第一篇：會(huì)展開幕式現(xiàn)場(chǎng)管理的要點(diǎn)是什么？

許多會(huì)展，包括一些外國(guó)的在內(nèi)，都會(huì)在開幕前舉辦開幕式或開館式。其主要內(nèi)容是請(qǐng)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)或國(guó)家有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)人與嘉賓出席開幕儀式，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人講話，由一個(gè)或幾個(gè)主要領(lǐng)導(dǎo)人摁動(dòng)氣球或色紙按鈕，宣布此次展覽正式開館。開幕式后，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓會(huì)率先參觀。

主承辦單位通過開幕式活動(dòng)，意在營(yíng)造一個(gè)喜氣洋洋的盛大場(chǎng)面，增加與會(huì)者的參與熱情，對(duì)經(jīng)濟(jì)或文化交流具有重要意義，因而得到國(guó)家或國(guó)家部門、當(dāng)?shù)攸h和政府的支持。參展商與客商可以放心地開展各種交流活動(dòng)。

對(duì)開幕式進(jìn)行組織與管理，目的在于提高活動(dòng)的計(jì)劃性與可控性，排除各種偶發(fā)因素，增強(qiáng)活動(dòng)的緊湊性，以保證活動(dòng)隆重、順利舉行。

會(huì)展開幕式現(xiàn)場(chǎng)管理包括以下四個(gè)要點(diǎn)：

（1）開幕大廳內(nèi)外現(xiàn)場(chǎng)管理

開幕大廳主席臺(tái)應(yīng)在開幕前一天晚上全部布置完畢，并進(jìn)行安檢。當(dāng)天早上，有關(guān)人員要事先檢查調(diào)試音響設(shè)備；播音員、樂隊(duì)要到位。并在開幕前通過播音員介紹展會(huì)的發(fā)展歷史暨本屆展會(huì)籌備情況。

廣場(chǎng)外的文化演出活動(dòng)，應(yīng)在開幕式正式開幕前三十到四十分鐘內(nèi)演出；開幕式開始時(shí)停止，開幕式結(jié)束后繼續(xù)；演出可在開幕式后30-40分鐘內(nèi)結(jié)束，具體按雙方簽訂的合同執(zhí)行。

（2）主要領(lǐng)導(dǎo)的接待

出席開幕式主要領(lǐng)導(dǎo)下榻在不同的賓館，會(huì)展主承辦單位應(yīng)安排陪同人員（含當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)）與車輛迎送。其他當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)、組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)在展館前迎接，并陪同到嘉賓到貴賓休息室，佩戴象征身份的鮮花、貴賓標(biāo)志。此時(shí)也可安排小型的會(huì)徳馬吉國(guó)際展覽有限公司

見活動(dòng)。約在開幕式前二到五分鐘，請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)到開幕式現(xiàn)場(chǎng)。

（3）會(huì)展開幕式現(xiàn)場(chǎng)

由主持人宣布開幕式開始，領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓致辭后，請(qǐng)一位或數(shù)位領(lǐng)導(dǎo)撳動(dòng)啟館式按鈕，樂隊(duì)演奏曲目。

（4）開幕式后的參觀

開幕式后，出席的主要領(lǐng)導(dǎo)循慣例，前往展館進(jìn)行參觀。熟悉會(huì)展的領(lǐng)導(dǎo)或組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)要陪同前往，以備領(lǐng)導(dǎo)詢問。參觀的線路應(yīng)事先進(jìn)行勘踏，以將本次會(huì)展中比較精彩的部分呈現(xiàn)于領(lǐng)導(dǎo)面前。

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第二篇：會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理

會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理(講義大綱)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理(講義大綱)本講主要內(nèi)容

·會(huì)展開幕式現(xiàn)場(chǎng)策劃與管理 ·會(huì)展布展與現(xiàn)場(chǎng)服務(wù) ·會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)與安全管理 第一節(jié) 會(huì)展開幕現(xiàn)場(chǎng)策劃與管理

一、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置

二、VIP（very important person)接待

三、媒體的接待和管理

四、展會(huì)開幕

五、開幕酒會(huì)服務(wù)策劃

一、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置

在舉辦開幕儀式之前，首先要將開幕現(xiàn)場(chǎng)布置好，以便為展會(huì)開始和觀眾參觀做好充分的準(zhǔn)備。

二、VIP（very important person)接待

對(duì)于貴賓的接待，應(yīng)給予特別的對(duì)待，從到達(dá)酒店到出席開幕直到離開展會(huì)地點(diǎn)都要進(jìn)行周到的安排，對(duì)于重要貴賓還需要事先制訂接待計(jì)劃，上報(bào)有關(guān)負(fù)責(zé)部門和相關(guān)人員審定后執(zhí)行。

三、媒體的接待和管理

展會(huì)開幕前，辦展機(jī)構(gòu)要與有關(guān)媒體取得聯(lián)系，為召開新聞發(fā)布會(huì)或邀請(qǐng)媒體記者對(duì)展會(huì)開幕現(xiàn)場(chǎng)和展覽現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行采訪和新聞報(bào)道做準(zhǔn)備。

