第一篇：會展活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)

會展活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)

標(biāo)簽： 現(xiàn)場 會展 現(xiàn)場管理 展區(qū) 展位

會展活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)

關(guān)鍵詞：會展管理、活動現(xiàn)場、會展教育、組織 內(nèi)容簡介

會展業(yè)作為新興服務(wù)業(yè)，是2l世紀(jì)的朝陽產(chǎn)業(yè)，有著巨大的發(fā)展?jié)摿?。而良好的會展現(xiàn)場服務(wù)又恰恰是一個展會能夠成功的重要所在。在展會中，不論是參展商還是主辦者、觀眾等等，都離不開會展現(xiàn)場服務(wù)。它不僅可以在當(dāng)時促使展會取得成功，還可以在很大程度上的宣傳和延伸展會的影響力和品牌效應(yīng)，讓更多的參展商，客戶，觀眾了解并參加展會，從而使展會取得更大的成功。

會展活動現(xiàn)場管理，具體體現(xiàn)在對參展商和觀眾的優(yōu)質(zhì)服務(wù)上。它是展覽計劃的具體落實，也是直接反映和衡量辦展水平的必要環(huán)節(jié)，理應(yīng)備受會展組織活動組織者的重視。然而會展現(xiàn)場管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，如若處理不當(dāng)，突發(fā)事件必將會釀成大的問題。所以要求現(xiàn)場管理的指揮協(xié)調(diào)成員對展會相關(guān)事宜全盤了解，并能及時、果斷做出英明決策。本文將結(jié)合我國目前大型活動現(xiàn)場各類型事件的處理現(xiàn)狀，將會展活動現(xiàn)場管理分為：展覽活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)、會議活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)、節(jié)慶活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)；本文將主要對會展活動現(xiàn)場管理中的接待系統(tǒng)、會務(wù)系統(tǒng)的具體定義以及工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述。引言

眾所周知，會展現(xiàn)場管理是成功辦展至關(guān)重要的因素和環(huán)節(jié)。會展活動現(xiàn)場管理的成功將提高專業(yè)觀眾和參展商對本展會的滿意度，以及提升展會的知名度和美譽(yù)度。而常久以來，大型活動現(xiàn)場管理一直是全球會展活動組織者頭疼的問題。前期經(jīng)過了大量的準(zhǔn)備工作，還是難免在現(xiàn)場發(fā)生各類突發(fā)事件。隨著現(xiàn)代會展業(yè)的日驅(qū)成熟，人們已開始意識到，會展活動現(xiàn)場是否能順利進(jìn)行，與前期的組織設(shè)計、任務(wù)分工、責(zé)權(quán)分配、等有很大關(guān)系。現(xiàn)場管理不到位，直接影響了會展活動的成敗。

會展活動通常都是短時間匯集大量的人群、物品等，短時間會出現(xiàn)大量的交叉任務(wù)。如果能通過一種科學(xué)的方法，使這些交叉任務(wù)能有效的分配與合理的控制，是大家共同關(guān)注的問題。據(jù)統(tǒng)計，每年我國產(chǎn)生的各類型展覽會約5600個，而各類型的會議活動有40萬之多，節(jié)慶活動2000多個，但一直沒有適合大型活動管理的會展現(xiàn)場執(zhí)行系統(tǒng)知識出現(xiàn)。造成了眾多大型會展活動現(xiàn)場管理不到位或者出現(xiàn)了不可挽回的損失。案例回顧

海南省第3屆人才勞動力交流會因為進(jìn)不了現(xiàn)場招人，某企業(yè)到了現(xiàn)場跟本就找不到車位停車，費(fèi)了老大的勁停了車后還是沒辦法進(jìn)入市場內(nèi)招人?，F(xiàn)場混亂的秩序，擁擠的人群讓林先生沒有了招人的心情。現(xiàn)場疏通交通的一名交警也表示，這里的道路太窄，停車位又少，在這里舉辦大型的招聘會很容易造成交通堵塞，同時也易發(fā)生事故。（中國經(jīng)營報）北美峰會在加拿大魁北克的蒙特貝羅開幕。美國總統(tǒng)布什、墨西哥總統(tǒng)卡爾德隆和加拿大總理哈珀參加了此次峰會。據(jù)悉，三國領(lǐng)導(dǎo)人集中討論全球競爭力、食品和產(chǎn)品安全、可持續(xù)能源、能源管理和地區(qū)安全等五方面的問題。會議引來了數(shù)千名來自美國和加拿大的示威民眾，防暴警察被迫釋放催淚瓦斯將他們驅(qū)散，現(xiàn)場一度十分混亂。警方稱，有4人被逮捕，另外約有20名示威民眾和警察受傷。約5000名警察在會場外待命。（新華社８月２１日電）１０月，影片《M》的新聞發(fā)布會在釜山海云臺某賓館舉行，不過因為釜山電影節(jié)組委會粗心安排而比原定時間足足推遲了30分鐘后才得以進(jìn)行?！禡》作為釜山電影節(jié)參展電影，本次新聞發(fā)布會也是電影節(jié)正式活動之一，不過面對來到現(xiàn)場的200多名記者。舉行發(fā)布會的房間寬度只有5米左右，現(xiàn)場記者們一致要求主辦方臨時更換舉行發(fā)布會的地點，最后在主辦方的協(xié)調(diào)下，才用攝影記者們先拍照后退場，給攝像記者們留出空位的辦法來妥協(xié)，這樣一來，發(fā)布會就比原定的遲30分鐘才得以舉行。李明世導(dǎo)演和姜東元出現(xiàn)引起了現(xiàn)場的混亂，大部分外國記者都表示無法理解。最后，釜山電影節(jié)金東浩委員長向現(xiàn)場媒體道歉稱：“因為組委會的失誤，今天給各位帶來了諸多不便，在這里我向大家表示歉意?！?在第十屆上海國際汽車工業(yè)展覽會上，兩家日本的汽車公司為了在氣勢上壓倒對方都把音響開得很大，從而嚴(yán)重影響了同一場館內(nèi)其它參展商的展出工作，最后主辦單位不得不出面干涉才把事情平息下來。

第十三屆中國國際專業(yè)音響、燈光、樂器及技術(shù)展覽會上噪音嚴(yán)重影響到展會現(xiàn)場洽談。歷屆展覽會的噪音問題仍然沒有解決，限制聲壓級只是表面現(xiàn)象，看上去是組織者采取了措施，實際上展覽會大廳仍然是個“蛤蟆坑”，家家的音響都打開，參觀者很難鑒別哪個品種的音響效果更好。在國外的許多音響展會上有規(guī)定不容許打開音響（指聲音），組織者提供的是展示交流的平臺，生產(chǎn)銷售方將產(chǎn)品及資料擺放后，參觀者對感興趣的問題與技術(shù)人員進(jìn)行交流，需要視聽時有專門的視聽房間。我們國家的展覽會追求的是參觀人的數(shù)量，卻忽視了參觀的質(zhì)量。在展覽會大廳里你要咨詢問題，你的講話聲音就要超過70分貝，否則大家只能是笑一笑無奈了事，北京是一個國際化的大都市，環(huán)保意識應(yīng)該成為重中之重，我們期望下一屆展覽會在背景音樂中舉行。閑雜人員進(jìn)入展覽會需治理。有些參觀人員的素質(zhì)應(yīng)該提高，雖然管理者采取了很多的措施，但是閑雜人員仍然在展覽會中搜集“垃圾”，倒賣門票?！癝WOT分析法”與“5S管理理念”

