企業(yè)文書檔案管理工作存在的問題

及創(chuàng)新策略思考

近些年來，隨著國家的不斷發(fā)展和企業(yè)建設的不斷推進，越來越多的工作開始進行細節(jié)優(yōu)化，特別是文書檔案管理工作更是受到了廣泛的關注，實際上，文書檔案管理工作并非是一項輕松的工作，而且這項工作的難度不低，很多因素都會對其產(chǎn)生直接的影響，隨著新時代的發(fā)展，文書檔案管理工作在進行自我調(diào)整的同時，也應該進行自我創(chuàng)新，實現(xiàn)工作上的優(yōu)化，或打造完善的工作體系來解決工作過程中可能存在的隱患，才能為國家的發(fā)展作出貢獻，基于此，本文對該工作中的創(chuàng)新策略進行探討。

對于企業(yè)而言，文書檔案管理是其建設與發(fā)展的核心，在實際工作中表現(xiàn)出了較強的技術性服務性以及監(jiān)督性，關于文書檔案管理工作，任何企業(yè)在生產(chǎn)管理過程中都會有所涉及，通過文書檔案管理工作可以讓企業(yè)單位的文書檔案更科學更規(guī)范，特別是在新時期發(fā)展過程中，為了促進企業(yè)管理水平的提升，文書檔案管理工作更是必不可少，采取現(xiàn)代化的管理手段，使文書檔案管理的合理性更強，時效性更佳對企業(yè)的未來發(fā)展有著突出作用。

一、文書檔案管理工作創(chuàng)新重要性

在企業(yè)、事業(yè)單位變更、建立等活動開展過程中，文書檔案是必不可少的記錄載體，同時能夠為管理工作提供原始材料，相關部門也需要通過文書檔案來作為查看的依據(jù)和憑證。更重要的是在黨和國家政治，經(jīng)濟文化等工作開展過程中，文書檔案是其關鍵的數(shù)據(jù)支持，因此從某種程度上來講文書檔案資料，可以切實的反映出企業(yè)單位的業(yè)務范圍，資源配置以及資金用度，其中所蘊含的信息價值非常高。

伴隨著信息時代的到來，社會各個領域中都融入了信息技術，這對于行業(yè)的發(fā)展與變革有著巨大的推動作用，文書檔案管理工作亦是如此，與信息技術的結(jié)合使得檔案管理人員的工作效率大大提升，特別是在收集整理以及歸納的各個環(huán)節(jié)中，效率提升的尤為明顯，除此之外，檔案查閱和應用方面也得到了保障，如果能夠?qū)?shù)字化系統(tǒng)應用在文書檔案管理工作中，那么不但可以實現(xiàn)在線瀏覽，而且可以促進各分支機構(gòu)之間的交流與互動。除此以外，信息時代還為文書檔案管理工作提供了云儲存技術，這對于文書檔案的安全性有了確切的保障，另外，外派人員如果想要使用文書檔案，隨時隨地的也可以進行下載或傳遞。這些都是傳統(tǒng)文書檔案管理工作方式所無法實現(xiàn)的。

二、文書檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度的缺失

關于文書檔案管理工作中存在的問題，主要表現(xiàn)在管理制度的缺失當前在該工作執(zhí)行過程中，實際并沒有達到預想的效果，甚至還存在諸多不足，造成的文書檔案管理工作中的漏洞。管理制度的缺失是一個嚴重的問題，在未來的工作中應該采取有效的策略予以解決并利用科學合理的方式對其進行調(diào)整，使這一類問題能夠得到有效的規(guī)避。由于文書檔案管理工作制度的缺失，所以當前的工作仍然會按照過去成就的標準和方法來進行，導致實際工作中缺乏足夠的支持和依據(jù)，一些制度條文與當前時代的需求之間已經(jīng)背道而馳，嚴重影響了文書檔案管理工作的正常進行，久而久之還會造成一系列的持續(xù)性損失，造成難以彌補的后果，如果短期內(nèi)沒有對其采取有效的措施進行控制，那么未來工作的開展會非常困難，不僅如此，文書檔案管理工作制度的缺失還會對工作本身造成嚴重的負面影響，而且這種影響會持續(xù)加劇，譬如一些工作人員想要突破自我實現(xiàn)前進，但是受到這些成就制度的桎梏，導致工作頻頻出現(xiàn)阻礙，這導致文書檔案管理工作本身受到了嚴重的打擊。