四、展會(huì)開幕

1、開幕時(shí)間和地點(diǎn)。

2、開幕式講話稿和新聞通稿。

3、開幕方式的確定。

五、開幕酒會(huì)服務(wù)策劃

開幕式酒會(huì)是展會(huì)的一項(xiàng)重要的公關(guān)活動(dòng)，它可以很好的促進(jìn)辦展機(jī)構(gòu)與參展商、行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和其他有關(guān)方面的關(guān)系。辦展機(jī)構(gòu)要事先策劃安排好就會(huì)舉辦的地點(diǎn)、時(shí)間、酒會(huì)的方式、出席酒會(huì)的人員范圍、酒會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)等。

開幕酒會(huì)是展會(huì)聯(lián)絡(luò)各方感情，與各方進(jìn)行面對(duì)面溝通交流的一種非常好的方式，因此需要精心籌劃以達(dá)目的。

案例1：2005年5月16日晚《財(cái)富》論壇開幕式

· 現(xiàn)場(chǎng)布置：開幕式安排在天壇祈年殿，祈年殿前方的方形空地被安排作為宴會(huì)場(chǎng)所，100張餐桌分為東西兩區(qū)，環(huán)繞祈年殿擺放。開幕式的講話與演出被安排在祈年殿前的丹陛橋上，兩邊布置幾十個(gè)繪有京劇臉譜的燈光氣球，還有400多盞4000瓦的探照燈射向祈年殿和舞臺(tái)。

·VIP接待：國(guó)家主席胡景濤及其他領(lǐng)導(dǎo)人出席，600多名全球企業(yè)家及夫人、400名國(guó)內(nèi)政要和著名企業(yè)家參加。人均100美元的高標(biāo)準(zhǔn)餐飲，高規(guī)格安全保護(hù)，精心組織的演出（千手觀音、交響樂、變臉、京劇《神州樂》等）案例1：2005年5月16日晚《財(cái)富》論壇開幕式

·開幕式：確定時(shí)間5月16日晚，地點(diǎn)天壇祈年殿（準(zhǔn)備好備選方案，下雨在室內(nèi)），《財(cái)富》CEO致詞、國(guó)家主席講話。

·酒會(huì)：西式菜品的三菜一湯，包括由蟹肉、魚子醬等拼成的冷菜，以鵝肝、牛排為主的主菜，湯是雞湯加餛飩，另外還有一道甜點(diǎn)。由凱賓斯基飯店等烹制。練習(xí)題：

試分析《財(cái)富》論壇開幕式的特色。大型展會(huì)或會(huì)議開幕式策劃時(shí)，需要重點(diǎn)注意那幾方面的問題？

第二節(jié) 會(huì)展布展與現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)

一、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)管理

二、參展商的現(xiàn)場(chǎng)管理工作

三、撤展管理

一、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)管理

（一）展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置

（二）展會(huì)注冊(cè)及入場(chǎng)管理

（三）展會(huì)證件與門票管理

（四）展會(huì)設(shè)備設(shè)施管理

（五）展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的安全管理

（六）展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作

（七）展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的相關(guān)活動(dòng)管理

（八）展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的其他服務(wù)

二、參展商的現(xiàn)場(chǎng)管理工作

（一）布展

（二）配備展臺(tái)的工作人員

（三）展臺(tái)接待

（四）貿(mào)易洽談

（五）情況記錄

（六）其他相關(guān)宣傳推廣活動(dòng)

（七）信息收集工作

（八）細(xì)節(jié)管理注意事項(xiàng)

三、撤展管理

1、展位的拆除

2、參展商租用展具的退還

3、參展商展品的處理和回運(yùn)

4、展品出館控制

5、展場(chǎng)的清潔

6、撤展安全保衛(wèi)

四、參展觀眾的統(tǒng)計(jì)

1、依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)

2、根據(jù)門票進(jìn)行統(tǒng)計(jì)

3、參展商的客戶統(tǒng)計(jì) 練習(xí)題：

試分析ISPO在布展三環(huán)節(jié)中，如何體現(xiàn)服務(wù)的理念？

第四節(jié) 會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)與安全管理

一、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)類型

二、會(huì)展風(fēng)險(xiǎn)管理

一、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)類型

（一）從是否可控的角度分類可分為自然威脅和人為威脅

（二）從風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)容可分為物質(zhì)損失風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)損失風(fēng)險(xiǎn)、法律責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)、人員損失風(fēng)險(xiǎn)四類

二、會(huì)展風(fēng)險(xiǎn)管理

（一）對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行安全分析

（二）同當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門建立良好的工作關(guān)系。

（三）確定會(huì)展活動(dòng)的利益相關(guān)者具有相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

（四）制作安全小冊(cè)子/標(biāo)牌以及其他交流方式

（五）制定一個(gè)媒體管理計(jì)劃

（六）預(yù)防“鬧展”