大型活動現(xiàn)場管理是指組織者在某一具體時間、特定場所對參與會展活動事件的群體、物品、資金、信息等多項交叉任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)與服務(wù)管理的總稱?！艾F(xiàn)場管理”一直以來在國際上也沒有完善的定論，這是因為不同時期、不同性質(zhì)、不同主體的活動現(xiàn)場管理均有差異。目前國際上部分大型活動組織在現(xiàn)場管理中借用了“SWOT分析法”與“5S”管理等相關(guān)經(jīng)驗，結(jié)合大型活動實際情況進(jìn)行了創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代會展業(yè)的快速發(fā)展，歐盟組織早期引入的知識已不能滿足現(xiàn)代會展業(yè)發(fā)展的需求。第一種:SWOT分析法

SWOT分析發(fā)又稱為態(tài)勢分析法，它是由美國舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授于20世紀(jì)80年代初提出來的。

我們常用來作為企業(yè)內(nèi)部的分析方法，即根據(jù)企業(yè)自身制定內(nèi)在條件進(jìn)行分析，找出企業(yè)的優(yōu)勢、劣勢及核心競爭力之所在。其中，S代表strength(優(yōu)勢)，W代表weakness(弱勢)，O代表opportunity(機(jī)會)，T代表threat(威脅)，其中，S、W是內(nèi)在因素，O、T是外在因素。按照企業(yè)競爭戰(zhàn)略的完整概念，戰(zhàn)略應(yīng)是一個企業(yè)“能夠做的”（即組織的強(qiáng)項和弱項）和“可能做的”（即環(huán)境的機(jī)會和威脅）之間的有機(jī)組合。第二種:5S管理

5S管理源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場，對材料，設(shè)備人員等生產(chǎn)要素開展相應(yīng)的整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)等活動，為其他管理活動奠定良好的基礎(chǔ)，是日本產(chǎn)品品質(zhì)得以迅猛提高行銷全球的成功之處。

整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)的日語在外來詞匯羅馬文拼寫時，它們的第一個字母都為S，所以日本人又稱之為5S，近年來，隨著人們對這一活動的不斷深入認(rèn)識，有人又添加了“堅持、習(xí)慣”等兩項內(nèi)容，分別稱為6S或7S活動。

a)整理（SEIRI）：工作現(xiàn)場，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需要的東西；

目的：清除零亂根源，騰出 “空間”，防止材料的誤用、誤送，創(chuàng)造一個清晰的工作場所 b)整頓（SEITON）：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識進(jìn)行管理； 目的：定置存放，實現(xiàn)隨時方便取用

c)清掃（SEISO）：將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾，無污穢狀態(tài)； 目的： 1)保持工作環(huán)境的整潔干凈；2)保持整理、整頓成果； 3)穩(wěn)定設(shè)備、設(shè)施、環(huán)境質(zhì)量、提高產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量；4)防止環(huán)境污染。

d)清潔（SEIKETSU）：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作人員覺得整潔、衛(wèi)生； 目的：1)養(yǎng)成持久有效的清潔習(xí)慣 2)維持和鞏固整理、整頓、清掃的成果

e)素養(yǎng)（SHITSUDE）：通過進(jìn)行上述4S的活動，讓每個員工都自覺遵守各項規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步。

目的： 1)養(yǎng)成良好習(xí)慣；加強(qiáng)審美觀的培訓(xùn)；遵守廠紀(jì)廠規(guī)；提高個人素養(yǎng)；培訓(xùn)良好興趣、愛好。2)塑造守紀(jì)律的工作場所；3)營造團(tuán)隊精神。注重集體的力量、智慧。會展活動現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)

本文作者通過多年的實踐工作總結(jié)，結(jié)合我國目前大型活動現(xiàn)場各類型事件的處理現(xiàn)狀，研究出了 “會展活動現(xiàn)場管理七系統(tǒng)”，并根據(jù)活動主題分為：以展覽為主的展會活動管理系統(tǒng)；以會議為主的會展活動管理系統(tǒng)；以節(jié)慶活動為主的節(jié)事活動管理系統(tǒng)；本文主要對會展活動現(xiàn)場管理中的接待系統(tǒng)、會務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、展覽現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng) ⒈ 接待管理系統(tǒng)

接待管理系統(tǒng)是現(xiàn)場管理的第一任務(wù)，接待工作安排科學(xué)才能保證會展活動現(xiàn)場疏導(dǎo)與管理工作的順利展開。在有條件的展覽場所可以通過科學(xué)技術(shù)產(chǎn)品與現(xiàn)代通訊設(shè)備提高接待質(zhì)量與效率，在條件較差的地方，可以在接待方面多安排一些工作人員與志愿者，以人力接待疏導(dǎo)為主。展覽接待任務(wù)如下：

● 識別來者身份。例如：參展商、專業(yè)觀眾、非專業(yè)觀眾、開幕嘉賓、參觀嘉賓、媒體記者、展位促銷服務(wù)人員、會場服務(wù)人員等。（到會人員識別方法有：證件識別法、標(biāo)識識別法、問詢識別法）● 制定人員流動疏導(dǎo)方案 ● 協(xié)助辦理相關(guān)證件 ● 協(xié)助隨身物品托管或寄存 ● 疏導(dǎo)到會車輛

● 介紹展會活動的基本情況 ● 協(xié)助填寫參觀注冊信息 ● 講解展會現(xiàn)場相關(guān)注意事項 ● 告知開館、閉館時間 ● 接待現(xiàn)場咨詢?nèi)藛T ● 協(xié)助辦理相關(guān)商務(wù)手續(xù) ● 其他接待相關(guān)事務(wù) ⒉ 商務(wù)管理系統(tǒng)

