第一篇：如何增強事務(wù)公文的思想性

事務(wù)公文，是為處理日常工作中的具體事務(wù)而寫作的實用文體，主要用于溝通信息、安排工作、總結(jié)得失、研究問題等，是傳遞信息、交流思想的工具，通常帶有總結(jié)性、宣傳性和鼓舞性的特點。常見的事務(wù)公文主要有計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿和典型材料等。評判一份事務(wù)公文質(zhì)量的高低，主要用其是否具有深刻的思想性這個標(biāo)準(zhǔn)來衡量。筆者結(jié)合自己文字工作的實踐與思考，著重就如何增強事務(wù)公文的思想性這個話題，談幾點個人的認(rèn)識和體會。

一、事務(wù)公文思想性的內(nèi)涵

思想性是指文藝作品或文章著作中所表現(xiàn)的政治傾向和社會意義。所謂事務(wù)公文的思想性，通俗點講就是事務(wù)文書文字背后蘊含的深意，是一篇文稿所要表達的核心主旨。它可以是已被普遍認(rèn)同的具有時代性的觀點、信息，也可以是作者對此類觀點、信息進行提煉、升華后形成的真知灼見。事務(wù)公文的思想性主要體現(xiàn)在文章的“神”上而非“形”的方面，它不是“四六句子”的拼湊堆砌，不是排比對偶的華麗運用，不是大小標(biāo)題的平仄對仗，而是對事物的透徹分析，對問題的獨到見解，對觀點的精準(zhǔn)提煉?？傊?，凡能引發(fā)人的思考、激活人的思想、啟迪人的思維、開闊人的思路的觀點、看法、意見等，皆可稱其為文稿的思想性。一般來講，事務(wù)公文的思想性集中體現(xiàn)在三個方面：

第一，導(dǎo)向正確。這是保證思想性的前提。思想性和政治性密不可分。作為事務(wù)公文的起草者，要時刻堅持正確的政治導(dǎo)向，文稿內(nèi)容組織和語言表達，不能與現(xiàn)行宣傳的黨的路線方針政策、上級指示精神等相違背，必須要跟緊上級精神和時代要求。就當(dāng)前而言，必須與習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想，與黨和國家的發(fā)展理念保持一致。比如，習(xí)近平總書記提出了“共抓大保護，不搞大開發(fā)”的思想，如果我們再在文稿中表達“先發(fā)展經(jīng)濟再治理環(huán)境”的觀點，就是導(dǎo)向不正確，文章也就談不上有思想性了。

第二，言之有物。這是形成思想性的基礎(chǔ)。不同的事務(wù)公文有各自的行文特點和規(guī)范，但共性的要求是一致的，那就是不能泛泛而談、空洞無物。比如：寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，就要圍繞上級相關(guān)指示精神，密切結(jié)合本單位本部門的工作實際，鮮明地表達出講話者的新觀點、新看法，若只有優(yōu)美的詞句而沒有實質(zhì)的內(nèi)容，與會者聽起來就會味同“嚼蠟”，更不會引起共鳴和反響，起不到推動工作、解決問題的實際作用；寫工作總結(jié)，就應(yīng)如實地指出工作中所取得的經(jīng)驗和存在的不足，總結(jié)歸納出規(guī)律性的東西，以利于推廣復(fù)制，更好地指導(dǎo)今后的工作實踐；寫計劃方案，就應(yīng)具體反映出下一步工作所要采取的措施和實施步驟，使人一看就明白該做什么、怎么做，而不是云遮霧罩、霧里看花，等等。

第三，深刻透徹。這是體現(xiàn)思想性的關(guān)鍵。深刻透徹就是認(rèn)識事物、看待問題要有深度，能夠發(fā)現(xiàn)事物的本質(zhì)，努力在探索規(guī)律、認(rèn)識真理上有新發(fā)現(xiàn)、新認(rèn)知、新提法，在解決問題上有新理念、新思路、新舉措。要做到具體問題具體分析，不能簡單地成為政策的“傳聲筒”“復(fù)印機”。“吟安一個字,捻斷數(shù)莖須”“語不驚人死不休”，講的就是在“新意”和“深度”上用力。“想別人之不曾想，觸別人之不曾及”，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，剖析事物發(fā)展的深層動因，并由此提出更深入獨到的觀點和見解，進而使人為之眼前一亮、耳目一新。

二、增強事務(wù)公文思想性的方法

增強事務(wù)公文思想性雖無明顯的捷徑可走，但也有一些方法和技巧。

第一，用哲學(xué)思維來打底。說事論理、以言飾文是材料的本質(zhì)要求。這個“理”就是文中所要表達的思想，就是畫龍之點“睛”、吹糠之見“米”。要想行文有“理”，首先得打牢哲學(xué)功底，把思維方法搞正確，闡述的觀點、作出的結(jié)論須立得起、站得住，經(jīng)得起推敲。因此，須深鉆細(xì)研《辯證唯物主義原理》《矛盾論》《實踐論》等經(jīng)典哲學(xué)著作，尤其要學(xué)懂弄通習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想這個馬克思主義中國化的最新理論創(chuàng)新成果，掌握和運用“發(fā)展地而不是靜止地、全面地而不是片面地、系統(tǒng)地而不是零散地、普遍聯(lián)系地而不是單一孤立地觀察事物”的認(rèn)識論和方法論，防止僵化、片面、靜止、孤立的形而上學(xué)思維方式。這樣，寫出的文稿才有思辨性、說理性、邏輯性，使人信服并能引發(fā)思考、獲得教益。比如，習(xí)近平總書記在講話和文章中多次強調(diào)的“兩山論”，就生動闡述了經(jīng)濟發(fā)展和生態(tài)保護的關(guān)系，鮮明地體現(xiàn)了對立統(tǒng)一的辯證思維，閃耀著馬克思主義的哲學(xué)光輝，具有極強的思想性，給人以深刻的啟迪。

第二，用偉人之言來論證。要善于借梯登高、借力打力，學(xué)會引用權(quán)威論述來闡述、支撐自己的觀點，以此強化對受眾的說服力，使人感到言之有據(jù)、言之有理，進而感到信服。采用這種方法，往往會收到四兩撥千斤之效，使呆板的文稿更加神采奕奕、亮眼奪目。

比如，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在講話中闡述團結(jié)的重要性時，引用了毛澤東同志的話語：“有兩種團結(jié)是絕對必要的，一種是黨內(nèi)團結(jié)，一種是黨同人民的團結(jié)。這些就是戰(zhàn)勝艱難環(huán)境的無價之寶，全黨同志必須珍愛這兩個無價之寶?！痹偃?，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在文章中，使用了鄧小平同志“一個黨、一個國家、一個民族，如果一切從本本出發(fā)，思想僵化，迷信盛行，那它就不能前進，它的生機就停止了，就要亡黨亡國”等語言闡述開拓創(chuàng)新的必要性。又如，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在黨課講稿中闡述保持戰(zhàn)略定力時就引用了習(xí)近平總書記“山再高，往上攀，總能登頂；路再長，走下去，定能到達”的觀點。

第三，用名言警句來點睛。現(xiàn)實中常有這種現(xiàn)象：很多人闡述一個觀點、論述一個道理，總是絮絮叨叨，唯恐言之不盡、意之不逮，往往功夫沒少費，到頭來卻沒有達到預(yù)期的效果。究其因，除撰寫者的行文功力因素外，很重要的一個原因是不會點睛之術(shù)。名言警句，是指一些名人說的、寫的并經(jīng)過實踐證明的結(jié)論或警世的言語。這些經(jīng)歷過時光之河千淘萬漉而流傳下來的珠玉之言，大都是哲人思想的精華、智慧的結(jié)晶。如果能在事物公文寫作中恰當(dāng)?shù)匾?，不僅能很好地揭示主題、表達觀點，而且能使文稿更有精神、更有風(fēng)骨，給人以含英咀華之感，進而受到鞭策和鼓舞。比如，最近被刷屏的河北衡水中學(xué)校長郗會鎖在網(wǎng)絡(luò)升旗儀式上的講話中，借用了契訶夫的名句“困難與折磨對于人來說，是一把打向坯料的錘，打掉的應(yīng)是脆弱的鐵屑，鍛就的將是鋒利的尖刀?！痹偃?，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在黨課講稿中，引用拿破侖的名言“世界上有兩種武器：一個是劍，一個是思想，最終思想會戰(zhàn)勝劍，思想的原動力在于人的信仰”來論證信仰的重要性。

第四，用詩詞典故來增色。在事物公文寫作中，如果能巧妙而恰當(dāng)?shù)匾迷娫~典故，學(xué)會用少量的文字表達豐富的思想，就會給人以生動、鮮活的印象，使文稿更加貼切傳神，說服力和感染力大大增強。比如，毛澤東主席在黨的七大閉幕詞中，巧妙引用 “愚公移山”的典故，既表現(xiàn)出思想浪漫、語言生動、膾炙人口的特色，又表現(xiàn)出豐富深刻的思想內(nèi)涵，因而流傳至今，仍放射著思想的光芒。再如，習(xí)近平總書記在紀(jì)念五四運動100周年大會上的重要講話中，先后引用“自信人生二百年，會當(dāng)水擊三千里”“青春虛度無所成，白首銜悲亦何及”“立志而圣則圣矣，立志而賢則賢矣”等思想性極強的詩句，使人聽后入心入腦、獲益匪淺。又如，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在黨課中這樣講道：“‘孟母三遷’的故事告訴我們，與什么人在一起很重要。與誰為友，決定了你的層次；與誰為對手，決定了你的水平；與誰同行，決定了你的智慧。”這段話巧妙引用“孟母三遷”的典故，深入淺出地闡述了凈化朋友圈的意義，為整篇文稿增色不少。

第五，用俗語俚言來調(diào)味。流傳在生活當(dāng)中的俗語俚言，是勞動人民智慧的結(jié)晶，其中蘊含著寶貴人生的哲理。如果在事務(wù)公文寫作中能恰如其分地引用這些俗語俚言，不僅能增強文稿的趣味性，使之更帶泥土味、更加接地氣，而且能變深奧為淺顯、晦澀為直白、枯燥為形象，使說理更加深入淺出、生動透徹，從而引起受眾的情感共鳴與情感認(rèn)同。比如，習(xí)近平總書記在講話中引用“患難見真情”“朋友多了路好走”“鞋子合不合腳，只有自己知道” “一勤天下無難事” “人在事中練，刀在石上磨”等諸多具有思想性的俗語，樸實無華，入情入理，比起長篇累牘講大道理要深刻得多。再如，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在民主生活會材料中，就引用“井越掏，水越清；事越擺，理越明”“好鼓一打就響，好燈一撥就亮”“只有千里的名聲，沒有千里的威風(fēng)”等俗語，生動闡述了開展批評與自我批評的重要性和必要性，不僅為嚴(yán)肅的文稿增加了趣味，而且讓人聽后意猶未盡、回味無窮。又如，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在闡述解放思想的重要性時，這樣寫道：“解放思想，黃金萬兩；思想解放，蒸蒸日上。觀念陳舊，邁不開步；思想保守，永遠受苦。所以，解放思想一定要來真的、來硬的、來實的，不能云里來、霧里去?！边@段話巧妙引用群眾的口頭語，話語雖淺顯直白，但不乏思想性和哲理性，使人更加容易接受，遠比空洞地講道理更能觸動受眾的柔軟內(nèi)心。

第二篇：事務(wù)公文

通用公文從文種上劃分，可分為行政公文和事務(wù)公文。

事務(wù)公文包括：計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、典型材料等。由此得知事務(wù)公文是從通用公文文種劃分出來的，帶有總結(jié)性、宣傳性、鼓舞性等這幾種性質(zhì)，一般對某個事項做好充分的調(diào)查之后，用大量充實的文字材料進行論述、概括、總結(jié)的書面語言形式。

事務(wù)文書的基本功能

1、規(guī)制令使作用。公文是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)號施令的手段，是實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的工具。公文在實施領(lǐng)導(dǎo)、實施管理中能夠發(fā)揮規(guī)范控制、令行禁止、組織協(xié)調(diào)的作用。

2、明事通情作用。各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在實施管理職能、開展公務(wù)活動中，在上下左右之間，需要經(jīng)常溝通情況、交流意見，以求共識共作。公文作為明事通情手段在機關(guān)工作中廣為應(yīng)用。

3、參謀決策作用。各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在決策和決策實施過程中，離不開信息的搜集、處理和運用，離不開調(diào)查研究和征求意見。公文以其法定的渠道和效率滿載各種信息為資治輔政服務(wù)。宣傳輿論作用。各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)中需要有效的宣傳輿論的支持。而公文的貫徹執(zhí)行是宣傳輿論的核心。

4、商洽聯(lián)絡(luò)作用。各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)之間有許多事情需要商洽、紹介和聯(lián)絡(luò)，以便互相理解、支持和配合，發(fā)揮整體效應(yīng)。此中，公文寫作不可或缺。

5、存儲憑證作用。公文是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)職能活動的真實記錄，是統(tǒng)一思想、處理問題的基本依據(jù)。公文在執(zhí)行的時候是這樣，成為檔案之后仍然是這樣。

事務(wù)文書的主要特征

1、主題的職能性。公文是實現(xiàn)機關(guān)管理職能的工具和手段。在公文里，鼓勵什么遏制什么，支持什么反對什么，允許怎么辦和不允許怎么辦，或褒或貶，或是或非，或倡或戒，或行或止，十分鮮明。

2、材料的可靠性。在公文里所采用的事實材料、數(shù)字材料、理論材料以及所依據(jù)的法律法規(guī)、方針政策，必須真實、準(zhǔn)確，來不得半點臆想、虛構(gòu)和捏造。

3、結(jié)構(gòu)的邏輯性。公文寫作思維方式主要是邏輯思維，通過概念、判斷、推理，通過綜合、比較、論證形成寫作思路，完成寫作任務(wù)，多用說明、敘述、議論的表達方式，慎用文學(xué)手段。文風(fēng)的平實性。力求準(zhǔn)確、鮮明、生動，力戒說大話、空話、假話、套話，不能言之無物，也不能嘩眾取寵，要實實在在，明明白白。

4、表述的簡明性。結(jié)構(gòu)力求簡約，層次力求簡化，語言力求簡潔，在把事情、想法寫清楚、寫明白、寫透徹的前提下，文字越簡越好。

5、體式的規(guī)范性。要有強烈的文體、文種意識，要注意公文的書寫格式、語體特點，也要注意公文的附加標(biāo)識。

公務(wù)文書的寫作要求

符合黨和國家的方針、政策、法律、法令和上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

情況屬實、觀點明確、文字精練、條例清楚、層次分明、標(biāo)點正確。

人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。日期一般要寫具體的年月日。

數(shù)字，出成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一般用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。

工作計劃：用于對將要進行的工作活動提出目標(biāo)并安排好實施步驟、措施和方法。對實際工作進程具有指導(dǎo)作用，同時也是總結(jié)衡量任務(wù)完成情況和效果的重要依據(jù)。

其主要內(nèi)容包括：提出目標(biāo)、任務(wù)的依據(jù)；對完成任務(wù)的主客觀條件的分析；工作任務(wù)及要求、指標(biāo)；主要步驟、方法和措施；分工及完成任務(wù)的時限及其他有關(guān)注意事項。工作計劃既可用文字?jǐn)⑹鲂问剑ㄎ恼拢?，又可用表格形式，也可兩種形式兼而用之。為使文件切實發(fā)揮效用，應(yīng)注意充分調(diào)查研究有關(guān)情況和問題；積極穩(wěn)妥地規(guī)定任務(wù)和指標(biāo)；步驟、方法和措施務(wù)求具體而明確、便于檢查和執(zhí)行；文字表達過程中，一般不作議論，以說明為主。

總結(jié)報告：用于在某項工作、某階段工作結(jié)束后按照報告制度的規(guī)定或上級要求，匯報情況，對成績、缺點、經(jīng)驗教訓(xùn)及有關(guān)工作規(guī)律作檢討分析，匯報下一步工作計劃安排。

正文主要包括：一是工作情況，即對某項或某階段開展了什么工作，采用了哪些方法措施，效果怎樣，有哪些成績，存在哪些問題和不足加以敘述說明；二是主要的經(jīng)驗體會，即對取得成績的原因進行分析，獲得對工作規(guī)律性的認(rèn)識；三是檢討失敗或失誤的教訓(xùn)，總結(jié)其原因和規(guī)律性，探索防止或減少失誤和失敗的途徑；四是下一步工作的初步規(guī)劃、設(shè)想，即準(zhǔn)備在以后的工作中怎樣發(fā)揚成績、克服缺點錯誤。

調(diào)查報告：用于向上級機關(guān)或本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映某項調(diào)查研究結(jié)果的文件。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)為了制訂法規(guī)或有關(guān)政策，或者為了了解情況，推動工作發(fā)展和總結(jié)典型經(jīng)驗，常常有目的地派出或指定專人或工作小組，深入實際作調(diào)查研究，并要求這些工作人員將調(diào)研結(jié)果加以系統(tǒng)的整理，寫成報告。

正文主要由以幾部分組成：一是導(dǎo)語，即用概要的文字交代一下調(diào)查研究活動的目的、時間、地點、調(diào)查對象或范圍、調(diào)查方式、取得的結(jié)果以及本文所要涉及的主題；二是調(diào)查的結(jié)果，即分門另類地將情況或問題加以敘述；三是研究的結(jié)果，即對情況和問題加以分析，得出規(guī)律性的認(rèn)識，進而提出解決問題的建設(shè)性意見（對策、方法、措施、步驟）；四是結(jié)語，篇幅長一些的文件可以有這個部分，即對文件內(nèi)容加以概括總結(jié)，篇幅短的可以略去專門的結(jié)束語。

調(diào)查報告由標(biāo)題、正文、作者、日期組成。

正文由導(dǎo)語、主體、結(jié)尾三部分構(gòu)成。導(dǎo)語的具體形式有概述式、主旨直述式、結(jié)論式、設(shè)問式等幾種。主體的結(jié)構(gòu)形式有縱式、橫式、交錯式三種。

第三篇：如何增強材料的思想性

好詩有詩眼，好文有文魂。就材料而言，文魂就是文稿的思想性。好的材料，能引發(fā)人的思考，激活人的思想，啟迪人的思維，開闊人的思路，如同一個人一樣，不在于顏值有多高，關(guān)鍵在于有思想、有內(nèi)涵。正如古人所言：“文章猶舟也，舟之貴賤，不在大小華質(zhì)，而視其所載者也。”