第三篇：會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理

會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理

摘要：

會(huì)展業(yè)作為一個(gè)新興的服務(wù)行業(yè)，影響面廣，關(guān)聯(lián)度高。會(huì)展經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展成為新的增長(zhǎng)點(diǎn)，而且會(huì)展業(yè)是發(fā)展?jié)摿Υ蟮男袠I(yè)之一。會(huì)展業(yè)能產(chǎn)生強(qiáng)大的互動(dòng)共贏效應(yīng)、能獲得優(yōu)質(zhì)資源、能提升支持力度、能增加就業(yè)機(jī)會(huì)、能成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的“風(fēng)向標(biāo)”。但是，所有這些展會(huì)所具有的積極作用是在參展商和貿(mào)易觀眾認(rèn)可的基礎(chǔ)上才具備的。一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目是否成功,從某種意義上來講取決于該會(huì)展項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理是否全面、科學(xué)、有效。

關(guān)鍵字：會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理

廣義的會(huì)展服務(wù)是指會(huì)展企業(yè)和與會(huì)展活動(dòng)相關(guān)的企業(yè)向會(huì)展活動(dòng)的主辦者、承辦者、與會(huì)者、參展者、客商以及觀眾所提供的全方位服務(wù)，其服務(wù)主體是會(huì)展活動(dòng)的外部機(jī)構(gòu)，如會(huì)展場(chǎng)館、廣告公司、工程搭建公司等，同時(shí)這些服務(wù)主體是提供直接的服務(wù)項(xiàng)目，如宣傳物品印刷、展臺(tái)搭建、展品運(yùn)輸?shù)鹊?。而狹義的會(huì)展服務(wù)則是指在會(huì)展過程中，由主辦者、承辦者向與會(huì)者、參展者、客商以及觀眾所提供的各類服務(wù)，其服務(wù)主體是會(huì)展活動(dòng)的主辦方或承辦方，是會(huì)展活動(dòng)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，會(huì)展服務(wù)主要是提供咨詢、推介和溝通等間接的服務(wù)，會(huì)展活動(dòng)的舉辦方或承辦方一般都是委托相關(guān)的公司或部門，如會(huì)展場(chǎng)館或其他公司，提供具體的服務(wù)內(nèi)容和項(xiàng)目，或者會(huì)展活動(dòng)的舉辦方或承辦方提供一些比較簡(jiǎn)單的直接服務(wù)，如貴賓的接待服務(wù)等。由此看來，展會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)管理則是更多的屬于狹義的會(huì)展服務(wù)范疇。

展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理是辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施的總體管理,由于現(xiàn)場(chǎng)管理通常是集中在一個(gè)較短的時(shí)間段,所以,各種事務(wù)顯得集中、眾多和繁瑣。因此,現(xiàn)場(chǎng)管理和服務(wù)顯得尤為重要。展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的地點(diǎn)以主辦方開始啟用后的場(chǎng)館為主,也包

括其他相關(guān)涉及的場(chǎng)所,如運(yùn)輸拆卸場(chǎng)地等。服務(wù)與管理包括進(jìn)場(chǎng)布置到展覽結(jié)束撤館結(jié)束這段時(shí)間,展覽主辦方對(duì)參展商、搭建商、運(yùn)輸商等各類服務(wù)商在內(nèi)的各實(shí)施單位在現(xiàn)場(chǎng)按原有計(jì)劃進(jìn)行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理,以及對(duì)參展商、觀眾在現(xiàn)場(chǎng)所發(fā)生的一切需求所進(jìn)行的協(xié)調(diào)服務(wù)和管理,包含會(huì)展活動(dòng)的開(閉)幕、展場(chǎng)管理、觀眾登記、布展、撤展及相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等

在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理方面，山東濟(jì)南舜耕國(guó)際會(huì)展中心就曾利用“細(xì)微服務(wù)”贏得了良好的效果。舜耕國(guó)際會(huì)展中心就如何抓好會(huì)展中心現(xiàn)場(chǎng)細(xì)微服務(wù)工作，結(jié)合會(huì)展業(yè)特點(diǎn)，積極引入星級(jí)飯店“細(xì)微服務(wù)”理念，積極推行“項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制”，對(duì)展會(huì)進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)，全程服務(wù)?？蛻舴?wù)中心推廣“首問負(fù)責(zé)制”，提高辦事效率，并積極嘗試展會(huì)VIP服務(wù)，全力打造具有舜耕特色的自己的管理模式。例如，由于會(huì)展行業(yè)的特殊性質(zhì)，參展商一般為當(dāng)天抵達(dá)、當(dāng)天布展、次日開展，時(shí)間緊張、工作緊湊，而大部分外地參展商并不熟悉濟(jì)南的交通路線，在夜晚運(yùn)送展品的大型車輛往往難以按時(shí)抵達(dá)展館，經(jīng)常出現(xiàn)誤展的現(xiàn)象，為參展商帶來諸多不便。為了更好地解決這一問題，項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)繪制了從濟(jì)南市各大入口抵達(dá)展館的線路圖及途經(jīng)會(huì)展中心的公交車輛一覽表，編制了包括工商、稅務(wù)、交管等方面內(nèi)容的明白紙，在每個(gè)展會(huì)前夕郵寄發(fā)放給組委會(huì)和外地參展商，并為參展商提供“一站式”服務(wù)。