商務(wù)管理系統(tǒng)分為財務(wù)管理系統(tǒng)、手續(xù)補(bǔ)辦系統(tǒng)、商務(wù)租賃系統(tǒng)、證件補(bǔ)辦系統(tǒng)。商務(wù)管理系統(tǒng)的工作量由展會前期工作量決定，如開展前大量工作已完成，現(xiàn)場工作量相對較小，如大量工作任務(wù)前期沒有完成，就會造成現(xiàn)場商務(wù)管理任務(wù)繁重。商務(wù)管理系統(tǒng)具體任務(wù)如下： ● 驗證手續(xù)、辦理交費(fèi)、出據(jù)發(fā)票 ● 收取相關(guān)商務(wù)租賃費(fèi)用 ● 收取臨時入場購票費(fèi)用 ● 辦理會刊資料領(lǐng)取手續(xù) ● 驗收現(xiàn)場臨時采購物資 ● 審核發(fā)放現(xiàn)場各項支出 ● 提供打印、傳真等現(xiàn)場服務(wù) ● 編輯管理相關(guān)協(xié)議文本 ● 填寫各方制定的臨時需求表格 ● 其他商務(wù)相關(guān)事務(wù) ⒊ 后勤保障系統(tǒng)

后勤保障系統(tǒng)是現(xiàn)場主要物資管理與供應(yīng)中心。如：運(yùn)輸設(shè)備、倉儲、餐飲、車輛調(diào)用與配發(fā)工作，后勤管理實際是一系列后勤活動管理的統(tǒng)稱。由于后勤總是在有組織與管理的方式下進(jìn)行，所以后勤與后勤管理不過是一個事物的兩個方面。后勤保障的具體任務(wù)如下： ● 現(xiàn)場相關(guān)餐飲服務(wù)商管理與調(diào)度 ● 現(xiàn)場相關(guān)運(yùn)輸設(shè)備管理與調(diào)度

● 現(xiàn)場相關(guān)移動展具、模型的臨時管理與調(diào)度 ● 現(xiàn)場可移動廣告載體管理與回收 ● 現(xiàn)場展示租賃設(shè)備管理與回收 ● 現(xiàn)場綠植管理與回收

● 現(xiàn)場非展區(qū)裝飾材料管理與回收 ● 現(xiàn)場成型宣傳材料管理 ● 現(xiàn)場攝影攝像設(shè)備管理與協(xié)調(diào) ● 現(xiàn)場各種開幕、閉幕物品的管理與回收 ● 現(xiàn)場各種工作證件與服裝等相關(guān)物品領(lǐng)用 ● 現(xiàn)場各類人員的管理與疏導(dǎo) ● 現(xiàn)場各類信息的處理、反饋與收集 ● 現(xiàn)場各類組織關(guān)系的協(xié)調(diào)與分配 ⒋ 展區(qū)展務(wù)管理系統(tǒng)

展區(qū)展務(wù)管理又稱為：現(xiàn)場參展商服務(wù)。指會展組織者在展示場所為參展者提供的服務(wù)與協(xié)調(diào)展出事務(wù)的總稱。

現(xiàn)場參展商服務(wù)的內(nèi)容主要有： ● 展區(qū)測量與展品檢查 ● 更換與調(diào)整展位 ● 展位促銷管理 ● 展位噪音管理

● 展位水、電、氣、餐飲協(xié)調(diào) ● 展品知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)協(xié)助 ● 展位施工與設(shè)備安裝協(xié)調(diào) ● 展位門楣檢查核實 ● 展商代表與展出品核實 ● 展區(qū)廣告內(nèi)容核實 ● 展區(qū)參觀人員疏導(dǎo) ● 展區(qū)證件補(bǔ)辦協(xié)助 ● 展區(qū)桌、椅、垃圾筒協(xié)調(diào) ● 重要領(lǐng)導(dǎo)參觀路線設(shè)置 ● 展區(qū)展位拆卸協(xié)調(diào) ● 展區(qū)安全防范 ● 其他展區(qū)相關(guān)服務(wù) ⒌ 現(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)

現(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)也被稱為：現(xiàn)場指揮中心指會展活動召開時，會展組織管理者通過現(xiàn)場調(diào)度、調(diào)節(jié)、管制、指揮等方式，保證各系統(tǒng)的正常運(yùn)行?，F(xiàn)場調(diào)度中心是現(xiàn)場最高指揮中心，通常各類指示信息均由調(diào)度中心完成并發(fā)布?，F(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)負(fù)責(zé)人統(tǒng)常由會展組織最高管理者、會展活動策劃師、會展場館負(fù)責(zé)人、會展現(xiàn)場秘書組等相關(guān)組成。現(xiàn)場調(diào)度的主要職責(zé)：

● 協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的相關(guān)任務(wù)，特別交叉性任務(wù)的指派 ● 控制會展活動現(xiàn)場的進(jìn)行程序 ● 調(diào)配現(xiàn)場相關(guān)管理人員與服務(wù)人員 ● 對現(xiàn)場各類突發(fā)事件做出處理決定 ● 重要工作內(nèi)容通知下達(dá) ● 接待各系統(tǒng)的咨詢意見并做出反饋 ● 組織重要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行參觀 ● 處理其他系統(tǒng)不能決策的事物 ● 檢查各系統(tǒng)實際工作情況 ● 公布會展現(xiàn)場重大變化情況 ⒍ 工程與設(shè)備系統(tǒng)

工程與設(shè)備系統(tǒng)是會展活動主要建筑建設(shè)的核心系統(tǒng)。通常工程系統(tǒng)在進(jìn)行現(xiàn)場管理階段后，任務(wù)較繁重，也是事故隱患最多的一個系統(tǒng)。工程與設(shè)備系統(tǒng)包括了會展活動現(xiàn)場所有的大型施工工程管理與設(shè)備使用安裝過程管理。工程設(shè)備系統(tǒng)的工作范圍：

● 標(biāo)準(zhǔn)展位運(yùn)輸、安裝、檢修、拆卸管理 ● 展場水、電等申請、輸送、安裝管理 ● 特裝展位施工管理 ● 大型展品物流與安裝管理 ● 展位移動、撤除、檢修、管理

● 大型表演使用設(shè)備的安裝、檢修、拆卸管理 ● 工程運(yùn)輸設(shè)備使用管理 ● 協(xié)調(diào)場館方、施工方業(yè)務(wù)關(guān)系 ● 協(xié)助辦理工程人員證件 ● 檢查會展活動現(xiàn)場使用材料

● 人員管理設(shè)備與現(xiàn)場大型廣告載體的安裝與管理 ● 背板、開幕臺、剪彩臺的安裝與檢修 ● 展場通風(fēng)、通氣設(shè)備檢修、安裝管理 ⒎ 現(xiàn)場防護(hù)系統(tǒng)

現(xiàn)場防護(hù)系統(tǒng)包括了多個子系統(tǒng)，現(xiàn)場防護(hù)是大型會展活動的重要監(jiān)控與突發(fā)事件處理系統(tǒng)。具體有：社會安全系統(tǒng)、現(xiàn)場治安系統(tǒng)、醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)、突發(fā)事件應(yīng)急系統(tǒng)、日常監(jiān)控系統(tǒng)、法律咨詢系統(tǒng)、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)系統(tǒng)等?，F(xiàn)場防護(hù)系統(tǒng)的主要內(nèi)容是：