從現(xiàn)實情況看，很多人在寫材料中有個通病，大多就事論事、見子打子，只談具體工作，不談思想觀點；只作簡單陳述，不作升華提煉；只有干癟軀殼，沒有飽滿血肉，使人聽著昏昏欲睡，讀來味同嚼蠟，如尺水微瀾，難以給人留下深刻印象。

那么，究竟什么才是材料的思想性？從內(nèi)容上說，它不是老生常談的一般道理，也不是照抄照轉(zhuǎn)的官樣文章，更不是人云亦云的空泛議論，而是經(jīng)過深入思考、挖掘提煉，從事物本身開掘出的真知灼見、本質(zhì)意義、潛在力量；從形式上說，它不是四六駢句的生硬拼湊，不是排比對偶的過多運用，不是大小標(biāo)題的平仄對仗，而是對事物的透徹分析，對問題的獨到見解，對道理的深刻闡述，對觀點的精準(zhǔn)提煉。要增強材料的思想性，可采用以下幾個方法：

一、用哲學(xué)思維來打底

說事論理、以言飾文是材料的本質(zhì)要求。這個“理”就是文中所要表達的思想，就是畫龍之點“睛”、吹糠之見“米”。要想有行文有“理”，首先得打牢哲學(xué)功底，把思維方法搞正確，闡述的觀點、作出的結(jié)論須立得起、站得住，經(jīng)得起推敲。

要提高個人哲學(xué)素養(yǎng)，須深鉆細(xì)研《辯證唯物主義原理》《矛盾論》《實踐論》等經(jīng)典哲學(xué)著作，尤其要學(xué)懂弄通習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想這個馬克思主義中國化的最新理論創(chuàng)新成果，掌握和運用“發(fā)展地而不是靜止地、全面地而不是片面地、系統(tǒng)地而不是零散地、普遍聯(lián)系地而不是單一孤立地觀察事物”的認(rèn)識論和方法論，防止僵化、片面、靜止、孤立的形而上學(xué)思維方式。這樣，寫出的材料才有思辨性、說理性、邏輯性，使人信服并能引發(fā)思考、獲得教益。

比如，習(xí)近平總書記在講話文章中多次強調(diào)的“兩山論”，就生動闡述了經(jīng)濟發(fā)展和生態(tài)保護的關(guān)系，鮮明地體現(xiàn)了對立統(tǒng)一的辯證思維，閃耀著馬克思主義的哲學(xué)光輝，具有極強的思想性，給人以深刻的啟發(fā)。

二、用權(quán)威論述來提神

權(quán)威是指使人信從的力量和威望。權(quán)威論述則是具有這種力量和威望的組織或個人，就某一事物形成的并經(jīng)過實踐檢驗是正確的認(rèn)識和觀點。這些論述大都具有很強的思想性和真理性，因而被大眾所認(rèn)同和信守，也更具有說服力和號召力。比如，“一步實際運動比一打綱領(lǐng)更重要”，“ 沒有無義務(wù)的權(quán)利,也沒有無權(quán)利的義務(wù)”，“忘記了過去，就意味著背叛！”“沒有革命的理論，就不會有革命的運動”，“人民，只有人民，才是創(chuàng)造歷史的動力”，“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”，“實踐是檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)”，“幸福是奮斗出來的”，“不忘本來才能開辟未來，善于繼承才能更好創(chuàng)新”，等等。這些論述言約意豐，字里行間閃耀著思想的光輝，引用得當(dāng)就會收到以一當(dāng)十之效。

因此，在公文寫作中，要善于借梯登高、借力打力，學(xué)會引用權(quán)威論述來闡述、支撐自己的觀點，以此強化對受眾的說服力，使人感到言之有據(jù)、言之有理，進而感到信服。采用這種方法，往往會收到四兩撥千斤之效，使文稿更加神采奕奕、亮眼奪目。

比如，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在講話中闡述團結(jié)的重要性時這樣說到：毛澤東同志曾經(jīng)強調(diào)：“有兩種團結(jié)是絕對必要的，一種是黨內(nèi)團結(jié)，一種是黨同人民的團結(jié)。這些就是戰(zhàn)勝艱難環(huán)境的無價之寶，全黨同志必須珍愛這兩個無價之寶?！?/p>

再如，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在文章中談到開拓創(chuàng)新的必要性時這樣寫到：鄧小平同志曾經(jīng)向全黨大聲疾呼：“一個黨、一個國家、一個民族，如果一切從本本出發(fā)，思想僵化，迷信盛行，那它就不能前進，它的生機就停止了，就要亡黨亡國?！?/p>

還如，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在黨課講稿中闡述保持戰(zhàn)略定力時這樣講到：習(xí)近平總書記說：“山再高，往上攀，總能登頂；路再長，走下去，定能到達?！?/p>

三、用名言警句來點睛

晉人陸機在《文賦》中有言：“立片言而居要，乃一篇之警策?！逼湟庵感形囊丫獾囊渲糜陉P(guān)鍵之處，以求得畫龍點睛之效?，F(xiàn)實中常有這種現(xiàn)象：很多人闡述一個觀點、論述一個道理，總是絮絮叨叨，唯恐言之不盡、意之不逮，往往功夫沒少費，到頭來卻沒有達到預(yù)期的效果。究其因，除開寫作者的行文功力因素外，很重要的一個原因是不會名言警句點睛之術(shù)。

名言警句，是指一些名人說的、寫的并經(jīng)過實踐所得出的結(jié)論，以及警世的言語。這些經(jīng)歷過時光之河千淘萬漉而留傳下來的珠玉之言，大都是哲人思想的精華、智慧的結(jié)晶。如果能在材料中恰當(dāng)?shù)匾?，不僅能更好地揭示主題、表達觀點，而且能使文稿更有精神、更有風(fēng)骨，給人以含英咀華之感，進而受到鞭策和鼓舞。

比如，最近被刷屏的衡水中學(xué)校長郗會鎖在網(wǎng)絡(luò)升旗儀式上的講話這樣講到：契訶夫曾說：“困難與折磨對于人來說，是一把打向坯料的錘，打掉的應(yīng)是脆弱的鐵屑，鍛就的將是鋒利的尖刀。”

再如，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在黨課講稿中談到信仰時這樣講到：拿破侖曾說：“世界上有兩種武器：一個是劍，一個是思想，最終思想會戰(zhàn)勝劍，思想的原動力在于人的信仰。”

還如，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在講話中談到抓落實時這樣說到：比爾·蓋茨有這樣一句話：“一個善于為失敗準(zhǔn)備借口的人，無論怎樣去掩飾，都是一個不折不扣的懦夫”。

四、用詩詞典故來增色

在中國傳統(tǒng)文化典籍中，富有思想性的詩詞典故不勝枚舉。比如，“世上無難事，只要肯登攀”，“春種一粒粟，秋收萬顆子”，“少壯不努力，老大徒傷悲”，“近水樓臺先得月，向陽花木易為春”，“歷覽前賢國與家，成由勤儉破由奢”“試玉要燒三日滿，辨材須待七年期”，等等。還有那些人人熟知的典故，如“自相矛盾”、“守株待兔”、“諱疾忌醫(yī)”、“濫竽充數(shù)”、“葉公好龍”，等等。這些詩句和典故蘊含著深刻而雋永的哲理，實現(xiàn)了思想性和藝術(shù)性的完美結(jié)合，給人以智慧的啟迪。

在材料寫作中，如果能巧妙而恰當(dāng)?shù)匾眠@些詩詞典故，學(xué)會用少量的文字表達豐富的思想，就會給人以生動、鮮活的印象，使文稿更加貼切傳神，說服力和感染力大大增強。

比如，毛澤東在黨的七大閉幕詞中，巧妙引用 “愚公移山”的典故，既表現(xiàn)出思想浪漫、語言生動、膾炙人口的特色，又表現(xiàn)出思想內(nèi)涵十分豐富的特色，因而流傳至今，仍放射著思想的光芒。

再如，習(xí)近平總書記在紀(jì)念五四運動100周年大會上的重要講話中，先后引用“自信人生二百年，會當(dāng)水擊三千里”、“青春虛度無所成，白首銜悲亦何及”、“立志而圣則圣矣，立志而賢則賢矣”等思想性極強的詩句，使人聽后入心入腦、獲益匪淺。

還如，一位領(lǐng)導(dǎo)干部在黨課中這樣講到：“孟母三遷”的故事告訴我們，與什么人在一起很重要。與誰為友，決定了你的層次；與誰為對手，決定了你的水平；與誰同行，決定了你的智慧。這段話巧妙引用“孟母三遷”的典故，深入淺出地闡述了凈化朋友圈的意義，為整篇文稿增色不少。

第四篇：如何起草事務(wù)類公文

如何起草事務(wù)類公文

課后測試

測試成績：66.67分。恭喜您順利通過考試！

多選題

?

1、以下屬于事務(wù)類文書的有（）（16.67 分）

A 計劃 B 總結(jié) C 通報 D 通知

正確答案:A B ?

2、以下是按照計劃的目的進行劃分的是（）（16.67 分）

A 經(jīng)營計劃 B 學(xué)習(xí)計劃 C 部門計劃 D 季度計劃

正確答案:A B ?

3、計劃的標(biāo)題，可以包括以下哪些部分（）（16.67 分）

A 單位名稱 B 適用時間 C 事由 D 文種

正確答案:A B C D ?

4、總結(jié)，按照內(nèi)容劃分，可以分為（）（16.67 分）A 工作總結(jié) B 生產(chǎn)總結(jié) C 學(xué)習(xí)總結(jié) D 活動總結(jié)

正確答案:A B C D ?

5、工作總結(jié)正文中，常見的開頭寫法有（）（16.67 分）

A 概述式 B 提問式 C 結(jié)論式 D 對比式

正確答案:A B C D ?

6、文章式會議記錄的內(nèi)容包括（）（16.65分）

A 標(biāo)題 B 會議組織情況 C 會議主要內(nèi)容 D 文尾

正確答案:A B C D

第五篇：常用公文與事務(wù)文書寫作

目錄

上 編

專題講座

第四講

常用公文與事務(wù)文書寫作

第一節(jié)

公文基礎(chǔ)知識..........................................................................................................1

一、公文概述..................................................................................................................1

（一）公文的概念和特點......................................................................................1

（二）公文的作用..................................................................................................3

（三）公文的種類..................................................................................................3

二、公文的格式..............................................................................................................6

（一）秘密等級和保密期限..................................................................................6

（二）緊急程度......................................................................................................6

（三）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識..............................................................................................7

（四）發(fā)文字號......................................................................................................7

（五）簽發(fā)人、會簽人..........................................................................................7

（六）標(biāo)題..............................................................................................................7

（七）主送機關(guān)......................................................................................................8

（八）正文..............................................................................................................8

（九）附件說明......................................................................................................9

（十）印章............................................................................................................10

（十一）成文時間................................................................................................10

（十二）附注........................................................................................................10

（十三）主題詞....................................................................................................10

（十四）抄送機關(guān)................................................................................................10

（十五）印發(fā)機關(guān)................................................................................................11（十六）印發(fā)時間................................................................................................11 1

三、公文的行文規(guī)則....................................................................................................11

（一）確有必要原則............................................................................................11

（二）不得越級原則............................................................................................12

（三）部門不得向下一級政府和部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得對外正式行文原則........12

（四）聯(lián)合行文的原則........................................................................................13

（五）發(fā)文不升級原則........................................................................................13

（六）主送機關(guān)不升級的原則............................................................................14

（七）發(fā)文協(xié)商一致原則....................................................................................14

（八）重要下行文抄送直接上級機關(guān)的原則....................................................14

（九）請示一文一事原則和報告與請示分開原則............................................15

（十）不直送的原則............................................................................................15

（十一）雙重抄送原則........................................................................................16

四、公文的寫作要求....................................................................................................16

（一）依法擬文....................................................................................................16

（二）遵命寫作....................................................................................................16

（三）材料真實....................................................................................................17

（四）主旨明確....................................................................................................17

（五）內(nèi)容單一....................................................................................................17

（六）數(shù)詞的使用................................................................................................18

（七）引文的處理................................................................................................18

（八）簡稱的使用................................................................................................18 第二節(jié)

常用公文的寫作....................................................................................................19

一、通知........................................................................................................................19

（一）通知的適用范圍和特點............................................................................19

（二）通知的分類及其寫法................................................................................20

（三）通知與相近文種的區(qū)別............................................................................25

二、報告........................................................................................................................27

（一）報告的適用范圍和特點............................................................................27

（二）報告的寫法................................................................................................28

（三）報告行文應(yīng)該注意的事項........................................................................32

三、請示......................................................................................................................34

（一）請示的適用范圍........................................................................................34

（二）請示的特點................................................................................................34

（三）請示的寫法................................................................................................35

（四）請示與報告的區(qū)別....................................................................................36

四、批復(fù)........................................................................................................................38

（一）批復(fù)的適用范圍........................................................................................38

（二）批復(fù)的特點................................................................................................38

（三）批復(fù)的結(jié)構(gòu)和寫法....................................................................................39

（四）批復(fù)寫作注意事項....................................................................................40

五、函............................................................................................................................41

（一）函的適用范圍............................................................................................41

（二）函的特點....................................................................................................42

（三）函的種類和寫法........................................................................................42 第三節(jié)

銀行常用事務(wù)文書................................................................................................45

一、計劃........................................................................................................................45

（一）計劃的概述................................................................................................45

（二）計劃的結(jié)構(gòu)與寫法....................................................................................47

（三）制定計劃的注意事項................................................................................48

二、總結(jié)........................................................................................................................51

（一）總結(jié)的概述................................................................................................51

（二）總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫法....................................................................................53

（三）總結(jié)的寫作要求........................................................................................56

三、調(diào)查報告................................................................................................................59

（一）調(diào)查報告的概述........................................................................................59

（二）調(diào)查報告的寫作........................................................................................62

（三）總結(jié)寫作的注意事項................................................................................65

四、會議記錄................................................................................................................67

（一）會議記錄概述............................................................................................67

（二）會議記錄的寫法........................................................................................68

（三）記錄的方法................................................................................................69

（四）注意事項....................................................................................................70

第四講

常用公文與事務(wù)文書寫作

教學(xué)目的：了解公文的種類和基本特點，掌握銀行常用事務(wù)文書的寫作方法。

第一節(jié)

公文基礎(chǔ)知識

一、公文概述

（一）公文的概念和特點 1．公文的概念

公文是公務(wù)文書的統(tǒng)稱，它是黨政機關(guān)、司法機關(guān)和企事業(yè)單位、群團組織寫作和使用的處理公務(wù)的文書，也叫文件。

國務(wù)院在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布，以下簡稱《辦法》）中對公文的定義為“行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書”。

這個定義專指行政機關(guān)的公文。但是，因為司法機關(guān)，企事業(yè)單位和群團組織也要按照《辦法》中的規(guī)定來辦理，所以，我們將公文的定義確定為以上的表述。

我們這里所講的公文是指法定的公文。法定的公文有黨務(wù)公文和行政公文的區(qū)別。我們學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容是國務(wù)院《辦法》）中規(guī)定的公文，即行政機關(guān)使用的公文。黨務(wù)性公文中共中央辦公廳另有規(guī)定。黨務(wù)性公文因為我們使用頻率不高和與行政機關(guān)公文有許多共同之處，所以不作專門介紹。

2．公文的特點

公文是應(yīng)用文的一個重要組成部分，它除了具備應(yīng)用文的一般特點外，還具有自己獨自的特點。

（1）政策性

公文的政策性是由其反映的內(nèi)容決定的。黨和國家制定的路線、方針、政策都是以公文的形式直接下達，而國家各級行政機關(guān)、團體、企事業(yè)單位都負(fù)有傳達、貫徹、執(zhí)行的責(zé)任。因此，國家各級行政機關(guān)、團體、企事業(yè)單位制定的公文，必須符合黨和國家的方針政策，不能具有隨意性。

（2）權(quán)威性

公文代表著制發(fā)機關(guān)的法定權(quán)威，它的內(nèi)容體現(xiàn)了某一國家，或某一機關(guān)，或某一單位、團體的意志，在它所轄的范圍內(nèi)，具有法定的權(quán)威性和行政約束力。這個特點是其他任何文體的文章都無法比擬的。

公文的權(quán)威性還體現(xiàn)在國家從法律上和行政措施上對公文的權(quán)威性給予了可靠的保證。《辦法》中明確規(guī)定：“行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。”公文要求受文者的思想、行為必須接受文件的約束和規(guī)范。

（3）特定性

公文的特定性主要是指作者和讀者是特定的、法定的。

公文的作者就是發(fā)文機關(guān)，而不象文學(xué)作品那樣，作者是個人。行政機關(guān)的公文多是以機關(guān)的名義發(fā)布的，以機關(guān)首長或領(lǐng)導(dǎo)人個人名義發(fā)布的公文，那也是依據(jù)法律規(guī)定，以它所在機關(guān)法定領(lǐng)導(dǎo)人身份行使職權(quán)，并不是以私人身份行事。至于機關(guān)內(nèi)部某一公文的起草者，不能視為公文的法定作者。這一點與在報刊雜志上發(fā)表個人署名文章相比較，作者的概念是不同的。

作者的特定性還體現(xiàn)在，甲機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，必須由甲機關(guān)來行文，其他機關(guān)不能越俎代庖。如果和其他機關(guān)有關(guān)系，可以聯(lián)合行文。

讀者的特定性是指受文者是明確的、專指的。受文者有義務(wù)有責(zé)任必須認(rèn)真閱讀，不能象對待文學(xué)作品和廣告一樣，想看就看，不看也沒人追究。上行文的受文者必須認(rèn)真閱讀文件，或作出決斷，或了解下情；下行文的受文者必須認(rèn)真領(lǐng)會文件精神，認(rèn)真貫徹落實；平行文的受文者，也必須深入了解文件意圖，在工作中積極配合。否則，貽誤工作都要相應(yīng)承擔(dān)責(zé)任，受到追究。

（4）規(guī)范性

公文的嚴(yán)格規(guī)范性是其他文章，包括其他應(yīng)用性文章都無法比擬的。公文是否需要行文，以什么名義行文，使用什么公文種類行文，格式如何安排都有明確的要求，任何機關(guān)、單位或團體都不能標(biāo)新立異，自搞一套。隨著科技的發(fā)展和辦公自動化的普及，公文的標(biāo)準(zhǔn)化和公文處理的現(xiàn)代化水平也日益提高。工商銀行繼出臺了《中國工商銀行公文處理辦法》（工銀發(fā)[2001]291號，以下簡稱《工行辦法》）后，又出臺了《工商銀行電子公文處理辦法》，還專門對有關(guān)人員進行了培訓(xùn)。為了適應(yīng)電子化的發(fā)展和提高工作效率，對公文的規(guī)范化要求也會越來越嚴(yán)格。