該展會(huì)主辦方還在2003年期間開通了“華中熱線”服務(wù)，三年來，共接聽顧客電話300余個(gè)，為顧客解決困難近百個(gè)；收到各方表?yè)P(yáng)信幾十封。2006年初，更由原來的手機(jī)單一服務(wù)，延伸在服務(wù)臺(tái)設(shè)立了一部固定電話，服務(wù)臺(tái)的全體工作人員都是熱線接聽者，以便更好地為參展觀眾和參展商提供全天候的服務(wù)和及時(shí)準(zhǔn)確的咨詢回復(fù)。為豐富熱線內(nèi)容，“華中熱線”的工作人員還學(xué)習(xí)賓館前臺(tái)的做法，將濟(jì)南市各景點(diǎn)，行車路線、列車班次、特色餐飲等內(nèi)容整理成冊(cè)，方便顧客咨詢；印制熱線名片，送給到服務(wù)臺(tái)辦理業(yè)務(wù)的顧客，擴(kuò)大熱線知名度。“華中熱線”還在服務(wù)臺(tái)增設(shè)服務(wù)項(xiàng)目，包括便民小藥箱、顧客意見箱、針線包等，在衛(wèi)生間、正門等地滑或有臺(tái)階的入口，都貼上溫馨提示語(yǔ)句。為更全面地了解顧客情況及遇到問題，“華中熱線”工作人員都隨身攜帶筆記本和筆，隨時(shí)記錄顧客所需。2003年世界旅游大會(huì)布展期間一位埃及客人來到服務(wù)臺(tái)表明自己在布展過程中遇到的困難：宣傳板無(wú)法平整地掛在展板上。當(dāng)時(shí)是現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)部

李春林經(jīng)理接待的這位埃及客人，李經(jīng)理得知情況后，立即聯(lián)系采購(gòu)人員買來合適的PC板，親自幫客人將雙面膠一點(diǎn)一點(diǎn)貼在宣傳畫上，再固定在展板上，得到埃及客人極大好評(píng)。2004年“五一”期間，“華中熱線”負(fù)責(zé)人張華中接到野生動(dòng)物園人員的電話，要租用展館桁架，盡管張華中正在家中休假，但立即撥打展館相關(guān)工作人員電話，組織人力為顧客按時(shí)保質(zhì)完成了搭建工作，也為展館營(yíng)利1700元。

總的來說一個(gè)大型的展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理包含了諸多方面：

1)秘書禮儀類服務(wù)。如在展會(huì)入場(chǎng)前，為維護(hù)展覽會(huì)入口的良好秩序，確保每一位專業(yè)觀眾都能暢通、便捷地進(jìn)入展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，而進(jìn)行的觀眾登記和入場(chǎng)服務(wù)與管理；在展覽現(xiàn)場(chǎng)各個(gè)區(qū)域?qū)⒄股毯蛥⒄褂^眾進(jìn)行的禮儀引導(dǎo)服務(wù)；在會(huì)議類展會(huì)中進(jìn)行的現(xiàn)場(chǎng)記錄服務(wù)等。還有類似于上文提到的山東濟(jì)南舜耕國(guó)際會(huì)展中心為觀眾和參展商提供的24小時(shí)咨詢類服務(wù)和VIP服務(wù)。

2)安全保衛(wèi)類服務(wù)與管理。為保證會(huì)展活動(dòng)正常開展，防止出現(xiàn)人員或物質(zhì)安

全事故所做的工作稱之為安全保衛(wèi)類服務(wù)。會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的安全管理主要涉及三個(gè)方面，即盜竊、火災(zāi)和衛(wèi)生。為此，會(huì)展主辦單位需要和消防、衛(wèi)生和公安等部門主動(dòng)聯(lián)系，積極爭(zhēng)取這些部門的支持。

3)設(shè)計(jì)安裝類服務(wù)與管理。指對(duì)會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)展位展臺(tái)、開幕式現(xiàn)場(chǎng)等進(jìn)行設(shè)

計(jì)和安裝的服務(wù)。

4)物品租賃類服務(wù)與管理。指為參展商或與會(huì)者提供展柜、衣架、桌椅、電腦、電視、花木等各種設(shè)備或物品租賃的服務(wù)。

5)運(yùn)輸倉(cāng)儲(chǔ)類服務(wù)與管理。指為參展商提供展品場(chǎng)內(nèi)運(yùn)輸以及展品包裝物品儲(chǔ)

存的倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)。會(huì)展是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，需要多個(gè)環(huán)節(jié)相輔相成，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫節(jié)狀況就會(huì)嚴(yán)重影響整個(gè)展會(huì)的質(zhì)量。尤其對(duì)于展覽類活動(dòng)來說，在會(huì)展場(chǎng)地會(huì)有大量展品進(jìn)進(jìn)出出并且也需要特定的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行展品的倉(cāng)儲(chǔ)，同時(shí)展會(huì)主辦方還要為進(jìn)行采購(gòu)參展觀眾提供貼心、便捷的運(yùn)輸服務(wù)。簡(jiǎn)而言之，一旦物流阻斷，展會(huì)將會(huì)面臨巨大危機(jī)。

6)廣告宣傳類服務(wù)與管理。指為會(huì)展活動(dòng)的參展商提供企業(yè)或產(chǎn)品宣傳，擴(kuò)大

活動(dòng)期間企業(yè)或產(chǎn)品知名度的服務(wù)。廣告的形式與種類很多，但這里要特別注意的是，無(wú)論采取什么樣的廣告載體，會(huì)展主辦單位都必須指定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對(duì)所有參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解，而不應(yīng)簡(jiǎn)單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來決定是否給予其優(yōu)惠。