● 維護(hù)展期社會安全，防止各類事件發(fā)生 ● 維護(hù)展示區(qū)域治安 ● 排查消防設(shè)備設(shè)施 ● 協(xié)助核對進(jìn)入展區(qū)人員身份 ● 失物報檢、領(lǐng)取管理 ● 人身健康與財產(chǎn)安全保護(hù) ● 呼叫對講系統(tǒng)建設(shè) ● 現(xiàn)場糾紛處理 ● 現(xiàn)場醫(yī)療救助及處理 ● 知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)調(diào)查取證及立案 ● 展區(qū)監(jiān)控設(shè)備安裝與檢修 ● 夜間巡邏與公共危害防止

第二篇：會展現(xiàn)場服務(wù)與管理

會展現(xiàn)場服務(wù)與管理(講義大綱)會展現(xiàn)場服務(wù)與管理(講義大綱)本講主要內(nèi)容

·會展開幕式現(xiàn)場策劃與管理 ·會展布展與現(xiàn)場服務(wù) ·會展現(xiàn)場的風(fēng)險與安全管理 第一節(jié) 會展開幕現(xiàn)場策劃與管理

一、展會現(xiàn)場布置

二、VIP（very important person)接待

三、媒體的接待和管理

四、展會開幕

五、開幕酒會服務(wù)策劃

一、展會現(xiàn)場布置

在舉辦開幕儀式之前，首先要將開幕現(xiàn)場布置好，以便為展會開始和觀眾參觀做好充分的準(zhǔn)備。

二、VIP（very important person)接待

對于貴賓的接待，應(yīng)給予特別的對待，從到達(dá)酒店到出席開幕直到離開展會地點都要進(jìn)行周到的安排，對于重要貴賓還需要事先制訂接待計劃，上報有關(guān)負(fù)責(zé)部門和相關(guān)人員審定后執(zhí)行。

三、媒體的接待和管理

展會開幕前，辦展機(jī)構(gòu)要與有關(guān)媒體取得聯(lián)系，為召開新聞發(fā)布會或邀請媒體記者對展會開幕現(xiàn)場和展覽現(xiàn)場進(jìn)行采訪和新聞報道做準(zhǔn)備。

四、展會開幕

1、開幕時間和地點。

2、開幕式講話稿和新聞通稿。

3、開幕方式的確定。

五、開幕酒會服務(wù)策劃

開幕式酒會是展會的一項重要的公關(guān)活動，它可以很好的促進(jìn)辦展機(jī)構(gòu)與參展商、行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和其他有關(guān)方面的關(guān)系。辦展機(jī)構(gòu)要事先策劃安排好就會舉辦的地點、時間、酒會的方式、出席酒會的人員范圍、酒會的標(biāo)準(zhǔn)等。

開幕酒會是展會聯(lián)絡(luò)各方感情，與各方進(jìn)行面對面溝通交流的一種非常好的方式，因此需要精心籌劃以達(dá)目的。

案例1：2005年5月16日晚《財富》論壇開幕式

· 現(xiàn)場布置：開幕式安排在天壇祈年殿，祈年殿前方的方形空地被安排作為宴會場所，100張餐桌分為東西兩區(qū)，環(huán)繞祈年殿擺放。開幕式的講話與演出被安排在祈年殿前的丹陛橋上，兩邊布置幾十個繪有京劇臉譜的燈光氣球，還有400多盞4000瓦的探照燈射向祈年殿和舞臺。

·VIP接待：國家主席胡景濤及其他領(lǐng)導(dǎo)人出席，600多名全球企業(yè)家及夫人、400名國內(nèi)政要和著名企業(yè)家參加。人均100美元的高標(biāo)準(zhǔn)餐飲，高規(guī)格安全保護(hù)，精心組織的演出（千手觀音、交響樂、變臉、京劇《神州樂》等）案例1：2005年5月16日晚《財富》論壇開幕式

·開幕式：確定時間5月16日晚，地點天壇祈年殿（準(zhǔn)備好備選方案，下雨在室內(nèi)），《財富》CEO致詞、國家主席講話。

·酒會：西式菜品的三菜一湯，包括由蟹肉、魚子醬等拼成的冷菜，以鵝肝、牛排為主的主菜，湯是雞湯加餛飩，另外還有一道甜點。由凱賓斯基飯店等烹制。練習(xí)題：

試分析《財富》論壇開幕式的特色。大型展會或會議開幕式策劃時，需要重點注意那幾方面的問題？

第二節(jié) 會展布展與現(xiàn)場服務(wù)

一、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理

二、參展商的現(xiàn)場管理工作

三、撤展管理

一、辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理

（一）展會現(xiàn)場布置

（二）展會注冊及入場管理

（三）展會證件與門票管理

（四）展會設(shè)備設(shè)施管理

（五）展會現(xiàn)場的安全管理

（六）展會現(xiàn)場的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作

（七）展會現(xiàn)場的相關(guān)活動管理

（八）展會現(xiàn)場的其他服務(wù)

二、參展商的現(xiàn)場管理工作

（一）布展

（二）配備展臺的工作人員

（三）展臺接待

（四）貿(mào)易洽談

（五）情況記錄

（六）其他相關(guān)宣傳推廣活動

（七）信息收集工作

（八）細(xì)節(jié)管理注意事項

三、撤展管理

1、展位的拆除

2、參展商租用展具的退還

3、參展商展品的處理和回運(yùn)

4、展品出館控制

5、展場的清潔

6、撤展安全保衛(wèi)

四、參展觀眾的統(tǒng)計

1、依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計

2、根據(jù)門票進(jìn)行統(tǒng)計

3、參展商的客戶統(tǒng)計 練習(xí)題：

試分析ISPO在布展三環(huán)節(jié)中，如何體現(xiàn)服務(wù)的理念？

第四節(jié) 會展現(xiàn)場的風(fēng)險與安全管理

一、會展現(xiàn)場的風(fēng)險類型

二、會展風(fēng)險管理

一、會展現(xiàn)場的風(fēng)險類型

（一）從是否可控的角度分類可分為自然威脅和人為威脅

（二）從風(fēng)險的內(nèi)容可分為物質(zhì)損失風(fēng)險、財務(wù)損失風(fēng)險、法律責(zé)任風(fēng)險、人員損失風(fēng)險四類

二、會展風(fēng)險管理

（一）對場地進(jìn)行安全分析

（二）同當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門建立良好的工作關(guān)系。

（三）確定會展活動的利益相關(guān)者具有相應(yīng)的風(fēng)險意識

（四）制作安全小冊子/標(biāo)牌以及其他交流方式

（五）制定一個媒體管理計劃

（六）預(yù)防“鬧展”