（二）公文的作用

公文除具有一般應(yīng)用文的作用外，還具有更加直接的功用。1．領(lǐng)導(dǎo)作用

下行文主要是宣傳、貫徹黨和國家的路線、方針、政策以及政府制訂的法規(guī)、條例等，它要求下級機關(guān)和人民群眾落實和執(zhí)行。

2．指導(dǎo)作用

各級黨政機關(guān)下發(fā)的文件，有些僅要求下級單位結(jié)合本地區(qū)、本單位具體情況參照執(zhí)行。這樣的公文具有指導(dǎo)作用。

3．溝通信息作用

上下級之間，通知有關(guān)事項，答復(fù)詢問，呈送請示、報告，平級和不相隸屬的機關(guān)之間，利用公文相互聯(lián)系工作，交流信息，溝通情況，商量問題都具有聯(lián)系的性質(zhì)。公文如同溝通上下，聯(lián)系左右的渠道和橋梁。通過這個渠道和橋梁的聯(lián)系，達到上下一致，左右協(xié)調(diào)的目的。

4．宣傳教育作用

公文通過明確的政治觀點和主張，并通過闡述為什么要實行這樣的主張，提出這樣的觀點，來使群眾了解方針政策，提高人們的思想認(rèn)識，調(diào)動人民群眾的積極性，推動各項工作的向前發(fā)展。

5．約束懲戒作用

通報、通告等公文和司法機關(guān)的公文以及通過公文轉(zhuǎn)發(fā)的章程、條例、規(guī)則、辦法等，都是法律、法令的具體化，一經(jīng)發(fā)布，在其規(guī)定的范圍內(nèi)，人人必須遵守，否則，或受到批評教育，或被繩之以法。

6．憑證及備考作用

公文不僅作為收文機關(guān)開展工作的依據(jù)，而且也是事后來證實發(fā)文機關(guān)意圖的憑據(jù)。另外，任何工作都有連續(xù)性，原來的公文可以作為以后黨政機關(guān)研究歷史狀況資料和制定新的方針政策的依據(jù)。

（三）公文的種類

2002年8月24日，國務(wù)院《辦法》中規(guī)定了13種公文為國家法定公文。分別是： 1．命令（令）

適用于依照有關(guān)法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。

2．決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

3．公告

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定行動。4．通告

適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。5．通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

6．通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。7．議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議議案。

8．報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。9．請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。10．批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。11．意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12．函

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。13．會議紀(jì)要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

工商銀行總行在《中國工商銀行公文處理辦法》（以下簡稱《工行辦法》）中將工商銀行主要使用的公文文種界定為11種，即排除了命令和議案。

以上13種公文按照不同的標(biāo)準(zhǔn)可以區(qū)分為不同的種類。

1．按照行文方向，可以分為：

（1）上行文：指下級機關(guān)向上級機關(guān)發(fā)送的公文。如請示、報告。意見有時也作為上行文使用。

（2）下行文：指上級機關(guān)向下級機關(guān)發(fā)送的公文。如命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復(fù)、會議紀(jì)要等。意見有時也可以作為下行文使用。

（3）平行文。平行文主要是函和議案。通知和意見在有的時候也可以作為平行文使用。2．按照辦理的時限要求，可以分為：（1）特急公文（2）緊急公文（3）常規(guī)公文

特急和緊急公文，由發(fā)文單位根據(jù)事情的緊急程度來合理確定。當(dāng)急則急，當(dāng)緩則緩。如果一味地強調(diào)緊急，那么受文單位不知所措，就都成為常規(guī)文件了。如果確實緊急，應(yīng)該標(biāo)明辦理完成的時限。受文方的公文處理部門應(yīng)該跟蹤催辦。負(fù)責(zé)辦理的部門應(yīng)該按照規(guī)定的時限完成。確實有困難需要延時的，要向上級說明情況，請求批準(zhǔn)。

3．按照機密程度，可分為：（1）絕密公文（2）機密公文（3）秘密公文（4）普通公文

為了保守國家機密，發(fā)文單位要根據(jù)文件的內(nèi)容合理確定密級。過寬容易泄密，過嚴(yán)不利于辦理，影響公文的辦理速度和工作效率。

《工行辦法》中按照發(fā)文機關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)將公文種類區(qū)分為：（1）行發(fā)文和行黨委發(fā)文

總行行發(fā)文主要有工銀報、工銀發(fā)、工銀任免、工銀函、工銀復(fù)、工銀電等公文字號。中共中國工商銀行委員會發(fā)文的公文字號為工銀黨。

（2）辦公室和黨委辦公室發(fā)文

辦公室發(fā)文和黨委辦公室發(fā)文是行發(fā)文和黨委發(fā)文的補充形式?？傂修k公室發(fā)文主要有工銀辦發(fā)、工銀辦函等公文字號?？傂悬h委辦公室發(fā)文的字號為工銀黨辦。

（3）部門發(fā)文

部門發(fā)文指內(nèi)設(shè)部門在業(yè)務(wù)職權(quán)范圍內(nèi)行文。它行文原則上只編一種發(fā)文代字，并由 5

本級行辦公室統(tǒng)一規(guī)范。

各一級分行、直屬分行及其以下機構(gòu)的各類公文字號應(yīng)比照總行相應(yīng)的公文字號具體確定。公文字號一經(jīng)確定，不要更換，以保持公文字號的穩(wěn)定性和連續(xù)性。

二、公文的格式

公文共由十六個部分組成。分別是：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。

（一）秘密等級和保密期限

涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。凡未標(biāo)明或未通知保密期限的，《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施<國家行政機關(guān)公文處理辦法>涉及的幾個具體問題的處理意見》中規(guī)定“按照絕密級事項三十年，機密級事項二十年，秘密級事項十年認(rèn)定”。

《工行辦法》根據(jù)《辦法》，對工商銀行公文的秘密等級做了進一步的規(guī)定?！吧婕皣颐孛芎凸ど蹄y行商業(yè)秘密的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中國工商銀行秘密事項一覽表》、《中國工商銀行商業(yè)秘密保護辦法》的有關(guān)規(guī)定，分別標(biāo)明‘絕密’、‘機密’、‘秘密’，或‘商密一級’、‘商密二級’、‘商密三級’及保密期限。其中‘商密一級’公文還應(yīng)當(dāng)和‘絕密’、‘機密’公文一樣，標(biāo)明份數(shù)序號。”

商密一級、商密二級、商密三級的使用范圍是行內(nèi)發(fā)的涉及工商銀行商業(yè)秘密的文件。標(biāo)注商密級次的，就不要再標(biāo)注絕密、機密、秘密的級次。但是對行外發(fā)文或黨委發(fā)文，還是要標(biāo)注絕密、機密、秘密的級次。

《工行辦法》還規(guī)定，“公文密級的確定由主辦部門提出意見，辦公室審核確定?！?/p>

（二）緊急程度

緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

2000年的《辦法》比以前的辦法將電報的緊急程度增加了“特提”一級。特提即是“特急提前”的意思。

《總行辦法》規(guī)定：公文緊急程度的確定由主辦部門提出意見（“特提”、“急件”公文，應(yīng)注明原因），辦公室審核確定。

（三）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識即發(fā)文機關(guān)的名稱后加“文件”二字。正式發(fā)文時套紅色印刷。這就是人們通常所說的“紅頭”。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。

（四）發(fā)文字號

發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。

機關(guān)代字即發(fā)文機關(guān)的代表文字。機關(guān)代字應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確，盡量減少字?jǐn)?shù)。一旦確定，即約定俗成，不能輕易更換，以免造成混亂。如“國發(fā)[2003]3號”。國發(fā)，即表示國務(wù)院發(fā)文，2003是表示哪年發(fā)的文，要寫全稱，“2003”不能寫成“03”。年份要用方括號括上，不能用圓括號。序號是發(fā)文的流水號，以年為單位編寫。序號不編虛位（如“3”不能編為“003”），不加“第”字。

聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。聯(lián)合行文的幾個部門，原則上只標(biāo)明主辦部門或排列在前部門的發(fā)文字號。也可以協(xié)商確定。如辦公室和信貸管理部、住房信貸部聯(lián)合發(fā)文，一般只標(biāo)明辦公室的發(fā)文字號即可。如果是信貸管理部和住房信貸部、公司業(yè)務(wù)部聯(lián)合行文，那么誰是主辦部門就標(biāo)明誰的發(fā)文字號。

《工行辦法》具體規(guī)定：

1．行發(fā)文、黨委發(fā)文、辦公室發(fā)文、黨委辦公室發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號。部門發(fā)文由主辦部門參照行發(fā)文編號方式或經(jīng)本級行辦公室已經(jīng)規(guī)范了的字號自行編號。

2．各級行公文的發(fā)文代字應(yīng)將“工銀”排在前，本行簡稱排在后。如“工銀京發(fā)”、“工銀吉函”等。

（五）簽發(fā)人、會簽人

上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

《辦法》中增加了上行文應(yīng)注明會簽人姓名的要求。會簽人包括聯(lián)合上行文的各部門的簽發(fā)人和會簽部門簽發(fā)公文的負(fù)責(zé)人。

請示后附的“聯(lián)系人”，應(yīng)當(dāng)是熟悉文稿內(nèi)容的具體負(fù)責(zé)人。以總行向國務(wù)院報送“請示”為例，聯(lián)系人應(yīng)當(dāng)是總行辦公室負(fù)責(zé)審核的負(fù)責(zé)人。

（六）標(biāo)題

公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。

發(fā)文機關(guān)的名稱、主要內(nèi)容、文種，這是公文標(biāo)題的三要素。下行文的標(biāo)題，三要素缺一不可。但是，體現(xiàn)在具體的程式化的正規(guī)文件上，因為公文的標(biāo)題和發(fā)文機關(guān)標(biāo)識同處一頁，所以標(biāo)題只包括兩個內(nèi)容，即事項（主要內(nèi)容）和文種即可。

標(biāo)題回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。以阿拉伯書寫的數(shù)字、年份不能回行中斷。

公文的標(biāo)題一般不用標(biāo)點。如果標(biāo)題中包含法規(guī)、條例的名稱，則必須用書名號將法規(guī)、條例的名稱括起來。如：××省人民政府關(guān)于提請審議《××省母親和嬰幼兒保健條例（草案）》的議案。

另外，如果標(biāo)題中有不加標(biāo)點符號就會造成理解不便或產(chǎn)生歧義時，則要加標(biāo)點符號。如《國務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》，其中的“九五”如果不加引號，會引起理解上的不便。

（七）主送機關(guān)

主送機關(guān)指公文的受理機關(guān)，即負(fù)責(zé)處理或執(zhí)行公文的機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化的簡稱、統(tǒng)稱。

上行文的主送機關(guān)只有一個。如果需要其他上級機關(guān)知曉，應(yīng)該用抄送的形式，而不能多頭主送。

下行文一般是普發(fā)文，因此主送機關(guān)一般使用規(guī)范的、大家認(rèn)可的簡稱。如總行對下行文的主送機關(guān)的為：“各一級分行、直屬分行、直屬學(xué)院：”。

（八）正文

正文是公文的主體。

在公文中，正文是公文的核心。其他15個公文的組成部分，一般都是固定的、程式化的。只要掌握了，熟悉了，就能辦好。而正文部分則是變化的、動態(tài)的，因為每份公文所要反映的事件，所要解決的問題都是不一樣的。即使是同一個事件，不同時間行文，因其事件的變化而公文的內(nèi)容也不會相同。一篇公文的質(zhì)量高低，效用大小，公文的正文起著決定性的作用。因此，必須高度重視正文的寫作。

正文一般分為事由、事項、結(jié)尾三個部分。事由和事項又是正文的主體部分。事由也稱原由、緣由，指發(fā)布文件的起因。事由部分主要解決的是“為什么”的問題。也就是為什么發(fā)文或為什么提出公文里所表述的事項。寫作“事由”必須有理有據(jù)，簡明扼要。

事由部分可以寫發(fā)文的目的，也可以交代事項的背景。

事項指文件要求執(zhí)行或說明清楚、請求批復(fù)的事情。事項部分主要解決“怎么辦的”或“要干什么”的問題。所以，“事項”要寫得十分明確，要做什么，怎么做，寫的清清楚楚。事項部分可用序號標(biāo)明分項來寫，也可以按照事件的內(nèi)在邏輯關(guān)系分部分來寫。

在實際寫作中，事由和事項不是平分筆墨的。有的公文事由詳寫而事項簡寫；有的公文事由簡寫而事項詳寫，這要看具體文種或行文的需要來定。以請示和報告為例，一般說來，請示的事由部分需要詳寫，占的篇幅較大，事項部分則很簡練，把請求辦理的問題寫清楚就可以了。而報告則和請示相反。報告的事由部分一般比較簡練，而在事項部分則比較詳盡。

正文的結(jié)尾要根據(jù)不同的文種來確定。結(jié)尾的總的要求是完整、明白、簡潔。完整是說有了結(jié)尾之后，文章就不再殘缺任何部件，讓受文者感到首尾呼應(yīng)，結(jié)構(gòu)完美。

明白就是讓受文者通過公文的結(jié)尾對文章的內(nèi)容、意圖清楚明白，了然于心。簡練是指結(jié)尾的文字要干凈利落，戛然而止，不拖泥帶水。結(jié)尾一般可分三種類型：

1．在長期的實踐中，不同的文種形成了不同的慣用尾語。如請示的結(jié)尾“妥否，請批示”之類。

2．提出要求，展望未來性的結(jié)尾。

3．很多時候，正文寫完即結(jié)束，沒有一個專門的結(jié)尾語或結(jié)尾段。隨著文風(fēng)的不斷改進，這種情況也越來越多。

是否需要加上一個專門的結(jié)尾部分，不能一概而論，要視其行文的具體需要來定。寫作正文時，一般還應(yīng)注意行文語氣合乎文種要求。文種不同，行文方式不同，行文語氣是有差別的。如上行文多用懇請，尊重的語氣；平行文多用協(xié)商、謙和的語氣；下行文多用嚴(yán)肅、平和的語氣。

（九）附件說明

公文如有附件，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明附件順序和名稱。并將附件附于正文的后面。具體位置是位于正文的結(jié)尾后，在發(fā)文日期前。與結(jié)尾文字空一行。

附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物，如照片、圖表等。一般的說，附件是為了避免正文過長和內(nèi)容的割裂而附的，對正文起說明、補充、證明和參考作用。但是，在有的公文里，附件卻是公文的主要內(nèi)容，正文僅起批準(zhǔn)、發(fā)布和按語的作用。許多法規(guī)性的文件就是如此。

附件不是每份公文都有的。公文如有附件，要寫明順序號（如“附件1”“附件2”等）、名稱、件數(shù)和頁數(shù)，這些說明要和文后所附材料一致。不能只是籠統(tǒng)的說一句“附件如文”。

（十）印章

公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。無印章的公文不生效。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)該加蓋印章。

加蓋印章，印章要上不壓正文，下沿要騎蓋成文時間，不要蓋在空白處。

（十一）成文時間

成文時間就是公文的法定生效日期。公文中明確說明生效日期的除外。

成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

成文時間用漢字書寫。具體位置是在正文右下方，右空兩個字。

（十二）附注

附注就是附帶的注釋，一般有下列幾種情況：一是可在此處注明公文的傳達、適用范圍，如“此件可公開發(fā)布”；二是可在此處注明有關(guān)引文的來源和出處；三是對出現(xiàn)在文件中的有關(guān)名詞、術(shù)語進行解釋；四是提出要求。如“此件不得翻印”等。另外，聯(lián)系人的姓名和電話也標(biāo)于此處。

公文正文中如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加圓括號標(biāo)注。具體位置是成文日期后面下兩行，居左空兩字。

（十三）主題詞

公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求和主題詞表標(biāo)注主題詞，下行文按本級機關(guān)的主題詞表和要求標(biāo)注主題詞

工商銀行總行雖然目前沒有明確要求公文必須標(biāo)注主題詞，但是將來肯定也要按照國家要求標(biāo)注，所以，這方面知識還是有必要掌握。

所謂主題詞，就是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標(biāo)注主題詞便于公文檢索和查詢，是公文部門和檔案部門相互銜接的一項工作。

（十四）抄送機關(guān)

抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外還需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

抄送的受文單位一般不直接負(fù)責(zé)辦理或執(zhí)行公文的內(nèi)容。公文需要抄送的條件是協(xié)調(diào)工作。雖然抄送的受文單位一般不直接負(fù)責(zé)辦理或執(zhí)行公文內(nèi)容，但是，因為工作關(guān)系，10

它對所抄送的公文的內(nèi)容應(yīng)該了解，從而在必要時協(xié)調(diào)或配合工作。

原公文辦法中，在這一項下有“抄報”、“抄送”兩個概念?，F(xiàn)在“抄報”已經(jīng)廢止，需要時，無論是對上級機關(guān)、平級機關(guān)還是下級機關(guān)，一律用“抄送”。

《工行辦法》規(guī)定增加了一條“內(nèi)部發(fā)送”?！皟?nèi)部發(fā)送”是指將文件發(fā)送給本級行需要執(zhí)行或知曉公文的有關(guān)內(nèi)設(shè)部門，一般排列順序為：辦公室、主辦部門、會簽部門及其他部門。

“抄送機關(guān)”標(biāo)注在主題詞下一行，在抄送機關(guān)上下各畫一條互相平行的橫線。“抄送”兩個字居左空一個格，“抄送”后標(biāo)冒號，再排印抄送機關(guān)名稱；抄送機關(guān)名稱回行時與上一行抄送機關(guān)名稱對齊，右側(cè)空一個格；各抄送機關(guān)名稱之間用逗號或頓號隔開，最后一個抄送機關(guān)名稱后用句號。

（十五）印發(fā)機關(guān)

印發(fā)機關(guān)是指發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)制發(fā)公文的部門，即發(fā)文機關(guān)的辦公廳（室）或下設(shè)的秘書處（科）。一般寫全稱。標(biāo)明印發(fā)機關(guān)以示對公文的外在質(zhì)量負(fù)責(zé)。