7)參展商服務(wù)與管理。展前，主辦單位在推廣會(huì)展項(xiàng)目的同時(shí)對(duì)參展企業(yè)進(jìn)行

宣傳，在廣泛派發(fā)邀請(qǐng)函以及簽約的網(wǎng)站上都添加了部分參展企業(yè)的名冊(cè)；還編制了含有參展企業(yè)名冊(cè)的會(huì)展快訊，派發(fā)給專業(yè)觀眾、專業(yè)市場(chǎng)；又在展會(huì)的介紹網(wǎng)站上開辟了供求平臺(tái)，企業(yè)在展前、展中、展后都可以在網(wǎng)上注冊(cè)，發(fā)布產(chǎn)品供應(yīng)信息和采購(gòu)信息，為買賣雙方搭建平臺(tái)。展中，主辦單位為展商提供增值服務(wù)，有站家現(xiàn)場(chǎng)答疑會(huì)和各類研討會(huì)，幫助企業(yè)解決生產(chǎn)管理中的難題；有產(chǎn)銷對(duì)接洽談會(huì)，為買賣雙方牽線搭橋，提升買賣雙方的貿(mào)易成功率；有新技術(shù)推介會(huì)，推介新技術(shù)工參展商學(xué)習(xí)引進(jìn)；除此之外，還將舉行參展知識(shí)培訓(xùn)會(huì)，對(duì)參展商進(jìn)行“如何讓展位更吸引人”“如何更方便撤展”“參展手續(xù)”等方面知識(shí)培訓(xùn)。同時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)還安排專門人員協(xié)助展商進(jìn)行報(bào)到、進(jìn)館等各項(xiàng)服務(wù)。展后，主辦單位對(duì)參展企業(yè)即使走訪，聽取意見，是下一界的增值服務(wù)做得更完美，同時(shí)進(jìn)行企業(yè)展后成果的跟蹤報(bào)道，提高展會(huì)和企業(yè)的知名度。

8)后勤保障類服務(wù)與管理。為保證活動(dòng)正常進(jìn)行所需的服務(wù)，如緊急醫(yī)務(wù)救治

服務(wù)、餐飲服務(wù)、保管箱服務(wù)、電信服務(wù)、銀行匯兌服務(wù)等。

一個(gè)展覽會(huì)從籌備到開展，其周期很多都在一年以上，而作為展覽重點(diǎn)的展示往往只有三到五天?？梢哉f，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)是展覽會(huì)的關(guān)鍵之所在，而展會(huì)現(xiàn)服務(wù)與場(chǎng)管理則是重中之重。會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理是會(huì)展項(xiàng)目具體落實(shí)的直接反映，因而十分值得主辦單位重視。同時(shí)，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容十分龐雜，如果處理不當(dāng)，任何一件小事都有可能發(fā)展成大問題。所以，主辦方需要不斷提高服務(wù)水平，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)來回報(bào)會(huì)展項(xiàng)目的各方參與人員。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馮丹《展覽現(xiàn)場(chǎng)管理》2012年6月

[2] 劉曉杰《會(huì)展服務(wù)》2009年9月

[3]龔維剛 陳建國(guó)《會(huì)展實(shí)務(wù)》2007年1月

[4] 馬勇《會(huì)展經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)策解讀》2006年5月

[5] 佚名《“人性化服務(wù)”的經(jīng)營(yíng)策略》互聯(lián)網(wǎng)2006年6月

第四篇：會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)策劃書

一、會(huì)展開幕式現(xiàn)場(chǎng)管理：（1）展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置：

布展工作一般在展覽會(huì)開幕前幾天舉行，時(shí)間長(zhǎng)短依展覽會(huì)的不同規(guī)模和主題而定。我們根據(jù)珠寶展對(duì)于布展的要求在展前劃出十天作為布展時(shí)間。本公司將在此過程內(nèi)應(yīng)主辦方委托進(jìn)一步對(duì)展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)參展商、搭建商、運(yùn)輸商等的有關(guān)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理，從而為展覽會(huì)正式開幕作好籌備工作。

在舉辦開幕儀式之前，首先要將開幕現(xiàn)場(chǎng)布置好，以便為展會(huì)開始和觀眾參觀做好充分的準(zhǔn)備。

（2）VIP（very important person)接待：

對(duì)于重要貴賓還需要事先制訂接待計(jì)劃，上報(bào)有關(guān)負(fù)責(zé)部門和相關(guān)人員審定后執(zhí)行。

（3）媒體的接待和管理：

展會(huì)開幕前，辦展機(jī)構(gòu)要與有關(guān)媒體取得聯(lián)系，為召開新聞發(fā)布會(huì)或邀請(qǐng)媒體記者對(duì)展會(huì)開幕現(xiàn)場(chǎng)和展覽現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行采訪和新聞報(bào)道做準(zhǔn)備。