第三篇：會展現(xiàn)場服務(wù)與管理

會展現(xiàn)場服務(wù)與管理

摘要：

會展業(yè)作為一個新興的服務(wù)行業(yè)，影響面廣，關(guān)聯(lián)度高。會展經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展成為新的增長點，而且會展業(yè)是發(fā)展?jié)摿Υ蟮男袠I(yè)之一。會展業(yè)能產(chǎn)生強(qiáng)大的互動共贏效應(yīng)、能獲得優(yōu)質(zhì)資源、能提升支持力度、能增加就業(yè)機(jī)會、能成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的“風(fēng)向標(biāo)”。但是，所有這些展會所具有的積極作用是在參展商和貿(mào)易觀眾認(rèn)可的基礎(chǔ)上才具備的。一個會展項目是否成功,從某種意義上來講取決于該會展項目現(xiàn)場服務(wù)與管理是否全面、科學(xué)、有效。

關(guān)鍵字：會展現(xiàn)場服務(wù)、會展現(xiàn)場管理

廣義的會展服務(wù)是指會展企業(yè)和與會展活動相關(guān)的企業(yè)向會展活動的主辦者、承辦者、與會者、參展者、客商以及觀眾所提供的全方位服務(wù)，其服務(wù)主體是會展活動的外部機(jī)構(gòu)，如會展場館、廣告公司、工程搭建公司等，同時這些服務(wù)主體是提供直接的服務(wù)項目，如宣傳物品印刷、展臺搭建、展品運(yùn)輸?shù)鹊?。而狹義的會展服務(wù)則是指在會展過程中，由主辦者、承辦者向與會者、參展者、客商以及觀眾所提供的各類服務(wù)，其服務(wù)主體是會展活動的主辦方或承辦方，是會展活動的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，會展服務(wù)主要是提供咨詢、推介和溝通等間接的服務(wù)，會展活動的舉辦方或承辦方一般都是委托相關(guān)的公司或部門，如會展場館或其他公司，提供具體的服務(wù)內(nèi)容和項目，或者會展活動的舉辦方或承辦方提供一些比較簡單的直接服務(wù)，如貴賓的接待服務(wù)等。由此看來，展會的現(xiàn)場管理則是更多的屬于狹義的會展服務(wù)范疇。

展會現(xiàn)場管理是辦展機(jī)構(gòu)對展會現(xiàn)場實施的總體管理,由于現(xiàn)場管理通常是集中在一個較短的時間段,所以,各種事務(wù)顯得集中、眾多和繁瑣。因此,現(xiàn)場管理和服務(wù)顯得尤為重要。展會現(xiàn)場的地點以主辦方開始啟用后的場館為主,也包

括其他相關(guān)涉及的場所,如運(yùn)輸拆卸場地等。服務(wù)與管理包括進(jìn)場布置到展覽結(jié)束撤館結(jié)束這段時間,展覽主辦方對參展商、搭建商、運(yùn)輸商等各類服務(wù)商在內(nèi)的各實施單位在現(xiàn)場按原有計劃進(jìn)行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理,以及對參展商、觀眾在現(xiàn)場所發(fā)生的一切需求所進(jìn)行的協(xié)調(diào)服務(wù)和管理,包含會展活動的開(閉)幕、展場管理、觀眾登記、布展、撤展及相關(guān)活動計劃等

在展會現(xiàn)場服務(wù)與管理方面，山東濟(jì)南舜耕國際會展中心就曾利用“細(xì)微服務(wù)”贏得了良好的效果。舜耕國際會展中心就如何抓好會展中心現(xiàn)場細(xì)微服務(wù)工作，結(jié)合會展業(yè)特點，積極引入星級飯店“細(xì)微服務(wù)”理念，積極推行“項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制”，對展會進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)，全程服務(wù)。客戶服務(wù)中心推廣“首問負(fù)責(zé)制”，提高辦事效率，并積極嘗試展會VIP服務(wù)，全力打造具有舜耕特色的自己的管理模式。例如，由于會展行業(yè)的特殊性質(zhì)，參展商一般為當(dāng)天抵達(dá)、當(dāng)天布展、次日開展，時間緊張、工作緊湊，而大部分外地參展商并不熟悉濟(jì)南的交通路線，在夜晚運(yùn)送展品的大型車輛往往難以按時抵達(dá)展館，經(jīng)常出現(xiàn)誤展的現(xiàn)象，為參展商帶來諸多不便。為了更好地解決這一問題，項目經(jīng)理主動繪制了從濟(jì)南市各大入口抵達(dá)展館的線路圖及途經(jīng)會展中心的公交車輛一覽表，編制了包括工商、稅務(wù)、交管等方面內(nèi)容的明白紙，在每個展會前夕郵寄發(fā)放給組委會和外地參展商，并為參展商提供“一站式”服務(wù)。

該展會主辦方還在2003年期間開通了“華中熱線”服務(wù)，三年來，共接聽顧客電話300余個，為顧客解決困難近百個；收到各方表揚(yáng)信幾十封。2006年初，更由原來的手機(jī)單一服務(wù)，延伸在服務(wù)臺設(shè)立了一部固定電話，服務(wù)臺的全體工作人員都是熱線接聽者，以便更好地為參展觀眾和參展商提供全天候的服務(wù)和及時準(zhǔn)確的咨詢回復(fù)。為豐富熱線內(nèi)容，“華中熱線”的工作人員還學(xué)習(xí)賓館前臺的做法，將濟(jì)南市各景點，行車路線、列車班次、特色餐飲等內(nèi)容整理成冊，方便顧客咨詢；印制熱線名片，送給到服務(wù)臺辦理業(yè)務(wù)的顧客，擴(kuò)大熱線知名度?！叭A中熱線”還在服務(wù)臺增設(shè)服務(wù)項目，包括便民小藥箱、顧客意見箱、針線包等，在衛(wèi)生間、正門等地滑或有臺階的入口，都貼上溫馨提示語句。為更全面地了解顧客情況及遇到問題，“華中熱線”工作人員都隨身攜帶筆記本和筆，隨時記錄顧客所需。2003年世界旅游大會布展期間一位埃及客人來到服務(wù)臺表明自己在布展過程中遇到的困難：宣傳板無法平整地掛在展板上。當(dāng)時是現(xiàn)場服務(wù)部

李春林經(jīng)理接待的這位埃及客人，李經(jīng)理得知情況后，立即聯(lián)系采購人員買來合適的PC板，親自幫客人將雙面膠一點一點貼在宣傳畫上，再固定在展板上，得到埃及客人極大好評。2004年“五一”期間，“華中熱線”負(fù)責(zé)人張華中接到野生動物園人員的電話，要租用展館桁架，盡管張華中正在家中休假，但立即撥打展館相關(guān)工作人員電話，組織人力為顧客按時保質(zhì)完成了搭建工作，也為展館營利1700元。