（十六）印發(fā)時間

印發(fā)時間指公文印刷裝訂完成并發(fā)出的時間。

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間置于抄送機關(guān)之下，可在一行中寫明，先左空一格寫印發(fā)機關(guān)名稱，然后空一格寫印發(fā)日期。

公文格式中還需說明的是： 1．文字從左至右橫寫、橫排。

2．公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。該標(biāo)準(zhǔn)已由國家質(zhì)量監(jiān)督局于1999年12月發(fā)布施行。目前尚屬推薦國家標(biāo)準(zhǔn)（不是強制國家標(biāo)準(zhǔn)）。所以《辦法》規(guī)定參照執(zhí)行。

3．公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

三、公文的行文規(guī)則

所謂行文規(guī)則，是各行政機關(guān)之間行文時所應(yīng)遵循的原則。公文的行文原則實際上是處理工作和處理上下左右關(guān)系的原則，必須掌握。

公文的行文原則有：

（一）確有必要原則

行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實效。這是行文規(guī)則的根本規(guī)則，是總的原則。公文是依法 11

行政和進行公務(wù)活動的工具，有必要的必須發(fā)文，以利工作。但是過多過濫，使人應(yīng)接不暇，反倒貽誤工作。所以，可發(fā)可不發(fā)的公文應(yīng)當(dāng)堅決不發(fā)。要堅持不懈的反對和克服官僚主義、形式主義和文牘主義。

（二）不得越級原則

行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示或報告。

一個機關(guān)的行文關(guān)系是根據(jù)該機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。行文關(guān)系是各級行政機關(guān)相互之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。每個機關(guān)各自都有一定的職權(quán)范圍，各處于一個組織系統(tǒng)之中，從而構(gòu)成了相互之間的不同的組織關(guān)系。例如：領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的上下級關(guān)系；指導(dǎo)與被指導(dǎo)的上下級關(guān)系；同級別的平行關(guān)系；有業(yè)務(wù)往來而不相隸屬的關(guān)系。這種組織關(guān)系及各機關(guān)的職權(quán)范圍決定各機關(guān)的行文關(guān)系。而行文規(guī)則是根據(jù)行文關(guān)系確定的，反轉(zhuǎn)過來又規(guī)范著行文關(guān)系。

請示和報告只能向有上下級隸屬關(guān)系的上一級機關(guān)行文，不得越過自己的直接上級機關(guān)請示和報告工作。這是指“一般”的情況下。遇有緊急重大情況，可以越級報告。《國務(wù)院辦公廳關(guān)于切實加強緊急重大情況報告工作的通知》（國辦發(fā)[2000]27號）中規(guī)定：“特別緊急情況下，地方各級政府、部門和單位的值班人員，可在向本地區(qū)、本部門負(fù)責(zé)同志報告的同時，直接報告國務(wù)院”。

特殊情況需要越級請示或報告工作時，要抄送越過的機關(guān)。

（三）部門不得向下一級政府和部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得對外正式行文原則

政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）以外，不得對外正式行文。

這實際規(guī)定了兩個行文原則，一是部門一般不得向下一級政府正式行文的原則。如果需要行文，應(yīng)報經(jīng)本級政府批轉(zhuǎn)或由本級政府辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)。因特殊情況確需向下一級政府行文的，應(yīng)當(dāng)報經(jīng)本級政府批準(zhǔn)，并在文中注明經(jīng)政府同意。以銀行為例，總行的各個部室一般不能向一級分行、直屬分行行文，但是，它可以對一級分行、直屬分行內(nèi)設(shè)的相關(guān)部門行文。二是部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得對外正式行文的原則。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外，不得對外正式行文的含義是：部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得向本部門機關(guān)以外的其他機關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性的文件，不得代替部門審批下達應(yīng)當(dāng)有部門審批下達的事項；與相應(yīng)的其他機關(guān)進行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。

“函的形式”是指公文格式中區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行 12

文應(yīng)當(dāng)注意選擇使用與行文方向一致的、與公文內(nèi)容相符的文種。這一規(guī)定，有利于提高公文質(zhì)量和效能，避免公文“打架”，有利于從源頭上治理文山，控制發(fā)文總量，使精簡文件的工作落到實處。

關(guān)于這一條，《總行辦法》進一步明確為：

1．各級行可在職權(quán)范圍內(nèi)向相應(yīng)的政府部門行文。除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，不應(yīng)向下一級地方政府政府正式行文。

2．各級行的內(nèi)設(shè)部門發(fā)文僅限于上下級相關(guān)部門和本級行各部門之間，在其職權(quán)范圍內(nèi)布置事務(wù)性工作、明確本專業(yè)一般性的具體操作方法、詢問和答復(fù)問題及聯(lián)系其他事項。不得用部門公文印發(fā)政策性、規(guī)范性文件和審批下達應(yīng)該由本級行審批下達的事項，對涉及其他部門的有關(guān)事項未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

3．除辦公室以外，各級行內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得以部門名義對外正式行文。與其他單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)進行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。

4．各部門發(fā)文時應(yīng)同時抄送本級行辦公室。對越權(quán)擅自行文的，辦公室應(yīng)責(zé)令糾正或撤消發(fā)文。

（四）聯(lián)合行文的原則

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文。政府與同級黨委、軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文的情況是經(jīng)常發(fā)生的，因為在公務(wù)活動中，有不少事項必須由兩個或更多的單位（部門）協(xié)調(diào)一致才能解決。這一條原則就說明和規(guī)范了聯(lián)合行文的幾種情況：

行政機關(guān)與黨委機關(guān)聯(lián)合行文，黨委機關(guān)排列在前；行政機關(guān)與軍隊機關(guān)聯(lián)合行文，行政機關(guān)排列在前；行政機關(guān)與人民團體或具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文，行政機關(guān)排列在前；行政機關(guān)內(nèi)部聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

《工行辦法》中明確：各級行可以與同級黨政機關(guān)、政府部門、社團組織、企事業(yè)單位聯(lián)合行文。

（五）發(fā)文不升級原則

屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦單位。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

這條規(guī)定一是有利于加強部門的職能作用，二是避免造成辦公部門壓力過大。在銀行實際工作中，為了強調(diào)本部門的地位和作用，在發(fā)文上也存在著兩種傾向，一 13

是不深入基層，不做深入細(xì)致的調(diào)查研究，靠發(fā)文件指導(dǎo)工作，造成文件泛濫；另一種傾向是不靠扎實的工作、正確的決策指導(dǎo)下級工作來樹立部門的權(quán)威，而是靠以機關(guān)名義發(fā)布文件來提高自己的影響，有些部門甚至把以機關(guān)名義發(fā)布了多少本部門的事務(wù)的文件當(dāng)成政績的大小來炫耀，這種認(rèn)識是不對的。部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，不要升級由機關(guān)行文。其實，有些須經(jīng)機關(guān)審批的事項，也可以由部門行文，但須經(jīng)機關(guān)同意，并在文中注明經(jīng)機關(guān)同意。

部門向下一級機關(guān)行文，應(yīng)用“函的形式”。標(biāo)題可寫成“關(guān)于××問題的復(fù)函”，而不應(yīng)寫成“關(guān)于××問題的批復(fù)”。部門之間請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項，應(yīng)用“函”，不可用“請示”和“批復(fù)”。部門聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，明確的方法是主辦部門排列在前，只編主辦部門的發(fā)文字號，聯(lián)合上行文只蓋主辦部門印章。

（六）主送機關(guān)不升級的原則

屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。

這條原則也是強調(diào)職能部門的作用，要求下級政府和部門不要事無巨細(xì)，請求批準(zhǔn)的事項都一律報政府，屬于部門職權(quán)范圍的事項，應(yīng)以函的形式報送主管部門，不必再經(jīng)政府辦公部門轉(zhuǎn)辦，造成公文旅行。

目前在實際執(zhí)行中，有些一級分行沒有執(zhí)行這一條。無論哪個專業(yè)的，無論什么事項，都經(jīng)過辦公室主送總行，由總行辦公室批轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。這樣，勢必給本級辦公室和總行辦公室造成了辦文壓力，無謂地增加了兩級辦公室的辦文工作量，更重要的是造成了公文旅行，很容易貽誤商機。

（七）發(fā)文協(xié)商一致原則

部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自對下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤消。

這一條規(guī)定了部門不得超越職權(quán)，凡涉及其他部門職權(quán)的事項，均要與相關(guān)部門會簽，未經(jīng)協(xié)商一致，不得擅自行文。

（八）重要下行文抄送直接上級機關(guān)的原則

向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。一級分行重要的下行文應(yīng)當(dāng)抄送總行，二級行的重要下行文應(yīng)當(dāng)抄送一級分行。

這一條也必須加以注意和執(zhí)行。所謂重要下行文，是指本級機關(guān)雖有權(quán)處理，但是牽涉到上級的工作聯(lián)系或法規(guī)、政策等性質(zhì)的問題，需要上級有所了解或把關(guān)定向一類的公文。報載湖南省某縣政府發(fā)文征收事業(yè)費用，導(dǎo)致了嚴(yán)重的社會后果而原縣長被撤職，就 14

是典型的例子。如果按照這條規(guī)定辦理，該縣政府在實施該文的具體事項前，將文件抄送上級市人民政府，在市政府的把關(guān)下，就有可能避免這種重大的差錯。

（九）請示一文一事原則和報告與請示分開原則

“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。但不得抄送其下級機關(guān)，“報告”不得夾帶請示事項。

這條規(guī)定實際上規(guī)定了兩條原則：請示一文一事原則和報告與請示分開原則。請示一文一事原則。就是在一個請示中，只能講一件事，不能一文數(shù)事。在我國的公文史上，歷代王朝都提出一文一事制度。其好處是可以使公文內(nèi)容集中，篇幅簡短；便于公文辦理，有利于提高工作效率；方便公文立卷歸檔。

請示只能寫一個主送機關(guān)，即主管機關(guān)，不得多頭主送，對協(xié)管機關(guān)可以抄送，但不可抄送下級機關(guān)。（請示的代擬部門不應(yīng)視為不可抄送的下級機關(guān)）

報告與請示分開原則。這是因為報告的職能是匯報工作，反映情況，答復(fù)上級詢問。2000年這次修改的《辦法》將報告可以提出意見和建議的職能也刪去了。這種修改的目的就是為了嚴(yán)格限制報告的功能，便于公文的辦理，提高工作效率。報告是閱件，不需要上級批復(fù)，因此，在報告中夾帶請示事項，很容易誤事。

在實際工作中，確實存在著報告和請示不分的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在：請示與報告的文種概念不清，相互混淆。我們經(jīng)常可以看到這樣的公文“關(guān)于××××的請示報告”。另一種情況是，在遇到既要向上級匯報工作、反映情況，又需要請求上級機關(guān)指示或批準(zhǔn)的事項時，不能正確的選用文種，該用請示而用報告。例如，地方發(fā)生了重大災(zāi)情，地方政府既要向上級報告災(zāi)情，又要向上級請求解決救災(zāi)物資或資金。在這種情況下，應(yīng)該用請示，而不用報告。如發(fā)生嚴(yán)重旱災(zāi)需報告災(zāi)情和申請救災(zāi)資金，上報公文的標(biāo)題可寫成：關(guān)于我省遭受嚴(yán)重旱災(zāi)急需抗旱資金的請示。

（十）不直送的原則

除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。

這條原則要求一是不得將上報公文的主送機關(guān)寫成上級領(lǐng)導(dǎo)人的姓名或姓名加職務(wù)；二是不能越過辦公廳（室）將上報上級機關(guān)的公文直接送給領(lǐng)導(dǎo)同志個人。

這里順便還要說明的是，向上級機關(guān)報送“請示”、“報告”、“意見”，一般應(yīng)以機關(guān)名義，不要以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義，因為在公文格式中已經(jīng)規(guī)定了上行文應(yīng)注明簽發(fā)人。更不要以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義向上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人個人行文。

（十一）雙重抄送原則

受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時要抄送另一上級機關(guān)。

這一條主要規(guī)定受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上行文和上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)行文的注意事項。

四、公文的寫作要求

（一）依法擬文

公文是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具，因此公文的內(nèi)容必須符合黨和國家的法律、政策的要求?！掇k法》第二十五條規(guī)定：“草擬公文應(yīng)該做到：

（一）符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，如果提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明?！睌M寫公文以國家法律、法規(guī)和方針政策為依據(jù)，實質(zhì)上是依法行政的的體現(xiàn)。在我國法制日益健全，人民群眾法律意識不斷加強的今天，尤其要特別注意依法擬文，保證公文內(nèi)容符合國家法律、法規(guī)。任何一份公文中，任何一條事項，都不能和國家的法律、法規(guī)相沖突。堅決杜絕以往由于我國法律、法規(guī)不健全而存在的機關(guān)公文說了算的現(xiàn)象。如果公文存在著與國家法律、法規(guī)相沖突的情況，那么在法律、法規(guī)修改之前，這樣的公文是沒有法律效力的。強制執(zhí)行，必然造成嚴(yán)重的社會后果，給國家?guī)聿粦?yīng)有的損失。

要保證公文符合國家的法律、法規(guī)，擬寫公文的人員不僅要具備較高的寫作能力，還必須具備較高的政策和理論水平，熟悉國家相關(guān)的法律、法規(guī)和方針、政策。另外，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽批時要認(rèn)真審核，嚴(yán)格把關(guān)。更重要的是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要成為熟悉國家法律法規(guī)的專家和模范遵守、執(zhí)行國家法律、法規(guī)的模范，不能主觀臆斷，把個人的意愿凌駕于國家的法律、法規(guī)之上。

（二）遵命寫作

公文內(nèi)容是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)意志的體現(xiàn)，是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)處理公務(wù)、解決問題的工具，因此必須按照領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的意圖撰寫。不能象其他文體一樣可以根據(jù)個人意愿隨意發(fā)揮。另外，在某種意義上講，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的意圖實際上是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)負(fù)責(zé)人依法行政，根據(jù)國家法律、法規(guī)和方針、政策創(chuàng)造性的處理公務(wù)的體現(xiàn)。因此，這條注意事項還要求擬寫公文的人員在寫作中，必須認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把領(lǐng)導(dǎo)交代的各項事項務(wù)必寫清楚，不要走樣。如果覺得領(lǐng)導(dǎo)的意圖有不合適之處，也只能是向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考，而不能直接按照自己的意思擬文。如果建議不被采納，只要領(lǐng)導(dǎo)的意見不違背國家的法律、法規(guī)和方針、政策，就要按領(lǐng)導(dǎo)的意圖擬文。

（三）材料真實

這里所講的材料，是指公文寫作中運用的材料，如調(diào)查到的事實，引用的數(shù)據(jù)和上級下發(fā)的有關(guān)文件等。它包括寫到文件里和沒有寫到文件里的為了寫作此文件而收集的全部材料。材料是否真實，直接影響到公文的質(zhì)量和效力。

真實是一切文章的生命。要想文章真實首先材料要真實。但是文學(xué)創(chuàng)作所講的真實是藝術(shù)的真實，是源于生活、而又高于生活的真實。它所表現(xiàn)的生活事實與現(xiàn)象雖然在現(xiàn)實生活中可能存在或應(yīng)該存在，但不一定真有其人其事。在文學(xué)創(chuàng)作中，可以想象和虛構(gòu)。而實用文體特別是公文的寫作則要求絕對的生活真實，來不得半點的想象和虛構(gòu)，所以公文的材料必須是在現(xiàn)實生活中已經(jīng)發(fā)生的真人真事，在任何情況下都能經(jīng)得起推敲和驗證。否則，即使是細(xì)節(jié)上的出入，也可能影響公文的正確性。

為了保證材料的真實，要特別注意幾點：一是要在收集材料時反復(fù)核對，不要道聽途說；二是要盡量使用第一手材料，對第二手材料一定要認(rèn)真核實，確保準(zhǔn)確；三是對材料的意義的分析解釋上，一定要以科學(xué)的態(tài)度，實事求是地正確地把握材料的本來意義，不能以偏帶全，不能人為拔高。有一些公文，雖然使用的材料是真實的，但是，為了表示材料的典型性，卻對材料的意義有意地拔高和夸大，結(jié)果適得其反，造成不好的影響。這也是一種不真實。

（四）主旨明確

主旨即主題。公文反映的是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的戰(zhàn)略意圖，所以一份公文引導(dǎo)什么、贊揚什么、制止什么、批評什么，都要旗幟鮮明地明確表達，不能含糊不清，模棱兩可。

做到主旨明確，還要注意用語準(zhǔn)確。要一是一，二是二，確鑿無疑。公文中在反映情況時嚴(yán)禁使用“大約”、“可能”等詞語、在批復(fù)中嚴(yán)禁使用“基本同意”、“大致尚可”等詞語。否則，會造成理解上的偏差或混亂，給工作帶來損失，失去公文應(yīng)有的作用。

（五）內(nèi)容單一

內(nèi)容單一也就是要一文一事，這不僅是請示的基本要求，也是所有公文寫作的基本要求。

內(nèi)容單一的公文，便于閱文者把握公文的主要內(nèi)容，便于閱文者集中思考文中所提的問題，拿出解決的辦法，提高工作效率。如果一篇公文里雜七雜八地羅列了很多事情，就很可能給閱文者造成麻煩，分散閱文者的注意力，使其難以清楚地把握公文的主要內(nèi)容，影響公文的效果。

另外，公文一文一事，內(nèi)容單一，也有利于公文的分類和歸檔。

（六）數(shù)詞的使用 1．結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)

第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。2．其他類別數(shù)字的使用

公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（七）引文的處理

引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。如“《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號）”

引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（八）簡稱的使用

文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。如“國務(wù)院于2000年8月24日發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》。）”

使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

第二節(jié)

常用公文的寫作

一、通知

（一）通知的適用范圍和特點

按照《辦法》，通知的定義為：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員。

這個定義實際是功能說明性定義。它向我們交代了公文的適用范圍，也就是通知的用途。

通知是使用頻率最高的公文。根據(jù)某省政府辦公廳統(tǒng)計，在行政機關(guān)所收發(fā)的公文中，通知占下行文的80％，占行政機關(guān)全部發(fā)文的45％。分析清楚它的特點，對于我們正確地運用通知開展公務(wù)活動，把握它的寫作方法很有幫助。

通知的主要特點有： 1．功能的多樣性

在公文中，通知的功能是最為豐富的。特別是用做下行文的時候（通知也可以作為平行文，向?qū)Ψ綍灾I事項），它幾乎具備了各種公文的功能。它既可以用來布置工作，又可以發(fā)布指示；既可以曉諭事項，又可以公布任免；既可以批轉(zhuǎn)下級公文，又可以轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬機關(guān)的公文。