（4）展會(huì)開幕 開幕時(shí)間和地點(diǎn)。開幕式講話稿和新聞通稿。開幕方式的確定。（5）開幕酒會(huì)服務(wù)策劃

開幕式酒會(huì)是展會(huì)的一項(xiàng)重要的公關(guān)活動(dòng)，它可以很好的促進(jìn)辦展機(jī)構(gòu)與參展商、行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和其他有關(guān)方面的關(guān)系。辦展機(jī)構(gòu)要事先策劃安排好就會(huì)舉辦的地點(diǎn)、時(shí)間、酒會(huì)的方式、出席酒會(huì)的人員范圍、酒會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)等。

開幕酒會(huì)是展會(huì)聯(lián)絡(luò)各方感情，與各方進(jìn)行面對(duì)面溝通交流的一種非常好的方式，因此需要精心籌劃以達(dá)目的。

二、會(huì)展布展與現(xiàn)場(chǎng)管理：（1）辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)管理

1、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置

2、展會(huì)注冊(cè)及入場(chǎng)管理

3、展會(huì)證件與門票管理

4、展會(huì)設(shè)備設(shè)施管理

5、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的安全管理

6、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作

7、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的相關(guān)活動(dòng)管理

8、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的其他服務(wù)

9、應(yīng)急處理小組

（2）參展商的現(xiàn)場(chǎng)管理工作：

展前，主辦單位在推廣會(huì)展項(xiàng)目的同時(shí)對(duì)參展企業(yè)進(jìn)行宣傳，在廣泛派發(fā)邀請(qǐng)函以及簽約的網(wǎng)站上都添加部分參展企業(yè)的名冊(cè)；編制含有參展企業(yè)名冊(cè)的會(huì)展快訊，派發(fā)給專業(yè)觀眾、專業(yè)市場(chǎng)；在展會(huì)的介紹網(wǎng)站上開辟了供求平臺(tái)，企業(yè)在展前、展中、展后都可以在網(wǎng)上注冊(cè)，發(fā)布產(chǎn)品供應(yīng)信息和采購(gòu)信息，為買賣雙方搭建平臺(tái)。展中，主辦單位為展商提供增值服務(wù)，有專家現(xiàn)場(chǎng)答疑會(huì)和各類研討會(huì)，幫助企業(yè)解決生產(chǎn)管理中的難題；有產(chǎn)銷對(duì)接洽談會(huì)，為買賣雙方牽線搭橋，提升買賣雙方的貿(mào)易成功率；有新技術(shù)推介會(huì)，推介新技術(shù)工參展商學(xué)習(xí)引進(jìn)；除此之外，還將舉行參展知識(shí)培訓(xùn)會(huì)，對(duì)參展商進(jìn)行“如何讓展位更吸引人”“如何更方便撤展”“參展手續(xù)”等方面知識(shí)培訓(xùn)。同時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)還安排專門人員協(xié)助展商進(jìn)行報(bào)到、進(jìn)館等各項(xiàng)服務(wù)。

展后，主辦單位對(duì)參展企業(yè)即使走訪，聽取意見，是下一界的增值服務(wù)做得更完美，同時(shí)進(jìn)行企業(yè)展后成果的跟蹤報(bào)道，提高展會(huì)和企業(yè)的知名度。

1、布展

2、配備展臺(tái)的工作人員

3、展臺(tái)接待

4、貿(mào)易洽談

5、情況記錄

6、其他相關(guān)宣傳推廣活動(dòng)

7、信息收集工作

8、細(xì)節(jié)管理注意事項(xiàng)

9、應(yīng)急處理小組

（3）觀眾登記和入場(chǎng)管理：

觀眾登記處的主要任務(wù)之一就是維護(hù)展覽會(huì)入口的良好秩序，確保每一位專業(yè)觀眾都能暢通、便捷地進(jìn)入展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。為了提高工作效率，我們將預(yù)先登記的觀眾和現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾分開，并進(jìn)一步將現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾分為兩類，即有名片和無(wú)名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表，然后再登記處辦理手續(xù)。

科學(xué)的觀眾登記，不僅能保證觀眾迅速入場(chǎng)，還有利于會(huì)展主辦單位日后建立營(yíng)銷數(shù)據(jù)庫(kù)，由此可見觀眾登記和入場(chǎng)管理的重要性。另外，我們?cè)谶€在入口處設(shè)置了展覽活動(dòng)及論壇議程牌，這樣可以便于人們，尤其是現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾預(yù)先了解展覽會(huì)的總體結(jié)構(gòu)和主要活動(dòng)安排。

1、預(yù)登記

2、現(xiàn)場(chǎng)登記

3、信息收集

4、導(dǎo)引與通道維護(hù)

5、告知觀眾展會(huì)日程

6、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)管理（商務(wù)中心，問訊處，緊急事務(wù)處理等）

7、應(yīng)急處理小組（4）撤展管理

1、展位的拆除

2、參展商租用展具的退還

3、參展商展品的處理和回運(yùn)

4、展品出館控制

5、展場(chǎng)的清潔

6、撤展安全保衛(wèi)（5）參展觀眾的統(tǒng)計(jì)

1、依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)

2、根據(jù)門票進(jìn)行統(tǒng)計(jì)

3、參展商的客戶統(tǒng)計(jì)

三、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)與安全管理：（1）會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)類型：