總的來說一個大型的展會現(xiàn)場服務(wù)與管理包含了諸多方面：

1)秘書禮儀類服務(wù)。如在展會入場前，為維護(hù)展覽會入口的良好秩序，確保每一位專業(yè)觀眾都能暢通、便捷地進(jìn)入展覽會現(xiàn)場，而進(jìn)行的觀眾登記和入場服務(wù)與管理；在展覽現(xiàn)場各個區(qū)域?qū)⒄股毯蛥⒄褂^眾進(jìn)行的禮儀引導(dǎo)服務(wù)；在會議類展會中進(jìn)行的現(xiàn)場記錄服務(wù)等。還有類似于上文提到的山東濟(jì)南舜耕國際會展中心為觀眾和參展商提供的24小時咨詢類服務(wù)和VIP服務(wù)。

2)安全保衛(wèi)類服務(wù)與管理。為保證會展活動正常開展，防止出現(xiàn)人員或物質(zhì)安

全事故所做的工作稱之為安全保衛(wèi)類服務(wù)。會展現(xiàn)場的安全管理主要涉及三個方面，即盜竊、火災(zāi)和衛(wèi)生。為此，會展主辦單位需要和消防、衛(wèi)生和公安等部門主動聯(lián)系，積極爭取這些部門的支持。

3)設(shè)計安裝類服務(wù)與管理。指對會展活動現(xiàn)場展位展臺、開幕式現(xiàn)場等進(jìn)行設(shè)

計和安裝的服務(wù)。

4)物品租賃類服務(wù)與管理。指為參展商或與會者提供展柜、衣架、桌椅、電腦、電視、花木等各種設(shè)備或物品租賃的服務(wù)。

5)運(yùn)輸倉儲類服務(wù)與管理。指為參展商提供展品場內(nèi)運(yùn)輸以及展品包裝物品儲

存的倉儲服務(wù)。會展是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要多個環(huán)節(jié)相輔相成，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫節(jié)狀況就會嚴(yán)重影響整個展會的質(zhì)量。尤其對于展覽類活動來說，在會展場地會有大量展品進(jìn)進(jìn)出出并且也需要特定的倉庫進(jìn)行展品的倉儲，同時展會主辦方還要為進(jìn)行采購參展觀眾提供貼心、便捷的運(yùn)輸服務(wù)。簡而言之，一旦物流阻斷，展會將會面臨巨大危機(jī)。

6)廣告宣傳類服務(wù)與管理。指為會展活動的參展商提供企業(yè)或產(chǎn)品宣傳，擴(kuò)大

活動期間企業(yè)或產(chǎn)品知名度的服務(wù)。廣告的形式與種類很多，但這里要特別注意的是，無論采取什么樣的廣告載體，會展主辦單位都必須指定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解，而不應(yīng)簡單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來決定是否給予其優(yōu)惠。

7)參展商服務(wù)與管理。展前，主辦單位在推廣會展項目的同時對參展企業(yè)進(jìn)行

宣傳，在廣泛派發(fā)邀請函以及簽約的網(wǎng)站上都添加了部分參展企業(yè)的名冊；還編制了含有參展企業(yè)名冊的會展快訊，派發(fā)給專業(yè)觀眾、專業(yè)市場；又在展會的介紹網(wǎng)站上開辟了供求平臺，企業(yè)在展前、展中、展后都可以在網(wǎng)上注冊，發(fā)布產(chǎn)品供應(yīng)信息和采購信息，為買賣雙方搭建平臺。展中，主辦單位為展商提供增值服務(wù)，有站家現(xiàn)場答疑會和各類研討會，幫助企業(yè)解決生產(chǎn)管理中的難題；有產(chǎn)銷對接洽談會，為買賣雙方牽線搭橋，提升買賣雙方的貿(mào)易成功率；有新技術(shù)推介會，推介新技術(shù)工參展商學(xué)習(xí)引進(jìn)；除此之外，還將舉行參展知識培訓(xùn)會，對參展商進(jìn)行“如何讓展位更吸引人”“如何更方便撤展”“參展手續(xù)”等方面知識培訓(xùn)。同時，現(xiàn)場還安排專門人員協(xié)助展商進(jìn)行報到、進(jìn)館等各項服務(wù)。展后，主辦單位對參展企業(yè)即使走訪，聽取意見，是下一界的增值服務(wù)做得更完美，同時進(jìn)行企業(yè)展后成果的跟蹤報道，提高展會和企業(yè)的知名度。

8)后勤保障類服務(wù)與管理。為保證活動正常進(jìn)行所需的服務(wù)，如緊急醫(yī)務(wù)救治

服務(wù)、餐飲服務(wù)、保管箱服務(wù)、電信服務(wù)、銀行匯兌服務(wù)等。

一個展覽會從籌備到開展，其周期很多都在一年以上，而作為展覽重點的展示往往只有三到五天?？梢哉f，展會現(xiàn)場是展覽會的關(guān)鍵之所在，而展會現(xiàn)服務(wù)與場管理則是重中之重。會展現(xiàn)場服務(wù)與管理是會展項目具體落實的直接反映，因而十分值得主辦單位重視。同時，會展現(xiàn)場管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容十分龐雜，如果處理不當(dāng)，任何一件小事都有可能發(fā)展成大問題。所以，主辦方需要不斷提高服務(wù)水平，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)來回報會展項目的各方參與人員。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馮丹《展覽現(xiàn)場管理》2012年6月

[2] 劉曉杰《會展服務(wù)》2009年9月

[3]龔維剛 陳建國《會展實務(wù)》2007年1月

[4] 馬勇《會展經(jīng)濟(jì)發(fā)展對策解讀》2006年5月

[5] 佚名《“人性化服務(wù)”的經(jīng)營策略》互聯(lián)網(wǎng)2006年6月

第四篇：會展現(xiàn)場策劃書

一、會展開幕式現(xiàn)場管理：（1）展會現(xiàn)場布置：

布展工作一般在展覽會開幕前幾天舉行，時間長短依展覽會的不同規(guī)模和主題而定。我們根據(jù)珠寶展對于布展的要求在展前劃出十天作為布展時間。本公司將在此過程內(nèi)應(yīng)主辦方委托進(jìn)一步對展覽會現(xiàn)場環(huán)境進(jìn)行規(guī)劃，對參展商、搭建商、運(yùn)輸商等的有關(guān)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理，從而為展覽會正式開幕作好籌備工作。

在舉辦開幕儀式之前，首先要將開幕現(xiàn)場布置好，以便為展會開始和觀眾參觀做好充分的準(zhǔn)備。

（2）VIP（very important person)接待：

對于重要貴賓還需要事先制訂接待計劃，上報有關(guān)負(fù)責(zé)部門和相關(guān)人員審定后執(zhí)行。

（3）媒體的接待和管理：

展會開幕前，辦展機(jī)構(gòu)要與有關(guān)媒體取得聯(lián)系，為召開新聞發(fā)布會或邀請媒體記者對展會開幕現(xiàn)場和展覽現(xiàn)場進(jìn)行采訪和新聞報道做準(zhǔn)備。