通知作為下行文，正是因為其功能多樣，行文方便，所以比起命令、決定、決議等公文來，其規(guī)格和鄭重程度以及保密性都顯得低一些。

2．運用的普遍性

從發(fā)文的角度看，不受機關(guān)級別的限制，大到國家黨政機關(guān)，小至基層企事業(yè)單位，任何有發(fā)文職能的機關(guān)、部門，都可以發(fā)布通知。

從受文者的角度看，通知的受文對象最為廣泛，特別是周知性通知，它的受文對象幾乎是發(fā)文機關(guān)轄區(qū)的所有人員。

3．一定的強制性

通知主要用于下行文。下行文一般都是上級機關(guān)對下級機關(guān)或民眾布置工作，提出要求，規(guī)范事項，闡明原則，因此具有指導(dǎo)性和強制性。通知作為下行文也同樣具有這一特點。但是，它比起其他文種，如命令、決定、意見等，指導(dǎo)性和強制性就要弱一些。特別是周知性的和作為平行文發(fā)布的通知更是如此。

（二）通知的分類及其寫法

根據(jù)通知的適用范圍，可以將通知區(qū)分為批轉(zhuǎn)與轉(zhuǎn)發(fā)性通知、傳達性通知、任免通知等。

值得注意的是，2000年8月24日，國務(wù)院發(fā)布的《辦法》中，已經(jīng)將原辦法中通知“發(fā)布規(guī)章”的功能刪去，但是現(xiàn)在有的教科書仍然在講它的發(fā)布規(guī)章的功能。這與現(xiàn)《辦法》的精神是相違背的。我們必須注意。

在分別介紹它們的寫法之前，先介紹一下通知的一般結(jié)構(gòu)。

通知的結(jié)構(gòu)分標(biāo)題、主送機關(guān)和正文三個部分。一般通知的標(biāo)題也采用公文標(biāo)題的一般寫法，即由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。事由概括要簡明、準(zhǔn)確，讓人一看就知道通知的事項。在結(jié)構(gòu)上，通知標(biāo)題一般是將“關(guān)于”加在事由之前，和事由組成一個介詞結(jié)構(gòu)。使事由更加明確和突出。如《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于嚴(yán)禁用公費變相出國（境）旅游的通知》。還要說明的是，有的通知還要根據(jù)具體情況寫明“聯(lián)合通知”、“緊急通知”、“重要通知”、“補充通知”等。標(biāo)題下第一行頂格寫被通知的單位，即受文單位。受文單位要寫全稱或規(guī)范化簡稱。正文的第一部分寫發(fā)該通知的原因、根據(jù)和目的；第二部分寫通知的具體事項；第三部分是結(jié)尾，對全文加以總結(jié)、提出號召、希望、要求等。也可以只有第一、第二部分，事項寫清楚、完整就結(jié)束。

下面我們依次介紹幾種通知的寫法。1．批轉(zhuǎn)及轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法

這類通知的寫法首先要搞清“批轉(zhuǎn)”和“轉(zhuǎn)發(fā)”這兩個公文術(shù)語。批轉(zhuǎn)指的是“批轉(zhuǎn)下級公文”，是上級機關(guān)對下級機關(guān)的公文加上批示性意見轉(zhuǎn)發(fā)下去。而對上級的公文也可以轉(zhuǎn)發(fā)，但是不能加上批示性的意見。這樣看來，“批轉(zhuǎn)”只適用于下級公文，而不能對上級機關(guān)的公文使用?！稗D(zhuǎn)發(fā)”指“轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文”。一個“發(fā)”字，體現(xiàn)了尊重上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的意思。這兩個術(shù)語雖然表示的行為是一樣的（都是在“轉(zhuǎn)發(fā)”另外的文件），但是因為有性質(zhì)上的區(qū)別，所以，在公文中一定要區(qū)別對待。“批轉(zhuǎn)”在任何時候都只能是上級對下級公文適用，而“轉(zhuǎn)發(fā)”是對上級和不相隸屬機關(guān)的公文適用。

“批轉(zhuǎn)”和“轉(zhuǎn)發(fā)”兩個術(shù)語，在實際的公文寫作中，經(jīng)常出現(xiàn)錯誤，造成公文的不規(guī)范。如：《××局黨委轉(zhuǎn)發(fā)局直屬團委關(guān)于開展志愿者活動安排的通知》。

這個標(biāo)題中的“轉(zhuǎn)發(fā)”一詞顯然用錯，應(yīng)該用“批轉(zhuǎn)”，而不是“轉(zhuǎn)發(fā)”，因為局直屬團委是局黨委的下級部門，對于下級的公文應(yīng)該“批轉(zhuǎn)”，而不是“轉(zhuǎn)發(fā)”。但是，如果用 20

于轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機關(guān)的公文，則可不必考慮行政級別的關(guān)系。如：《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)信息產(chǎn)業(yè)部關(guān)于解決計算機2000年問題工作進展情況及意見的報告的通知》。

另外，除了標(biāo)題，在正文中可以不考慮“批轉(zhuǎn)”和“轉(zhuǎn)發(fā)”的區(qū)別。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)中國人民保險公司關(guān)于加快我國保險事業(yè)發(fā)展的報告的通知》的正文里，有這樣的表述：“國務(wù)院同意中國人民保險公司《關(guān)于加快我國保險事業(yè)發(fā)展的報告》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。”在這里用的是轉(zhuǎn)發(fā)。這里的“轉(zhuǎn)發(fā)”，主要的意思是“發(fā)送”的意思，其尊重的意義比較淡薄。

值得說明的是，在批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)的通知中，如果轉(zhuǎn)發(fā)的是上級機關(guān)的文件自不必說，即使轉(zhuǎn)發(fā)的是不相隸屬機關(guān)的文件或批轉(zhuǎn)的下級機關(guān)的文件，只要一經(jīng)轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)，那也代表著上級機關(guān)的意愿，有著與上級機關(guān)文件的同等效力。是“參照執(zhí)行”還是“遵照執(zhí)行”，要以上級機關(guān)的批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)意見來確定。

下面介紹批轉(zhuǎn)性和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的基本寫法。（1）標(biāo)題

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的通知，因其比一般的通知多了“批轉(zhuǎn)”或者“轉(zhuǎn)發(fā)”的一層意思，所以，它的標(biāo)題就多了一個部分，即發(fā)文機關(guān)＋批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）＋事由（被轉(zhuǎn)發(fā)的文件名）＋文種。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)水利部關(guān)于加強長江近期防洪建設(shè)若干意見的通知》、《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國家稅務(wù)總局深化稅收征管改革方案的通知》。

有時為了使標(biāo)題更加簡潔、突出重點，在這類通知的標(biāo)題中可以省略被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的制發(fā)機關(guān)的名稱。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)<編輯干部業(yè)務(wù)職稱暫行規(guī)定>的通知》。這個暫行規(guī)定的制發(fā)機關(guān)是國家新聞出版署、國家人事部，如果在標(biāo)題中將這兩個機關(guān)的名稱加上：《國務(wù)院批轉(zhuǎn)<國家新聞出版署、人事部關(guān)于編輯干部業(yè)務(wù)職稱暫行規(guī)定>的通知》，標(biāo)題就顯得過于臃腫，不夠簡明。其實，無論標(biāo)題中加不加上被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的制發(fā)機關(guān)，通知的正文中都會說明，所以，在標(biāo)題中完全可以省略。

如果轉(zhuǎn)發(fā)的是幾個機關(guān)的聯(lián)合通知，為使標(biāo)題簡明，可將原文中幾個機關(guān)的名稱概括的寫出，即在聯(lián)合發(fā)文的幾個機關(guān)中，選擇一個主要的機關(guān)（一般是排在第一位的）其他的用“等部門”表示即可。如國家教委、建設(shè)部、國家計委、財政部、國家土地局及全國教育工會聯(lián)合行文的《關(guān)于加快解決教職工住房問題的意見》，國務(wù)院辦公廳在轉(zhuǎn)發(fā)時，其標(biāo)題為《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國家教委等部門關(guān)于加快解決教職工住房意見的通知》。

轉(zhuǎn)發(fā)過一次以上的通知，如果機械地按照標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)題三要素的寫法，其標(biāo)題就會出現(xiàn)“通知的通知的通知”這樣疊床架屋的情況，造成標(biāo)題過長，層次過多，煩瑣累贅，語意 21

不清。如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市經(jīng)委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省經(jīng)委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家經(jīng)委辦公廳關(guān)于批轉(zhuǎn)<經(jīng)濟日報>發(fā)行工作座談會紀(jì)要的通知的通知的通知》就是如此。解決的辦法就是弄清楚什么才是轉(zhuǎn)發(fā)的原件，將其保留，中間的轉(zhuǎn)發(fā)層次可以略去。即原件標(biāo)題里有幾個“的通知”字樣，你在擬文時，注意區(qū)分清楚，只保留原件的“的通知”，然后再加上文種“的通知”，形成“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××××××的通知的通知”。就是說在一個批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的通知的標(biāo)題里，“的通知”最多只能保留兩個。這樣，既符合行文規(guī)則，又使標(biāo)題減少層次，表意清楚。然后在正文中對各級轉(zhuǎn)發(fā)的情況作簡要的說明就可以了?，F(xiàn)在有一種做法，就是干脆在轉(zhuǎn)發(fā)的通知的標(biāo)題里，不加文種，形成“轉(zhuǎn)發(fā)‘×××××的通知’”這樣表面上看，標(biāo)題簡明了，實際上這種標(biāo)題的結(jié)構(gòu)是不完整的，造成了新的語意不明。

（2）主送機關(guān)

通知主要用于下行文，所以它的主送機關(guān)一般比較多。如果通知發(fā)給幾個不同的機關(guān)，那要寫清楚受文單位，可以寫全稱，也可以寫規(guī)范化簡稱；如果通知發(fā)給所有的下級機關(guān)，則可以使用同類機關(guān)的統(tǒng)稱，如國務(wù)院發(fā)出的通知：“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)”；如果是廣泛告知性的通知，有時沒有特定的具體收文對象，這時就不用寫主送機關(guān)了。

無論是逐一列出受文單位還是使用規(guī)范化統(tǒng)稱，都要注意主送機關(guān)排列的規(guī)范性。要按約定俗成的慣例來排列，不能此文把一個單位名稱排在前面，彼文又把另一單位名稱排在前面。

（3）正文

批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的正文一般比較簡單，內(nèi)容包括兩個方面，一是首先寫明批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)對象，要寫清楚原發(fā)文件的發(fā)文機關(guān)、標(biāo)題及發(fā)文字號；二是批示性意見或轉(zhuǎn)發(fā)意見。批示性意見只能用于批轉(zhuǎn)性通知，寫清楚為什么要批轉(zhuǎn)這個文件，原件的內(nèi)容對本系統(tǒng)的工作有何指導(dǎo)或借鑒意義，對原件中的措施、辦法持何種態(tài)度（是參照執(zhí)行還是遵照執(zhí)行等）。轉(zhuǎn)發(fā)性的通知因為轉(zhuǎn)發(fā)的是上級機關(guān)的文件或不相隸屬機關(guān)的文件，所以，在轉(zhuǎn)發(fā)時，為了使下級機關(guān)了解、掌握發(fā)文的意圖，一般要闡釋清楚上級和不相隸屬機關(guān)文件的對工作的指導(dǎo)意義，然后寫明貫徹的具體要求?？傊?，批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)性的通知正文一般都比較簡明。如總行紀(jì)委《轉(zhuǎn)發(fā)中共中央紀(jì)委辦公廳<關(guān)于紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)及其工作人員要提高警惕嚴(yán)防詐騙行為的通知>的通知》的正文：

現(xiàn)將中共中央紀(jì)委《關(guān)于紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)及其工作人員要提高警惕嚴(yán)防詐騙行為的通知》（中紀(jì)辦[2003]62號）轉(zhuǎn)發(fā)給你們，并提出如下要求，請一并貫徹執(zhí)行。

一、去年以來，在廣東、陜西等地曾發(fā)現(xiàn)有人冒充總行紀(jì)委、監(jiān)察室有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向工商銀行一些單位推銷各類商品，向個人索要錢物的現(xiàn)象，影響極壞，嚴(yán)重?fù)p害了紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)的形象。為此，總行紀(jì)委也曾在網(wǎng)上下發(fā)通知要求各級行紀(jì)檢監(jiān)察部門嚴(yán)密防范此類詐騙行為?？傂屑o(jì)委再次重申：各級行紀(jì)檢監(jiān)察部門和廣大紀(jì)檢監(jiān)察干部要高度警惕，堅決拒絕以各種名義冒充上級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)或其他部門領(lǐng)導(dǎo)的推銷和索要錢物的行為。

二、凡無中央紀(jì)委監(jiān)察部辦公廳、宣教室、培訓(xùn)中心以及本行上一級紀(jì)委監(jiān)察室等部門正式通知，而假借各種名義舉辦的各類培訓(xùn)班、學(xué)習(xí)班、學(xué)習(xí)研討班或會議，各級紀(jì)檢監(jiān)察部門均不得派人參加。

三、各級行如發(fā)現(xiàn)有以中紀(jì)委領(lǐng)導(dǎo)同志、工作人員或總行紀(jì)委監(jiān)察室領(lǐng)導(dǎo)同志及工作人員名義進行詐騙活動的，要及時向總行監(jiān)察室報告，并與當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)聯(lián)系，及時制止犯罪行為，抓捕罪犯。

批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)性通知一般沒有一個特定的結(jié)尾，正文寫完就結(jié)束。被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件作為附件列于正文后面。

2．傳達性通知

傳達性通知的功能是“傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要執(zhí)行或周知的事項”。按照這個含義，傳達性通知還可以區(qū)分為兩種：一種是傳達要求下級機關(guān)辦理或執(zhí)行事項的通知；一種是傳達需要下級機關(guān)或有關(guān)單位周知事項的通知。

要求下級機關(guān)辦理或執(zhí)行的通知，有很強的規(guī)范性和約束力，下級機關(guān)必須認(rèn)真辦理或貫徹執(zhí)行。如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理的通知》，在這篇通知里，它所規(guī)范和要求的事項，下級機關(guān)和有關(guān)單位是必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行的，如有差錯，是要追求有關(guān)單位和有關(guān)人員責(zé)任的。因此，這類通知也可以稱作指令性通知。

要求下級機關(guān)和有關(guān)單位周知的通知，其使用范圍是很廣泛的，如布置例行工作，召開會議、節(jié)假日放假、設(shè)立或撤消機構(gòu)等。這類通知比起前一種來說，約束力較弱，很大程度上是大家知道了，按照常規(guī)和要求辦理就可以了。這類通知又稱作周知性的通知。

下面介紹這類通知的寫法：（1）標(biāo)題

這類通知的標(biāo)題按照公文標(biāo)題的一般寫法就可以了，即發(fā)文機關(guān)名稱＋事由＋文種的形式。如《××省人民政府關(guān)于加強水污染防范工作的通知》，“××省人民政府”為發(fā)文機關(guān)名稱，“加強水污染防范工作”是事由，“通知”是文種。

（2）主送機關(guān)

指令性通知一般有明確具體的發(fā)文對象，應(yīng)該按照規(guī)范性的要求逐一寫出。周知性的通知，有時不必寫出具體的受文單位。

（3）正文

這類通知里指令性通知的寫法比較復(fù)雜，所以，這里主要介紹它的寫法。這種通知的正文一般包括緣由、通知事項、執(zhí)行要求三個部分。

緣由也叫根據(jù)，是指發(fā)出通知的起因，在正文開頭寫出，相當(dāng)于新聞的“導(dǎo)語”。在這一段里，要根據(jù)實際需要，或者說明發(fā)文的原因、依據(jù)，或者寫明通知事項的背景、形勢，或者交代通知事項的目的、意義。這段文字要簡明扼要，一般以一個自然段完成。然后，一般以“現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下”、“特作如下通知”等承上啟下的過渡語句來引起事項。如：

為加強對單位及個人外幣通知存款的管理，根據(jù)總行《中國工商銀行外幣通知存款業(yè)務(wù)管理辦法》，省行制定了《中國工商銀行××分行外幣通知存款業(yè)務(wù)管理辦法實施細(xì)則》（以下簡稱《實施細(xì)則》），現(xiàn)印發(fā)給你們，望遵照執(zhí)行。

這個通知在緣由中交代的就是發(fā)文的目的和根據(jù)。而“現(xiàn)印發(fā)給你們，望遵照執(zhí)行”則具體體現(xiàn)了此通知的指令性。

通知的事項部分是通知的主體部分。在這部分里要詳細(xì)、具體地布置工作、說明任務(wù)、交代措施、明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要注意的問題，以及完成的時間和檢查考核的方法等。只有這樣，才能方便下級機關(guān)和有關(guān)單位貫徹落實。這部分內(nèi)容在結(jié)構(gòu)上通常采用以序數(shù)分段的方法來表現(xiàn)，這樣可以使通知的事項清楚地表述。如果通知事項的內(nèi)容不是很多，也可以采取通過段落來區(qū)分內(nèi)容層次的寫法。

執(zhí)行要求是指在布置任務(wù)之后，提出有關(guān)完成任務(wù)的具體要求。但是，在很多時候，邊寫事項邊寫了要求。這樣，就不必在結(jié)尾專門寫什么執(zhí)行要求了。如果在有的通知里需要在文尾集中寫要求，那就要根據(jù)具體情況，簡要、明確地提出，意盡言止，不要拖泥帶水。

周知性的通知寫法比較簡單，只要把需要大家知道的或需要遵照執(zhí)行的事項寫清楚就可以了。在這樣的通知里，以會議通知最為典型。如例文《中國工商銀行關(guān)于召開分行行長會議的通知》。會議通知通常包括幾個要素：會議名稱（內(nèi)容）、會議目的、會議時間、會議地點、參會人員、準(zhǔn)備材料、會議費用、報到時間，會議要求（如報名時間、告知航班、車次等）等。如果舉辦正規(guī)的大型的跨地區(qū)的會議，尤其要寫清楚這幾方面的內(nèi)容，24