1、從是否可控的角度分類可分為自然威脅和人為威脅

2、從風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)容可分為物質(zhì)損失風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)損失風(fēng)險(xiǎn)、法律責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)、人員損失風(fēng)險(xiǎn)四類（2）會(huì)展風(fēng)險(xiǎn)管理：

1、對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行安全分析

2、同當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門建立良好的工作關(guān)系。

3、確定會(huì)展活動(dòng)的利益相關(guān)者具有相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

4、制作安全小冊(cè)子/標(biāo)牌以及其他交流方式

5、制定一個(gè)媒體管理計(jì)劃

6、預(yù)防“鬧展”（3）重大緊急事件管理：

為應(yīng)對(duì)在展會(huì)過程中可能發(fā)生的重大安全問題，我們與消防、公安、衛(wèi)生等部分取得聯(lián)系，以便在此類事件發(fā)生后的最短時(shí)間內(nèi)解決問題。四.其它管理：（1）現(xiàn)場(chǎng)廣告管理

在一次大型會(huì)展活動(dòng)中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、會(huì)展會(huì)刊、戶外廣告牌、氣球、標(biāo)語(yǔ)等，但無(wú)論采取什么樣的廣告載體，會(huì)展主辦單位都必須指定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對(duì)所有參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解，而不應(yīng)簡(jiǎn)單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來決定是否給予其優(yōu)惠。

1、廣告載體分類與統(tǒng)一管理

2、廣告的規(guī)范與招標(biāo)

3、秉承公平公開的原則（2）交通、物流管理：

對(duì)現(xiàn)場(chǎng)物流和交通的控制是展覽活動(dòng)全面控制的至關(guān)重要的部分。會(huì)展是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，從組展到展品運(yùn)輸、展臺(tái)搭建，知道撤展，任何一環(huán)脫節(jié)，會(huì)展都無(wú)法順利進(jìn)行。

在整個(gè)流程中，展品、宣傳資料以及展具、道具等相關(guān)設(shè)備的運(yùn)輸是一項(xiàng)重要工作，而且專業(yè)性很強(qiáng)。

在本次展會(huì)中，我們委托XX運(yùn)輸公司來負(fù)責(zé)展品運(yùn)輸工作。

1、展品運(yùn)輸（分為主辦方簽約物流公司與自行運(yùn)輸）

2、撤展運(yùn)輸

3、現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)絡(luò)點(diǎn)

4、線路規(guī)劃

5、對(duì)展品抵達(dá)時(shí)間的掌握，6、撤展管理與撤展物品監(jiān)控

7、緊急事件處理（3）餐飲管理：

會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的餐飲服務(wù)要根據(jù)會(huì)展主辦單位和場(chǎng)館之間所簽訂的協(xié)議內(nèi)容而定。

1、指定餐飲服務(wù)商，提供現(xiàn)場(chǎng)餐飲服務(wù)。（主辦方指定XX餐飲公司作為本次展會(huì)的餐飲供應(yīng)商場(chǎng)館常設(shè)的餐飲服務(wù)設(shè)施也能提供一定的服務(wù)。）

2、同時(shí)、我們推薦場(chǎng)館及周遍餐飲設(shè)施。，并詳細(xì)介紹和推薦場(chǎng)館及周邊的餐飲情況。（4）證件管理

為了便于會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理，同時(shí)出于統(tǒng)計(jì)的需要，我們對(duì)展覽會(huì)實(shí)行證件管理，即擁有會(huì)展主辦單位認(rèn)可的證件才能進(jìn)入場(chǎng)館。

在本次展會(huì)中，主辦方印制六種證件，分別發(fā)放給參展商、專業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機(jī)構(gòu)、承辦機(jī)構(gòu)和協(xié)辦機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會(huì)嘉賓（包括領(lǐng)導(dǎo)和講演嘉賓）。另外，為了保證參展商、專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位，場(chǎng)館管理方還會(huì)使用停車證。主辦機(jī)構(gòu)將加強(qiáng)對(duì)展覽會(huì)證件，尤其是門票的管理，以避免出現(xiàn)混亂的局面，從而影響展覽會(huì)的安全和形象。

由于本次展會(huì)出售門票，主辦單位已事先向稅務(wù)部門報(bào)告，并征得稅務(wù)部門同意。（5）新聞管理

本次展會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時(shí)發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設(shè)施和人員配備請(qǐng)?jiān)斣?。?）會(huì)展資料的采集與編寫

印發(fā)宣傳資料。印發(fā)宣傳資料是展覽物資管理工作的組成部分，同時(shí)也是展臺(tái)貿(mào)易工作的組成部分，對(duì)展出效果有直接影響。宣傳資料主要用于展覽會(huì)之前向目標(biāo)觀眾和新聞界寄發(fā)，我們也將在展覽會(huì)期間在展臺(tái)上散發(fā)。

參展商資料。參展商需要編印一些自己的宣傳資料，由我們統(tǒng)一整合刊印?；举Y料有展臺(tái)小冊(cè)子、公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品介紹、價(jià)格單等。展臺(tái)小冊(cè)子是參展商的主要資料。

