現秘書工作者的工作能力，一個合格的秘書工作者應具備較強的寫作辦公能力、分析應變能力、溝通協(xié)調能力和探索創(chuàng)新能力等綜合能力。

（一）寫作辦公能力。

秘書工作者的基本職責就是撰寫材料，具備扎實的寫作能力是對秘書工作者的基本要求。秘書工作者要通過深入學習，牢固掌握公文寫作的技巧，在工作中用心做事，積極進取。秘書工作者在寫作時一定要一心一意、一絲不茍，從全局入手，關注細節(jié)，盡心盡力寫出對領導決策能起到較大作用的參考資料。除此之外，秘書工作者還應具備快速成文的能力，因為一切公文都是有時效性的，這就要求秘書工作者要有敏捷的思維能力，準確領會行文的意圖，只有這樣，才能在最短的時間內高質量地完成領導交給的寫作任務。在信息化時代的今天，秘書工作者更要提高對自己的要求，掌握使用現代化辦公設備的能力，熟練操作辦公室軟件，這樣才能提高效率，及時高效地完成本職工作。

（二）分析應變能力。

由于工作的特殊性，秘書工作者要經常面對千頭萬緒的情況，這就要求秘書工作者要具備較強的分析應變能力。秘書工作者要善于分析，從諸多資料中摒舊留精、去偽存真，從諸多事務中把握事務主線，把握事物發(fā)展的規(guī)律，客觀冷靜地分析復雜的工作局面。秘書工作者要準確分析和理解領導的意圖，只有這樣，工作起來才能事半功倍。工作中要學會分析比較，對參考資料要全面考慮，仔細分析，用客觀事實說話，不能主觀臆斷。秘書工作者面臨的事務是不斷變化發(fā)展的，這就要求秘書工作者的應變能力要強，在面對出乎意料的的情況時，要機智冷靜，迅速分析、果斷抉擇，不能當斷不斷、猶豫不前，否則，將對全盤工作造成不可估量的負面影響?！梆B(yǎng)兵千日，用兵一時”，關鍵時刻才能凸顯出秘書工作者素質的高低，只有平時多加鍛煉，積累豐富的經驗，才能在危急時刻做出正確的抉擇。

（三）溝通協(xié)調能力。

秘書工作涉及層面較廣，接觸人員較多，這就要求秘書工作者在工作中要具備較強的溝通協(xié)調能力，這樣才能做到“心往一處想，勁兒往一處使”，才能維系組織的和諧運轉。做好溝通協(xié)調工作，秘書工作者首先要做到公正處事，處理問題要從大局出發(fā)，不能存有私心偏向一方，要在溝通的基礎上做好協(xié)調，多方聽取意見，提出合理化建議，使他們取得共識，從而使領導的指示得以落實；其次，秘書工作者對領導的指示要全面考慮，未雨綢繆，對即將開展的工作中可能出現的發(fā)展變化做好溝通協(xié)調預案，保證工作的正常開展；再者，秘書工作者在溝通協(xié)調的過程中要注意方式、方法，語言要簡明得體，態(tài)度要隨和，對溝通協(xié)調工作中出現的問題要具體問題具體分析，有針對性地進行協(xié)調。

（四）探索創(chuàng)新能力。

是否具備創(chuàng)新意識，是衡量干部綜合素質高低的一把重要標尺，也是各項工作能否取得成功的關鍵。當前，在新形勢下，政府工作面臨著新要求新任務，工作中需要研究、探索的問題層出不窮。秘書工作者在工作中要敢于探索新領域、研究新問題。唯有創(chuàng)新，才能突破自己，唯有創(chuàng)新，才能超越別人。社會的發(fā)展突飛猛進，如果我們仍用老眼光看待問題，仍用舊方法處理問題，難免會事倍功半，影響整體工作的進程。然而，創(chuàng)新并不是摒棄傳統(tǒng)，我們應該在繼承優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎上充分發(fā)揮主觀能動性，把握事物內在聯(lián)系，掌握事物變化發(fā)展的規(guī)律，透過現象把握本質。新的問題必然要用新的方式去解決，這就要求我們要與時俱進，開拓創(chuàng)新，提高自己發(fā)現問題和解決問題的能力。只有勇于探索，不斷創(chuàng)新，用創(chuàng)新思路出謀劃策，充分發(fā)揮參謀助手的創(chuàng)造性作用。

四、新形勢下秘書工作者應深入調查研究

新形勢下，秘書工作者要深入調查研究，為領導決策提供可靠依據。

（一）“外業(yè)”工作深入細致，實事求是

作為一名秘書，必須苦練調查研究的“外業(yè)”工作基本功，在求“是”上狠下功夫。第一，搞調查研究必須具備追求真理的品質和實事求是的精神。要勇于從實際出發(fā)，敢于求“是”。根據實際情況，敢于提出自己的觀點和看法；服從客觀實際，發(fā)現真實情況和真理，敢于堅持和反映。第二，作風要實，詳盡占有第一手材料，在實的基礎上求“是”。事實是“是”的載體，“是”是事實的客觀反映。

（二）“內業(yè)”工作要充分提煉，讓“第一手資料”升華到理論高度

分析與綜合是寫好材料、當好秘書的兩個關鍵環(huán)節(jié)。要把通過“外業(yè)”工作獲得的第一手資料上升到理論高度，從而指導工作。首先要注重對情況的分析。只有鎮(zhèn)密系統(tǒng)地分析，才能認清事物的面貌，把握事物的內在聯(lián)系，有針對性的提出解決問題的措施辦法。

分析情況要把握四個要點：一是要客觀。既不能報喜不報憂，也不能只見問題，不見成績。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相結合，從定量分析中把握形勢發(fā)展趨勢，并從量變的積累中把握形勢發(fā)展的本質。三是要動靜結合。既要靜觀其姿，又要動觀其勢。比如移民工作，不僅要看原始材料所反映的數據，更要通過移民意愿調查等調研基礎上，分析移民思想動態(tài)和移民安置區(qū)經濟社會的發(fā)展趨勢，有所預測，才能讓安置區(qū)移民群眾的生產生活與整個社會協(xié)調發(fā)展。四是要注重典型事例的分析。從典型中提煉出的東西，有說服力。善于分析典型，挖掘其內在聯(lián)系，提煉有價值的東西。把豐富材料加以去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，進行深加工改造，形成科學的理論，指導實踐。

綜上所述，現代秘書工作者在新形勢下要不斷提高政治素質，強化三種意識，向著科學化的工作目標努力，從全局的高度出發(fā)去思考問題、解決問題，深入調查研究，以求實創(chuàng)新的敬業(yè)精神和熱情周到的工作態(tài)度，為領導決策提供最佳服務，真正成為領導的參謀、助手。