否則，會給下級機關(guān)帶來麻煩，接到通知后，還要通過電話來詢問有關(guān)事項。這幾方面的事項，也可以整合為幾個小標(biāo)題來表述。

如果是重要的高規(guī)格的會議，在會議之前一般要發(fā)兩個通知。第一個通知（也叫預(yù)備通知）是告知受文單位將于什么時間（寫明月份）召開什么會議，什么人員參加，并提出下級機關(guān)應(yīng)該作什么準(zhǔn)備的具體要求，如進行什么調(diào)查，統(tǒng)計什么數(shù)據(jù)，書面材料什么時間上報給什么部門等。第二個通知是在會議召開前發(fā)出的，具體說明會議的時間、地點、參加人員等。

3．任免性通知

任免通知的目的是將本機關(guān)或本單位的任免人員的消息發(fā)布出去，通報給本級機關(guān)，以便交接、銜接工作；讓下級機關(guān)知曉，便于下級機關(guān)和上級機關(guān)聯(lián)系工作。有的部門的領(lǐng)導(dǎo)變動，其任免通知還要抄送有工作聯(lián)系的外機關(guān)，外部門，以方便部門、單位間協(xié)調(diào)工作。這類通知內(nèi)容單一，寫法簡單，只要寫明什么會議決定、什么人擔(dān)任什么職務(wù)，免去什么人擔(dān)任的什么職務(wù)就可以了。

任免通知的注意事項一是遵循先任后免的原則，二是職務(wù)由高到低排列。

（三）通知與相近文種的區(qū)別

在公文中，通知與公告、通報都具有發(fā)布性、告知性的特點。但是，它們在使用時又具有嚴(yán)格的界定。

1．通知與公告的區(qū)別

（1）通知的周知性比公告弱。通知常以文件的形式發(fā)送，只有個別的廣而告知的通知在報紙上公布，而多數(shù)公告要通過報紙、電視、電臺等公共新聞媒體發(fā)布。

（2）通知受文單位的指向性比公告具體，發(fā)布的范圍比公告小。通知一般都有受文單位，即使是普發(fā)性的通知，也只是限于國內(nèi)；而公告在一般情況下，多是用來向國內(nèi)外發(fā)布重大的例行事件的周知性文件。

（3）通知在使用上限制性較小，而利用公告發(fā)布事項則有明確的限定。任何機關(guān)和部門、企事業(yè)單位，都可以利用通知發(fā)布事項，布置、聯(lián)系工作；而公告對發(fā)文機關(guān)的要求很嚴(yán)格，只有中共中央、全國人大常委會、國務(wù)院等黨政機關(guān)以及所屬部委和其他獲得授權(quán)的機構(gòu)才有權(quán)發(fā)布公告。

（4）通知發(fā)布的事項沒有公告重大。通知發(fā)布的事項多是具體的工作，篇幅一般較長，內(nèi)容比較具體；而公告發(fā)布的多是需要國內(nèi)外周知的重大事項，一般都比較簡明，篇幅較短。

2．通知與通告的區(qū)別

通告也是告知性的公文，但是，它和通知在使用上也有著不同的分工。

（1）從用途上看，按《辦法》的規(guī)定，通知是用來“批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員”的，而通告是用來“公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項”的。

（2）從受文對象上看，通知的對象一般是機關(guān)或單位，通告的對象一般是社會公眾。（3）從行文要求上看，通知的事項一般是要求辦理或貫徹執(zhí)行的，而通告的事項一般只需要周知或遵守就可以了?！纠摹?/p>

中國工商銀行辦公室

關(guān)于召開分行行長工作會議的通知

各一級分行、直屬分行，直屬學(xué)院：

總行定于4月16日下午召開分行行長工作會議，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議時間

會議采用電視會議形式召開，4月16日（星期三）下午2：30開始，時間約需2個半小時。

二、會議內(nèi)容

總結(jié)一季度經(jīng)營情況，分析當(dāng)前經(jīng)營形勢，布臵二季度重點工作。

三、參加會議人員

各一級（直屬）分行，三峽、蘇州分行行級領(lǐng)導(dǎo)干部和部門主要負(fù)責(zé)人；各直屬學(xué)院、廣東分行營業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)班子成員；軟件開發(fā)中心、數(shù)據(jù)中心（上海）領(lǐng)導(dǎo)班子成員及部門主要負(fù)責(zé)人，數(shù)據(jù)中心（北京）、票據(jù)營業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)班子成員；各稽核專員辦公室專員；總行各部室總經(jīng)理。

四、會議地點

（一）在總行辦公樓10層第五會議室設(shè)主會場，總行和北京分行、數(shù)據(jù)中心（北京）與會人員在主會場參加會議。

（二）在各一級（直屬）分行、三峽和蘇州分行、總行軟件開發(fā)中心及數(shù)據(jù)中心（上海）設(shè)分會場，以上各單位與會人員在分會場參加會議。直屬學(xué)院、票據(jù)營業(yè)部、稽核專員辦公室、廣東分行營業(yè)部與會人員到當(dāng)?shù)胤謺鰠⒓訒h。

五、其他要求

（一）所有與會人員請?zhí)崆?5分鐘進入會場，會議期間請將手機、呼機臵于靜音狀態(tài)。

（二）各單位要安排專人做好會議準(zhǔn)備和會務(wù)工作，信息科技部門要認(rèn)真全面地檢測電視會議系統(tǒng)，確保會議順利進行。有關(guān)電視會議系統(tǒng)檢測和運行方面的問題，請及時與總行信息科技部聯(lián)系。

聯(lián)系人：（略）聯(lián)系電話：（略）

二○○三年四月十四日

二、報告

（一）報告的適用范圍和特點 1．報告的適用范圍

《辦法》將報告的適用范圍定義為“向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級詢問”的公文。2000年這個新的《辦法》將原《辦法》中的“提出意見和建議”的功能刪去了，這是值得大家注意的。從這個定義中可以看出，報告的作用很單一，那就是向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問。

根據(jù)這個定義，可以將報告分為三類：

（1）工作報告，是向上級機關(guān)匯報工作的報告。

（2）情況報告，是向上級機關(guān)反映重大情況、重大事故或具有傾向性的問題的報告。（3）答復(fù)報告，是答復(fù)上級機關(guān)詢問的報告

另外，還有一種報告，雖然《辦法》中沒有列出，但是，在實際工作中經(jīng)常用到。這種報告是向上級機關(guān)報送材料、物品的報告，行政工作中，有些材料或物件按規(guī)定要向是向上級機關(guān)報送。那么，就需要用報告行文，向上級機關(guān)報送，而所報送的材料或物品則作為附件附于文后。

作為行政機關(guān)使用的公文的報告，與一些專業(yè)部門從事業(yè)務(wù)工作時所使用的標(biāo)題中也帶有“報告”二字的文書，如“稽核報告”、“調(diào)查報告”、“評估報告”等，不是同一個概念。這些文書性的報告，不屬于公文的范疇。

2．報告的特點

（1）單向性。報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)報告工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)詢問的上行文，在報告中只要將工作或事件的匯報清楚即可。它的作用是僅供上級了解情況，即使在報告中對工作提出了什么意見和建議，那也只是作為工作體會來反映的，而不需要上 27

級機關(guān)就此報告作答復(fù)或批示。至于上級機關(guān)通過報告發(fā)現(xiàn)什么帶有傾向性的問題，從而對下級機關(guān)作出什么指示，那是另外的事情。從報告的法定功能上看，報告不要求受文機關(guān)作出答復(fù)或批示。所以，有些報告中的結(jié)尾習(xí)慣上用“以上報告妥否，請批示”，這是不對的。

（2）陳述性。因為報告是專門用來匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問的，因此，在報告中一般都是直述其事。按照上級什么指示，做了什么工作，取得了什么成績，有哪些經(jīng)驗、體會，存在什么問題，今后有什么打算；反映情況，要把時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果寫清楚；答復(fù)詢問，更要問什么答什么，把上級機關(guān)詢問的事項回答明白即可，所以行文語言基本上都是敘述性的。

（3）事后性

無論是匯報工作，反映情況，還是答復(fù)詢問，都是對已經(jīng)發(fā)生了的事情進行反映，因此，報告具有事后性。這是報告的一個突出特點。特別是新《辦法》中將報告的“提出意見和建議”的功能刪去了，使報告的事后性更加明顯。即使是匯報正在進行中的工作，那也只是對已經(jīng)做過的那段工作情況的報告。

（二）報告的寫法

根據(jù)《辦法》對報告的定義，上面將報告區(qū)分為四種類型。這幾種類型的報告，在結(jié)構(gòu)上都分別包括標(biāo)題、主送機關(guān)，正文等幾個部分。在寫法上，無論哪種報告，其標(biāo)題和主送機關(guān)的寫法、要求都是基本一致的。

1．報告的標(biāo)題

報告的標(biāo)題原則上不能簡單地僅以文種為題。因為作為公文的報告，是要以“紅頭”文件的形式向上級報送的，所以，報告的標(biāo)題可以省略發(fā)文機關(guān)的名稱，如工作報告的標(biāo)題“關(guān)于進一步加強我市公共場所防火工作的報告”、情況報告的標(biāo)題“關(guān)于完成全面勘界工作任務(wù)情況的報告”、“關(guān)于工商銀行工會干部待遇的報告”、“關(guān)于報送××××年工作計劃的報告”。這幾種報告，除了報送材料的報告外，從標(biāo)題上很難看出區(qū)別，要在具體寫作中，根據(jù)報告內(nèi)容恰當(dāng)?shù)財M訂標(biāo)題。

2．主送機關(guān)

報告是上行文，是專門為特定的上級寫作和報送的，因此，它不能普發(fā)性地上送，也要按照上行公文的要求，只能有一個主送機關(guān)，如果還需要讓其他相關(guān)的上級機關(guān)知曉，要用抄送的形式。

3．正文

報告的正文因種類的不同，在寫法上有些差異，下面分別介紹。（1）工作報告

工作報告是向上級報告工作的，根據(jù)報告的內(nèi)容又可以區(qū)分為綜合工作報告和專題工作報告。

首先談綜合報告的寫法。

綜合工作報告是對某一階段全面工作的各種主要情況的綜合性報告。

綜合工作報告的開頭要概括地說明全文的主旨，即把一定時期內(nèi)總的工作情況作以梗概的介紹，如主要工作內(nèi)容、對整個工作的估價等。然后用“現(xiàn)將××情況報告如下”之類的過渡語句引起下文。

主體，既全文的核心部分。這部分要就各方面工作的主要情況即工作完成情況、主要做法、取得的成果、存在的問題、今后努力的方向等進行表述。因為全面工作是由各方面工作組成的，那就要對各個方面的工作進行總結(jié)回顧。因此，這部分的結(jié)構(gòu)形式通常是按照工作的方面來劃分層次，并利用序號來標(biāo)明。書寫的順序一般按照各方面工作對整個工作的重要程度來安排，先寫對全局工作影響最大的，然后依次進行。

也有的綜合報告在對全部工作進行綜合后，按照工作情況概述、取得成績、存在的問題或困難、今后工作的意見等幾大部分來寫。這種結(jié)構(gòu)方式需要較強的綜合能力，否則會造成空洞抽象的后果。

綜合報告的難度在“綜合”上。它需要全面了解工作的各方面情況，占有大量的資料，把握工作的全貌，并且要對資料進行深入細(xì)致的由此及彼、由表及里的分析、歸納和總結(jié)，理清工作脈絡(luò)，從中概括出工作的本質(zhì)性的東西，選好寫作的切入點。

在綜合報告的寫作中，最容易出現(xiàn)的問題是平鋪直敘，泛泛道來。雖然綜合報告是全面的總結(jié)，但是在寫作上也不能平均用力，要把整個工作中的那些影響全局的工作當(dāng)作重點來寫，把那些對本地區(qū)、本部門帶有普遍意義的做法、經(jīng)驗、教訓(xùn)當(dāng)作重點來寫。在突出重點的前提下，以點帶面，使文章具有應(yīng)有的廣度和深度。

報告的結(jié)尾也不是一成不變的，要按文章的整體需要來確定。如果需要，或者歸納重點，照應(yīng)全文，或者重申意義，展望未來。也可以采用程式化的報告結(jié)尾：“特此報告”，“以上報告，請審閱”等。

其次談專項工作報告的寫法。

專項工作報告，是就某一專項工作向上級機關(guān)作的報告。它一般是針對重大工作或上級交辦的某一項任務(wù)的完成情況而寫作的。如銀行在開展某項上級布置的工作任務(wù)完成后，29

應(yīng)該向上級報告任務(wù)完成情況。再如企業(yè)建設(shè)一個大型項目，在進行到某一階段，都要及時向上級報告進展情況，以利于上級了解工程情況，作出下一階段的工作部署。在實際工作中，專項報告的寫作是經(jīng)常的、大量的，掌握它的寫法對實際工作會有很大幫助。

專項工作報告的標(biāo)題和綜合工作報告的標(biāo)題，在形式上是一樣的。如《國家民族事務(wù)委員會關(guān)于進一步做好少數(shù)民族語言文字工作的報告》，它是由發(fā)文機關(guān)名稱、工作內(nèi)容（也可以稱作事由）和文種組成。

專項工作報告的開頭方式較多，下面介紹幾種類型供學(xué)習(xí)參考： 背景式開頭。在開頭交代報告產(chǎn)生的現(xiàn)實背景，例如：

一九七八年以來，我們對少數(shù)民族語言文字問題進行了廣泛深入的調(diào)查研究，聽取了中央、地方有關(guān)部門以及民族語文工作者和有關(guān)專家的意見。最近，根據(jù)黨中央、國務(wù)院關(guān)于民族工作的指示精神，對今后我國民族語文工作的指導(dǎo)方針、主要任務(wù)和措施又作了進一步研究?，F(xiàn)報告如下。

根據(jù)式開頭。就是交代報告產(chǎn)生的根據(jù)，例如：

根據(jù)省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，我廳于去年冬派人到××市和×縣，與市、縣的同志一道，對城鎮(zhèn)貧困戶的情況作了調(diào)查?！痢潦形?、市政府和×縣縣委、縣政府對此十分重視，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，立即采取措施，著手解決這一問題?，F(xiàn)將兩地城鎮(zhèn)貧困戶的情況及采取的措施報告如下：

目的式開頭。就是將發(fā)文的目的明確地闡述出來作為開頭。例如：

為認(rèn)真貫徹落實《國務(wù)院批轉(zhuǎn)林業(yè)部關(guān)于進一步加強森林防火工作的通知》（國發(fā)[19××]42號）精神，切實做好我市防火工作，保護和發(fā)展森林資源，更好的為改革開放和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，結(jié)合我市的實際情況，就進一步加強森林防火工作制訂了具體措施?，F(xiàn)將措施報告如下。

結(jié)果式開頭。就是將工作的結(jié)果概括地寫在第一段，正文再詳寫具體過程。例如： 我縣外經(jīng)委等10個部門共40多人參加了省山區(qū)利用外資洽談會，帶去項目36個，要求投資總額7000萬美元，8000萬人民幣。洽談結(jié)果，實現(xiàn)14個項目，投資總額為4000萬美元，1500萬人民幣?，F(xiàn)將洽談過程中我們認(rèn)為值得注意的問題報告如下：

直接導(dǎo)入式開頭。就是用過渡句直接導(dǎo)入主體。例如： 現(xiàn)將我省完成全面勘界工作任務(wù)情況報告如下： 專項報告開頭的方式還有一些，這里就不一一列舉了。

專項工作報告的主體部分寫法通常是采用三段式的結(jié)構(gòu)，即工作情況、經(jīng)驗和不足、今后的打算三個部分。

工作情況，包括某一方面或某一項工作的依據(jù)、工作的大體進展情況，取得的成效等。這一部分內(nèi)容要盡可能地把工作情況反映清楚全面?？梢园凑展ぷ鞯倪M程順序?qū)?，這樣寫以其內(nèi)在的邏輯關(guān)系來劃分層次就可以了。也可以按照工作的不同方面來寫，這樣寫，可以用序數(shù)詞來顯示，層次能夠比較清楚。

經(jīng)驗和教訓(xùn)是一個問題的兩個方面，可以分別分條表述。經(jīng)驗包括工作中的所采取的做法或取得的經(jīng)驗，教訓(xùn)包括工作中的失誤和工作中存在的問題。寫經(jīng)驗體會，應(yīng)基于對某方面工作的全面、深刻的分析，把其中帶有規(guī)律性的指導(dǎo)性的東西加以歸納、提煉，使之上升到理論的高度。但是，總結(jié)經(jīng)驗一定要從實際出發(fā)，不能人為地拔高。另外，有幾條寫幾條，不能為了湊數(shù)勉強硬寫。寫存在的問題和工作中的教訓(xùn)，應(yīng)該實事求是，如實反映，不能文過飾非，遮遮掩掩，要力求具體、深刻。

今后的打算，是針對存在的問題來寫的，重點要寫出如何發(fā)揚成績，汲取教訓(xùn)，克服存在的問題，把工作做得更好。這部分內(nèi)容要具體，措施要得當(dāng)，方法要可行、有效。

專項工作報告的結(jié)尾一般用程式化的結(jié)尾用語，如前所述的“特此報告”、“以上報告，請審閱”等來結(jié)束。

（2）情況報告

情況報告主要用于向上級機關(guān)反映重要情況、重大事故或具有重大傾向性問題的報告。重要情況是指在工作中出現(xiàn)了意想不到的、對工作造成了影響的問題，例如在金融體制改革建立現(xiàn)代商業(yè)銀行運行機制過程中遇到的問題和阻力等，就應(yīng)該適時地向上級機關(guān)如實報告。重大事故是指出現(xiàn)了突發(fā)事件、案件等，例如銀行發(fā)生了重大的火災(zāi)、失竊、詐騙、搶劫等事故，就要迅速地向上級報告，有時還可以根據(jù)上級指示，越級報告。重大傾向性的問題是指已經(jīng)發(fā)現(xiàn)苗頭，還沒有形成氣候，但是很可能對今后的工作造成影響的問題。例如在銀行減員增效政策出臺后，銀行員工的思想動態(tài)和社會各階層的反映等，作為基層行有責(zé)任向上級及時報告。

情況報告的作用是讓上級機關(guān)及時了解情況，一是供領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)決策參考；二是讓上級 31