（二）領導缺乏重視

實際上當前的文書檔案管理工作已經(jīng)于過去表現(xiàn)出了很大的差別，但由于領導對文書檔案工作仍然沒有給予高度的重視，所以導致該工作在進行或部署過程中缺乏深度的溝通與交流，進而影響文書檔案管理工作的進一步發(fā)展，很多領導對于基層反饋的日常工作問題或者是行業(yè)的新標準新理念，沒有進行深入研究，這意味著文書檔案管理工作一直長期處于原地踏步的過程中，很多根源的問題都沒有得到有效的處理，這對于文書檔案管理工作的長遠發(fā)展是不利的。

（三）管理人員工作專業(yè)技術能力偏低

主觀角度來看，關于文書檔案管理工作中存在的一些紕漏，實際上并非是偶然現(xiàn)象，很多時候是由于管理人員的專業(yè)技術能力水平不足造成的。目前有相當一部分管理人員缺乏專業(yè)技術能力，這就導致在相關問題探討過程中，沒有有效的措施進行應對，難以實現(xiàn)更好的發(fā)展。管理人員需要站在正確的認知角度上來進行自我拓展和提升，如果仍用局限性的思維來進行管理工作，那么非但不會推動管理工作的進步，甚至還會造成重大損失，一些企業(yè)的管理人員工作不僅專業(yè)技術能力低，而且團隊配合不夠默契，協(xié)調(diào)性差，都會使工作產(chǎn)生惡劣的后果，除此之外，有些企業(yè)試圖采用培訓等手段來強化管理人員的工作專業(yè)技術，但是，針對管理人員能力不足的問題，一些單位的拓展手段仍集中在理論層面，而關于實踐工作的開展，還沒有進行充分的指導，這些都嚴重阻礙了文書檔案管理工作的日后落實。

三、文書檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）提升文書檔案管理的創(chuàng)新意識

文書檔案工作雖然有獨立的部門負責，但卻需要企業(yè)各部門進行配合，同時也需要跟隨時代變化進行管理模式的創(chuàng)新。面對逐漸加快的經(jīng)濟社會節(jié)奏，企業(yè)為保證工作效率必須實施現(xiàn)代化管理模式，而檔案管理意識也必須進行創(chuàng)新，淘汰落后于時代的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。而文書檔案管理意識的創(chuàng)新主要分為幾個層面：第一，企業(yè)領導應具備創(chuàng)新意識，重視文書檔案管理技術的更新，為其配備最先進的軟硬件設施，從而實現(xiàn)智能化文書檔案管理。如此，才能夠保證資料信息加工、組織及存儲的質(zhì)量。第二，文書檔案管理人員應具備創(chuàng)新意識，能夠意識到傳統(tǒng)紙質(zhì)文書管理的缺陷，合理使用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術，優(yōu)化文書檔案管理工作。第三，企業(yè)應在年初工作計劃中強調(diào)文書檔案創(chuàng)新管理模式的研發(fā)，通過制度的建立督促創(chuàng)新意識的落實。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理辦法

文書檔案管理工作創(chuàng)新的重點用放在管理方法的創(chuàng)新上，為提升企業(yè)的管理質(zhì)量，很多企業(yè)已經(jīng)將創(chuàng)新管理方法研究作為了員工績效考核的內(nèi)容之一。但就具體工作而言，文書檔案管理辦法的創(chuàng)新應注重以下幾點。第一，文書檔案管理工作會涉及到企業(yè)的諸多信息，其中包含企業(yè)的商業(yè)機密。因此對文書檔案的管理應注重保密性，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式無法很好的保障企業(yè)信息的安全。所以應該通過電子檔案管理系統(tǒng)進行文書檔案管理，一方面該系統(tǒng)能夠?qū)ι虡I(yè)機密。實施加密處理，另一方面該系統(tǒng)能夠及時銷毀已處理或廢棄文件。第二，建立獨立的文書檔案管理部門，將檔案管理工作從后勤人員身上剝離出來，通過專業(yè)的人才進行文書檔案管理。而在選拔文書檔案管理人員時，不僅要考察其管理能力與專業(yè)技能，還要考核其創(chuàng)新意識與職業(yè)操守。第三，加強新職員的入職培訓，在培訓階段不僅要提高新員工的專業(yè)技能，還要挖掘其創(chuàng)新意識及創(chuàng)新能力。