（4）展會開幕 開幕時間和地點。開幕式講話稿和新聞通稿。開幕方式的確定。（5）開幕酒會服務(wù)策劃

開幕式酒會是展會的一項重要的公關(guān)活動，它可以很好的促進(jìn)辦展機(jī)構(gòu)與參展商、行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和其他有關(guān)方面的關(guān)系。辦展機(jī)構(gòu)要事先策劃安排好就會舉辦的地點、時間、酒會的方式、出席酒會的人員范圍、酒會的標(biāo)準(zhǔn)等。

開幕酒會是展會聯(lián)絡(luò)各方感情，與各方進(jìn)行面對面溝通交流的一種非常好的方式，因此需要精心籌劃以達(dá)目的。

二、會展布展與現(xiàn)場管理：（1）辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理

1、展會現(xiàn)場布置

2、展會注冊及入場管理

3、展會證件與門票管理

4、展會設(shè)備設(shè)施管理

5、展會現(xiàn)場的安全管理

6、展會現(xiàn)場的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作

7、展會現(xiàn)場的相關(guān)活動管理

8、展會現(xiàn)場的其他服務(wù)

9、應(yīng)急處理小組

（2）參展商的現(xiàn)場管理工作：

展前，主辦單位在推廣會展項目的同時對參展企業(yè)進(jìn)行宣傳，在廣泛派發(fā)邀請函以及簽約的網(wǎng)站上都添加部分參展企業(yè)的名冊；編制含有參展企業(yè)名冊的會展快訊，派發(fā)給專業(yè)觀眾、專業(yè)市場；在展會的介紹網(wǎng)站上開辟了供求平臺，企業(yè)在展前、展中、展后都可以在網(wǎng)上注冊，發(fā)布產(chǎn)品供應(yīng)信息和采購信息，為買賣雙方搭建平臺。展中，主辦單位為展商提供增值服務(wù)，有專家現(xiàn)場答疑會和各類研討會，幫助企業(yè)解決生產(chǎn)管理中的難題；有產(chǎn)銷對接洽談會，為買賣雙方牽線搭橋，提升買賣雙方的貿(mào)易成功率；有新技術(shù)推介會，推介新技術(shù)工參展商學(xué)習(xí)引進(jìn)；除此之外，還將舉行參展知識培訓(xùn)會，對參展商進(jìn)行“如何讓展位更吸引人”“如何更方便撤展”“參展手續(xù)”等方面知識培訓(xùn)。同時，現(xiàn)場還安排專門人員協(xié)助展商進(jìn)行報到、進(jìn)館等各項服務(wù)。

展后，主辦單位對參展企業(yè)即使走訪，聽取意見，是下一界的增值服務(wù)做得更完美，同時進(jìn)行企業(yè)展后成果的跟蹤報道，提高展會和企業(yè)的知名度。

1、布展

2、配備展臺的工作人員

3、展臺接待

4、貿(mào)易洽談

5、情況記錄

6、其他相關(guān)宣傳推廣活動

7、信息收集工作

8、細(xì)節(jié)管理注意事項

9、應(yīng)急處理小組

（3）觀眾登記和入場管理：

觀眾登記處的主要任務(wù)之一就是維護(hù)展覽會入口的良好秩序，確保每一位專業(yè)觀眾都能暢通、便捷地進(jìn)入展覽會現(xiàn)場。為了提高工作效率，我們將預(yù)先登記的觀眾和現(xiàn)場注冊的觀眾分開，并進(jìn)一步將現(xiàn)場注冊的觀眾分為兩類，即有名片和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表，然后再登記處辦理手續(xù)。

科學(xué)的觀眾登記，不僅能保證觀眾迅速入場，還有利于會展主辦單位日后建立營銷數(shù)據(jù)庫，由此可見觀眾登記和入場管理的重要性。另外，我們在還在入口處設(shè)置了展覽活動及論壇議程牌，這樣可以便于人們，尤其是現(xiàn)場注冊的觀眾預(yù)先了解展覽會的總體結(jié)構(gòu)和主要活動安排。

1、預(yù)登記

2、現(xiàn)場登記

3、信息收集

4、導(dǎo)引與通道維護(hù)

5、告知觀眾展會日程

6、現(xiàn)場服務(wù)管理（商務(wù)中心，問訊處，緊急事務(wù)處理等）

7、應(yīng)急處理小組（4）撤展管理

1、展位的拆除

2、參展商租用展具的退還

3、參展商展品的處理和回運(yùn)

4、展品出館控制

5、展場的清潔

6、撤展安全保衛(wèi)（5）參展觀眾的統(tǒng)計

1、依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計

2、根據(jù)門票進(jìn)行統(tǒng)計

3、參展商的客戶統(tǒng)計

三、會展現(xiàn)場風(fēng)險與安全管理：（1）會展現(xiàn)場的風(fēng)險類型：

1、從是否可控的角度分類可分為自然威脅和人為威脅

2、從風(fēng)險的內(nèi)容可分為物質(zhì)損失風(fēng)險、財務(wù)損失風(fēng)險、法律責(zé)任風(fēng)險、人員損失風(fēng)險四類（2）會展風(fēng)險管理：

1、對場地進(jìn)行安全分析

2、同當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門建立良好的工作關(guān)系。

3、確定會展活動的利益相關(guān)者具有相應(yīng)的風(fēng)險意識

4、制作安全小冊子/標(biāo)牌以及其他交流方式

5、制定一個媒體管理計劃

6、預(yù)防“鬧展”（3）重大緊急事件管理：

為應(yīng)對在展會過程中可能發(fā)生的重大安全問題，我們與消防、公安、衛(wèi)生等部分取得聯(lián)系，以便在此類事件發(fā)生后的最短時間內(nèi)解決問題。四.其它管理：（1）現(xiàn)場廣告管理

在一次大型會展活動中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、會展會刊、戶外廣告牌、氣球、標(biāo)語等，但無論采取什么樣的廣告載體，會展主辦單位都必須指定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解，而不應(yīng)簡單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來決定是否給予其優(yōu)惠。

1、廣告載體分類與統(tǒng)一管理

2、廣告的規(guī)范與招標(biāo)

3、秉承公平公開的原則（2）交通、物流管理：

對現(xiàn)場物流和交通的控制是展覽活動全面控制的至關(guān)重要的部分。會展是一個龐大的系統(tǒng)工程，從組展到展品運(yùn)輸、展臺搭建，知道撤展，任何一環(huán)脫節(jié)，會展都無法順利進(jìn)行。