機關(guān)了解重大情況解決的是否妥善；三是讓上級機關(guān)在必要時作出指示，給予指導(dǎo)。

情況報告的開頭要視報告的內(nèi)容來定。反映重要情況的報告，開頭一般要寫明因為什么原因，出現(xiàn)了什么情況，然后用“現(xiàn)將出現(xiàn)的情況報告如下”這樣的過渡句來引入主體部分的敘述。反映重大事故報告的開頭一般先寫在什么時間、什么地點、發(fā)生了什么事故，然后也用一句過渡性的語句引起報告的詳細(xì)內(nèi)容介紹。反映重大傾向性問題報告的開頭，一般要先寫明在什么情況下，發(fā)現(xiàn)了什么苗頭，為什么引起了注意。然后也是用過渡性的語句引起下文。

主體部分。這類報告反映的事項一般比較單一。反映重大情況的報告在寫作中把重大情況敘述清楚，然后把情況發(fā)生的背景、造成的影響和損失以及采取的措施和處理的結(jié)果交代清楚。反映重大事故的報告要寫明事故的具體時間、地點、原因、人物、結(jié)果、損失程度等。然后說明已經(jīng)采取的補救辦法和善后善后措施。反映重大傾向性的報告要把傾向性的問題說清楚，并分析、預(yù)測其發(fā)展趨勢以及可能帶來的后果。

結(jié)尾。如果是反映重大情況和反映重大事故的報告，可以用“特此報告”之類的慣用語收束。如果是反映重大傾向性的報告，可以用“特此報告，供參考”之類的結(jié)尾用語來收尾。

（3）答復(fù)報告

答復(fù)報告是為回答上級機關(guān)的詢問而寫作的報告。這種報告的特點一是具有被動性，是在上級詢問之后而寫作的，二是針對性很強，上級問什么，就答復(fù)什么，不能所答非所問，也不能回答沒有詢問的問題。

值得注意的是，一是對待上級詢問的事項，一定要慎重，如果情況不夠清楚，一定要深入實際認(rèn)真調(diào)查，掌握真實情況后再作回復(fù)；二是如果上級是用函來詢問的，本來是可以用函來回答的，但是為了表示對上級機關(guān)的尊重，一般還是用報告作答為好；最后就是要及時回復(fù)，不得拖延。

（4）報送報告

報送報告，是向上級機關(guān)報送材料或物品的報告。它的寫法非常簡單，一般只需寫明“現(xiàn)將××××報上。請審閱（或請查收）”即可。報送的材料、物品的數(shù)量要在附件說明里寫清楚。

（三）報告行文應(yīng)該注意的事項

1．確屬必要。對常規(guī)性的工作，要按照常規(guī)要求及時向上級報告工作。對上級沒有要求要寫的報告，發(fā)文機關(guān)一定要考慮是否需要行文。如果確系重大情況和問題，要毫不猶 32

豫地迅速行文，而一些無關(guān)緊要的事情，則沒有必要行文。不能大事小事均向上級報告，分散上級機關(guān)的注意力，增加上級的工作量。

2．質(zhì)量要高。高質(zhì)量的報告首先要保證情況屬實，不能有半點虛假，包括對材料的分析、對情況的看法都要力求準(zhǔn)確；其次中心要突出，條理要清晰；最后是報送要及時，否則，事過境遷，報告就沒有意義了。

3．報告一般不能越級，不能夾帶請示事項?！纠摹?/p>

關(guān)于大連分公司籌備工作進展?fàn)顩r的報告

總公司：

我們分公司籌備小組在總公司領(lǐng)導(dǎo)的指示和安排下．于20×年×月×日到大連開展籌備分公司的工作，現(xiàn)工作已進行了××天?，F(xiàn)將籌備工作第一階段主要進展情況電傳總司，向領(lǐng)導(dǎo)匯報如下：

一、在籌備工作中，我們始終堅持總司領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合市場需要，積極穩(wěn)妥地落實各項工作的指導(dǎo)精神，在具體項目辦理工作中，大搞市場調(diào)查研究工作，做到結(jié)合實際，以充分的調(diào)查數(shù)據(jù)作決策指導(dǎo)。

二、分公司的營銷總部選址選在該市××街××號××大廈，共租××間房，總共×××平方米，租價意向為年××萬元。我們是依據(jù)辦公點是否有利于業(yè)務(wù)聲譽和價錢是否合理的標(biāo)準(zhǔn)選址的，如果這一選址得到總公司的批準(zhǔn)，我們將進行下一階段的裝修、購買辦公設(shè)備及發(fā)布招聘公司職員廣告的準(zhǔn)備工作。

三、分公司接運總公司材料的倉儲地及企業(yè)部選取在該市××區(qū)××鎮(zhèn)。選用這一地址的做法標(biāo)準(zhǔn)是節(jié)省成本，如在該市市區(qū)內(nèi)選點，經(jīng)我們匡算，總成本將比現(xiàn)選址高出15％以上?，F(xiàn)在我們與該鎮(zhèn)人民政府關(guān)于該選點的意向已確定。

四、分公司籌備小組在該市開展工作，其困難程度要比原來預(yù)想的大得多，目前尚有不少工作比預(yù)定程序所確定的日期慢了半拍。其中的主要問題是和當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)單位協(xié)調(diào)的問題。我們原匡算的資金投入與現(xiàn)在的市價有一定的差距，這是造成我們在原有意向的基礎(chǔ)上談判期延長的主要原因。為此，請總公司領(lǐng)導(dǎo)對加大投入做出預(yù)前考慮。加大部分所需比例約為原計劃的3％。

籌組工作雖有種種困難，但我們準(zhǔn)備加大工作力度，相信第二階段的籌組工作能如期完成。

請總公司領(lǐng)導(dǎo)及時將工作指導(dǎo)意見電傳給我們。特此報告

×省×公司大連分公司籌備小組

二○××年×月×日

三、請示

（一）請示的適用范圍

按照《辦法》中的規(guī)定，請示是“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”的公文。具體說來，請示的用途有：

1．請求指示

下級機關(guān)在實際工作中，遇到新情況、新問題，因為在政策上沒有明文規(guī)定，處理起來沒有把握，需要上級給以指示的時候，要用請示。

2．請求批準(zhǔn)

下級機關(guān)在處理較為重要的事件或問題時，政策規(guī)定在處理前必須經(jīng)上級批準(zhǔn)的，如機構(gòu)設(shè)置、人事安排、重大決策等，要用請示。

3．請求幫助

下級機關(guān)遇到無權(quán)或者無力解決的問題，需要上級機關(guān)授權(quán)或者在人力、物力、財力等方面給以幫助時，要用請示。

4．請求解答

下級機關(guān)在執(zhí)行政策時遇到困難或執(zhí)行中遇到新的情況時，對方針政策吃不準(zhǔn)時，對上級機關(guān)的某個決定有不同看法時，要用請示。

5．請求協(xié)調(diào)

下級機關(guān)的工作涉及其他機關(guān)或部門，在處理工作時與其他機關(guān)或部門意見出現(xiàn)分歧，需要上級裁決或協(xié)調(diào)時，要用請示。

（二）請示的特點 1．請求性

本機關(guān)、本部門打算辦理某種事情或解決某個問題，而自己卻無權(quán)去做，或者沒有能力去做，或者不知應(yīng)不應(yīng)該辦理及怎么辦理，在這種情況下，才請求上級指示或幫助。這種祈請上級機關(guān)的特點，是請示最突出的特點。

2．對應(yīng)性

在公文體系中，請示是為數(shù)不多的雙向?qū)?yīng)文體之一。與它相對應(yīng)的文體是批復(fù)。下級機關(guān)的請示報送給上級機關(guān)，上級機關(guān)無論是否同意請示的事項，無論能不能給予解決或說明，都要給下級機關(guān)一個回復(fù)。下級機關(guān)是在遇到比較重大的應(yīng)該辦理的事項，而又拿不準(zhǔn)或無力辦理的情況下才請示的，所以上級機關(guān)有義務(wù)、有責(zé)任盡快予以答復(fù)。這不僅是下級機關(guān)請求的需要，而是請示這種文體法定的特性。

3．單一性

公文的一個突出特點就是一文一事，而請示和其他文種相比，這種特性更加突出。在一份請示中，只能就一項工作、一種情況或一個問題進行請示，不得在一份請示中包含幾個需要請示的內(nèi)容。如果需要請示上級機關(guān)的問題較多，那就要一個事項發(fā)一個請示，各自獨立成為一個文件。

4．時效性

請示內(nèi)容所反映的事項或問題，一般都是近期需要辦理的，所以，文秘人員應(yīng)該根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的安排及時地寫作和發(fā)文，以便盡早得到上級機關(guān)的批復(fù)，及時解決應(yīng)該解決的問題。相應(yīng)地，上級機關(guān)在處理下級機關(guān)的公文時，要注意請示的時效性，及時地給以批復(fù)。

（三）請示的寫法

請示的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文三部分內(nèi)容。1．標(biāo)題的寫法

請示的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分構(gòu)成。如《××省人民政府關(guān)于增撥防汛搶險救災(zāi)用油的請示》。

擬訂請示的標(biāo)題要注意兩個問題，一是要把事由概括準(zhǔn)確、精練，保證標(biāo)題簡短，事由明確；二是避免出現(xiàn)同義動詞的重復(fù)出現(xiàn)，如《關(guān)于請求批準(zhǔn)購買×××的請示》。這個標(biāo)題里的“請求批準(zhǔn)”是多余的，應(yīng)該刪去。

2．主送機關(guān)的寫法

主送機關(guān)就是受文對象，它回答“請示誰”的問題。主送機關(guān)要寫全稱或規(guī)范化簡稱。主送機關(guān)只能是一個，絕對不能多頭主送。如果需要其他上級機關(guān)知曉，可以用抄送的形式。

3．正文的寫法

請示的正文一般分三個層次，即事由、請示事項和結(jié)尾。（1）事由

事由寫在請示的開頭。所謂事由，就是要寫明請示的原因、背景、依據(jù)，回答清楚“為 35

什么要請示”的問題。這部分內(nèi)容在很多情況下是請示的主要部分，而下文的請示事項則很簡單，有了事由的鋪墊，要求上級機關(guān)做什么，寫清楚就可以了。因此，這部分內(nèi)容要寫得充分、恰當(dāng)、具體、明了。

如果請示僅僅是按照規(guī)定履行程序，那開頭的事由部分可以簡略一些。（2）請示事項

請示事項即要求上級給予指示、批準(zhǔn)的具體問題?；卮鸬氖恰罢埵臼裁础钡膯栴}。這是請示最核心、最重要的部分。請示的事項要清楚、直接地表述。分條來寫，可以保證清晰明了。在請示的事項中，不能含糊其詞，即使是對拿不準(zhǔn)的問題，也要表達本級機關(guān)對此問題的認(rèn)識、看法，對準(zhǔn)備辦理的工作，如果有幾種不同的各有利弊的方案，要逐一列出，以便上級機關(guān)選擇確定。決不能只擺情況和問題，沒有自己的態(tài)度，把矛盾推給上級機關(guān)。

（3）結(jié)尾

請示的結(jié)尾一般都用程式化的結(jié)尾用語，如“妥否，請批示”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，請予批復(fù)”等。結(jié)束語，既要表達緊迫的意思，又要用語謙和，不宜用“請從速批復(fù)”、“請盡快撥款，以解急需”等類結(jié)尾用語。

請示因為是一文一事，特別是基層工作中所寫的請示，它的正文一般不應(yīng)太長，只要把請示的原由交代清楚，把請示的具體事項表述清楚即可。

（四）請示與報告的區(qū)別

請示和報告都是工作中使用頻率較高的上行文，但是它們承擔(dān)了不同職能，各有各的適用范圍。很多機關(guān)不能準(zhǔn)確把握二者的區(qū)別，該用請示的用報告，該用報告的用請示，甚至將兩種文體合用，稱之為“請示報告”。據(jù)一研究者對某一沿海城市的調(diào)查，1988年該市政府收到請示類公文1930篇，竟有1489篇用“報告”或“請示報告”行文。盡管最近幾年國家加大了公文規(guī)范的力度，很多理論工作者和實際工作者不斷呼吁要區(qū)分使用，但是，誤用兩種問題的現(xiàn)象還是時有發(fā)生，造成行文混亂，給辦文帶來了很多麻煩，以至影響效率，給工作帶來了不應(yīng)有的損失。

報告和請示的區(qū)別，在分析它們各自的特點里面，已經(jīng)涉及，為了更清楚地了解和更準(zhǔn)確的把握二者的用途和特點，現(xiàn)將它們的區(qū)別歸納如下：

1．行文的時機不同

大多報告具有事后性，即使是在一項工作進行到某一階段（事中）向上級作的報告，那也是報告前一階段的工作，因此，報告是事后行文的文種。而請示則必須事前行文，因 36

為請示所涉及的工作或事項，必須經(jīng)過上級機關(guān)批準(zhǔn)才能進行。先斬后奏，做完才請示是不符合組織原則和管理規(guī)定的。

2．行文的目的不同

報告是匯報工作，反映情況的公文，其目的是讓上級機關(guān)了解下級機關(guān)的工作情況，掌握動態(tài)，為做出決策和指導(dǎo)工作提供依據(jù)。而請示則是用于向上級機關(guān)請求批準(zhǔn)的事項，其目的是通過上級機關(guān)的決策和指示，解決工作中亟待處理而又無權(quán)或無力解決的具體事項。

3．結(jié)構(gòu)和內(nèi)容構(gòu)成不同

報告的結(jié)構(gòu)相對于請示來說比較自由一些，結(jié)構(gòu)安排不拘一格，根據(jù)不同的內(nèi)容可以采取不同的結(jié)構(gòu)方式；其內(nèi)容也可以比較廣泛，可以一文一事，也可以一文多事（如綜合工作報告）。而請示在結(jié)構(gòu)上要求比較嚴(yán)格，它的組成部分必須有請示的緣由、請示的事項和慣用的結(jié)尾用語；在內(nèi)容上必須一文一事，決不可以一文多事。

4．辦文的方式不同

報告的目的是供上級機關(guān)了解情況的，那么，上級機關(guān)接到報告后，沒有法定的義務(wù)要求予以回復(fù)，因此，報告中不能夾帶請示事項，否則，貽誤工作發(fā)文的下級機關(guān)要負(fù)責(zé)任。而請示則要求受文的上級機關(guān)必須及時盡快的給予批復(fù)，或者同意，或者不同意，都不能不了了之?！纠摹?/p>

××分行關(guān)于設(shè)立老干部辦公室的請示

省分行：

隨著干部制度的改革和時間的推移，工商銀行離退休干部日益增多目前已達785人。由于沒有專門的管理服務(wù)機構(gòu)和工作人員（一直掛靠在人事科），致使這些老同志的政治學(xué)習(xí)和生活福利得不到應(yīng)有的組織和照顧，一些實際困難得不到及時妥善的解決。為了更好地使離退休老同志老有所為、老有所養(yǎng)、老有所依，充分發(fā)揮余熱，根據(jù)上級有關(guān)部門的規(guī)定和離退休老同志的迫切要求，我們擬設(shè)立老干部辦公室?，F(xiàn)將設(shè)立老干部辦公室的幾個問題請示如下：

一、老干部辦公室的主要職責(zé)是做好離退休老同志的管理服務(wù)工作。具體任務(wù)是：

（一）貫徹落實省分行的老干部處的指示精神，統(tǒng)一管理全行的老干部工作。

（二）組織行機關(guān)離退休老同志學(xué)習(xí)并指導(dǎo)各支行老干部管理部門組織離退休老同志 37

學(xué)習(xí)黨和國家的方針政策，了解改革開放的進展情況，跟上迅速發(fā)展的新形勢。

（三）定期召開老干部座談會，交流思想。及時了解離退休老干部的思想動態(tài)和他們的困難，在可能的情況下，盡力設(shè)法幫助解決。

（四）開展力所能及、豐富多彩的文體活動，豐富離退休老干部的晚年生活，增進他們的身心健康。

二、編制、干部調(diào)配及經(jīng)費的解決辦法：

（一）老干部辦公室直屬我分行領(lǐng)導(dǎo)，擬設(shè)科級建制。

（二）該辦公室擬設(shè)行政崗位五個，其中主任（正科級）一名，副主任（副科級）一名。編制由行內(nèi)調(diào)配解決。

（三）老干部辦公室經(jīng)費由工商銀行行政經(jīng)費中調(diào)劑解決。以上請示妥否，請批示。

四、批復(fù)

（一）批復(fù)的適用范圍

按照《辦法》規(guī)定，批復(fù)“適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項”。

批復(fù)和請示是相互呼應(yīng)的一對公文，這在公文中是絕無僅有的。下級機關(guān)以請示的形式要求上級機關(guān)對請示的事項給予答復(fù)，上級機關(guān)在接到請示后，要及時研究，予以明確答復(fù)。

（二）批復(fù)的特點 1．被動性

批復(fù)以下級請示為存在條件，先有請示，后有批復(fù)；只要有請示，必定對應(yīng)批復(fù)；下級有多少份請示，上級就要有多少份批復(fù)。批復(fù)從不主動行文，這是個特點是所有公文文種里獨一無二的。

2．針對性

批復(fù)是針對下級的請示行文的，它必須針對下級提出的問題來回答，不能所答非所問，要直接就請示的事項明確地做出表態(tài)：完全同意，或部分同意，或不同意。

3．權(quán)威性

下級機關(guān)用請示來要求上級機關(guān)回答，一般都是重大的事項。對于上級機關(guān)，撰寫批復(fù)的依據(jù)必須是黨和國家的有關(guān)的方針、政策，不能靠長官意志。因此，批復(fù)對于下級機關(guān)來說，具有法律的權(quán)威性。

下級機關(guān)一旦接到批復(fù)，必須依據(jù)批復(fù)精神處理辦理事項，不得違背和走樣。

（三）批復(fù)的結(jié)構(gòu)和寫法

批復(fù)的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文三個部分。1．標(biāo)題的寫法

批復(fù)的標(biāo)題一般采用公文常規(guī)標(biāo)題的寫法，即發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種的形式。如《××省人民政府關(guān)于××市土地利用總體規(guī)劃的批復(fù)》。批復(fù)標(biāo)題的事由即請示（也是批復(fù)）的事項，為了使批復(fù)的標(biāo)題準(zhǔn)確、鮮明，往往在標(biāo)題中把請示（也是批復(fù)）的事項或請示的標(biāo)題寫明，這樣，批復(fù)的標(biāo)題一般比較長。如《國務(wù)院關(guān)于廣東省深化改革擴大開放加快經(jīng)濟發(fā)展請示的批復(fù)》、《國務(wù)院對財政部關(guān)于對外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)降低核定利潤率征稅請示的批復(fù)》。