（三）創(chuàng)新文書檔案管理制度

文書檔案管理工作的完善與創(chuàng)新不能僅靠管理意識的驅(qū)動，還需要創(chuàng)新的管理制度推動創(chuàng)新方法的落實。第一，應綜合考量煤炭行業(yè)的發(fā)展趨勢，結(jié)合時代現(xiàn)狀及國家法律，制定最合理的管理制度。第二，可在原有制度的基礎上進行靈活化創(chuàng)新，從而去除原有管理制度的糟粕，使文書檔案管理工作更加規(guī)范、科學、簡便。第三，結(jié)合企業(yè)發(fā)展趨勢對文書檔案進行分類、修編及保存，并制定現(xiàn)代化的管理制度。

（四）自動化管理手段的創(chuàng)新

建立科學管理機制推動文書檔案管理工作自動化發(fā)展，伴隨著自動化技術的不斷成熟，它確實為文書檔案科學管理提供了諸多便利。但自動化管理手段并不是盡善盡美的，其中仍存在諸多缺陷，而這些缺陷合理的管理機制進行彌補。只有在科學的管理機制的協(xié)同下，才能夠使自動化管理手段發(fā)揮出應有的效果，是信息技術的優(yōu)勢，能夠在文書檔案管理工作中得到充分的體現(xiàn)。而管理機制的建立應圍繞著檔案管理工作的需求，結(jié)合自動化管理的趨勢及市場前景，以自動化辦公為目標，在推動技術創(chuàng)新的同時，保障管理工作的科學性。另外，通過管理制度的建立，應使各部門各崗位更加明確自身的職責，利用自動化技術實現(xiàn)管理工作向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。同時，自動化管理手段的創(chuàng)新需要全體管理員工的共同推進，需要管理人員具備創(chuàng)新意識，在了解管理工作的目標的同時能夠通過特色服務發(fā)揮檔案資源更高的價值。

（五）管理人員專業(yè)技術能力創(chuàng)新

若將文書檔案管理工作形容為一幅畫，那么管理人員的專業(yè)能力就是這幅畫的細節(jié)部分，也是決定該畫質(zhì)量的重要部分。因此，對于管理人員專業(yè)技術能力的創(chuàng)新應從以下幾方面入手。第一，完善專業(yè)技術能力考核制度。企業(yè)應對文書檔案管理人員展開階段性的考核，結(jié)合工作特點與需求，通過考核結(jié)果與比較分析，更加全面地了解管理人員的工作方式及特點，及時發(fā)現(xiàn)管理人員管理方法缺陷與不足，快速對管理工作中存在的潛在漏洞進行彌補與消除，糾正管理人員在管理方式及管理思維上存在的錯誤，從而保障文書檔案管理工作一直保持在正確的軌道上。第二，為管理人員提供培訓與進修的機會。每一個人的天賦與特長皆不同，因此企業(yè)應對管理人員的實際能力與發(fā)展空間進行判斷，并為優(yōu)秀人員提供進修與培訓的機會。如此不僅能夠挖掘管理人員的創(chuàng)新意識，提升管理人員的技術能力，還能夠更好的挽留人才，使優(yōu)秀人才能夠長期的服務于企業(yè)的文書檔案管理工作。

四、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟社會步入轉(zhuǎn)型階段，企業(yè)的建設與發(fā)展不再只注重經(jīng)濟效益的提升與營銷策略的制定，更加重視細節(jié)工作，其中以文書檔案管理工作為代表。對于企業(yè)而言，文書檔案管理工作應該體現(xiàn)出更加的服務性及監(jiān)督性，因此應不斷調(diào)整其工作體系，通過創(chuàng)新策略完善目前文書檔案管理工作中的不足，使文書檔案管理工作能夠為企業(yè)發(fā)展及經(jīng)濟建設貢獻更大的助力。