在整個流程中，展品、宣傳資料以及展具、道具等相關(guān)設(shè)備的運(yùn)輸是一項重要工作，而且專業(yè)性很強(qiáng)。

在本次展會中，我們委托XX運(yùn)輸公司來負(fù)責(zé)展品運(yùn)輸工作。

1、展品運(yùn)輸（分為主辦方簽約物流公司與自行運(yùn)輸）

2、撤展運(yùn)輸

3、現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)點

4、線路規(guī)劃

5、對展品抵達(dá)時間的掌握，6、撤展管理與撤展物品監(jiān)控

7、緊急事件處理（3）餐飲管理：

會展現(xiàn)場的餐飲服務(wù)要根據(jù)會展主辦單位和場館之間所簽訂的協(xié)議內(nèi)容而定。

1、指定餐飲服務(wù)商，提供現(xiàn)場餐飲服務(wù)。（主辦方指定XX餐飲公司作為本次展會的餐飲供應(yīng)商場館常設(shè)的餐飲服務(wù)設(shè)施也能提供一定的服務(wù)。）

2、同時、我們推薦場館及周遍餐飲設(shè)施。，并詳細(xì)介紹和推薦場館及周邊的餐飲情況。（4）證件管理

為了便于會展現(xiàn)場管理，同時出于統(tǒng)計的需要，我們對展覽會實行證件管理，即擁有會展主辦單位認(rèn)可的證件才能進(jìn)入場館。

在本次展會中，主辦方印制六種證件，分別發(fā)放給參展商、專業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機(jī)構(gòu)、承辦機(jī)構(gòu)和協(xié)辦機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領(lǐng)導(dǎo)和講演嘉賓）。另外，為了保證參展商、專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。主辦機(jī)構(gòu)將加強(qiáng)對展覽會證件，尤其是門票的管理，以避免出現(xiàn)混亂的局面，從而影響展覽會的安全和形象。

由于本次展會出售門票，主辦單位已事先向稅務(wù)部門報告，并征得稅務(wù)部門同意。（5）新聞管理

本次展會在現(xiàn)場設(shè)立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設(shè)施和人員配備請詳詢。（6）會展資料的采集與編寫

印發(fā)宣傳資料。印發(fā)宣傳資料是展覽物資管理工作的組成部分，同時也是展臺貿(mào)易工作的組成部分，對展出效果有直接影響。宣傳資料主要用于展覽會之前向目標(biāo)觀眾和新聞界寄發(fā)，我們也將在展覽會期間在展臺上散發(fā)。

參展商資料。參展商需要編印一些自己的宣傳資料，由我們統(tǒng)一整合刊印?；举Y料有展臺小冊子、公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品介紹、價格單等。展臺小冊子是參展商的主要資料。

資料編印。選產(chǎn)資料具有廣告作用，為了給潛在客戶和新聞界留下良好和深刻的印象，必須注意其質(zhì)量。

會議材料的印刷與制作。我們印發(fā)了相關(guān)宣傳品及會議資料，以告知展會信息、會議的信息以及會議期間提供與會者開會所需的相關(guān)資料。建議在會后留存建檔、參考使用。（7）會展設(shè)備管理 ．會議所需視聽設(shè)備

本次展會及會議對視聽設(shè)備方面的要求較為嚴(yán)格，對音響、麥克風(fēng)、放映機(jī)、銀幕等都要有一定的質(zhì)量要求，并由專業(yè)人員協(xié)助規(guī)劃。放映設(shè)備。放映設(shè)備是指在會議室內(nèi)演講時所用到的輔助器材，如幻燈機(jī)、投影機(jī)等。音響設(shè)備。音響設(shè)備對會議的質(zhì)量具有相當(dāng)大的影響，會議經(jīng)理人將對一下方面進(jìn)行負(fù)責(zé)。麥克風(fēng)、錄音

第五篇：會展開幕式現(xiàn)場管理的要點是什么？

許多會展，包括一些外國的在內(nèi)，都會在開幕前舉辦開幕式或開館式。其主要內(nèi)容是請國家領(lǐng)導(dǎo)或國家有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)人與嘉賓出席開幕儀式，請領(lǐng)導(dǎo)人講話，由一個或幾個主要領(lǐng)導(dǎo)人摁動氣球或色紙按鈕，宣布此次展覽正式開館。開幕式后，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓會率先參觀。

主承辦單位通過開幕式活動，意在營造一個喜氣洋洋的盛大場面，增加與會者的參與熱情，對經(jīng)濟(jì)或文化交流具有重要意義，因而得到國家或國家部門、當(dāng)?shù)攸h和政府的支持。參展商與客商可以放心地開展各種交流活動。

對開幕式進(jìn)行組織與管理，目的在于提高活動的計劃性與可控性，排除各種偶發(fā)因素，增強(qiáng)活動的緊湊性，以保證活動隆重、順利舉行。

會展開幕式現(xiàn)場管理包括以下四個要點：

（1）開幕大廳內(nèi)外現(xiàn)場管理

開幕大廳主席臺應(yīng)在開幕前一天晚上全部布置完畢，并進(jìn)行安檢。當(dāng)天早上，有關(guān)人員要事先檢查調(diào)試音響設(shè)備；播音員、樂隊要到位。并在開幕前通過播音員介紹展會的發(fā)展歷史暨本屆展會籌備情況。

廣場外的文化演出活動，應(yīng)在開幕式正式開幕前三十到四十分鐘內(nèi)演出；開幕式開始時停止，開幕式結(jié)束后繼續(xù)；演出可在開幕式后30-40分鐘內(nèi)結(jié)束，具體按雙方簽訂的合同執(zhí)行。

（2）主要領(lǐng)導(dǎo)的接待

出席開幕式主要領(lǐng)導(dǎo)下榻在不同的賓館，會展主承辦單位應(yīng)安排陪同人員（含當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)）與車輛迎送。其他當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)、組委會領(lǐng)導(dǎo)在展館前迎接，并陪同到嘉賓到貴賓休息室，佩戴象征身份的鮮花、貴賓標(biāo)志。此時也可安排小型的會徳馬吉國際展覽有限公司

見活動。約在開幕式前二到五分鐘，請主要領(lǐng)導(dǎo)到開幕式現(xiàn)場。

（3）會展開幕式現(xiàn)場

由主持人宣布開幕式開始，領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓致辭后，請一位或數(shù)位領(lǐng)導(dǎo)撳動啟館式按鈕，樂隊演奏曲目。

（4）開幕式后的參觀

開幕式后，出席的主要領(lǐng)導(dǎo)循慣例，前往展館進(jìn)行參觀。熟悉會展的領(lǐng)導(dǎo)或組委會領(lǐng)導(dǎo)要陪同前往，以備領(lǐng)導(dǎo)詢問。參觀的線路應(yīng)事先進(jìn)行勘踏，以將本次會展中比較精彩的部分呈現(xiàn)于領(lǐng)導(dǎo)面前。

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