2．主送機關(guān)的寫法

批復(fù)的主送機關(guān)一般只有一個，那就是發(fā)出請示的下級機關(guān)。但是，有時上級機關(guān)認(rèn)為請示的事項具有普遍性，那么可以利用其他的辦法來處理：一是除批復(fù)原請示機關(guān)外，并轉(zhuǎn)有關(guān)機關(guān)，如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于深圳特區(qū)私人建房問題給廣東省人民政府辦公廳并福建省人民政府辦公廳的批復(fù)》；二是將批復(fù)抄送給有關(guān)機關(guān)和單位；三是另用通知行文，將本機關(guān)對原請示中反映的普遍性問題的有關(guān)意見傳達下去。

3．正文的寫法

批復(fù)的正文部分一般分為四個層次，即批復(fù)的依據(jù)、批復(fù)的事項、執(zhí)行要求和結(jié)束語。（1）批復(fù)的緣起和依據(jù)

批復(fù)的緣起是批復(fù)正文必不可少的內(nèi)容，一般的寫法是在批復(fù)的第一句話引敘來文，要完整的引用請示的標(biāo)題及發(fā)文字號，如“你省《關(guān)于變更××市行政區(qū)域范圍的請示》（×政[199×]49號）收悉。”

請示的依據(jù)一般是批復(fù)的第二句話，要寫明以下批復(fù)的意見是根據(jù)什么政策提出的?？杀硎鰹椤案鶕?jù)××關(guān)于××的規(guī)定，批復(fù)如下：”必要時可以引文件名和發(fā)文字號及條款序號，有時也可以引用政策的原文。如果所請示的問題在上級文件和規(guī)定中找不到依據(jù)，可以寫成“經(jīng)研究，現(xiàn)就有關(guān)問題答復(fù)如下：”

（2）批復(fù)事項

批復(fù)事項也可以稱作批復(fù)意見，是針對請示所提出的問題，給予明確具體的答復(fù)。如果完全同意，就要在復(fù)述原請示主要內(nèi)容后，明確表示肯定性意見。部分同意的，要復(fù)述同意的內(nèi)容，對不同意的那部分內(nèi)容，還要在復(fù)述內(nèi)容后，說明不同意的理由。如果對請示的內(nèi)容不予批準(zhǔn)，也要在否定性意見后說明理由。雖然是對下級機關(guān)行文，但是也要注 39

意用詞的選擇，一般不要過于生硬。如果批復(fù)的事項比較多，為了清楚的表述，可以分條來寫。

（3）執(zhí)行意見

執(zhí)行意見也可以稱作執(zhí)行要求。這部分內(nèi)容要看行文需要確定，不是每個批復(fù)都必須具備的。如果需要寫執(zhí)行要求，則要簡潔明了。有些批復(fù)只是批準(zhǔn)事項，那么這部分內(nèi)容就沒有必要了。

（4）結(jié)束語

一般用“此復(fù)”、“特此批復(fù)”等慣用語來收尾，有的也可以不用，批復(fù)內(nèi)容和執(zhí)行要求寫完了就結(jié)束。

批復(fù)的一般都比較簡短。內(nèi)容簡單的批復(fù)，正文部分文段合一。內(nèi)容多的批復(fù)，其請示事項和執(zhí)行要求根據(jù)需要，可分段或分條來寫。

（四）批復(fù)寫作注意事項 1．及時回復(fù)

無論是否同意下級的請示事項，都要及時的予以答復(fù)，以免貽誤工作，如果超出下級要求的時限，應(yīng)及早對下級說明原因。有的上級機關(guān)為了促進改進工作作風(fēng)，提高工作效率，還提出了自我約束的措施，即超過了下級要求的時限未作答復(fù)，下級可以理解為上級同意請示事項。

2．態(tài)度明朗

無論是否批準(zhǔn)，都要鮮明的表明態(tài)度，不能含糊其詞，模棱兩可。如果對請示的事項原則上同意，但是覺得請示所表述的措施、辦法不夠妥當(dāng)和周密，可以將原文退回，請其修改后再作批復(fù)。

3．協(xié)商一致

如果批復(fù)的內(nèi)容涉及其他機關(guān)或部門，在批復(fù)前應(yīng)同有關(guān)機關(guān)和部門協(xié)商一致，以免給下級帶來麻煩。

4．一文一批

這和請示一文一事是對應(yīng)的。不能幾個請示作一個批復(fù)。另外，在一個請示里，只能就請示的事項進行批復(fù)，不能把其他的工作扯到里面來。如果另外有工作要布置，可以用其他文種另行發(fā)文。

【例文】

國家稅務(wù)總局關(guān)于外商投資企業(yè)和外國企業(yè)

購買國產(chǎn)設(shè)備抵免企業(yè)所得稅有關(guān)執(zhí)行問題的批復(fù)

廣東省國稅局：

《關(guān)于外商投資企業(yè)和外國企業(yè)購買國產(chǎn)設(shè)備投資抵免企業(yè)所得稅有關(guān)問題的請示》收悉?，F(xiàn)就執(zhí)行國家稅務(wù)總局頒布的《關(guān)于投資企業(yè)和外國企業(yè)購買國產(chǎn)設(shè)備投資抵免企業(yè)所得稅管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）的有關(guān)問題，批復(fù)如下：

一、關(guān)于國家鼓勵項目適用范圍界定的問題

根據(jù)財政部、國家稅務(wù)總局《關(guān)于外商投資企業(yè)和外國企業(yè)購買國產(chǎn)設(shè)備投資抵免企業(yè)所得稅有關(guān)執(zhí)行問題的通知》（財稅字[2000]49號）的規(guī)定，可給予投資抵免企業(yè)所得稅的國產(chǎn)設(shè)備，是指用于《國務(wù)院關(guān)于調(diào)整進口設(shè)備稅收政策的通知》（國發(fā)[1997]37號）中規(guī)定的《外商投資產(chǎn)業(yè)指導(dǎo)目錄》鼓勵類、限制乙類的投資項目（不包括國發(fā)[1997]37號規(guī)定的《外商投資項目不予免稅的進口商品目錄》）的國產(chǎn)設(shè)備。凡在執(zhí)行中對企業(yè)購買的國產(chǎn)設(shè)備是否屬于上述規(guī)定的投資項目范圍判斷不準(zhǔn)、或者存在爭議的，可征求省級外經(jīng)貿(mào)部門的意見后確定。

二、關(guān)于企業(yè)申請抵免企業(yè)所得稅時提供“稅收（出口貨物專用）繳款書復(fù)印件”的問題

根據(jù)《管理辦法》第十條的規(guī)定，企業(yè)申請抵免企業(yè)所得稅時，應(yīng)提供稅收（出口貨物專用）繳款書。若企業(yè)從非生產(chǎn)制造部門購買的設(shè)備、或者用投資總額以外的資金購買的設(shè)備、或者沒有取得稅收（出口貨物專用）繳款書的設(shè)備，但按照規(guī)定可以抵免企業(yè)所得稅的，在辦理抵免所得稅時，可以相應(yīng)提供購買設(shè)備發(fā)票，不用提供稅收（出口貨物專用）繳款書。

二○○一年一月十七日

五、函

（一）函的適用范圍

按照《辦法》規(guī)定，函“適用不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項”。

函是一種使用頻率較高的公文，掌握它的適用范圍對于日常工作具有重要意義。掌握函的適用范圍，首先要搞清楚“不相隸屬機關(guān)”這一概念的內(nèi)涵。以一個一級分行和它周邊的機關(guān)為例，來說明不相隸屬機關(guān)的含義。

1．與同一上級的其他一級分行、直屬分行不相隸屬。

2．與總行內(nèi)設(shè)的個業(yè)務(wù)部門不相隸屬。同樣，一級分行的內(nèi)設(shè)部門和下級分行也不相 41

隸屬。

3．與地方政府及其下設(shè)的各部門、各機構(gòu)不相隸屬。4．與其他金融機構(gòu)以及其他單位不相隸屬。

一個一級分行與以上所列的各機關(guān)、單位之間就是不相隸屬的關(guān)系。和這些機關(guān)和單位商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項，要用函。

人們通常說函是一種平行文，對于這個平行文的概念要準(zhǔn)確的把握。從以上介紹的不相隸屬機關(guān)的含義看，所謂的不相隸屬機關(guān)，既有平級單位，也有比本機關(guān)級別高的，有比本機關(guān)低的。這里要注意的是，在同一行政系統(tǒng)內(nèi)，只能用函向平級單位行文，但是對本系統(tǒng)以外的其他機關(guān)和單位，卻不必不計較行政級別，可以用函來行文。

（二）函的特點 1．行文多向性

函是平行文，不但可以和本系統(tǒng)的不相隸屬機關(guān)、單位行文，也可以向其他一切有業(yè)務(wù)往來的機關(guān)、單位行文。函也可以作為上行文和下行文。對于上級的問函，如果不是特別重大的事項，可以以函的形式回復(fù)，同樣，對于不是重大的事項，也可以用函的形式向下級機關(guān)行文。

2．使用的廣泛性

函既可以商洽工作，也可以詢問和答復(fù)問題，既可以請求批準(zhǔn)，也可以答復(fù)審批事項。它的使用范圍在公文文種中，是其他文種無法相比的。

3．寫作的輕便性

函的行文比較自由，寫作也比較靈活輕便。它一般就事論事，所以篇幅較短。

（三）函的種類和寫法 1．函的種類

函按照不同的標(biāo)準(zhǔn)可以區(qū)分為不同的類別。

按照格式劃分，可以分為公函和便函。公函的使用、寫作、格式和辦文的規(guī)則都與正式公文一樣。而便函則不屬于正式公文，不需要完整的公文格式，但是要加蓋公章。

按照行文方向劃分，可以分為來函、去函和復(fù)函。來函是指對方機關(guān)主動發(fā)來的函，去函是指本機關(guān)主動發(fā)去的函，復(fù)函是指答復(fù)來函和回復(fù)批準(zhǔn)事項的函。

按照作用劃分，可以分為商洽函、詢問函、答復(fù)函、請求函。2．函的寫法

函的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文三個部分。

（1）標(biāo)題的寫法

函的標(biāo)題和其他公文的標(biāo)題基本一樣，也是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，如《××省人民政府關(guān)于請對虎灘海濱花園項目建設(shè)給予支持的函》。但是，有些函為了使標(biāo)題更加清楚地表達函的內(nèi)容，往往在標(biāo)題中加函的主送機關(guān)名稱，如《中國科學(xué)院××研究所致××大學(xué)為商洽建立全面協(xié)作關(guān)系的函》、《國務(wù)院辦公廳關(guān)于懸掛國徽問題給湖北省人民政府辦公廳的復(fù)函》

（2）主送機關(guān)的寫法

函的主送機關(guān)要寫全稱，和其他公文一樣，主送機關(guān)只有一個。（3）正文的寫法

正文是函的主體部分。內(nèi)容包括原由、主體、結(jié)語三個部分。原由部分即發(fā)函的起因，寫明發(fā)函的原因。有的函原由部分簡略，而事項部分詳細(xì)，有的函原由部分詳細(xì)，而事項部分簡略，這要視函的內(nèi)容來具體確定。如果是復(fù)函，則要在原由部分首先寫明“貴單位×年×月來函收悉、經(jīng)研究，現(xiàn)回復(fù)如下：”之類的語句，然后回復(fù)事項。原由部分寫作時要注意避免和標(biāo)題重復(fù)。

主體部分要緊接原由部分清楚地表述要商洽的工作、詢問或答復(fù)的問題、請求批準(zhǔn)的或答復(fù)審批的事項。內(nèi)容簡短的可以篇段合一，緊接著原由部分寫事項，內(nèi)容較多的可以分段來寫。

函的結(jié)尾部分，如果是去函，不需要答復(fù)的，可用“特此函告”之類的結(jié)尾用語結(jié)束；如果需要答復(fù)，可用“請復(fù)”、“特此函告，請復(fù)”、之類的結(jié)尾用語結(jié)束；如果是復(fù)函，則可用“特此函復(fù)”“專此函復(fù)”“此復(fù)”之類的結(jié)尾用語結(jié)束。需要注意的是“此復(fù)”這一結(jié)尾用語，只適合在答復(fù)下級機關(guān)的函中使用。

【例文】

關(guān)于聯(lián)系技術(shù)人員出國學(xué)習(xí)的函

×市科技局：

得悉貴局近日與澳大利亞××公司達成協(xié)議，將由貴局在貴市選派×人到澳學(xué)習(xí)。我公司與澳大利亞××公司同是生產(chǎn)羊毛紡織品的公司，但因我們的印染技術(shù)較差，又難以有緣師從強者，影響了產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，我公司想趁此機會派一技術(shù)人員隨參觀團到澳學(xué)習(xí)。懇請貴局助我公司一臂之力，幫助我們安排一技術(shù)人員到澳大利亞××公司學(xué)習(xí)。我公司將對貴局付出一定的勞務(wù)介紹傭酬。未知允否？專此函達，敬請回復(fù)。

×市××公司 二○××年×月×日

第三節(jié)

銀行常用事務(wù)文書

一、計劃

（一）計劃的概述 1．什么是計劃

古人云：“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”其意思是說，無論做什么事情，事先有計劃才能成功，沒有計劃，就可能導(dǎo)致失敗。

現(xiàn)代管理科學(xué)認(rèn)為，管理活動大致包括四個方面，即決策、計劃、組織和控制。這四個步驟是環(huán)環(huán)緊扣，缺一不可的。計劃介于決策之后，處于組織和控制之前，可見計劃在現(xiàn)代管理方面是相當(dāng)重要的。計劃是決策的具體化，書面化，是組織和控制的依據(jù)。沒有計劃，決策就不能得到很好的落實，沒有計劃，組織和控制就失去了方向和目標(biāo)。原聯(lián)想集團總裁柳傳志說：“聯(lián)想集團發(fā)展得比較快的主要原因，應(yīng)該就是成功的制定戰(zhàn)略和實現(xiàn)了戰(zhàn)略要求?！薄爸贫☉?zhàn)略”就是制定計劃，“實現(xiàn)了戰(zhàn)略要求”就是完成了計劃。現(xiàn)代管理中，成功企業(yè)的實踐，無不證明計劃的重要。

根據(jù)以上分析，可以給計劃定義為：計劃是為完成某一時期的預(yù)定任務(wù)而對完成任務(wù)的步驟和方法做出具體安排的文書。

理解上述定義，應(yīng)抓住預(yù)定任務(wù)和完成任務(wù)的步驟和方法這兩個概念，如果沒有預(yù)定的任務(wù)，也就是要完成的工作，就談不上計劃的寫作，如果沒有完成任務(wù)的步驟和方法，所做的計劃也就沒有實際意義了。這是任何計劃都必須具備的兩個要素。

計劃適用于一切機關(guān)、單位，一切人員，但是作為事務(wù)性文書的計劃，則主要用于黨、政、工、青、婦機關(guān)和企事業(yè)單位及學(xué)校。

計劃廣義上說是這類事務(wù)性文書的統(tǒng)稱。規(guī)劃、安排、要點、方案等也屬于計劃的范疇。

規(guī)劃，一般指較長期的計劃，是對未來的總體的工作目標(biāo)做出全面籌劃和戰(zhàn)略部署的較為宏觀的計劃。如《××省國民經(jīng)濟第十個五年發(fā)展規(guī)劃》。

安排，一般指當(dāng)前的短期的計劃。是就某一項單一的工作做出較為詳盡的具體的計劃。如《××縣3月份植樹造林工作安排》。

要點，一般指比較簡明、扼要的計劃，是反映一個單位某一時期主要工作的計劃。如《××局2003年工作要點》。

方案，是對未來的工作做出最佳安排的計劃。是具有較強的專業(yè)性和約束性的計劃。如《××銀行清產(chǎn)核資試點工作實施方案》。

另外，我們?nèi)粘９ぷ髦谐Ｕf的打算、設(shè)想等，也有計劃的意思，但是因為它們一般目標(biāo)不夠明確，步驟、方法等還不完善，線條較粗，所以，它們還不能算做計劃。

2．計劃的特點（1）預(yù)見性

這是計劃最顯著的特點之一。計劃不是對已經(jīng)形成的事實和狀況的描述，而是在工作開展之前對工作的目標(biāo)、工作的步驟、工作的方法予以明確，作出安排。這種安排雖然是根據(jù)上級機關(guān)的要求、以往的經(jīng)驗和目前的客觀形勢做出的，但是畢竟是在事前做出，這就決定了計劃具有預(yù)見性的特點?？梢哉f，預(yù)見是否科學(xué)、準(zhǔn)確，是計劃能否起到指導(dǎo)工作作用的關(guān)鍵。

（2）約束性

約束性是決策的具體體現(xiàn)，是經(jīng)營管理的目標(biāo)，是監(jiān)督考核的依據(jù)。它一般是根據(jù)上級機關(guān)下達的工作任務(wù)制定的，制定后，一般也要經(jīng)過上級機關(guān)批準(zhǔn)。所以計劃一經(jīng)通過、下達，在其所計劃的范圍內(nèi)，對工作就有了指導(dǎo)作用，對員工就有了約束力，各有關(guān)方面和人員必須認(rèn)真遵照執(zhí)行。如果需要調(diào)整和修改，一般都要履行一定的審批手續(xù)。

（3）具體性

計劃是為了完成工作任務(wù)而做的事先籌劃，所以它在寫作時，都要根據(jù)不同情況的需要，盡可能地做出詳盡的安排。如總目標(biāo)的確定和科學(xué)的分解，人力、物力、財力等資源如何配置，工作階段如何劃分與過渡，都要予以謀劃，以使工作計劃具有可操作性。

3．計劃的分類

計劃因其與工作和學(xué)習(xí)密切相關(guān)，所以總類繁多，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)可以分成不同的種類。

按照時間長短劃分，可以分為長期計劃、短期計劃。長期計劃一般指一年以上的計劃，短期計劃指計劃，季度計劃，月份計劃等。

按照功用劃分，可以分為生產(chǎn)計劃、工作計劃、學(xué)習(xí)計劃等。按照內(nèi)容劃分可以分為綜合計劃、專題計劃等。

按照作用劃分，可以分為指令性計劃、指導(dǎo)性計劃等。指令性計劃是國家或者上級機關(guān)直接明確下達的，并且提供必要的保證，要求必須完成的；指導(dǎo)性計劃是通過有關(guān)政策法令、利用經(jīng)濟杠桿和各種措施，提供必要的信息和咨詢服務(wù)，給以必要的指導(dǎo)，將指標(biāo) 46