資料編印。選產(chǎn)資料具有廣告作用，為了給潛在客戶和新聞界留下良好和深刻的印象，必須注意其質(zhì)量。

會(huì)議材料的印刷與制作。我們印發(fā)了相關(guān)宣傳品及會(huì)議資料，以告知展會(huì)信息、會(huì)議的信息以及會(huì)議期間提供與會(huì)者開會(huì)所需的相關(guān)資料。建議在會(huì)后留存建檔、參考使用。（7）會(huì)展設(shè)備管理 ．會(huì)議所需視聽設(shè)備

本次展會(huì)及會(huì)議對(duì)視聽設(shè)備方面的要求較為嚴(yán)格，對(duì)音響、麥克風(fēng)、放映機(jī)、銀幕等都要有一定的質(zhì)量要求，并由專業(yè)人員協(xié)助規(guī)劃。放映設(shè)備。放映設(shè)備是指在會(huì)議室內(nèi)演講時(shí)所用到的輔助器材，如幻燈機(jī)、投影機(jī)等。音響設(shè)備。音響設(shè)備對(duì)會(huì)議的質(zhì)量具有相當(dāng)大的影響，會(huì)議經(jīng)理人將對(duì)一下方面進(jìn)行負(fù)責(zé)。麥克風(fēng)、錄音

第五篇：會(huì)展活動(dòng)開幕式

會(huì)展活動(dòng)開幕式

會(huì)展活動(dòng)需要從事參與會(huì)展的人員和企業(yè)具有完善的自我形象。良好的個(gè)人形象是事業(yè)成功的前提，而現(xiàn)代禮儀具有塑造自我形象的功能。在商務(wù)會(huì)展中恰如其分的禮儀可以在公眾面前展示良好的個(gè)人形象和精神面貌，展示個(gè)人風(fēng)采和魅力。

開幕式

開幕式是會(huì)展的重要儀式，也是重要的會(huì)展工作之一。舉辦開幕式的主要目的是制造氣氛，擴(kuò)大影響。開幕式常常和新聞發(fā)布結(jié)合來做，更能產(chǎn)生相當(dāng)大的宣傳效應(yīng)。

1．開幕式的邀請(qǐng)范圍

開幕式應(yīng)邀請(qǐng)有關(guān)行業(yè)的政府官員、參展單位的領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人，如果是國(guó)際性展覽還應(yīng)邀請(qǐng)國(guó)際行會(huì)駐中國(guó)辦事處負(fù)責(zé)人，以及新聞媒體記者。

被邀請(qǐng)的嘉賓本身就具有影響力。具有很大宣傳價(jià)值。一方面可以借助其影響，擴(kuò)大媒體宣傳力度，吸引更多的觀眾參觀展覽；另外，這些人物都有一定的購(gòu)買權(quán)和建議權(quán)，對(duì)會(huì)展的貿(mào)易效果有著直接的影響。

2．開幕式時(shí)間的安排

開幕式要在會(huì)展第一天上午舉行，但如果有重要領(lǐng)導(dǎo)人參加剪彩儀式，開幕式也可以錯(cuò)后，那么前幾天展出可以稱作“業(yè)內(nèi)人士預(yù)展”，“貿(mào)易日”等。如果是面對(duì)普通觀眾開放的展覽會(huì)開幕式可以安排在節(jié)假日舉行；若是貿(mào)易展覽會(huì)，則安排在工作日舉行。

3．開幕式籌備工作

首先由司儀宣布開幕式開始，主賓按順序發(fā)言致辭，剪彩和參觀展覽。這里要說的是，重要的領(lǐng)導(dǎo)要及早與他們商榷出席開幕式的時(shí)間，并在定好時(shí)間后，要定時(shí)向他們匯報(bào)展覽進(jìn)程，以便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目有所了解。在開幕式前一天，要安排工作人員進(jìn)行模擬走臺(tái)，已確保活動(dòng)的順利進(jìn)行。

籌備工作首先要確定人員、事項(xiàng)、時(shí)間預(yù)算等管理方面的因素，以及開幕式的時(shí)間、地點(diǎn)、程序等基本事項(xiàng)。人員包括后臺(tái)工作人員，和前臺(tái)司儀、發(fā)言人、剪彩人等。內(nèi)部人員要明確分工，并做好應(yīng)急預(yù)案。外部人員落實(shí)后要落實(shí)發(fā)言稿，并告知活動(dòng)細(xì)節(jié)，尤其要注意參展領(lǐng)導(dǎo)的名字以及職務(wù)，還需要展覽組人員配合在休息室對(duì)嘉賓講解展覽情況包括參展商、及展品，并在開幕式后帶領(lǐng)嘉賓參觀并進(jìn)行講解。

如果選擇的場(chǎng)地需要預(yù)約租用，就要盡早聯(lián)系、協(xié)商確定。時(shí)間地點(diǎn)確定后，其他籌備工作才能展開?，F(xiàn)場(chǎng)布置、背板安置、燈光布置等。第十屆中關(guān)村電腦節(jié)展覽交易會(huì)的開幕現(xiàn)場(chǎng)的剪彩儀式，剪彩是具有中國(guó)文化特色的開場(chǎng)儀式，大紅的花球和彩帶寓意本活動(dòng)的圓滿成功。